Іменоване надалі за текстом «Замовник», від імені Генерального директора _________________________, що діє на підставі Статуту, з одного боку, та ІП Єлісєєва Алла Володимирівна, іменована надалі за текстом «Виконавець», з іншого боку, спільно надалі іменовані «Сторони», уклали цей договір (далі за текстом - Договір) про нижченаведене :
1. Предмет договору
1.1. Замовник доручає, а Виконавець бере на себе зобов'язання щодо ведення кадрового діловодстваЗамовника, а саме бере на себе наступні функції:
Оформлення руху працівників (прийом, переміщення, звільнення, відпустки); оформлення наказів, трудових договорів, договорів матеріальної відповідальності, особистих карток, графіків відпусток, ознайомлення з локальними нормативними актами (ЛНА);
Облік та оформлення трудових книжок;
Оформлення документів з преміювання та винесення дисциплінарного стягненняспівробітникам;
Внесення змін до штатного розкладу, ЛНА щодо роботи з персоналом, трудові договори, посадові інструкції щодо вказівки Замовника;
Ведення поточної реєстраційної кадрової документації;
Ведення військового обліку;
Видача на запит працівників компанії довідок про них трудової діяльності;
Консультації з трудовому законодавствущодо працюючих співробітників (не більше 2 годин на місяць).
1.2. Замовник зобов'язується оплачувати Послуги Виконавця у порядку, у строки та на умовах, визначених цим Договором.
2. Права та обов'язки Сторін
2.1. Виконавець зобов'язується:
2.1.1. Надавати Послуги в обсязі та строки, передбачені цим Договором, а також забезпечити якість Послуг відповідно до критеріїв досвідченості та професіоналізму, які за звичайних умов очікуються від компаній відповідного профілю Російської Федерації;
2.1.2. При необхідності надавати Замовнику додаткові послуги у кадровій сфері, наприклад, додаткові консультації з охорони праці, про що укладається додаткова угода із зазначенням переліку та вартості Послуг;
2.1.3. Інформувати Замовника про професійні навички та досвід роботи фахівців Виконавця, які безпосередньо надаватимуть послуги Замовнику;
2.1.4. Забезпечувати безперервність ведення кадрового діловодства Замовника незалежно від природних причин відсутності фахівця/ів, закріплених за Замовником (відпустки, лікарняні тощо);
2.1.5. Зберігати конфіденційність та не допускати розголошення третім особам відомостей, що становлять комерційну та службову таємницю Замовника, у тому числі персональні дані працівників Замовника, які стануть відомими у процесі надання Послуг;
2.1.6. Вчасно виставляти Замовнику рахунки за надані Послуги, а також передавати інші пов'язані з наданням Послуг документи.
2.2. Замовник зобов'язується:
2.2.1. До моменту підписання цього договору надати Виконавцю можливість ознайомитись зі станом кадрового документообігу;
2.2.2. Надавати Виконавцю точну та своєчасну інформацію про рухи кадровий склад(прийомі, переміщенні, звільнення тощо).
2.2.3. Виділити з числа штатних співробітників спеціаліста, на якого буде покладено відповідальність за зберігання трудових книжок та вкладишів до них, особових справ та іншої кадрової документації, що має зберігатися на території Замовника;
2.2.4. Організувати на своїй території одне робоче місцедля фахівця Виконавця, оснащене ПК та необхідним програмним забезпеченням;
2.2.5. Для внесення змін до ЛНА, трудових договорів та ін. кадрові документи, надати їх на електронних носіях;
2.2.6. Оплачувати Послуги Виконавця у порядку та на умовах, передбачених цим Договором.
2.2.7. На початку кожного місяця протягом 5 (п'яти) робочих днів підписувати Акт про надання Послуг протягом місяця. Якщо протягом цього терміну Акт не підписано, а Послуги продовжують надаватися, то Послуга вважається прийнятою та підлягає сплаті.
3. Порядок надання послуг
3.1. Початком надання Послуг за Договором є дата підписання цього договору.
3.2. На початку надання Послуг Замовник знайомить Виконавця з ЛНА по роботі з персоналом, організаційною структурою, штатним розкладом та посадовими інструкціями, що діють у Замовника. Потім Замовник надає штатну розстановку персоналу за посадами та знайомить Виконавця з номенклатурою справ у кадровому документообігу та його місце у загальній системі документообігу, включаючи систему візування та підписання документів.
3.3. У процесі надання Послуг робота Виконавцем виконується віддалено, з направленням підготовлених кадрових документів Замовнику електронною поштою.
3.4. Замовник здійснює роздрук отриманих електронною поштою від Виконавця кадрових документів, знайомить з ними працівників під розпис та зберігає в папці поточної документації до відвідування представником Виконавця.
3.5. На території Замовника Виконавцем виконується робота з формування особових справ працівників та зшивів зберігання кадрових документів, для чого Виконавець відвідує Замовника 1 раз на місяць в обсязі годин, необхідних для виконання робіт з кадрового обслуговування (за практикою 2-4 години).
3.6. Про всі зміни в русі персоналу Замовник інформує Виконавця протягом 1-2 днів з моменту появи інформації (подання заяви співробітником, наказу керівника, рішення атестаційної комісії, постанови суду тощо) у вільній формі електронною поштою.
4. Вартість Послуг та порядок розрахунків
4.1. Вартість послуг, зазначених у п.1.1. цього договору, визначаються виходячи з кількості співробітників Замовника (осіб, які перебувають у трудових відносинахіз Замовником) на початок місяця обслуговування, та становлять ____ рублів за 1 співробітника.
4.2. Вартість додаткових послуг, А саме: розробка нових ЛНА, посадових інструкцій, консультації по трудовому законодавству понад 2 години на місяць, присутність при перевірках органами, що інспектують, визначаються виходячи з годинної ставки - 500 рублів/год.
4.3. Послуги Виконавця не оподатковуються на додану вартість (далі - ПДВ), оскільки Виконавець не є платником зазначеного податку (застосовується спрощена система оподаткування).
4.4. Оплата Послуг за цим Договором провадиться щомісяця за місяць протягом 5 робочих днів з моменту виставлення рахунку. Акти мають бути підписані протягом 5 (п'яти) робочих днів після закінчення місяця обслуговування. Форма оплати – безготівковий розрахунок перерахуванням на розрахунковий рахунок Виконавця.
4.5. За кожен день прострочення платежу Замовник сплачує неустойку (пеню) у розмірі 0,3% (три десяті відсотки) від суми простроченого платежу.
4.6. Рахунки Виконавця, Акти про надання Послуг, передаються Замовнику факсом або електронною поштою за умови обов'язкового подальшого подання оригіналів.
4.7. Закінчення терміну дії Договору не позбавляє Виконавця права на отримання належної йому винагороди за Послуги, надані протягом строку дії Договору, а також інших виплат та компенсацій, передбачених цим Договором.
5. Відповідальність Сторін
5.1. Невиконання або неналежне виконання Сторонами своїх зобов'язань за цим Договором тягне за собою відповідальність відповідно до чинного законодавства Російської Федерації.
5.2. Виконавець не несе відповідальності за невиконання своїх зобов'язань за Договором повністю або частково, якщо таке невиконання було спричинене дією або бездіяльністю Замовника, або якщо таке невиконання було спричинене іншими обставинами, що не залежать від Виконавця.
6. Обставини непереборної сили
6.1. Сторони звільняються від відповідальності за повне або часткове невиконання зобов'язань за цим Договором, якщо це невиконання стало наслідком обставин непереборної сили, що виникли після укладення Договору, які Сторони не могли ні передбачити, ні запобігти. До обставин непереборної сили належать: природні лиха, пожежі, соціальні конфлікти, а також рішення урядових органів країн місцезнаходження Сторін.
6.2. Сторона, для якої утворилася неможливість виконання зобов'язань, винна в найкоротший термінписьмово інформувати про це іншу Сторону для погодження наступних дій.
6.3. Строк виконання зобов'язань за цим Договором продовжується пропорційно до періоду часу, протягом якого діють обставини непереборної сили.
6.4. У разі настання обставин, передбачених пунктами 6.1., 6.2. Договірні Сторони можуть призупинити дію або розірвати цей Договір.
6.5. Дострокове припинення або зупинення дії Договору не звільняє Замовника від зобов'язань щодо оплати наданих Виконавцем Послуг.
7. Строк договору
7.1. Договір набирає чинності з моменту його підписання обома Сторонами та діє протягом одного календарного рокуз моменту підписання.
7.2. Договір може бути розірваний у будь-який час за ініціативою будь-якої із Сторін, за умови письмового повідомлення у вільній формі іншої Сторони не пізніше ніж за 30 (тридцять) календарних днівдо дати передбачуваного розірвання Договору.
7.3. Якщо жодна із сторін за 30 (тридцять) календарних днів до дати закінчення строку договору письмово не заявить іншій стороні про свій намір припинити договір, то він вважається продовженим на той самий строк.
8. Інші умови
8.1. Взаємини Сторін, які прямо не врегульовані цим Договором, регламентуються чинним законодавством Російської Федерації.
8.2. Усі суперечки між Сторонами за цим Договором, по можливості, вирішуватимуться шляхом переговорів. Сторони домовилися щодо застосування обов'язкового претензійного порядку перед зверненням до суду.
8.3. Будь-які доповнення або зміни умов Договору дійсні лише в тому випадку, якщо вони оформлені угодами письмовій форміта підписані уповноваженими представниками обох Сторін, якщо інше прямо не передбачено положеннями цього Договору.
8.4. Цей Договір складено та підписано у двох примірниках, що мають однакову силу, по одному для кожної із Сторін.
9. Реквізити та підписи Сторін
Форма оплати – безготівковий розрахунок перерахуванням на розрахунковий рахунок Виконавця. 4.6. За кожен день прострочення платежу Замовник сплачує неустойку (пеню) у розмірі 0,3% (три десяті відсотки) від суми простроченого платежу. 4.7. Рахунки Виконавця, Акти про надання Послуг, передаються Замовнику через кур'єра або заказним листом. Рахунки також можуть бути надіслані Замовнику попередньо факсом або електронною поштою з умовою обов'язкового подальшого подання оригіналів. 4.8. Закінчення терміну дії Договору не позбавляє Виконавця права на отримання належної йому винагороди за Послуги, надані протягом строку дії Договору, а також інших виплат та компенсацій, передбачених цим Договором. 5. Відповідальність Сторін 5.1.
Договір на ведення кадрового діловодства
Виконавець відвідує Замовника 1 раз на тиждень в обсязі годин, необхідних для виконання робіт з кадрового обслуговування (за практикою 5-8 годин). 4. Вартість послуг та порядок розрахунків 4.1. Вартість послуг, зазначених у п.1.1. цього договору, визначаються виходячи з кількості співробітників Замовника (осіб, які перебувають у трудових відносинах із Замовником) на початок місяця обслуговування, та становлять: рублів за 1 співробітника за чисельності 400-500 осіб; рублів за 1 співробітника за чисельності 200-399 осіб; рублів за 1 співробітника за чисельності 100-299 осіб; рублів за 1 співробітника за чисельності 50-99 осіб; рублів за 1 співробітника за чисельності 05-49 осіб. 4.2.
Договір надання послуг із ведення кадрового обліку співробітників організації
Увага
Забезпечувати безперервність ведення кадрового діловодства Замовника незалежно від природних причин відсутності фахівця/ів, закріплених за Замовником (відпустки, лікарняні тощо); 2.1.5. Зберігати конфіденційність та не допускати розголошення третім особам відомостей, що становлять комерційну та службову таємницю Замовника, у тому числі персональні дані працівників Замовника, які стануть відомими у процесі надання Послуг; 2.1.6. Вчасно виставляти Замовнику рахунки за надані Послуги, а також передавати інші пов'язані з наданням Послуг документи.
2.2. Замовник зобов'язується: 2.2.1. До моменту підписання цього договору надати Виконавцю можливість ознайомитись зі станом кадрового документообігу; 2.2.2. Надавати Виконавцю точну та своєчасну інформацію про рухи в кадровому складі (прийомі, переміщенні, звільнення тощо). 2.2.3.
Аутсорсинг, або кадровик напрокат
Інфо
Графік відпусток працівників. Наказ на відпустку. Наказ на перенесення відпустки. Внесення змін до графіка відпусток. Наказ відкликання з відпустки. Наказ на відпустку без збереження заробітної плати. Наказ на відпустку у зв'язку з вагітністю та пологами, відпустку з догляду за дитиною.
Повідомлення про початок відпустки. Внесення даних про відпустки до програми. Наказ на відрядження. Виписка посвідчення про відрядження. Внесення даних у програму. Наказ про заохочення працівника.
Наказ про встановлення надбавки до посадового окладу. Наказ про залучення працівника на роботу у вихідні (святкові) дні. Внесення даних у програму. Довідка з місця роботи.
Довідка про трудовий стаж. Табель обліку робочого часу. Оформлення лікарняного листа. Особиста картка працівника (Т-2). Наказ про зміну прізвища працівника в облікових документах, у зв'язку із одруженням.
Договір на кадрове обслуговування
Виконувати вимоги виконавчого органуЗамовника, а також осіб, уповноважених ним з питань ведення кадрового обліку, якщо такі вимоги суперечать законодавству РФ. 2.2. Замовник зобов'язаний: 2.2.1. Надати Виконавцю список своїх представників, уповноважених давати обов'язкові для Виконавця вказівки щодо ведення кадрового обліку, із зазначенням їхньої компетенції, засвідчений підписом виконавчого органу Замовника та скріплений його печаткою. 2.2.2. Замовник зобов'язаний своєчасно надавати Виконавцю документи та інформацію щодо руху кадрів для виконання ним послуг відповідно до цього договору згідно з Додатком №1 цього договору.
Документи передаються за описом, що складається Замовником. 2.2.3.
Кар'єра
Ваше ім'я *: Ваш E-mail*: Контактний телефон *: Договір № на ведення кадрового діловодства м. Москва року, що іменується надалі за текстом «Замовник», в особі Генерального директора, що діє на підставі Статуту, з одного боку, та Товариство з обмеженою відповідальністю«Точка Вибору», що називається надалі за текстом «Виконавець», в особі Генерального директора пані Блохіна Ганни Юріївни, що діє на підставі Статуту, з іншого боку, спільно надалі іменовані «Сторони», уклали цей договір (далі за текстом – Договір) про наступне: 1. Предмет Договору 1.1.
Ведення кадрового діловодства
Якщо в договорі з компанією, що надає послуги з кадрового діловодства, буде вказано таку послугу, як ведення трудових книжок, то сторонній кадровик заповнюватиме трудові книжки та підписуватиме їх на підставі довіреності, виданої йому організацією-роботодавцем. Захист персональних даних Обов'язки роботодавця із захисту персональних даних працівника визначено у розділі 14 Трудового кодексу. І відповідно до статті 87 ТК РФ у кожній організації обов'язково має бути локальний нормативний акт, що встановлює порядок зберігання та використання персональних даних працівника.
Називається такий документ: Положення про захист персональних даних працівника. Перед укладенням договору на аутсорсинг організація — сторона, що передає, повинна обов'язково скласти до зазначеного Положення доповнення.
Важливо
Читайте на тему електронному журналіУкладання договору ведення кадрового діловодства На що слід звернути увагу під час укладання договору ведення кадрового діловодства? Незалежно від того, який вид договору ви обрали, перед його укладанням потрібно видати наказ про передачу функцій щодо ведення кадрового діловодства сторонньої організації. У самому договорі слід обов'язково закріпити відповідальність організації, яка надає послуги, за допущені її фахівцями помилки. Без такого підстрахування вам буде важко домогтися від виконавця відшкодування сум можливих штрафних санкцій, накладених на вашу організацію органами, що перевіряють, при виявленні таких помилок.
Також, щоб уникнути втрати або псування важливих документівпередачу кадрових справ виконавцю необхідно оформляти актами приймання-передачі та супроводжувати докладним описом всіх документів, що передаються.
У разі якщо протягом зазначеного строку Акт не буде підписаний Замовником та Замовник не подасть у письмовій формі заперечень за Актом, односторонньо підписаний Виконавцем Акт вважається підтвердженням належного надання послуг за договором. 3.5. Датою оплати послуг за безготівкових розрахунків є дата списання коштів з розрахункового рахунку Замовника. 3.6. У разі несплати або неповної оплати Замовником виставленого рахунку Виконавець має право призупинити обслуговування Замовника до повної оплати послуг.
У разі часткової оплати Замовник має право вказати, які послуги йому мають бути надані в межах сплаченої суми. 3.7. Виконавець має право в односторонньому порядку змінювати вартість послуг за цим договором. При цьому Виконавець зобов'язаний повідомити Замовника про зміну вартості послуг щонайменше ніж за дні до їх зміни.
Договір аутсорсингу кадрового діловодства
У додатку необхідно передбачити можливість обробки персональних даних працівників іншою організацією. Стаття 88 Трудового кодексу дозволяє доступ до персональних даних працівника лише спеціально уповноваженим особам. Тому вам необхідно буде отримати письмову згоду працівників на те, що оформленням їхніх особистих карток та трудових книжок займатиметься не роботодавець, а наймана юридична особа (див. зразок повідомлення на стор. 44). Зразок Повідомлення 2 червня 2006 р. N 17 Пузиреву Антону Миколайовичу Москва Просимо Вас висловити свою письмову згоду на обробку Ваших персональних даних (у тому числі оформлення трудової книжки та особистої картки) співробітниками ТОВ «Персоналконсалт» відповідно до договору надання послуг.
І лише створивши у 2000 році Центр бухгалтерського обліку та податкового права «Консультант» та оцінивши всю проблематику трудового права, нюанси кадрового обліку та розміри адміністративної та кримінальної відповідальності ми усвідомили, що цим питанням мають займатися профільні фахівці. ст. 5.27 ст. 5.28 ст. 529 ст. 5.30 ст. 531 ст. 532 ст. 5.34 ст. 5.40 ст. 5.42 ст.
Поліна Ернстівна Тутиніна, Юрист, м.Канадей Вересень 20, 2016 at 11:44 дп
Отже, обидві сторони мають усі необхідні з погляду закону документи. Тепер можна приступати до документального оформленняпередачі функцій ведення кадрового діловодства.
Максим Іванович Ульянич, Юрист, м.Кропоткін Вересень 21, 2016 at 1:19 пп
1. Предмет договору 1.1. Виконавець зобов'язується за завданням Замовника надати послуги в обсязі та на умовах, передбачених цим договором та додатками до нього (ведення бухгалтерського, кадрового та податкового обліку, складання бухгалтерської, податкової та іншої звітності, консультаційні послуги та ін.), а Замовник зобов'язується сплатити ці послуги. 1.2. Виконавець щомісяця надає Замовнику акт наданих послуг та звіт про виконану роботу не пізніше 15 числа кожного місяця, наступного за звітним.
Клементіна Олександрівна Костраченкова, Юрист, м. Омськ Вересень 22, 2016 at 11:41 дп
Якщо ваша організація прийняла рішення про ведення кадрового діловодства залученою організацією, ви зіткнетеся з проблемою правильного оформленнядоговору. Насамперед це пов'язано з тим, що з аутсорсингу немає законодавчої бази. Можливим варіантомукладання договору на аутсорсинг може бути громадянсько-правовий договірпідряду *(1) або договір возмездного наданняпослуг * (2).
Якщо вам потрібно, щоб фірма-виконавець організувала кадрове діловодство вашої компанії, а надалі ви плануєте вести його самостійно, можна укласти договір підряду.
Ксенія Борисівна Вещелєва, Юрист, м.Шушенське Вересень 23, 2016 at 2:46 пп
Анджела Даніїлівна Ферова, Юрист, м.Анбецу Вересень 24, 2016 at 1:34 пп
Послуга «Бухгалтер в офіс» потрібна для компаній, які з тих чи інших причин не можуть передавати первинні документи для обробки в офіс ТОВ «Мігкон Груп». У таких випадках, клієнту з-поміж своїх фахівців виділяється людина — бухгалтер, що приходить, який виконує функції бухгалтера в офісі в обумовлений з клієнтом час.
Ми організуємо процес таким чином, щоб якість послуг у жодному разі не постраждала, і здійснюємо додатковий нагляд за компанією клієнта з боку інших спеціалістів шляхом віддаленої взаємодії.
Галина Якубовна Евдосина, Юрист, м.Нижньокамськ Вересень 25, 2016 at 1:44 пп
Ми пропонуємо Вам вирішити цю проблему та надати Вам наші послуги з ведення кадрового обліку Вашої компанії, за суму, яка буде в десятки разів нижчою, ніж утримувати власний відділ кадрів. БУХпрофі надає послуги з ведення кадрового обліку, а також аутсорсинг кадрових послуг, у сфері кадрових послуг цю процедуру часто називають кадровий аутсорсинг.
Вартість даної послуги в нашій компанії складає від 5000 рублів до 10000 рублів, залежно від обраного пакету послуг.
Кіра Юріївна Серкутьєва, Юрист, м.Кіровськ Вересень 26, 2016 at 12:05 пп
Кожна з таких подій має бути належним чином відображена у кадровому обліку, а для цього необхідно складати документи та накази, оформлювати трудові договори. додаткові угоди, посвідчення про відрядження, робити записи в трудових книжках і в особистих картках, вести облік подій у реєстраційних журналах та ін.
У невеликих компаніяхза виконання цієї функції часто відповідають працівники бухгалтерії або універсальний співробітник відділу персоналу (фахівець з кадрів), який займається як підбором персоналу, так і веденням кадрового обліку; у середніх компаніях у штаті зазвичай є виділені кадрові інспектори, а в великих організаціяхдля здійснення кадрового обліку створюються цілі відділи спеціалістів з кадрового діловодства.
Сабіна Антонівна Габулаєва, Юрист, м. Намисто Вересень 27, 2016 at 1:40 пп
Вам доведеться складати документи та накази, оформляти трудові договори, додаткові угоди, посвідчення про відрядження, робити записи в трудових книжках та в особистих картках, вести облік подій у реєстраційних журналах тощо. Для цього потрібно добре знати трудове право, оскільки у процесі створення тієї чи іншої кадрового документа слід враховувати його специфічні особливості.
Вадим Антонович Гоначенко, Юрист, м.Базарні Матаки Вересень 28, 2016 at 2:51 пп
Другий варіант стає все більш затребуваним бізнесом. Весною 2017 року кадрова агенція«Юніті» провело опитування у більш ніж 300 московських та регіональних компаній із різних галузей чисельністю від 10 співробітників та понад 1000. Він показав, що попит на аутсорсинг зріс на 10% порівняно з аналогічним періодом 2015 року. Головна перевага аутсорсингу у тому, що це просто громадянські відносини між двома компаніями.
Яків Леонідович Дерзян, Адвокат, м.Кобринське Вересень 29, 2016 at 1:52 пп
Керівництво будь-якої організації завжди прагне зниження рівня витрат, використовуючи для цього самі різні рішення. Наприклад, одним із варіантів економії ресурсів є відмова від найму ряду штатних фахівців та делегування допоміжних функцій стороннім виконавцям.
Така передача справ стороннім фахівцям називається модним нині терміном "аутсорсинг". Аутсорсинг широко застосовується у багатьох індустріально розвинених країнах, оскільки дозволяє значно економити ресурси підприємств.
Клементіна Данилівна Тютюнкова, Юрист, м.Відродження Вересень 30, 2016 at 12:55 пп
Якщо ви не приділяєте кадровому діловодству належної уваги і згадуєте про нього лише при зустрічі з працівниками трудової держінспекції та/або податкової, ви ризикуєте постати перед законом і покарати, будучи винними в порушенні законодавства. Стаття 5.27 КпАП РФ (Кодекс про адміністративні правопорушення).
Порушення законодавства про працю та охорону праці - тягне » накладення адміністративного штрафуна посадових осібу розмірі від однієї тисячі до п'яти тисяч карбованців; на осіб, які здійснюють підприємницьку діяльністьбез утворення юридичної особи — від однієї тисячі до п'яти тисяч рублів або адміністративне призупинення діяльності на строк до дев'яноста діб; на юридичних осіб- Від тридцяти тисяч до п'ятдесяти тисяч рублів або адміністративне призупинення діяльності на строк до дев'яноста діб.
Альбіна Федорівна Хімачова, Юрист, м. Холмськ Жовтень 1, 2016 at 1:16 пп
2.1.2. Виконувати вимоги виконавчого органу Замовника, і навіть осіб, уповноважених їм, з питань ведення кадрового обліку, якщо такі вимоги суперечать законодавству РФ. 2.2.1. Надати Виконавцю список своїх представників, уповноважених давати обов'язкові для Виконавця вказівки щодо ведення кадрового обліку, із зазначенням їхньої компетенції, засвідчений підписом виконавчого органу Замовника та скріплений його печаткою.
Віра Григорівна Мацнева, Юрист, м. Кішки Жовтень 2, 2016 at 1:37 пп
Підготовку трудових договорів, договорів підряду, договорів про повну матеріальну відповідальність та інші договори з працівниками - відповідно до вимог законодавства та ваших побажань; - штатний розпис, накази, що відбивають трудову функціюпрацівників, посадових інструкцій, особистого листка з обліку кадрів, особистої картки Т-2; 5.
Інокентій Радиславович Нефедкін, Юрист, м.Перемишль Жовтень 3, 2016 на 2:53 пп
Кадрове управління займається плануванням персоналу, впровадженням нових ефективних методівпідбору потенційних кандидатів, питаннями навчання та атестації працівників, розробкою системи мотивації, формуванням корпоративної культури. Не варто упускати і роботу з документами: оформлення прийому на роботу, перекладу, звільнення співробітника, складання документів про заохочення або стягнення дисциплінарного характеру, складання та впровадження внутрішніх нормативних актів, які перебувають у віданні кадрового відділу.
Для зменшення витрат деякі організації відмовляються від штатних працівників, які виконують допоміжні функції, наприклад, ведуть кадрові відносини. Проте повністю відмовитися від виконання цих функцій не можна, і тому цю роботудоручають стороннім організаціям. Така передача можлива під час оформлення відповідного договору з фірмою-виконавцем.
У статті ми розглянемо такі теми:
- кадрове діловодство за договором;
- укладання договору на ведення кадрового діловодства;
- зразки договорів ведення кадрового діловодства.
Кадрове діловодство за договором надання послуг
Керівництво будь-якої організації завжди прагне до зниження рівня витрат, використовуючи для цього різні рішення. Наприклад, одним із варіантів економії ресурсів є відмова від найму ряду штатних фахівців та делегування допоміжних функцій стороннім виконавцям. Така передача справ стороннім фахівцям називається модним нині терміном "аутсорсинг".
Не пропустіть: головні зміни у кадровій роботі
Що прийнято і набуло чинності цього місяця.
Аутсорсинг широко застосовується у багатьох індустріально розвинених країнах, оскільки дозволяє значно економити ресурси підприємств. Найчастіше набік віддають виконання таких допоміжних функцій підприємства, як ведення бухгалтерського обліку, юридичне супроводження, кадрове діловодство.
У нашій країні аутсорсингові послуги лише починають розвиватись. При цьому цивільне законодавство надає достатньо інструментів для виконання робіт на благо будь-якої компанії позаштатними фахівцями, а також достатньо регулює взаємовідносини наймача та виконавця, що виникають при аутсорсингу.
Якщо ви вирішили передати ведення кадрового діловодства на бік, важливо приділити пильну увагу правильному складаннядоговору. Передача робіт на аутсорсинг може бути оформлена двома способами: за допомогою цивільно-правового договору (договору підряду) або за допомогою відплатного надання послуг.
Відмінностей між цими видами договорів не так багато, але вони все ж таки є. Одна з основних відмінностей полягає в тому, що предметом договору підряду зазвичай є кінцевий результат роботи виконавця, а договір надання послуг передбачає процес надання послуг, не завжди спрямований на отримання конкретного результату. Таким чином, якщо ви налаштовані на довгострокове ведення кадрового діловодства сторонньою фірмою, то в цьому випадку краще укласти договір надання послуг.
Укладання договору на ведення кадрового діловодства
На що слід звернути увагу під час укладання договору на ведення кадрового діловодства? Незалежно від того, який вид договору ви обрали, перед його укладанням потрібно видати наказ про передачу функцій щодо ведення кадрового діловодства сторонньої організації.
У самому договорі слід обов'язково закріпити відповідальність організації, яка надає послуги, за допущені її фахівцями помилки. Без такого підстрахування вам буде важко домогтися від виконавця відшкодування сум можливих штрафних санкцій, накладених на вашу організацію органами, що перевіряють, при виявленні таких помилок.
Також, щоб уникнути втрати чи псування важливих документів, передачу кадрових справ виконавцю потрібно оформлювати актами приймання-передачі та супроводжувати докладним описом усіх документів, що передаються.
Оскільки відповідальність за організацію роботи з трудовими книжками, включаючи їх зберігання, покладається на роботодавця, він повинен призначити наказом відповідальну за виконання цих функцій особу. Ця особане обов'язково має бути працівником компанії, але при призначенні відповідальною особою представника іншої організації необхідно оформити на нього довіреність.
Також до обов'язків роботодавця входить захист персональних даних працівника. Їх порядок зберігання та використання регулюється локальним Положеннямпро захист персональних даних працівника. При укладанні договору на ведення кадрового діловодства сторонньою організацією необхідно скласти до зазначеного положення доповнення, в якому закріпити можливість обробки персональних даних працівників іншою організацією. Також необхідно буде отримати письмову згоду працівників на те, що за їх особистими даними працюватиме інша юридична особа.
Зразки договорів ведення кадрового діловодства
Нижче ви можете ознайомитись із зразком договору на ведення кадрового діловодства сторонньою компанією.
Ведення кадрового діловодства з використанням ресурсів сторонньої спеціалізованої компанії- явище для Росії нове та недостатньо оцінене. Власники середнього та малого бізнесу недооцінюють складність та значущість такої частини своєї діяльності, як кадровий облік та діловодство. Економія на кваліфікації чи одиниці спеціаліста/менеджера з кадрового обліку за рахунок суміщення професій – часте явище.
Для кого
Аутсорсинг кадрового обліку (надання послуг з ведення кадрового обліку та діловодства) призначений для підприємств середнього та малого бізнесу, які починають або розвивають свою діяльність і не мають достатніх ресурсів для утримання професійної кадровики або ж, у зв'язку з невеликою чисельністю персоналу, не потребують кадровика на повну ставку.
Уклавши з нами договір на ведення кадрового обліку (воно ж - кадровий супровід, послуги з ведення кадрового діловодства, абонентське кадрове обслуговування), Ви за порівняно невеликі гроші отримаєте високопрофесійну допомогу кадровиків, які працювали в великих компаніях- лідерів ринку.
Вам не потрібно дбати про організацію робочого місця, платити оренду – у нас є свої робочі місця. Вам не потрібно платити соціальні податки на зарплату кадровика – ви укладаєте договір із компанією. Ви можете бути впевнені в тому, що правильно та своєчасно оформляти кадрові документи для Вашої компанії – це наша основна робота, а не додаткове навантаження (як у вашого бухгалтера чи секретаря).
За абонентського кадрового обслуговування ми візьмемо на себе ведення кадрового обліку у Вашій компанії в повному обсязі. Ви можете укласти договір на ведення кадрового діловодства у вашій компанії на півроку чи на рік – як Вам зручніше.
Перелік виконуваних нами робіт у рамках ведення аутсорсинг кадрового діловодства:
- Ведення кадрового обліку та оформлення системи реєстрації кадрової документації відповідно до законодавчих вимог:
- Книга обліку руху трудових книжок та вкладок до них
- Прибутково-видаткова книга з обліку бланків трудових книжок та вкладок до них
- Журнал обліку наказів з основної діяльності
- Журнал обліку наказів з особового складу
- Журнал обліку відпусток
- Журнал реєстрації відряджень
- Ведення кадрового обліку та оформлення кадрової документації та надання їм юридичної сили.
- Трудові книжки
- Оформлення знову прийнятих працівників, кадровий супровід.
- Внесення записів про прийом, ведення кадрового обліку.
- Внесення записів та видача трудової книжки під час звільнення.
- Реєстрація у книзі руху трудових книжок та вкладишів до них.
- Трудові договори
- Оформлення трудових договорів із новоприйнятими працівниками.
- Оформлення змін, доповнень до них (за потреби).
- Оформлення розірвання трудового договору.
- Реєстрація трудових договорів та змін та доповнень до них.
- Штатний розклад
- Оформлення узгодженого штатного розкладу.
- Внесення змін (за потреби).
- Накази з основної діяльності
- Оформлення необхідних наказів.
- Реєстрація наказів.
- Накази з особового складу (прийом, переведення, звільнення)
- Оформлення поточних наказів.
- Реєстрація наказів.
- Заяви працівників (службові, доповідні записки, повідомлення)
- Оформлення.
- Графік відпусток
- Оформлення.
- Поточне заповнення інформації щодо використання щорічних оплачуваних відпусток.
- Накази щодо відпусток
- Оформлення.
- Розрахунок періоду, протягом якого надається відпустка.
- Розрахунок необхідного та використовуваного розміру відпусток у календарних днях.
- Розрахунок заборгованості з відпусток.
- Особисті картки Т-2
- Підрахунок загального та безперервного стажу.
- Ведення військового обліку у картці Т-2.
- Внесення записів про рух працівника.
- Внесення відомостей про відпустки, що використовуються.
- Листки непрацездатності
- оформлення
- ведення книги обліку листків непрацездатності
- Оформлення відряджень
- видання наказу
- оформлення посвідчення про відрядження
- оформлення службового завдання
- ведення журналу обліку посвідчень про відрядження
- Ведення договорів цивільно-правового характеру (ДПГ) для ІП
- оформлення та реєстрація договорів ДПГ
- відстеження термінів виконання робіт, збирання звітів, оформлення актів
- взаємодія з бухгалтерією
- Оформлення копій трудових книжок та довідок для співробітників
- Табель обліку робочого часу за формою Т-13
- Оформлення.
- Трудові книжки
Як це відбувається
Наш співробітник буде з'являтися у вас в офісі обумовлену кількість разів на місяць (але не менше двох разів) для оформлення необхідних паперів, а також буде постійно на зв'язку телефоном та електронною поштою. Ми налагодимо взаємодію з Вашим бухгалтером з 1С для передачі даних для розрахунку заробітної плати. Крім того, ми підпишемо з Вами угоду про нерозголошення персональних даних співробітників та інших конфіденційних відомостей, що передаються.
Вартість
Вартість послуг із ведення кадрового діловодства залежить від кількості співробітників Компанії та додаткових факторів складності (наявність іноземних працівників, наявність шкідливості, специфічні графіки роботи тощо). Вартість робіт розраховується індивідуально для кожного клієнта та відображається у комерційній пропозиції.
