Обов'язки кадровика організації. Ведення кадрового діловодства

Кадрове діловодство компанії займається інспектор відділу кадрів, інакше кажучи, інспектор з кадрів або кадровик. Постановою Міністерства праці від 21 серпня 1998 року детально окреслено його повсякденні обов'язки. При цьому спеціалізований єдиний довідникза кваліфікацією вказує близько 15 професій, які орієнтуються посадову інструкцію кадровика. У ній чітко визначено межі взаємодії з кадрами, основні обов'язки, вимоги та функції, а також правила та порядок ведення документації. Незважаючи на те, що це є його головним і основним завданням, він може також брати участь у вирішенні інших завдань в управлінні співробітниками. Все залежить від тих вимог, які висуває фахівцю та чи інша організація, де він здійснює свою робочу діяльність.

Посадові вимоги до кадровика

Кадровиком можна назвати спеціаліста відділу кадрів, інспектора з кадрів, начальника відділу кадрів, а так само тією чи іншою мірою пов'язати ще десяток професій з цією назвою. Але незважаючи на загальну спрямованість у роботі з документами персоналу, є суттєві відмінності. Давайте розглянемо їх.

Вимоги до фахівця готелю кадрів

Посадова інструкціяспеціаліста відділу кадрів розробляється начальником кадрової служби. А затверджується вже найвищим керівництвом організації. У ній чітко прописуються посадові обов'язки, повноваження, функції спеціаліста, вказується внутрішній розпорядок організації. Фахівцем може стати особа, яка має достатню професійну підготовку, річний досвід роботи та наявність необхідної освіти.

Оскільки дана спеціальність передбачає доступ до конфіденційної інформації, співробітник несе відповідальність за свої дії. І в тому випадку, якщо його дії завдали шкоди компанії, він відповідатиме відповідно до чинного законодавства.

Спеціаліст відділу кадрів вирішує такі завдання:

• Оформлення документації під час прийому чи звільнення кадрів, переведення їх у інші штатні одиниці у відповідність із трудовим кодексом і наказом керівників.
• Облік роботи та зміна будь-яких даних співробітників усіх рівнів відповідно до документальних стандартів та внесення цих змін до баз даних персоналу.
• Збір даних щодо атестації чи підвищення рівня кваліфікації.
• Управління механізмом заохочення та покарання.
• Ведення особових справ працівників, збирання персональної інформації.
• Оформлення трудових книжок та договорів.
• Розробка графіка та моніторинг його виконання.
• Визначення відпускних періодів та моніторинг за їх виконанням.
• Веде документацію для архіву.

Вимоги до інспектора з кадрів

До посадових обов'язків входить:

• Ведення документації щодо прийняття та звільнення співробітників, зміни посад.
• Ведення особових справ персоналу, внесення змін та додаткових даних.
• Оформлення трудових книжок та їх зберігання.
• Робота з лікарняними, відпустками та виплатами допомоги. Моніторинг за їх дотриманням.
• Обробка документації для нарахування пенсії, трудових посібників та компенсацій.
• Внесення змін щодо даних про персонал до бази даних.
• Виявлення можливих проблему колективі та причин «плинності» кадрів.
• Робота із архівом.

З першого погляду відмінностей спеціальності «інспектор з кадрів» від професії «фахівець з кадрів» мало. Але вони є: на цю посаду може бути прийнята особа, яка має середню освіту. Трудовий стаж не є однією з основних вимог і може не враховуватися зовсім.

До обов'язків інспектора входить підбір кадрів на відкриті вакансії згідно з висунутими професійними вимогами.

Вимоги до начальника відділу кадрів

Обіймати керівну посаду можливо лише за наявності вищої освіти та досвіду роботи на подібній посаді не менше трьох років. На посаду начальника призначається людина за наказом вищого керівника. Після цього він залишається підзвітним безпосередньо лише керівнику компанії. Його діяльність проходить суворо у межах внутрішнього статуту організації, трудового кодексу, громадянського правата інших нормативно-правових документівспираючись на посадову інструкцію.

Посадові обов'язки:

• Розробка та моніторинг дотримання кадрової політикиорганізації.
• Здійснення моніторингу за необхідністю поновлення робочого персоналу.
• Управління штатними одиницями відповідно до наявних повноважень.
• Проведення атестації та аналізу її підсумків.
• Удосконалення вже існуючих механізмів звільнення, прийому на роботу або пересування кадрів на інші посади.
• Вдосконалення системи взаємодії між кадрами.
• Контролює виконання співробітниками відділу кадрів своїх обов'язків.
• Моніторинг за виконанням нагород та заохочень.
• Здійснення заходів для встановлення трудової дисципліни, підвищення рівня мотивації працівників до їхньої безпосередньої робочої діяльності.

Керівник відділу кадрів готує та займається перевіркою службової інформації, яка призначена вищому керівництву. Також, у його компетенції проведення консультацій у відповідність до направленням своєї посади. Про Високий рівень підготовки начальника відділу кадрів говорить його знання нормативно-правових документів РФ, різних методик для оцінки роботи персоналу, розуміння структури організації, знання вимог щодо заповнення та оформлення документації, існуючих трудових нормативів. Інструкція, в якій прописані всі посадові обов'язки начальника відділу кадрів, інспектора та спеціаліста у роботі з кадрами, складається за зразком для кожної категорії. І підписується у процесі оформлення на роботу.

Для того щоб влаштуватися на посаду кадровика необхідно:

• Надати все необхідні документи, в залежності від обраної посади, включаючи: диплом про наявність необхідної освіти, документи, що підтверджують трудовий стаж та інше.
• Заповнена заява на зразок.

Згідно загальному зразкупосадовій інструкції, кадровик належить до фахівців. Його призначення чи звільнення з посади відбувається на підставу наказу генірального директора організації за поданням безпосереднього начальника.

Раніше у статті нами були розглянуті вимоги, які пред'являються претендентам на кожну можливу посаду. Залежно від категорії (інспектор, фахівець чи начальник), прийому працювати безпосередній начальник стежить їх відповідністю.

У тому випадку, якщо кадровик тимчасово не може виконувати свої обов'язки, то вони будуть виконуватися замісником.

Кадровик повинен знати наступне:

• Правові та законодавчі документи, що будь-що стосуються трудового процесу, процесу ведення та управління особовими справами співробітників, оформлення пенсій, ведення трудових книжок та укладання трудових договорів
• Структуру підприємства міста і методи взаємодії персоналу всередині неї.
• Чинне трудове законодавство.
• Правила роботи з кадрами та підготовки звітності.
• Правила ведення персональних даних працівників.
• Порядок ведення пенсій, відпусток, нарахування пільг, компенсацій та ін.

У відповідність до законодавства, Положення про відділ кадрів безпосередньої самої організації, її статутами, внутрішнім розпорядком, наказами керівництва та посадової інструкції, здійснюється діяльність кадровика.

Відповідно до існуючих та встановлених основних обов'язків та прав, прописаних у Постанову Міністерства праці від 21 серпня 1998 року, в організації складається посадова інструкція для займаних посад. У ній можуть бути внесені додаткові пункти про переробку або умови відпустки, графік, Додаткові вимогита інші важливі умови.

Розробкою інструкції займається вище керівництво організації, його заступники чи безпосередні начальники кадровиків. У процесі вона узгоджується з юристами, підписується та набирає чинності.

Ось приклад зразка посадової інструкції, на основі якого в організації може бути складений свій варіант:

Як видно з інструкції, кадровий фахівець повинен не лише займатися підбором та розстановкою працівників, а й іншими видами діяльності.

Не менш важливим пунктом, який необхідно вказувати в інструкції, є права працівника.

І не менш важливим розділом є відповідальність фахівця, оскільки він веде роботу посередньо з особистими справами та має конфіденційну інформацію.

Права спеціаліста відділу кадрів

При складанні інструкції це важливий пункт, який категорично не можна опускати. Не дивлячись на те, що узгодження складеної посадової інструкції з представницькими органами захисту персоналу не передбачено законодавством РФ, твердження зазвичай проходить з юридичним відділомщоб уникнути порушення прав співробітників.

Кадровик має такі права:

• Знайомитись з існуючою документацією та рішеннями керівників компанії, що стосуються безпосередньо його діяльності.
• Мати доступ до інформації, яка потрібна на виконання його трудових обов'язків.
• Висувати пропозиції щодо поліпшення роботи та умов, безпосередньо пов'язаних з виконанням його діяльності.
• Одержувати повною мірою якісну організацію технічних та інформативних умов виконання обов'язків.

Відповідальність спеціаліста відділу кадрів

Кадровик несе відповідальність у відповідність до законодавства Росії за порушення своїх прямих обов'язків:

• У разі невиконання або неякісного виконання своїх безпосередніх обов'язків.
• У разі порушення інструкцій та розпоряджень організації, трудового розпорядку та належної дисципліни.
• У разі порушення комерційної таємниці чи розголошення особистих даних персоналу.

Керівник компанії або начальник відділу кадрів, завданням якого є регулювання діяльності відділу кадрів, може бути притягнутий до відповідальності і за:

• Відсутність оформлених договорів із співробітниками.
• Відсутність особових справ.
• Відсутність складеного графіка відпусток.
• Відсутність документації з охорони трудової діяльності.

Особливості професії, з якими стикається кадровик

Кадровик, незважаючи на великий перелік своїх обов'язків, насамперед займається веденням документації в тій чи іншій організації. Це накази, трудові договори, положення, заяви працівників, ведення військового обліку, Пенсійного, пільгового і т.д.

З якими особливостями стикається фахівець, який обіймає цю посаду?

До позитивних можна віднести:

• Режим праці. У поодиноких випадках можуть виникнути переробки. Здебільшого, це стандартний графік із фіксованими звичними вихідними (суботою та воскресінням), а також неробочими днями у державні свята. Найчастіше робота з 9:00 до 18:00, що включає перерву на обід.
• Стабільний соціальний пакет, що включає всі необхідні виплати.

У маленьких організаціях можуть бути порушені права співробітників, відсутній соцпакет або офіційне оформлення. Тому, при влаштуванні на роботу, віддавати перевагу потрібно лише перевіреним компаніям, які дбають про своїх працівників.

• Паперова робота без особливої ​​рухливості.
• Можливість кар'єрного ростута високої заробітної плати.
• Робота в офісі.

До негативних слід зарахувати такі:

• Крім безпосередніх обов'язків, великий обсяг додаткових, не завжди безпосередньо пов'язаних із спеціальністю.
• Знаходження між співробітниками та начальством. Це може бути мінусом у разі, коли доводиться вирішувати негативні ситуації.
• Для когось паперова робота в офісі видасться мінусом.
• Монотонність.
• Можлива поява розбіжностей у роботі з бухгалтерією.
• Відповідальність у разі непорядності прийнятого працівника.

Співробітник відділу кадрів постійно стикається з новими людьми, і повинен мати комунікативні навички, вміти організовувати людей і свою роботу, бути доброзичливими і при цьому володіти сучасними способамиоцінки персоналу Він повинен мати навички взаєморозуміння, і засновувати свою роботу на взаємній співпраці. До того ж, у своїй діяльності кадровик постійно стикається із взаємодіями із сторонніми організаціями. Такими як Пенсійний фонд, Державна інспекціяпраці та іншими).

Компетенція фахівця даної галузі також залежить від його вміння користуватися технікою та засобами автоматизації.

Висновок

Підбиваючи підсумки, можна сказати, що професія кадровика — значуща і важлива у сформованому. сучасному світі. Він займається як підбором персоналу для компанії, а й великим обсягом документації. В основному ця робота пов'язана саме з нею: ведення архіву, особистих справ, документальне оформленняприйому, звільнення та пересування на інші посади співробітників, військовий облік, оформлення пенсії, відпусток та графіків. Ця професія підійде тим, кому до вподоби неактивна робота в затишному офісі.

Незважаючи на це, посада спеціаліста у відділі кадрів має на увазі такі навички: комунікабельність, доброзичливість, наявність організаторських здібностей, гарне знання законодавства, яке тією чи іншою мірою стосується трудового діловодства.

У відділі кадрів також є вибір вакансій: інспектор, спеціаліст та начальник. Кожна передбачає свій рівень певних навичок та якостей. Наприклад, начальником може стати лише претендент, який має вищу освіту і має стаж роботи на подібній посаді. Без досвіду можна стати інспектором, а далі просуватися кар'єрними сходами.

Як і будь-який інший спеціальності, для кадровика існує встановлений зразок посадової інструкції, на підставу якої різні організації затверджують свої. При цьому в них зазначаються додаткові умови в залежності від детальності компанії, вимоги до професії та зобов'язання. Також в них прописані всі права працівника, відповідальність і умови співпраці.

У даному відео ви можете ознайомитися з особливостями професії кадрового фахівця, і, можливо, дізнатися про щось нове, що не було розглянуто в статті:

Посадова інструкція спеціаліста відділу кадрів регламентує трудові відносини. Документ встановлює відповідальність, права, функціональні обов'язкипрацівника, порядок його підпорядкування, заняття та звільнення з посади, вимоги до навичок, освіти.

Інструкцію готує керівник підрозділу організації. Стверджує генеральний директор.

Зразок типової посадової інструкції спеціаліста відділу кадрів

І. загальні положення

1. Спеціаліст відділу кадрів належить до категорії «фахівці».

2. Спеціаліст відділу кадрів безпосередньо підпорядковується начальнику відділу кадрів/генеральному директору установи.

3. На посаду спеціаліста відділу кадрів призначається особа, яка має вищу професійну освіту, досвід роботи на аналогічній посаді не менше одного року

4. Призначення чи звільнення з посади спеціаліста відділу кадрів здійснюється наказом генерального директораустанови.

5. У період відсутності спеціаліста відділу кадрів його права, відповідальність, функціональні обов'язки переходять до іншого посадовій особі, що повідомляється у наказі з організації.

6. Спеціаліст відділу кадрів повинен знати:

• кадрову політику організації;
• організаційно-штатну структуру установи;
• методи підбору, оцінки кадрів;
• основи цивільного, трудового законодавства РФ;
• умови ринку праці;
• правила укладання та оформлення договорів;
• норми ділового етикетута спілкування;
• основи поводження з базами даних, засобами автоматизації обліку;
• правила нарахування пільг, компенсацій, оформлення пенсій працівникам;
• правила охорони праці, протипожежного захисту, техніки безпеки;
• звітні документи, встановлені в установі.

7. Спеціаліст відділу кадрів керується у своїй діяльності:

• даною посадовою інструкцією;
• наказами та розпорядженнями керівництва;
• правилами внутрішнього трудового розпорядку, іншими керівними актами установи;
• законодавчими актами РФ;
• Статутом організації.

ІІ. Посадові обов'язки спеціаліста відділу кадрів

Спеціаліст відділу кадрів виконує такі посадові обов'язки:

1. Приймає, перекладає, звільняє працівників у межах вимог трудового законодавства, положень наказів керівника установи, іншої встановленої документації з управління персоналом.

2. Враховує особовий склад організації, його підрозділів відповідно до уніфікованими формамипервинної облікової документації

3. Збирає матеріали для атестаційних, кваліфікаційних, конкурсних комісій.

4. Представляє співробітників до заохочення та стягнення.

5. Створює та веде особисті справи співробітників. Доповнює їх відомостями відповідно до трудової діяльності персоналу.

7. Вносить записи до трудових книжок співробітників установи. Забезпечує їх облік та зберігання.

8. Готує, видає довідки про справжню та минулу трудову діяльність працівників.

9. Підраховує робочий стаж працівників.

10. Оформляє картки пенсійного страхування, інші документи для нарахування пенсій, пільг, компенсацій працівникам установи та їхнім сім'ям.

11. Веде інформаційні бази якісного, кількісного складу співробітників, слідкує за їх поповненням, своєчасним оновленням.

12. Враховує відпустки працівників, контролює складання, дотримання графіків відпусток.

13. Вивчає причини звільнення персоналу, бере участь у підготовці заходів щодо зниження їхньої кількості.

14. Збирає документи для їх здачі до архівів на зберігання.

15. Розробляє та реалізує заходи щодо нерозголошення, збереження комерційної таємниці установи, персональних даних співробітників організації.

16. Виконує посадові обов'язки понаднормово у порядку, передбаченому законодавством РФ про працю.

17. Підготовка звітної документації.

18. Контролює виконання вимог робочої дисципліни, трудового розпорядку у підрозділах установи.

ІІІ. Права

Спеціаліст відділу кадрів має право:

1. Візувати документи у межах своєї компетенції.

2. Представляти інтереси організації у порядку.

3. Повідомляти безпосереднього керівника про виявлені недоліки в роботі установи, пропонувати заходи щодо їх усунення.

5. Самостійно приймати рішення у межах своєї компетенції.

6. Здійснювати комунікацію зі співробітниками структурних підрозділіворганізації з кадрових та суміжних питань.

7. Не виконувати посадові обов'язки у разі виникнення небезпеки для життя чи здоров'я.

8. Отримувати відомості про рішення керівництва організації щодо діяльності відділу кадрів та роботи з кадрами.

9. Вимагати від керівництва формування умов збереження документів, матеріальних цінностей, виконання службових обов'язків.

10. Направляти на адресу керівництва пропозиції щодо вдосконалення своєї діяльності та роботи організації.

11. Отримувати необхідну інформацію для виконання своїх функціональних обов'язків.

12. Пропонувати для розгляду пропозиції про стягнення, заохочення працівників після погодження з безпосереднім начальником.

ІV. Відповідальність

Спеціаліст відділу кадрів несе відповідальність за:

1. Несанкціоноване керівництвом уявлення інтересів організації.

2. Порушення вимог керівних документівустанови.

3. Якість ведення кадрового діловодстваорганізації.

4. Порушення норм ділового етикету, спілкування.

5. Неправомірне поводження з комерційною таємницею, особистою інформацією, розголошення конфіденційних даних.

6. Неналежне виконання своїх функціональних обов'язків.

7. Наслідки своїх дій, самостійних рішень.

8. Завдання збитків організації, її співробітникам, державі, контрагентам.

9. Порушення протипожежного захисту, положень правил внутрішнього трудового розпорядку, трудової дисципліни, норм техніки безпеки.

Повсякденні обов'язки кадровика регламентовані Мінпрацею РФ у постанові від 21.08.1998 р. У ньому детально зазначені зони відповідальності спеціаліста, межі субординації, розглянуто нормативно-правову базу, необхідну співробітнику відділу кадрів, порядок здачі та ведення документації. Єдиний кваліфікаційний довідник визначає 17 професій, які під час виконання службових обов'язків орієнтуються на посадову інструкцію кадрового працівника. Структура відділу, регулюючого діяльність співробітників, відбито у відповідному Положенні « Про відділ кадрів».

Спеціаліст відділу кадрів – посадові обов'язки

Посадовою інструкцією спеціаліста відділу кадрів встановлено порядок трудових взаємин, діапазон відповідальності, покладені на працівника функції, що висуваються щодо нього вимоги, необхідний рівень освіти та підпорядкованість. До фахівців зараховується особа з достатньою професійною підготовкою, освітою та досвідом не менше 12 місяців.

За розробку та зміст інструкції відповідає начальник кадрової служби, а затверджується керівником компанії. У ньому відображаються всі посадові обов'язки спеціаліста відділу кадрів. Їх склад, правила виконання, повноваження деталізовані розпорядчими актами підприємства, правилами внутрішнього розпорядку, федеральними та регіональними нормативами. Вони полягають у виконанні наступних завдань:

• документальне оформлення прийому та звільнення співробітників, перекладу персоналу на інші штатні одиниці згідно з нормами ТК РФ та розпорядженням керівництва;
• облік діяльності та зміни особистих даних працівників усіх рівнів – від директора до сторожа – відповідно до стандартів облікових документів із внесенням змін до інформаційних баз;
• збір даних для атестації та підвищення кваліфікації;
• розробка механізму заохочення та стягнення;
• складання та ведення особових справ, збір та обробка персональних даних;
• оформлення трудових книжок – внесення записів, реєстрація, облік та зберігання;
• формування виробничого стажу;
• моніторинг відпусток та контроль за виконанням графіка;
• своєчасний відбір документації для архіву та його оформлення;

Діяльність кадрового фахівця передбачає доступ до конфіденційних даних особистим справамкомерційної таємниці. Якщо дії співробітника завдали майнової чи фінансової шкоди організації, вона буде притягнута до відповідальності за законодавчими нормами.

Фахівець з кадрів може виконувати свої посадові обов'язки понаднормово. Відповідно до ст. 152 ТК РФ понаднормова ставка встановлюється підприємством.

Інспектор з кадрів – посадові обов'язки

Як значиться в Єдиному кваліфікаційному довіднику, на посаду інспектора з кадрів розглядаються претенденти на середню освіту, наявність професійного стажу не має значення. Весь обсяг посадових обов'язків інспектора з кадрів визначено у внутрішньої інструкції. До нього входить виконання діловодних завдань:

Крім діловодства обов'язки інспектора з кадрів передбачають і підбір співробітників на вакансії відповідно до професійними вимогамита рівнем комунікабельності. Кадровик розміщує оголошення в пресі, інтернет-порталах, передає заявку до центру зайнятості, проводить співбесіду. У його завдання входить не просто підібрати професіонала, а знайти людину, яка легко увійде до колективу і не стане джерелом конфліктів. Керівництвом може бути передбачено обов'язок інспектора з проведення конкурсу серед претендентів. Відбіркові заходи та контроль проходження перебувають у компетенції кадровика.

Посадові обов'язки начальника відділу кадрів

Керувати кадровиками може лише співробітник із дипломом про вищій освіті, який відпрацював на аналогічній посаді не менше 3-х років. Його кандидатура визначається лише керівником компанії. Керівна діяльність складає основі внутрішнього статуту підприємства, суворо рамках російського трудового і цивільного права і відповідно до посадової інструкцією кадрового працівника. Підзвітний керівник ОК лише вищому керівництву компанії.

У посадові обов'язки начальника відділу кадрів ставиться в провину наступне:

• розробка положення про кадрову політику;
• оцінка потреби організації у оновленні персоналу;
• управління штатом відповідно до повноважень та компетенції;
• методико-інформаційне забезпечення атестації, організація та аналіз її підсумків;
• налагодження процесів переведення, звільнення чи прийому персоналу;
• корекційна діяльність;
• регулярний моніторинг виконання спеціалістами відділу кадрів посадових обов'язків;
• контроль виконання наказів про нагородження та заохочення.

До посадових обов'язків кадровика-начальника входить реалізація заходів щодо встановлення робочої дисципліни, підвищення мотивації колективу. Керівник займається підготовкою, затвердженням службової інформації, призначеної директору. У компетенції начальства – консультації персоналу щодо поточних кадрових питань.

Про професійний рівень керівника ОК свідчить знання трудового та цивільного законодавства РФ, методик оцінки працівників, структури підприємства, вимог до оформлення документів, нормативів пожежної безпеки та охорони праці.

Інструкція з обов'язками кадровика – начальника, інспектора чи фахівця – підписується претендентом на прийом на роботу. Документ складається для кожної категорії працівників за стандартним зразком.

У посадовій інструкції конкретизується обсяг обов'язків та робіт, які має виконувати особа, яка обіймає певну посаду. Посадова інструкція відповідно до Загальноросійським класифікаторомуправлінської документації, або ОКУД, ОК 011-93 (утв. Постановою Держстандарту від 30.12.1993 № 299) віднесено до документації щодо організаційно-нормативного регулювання діяльності організації. До групи таких документів поряд із посадовою інструкцією зараховано, зокрема, правила внутрішнього трудового розпорядку, положення про структурний підрозділ, штатний розпис.

Чи обов'язкова посадова інструкція?

ТК РФ не зобов'язує роботодавців складати посадові інструкції. Адже у трудовому договорі з працівником завжди має бути розкрито його трудову функцію (робота за посадою відповідно до штатним розкладом, Професії, спеціальності із зазначенням кваліфікації або конкретний вид доручається йому роботи) (ст. 57 ТК РФ). А тому й притягнути роботодавця до відповідальності за відсутність посадових інструкцій не можна.

У той самий час саме посадова інструкція зазвичай є документом, у якому трудова функція працівника конкретизується. Інструкція містить перелік посадових обов'язків працівника з урахуванням особливостей організації виробництва, праці та управління, прав працівника та його відповідальності (Лист Роструда від 30.11.2009 № 3520-6-1). Понад те, у посадовій інструкції зазвичай як розкривається трудова функція працівника, а й наводяться кваліфікаційні вимоги, які пред'являються до посади або виконуваної роботи (Лист Роструда від 24.11.2008 № 6234-ТЗ ).

Наявність посадових інструкцій спрощує процес взаємодії працівника та роботодавця з питань утримання трудовий функції, правий і обов'язків працівника і вимог, що висуваються щодо нього. Тобто всіх тих питань, які часто виникають у взаєминах як з працівниками, що діють, так і знову прийнятими, а також з претендентами на певну посаду.

Роструд вважає, що посадова інструкція необхідна на користь як роботодавця, і працівника. Адже наявність посадової інструкції допоможе (Лист Роструда від 09.08.2007 № 3042-6-0):

• об'єктивно оцінити діяльність працівника у період випробувального терміну;
• обґрунтовано відмовити у прийомі на роботу (адже в інструкції можуть бути додаткові вимоги, пов'язані з діловими якостямипрацівника);
• розподілити трудові функції між працівниками;
• тимчасово перевести працівника в іншу роботу;
• оцінити сумлінність та повноту виконання працівником трудової функції.

Саме тому складання посадових інструкцій у створенні є доцільним.

Така інструкція може бути додатком до трудового договору або затверджуватись як самостійний документ.

Як складається посадова інструкція

Посадова інструкція зазвичай складається на основі кваліфікаційних характеристик, що містяться у кваліфікаційних довідниках (наприклад, у Кваліфікаційному довіднику посад керівників, спеціалістів та інших службовців, затвердженому Постановою Мінпраці від 21.08.1998 № 37).

Для працівників, які приймаються на роботу за професіями робітників, для визначення їхньої трудової функції використовуються єдині тарифно-кваліфікаційні довідники робіт та професій робітників за відповідними галузями. Розроблені з урахуванням таких довідників інструкції зазвичай називаються виробничими. Однак з метою уніфікації та спрощення внутрішньої документації в організації інструкції для робітничих професій часто також називаються посадовими.

Оскільки посадова інструкція є внутрішнім організаційно-розпорядчим документом, роботодавець зобов'язаний ознайомити з нею працівника під розпис під час прийняття його працювати (до підписання трудового договору) (

I. загальні положення

1. Інспектор з кадрів відноситься до категорії спеціалістів.

2. На посаду інспектора з кадрів приймається особа, яка має середню професійну освіту без пред'явлення вимог до стажу роботи або початкову професійну освіту, спеціальну підготовку за встановленою програмою та стаж роботи за профілем не менше 3 років, у тому числі на даному підприємстві не менше 1 року .

3. Інспектор з кадрів приймається на посаду та звільняється з посади директороморганізації.

4. Інспектор з кадрів повинен знати:

- законодавчі та нормативні правові акти, методичні матеріалищодо ведення документації з обліку та руху персоналу;

- трудове законодавство;

- структуру та штати підприємства;

- порядок оформлення, ведення та зберігання трудових книжок та особових справ працівників підприємства;

- порядок встановлення найменувань професій робітників та посад службовців, загального та безперервного стажу роботи, пільг, компенсацій, оформлення пенсій працівникам;

- порядок обліку руху кадрів та складання встановленої звітності;

- порядок ведення банку даних про персонал підприємства;

- основи діловодства;

- засоби обчислювальної техніки, комунікацій та зв'язку;

- правила внутрішнього трудового порядку;

- правила та норми охорони праці, техніки безпеки, виробничої санітарії та протипожежного захисту.

5. У своїй діяльності інспектор з кадрівкерується:

- законодавством РФ,

- Статутом організації,

- наказами та розпорядженнямипрацівників, яким він підпорядкований згідно з цією інструкцією,

- справжньою посадовою інструкцією,

- Правилами внутрішнього трудового розпорядку організації,

- __________________________________________________.

6. Інспектор з кадрів підпорядковується безпосередньо начальнику відділу кадрів.

7. На час відсутності інспектора з кадрів (відрядження, відпустка, хвороба тощо)його обов'язки виконує особа, призначена директором організації в установленому порядку, яка набуває відповідних прав, обов'язків та несе відповідальність за виконання покладених на неї обов'язків.

8. __________________________________________________________.

II. Посадові обов'язки.

Інспектор з кадрів:

1. Веде облік особового складу підприємства, його підрозділів відповідно до уніфікованих форм первинної облікової документації.
2. Оформляє прийом, переведення та звільнення працівників відповідно до трудовим законодавством, положеннями та наказами керівника підприємства, а також іншу встановлену документацію з кадрів.
3. Формує та веде особисті справи працівників, вносить до них зміни, пов'язані з трудовою діяльністю.
4. Готує необхідні матеріалидля кваліфікаційних, атестаційних, конкурсних комісій та подання працівників до заохочення та нагородження.
5. Заповнює, враховує та зберігає трудові книжки, здійснює підрахунок трудового стажу, видає довідки про справжню та минулу трудову діяльність працівників.
6. Здійснює записи в трудових книжкахпро заохочення та нагородження працюючих.
7. Вносить інформацію про кількісне, якісному складіпрацівників та їх руху до банку даних про персонал підприємства, стежить за його своєчасним оновленням та поповненням.
8. Веде облік надання відпусток працівникам, здійснює контроль за складанням та дотриманням графіків чергових відпусток.
9. Оформляє картки пенсійного страхування, інші документи, необхідні для призначення пенсій працівникам підприємства та їхнім сім'ям, встановлення пільг та компенсацій.
10. Вивчає причини плинності кадрів, бере участь у розробці заходів щодо її зниження.
11. Підготовка документів після закінчення встановлених термінів поточного зберігання до здачі на зберігання до архіву.
12. Здійснює контроль за станом трудової дисципліни у підрозділах організації та дотриманням працівниками правил внутрішнього трудового розпорядку.
13. Складає встановлену звітність.

14. Дотримується Правил внутрішнього трудового розпорядку та інших локальних нормативні актиорганізації.

15. Дотримується внутрішні правилата норми охорони праці, техніки безпеки, виробничої санітарії та протипожежного захисту.

16. Забезпечує дотримання чистоти та порядку на своєму робочому місці,

17. Виконує у межах трудового договору розпорядження працівників, яким він підпорядкований відповідно до цієї інструкції.

1. __________________________________________________________________________.

ІІІ. Права.

Інспектор з кадрів має право:

1. Вносити на розгляд директора організації пропозиції:

- щодо вдосконалення роботи пов'язаної з передбаченими цією інструкцією обов'язками,

- про заохочення підлеглих йому працівників,

- про притягнення до матеріальної та дисциплінарної відповідальності підлеглих йому працівників, які порушили виробничу та трудову дисципліну.

1. Запитувати від структурних підрозділів та працівників організації інформацію, необхідну йому для виконання своїх посадових обов'язків.
Знайомитися з документами, що визначають його права та обов'язки з посади, критерії оцінки якості виконання посадових обов'язків. Знайомитись з проектами рішень керівництва організації щодо його діяльності. Вимагати від керівництва організації надання сприяння, у тому числі забезпечення організаційно-технічних умов та оформлення встановлених документів, необхідні виконання посадових обов'язків. Інші права, встановлені чинним законодавством.

IV. Відповідальність.

Інспектор з кадрів несе відповідальність у таких випадках:

1. За неналежне виконання чи невиконання своїх посадових обов'язків, передбачених справжньою посадовою інструкцією, - у межах, встановлених трудовим законодавством Російської Федерації.

За правопорушення, вчинені у процесі своєї діяльності, - у межах, встановлених чинним адміністративним, кримінальним та цивільним законодавством Російської Федерації.За заподіяння матеріальних збитківорганізації - у межах, встановлених чинним трудовим та цивільним законодавством Російської Федерації._____________________________________________________________.

Посадова інструкція розроблена в

згідно з____________________________

(найменування, номер та дата документа)

_________________________________________

(Посада)

ПОГОДЖЕНО:

Начальник юридичного відділу

__________________________________

(Підпис) (прізвище, ініціали)