Що повинен знати кадровик-початківець. Допомога кадровику в поточній роботі: що потрібно знати, чим займатися і як розвиватися

Відділ кадрів- це структура організації, яка займається управлінням персоналом.

Відділ кадрів є не лише функціональною одиницею, це ще й обличчям компанії, оскільки саме у відділі кадрів будь-який претендент починає знайомитися з організацією.

Мета відділу кадрів

Мета відділу кадрів – це сприяння досягненню цілей підприємства (організації) шляхом забезпечення підприємства необхідними кадрами та ефективного використання потенціалу працівників.

Підбір працівників ведеться за допомогою спеціально розроблених стратегій: подання інформації про вакансії у ЗМІ та служби зайнятості населення, застосування методик відбору, тестування, процедур адаптації фахівців та подальшого підвищення кваліфікації.

Завдання відділу кадрів

Основне завдання відділу кадрів - правильно враховувати роботу співробітників, визначати кількість робочих, вихідних та лікарняних днів для розрахунку зарплати, відпусток та подання відомостей до бухгалтерії організації.

Також основними завданнями відділу кадрів є:

організація відбору, набору та найму персоналу необхідної кваліфікації та у необхідному обсязі. Підбір працівників ведеться за допомогою спеціально розроблених стратегій: від подання інформації про вакансії у ЗМІ та служби зайнятості населення до застосування методик відбору, тестування, процедур адаптації фахівців та подальшого підвищення кваліфікації;

створення ефективної системиштатних працівників;

розробка кар'єрних планів працівників;

розробка кадрових технологій.

Крім того, відділ кадрів повинен подавати відомості на співробітників Пенсійного фонду РФ, страхові компанії, Податкову та Міграційну служби.

Функції відділу кадрів

Основна функція відділу кадрів для підприємства – добір персоналу.

До основних функцій відділу кадрів на підприємстві належать:

визначення потреби організації у кадрах та добір персоналу спільно з керівниками підрозділів;

аналіз плинності кадрів; пошук методів боротьби з високим рівнем плинності;

використання систем мотивації праці;

підготовка штатного розкладу підприємства;

оформлення особових справ працівників, видача на вимогу працівників довідок та копій документів;

проведення операцій із трудовими книжками (прийом, видача, заповнення та зберігання документів);

ведення обліку відпусток, складання графіків та оформлення відпусток відповідно до чинного трудовим законодавством;

організація атестацій працівників;

підготовка планів щодо підвищення кваліфікації співробітників.

Структура відділу кадрів

Структура відділу кадрів підприємства та його чисельність визначається директором кожної компанії залежно від загальної кількості персоналу та особливостей діяльності.

У невеликих компаніях(До 100 працівників) достатньо одного або двох співробітників служби персоналу.

У той самий час, на малих підприємствах окремого співробітника може бути, і тоді така робота виконується головним бухгалтером чи генеральним директором.

В організаціях середніх розмірів (від 100 працівників до 500 осіб) доцільно створити кадрову службу персоналу із трьох-чотирьох кадрових фахівців

на великих підприємствах, Де працює 500 і більше осіб, відділ кадрів може налічувати від 7 до 10 співробітників.

Взаємини відділу кадрів з іншими відділами

Для ефективного виконання своїх функцій кадровій службі необхідно постійно та тісно взаємодіяти з іншими відділами підприємства:

Взаємодія з бухгалтерією організації

Відділ кадрів взаємодіє з бухгалтерією організації на вирішення питань, що з оплатою праці.

Так у бухгалтерію організації відділ кадрів представляє документи та копії наказів про звільнення, зарахування на роботу, про відрядження, відпустки, заохочення або штрафні санкції для співробітників.

Взаємодія з юридичним відділом

Юридичний відділ забезпечує співробітників відділу кадрів інформацією про останніх змінаху чинному законодавстві надає всебічну правову підтримку.

Взаємодія з іншими підрозділами компанії

З кадрових питань відділ кадрів постійно взаємодіє з усіма структурними підрозділами підприємства.

Залишилися ще питання щодо бухобліку та податків? Задайте їх на форумі "Зарплата та кадри" .

Відділ кадрів: подробиці для бухгалтера

• Звільнення за прогул: спірні моменти

  Колег) не дали результату. Керівник відділу кадрів Іванова З. М. Достовірність... Л. З наказом ознайомлені: – керівник відділу кадрів Іванова З. М.; – завідувач терапевтичного... відсутності. Пояснювальну просимо надати керівнику відділу кадрів Івановій С. М. Якщо письмове... проведення службової перевірки». Складено: керівником відділу кадрів Іванової С. Н. у присутності... ним робітниця також відмовилася. Керівник відділу кадрів Іванова С. Н. Достовірність...

• Обхідний лист: практика застосування

  Він не представить у бухгалтерію (відділ кадрів) підписаний обхідний лист. Наскільки це... він не представить у бухгалтерію (відділ кадрів) підписаний обхідний лист. Наскільки ця... заборгованість по незданих книгах; у відділі кадрів про здачу полісу ДМС; в... включають такі відділи, як бухгалтерія, відділ кадрів, склад та ін. Як правило... заяви про звільнення цивільного службовця відділ кадрів видає обхідний лист, що звільняється (додаток...

• Працівник передумав працювати на новому місці? Як анулювати трудовий договір та трудові відносини

  00 хв. Ми, що нижче підписалися начальник відділу кадрів Волкова О. Н., головний бухгалтер... 06.2019 № 24-к. Фахівцю відділу кадрів Гордєєвої М. В. направити повідомлення... цього наказу покласти на начальника відділу кадрів Волкову О. Н. Підстави: ... Доповідна записка начальника відділу кадрів Волкової О. Н. від 24 ... Начальник відділу кадрів Волкова, О. М. Волкова 26 ... 26 19 20 20 20 20 20 20 20 20 20 20 20 20 20 20 20 20 20 20 20 2004. Ви також...

• Як сумісника зробити основним працівником?

  Роботу За інформацією, що є у відділі кадрів, Ви звільнилися з основного місця... кодексу № 20 Російської Федерації. Спеціаліст відділу кадрів Конєва Товариство з обмеженою відповідальністю... кодексу № 20 Російської Федерації. Спеціаліст відділу кадрів Конєва Товариство з обмеженою відповідальністю... кодексу № 20 Російської Федерації. Спеціаліст відділу кадрів Конєва Товариство з обмеженою відповідальністю...

06.09.2018 надати до відділу кадрів довідку медичного закладу, що підтверджує факт... виконання наказу покласти на начальника відділу кадрів Єгорову В. Д. Підстава: особиста... .) (підпис) (П. І. О.) Начальник відділу кадрів Єгорова В. Д. __________ /________________________ .. здати кров і звернувся до відділу кадрів з питанням про те, який...

• Що робити, якщо працівник зник безвісти?

  2019 р. Ми, що підписалися нижче: інспектор відділу кадрів Петрова Олена Дмитрівна, секретар Мішина... . Підписи осіб, які склали акт: Інспектор відділу кадрів Петрова Є. Д. Петрова Секретар...

• Індексуємо штатний розпис у «1С:Зарплата та управління персоналом 8»

  У діюче штатний розкладпрацівнику відділу кадрів доводиться вносити зміни у зв'язку... до чинного штатного розпису працівнику відділу кадрів доводиться вносити зміни у зв'язку з...

Будь-який кадровик, влаштовуючись на роботу в нову організаціюнеминуче зіткнеться з необхідністю оперативно налагодити кадровий облік. Добре, якщо попередній фахівець залишить після себе документи в порядку. Але трапляються й такі випадки, коли кадрову роботу доводиться починати практично з нуля. Які документи регулюють основні питання кадрової роботи? Як перевірити, чи достатньо локальних актів у компанії? Чому зразки для оформлення кадрових рішень краще брати з ухвали Держкомстату Росії від 5 січня 2004 р. № 1?

Які нормативні акти має знати кадровик

У більшості організацій робота співробітника відділу кадрів не обмежується необхідністю вести кадрове діловодство (оформляти прийом, переведення, звільнення, відпустки, відрядження тощо). Часто кадровикам доводиться безпосередньо брати участь у розробці локальних нормативних актів, регулюючих трудові відносини між працівником і роботодавцем. Крім того, на кадровика нерідко покладається обов'язок щодо підготовки до перевірок з боку різних органів (державної інспекції праці, прокуратури, військкомату, Роскомнагляду, ПФР та ін.). У зв'язку з цим він повинен знати не лише Трудовий кодекс, але й цілий ряд нормативних актів, які безпосередньо чи опосередковано стосуються кадрової роботи.

Всі ці акти можна умовно розділити певні групи (таблиця на стор. 60). Більшість їх обов'язкові всім організацій незалежно від організаційно-правової форми чи форми власності. За їхнє порушення роботодавця можуть притягнути до адміністративної відповідальності.

Які локальні акти повинні бути в організації Крім актів федерального рівня, діяльність кадрової служби будь-якої компанії регулюється локальними нормативними документами (ст. 8 ТК РФ). Закон не містить переліку локальних актів з кадрового обліку, які обов'язково мають бути у тій чи іншій організації. Однак деякі з них згадуються у Трудовому кодексі, що надає їм статусу обов'язкових.

- Правила внутрішнього трудового розпорядку (абз. 3 ч. другий ст. 21, абз. 5 ч. першої ст. 22 ТК РФ);

– штатний розпис (ст. 15, абз. 3 ч. другий ст. 57 ТК РФ, п. 1 листа Роструда від 22 березня 2012 р. № 428-6-1, абз. 11 листа Роструда від 31 жовтня 2007 р. № 4414-6);

- Графік відпусток (ст. 123 ТК РФ).

Крім того, у законі прямо зазначено на обов'язковість розробки роботодавцем локальних актів з питань оплати праці (ч. друга ст. 135 ТК РФ), обробки персональних даних співробітників (ст. 87 ТК РФ) та затвердження інструкцій з охорони праці (абз. 23 год другий ст.212 ТК РФ). При необхідності в компанії повинні бути акти, що закріплюють список працівників з ненормованим днем ​​(ст. 101 ТК РФ), порядок поділу співробітниками додаткового професійної освіти(Ч. Друга ст. 196 ТК РФ).

Конкретний перелік локальних нормативних документівкожна компанія визначає самостійно (схема на стор. 63). Наведений у схемі перелік актів не є вичерпним. Специфіка організації може передбачати наявність інших локальних документів. Як правило, перелік актів затверджується наказом (зразок на стор. 62).

Документи на тему

Перелік нормативних актів, у яких будується кадрова робота

Називатись локальні акти можуть по-різному: становище, інструкція, правила, регламент тощо. буд. Головне, щоб норми цих актів не суперечили чинному трудовому законодавству та не погіршували становище працівників. Крім того, важливо дотримуватись порядку їх прийняття (ч. друга, третя ст. 8 ТК РФ). В іншому випадку такі документи не підлягають застосуванню (ч. четверта ст. 8 ТК РФ). Зміни до локального нормативний актвносяться у тому порядку, в якому він затверджувався.

Розробку локальних актів краще доручати не одному співробітнику, а робочій групі. Склад групи та її повноваження слід закріпити у наказі (зразок на стор. 64). З документом працівники мають бути ознайомлені під розпис (абз. 10 год. другий ст. 22 ТК РФ).

З чого розпочати аудит локальних актів компанії

По-перше, потрібно перевірити, чи всі обов'язкові документи є, і скласти їх список. Якщо компанії немає навіть обов'язкових локальних актів, їх потрібно розробити насамперед.

По-друге, важливо звернути увагу на правильність складання документів з точки зору діловодства та відповідності чинному законодавству.

По-третє, необхідно перевірити, чи дотриманий порядок прийняття локального акта. Так, якщо в компанії є профспілкова організація, то на документі має бути відмітка про погодження (облік думки) з профспілкою (ст. 372 ТК РФ).

По-четверте, треба з'ясувати, яких документів не вистачає. Визначити такі акти дуже просто, якщо попередньо скласти та затвердити наказом перелік документів, обов'язкових для конкретної організації.

Перевірці підлягають як положення, інструкції і накази, а й усі документи з обліку кадрів та управління персоналом. Оцінюється наявність та відповідність законодавству трудових договорів, правильність ведення особових справ співробітників, заповнення трудових книжок та вкладишів у них, журналів реєстрації наказів з кадрів тощо.

Не варто намагатися охопити весь обсяг робіт одразу. Слід розставити пріоритети та діяти поступово. Для зручності рекомендується групувати типові документив електронні та паперові папки.

Запам'ятайте головне

Зазначають експерти, які взяли участь у підготовці матеріалу:

Олександр ТИМОШЕНКО, начальник відділу кадрів, юрисконсульт ЗАТ «Арал Плюс» (м. Одинцове Московської обл.):

- Основним документом у роботі будь-якої кадрової служби є Трудовий кодекс РФ. З урахуванням специфіки діяльності організації від кадровика може знадобитися знання інших законних та підзаконних нормативних актів, уміння відстежувати та враховувати судову практикуі актуальні змінитрудового законодавства

Марія МАСЮТІНА, старший юрист практики трудового права кадрового холдингу «АНКОР» (Москва):

- Кадровіку необхідно ознайомитися з постановою Держкомстату Росії від 5 січня 2004 р. № 1. У ньому містяться шаблони форм більшості первинних кадрових документів, які стануть у нагоді для оформлення наказів, штатного розкладу та ін.

Наталія РИЖКОВА, менеджер з роботи з персоналом та кадровою документацією BDO Unicon Outsourcing (Москва):

– Таким локальним актам, як Правила внутрішнього трудового розпорядку, штатний розпис, графік відпусток, Положення про персональні дані, Положення про преміювання (у тих випадках, якщо в організації існує система мотивації), притаманні всі ознаки нормативних правових актів. Їхня наявність в організації та знання обов'язкова.

Олена ШЕВЧЕНКО, юрист, експерт журналу «Кадрова справа»:

– Під час аудиту локальних актів зверніть увагу на відповідність їх положень чинному трудовому законодавству. Локальні норми організації не застосовуються, якщо обмежують права працівників проти Трудовим кодексом. Отже, трудова інспекція має право вимагати в розпорядженні, щоб компанія виключила такі норми з документа роботодавця.

Кадрове діловодство компанії займається інспектор відділу кадрів, інакше кажучи, інспектор з кадрів або кадровик. Постановою Міністерства праці від 21 серпня 1998 року детально окреслено його повсякденні обов'язки. При цьому спеціалізований єдиний довідникза кваліфікацією вказує близько 15 професій, які орієнтуються посадову інструкцію кадровика. У ній чітко визначено межі взаємодії з кадрами, основні обов'язки, вимоги та функції, а також правила та порядок ведення документації. Незважаючи на те, що це є його головним і основним завданням, він може також брати участь у вирішенні інших завдань в управлінні співробітниками. Все залежить від тих вимог, які висуває фахівцю та чи інша організація, де він здійснює свою робочу діяльність.

Посадові вимоги до кадровика

Кадровиком можна назвати спеціаліста відділу кадрів, інспектора з кадрів, начальника відділу кадрів, а так само тією чи іншою мірою пов'язати ще десяток професій з цією назвою. Але незважаючи на загальну спрямованість у роботі з документами персоналу, є суттєві відмінності. Давайте розглянемо їх.

Вимоги до фахівця готелю кадрів

Посадова інструкція спеціаліста відділу кадрів розробляється начальником кадрової служби. А затверджується вже найвищим керівництвом організації. У ньому чітко прописуються посадові обов'язки, повноваження, функції спеціаліста, вказується внутрішній розпорядок організації. Фахівцем може стати особа, яка має достатню професійну підготовку, річний досвід роботи та наявність необхідної освіти.

Оскільки дана спеціальність передбачає доступ до конфіденційної інформації, співробітник несе відповідальність за свої дії. І в тому випадку, якщо його дії завдали шкоди компанії, він відповідатиме відповідно до чинного законодавства.

Спеціаліст відділу кадрів вирішує такі завдання:

• Оформлення документації під час прийому чи звільнення кадрів, переведення їх у інші штатні одиниці у відповідність із трудовим кодексом і наказом керівників.
• Облік роботи та зміна будь-яких даних співробітників усіх рівнів відповідно до документальних стандартів та внесення цих змін до баз даних персоналу.
• Збір даних щодо атестації чи підвищення рівня кваліфікації.
• Управління механізмом заохочення та покарання.
• Ведення особових справ працівників, збирання персональної інформації.
• Оформлення трудових книжок та договорів.
• Розробка графіка та моніторинг його виконання.
• Визначення відпускних періодів та моніторинг за їх виконанням.
• Веде документацію для архіву.

Вимоги до інспектора з кадрів

До посадових обов'язків входить:

• Ведення документації щодо прийняття та звільнення співробітників, зміни посад.
• Ведення особових справ персоналу, внесення змін та додаткових даних.
• Оформлення трудових книжок та їх зберігання.
• Робота з лікарняними, відпустками та виплатами допомоги. Моніторинг за їх дотриманням.
• Обробка документації для нарахування пенсії, трудових посібників та компенсацій.
• Внесення змін щодо даних про персонал до бази даних.
• Виявлення можливих проблему колективі та причин «плинності» кадрів.
• Робота із архівом.

З першого погляду відмінностей спеціальності «інспектор з кадрів» від професії «фахівець з кадрів» мало. Але вони є: на цю посаду може бути прийнята особа, яка має середню освіту. Трудовий стаж не є однією з основних вимог і може не враховуватися зовсім.

До обов'язків інспектора входить підбір кадрів на відкриті вакансії згідно з висунутими професійними вимогами.

Вимоги до начальника відділу кадрів

Обіймати керівну посаду можливо лише за наявності вищої освіти та досвіду роботи на подібній посаді не менше трьох років. На посаду начальника призначається людина за наказом найвищого керівника. Після цього він залишається підзвітним безпосередньо лише керівнику компанії. Його діяльність проходить суворо у межах внутрішнього статуту організації, трудового кодексу, громадянського правата інших нормативно-правових документівспираючись на посадову інструкцію.

Посадові обов'язки:

• Розробка та моніторинг дотримання кадрової політикиорганізації.
• Здійснення моніторингу за необхідністю поновлення робочого персоналу.
• Управління штатними одиницями відповідно до наявних повноважень.
• Проведення атестації та аналізу її підсумків.
• Удосконалення вже існуючих механізмів звільнення, прийому на роботу або пересування кадрів на інші посади.
• Вдосконалення системи взаємодії між кадрами.
• Контролює виконання співробітниками відділу кадрів своїх обов'язків.
• Моніторинг за виконанням нагород та заохочень.
• Здійснення заходів для встановлення трудової дисципліни, підвищення рівня мотивації працівників до їхньої безпосередньої робочої діяльності.

Керівник відділу кадрів готує та займається перевіркою службової інформації, яка призначена вищому керівництву. Також, у його компетенції проведення консультацій у відповідність до направленням своєї посади. Про високому рівніПідготовка начальника відділу кадрів говорить його знання нормативно-правових документів РФ, різних методик для оцінки роботи персоналу, розуміння структури організації, знання вимог щодо заповнення та оформлення документації, існуючих трудових нормативів. Інструкція, в якій прописані всі посадові обов'язки начальника відділу кадрів, інспектора та спеціаліста у роботі з кадрами, складається за зразком для кожної категорії. І підписується у процесі оформлення на роботу.

Для того щоб влаштуватися на посаду кадровика необхідно:

• Надати всі необхідні документи, залежно від обраної посади, включаючи: диплом про наявність необхідної освіти, документи, що підтверджують трудовий стаж та інше.
• Заповнена заява на зразок.

Згідно загальному зразкупосадовій інструкції, кадровик належить до фахівців. Його призначення чи звільнення з посади відбувається на підставу наказу генірального директора організації за поданням безпосереднього начальника.

Раніше у статті нами були розглянуті вимоги, які пред'являються претендентам на кожну можливу посаду. Залежно від категорії (інспектор, фахівець чи начальник), прийому працювати безпосередній начальник стежить їх відповідністю.

У тому випадку, якщо кадровик тимчасово не може виконувати свої обов'язки, то вони будуть виконуватися замісником.

Кадровик повинен знати наступне:

• Правові та законодавчі документи, що будь-що стосуються трудового процесу, процесу ведення та управління особистими справамиспівробітників, оформлення пенсій, ведення трудових книжок та укладання трудових договорів.
• Структуру підприємства міста і методи взаємодії персоналу всередині неї.
• Чинне трудове законодавство.
• Правила роботи з кадрами та підготовки звітності.
• Правила ведення персональних даних працівників.
• Порядок ведення пенсій, відпусток, нарахування пільг, компенсацій та ін.

Відповідно до законодавства, Положення про відділ кадрів безпосередньої самої організації, її статутами, внутрішнім розпорядком, наказами керівництва та посадової інструкції, здійснюється діяльність кадровика.

Відповідно до існуючих та встановлених основних обов'язків та прав, прописаних у Постанову Міністерства праці від 21 серпня 1998 року, в організації складається посадова інструкція для займаних посад. У ній можуть бути внесені додаткові пункти про переробку або умови відпустки, графік, додаткові вимоги та інші важливі умови.

Розробкою інструкції займається вище керівництво організації, його заступники чи безпосередні начальники кадровиків. У процесі вона узгоджується з юристами, підписується та набирає чинності.

Ось приклад зразка посадової інструкції, на основі якого в організації може бути складений свій варіант:

Як видно з інструкції, кадровий фахівець повинен не лише займатися підбором та розстановкою працівників, а й іншими видами діяльності.

Не менш важливим пунктом, який необхідно вказувати в інструкції, є права працівника.

І не менш важливим розділом є відповідальність фахівця, оскільки він веде роботу посередньо з особистими справами та має конфіденційну інформацію.

Права спеціаліста відділу кадрів

При складанні інструкції це важливий пункт, який категорично не можна опускати. Не дивлячись на те, що узгодження складеної посадової інструкції з представницькими органами захисту персоналу не передбачено законодавством РФ, твердження зазвичай проходить з юридичним відділомщоб уникнути порушення прав співробітників.

Кадровик має такі права:

• Знайомитись з існуючою документацією та рішеннями керівників компанії, що стосуються безпосередньо його діяльності.
• Мати доступ до інформації, яка потрібна на виконання його трудових обов'язків.
• Висувати пропозиції щодо поліпшення роботи та умов, безпосередньо пов'язаних з виконанням його діяльності.
• Одержувати повною мірою якісну організацію технічних та інформативних умов виконання обов'язків.

Відповідальність спеціаліста відділу кадрів

Кадровик несе відповідальність у відповідність до законодавства Росії за порушення своїх прямих обов'язків:

• У разі невиконання або неякісного виконання своїх безпосередніх обов'язків.
• У разі порушення інструкцій та розпоряджень організації, трудового розпорядку та належної дисципліни.
• У разі порушення комерційної таємниці чи розголошення особистих даних персоналу.

Керівник компанії або начальник відділу кадрів, завданням якого є регулювання діяльності відділу кадрів, може бути притягнутий до відповідальності і за:

• Відсутність оформлених договорів із співробітниками.
• Відсутність особових справ.
• Відсутність складеного графіка відпусток.
• Відсутність документації з охорони трудової діяльності.

Особливості професії, з якими стикається кадровик

Кадровик, незважаючи на великий перелік своїх обов'язків, насамперед займається веденням документації в тій чи іншій організації. Це накази, трудові договори, положення, заяви працівників, ведення військового обліку, пенсійного, пільгового тощо.

З якими особливостями стикається фахівець, який обіймає цю посаду?

До позитивних можна віднести:

• Режим праці. У поодиноких випадках можуть виникнути переробки. Здебільшого, це стандартний графік із фіксованими звичними вихідними (суботою та воскресінням), а також неробочими днями у державні свята. Найчастіше робота з 9:00 до 18:00, що включає перерву на обід.
• Стабільний соціальний пакет, що включає всі необхідні виплати.

У маленьких організаціях можуть бути порушені права співробітників, відсутній соцпакет або офіційне оформлення. Тому, при влаштуванні на роботу, віддавати перевагу потрібно лише перевіреним компаніям, які дбають про своїх працівників.

• Паперова робота без особливої ​​рухливості.
• Можливість кар'єрного зростання та високої заробітної плати.
• Робота в офісі.

До негативних слід зарахувати такі:

• Крім безпосередніх обов'язків, великий обсяг додаткових, не завжди безпосередньо пов'язаних із спеціальністю.
• Знаходження між співробітниками та начальством. Це може бути мінусом у разі, коли доводиться вирішувати негативні ситуації.
• Для когось паперова робота в офісі видасться мінусом.
• Монотонність.
• Можлива поява розбіжностей у роботі з бухгалтерією.
• Відповідальність у разі непорядності прийнятого працівника.

Співробітник відділу кадрів постійно стикається з новими людьми, і повинен мати комунікативні навички, вміти організовувати людей і свою роботу, бути доброзичливими і при цьому володіти сучасними способамиоцінки персоналу Він повинен мати навички взаєморозуміння, і засновувати свою роботу на взаємній співпраці. До того ж, у своїй діяльності кадровик постійно стикається із взаємодіями із сторонніми організаціями. Такими як Пенсійний фонд, Державна інспекціяпраці та іншими).

Компетенція фахівця даної галузі також залежить від його вміння користуватися технікою та засобами автоматизації.

Висновок

Підбиваючи підсумки, можна сказати, що професія кадровика — значуща і важлива у сформованому. сучасному світі. Він займається як підбором персоналу для компанії, а й великим обсягом документації. В основному ця робота пов'язана саме з нею: ведення архіву, особистих справ, документальне оформленняприйому, звільнення та пересування на інші посади співробітників, військовий облік, оформлення пенсії, відпусток та графіків. Ця професія підійде тим, кому до вподоби неактивна робота в затишному офісі.

Незважаючи на це, посада спеціаліста у відділі кадрів має на увазі такі навички: комунікабельність, доброзичливість, наявність організаторських здібностей, гарне знання законодавства, яке тією чи іншою мірою стосується трудового діловодства.

У відділі кадрів також є вибір вакансій: інспектор, спеціаліст та начальник. Кожна передбачає свій рівень певних навичок та якостей. Наприклад, начальником може стати лише претендент, який має вища освітаі є стаж роботи на такій посаді. Без досвіду можна стати інспектором, а далі просуватися кар'єрними сходами.

Як і будь-який інший спеціальності, для кадровика існує встановлений зразок посадової інструкції, на підставу якої різні організації затверджують свої. При цьому в них зазначаються додаткові умови в залежності від детальності компанії, вимоги до професії та зобов'язання. Також в них прописані всі права працівника, відповідальність і умови співпраці.

У цьому відео ви можете ознайомитись з особливостями професії кадрового фахівця, і, можливо, дізнатися собі щось нове, що було розглянуто у статті:

Необхідний на будь-якому підприємстві незалежно від форми власності, діяльності та кількості працівників. Для його грамотного та кваліфікованого ведення потрібно добре орієнтуватися у трудовому праві, відстежувати зміни в законодавстві та мати навички у сфері кадрового діловодства.

Що таке облік кадрів і для чого він потрібний?

Невід'ємною частиною діяльності кожної компанії кадровий облік. Він являє собою регламентовану законодавством роботу з реєстрації, обліку та моніторингу руху працівників організації.

Кадрова діяльність передбачає оформлення:

• прийому працівників;
• звільнення;
• горизонтальних (переклад між підрозділами) та вертикальних (наприклад, кар'єрний ріст) пересування;
• відряджень;
• лікарняних листів;
• табеля робочого часу;
• відпусток (будь-якого виду - щорічного, без утримання, у зв'язку з вагітністю та ін.);
• особистих карток кожного співробітника тощо.

А також до обліку кадрів належить:

• ведення військового обліку;
• регламентація трудових відносин;
• створення та реєстрація різних (наприклад, про прийом на роботу, заохочення працівника тощо);
• організація праці та інші моменти.

Вся документація оформляється лише згідно з необхідними нормами та правилами. Деякі форми уніфіковані, інші встановлюються самому підприємстві.

Грамотна організація кадрового облікувирішує багато проблем та завдання компанії. Звичайно, нюансів існує тисячі, але є основні моменти, які можуть бути застосовані до кожного підприємства.

Як організувати та кому доручити ведення кадрового обліку?

Способів організації обліку є кілька. Все залежить тільки від особливостей підприємства та від того, який вибір зробить керівник. Найпоширеніші варіанти:

Створити цілий кадровий відділ, якщо у компанії працює багато народу

А коли штат маленький, то можна найняти одного фахівця. Переваги цього у тому, робота організовується керівником оскільки йому подобається і регулюється, і контролюється з його власним принципам.

Мінуси теж існують: важко перевірити професіоналізм фахівця, що приймається, тому є ризик, що на роботу буде прийнятий не зовсім компетентний кадровик.

Доведеться витрачати час та гроші на навчання чи шукати іншого співробітника.

Переваги цього варіанта організації обліку в тому, що якщо людину порекомендували, то (можливо) вона справді справляється з роботою, тобто вона була перевірена у справі. Звичайно, з таким кадровиком потрібно обговорювати умови роботи, щоб вони влаштовували обидві сторони.

Доручити кадрову справу бухгалтеру або хорошому секретареві

Плюси: Це заощаджує час та гроші. Тобто немає необхідності підбирати кадровика, і відсутні витрати на ведення обліку.

Недоліки: головна проблема при виборі такого способу – це те, що співробітники виконують додаткову роботупісля основної, що призводить до помилок, промахів, пробілів та елементарної відсутності необхідних документів. І, звісно, ​​тут важливі професійні знанняна тему кадрового обліку. І якщо в того ж секретаря вони є, то ризик ускладнень у цьому випадку зводиться до мінімуму. І навпаки.

Довірити кадровий облік аутсорсингової організації

Добре: вся кадрова діяльністьлягає на плечі аутсорсингової компанії, яка бере на себе таку відповідальність на підставі договору. Крім того, що з кадрових питань надається постійна, безперервна допомога, вибір такого способу суттєво скорочує витрати.

Мінуси: потрібно вибрати себе, що добре зарекомендувала себе, серйозну компанію, а також необхідно налагодити взаємодію, створити концепцію роботи зі спеціалістами, які працюватимуть поза офісом.
Керівнику залишилося тільки вибрати найбільш зручний та підходящий для нього спосіб ведення кадрового обліку, зваживши всі «за» та «проти» кожного методу.

Посадові функції кадрового працівника

На кадровика накладаються відповідно до інструкції та трудовою угодоютакі обов'язки:

Це неповний перелік обов'язків кадрового працівника, вимоги наведені зразкові. Їх може бути більше перерахованого (або менше), але загалом саме цими навичками та вміннями треба мати кадрового фахівця.

Кадровий облік: які документи потрібні?

У нормі кожному підприємстві необхідна наявність таких видів документів, що стосуються особового складу:

• розпорядчі (накази особисті та виробничі);
• що підтверджують трудову діяльність;
• інформаційно-розрахункові;
• внутрішнє листування;
• журнали контролю та реєстрації.

Деякі кадрові документив обов'язковому порядкумають бути на підприємстві. До них відносяться:
ПВТР (правила внутрішнього трудового розпорядку);

Усі документи зберігаються певну кількість років. Регламентуються:

• статтею чи розділом Трудового кодексу;
• постановою Держкомстату;
• Федеральним Законом та іншими положеннями.

Якщо чогось (інструкції, наказу і т. д.) немає, то потрібно буде цей факт виправити. Взагалі, один із принципів роботи кадровика – своєчасність. Вона дуже полегшує трудові будні і навіть надає юридичної чинності деяким актам. Це насправді дуже важливо – не запускати поточні справи. Інакше вони мають звичай наростати, як снігова куля.

Організація обліку кадрів: як вести, з чого почати?

Влаштувавшись на нове місце кадровиком для початку необхідно провести ревізію обов'язкової документації. Якщо виявиться (а так буває), що деякі важливі папери з переліку відсутні, їх необхідно відновити. За один день провести таку роботу, звісно, ​​не вдасться.

Тому слід виділити найважливіші позиції та розпочати з них. Перевірити на наявність та грамотність в оформленні (а якщо потрібно виправити або скласти новий документ): штатний розпис, графік відпусток, трудові договори, накази, записи у трудових.

Завести журнали обліку трудових договорів, наказів із персоналу. Створити. Розібратися в особистих картках (Т-2). Здійснити роботу з локальними нормативними актами.
Головне – вчасно оформляти всі поточні документи. Працювати, спираючись на Трудовий кодекс та правила діловодства. І не знищувати папери за особовим складом. Час їх зберігання затверджено Росархівом (Перелік ... від 06.10.2000).

Усі документи обліку необхідні прозорості трудових відносин. Кадрова системавстановлює норми та принципи, які забезпечують стабільністю працівників організації, а адміністрації створюють зручні умови для .

Автоматизація обліку – 1С: переваги роботи з програмою

Вести кадровий облік, тим більше великої компанії- це неймовірно відповідальна та величезна за своїм обсягом робота. Адже тут помилки неприпустимі! Але на сьогоднішній день існує спосіб автоматизувати діяльність кадровиків, що дозволяє значно полегшити та спростити роботу відділу, налагодити діяльність, суттєво знизивши ризик появи помилок.

За допомогою програми 1С можна вести облік згідно із законодавчими вимогами. В базі забезпечується надійне зберігання потрібної інформаціїпо працівникам. У міру її накопичення з'являється можливість побудови різних звітів, які можуть допомогти в аналізі роботи та розробці нових напрямків. Наприклад, звіти можуть бути такі:

• показник плинності кадрів;
• статистика з персоналу;
• рух працівників тощо.

Програма допомагає вирішувати практично всі проблеми та завдання обліку кадрів. Керівник підприємства, завдяки 1С, має можливість отримувати відомості про стан справ у даному відділі, проводити аналіз та приймати правильні управлінчеські рішення. А також автоматизація дозволяє синхронізувати діяльність кількох служб компанії (бухгалтерія, кадри, розрахунковий відділ), що покращує ефективність роботи, а також створює всі умови для вчасних виплат зарплат.

Висновок

Отже, підбивши підсумки, можна відзначити таке:

• Кадровий облік є найважливішою частиною будь-якого підприємства.
• Для організації ведення обліку є кілька способів. Вибір керівника.
• Посадові обов'язки кадрового працівника визначаються інструкцією та трудовим договором.
• Існує список документів, що стосуються кадрової роботи, які обов'язково мають бути присутніми у кожній компанії. І розпочинати свою трудову діяльність у відділі кадрів слід із перевірки саме цих документів.
• Вести облік набагато простіше, якщо його автоматизовано.

Кадровий облік - це стрижень для нормальної та ефективної роботибудь-якого підприємства. Тому до його відання треба підійти з усією відповідальністю.

Вконтакте

Шановні колеги! Напишіть, будь ласка, що має робити кадровик в Організації від А до Я, які обов'язкові документи вести?

Відповідь

Відповідь на запитання:

Вимоги до посадовим обов'язкамкадровика передбачені Кваліфікаційним довідникомпосад керівників, фахівців та інших службовців, затвердженим Постановою Мінпраці України від 21.08.1998 № 37 ( див. нижче за текстом ).

Обов'язки кадрового працівника можуть відрізнятися залежно від організації. Десь функціонал кадровика може бути розширений на розсуд керівництва.

Зазвичай обов'язки кадрового працівника входить:

• Ведення та облік особового складу підприємства, його підрозділів відповідно до уніфікованих форм первинної облікової документації.
• Оформлення прийому, переведення та звільнення працівників відповідно до трудового законодавства, положень та наказів керівника підприємства, а також іншу встановлену документацію по кадрах.
• Формування та ведення особових справ працівників, внесення до них змін, пов'язаних із трудовою діяльністю.
• Підготовка необхідних матеріалівдля кваліфікаційних, атестаційних, конкурсних комісій та подання працівників до заохочення та нагородження.
• Заповнення, облік та зберігання трудових книжок, здійснює підрахунок трудового стажу, видає довідки про справжню та минулу трудову діяльність працівників.
• Здійснює записи у трудових книжках про заохочення та нагородження працюючих.
• Внесення інформації про кількісне, якісному складіпрацівників та їх руху до банку даних про персонал підприємства, стежить за його своєчасним оновленням та поповненням.
• Ведення обліку надання відпусток працівникам, здійснює контроль за складанням та дотриманням графіків чергових відпусток.
• Оформлення картки пенсійного страхування, інші документи, необхідні призначення пенсій працівникам підприємства міста та їх сім'ям, встановлення пільг і компенсацій.
• Вивчення причини плинності кадрів бере участь у розробці заходів щодо її зниження.
• Підготовка документів після закінчення встановлених термінів поточного зберігання до здачі на зберігання до архіву.
• Виконувати роботу з комплектування організаціїкадрами необхідних професій,
  спеціальностей та кваліфікації.
• Брати участь у роботі з підбору, відбору, розміщення кадрів.
• Проводити вивчення та аналіз посадової та професійно-кваліфікаційної
  структури персоналу організаціїта її підрозділів, встановленої документації щодо
  обліку кадрів, пов'язаної з прийомом, перекладом, трудовою діяльністю та звільненням
  працівників, результатів атестації працівників та оцінки їх ділових якостейз метою
  визначення поточної та перспективної потреби в кадрах, підготовки пропозицій щодо
  заміщення вакантних посадта створення резерву на висування.
• Брати участь у вивченні ринку праці для визначення джерел задоволення
  потреби у кадрах, встановлення та підтримання прямих зв'язків з навчальними закладами,
  контактів з організаціямианалогічного профілю.
• Інформувати працівників організаціїпро наявні вакансії.
• Брати участь у розробці перспективних та поточних планівз праці.
• Здійснювати контроль за розміщенням та розстановкою молодих фахівців та
  молодих робітників відповідно до отриманої в навчальному закладіпрофесією та
  спеціальністю, проведенням їх стажувань, брати участь у роботі з адаптації
  знову прийнятих працівниківдо виробничої діяльності.
• Брати участь у підготовці пропозицій щодо розвитку персоналу, планування ділової
  кар'єри, навчання та підвищення кваліфікації кадрів, а також в оцінці ефективності
  навчання.
• Брати участь в організації роботи, методичному та інформаційному
  забезпечення кваліфікаційних, атестаційних, конкурсних комісій, оформлення їх
  рішень.
• Аналізувати стан трудової дисципліни та виконання працівниками
  організаціїПравил трудового розпорядку, рух кадрів, брати участь у розробці
  заходів щодо зниження плинності та покращення трудової дисципліни.
• Контролювати своєчасне оформлення прийому, перекладу та звільнення
  працівників, видачу довідок про їх справжню та минулу трудову діяльність,
  дотримання правил зберігання та заповнення трудових книжок, підготовку документів для
  встановлення пільг та компенсацій, оформлення пенсій працівникам та іншої встановленої
  документації з кадрів, а також внесення відповідної інформації до банку даних про
  персоналі організації.
• Складати встановлену звітність.

Щодо другого питання:

Єдиного переліку документів, які мають бути у відділі кадрів, не існує: у кожній організації він свій. Однак у Трудовому кодексі названо документи, наявність яких у відділі кадрів є обов'язковою (наприклад, трудовий договір, графік відпусток, локальні нормативні акти).

Отже, до обов'язкових документів відділу кадрів належать:

1. Трудовий договір.На підставі ст. 56 ТК РФ трудовим договором вважається угода між роботодавцем і працівником, відповідно до якої роботодавець зобов'язується надати працівникові роботу з обумовленої трудової функції, своєчасно та в повному розмірі виплачувати заробітну плату, а працівник зобов'язується особисто виконувати визначену цією угодою трудову функціюта дотримуватись правил внутрішнього трудового розпорядку.

2. Трудові книжки.З огляду на ст. 66 ТК РФ вони є основним документом про трудову діяльність та трудовий стаж працівника. Усі роботодавці (за винятком роботодавців - фізичних осіб, які не є індивідуальними підприємцями) зобов'язані вести трудові книжкина кожного працівника, який пропрацював у них понад п'ять днів, якщо дана роботає для працівника основною. Нагадаємо, що порядок ведення та зберігання трудових книжок затверджено Постановою Уряду РФ від 16.04.2003 № 225 "Про трудові книжки". У цьому, правильність внесення записів у книжки, визначено Інструкцією із заповнення трудових книжок, затвердженої Постановою Мінпраці Росії від 10.10.2003 № 69.

3. Прибутково-витратна книгаз обліку бланків трудової книжки та вкладишу до неї, а також книга обліку руху трудовихкнижок та вкладишів у них. Ці книги мають бути пронумеровані, прошнуровані, засвідчені підписом керівника організації, а також скріплені сургучним друком або опломбовані (п. 41 Правил ведення та зберігання трудових книжок).

4. Штатний розклад та графік відпусток.Обов'язковість складання графіка відпусток не викликає сумнівів, про це прямо йдеться у ст. 123 ТК України. А ось обов'язковість ведення штатного розкладу Трудовим кодексом не передбачена, хоча його форму №Т-3 затверджено постановою Держкомстату Росії від 5 січня 2004 р. №1.

З 01.01.2013 набув чинності новий федеральний закон 06.12.2011 № 402-ФЗ «Про бухгалтерський облік» та кожна організація має право розробляти свої форми первинних облікових документів. Обов'язковість уніфікованих форм залишиться лише для бюджетних організацій.

Проте контролюючі органи та суди при розгляді трудових спорівМайже завжди запитують цей документ. Наявність штатного розкладу та зміни в ньому дає нам обґрунтування для звільнення працівників щодо скорочення чисельності чи штату працюючих. Штатний розклад дозволить роботодавцю бюджетувати витрати на оплату праці персоналу.

5. Табель обліку робочого дня.Табель обліку робочого дня необхідно вести у кожної організації виходячи з ст. 91 ТК РФ, яка зобов'язує роботодавця робити точний облік робочого дня, відпрацьованого кожним працівником.

6. Особисті картки та накази з особового складу.Форми цих документів встановлені постановою Держкомстату Росії від 5 січня 2004 р. № 1. Особиста картка (ф. Т-2) обов'язкова в силу вимог Правил ведення та зберігання трудових книжок, оскільки роботодавець дублює записи у трудовій книжці у ній та зобов'язаний ознайомити працівника з кожним таким записом (п. 12). Крім цього, в даному документімістяться персональні дані працівника, тому вона повинна зберігатися у сейфі, щоб сторонні особи не мали доступу до них.

Накази (про прийом на роботу (форми Т-1, Т-1а), про переведення (форми Т-5, Т-5а), про заохочення (форми Т-11, Т-11а) тощо) також обов'язкові, адже на їх підставі працівнику надається відпустка, він направляється у відрядження, бухгалтерія нараховує та здійснює виплати та ін.

7. Накази щодо основної діяльності.По-перше, такі накази повинні зберігатися окремо від наказів за особовим складом, по-друге, у них обов'язково має бути підпис керівника та в деяких випадках візи погодження.

8. Посадові інструкції працівників.Трудовий кодекс не містить згадки про посадову інструкцію, хоча вона є невід'ємним інструментом регулювання трудових відносин. Роструд у Листі від 09.08.2007 № 3042-6-0 зазначив, що це не просто формальний документ, а документ, що визначає завдання, кваліфікаційні вимоги, функції, права, обов'язки, відповідальність працівника Більше того, дане відомство рекомендувало розробляти їх за кожною посадою (у тому числі вакантною), що є у штатному розкладі, зауваживши, що посадова інструкція може бути як додатком до трудового договору, так і окремим документом.

9. Журнал обліку перевірок.Обов'язок ведення цього журналу встановлено ст. 16 Федерального закону від 26.12.2008 № 294-ФЗ "Про захист прав юридичних осіб та індивідуальних підприємців при здійсненні державного контролю (нагляду) та муніципального контролю". У такому журналі контролюючі органи роблять запис про проведену перевірку. Типова формажурналу затверджено Наказом Мінекономрозвитку Росії від 30.04.2009 № 141. Пам'ятайте, що журнал має бути прошитий, пронумерований та засвідчений печаткою юридичного лицячи індивідуального підприємця.

10. Журнал обліку працівників, які вибувають у службові відрядження з командируючої організації (додаток №2). Журнал обліку працівників, які прибули до організації, до якої вони відряджені(додаток №3).Обов'язок ведення цих журналів встановлений Порядком обліку працівників, які вибувають у службові відрядження з командируючої організації та прибули до організації, в яку вони відряджені, затвердженим наказом Мінздоровсоцрозвитку Росії від 11 вересня 2009 р. № 739н.

11. Локальні нормативні акти.Це досить великий блок документів, адже саме такими актами роботодавець регламентує свою діяльність та певні процеси усередині компанії. Однак, локальні нормативні акти можуть бути, а можуть і не бути в організації. Однак є такі акти, які роботодавець зобов'язаний розробити та ввести в дію у будь-якій організації:

- правила внутрішнього трудового розпорядку- перший та найважливіший локальний нормативний акт, що регламентує порядок прийому та звільнення працівників, основні права, обов'язки та відповідальність сторін трудового договору, режим роботи, час відпочинку, які застосовуються до працівників заходи заохочення та стягнення, а також інші питання регулювання трудових відносин у даного роботодавця(Ст. 189 ТК РФ). Його запитують практично за будь-якого виду трудового спору.

- Положення про оплату праці(додатково можливе оформлення окремого положення про преміювання, якщо розділу про премії, надбавки та доплати немає в положенні про оплату праці або правила внутрішнього трудового розпорядку). Воно необхідне в силу ст. 135 ТК РФ, відповідно до якої системи оплати праці, включаючи розміри тарифних ставок, окладів (посадових окладів), доплат та надбавок компенсаційного характеру, в тому числі за роботу в умовах, що відхиляються від нормальних, системи доплат та надбавок стимулюючого характеру та системи преміювання встановлюються колективними договорами, угодами, локальними нормативними актами.

- Положення про зберігання та захист персональних даних. З огляду на ст. 87 ТК РФ у роботодавця має бути локальний акт, що встановлює порядок зберігання та використання персональних даних працівників.

Таким чином, вище ми перерахували всі документи, які мають бути у будь-якому відділі кадрів.Проте є такі, які розробляються і затверджуються лише у конкретній організації залежно від специфіки діяльності. Так, додатково до локальних нормативних актів можуть бути розроблені положення про комерційну таємницю, службове розслідування, проведення атестації, про проходження випробувального термінута ін. Крім цього, залежно від умов роботи можуть з'явитися графік змінності, перелік посад працівників з ненормованим робочим днем, договори про колективну чи індивідуальну матеріальної відповідальностіта ін.

1. бланки журналів реєстрації документів;

У ході діяльності організації ведуть різні журнали обліку та реєстрації, у тому числі у кадровій службі.

Ведення журналів допомагає за необхідності полегшити пошук потрібної інформації або зробити вибірку для аналізу.

Докладніше про журнали, їх призначення, обов'язковість ведення та терміни зберігання див. у таблиці нижче за текстом.

Зразки оформлення журналів можете переглянути за посиланнями:

Обов'язкові для заповнення

Подробиці у матеріалах Системи Кадри:

1. Відповідь:Як скласти номенклатуру справ у кадровій службі

Призначення номенклатури справ

Зазвичай номенклатура справ складається як єдиний документ для всієї організації. При цьому вона включає номенклатури окремих підрозділів. Наприклад, канцелярії, секретаріату, фінансового відділу, адміністративного відділу, кадрової служби.

Види номенклатури справ

Розрізняють три види номенклатури справ: типову, зразкову та індивідуальну.

Типова номенклатура справ передбачає обов'язковий перелік справ, що заводяться в однотипних організаціях. Зазвичай, типова номенклатура розробляється в установах, які мають широку мережу підвідомчих організацій.

Орієнтовна номенклатура справ подібна за призначенням з типовою номенклатурою. Вона також розробляється для однотипних організацій, проте має лише рекомендаційний характер. Це означає, що підвідомчим підприємствам надано право самим вирішувати, чи приймати документ як зразок чи розробляти свою схему діловодства.

У кожній організації розробляється індивідуальна номенклатура справ. При цьому заголовки справ та терміни зберігання документів повністю переносяться до неї з типової або зразкової номенклатури. Якщо в організації немає типової чи зразкової номенклатури справ, індивідуальну номенклатуру вона розробляє самостійно.

Такі види номенклатури справ передбачені у ДСДОУ, затвердженій .

Строки затвердження номенклатури справ

Номенклатуру справ потрібно розробляти та затверджувати в організації наприкінці кожного календарного року, а чинність вводити з січня чергового року. За розробку номенклатури відповідає, зазвичай, служба діловодства організації (канцелярія, секретаріат). Головна задача посадової особи, який очолює цей структурний підрозділ, зібрати з усіх відділів організації частини майбутньої єдиної номенклатури, узагальнити їх, внести необхідні зміни та надати документу встановленої форми. Потім документ потрібно погодити з експертною комісією компанії та з архівною службою ( експертна комісіястворюється в організації визначення цінності документа і складається, зазвичай, зі штатних співробітників). Після того, як проект номенклатури справ отримає схвалення фахівців, свій підпис на ньому має поставити керівник служби діловодства. У остаточному варіанті документ має затвердити керівник організації, проставляючи у ньому гриф затвердження.

Номенклатура справ кадрової служби

Заповнення номенклатури справ

Графи заповніть у наступній послідовності - № 1, № 2, № 4, № 5. Дані до графи № 3 занесіть в останню чергу, а саме наприкінці календарного року, коли стане відомо точну кількість одиниць зберігання (томів, папок, книг, журналів) ).

Графа № 1 номенклатури справ

У графі №1 номенклатури проставте індекси кожної справи. Індекс складається із двох частин: номер (код) структурного підрозділувідповідно до штатного розкладу організації та порядковий номер справи, сформованої у кадровій службі. Індекси справ позначаються арабськими цифрами. Наприклад, 05-07, де 05 – код кадрової служби за штатним розкладом, 07 – порядковий номер справи (папки) за номенклатурою справ. Групи цифр індексу розділіть дефісом. Згодом індекси справ перенесіть із номенклатури на коріння папок (швидкозшивачів), а при здачі справ до архіву – на обкладинку справи. Справи, які містять питання, не дозволені протягом одного року, внесіть у номенклатуру наступного року з тим самим індексом. До таких справ відносяться, наприклад, особисті картки, трудові книжки, журнали обліку.

Графа № 2 номенклатури справ

У графі № 2 номенклатури вкажіть заголовки справ (папок) усіх документів, з якими працюєте (вхідних, вихідних, внутрішніх), а також довідкові та реєстраційні матеріали (картотеки, журнали (книги) обліку та видачі документів). До номенклатури не включайте заголовки друкованих видань(бюлетенів, тарифних та інших довідкових матеріалів).

Заголовки справ розташуйте у певній послідовності. Ця послідовність залежить від важливості документів, що входять до складу справи. Спочатку перерахуйте заголовки справ, що містять організаційну документацію, - Положення про відділ кадрів та посадові інструкціїспівробітників, . Далі внесіть заголовки справ, що містять розпорядчу документацію, - накази про прийом на роботу, переведення та звільнення співробітників, про стягнення, заохочення, відрядження. Потім вкажіть заголовки справ з обліковою та довідковою документацією - штатний розпис, особисті картки, графіки відпусток, журнали обліку співробітників, що направляються у відрядження, і т. д. Завершіть перелік офіційного внутрішнього листування (доповідні, пояснювальні записки, подання).

Порада редактора : після того, як ви перерахуєте в номенклатурі заголовки всіх існуючих справ, у графі № 1 проставте ще кілька індексів як резервні номери, а у графі № 2 залиште вільне місце. Це необхідно для врахування нових справ, які не передбачені раніше, які можуть виникнути в кадровій службі протягом року.

Графа № 4 номенклатури справ

У графі № 4 номенклатури вкажіть термін зберігання кожної справи та номера відповідних статей за затвердженим . Заповнюючи цю графу, враховуйте, що номенклатура повинна містити заголовки всіх справ, заведених за рік. При цьому особисті справи співробітників незалежно від їх кількості внесіть у номенклатуру як одну справу або як дві справи, наприклад, «Особисті справи керівних співробітників» та «Особисті справи співробітників». Підставою для такого поділу є різні терміни зберігання: особисті справи керівників зберігаються постійно, а особисті справи працівників мають обмежений термін- 75 років (переліку, затвердженого). Як одну справу до номенклатури включіть особисті картки працівників, а також трудові книжки. Самостійною справою в номенклатурі буде кожний журнал чи книга обліку, що ведуться у кадровій службі.

Графа № 5 номенклатури справ

У графі № 5 номенклатури проставте позначки про заведення справ, про перехід справ, про виділення справ до знищення, про осіб, відповідальних за формування справ, про передачу справ в іншу організацію тощо. Наприклад, примітка може мати такий вигляд: «Справа заведена 13.01.06», «Родственники документів зберігаються в загальному відділі» і т. п. Такі позначки можна ставити протягом усього терміну дії номенклатури.

Підсумковий запис про кількість справ

Після закінчення календарного року служба діловодства організації (інша служба, відповідальна за складання номенклатури справ) має скласти підсумковий запис про кількість заведених справ (томів, частин) постійного та тимчасового зберігання (ДСДОУ, затвердженої).

Ніна Ковязіна,
заступник директора департаменту освіти та кадрових ресурсів МОЗ Росії

2. Відповідь:Які журнали обліку та реєстрації потрібно вести у кадровій службі

Види журналів

У ході діяльності організації ведуть різні журнали обліку та реєстрації, у тому числі у кадровій службі. Загалом усі журнали реєстрації спрямовані на те, щоб вести облік та структурувати будь-які:

Ведення журналів допомагає за необхідності полегшити пошук потрібної інформації або зробити вибірку для аналізу. Наприклад, можна швидко визначити, коли востаннє приходив інспектор з Роструда.

Усі журнали обліку та реєстрації, які застосовує кадрова служба, можна розділити:

• на обов'язкові ведення;
• на рекомендовані.