Перелік необхідних кадрових документів. Як ведеться кадрове діловодство у школі? На допомогу директору школи-початківцю діловодство

Мене цікавить питання, як ведеться кадрове діловодство у шкільництві. До цього я працювала кадровиком у комерційних малих організаціях і до школи влаштувалася вперше. Тому я хотіла б вивчити кадрове діловодство у школі та завантажити необхідні документи.

Відповідь

Кадрове діловодство у школі ведеться по загальним правиламорганізації кадрової роботи Так само як і в будь-якій іншій організації, кадровий працівник у школі:

• складає кадрові накази. Це накази про прийом на роботу співробітників, про припинення трудового договору тощо;
• складає та укладає трудові договори з працівниками;
• робить записи у трудових книжках працівників;
• веде особисті картки працівників;
• оформляє всі документи на відпустки та відрядження працівників;
• складає графік відпусток;
• веде табель обліку робочого часу;
• веде книгу обліку трудових книжок.

Крім того, на кадровика, у тому числі в школі, може бути покладено обов'язок ведення військового обліку.

Таким чином, кадрове діловодство у школі та документи, які складає кадровик при роботі у школі, мало чим відрізняються від того, що прийнято у комерційних організаціях.

Водночас кадровику слід вивчити Закон про освіту, а також документи Мінпраці про тривалість робочого часу. педагогічних працівників, а також про період щорічної відпустки педагогів

Також слід пам'ятати, що під час прийому працювати педагогів обов'язкова довідка про відсутність судимості. Цей документ пред'являється прийому працювати у складі загального пакета документів. Крім цього, найчастіше саме кадровому працівникутреба буде стежити за проходженням освітянами чергової атестації.

НСОТ). У рамках роботи з НСОТ рішення розроблено відповідно до федеральних модельних методик:

• «Модельна методика запровадження нормативного подушевого фінансування реалізації державних гарантійправ громадян на отримання загальнодоступного та безкоштовного загальної освіти»;
• «Модельна методика формування системи оплати праці та стимулювання працівників державних освітніх установ суб'єктів Російської Федераціїта муніципальних освітніх установ, що реалізують програми початкової загальної, основної загальної, середньої (повної) загальної освіти».

Розрахунок та розподіл фонду оплати праці Ведеться облік та розподіл коштів вступників до установи відповідно до нормативного подушевого фінансування. В даному блоці проводяться:

• Визначення обсягу коштів навчального закладу.

Кадрове діловодство: облікова кадрова документація

Наприклад, за необхідності забезпечення працівників уніформою та ЗІЗ потрібно підготувати розпорядження про порядок та строки їх видачі, яким працівникам вони необхідні. Документально повинні підтверджуватись компенсації та пільги за роботу в особливих умовах: на шкідливих виробництвах, ненормовану, нічну тощо. Далі оформлюють Положення про кадрове діловодство.

Увага

У ньому відображають список необхідних роботи організації паперів, порядок їх оформлення та зберігання. Законодавство не зобов'язує розробляти таке Положення, проте воно суттєво полегшить роботу кадровиків. На роботу в нову організаціюспочатку приймається директор, потім він набирає решту персоналу.

Склад та кількість необхідних посад відображає штатний розпис. У правилах розпорядку відбиваються всі графіки роботи, вимоги до співробітників тощо. буд. Типове трудову угоду розробляється виходячи з норм ТК РФ.

Особливості кадрового діловодства

Інфо

Усі питання вирішуватиме стороння спеціалізована організація.

• Складнощі з документообігом виникають, якщо організація велика, має структурні одиниці та великий обсяг документації. І тут обов'язки з передачі паперів може покладатися кур'єра. У цьому часто представники організації-виконавця не відвідують офіс замовника, тобто.

е. робота проводиться повністю дистанційно.

Спрощення обліку на мікропідприємствах Усі умови праці закріплюються в угоді із працівником. У 2018 році керівники даних компаній та ІП мають право відмовитися від складання локальних нормативних актів. Протягом 4 місяців із втрати статусу мікропідприємства, керівництво має оформити «традиційну» кадрову документацію.
Отже, організація для підприємства кадрового діловодства - складна процедура.

Як розпочати кадрове діловодство з нуля у бюджетній установі?

Штатна розстановка - це форма розкладу із внесеними ПІБ працівників відповідно до займаних посад. Графік відпусток (ф. Т-7) відображає інформацію про час надання щорічних відпустоквсім працівникам. Складається на рік. Його затверджує директор за погодженням із профорганом.

Документ має оформлятися мінімум за 2 тижні до нового року. Занесені до нього дані обов'язкові виконання, як співробітниками, і роботодавцями. Виняток становлять пільговики. Зразок Т7 Графік включає такі реквізити:

• назва підрозділу;
• Назва посади;
• ПІБ та табельний номер трудівника;
• число днів відпустки;
• дати відходу у відпустку за планом та фактом;
• підстава перенесення відпустки, ймовірна дата.

За два тижні до відпустки співробітнику повідомляють про це.

Ведення кадрового діловодства від а до я

Важливо

Сьогодні для процедури прийому на роботу співробітників незалежно від сфери діяльності конкретного підприємстварегламентується чинними законодавчими нормами. При цьому необхідно пам'ятати про те, що всі подібні процедури регламентуються законодавчими нормами. Будь-які відхилення від них просто не допустимі. У разі виявлення контролюючими органами будь-яких порушень можливе накладення досить серйозних стягнень.

• Загальні аспекти
• Як вести облік кадрів в організації
• Поширені запитання

Щоб уникнути виникнення різноманітних складнощів, було розроблено спеціальне програмне забезпечення.

Воно дозволяє автоматизувати кадровий облік, уникнути різноманітних помилок, недоліків. Сьогодні процес кадрового обліку регламентується на законодавчому рівні.

Працівники у державній установі

Оклади вчителів розраховуються виходячи з розміру педагогічного навантаження у межах навчального плану. Реалізовано блок із розподілу навантаження викладачів на підставі даних про: предмет; клас; кількості учнів; розмірі навантаження протягом місяця. У персональному розрахунковому листі працівника автоматично розраховуються оклади за посадами, нарахування за педагогічне навантаження співробітника та надбавки за класне керівництво та завідування кабінетами.

Реалізовано розрахунок додаткових оплатспівробітникам у їх індивідуальних розрахункових листах на формування окладів. Детальний опис функціональних можливостей рішення «1С:Зарплата та кадри освітньої установи» наведено у Додатку 1. Рішення «1С:Зарплата та кадри освітньої установи» пройшло сертифікацію «1С:Сумісно», інформаційний лист №13316 від 25.03.2011 р.

Порядок ведення кадрового обліку для підприємства

Доступ до них дозволено лише строго обмеженому колу посадових осіб. При звільненні персоналу особисті справи здаються на архівне зберігання. Правила оформлення, зберігання та видачі трудових книжок, і навіть вкладишів Усі організації мають вести трудові книжки власний персонал, виняток – співробітники, прийняті за сумісництвом. При первинному прийомі роботодавець самостійно набуває чистих бланків і робить у них перший запис. На титульний лист вносять відповідні дані працівника. Згодом необхідно стежити за їх актуальністю та вчасно вносити зміни. На розворот основної частини вносять записи про трудову та громадську діяльність працівника, його прийом постійних переказів, звільнення. Усі записи нумеруються у порядку і вносяться виходячи з наказу. Запис про звільнення супроводжується відбитком печатки організації та підписом керівника.

1с: зарплата та кадри освітньої установи

Сьогодні дуже багато сторонніх підприємств пропонують подібні послуги. За певну платню оформляється вся необхідна документація. Також ведеться вся інша документальна діяльність, пов'язана із веденням кадрового обліку. Правове регулюванняВажливо пам'ятати про велику кількість нормативних документів, що регламентують ведення кадрового обліку. Важливо пам'ятати про велику кількість різних нюансів, безпосередньо пов'язаних з веденням обліку. До основних нормативно-правових документів, пов'язаних з подібною діяльністю, сьогодні можна віднести наступне: Особливу увагу важливо приділити саме різного роду ГОСТам, а також всіляким уніфікованим системам. Трудова інспекціяпри проведенні перевірок незалежно від причини такого роду заходи завжди звертає насамперед саме на трудові книжки.

Ви хочете навести лад у кадровій роботі? З чого почати в новій компанії, як навести лад у вже існуючій? Дотримуйтесь порад експерта. І без паніки! У вас все вийде.

Насправді є дві ситуації, коли професіоналам цікава тема покрокового кадрового діловодства:

1. У вже існуючої компаніїкадрове діловодство "якось" ведеться, немає системи, багато порушень. Якщо ви опинилися в такій ситуації, спершу оцініть стан кадрової документації у роботодавця та оформіть результати перевірки. Допоможуть вам приклади доповідних записок зі статті « ». Після перевірки починайте відновлювати та систематизувати роботу по 8 кроках із цієї статті.
2. Новостворена організація тільки розпочинає діяльність або в ІП з'явився перший працівник — краще одразу розпочати кадрову роботу правильно. Крок перший...

1 крок. Організуйте кадрове діловодство. Є три способи

Визначте відповідального чи відповідального за стан кадрового діловодства у роботодавця. Усі роботодавці дуже різні. Відрізняються кількістю штату, сферою діяльності, плинністю кадрів, управлінськими підходами, економічними можливостями. Відповім на улюблене запитання кадрових фахівців:

Чи існують нормативи чисельності кадровиків на кількість працівників?

«На жаль, універсальної формули, яка б підходила всім, немає. Нормативи для кадрових процедур, наведених у постанові Мінпраці СРСР від 14.11.1991 № 78, застаріли. У середньому цифра за нормативами нині коливається від 200 до 270 працівників однієї кадровика. Але в ідеалі потрібно вираховувати час на оформлення документів у вашого роботодавця».

Залежно від штату компанії, плинності кадрів, економічних можливостей роботодавець може організувати кадрове діловодство одним із способів:

• структурний підрозділ, наприклад, відділ кадрового обліку на чолі із керівником;
• єдиний спеціаліст з кадрового діловодства;
• внутрішнє суміщення - найчастіше зустрічається в невеликих компаніяхдо 100 чоловік. Внутрішнє суміщення- це коли роботу з ведення кадрового діловодства доручають працівникові, чия трудова функція спочатку не пов'язана з кадровим обліком, наприклад, бухгалтеру чи офіс-менеджеру.

Поєднання - це доручення працівникові за його письмовою згодою додаткової роботиз іншої посади, професії, спеціальності (ст. 60.2 ТК РФ). Щоб оформити суміщення, увімкніть посаду у штатний розклад (при цьому ставка може бути не цілою, важливо просто відобразити потребу роботодавця у трудовій функції фахівця з кадрового діловодства).

Типова помилка: посада, за якою оформляється поєднання, не включається до штатного розкладу. У згоді пропишіть термін, зміст та обсяг виконуваної роботи та розмір доплати.

Отже, перший крок - визначте, як вам доручили вести кадрове діловодство:

1. Ваша посада входить до складу структурного підрозділу, наприклад відділ кадрового обліку.
2. Ви єдиний фахівець з кадрового діловодства, з вами укладений трудовий договір і у ваші обов'язки входить вести кадрове діловодство в повному обсязі.
3. Ведення кадрового діловодства оформлено на вас як суміщення.

Після того, як перевірено ваші повноваження щодо організації та ведення кадрового діловодства, уважно вивчіть установчі документи.

2 крок. Вивчіть установчі документи

Насамперед зверніть увагу на назву роботодавця.

Типова помилка:у кадрових документах найменування роботодавця зазначено не відповідно до установчих документів. Наприклад, у Статуті прописано повне та скорочене найменування, а у кадрових документах — лише повне або лише скорочене найменування роботодавця.

Вивчіть в установчих документах питання про повноваження щодо прийняття рішення про укладання, розірвання трудових договорів, щодо затвердження локальних нормативних актів. Визначте, хто є уповноваженою особою роботодавця, якщо це юридична особа.

Типова помилка у трудовому договорі: в установчих документах уповноваженою особою роботодавця прописано керівника компанії, у трудових договорах у преамбулі вказується керівник, який діє на підставі Статуту, а наприкінці трудового договору підпис з боку роботодавця проставляє начальник відділу кадрів, або заступник генерального директора тощо, тобто не сам керівник.

Пам'ятайте просте правило: хто вказаний як уповноважена особа роботодавця на початку трудового договору, той і ставить підпис у ньому підпис.

3 крок. Сформуйте штатний розклад

Чому штатний розклад є одним із перших документів, який безпосередньо пов'язаний із трудовою функцією кадровика? Штатний розклад - це документ організаційно-розпорядчого характеру, який за своєю суттю відповідає на запитання: потреба у яких трудових функціях відчуває роботодавець.

Пам'ятайте правило: поза штатним розкладом, «за штатом» не може бути оформлений жоден працівник. Там, за штатом, лише договори цивільно-правового характеру. Усі потреби роботодавця у трудових функціях визначає штатний розпис.

Трудова функція – це робота з посади відповідно до штатного розкладу, професія, спеціальність із зазначенням кваліфікації; конкретний вид доручається працівникові роботи (ст., ТК РФ).

Штатний розпис можна затвердити за уніфікованою формою - форма Т-3 (утв. постановою Держкомстату РФ від 05.01.2004 № 1) або розробити та затвердити свою форму (бажано, додатком до облікової політикиорганізації). У графі «Кількість штатних одиниць» можна вказувати не повну ставку, наприклад, 0,25 чи 0,5.

Хто розробляє штатний розклад?

Євгенія Конюхова, викладач у Контур.Школі:

«Відповідно до кваліфікаційного довідника посад розробкою штатного розкладу займається економіст з праці. Але таке щастя (економіст праці) є далеко не у всіх роботодавців. Тому відповідальний за розробку штатного розкладу той, до чиїх посадових обов'язків входить розробка проекту штатного розкладу. Його затверджують наказом та зберігають постійним. Обмежень щодо кількості внесення змін до штатного розпису законодавчо не встановлено».

4 крок. Визначте необхідну кількість локальних нормативних актів

Локальні нормативні акти – об'ємна тема. Найчастіше фахівці запитують "чарівну таблетку щастя" у вигляді вичерпного переліку обов'язкових для них локальних нормативних актів. Але універсального, відповідного переліку для всіх роботодавців немає. Є кілька правил, про які потрібно пам'ятати:

1. Тільки роботодавці, які віднесені до суб'єктів мікропідприємництва відповідно до ст. 309.2 ТК РФ можуть частково або повністю відмовитися від локальних нормативних актів. За умови, що перенесуть ті питання, які мають вирішуватись у локальних нормативних актах, типову формутрудового договору Решта роботодавці повинні мати у наявності необхідну кількість локальних нормативних актів.
2. Існує список локальних нормативних актів, який є обов'язковим для всіх роботодавців: правила внутрішнього трудового розпорядку (ст. 189 ТК РФ), локальні нормативні акти, що встановлюють системи оплати праці (ст. 135 ТК РФ), локальні нормативні акти, що встановлюють порядок обробки персональних даних , права працівників, особливості передачі та зберігання персональних даних (гл. 14 ТК РФ, Федеральний законвід 27.07.2006 (№ 152-ФЗ).
   Зверніть увагу на локальний нормативний акт, що встановлює системи оплати праці: як його у самостійному вигляді, наприклад, як Положення з праці, також може бути, якщо системи оплати праці прописані у правилах внутрішнього трудового розпорядку роботодавця чи колективному договорі. також в обов'язковому порядкутреба розробити та затвердити графік відпусток — не пізніше ніж за два тижні до початку календарного року, який він складається. Якщо організацію створено на початку або в середині календарного року, цей рік ви доопрацьовуєте без графіка відпусток.
   Можуть бути локальні нормативні акти, які стають обов'язковими у разі настання певних умов, наприклад, положення про відрядження, колективний договір, положення про атестацію працівників тощо. Саме у цьому питанні потрібні системні, комплексні знання трудового законодавства загалом. У курсі підвищення кваліфікації « » та курсі професійної перепідготовки « » локальним нормативним актам виділено окреме заняття.
3. Локальні нормативні акти приймають з огляду на думку представницького органу в порядку ст. 372 ТК України. Цей пункт є обов'язковим за наявності представницького органу працівників, але на стадії організації кадрового діловодства, швидше за все, він просто відсутній. Якщо так – пропускайте цей пункт.
4. З усіма прийнятими локальними нормативними актами працівника має бути ознайомлено під розпис відповідно до ч. 2 ст. 22 ТК РФ. Знову прийняті працівники би мало бути ознайомлені під розпис до підписання трудового договору (ст. 68 ТК РФ).

5 крок. Перевірте, як оформлений на роботу керівник

Ключовим працівником організації є керівник. Насамперед перевірте всі документи щодо його оформлення. Має бути відповідь на запит із реєстру дискваліфікованих осіб, який ведуть податкові органи. Ця вимога ч. 2 ст. 32.11 КпАП РФ.

Керівник має подвійний правовий статус:

• є одноосібним виконавчим органом юридичної особи;
• виконує обов'язки працівника - трудову функціюкерівника.

На керівника повинні бути оформлені документи про призначення (обрання) його генеральним директором відповідно до федеральних законів та установчих документів та документи в рамках трудового законодавства: трудовий договір, наказ про прийом на роботу. Має бути внесено запис у трудову книжку.

Спеціалісти-початківці, та й досвідчені, часом ставлять таке питання: як внести запис до трудової книжки про прийом на роботу генерального директора? Відповідь лежить на поверхні: трудова книжка - це основний документ, що підтверджує саме трудовий стаж, і в трудову книжку вносяться відомості про прийом на роботу, а не процедури обрання чи призначення. Тому після укладання трудового договору, видання наказу про прийом на роботу внесіть запис до трудової книжки саме про прийом на роботу з посиланням у 4 графі на реквізити наказу про прийом на роботу.

Типова помилка в оформленні трудового договору з керівником: термін трудового договору не відповідає строку його повноважень як одноосібного виконавчого органувідповідно до установчих документів. На стадії укладання трудового договору уважно вивчайте установчі документи, щоб не допустити такої помилки.

6 крок. Підготуйте проект трудового договору

Трудовий договір - один із головних документів у регулюванні трудових відносинз працівниками. Рекомендую ретельно продумати та розробити шаблони трудових договорів для оформлення на роботу різних категорій працівників.

За підсумками інспекційних перевірок ГІТ трудовий договір стає найдорожчим документом у кадровому діловодстві з погляду штрафних санкцій. Відповідальність передбачена за ч. 4 ст. 5.27 КпАП РФ для юридичних осіб, Наприклад, від 50 000 до 100 000 руб., Причому іноді перевіряючі перемножують штраф на кількість трудових договорів.

Типова форма трудового договору розроблена та затверджена лише для керівників державних (муніципальних) установ та роботодавців, суб'єктів малого підприємництва, віднесених до мікропідприємців. У решті випадків роботодавці самостійно розробляють форму трудового договору.

• прізвище, ім'я, по батькові працівника та найменування роботодавця (прізвище, ім'я, по батькові роботодавця-фізичної особи), які уклали трудовий договір;
• відомості про документи, що засвідчують особу працівника та роботодавця-фізичної особи;
• ідентифікаційний номерплатника податків (для роботодавців, крім роботодавців-фізичних осіб, які є індивідуальними підприємцями);
• відомості про представника роботодавця, який підписав трудовий договір, та підставу, в силу якої він наділений відповідними повноваженнями;
• місце та дата укладання трудового договору.

Як правило, ці відомості вносяться до преамбули до трудового договору, або частина відомостей залишається в преамбулі, а частина переноситься на останню сторінку трудового договору.

Приклад:«Товариство з обмеженою відповідальністю «Інтерес»», (ІПН 1234567890) іменоване надалі «Роботодавець», в особі заступника генерального директора Михайлова П.С., чинного на підставі Трудового договору від 17.02.2009 № 18-тд-2009 05.08.2011 № 12, з одного боку, і громадянин Російської Федерації Веселов Микола Сергійович (паспорт серія 0477, № 123456 виданий УФМС з ПрАТ м. Москви 20.08.1997р.), іменований надалі «Робітник», з іншого боку, з чинним біля Російської Федерації трудовим законодавством уклали справжній трудовий договір про нижеследующем:...»

Рекомендація 2.Пам'ятайте про обов'язкові умовитрудового договору, вони перераховані до ч. 2 ст. 57 ТК РФ. Але не всі вони завжди обов'язкові! Деякі обов'язкові за наявності певних умов:

• термін трудового договору та обставини (причини), що стали підставою для укладання строкового трудового договору відповідно до Трудового кодексу або іншого федерального закону (вказуйте тільки при укладенні строкового трудового договору);
• гарантії та компенсації за роботу зі шкідливими та (або) небезпечними умовами праці, із зазначенням характеристик умов праці на робочому місці (вказуйте тільки якщо приймаєте працівника на роботу зі шкідливими чи небезпечними умовами праці);
• режим робочого часу та часу відпочинку (вносите до трудового договору тільки якщо режим відрізняється від загальних правил, що діють у роботодавця);
• умови, що визначають характер роботи (роз'їзний, рухомий, у дорозі).

Рекомендація 3.Враховуйте статті Трудового кодексу, що встановлюють особливості регулювання трудових відносин з окремими категоріямипрацівників чи норми федеральних законів, які регулюють ваш вид діяльності. Під час розробки проекту трудового договору не користуйтеся джерелами сумнівного походження з інтернет-ресурсів.

Подивіться різні джерела та, пропустивши їх через «призму» статті 57 ТК РФ, розробіть свою форму.

До трудового договору можна включити додаткові, названі у ч. 4 ст. 57 ТК РФ, та інші умови. Але за їх відсутність роботодавець не нестиме відповідальності.

Якщо діяльність працівників пов'язана з обслуговуванням матеріальних цінностей, рекомендую відразу розробити та підготувати шаблон договору про повну матеріальну відповідальність. Тоді ви зможете підписати його одночасно із трудовим.

За матеріальною відповідальності є окремий докладний урок у Контур.Школі. У програмі уроку:

• Матеріальна відповідальність працівника: підстави, строки та порядок залучення.
• Випадки повної матеріальної відповідальності працівника.
• Договір про повну індивідуальну чи колективну матеріальну відповідальність.
• Матеріальна відповідальність роботодавця за затримку заробітної плати, відпускних, інших сум, належних працівникові.

7 крок. Підготуйте документи для ведення трудових книжок нових працівників

Для початку підготуйте наказ про призначення спеціального уповноваженої особи, відповідального за ведення, зберігання, облік та видачу трудових книжок

Пам'ятайте, що примусова праця заборонена. Якщо в трудовому договорі або посадовій інструкції відповідального не було прописано обов'язків щодо ведення, обліку, зберігання та видачі трудових книжок, потрібно угодою доповнити цими обов'язками трудовий договір або внести зміни до посадової інструкції. Якщо така відповідальність покладатиметься на працівника, у чию функцію не входить кадрове діловодство, наприклад, головного бухгалтера, рекомендую оформляти спочатку угоду суміщення, тобто. про доручення працівнику додаткової роботи за його письмовою згодою з доплатою відповідно до ст. 151 ТК України.

На цьому етапі також перевірте, що в організації придбано та враховано у прибутково-видатковій книзі з обліку бланків трудової книжки та вкладиша до неї бланки трудових книжок та вкладиші до неї. Роботодавець повинен завжди мати в наявності необхідну кількість бланків трудової книжки та вкладишів до неї (п. 44 Постанови Уряду РФ від 16.04.2003 № 225 «Про трудові книжки», далі — Постанова № 225).

Бланки трудових книжок та вкладиші зберігайте у бухгалтерії як бланки суворої звітності. Прибутково-видаткову книгу також веде бухгалтерія (див. п. 41 Постанови № 225). На цьому етапі також оформіть книгу обліку руху трудових книжок та вкладок у них. Її веде кадрова служба.

Прибутково-видаткову книгу з обліку бланків трудової книжки та вкладиша до неї та книгу обліку руху трудових книжок та вкладишів у них треба пронумерувати, прошнурувати, завірити підписом керівника організації, а також скріпити сургучною печаткою чи опломбувати.

8 крок. Підготуйте документи для ведення кадрової роботи

Оформлення кадрових процедур починається з оформлення працівників працювати.

Які обов'язкові документи мають бути під рукою кадровика на етапі оформлення працівників на роботу?

Типовий комплект (без урахування особливостей):

1. Набір локальних нормативних актів для ознайомлення з ними працівників.
2. Проект трудового договору з включеними до нього чи посадову інструкцію посадовими обов'язками.
3. Бланк наказу прийому працювати (ст. 68 ТК РФ). Наказ може бути за уніфікованою формою — формою Т-1 (формою Т-1а) або за затвердженою роботодавцем формою.
4. Бланки особистої картки формою Т-2 (для державних чи муніципальних службовців форма Т-2 ГС(МС)). Зверніть увагу: особисту картку Т-2 (Т-2ГС(МС)) ведуть у письмовому виглядіна картоні.

Із записами про працівника, про прийом на роботу, постійні перекази, звільнення працівника необхідно знайомити під розпис у відповідних розділах особистої картки (п. 12 Постанови № 225).

Що врахувати за трудовими книжками на даному етапі? Напишіть у бухгалтерію заявку з проханням видати бланк трудової книжки, якщо у працівника її немає, або внесіть відомості про трудову книжку, що є у нього, до книги обліку руху трудових книжок.

Організуйте облік робочого дня: роботодавець повинен вести облік часу, практично відпрацьованого працівником (ст. 91 ТК РФ). Для цього можна використовувати уніфіковані форми табеля обліку робочого часу Т-12 або Т-13, або затвердити свою форму.

Як оформити зміни до трудового договору?

Підготуйте документи:

1. Угода про зміну умов трудового договору/ додаткова згодадо трудового договору (якщо зміна умов трудового договору відбувається за згодою сторін відповідно до ст. 72 ТК РФ).
2. Наказ про зміну організаційних або технологічних умовпраці, письмові повідомлення про зміни та причини, що послужили підставами для зміни умов трудового договору, письмові пропозиції іншої вакантної роботи, відповідної кваліфікації працівника, а також вакантної нижчестоящої посади або нижчеоплачуваної роботи (якщо зміна умов трудового договору відбувається за ініціативою роботодавця відповідно до ст. 74 ТК РФ).

Перелік документів для оформлення перекладу залежить від виду перекладу:

• при тимчасовому перекладіукладається додаткова угода до трудового договору про переведення, готується наказ про переведення (як правило, формою Т-5 або Т-5а);
• при постійному перекладі - додаткова угода до трудового договору про переведення та наказ про переведення. Також вноситься запис у трудову книжку та особисту картку Т-2 (Т-2ГС(МС)).

Перелік документів для оформлення відпусток:

• графік відпусток (стверджуйте не пізніше як за два тижні до початку календарного року). Читайте статтю «»;
• письмові повідомлення працівників про час початку відпустки відповідно до ч. 3 ст. 123 ТК РФ (дивіться лист Роструда від 30.07.2014 № 1693-6-1);
• наказ на відпустку (форма Т-6, форма Т-6а).

Цей перелік може змінюватись в залежності від категорій працівників чи обставин. Наприклад, якщо працівник просить відпустку не за графіком відпусток, а у зручний для нього час на підставі його письмової заяви (наприклад, така відпустка надається неповнолітнім, почесним донорам Росії тощо). У цьому випадку не буде сповіщення на відпустку. Працівник напише заяву і роботодавець оформить наказ.

Трудове законодавство встановлює вимоги щодо наявності та оформлення кадрових документів у випадках, якщо роботодавець:

• залучає працівників до роботи поза встановленої тривалості робочого дня;
• залучає до роботи у вихідні та неробочі святкові дні;
• направляє працівників у відрядження;
• надає гарантії та компенсації. Цей блок питань слід вивчити окремо. Рекомендуємо ознайомитися з програмою профперепідготовки « » в Контур.Школі.

Як оформити звільнення працівників

В цьому випадку потрібні документи-підстави, вид яких залежить від підстави звільнення. Наприклад, для звільнення працівника з його ініціативи потрібна його письмова заява, для звільнення за згодою сторін — угода про розірвання трудового договору тощо.

Обов'язково готуйте наказ на звільнення, з яким ознайомте працівника під розпис. Якщо працівник відсутній або відмовляється ознайомитися з наказом, проставте на наказі відповідну позначку.

На підставі наказу вносите запис у трудову книжку та особисту картку працівника. Після цього працівник проставляє свій підпис у трудовій книжці, особистій картці та у книзі обліку руху трудових книжок при видачі трудової книжки на руки працівникові.

Ми розглянули обов'язкові кроки щодо організації кадрового діловодства з нуля.

1. Розробте штатний розпис, визначте потреби роботодавця у трудових функціях.
2. Перевірте, наскільки оформлені документи на керівника.
3. Підготуйте набір необхідних локальних нормативних актів.
4. Розробте шаблони трудових договорів для різних категорій працівників.
5. Підготуйте документи, необхідних оформлення прийому працювати.
6. Підготуйте проекти документів для оформлення процедур, пов'язаних із рухом персоналу (відпустки, відрядження, залучення до роботи у вихідні дні тощо).

У сучасних умовах ефективне управліннянеможливо без чітко організованого діловодства. Грамотно складений та оформлений документ є показником управлінської культури. Ігнорування прийнятих правил діловодства та вимог до оформлення документів знижує ефективність управління, призводить до управлінських та юридичних помилок.

Метою цієї статті є поширення інформації про організацію, ведення та вдосконалення систем документаційного забезпечення діяльності шкіл на основі єдиних організаційно-методичних підходів. Весь представлений матеріал заснований на чинних нормативно-правових актах, включаючи ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартів з інформації, бібліотечного та видавничій справі. Організаційно-розпорядча документація. Вимоги до оформлення документів».

Публікація призначена для директорів шкіл, їх секретарів, працівників канцелярій, відділів кадрів, а також усіх, хто цікавиться питаннями діловодства.

загальні положення

Школи організують та ведуть діловодство на основі відповідних інструкцій, розроблених відповідно до чинних нормативно-правових актів та методичних документів у галузі діловодства.

Примітка. Зразкову інструкцію з діловодства в освітніх організаціях можна завантажитиз сайтуhttp://сайт (розділ «Документи», підрозділ «Управління освітньою організацією»).

Організація документообігу у шкільництві здійснюється спеціальним структурним підрозділом чи призначеним відповідальною за діловодство особою (у невеликих школах - це, зазвичай, секретар директора), куди покладено функції з документаційного забезпечення управління (далі - служба ДОП).

Відповідальність за організацію діловодства у структурних підрозділах організації доручається їх керівників, які самостійно визначають відповідальних за ведення діловодства у своєму підрозділі.

При оформленні документів рекомендується використовувати ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартів з інформації, бібліотечної та видавничої справи. Організаційно-розпорядча документація. Вимоги до оформлення документів». Стандарт встановлює склад та порядок оформлення реквізитів документів та вимоги до бланків документів. Хоча вимоги ГОСТ Р 7.0.97-2016 не є суворо обов'язковими для застосування та мають рекомендаційний характер, єдині підходи до оформлення документації не лише спрощують процес підготовки документів, а й значно покращують їхнє сприйняття та розуміння працівниками організації та зовнішніми одержувачами. Це стосується й інших рекомендацій, викладених у цій публікації.

Примітка.Зміст ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартів з інформації, бібліотечної та видавничої справи. Організаційно-розпорядча документація. Вимоги до оформлення документів» представлено в Зразкову інструкціюз діловодства в освітніх організаціях, яку можна завантажити з сайту http://сайт (розділ «Документи», підрозділ «Управління освітньою організацією»).

Особливості підготовки та оформлення окремих видів документів

Наказ, розпорядження

У школах найпоширенішими документами є накази та розпорядження. Їх часто вважають синонімами, хоча з-поміж них існують певні відмінності.

Наказ – це правовий акт, що видається керівником організації (органом управління), що діє на основі єдиноначальності з метою вирішення основних та оперативних завдань, що стоять перед цією організацією (органом управління). Розпорядження ж видається з метою вирішення оперативних питань і, як правило, має обмежений терміндії та стосується вузького кола посадових осіб, працівників та громадян. Накази підписують лише керівники організацій або виконуючі їх обов'язки, а розпорядження можуть підписувати їх заступники у межах своєї компетенції.

Розпорядження, як і накази, є обов'язковими для виконання.

Таким чином, наказами та розпорядженнями оформлюються управлінські рішення нормативно-правового характеру, а також рішення з оперативних, організаційних, кадрових та інших внутрішніх питань. В окремих випадках наказ може стосуватися широкого кола організацій та посадових осіб незалежно від підпорядкованості. Наприклад, наказ Мінздоровсоцрозвитку Росії від 12.04.2011 N 302н «Про затвердження переліків шкідливих та (або) небезпечних виробничих факторівта робіт, при виконанні яких проводяться обов'язкові попередні та періодичні медичні огляди (обстеження), та Порядку проведення обов'язкових попередніх та періодичних медичних оглядів(обстежень) працівників, зайнятих на важких роботах та на роботах зі шкідливими та (або) небезпечними умовами праці» стосується всіх організацій незалежно від підпорядкованості та форм власності.

Порядок підготовки, погодження та підписання наказів та розпоряджень практично ідентичний. Їхні проекти готують та вносять структурні підрозділи організації на підставі доручень директора школи, його заступників або в ініціативному порядку. Проекти наказів із кадрових питань готує кадрова служба на підставі відповідних подань.

Забезпечення якісної підготовки проектів наказів (розпоряджень) та їх узгодження із заінтересованими сторонами покладається на керівників структурних підрозділів, які готують та вносять проект.

Проекти наказів (розпоряджень) та додатків до них візуються виконавцем та керівником підрозділу, які внесли проект, керівниками підрозділів, яким у проекті передбачаються завдання та доручення, а також керівником служби ДОП та юридичної служби(юрисконсульт). Заперечення щодо проекту наказу (розпорядження), що виникають за погодженням, викладаються у довідці, що додається до проекту.

Якщо процесі узгодження до проекту наказу вносяться зміни принципового характеру, він підлягає передруку і повторному узгодженню.

Проекти наказів (розпоряджень), що подаються керівнику на підпис, візуються заступниками керівника відповідно до розподілу обов'язків.

Проекти наказів (розпоряджень) друкуються на стандартних бланках встановленої форми та доповідаються для підпису при необхідності з довідкою, яка має містити короткий виклад суті наказу, обґрунтування його необхідності, а також відомості про те, на підставі чого підготовлено проект та з ким погоджено. Датою наказу (розпорядження) є дата його підписання.

Проекти наказів (розпоряджень), підготовлені спільно з іншими організаціями, друкуються на стандартних аркушах паперу без бланка із зазначенням їх назв.

Накази нумеруються порядковою нумерацією у межах календарного року; накази щодо основної діяльності, за особовим складом та розпорядження нумеруються окремо.

Копії наказів (розпоряджень) або їх розмножені екземпляри засвідчують печаткою служби ДОП та надсилають адресатам відповідно до покажчика розсилки, що складається та підписується виконавцем. Копія обов'язково надсилається також виконавцю та до служби ДОП.

Наказ (розпорядження) друкується на бланку встановленої форми та має такі реквізити:

Найменування організації.

Найменування виду документа – наказ (розпорядження).

Дата та номер - зазначені реквізити друкуються центрованим способом.

Дата оформляється цифровим чи словесно-цифровим способом; номер складається із знака "N" та порядкового номера наказу, наприклад: 15 червня 2018 р. N 21; 15.06.2018 N 21.

Заголовок повинен стисло і точно відображати зміст тексту наказу. Наприклад: Про відрядження працівників Департаменту освіти до...

Крапка наприкінці заголовка не ставиться. Заголовок, що складається з двох і більше рядків, друкується жирним шрифтом через 1 міжрядковий інтервал.

Заголовок до документів, оформлених на бланках з поздовжнім розташуванням реквізитів, вирівнюється центром.

Розпорядження, зазвичай, заголовка немає.

Текст відокремлюється від заголовка 2-3 міжрядковими інтервалами і друкується шрифтом розміром N 13 через 1,5 інтервалу від лівої межі текстового поля та вирівнюється по лівій та правій межах текстового поля. Перший рядок абзацу починається на відстані 1,25 см від лівої межі текстового поля.

Текст наказу складається з 2 частин: констатуючої (преамбули) та розпорядчої.

У констатуючій частині коротко викладаються цілі та завдання, факти та події, що стали підставою для видання наказу. Вона може починатися словами "З метою", "Відповідно", "На виконання" і т.д. Якщо наказ видається виходячи з іншого документа, то констатуючої частини вказується найменування цього документа, його дата, номер і заголовок.

Преамбула у проектах наказів завершується словом «наказую».

Розпорядча частина повинна містити перерахування дій, що передбачаються, із зазначенням виконавця кожної дії та строків виконання. Розпорядча частина може ділитися на пункти та підпункти, що нумеруються арабськими цифрами. Дії однорідного характеру може бути перелічені одному пункті. Як виконавців зазначаються структурні підрозділи чи конкретні посадові особи. Останній пункт розпорядчої частини може містити відомості про підрозділ чи посадову особу, на яку покладається контроль за виконанням наказу.

Якщо наказ змінює, скасовує або доповнює раніше виданий документ або якісь його положення, то один із пунктів розпорядчої частини тексту повинен містити посилання на документ, що скасовується (пункт документа) із зазначенням його дати, номера та заголовка. Текст пункту має починатися словами "Визнати таким, що втратив чинність...".

До наказу не слід включати пункт "Наказ довести до відома...". Підрозділи (посадові особи), до відома яких наводиться наказ, вказуються в покажчику розсилки, який виконавець готує разом із проектом наказу.

Візи включають посади візуючих, особисті підписи, розшифрування підписів та дату.

Підпис складається з найменування посади особи, яка підписала документ, особистого підпису та розшифрування підпису (ініціали, прізвище).

Накази (розпорядження) підписує директор школи, а за його відсутності - особа, яка його заміщає.

Додатки до наказу підписуються керівником структурного підрозділу, який підготував проект. Підпис ставиться на звороті останнього аркуша додатка.

Спільні накази двох та більше організацій друкуються на стандартних аркушах паперу формату А4 (210 × 297 мм) без бланка.

При оформленні спільного наказу:

найменування організацій розміщуються одному рівні;

найменування виду документа - наказ - розташовується центровано;

дата спільного наказу - єдина, відповідає даті пізнішого підпису; розташовується центровано;

реєстраційний номер документа, складеного спільно двома і більше організаціями, складається з реєстраційних номерів документа кожної з цих організацій, що проставляються через косу в порядку вказівки авторів у документі;

підписи керівників організацій розташовуються нижче за текст на одному рівні.

Зразок оформлення наказу Муніципальна установа "Середня загальноосвітня школа N 1" НАКАЗ від 15.12.2018 N 69 ПРО ЗАТВЕРДЖЕННЯ ІНСТРУКЦІЇ З ДІЛОВИРОБНИЦТВА З метою вдосконалення організації діловодства та у зв'язку з ______ (підстава) наказую: 1. Затвердити та ввести в дію з 1 листопада 2019 року Інструкцію з діловодства у середньої загальноосвітньої школи N 1 (Додаток N 1 до цього наказу). 2. Визнати таким, що втратив чинність, наказ __________________________________. 3. Контроль за виконанням цього наказу покласти на ____________. Директор (підпис) (розшифрування підпису) Візи (на зворотному боці)

Постанови

При вирішенні найбільш значимих нормативно-правових питань органи державної влади у межах своєї компетенції видають ухвали як самостійні документи. Підготовка та оформлення реквізитів постанови аналогічні оформленню наказів та розпоряджень. У школах ухвалення постанов практично не зустрічається.

Положення, правила, інструкція

Положення, правила та інструкції підписуються керівником чи затверджуються наказом директора школи. Відповідно, затвердження оформляється у формі грифа затвердження або шляхом видання розпорядчого документа про їх затвердження. Гриф затвердження ставиться у верхньому правому кутку першої сторінки або титульного листадокумента, наприклад:

ЗАТВЕРДЖУЮ

Директор школи

(підпис) (розшифрування підпису)

25.01.2018

ЗАТВЕРДЖЕНО

наказом від 27.01.2018 N 12

Порядок підготовки проекту положення, правил та інструкції відповідає загальному порядкупідготовки проектів нормативно-правових актів

Текст проекту положення (правил, інструкції) друкується загальному бланку організації.

Текст викладається від третьої особи однини чи множини. У тексті використовуються слова: "повинен", "слід", "необхідно", "забороняється", "не допускається".

Заголовок до тексту положення (правил, інструкції) відповідає питанням " Про що?" (наприклад, «Положення про внутрішній контроль якості освітніх послуг», «Інструкція про порядок заповнення звітної документації», «Інструкція про організацію роботи зі зверненнями громадян»). Заголовок до інструкції, що містить посадові вимогита порядок проведення робіт, відповідає на запитання "Кому?" (наприклад, «Інструкція для інтерв'юерів щодо проведення соціологічного опитування в школах»).

Констатуючою частиною становища (правил, інструкції) служить розділ " Загальні засади " , у якому зазначаються підстави розробки, основне призначення нормативного акта і сфера його поширення, відповідальність порушення встановлених правил і технологій.

Основний текст положення (правил, інструкції) може поділятися на розділи, пункти та підпункти. Розділи повинні мати назви.

Глави нумеруються римськими цифрами. Нумерація пунктів та підпунктів проводиться арабськими цифрами.

Протокол

Протокол - документ, що містить послідовний запис ходу обговорення питань та прийняття рішень на зборах, нарадах, конференціях та засіданнях колегіальних органів.

Порядок підготовки та оформлення протоколів та рішень колегіальних органів встановлюється положеннями про ці органи або регламентами їх роботи.

Протокол складається на підставі записів, зроблених під час наради (засідання, колегії, педагогічної ради), представлених тез доповідей та виступів, довідок, проектів рішень та ін. не пізніше ніж за 15 днів до дати, передбаченої планом роботи колегіального органу. Довідки підписуються керівниками підрозділів-виконавців.

Записи під час засідання, збирання матеріалів та підготовка тексту покладається на секретаря колегіального органу або службу ДНЗ та співробітників підрозділів, які готували питання до обговорення. Текст протоколу має бути підготовлений не пізніше ніж за 3 дні з дня засідання. Проекти відповідних пунктів протоколу візуються підрозділом, відповідальним за підготовку.

Оригінали документів з питань, розглянутих на засіданні, направляються для підшивки у справу до підрозділу-виконавця разом із випискою із протоколу про прийняті рішення.

Копії протоколів засідань, копії порядку денного засідань та матеріалів до засідань знищуються за мінуванням потреби в них, причому копії протоколів - за актом.

На протоколі, що містить інформацію обмеженого поширення, проставляється позначка "Для службового користування".

Текст протоколу, як правило, складається з двох частин: вступної та основної.

У вступній частині оформляються такі реквізити:

Голова чи Головуючий

Секретар

Були присутні - список присутніх або відсилання до списку присутніх.

Порядок денний

Доповідачі щодо кожного пункту порядку денного

Основна частина протоколу складається з розділів, які відповідають пунктам порядку денного. Текст кожного розділу будується за схемою:

СЛУХАЛИ – ВИСТУПИЛИ – ПОСТАНОВИЛИ (ВИРІШИЛИ).

Допускається форма складання протоколу, за якої фіксуються лише прийняті ухвали (рішення) з відповідних питань.

Протокол підписується головуючим на засіданні та секретарем. Датою протоколу є дата засідання.

Протоколам надаються порядкові номери в межах календарного року окремо за кожною групою протоколів: протоколи засідань колегії, протоколи педагогічних, технічних, наукових та експертних порадта ін. Протоколи спільних засідань мають складові номери, що включають порядкові номери протоколів організацій, які брали участь у засіданні.

Номери постанов (рішень), прийнятих на засіданнях, складаються з номера протоколу, номера питання, що розглядається, на порядку денному та порядкового номера постанови (рішення) у межах питання.

Копії протоколів за необхідності розсилаються заінтересованим організаціям та посадовим особам відповідно до покажчика розсилки; покажчик складає та підписує відповідальний виконавець підрозділу, який готував розгляд питання. Копії протоколів засвідчуються печаткою служби ДОП.

Прийняті рішення доводяться до виконавців у вигляді виписок із протоколів, які оформлюються на відповідному бланку та засвідчуються печаткою служби ДОП.

Протоколи друкуються на стандартному бланку протоколу або загальному бланку організації формату А4.

Зразок оформлення протоколу Середня загальноосвітня школа №8 П Р О Т О К О Л ЗАСІДАННЯ ПЕДАГОГІЧНОЇ РАДИ від 10.02.2018 N 7 Голова _____________________________ Секретар ________________________________ Були присутні: 35 осіб (список додається) ПОРЯДОК ДЕННИЙ: 1. Про підсумки роботи в галузі охорони праці в школі у 2017 році та завдання на 2018 рік. Доповідь спеціаліста з охорони праці О.О. Іванова. 2. Про... 1. СЛУХАЛИ: Іванова А.А. - текст доповіді додається ВИСТУПИЛИ: Петров П.П. - короткий запис виступу Сидоров С.С. - короткий запис виступу ПОСТАНОВИЛИ: 1.1. Роботу в галузі охорони праці у школі у 2017 році визнати задовільною. 1.2. Схвалити проект плану основних заходів у галузі охорони праці у школі на 2018 рік. 1.3. ... 2. СЛУХАЛИ: ВИСТУПИЛИ: ПОСТАНОВИЛИ: Головуючий (підпис) (розшифрування підпису) Секретар (підпис) (розшифрування підпису)

Службові листи

Службові листи за змістом та призначенням поділяються на інструктивні, гарантійні, інформаційні, листи-запити, листи-повідомлення, листи-додатки, листи-відповіді та ін.

Текст листа зазвичай складається з двох частин. У першій частині викладається причина, підстава або обґрунтування складання листа, наводяться посилання на документи, що є підставою для підготовки листа. У другій частині, що починається з абзацу, містяться висновки, пропозиції, прохання, рішення тощо.

Службові листи готуються:

як відповіді про виконання доручень вищих органів;

як виконання доручень вищих органів;

Як супровідні листи;

як відповіді на запити різних організацій та приватних осіб;

Як ініціативні листи.

Терміни підготовки листів у відповідь встановлюються резолюцією керівника на підставі наявних термінів виконання доручень, запитів або за рішенням автора резолюції.

Тексти листів у відповідь повинні точно відповідати завданням, зафіксованим у резолюції керівника. Строки підготовки ініціативних листів визначаються керівниками структурних підрозділів.

Службові листи друкуються на стандартних бланках формату А4 чи А5.

При оформленні листа на двох і більше сторінках друга та наступні сторінки нумеруються посередині верхнього поля аркуша арабськими цифрами.

Текст службового листа, як правило, має стосуватися одного питання або кількох питань, якщо вони взаємопов'язані та розглядатимуться в одному структурному підрозділі організації адресата.

Текст листа викладається від 3-ї особи однини.

Наприклад:

"Міністерство освіти Російської Федерації вважає...", " Пенсійний фондРосійської Федерації розглянув..."

Якщо лист оформлений на бланку посадової особи, то його текст викладається від однієї особи однини: "прошу...", "направляю...".

Датою листа є дата його підписання.

Право підпису службових листів встановлюється відповідними положеннями, регламентами, інструкціями. У названих документах має бути передбачено порядок підписання листів за відсутності керівних посадових осіб.

Посадові інструкції

Посадова інструкція є основним організаційно-правовим документом, що визначає завдання, функції, обов'язки, права, відповідальність працівників та пред'являються до них кваліфікаційні вимоги. Складається за кожною штатною посадою, носить знеособлений характер та оголошується працівнику під розписку під час ув'язнення трудового контракту(Договору), в т.ч. при переміщенні на іншу посаду, а також за тимчасового виконання обов'язків по посаді.

У посадовій інструкції вказують найменування освітньої організації, конкретної посади, реквізити погодження та затвердження.

Найменування посад працівників у посадових інструкціяхповинні відповідати номенклатурі посад працівників шкіл.

Основним нормативним правовим документом при розробці посадових інструкцій працівників шкіл є наказ МОЗсоцрозвитку РФ від 26.08.2010 N 761н (ред. від 31.05.2011) "Про затвердження Єдиного кваліфікаційного довідникапосад керівників, спеціалістів та службовців, розділ "Кваліфікаційні характеристики посад працівників освіти".

Посадова інструкція складається з чотирьох основних розділів:

Загальні положення;

Обов'язки;

Права;

Відповідальність.

У розділі "Загальні положення" вказують:

Рівень освіти та додаткової професійної підготовки працівника, необхідний для виконання передбачених посадових обов'язків;

Вимоги до стажу роботи за фахом;

Основні вимоги до працівника щодо спеціальних знань та професійних навичок, а також знань нормативно-правових документів, методичних матеріалів, методів та засобів, що застосовуються при виконанні посадових обов'язків;

Основні організаційно-правові документи, на підставі яких працівник здійснює службову діяльність та реалізує свої повноваження;

Перелік структурних підрозділів та (або) окремих посад працівників, безпосередньо підпорядкованих йому по службі (якщо такі є);

Порядок заміщення працівника та виконання посадових обов'язків у разі його тимчасової відсутності.

До розділу можуть бути включені інші вимоги та положення, що конкретизують та уточнюють статус працівника та умови його діяльності.

У розділі "Посадові обов'язки" зазначають обов'язки працівника з урахуванням завдань та функцій конкретного структурного підрозділу освітньої організації з докладним викладом основних напрямів його трудової діяльності. Перелік посадових обов'язків може бути доповнено або скорочено залежно від зовнішніх та внутрішніх умов діяльності освітньої організації.

У розділі "Права" наводять список прав працівника. Допускається конкретизувати ті чи інші права з урахуванням специфіки посадових обов'язків, які виконує працівник.

У розділі "Відповідальність" вказують міру відповідальності працівника за недотримання трудових обов'язків. У цьому розділі також вказують, як матеріально відповідальна особа несе відповідно до законодавства РФ матеріальну відповідальність за шкоду, заподіяну організації. До розділу можуть бути включені інші пункти, які уточнюють та конкретизують відповідальність працівника.

Невід'ємною частиною посадової інструкції є лист ознайомлення. Допускається розміщення позначки про ознайомлення працівника з інструкцією на аркуші посадової інструкції. У разі відповідна відмітка повинна обов'язково включати дату і підпис працівника.

Гриф затвердження посадової інструкції розміщують у правому верхньому кутку документа. Посадова інструкція затверджується керівником організації або документом, що спеціально видається (наказом або розпорядженням). При затвердженні документа посадовцем гриф затвердження документа повинен складатися зі слова ЗАТВЕРДЖУЮ (без лапок), найменування посади особи, яка затверджує документ, його підписи, ініціалів, прізвища та дати затвердження.

ЗАТВЕРДЖУЮ

Директор школи N 1

________________ (підпис)

Петров І.І.

23.01.2018

При затвердженні посадової інструкції наказом або розпорядженням гриф затвердження складається зі слова ЗАТВЕРДЖЕНО, найменування документа, що затверджує, в орудному відмінку, його дати, номера. Наприклад:

ЗАТВЕРДЖЕНО

наказом (найменування освітньої організації)

від 23.01.2018 N 18

Затверджену посадову інструкцію нумерують, шнурують, засвідчують печаткою організації та зберігають у відділі кадрів відповідно до встановленого порядку ведення діловодства. Для поточної роботиз оригіналу посадової інструкції знімають засвідчену копію, яку видають працівнику та керівнику відповідного структурного підрозділу організації.

Примітка. Зразки посадових інструкцій працівників шкіл та інших освітніх організацій можна завантажити з сайту http://сайт (розділ «Документи», підрозділ «Посадові інструкції»).

Заяви

Під заявою розуміється адресований посадовій особі документ, що містить будь-яке прохання громадянина (наприклад, про прийом на роботу, про надання відпустки тощо), а також повідомлення про порушення законів та інших нормативно-правових актів, недоліки у роботі державних органів, органів місцевого самоврядуваннята посадових осіб.

Заява є офіційним документом, тому при її складанні та обробці рекомендується дотримуватись ГОСТ Р 7.0.97-2016. Однак слід враховувати, що вимоги стандарту мають рекомендаційний характер і, крім того, важко вимагати від заявників (якщо вони не є працівниками організації) дотримання всіх правил оформлення заяви. Вони можуть знати точного найменування організації, прізвищ посадових осіб, найменування їхніх посад тощо., тому неправильно оформлене заяву - це привід відмовлятися від його розгляду.

Залежно від призначення заява пишеться у вільній формі або за встановленою формою та зазвичай адресується конкретній посадовій особі.

Реквізитами заяви є:

Адресат;

Адреса заявника (домашня адреса, телефон). Якщо заява передається від працівника організації, то замість адреси вказується його посада та підрозділ, у якому він працює;

Вид документа (заява);

Дата;

Текст заяви;

Додаток (за наявності);

Підпис заявника.

Як правило, текст заяви починається з суті питання та звернення (прошу перекласти..., прошу перевірити стан...), потім йде деталізація порушеного питання. Форма викладу вільна. Іноді першому місці то, можливо преамбула, з викладом історії та суті справи, посиланнями на нормативно-правові акти та інших.

Текст заяв з однотипних повторюваних питань (наприклад, кадрових) може бути типовим.

Заява може мати додатки (наприклад, до заяви про прийом на роботу додаються оригінали або копії документів про освіту, анкета, автобіографія та ін.).

Заява підписується автором і передається (надсилається) для ухвалення рішення. Рішення керівництва виражається резолюцією. Заява з резолюцією є підставою для видання наказу (наприклад, з кадрових питань) чи іншого документа (листи автору про прийняття рішення, довідки про стан порушеного автором питання, наказу про проведення експертизи, перевірки тощо).

З метою економії часу, підвищення якості заяв та ефективності роботи з ними використовуються типові бланкита зразки заяв. Як приклад можна навести зразок заяви про прийом дитини до школи.

Зразок заяви про прийом дитини до школи

Обліковий номер ________	Директору МБОУ
	_________________________
	(прізвище ім'я по батькові)
	від батька (законного представника)
	(непотрібне закреслити)
	мешкаючого за адресою: _____________
	Телефон _____________________________
	Паспорт серія ___________ N _________
	Виданий (ким і коли)__________________

ЗАЯВА

Прошу прийняти мою дитину (сина, дочку) _________________________________________

__________________________________________________________________________________

(прізвище ім'я по батькові)

у 1 клас Вашої школи.

Дата народження дитини _________________ Громадянство _______________________________

Відвідував дитячий садок(найменування ДОП) ____________________________________________

Ознайомлений(а) з статутними документамишколи: Статут, освітні програми, свідоцтво про акредитацію, ліцензія на право ведення освітньої діяльності

_________________ (підпис)

«______» _____________20____ р.

Відомості про батьків (законних представників):

Мати: П.І.Б. ______________________________________________________________________

Місце роботи: _____________________________________________________________________

Посада: ________________________________________________________________________

Телефон мобільний): ______________________________________________________________Див Постанова Уряду РФ від 08.08.2013 N 678 "Про затвердження номенклатури посад педагогічних працівників організацій, які здійснюють освітню діяльність, посад керівників освітніх організацій".