Які папки мають бути у кадровика. Посадові обов'язки спеціаліста відділу кадрів

Облік праці та заробітної платив організації ведеться на підставі первинних документів, що формуються у кадровій службі. Погано поставлена робота кадрової службинеминуче відбивається на роботі, як бухгалтерії, так і всієї організації. Наслідком є несвоєчасність оплати праці співробітників, лікарняних листів, несвоєчасна підготовка документів для подання до державних соціальних органів. В результаті відбувається зниження фінансових показниківпідприємства загалом.

Дотримання норм Трудового кодексу Російської Федерації, правильність оформлення кадрової документаціїконтролюють як органи Федеральної інспекції праці (Рострудінспекції), так і органи Федеральної податкової інспекції. Державний інспектор може прийти до офісу будь-якої організації незалежно від форми власності та вимагати документи, що стосуються кадрового обліку, та інші обов'язкові та наявні в організації внутрішньофірмові положення та накази ( Федеральний законвід 8 серпня 2001 р. № 134-ФЗ «Про захист прав юридичних осібі індивідуальних підприємцівпід час проведення державного контролю (нагляду)»).

Документування діяльності служби кадрів охоплює всі процеси, що стосуються оформлення та обробки кадрової документації за встановленими правилами, і вирішує такі кадрові управлінські завдання:

● організація праці працівників;

● укладання трудового договору та прийом на роботу;

● переведення на іншу роботу;

● надання працівникам відпусток;

● заохочення працівників;

● накладення на працівників дисциплінарних стягнень;

● атестація працівників;

● ведення штатного розкладу;

● облік використання робочого часу;

● залучення працівників до роботи у вихідні та неробочі святкові дні;

● оформлення службових відряджень;

● припинення трудового договору та звільнення з роботи.

Список кадрових документів, які мають вести організації незалежно від форми власності, наведено у додатку. У ньому також зазначені нормативні документи, що регламентують обов'язок роботодавця вести ті чи інші кадрові документи, та терміни їх зберігання (відповідно до Переліку типових управлінських документів, що утворюються в діяльності організації, із зазначенням термінів зберігання, затвердженим Росархівом 06.10.2000, в ред. 27.10.2003).

Організація праці працівників здійснюється шляхом прийняття (затвердження керівником організації чи уповноваженою ним посадовою особою) локальних нормативних актів. У кожного роботодавця в обов'язковому порядкуповинні бути правила внутрішнього трудового розпорядкута положення про захист персональних даних. Інші локальні нормативні акти, такі як положення про оплату праці, нормування праці, преміювання та матеріальне стимулювання, атестації та ін., приймаються за необхідності.

Колективний договір (угода) має рекомендаційний характер, оскільки укладається за згодою сторін (гл. 7 ТК РФ). Ведення особових справ працівників має рекомендаційний характер для приватних компаній. Обов'язок роботодавця вести особисті справи поширюється на службовців державних організаційвідповідно до Федерального закону від 27 липня 2004 р. № ФЗ-79 «Про державну цивільній службіРосійської Федерації". Для зручності можна порекомендувати все ж таки формувати особисті справи або особисті папки, а порядок їх формування закріпити в локальному нормативному акті організації, затвердженому керівником.

До особистої справи (особистої папки) працівника можна включити копії документів, які потрібні при прийомі на роботу (паспорт, військовий квиток, свідоцтво про присвоєння ІПН, пенсійне страхове свідоцтво, свідоцтво про шлюб, свідоцтво про народження дітей - для надання пільг з прибуткового податку); документи про освіту і т.п.) і згодом усі основні документи, що створюються в період трудової діяльностіпрацівника, які характеризують його трудову діяльність (заяви про переведення на іншу роботу, заяву про звільнення, характеристики, документи про підвищення кваліфікації, копії наказів про прийом, переведення, звільнення та ін.).

Крім того, у роботодавця мають бути такі документи з охорони праці:

● інструкції з охорони праці за професіями;

● журнал проведення інструктажу (ознайомлення з інструкціями);

● журнал проходження працівниками обов'язкового медичного огляду та інші.

Ці документи можуть зберігатися в кадровій службі підприємства, якщо в організації немає окремої служби з охорони праці, або в канцелярії.

Зверніть увагу

Відповідно до підп. "а" ч. 1 ст. 356 ТК РФ федеральна інспекція праці здійснює державний наглядта контроль за дотриманням роботодавцями трудового законодавства та інших нормативних правових актів. Федеральна інспекція праці вправі направити у порядку федеральні органи виконавчої, органи виконавчої суб'єктів Російської Федерації, органи місцевого самоврядування, правоохоронні органита до судів позовні вимоги та інші матеріали за фактами порушень законодавства про працю та охорону праці, аж до зупинення діяльності фірм, на яких виявлено порушення (ст. 3.12. КпАП).

Керівники організацій несуть персональну відповідальністьза документальний фонд, що утворюється у процесі їхньої діяльності. За порушення законодавства України та інших нормативних правових актів, неправильне ведення кадрової документації або відсутність такої законодавцем передбачено накладення адміністративного штрафу: на посадових осіб - від 1000 до 5000 руб., На юридичних осіб - від 30000 до 50000 руб. або адміністративне призупинення діяльності на строк до 90 діб, а повторно – тягне за собою дискваліфікацію посадової особи (ст. 3.11, 3.12, 5.27, 5.44 та 14.23 КпАП).

ДОДАТОК

Перелік кадрових документів, обов'язкових для організації

Документ	Яким документом регламентується	Примітка	Термін зберігання
Правила внутрішнього трудового розпорядку (ПВТР)	Стаття 189 ТК України	При прийомі працювати (до підписання трудового договору) роботодавець зобов'язаний ознайомити працівника з ПВТР під розпис. Діють до заміни на нові.	Постійно
Положення про захист персональних даних працівників	Стаття 86 ТК РФ	При прийомі працювати (до підписання трудового договору) роботодавець зобов'язаний ознайомити працівника з Положенням про захист персональних даних працівників під розпис. Чинить до заміни новим.	Постійно
Штатний розклад (ф. Т-3) (штатна розстановка)		Складається щоразу, коли до нього вносяться ті чи інші зміни.	Постійно
Книга обліку руху трудових книжокта вкладишів до них		Зберігається у відділі кадрів та ведеться постійно.
Прибутково-видаткова книга з обліку бланків трудових книжок та вкладок до них	Інструкція про порядок заповнення трудових книжок та вкладок до них (затверджена постановою Мінпраці Росії від 10 жовтня 2003 р. № 69)	Зберігається у бухгалтерії разом із бланками трудових книжок та вкладишів до них; до відділу кадрів бланки надходять за заявкою кадрового працівника.	50 років (але при ліквідації компанії до архіву міста здається разом з іншими документами, термін зберігання яких становить 75 років)
Положення про оплату праці, преміювання та матеріальне стимулювання	Розділ 6 ТК РФ, розділ 21 ТК РФ	За наявності складних систем оплати праці та системи преміювання. Чинить до заміни новим.	Постійно
Положення про систему навчання	Статті 196, 197 ТК РФ	За наявності системи навчання у організації.	Постійно
Положення про атестацію працівників	Стаття 81 ТК України	Під час проведення атестації за рішенням роботодавця.	Постійно
Графік відпусток		Затверджується роботодавцем не пізніше ніж за два тижні до календарного року.
Трудовий договір	Статті 16, 56, 57, 67 ТК РФ	Полягає в письмовій форміз кожним працівником.
Посадові інструкції з кожної посади відповідно до штатного розкладу, робочі інструкції з професій		Приймаються за рішенням роботодавця.	Постійно
Накази про прийом на роботу	Стаття 68 ТК України	Видаються виходячи з трудового договору. Оголошуються працівнику під розпис у триденний термін від дня фактичного початку роботи.
Накази про переведення на іншу роботу	Стаття 72.1 ТК РФ	Видаються виходячи з угоди про переведення в іншу роботу (додаткової угоди до трудового договору).
Накази про звільнення	Стаття 84.1 ТК РФ
Накази з основної діяльності		Видаються за необхідності. Накази щодо основної діяльності, підготовлені кадровою службою, реєструються та зберігаються в канцелярії. У кадровій службі ведеться справа «Копії наказів щодо основної діяльності».	1 рік (копії наказів, що зберігаються у кадровій службі)
Накази про надання відпусток		Видаються на підставі графіка відпусток чи заяви працівника
Заяви працівника щодо надання відпустки без збереження заробітної плати	Стаття 128 ТК України	Відпустки без збереження заробітної плати надаються на прохання (за заявою) працівника відповідно до ч. 1 ст. 128 ТК РФ чи на вимогу закону виходячи з заяви працівника (год. 2 ст. 128 ТК РФ).
Особиста картка працівника (форма Т-2)		Ведеться кожного працівника.
Трудова книжка	Стаття 66 ТК РФ, постанова уряду РФ від 16 квітня 2003 р. № 225 «Про трудові книжки», Інструкція про порядок заповнення трудових книжок та вкладок до них (затверджена постановою Мінпраці Росії від 10 жовтня 2003 р. № 69)	Роботодавець веде трудові книжки кожного працівника, який пропрацював в нього понад п'ять днів.	Під час звільнення працівник отримує трудову книжку на руки. Незатребувані трудові книжки зберігаються в організації 50 років, при ліквідації підприємства здаються до архіву
Договори про повну матеріальної відповідальності		Полягають із працівниками, які безпосередньо обслуговують матеріальні цінності.
Книга обліку (журнал реєстрації) наказів щодо основної діяльності	Інструкція з діловодства у службі кадрів ВНИИДАД « Зразкова інструкціяз діловодства у службі кадрів організації» (рекомендовано)	Повинна бути пронумерована та прошнурована, скріплена печаткою та підписом роботодавця
Книга обліку (журнал реєстрації) наказів про прийом на роботу
Книга обліку (журнал реєстрації) наказів про звільнення
Книга обліку (журнал реєстрації) наказів про надання відпусток
Журнал реєстрації посвідчень про відрядження
Табель обліку робочого часу	Частина 3 статті 91 ТК РФ	Роботодавець зобов'язаний вести облік часу, фактично відпрацьованого кожним працівником
Графік змінності	Стаття 103 ТК України	Доводиться до працівників не пізніше ніж за один місяць до введення його в дію.
Журнал обліку перевірок органів, що інспектують	Федеральний закон від 8 серпня 2001 р. № 134-ФЗ "Про захист прав юридичних осіб та індивідуальних підприємців при проведенні державного контролю (нагляду)"	Ведуть усі юридичні особи та підприємці без утворення юридичної особи	Постійно
Протоколи засідань, ухвали атестаційних кваліфікаційних комісій	Положення про атестацію працівників підприємства	Оформлюються атестаційною комісією
Табелі та вбрання працівників шкідливих професій	Частина 3 статті 91 ТК РФ	Складаються щомісяця.
Списки працюючих на виробництві з шкідливими умовамипраці	Постанова Ради Міністрів СРСР від 26 січня 1991 р. № 10 "Про затвердження списків виробництв, робіт, професій, посад, показників, що дають право на пільгове пенсійне забезпечення"	Якщо виробництво зі шкідливими умовами праці; ведеться постійно.
Списки працівників, які йдуть на пільгову пенсію
Листування про призначення - державних пенсій та допомог; Пільгової пенсії
Інструкції з охорони праці за професіями	Розділ 10 ТК РФ		Постійно
Журнал інструктажу (ознайомлення з інструкціями)	Розділ 10 ТК РФ
Журнал проходження працівниками обов'язкового медичного огляду	Стаття 69 ТК РФ, наказ МОЗ РФ від 14 березня 1996 р. № 90 «Про порядок проведення попередніх і періодичних медичних оглядівпрацівників та медичних регламентів допуску до професії» (в ред. від 06.02.2001)
Акти про нещасні випадки	Постанова Мінпраці РФ від 24 жовтня 2002 р. № 73 «Про затвердження форм документів, необхідних для розслідування та обліку нещасних випадків на виробництві, та положення про особливості розслідування нещасних випадків на виробництві в окремих галузях та організаціях»
Акти розслідування професійних отруєнь та захворювань

О.М. Малькова,
спеціаліст з кадрової роботи у ТОВ «Алгоритм»

Надання документам юридичної сили
* інструкція з кадрового діловодства
* підготовка справ служби кадрів до передачі в архів організації, термін зберігання
* відповідальність роботодавця за порушення вимог до ведення кадрової документації

Основне призначення кадрової документації – надати більшої прозорості трудовим відносинам. Вся система кадрової документації встановлює певні правила, за дотримання яких співробітникам гарантована стабільність, а адміністрації простіше керувати персоналом. Найбільш точна регламентація кола правий і обов'язків з допомогою кадрових документів відповідає інтересам обох сторін трудових відносин.
До складу локальних нормативних актів, обов'язкових кожному за роботодавця, відповідно до тлумаченню норм ТК РФ входят:
· Штатний розклад (стаття 57 ТК РФ);
· Правила внутрішнього трудового розпорядку (статті 56, 189, 190 ТК РФ);
· Документи, що встановлюють порядок обробки персональних даних працівників, їх права та обов'язки в цій галузі (статті 86, 87, 88 ТК РФ);
· При змінній роботі кожна група працівників повинна виконувати роботу протягом встановленої тривалості робочого часу відповідно до графіка змінності (стаття 103 ТК РФ);
· Графік відпусток (стаття 123 ТК РФ);
· Правила та інструкції з охорони праці. Роботодавець зобов'язаний забезпечити безпечні умови та охорону праці, правила та інструкції з охорони праці повинні бути складені та доведені під розпис до працівників (стаття 212 ТК РФ).
Ці кадрові документи входять до числа тих, які передусім перевіряють інспектори федеральної інспекції праці.
Графік змінності Ст. 103 ТК РФ Обов'язково за наявності змінної роботи

Документація з особового складу

Створюється у процесі виконання кадрової службою своїх обов'язків із документування роботи з персоналом. Документація з особового складу завжди «прив'язана» до конкретного працівника та відображає специфіку його посади (професії), умов прийому на роботу, результатів праці тощо.
До цього виду документації належать:
розпорядчі документи, документи, що підтверджують трудову діяльність працівника;
інформаційно – розрахункові документи;
офіційне внутрішнє листування;
журнали (книги) обліку та реєстрації документів.
Документи, що входять до кожної з цих груп, мають свої особливості. Вони призначені для різних цілей, по-різному розробляються, затверджуються та вводяться у дію.

Розпорядчі документи

Документи, що підтверджують трудову діяльність

Інформаційно-розрахункові документи

Внутрішнє службове листування

Журнал (книги) обліку та реєстрації

Накази з особового складу:

Про прийом на роботу
- про звільнення
- про переклад
- про направлення в
відрядження
-про надання відпустки
-про заохочення
-про накладення дисциплінарного стягнення

Накази з основної діяльності

Трудові книжки
- трудові договори та зміни до них
- копії наказів з особового складу

Особисті картки працівників
- особисті справи працівників
- табель обліку робочого часу

Заява працівника
- службові записки
- пояснювальні
- уявлення

Реєстрація трудових договорів
- реєстрація наказів про прийом, переведення та звільнення працівників
- реєстрація наказів про надання відпустки
- реєстрація наказів про відрядження працівників
- реєстрація посвідчень про відрядження
- реєстрація службових завдань
- Реєстрація локальних нормативних актів
- книга обліку руху трудових книжок та вкладишів до них
- реєстрація наказів про заохочення та накладення дисциплінарних стягнень
- видача довідок з особового складу
- обліку лікарняних листів

Розпорядчі документи

До цього виду внутрішніх документів належать накази та розпорядження керівника. З їх допомогою керівник організації здійснює повноваження щодо управління організацією, передбачені статутом цієї організації.
Розпорядження першої посадової особи компанії поділяються на дві самостійні групи.
Перша група - накази з основної діяльності організації (з виробничих питань, про затвердження в організації штатного розкладу, інструкції з кадрового діловодства, порядку атестації).
Друга - накази по особовому складу (про прийом на роботу, про звільнення, про переведення на іншу роботу, про надання відпусток, про заохочення та дисциплінарні стягнення).
Документи, що входять у першу групу, охоплюють діяльність організації загалом, до роботи кадрової служби ставляться лише опосередковано.
До другої групи входять документи, безпосередньо пов'язані з трудовою діяльністю співробітників.
Багато з цих документів ведуться по типовій формі, затвердженої Держкомстатом Росії

Документи, що підтверджують трудову діяльність працівника

До таких документів належать:
- трудова книжка,
- трудовий договір,
- довідка про трудову діяльність,
- копії наказів про прийом на роботу та звільнення.
Призначення цих документів полягає в тому, щоб максимально точно відобразити трудовий стаж, який є у працівника. Річ у тім, що стаж (загальний трудовий чи страховий) має значення як майбутнього пенсійного забезпечення співробітника, так призначення йому допомоги з тимчасової непрацездатності під час роботи.
З копій наказів інших роботодавців у трудову книжку працівника вносяться записи про сумісництво, і навіть оформляється дублікат трудової книжки.

Інформаційно-розрахункові документи

p align="justify"> Інформаційно-розрахункові документи ведуться кадровою службою для обліку персональних даних співробітників, для закріплення інформації, пов'язаної з їх трудовою діяльністю.
До них належать:
- особиста картка працівника,
- штатний розклад,
- табель обліку робочого часу,
- особисті справи.
Форму більшості цих документів також уніфіковано.

Внутрішнє службове листування

Внутрішнє листування в організації використовується для документального оформленнявсіх кадрових рішень. Наприклад, задля притягнення працівника до дисциплінарної відповідальності потрібно отримати від працівника пояснення.
Якщо йдеться про заохочення працівника, його безпосередній начальник надсилає на адресу керівника організації подання про заохочення працівника.
За допомогою внутрішнього службового листування відбувається також офіційний обмін думками між посадовими особамиорганізації, між посадовими особами та керівництвом організації.

Журнали обліку та контролю

Реєстраційні журнали (книги) ведуться в організації для обліку кадрової документації (наказів з кадрів, трудових книжок, особових справ, посвідчень особи). Правильний облік документа (з присвоєнням певного номера та з позначкою про дату реєстрації) надає йому юридичної сили (силу доказу), за допомогою якої роботодавець може з впевненістю перемогти у трудовій суперечціз працівником.
Відділ кадрів веде реєстрацію документів за особовим складом та використовує такі реєстраційні форми або їх ведуть інші уповноважені на це особи:
- Журнал реєстрації трудових договорів;
- журнал реєстрації наказів про прийом, переведення та звільнення працівників;
- журнал реєстрації наказів про надання відпустки;
- журнал реєстрації наказів про відрядження працівників;
- журнал реєстрації посвідчень про відрядження;
- журнал реєстрації службових завдань;
- Журнал реєстрації локальних нормативних актів;
- книга обліку руху трудових книжок та вкладишів до них;
- прибутково-видаткову книгу з обліку бланків трудової книжки та вкладиша до неї;
- журнал реєстрації наказів про заохочення та накладення дисциплінарних стягнень;
- журнал видачі довідок з особового складу;
- журнал обліку лікарняних листів;
- журнал реєстрації нещасних випадків з виробництва.

Форми деяких журналів і книг затверджуються офіційними органами, інші форми розробляються самою організацією.
Наприклад, форму книги обліку руху трудових книжок і вкладишів до них затверджено постановою Мінпраці Росії від 10 жовтня 2003р. № 69. А журнал обліку особових справ чи журнал обліку проходження медичних оглядів немає рекомендованої форми, тому розробляється самої організацією на власний розсуд.

Чи всі документи є обов'язковими?

Усі перелічені внутрішні документи організації умовно поділяються на три блоки:
- обов'язкові,
- рекомендовані,
- Залежні від специфіки організації.
Обов'язкові документиповинні вестись усіма без винятку організаціями, незалежно від їх організаційно-правової форми, сфери діяльності та чисельності персоналу. Усі ці документи або прямо, або опосередковано названі у Трудовому кодексі. Так, необхідність ведення правил внутрішнього трудового розпорядку випливає із ст. 189 та 190 ТК РФ, обов'язковість штатного розкладу - зі ст. 57 ТК РФ, а документи про захист персональних даних готуються з вимог гл. 14 ТК РФ.
Рекомендовані документислужать оптимізації роботи з кадрами. Вони можуть бути, а можуть і не бути в організації. Це залежить від рішення генерального директорачи керівника кадрової служби.
Наприклад, посадові інструкції фахівців, положення про відділи далеко не в кожній компанії.
Документи, що залежать від специфіки організації, обов'язкові лише певних компаній. Більшою мірою це стосується організацій зі шкідливими умовами праці. Якщо організації є професії, які закон відносить до професій зі шкідливими умовами праці, то даної компанії стає обов'язковою розробка додаткових інструкцій. Наприклад, про проходження інструктажу під час роботи з небезпечними об'єктами чи проходження періодичних медичних оглядів.
Що ж потрібно мати у складі кадрової документації організації? Список кадрової документації підприємства:

Перелік необхідних кадрових документів

Документ	Посилання на законодавство	У яких випадках оформляється
Загальні документи
Правила внутрішнього трудового розпорядку	Ст. 189 ТК РФ	Обов'язково
Штатний розклад		Обов'язково
Книга обліку руху трудових книжок та вкладок у них	Постанова Мінпраці Росії № 69 від 10.10.2003р.	Обов'язково
Посадові інструкції з кожної посади відповідно до штатного розкладу	Єдиний тарифно-кваліфікаційний довідник	Обов'язково, якщо посадові обов'язки не врегульовані у трудових договорах
Положення про персональні дані працівників	Ст. 86 ТК РФ	Обов'язково
Положення про оплату праці працівників	Розділ VI ТК РФ
Положення про преміювання та матеріальне стимулювання працівників	Розділ VI ТК РФ	Обов'язково, якщо питання оплати праці не врегульовані у трудових договорах
Положення про охорону праці	Розділ X ТК РФ	Не обов'язково
Інструкції з охорони праці за професіями	Розділ X ТК РФ	Обов'язково
Журнал інструктажу (ознайомлення з інструкціями)	Розділ X ТК РФ	Обов'язково
Журнал проходження працівниками обов'язкового медичного огляду	Ст. 69 ТК РФ	Особи, які не досягли віку вісімнадцяти років, а також інші особи у випадках, передбачених ТК РФ та іншими федеральними законами
Графік відпусток	Ст. 123 ТК РФ, ухвала Держкомстату Росії № 1 від 05.01.2004 р.	Обов'язково
Положення про комерційну таємницю	Федеральний закон № 98-ФЗ від 29.07.2004 р. «Про комерційну таємницю»	Обов'язково, якщо у трудовому договорі зазначено, що працівник повинен зберігати комерційну таємницю
Колективний договір	Глава 7 ТК РФ	Чи не обов'язковий, укладається за згодою сторін
Індивідуальні документи
Трудовий договір	Ст. 16, 56, 67 ТК РФ	Обов'язково
Наказ про прийом на роботу	Ст. 68 ТК РФ, ухвала Держкомстату Росії № 1 від 05.01.2004 р.	Обов'язково
Особиста картка працівника	Постанова Держкомстату Росії №1 від 05.01.2004 р.	Обов'язково
Трудова книжка	Ст. 66 ТК РФ, постанова Уряду РФ від 16.04.2003 р. № 225 «Про трудові книжки», постанову Мінпраці Росії від 10.10.2003 р. № 69	Обов'язково
Договори про повну матеріальну відповідальність	Додатки № 2 та № 4 до постанови Мінпраці Росії від 31.12.2003 р. № 85	Обов'язково у разі встановлення повної матеріальної відповідальності
Наказ про надання відпустки працівникові	Постанова Держкомстату Росії №1 від 05.01.2004 р.	Обов'язково
Заява працівника про надання відпустки без збереження заробітної плати	Ст. 128 ТК РФ	Обов'язково
Табель обліку робочого часу та розрахунку оплати праці	Постанова Держкомстату Росії №1 від 05.01.2004 р.	Обов'язково
Графік змінності	Ст. 103 ТК РФ	Обов'язково за наявності змінної роботи

Відновлення кадрової документації

Нового менеджера з персоналу може очікувати на новій роботібезліч сюрпризів, і не всі вони можуть бути приємними. На перевірку може виявитися, що в організації немає і половини документів із наведеного переліку. Звичайно, в один день розробити, оформити та впровадити всі ці документи практично неможливо. Потрібно виділитиу цьому списку найважливішіта пріоритетні позиції та приступити до їх оформлення.
Почніть зі складання штатного розкладу, графіка відпусток. Нехай це навіть пройде із порушенням термінів, зазначених у Трудовому кодексі РФ.
Потім потрібно перевірити наявність трудових договорів із працівниками, наявність та правильність оформлення наказів про прийом та переведення, записів у трудових книжках.
Заведіть журнали реєстрації трудових договорів, журнал реєстрації наказів про прийом, переведення, звільнення працівників вашої організації.
Оформіть книгу обліку трудових книжок.
Потім належить упорядкувати особисті картки форми Т-2.
Документ датується часом його оформлення, але в тексті документа, наприклад, картки форми Т-2, вказується реальна (у тому випадку, про який йде мова, Раніше) дата прийому, тобто. саме дата коли прийнято на роботу або переведено на іншу посаду працівника. При встановленні дат прийому та переказу ви можете вдатися до допомоги бухгалтерії та запросити для звіряння та уточнення дат особові рахунки працівників.
Дуже важливо не запускати поточну роботу!
Оформляйте документи на новоприйнятих, переведених чи звільнених працівників у суворо встановлені Трудовим кодексомРФ терміни та з дотриманням усіх правил діловодства.
Наступним кроком має стати складання, оформлення та впровадження локальних нормативних актів.
Пам'ятайте, що це серйозна, дуже відповідальна та трудомістка робота, адже ці документи містять норми трудового права (ст. 8 ТК РФ).
Якісно розробити та впровадити посадові інструкції навіть за невеликого штату працівників за три дні неможливо.
Наводячи порядок у кадровій документації організації, з великою обережністю ставтеся до знищення документів з особового складу.
Особливо до таких документів з особового складу, як:
трудові договори, накази про прийом, переведення, звільнення,
особисті картки форми 1-2, особові рахунки працівників,
особові відносини та реєстраційні форми - мають термін зберігання 75 років.
Незатребувані трудові книжки та книга обліку трудових книжок та вкладок до них зберігаються 50 років.
Строки зберігання документів за особовим складом встановлені Переліком типових управлінських документів, що утворюються в діяльності організацій, із зазначенням термінів зберігання, затвердженим Росархівом 06.10.2000 (зі змінами від 27.10.2003). Усі зазначені у Переліку документи мають обов'язково здаватися до архіву.

Трудовий договір укладають із кожним працівником фірми. Щоправда, із цього правила є виняток. Контракт не оформлюють із керівником організації, який до того ж є її єдиним засновником. Адже в цій ситуації йому доведеться підписувати цей документ і за робітника, і за роботодавця. А це не допустимо ().

Одним із ключових моментів у трудовому договорі є порядок оплати праці.

У контракті може бути вказано розмір тарифної ставкиабо окладу працівника, інформація про доплати, надбавки та заохочувальні виплати. Тут також існують правила, яких слід дотримуватись. По-перше, зарплата у договорі має бути встановлена у рублях. Вказувати розмір посадового окладу іноземній валютінеправомірно. Роструд розцінює цю обставину як порушення трудового законодавства (). По-друге, зарплата має видаватися не рідше, ніж кожні півмісяця. Такою є вимога статті 136 Трудового кодексу. Деякі роботодавці ставляться до цього правила вкрай недбало, вказуючи в договорі умову про виплату зарплати один раз на місяць. Вони вважають, що підписаний працівником договір із цим застереженням звільнить їхню відмінність від ответственности. Однак це не так. Виявивши, що фірма не дотримується зазначеної вимоги кодексу, трудова інспекціянапевно, оштрафує її за статтею 5.27 Кодексу про адміністративні порушення. Не врятує компанію від штрафу та заява співробітника про згоду отримувати зарплату один раз на місяць ().

Стаття 57 Трудового кодексу вимагає конкретизації у трудовому договорі умов оплати праці, зокрема розміру тарифної ставки чи окладу.

Таким чином, розмір тарифної ставки (окладу) слід безпосередньо вказувати у трудовому договорі. При зміні розміру тарифної ставки (окладу) слід вносити зміни до трудового договору або допускається посилання на локальний нормативний актроботодавця про зміну їхнього розміру.

Разом про те практично у трудових договорах замість конкретного розміру тарифної ставки (окладу) іноді робиться посилання штатний розклад. При цьому слід мати на увазі таке.

При прийомі працювати (до підписання трудового договору) роботодавець зобов'язаний ознайомити працівника під розпис з локальними нормативними актами, безпосередньо з його трудовий деятельностью.

Отже, до підписання трудового договору роботодавець зобов'язаний ознайомити працівника зі штатним розкладом.

При зміні розміру тарифної ставки (окладу) роботодавець повинен регулярно вносити зміни до штатного розкладу, доводячи їх до працівника під розпис.

Розглянемо ще один важливий реквізит трудового договору – його номер. Він не стосується обов'язкових відомостей, передбачених статтею 57 кодексу. Водночас уніфікована кадрова "первинка" передбачає нумерацію трудових договорів. Наприклад, рядок "підстава" наказу прийому працювати (форма N Т-1) передбачає, що у ній буде зазначено трудового договору з числом і номером. Процедуру нумерації контрактів законодавчо не регламентовано. Роструд рекомендує використовувати подвійну нумерацію: спочатку вказати номер самого договору, а потім, через дріб - цифру, що означає рік укладання контракту. Наприклад, третьому 2007 року трудовому договору буде присвоєно номер 3/07. А з початку наступного року контракти можна нумерувати заново.

Книжкові тонкощі

Перейдемо до наступного обов'язкового документа, під час заповнення якого часто виникають складнощі. Це - трудова книжка. Ми поговоримо:

про порядок оформлення трудового;
про внесення записів під час звільнення;
про правила виправлення у трудовий.

Як відомо, компанія має заповнювати трудову книжку кожному співробітнику, якщо:

він пропрацював у ній понад 5 днів;
це місце роботи йому основне ().

Ця норма однаково поширюється як у громадян Росії, і на іноземців. Інакше кажучи, фірма має вести трудові книжки як російських, але й іноземних сотрудников. У цьому оформлення книжок останнім має деякі особливості. По-перше, продовжувати заповнювати подану працівником іноземну трудову не варто. Йому слід завести книжку російського зразка. По-друге, "переносити" у нову трудову "закордонний" стаж іноземця не потрібно. Оскільки такі відомості потрібні при призначенні працівникові трудової пенсії.

А отримуватиме її іноземець у своїй державі. Значить, у російській трудовій книжці записи із " закордонної " не потрібні ().

А які записи потрібно зробити в книжці при звільненні співробітників? Найпоширеніша підстава для розірвання трудового договору – за власним бажаннямпрацівника. Нерідко бухгалтери сумніваються, яку статтю Трудового кодексу у разі вказувати на трудовий: 77 (пункт 3) чи 80. Правильним є перший варіант. Запис можна оформити, наприклад, так: "Звільнено за власним бажанням, пункт 3 статті 77 Трудового кодексу Російської Федерації".

Це щодо розірвання безстрокового трудового договору. Але нерідко фірми укладають із співробітниками термінові контракти. Що ж потрібно записати у трудовий, якщо такий договір не буде продовжено?

Припустимо, після закінчення зазначеного в контракті терміну сторони не заявили про його розірвання. Тоді умова термінового характеру договору втрачає силу. Це означає, що трудовий договір вважається ув'язненим на невизначений термін. У такій ситуації слід внести зміни до контракту, уклавши додаткова згода. А ось робити будь-які записи в трудовій книжці в цьому випадку не потрібно (*10).

Буває, що при оформленні трудовий бухгалтер припускається помилок. Опишемо коротко, як діяти у такій ситуації.

Насамперед зазначимо, що виправлення має вносити та організація, працівник якої здійснив неточність. Щоправда, у деяких випадках коригувати запис може і новий роботодавець. Але тільки за умови, що він має офіційний документ з колишнього місця роботи співробітника.

Якщо неправильний запис виявлено через невеликий проміжокчасу, то проблем із її виправленням, найчастіше, не виникає. Тоді у трудовій просто роблять необхідне виправлення. Після останнього запису ставлять наступний порядковий номер і зазначають: "Запис під таким номером недійсний". Потім вказують правильні відомості. При цьому проставляє дату виправлення, а не дату помилкового запису.

У графі 4 книжки роблять посилання відповідний наказ (*11). Потім у трудову вносять відомості про звільнення (переведення). Блок записів, у тому числі внесені зміни, "закривають" печаткою та підписами.

Аналогічний порядок діє у тому разі, якщо помилка виявлено, як у книжку вже внесені такі записи. З однією лише різницею, що новий запис обов'язково потрібно засвідчити підписом та печаткою. Інакше вона вважатиметься необґрунтованою.

Обов'язкові, але не всім

Наступна група документів включає папери, які залежить від специфіки організації. Вони є обов'язковими лише для певних компаній або за певних обставин. Випадки, у яких фірма має заповнювати той чи інший документ, представлені у таблиці.

Кадрові документи, обов'язкові за певних обставин
Назва документу	Обставини, за яких документ стає обов'язковим
Колективний договір	Одна зі сторін (працівники або роботодавець) виявила ініціативу щодо його укладання
Посадові інструкції	Якщо посадові обов'язки працівників не відрегульовані у трудових договорах
Положення про оплату та стимулювання праці працівників	У компанії встановлені системи оплати праці, які відрізняються від звичайних посадових окладів, встановлених штатним розкладом
Графік змінності	Змінна робота
Положення про комерційну таємницю та режим її забезпечення	У трудовому договорі зазначено, що працівник зобов'язаний зберігати комерційну таємницю
Договір про повну матеріальну відповідальність	Укладають лише з тими співробітниками та на виконання тих видів робіт, які передбачені Переліком, затвердженим постановою Мінпраці Росії від 31.12.2002 N 85. Зокрема, до списку включено касири, контролери, а також роботи з купівлі (прийому), продажу послуг, товарів та ін. Як зазначає Роструд, цей перелік є вичерпним і розширювальному тлумаченню не підлягає (*12)
Журнал проходження медоглядів	Співробітники деяких компаній мають проходити медогляди. Наприклад, у фірм, що мають автотранспорт, має бути організований передрейсовий медогляд водіїв транспортних засобів (*13)
Інструкція про порядок роботи з об'єктами підвищеної небезпеки	У роботі співробітників задіяно об'єкти підвищеної небезпеки. До таких об'єктів, зокрема, відносять транспортні засоби, механізми, електроенергію високої напруги, вибухові речовини Крім того, "підвищено небезпечну" визнається будівельна діяльність.

У цьому переліку документів варто особливо наголосити на посадовій інструкції. Наскільки важливо її розробляти? Чи вважатиметься порушенням трудового законодавства відсутність цього документа? У таблиці ми зазначили, що інструкція стає обов'язковою, якщо посадові обов'язки працівників не відрегульовані у трудових договорах. І справді, як зазначає Роструд, посадова інструкція - "не просто формальний документ, а документ, що визначає завдання, кваліфікаційні вимоги, функції, права, обов'язки, відповідальність працівника "(*14).

В наявності інструкції зацікавлені як самі компанії, так і їхні співробітники. Наприклад, без неї відмова у прийомі на роботу може бути недостатньо обґрунтованою. Адже саме у цьому документі прописують Додаткові вимогидо діловим якостямспівробітника. Тому розробляти його більш ніж бажано, причому за кожною посадою, що є у штатному розкладі. Проте варто сказати, що у Трудовому кодексі немає згадки про посадових інструкціях. Отже, їхня відсутність не буде порушенням трудового законодавства і не тягне за собою будь-якої відповідальності роботодавця (*15).

На ваш погляд

службові та доповідні записки;
особисті справи;
довідки про трудову діяльність;
штатний перелік. У цьому документі вказують, які затверджені штатним розкладом посади зайняті, а які поки що вакантні;
номенклатура справ. Для її складання можна скористатися розділами 7 та 8 "Переліку типових управлінських документів із зазначенням термінів зберігання" (

Робота спеціаліста КС полягає у знанні своїх завдань та вмінні грамотно вести повсякденну роботу, яка відрізняється великою різноманітністю. У нинішніх умовах мінімізації чисельності КС через призначення молодих та «необстріляних» кадровики зазвичай перевантажені. На факультетах та курсах HRM переважає академізм, а не практика. Виходячи з цього, і пропонується свого роду "компас" для вироблення свого прямого курсу до професійності.

Гол. 1. Входження та освоєння кадрової роботи.

Забезпечення необхідними кадрами. Планування потреб у персоналі (кількість, якість, терміни), що відповідає завданням бізнесу сьогодні та на майбутнє.
Розробка та реалізація системи пошуку та відбору кадрів: джерела підбору, зміст заявок на вакансії, технологія масового підбору.
Оформлення прийому працювати, звільнення, перекладу тощо.
Зберігання тр. книжок та їх облік, особистих листків, ведення кадрової документації відповідно до номенклатури справ.
Наповнення тр. книжок, особистих листків, видача довідок співробітникам.
Знання трудового законодавства (ТК РФ, КоАП РФ та інструкцій) та консультування з цих питань.
Розробка та ведення локальних нормативних документів: Штатний розклад, Положення: Про персонал, Про зарплату, Про проведення конкурсу і т.д., Правила внутрішнього трудового розпорядку (ПВТР) та ін.
Знайомство та встановлення ділових відносин із керівниками підрозділів.

2. Введення в роботу кадровика

Перші кроки

Із самого початку слід встановити нормальні ділові відносиниіз керівниками підрозділів. Візьміть за правило відвідувати їх у розташуванні. Не чекайте, що хтось до Вас прийде. При цьому майте якісь запитання до них, а вони завжди є. Корисно порадитися з якихось речей, а також тактовно порушити питання про підрозділ. Тоді вони Вас сприйматимуть як нормального кадровика, а не офісного працівника, а Ви поступово перейдете на товариські стосунки. Знати людей та підрозділи не менш важливо, ніж грамотно виконувати технічну роботу. Грамотна робота це результат не лише професіоналізму, а й ефективної взаємодіїіз керівниками всіх рівнів. Часто непрості стосунки складаються з бухгалтерією, яка перетягнула ковдру на себе.

Важливо пам'ятати, що Ви – на парадному вході на підприємство. А тут важливі Ваші організованість, неупередженість, вміння тактовно побудувати розмову, розмістити довіру кандидата до Вас, розповісти йому про основні обов'язки, домовитися про подальші дії та по-діловому та шанобливо закінчити зустріч. Заздалегідь треба «в голові» мати схему розмови про підприємство, посадові обов'язки та кадрові питання.

Для початку необхідно наступне:

виписати формулювання з ТК РФ для випадків прийому та звільнення. Таким чином, буде легше освоїти основні статті ТК РФ та прийняті формулювання. Питання звільнень описані ст.77 – 84 ТК РФ.
ознайомитись з процедурами прийому-звільнення;
оформлення Наказів та Особистого листка Т2 у програмі 1С;
мати «під рукою» Штатний розклад для відстеження вакансій, бланки Трудових та ін. договорів, Заяв (на роботу, звільнення, переведення, відпустку), Заявки на вакансію, Пам'ятки кандидату про надання документів, «Бігунок» на звільнення, Довідку про роботу, бланки для оформлення банківської картки та інформації для бухгалтерії. (Можуть бути та інші документи.)

При отриманні Заявки обов'язково її вивчіть та для уточнення особливостей роботи з посади та неясних питань переговоріть з її автором. Це важливо у принципі пізнання основних завдань вакансій та встановлення ділових контактів.

При звільненні потрібно поважне і тактовне ставлення до людини, тим більше, якщо звільнення не з його ініціативи. Адже «як відгукнеться, так і відгукнеться».

У день припинення трудового договору роботодавець зобов'язаний видати працівникові трудову книжку та зробити з нею розрахунок, ст. 140 ТК.

Якщо видати трудову книжку працівнику неможливо у зв'язку з його відсутністю або відмовою від її отримання, роботодавець зобов'язаний направити працівникові повідомлення про необхідність з'явитися за трудовою книжкою або дати згоду на відправлення поштою, ст. 84 ТК. Неотримані Тр. книжки зберігаються у КС поруч із Наказами.

Усунення з роботи регулюється ст. 76 ТК.

Наказ про прийом на роботу повинен оголошуватися працівнику у триденний строк з дня фактичного початку роботи з його підписом. Протягом 2 тижнів робиться запис у Тр. книжку або заводиться нова за її відсутності. Питання прийому працювати описані у ст. 67 - 71 ТК. Виникнення трудових відносин розглядаються у ст. 16 - 20 ТК.

Відповідно до ст. 72 ТК РФ зміна умов трудового договору допускається за згодою сторін оформленням додаткової угоди до трудового договору.

Доцільність укладання цивільно-правових договорів(ГПД) замість трудових можна знайти у «Пакеті Кадровика». Поширена форма співробітництва на основі ДПД у формі Договору про платні послуги(Про проведення робіт).

При оформленні додаткової роботи(суміщення, виконання обов'язків тимчасово відсутнього працівника без звільнення з роботи, визначеної трудовим договором, розширення зон обслуговування, збільшення обсягу роботи) необхідно оформити документально на суміщення або сумісництво, див. «Пакет Кадровика».

Відповідно до ст. 91 ТК РФ роботодавець повинен вести облік часу, фактично відпрацьованого кожним працівником. Уніфікована форма, затверджена ухвалою Держкомстату від 5 січня 2004р. №1: Табель обліку робочого дня та розрахунку оплати праці (форма N Т-12), Табель обліку робочого часу (форма N Т-13).

Якщо у компанії організована змінна робота, то необхідні графіки змінності, затверджені начальниками підрозділів та за підписами працівників.

Переклади на ін. посади та підрозділи проводяться на підставі заяви працівника за погодженням з керівниками обох підрозділів та відповідним наказом.

3. Освоєння обов'язків кадровика

Цей етап пов'язаний з доведенням процедур оформлення та ведення КДП до автоматизму, набуття вільного стилю роботи з кандидатами та встановлення ділових контактів із керівниками.

Освоїти програму 1С - прийом на роботу, звільнення, заповнення Особистого листка, внесення змін до Листя. При оформленні для видання Наказу про прийом/звільнення необхідно відразу «забити» дані в 1С для друку. При цьому кандидат вивчає та підписує Тр. договір у 2 екз. (один – для нього, а інший – до Особистої справи разом із копіями документів). Зробити необхідний запис у Журналі обліку тр. книг. В усіх документах одержати підписи фігуранта. Журнал обліку тр. книжок можна поєднати з урахуванням інструктажів (ТВ, Первинний інструктаж тощо)
Освоїти наповнення Тр. книжок, звертаючи увагу до точність записів по ТК РФ, т.к. неточність може вплинути надалі на розрахунок пенсії чи отримання пільг за професіями. З цього питання та внесення виправлень до Тр. книгу див. «Пакет Кадровика».

Вам доведеться:

видавати Довідки про роботу на прохання співробітника, де зазначаються № Наказу про прийом, посаду та розмір зарплати.
збирати Табелі обліку робочого часу з усіх підрозділів для внесення необхідної інформації до Особистих листків (про відпустку, хворобу, відрядження…) та їх передачі до бухгалтерії для нарахування зарплати.
консультувати керівників підрозділів та співробітників. Це важлива сторона роботи спеціаліста КС.

Планування потреб у кадрах має забезпечувати як поточні виробничі завдання, і перспективні. Забезпечуючи перспективні завдання корисно створити якісний резерв. Щоб він був реальним і вже зорієнтованим на майбутню роботу, необхідно, щоб ці особи вже працювали на підприємстві на близьких посадах.

4. Робота за змістом

Ця робота пов'язана насамперед із локальними нормативними документами.

Штатний розклад – основний документ, у якому відбивається весь організаційна структурапідприємства, повний перелікпосад у підрозділах, їх кількість та оклади. Штатка затверджується директором підприємства. Зміни вносяться або прийняттям нової Штатки, або виданням доповнення до Штатного розкладу (це великих структур).
Правила внутрішнього трудового розпорядку (ПВТР) розробляються, як правило, у КС, узгоджуються з керівниками підприємства та затверджуються директором. ПВТР встановлюють відносини між роботодавцем та працівниками та трудовий режим. p align="justify"> Зміст ПВТР на різних підприємствах можуть значно відрізнятися. Правила внутрішнього трудового розпорядку мають відповідати: чинному законодавству, установчим документам, штатному розкладу.
Різні Положення, що регулюють різні сторони діяльності. Але вони зазвичай орієнтовані на працівників підприємства. Тому їх розробкою та реалізацією займається КС. Серед них можуть бути Положення: Про персонал, Про зарплату, Про оцінку діяльності, Про проведення конкурсу тощо.

Гол. 2. Професіоналізація кадровика

Пройшовши та освоївши попередні етапи роботи та самопідготовки, для Вас не буде проблем у веденні поточної кадрової роботи. І Ви зможете вирішувати питання з керівниками підрозділів та займатися розробкою зазначених вище локальних нормативних документів, у т.ч. Штатки та ПВТР. Таким чином, Ваше коло інтересів вийде за межі «плинності» і буде близьким до завдань КС, які значно ширші за завдання спеціаліста.

Для профрозвитку необхідно підбивати собі підсумки з конкретним вирішеним питанням, осмислюючи, за яких обставин це вдалося чи чому був збій. Зростає професіоналізм при осмисленні зробленого і виразності осмисленого письмово. Справді, важливо не лише зробити, а й побачити те, що стоїть за цим. Часто буває так, що людина роками працює, а сказати їй про це нема чого - лише конкретні дії за відсутності загального бачення.

На цьому етапі час працювати з різними публікаціями, які добре представлені в Інтернеті. Можна рекомендувати такі сайти: Елітаріум, e-xecutive, ITeam, HR-portal, Діловий світ. Цього буде достатньо, оформивши там передплату.

Заведіть флешку, виділіть у ній папки під цікаві вам теми і заповнюйте їх, вивчаючи кожну статтю. Спочатку необхідні такі папки: Юридич. консультації, КДП, Управління персоналом (HRM), Корпоративне управління, Робота КС, Робота керівників, Локальні нормативні документи, Опис профкомпетенцій, Психологія особистості, Соціально-психологічна практика, Корпоративні зміни, Відбір кадрів, Оцінка персоналу, Стимулювання співробітників та колективів, Мої розробки та ін. .

Через кілька років Ви самі зможете вести якісь тематичні розробки. А поки записуйте будь-які свої думки, копіть і їхній час прийде.

Основними матеріалами для поточної роботиє: сайт з кадрового діловодства "Пакет кадровика", де є відповіді на різні питання; ТК РФ та КпАП РФ. з інших питань, в т.ч. підбору кадрів - інтернет-сайти SuperJob, HeadHunter, Job, Робота.ру, Rabotamail.ru, а також кадрові журнали, яких багато.

Насамкінець доцільно відзначити, що практика і об'єктивно присутні розбіжності людей говорять про те, що не кожен може бути кадровиком-дженералістом. Справді, більшість тяжіє до певного кола завдань.

Програми

ДЕРЖАВНИЙ КОМІТЕТ РОСІЙСЬКОЇ ФЕДЕРАЦІЇ З СТАТИСТИКИ

ПОСТАНОВЛЕННЯ

ПРО ЗАТВЕРДЖЕННЯ УНІФІКОВАНИХ ФОРМ ПЕРВИННОЇ ОБЛІКОВОЇ ДОКУМЕНТАЦІЇ З ОБЛІКУ ПРАЦІ ТА ЙОГО ОПЛАТИ

З метою реалізації вимог Трудового кодексу Російської Федерації від 30 грудня 2001 р. N 197-ФЗ Державний комітет Російської Федерації зі статистики постановляє:

1. Затвердити погоджені з Міністерством фінансів Російської Федерації, Міністерством економічного розвитку та торгівлі Російської Федерації, Міністерством праці та соціального розвиткуРосійської Федерації уніфіковані форми первинної облікової документаціїз обліку праці та її оплати:

1.1. По обліку кадрів:

N Т-1 "Наказ (розпорядження) про прийом працівника на роботу", N Т-1а "Наказ (розпорядження) про прийом працівників на роботу", N Т-2 "Особиста картка працівника", N Т-2ГС(МС) " Особиста картка державного (муніципального) службовця», N Т-3 «Штатний розклад», N Т-4 « Облікова картканаукового, науково-педагогічного працівника», N Т-5 «Наказ (розпорядження) про переведення працівника на іншу роботу», N Т-5а «Наказ (розпорядження) про переведення працівників на іншу роботу», N Т-6 «Наказ (розпорядження) ) про надання відпустки працівнику», N Т-6а «Наказ (розпорядження) про надання відпустки працівникам», N Т-7 «Графік відпусток», N Т-8 «Наказ (розпорядження) про припинення (розірвання) трудового договору з працівником ( звільнення)», N Т-8а «Наказ (розпорядження) про припинення (розірвання) трудового договору з працівниками (звільнення)», N Т-9 «Наказ (розпорядження) про направлення працівника у відрядження», N Т-9а «Наказ ( розпорядження) про направлення працівників у відрядження», N Т-10 « Командировочне посвідчення», N Т-10а « Службове завданнядля направлення у відрядження та звіт про його виконання», N Т-11 «Наказ (розпорядження) про заохочення працівника», N Т-11а «Наказ (розпорядження) про заохочення працівників».

1.2. З обліку робочого часу та розрахунків з персоналом з оплати праці:

N Т-12 "Табель обліку робочого часу та розрахунку оплати праці", N Т-13 "Табель обліку робочого часу", N Т-49 "Розрахунково-платіжна відомість", N Т-51 "Розрахункова відомість", N Т-53 «Платіжна відомість», N Т-53а «Журнал реєстрації платіжних відомостей», N Т-54 «Лицьовий рахунок», N Т-54а «Лицьовий рахунок (свт)», N Т-60 «Записка-розрахунок про надання відпустки працівникові» , N Т-61 «Записка-розрахунок під час припинення (розірвання) трудового договору з працівником (звільнення)», N Т-73 «Акт про прийняття робіт, виконаних за строковим трудовим договором, укладеним на час виконання певної роботи».

2. Поширити уніфіковані форми первинної облікової документації, зазначені у п. 1.1 цієї Постанови, на організації незалежно від форми власності, які здійснюють діяльність на території Російської Федерації, у п. 1.2 – на організації незалежно від форми власності, які здійснюють діяльність на території Російської Федерації, крім бюджетних установ.

3. Із запровадженням зазначених у п. 1 цієї Постанови уніфікованих форм первинної облікової документації визнати такими, що втратили чинність, уніфіковані форми первинної облікової документації, затверджені Постановою Держкомстату Росії від 06.04.2001 N 26.

Голова Держкомстату Росії

В.Л.СОКОЛІН

Листом Міністерства юстиції Російської Федерації від 15 березня 2004 р. N 07/2732-ЮД визнано таким, що не потребує державної реєстрації.

Номенклатура справ ОК.

"Затверджую"

Директор підприємства/Зам. з кадрів

« » _________ 201_ р.

Папка корпоративних наказів.
Накази з персоналу. Якщо "текучка" велика, то заводяться окремі папки для прийому, звільнення, перекладів. Підстави підкладаються до наказів, так зручніше.
Папка наказів з відпусток, відрядження з основами.
Накази про заохочення, санкції тощо.
Журнал обліку тр. книжок, і навіть про Первинному інструктажі, ТБ, Пож. безпеку та ін.
Папка з нормативними кадровими та корпоративними документами (Штатний розклад, ПВТР, різні Положенняі т.д.).
Папки співробітників (л/справи): копії документів, різні матеріали, атестації, договору про матвідповідальність, доповнення до тр. договорів та ін.
Папка договорів: цивільно-правові, про роботу із сторонніми організаціями тощо.
Папка з матеріалами з управління персоналом та різними методологічними матеріалами.
Папка з планами корпоративної та кадрової роботи.

Примітки

Усі папки нумеруються відповідно до Номенклатури справ ОК.
Усі накази (прийом, звільнення, переклади) та наявні неотримані тр. книги зберігаються 50 років. У випадках корпоративних змін ці документи зберігає правоприймач.
Інші кадрові матеріали зберігаються зазвичай 3 роки. Матеріали зазначених вище папок зберігаються відповідно до корпоративно прийнятих вказівок 5-15 років.
Матеріали ОК відповідно до Номенклатури справ передаються за Актом передачі-прийому.

Федотов Олександр Васильович

Незалежний HR-експерт

Корпоративна культура

Ключові слова:

1 -1

Будь-який кадровик, влаштовуючись на роботу в нову організаціюнеминуче зіткнеться з необхідністю оперативно налагодити кадровий облік. Добре, якщо попередній фахівець залишить після себе документи в порядку. Але трапляються й такі випадки, коли кадрову роботу доводиться починати практично з нуля. Які документи регулюють головні питання кадрової роботи? Як перевірити, чи достатньо локальних актів у компанії? Чому зразки для оформлення кадрових рішень краще брати з ухвали Держкомстату Росії від 5 січня 2004 р. № 1?

Які нормативні акти має знати кадровик

У більшості організацій робота співробітника відділу кадрів не обмежується необхідністю вести кадрове діловодство (оформляти прийом, переведення, звільнення, відпустки, відрядження тощо). Часто кадровикам доводиться брати безпосередню участь у розробці локальних нормативних актів, що регулюють трудові відносиниміж працівником та роботодавцем. Крім того, на кадровика нерідко покладається обов'язок щодо підготовки до перевірок з боку різних органів. державної інспекціїпраці, прокуратури, військкомату, Роскомнагляду, ПФР та ін.). У зв'язку з цим він повинен знати не лише Трудовий кодекс, але також цілу низку нормативних актів, які прямо чи опосередковано стосуються кадрової роботи.

Всі ці акти можна умовно розділити певні групи (таблиця на стор. 60). Більшість їх обов'язкові всім організацій незалежно від організаційно-правової форми чи форми власності. За їхнє порушення роботодавця можуть притягнути до адміністративної відповідальності.

Які локальні акти повинні бути в організації Крім актів федерального рівня, діяльність кадрової служби будь-якої компанії регулюється локальними нормативними документами (ст. 8 ТК РФ). Закон не містить переліку локальних актів щодо кадрового обліку, які обов'язково мають бути у тій чи іншій організації. Однак деякі з них згадуються у Трудовому кодексі, що надає їм статусу обов'язкових.

- Правила внутрішнього трудового розпорядку (абз. 3 ч. другий ст. 21, абз. 5 ч. першої ст. 22 ТК РФ);

– штатний розпис (ст. 15, абз. 3 ч. другий ст. 57 ТК РФ, п. 1 листа Роструда від 22 березня 2012 р. № 428-6-1, абз. 11 листа Роструда від 31 жовтня 2007 р. № 4414-6);

- Графік відпусток (ст. 123 ТК РФ).

Крім того, у законі прямо зазначено на обов'язковість розробки роботодавцем локальних актів з питань оплати праці (ч. друга ст. 135 ТК РФ), обробки персональних даних співробітників (ст. 87 ТК РФ) та затвердження інструкцій з охорони праці (абз. 23 год другий ст.212 ТК РФ). При необхідності в компанії повинні бути акти, що закріплюють список працівників з ненормованим днем (ст. 101 ТК РФ), порядок поділу співробітниками додаткового професійної освіти(Ч. Друга ст. 196 ТК РФ).

Конкретний список локальних нормативних документів кожна компанія визначає самостійно (схема на стор. 63). Наведений у схемі перелік актів не є вичерпним. Специфіка організації може передбачати наявність інших локальних документів. Як правило, перелік актів затверджується наказом (зразок на стор. 62).

Документи на тему

Перелік нормативних актів, на яких будується кадрова робота

Сфера регулювання	Найменування нормативного акта
	Загальні питання трудового права
Основні правила і принципи відносин між працівником і роботодавцем, порядок оформлення кадрових процедур, надання гарантій, компенсацій, у тому числі окремим категоріямспівробітник	Трудовий кодекс Російської Федерації від 30 грудня пи регулювання трудових 2001 № 197-ФЗ (далі - ТК РФ)
	Кадрове діловодство
Порядок оформлення кадрових документів (наказів № 402-ФЗ «Про бухгалтерський облік» за особовим складом, штатним розкладом, графіком відпусток та ін.)	Стаття 9 Федерального закону від 6 грудня 2011 р.
	Уніфіковані форми первинної облікової документації з обліку праці та її оплати, затверджені постановою Держкомстату Росії від 5 січня 2004 р. № 1 (якщо роботодавець продовжує їх застосовувати відповідно до локального акту)
	ГОСТ Р 6.30-2003 Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів», затверджений постановою Держкомстату Росії від 3 березня 2003 р. № 65-ст
Правила ведення, зберігання та обліку трудових книжок	Правила ведення та зберігання трудових книжок, виготовлення бланків трудової книжки та забезпечення ними роботодавців, затверджені постановою Уряду РФ від 16 квітня 2003 р. № 225
	Інструкція із заповнення трудових книжок, затверджена постановою Мінпраці Росії від 10 жовтня 2003 р. № 69
Створення в організації архіву відповідно до правил обліку, зберігання, комплектування та використання архівних документів	Федеральний закон від 22 жовтня 2004 р. № 125-ФЗ «Про архівну справу в Російській Федерації
	Перелік типових управлінських архівних документів, що утворюються у процесі діяльності державних органів, органів місцевого самоврядування та організацій із зазначенням термінів зберігання, затверджений наказом Росії від 25 серпня 2010 р. № 558
	Лікарняні листи
Порядок заповнення листа тимчасової непрацездатності, оформлення відпустки	Федеральний закон від 29 грудня 2006 р. № 255-ФЗ «Про обов'язкове соціальному страхуванніна випадок тимчасової непрацездатності та у зв'язку з материнством»
	Наказ МОЗ соціального розвитку Росії від 26 квітня 2011 р. № 347н «Про затвердження форми бланка листка непрацездатності»
	Персональні дані
Робота з персональними даними працівників організації	Федеральний закон від 27 липня 2006 р. № 152-ФЗ "Про персональні дані"
	Військовий облік
Ведення військового облікув організації, права та обов'язки керівників та відповідальних осіб у галузі військового обліку	Федеральний закон від 28 березня 1998 р. № 53-ФЗ «Про військовий обов'язок та військову службу»
	Положення про військовий облік, затверджене постановою Уряду РФ від 27 листопада 2006 р. № 719
	Методичні рекомендаціїщодо ведення військового обліку в організаціях, затверджених Генштабом Збройних Сил РФ 11 квітня 2008 р.
	Взаємодія з ПФР
Порядок та розміри нарахування страхових внесків у Пенсійний фондна обов'язкове пенсійне страхування працівників	Федеральний закон від 15 грудня 2001 р. № 167-ФЗ «Про обов'язкове пенсійне страхування в Російській Федерації»
	Взаємодія з ФМС Росії
Процедура оформлення дозволу на роботу, регулювання праці із співробітниками-іноземцями	Федеральний закон від 25 липня 2002 р. № 115-ФЗ «Про правове становище іноземних громадян у Російській Федерації»
	Федеральний закон від 18 липня 2006 р. № 109-ФЗ «Про міграційний облік іноземних громадян та осіб без громадянства в Російській Федерації»
	Наказ ФМС Росії від 28 червня 2010 р. № 147 Порядок та строки проведення Адміністративний регламент, затверджений наказом перевірки Федеральною міграційною службою МВС Росії №338, ФМС Росії №97 від 30 квітня 2009 р.
	Перевірки
Порядок проведення перевірок з боку державних та муніципальних органів	Федеральний закон від 26 грудня 2008 р. № 294-ФЗ «Про захист прав юридичних осіб та індивідуальних підприємців при здійсненні державного контролю (нагляду) та муніципального контролю»

Називатися локальні акти можуть по-різному: становище, інструкція, правила, регламент тощо. буд. Головне, щоб норми цих актів не суперечили чинному трудовому законодавствуі не погіршували становище працівників. Крім того, важливо дотримуватись порядку їх прийняття (ч. друга, третя ст. 8 ТК РФ). В іншому випадку такі документи не підлягають застосуванню (ч. четверта ст. 8 ТК РФ). Зміни до локального нормативного акта вносяться у тому порядку, в якому він затверджувався.

Розробку локальних актів краще доручати не одному співробітнику, а робочій групі. Склад групи та її повноваження слід закріпити у наказі (зразок на стор. 64). З документом працівники мають бути ознайомлені під розпис (абз. 10 год. другий ст. 22 ТК РФ).

З чого розпочати аудит локальних актів компанії

По-перше, потрібно перевірити, чи всі обов'язкові документи є, і скласти їх список. Якщо компанії немає навіть обов'язкових локальних актів, їх потрібно розробити насамперед.

По-друге, важливо звернути увагу на правильність складання документів з точки зору діловодства та відповідності чинному законодавству.

По-третє, необхідно перевірити, чи дотриманий порядок прийняття локального акту. Так, якщо в компанії є профспілкова організація, то на документі має бути відмітка про погодження (облік думки) з профспілкою (ст. 372 ТК РФ).

По-четверте, треба з'ясувати, яких документів не вистачає. Визначити такі акти дуже просто, якщо попередньо скласти та затвердити наказом перелік документів, обов'язкових для конкретної організації.

Перевірці підлягають як положення, інструкції і накази, а й усі документи з обліку кадрів та управління персоналом. Оцінюється наявність та відповідність законодавству трудових договорів, правильність ведення особових справ співробітників, заповнення трудових книжок та вкладишів у них, журналів реєстрації наказів з кадрів тощо.

Не варто намагатися охопити весь обсяг робіт одразу. Слід розставити пріоритети та діяти поступово. Для зручності рекомендується групувати типові документив електронні та паперові папки.

Запам'ятайте головне

Зазначають експерти, які взяли участь у підготовці матеріалу:

Олександр ТИМОШЕНКО, начальник відділу кадрів, юрисконсульт ЗАТ «Арал Плюс» (м. Одинцове Московської обл.):

- Основним документом у роботі будь-якої кадрової служби є Трудовий кодекс РФ. З урахуванням специфіки діяльності організації від кадровика може знадобитися знання інших законних та підзаконних нормативних актів, уміння відстежувати та враховувати судову практикуі актуальні змінитрудового законодавства

Марія МАСЮТІНА, старший юрист практики трудового права кадрового холдингу «АНКОР» (Москва):

- Кадровіку необхідно ознайомитися з постановою Держкомстату Росії від 5 січня 2004 р. № 1. У ньому містяться шаблони форм більшості первинних кадрових документів, які стануть у нагоді для оформлення наказів, штатного розкладу та ін.

Наталія РИЖКОВА, менеджер з роботи з персоналом та кадровою документацією BDO Unicon Outsourcing (Москва):

– Таким локальним актам, як Правила внутрішнього трудового розпорядку, штатний розпис, графік відпусток, Положення про персональні дані, Положення про преміювання (у тих випадках, якщо в організації існує система мотивації), притаманні всі ознаки нормативних правових актів. Їхня наявність в організації та знання обов'язкова.

Олена ШЕВЧЕНКО, юрист, експерт журналу «Кадрова справа»:

– Під час аудиту локальних актів зверніть увагу на відповідність їх положень чинному трудовому законодавству. Локальні норми організації не застосовуються, якщо обмежують права працівників проти Трудовим кодексом. Отже, трудова інспекція має право вимагати в розпорядженні, щоб компанія виключила такі норми з документа роботодавця.