Правила ведення трудових книжок для ДМШ. Інструкція із заповнення трудової — Російська газета

На сьогоднішній день трудова - це основний документ, що підтверджує стаж і розкриває професійний шляхпрацівника. Саме на основі цього документа дивляться стаж, розраховують компенсації та інші виплати, фіксують заохочення та нагороди, якими роботодавець стимулює свого працівника за сумлінне виконання посадових обов'язків.

Якими нормами керуватися

Порядок ведення, заповнення та зберігання докладно розглядається у таких документах:

1. Порядок забезпечення роботодавців бланками трудової книжки та вкладками у трудову книжку, затверджений Наказом Мінфіну РФ від 22.12.2003 № 117н.

Порядок оформлення під час працевлаштування

Які відомості треба вносити до трудової книжки

Загальні вимоги

Титульна сторінка

Сюди вносять персональні дані власника трудової книжки:

• П.І.Б.;
• дату народження;
• інформацію про освіту;
• професію;
• спеціальність.

Вся інформація вноситься виходячи з наданих працівником документів. Інструкція з ведення трудових книжок 2020 року не додала якихось нових відомостей. Інформація зі слів працівника не вноситься. Після заповнення кадровий працівник, який вносив інформацію, ставить свій підпис та передає трудового працівникащоб він перевірив, чи все правильно внесено. Якщо все правильно, то працівник ставить свій підпис. Якщо допущено помилки чи неточності, бланк підлягає знищенню. У цьому випадку буде заведено новий бланктрудовий, але працівник за нього вже нічого не платитиме, бо помилка була допущена роботодавцем.

Відомості про роботу

У цьому розділі вказується інформація:

• про прийом на роботу;
• підвищення на посаді;
• перекладах (постійних);
• присвоєння розрядів;
• про звільнення.

Усі відомості вносяться у суворій відповідності до тих формулювань, які зазначені у трудовому договорі співробітника та відповідному наказі. З кожним записом про робочу діяльність, про переведення та звільнення роботодавець зобов'язаний ознайомити її власника під підпис у його особистій картці.

Відомості про нагородження

Насправді мало чим відрізняється від попереднього розділу, але є свої нюанси. До цього розділу вносять інформацію про нагородження:

• державними нагородами;
• почесними грамотами, нагрудними знаками, значками, дипломами;
• іншими видами заохочення, передбаченими у конкретного роботодавця.

Відомості про грошові премії, які мають регулярний характер, цього розділу не вносять.

Загальний порядок ведення та зберігання

За правилами, відповідальність за збереження трудових бланків лежить на наймачі. Їм же призначається співробітник, відповідальний за ведення бланків (щонайменше двоє, щоб була можливість заміни). Таке рішення оформляється наказом.

Наказ про ведення трудових книжок, зразок

Кожна організація для власних цілей має закуповувати чисті документи. Вони можуть зберігатися у відділі кадрів і видаються при оформленні працівників, які працевлаштовуються вперше, а також при необхідності видачі дубліката. Усі бланки підлягають суворому обліку та зберігаються відповідно до правил.

Для обліку ТК необхідно вести дві книги:

• прибутково-видаткову книгу для обліку ТК та вкладишів у них (ведеться бухгалтерією компанії). До неї вноситься інформація, що стосується витрачання бланків, із зазначенням серії та номера кожного документа;
• (її веде кадрова служба). У ній реєструються всі документи, прийняті на зберігання від працівників під час працевлаштування та звільнення, із зазначенням серії та номера.

Книги співробітників та вкладиші повинні зберігатися у сейфі у відділі кадрів, що дозволяє забезпечити їх збереження.

ТК зберігається у керівника до дня із співробітником. В окремих випадках громадянину для пред'явлення у Пенсійний фондабо органи соціального захисту. За її зберігання у цей час відповідальність несе власник.

Правила видачі копій трудових книжок

за загальному правилу, за письмовою заявою працівника адміністрація зобов'язана зробити копію трудової книжки та видати її співробітнику у триденний термін з дати звернення. Копія засвідчується записом, печаткою організації (якщо є) та підписом із розшифровкою відповідального кадрового працівника.

МІНІСТЕРСТВО ПРАЦІ ТА СОЦІАЛЬНОГО РОЗВИТКУ РОСІЙСЬКОЇ ФЕДЕРАЦІЇ

ПОСТАНОВЛЕННЯ

Про затвердження Інструкції із заповнення трудових книжок

Документ із змінами, внесеними:
(Офіційний інтернет-портал правової інформації www.pravo.gov.ru, 16.11.2016, N 0001201611160014).
____________________________________________________________________

Відповідно до (Збори законодавства Російської Федерації, 2003, N 16, ст.1539) Міністерство праці та соціального розвиткуРосійської Федерації

ухвалює:

1. Затвердити:

Інструкцію щодо заповнення трудових книжок згідно з додатком N 1;

форму прибутково-видаткової книги з обліку бланків трудової книжки та вкладиша до неї згідно з додатком N 2;

форму книги обліку руху трудових книжок та вкладишів до них згідно з додатком N 3.

2. Визнати такими, що не діють на території Російської Федерації:

постанову Держкомпраці від 20 червня 1974 року N 162 "Про затвердження Інструкції про порядок ведення трудових книжок на підприємствах, установах та організаціях";

постанову Держкомпраці СРСР від 2 серпня 1985 року N 252 "Про внесення змін та доповнень до Інструкції про порядок ведення трудових книжок на підприємствах, в установах та організаціях, затверджену постановою Держкомпраці від 20 червня 1974 року N 162";

постанову Держкомпраці СРСР від 31 березня 1987 року N 201 "Про внесення доповнень до Інструкції про порядок ведення трудових книжок на підприємствах, установах та організаціях";

пункт 2 постанови Держкомпраці СРСР від 15 серпня 1990 року N 332 "Про визнання такими, що втратили чинність, і внесення змін до постанов Держкомпраці з питань сумісництва" ;

постанову Держкомпраці СРСР від 19 жовтня 1990 року N 412 "Про внесення змін до Інструкції про порядок ведення трудових книжок на підприємствах, в установах та організаціях, затверджену постановою Держкомпраці від 20 червня 1974 року N 162 (у редакції постанови Держкомпраці СРСР від 2 серпня 1985 року) N 252)".

Міністр
праці та соціального розвитку
Російської Федерації
О.Починок

Зареєстровано
у Міністерстві юстиції
Російської Федерації
11 листопада 2003 року,
реєстраційний N 5219

Додаток N 1. Інструкція із заповнення трудових книжок

Ця Інструкція відповідно до пункту 13 Правил ведення та зберігання трудових книжок, виготовлення бланків трудової книжки та забезпечення ними роботодавців (далі - Правила ведення трудових книжок), затверджених постановою Уряду Російської Федерації від 16 квітня 2003 року N 225 "Про трудові книжки", встановлює порядок заповнення трудових книжок, вкладишів у них, дублікатів трудових книжок (далі – трудові книжки).

1. Загальні положення

1.1. Записи дат у всіх розділах трудових книжок провадяться арабськими цифрами(число та місяць – двозначними, рік – чотиризначними). Наприклад, якщо працівника прийнято на роботу 5 вересня 2003 року, у трудовій книжці робиться запис: "05.09.2003".

Записи проводяться акуратно, пір'яною або гелевою ручкою, ручкою-ролером (у тому числі кульковою), світловодостійким чорнилом (пастою, гелем) чорного, синього або фіолетового кольору і без будь-яких скорочень. Наприклад, не допускається писати "пр." замість "наказ", "розп." замість "розпорядження", "пров." замість "переведений" тощо.

1.2. У розділах "Відомості про роботу" та "Відомості про нагородження" трудової книжки закреслення раніше внесених неточних, неправильних або інших визнаних недійсними записів не допускається.

Наприклад, при необхідності зміни конкретного запису про прийом на роботу в розділі "Відомості про роботу" після відповідного останнього в цьому розділі запису вказується наступний порядковий номер, дата внесення запису, у графі 3 робиться запис: "Запис за таким номером недійсний". Після цього проводиться правильний запис: "Прийнятий за такою-то професією (посадою)" та у графі 4 повторюється дата та номер наказу (розпорядження) або іншого рішення роботодавця, запис з якого неправильно внесено до трудової книжки, або вказується дата та номер наказу ( розпорядження або іншого рішення роботодавця, на підставі якого вноситься правильний запис.

У такому ж порядку визнається недійсним запис про звільнення, переведення на іншу постійну роботуу разі визнання незаконності звільнення чи переведення самим роботодавцем, контрольно-наглядовим органом, органом з розгляду трудових спорівабо судом та відновлення на колишній роботі або зміни формулювання причини звільнення. Наприклад: "Запис за номером таким-то недійсний, відновлений на колишній роботі". При зміні формулювання причини звільнення робиться запис: "Запис за номером таким-то недійсний, звільнений (вказується нове формулювання)". У графі 4 робиться посилання на наказ (розпорядження) чи інше рішення роботодавця про відновлення на роботі або зміну формулювання причин звільнення.

За наявності в трудовій книжці запису про звільнення або переведення на іншу постійну роботу, яка згодом визнана недійсною, за письмовою заявою працівника видається дублікат трудової книжки без внесення до нього запису, визнаного недійсним. При цьому у правому верхньому кутку першої сторінки дубліката трудової книжки робиться напис: "Дублікат". На першій сторінці (титульному аркуші) колишньої трудової книжки пишеться: "Замість видано дублікат" із зазначенням його серії та номера.

2. Заповнення відомостей про працівника

2.1. Передбачені Правилами ведення трудових книжок відомості про працівника, що вказуються на першій сторінці (титульному листі) трудових книжок, заповнюються таким чином:

прізвище, ім'я та по батькові вказуються повністю, без скорочення або заміни імені та по батькові ініціалами, дата народження записується повністю (число, місяць, рік) на підставі паспорта або іншого документа, що засвідчує особу (наприклад, військового квитка, закордонного паспорта, прав водія та ін. .);

запис про освіту (основну загальну, середню загальну, початкову професійну, середню професійну, вищу професійну та післявузівську професійну) здійснюється лише на підставі належно засвідчених документів (атестата, посвідчення, диплома тощо);

запис про незакінчену освіту відповідного рівня може бути зроблено на підставі поданих належно засвідчених документів (студентського квитка, залікової книжки, довідки освітньої установиі т.п.);

професія та/або спеціальність вказуються на підставі документів про освіту, кваліфікацію або наявність спеціальних знань (при вступі на роботу, яка потребує спеціальних знань або спеціальної підготовки) або інших належно оформлених документів.

2.2. Після вказівки дати заповнення трудової книжки працівник підписом на першій сторінці (титульному листі) трудової книжки засвідчує правильність внесених відомостей.

Першу сторінку ( титульна сторінка) трудової книжки підписує також особа, відповідальна за видачу трудових книжок, після чого ставиться печатка організації (друк кадрової служби) (за наявності друку), у якій вперше заповнювалася трудова книжка.
наказом Мінпраці України від 31 жовтня 2016 року N 588н.

2.3. Зміни записів у трудових книжках про прізвище, ім'я, по батькові та дату народження проводяться на підставі паспорта, свідоцтва про народження, про шлюб, про розірвання шлюбу, про зміну прізвища, імені, по батькові та інших документів та з посиланням на їх номер та дату.

Зазначені зміни вносяться на першій сторінці (титульному аркуші) трудової книжки. Однією рисою закреслюється колишнє прізвище чи ім'я, по батькові, дата народження та записуються нові дані. Посилання на відповідні документи робляться на внутрішній стороні обкладинки трудової книжки та засвідчуються підписом роботодавця або спеціально уповноваженої ним особи та печаткою організації (або печаткою кадрової служби) (за наявності печатки).
(Абзац у редакції, введеній у дію з 27 листопада 2016 року наказом Мінпраці Росії від 31 жовтня 2016 року N 588н .

2.4. Зміна (доповнення) на першій сторінці (титульному листі) трудової книжки записів про отримані нові освіти, професії, спеціальності здійснюються шляхом доповнення наявних записів (якщо вони вже є) або заповнення відповідних рядків без закреслення раніше внесених записів.

3. Заповнення відомостей про роботу

3.1. У графі 3 розділу " Відомості про роботу " трудової книжки як заголовка вказується повне найменування організації, і навіть скорочене найменування організації (за його наявності).

Під цим заголовком у графі 1 ставиться порядковий номер запису, що вноситься, у графі 2 вказується дата прийому на роботу.

У графі 3 робиться запис про прийняття чи призначення до структурного підрозділу організації із зазначенням його конкретного найменування (якщо умова про роботу у конкретному структурному підрозділі включено до трудового договору як суттєвого), найменування посади (роботи), спеціальності, професії із зазначенням кваліфікації, а до графи 4 заносяться дата та номер наказу (розпорядження) або іншого рішення роботодавця, згідно з яким працівника прийнято на роботу. Записи про найменування посади (роботи), спеціальності, професії із зазначенням кваліфікації проводяться, як правило, відповідно до штатного розкладу організації. Якщо відповідно до федеральних законів із виконанням робіт з певним посадам, спеціальностям чи професіям пов'язано надання пільг чи наявність обмежень, то найменування цих посад, спеціальностей чи професій і кваліфікаційні вимогидо них мають відповідати найменуванням та вимогам, передбаченим відповідними кваліфікаційними довідниками.

Зміни та доповнення, внесені в установленому порядку до кваліфікаційні довідники, штатний розкладорганізації, що доводяться до відома працівників, після чого до їх трудових книжок на підставі наказу (розпорядження) або іншого рішення роботодавця вносяться відповідні зміни та доповнення.

Якщо працівникові в період роботи присвоюється новий розряд (клас, категорія, тощо), то про це в установленому порядку провадиться відповідний запис.

Встановлення працівнику другої та наступної професії, спеціальності чи іншої кваліфікації зазначається у трудовій книжці із зазначенням розрядів, класів чи інших категорій цих професій, спеціальностей чи рівнів кваліфікації. Наприклад, слюсарю-ремонтнику було встановлено другу професію "Електрогазозварювальник" із присвоєнням 3-го розряду. У цьому випадку у трудовій книжці: у графі 1 розділу "Відомості про роботу" ставиться порядковий номер запису, у графі 2 вказується дата встановлення другої професії, у графі 3 робиться запис: "Встановлено другу професію "Електрогазозварювальник" з присвоєнням 3-го розряду" , у графі 4 зазначається відповідне посвідчення, його номер та дата.

За бажанням працівника запис у трудову книжку відомостей про роботу за сумісництвом проводиться за місцем основної роботи на підставі документа, що підтверджує роботу за сумісництвом. У графі 1 розділу "Відомості про роботу" трудової книжки ставиться порядковий номер запису, у графі 2 вказується дата прийому на роботу як сумісник, у графі 3 робиться запис про прийняття або призначення як сумісника до структурного підрозділу організації із зазначенням його конкретного найменування ( якщо умова про роботу у конкретному структурному підрозділі включено до трудового договору як істотного), найменування посади, спеціальності, професії із зазначенням кваліфікації, у графі 4 вказується найменування документа, на підставі якого внесено запис з посиланням на його дату та номер. У такому самому порядку провадиться запис про звільнення з цієї роботи.

3.2. Якщо за час роботи працівника найменування організації змінюється, то про це окремим рядком у графі 3 розділу "Відомості про роботу" трудової книжки робиться запис: "Організація така-то з такого числа перейменована на таку-то", а у графі 4 проставляється підстава перейменування – наказ (розпорядження) чи інше рішення роботодавця, його дата та номер.

3.3. У трудові книжки осіб, які відбули покарання у вигляді виправних робіт, запис про невключення часу роботи під час відбуття покарання до безперервного трудового стажу вноситься в такий спосіб. У розділі "Відомості про роботу" трудової книжки у графі 1 встановлюється порядковий номер запису, у графі 2 - дата внесення запису; у графі 3 робиться запис: "Час роботи з такої дати (число, місяць, рік) по таку дату (число, місяць, рік) не зараховується до безперервного трудового стажу". У графі 4 вказується підстава для внесення запису до трудової книжки - наказ (розпорядження) або інше рішення роботодавця (виданий відповідно до вироку (ухвали) суду), його дата та номер.

3.4. При відновленні в установленому порядку безперервного трудового стажу в трудову книжку працівника за останнім місцем роботи до графи 3 розділу "Відомості про роботу" вноситься запис: "Безперервний трудовий стаж відновлено з такого числа, місяця, року", у графі 4 робиться посилання на відповідне найменування документа, на підставі якого внесено запис, з посиланням на його дату та номер.

4. Заповнення відомостей про нагородження

Порядок внесення відомостей про нагородження наступний: у графі 3 розділу "Відомості про нагородження" трудової книжки у вигляді заголовка зазначається повне найменування організації, а також скорочене найменування організації (за його наявності); нижче у графі 1 ставиться порядковий номер запису (нумерація, що наростає протягом усього періоду трудової діяльності працівника); у графі 2 зазначається дата нагородження; у графі 3 записується, ким нагороджено працівника, за які досягнення та якою нагородою; у графі 4 вказується найменування документа, на підставі якого внесено запис, з посиланням на його дату та номер.

5. Заповнення відомостей про звільнення (припинення трудового договору)

5.1. Запис про звільнення (припинення трудового договору) у трудовій книжці працівника провадиться у такому порядку: у графі 1 ставиться порядковий номер запису; у графі 2 зазначається дата звільнення (припинення трудового договору); у графі 3 робиться запис про причину звільнення (припинення трудового договору); у графі 4 зазначається найменування документа, на підставі якого внесено запис, - наказ (розпорядження) чи інше рішення роботодавця, його дата та номер.

Датою звільнення (припинення трудового договору) вважається останній день роботи, якщо інше не встановлено федеральним законом, трудовим договором чи угодою між роботодавцем та працівником.

Наприклад, у разі припинення трудового договору з працівником у зв'язку зі скороченням штату працівників 10 жовтня 2003 року визначено останнім днем ​​його роботи. У трудовій книжці працівника має бути зроблено наступний запис: у графі 1 розділу "Відомості про роботу" ставиться порядковий номер запису, у графі 2 вказується дата звільнення (10.10.2003), у графі 3 робиться запис: "Звільнено зі скорочення штату працівників організації, пункт 2", у графі 4 зазначається дата та номер наказу (розпорядження) або іншого рішення роботодавця про звільнення.

5.2. У разі припинення трудового договору на підставах, передбачених статтею 77 Трудового кодексу Російської Федерації (за винятком випадків розірвання трудового договору з ініціативи роботодавця та за обставин, що не залежать від волі сторін (пункти 4 та 10 цієї статті), до трудової книжки вноситься запис про звільнення ( припинення трудового договору з посиланням на відповідний пункт зазначеної статті.

Наприклад: "Звільнений за згодою сторін, пункт 1" або "Звільнений за власним бажанням, пункт 3 статті 77 Трудового кодексу Російської Федерації.

5.3. При розірванні трудового договору з ініціативи роботодавця в трудову книжку вноситься запис про звільнення (припинення трудового договору) з посиланням на пункт статті 81 Трудового кодексу Російської Федерації чи інші підстави розірвання трудового договору з ініціативи роботодавця, передбачені законодавством.

Наприклад: "Звільнений у зв'язку з ліквідацією організації, пункт 1 статті 81 Трудового кодексу Російської Федерації" або "Звільнений у зв'язку із припиненням допуску до державної таємниці, пункт 12 статті 81 Трудового кодексу Російської Федерації".

5.4. У разі припинення трудового договору за обставинами, які не залежать від волі сторін, до трудової книжки вноситься запис про підстави припинення трудового договору з посиланням на відповідний пункт.

Наприклад: "Звільнено у зв'язку з необранням на посаду, пункт 3 статті 83 Трудового кодексу Російської Федерації" або "Трудовий договір припинено у зв'язку зі смертю працівника, пункт 6 статті 83 Трудового кодексу Російської Федерації".

5.5. У разі припинення трудового договору з додаткових підстав, передбачених Трудовим кодексом Російської Федерації чи іншими федеральними законами, у трудову книжку вносяться записи про звільнення (припинення трудового договору) з посиланням на відповідну статтю Трудового кодексу Російської Федерації чи іншого федерального закону.

Наприклад: "Звільнений у зв'язку з повторним протягом року грубим порушеннямстатуту освітньої установи, пункт 1 статті 336 Трудового кодексу Російської Федерації" або "Звільнено у зв'язку з досягненням граничного віку, встановленого для заміщення державної посади державної служби, Пункт 2 (1) статті 25 Федерального закону від 31.07.95 N 119-ФЗ "Про основи державної служби Російської Федерації".

5.6. При розірванні трудового договору з ініціативи працівника з причин, з якими законодавство пов'язує надання певних пільг та переваг, запис про звільнення (припинення трудового договору) вноситься до трудової книжки із зазначенням цих причин. Наприклад: "Звільнено за власним бажанням у зв'язку з переведенням чоловіка на роботу в іншу місцевість, пункт 3 статті 77 Трудового кодексу Російської Федерації" або "Звільнено за власним бажанням у зв'язку з необхідністю здійснення догляду за дитиною віком до 14 років, пункт 3 статті 77 Трудового кодексу Російської Федерації”.

6. Особливості заповнення відомостей про звільнення (припинення трудового договору) та прийом (призначення) на роботу у зв'язку з переведенням працівника на іншу постійну роботу до іншого роботодавця (в іншу організацію) або його переходом на виборну роботу (посада)

6.1. У разі звільнення (припинення трудового договору) у зв'язку з переведенням працівника на іншу постійну роботу до іншого роботодавця (в іншу організацію) у графі 3 розділу "Відомості про роботу" трудової книжки вказується, в якому порядку здійснюється переклад: на прохання працівника або за його згодою .

При прийомі на нове місце роботи у трудовій книжці працівника у графі 3 розділу "Відомості про роботу" робиться запис, передбачений п.3.1 цієї Інструкції, із зазначенням при цьому, що працівника прийнято (призначено) у порядку переведення.

6.2. При звільненні (припинення трудового договору) у зв'язку з переходом працівника на виборну роботу (посада) до іншого роботодавця (в іншу організацію) у трудовій книжці робиться запис: "Звільнений у зв'язку з переходом на виборну роботу (посада) в (вказується найменування організації) , пункт 5 статті 77 Трудового кодексу Російської Федерації.

На новому місці роботи після вказівки повного найменуваннявиборного органу, а також скороченого найменування виборного органу (за його наявності) у графі 3 розділу "Відомості про роботу" трудової книжки робиться запис про те, на яку роботу (посаду) обрано працівника, а у графі 4 вказується рішення виборного органу, дата та номер його ухвалення.

7. Особливості заповнення дубліката трудової книжки

7.1. Дублікат трудової книжки заповнюється відповідно до розділів 1 - 6 цієї Інструкції.

7.2. Якщо працівник до вступу до цю організацію(до даному роботодавцю) вже працював, то при заповненні дубліката трудової книжки у розділі "Відомості про роботу" у графі 3 насамперед вноситься запис про загальний та/або безперервний трудовий стаж роботи як працівника до вступу до цієї організації (до цього роботодавця), підтвердженого відповідними документами .

Загальний стаж роботи записується сумарно, тобто вказується загальна кількість років, місяців, днів роботи без уточнення, у якого роботодавця, у які періоди часу та на яких посадах працював у минулому власник трудової книжки.

Після цього загальний та/або безперервний трудовий стаж роботи, підтверджений належним чином оформленими документами, записується за окремими періодами роботи в наступному порядку: у графі 2 вказується дата прийому на роботу; у графі 3 записується найменування організації (роботодавця), де працював працівник, а також структурний підрозділ та робота (посада), спеціальність, професія із зазначенням кваліфікації, на яку було прийнято працівника.

Якщо поданими документами підтверджується, що працівник переводився на іншу постійну роботу в тій самій організації (у того ж роботодавця), то також робиться відповідний запис.

Потім у графі 2 вказується дата звільнення (припинення трудового договору), а у графі 3 - причина (підстава) звільнення, якщо у поданому працівником документі є такі дані.

У тому випадку, коли документи не містять повністю зазначених вище відомостей про роботу в минулому, у дублікат трудової книжки вносяться відомості, що є в документах.

У графі 4 вказується найменування, дата та номер документа, на підставі якого зроблено відповідні записи у дублікаті. Оригінали документів, що підтверджують стаж роботи, після зняття з них копій та належного завірення роботодавцем або кадровою службоюповертаються їхньому власнику. Роботодавець зобов'язаний сприяти працівникові в отриманні документів, що підтверджують стаж його роботи, що передує надходженню на роботу до цього роботодавця.

Додаток N 2. Форма прибутково-видаткової книги з обліку бланків трудової книжки та вкладиша до неї

Додаток N 3. Форма книги обліку руху трудових книжок та вкладишів до них

Редакція документа з урахуванням
змін та доповнень підготовлена
АТ "Кодекс"

Відповідно до постанови Уряду Російської Федерації від 16 квітня 2003 р. N 225 "Про трудові книжки" (Збори законодавства Російської Федерації, 2003, N 16, ст. 1539) Міністерство праці та соціального розвитку Російської Федерації ухвалює:

1. Затвердити:

Інструкцію щодо заповнення трудових книжок згідно з додатком N 1;

форму прибутково-видаткової книги з обліку бланків трудової книжки та вкладиша до неї згідно з додатком N 2;

форму книги обліку руху трудових книжок та вкладишів до них згідно з додатком N 3.

2. Визнати такими, що не діють на території Російської Федерації:

постанову Держкомпраці від 20 червня 1974 р. N 162 "Про затвердження Інструкції про порядок ведення трудових книжок на підприємствах, установах та організаціях";

постанову Держкомпраці СРСР від 2 серпня 1985 р. N 252 "Про внесення змін та доповнень до Інструкції про порядок ведення трудових книжок на підприємствах, в установах та організаціях, затверджену постановою Держкомпраці від 20 червня 1974 р. N 162";

постанову Держкомпраці СРСР від 31 березня 1987 р. N 201 "Про внесення доповнень до Інструкції про порядок ведення трудових книжок на підприємствах, установах, організаціях";

пункт 2 постанови Держкомпраці СРСР від 15 серпня 1990 р. N 332 "Про визнання такими, що втратили чинність, і внесення змін до постанов Держкомпраці з питань сумісництва";

постанову Держкомпраці СРСР від 19 жовтня 1990 р. N 412 "Про внесення змін до Інструкції про порядок ведення трудових книжок на підприємствах, в установах та організаціях, затверджену постановою Держкомпраці від 20 червня 1974 р. N 162 (у редакції постанови Держкомпраці СРСР від 2 серпня 1985 р. N 252)".

Міністр праці та соціального розвитку
Російської Федерації
А. Починок

Додаток N 1

Інструкція із заповнення трудових книжок

Ця Інструкція відповідно до пункту 13 Правил ведення та зберігання трудових книжок, виготовлення бланків трудової книжки та забезпечення ними роботодавців (далі - Правила ведення трудових книжок), затверджених постановою Уряду Російської Федерації від 16 квітня 2003 р. N 225 "Про трудові книжки", встановлює порядок заповнення трудових книжок, вкладишів у яких дублікатів трудових книжок (далі - трудові книжки).

1. Загальні положення

1.1. Записи дат переважають у всіх розділах трудових книжок виробляються арабськими цифрами (число і місяць - двозначними, рік - чотиризначними). Наприклад, якщо працівника прийнято на роботу 5 вересня 2003 р., у трудовій книжці робиться запис: "05.09.2003".

Записи проводяться акуратно, пір'яною або гелевою ручкою, ручкою-ролером (у тому числі кульковою), світловодостійким чорнилом (пастою, гелем) чорного, синього або фіолетового кольору і без будь-яких скорочень. Наприклад, не допускається писати "пр." замість "наказ", "розп." замість "розпорядження", "пров." замість "переведений" тощо.

1.2. У розділах "Відомості про роботу" та "Відомості про нагородження" трудової книжки закреслення раніше внесених неточних, неправильних або інших визнаних недійсними записів не допускається.

Наприклад, при необхідності зміни конкретного запису про прийом на роботу в розділі "Відомості про роботу" після відповідного останнього в цьому розділі запису вказується наступний порядковий номер, дата внесення запису, у графі 3 робиться запис: "Запис за таким номером недійсний". Після цього проводиться правильний запис: "Прийнятий за такою-то професією (посадою)" та у графі 4 повторюється дата та номер наказу (розпорядження) або іншого рішення роботодавця, запис з якого неправильно внесено до трудової книжки, або вказується дата та номер наказу ( розпорядження або іншого рішення роботодавця, на підставі якого вноситься правильний запис.

У такому ж порядку визнається недійсним запис про звільнення, переведення на іншу постійну роботу у разі визнання незаконності звільнення або переведення самим роботодавцем, контрольно-наглядовим органом, органом з розгляду трудових спорів або судом та відновлення на колишній роботі або зміни формулювання причини звільнення. Наприклад: "Запис за номером таким-то недійсний, відновлений на колишній роботі". При зміні формулювання причини звільнення робиться запис: "Запис за номером таким-то недійсний, звільнений (вказується нове формулювання)". У графі 4 робиться посилання на наказ (розпорядження) чи інше рішення роботодавця про відновлення на роботі або зміну формулювання причин звільнення.

За наявності в трудовій книжці запису про звільнення або переведення на іншу постійну роботу, яка згодом визнана недійсною, за письмовою заявою працівника видається дублікат трудової книжки без внесення до нього запису, визнаного недійсним. При цьому у правому верхньому кутку першої сторінки дубліката трудової книжки робиться напис: "Дублікат". На першій сторінці (титульному аркуші) колишньої трудової книжки пишеться: "Замість видано дублікат" із зазначенням його серії та номера.

2. Заповнення відомостей про працівника

2.1. Передбачені Правилами ведення трудових книжок відомості про працівника, що вказуються на першій сторінці (титульному листі) трудових книжок, заповнюються таким чином:

прізвище, ім'я та по батькові вказуються повністю, без скорочення або заміни імені та по батькові ініціалами, дата народження записується повністю (число, місяць, рік) на підставі паспорта або іншого документа, що засвідчує особу (наприклад, військового квитка, закордонного паспорта, прав водія та ін. .);

запис про освіту (основну загальну, середню загальну, початкову професійну, середню професійну, вищу професійну та післявузівську) професійній освіті) здійснюється лише на підставі належно засвідчених документів (атестата, посвідчення, диплома тощо);

запис про незакінчену освіту відповідного рівня може бути зроблено на підставі поданих належно засвідчених документів (студентського квитка, залікової книжки, довідки освітньої установи тощо);

професія та/або спеціальність вказуються на підставі документів про освіту, кваліфікацію або наявність спеціальних знань (при вступі на роботу, яка потребує спеціальних знань або спеціальної підготовки) або інших належно оформлених документів.

2.2. Після вказівки дати заповнення трудової книжки працівник підписом на першій сторінці (титульному листі) трудової книжки засвідчує правильність внесених відомостей.

Першу сторінку (титульний лист) трудової книжки підписує також особа, відповідальна за видачу трудових книжок, після чого ставиться печатка організації (друк кадрової служби), у якій вперше заповнювалася трудова книжка.

2.3. Зміни записів у трудових книжках про прізвище, ім'я, по батькові та дату народження проводяться на підставі паспорта, свідоцтва про народження, про шлюб, про розірвання шлюбу, про зміну прізвища, імені, по батькові та інших документів та з посиланням на їх номер та дату.

Зазначені зміни вносяться на першій сторінці (титульному аркуші) трудової книжки. Однією рисою закреслюється колишнє прізвище чи ім'я, по батькові, дата народження та записуються нові дані. Посилання на відповідні документи робляться на внутрішній стороні обкладинки трудової книжки та засвідчуються підписом роботодавця або спеціально уповноваженої ним особи та печаткою організації (або печаткою кадрової служби).

2.4. Зміна (доповнення) на першій сторінці (титульному листі) трудової книжки записів про отримані нові освіти, професії, спеціальності здійснюються шляхом доповнення наявних записів (якщо вони вже є) або заповнення відповідних рядків без закреслення раніше внесених записів.

3. Заповнення відомостей про роботу

3.1. У графі 3 розділу " Відомості про роботу " трудової книжки як заголовка вказується повне найменування організації, і навіть скорочене найменування організації (за його наявності).

Під цим заголовком у графі 1 ставиться порядковий номер запису, що вноситься, у графі 2 вказується дата прийому на роботу.

У графі 3 робиться запис про прийняття чи призначення до структурного підрозділу організації із зазначенням його конкретного найменування (якщо умова про роботу у конкретному структурному підрозділі включено до трудового договору як суттєвого), найменування посади (роботи), спеціальності, професії із зазначенням кваліфікації, а до графи 4 заносяться дата та номер наказу (розпорядження) або іншого рішення роботодавця, згідно з яким працівника прийнято на роботу. Записи про найменування посади (роботи), спеціальності, професії із зазначенням кваліфікації проводяться, як правило, відповідно до штатного розкладу організації. У разі якщо відповідно до федеральних законів з виконанням робіт з певних посад, спеціальностей чи професій пов'язане надання пільг чи наявність обмежень, то найменування цих посад, спеціальностей чи професій та кваліфікаційні вимоги до них повинні відповідати найменуванням та вимогам, передбаченим відповідними кваліфікаційними довідниками.

Зміни та доповнення, внесені в установленому порядку до кваліфікаційних довідників, штатного розкладу організації, доводяться до відома працівників, після чого до їх трудових книжок на підставі наказу (розпорядження) або іншого рішення роботодавця вносяться відповідні зміни та доповнення.

Якщо працівнику під час роботи присвоюється новий розряд (клас, категорія тощо.), то це у встановленому порядку провадиться відповідний запис.

Встановлення працівнику другої та наступної професії, спеціальності чи іншої кваліфікації зазначається у трудовій книжці із зазначенням розрядів, класів чи інших категорій цих професій, спеціальностей чи рівнів кваліфікації. Наприклад, слюсарю-ремонтнику було встановлено другу професію "Електрогазозварювальник" із присвоєнням 3-го розряду. У цьому випадку у трудовій книжці: у графі 1 розділу "Відомості про роботу" ставиться порядковий номер запису, у графі 2 вказується дата встановлення другої професії, у графі 3 робиться запис: "Встановлено другу професію "Електрогазозварювальник" з присвоєнням 3-го розряду" , у графі 4 зазначається відповідне посвідчення, його номер та дата.

За бажанням працівника запис у трудову книжку відомостей про роботу за сумісництвом проводиться за місцем основної роботи на підставі документа, що підтверджує роботу за сумісництвом. У графі 1 розділу "Відомості про роботу" трудової книжки ставиться порядковий номер запису, у графі 2 вказується дата прийому на роботу як сумісник, у графі 3 робиться запис про прийняття або призначення як сумісника до структурного підрозділу організації із зазначенням його конкретного найменування ( якщо умова про роботу у конкретному структурному підрозділі включено до трудового договору як істотного), найменування посади, спеціальності, професії із зазначенням кваліфікації, у графі 4 вказується найменування документа, на підставі якого внесено запис з посиланням на його дату та номер. У такому самому порядку провадиться запис про звільнення з цієї роботи.

3.2. Якщо за час роботи працівника найменування організації змінюється, то про це окремим рядком у графі 3 розділу "Відомості про роботу" трудової книжки робиться запис: "Організація така-то з такого числа перейменована на таку-то", а у графі 4 проставляється підстава перейменування – наказ (розпорядження) чи інше рішення роботодавця, його дата та номер.

3.3. У трудові книжки осіб, які відбули покарання у вигляді виправних робіт, запис про невключення часу роботи під час відбуття покарання до безперервного трудового стажу вноситься в такий спосіб. У розділі "Відомості про роботу" трудової книжки у графі 1 встановлюється порядковий номер запису, у графі 2 - дата внесення запису; у графі 3 робиться запис: "Час роботи з такої дати (число, місяць, рік) по таку дату (число, місяць, рік) не зараховується до безперервного трудового стажу". У графі 4 вказується підстава для внесення запису до трудової книжки - наказ (розпорядження) або інше рішення роботодавця (виданий відповідно до вироку (ухвали) суду), його дата та номер.

3.4. При відновленні в установленому порядку безперервного трудового стажу в трудову книжку працівника за останнім місцем роботи до графи 3 розділу "Відомості про роботу" вноситься запис: "Безперервний трудовий стаж відновлено з такого числа, місяця, року", у графі 4 робиться посилання на відповідне найменування документа, на підставі якого внесено запис із посиланням на його дату та номер.

4. Заповнення відомостей про нагородження

Порядок внесення відомостей про нагородження наступний: у графі 3 розділу "Відомості про нагородження" трудової книжки у вигляді заголовка зазначається повне найменування організації, а також скорочене найменування організації (за його наявності); нижче у графі 1 ставиться порядковий номер запису (нумерація, що наростає протягом усього періоду трудової діяльності працівника); у графі 2 зазначається дата нагородження; у графі 3 записується, ким нагороджено працівника, за які досягнення та якою нагородою; у графі 4 вказується найменування документа, на підставі якого внесено запис із посиланням на його дату та номер.

5. Заповнення відомостей про звільнення (припинення трудового договору)

5.1.Запис про звільнення (припинення трудового договору) у трудовій книжці працівника провадиться у такому порядку: у графі 1 ставиться порядковий номер запису; у графі 2 зазначається дата звільнення (припинення трудового договору); у графі 3 робиться запис про причину звільнення (припинення трудового договору); у графі 4 зазначається найменування документа, на підставі якого внесено запис - наказ (розпорядження) або інше рішення роботодавця, його дату та номер.

Датою звільнення (припинення трудового договору) вважається останній день роботи, якщо інше не встановлено федеральним законом, трудовим договором чи угодою між роботодавцем та працівником.

Наприклад, у разі припинення трудового договору з працівником у зв'язку зі скороченням штату працівників 10 жовтня 2003 р. визначено останнім днем ​​його роботи. У трудовій книжці працівника має бути зроблено наступний запис: у графі 1 розділу "Відомості про роботу" ставиться порядковий номер запису, у графі 2 вказується дата звільнення (10.10.2003), у графі 3 робиться запис: "Звільнено зі скорочення штату працівників організації, пункт 2 статті 81 Трудового кодексуРосійської Федерації", у графі 4 вказується дата та номер наказу (розпорядження) або іншого рішення роботодавця про звільнення.

5.2. У разі припинення трудового договору на підставах, передбачених статтею 77 Трудового кодексу Російської Федерації (за винятком випадків розірвання трудового договору з ініціативи роботодавця та за обставин, що не залежать від волі сторін (пункти 4 та 10 цієї статті), до трудової книжки вноситься запис про звільнення ( припинення трудового договору з посиланням на відповідний пункт зазначеної статті.

Наприклад: "Звільнено за згодою сторін, пункт 1 статті 77 Трудового кодексу Російської Федерації" або "Звільнено за власним бажанням, пункт 3 статті 77 Трудового кодексу Російської Федерації".

5.3. При розірванні трудового договору з ініціативи роботодавця в трудову книжку вноситься запис про звільнення (припинення трудового договору) з посиланням на пункт статті 81 Трудового кодексу Російської Федерації чи інші підстави розірвання трудового договору з ініціативи роботодавця, передбачені законодавством.

Наприклад: "Звільнений у зв'язку з ліквідацією організації, пункт 1 статті 81 Трудового кодексу Російської Федерації" або "Звільнений у зв'язку із припиненням допуску до державної таємниці, пункт 12 статті 81 Трудового кодексу Російської Федерації".

5.4. У разі припинення трудового договору за обставинами, які не залежать від волі сторін, в трудову книжку вноситься запис про підстави припинення трудового договору з посиланням на відповідний пункт статті 83 Трудового кодексу Російської Федерації.

Наприклад: "Звільнено у зв'язку з необранням на посаду, пункт 3 статті 83 Трудового кодексу Російської Федерації" або "Трудовий договір припинено у зв'язку зі смертю працівника, пункт 6 статті 83 Трудового кодексу Російської Федерації".

5.5. У разі припинення трудового договору з додаткових підстав, передбачених Трудовим кодексом Російської Федерації чи іншими федеральними законами, у трудову книжку вносяться записи про звільнення (припинення трудового договору) з посиланням на відповідну статтю Трудового кодексу Російської Федерації чи іншого федерального закону.

Наприклад: "Звільнено у зв'язку з повторним протягом року грубим порушенням статуту освітньої установи, пункт 1 статті 336 Трудового кодексу Російської Федерації" або "Звільнено у зв'язку з досягненням граничного віку, встановленого для заміщення державної посади державної служби, пункт 2 (1) статті 25 Федерального законувід 31.07.1995 р. N 119-ФЗ "Про основи державної служби Російської Федерації".

5.6. При розірванні трудового договору з ініціативи працівника з причин, з якими законодавство пов'язує надання певних пільг та переваг, запис про звільнення (припинення трудового договору) вноситься до трудової книжки із зазначенням цих причин. Наприклад: "Звільнено за власним бажанням у зв'язку з переведенням чоловіка на роботу в іншу місцевість, пункт 3 статті 77 Трудового кодексу Російської Федерації" або "Звільнено за власним бажанням у зв'язку з необхідністю здійснення догляду за дитиною віком до 14 років, пункт 3 статті 77 Трудового кодексу Російської Федерації.

6. Особливості заповнення відомостей про звільнення (припинення трудового договору) та прийом (призначення) на роботу у зв'язку з переведенням працівника на іншу постійну роботу до іншого роботодавця (в іншу організацію) або його переходом на виборну роботу (посада)

6.1. У разі звільнення (припинення трудового договору) у зв'язку з переведенням працівника на іншу постійну роботу до іншого роботодавця (в іншу організацію) у графі 3 розділу "Відомості про роботу" трудової книжки вказується, в якому порядку здійснюється переклад: на прохання працівника або за його згодою .

При прийомі на нове місце роботи у трудовій книжці працівника у графі 3 розділу "Відомості про роботу" робиться запис, передбачений п. 3.1 цієї Інструкції, із зазначенням при цьому, що працівника прийнято (призначено) у порядку переведення.

6.2. При звільненні (припинення трудового договору) у зв'язку з переходом працівника на виборну роботу (посада) до іншого роботодавця (в іншу організацію) у трудовій книжці робиться запис: "Звільнений у зв'язку з переходом на виборну роботу (посада) в (вказується найменування організації) , Пункт 5 статті 77 Трудового кодексу Російської Федерації ".

На новому місці роботи після вказівки повного найменування виборного органу, а також скороченого найменування виборного органу (за його наявності) у графі 3 розділу "Відомості про роботу" трудової книжки робиться запис про те, на яку роботу (посаду) обрано працівника, а у графі 4 вказується рішення виборного органу, дата та номер його прийняття.

7. Особливості заповнення дубліката трудової книжки

7.1. Дублікат трудової книжки заповнюється відповідно до розділів 1-6 цієї Інструкції.

7.2. Якщо працівник до вступу в цю організацію (до цього роботодавця) вже працював, то при заповненні дубліката трудової книжки у розділі "Відомості про роботу" у графі 3 насамперед вноситься запис про загальний та/або безперервний трудовий стаж роботи як працівника до вступу до цю організацію (до цього роботодавця), підтвердженому відповідними документами.

Загальний стаж роботи записується сумарно, тобто вказується загальна кількість років, місяців, днів роботи без уточнення, у якого роботодавця, у які періоди часу та на яких посадах працював у минулому власник трудової книжки.

Після цього загальний та/або безперервний трудовий стаж роботи, підтверджений належним чином оформленими документами, записується за окремими періодами роботи в наступному порядку: у графі 2 вказується дата прийому на роботу; у графі 3 записується найменування організації (роботодавця), де працював працівник, а також структурний підрозділ та робота (посада), спеціальність, професія із зазначенням кваліфікації, на яку було прийнято працівника.

Якщо поданими документами підтверджується, що працівник переводився на іншу постійну роботу в тій самій організації (у того ж роботодавця), то також робиться відповідний запис.

Потім у графі 2 вказується дата звільнення (припинення трудового договору), а у графі 3 - причина (підстава) звільнення, якщо у поданому працівником документі є такі дані.

У тому випадку, коли документи не містять повністю зазначених вище відомостей про роботу в минулому, до дублікату трудової книжки вносяться лише наявні в документах відомості.

У графі 4 вказується найменування, дата та номер документа, на підставі якого зроблено відповідні записи у дублікаті. Оригінали документів, що підтверджують стаж роботи, після зняття з них копій та належного засвідчення роботодавцем або кадровою службою повертаються їх власнику. Роботодавець зобов'язаний сприяти працівникові в отриманні документів, що підтверджують стаж його роботи, що передує надходженню на роботу до цього роботодавця.

МІНІСТЕРСТВО ПРАЦІ ТА СОЦІАЛЬНОГО РОЗВИТКУ
РОСІЙСЬКОЇ ФЕДЕРАЦІЇ

ПОСТАНОВЛЕННЯ

ПРО ЗАТВЕРДЖЕННЯ ІНСТРУКЦІЇ З ЗАПОЛНЕННЯ ТРУДОВИХ КНИЖОК

Відповідно до Постанови Уряду Російської Федерації від 16 квітня 2003 р. N 225 "Про трудові книжки" (Збори законодавства Російської Федерації, 2003, N 16, ст. 1539) Міністерство праці та соціального розвитку Російської Федерації ухвалює:
1. Затвердити: Інструкцію щодо заповнення трудових книжок згідно з додатком N 1; форму прибутково-видаткової книги з обліку бланків трудової книжки та вкладиша до неї згідно з додатком N 2; форму книги обліку руху трудових книжок та вкладишів у них згідно з додатком N 3.
2. Визнати такими, що не діють на території Російської Федерації: Постанова Держкомпраці від 20 червня 1974 р. N 162 "Про затвердження Інструкції про порядок ведення трудових книжок на підприємствах, в установах та організаціях"; Постанова Держкомпраці СРСР від 2 серпня 1985 р. N 252 " Про внесення змін та доповнень до Інструкції про порядок ведення трудових книжок на підприємствах, в установах та організаціях, затверджену Постановою Держкомпраці від 20 червня 1974 р. N 162"; Постанова Держкомпраці СРСР від 31 березня 1987 р. N 201 "Про внесення доповнень до Інструкції про порядок ведення трудових книжок на підприємствах, в установах, організаціях"; пункт 2 Постанови Держкомпраці СРСР від 15 серпня 1990 р. N 332 "Про визнання такими, що втратили чинність, і внесення змін до постанов Держкомпраці з питань сумісництва"; Постанова Держкомпраці СРСР від 19 жовтня 1990 р. м. N 412 "Про внесення змін до Інструкції про порядок ведення трудових книжок на підприємствах, в установах та організаціях, затверджену Постановою Держкомпраці від 20 червня 1974 р. N 162 (у редакції Постанови Держкомпраці СРСР від 2 серпня 1985 р. N 252)" .

Міністр праці
та соціального розвитку
Російської Федерації
А.П.ПОЧИНОК

ІНСТРУКЦІЯ

ІЗ ЗАПОЛНЕННЯ ТРУДОВИХ КНИЖОК

(У редакції Наказу Мінпраці України від 31.10.2016 N 588н)

Ця Інструкція відповідно до пункту 13 Правил ведення та зберігання трудових книжок, виготовлення бланків трудової книжки та забезпечення ними роботодавців (далі - Правила ведення трудових книжок), затверджених Постановою Уряду Російської Федерації від 16 квітня 2003 р. N 225 "Про трудові книжки", встановлює порядок заповнення трудових книжок, вкладишів у яких, дублікатів трудових книжок (далі - трудові книжки).

1.1. Записи дат переважають у всіх розділах трудових книжок виробляються арабськими цифрами (число і місяць - двозначними, рік - чотиризначними). Наприклад, якщо працівник прийнятий на роботу 5 вересня 2003 р. у трудовій книжці робиться запис: "05.09.2003". чорного, синього або фіолетового кольору та без будь-яких скорочень. Наприклад, не допускається писати "пр." замість "наказ", "розп." замість "розпорядження", "пров." замість "переведений" тощо.
1.2. У розділах "Відомості про роботу" та "Відомості про нагородження" трудової книжки закреслення раніше внесених неточних, неправильних або інших визнаних недійсними записів не допускається. у цьому розділі запису вказується наступний порядковий номер, дата внесення запису, у графі 3 робиться запис: "Запис за номером таким-то недійсний". Після цього проводиться правильний запис: "Прийнятий за такою-то професією (посадою)" та у графі 4 повторюється дата та номер наказу (розпорядження) або іншого рішення роботодавця, запис з якого неправильно внесено до трудової книжки, або вказується дата та номер наказу ( (розпорядження) або іншого рішення роботодавця, на підставі якого вноситься правильний запис. судом та відновлення на колишній роботі або зміни формулювання причини звільнення. Наприклад: "Запис за номером таким-то недійсний, відновлений на колишній роботі". При зміні формулювання причини звільнення робиться запис: "Запис за номером таким-то недійсний, звільнений (вказується нове формулювання)". У графі 4 робиться посилання на наказ (розпорядження) або інше рішення роботодавця про поновлення на роботі або зміну формулювання причини звільнення. книги без внесення до нього запису, визнаного недійсним. При цьому у правому верхньому кутку першої сторінки дубліката трудової книжки робиться напис: "Дублікат". На першій сторінці (титульному аркуші) колишньої трудової книжки пишеться: "Замість видано дублікат" із зазначенням його серії та номера.

2. Заповнення відомостей про працівника

2.1. Передбачені Правилами ведення трудових книжок відомості про працівника, що вказуються на першій сторінці (титульному листі) трудових книжок, заповнюються таким чином: прізвище, ім'я та по батькові вказуються повністю, без скорочення або заміни імені та по батькові ініціалами, дата народження записується повністю (число, місяць, рік) на підставі паспорта або іншого документа, що засвідчує особу (наприклад, військового квитка, закордонного паспорта, прав водія та ін.); тільки на підставі належно засвідчених документів (атестата, посвідчення, диплома тощо); запис про незакінчену освіту відповідного рівня може бути зроблений на підставі поданих належно засвідчених документів (студентського квитка, залікової книжки, довідки освітньої установи тощо) ;професія та/або спеціальність вказуються на підставі документів про освіту, кваліфікацію або наявність спеціальних знань (при вступі на роботу, що вимагає спеціальних знань або спеціальної підготовки) або інших належно оформлених документів.
2.2. Після вказівки дати заповнення трудової книжки працівник своїм підписом на першій сторінці (титульному листі) трудової книжки засвідчує правильність внесених відомостей. Першу сторінку (титульний лист) трудової книжки підписує також особа, відповідальна за видачу трудових книжок, після чого ставиться печатка організації (друк кадрової служби ) (за наявності друку), у якій вперше заповнювалася трудова книжка.
2.3. Зміни записів у трудових книжках про прізвище, ім'я, по батькові та дату народження проводяться на підставі паспорта, свідоцтв про народження, про шлюб, про розірвання шлюбу, про зміну прізвища, імені, по батькові та інших документів та з посиланням на їх номер та дату. зміни вносяться першу сторінку (титульний лист) трудової книжки. Однією рисою закреслюється колишнє прізвище чи ім'я, по батькові, дата народження та записуються нові дані. Посилання на відповідні документи робляться на внутрішній стороні обкладинки трудової книжки та засвідчуються підписом роботодавця або спеціально уповноваженої ним особи та печаткою організації (або печаткою кадрової служби) (за наявності печатки).
2.4. Зміна (доповнення) на першій сторінці (титульному листі) трудової книжки записів про отримані нові освіти, професії, спеціальності здійснюється шляхом доповнення наявних записів (якщо вони вже є) або заповнення відповідних рядків без закреслення раніше внесених записів.

3. Заповнення відомостей про роботу

3.1. У графі 3 розділу "Відомості про роботу" трудової книжки у вигляді заголовка вказується повне найменування організації, а також скорочене найменування організації (за його наявності). .У графі 3 робиться запис про прийняття чи призначення до структурного підрозділу організації із зазначенням його конкретного найменування (якщо умова про роботу у конкретному структурному підрозділі включено до трудового договору як суттєвого), найменування посади (роботи), спеціальності, професії із зазначенням кваліфікації, а до графи 4 заносяться дата та номер наказу (розпорядження) або іншого рішення роботодавця, згідно з яким працівника прийнято на роботу. Записи про найменування посади (роботи), спеціальності, професії із зазначенням кваліфікації проводяться, як правило, відповідно до штатного розкладу організації. У разі, якщо відповідно до федеральних законів з виконанням робіт з певних посад, спеціальностей чи професій пов'язане надання пільг чи наявність обмежень, то найменування цих посад, спеціальностей чи професій та кваліфікаційні вимоги до них повинні відповідати найменуванням та вимогам, передбаченим відповідними кваліфікаційними довідниками. Зміни та доповнення, внесені в установленому порядку до кваліфікаційних довідників, штатний розпис організації, доводяться до відома працівників, після чого до їх трудових книжок на підставі наказу (розпорядження) або іншого рішення роботодавця вносяться відповідні зміни та доповнення. розряд (клас, категорія і т.п.), то про це в установленому порядку провадиться відповідний запис. рівнів кваліфікації. Наприклад, слюсарю-ремонтнику було встановлено другу професію "Електрогазозварювальник" із присвоєнням 3 розряду. У цьому випадку у трудовій книжці у графі 1 розділу "Відомості про роботу" ставиться порядковий номер запису, у графі 2 вказується дата встановлення другої професії, у графі 3 робиться запис: "Встановлено другу професію "Електрогазозварювальник" з присвоєнням 3 розряду", у графі 4 зазначається відповідне посвідчення, його номер та дата. За бажанням працівника запис у трудову книжку відомостей про роботу за сумісництвом проводиться за місцем основної роботи на підставі документа, що підтверджує роботу за сумісництвом. У графі 1 розділу "Відомості про роботу" трудової книжки ставиться порядковий номер запису, у графі 2 вказується дата прийому на роботу як сумісник, у графі 3 робиться запис про прийняття або призначення як сумісника до структурного підрозділу організації із зазначенням його конкретного найменування ( якщо умова про роботу у конкретному структурному підрозділі включено до трудового договору як істотного), найменування посади, спеціальності, професії із зазначенням кваліфікації, у графі 4 вказується найменування документа, на підставі якого внесено запис, з посиланням на його дату та номер. У такому самому порядку провадиться запис про звільнення з цієї роботи.
3.2. Якщо за час роботи працівника найменування організації змінюється, то про це окремим рядком у графі 3 розділу "Відомості про роботу" трудової книжки робиться запис: "Організація така-то з такого числа перейменована на таку-то", а у графі 4 проставляється підстава перейменування – наказ (розпорядження) чи інше рішення роботодавця, його дата та номер.
3.3. У трудові книжки осіб, які відбули покарання у вигляді виправних робіт, запис про невключення часу роботи під час відбуття покарання до безперервного трудового стажу вноситься в такий спосіб. У розділі "Відомості про роботу" трудової книжки у графі 1 ставиться порядковий номер запису, у графі 2 - дата внесення запису, у графі 3 робиться запис: "Час роботи з такої дати (число, місяць, рік) по таку-то дату (число, місяць, рік) не зараховується до безперервного трудового стажу". У графі 4 вказується підстава для внесення запису до трудової книжки - наказ (розпорядження) або інше рішення роботодавця (виданий відповідно до вироку (ухвали) суду), його дата та номер.
3.4. При відновленні в установленому порядку безперервного трудового стажу в трудову книжку працівника за останнім місцем роботи до графи 3 розділу "Відомості про роботу" вноситься запис: "Безперервний трудовий стаж відновлено з такого числа, місяця, року", у графі 4 робиться посилання на відповідне найменування документа, на підставі якого внесено запис, з посиланням на його дату та номер.

4. Заповнення відомостей про нагородження

Порядок внесення відомостей про нагородження наступний: у графі 3 розділу "Відомості про нагородження" трудової книжки у вигляді заголовка зазначається повне найменування організації, а також скорочене найменування організації (за його наявності); нижче у графі 1 ставиться порядковий номер запису (нумерація, що наростає протягом усього періоду трудової діяльності працівника); у графі 2 зазначається дата нагородження; у графі 3 записується, ким нагороджено працівника, за які досягнення та якою нагородою; у графі 4 вказується найменування документа, на підставі якого внесено запис, з посиланням на його дату та номер.

5. Заповнення відомостей про звільнення (припинення трудового договору)

5.1. Запис про звільнення (припинення трудового договору) у трудовій книжці працівника провадиться у такому порядку: у графі 1 ставиться порядковий номер запису; у графі 2 зазначається дата звільнення (припинення трудового договору); у графі 3 робиться запис про причину звільнення (припинення трудового договору); у графі 4 вказується найменування документа, на підставі якого внесено запис, - наказ (розпорядження) або інше рішення роботодавця, його дата та номер. Дата звільнення (припинення трудового договору) вважається останній день роботи, якщо інше не встановлено федеральним законом, трудовим договором угодою між роботодавцем та працівником. Наприклад, при припиненні трудового договору з працівником у зв'язку зі скороченням штату працівників 10 жовтня 2003 р. визначено останнім днем ​​його роботи. У трудовій книжці працівника має бути зроблено наступний запис: у графі 1 розділу "Відомості про роботу" ставиться порядковий номер запису, у графі 2 вказується дата звільнення (10.10.2003), у графі 3 робиться запис: "Звільнено зі скорочення штату працівників організації, пункт 2 статті 81 Трудового кодексу Російської Федерації", у графі 4 вказується дата та номер наказу (розпорядження) або іншого рішення роботодавця про звільнення.
5.2. У разі припинення трудового договору на підставах, передбачених статтею 77 Трудового кодексу Російської Федерації (за винятком випадків розірвання трудового договору з ініціативи роботодавця та за обставин, що не залежать від волі сторін (пункти 4 та 10 цієї статті), до трудової книжки вноситься запис про звільнення ( припинення трудового договору) з посиланням на відповідний пункт зазначеної статті. Наприклад: "Звільнено за згодою сторін, пункт 1 статті 77 Трудового кодексу Російської Федерації" або "Звільнено за власним бажанням, пункт 3 статті 77 Трудового кодексу Російської Федерації".
5.3. При розірванні трудового договору з ініціативи роботодавця в трудову книжку вноситься запис про звільнення (припинення трудового договору) з посиланням на відповідний пункт статті 81 Трудового кодексу Російської Федерації або інші підстави розірвання трудового договору з ініціативи роботодавця, передбачені законодавством. ліквідацією організації, пункт 1 статті 81 Трудового кодексу Російської Федерації" або "Звільнений у зв'язку із припиненням допуску до державної таємниці, пункт 12 статті 81 Трудового кодексу Російської Федерації".
5.4. У разі припинення трудового договору за обставинами, які не залежать від волі сторін, до трудової книжки вноситься запис про підстави припинення трудового договору з посиланням на відповідний пункт статті 83 Трудового кодексу Російської Федерації. Наприклад: "Звільнений у зв'язку з необранням на посаду, пункт 3 статті 83 Трудового кодексу Російської Федерації" або "Трудовий договір припинено у зв'язку зі смертю працівника, пункт 6 статті 83 Трудового кодексу Російської Федерації".
5.5. При припиненні трудового договору з додаткових підстав, передбачених Трудовим кодексом Російської Федерації або іншими федеральними законами, в трудову книжку вносяться записи про звільнення (припинення трудового договору) з посиланням на відповідну статтю Трудового кодексу Російської Федерації або іншого федерального закону. з повторним протягом року грубим порушенням статуту навчального закладу, пункт 1 статті 336 Трудового кодексу Російської Федерації" або "Звільнений у зв'язку з досягненням граничного віку, встановленого для заміщення державної посади державної служби, пункт 2 (1) статті 25 Федерального закону від 31.07. 1995 N 119-ФЗ "Про основи державної служби Російської Федерації".
5.6. При розірванні трудового договору з ініціативи працівника з причин, з якими законодавство пов'язує надання певних пільг та переваг, запис про звільнення (припинення трудового договору) вноситься до трудової книжки із зазначенням цих причин. Наприклад: "Звільнено за власним бажанням у зв'язку з переведенням чоловіка на роботу в іншу місцевість, пункт 3 статті 77 Трудового кодексу Російської Федерації" або "Звільнено за власним бажанням у зв'язку з необхідністю здійснення догляду за дитиною віком до 14 років, пункт 3 статті 77 Трудового кодексу Російської Федерації.

6. Особливості заповнення відомостей про звільнення (припинення трудового договору) та прийом (призначення) на роботу у зв'язку з переведенням працівника на іншу постійну роботу до іншого роботодавця (в іншу організацію) або його переходом на виборну роботу (посада)

6.1. У разі звільнення (припинення трудового договору) у зв'язку з переведенням працівника на іншу постійну роботу до іншого роботодавця (в іншу організацію) у графі 3 розділу "Відомості про роботу" трудової книжки вказується, в якому порядку здійснюється переклад: на прохання працівника або за його згодою .При прийомі на нове місце роботи у трудовій книжці працівника у графі 3 розділу "Відомості про роботу" робиться запис, передбачений п. 3.1 цієї Інструкції, із зазначенням при цьому, що працівник прийнятий (призначений) у порядку переведення.
6.2. При звільненні (припинення трудового договору) у зв'язку з переходом працівника на виборну роботу (посада) до іншого роботодавця (в іншу організацію) у трудовій книжці робиться запис: "Звільнений у зв'язку з переходом на виборну роботу (посада) в (вказується найменування організації) , пункт 5 статті 77 Трудового кодексу Російської Федерації". На новому місці роботи після вказівки повного найменування виборного органу, а також скороченого найменування виборного органу (за його наявності) у графі 3 розділу "Відомості про роботу" трудової книжки робиться запис про те, на яку роботу (посаду) обрано працівника, а у графі 4 вказується рішення виборного органу, дата та номер його прийняття.

7. Особливості заповнення дубліката трудової книжки

7.1. Дублікат трудової книжки заповнюється відповідно до розділів 1 - 6 цієї Інструкції.
7.2. Якщо працівник до вступу до цієї організації (до цього роботодавця) вже працював, то при заповненні дубліката трудової книжки у розділі "Відомості про роботу" у графі 3, насамперед, вноситься запис про загальний та/або безперервний трудовий стаж роботи як працівника до надходження в цю організацію (до цього роботодавця), підтвердженому відповідними документами. трудової книжки.Після цього загальний та/або безперервний трудовий стаж роботи, підтверджений належним чином оформленими документами, записується за окремими періодами роботи у такому порядку: у графі 2 зазначається дата прийому на роботу; у графі 3 записується найменування організації (роботодавця), де працював працівник, а також структурний підрозділ та робота (посада), спеціальність, професія із зазначенням кваліфікації, на яку був прийнятий працівник. Якщо поданими документами підтверджується, що працівник переводився на іншу постійну роботу у тієї ж організації (у того ж роботодавця), то про це також робиться відповідний запис. Потім у графі 2 вказується дата звільнення (припинення трудового договору), а у графі 3 - причина (підстава) звільнення, якщо у поданому працівником документі є такі дані .У тому випадку, коли документи не містять повністю зазначених вище відомостей про роботу в минулому, до дублікату трудової книжки вносяться тільки наявні в документах відомості. Оригінали документів, що підтверджують стаж роботи, після зняття з них копій та належного засвідчення роботодавцем або кадровою службою повертаються їх власнику. Роботодавець зобов'язаний сприяти працівникові в отриманні документів, що підтверджують стаж його роботи, що передує надходженню на роботу до цього роботодавця.

ФОРМА
ПРИХІДНО-ВИТРАТНОЇ КНИГИ З ОБЛІКУ БЛАНКІВ
ТРУДОВОЇ КНИЖКИ І ВКЛАДА В НІЇ

Між роботодавцями та працівниками існують трудові відносини, закріплені в документальному порядку. Співробітництво сторін регулюється законодавством РФ. Права та обов'язки, партнерські відносини, характер діяльності знаходять своє відображення у трудовому договорі.

При цьому інформація про стаж працівника, його тривалість, якість, посаду і всі пересування кар'єрними сходами заносяться в трудову книжку.

Призначення документа

Документ суворої звітності необхідний для:

• відображення фактичної діяльності спеціаліста;
• інформування власника фірми про причину відходу з колишнього місця роботи та стажу, а також про існуючі догани та нагородження, якщо такі є;
• реалізації існуючих прав на пенсію у майбутньому.

Як заповнити трудову книжку: основні правила

Незалежно від того, які здійснюються дії щодо працівника, в організації діловод вносить усі зміни до книги фахівця.

Бланк обліку трудового стажу оформляється протягом 7 днів із дня прийому працювати, але з пізніше. У разі, якщо громадянин пропрацював для підприємства понад 5 днів, вона вважається постійної.

Якщо співробітник також значиться в штаті іншої організації, то відомості про суміщення вносяться за його згодою та на підставі офіційних документів.

Що відображається у книзі

Даний бланк є документом суворої набряклості, в якому мають бути такі відомості:

1. Інформація про зарахування до штату підприємства.
2. Пересування кар'єрними сходами.
3. Служба у лавах збройних сил та інших державних структурах.
4. Відомості про нагородження, підвищення кваліфікації, догани.
5. Дати звільнень співробітника та причини.

Про це можна дізнатися з відео.

На підставі постанови Уряду Росії встановлено правила, які необхідно неухильно дотримуватись при внесенні нової інформації до документів, що відображають стаж їх власника:

1. Всі записи вносяться ручкою із чорнилом синього або чорного відтінку, при цьому заборонені.

   Відомості мають свій номер по порядку згідно розділу.

2. На титульній сторінці прописуються дані паспорта власника.
3. Зміни, що відбуваються протягом усього періоду роботи спеціаліста, заносяться до бланку не пізніше тижня після видання наказу директора.

   У разі звільнення працівника відомості про це записуються в останній день його роботи на підставі наказу.

У документі не відображається інформація про щомісячні преміювання.

Інструкція заповнення трудових книжок у 2016 році

Перший титульний лист містить загальну інформаціюпро власника документа, у тому числі і відомості про його освіту. Якщо фахівець із якихось причин змінив прізвище, по батькові чи ім'я, то старе акуратно закреслюється, а нове вказується поряд.

Після внесення всіх даних проставляється дата та засвідчується підписом власника бланка та роботодавця, а також печаткою фірми.

Вносимо відомості про роботу

Прописується повна назва підприємства з розшифровкою абревіатури, далі вказується:

При звільненні посади працівником підприємства принцип заповнення практично той самий. Одна відмінність – у третій графі вказується причина звільнення виходячи з існуючого ТК РФ.