Штатним розкладом документально оформляється склад, чисельність співробітників організації та її структура. Приклад складання штатного розкладу, порядок його затвердження та оформлення змін. Чи обов'язково складати штатний розклад.
Штатний розклад – внутрішній документ підприємства, у якому документально оформляється штатний склад, чисельність співробітників організації та її структура.
У цій статті ми розглянемо приклад складання штатного розкладу, порядок його затвердження та розповімо, як оформити зміну штатного розкладу.
У російському трудовому законодавстві немає прямої вказівки на обов'язковість складання штатного розкладу. Тому деякі роботодавці не бажають оформляти зайвий кадровий документ.
Практика ж показує, що штатний розпис мати необхідний, більше того, його відсутність може спричинити дуже неприємні наслідки для самого роботодавця у вигляді штрафів.
Необхідно врахувати, що стаття 57 Трудового кодексу РФ визначає одне з обов'язкових умовтрудового договору – трудову функцію працівника, як «роботу за посадою відповідно до штатного розкладу». Без затвердженого штатного розкладу не можна провести скорочення штату співробітників та його звільнення, згідно з пунктом 2 статті 81 ТК РФ.
До того ж, штатний розпис, або витяги з нього, можуть вимагати під час перевірки податкові органи, територіальні органи. Пенсійного фонду, Фонду соціального страхування та інспекція з праці.
Складаємо штатний розклад
Штатний розклад не відображає відомостей про співробітників, з якими укладено договори цивільно-правового характеру. Це звані «позаштатні» співробітники, у яких не поширюється дію трудового законодавства (ст. 11 ТК РФ).
При складанні штатного розкладу як організаціям, так і індивідуальним підприємцям, Можна використовувати уніфіковану форму № Т-3 (утв. Постановою Держкомстату Росії від 05.01.2004 № 1). Ця форма не обов'язкова до застосування і носить рекомендаційний характер, але містить усі необхідні для кадрових документівреквізити.
Застосовуючи форму № Т-3, слід дотримуватись певних правил її заповнення. Розглянемо їх докладніше з прикладу штатного розкладу ТОВ.
Обов'язкові реквізити
"Найменування організації" вказується так, як воно зазначено в установчих документах: якщо крім повного найменуванняє скорочений варіант, він вказується за повним (у дужках), чи рядком нижче.
«Код по ОКПО» - це ідентифікаційний кодпідприємства за Загальноросійським класифікатором підприємств та організацій, який зазначений у інформаційному листіоргану державної статистики
«Номер документа»: якщо штатний розклад складається вперше, йому присвоюється номер 1, а надалі номери йдуть по порядку.
"Дата складання" - поточна дата, коли було складено документ.
«Затверджено» - тут зазначається номер та дата наказу, яким було затверджено цей штатний розпис.
«На період» - цей рядок відображає термін дії документа та дату, з якої він набирає чинності.
"Штат у кількості ____ одиниць" - вказується загальна кількість штатних одиниць підприємства, відображена в штатному розкладі.
Основна частина
Заповнивши обов'язкові реквізити, внесемо відомості про підрозділи, посади та заробітної плати.
Графа 1 "Найменування структурного підрозділу". До структурним підрозділампідприємства належать відділи, філії, представництва тощо.
Як правило, цю графу заповнюють, починаючи з підрозділів, які здійснюють загальне керівництво («Адміністрація»), далі може йти бухгалтерія, відділ кадрів, економічний відділі т. п., потім виробничі підрозділи (цехи, ділянки) та обслуговуючі (склад, господарські підрозділиі т.п.).
Іноді найменування підрозділу може проводити працівникові певних пільг (наприклад, за наявності шкідливого виробництва) – у разі його слід брати з відповідних галузевих класифікаторів.
Графа 2 «Код структурного підрозділу» призначена для нумерації підрозділів у порядку, за допомогою якого можна визначити їх місце та підпорядкованість у загальній структурі підприємства. На невеликому підприємстві із централізованою структурою код можна не вказувати.
Графа 3 "Посада (спеціальність, професія), розряд, клас (категорія) кваліфікації працівника". Роботодавець може присвоїти найменування посадам самостійно, а можна скористатися. Загальноросійським класифікаторомпрофесій робітників, посад службовців та тарифних розрядів(ОК 016-94)» (утв. постановою Держстандарту Росії від 26.12.1994 р. № 367), «Загальноросійським класифікатором занять (ОК 010-93)» (утв. Постановою Держстандарту РФ від 30.12.1993 р. № 298) «Кваліфікаційним довідником посад керівників, фахівців та інших службовців» (утв. Постановою Мінпраці РФ від 21.08.1998 р. № 37).
Якщо щодо певного видуробіт, посад, спеціальностей існують будь-які обмеження або передбачені пільги та компенсації, то їх найменування має суворо відповідати вищевказаним класифікаторам. Найменування посади слід писати повністю, без скорочень (наприклад: заступник головного бухгалтера, начальник відділу кадрів).
Зверніть увагу: якщо найменування посади, зазначеної у трудовому договорі, не відповідає найменуванню цієї посади у штатному розкладі, або зовсім у ньому відсутня, протиріччя вирішуються на користь трудового договору (ст. 8 ТК РФ).
Графа 4 «Кількість штатних одиниць». Тут вказуємо кількість штатних одиниць, передбачених організації з відповідної посади (спеціальності).
Якщо передбачено роботу за сумісництвом, потрібно вказати кількість неповних одиниць у відповідних частках (наприклад: 0,5; 0,75). Має сенс включити також вакантні посади, які не зайняті на момент затвердження штатного розкладу, щоб не вносити до нього зміни при прийомі кожного нового співробітника.
Графа 5 «Тарифна ставка (оклад) та ін.». Заповнення цієї графи залежить від системи оплати праці, що у організації. Вказується фіксований розмір окладу або тарифної ставки, що не включає компенсаційні, соціальні та стимулюючі виплати.
Зверніть увагу: іноді роботодавець, щоб встановити кільком співробітникам, які обіймають однакові посади, різний розмірзаробітної плати, вказує у штатному розкладі мінімальний та максимальний межі окладу або тарифної ставки – так звану «вилку» (наприклад: 15000-18000 рублів).
Це суперечить ст. 22 ТК РФ, що передбачає рівну оплату за рівна працята ст. 129 ТК РФ, згідно з якою оклад та тарифна ставка є фіксованими. Мається на увазі, що якщо працівники обіймають однакові посади, то обсяг і складність їхньої роботи також однакові, а значить і оклади їх мають бути рівними. Встановити заробітну плату більшому розмірі комусь із співробітників у разі можна рахунок надбавок чи інших доплат.
Графи 6-8 "Надбавки". Надбавки, доплати та інші стимулюючі виплати встановлюються чинним законодавством (наприклад: за роботу в умовах Крайньої Півночі та прирівняних до них місцевостях), або самим роботодавцем (за вислугу років, за знання іноземної мовиі т.п.). Розмір надбавки може бути встановлений у вигляді фіксованої суми або у відсотковому співвідношенні до окладу.
Графа 9 «Усього» заповнюється шляхом додавання граф з 5 по 8, але тільки якщо всі дані в них внесені в рубльовому еквіваленті. Якщо ж оклад встановлено у рублях, а надбавки у відсотках, то у графі 9 ставиться прочерк, а примітці слід зазначити документи, виходячи з яких застосовуються ці надбавки і доплати.
Графа 10 «Примітка» призначена для внесення додаткової інформації, що уточнює та пояснює дані штатного розкладу.
Форма № Т-3 передбачає підписи керівника кадрової службита головного бухгалтера, але за відсутності однієї з посад в організації можна залишити відповідний рядок порожнім, або доповнити форму підписами інших працівників. Проставлення печатки на затвердженому штатному розкладі не передбачено.
Порядок затвердження штатного розкладу
Затверджується штатний розпис наказом, підписаним керівником чи іншим уповноваженою особою. Реквізити наказу слід внести до рядка «Затверджено».
Оскільки заробітна плата нараховується щомісяця, то і вводити в дію новий штатний розклад є зручнішим з першого числа. При цьому варто врахувати, що дати складання, затвердження та набрання чинності штатним розкладом можуть не збігатися.
Строки затвердження штатного розпису визначаються роботодавцем самостійно. Можна стверджувати його щорічно, хоча прийняте один раз, воно може діяти протягом кількох років. Якщо до штатного розкладу вносилися будь-які доповнення, то доцільно на початку календарного року затвердити новий розклад з урахуванням усіх змін.
Зберігатися штатні розклади мають за місцем розробки та затвердження, термін зберігання – постійно.
Внесення змін до штатного розкладу
Природно, що відомості, які одного разу внесені до штатного розкладу, згодом можуть змінюватися. Причинами зміни штатного розкладу можуть бути:
- введення нових штатних одиниць;
- зміна окладів;
- виключення вакантних посад;
- скорочення чисельності чи штату;
- перейменування посад, підрозділів тощо.
Роботодавцю, незалежно від підстав зміни штатного розкладу, належить самому вирішити, яким способом внести ці зміни:
- скласти та затвердити новий штатний розклад, або
- видати наказ про зміну вже чинного розкладу.
У першому випадку розробляється і затверджується повністю новий документ (приклад штатного розкладу організації та порядок його складання ми розглянули раніше).
У другому випадку процедура зміни штатного розкладу включає такі етапи:
- Складання та підписання наказу про зміну штатного розкладу (зразок його наведено вище), в якому потрібно вказати причини внесення змін та дату, з якої вони набирають чинності (з дати видання наказу або пізніше), найменування нових підрозділів, які вводяться (або виключаються вакантними) посад, кількість нових штатних одиниць, новий розмір окладу, надбавок чи інших доплат тощо;
- Коригування чинного штатного розпису відповідно до виданого наказу;
- Доведення внесених змін до відома конкретних працівників, яких вони торкнулися, та внесення відповідних доповнень та змін до їх трудових договорів та трудових книжок.
Зверніть увагу на дещо інший порядок зміни штатного розкладу при скороченні чисельності чи штату. Відповідно до ст. 180 ТК РФ, працівники повинні бути попереджені про майбутнє звільнення не менш як за два місяці до нього.
Новий штатний розклад у цьому випадку може набути чинності не раніше як через два місяці після його складання.
Крім законодавчих актів нашої країни, які мають регулювати трудову сферу, у кожній компанії є внутрішні нормативні акти.
Деякі їх обов'язкові, інші розробляються з потреб організації.
Це можуть бути:
- інструкція з охорони праці;
- посадова інструкція;
- правила трудового розпорядку;
- та ін.
Ці документи відрізняють з інших актів кілька певних правил:
- вони затверджуються керівником підприємства;
- їхня дія поширюється лише на працівників підприємства;
- їх зміст не повинен суперечити закону, що погіршує становище службовців;
- їхня дія триває визначений час.
Штатний розклад - один із таких внутрішніх документів компанії.
Законодавство
Поняття «штатний розклад» можна зустріти лише у другій частині 57 статті Кримінального кодексу Російської Федерації.
Йдеться там про обов'язкові пункти. А також у ній паралельно розшифровується ряд понять, таких як посада, спеціальність та кваліфікація.
Відповідно до цієї статті штатний розпис – це «організаційно-розпорядчий документ, в якому закріплюється посадовий та чисельний склад організації, а також зазначається фонд заробітної плати.
Воно складається за встановленою Держкомстатом Росії формою і включає перелік посад, відомості про кількість штатних одиниць, посадові оклади, надбавки, місячний фонд.
За законодавством, якщо у договорі, укладеному співробітником з роботодавцем, згадується лише посада чи спеціальність, то штатний розпис – обов'язковий документ, який має бути складений за всіма правилами.
Якщо ж у договорі передбачено повний опис робочих обов'язків найманої людини, то розклад оформляти необов'язково.
Відповідно до статті закону, цей документ не є необхідним для ІП, він передбачений тільки для організацій.
Але за фактом, під час перевірки федеральна інспекція оштрафує такого роботодавця порушення Трудового Кодексу (50 тис. крб.).
Концепція
Штатний розклад – це внутрішній документ підприємства, який відображає його структуру, з обов'язковим переліком професій, посад, спеціальностей, а також загальну чисельність працівників, розмір їхньої заробітної плати та її складових.
Єдиної думки щодо того, чи потрібний чи ні штатний розклад на підприємстві, не існує.
Безперечний факт - грамотно складений документ може допомогти компанії виграти в суді суперечку, наприклад, зі скороченим штатом колишнім співробітникомабо уникнути штрафів від органів контролю.
Дані, що містяться у документі:
- перелік усіх структурних підрозділів компанії, згідно з ієрархією;
- відомості про чисельність усіх штатних одиниць підприємства;
- розмір заробітної плати, яка нараховується для кожної посади;
- перелік усіх посад;
- перерахування із порядком їх нарахування.
Для складання штатного розкладу в організації має бути вже сформована та усталена структура.
Саме відповідно до неї в документі зазначаються всі посади та штатні одиниці.
Навіщо потрібно?
Привільно складений штатний розклад допомагає оперативно та ефективно вирішувати низку завдань, а саме:
- допомагає керівнику та співробітникам мати чітке уявлення про структуру підприємства з усіма його підрозділами;
- зафіксувати кількість персоналу компанії;
- проводити аналіз та контроль кількісної та якісної характеристик службовців;
- контролювати та відстежувати систему оплати праці в організації, а також розміри надбавок;
- правильно скласти трудовий договір;
- у разі вакансій, спрощує підбір працівників.
Окрім поточних завдань, штатний розклад допоможе роботодавцю:
- виграти суд із колишнім співробітником через скорочення;
- пояснити.
Під час перевірки компанії податковими органамиабо Фондом соціального страхування цей документ також необхідний.
Хоча його наявність і не вважається обов'язковою, ревізори його вимагатимуть у будь-якому випадку, щоб перевірити правильність різних грошових нарахувань.
Хто складає?
Закон не згадує про те, хто має складати штатний розпис.
Це може бути:
- керівництво підприємства;
- спеціально створена група відповідальних осіб;
- співробітники відділу кадрів;
- співробітники юридичного відділу;
- співробітники економічного відділу;
- співробітники відділу заробітної плати та організації праці.
Треба відзначити, що хоч один економіст повинен обов'язковому порядкубрати участь у заповненні документа.
Як заповнювати та складати штатний розклад у 2016 році?
Як правильно розробити та скласти штатний розклад?
Для цього потрібно знати кілька правил його заповнення, використовуючи офіційну форму.
Форма та розділи
Для штатного розкладу використовується уніфікована форма №Т-3.
Вона затверджена Постанова Держкомстату РФ у 2004 році про первинні документи з обліку праці. Використовувати цю форму необов'язково, але вона рекомендована.
Розділи документа:
- Офіційна назва організації.
- Код підрозділу.
- Посада згідно з Загальноросійським класифікатором професій та Кваліфікаційним довідником керівників та спеціалістів.
- Число штатних одиниць організації.
- Тарифна ставка.
- Надбавки
- Загальна сума заробітної плати, включаючи надбавки.
- Примітки.
Покроковий алгоритм заповнення
Алгоритм заповнення штатного розкладу виглядає так:
- Заповнюється назва компанії згідно з установчими документами.Якщо підприємство має повну та скорочену назву, то можна вибрати будь-який варіант. Але щоб уникнути спірних ситуацій, бажано закріпити обраний варіант у будь-якій інструкції щодо заповнення реквізитів компанії.
- Заповнюється номер та дата документа.Слід мати на увазі, що штатний розпис може не одразу набути чинності, тож дата ставиться відповідна. Наприклад, якщо документ набуде чинності 1 січня 2018 року, то ця кількість і зазначається.
- Заповнюється найменування структурного підрозділу підприємства.У комерційних організаціях може бути будь-яким, але з іноземного походження. Для держпідприємств дотримання нормативів є обов'язковим. Тому що деякі підрозділи використовуються як показник для нарахування пільг при виході на пенсію ( медичні працівники, Співробітники сфери освіти, працівники шкідливих виробництв).
- Заповнюється код підрозділу згідно з ієрархією компанії.Наприклад, департамент – 01, управління – 01.01, відділ – 01.01.01, група – 01.01.01.01.
- Заповнюється графа «посада».Це робиться у суворій відповідності до трудового договору та трудової книжки. При цьому для найменування розряду, спеціальності, категорії працівників використовується Загальноросійський класифікатор професій та Кваліфікаційний довідник керівників та спеціалістів. Спочатку заповнюються посади керівників підрозділів, потім їх заступників, потім спеціалістів та рядових співробітників.
- Заповнюється кількість штатних одиниць.Слід пам'ятати, що мають на увазі фактичне число співробітників підприємства, а необхідне. Тому дані цієї колонки можуть бути пайовими (за крок приймається значення 0,25). Для комерційних організаційкожне значення вибирається з їх потреб. Для бюджетних підприємствкількість штатних розраховується певним чином.
- Заповнюється стовпчик «тарифна ставка».Її значення не може бути нижчим за мінімальну оплату праці. Не можна заповнювати цю колонку, наприклад, 10-15 000 рублів. Потрібно зазначити конкретний оклад у рублях. Якщо він змінюється в залежності від певних умов, то для відображення цього використовуються такі колонки форми.
- Заповнюються наступні 3 графи «надбавки»залежно від норм, прописаних законодавством, схеми преміювання на конкретному підприємстві, режиму робіт чи наявності шкідливих умов праці, допускається зазначення сум у рублях чи відсотках.
- Заповнюється загальна заробітна платаотримана шляхом підсумовування значень колонок 5,6,7,8.
- Заповнюються примітки, якщо вони є.
- Заповнюються графи «Разом». Це робиться шляхом підсумовування значень форми з вертикалі (штатних одиниць, окладів, надбавок та фонду заробітної плати).
Зразок заповнення (приклад) форми Т-3 у 2016 році:
У наведеному прикладі він заповнений для ТОВ «НЕКСТ».
Виходячи з номера документа (№5) - це 5-й затверджений штатний розпис в організації. Дата заповнення та затвердження збігаються – це 23 грудня 2015 року. А момент набрання чинності штатного розкладу набув лише 1 січня 2016 року, що зазначено окремо.
Згідно з документом, ТОВ «НЕКСТ» має лише 3 структурні підрозділи:
- Адміністрацію (01). Підрозділ включає наступні посади: генеральний директор, комерційний директор, заступник генерального директораз АХЧ, секретар-референт.
- Бухгалтерію (02). Підрозділ включає наступні посади: головний бухгалтер, провідний бухгалтер, бухгалтер-касир.
- Відділ логістики (03). Підрозділ складається з начальника відділу та логіста.
У графі №5вказано оклади всіх посад. У колонках 6 та 7 надбавки «за інтенсивність роботи» та «премії молодим фахівцям».
У графі №9сумуються значення колонок 5,6,7 (графа №8 не заповнена).
У графі «Разом»число штатних одиниць – 10, загальний оклад дорівнює 376 000 рублів, а загальний фонд заробітної плати на підприємстві – 477 650 рублів.
Твердження
Штатний розклад затверджується спеціальним наказом, що обов'язково вказується (у підсумковій графі документа).
Завантажити зразок можна тут:
Текст наказу може бути наступним: «Затвердити штатний розпис від 15 липня 2016 року № 15 із чисельним складом у кількості 10 штатних одиниць із місячним фондом оплати праці 250 000 рублів».
Підписи та печатки
Штатний розклад обов'язково підписується керівником компанії та головним бухгалтером.
Якщо документ складається з кількох аркушів, допускається підписувати кожен аркуш у спеціально передбачених при цьому полях. Це може знадобитися, наприклад, в організації, де спочатку затверджують документ у філіях, а потім у головному офісі.
Ставити печатку на затвердженому розкладі можна, але це необов'язково.
Чинний документ, як правило, 1 рік.
Зміни до нього вносять так:
- складають новий штатний розпис;
- вносять поправки до вже затвердженого документа, роблячи позначку в ньому згідно з новим наказом.
Термін зберігання
Відповідно до Наказу Міністерства культури РФ від 25 серпня 2010 р. N 558 Про затвердження Переліку типових управлінських архівних документів, терміни зберігання штатного розпису визначаються таким чином:
- за місцем затвердження та розробки - постійно;
- в іншій організації – 3 роки;
- штатно-обліковий склад співробітників – 75 років.
Чи можуть підрядники працювати за штатним розкладом?
Штатний розклад поширюється лише тих співробітників, які працюють за трудовим договором.
Працівники за договором підряду не включаються до штатного розкладу, тому що їхні відносини з роботодавцем регулюються Цивільним Кодексом РФ, в якому немає згадок про цей документ.
Підсумовуючи, можна сказати, що штатний розклад не є обов'язковим, але необхідний документдля систематизації кадрової інформації у компанії та її ефективної діяльності, не кажучи вже про те, що його наявність - гарантія успішного проходження будь-яких ревізій.
- Документ, хоч і не обов'язковий, але його наявність допомагає здійснювати управління персоналом. Його часто вимагають контролюючі органи під час перевірок. Знадобитися цей документ може і в конфліктній ситуації, коли у керівництва компанії з'явиться необхідність обґрунтувати рішення про скорочення частини найманого персоналу або ліквідацію (реорганізацію) структурних підрозділів.
Штатний розклад: коли складається та затверджується
При створенні будь-якої фірми чи підприємства спочатку власник чи керівник розробляє передбачувану структуру штату. Після того, як стануть відомі приблизні обсяги робіт, що виконуються кожною одиницею найманого персоналу, можна приступати до складання штатного розкладу.
Цей документ розробляється в табличній формі і включає відомості про:
- структурних підрозділах;
- кількості однотипних посад;
- оплаті праці, у тому числі різних надбавок.
У штатний розпис включають як посади, які вже зайняті найманими працівниками, а й передбачувані вакансії.
Наприклад, при створенні фірми вже відомо хто виконуватиме обов'язки головного бухгалтера, директора та маркетолога. Але для нормального функціонування компанії необхідно в стислі термінинайняти кілька менеджерів, секретаря та адміністратора. У штатний розклад, що складається, необхідно включити всі ці посади, а в примітці вказати які з них є вакантними і зразкову дату найму спеціаліста.
Єдиного зразка документа немає, але за основу можна взяти форму Т-З, яку розробило статистичне відомство До неї можна включати додаткові графи та розділи, необхідні для повноцінного опису штату фірми та нюансів формування фонду оплати праці.
Розробку та заповнення розкладу може виконати будь-який співробітник, якому доручається кадрова роботав компанії.
Скласти документ можуть:
- кадрова служба;
- бухгалтерія;
- спеціаліст з роботи з персоналом;
- юрист;
- керівник фірми
Перед тим, як затвердити штатний розпис, його перевіряють та підписують керівники кадрового та бухгалтерського підрозділів. Якщо вони немає зауважень і документ відповідає дійсності, необхідно підготувати наказ затвердження штатного расписания.
Як правильно оформити затвердження штатного розкладу
Процедура затвердження штатного розкладу є досить простою. Разом з підписаним документом готується наказ чи розпорядження про його затвердження та набуття чинності. Коли документ створюється вперше, то в тексті наказу затверджують розклад та дають розпорядження відповідним службам щодо його використання у роботі. Сам розклад іде додатком до наказу.
Затвердити штатний розпис без видання відповідного розпорядження керівництва не можна.
Після підписання наказу про затвердження та його реєстрації у титульній частині розкладу заповнюють інформацію про те, коли та яким документом він введений у дію.
Коли на підприємстві виникає необхідність розробки нового штатного розкладу, до розпорядження про затвердження додатково потрібно внести інформацію про те, що попередній документ втрачає чинність. Зберігається наказ про затвердження у кадровій службі компанії разом із розкладом по штату.
Хто затверджує штатний розпис
Підписує такий наказ (розпорядження) керівник підприємства або його заступник, до функцій якого входить управління персоналом організації.
Позначити конкретне посадова особа, яке може своїм розпорядженням затвердити цей документ можна в:
- положенні про оплату праці або управління персоналом;
- трудові договори з керівництвом фірми;
- посадових інструкціях директора чи його заступників.
Затвердити документ може як керівник організації, а й співробітник, виконуючий обов'язки директора під час його відсутності.
Така ситуація можлива, коли ввести в дію новий документ необхідно у стислий термін і немає часу чекати на повернення директора чи власника. Наприклад, якщо перевірка контролюючих органів виявила значні відхилення у фактичній структурі найманого персоналу та затвердженому документі, та перевіряючі дали кілька днів на приведення регламентуючих чисельність документів у порядок.
Як часто і коли затверджується штатний розпис
Штатний розпис не є статичним документом, введеним у дію один раз. При необхідності до нього вносять зміни чи розробляють новий розклад. У великих компаніях, де зміни структури персоналу відбувається періодично, розклад розробляють та затверджують щороку.
Термін дії зазвичай вказують у титульній частині, наприклад, один рік або п'ять років.
За потреби замінити штатний розпис можна і до закінчення його терміну дії.
Така ситуація можлива при значній зміні в структурі персоналу при розширенні сфери діяльності або скороченні частини підрозділів у зв'язку з фінансовими проблемами.
Наприклад, в оптовій торгової компаніїзатверджено штатний розпис терміном на два роки, але через рік з'явилася можливість розширитися та зайняти у своєму регіоні нішу на ринку роздрібних послуг. Такий крок передбачає створення окремого підрозділу, що займається роздробою та наймом персоналу в торгову точку.
При цьому суттєво зміниться структура персоналу, додасться значна кількість нових співробітників. Штатний розклад необхідно міняти на новий.
Разом з тим, якщо протягом дії розкладу виникає необхідність незначних змін, наприклад, збільшити чисельність співробітників одного з відділів на пару осіб або змінити базовий (посадовий) оклад одному із фахівців, то видавати та затверджувати новий документ не потрібно.
У такій ситуації достатньо розпорядження керівника про внесення зміни до чинного штатного розкладу.
Коли затверджують штатний розклад наступного року
У принципі затвердити новий штатний розклад на календарний або навчальний рікможна і за пару днів до початку. Іноді цей документ складається та приймається заздалегідь, наприклад, у листопаді чи на початку грудня. При цьому слід враховувати низку нюансів.
По-перше, розмір базових (посадових) окладів. Якщо за деякими категоріями працівників ця частина заробітку прив'язана до МРОТ, то необхідно дочекатися офіційного документа, що регламентує мінімальну зарплатув регіоні. Аналогічна ситуація з індексацією окладів за рівнем інфляції.
По-друге, передбачувані зміни законодавства, що регламентує умови праці, назви посад та інші зміни у трудовій сфері. Щоб не переробляти штатний розклад в останній момент, потрібно також складати його на новий календарний рікз урахуванням нововведень від законодавців.
По-третє, документ складають лише після того, як затвердять плани щодо фінансових та виробничих показників на наступний рік. Наприклад, в навчальному закладінемає сенсу складати штатний розклад на навчальний рік у травні, якщо документи на навчання приймаються до кінця липня. Адже точне навантаження на педагогічний склад та кількість викладачів з кожного предмета можна підрахувати лише після закінчення прийому заяв від майбутніх студентів чи учнів.
Штатний розклад складають і затверджують уперше під час створення компанії. Періодичність його зміни можна встановити у внутрішніх документах, які регламентують управління персоналом. При необхідності вносяться зміни або створюється новий розклад. У процедурі затвердження цього документа обов'язково потрібне видання відповідного розпорядження або наказу керівника (одного з його заступників).
Зазвичай у структурі штатного розкладу будь-якої організації присутні такі графи:
Дані за ставками, окладами, надбавками внизу розкладу підсумовуються, становлячи загальний ФОП (фонд оплати праці), затверджений у створенні.
Важливо!У деяких випадках на конкретні посади потрібна додаткова інформація. Для цього в розкладі може бути передбачена графа «Примітки», де записуються додаткові відомості.
Чим він регламентується?
При цьому в теперішній момент організаційна структураштатного розкладу ніде офіційно не затверджено.До 2013 року обов'язковою була, затверджена постановою Держкомстату №1 від 05.01.2004 року.
Однак із набранням чинності ФЗ «Про бухгалтерський облік» підприємствам надано право самостійно розробляти форми. первинної документаціїякщо вони особливо не затверджені уповноваженим органом. Щодо штатного розкладу такого твердження не було – і тому в організаціях бланк для нього може бути затверджений окремо.
Тим не менш, форма Т-3, як і раніше, широко використовується. Вона зручна для ведення обліку, містить всю необхідну інформацію, і кадровики з досвідом роботи вміють правильно її заповнювати. Тому надалі має сенс насамперед розглядати використання саме цього бланку.
Чи можна вносити зміни?
Оформити таких працівників у штатному розкладі можна двома способами:
- Під час сезону, коли є потреба у додатковій робочої сили, до штатного розкладу вносяться відповідні одиниці. Після закінчення сезону, коли минув термін дії їхніх контрактів, ставки з розкладу виводяться.
- У графі «Примітка» вказується, що робота є сезонною. Такий спосіб зручний там, де використовується форма Т-3.
У тому випадку, якщо вакансії постійно вказані в розкладі, про них щомісяця доведеться повідомляти службу зайнятості, навіть якщо відкриються вони лише наступного року (п. 3 ст. 25 Закону РФ від 19 квітня 1991 р. № 1032-1). У разі недотримання цього правила можлива для роботодавця відповідальність за ст. 19.7 КоАП РФ.
Розряди
Якщо в розкладі вказані розряди, то вони повинні співпадати з тими, що значаться у наказах про прийом на роботу. Якщо у майбутньому працівник здасть іспит на вищий кваліфікаційний розряд, то трудовий договір, і штатний розпис можуть бути відкориговані.
Номер
До додаткової інформації, що відображається в штатному розкладі, відноситься і нумерація. Вона може стосуватися:
- кількості структурних підрозділів;
- кількості ставок;
- номери документа.
У будь-якому випадку нумерація зазначатиметься та, яка затверджена чинними на підприємстві правилами діловодства.
Група
На деяких підприємствах застосовується «матрична» організаційна структура, коли під час роботи над якимось проектом зводяться тимчасові робочі групи у складі працівників відділу. При цьому у групі призначається керівник, який після закінчення роботи над проектом може стати звичайним фахівцем – і в іншій групі потрапити під початок іншого керівника. Як відображати специфіку такої форми роботи у штатному розкладі?
Тут можливі такі підходи:
- Внесення змін до розкладу на час роботи над проектом. У цьому випадку керівник та його група будуть спочатку виділені, а потім, після розформування, переведені назад на посади.
- Оформляти терміновий трудовий договір сумісництва керівника групи ( ?). У цьому випадку ця посада зазвичай буде вакантною, і займатиме її людина лише на якийсь час.
- Висновок цивільно-правових договорівнадання послуг або підряду (гл. 37, 39 ЦК України). Однак у цьому випадку можливі складнощі з нарахуванням податків згідно з НК РФ. Крім того, за такого підходу працівники можуть через суд спробувати визнати такі договори трудовими.
АУП
Що таке АУП? АУП – це адміністративно-управлінський персонал.Його чисельність та норми, що стосуються оплати, законодавством не регламентовані, тому у штатному розкладі співробітники цієї категорії відображаються керівництвом підприємства самостійно, спираючись виключно на потреби та економічні можливості фірми. Насправді чисельність АУП понад 10-15% від загального штатного складу підприємства вважається неефективною.
Розмір оплати співробітникам АУП може проводитись за допомогою єдиної тарифної міжгалузевої сітки, але може встановлюватися підприємством та самостійно, виходячи з потреб та можливостей фірми.
Зазвичай АУП складається з наступних посад:
- Керівник організації.
- Головний бухгалтер. Відповідно до ФЗ «Про бухгалтерський облік» та ЦК РФ його обов'язки може виконувати і директор. У цьому випадку, незважаючи на наявність або відсутність на підприємстві інших бухгалтерів чи економістів особисту відповідальність за дотримання правил обліку нестиме безпосередньо керівник організації.
- Глави відділів, департаментів, дільниць, бригад чи інших структурних підрозділів фірми.
- Співробітники відділів, пов'язаних із управлінням підприємством – фінансового, кадрового, планово-економічного тощо.
Важливо!Структура АУП ніде не регламентується. Перелік посад залежить лише від волі керівництва організації.
Реквізити
Зрештою, у штатному розкладі мають бути відображені реквізити наступних документів:
- Наказу, яким було затверджено.
- Наказу, який набрав чинності форму (якщо використовується не Т-3, а самостійно розроблений бланк).
Додатково сам розклад може мати реквізити – номер згідно з правилами діловодства, дату запровадження та період дії.
Висновок
Штатний розпис слід вважати обов'язковим документом підприємствам. Структура розкладу має відображати кадровий складсамого підприємства – внутрішні підрозділи, ставки, назви посад тощо. буд. Крім того, цей документ має містити й облікові реквізити.
Співробітники кадрової служби оформлюють чимало документів — усілякі накази, угоди з працівниками, графіки, локальні нормативні акти та ін. Одним із документів, які дуже позначаються на діяльності установи, є штатний розпис. Саме відповідно до нього планується фонд оплати праці (розклад відноситься до документів, що встановлюють систему оплати праці), він може стати доказом скорочення чисельності або штату працівників установи і його обов'язково запросять при проведенні контрольно-наглядових заходів і у разі виникнення трудового спору. Про штатний розклад і поговоримо сьогодні.
Обов'язковість штатного розкладу
Відповідно до Вказівок щодо застосування та заповнення форм первинної облікової документації з обліку праці та її оплати (далі — Вказівки), затверджених Постановою N 1 , штатний розпис застосовується для оформлення структури, штатного складу та штатної чисельності організації відповідно до її статуту (положення про ній). Воно містить перелік структурних підрозділів, найменування посад, спеціальностей, професій із зазначенням кваліфікації, відомості про кількість штатних одиниць.
Відразу скажемо, що норма, яка зобов'язує роботодавця розробляти та затверджувати штатний розпис, у Трудовому кодексі відсутня, проте згадка все ж таки є. Зокрема, згідно зі ст. 57 ТК РФ обов'язковою для включення до трудового договору умовою є в тому числі трудова функція— робота з посади відповідно до штатного розкладу, професії, спеціальності із зазначенням кваліфікації; конкретний вид доручається працівникові роботи… Якщо відповідно до ТК РФ, іншими федеральними законамиз виконанням робіт з певних посад, професій, спеціальностей пов'язано надання компенсацій та пільг або наявність обмежень, то найменування цих посад, професій чи спеціальностей та кваліфікаційні вимогидо них повинні відповідати найменуванням та вимогам, зазначеним у кваліфікаційних довідниках, що затверджуються у порядку, що встановлюється Урядом Російської Федерації.
Окрім Трудового кодексу, штатний розпис згадується в інших нормативних актах. Зокрема, п. 91 Методичних вказівокпро порядок призначення, проведення документальних виїзних перевірок страхувальників щодо обов'язкового соціального страхування та вжиття заходів за їх результатами, затверджених Постановою ФСС РФ від 07.04.2008 N 81, передбачено, що ФСС для підтвердження правильності нарахування страхових внесків на обов'язкове соціальне страхуваннявимагатиме у роботодавця установчих та організаційно-розпорядчих документів, у тому числі штатного розкладу. Також ФСС його зажадає під час перевірки правильності нарахування страхових внесків на обов'язкове соціальне страхування від нещасних випадків на виробництві та професійних захворювань.
Наявність штатного розкладу необхідна і для Пенсійного фонду, який при зборі відомостей про трудовий стаж застрахованих працівників звертається до даному документудля встановлення найменувань структурних підрозділів установи та відповідності найменувань посад.
Згадується штатний розпис і в Інструкції із заповнення трудових книжок, Затвердженої Постановою Мінпраці РФ від 10.10.2003 N 69. Зокрема, у п. 3.1 інструкції зазначається, що записи про найменування посади (роботи), спеціальності, професії із зазначенням кваліфікації провадяться, як правило, відповідно до штатного розкладу організації.
Виходячи з вищенаведених нормативних актів, наявність в установі штатного розкладу просто необхідна. Зазначимо, що для деяких установ обов'язковість штатного розпису прямо встановлена нормативними актами:
— Наказом МНС РФ від 24.09.2008 N 563 затверджено правила та терміни складання, погодження, затвердження та реєстрації штатних розкладів працівників бюджетних та казенних установ МНС та цивільного персоналу рятувальних військових формуваньМНС;
— Наказом Спецбуду РФ від 03.12.2010 N 540 визначено порядок та строки складання, розгляду, затвердження та реєстрації штатних розкладів цивільного персоналу військових формувань та організацій при Спецбуді, що утримується за рахунок бюджетних асигнувань.
Форма штатного розкладу та правила складання
Форму штатного розкладу Т-3 затверджено Постановою N 1. У цій формі передбачено 10 граф, причому в силу Постанови Держкомстату РФ від 24.03.1999 N 20 «Про затвердження Порядку застосування уніфікованих форм первинної облікової документації» додавати нові можна, а видаляти не можна.
Зазначимо: хоча форми, затверджені цією постановою, поширюються на організації незалежно від форми власності, деякі бюджетні та казенні установи складають їх за формою, затвердженою відомчим нормативним актом. Наприклад, бюджетні та казенні установи МНС повинні складати штатний розпис за формою додатка 2 до Наказу МНС РФ від 24.09.2008 р. N 563.
У будь-якому випадку труднощі при заповненні шапки документа виникнуть навряд, тому перейдемо відразу до табличної частини форми.
Графи 1 «Найменування» та 2 «Код» визначають структурний підрозділ організації. Більшість організацій, що фінансуються з різного рівнябюджетів, зазвичай, найменування структурних підрозділів обирають самостійно, керуючись загальноприйнятими поняттями. Як правило, спочатку вказуються структурні підрозділи адміністрації (дирекція, бухгалтерія, відділ кадрів, організаційно-правовий відділ та ін.), потім виробничі підрозділи та наприкінці обслуговуючі та допоміжні підрозділи (адміністративно-господарський відділ, ремонтні служби та ін.). Кожному підрозділу надається код, який допоможе визначити місце цього відділу чи групи у загальній структурі організації (проставляють у графі 2).
У графу 3 "Посада (спеціальність, професія), розряд, клас (категорія) кваліфікації" необхідно внести найменування посади (спеціальності, професії). Зазначимо, що на підставі ст. 57 ТК РФ, якщо з виконанням робіт з певних посад, професій, спеціальностей пов'язане надання компенсацій та пільг чи наявність обмежень, то найменування цих посад, професій чи спеціальностей та кваліфікаційні вимоги до них повинні відповідати найменуванням та вимогам, зазначеним у кваліфікаційних довідниках. Зокрема, наразі все ще користуються Загальноросійським класифікатором робітників, посад службовців та тарифних розрядів ОК 016-94 та Списком виробництв, цехів, професій та посад, затвердженим Постановою Держкомпраці СРСР та Президії ВЦРПС від 25.10.1974 N 2 зайнятість у яких дає право на пенсію за віком (за старістю) на пільгових умовах.
До відома. Якщо, наприклад, у штатному розкладі передбачено посаду «машиніст», а працівник виконує функції машиніста-регулювальника, то він втрачає право на пенсію за віком (за старістю) на пільгових умовах.
Крім цього, слід враховувати інші нормативні акти, які містять правила встановлення найменувань посад, спеціальностей та професій. Наприклад, на підставі Наказу МОЗсоцрозвитку РФ від 28.03.2012 N 278н найменування посади керівника (завідувача) плазмоцентра може бути доповнено найменуванням лікарської посади «лікар-трансфузіолог» з урахуванням профілю структурного підрозділу та спеціальності, передбаченої номенклатурою. освітою у сфері охорони здоров'я.
При складанні та затвердженні штатного розпису органу місцевого самоврядування, апарату виборчої комісії муніципальної освітислід використовувати найменування посад муніципальної служби, передбачені реєстром посад муніципальної служби у суб'єкті РФ (п. 3 ст. 6 Федерального закону від 02.03.2007 N 25-ФЗ «Про муніципальній службіу Російській Федерації").
Зверніть увагу! Якщо в установі виникла потреба прийняти працівника на певний час, його посада також закріплюється у штатному розкладі. Для цього потрібно внести зміни до чинного штатного розпису, вказавши інформацію про термін, на який вводиться посаду, у графі 10 «Примітка» форми Т-3.
Послідовність заповнення графи 3 щодо кожного структурного підрозділу є індивідуальною з урахуванням специфіки конкретної організації. Проте вважаємо, що зручніше заповнювати її в ієрархічному порядку: керівник структурного підрозділу, заступники, головні спеціалісти, провідні спеціалісти тощо.
Число штатних одиниць за посадами, професіями чи спеціальностями вказується у графі 4. Ця графа може містити як цілі числа – 1 (для працівників на повній ставці), так і неповні – 0,25, 0,5 тощо. (Для сумісників). Рекомендуємо в даній графі відображати не лише існуючі, а й вакантні посади, адже приймати нових співробітників можна лише на відкриті позиції, вказані у штатному розкладі.
Зазначимо, що кількість штатних одиниць організацій, що фінансуються з різного рівня бюджетів, визначається вищими організаціями. Так, нормативи штатної чисельності:
- персоналу установ, що виконують кримінальні покарання у вигляді позбавлення волі (крім в'язниць), та установ, що виконують кримінальні покарання у вигляді позбавлення волі, з особливими умовами господарської діяльностіу відсотках від середньорічної чисельності які у них засуджених — затверджені Постановою Уряди РФ від 12.08.1994 N 922;
- працівників державних та муніципальних установкультурно-дозвільного типу та бібліотек - затверджені Наказом Мінкультури РФ від 01.09.2011 N 906;
- медичного та іншого персоналу бригади анестезіології та реанімації, відділення анестезіології-реанімації медичної організації- Наведено в додатках 2 і 5 до Порядку надання анестезіолого-реанімаційної допомоги дорослому населенню, затвердженому Наказом МОЗсоцрозвитку РФ від 13.04.2011 N 315н;
- психоневрологічного диспансеру (диспансерного відділення психіатричної лікарні), кабінету дільничного лікаря-психіатра, кабінету активного диспансерного спостереження та проведення амбулаторного примусового лікування - затверджені Наказом Мінздоровсоцрозвитку РФ від 17.05.2012 N 566н.
Деякі відомства затверджують методики розрахунку штатної чисельності. Наприклад, так вчинила Федеральна архівна служба, яка затвердила Наказом від 14.01.2004 р. N 9 відповідну методику для державних архівних установ.
Деякі установи, визначаючи як найменування посад, і їх кількість, повинні орієнтуватися на типові штатні розклади, затверджені відомчими нормативними актами. Зокрема, додатком 2 до Наказу ФСВП РФ від 23.01.2012 N 24 затверджено типовий штатний розпис кримінально-виконавчої інспекції (міститься за рахунок кошторису кримінально-виконавчої системи), у відповідність до якого територіальні органи ФСВП повинні привести штатні розписи підвідомчих кримінально-виконавчих .
У графі 5 «Тарифна ставка (оклад) та ін.» вказується в карбованцевому обчисленні місячна заробітна плата за тарифною ставкою (окладом), тарифною сіткою, відсотком від виручки, часткою або відсотком від прибутку, коефіцієнтом трудової участі (КТУ), коефіцієнтом розподілу та ін. в залежності від системи оплати праці, прийнятої в організації в відповідно до чинного законодавства Російської Федерації, колективних договорів, трудовими договорами, угодами та локальними нормативними актами організації (розд. 1 вказівок).
Найпоширенішою помилкою при заповненні даної графи є встановлення вилки окладів, тобто різної заробітної плати для співробітників однієї кваліфікації. Це неправильно: кожній посаді має відповідати лише один розмір окладу. Виняток становить лише ситуація, коли посади перебувають у різних структурних підрозділах. Встановлення ж заробітної плати у більшому розмірі одному із працівників може бути реалізовано шляхом встановлення йому надбавок чи інших доплат (Лист Роструда від 27.04.2011 N 1111-6-1).
Зазначимо, що, встановлюючи розмір оплати праці, слід враховувати нормативні та відомчі акти. Наприклад, розміри окладів за професіями робітників та посадових окладів за посадами службовців територіальних органівта підвідомчих організацій державної фельд'єгерської служби встановлено Наказом ДФС РФ від 29.08.2008 N 262.
У графах 6-8 відображаються надбавки, що стимулюють та компенсаційні виплати: доплати та надбавки компенсаційного характеру, премії та інші заохочувальні виплати. Тобто якщо співробітники виконують свою роботу в шкідливі умовипраці, одну з цих граф необхідно назвати "Надбавка за роботу у шкідливих умовах праці", а нижче вказати конкретний розмір цієї надбавки.
До відома. На підставі Постанови Уряду РФ від 20.11.2008 N 870 «Про встановлення скороченої тривалості робочого часу, щорічної додаткової оплачуваної відпустки, підвищеної оплати праці працівникам, зайнятим на важких роботах, роботах зі шкідливими та (або) небезпечними та іншими особливими умовами праці» особам таким, що виконує роботу в таких умовах за підсумками атестації робочих місць, гарантовано підвищення оплати праці не менше ніж на 4% тарифної ставки (окладу), встановленої для різних видівробіт із нормальними умовами праці.
Надбавки у штатному розкладі можна встановлювати у рублях, відсотках чи коефіцієнтах. У разі зміни розміру останніх можна поставити у відповідних графах прочерки, а у графі 10 «Примітка» зробити посилання на документ, який регулює цю зміну. Наприклад, відсоткова надбавка працівникам Крайньої Півночі змінюється залежно від тривалості «північного» стажу. Тому при заповненні штатного розпису у графі «Доплати» можна поставити прочерк (за відсутності інших надбавок), а у графі 10 зробити посилання на відповідний нормативний правовий акт, яким регулюється встановлення працівникам Крайньої Півночі відсоткових надбавок до заробітної плати. Це дозволить не змінювати штатний розклад щоразу під час її зміни.
У графі 9 вказується сума посадового окладу та надбавок з кожної посади. А графа 10 «Примітка» здебільшого залишиться порожньою, проте є випадки, коли її доведеться заповнити. Це стосується працівників, які не мають як такого фіксованого розміру оплати праці, — відрядників, погодинників та ін.
Як правильно вказати розмір погодинної оплатипраці працівника у штатному розкладі? Умова про її розмір зазначається у графі 5 «З тарифною ставкою (окладом) та ін.», в якій відображається погодинна ставка (___ руб./год). При цьому в стовпці з приміткою вказується: "Погодинна система оплати праці", - а в графі "Всього на місяць, руб." слід вказати число, що виходить при множенні встановленої роботодавцем ставки (___ руб./год.) на середньомісячне число робочих годин.
Якщо у працівника відрядна оплата праці, вважаємо, що у графі 5 «Тарифна ставка (оклад) та ін., руб.» потрібно проставити прочерк, а у графі 10 «Примітки» вказати «Відрядна оплата праці/Здібно-преміальна оплата праці» (залежно від того, за якою схемою оплати праці працює співробітник) і дати посилання на внутрішній документ, що регулює розмір оплати праці (наприклад , положення про оплату праці або положення про оплату праці та матеріальне стимулювання).
Внизу таблиці є рядок «Разом». Вона заповнюється за графою 4 «Кількість штатних одиниць» та графою 9 «Усього на місяць, руб.». Підсумкове число штатних одиниць слід зазначити у верхній частині штатного розкладу у рядку «Штат у кількості». Підсумок за графою 9 є фондом оплати праці в організації і може змінюватися у більшу (у разі роботи у вихідні дні або понаднормово) або меншу сторону (коли працівники перебувають на лікарняному, у відпустці власним коштом тощо).
Штатний розклад може складатися з кількох аркушів. Особи, які підписують його, розписуються лише на останньому аркуші у відповідному рядку. За потреби підписання кожного листа форма доповнюється рядками для проставлення підпису. Ця процедура може застосовуватися і у разі підписання штатного розкладу філії перед її затвердженням окремо від головної організації.
Порядок затвердження та внесення змін до штатного розкладу
за загальному правилуштатний розпис затверджується наказом (розпорядженням), підписаним керівником організації або уповноваженою ним на це особою. Про це йдеться у Вказівках. Реквізити наказу — дата та номер — заносяться до шапки документа до спеціально передбачених для цього рядків. Зазначимо, що нормативно- правовими актамиможе бути встановлений особливий порядок затвердження штатного розкладу. Так, на підставі п. 10 Порядку затвердження штатних розкладів працівників бюджетних та казенних установ та цивільного персоналу рятувальних військових формувань МНС РФ розроблені штатні розклади подаються на затвердження та реєстрацію:
- казенними установами (за винятком казенних установ центрального підпорядкування, територіальних підрозділів ДПС МНС та Державної інспекціїпо маломірним судам МНС) - начальникам регіональних центрів у справах цивільної оборони, надзвичайних ситуацій та ліквідації наслідків стихійних лих;
- казенними установами центрального підпорядкування - відповідному заступнику Міністра РФ у справах цивільної оборони, надзвичайних ситуацій та ліквідації наслідків стихійних лих з підпорядкованості через Організаційно-мобілізаційний департамент МНС;
- територіальними підрозділами ДПС МНС та Державної інспекції з маломірних судів МНС - начальників головних управлінь МНС з суб'єктів РФ.
При цьому якщо встановлено, що у поданих на затвердження та реєстрацію штатних розкладах введені не передбачені штатним переліком або штатним нормативомпосади та професії, неправильно встановлені посадові оклади (тарифні ставки) або виявлено інші недоліки, реєстрація штатних розкладів проводиться тільки після усунення зазначених порушень (п. 22 Порядку затвердження штатних розкладів працівників бюджетних та казенних установ та цивільного персоналу рятувальних військових формувань МНС РФ).
Зазначимо, що реєстрація штатних розкладів здійснюється шляхом нанесення на них у верхньому правому кутку відомостей про номер, під яким цей розклад зареєстровано в журналі обліку реєстрації штатних розкладів, про штатну чисельність зареєстрованих посад та фонд посадових окладів. Після реєстрації та занесення до журналу обліку реєстрації штатних розкладів зареєстровані розклади (перші екземпляри) повертаються за належністю.
Щодо змін штатного розкладу, вони також вносяться наказом (розпорядженням) керівника організації або уповноваженої ним на це особи. У разі внесення змін може виникнути питання: чи треба узгоджувати їх із профспілковим органом? Давайте розберемося. На підставі ст. 8 ТК РФ роботодавці можуть приймати локальні нормативні акти, що містять норми трудового права, у межах своєї компетенції відповідно до трудовим законодавством. Однак у певних випадках, встановлених Трудовим кодексом, іншими федеральними законами та іншими нормативними правовими актами РФ, колективним договором, угодами, роботодавець після прийняття локальних нормативних актів має враховувати думку представницького органу працівників (за наявності такого).
Штатний розклад є локальним нормативним актом, в якому відображаються не лише структурні підрозділи, найменування посад, спеціальностей, професій із зазначенням кваліфікації, відомості про кількість штатних одиниць, а й розміри окладів ( тарифних ставок), доплат та надбавок. А в силу ст. 135 ТК РФ системи оплати праці, включаючи розміри тарифних ставок, окладів (посадових окладів), доплат і надбавок встановлюються, зокрема, локальними нормативними актами. Оскільки штатний розпис відображає основні положення укладеного в установленому порядку колективного договору або положення про оплату праці, прийнятого з огляду на думку представницького органу працівників, то при затвердженні штатного розкладу немає необхідності враховувати думку профспілки.
Проте, якщо колективним договором чи угодами передбачено прийняття локальних нормативних актів за погодженням з представницьким органом працівників, то узгодження штатного розкладу з профспілкою є обов'язковим (ч. 3 ст. 8 ТК РФ).
Після затвердження штатних розкладів для деяких установ встановлено необхідність їхньої реєстрації. Реєстрація оформляється шляхом нанесення у верхньому правому кутку титульного листанаписи про номер, під яким цей штатний розпис зареєстровано в журналі обліку реєстрації штатних розкладів, штатної чисельності зареєстрованих посад та фонді посадових окладів (тарифних ставок).
Чи потрібно ставити печатку установи на формі Т-3? Ні, уніфікована формане передбачає проставлення печатки на затвердженому штатному розкладі.
Штатний розклад у філіях
Почнемо з того, що філія не є юридичною особою, отже, і буде роботодавцем для працівників. Оскільки філії так само, як відділи, сектори чи інші підрозділи, є структурними частинами установи, складання штатного розкладу частинами (окремо за посадами головної організації та філій) неправильне, адже штатним розкладом оформляється структура всієї організації.
Проте все ж таки керівникам філій може бути надано право затвердження штатного розкладу філії і тоді у них буде свій розклад. Якщо таке право надано, у графі «Найменування організації» необхідно вказати найменування не філії, а головної організації відповідно до статутними документами. Найменування філії буде зазначено у графі «Структурний підрозділ», чим вона, по суті, і є. А у локальних нормативних актах рекомендується прописати процедуру передачі інформації (наприклад, шляхом передачі завіреної копії штатного розкладу філії або виписки з неї до головної організації).
Термін зберігання
Термін зберігання документів, що утворюються в процесі діяльності державних органів, органів місцевого самоврядування та інших організацій, встановлені Переліком типових управлінських архівних документів, затвердженим Наказом Мінкультури РФ від 25.08.2010 N 558. Підпунктом «а» п. 71 названого переліку встановлено, що штатні розписи організації та зміни до них зберігаються за місцем розробки затвердження постійно.
Іноді в установах складаються проекти штатних розкладів за структурними підрозділами, які потім зводяться до одного штатного розкладу установи. Такі проекти теж необхідно зберігати, але п'ять років (п. 72 Переліку типових управлінських архівних документів).
Крім розробки проектів, можливе ведення листування з питань включення тієї чи іншої посади до структури підрозділу та ін. Термін зберігання такого листування ще менший і становить три роки — п. 73 Переліку типових управлінських архівних документів.
