Фінансова робота на підприємствах організується та виконується фінансовими службами. На великих вітчизняних підприємствах при цьому створюються спеціальні фінансові управління чи відділи. На середніх підприємствах можуть створюватися фінансові відділи або фінансові групи у складі інших підрозділів (бухгалтерії, відділів, служб з аналізу та прогнозування, праці та заробітної плати, ціноутворення).
На малих підприємствах фінансова робота доручається головного бухгалтера.
Фінансовим службам надано право отримувати необхідну інформацію від інших служб підприємств (це бухгалтерські баланси, звіти, плани, зведені розрахунки витрат та ін.)
Начальник фінансового управління(відділу), як правило, підпорядковується керівнику підприємства або його заступнику з економіки та разом з ними несе відповідальність за фінансовий стан підприємства, збереження власних оборотних коштів, виконання плану реалізації, забезпечення грошима фінансування передбачених планами витрат.
Основними завданнями фінансової служби є:
1. забезпечення грошима поточних витрат та інвестицій;
2. виконання зобов'язань перед бюджетом, банками, іншими суб'єктами господарювання та зайнятими працівниками.
Фінансова служба підприємства визначає способи та методи фінансування витрат. Ними може бути самофінансування, залучення банківських та комерційних (товарних) кредитів, залучення акціонерного капіталу, отримання бюджетних коштів, лізинг.
Для своєчасного виконання грошових зобов'язань фінансові служби створюють оперативні грошові фонди, формують резерви, використовують фінансові інструменти залучення готівки в обіг підприємства.
Завданнями фінансової служби також є:
1. сприяння найефективнішому використанню основних виробничих фондів, інвестицій, товарно-матеріальних цінностей;
2. здійснення заходів щодо прискорення оборотності оборотних коштів, забезпечення їх безпеки, доведення розмірів власних оборотних засобів до економіки обґрунтованих нормативів;
3. контроль за правильністю організації фінансових відносин.
Функції фінансової служби обумовлені самим змістом фінансової роботина підприємствах. Це:
1. планування;
2. фінансування;
3. інвестування;
4. організація розрахунків з постачальниками та підрядниками, замовниками та покупцями;
5. організація матеріального стимулювання, розробка систем преміювання;
6. виконання зобов'язань перед бюджетом, оптимізація оподаткування;
7. страхування.
Функції фінансового відділу (служби) та бухгалтерії тісно переплітаються і можуть збігатися. Проте між ними є суттєві відмінності. Бухгалтерія фіксує і відображає факти, що вже відбулися, а фінансова служба аналізує інформацію, займається плануванням і прогнозуванням. фінансової діяльності, Представляє керівництву підприємства висновки, обґрунтування, розрахунки для прийняття управлінських рішень, розробляє та реалізує фінансову політику.
На фінансовий відділ покладаються такі функції:
Розробка фінансової стратегіїорганізації.
Розробка проектів перспективних та поточних фінансових планів, прогнозних балансів та бюджетів грошових коштів.
Підготовка проектів планів реалізації продукції (робіт, послуг), капітальних вкладень, наукових досліджень та розробок, планування собівартості продукції та рентабельності виробництва - бере участь у підготовці.
Розрахунок прибутку та податку на прибуток.
Визначення джерел фінансування виробничо-господарської діяльності організації, залучення позикових та використання власних коштів, проведення досліджень та аналіз фінансових ринків, оцінка можливого фінансового ризикустосовно кожного джерела коштів та розробка пропозицій щодо його зменшення.
Здійснення інвестиційної політики та управління активами організації, визначення оптимальної їх структури, підготовка пропозицій щодо заміни, ліквідації активів, проведення аналізу та оцінки ефективності фінансових вкладень.
Розробка нормативів оборотних засобів та заходів щодо прискорення їх оборотності.
Забезпечення своєчасного надходження доходів, оформлення у встановлені терміни фінансово-розрахункових та банківських операцій, оплата рахунків постачальників та підрядників, погашення позик, виплата відсотків, заробітної платиробітникам та службовцям, перерахування податків і зборів до республіканського та місцевого бюджетів, до державних позабюджетних соціальних фондів, платежів до банківських установ.
Аналіз фінансово-господарську діяльність організації.
Контроль за виконанням фінансового плану, плану реалізації продукції, плану прибутку та іншими фінансовими показниками, за припиненням виробництва продукції, що не має збуту, правильним витрачанням коштів та цільовим використанням власних та позикових оборотних коштів.
Ведення обліку руху фінансових коштівта складання звітності про результати фінансової діяльності відповідно до стандартів фінансового обліку та звітності, достовірність фінансової інформації, контроль правильності складання та оформлення звітної документації, своєчасності її надання зовнішнім та внутрішнім користувачам.
Принципові відмінності між фінансовою службою та бухгалтерією полягає не лише у підходах до визначення фондів, а й у сфері прийняття рішень. Бухгалтерія працює над збором та поданням даних. Фінансовий відділ(управління), знайомлячись з бухгалтерськими даними та аналізуючи всіх цих матеріалів, приймаються конкретні рішення щодо діяльності підприємства.
1. Фінансовий відділ є самостійним структурним підрозділом підприємства.
2. Відділ створюється та ліквідується наказом директора підприємства.
3. Відділ підпорядковується безпосередньо комерційному директору підприємства.
4. Керівництво підрозділом:
1.4.1. Відділ очолює керівник фінансового відділу, який призначається на посаду наказом директора підприємства за поданням комерційного директора.
1.4.2. Керівник фінансового відділу має ______ заступника (їй).
1.4.3. Обов'язки заступника (їй) визначаються (розподіляються) керівником фінансового відділу.
1.4.4. Заступник(и) та керівники структурних підрозділів у складі фінансового відділу, інші працівники відділу призначаються на посади та звільняються з посад наказом директора підприємства за поданням комерційного директора та за погодженням з керівником фінансового відділу.
- Структура фінансового відділу
2.1. Склад та штатну чисельність фінансового відділу затверджує директор підприємства виходячи з умов та особливостей діяльності підприємства за поданням комерційного директора та керівника фінансового відділу та за погодженням з
2.2. До складу відділу входять
2.3. Керівник фінансового відділу розподіляє обов'язки між співробітниками відділу та затверджує їх посадові інструкції.
- Завдання та функції фінансового відділу
|
№ п/п |
Завдання |
Функції |
|
3.1 |
Здійснення єдиної політики підприємства у галузі фінансів |
Розробка фінансової стратегії підприємства та бази для його фінансової стійкості. Складання проектів перспективних та поточних фінансових планів з додатком усіх необхідних розрахунків. Участь у розробці пропозицій, спрямованих на: Забезпечення платоспроможності; Попередження освіти та ліквідацію невикористовуваних товарно-матеріальних цінностей, наднормативних запасів; Підвищення рентабельності виробництва; Збільшення прибутку; зниження витрат за виробництво і продукції. Здійснення заходів щодо зміцнення фінансової дисциплінина підприємстві. Складання та надання керівництву підприємства: Відомостей про надходження коштів; Звітів про хід виконання фінансових, кредитних та касових планів; Інформація про фінансовий стан підприємства; Розробка валютної політики підприємства. Визначення можливих фінансових ризиків, їх оцінка стосовно кожного джерела коштів. Розробка пропозицій щодо зменшення фінансових ризиків та програм зі страхування. Визначення стратегії підприємства у галузі лізингових операцій, здійснення лізингового фінансування. Участь у межах своєї компетенції у розгляді питань, пов'язаних із заснуванням нових підприємств, реорганізацією та ліквідацією структурних підрозділів підприємства. |
|
3.2 |
Організація фінансової складової діяльності підприємства з метою найефективнішого використання всіх видів ресурсів у процесі виробництва та реалізації продукції (робіт, послуг) та отримання максимального прибутку. |
Управління рухом фінансових ресурсівпідприємства та регулювання фінансових відносин, що виникають між суб'єктами господарювання з метою найбільш ефективного використання всіх видів ресурсів. Підготовка матеріалів для укладання бізнес-плану підприємства. Участь у підготовці проектів планів: реалізації продукції (робіт, послуг), капітальних вкладень, наукових досліджень та розробок. Визначення та реалізація інвестиційної політики, участь у роботі з пошуку додаткових інвестиційних та фінансових ресурсів. Визначення джерел фінансування капітальних вкладень. Розробка та затвердження плану капітальних вкладень. Визначення порядку та умов фінансування капітального чи поточного ремонту основних фондів, оформлення пропозицій щодо віднесення витрат на собівартість продукції. Забезпечення своєчасного надходження доходів. Оформлення фінансово-розрахункових та банківських операцій у встановлені терміни, включаючи пред'явлення до банків платіжних вимог, доручень та інших розрахункових документів, отримання документів на відвантаження продукції, витягу рахунків. Вжиття заходів щодо своєчасного отримання коштів за відвантажену продукцію (виконані роботи, надані послуги). Підготовка необхідних матеріалівщодо взаємозаліків. Розробка та здійснення заходів, що сприяють своєчасності платежів, вибір форм розрахунків із контрагентами та забезпечення дотримання правил ведення розрахунків. Забезпечення фінансування витрат, передбачених фінансовими планами, планами капітальних вкладень. Доведення показників фінансових планів та завдань з структурних підрозділів підприємства. Здійснення контролю за виконанням фінансових планів структурними підрозділами. Забезпечення виконання фінансових, кредитних та касових планів. Контроль за: Виконанням фінансових планів та бюджету, планів реалізації продукції, кредитних та касових планів, планів з прибутку та за іншими фінансовими показниками; Припинення виробництва продукції, що не має збуту; Правильним та ефективним витрачанням коштів; Цільовим використанням власних та позикових оборотних коштів за структурними підрозділами та по підприємству в цілому; Дотримання касової дисципліни; правильністю складання, оформлення та затвердження кошторисів, розрахунків окупності капітальних вкладень. Аналіз виробничо-господарської та фінансової діяльності підприємства, прогнозування результатів фінансово- господарської діяльностіпідприємства. Забезпечення підрозділів підприємства інструктивними матеріалами, що належать до фінансової складової діяльності підприємства. Забезпечення захисту інформаційних ресурсів (власних та отриманих від інших організацій), що містять відомості про обмежений доступ. |
|
3.3 |
Контроль та управління використаних оборотних коштів підприємства, кредитів. |
Участь у плануванні собівартості продукції та рентабельності виробництва. Розробка прогнозів очікуваного прибутку, розрахунок податку на прибуток, складання планів розподілу прибутку на рік та по кварталах. Визначення потреби у власних оборотних коштах та розрахунок нормативів оборотних коштів, планування заходів щодо прискорення їх оборотності. Робота з пошуку власних коштів та залучення позикових коштів. Визначення обсягу витрат за виплату дивідендів з акцій підприємства. Управління активами підприємства, визначення їх оптимальної структури, підготовка пропозицій щодо заміни, ліквідації активів. Забезпечення своєчасності оплати рахунків постачальників та підрядників за відвантажені матеріальні цінності (виконані роботи, надані послуги) відповідно до укладених договорів. |
|
3.4 |
Аналіз фінансово-економічного стану підприємства |
Розробка прогнозних балансів та бюджетів коштів. Ведення оперативного обліку фінансових, розрахункових та кредитних операцій, що виконуються підприємством за рахунками у банках та кредитних установах. Дотримання встановленого обслуговуючим банком ліміту залишку готівки в касах підприємства відповідно до розрахунку на встановлення підприємству ліміту залишку каси та оформлення дозволу на витрачання готівки з виручки, що надходить до його каси. Аналіз фінансово-господарської діяльності підприємства щоквартально та загалом протягом року. Участь у визначенні видів продукції (робіт, послуг), які не мають попиту на ринку, вироблення програм та заходів щодо припинення виробництва такої продукції. Участь у ціноутворенні окремі види продукції (робіт, послуг). Участь у визначенні фінансових умов у господарських договорах, що укладаються, експертиза проектів договорів, поданих контрагентами. Аналіз бухгалтерської та статистичної звітності. Формування повної та достовірної інформації про господарські процеси та фінансові результати діяльності підприємства, необхідної для оперативного керівництва та управління Своєчасне попередження негативних явищ у фінансово-господарській діяльності підприємства, виявлення та мобілізація внутрішньогосподарських резервів. Розробка заходів щодо забезпечення прозорості фінансового стану підприємства (на основі вдосконалення управлінського обліку, переходу на міжнародні стандартибухгалтерського обліку). Розробка проектів інструктивних матеріалів з питань фінансування, бухгалтерського обліку, звітності та інших фінансових та господарських аспектів, що належать до компетенції відділу, та подання їх на розгляд та затвердження у відповідні структурні підрозділи підприємства. |
|
3.5 |
Розробка облікової та податкової політики |
Організація роботи з перерахування платежів та внесків з податків та зборів у Федеральний бюджет, бюджети України, місцевий бюджет, державні позабюджетні соціальні фонди Складання та надання в податкові органивстановлену документацію з питань фінансово-господарської діяльності підприємства. Ведення щоденного оперативного обліку показників фінансового плану, включаючи облік: обсягів реалізованої продукції; прибутку від реалізації; |
|
3.6 |
Вироблення кредитної політики підприємства. |
Взаємодія із кредитними установами з питань надання кредитних ресурсів. Складання та надання кредитних заявок та квартальних касових планів до банків та кредитних установ. Організація роботи щодо укладання договорів про надання кредитів. Фінансове оформлення одержаних кредитів. Робота зі своєчасного погашення позик та повернення отриманих кредитних коштів у встановлені терміни. Забезпечення виконання кредитних планів, включаючи виплату процентів за кредит. |
|
3.7 |
Управління витратами |
Розробка стратегії виведення цінних паперів підприємства на фондовий ринок із визначенням витрат використання різних фондових інструментів: визначення виду цінних паперів (акції, векселі, облігації); Вибір первинного дилера цінних паперів або портфельного інвестора та погодження з ним умов продажу та торгового майданчикадля первинних торгів; Планування супутньої рекламної кампанії; Робота з цінними паперами(Придбання акцій, облігацій, ін.), Контроль за портфелем цінних паперів. Розробка методичних вказівок з питань фінансування операційних витрат, капітальних вкладень та інших видів діяльності. |
|
3.8 |
Забезпечення своєчасності податкових платежів, розрахунків із кредиторами та постачальниками. |
Ведення обліку руху фінансових коштів та складання звітності про результати фінансової діяльності відповідно до стандартів фінансового обліку та звітності. Контроль за правильністю складання та оформлення звітної документації. Забезпечення достовірності фінансової інформації. |
|
3.9 |
Створення умов для ефективного використання основних фондів, трудових та фінансових ресурсів підприємства |
Забезпечення своєчасності та повноти виплати заробітної плати робітникам та службовцям підприємства. Розробка заходів із продажу, здавання в оренду та заставу частини активів, ліквідації або консервації окремих потужностей та об'єктів (у тому числі нерентабельних, мобілізаційних). Визначення обсягів фінансування науково-дослідних, дослідно-конструкторських та проектно-вишукувальних робіт згідно з кошторисами та договорами, погодженими зі структурними підрозділами підприємства. Погодження договорів на виконання науково-дослідних та дослідно-конструкторських робіт щодо обґрунтованості вартості робіт, а також дотримання умов оплати робіт. Визначення напрямів та обсягів фінансування підприємством соціальних програм(дитячих дошкільних закладів, навчальних закладів, благодійних заходів, ін.). Розгляд звернень та листів громадян та юридичних осіб з питань, що входять до компетенції фінансового відділу, організація перевірок, підготовка відповідних пропозицій. Участь у проведенні нарад-семінарів із працівниками економічних, фінансових та бухгалтерських підрозділів. |
- Регламентуючі документи
4.1. Зовнішні документи:
Законодавчі та нормативні акти.
4.2. Внутрішні документи:
Статут підприємства, Положення про підрозділ, Посадова інструкція, Правила внутрішнього трудового розпорядку.
- Взаємини фінансового відділу з іншими підрозділами
Для виконання функцій та реалізації прав фінансовий відділ взаємодіє:
|
№ п/п |
Підрозділ |
Отримання |
Надання |
|
5.1 |
З головною бухгалтерією |
списків кредиторів та дебіторів; Бухгалтерську інформацію про діяльність підприємства; Балансу та оперативних зведених звітів про доходи та витрати коштів, про використання бюджету; Звітних калькуляцій собівартості продукції (робіт, послуг); Планів проведення інвентаризацій основних засобів, товарно-матеріальних цінностей та коштів; Розрахунків заробітної плати; |
Фінансових, кредитних та касових планів; Звітів щодо погашення позик, сплати відсотків за кредитами; |
|
5.2 |
З планово-економічним відділом |
середньострокових та довгострокових планів виробничої діяльності підприємства; копій планових економічних завдань підрозділів підприємства; планових техніко-економічних нормативів матеріальних та трудових витрат; Проектів оптових та роздрібних цін на продукцію підприємства, тарифів на роботи та послуги; Результати економічного аналізу всіх видів діяльності підприємства; |
фінансових та кредитних планів; Звітів щодо виконання фінансових планів; Результати фінансового аналізу; Методичних та інструктивних матеріалів з питань фінансової діяльності підприємства |
|
5.3 |
З відділом матеріально-технічного постачання |
проектів перспективних та поточних планівматеріально-технічного забезпечення виробничої діяльності підприємства; Звітних даних про рух матеріально-технічних ресурсів, їх залишки на кінець звітного періоду; копій претензій, заявлених контрагентами; проектів претензій до контрагентів у разі порушення ними договірних зобов'язань; Звітів щодо виконання планів матеріально-технічного постачання; |
узгоджених проектів претензій; пропозицій щодо усунення причин, що послужили підставою для пред'явлення претензій та санкцій до підприємства; Затверджених розрахунків нормативів обігових коштів |
|
5.4 |
З відділом збуту |
проектів договорів та угод на постачання, продаж готової продукції; прогнозів та планів реалізації продукції; даних про стан запасів готової продукції та їх відповідність затвердженим нормативам; Планів та графіків відвантаження продукції; даних про залишки продукції на складах; Пропозицій щодо проведення заходів щодо зниження наднормативних залишків готової продукції та прискорення збутових операцій; |
фінансових планів; Інформація про не сплачені контрагентами рахунки; Відомостей банків про виставлені покупцями (замовниками) акредитиви; Повідомлення про застосування фінансових санкцій до покупців (замовників), які порушили зобов'язання щодо перерахування коштів за придбані товари; Затверджених розрахунків нормативів обігових коштів; |
|
5.5 |
З відділом маркетингу |
Узагальнених даних про попит на продукцію, що випускається підприємством (виконані роботи, послуги, що надаються); маркетинг-планів; Кошторис витрат на формування попиту та стимулювання збуту, проведення рекламних кампаній, участь у виставках, ярмарках, у виставках-продажах; Відомостей про конкурентне середовище з питань цінової політики, обсягів обороту, конкурентоспроможності, швидкості реалізації продукції; |
узгоджених кошторисів витрат на формування попиту та стимулювання збуту з додатком фінансових обґрунтувань; Аналізу витрат, вироблених протягом місяця (квартал, рік); |
|
5.6 |
З господарським відділом |
планів поточних та капітальних ремонтівосновних фондів підприємства (будівель, систем водопостачання, ін.); Кошторис господарських витрат; Оргтехніки, бланків документів та канцелярського приладдя, необхідних для роботи фінансового відділу; Матеріальні цінності, необхідні для обслуговування нарад, конференцій, семінарів |
узгоджених кошторисів господарських витрат; Розрахунків окупності капітальних вкладень щодо впровадження нової техніки, засобів механізації; Заявок на необхідні інвентар та канцелярське приладдя; Звітів щодо використання та збереження обладнання та інвентарю; |
|
5.7 |
З юридичним відділом |
рішень щодо пред'явлених підприємству претензій, позовів; Узагальнених результатів розгляду претензій, судових та арбітражних справ; Роз'яснень чинного законодавства та порядку його застосування; Правової допомоги у претензійній роботі; Узгоджених матеріалів про стан дебіторської та кредиторської заборгованості, пропозицій щодо примусового стягнення боргів; Аналізу змін та доповнень фінансового, податкового, цивільного законодавства |
проектів фінансових договорів для правової експертизи; матеріалів для пред'явлення претензій, позовів до судів; Висновків щодо претензій та позовів, пред'явлених підприємству; Документів про перерахування коштів щодо оплати державного мита в рахунок задоволення претензій та позовів, пред'явлених підприємству; Заявок на роз'яснення чинного законодавства |
- Права
Фінансовий відділ має право:
6.1. Надавати вказівки в рамках контролю за фінансово-господарською діяльністю підприємства щодо оформлення фінансової документації.
6.2. Вимагати та одержувати від інших структурних підрозділів підприємства дані аналізу господарської діяльності підприємства, необхідні для діяльності відділу.
6.3. Вести листування з питань методології фінансового обліку та звітності, а також інших питань, що входять до компетенції відділу та не потребують погодження з керівником підприємства.
6.4. Не приймати до виконання та оформлення документи щодо операцій, що суперечать законодавству, порушують договірну та фінансову дисципліну без відповідного розпорядження директора підприємства та начальника юридичного відділу.
6.5. Представляти в установленому порядку від імені підприємства з питань, що належать до компетенції відділу у відносинах з податковими, фінансовими органами, органами державних позабюджетних фондів, банками, кредитними установами, іншими державними та муніципальними організаціями, а також іншими підприємствами, організаціями, установами.
6.6. Вносити пропозиції керівництву підприємства щодо притягнення до матеріальної та дисциплінарної відповідальності посадових осібпідприємства за наслідками перевірок.
6.8. Проводити та брати участь у нарадах з питань фінансово-господарської діяльності підприємства.
6.9. За погодженням з директором підприємства або заступником директора підприємства з комерційних питань залучати експертів та фахівців у галузі фінансового консалтингу для консультацій, підготовки висновків, рекомендацій та пропозицій.
- Відповідальність
7.1. Відповідальність за належне та своєчасне виконання функцій відділу несе начальник фінансового відділу.
7.2. На начальника фінансового відділу покладається персональна відповідальність у разі:
7.2.1. Невідповідності законодавству інструкцій, що видаються відділом, і вказівок з питань фінансової діяльності підприємства, фінансового обліку та звітності.
7.2.2. Складання, затвердження та надання недостовірної зведеної фінансової звітностіта порушення строків її надання до відповідних підрозділів підприємства, керівника підприємства, до податкових, фінансових та інших органів.
7.2.3. Незабезпечення чи неналежного забезпечення керівництва підприємства інформацією з фінансових питань.
7.2.4. Несвоєчасне, а також неякісне виконання документів та доручень керівництва підприємства.
7.2.5. Допущення використання інформації співробітниками відділу з неслужбовою метою.
7.2.6. Недотримання трудового розпорядку працівниками відділу.
7.3. Відповідальність співробітників фінансового відділу встановлюється їхніми посадовими інструкціями.
8.1. При виявленні невідповідності будь-якого пункту становища реальному стану справ у фінансовому відділі керівником відділу, співробітником чи іншою особою необхідно звернутися до
із заявкою на внесення змін та доповнень до положення. (Форма заявки подана у Додатку 1).
8.2. Внесена пропозиція розглядається підрозділом, зазначеним у п. 8.1. цього положення протягом одного місяця з дня подання заявки.
За наслідками розгляду виноситься рішення:
Прийняти зміну або доповнення,
Відправити на доопрацювання (із зазначенням терміну доопрацювання та виконавця),
Відмовити в прийнятті пропозиції, що вноситься (у цьому випадку заявнику надсилається обґрунтована відмова в письмовому вигляді).
8.3. Внесення змін та доповнень до положення затверджується
за поданням
|
Керівник структурного підрозділу |
|||
|
(Підпис) |
(прізвище, ініціали) |
||
ПОГОДЖЕНО: |
|||
|
Начальник юридичного відділу |
|||
|
(Підпис) |
(прізвище, ініціали) |
||
|
00.00.2000 |
|||
|
З інструкцією ознайомлено: |
|||
|
(Підпис) |
(прізвище, ініціали) |
||
|
00.00.00 |
|||
Фінансове управління організації є невід'ємною частиною усієї системи функціонування підприємства. Воно здійснюється за допомогою різних методів та прийомів. Фінансове управління підприємством дає можливість ухвалити важливі стратегічні рішення, які визначають успішний розвитокорганізації та її платоспроможність. Завдяки цій системі отриманий прибуток використовується максимально ефективно, що збільшує вартість підприємства.
p align="justify"> Планування є важливим елементом системи фінансового управління. Головна його мета – визначення та узгодження витрат та доходів підприємства. Планування дозволяє визначити стратегію розвитку та виключити настання банкрутства через скоєння помилок у сфері управління фінансами.
Функції планування:
- Забезпечення фінансовими ресурсами.
- Визначення способів ефективного вкладення коштів.
- Визначення способів збільшення прибутку за рахунок резервів підприємства.
— Фінансові контакти із банками, бюджетом тощо.
- Облік інтересів акціонерів.
— здійснення контролю за станом бюджету, платоспроможністю, кредитоспроможністю організації.
Методи фінансового планування:
Фінансове планування здійснюється за допомогою таких методів:
| Метод | Призначення |
| Економічний аналіз | Визначає внутрішні резерви, фінансові показники розвитку |
| Нормативний метод | Розраховує на основі існуючих норм (наприклад, ставки податку) необхідний розмір бюджету. |
| Балансові розрахунки | Побудова прогнозу основних доходів та витрат |
| Прогноз грошових потоків | Розрахунок очікуваних доходів та строків їх надходження |
| Багатоваріантні розрахунки | Створення кількох варіантів планових розрахунків задля її подальшого вибору найбільш вдалого варианта. |
| Економіко-математичне моделювання | Визначення взаємозв'язку між фінансовими показниками та факторами, що впливають на їх формування. |
Стратегічні цілі
Головна мета фінансового управління – підтримання добробуту підприємства шляхом постійного збільшення його ринкової вартості. Отримання прибутку на Наразічасу не стосується цілей фінансового управління, оскільки одного цього недостатньо. Підприємство може здійснювати ризиковані фінансові угоди для того, щоб отримати більший прибуток. У таких випадках отриманий дохід не є гарантом стабільності організації та наявності у неї перспектив подальшого розвитку. Отримуючи прибуток у момент часу, організація може у своїй перебуває в межі банкрутства. Система забезпечення добробуту організації включає наступні стратегічні цілі:
- Виняток ймовірності банкрутства. Для того, щоб підприємство не стало банкрутом, важливо постійно контролювати взаємозв'язок між витратами та доходами, враховувати зміни економічної ситуації в цілому по країні, ретельно контролювати стан бюджету та платоспроможність тощо.
- Збільшення обсягів виробництва. Постійний прогрес та намічена стратегія розвитку є запорукою стабільності та постійного збільшення прибутковості організації.
- Уникнення фінансових втрат. Необхідно здійснювати облік усіх можливих фінансових ризиків під час укладання угод і зводити їх до мінімуму.
— Здатність витримати конкуренцію та зайняти лідируючі позиції на ринку.
- Збільшення вартості організації. Ринкова цінапідприємства має значення для його власників, особливо для акціонерів (якщо це акціонерне товариство). Чим вища ціна компанії, тим вища вартість її акцій. Зростання прибутку для членів акціонерного товариства означає збільшення суми коштів, які вони можуть отримати під час продажу своєї частки, ліквідації підприємства, або злиття.
- Забезпечення максимального прибутку за конкретний період. Чим вищий прибуток, тим більший розмір капіталу власників підприємства. При розрахунку прибутку визначається вигідна відповідність понесених витрат на виробництво продукції очікуваним доходам від її реалізації. Що очікуваний прибуток, то більше вписувалося ступінь матеріальної зацікавленості керівництва організації. Важливо розуміти, що між розміром очікуваного прибутку та ступенем фінансового ризику існує прямий взаємозв'язок. Великий прибуток завжди досягається шляхом укладання угод із високим ступенем ризику. Тому фінансові менеджери підприємства повинні чітко оцінювати допустимий розмір фінансового ризику та його доцільність.
- Забезпечення платоспроможності. Дотримання балансу між приходом коштів та їх витрачанням є способом забезпечення постійної платоспроможності організації. Це досягається шляхом чіткого дотримання термінів дебіторської заборгованості, аналізу платоспроможності дебіторів, своєчасного погашення боргів підприємства тощо.
- Формування необхідних фінансових ресурсів. Ця метамає на увазі оцінки потреби в ресурсах, максимальне використання внутрішніх ресурсівпідприємства, застосування ресурсів з зовнішніх джерел, залучення фінансових коштів позичальників, формування ресурсного потенціалу організації
- Забезпечення фінансової стабільності організації. Стабільність підприємства проявляється у його фінансової стійкості, платоспроможності, можливості самостійного фінансування своїх матеріальних потреб.
Завдання фінансового управління
Досягнення цілей передбачає вирішення наступних ключових завдань:
- Формування збалансованого руху матеріальних, грошових коштів.
— Формування необхідної в даний час кількості фінансових ресурсів.
- Ефективне використання ресурсів у всіх сферах діяльності організації.
- Забезпечення фінансової стійкості.
- Досягнення фінансової незалежності.
- Підтримка платоспроможності.
Ліквідація неефективних напрямів діяльності.
- Максимізація прибутку.
- Мінімізація ризиків.
- Забезпечення постійного розвитку.
- Оцінка правильності прийнятих рішень.
— Антикризове управління(З метою уникнення банкрутства).
— Організація системи показників ефективності, яка є запорукою фінансової стійкості.
Особливості організації фінансового управління
Ефективність фінансового управління залежить від дотримання таких умов:
- Взаємозв'язок із загальною системою управління. Фінансове управління організацією може бути результативним без взаємодії з іншими системами управління підприємством. Фінансове управління безпосередньо пов'язане з діяльністю виробничого відділу, інноваційного відділу, відділу персоналу тощо.
- Комплексний характер ухвалення рішень. Оскільки всі структури підприємства перебувають у безпосередній взаємодії, напрямок фінансових потоків до одного відділу може призвести до нестачі фінансування іншого відділу. Ефективність фінансового управління проявляється у комплексному підході до вибудовування та розподілу грошових потоків.
- Динамічність. Фінансове управління має вибудовуватися на підставі економічної ситуації, що встановилася в даний момент у країні, та умов, які існують на підприємстві. Прийоми, показники та нормативи, які були ефективними та актуальними у минулі періоди, можуть виявитися нерезультативними у цей період. Чуйне реагування на найменші зміни фінансової ситуації та своєчасна розробка необхідної в даний момент системи управління дають змогу звести до мінімуму можливість банкрутства підприємства та підтримувати його платоспроможність.
- Наявність альтернативних варіантів вирішення поставлених завдань. Кожне управлінське рішення має ухвалюватися після ретельного аналізу всіх варіантів.
Класифікація функцій фінансового управління
Фінансове управління організацією виконує низку функцій, вкладених у забезпечення стабільності, формування перспектив його розвитку. До цих функцій належить:
| Функція | Сфера використання |
| Контроль | Організація системи внутрішнього контролюна підприємстві. Контроль за виконанням поставлених завдань здійснюється спеціально створеними для цього підрозділами та відділами. Система контролю включає наявність певних показників та періодів контролю. За результатами отриманих даних можна будувати висновки про ефективність діяльності підприємства, вносити корективи у роботу задля її подальшого поліпшення показників. |
| Розробка стратегії | На основі плану розвитку безпосередньо підприємства та ситуації загалом на ринку формується стратегія, що передбачає подальші шляхи розвитку організації. Прогноз формується на довгострокову перспективу з огляду на всі напрямки діяльності організації. |
| Інформаційна функція | Дає пояснення всім існуючим варіантам фінансових рішень, визначає масштаб фінансових потреб, формує джерела інформації (внутрішні, зовнішні), здійснює систематичний моніторинг фінансового стану організації та всієї економіки загалом. |
| Організаційна функція | Приймаються управлінські щодо діяльності організації. Фінансове управління має чітко реагувати на будь-які зміни. Ефективне виконання цієї функції стає можливим за наявності організаційної структури з чіткою ієрархією, коли кожен відділ виконує поставлені перед ним завдання під контролем свого безпосереднього керівника. Відділи, що виконують організаційні функції, повинні бути у тісній взаємодії з іншими структурами підприємства. |
| Аналіз | Має на увазі оцінку фінансової ситуації, що склалася в даний момент часу, і більш ретельну оцінку на довгострокову перспективу. Аналізу піддаються також результати діяльності організації дочірніх підприємств, філій і т.д. |
| Стимулювання | Має на увазі створення системи стимулювання співробітників, які працюють у системі управління (керівники підрозділів, менеджери). Стимулювання допомагає зацікавити співробітників ефективним виконанням ухвалених управлінських рішень. Перед працівниками ставляться завдання виконання планів, дотримання термінів, досягнення встановлених показників, дотримання необхідних нормативів тощо. При вирішенні поставлених керівництвом завдань співробітники підрозділів фінансового управління одержують заохочення у різній формі. При невиконанні покладених ними зобов'язань співробітники несуть покарання (позбавлення премії, скасування привілеїв тощо.). |
p align="justify"> Таким чином, фінансове управління є важливим елементом управлінської структури організації. Головна мета фінансового управління полягає не в отриманні одноразового прибутку, а у забезпеченні добробуту підприємства загалом. Це проявляється у реалізації цілого комплексу заходів та прийомів, вкладених у виключення ймовірності банкрутства, ефективне використання ресурсів, підтримку платоспроможності, збільшення ринкової вартості підприємства міста і т.д. Для досягнення позитивних результатів важливо застосовувати комплексний підхіддинамічно реагувати на будь-які зміни економічної ситуації, взаємодіяти з іншими системами управління організацією.
Формування фінансового відділу для підприємства - відповідальне завдання. Функції фінансового відділу постійно розширюються і формуються, з завдань, вирішення яких – обов'язки начальника фінансового відділу.
Функції фінансової служби:
- Фінансовий контролінг - одне з основних завдань фінансової служби, що полягає у формуванні планів та контролю за їх виконанням. Виконання цієї функції пов'язано лише з урахуванням і аналізом, а й контролю над виконанням бізнес-процесів підприємства.
Малюнок 1. Контроль виконання бюджету руху коштів з прикладу програмного продукту «WA: Фінансист».
- Казначейство. Управління грошима підприємства, формування платіжного календаря, контроль стану взаєморозрахунків – це функції казначейства і недооцінити їх важливість неможливо.
- Організація та ведення бухгалтерського та податкового обліку. Ця функція не потребує особливого роз'яснення. Єдине, на чому хочеться звернути увагу – це розмежування функцій Головного бухгалтера та фінансового директора (керівника фінансового відділу). Відповідальність головного бухгалтера – ведення регламентованого та податкового облікувідповідно до вимог законодавства, своєчасне формування бухгалтерської та податкової звітності, відображення фактів господарську діяльність підприємства на регістрах бухгалтерського обліку. Обов'язки начальника фінансового відділу полягають у плануванні діяльності компанії фінансового результату, в тому числі і в умовах законодавства, що постійно змінюється. Функція податкового планування – пряма відповідальність фінансового директора підприємства. Структура підпорядкування Головного бухгалтера – також тема окремої розмови. З одного боку головний бухгалтервходить у зону відповідальності фінансового директора і має йому підпорядковуватися, з іншого, відповідно до закону «про бухгалтерський облік», головний бухгалтер підпорядковується безпосередньо Генеральному директору організації. Найпростіший вихід у цій ситуації – двояке підпорядкування головного бухгалтера.
Слід розуміти, що у конкретній компанії схема роботи фінансового відділу може обмежувати завдання, які постають перед фінансовим директором у процесі організації відділу.
Після того, як визначено обов'язки фінансового відділу, можна розпочинати формування його структури.
Робота фінансової служби може бути організована за наступною схемою:
2. Структура фінансової служби.
При цьому підрозділи «Договірний відділ» та «IT відділ» не входять до складу ФЕО, але стратегічно підпорядковані Фінансовому директору.
Найпростіше - виділити для реалізації кожної функції окрему службу.
Але ніхто не заважає дробити функцію на кілька служб або навпаки об'єднувати кілька функцій в одну службу.
Визначивши структуру та завдання фінансового відділу, необхідно розпочинати розробку внутрішніх регламентів.
Регламент роботи фінансового відділу
Що включають регламенти фінансової служби?
Регламент фінансового відділу – це набір положень, правил, інструкцій, що регламентують бізнес-процеси, власником яких є фінансовий директор, причому як базові (бюджетування, облік, залучення фінансування, проведення платежів; регламентуються відповідно до бюджетної, облікової, кредитної політики, порядку проведення платежів, складання фінансової звітності), і пов'язані безпосередньо з управлінням персоналом фінансової служби підприємства. Останні часто називають HR-процесами.
У процесі розробки, погодження та затвердження документів, що регламентують ці процеси, знімаються багато питань, пов'язаних із кількістю співробітників фінансової служби, з вимогами до їхньої кваліфікації, з фондом оплати праці. При зміні вимог до функціональних обов'язків співробітників з боку керівництва компанії регламентуючі документи, затверджені раніше, дозволять мінімізувати потенційні конфлікти, змінити штатну чисельність і переглянути заробітну плату.
Рисунок 3. Процес узгодження з прикладу програмного продукту «WA: Фінансист».
Сукупність завдань фінансового відділу, його регламенти та структура становлять основу для формування підсумкового документа – Положення про фінансову службу підприємства.
Це положення є внутрішнім регламентуючим документом, який має таку структуру:
1. Організаційно-функціональна структура фінансової служби. Зазвичай організаційна структура є організаційну діаграму з виділенням відділів і описом їх функцій. Для цілей HR-планування корисно на діаграмі вивести інформацію про кількість штатних одиниць (існуючих та запланованих).
2. Структурна та штатна чисельність фінансової служби. Як правило дана інформаціяформується у вигляді таблиці з обов'язковим зазначенням назв відділів, посад, кількості діючих та вакантних штатних одиниць.
3. Основні цілі та завдання фінансової служби. У цьому розділі регламенту дається опис цілей, сформульованих з урахуванням стратегії розвитку компанії, та завдань, які необхідно вирішити для їх досягнення. Завдання визначаються кожному відділу.
4. Матриця функцій. Це таблиця, у якій по вертикалі розташовані функції фінансової служби, а по горизонталі – організаційні ланки, тобто керівники та ключові співробітники відділів служби. На перетині рядків і граф робиться позначка (хто відповідає). Матриця функцій дає уявлення про можливе завантаження відділів і дозволяє оптимально згрупувати функції підрозділів.
5. Порядок взаємодії працівників фінансової служби. Зазвичай виділяють внутрішній порядоквзаємодії – між окремими співробітниками та (або) структурними підрозділами компанії та зовнішній – з окремими особами(наприклад, особливо великими клієнтами) чи державними (комерційними) організаціями. Порядок взаємодії розробляється з урахуванням організаційної структури компанії в цілому, функцій та завдань інших її підрозділів, сформованих принципів та традицій.
Рисунок 4. Порядок взаємодії співробітників з прикладу програмного продукту «WA: Фінансист».
6. Порядок вирішення конфліктних ситуацій. У цьому розділі детально прописується процедура подання апеляції або висловлення незгоди по ланцюжку «генеральний директор – фінансовий директор – начальник фінансово-економічного відділу – рядовий співробітник». Це стосується будь-яких питань і пропозицій (отримане завдання, рішення, невідповідна компенсація, заохочення або покарання), у тому числі інноваційних, які можуть виникнути і у співробітника, і в його безпосереднього керівника.
7. Система показників, що дозволяють оцінити роботу фінансового директора та фінансової служби. Цей розділ включає переліки та опис показників, під час виконання яких робота фінансового директора та його підлеглих визнається успішною. Показники мають бути конкретними та вимірними.
8. Прикінцеві положення. У цій частині закріплено порядок погодження та затвердження Положення, термін його дії, процедура внесення змін, ознайомлення працівників з Положенням та процедура його зберігання.
Якщо керівником фінансової служби є фінансовий директор, його діяльність регламентується посадовою інструкцією фінансового директора. Якщо планово-фінансовий відділ виділено в окремий підрозділ, то при розробці посадової інструкції начальника фінансового відділу потрібно застосовувати загальні правилаформування посадових інструкцій
Детальна посадова інструкціявключає, як правило, такі пункти:
1. загальні положення- Опис документа, посада, ким призначається співробітник на дану позицію та ін.
2. Вимоги до кваліфікації. Формулюються вимоги до рівня освіти фахівця цієї позиції, а також описується набір умінь та навичок необхідних для виконання посадових обов'язків.
3. Посадові обов'язки. Чим докладніше буде заповнено цей розділ, тим менше потім виникатиме питання у фахівця про необхідність виконання тих чи інших завдань. Отже, цей розділ має бути максимально повним викладом усіх можливих завдань, що виконуються фахівцем.
4. Критерії успішності виконання трудових обов'язків. Досить складний заповнення розділ, оскільки завжди можна сформулювати дані критерії. Має сенс описувати лише ті критерії, виконання яких можна проконтролювати.
5. Права спеціаліста. Описуються обов'язки компанії перед фахівцем. Це своєчасна виплата заробітної плати, організація робочого місця та технологічної інфраструктури, дотримання санітарних норм тощо.
6. Права та обов'язки керівника. Цей пункт доповнює попередній. У ньому містяться роз'яснення обов'язків та повноважень безпосереднього керівника спеціаліста.
7. Відповідальність спеціаліста. Пункт, в якому описується те, за що відповідає безпосередньо співробітник та містить інформацію про можливі стягнення за невиконання посадових обов'язків.
Варто зазначити, що ефективна діяльність фінансового відділу неможлива без якісної інформаційної системи.
Все більше організацій вибирають рішення на платформі 1С - «WA: ФІНАНСИСТ», що є лінійкою програмних продуктів для автоматизації управління фінансами в організаціях середнього та великого бізнесу.
Модулі «WA: ФІНАНСИСТ»:
- Казначейство, БДДС
- Бюджетування доходів та витрат, ББЛ та ін.
- Облік та звітність з МСФЗ
- Управлінський облік за корпоративними стандартами
- Управління договорами: від погодження до виконання
Малюнок 5. Формування ОДДС прямим і непрямим методомз прикладу програмного продукту «WA: Фінансист».
З використанням «WA: ФІНАНСИСТ» фінансові відділи підприємств ефективно вирішують такі завдання:
- Прогнозування фінансового стану підприємства та моделювання економічних показників бізнесу, визначення планових результатів.
- Зручне та безпомилкове планування/контроль доходів, витрат та грошових потоків компанії.
- Оптимізація використання грошей, підвищення фінансової ефективності та стійкості бізнесу.
- Збільшення ліквідності та прибутковості бізнесу, у тому числі, за рахунок мінімізації використання позикових коштів.
- Підвищення якості та обґрунтованості управлінських рішень та прозорості Бізнесу в цілому.
- Своєчасність та достовірність фінансової звітності за міжнародними чи корпоративними стандартами.
- Повний порядок у роботі з договорами: зберігання, погодження та всебічний контроль.
- Підвищення фінансової дисципліни щодо компанії в цілому та ступеня персональної відповідальностіспівробітників.
- Зниження трудовитрат, підвищення зручності та мінімізація помилок фінансистів у повсякденній роботі.
Докладніше в наступних розділах.
Формування фінансового відділу для підприємства - відповідальне завдання. Функції фінансового відділу постійно розширюються і формуються з завдань, вирішувати які доведеться фінансовому директору.
Функції фінансової служби
- Фінансовий контролінг - одна з основних функцій фінансового відділу, яка полягає у формуванні планів та контролю за їх виконанням. Виконання цієї функції пов'язане не лише з урахуванням та аналізом, а й контролю за виконанням бізнес-процесів підприємства
- Казначейство. Управління грошима підприємства, формування платіжного календаря, контролю над станом взаєморозрахунків – усе це функції казначейства і недооцінити їх важливість неможливо.
- Організація та ведення бухгалтерського та податкового обліку. Ця функція не потребує особливого роз'яснення.
Єдине, на чому хочеться загострити увагу – це розмежування функцій головного бухгалтера та фінансового директора. Відповідальність головного бухгалтера – ведення регламентованого та податкового обліку відповідно до вимог законодавства, своєчасне формування бухгалтерської та податкової звітності, відображення фактів господарської діяльності підприємства на регістрах бухгалтерського обліку. Функції ж фінансового директора полягають у плануванні діяльності компанії, його фінансового результату, в тому числі і в умовах законодавства, що постійно змінюється. Функція податкового планування – пряма відповідальність фінансового директора підприємства. Структура підпорядкування головного бухгалтера тема окремої розмови. З одного боку головний бухгалтер входить у зону відповідальності фінансового директора і має йому підпорядковуватися, з іншого, відповідно до закону «про бухгалтерський облік», головний бухгалтер підпорядковується безпосередньо генеральному директору організації. Найпростіший вихід у цій ситуації – двояке підпорядкування головного бухгалтера.
Слід розуміти, що у конкретній компанії функції фінансової служби можуть обмежувати завдання, які постають перед фінансовим директором у процесі організації фінансового відділу.
Структура фінансової служби
Після того, як визначено функції фінансового відділу, можна розпочинати формування його структури.
Структуру фінансового відділу можна представити наступною схемою:
При цьому підрозділи "Договірний відділ" та "IT відділ" не входять до складу ФЕО, але стратегічно підпорядковані фінансовому директору.
Найпростіше - виділити для реалізації кожної функції окрему службу.
Але ніхто не заважає дробити функцію на кілька служб або навпаки об'єднувати кілька функцій в одну службу.
Визначивши завдання та структуру фінансової служби, необхідно розпочинати розробку внутрішніх регламентів.
Регламенти фінансової служби
Регламенти фінансової служби – це набір положень, правил, інструкцій, що регламентують бізнес-процеси, власником яких є фінансовий директор, причому як базові (бюджетування, облік, залучення фінансування, проведення платежів; регламентуються відповідно до бюджетної, облікової, кредитної політики, порядку проведення платежів, складання фінансової звітності), і безпосередньо пов'язані з управлінням персоналом фінансової служби підприємства. Останні часто називають HR-процесами.
У процесі розробки, погодження та затвердження документів, що регламентують ці процеси, знімаються багато питань, пов'язаних із кількістю співробітників фінансової служби, з вимогами до їхньої кваліфікації, з фондом оплати праці. При зміні вимог до функціональних обов'язків співробітників з боку керівництва компанії регламентуючі документи, затверджені раніше, дозволять мінімізувати потенційні конфлікти, змінити штатну чисельність і переглянути заробітну плату.
Положення про фінансову службу підприємства
Сукупність завдань фінансового відділу, його регламенти та структура становлять основу для формування підсумкового документа – Положення про фінансову службу підприємства.
Це положення є внутрішнім регламентуючим документом, який має таку структуру:
- Організаційно-функціональна структура фінансової служби.Зазвичай організаційна структура є організаційну діаграму з виділенням відділів і описом їх функцій. Для цілей HR-планування корисно на діаграмі вивести інформацію про кількість штатних одиниць (існуючих та запланованих).
- Структурна та штатна чисельність фінансової служби.Як правило, дана інформація формується у вигляді таблиці з обов'язковою вказівкою назв відділів, посад, кількості діючих та вакантних штатних одиниць.
- Основні цілі та завдання фінансової служби.У цьому розділі регламенту дається опис цілей, сформульованих з урахуванням стратегії розвитку компанії, та завдань, які необхідно вирішити для їх досягнення. Завдання визначаються кожному відділу.
- Матриця функції.Це таблиця, у якій по вертикалі розташовані функції фінансової служби, а по горизонталі – організаційні ланки, тобто керівники та ключові співробітники відділів служби. На перетині рядків і граф робиться позначка (хто відповідає). Матриця функцій дає уявлення про можливе завантаження відділів і дозволяє оптимально згрупувати функції підрозділів.
- Порядок взаємодії працівників фінансової служби.Зазвичай виділяють внутрішній порядок взаємодії – між окремими співробітниками та (або) структурними підрозділами компанії та зовнішній – з окремими особами (наприклад, особливо великими клієнтами) або державними (комерційними) організаціями. Порядок взаємодії розробляється з урахуванням організаційної структури компанії в цілому, функцій та завдань інших її підрозділів, сформованих принципів та традицій.
- Цей розділ докладно прописує процедуру подання апеляції або висловлення незгоди по ланцюжку «генеральний директор – фінансовий директор – керівник відділу – рядовий співробітник». Це стосується будь-яких питань і пропозицій (отримане завдання, рішення, невідповідна компенсація, заохочення або покарання), у тому числі інноваційних, які можуть виникнути і у співробітника, і в його безпосереднього керівника.
- Система показників, що дозволяють оцінити роботу фінансового директора та фінансової служби.
- Заключні положення.
Якщо керівником фінансової служби є фінансовий директор, то його діяльність регламентується посадовою інструкцією фінансового директора, а якщо фінансовий відділ виділено в окремий підрозділ, то при розробці посадової інструкції начальника фінансового відділу слід застосовувати загальні правила формування посадових інструкцій.
Детальна посадова інструкція включає, як правило, такі пункти:
- загальні положення
- Вимоги до кваліфікаціїФормулюються вимоги до рівня освіти фахівця цієї позиції, а також описується набір умінь та навичок необхідних для виконання посадових обов'язків.
- Посадові обов'язки.Чим докладніше буде заповнено цей розділ, тим менше потім виникатиме питання у фахівця про необхідність виконання тих чи інших завдань. Отже, цей розділ має бути максимально повним викладом усіх можливих завдань, які виконує спеціаліст.
- Права спеціаліста.
- Відповідальність спеціаліста.
Варто зазначити, що ефективна діяльність фінансового відділу неможлива без якісної інформаційної системи.
Положення про казначейство
Значимість роботи відділу казначейства важко переоцінити. Саме ефективності функціонування цього підрозділу залежать своєчасність і коректність платежів, виконання бюджету руху коштів.
Формалізація регламентів роботи відділу – основа ефективного функціонування. Як наслідок необхідно розробити внутрішні регламенти роботи відділу.
Зразковий склад регламентів відділу казначейства:
- Регламент формування бюджетів;
- Регламент узгодження платежів;
- Посадова інструкція керівника відділу казначейства;
- Посадова інструкція спеціаліста відділу казначейства.
Усі ці регламенти описуються або входять у вигляді додатків до документа «Положення про казначейство».
Справжнє положення – внутрішній документ, що регламентує, який має наступну структуру:
- Організаційно-функціональна структура відділу казначейства.Зазвичай організаційна структура являє собою організаційну діаграму з виділенням посад та описом їх функцій. Для цілей HR-планування корисно на діаграмі вивести інформацію про кількість штатних одиниць (існуючих та запланованих).
- Структурна та штатна чисельність відділу казначейства.Як правило, дана інформація формується у вигляді таблиці з обов'язковим зазначенням назв, посад, кількості діючих та вакантних штатних одиниць.
- Основні цілі та завдання відділу казначейства.У цьому розділі регламенту дається опис цілей, сформульованих з урахуванням стратегії розвитку компанії, та завдань, які необхідно вирішити для їх досягнення.
- Порядок взаємодії працівників відділу казначейства.Зазвичай виділяють внутрішній порядок взаємодії між окремими співробітниками та (або) структурними підрозділами компанії та зовнішній – з окремими особами (наприклад, особливо великими клієнтами) або державними (комерційними) організаціями. Порядок взаємодії розробляється з урахуванням організаційної структури компанії в цілому, функцій та завдань інших її підрозділів, сформованих принципів та традицій.
- Порядок вирішення конфліктних ситуацій.Докладно прописується процедура подання апеляції або висловлення незгоди щодо ланцюжка «генеральний директор – фінансовий директор – керівник відділу – рядовий співробітник». Це стосується будь-яких питань і пропозицій (отримане завдання, рішення, невідповідна компенсація, заохочення або покарання), у тому числі інноваційних, які можуть виникнути і у співробітника, і в його безпосереднього керівника.
- Система показників, що дозволяють оцінити роботу керівника відділу та відділу казначейства.Цей розділ включає переліки та опис показників, під час виконання яких робота фінансового директора та його підлеглих визнається успішною. Показники мають бути конкретними та вимірними.
- Заключні положення.У цій частині закріплено порядок погодження та затвердження Положення, термін його дії, процедура внесення змін, ознайомлення працівників із Положенням та процедура його зберігання.
Обов'язки фінансового менеджера
Сьогодні фінансовий менеджментявляє собою систему принципів та методів розробки та реалізації управлінських рішень, пов'язаних із формуванням, розподілом та використанням фінансових ресурсів, обороту коштів. Як наслідок, роль фінансового менеджерау системі управління компанії може змінюватись в залежності від конкретних завдань, що стоять перед фінансовою службою.
Фінансовий менеджер, обов'язки якого зводяться до участі у діяльності казначейства та бюджетному процесі, контролю та аналізу діяльності підприємства, дослідженню застосування тих чи інших фінансових інструментів, грає важливу рольу забезпеченні поточної діяльності та розвитку компанії.
Для ефективного рішеннярізних завдань у поточній діяльності використовуються різні інструменти та регламенти, починаючи від електронних таблиць Excel, і закінчуючи сучасними спеціалізованими програмними продуктамиз найширшим функціоналом, які дозволяють розширювати функціональність просто і безболісно для користувача.
Залежно від спеціалізації та діяльності список посадових обов'язків фінансового менеджера може змінюватися від функцій управління рухом грошових потоків до системи контролю фінансового стану компанії та здійснення функції управління взаємовідносинами з контрагентами. Відповідно посадова інструкція повинна включати повний список обов'язків і повноважень, що забезпечує повноту тієї функції, яку виконує конкретний фінансовий менеджер у цій організації.
Наводити конкретний прикладпосадової інструкції немає сенсу, оскільки неможливо передбачити весь перелік обов'язків, як і, як і неможливо описати весь спектр завдань управлінського обліку підприємства. У кожній конкретній компанії управлінський облік індивідуальний, і набір функцій співробітника, що забезпечує цей облік, індивідуальний у межах кожної компанії.
Однак, можна навести загальну структуру посадової інструкції. Загалом вона повинна складатися з наступних розділів:
- загальні положення- Опис документа, посада, ким призначається співробітник на дану позицію та інше.
- Вимоги до кваліфікації
- Посадові обов'язки.Цей розділ має бути максимально повним викладом всіх можливих завдань, які виконує фахівець.
- Критерії успішності виконання трудових обов'язків.Досить складний заповнення розділ, оскільки завжди можна сформулювати дані критерії. У цьому розділі є сенс описувати лише ті критерії, виконання яких можна проконтролювати та об'єктивно оцінити.
- Права спеціаліста.У розділі описуються обов'язки компанії перед фахівцем. Це своєчасна виплата заробітної плати, організація робочого місця та технологічної інфраструктури, дотримання санітарних норм тощо.
- Права та обов'язки керівника.Цей пункт доповнює попередній, у ньому містяться роз'яснення обов'язків та повноважень безпосереднього керівника спеціаліста.
- Відповідальність спеціаліста.Пункт, в якому описується те, за що відповідає безпосередньо співробітник та містить інформацію про можливі стягнення за невиконання посадових обов'язків.
Запорука якісної посадової інструкції фінансового менеджера – максимально чітке та повне прописування всіх пунктів, що зменшить можливість маневрів для несумлінних співробітників. Тільки така інструкція забезпечить ефективну роботу співробітника, його взаємодію з керівником, з іншими співробітниками та підрозділами компанії, та діяльність компанії загалом.
Обов'язки фінансового директора
Фінансовий директор як керує відповідною службою, а й керує грошовими потоками компанії, формує інвестиційну політику, забезпечує вище керівництво компанії оперативної та достовірної інформацією про рух коштів організації. Обов'язки цього керівника великою мірою залежить від специфіки як самого бізнесу, і особливостей системи управління компанією.
До обов'язків належать такі функції:
- Організація управління рухом грошових ресурсів підприємства та регулювання відповідних відносин, що виникають між господарюючими суб'єктами в умовах ринку, з метою найбільш ефективного використання всіх видів ресурсів у процесі виробництва та реалізації продукції (робіт, послуг) та отримання максимального прибутку.
- Забезпечення капіталостійкості підприємства з допомогою розробки грошовоутворюючої стратегії підприємства.
- Управління бюджетним процесомкомпанії, участь у розробці проектів та фінансових планів компанії.
- Контроль виконання підрозділами затверджених вищезазначених показників.
- Вибір оптимальних джерел фінансування діяльності компанії, шляхом аналізу фінансового ринку та ефективності застосування того чи іншого джерела для окремих видівдіяльності.
- Формування інвестиційної політики підприємства, проведення аналізу ефективності вкладень капіталу.
- Проведення аналізу фінансово-господарську діяльність підприємства, розробка методик, вкладених у забезпечення ефективності діяльності підприємства (оптимізація товарообігу, підвищення рентабельності, управління витратами тощо.).
- Здійснення обліку руху коштів та складання звітності про результати стану діяльності відповідно до стандартів фінансового обліку та звітності, достовірність фінансової інформації, контролює правильність складання та оформлення звітної документації, своєчасність її надання зовнішнім та внутрішнім користувачам.
- Здійснення керівництва працівниками фінвідділу.
Від повноти інструкції залежатиме розуміння виконавцем своїх прав та обов'язків. Наявність інструкції дозволить уникнути проблемних ситуацій, пов'язаних із різними трактуваннями своїх обов'язків співробітником та його керівництвом. Посадова інструкція може включати наступні розділи:
- загальні положення- Опис документа, посада, ким призначається співробітник на дану позицію та ін.
- Вимоги до кваліфікаціїУ цьому розділі формулюються вимоги до рівня освіти спеціаліста даної позиції, а також описується набір умінь та навичок, необхідних для виконання посадових обов'язків.
- Посадові обов'язки.Цей розділ має бути максимально повним викладом всіх можливих завдань, які виконує фахівець.
- Критерії успішності виконання трудових обов'язків.Досить складний заповнення розділ, оскільки завжди можна сформулювати дані критерії. Має сенс описувати лише ті критерії, виконання яких можна проконтролювати.
- Права спеціаліста.Описуються обов'язки компанії перед фахівцем. Це своєчасна виплата заробітної плати, організація робочого місця та технологічної інфраструктури, дотримання санітарних норм тощо.
- Права та обов'язки керівника.Цей пункт доповнює попередній. У ньому містяться роз'яснення обов'язків та повноважень безпосереднього керівника спеціаліста.
- Відповідальність спеціаліста.Пункт, в якому описується те, за що відповідає безпосередньо співробітник та містить інформацію про можливі стягнення за невиконання посадових обов'язків.
Наведемо як приклад один із варіантів посадової інструкції фіндиректора, але хочемо відзначити, що інструкцію для кожного керівника необхідно адаптувати під особливості діяльності підприємства.
Посадова інструкція фінансового директора
ЗАТВЕРДЖУЮ
Генеральний директор
Прізвище І.Б. ________________
«________»_____________ ____ р.
1. Обов'язки фінансового директора. Загальні положення.
1. Ця посадова інструкція визначає посадові обов'язки, правничий та відповідальність фінансового директора.
1.1. Ця посада належить до категорії керівників.
1.2. Призначається лише наказом генерального директора.
1.3. Знаходиться у безпосередньому підпорядкуванні у генерального директора.
1.4. За його відсутності функціональні обов'язки виконуються керівником, уповноваженим виконання посадових обов'язків фінансового директора генеральним директором.
1.5. На посаду керівника цього напряму може бути призначено особу, яка має вищу економічну освіту, а також досвід роботи на керівних посадах не менше ніж 5 років.
1.6. Фінансовий директор повинен знати:
- законодавство РФ, Статут підприємства, нормативно-правові актипідприємства, і навіть інші нормативно-правові акти, які регулюють його;
- техніку безпеки, правила пожежної безпеки, а також виробничої гігієнита санітарії, охорони праці, накази та інструкції керівництва, а також методичні рекомендаціїз організації своєї роботи;
- методологію організації фінансово-господарської діяльності підприємства, а також складання планів, прогнозованих балансів, планування бюджетів, оформлення та розробки планів зі збуту та виробництва продукції, планування прибутків та збитків;
- інструменти, порядок оцінки та аналізу фінансових активів, прогноз прибутковості та ризиків, порядок кредитування підприємства, пошуку коштів та інвестицій для позики;
- прогнозування ефективності інвестицій та розподілу капіталоутворюючих ресурсів підприємства;
- методи формування фінансової звітності, податкову систему Російської Федерації, а також порядок оформлення бухгалтерського та фінансового звіту.
1.7. За його відсутності обов'язки цього директора перекладаються на особу, уповноважену генеральним директором.
2. Посадові обов'язки фінансового директора
Посадова інструкція передбачає посадові обов'язки:
2.1. Управління грошовими ресурсами підприємства, а також перерозподіл бюджету з метою отримання максимальної ефективностівиробництва, процесів збуту товарів та послуг, а також зниження витрат, визначення основних джерел фінансування виробництва та обслуговування на підприємстві;
2.2. Ведення переговорів, листування та необхідного документообігу з комерційними структурами, банками, кредитними та інвестиційними установами, а також різними третіми організаціями з метою виявлення потенційних джерел кредитування, фінансування, спільного фінансування та інвестування.
2.3. Проведення аналізу підприємства з погляду вищевказаного та економічного стану, аудит, вертикально-горизонтальний аналіз, тренд-аналіз, розрахунок фінансових коефіцієнтівта показників.
2.4. Дослідження всіх видів витрат підприємства, включаючи витрати на енергію, комунальні послуги, закупівлю сировини чи товарів, і навіть комісії, витрати транспорту та виробництва.
2.5. Розробка бізнес-плану підприємства спільно з іншими керівниками та співробітниками чи самостійно, а також забезпечення бюджетного планування, розподілу коштів бюджету, контроль за виконанням приписів бюджету.
2.6. Контроль над реалізацією планів та бюджету, витрачанням позикових та бюджетних коштів.
2.7. Аналіз основних показників підприємства: надходжень коштів на розрахунковий рахунок та готівковими платежами за всі види продуктів підприємства, доходи від власної фінансової діяльності підприємства, відсоткові нарахування за кредитами, виплата чи отримання дивідендів, витрати, пов'язані з інвестиціями та вкладеннями грошових ресурсів підприємства.
2.8. Розробка пропозицій щодо поліпшення продуктивності підприємства, зниження витрат підприємства, а також запобігання появі зайвих витрат і витрат, підвищенню ефективності політики спрямування.
2.9. Формування інвестиційної політики підприємства на основі вивчення стану ринку, аналізу попиту та пропозиції, ефективності інвестиційних вкладень, а також рентабельності та потенційних доходів від різних підприємств з урахуванням страхування ризиків, різних платіжних та політичних умов для інвестора.
2.10. Контроль над своєчасним отриманням коштів дохідних статей бюджету, і навіть оформленням у визначені терміни банківських і звітних операцій, оплату рахунків і відсоткові ставки за кредитами, над виплатою коштів працівникам рахунок заробітної плати, переведення податків у встановленому законодавством РФ порядке.
2.11. Розробка та визначення напрямів податкової політики підприємства.
2.12. Повне керівництво над розробкою різних документів фінансового та бухгалтерського обліку на підприємстві, включаючи не встановлені у нормативно-правовому порядку документи.
2.13. Контроль за складанням та оформленням звітної документації, а також підготовка фінансової звітності для керівництва та відповідних органів, попередня звірка документів із фактичним станом справ.
3. Права фінансового директора
Посадова інструкція гарантує йому права:
3.1. Вимагати від генерального директора забезпечення всіх умов ефективного виконання своїх службових обов'язків.
3.2. Пропонувати та вносити на розгляд колегії керівників пропозиції щодо покращення виробничого процесу, і навіть документообігу не більше своєї компетенції.
3.3. Виявляти недоліки виробничого процесу, і навіть, що входить у коло його обов'язків, діяльності підприємства міста і пропонувати керівництву способи та шляхи їх ліквідації чи предупреждения.
3.4. Підписувати та видавати накази, розпорядження та інші внутрішні документи підприємства у межах власної компетенції.
3.5. Отримувати необхідні документи для успішного виконання посадових обов'язків.
3.6. Подавати до заохочення чи стягнення співробітників у тих випадках, коли для заохочення та стягнення власних повноважень недостатньо.
3.8. Брати активну участь у розробці всіх відповідних документів, планів та інших документів, що належать до безпосередньої діяльності підприємства.
3.9. Узгоджувати та затверджувати посадові обов'язки підлеглих у межах своїх повноважень.
3.10. Займатися підвищенням своєї кваліфікації.
4. Відповідальність фінансового директора
Посадова інструкція визначає його відповідальність за:
4.1. Розголошення комерційної таємниці, передачу третім особам фінансової інформації, що спричинило за собою матеріальні та іміджеві втрати підприємства.
4.2. Невиконання чи халатне виконання своїх посадових обов'язків, як і бездіяльність при виявленні невиконання чи халатного виконання посадових зобов'язань підлеглими.
4.3. Заподіяння матеріальних збитківабо шкоди іміджу підприємства внаслідок виконання посадових обов'язків.
4.4. Порушення законів Російської Федерації, які були скоєні під час виконання посадових обов'язків.
4.5. Недотримання правил охорони праці, трудового розпорядку та дисципліни, правил виробничої гігієни та санітарії, правил пожежної безпеки та техніки безпеки на виробництві.
ПОГОДЖЕНО:
Генеральний
Директор: __(підпис)____ _______(ПІБ)___________
Начальник
юридичного відділу: __(підпис)____ _______(ПІБ)___________
З інструкцією ознайомлено: __(підпис)____ _______(ПІБ)___________
