Кадрове діловодство: кадрова документація. Відділ кадрів Що повинен знати кадровий працівник

Якщо провести аналіз питання, у чому полягають посадові обов'язки спеціаліста відділу кадрів, то отриманий результат стане для багатьох читачів справжнім відкриттям. Багато десятиліть тому, ще в країні, якої немає на карті світу з 1991 року, сформувався стереотип, що «кадровик» — це досить престижна посада, яку обіймали близькі родичі чи добрі друзі начальства підприємств, заводів та фабрик. Стабільне трудове законодавство та налагоджений механізм прийому та звільнення радянських громадян на роботу гарантували «кадровикам» спокійне життя та мінімальну кількість виконуваних обов'язків. Одним словом, відділ кадрів на великому радянському підприємстві завжди вважався невеликим «райським» куточком для його працівників, а багато представників старшого покоління зберегли таке ставлення до працівників. кадрових відділівта у сучасних економічних умовах.

Але, наскільки цей стереотип відповідає реальному стану речей, що змінилося в переліку обов'язків фахівців-кадровиків протягом останніх десятиліть, а чи є дана професіяпрестижної та затребуваної на сучасному ринку праці – саме ці питання можна вважати головною темоюподаної статті. Читачі дізнаються багато нової та корисної інформації, яка не тільки підвищить їх загальний рівень ерудиції, а й принесе практичну користь безробітним, студентам та майбутнім абітурієнтам.

Посадові обов'язки спеціаліста відділу кадрів – на сучасному підприємстві

Перш ніж перейти до детального вивчення питання, у чому полягають посадові обов'язки спеціаліста з кадрів, розглянемо, що таке відділ кадрів на сучасному підприємстві. Представлений структурний елемент будь-якої фірми, організації чи установи виконує низку функцій, необхідні забезпечення нормальної роботи суб'єкта підприємницької діяльностічи некомерційної структури, незалежно від належності до певної галузі економіки.

Якщо йдеться про невеликий фірмі, де немає відповідного відділу, тоді його функції виконує або спеціаліст (менеджер) з кадрів, або вони розподіляються між кількома співробітниками з адміністративного персоналу. Але цей варіант можливий лише у тому випадку, якщо покладання функцій фахівців з кадрів передбачено у трудовому договорі. Наприклад, ніхто неспроможна змусити головного бухгалтера виконувати роботу кадровиків, оскільки це заборонено Трудовим Кодексом РФ.

Відділ кадрів, незалежно від розмірів, напрямки діяльності та форми власності підприємства, працює у двох головних напрямках:

забезпечує фірму необхідними кадрами: займається аналізом потреб нових співробітників, розробляє штатний розклад, підбирає кваліфікований персонал, має досвід певних робіт;

формує кадрову політику фірми (вимоги до співробітників, підвищення кваліфікації персоналу тощо).

Якщо відкинути спеціальну термінологію та інші малозначні нюанси, можна сказати, головна мета існування відділу кадрів у тому, щоб забезпечити фірму необхідними кадрами з достатнім рівнем кваліфікації, яка необхідна виконання основних функцій компанії.

До обов'язків кадрових служб на сучасних підприємствахвідносяться:

З специфіки діяльності фірми створення планів укомплектованості трудовими кадрами всіх її підрозділів.

Прийом на роботу, переведення на іншу посаду, а також звільнення працівників, включаючи оформлення всіх документів.

Облік особового складу.

Організація зберігання трудових книжок, їх заповнення, а також ведення іншої супутньої документації.

Створення комфортних умов для роботи персоналу відповідно до чинного трудового законодавства.

Розробка пропозицій щодо покращення умов роботи.

Підготовка документації та звітів для комісій, які перевіряють виконання трудового законодавства.

Інструктаж співробітників та контроль виконання отриманих інструкцій.

Попередження фактів порушення дисципліни.

Максимальна допомога у працевлаштуванні звільнених співробітників.

На кожному підприємстві (де функціонує відповідний відділ) спеціаліст з кадрів виконує певні посадові обов'язки із представленого списку, забезпечуючи ефективну роботуяк даного відділу, а й всього підприємства/установи.

Основні обов'язки спеціалістів відділу кадрів

Перелік обов'язків кадрових служб, що представлений у попередньому розділі, включає їх загальні завдання, які складаються з окремих щоденних функцій різних фахівців з персоналу. Наприклад, кадровий менеджер (сучасний варіант назви посади спеціаліста відділу) виконує такі функції:

розробляє штатний розпис та посадові інструкції;

займається кадровою документацією та забезпечує її безпеку;

готує документи з охорони праці робочому місці (окремо кожної посади);

готує локальну документацію, інструкції, положення, нормативні акти;

займається питаннями статистичної звітності, включаючи документи про чисельність та рух персоналу та щомісячні звіти з ФП-4;

веде журнали з кадрів, готує накази про призначення, переклади, звільнення;

веде особисті справи працівників;

складає графіки відпусток, вносить зміни до перерахованих документів тощо.

На деяких підприємствах (залежить від чисельності персоналу) посадові обов'язки провідного спеціаліста з кадрів включають також такі функції:

Забезпечує актуальність інформації в банку даних про персонал фірми, своєчасно вносячи всі зміни, що відбуваються.

Займається картками пенсійного страхування співробітників та іншими документами, що стосуються пенсійного забезпечення відповідно до чинного законодавства РФ.

Збирає інформацію про плинність кадрів, аналізує її, розробляє програми з усунення цієї негативної тенденції.

Слідкує за часом зберігання всієї документації, готує папери для здачі до архіву, якщо це вимагає чинного законодавства та внутрішній розпорядок підприємства.

Підтримує дотримання працівниками організації трудової дисципліни та внутрішніх правилпідприємства.

Якщо перейти до питання безпосередньої роботи з персоналом, то співробітники відділу кадрів виконують такі функції:

займаються питаннями військового обліку;

готують лікарняні листи передачі в бухгалтерію;

займаються питаннями професійної підготовки кадрів: організовують проведення тренінгів, курсів підвищення кваліфікації, семінарів тощо;

організовують складання для співробітників фірми довідок, роблять копії та витяги з оригіналів документів, що зберігаються у відділі кадрів;

проводять консультації з питань трудового законодавства;

займаються обліком робочого часу та стежать за трудовою дисципліною (залежно від специфіки діяльності підприємства, ці функції можуть належати керівникам структурних підрозділів);

оформлюють та контролюють процес підготовки документів, які необхідні для відряджень;

розробляють системи заохочень та покарань співробітників, враховуючи посаду, рівень відповідальності та інші фактори.

Зверніть увагу на той факт, що, незважаючи на досить великий список обов'язків, які покладені на співробітників відділу кадрів, часто всю перелічену роботу виконує одна людина, наприклад, коли персонал фірми складається з десяти-двадцяти співробітників. Але якщо йдеться про велике підприємство, де працюють тисячі фахівців різних спеціальностей, тоді відділ кадрів – це свого роду «фірма всередині фірми» зі своїми правилами, законами та чітко розподіленими обов'язками. І діяльність цього відділу, на відміну від роботи спокійних радянських кадровиків, про яких згадували на початку статті, сильно впливає на загальну продуктивність, рентабельність та інші важливі економічні показники роботи великої компанії

Незважаючи на те, що кожен фахівець з кадрів має посадові обов'язки, які коротко відображені у внутрішніх документах фірми, реально це питання вирішує керівник відділу. Розглянемо, як це відбувається на практиці, якщо взяти приватне виробниче підприємство, на якому працюють до трьохсот осіб Відділ кадрів за результатами роботи за минулий місяць отримує загальний фонд заробітної плати– 4000 доларів, яку розподіляє начальник структурного підрозділу.

Справедливий керівник, який дивиться на кілька місяців уперед, знає, хто з його підлеглих заслуговує на премію, хто старався, але поки що не зміг показати необхідний результат, а кого можна покарати. За цим принципом він розподіляє зарплату, а за місяць дивиться, які висновки зробили його підлеглі. Такому начальнику достатньо півроку, щоб створити ефективний відділ кадрів, який повністю задовольнятиме загальні потреби підприємства у кваліфікованому персоналі, щоб фірма працювала на всі 100%.

Особисті та професійні якості співробітника відділу кадрів

Кожен фахівець з кадрів, щоб виконувати покладені на нього функції та обов'язки, повинен мати певні професійні навички та особисті якості.

Законодавство РФ встановлює такі рамки по відношенню до інспектора відділу кадрів:

— Середня професійна освіта або початкова професійна освіта, але в комплексі з проходженням відповідних курсів та практики за спеціальністю 3 роки, а також досвідом роботи на даному підприємстві, як мінімум, 1 рік.

Але, як правило, на ці моменти заплющують очі, якщо Ви:

добре знаєте трудове законодавство та вмієте застосовувати ці знання на практиці;

доведете власнику/керівнику підприємства, що вмієте правильно вести картки співробітників та їх трудові книжки;

добре знаєте основи діловодства та можете запропонувати для підприємства комп'ютерну програму, що істотно спрощує роботу відділу кадрів;

добре знаєте все, що стосується охорони праці;

вмієте складати графік відпусток, знаєтеся і стежите за пенсійним законодавством;

можете безпомилково відрізнити людину, яка здатна принести користь спільній справі від нероби або шахрая.

Крім перелічених моментів, що належать до категорії професійних якостейДля успішної роботи на посаді спеціаліста з кадрів, Ви повинні бути хорошим психологом, вміти розташовувати до себе незнайомих людей, а також моментально вловлювати обман, невпевненість, підвищений інтерес та інші нестандартні прояви емоцій претендентів на посаду у Вашій компанії. Дуже часто, дані вроджені якості та набутий життєвий досвідцінуються набагато більше, ніж найкраща освіта у цьому напрямі діяльності.

Якщо Ви вирішили працювати у відділі з персоналу, не забувайте, що результати Вашої діяльності повинні відповідати не тільки усним домовленостям з роботодавцем (це може бути власник фірми, її генеральний директорабо начальник відділу), а також підписаним внутрішнім документам організації, а також чинному законодавству у цьому питанні. Звичайно, будь-яке порушення тягне за собою відповідне покарання.

Вивчивши всі посадові обов'язки представленого напряму діяльності, Ви повинні насамперед самостійно вирішити, наскільки професія спеціаліста відділу кадрів відповідає Вашим інтересам, життєвим цілям та подальшим планам, можливо, вона принесе Вам лише позитивні враження, але не виключена ймовірність та негативного досвіду.

Сподобалася стаття? Поділися з друзями в соц. мережі:

Як працювати у відділі кадрів Ви та робота

Будь-який кадровик, влаштовуючись на роботу в нову організацію, неминуче зіткнеться з необхідністю оперативно налагодити кадровий облік. Добре, якщо попередній фахівець залишить після себе документи в порядку. Але трапляються й такі випадки, коли кадрову роботу доводиться починати практично з нуля. Які документи регулюють головні питання кадрової роботи? Як перевірити, чи достатньо локальних актів у компанії? Чому зразки для оформлення кадрових рішень краще брати з ухвали Держкомстату Росії від 5 січня 2004 р. № 1?

Які нормативні акти має знати кадровик

У більшості організацій робота співробітника відділу кадрів не обмежується необхідністю вести кадрове діловодство (оформляти прийом, переведення, звільнення, відпустки, відрядження тощо). Часто кадровикам доводиться безпосередньо брати участь у розробці локальних нормативних актів, регулюючих трудові відносини між працівником і роботодавцем. Крім того, на кадровика нерідко покладається обов'язок щодо підготовки до перевірок з боку різних органів (державної інспекції праці, прокуратури, військкомату, Роскомнагляду, ПФР та ін.). У зв'язку з цим він повинен знати не лише Трудовий кодекс, але також цілу низку нормативних актів, які прямо чи опосередковано стосуються кадрової роботи.

Всі ці акти можна умовно розділити певні групи (таблиця на стор. 60). Більшість їх обов'язкові всім організацій незалежно від організаційно-правової форми чи форми власності. За їхнє порушення роботодавця можуть притягнути до адміністративної відповідальності.

Які локальні акти повинні бути в організації Крім актів федерального рівня, діяльність кадрової служби будь-якої компанії регулюється локальними нормативними документами (ст. 8 ТК РФ). Закон не містить переліку локальних актів з кадрового обліку, які обов'язково мають бути у тій чи іншій організації. Однак деякі з них згадуються у Трудовому кодексі, що надає їм статусу обов'язкових.

- Правила внутрішнього трудового розпорядку (абз. 3 ч. другий ст. 21, абз. 5 ч. першої ст. 22 ТК РФ);

– штатний розпис (ст. 15, абз. 3 ч. другий ст. 57 ТК РФ, п. 1 листа Роструда від 22 березня 2012 р. № 428-6-1, абз. 11 листа Роструда від 31 жовтня 2007 р. № 4414-6);

- Графік відпусток (ст. 123 ТК РФ).

Крім того, у законі прямо зазначено на обов'язковість розробки роботодавцем локальних актів з питань оплати праці (ч. друга ст. 135 ТК РФ), обробки персональних даних співробітників (ст. 87 ТК РФ) та затвердження інструкцій з охорони праці (абз. 23 год другий ст.212 ТК РФ). При необхідності в компанії повинні бути акти, що закріплюють список працівників з ненормованим днем ​​(ст. 101 ТК РФ), порядок поділу співробітниками додаткової професійної освіти (ч. друга ст. 196 ТК РФ).

Конкретний список локальних нормативних документів кожна компанія визначає самостійно (схема на стор. 63). Наведений у схемі перелік актів не є вичерпним. Специфіка організації може передбачати наявність інших локальних документів. Як правило, перелік актів затверджується наказом (зразок на стор. 62).

Документи на тему

Перелік нормативних актів, у яких будується кадрова робота

Сфера регулювання	Найменування нормативного акта
	Загальні питання трудового права
Основні правила та принципи відносин між працівником та роботодавцем, порядок оформлення кадрових процедур, надання гарантій, компенсацій, у тому числі окремим категоріям співробітника	Трудовий кодекс Російської Федерації від 30 грудня пи регулювання трудових 2001 № 197-ФЗ (далі - ТК РФ)
	Кадрове діловодство
Порядок оформлення кадрових документів(наказів № 402-ФЗ «Про бухгалтерський облік» за особовим складом, штатним розкладом, графіком відпусток та ін.)	Стаття 9 Федерального закону від 6 грудня 2011 р.
	Уніфіковані форми первинної облікової документації з обліку праці та її оплати, затверджені постановою Держкомстату Росії від 5 січня 2004 р. № 1 (якщо роботодавець продовжує їх застосовувати відповідно до локального акту)
	ГОСТ Р 6.30-2003 Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів», затверджений постановою Держкомстату Росії від 3 березня 2003 р. № 65-ст
Правила ведення, зберігання та обліку трудових книжок	Правила ведення та зберігання трудових книжок, виготовлення бланків трудової книжки та забезпечення ними роботодавців, затверджені постановою Уряду РФ від 16 квітня 2003 р. № 225
	Інструкція із заповнення трудових книжок, затверджена постановою Мінпраці Росії від 10 жовтня 2003 р. № 69
Створення в організації архіву відповідно до правил обліку, зберігання, комплектування та використання архівних документів	Федеральний закон від 22 жовтня 2004 р. № 125-ФЗ «Про архівну справу в Російській Федерації
	Перелік типових управлінських архівних документів, що утворюються у процесі діяльності державних органів, органів місцевого самоврядування та організацій, із зазначенням термінів зберігання, затверджений наказом Росії від 25 серпня 2010 р. № 558
	Лікарняні листи
Порядок заповнення листа тимчасової непрацездатності, оформлення відпустки	Федеральний закон від 29 грудня 2006 р. № 255-ФЗ «Про обов'язкове соціальне страхування на випадок тимчасової непрацездатності та у зв'язку з материнством»
	Наказ МОЗ соціального розвитку Росії від 26 квітня 2011 р. № 347н «Про затвердження форми бланка листка непрацездатності»
	Персональні дані
Робота з персональними даними працівників організації	Федеральний закон від 27 липня 2006 р. № 152-ФЗ "Про персональні дані"
	Військовий облік
Ведення військового обліку в організації, права та обов'язки керівників та відповідальних осіб у галузі військового обліку	Федеральний закон від 28 березня 1998 р. № 53-ФЗ «Про військовий обов'язок та військову службу»
	Положення про військовий облік, затверджене постановою Уряду РФ від 27 листопада 2006 р. № 719
	Методичні рекомендаціїщодо ведення військового обліку в організаціях, затверджених Генштабом Збройних Сил РФ 11 квітня 2008 р.
	Взаємодія з ПФР
Порядок та розміри нарахування страхових внесків до Пенсійного фонду на обов'язкове пенсійне страхування працівників	Федеральний закон від 15 грудня 2001 р. № 167-ФЗ «Про обов'язкове пенсійне страхування в Російській Федерації»
	Взаємодія з ФМС Росії
Процедура оформлення дозволу на роботу, регулювання праці із співробітниками-іноземцями	Федеральний закон від 25 липня 2002 р. № 115-ФЗ «Про правове становище іноземних громадян у Російській Федерації»
	Федеральний закон від 18 липня 2006 р. № 109-ФЗ «Про міграційний облік іноземних громадян та осіб без громадянства в Російській Федерації»
	Наказ ФМС Росії від 28 червня 2010 р. № 147 Порядок та строки проведення Адміністративний регламент, затверджений наказом перевірки Федеральною міграційною службою МВС Росії № 338, ФМС Росії № 97 від 30 квітня 2009 р.
	Перевірки
Порядок проведення перевірок з боку державних та муніципальних органів	Федеральний закон від 26 грудня 2008 р. № 294-ФЗ «Про захист прав юридичних осіб та індивідуальних підприємцівпри здійсненні державного контролю (нагляду) та муніципального контролю»

Називатись локальні акти можуть по-різному: становище, інструкція, правила, регламент тощо. буд. Головне, щоб норми цих актів не суперечили чинному трудовому законодавству та не погіршували становище працівників. Крім того, важливо дотримуватись порядку їх прийняття (ч. друга, третя ст. 8 ТК РФ). В іншому випадку такі документи не підлягають застосуванню (ч. четверта ст. 8 ТК РФ). Зміни до локального нормативного акта вносяться у тому порядку, в якому він затверджувався.

Розробку локальних актів краще доручати не одному співробітнику, а робочій групі. Склад групи та її повноваження слід закріпити у наказі (зразок на стор. 64). З документом працівники мають бути ознайомлені під розпис (абз. 10 год. другий ст. 22 ТК РФ).

З чого розпочати аудит локальних актів компанії

По-перше, потрібно перевірити, чи всі обов'язкові документи є, і скласти їх список. Якщо компанії немає навіть обов'язкових локальних актів, їх потрібно розробити насамперед.

По-друге, важливо звернути увагу на правильність складання документів з точки зору діловодства та відповідності чинному законодавству.

По-третє, необхідно перевірити, чи дотриманий порядок прийняття локального акта. Так, якщо в компанії є профспілкова організація, то на документі має бути відмітка про погодження (облік думки) з профспілкою (ст. 372 ТК РФ).

По-четверте, треба з'ясувати, яких документів не вистачає. Визначити такі акти дуже просто, якщо попередньо скласти та затвердити наказом перелік документів, обов'язкових для конкретної організації.

Перевірці підлягають як положення, інструкції і накази, а й усі документи з обліку кадрів та управління персоналом. Оцінюється наявність та відповідність законодавству трудових договорів, правильність ведення особових справ співробітників, заповнення трудових книжок та вкладишів у них, журналів реєстрації наказів з кадрів тощо.

Не варто намагатися охопити весь обсяг робіт одразу. Слід розставити пріоритети та діяти поступово. Для зручності рекомендується групувати типові документив електронні та паперові папки.

Запам'ятайте головне

Зазначають експерти, які взяли участь у підготовці матеріалу:

Олександр ТИМОШЕНКО, начальник відділу кадрів, юрисконсульт ЗАТ «Арал Плюс» (м. Одинцове Московської обл.):

– Основним документом у роботі будь-якої кадрової службиє Трудовий кодекс РФ. З урахуванням специфіки діяльності організації від кадровика може знадобитися знання інших законних та підзаконних нормативних актів, вміння відстежувати та враховувати судову практику та актуальні зміни трудового законодавства.

Марія МАСЮТІНА, старший юрист практики трудового права кадрового холдингу «АНКОР» (Москва):

- Кадровіку необхідно ознайомитися з постановою Держкомстату Росії від 5 січня 2004 р. № 1. У ньому містяться шаблони форм більшості первинних кадрових документів, які стануть у нагоді для оформлення наказів, штатного розкладу та ін.

Наталія РИЖКОВА, менеджер з роботи з персоналом та кадровою документацією BDO Unicon Outsourcing (Москва):

– Таким локальним актам, як Правила внутрішнього трудового розпорядку, штатний розпис, графік відпусток, Положення про персональні дані, Положення про преміювання (у тих випадках, якщо в організації існує система мотивації), притаманні всі ознаки нормативних правових актів. Їхня наявність в організації та знання обов'язкова.

Олена ШЕВЧЕНКО, юрист, експерт журналу «Кадрова справа»:

– Під час аудиту локальних актів зверніть увагу на відповідність їх положень чинному трудовому законодавству. Локальні норми організації не застосовуються, якщо обмежують права працівників проти Трудовим кодексом. Отже, трудова інспекція має право вимагати в розпорядженні, щоб компанія виключила такі норми з документа роботодавця.

Група облікової документації виконує функцію з обліку кадрів і є накопичувачем персональних даних, одержуваних під час первинної реєстрації та подальшої обробки необхідних відомостей щодо складу та руху кадрів.

З погляду послідовності реєстрації та накопичення облікових даних про працівників у складі облікової документації можна виділити дві підгрупи:

1) первинні облікові документи;

2) похідні (вторинні) облікові документи.

Первинні облікові документимістять вихідну інформацію та заповнюються на основі персональних документівнаданих працівниками прийому працювати.

Вони включають: особиста справа, особистий листок з обліку кадрів, доповнення до особистого листка з обліку кадрів.

Особиста справа.

Особиста справа - сукупність документів, що містять персональні дані працівника та інші відомості, пов'язані з його діяльністю.

Особиста справа не є обов'язковою у складі кадрової документації.

Як правило, особові справи ведуться у різних державних органах, а в секторі приватного бізнесу – на керівний склад працівників, спеціалістів, матеріально-відповідальних осіб. Роботодавець в умовах сучасного кадрового діловодства має право самостійно вирішувати питання необхідності заведення особових справ. При цьому незалежно від вибору роботодавця всі необхідні персональні дані кожного працівника відображаються в особистій картці (уніфікована форма №Т-2).

Порядок роботи з особовими справами не регламентований законодавцем, у зв'язку з чим роботодавці самостійно вирішують питання щодо їх формування та ведення.

Виняток становлять особисті відносини державних службовців.

Ведення особових справ федеральних державних службовців регламентовано Указом Президента Російської Федерації від 1 червня 1998 року № 640 «Про порядок ведення особових справ осіб, які заміщають державні посади Російської Федерації у порядку призначення та посади Федеральної державної служби».

Ведення особових справ державних цивільних службовців Російської Федерації регламентовано Указом Президента Російської Федерації від 30 травня 2005 року № 609 «Про затвердження положення про персональні дані державного цивільного службовця Російської Федерації та ведення його особової справи».

Особиста справа оформляється після видання наказу прийому працювати. Спочатку в особисту справу групуються документи, що оформляють процедуру прийому на роботу, а згодом – усі основні документи, що виникають у період трудової діяльностіпрацівника у цього роботодавця.

На основі аналізу нормативних актів з кадрового діловодства і, насамперед, пункт 337 «Переліку типових управлінських документів, що утворюються в діяльності організацій, із зазначенням термінів їх зберігання», затвердженого Росархівом 6 жовтня 2000 можна зробити висновок, що до складу особової справи входять такі документи:

Ø внутрішній опис документів, що є в особистій справі;

Ø анкета чи особистий листок з обліку кадрів;

Ø автобіографія чи резюме;

Ø копії документів про освіту;

Ø копії документів про затвердження на посаді (у випадках, передбачених законодавством);

Ø заяву про прийом на роботу;

Ø доповнення до особистого листка з обліку кадрів;

Ø копії наказів про прийом на роботу, переведення, звільнення (або витяги з них);

Ø довідки та інші документи, що належать до цього працівника.

Відповідно до пункту 6.2.10. Наказу Мінкультури Російської Федерації від 8 листопада 2005 року №536 «Про типової інструкціїз діловодства у федеральних органах виконавчої влади»документи в особових справах повинні розташовуватися в хронологічному порядку в міру їх надходження.

Внутрішній опис документів, що є в особистій справі, повинен містити відомості про порядкові номери документів справи, їх індекси, дати, заголовки та номери аркушів справи, на яких розташований кожен документ. Листи особової справи та її внутрішнього опису нумеруються окремо.

Внутрішній опис документів особової справи підписується укладачем із зазначенням розшифрування підпису, посади та дати складання опису.

Особистий листок з обліку кадрів включає біографічні відомості про працівника, його освіту, попередні місця роботи з початку трудової діяльності, сімейний стан та інше.

Працівник сам заповнює від руки особистий листок під час вступу працювати. Під час його заповнення використовуються такі документи:

Ø паспорт;

Ø трудова книжка;

Ø військовий квиток;

Ø документ про освіту (диплом, посвідчення, сертифікат, свідоцтво, атестат), документи Вищої Атестаційної комісії(ВАК) про присудження наукового ступеня та про присвоєння вченого звання (диплом та атестат);

Ø документи про наявні винаходи.

«Анкета» - документ аналогічний до «Особистого листка з обліку кадрів», який іноді застосовується при оформленні прийому на роботу. На відміну від особистого листка, анкета підписується не лише самою особою, яка приймається на роботу, а й фахівцем кадрової служби.

Іноді працівника, який приймається працювати, просять надати «Автобіографію» чи «Резюме».

При формуванні особової справи до нього поміщають копії документів, що підтверджують соціально значущі факти (документи про освіту - атестат, диплом, сертифікат, свідоцтво про народження дитини, свідоцтво про розірвання шлюбу та інше). Необхідно пам'ятати, що крім копії документів необхідно впевнитись у наявності оригіналів відповідних документів.

Копії документів про затвердження на посаді поміщаються у особисті справи керівників (копія протоколу засідання Ради директорів чи засновників фірми, копія протоколу загальних зборівакціонерів).

Якщо прийому працювати подавалися характеристики чи рекомендаційні листи, працівником складалася заяву прийому працювати, всі вони також підшиваються у особисту справу працівника.

Трудові договори, укладені з працівником, можуть входити до складу документів особової справи чи формуватися окремі справи.

В особисту справу можуть бути включені такі документи, як списки винаходів, наукових праць та інше.

Доповнення до особистого листка з обліку кадрів - це документ вторинний стосовно особистого листка з обліку кадрів, він фіксує лише зміни, що відбулися у трудовій діяльності та особистому житті працівника. У цьому документі містяться: ПІБ працівника та розділи, призначені для внесення змін та доповнень. Як правило, такий документ складається у вигляді таблиці.

У першому розділі фіксуються відомості про роботу, про переклади, зміни у назві посади, структурного підрозділу тощо з посиланням на дату та номер наказу з особового складу.

До другого розділу вносяться дані про зміни у професійному та особистому житті працівника (наприклад, зміна сімейного стану, місця постійної реєстрації), освіту, підвищення кваліфікації, знання іноземних мов тощо.

Зміни та доповнення до персональних даних вносяться на підставі наказів з особового складу та документів, що надаються працівниками (свідоцтва про укладення шлюбу, диплома тощо). Усна заява працівника не є підставою для внесення зазначених змін. Нові документи із внесеними змінами та доповненнями поміщаються в особисту справу разом із раніше підшитими.

У практиці роботи кадрових служб організацій прийнято включати до складу особистої справи копії наказів (або витяги з них) про переведення на іншу роботу, звільнення з посади, заохочення, накладення та зняття дисциплінарних стягнень, зміни прізвищ та інші. Проте вся ця інформація міститься у «Додатку до особистого листка з обліку кадрів». У зв'язку з цим можна рекомендувати не включати ці документи в особисту справу.

Довідки про стан здоров'я, з місця проживання, обхідні листи тощо можуть не включатися до особистих справ, оскільки інформація з них переноситься до «Додатка до особистого листка з обліку кадрів». За потреби вони формуються у самостійні відносини та зберігаються протягом трьох років.

Необхідно на увазі, що відповідно до статті 65 Трудового кодексу Російської Федерації (далі ТК РФ) забороняється при прийомі на роботу вимагати від вступника документи, не передбачені законодавством.

Усі документи, що стосуються особистої справи, у міру надходження підшиваються до папки. Аркуші справи нумеруються у процесі формування справи. При приміщенні в особисту справу нового документа дані про нього спочатку вносяться до опису справи, потім листи документа нумеруються і після цього документ підшивається.

Обкладинка особової справи, а також обкладинки справ постійного зберігання, складається та оформляється за формою встановленою ГОСТом 17914-72 «Обкладинки справ тривалих термінів зберігання. Типи, різновиди, технічні вимоги» (запроваджено Постановою Державного комітету стандартів СРСР від 17 липня 1972 року №1411).

На обкладинці особового справи зазначаються повністю: найменування організації, заголовок справи, прізвище, ім'я, по батькові працівника в називному відмінку, проставляється індекс справи, порядковий номер справи (зазвичай - табельний номер).

Під цим номером особиста справа реєструється у «Книзі (Журналі) обліку особових справ», яка передбачає такі графи: порядковий номер, прізвище, ім'я, по батькові працівника, дата постановки справи на облік та дата зняття з обліку.

Особисті справи зберігаються в сейфі, металевих шафах або спеціальних приміщеннях, що дозволяють забезпечити їх збереження як документи суворої звітності окремо від трудових книжок. Відповідальність за їх зберігання покладається на осіб, які ведуть кадрову документацію.

При роботі з документами, що входять до складу особових справ, необхідно враховувати, що вони належать до персональних даних працівника, які охороняються відповідно до чинного законодавства.

З метою обмеження несанкціонованого доступу до персональних даних працівників всі операції з оформлення, формування, ведення та зберігання особових справ повинні виконуватися одним працівником відділу кадрів, який несе особисту відповідальність за збереження документів у справах та доступ до справ інших працівників. Документи для формування та ведення особових справ здаються йому під розпис у передавальному журналі працівником, який відповідає за процес документування трудових правовідносинз працівником.

Наказом роботодавця повинен бути встановлений порядок видачі, ознайомлення з особовими справами співробітників та коло осіб, які допускаються до користування особовими справами, також можна це зробити у Положенні про персональні дані працівників. У разі вилучення з особової справи документа в описі справи провадиться запис із зазначенням підстави для подібної дії (наказ, дозвіл керівника) та нового місцезнаходження документа. Відповідно до пункту 3.2.3. Наказу Головного архівного управління СРСР від 25 травня 1988 №33 «Державна система документаційного забезпечення управління. Основні положення. Загальні вимогидо документів та служб документаційного забезпечення», з документа, що підлягає вилученню, знімається копія, яка підшивається на місце вилученого документа. Відмітка в описі та копія засвідчуються розписом працівника відділу кадрів.

Особисті справи не видаютьсяна руки працівникам, на яких вони заведені. Працівник має право знайомитися лише зі своєю особою у приміщенні кадрової служби. Факт ознайомлення з особистим справою також фіксується у описи справи.

При роботі з особою справою, виданою в тимчасове користування, забороняється робити будь-які виправлення в раніше зроблених записах, вносити до нього нові записи, витягувати з особової справи наявні там документи або поміщати в нього нові і розголошувати конфіденційні відомості, що містяться в ньому. Зміни в особисті справи вносяться лише особами, відповідальними за їхнє відання.

При поверненні справи ретельно перевіряється збереження документів, відсутність ушкоджень, включення у справу інших документів чи заміни документів.

У приміщенні кадрової служби зберігаються особисті справи лише працівників. Особисті справи можуть розташовуватися по порядку номерів або алфавіту прізвищ співробітників.

Після звільнення працівника його особиста справа вилучається з папки та оформляється передачі на архівне зберігання. Особисті справи звільнених працівників відповідно до «Переліку типових управлінських документів, що утворюються в діяльності організацій, із зазначенням термінів зберігання», затвердженого Росархівом 6 жовтня 2000 зберігаються 75 років. Особисті відносини керівників зберігаються постійно. Для зберігання використовуються металеві сейфи, що замикаються, шафи, що забезпечують повну безпеку документів.

Особиста картка працівника.

Особиста картка (форма №Т-2) заповнюється на працівників усіх категорій, включаючи тимчасових та сезонних працівників, основних та сумісників. Особиста картка є основним документом з обліку особового складу.

Вона ведеться протягом усього періоду трудової діяльності працівника даного роботодавця, починаючи з прийому на роботу, і закривається тільки при звільненні. На працівників, прийнятих на роботу по цивільно-правових договорів, особисті картки не ведуться.

Особиста картка №Т-2 належить до групи обов'язкових кадрових документів. Форма особистої картки уніфікована та належить до системи первинної облікової документації з обліку праці та її оплати, затвердженої Постановою Держкомстату Російської Федерації від 5 січня 2004 року №1 «Про затвердження уніфікованих форм первинної облікової документації з обліку праці та її оплати».

У зв'язку зі специфікою окремих сфер трудової діяльності Постанова Держкомстату Російської Федерації від 5 січня 2004 року №1 «Про затвердження уніфікованих форм первинної облікової документації з обліку праці та оплати» затвердила ще дві облікові форми: №Т-2ГС (МС) та №Т-4.

Особиста картка державного (муніципального) службовця (форма №Т-2ГС (МС)) застосовується обліку осіб, які заміщають державні (муніципальні) посади державної служби. Ведеться замість форми №Т-2, має аналогічний зміст.

Облікова картка наукового, науково-педагогічного працівника (форма №Т-4) заповнюється паралельно з формою №Т-2 у наукових, науково-дослідних, науково-виробничих організаціях, освітніх та інших установах та організаціях, які здійснюють діяльність у сфері освіти, науки та технології для обліку науковців. Заповнюється на підставі відповідних документів (диплома доктора та кандидата наук, атестата доцента та професора та інше), а також відомостей, повідомлених про себе працівником.

Значимість особистої картки у тому, що з втрати трудовий книжки є єдиним документом, прямо підтверджує трудовий стаж працівника.

Не слід плутати особисту картку №Т-2 з такими документами, як, наприклад, особистий листок з обліку кадрів чи анкета, що входять до складу особистої справи. Ці документи заповнюються самим працівником, складаються у довільній формі та можуть бути відсутніми, якщо у даного роботодавця не затверджено порядок оформлення особових справ.

Особиста картка заповнюється лише фахівцем кадрової служби усім осіб, прийнятих працювати, виходячи з наказу (розпорядження) про прийом працювати (форма №Т-1 чи №Т-1а). Особисті картки зберігаються в сейфі, утворюючи окрему картотеку за абеткою прізвищ працівників.

При заповненні особистої картки використовуються відомості з наступних документів, які пред'являються працівником прийому працювати (відповідно до статті 65 ТК РФ):

Паспорти;

Документа про освіту, про кваліфікацію або наявність спеціальних знань - при вступі на роботу, яка потребує спеціальних знань або спеціальної підготовки;

Трудової книжки (для сумісників – копії трудової книжки);

Страхового свідоцтва про державне пенсійне страхування;

Свідоцтва про постановку на облік у податковому органі;

документів військового обліку (для військовозобов'язаних).

При заповненні особистої картки також використовується додаткова інформація, що повідомляє про себе працівник.

Зверніть увагу!

В окремих випадках з урахуванням специфіки роботи роботодавець може вимагати (за згодою працівника) пред'явлення додаткових документів під час укладання трудового договору. При цьому перелік додаткових документів встановлюється не самостійно роботодавцем, а необхідність їх надання має бути прямо встановлена ​​нормативним актом: ТК РФ, іншими федеральними законами, указами Президента Російської Федерації та Постановами Уряду Російської Федерації.

У всіх інших випадках забороняється вимагати від особи, яка надходить на роботу, будь-які додаткові документи, крім передбачених законом.

До таких додаткових документів, як правило, відносять: свідоцтво про народження дитини, свідоцтво про шлюб, довідка про вагітність жінки, документи про інвалідність, перебування в зоні впливу радіації у зв'язку з аварією на Чорнобильської АЕСта інші.

Але вимагати від особи, яка надходить на роботу, надання зазначених документів у обов'язковому порядку, роботодавець немає права. Разом з тим, надання зазначених документів на користь самого працівника, оскільки в іншому випадку, роботодавець не зможе надати працівнику належні законом пільги та гарантії.

Уніфікована форма особистої картки №Т-2 складається з чотирьох аркушів та містить такі розділи:

I. « Загальні відомості»;

ІІ. «Відомості про військовий облік»;

ІІІ. «Прийом на роботу та переклади на іншу роботу»;

IV. "Атестація";

V. «Підвищення кваліфікації»;

VI. "Професійна перепідготовка";

VII. "Нагороди (заохочення), почесні звання";

VIII. "Відпустка";

IX. "Соціальні пільги, на які працівник має право відповідно до законодавства";

X. « додаткові відомості»;

XI. «Підстава припинення трудового договору (звільнення)».

У розділі I «Загальні відомості», вказуючи відомості про працівника, слід керуватися такими правилами:

1. Прізвище, ім'я, по батькові зазначаються на підставі паспорта та записуються повністю та розбірливо.

При цьому обов'язково заповнюються та зони кодування інформації відповідно до загальноросійських класифікаторів: ОКАТО, ОКІН, ОКСО, ОКПДТР.

Примітка.

ОКАТО - «Загальноросійський класифікатор об'єктів адміністративно-територіального поділу» ОК 019-95 затверджений Постановою Держстандарту Російської Федерації від 31 липня 1995 №413;

ОКІН - «Загальноросійський класифікатор інформації про населення. ОК 018-95» затверджено Постановою Держстандарту Російської Федерації від 31 липня 1995 №412;

ОКСО - «Загальноросійський класифікатор спеціальностей з освіти. ОК 009-2003» затверджено Постановою Держстандарту Російської Федерації від 30 вересня 2003 №276-ст;

ОКПДТР – Постанова Держстандарту Російської Федерації від 26 грудня 1994 року №367 «Про прийняття та введення в дію загальноросійського класифікаторапрофесій робітників, посад службовців та тарифних розрядівОК 016-94».

2. Дата та місце народження встановлюється на підставі паспорта або іншого документа, що засвідчує особу, та записується повністю, наприклад: «12 грудня 1964 року». Відповідно код вказується так: 12.12.1964.

3. Громадянство записується без скорочення. Запис громадянства та його кодування провадиться відповідно до ОКІН, вони можуть бути такими:

· Громадянин Російської Федерації - 1;

· громадянин Російської Федерації та іноземної держави - 2 (у разі подвійного громадянства вказується, якої саме держави громадянство);

· Іноземний громадянин (вказується якої держави) - 3;

· Особа без громадянства - 4.

4. Ступінь знання мови під час заповнення пункту 5 «Знання іноземної мови» розділу I форми №Т-2 вказується наступним чином: «володію вільно» (код за ОКІН - 3), «читаю і можу порозумітися» (код за ОКІН - 2) , «читаю і перекладаю зі словником» (код ОКІН - 1).

5. Усі відомості про освіту (кваліфікація, спрямування чи спеціальність) встановлюються на підставі документа про освіту.

Освіта записується та кодується згідно ОКІН та ОКСО.

Відповідно до ОКИН освіта кодується так:

· Початкова (загальна) освіта - 02;

· основна загальна освіта – 03;

· Середня (повна) загальна освіта - 07;

· Початкова професійна освіта - 10;

· Середня професійна освіта – 11;

· Неповна вища освіта – 15;

· Вища освіта – 18;

· Післявузівська освіта – 19.

Ті, хто закінчив три курси вищого навчального закладу, відносяться до осіб з неповною (незакінченою) вищою. професійною освітою.

Два блоки граф для заповнення відомостей про освіту призначені у формі №Т-2 для зазначення відомостей про закінчення другої освітньої установи.

6. Професія (основна) вказується повністю на підставі штатного розпису та наказу (розпорядження) про прийом на роботу. Інша професія – на основі документів, що підтверджують набуття другої освіти, спеціальності. Кодуються відповідно до загальноросійського класифікатора професій робітників, посад службовців та тарифних розрядів ОК-016-94», затвердженої Постановою Держстандарту Російської Федерації від 26 грудня 1994 року №367 «Про прийняття та введення в дію загальноросійського класифікатора професій робітників та посадових служб ОК-016-94» (далі - ОКПДТР).

7. Стаж роботи (загальний, безперервний, що дає право на надбавку за вислугу років, що дає право на інші пільги, встановлені у даного роботодавця) розраховується на підставі записів у трудовій книжці працівника та (або) інших документів, що підтверджують відповідний стаж, зазначається у днях, місяцях, роках.

8. Стан у шлюбі записується та кодується відповідно до наступних можливих значень відповідно до ОКІН:

· Ніколи не перебував (не перебувала) у шлюбі - 1;

· Складається в зареєстрованому шлюбі - 2;

· Складається в незареєстрованому шлюбі - 3;

· вдівець (вдова) – 4;

· Розлучений (розлучений) - 5;

· Розійшовся (розійшлася) - 6.

9. У складі сім'ї вказуються лише члени сім'ї із зазначенням ступеня спорідненості.

Чинне законодавство не містить загального поняття«родина», проте на основі аналізу норм статті 2 Сімейного кодексу Російської Федерації та статті 1142 Цивільного кодексу Російської Федерації до кола членів сім'ї можна віднести: подружжя, батьків та дітей (включаючи усиновлювачів та усиновлених).

10. Паспортні дані зазначаються у точній відповідності до паспорта.

11. Місце проживання (за паспортом) зазначається на підставі паспорта, фактичне – за словами працівника. Код місця проживання визначається за ОКАТО.

Документами, на підставі яких заповнюється розділ II «Відомості про військовий облік», є:

· Військовий квиток (або тимчасове посвідчення, видане замість військового квитка) - на громадян, які перебувають у запасі;

· Посвідчення громадянина, що підлягає призову на військову службу - на громадян, які підлягають призову на військову службу.

Відповідно до Вказівок щодо застосування та заповнення форм первинної облікової документації з обліку праці та її оплати на громадян, які перебувають у запасі:

пункт 3 «Склад (профіль)» - заповнюється без скорочення (наприклад, «командний», «медичний» чи «солдати», «матроси» тощо);

пункт 4 "Повне кодове позначення ВУС" - записується повне позначення (шість цифр, наприклад, "021101" або шість цифр і буквений знак, наприклад, "113194А");

пункт 5 «Категорія придатності до військової служби» - записується літерами: А (придатні до військової служби), Б (придатні до військової служби з незначними обмеженнями), (обмежено придатні до військової служби) або Г (тимчасово не придатні до військової служби) . За відсутності записів у відповідних пунктах військового квитка проставляється категорія «А»:

у пункті 7 «Складається на військовому обліку» заповнюється (простим олівцем):

рядок а) - у випадках наявності мобілізаційного розпорядження та (або) штампу про видачу та вилучення мобілізаційних розпоряджень;

рядок б) - на громадян, заброньованих за організацією на період мобілізації та на воєнний час.

На громадян, які підлягають призову на військову службу:

пункт 2 " Військове звання» - робиться запис «підлягає заклику»;

пункт 5 «Категорія придатності до військової служби» - записується буквами: А (придатні до військової служби), Б (придатні до військової служби з незначними обмеженнями), (обмежено придатні до військової служби), Г (тимчасово не придатні до військової служби) або Д (не придатні до військової служби). Заповнюється на підставі запису у посвідченні громадянина, який підлягає призову на військову службу.

Заповнення пунктів, які спеціально не обумовлені в Указах, провадиться на підставі інформації з перерахованих документів.

У пункті 8 розділу II особистої картки громадянина, який досяг граничного віку перебування у запасі, або громадянина, визнаного не придатним до військової служби за станом здоров'я, у вільному рядку робиться відмітка «знято з військового обліку за віком» або «знято з військового обліку за станом здоров'я».

Після заповнення розділу II «Відомості про військовий облік», внизу другої сторінки форми №Т-2 працівник кадрової служби обов'язково засвідчує зазначені дані своїм особистим підписом, із зазначенням на посаду та розшифрування підпису. Працівник також підписує другу сторінку форми №Т-2 та проставляє дату її заповнення. Рядок, що містить особистий підпис працівника - це зразок підпису, на підставі якого йому виплачуватимуть заробітну плату.

Зверніть увагу!

При зміні відомостей про працівника до його особистої картки вносяться відповідні особисті дані (наприклад, зміна сімейного стану, місця проживання, освіта, підвищення кваліфікації, знання іноземних мов тощо), які засвідчуються підписом працівника кадрової служби. Зміни та доповнення вносяться на підставі наказів з особового складу та документів, що надаються працівниками (свідоцтва про шлюб, диплом і так далі). Усна заява працівника не є підставою для внесення зазначених змін, за винятком незначних даних (наприклад, що стосуються номера телефону).

Найбільш важливими є відомості розділу III «Прийом на роботу та переклади на іншу роботу» та XI «Підстава припинення трудового договору (звільнення)».

Записи у цих розділах проводяться на підставі наказу (розпорядження) про прийом на роботу (форми №Т-1 та Т-1а) та наказу (розпорядження) про переведення на іншу роботу (форма №Т-5) та наказу (розпорядження) про припинення (Розірвання) трудового договору з працівником (форми № Т-8, Т-8а).

Ці відомості повинні заповнюватися з особливою акуратністю, тому що вони нерідко є підставою для підтвердження трудового стажу працівника.

У розділ «Прийом на роботу та переклади на іншу роботу» вносить відомості в міру роботи працівника в організації та повинні відповідати записам у трудовій книжці, повторюючи дату, номер наказу про прийом, переведення працівника, назву посади, структурного підрозділу. Крім того, наприкінці кожного запису в III розділі особистої картки проставляється підпис працівника про те, що він ознайомлений із записом, зробленим у його трудовій книжці.

Останній розділ особистої картки XI «Підстава припинення трудового договору (звільнення)» заповнюється працівником кадрової служби у разі припинення трудових відносин із працівником. Підставою припинення трудового договору (звільнення) є формулювання причини звільнення на підставі відповідної статті ТК РФ, що повністю повторює запис у трудовій книжці працівника. Датою звільнення є останній день роботи працівника. Реквізити наказу (дата та номер), який є підставою заповнення цього розділу, також зазначаються у точній відповідності до запису у трудовій книжці. Записи про звільнення засвідчуються підписом працівника кадрової служби та працівника.

Дані про підвищення кваліфікації та професійної перепідготовкизаписуються виходячи з документів (свідоцтво, посвідчення), представлених працівником чи які з відділу підготовки кадров.

При заповненні розділу VII «Нагороди (заохочення), почесні звання» необхідно вказати види заохочень (відповідно до статті 191 ТК РФ та локальних нормативних актів), що застосовувалися до працівника, а також слід перерахувати державні нагороди, присвоєні почесні звання.

У розділі VІІІ. «Відпустка» ведеться облік усіх видів відпусток, що надаються працівнику під час роботи у даного роботодавця. Підставою для запису є накази про надання відпусток.

У розділі IX зазначаються соціальні пільги, на які працівник має право відповідно до законодавства.

У розділі «Додаткові відомості» вільні рядки можуть бути заповнені даними на розсуд роботодавця. Наприклад, записуються дані про учнів на очно-заочних (вечірніх), заочних, екстернатних відділеннях установ вищого та середнього професійного навчання(зазначаються найменування освітнього закладу, дати вступу до освітнього закладу та його закінчення) або про працюючого інваліда (на підставі довідки Медико-соціальної експертної комісії (далі – МСЕК), група інвалідності, ступінь втрати працездатності та дата її встановлення, висновок МСЕК про умови та характері праці).

Особисті картки звільнених співробітників формують у самостійну справу за абеткою. Перед здаванням справи до архіву всі картки мають бути оформлені відповідно до вимог Росархіву та зберігатися в архіві 75 років.

Вторинні облікові документипохідні, що базуються на вихідній інформації первинних облікових документів. Основні цілі створення цієї підгрупи документів:

Забезпечення повноти, достовірності та динамічності інформації у роботі з кадрами;

Забезпечення оперативного зберігання кадрових документів;

Забезпечує ефективний пошук кадрових документів.

Вторинні облікові документи включають: особисту картку працівника ( уніфіковані форми№Т-2, №Т-2ГС (МС), №Т-4), документацію з обліку робочого часу та розрахунків з персоналом та різноманітні реєстраційні форми облікових відомостей.

Реєстраційні форми проводяться для обліку кадрової документації.

Вирізняють такі види реєстраційних форм:

Реєстраційно-контрольні картки (РКК);

Реєстраційні журнали (книги);

Екранні форми (при використанні комп'ютерних технологій).

Форми деяких журналів та книг затверджуються офіційними органами. Наприклад, форму книги обліку руху трудових книжок та вкладишів до них затверджено Постановою Мінпраці Російської Федерації від 10 жовтня 2003 року №69 «Про затвердження інструкції щодо заповнення трудових книжок». Але більшість форм розробляються на власний розсуд роботодавцем.

У «Переліку типових управлінських документів, що утворюються в діяльності організацій, із зазначенням термінів зберігання» затверджений Росархівом від 6 жовтня 2000 року визначив такі основні облікові форми та терміни їх зберігання:

Номер статті	Вид документа	Термін зберігання документів<*>	Примітка
КАДРОВЕ ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ
Прийом, переміщення (переведення), звільнення працівників
	Книги, журнали, картки обліку:		Після звільнення
	а) прийому, переміщення (перекладу), звільнення працівників
	б) працівників, спрямованих у відрядження
	в) військовозобов'язаних
	г) відпусток
	буд) особових справ, особистих карток, трудових договорів (контрактів), трудових угод
	е) видачі трудових книжок та вкладишів до них
	ж) видачі довідок про заробітну плату, стаж, місце роботи
	з) видачі посвідчень про відрядження

З урахуванням специфіки організації праці на локальному рівні можуть бути створені також:

Журнал обліку сумісників;

Журнал обліку заохочень та стягнень;

Журнал реєстрації наказів про учбові відпустки, відпустки без збереження заробітної плати та інше;

Журнал обліку лікарняних листів та інше.

Відповідно до Наказу Головного архівного управління СРСР від 25 травня 1988 №33 «Державна система документаційного забезпечення управління. Основні положення. Загальні вимоги до документів та служб документаційного забезпечення» реєстрації підлягають усі документи, що вимагають обліку, виконання та використання в довідкових цілях (розпорядчі, планові, звітні, обліково-статистичні, бухгалтерські, фінансові та інші), як створювані та використовувані всередині організації, так і що направляються в інші організації; що надходять із вищих, підвідомчих та інших організацій та приватних осіб. Реєстрації підлягають як традиційні машинописні (рукописні) документи, так і створювані засобами обчислювальної техніки(машиночитані, машинограми) (пункт 3.2.1.2. Наказу Головного архівного управління СРСР від 25 травня 1988 року №33 «Державна система документаційного забезпечення управління. Основні положення. Загальні вимоги до документів та служб документаційного забезпечення»).

Там само пояснюється, що:

« реєстрація документів – це фіксація факту створення чи надходження документа шляхом проставлення на ньому індексу з наступним записом необхідних відомостей про документ у реєстраційних формах».

Індекс документа складається з порядкового номера в межах масиву документів, що реєструється, який, виходячи із завдань пошуку, доповнюється індексами за номенклатурою справ, класифікаторами кореспондентів, виконавців та інших.

В індексі документа дотримується наступна (або зворотна) послідовність його складових частин: порядковий реєстраційний номер, індекс за номенклатурою справ, індекс за класифікатором, що використовується. Складові частини індексу відокремлюються одна від одної косою межею.

Зверніть увагу!

Основне призначення обліку документів – це надання їм юридичної сили та дублювання інформації.

Дублювання інформації у формах обліку підвищує рівень її безпеки та полегшує пошук необхідних документів.

Облік документа з проставленням реєстраційного номера та дати реєстрації надає йому юридичної сили (силу доказу), що може бути важливим у разі виникнення трудового спору з працівником.

На основі аналізу положень про реєстрацію документів Наказу Мінкультури Російської Федерації від 8 листопада 2005 року № 536 «Про типову інструкцію з діловодства у федеральних органах виконавчої влади» можна рекомендувати наступні правилареєстрації та індексування документів:

1. Документи реєструються один раз: вступники – у день надходження, створювані – у день підписання або затвердження.

2. При передачі зареєстрованого документа з одного підрозділу до іншого він повторно не реєструється.

3. Реєстрація документів провадиться в межах груп, залежно від назви виду документа, автора та змісту документа (наприклад, окремо реєструються накази з основної діяльності, накази з особового складу, акти, пропозиції, заяви та інші).

4. Порядкові реєстраційні номери надаються документам у межах кожної групи, що реєструється.

5. Місце реєстрації документа закріплюється в інструкції з діловодства або в іншому локальному нормативному акті.

6. Встановлюється наступний обов'язковий склад реквізитів реєстрації: автор (кореспондент); найменування виду документа; дата документа, індекс документа (дата та індекс надходження документа для документів, що надходять), заголовок до тексту або його короткий зміст, резолюція (виконавець, зміст доручення, автор, дата), строк виконання документа, відмітка про виконання документа (короткий запис вирішення питання по суті, дата фактичного виконання та індекс документа-відповіді) та направлення його у справу №.

Примітка.

Відповідно до пункту 3.2.1.4. Наказу Головного архівного управління СРСР від 25 травня 1988 №33 «Державна система документаційного забезпечення управління. Основні положення. Загальні вимоги до документів та служб документаційного забезпечення» склад обов'язкових реквізитів у разі потреби може бути доповнений іншими реквізитами: виконавці, розписка виконавця в отриманні документа, хід виконання, додатки та інше. Порядок розташування реквізитів на реєстраційних формах та використання оборотної сторони реєстраційно-контрольних карток визначається роботодавцем самостійно.

Після заповнення останньої сторінки журналу (книги) обліку на його обкладинці ставиться дата закінчення та журнал, (книга) оформляється для здачі в архів. Для основних реєстраційних форм, як ми згадували, Росархів встановив терміни зберігання, інших термін зберігання роботодавець встановлює самостійно.

Група документації з обліку робочого часу та розрахунків з персоналом утворюється у процесі документування обліку робочого часу та розрахунку відповідної винагороди за працю.

Дана група документів складається з уніфікованих форм, затверджених Постановою Держкомстату Російської Федерації від 5 січня 2004 № 1 «Про затвердження уніфікованих форм первинної облікової документації з обліку праці та її оплати», розглянемо їх докладніше.

Відповідно до статті 91 ТК РФ робочий час – це час, протягом якого працівник відповідно до правил внутрішнього трудового розпорядку організації та умов трудового договору повинен виконувати трудові обов'язки, і навіть інші періоди часу, які відповідно до ТК РФ, іншими федеральними законами та іншими нормативними правовими актами Російської Федерації ставляться до робочого дня.

Законодавець покладає роботодавця обов'язок вести облік часу, фактично відпрацьованого кожним працівником.

Облік використання робочого часу необхідний у таких цілях:

· Забезпечення контролю за трудовою дисципліною, в частині використання робочого часу (своєчасної явки на роботу, виявлення тих, хто запізнився і не з'явився; контролю знаходження персоналу на робочих місцях у робочий час, а також фіксування своєчасного відходу працівників з роботи);

· Облік фактично відпрацьованого часу, часу простою, хвороби, відпусток та інших форм використання робочого часу, який є підставою для розрахунку оплати праці;

· Складання статистичної звітності з праці.

Для обліку часу, фактично відпрацьованого та (або) невідпрацьованого кожним працівником застосовуються: Табель обліку робочого часу та розрахунку оплати праці (форма №Т-12) та Табель обліку робочого часу (форма №Т-13).

Особливість оформлення даних документів обумовлена ​​тим, що є первинними обліковими документами, виходячи з яких ведется .

Відсутність оформлених відповідно до чинного законодавства документів з обліку робочого часу, а також відсутність у первинних облікових документах будь-якого з обов'язкових реквізитів може бути кваліфіковано як необґрунтоване включення витрат на оплату праці до складу витрат, що зменшують базу оподаткування, що призведе до залучення організації до відповідальності, встановленої частиною 3 Податкового кодексу Російської Федерації.

При веденні Табеля обліку використання робочого дня доцільно керуватися такими правилами:

· Облік використання робочого дня може проводитись по організації в цілому або окремо за структурними підрозділами;

· Включення працівника в Табель та виключення з нього проводиться на підставі відповідного наказу (розпорядження) роботодавця;

· Табель складається в одному примірнику, підписуються керівником структурного підрозділу, працівником кадрової служби та передаються до бухгалтерії.

· Відмітки в Табелі про причини неявки на роботу, роботу в режимі неповного робочого часу або за межами нормальної тривалості робочого часу з ініціативи працівника або роботодавця, скороченої тривалості робочого часу та інші провадяться лише на підставі належно оформлених документів. Такими документами є листки непрацездатності, довідки про виконання державних чи громадських обов'язків, письмове попередження про просте, заяву про сумісництво, письмову згоду працівника на понаднормову роботу у випадках, встановлених законодавством та інші документи.

При заповненні форм №Т-12 та №Т-13 застосовуються такі умовні позначення:

Відпустку, що частково оплачується, надається по догляду за дитиною

Відпустка без збереження заробітної плати, що надається працівнику з догляду за дитиною

Відпустка без збереження заробітної плати, надана працівникові за дозволом адміністрації

Відпустка без збереження заробітної плати у випадках, передбачених законодавством

Тимчасова непрацездатність (крім випадків, передбачених кодом «Т») та відпустки по догляду за хворими та по карантину, оформлені листками непрацездатності

Неоплачувана непрацездатність у випадках, передбачених законодавством (у зв'язку з побутовою травмою, доглядом за хворими та карантином, оформлені довідками лікувальних закладів тощо)

Годинник скорочення роботи робітником та службовцем проти встановленої тривалості робочого дня у випадках, передбачених законодавством

Простої не з вини працівника

Цілоденні невиходи із збереженням заробітної плати у випадках, передбачених законодавством (виконання державних чи громадських обов'язків, ліквідація надзвичайних ситуацій, усунення наслідків стихійного лиха)

Прогули (відсутності на робочому місці без поважних причинпротягом усього робочого дня (зміни), незалежно від його (її) тривалості, а також у разі відсутності на робочому місці без поважних причин понад чотири години поспіль протягом робочого дня (зміни)), адміністративний арешт за адміністративні правопорушення, перебування у медичному витверезнику, страйки, визнані незаконними, та інші неявки з неповажних причин)

Невідпрацьований годинник у зв'язку з роботою в режимі неповного робочого часу з ініціативи адміністрації

Вихідні дні (для щотижневого відпочинку) та святкові дні

Страйк (за умов та у порядку, передбаченому законом)

Неявки з нез'ясованих причин (до з'ясування обставин)

Докладніше з питаннями щодо оформлення первинних документів Ви можете ознайомитись у книзі авторів ЗАТ «BKR-ІНТЕРКОМ-АУДИТ» «Первинні документи».

Докладніше з питаннями, що стосуються кадрового діловодства, Ви можете ознайомитись у книзі авторів ЗАТ «BKR-ІНТЕРКОМ-АУДИТ» «Кадрове діловодство».

Кадрове діловодство компанії займається інспектор відділу кадрів, інакше кажучи, інспектор з кадрів або кадровик. Постановою Міністерства праці від 21 серпня 1998 року детально окреслено його повсякденні обов'язки. При цьому спеціалізований єдиний довідник з кваліфікації вказує близько 15 професій, що орієнтуються на посадову інструкцію кадровика. У ній чітко визначено межі взаємодії з кадрами, основні обов'язки, вимоги та функції, а також правила та порядок ведення документації. Незважаючи на те, що це є його головним і основним завданням, він може також брати участь у вирішенні інших завдань в управлінні співробітниками. Все залежить від тих вимог, які висуває фахівцю та чи інша організація, де він здійснює свою робочу діяльність.

Посадові вимоги до кадровика

Кадровиком можна назвати спеціаліста відділу кадрів, інспектора з кадрів, начальника відділу кадрів, а так само тією чи іншою мірою пов'язати ще десяток професій з цією назвою. Але незважаючи на загальну спрямованість у роботі з документами персоналу, є суттєві відмінності. Давайте розглянемо їх.

Вимоги до фахівця готелю кадрів

Посадова інструкція спеціаліста відділу кадрів розробляється начальником кадрової служби. А затверджується вже найвищим керівництвом організації. У ньому чітко прописуються посадові обов'язки, повноваження, функції спеціаліста, вказується внутрішній розпорядок організації. Фахівцем може стати особа, яка має достатню професійну підготовку, річний досвід роботи та наявність необхідної освіти.

Оскільки дана спеціальність передбачає доступ до конфіденційної інформації, співробітник несе відповідальність за свої дії. І в тому випадку, якщо його дії завдали шкоди компанії, він відповідатиме відповідно до чинного законодавства.

Спеціаліст відділу кадрів вирішує такі завдання:

• Оформлення документації під час прийому чи звільнення кадрів, переведення їх у інші штатні одиниці у відповідність із трудовим кодексом і наказом керівників.
• Облік роботи та зміна будь-яких даних співробітників усіх рівнів відповідно до документальних стандартів та внесення цих змін до баз даних персоналу.
• Збір даних щодо атестації чи підвищення рівня кваліфікації.
• Управління механізмом заохочення та покарання.
• Ведення особових справ працівників, збирання персональної інформації.
• Оформлення трудових книжок та договорів.
• Розробка графіка та моніторинг його виконання.
• Визначення відпускних періодів та моніторинг за їх виконанням.
• Веде документацію для архіву.

Вимоги до інспектора з кадрів

До посадових обов'язків входить:

• Ведення документації щодо прийняття та звільнення співробітників, зміни посад.
• Ведення особових справ персоналу, внесення змін та додаткових даних.
• Оформлення трудових книжок та їх зберігання.
• Робота з лікарняними, відпустками та виплатами допомоги. Моніторинг за їх дотриманням.
• Обробка документації для нарахування пенсії, трудових посібників та компенсацій.
• Внесення змін щодо даних про персонал до бази даних.
• Виявлення можливих проблему колективі та причин «плинності» кадрів.
• Робота із архівом.

З першого погляду відмінностей спеціальності «інспектор з кадрів» від професії «фахівець з кадрів» мало. Але вони є: на цю посаду може бути прийнята особа, яка має середню освіту. Трудовий стаж не є однією з основних вимог і може не враховуватися зовсім.

До обов'язків інспектора входить підбір кадрів на відкриті вакансії згідно з висунутими професійними вимогами.

Вимоги до начальника відділу кадрів

Обіймати керівну посаду можливо лише за наявності вищої освіти та досвіду роботи на подібній посаді не менше трьох років. На посаду начальника призначається людина за наказом найвищого керівника. Після цього він залишається підзвітним безпосередньо лише керівнику компанії. Його діяльність проходить суворо у межах внутрішнього статуту організації, трудового кодексу, громадянського правата інших нормативно-правових документівспираючись на посадову інструкцію.

Посадові обов'язки:

• Розробка та моніторинг дотримання кадрової політикиорганізації.
• Здійснення моніторингу за необхідністю поновлення робочого персоналу.
• Управління штатними одиницями відповідно до наявних повноважень.
• Проведення атестації та аналізу її підсумків.
• Удосконалення вже існуючих механізмів звільнення, прийому на роботу або пересування кадрів на інші посади.
• Вдосконалення системи взаємодії між кадрами.
• Контролює виконання співробітниками відділу кадрів своїх обов'язків.
• Моніторинг за виконанням нагород та заохочень.
• Здійснення заходів для встановлення трудової дисципліни, підвищення рівня мотивації працівників до їхньої безпосередньої робочої діяльності.

Керівник відділу кадрів готує та займається перевіркою службової інформації, яка призначена вищому керівництву. Також, у його компетенції проведення консультацій у відповідність до направленням своєї посади. Про високому рівніПідготовка начальника відділу кадрів говорить його знання нормативно-правових документів РФ, різних методик для оцінки роботи персоналу, розуміння структури організації, знання вимог щодо заповнення та оформлення документації, існуючих трудових нормативів. Інструкція, в якій прописані всі посадові обов'язки начальника відділу кадрів, інспектора та спеціаліста у роботі з кадрами, складається за зразком для кожної категорії. І підписується у процесі оформлення на роботу.

Для того щоб влаштуватися на посаду кадровика необхідно:

• Надати все необхідні документи, в залежності від обраної посади, включаючи: диплом про наявність необхідної освіти, документи, що підтверджують трудовий стаж та інше.
• Заповнена заява на зразок.

Згідно загальному зразкупосадовій інструкції, кадровик належить до фахівців. Його призначення чи звільнення з посади відбувається на підставу наказу генірального директора організації за поданням безпосереднього начальника.

Раніше у статті нами були розглянуті вимоги, які пред'являються претендентам на кожну можливу посаду. Залежно від категорії (інспектор, фахівець чи начальник), прийому працювати безпосередній начальник стежить їх відповідністю.

У тому випадку, якщо кадровик тимчасово не може виконувати свої обов'язки, то вони будуть виконуватися замісником.

Кадровик повинен знати наступне:

• Правові та законодавчі документи, що стосуються трудового процесу, процесу ведення та управління особовими справами співробітників, оформлення пенсій, ведення трудових книжок та укладання трудових договорів.
• Структуру підприємства міста і методи взаємодії персоналу всередині неї.
• Чинне трудове законодавство.
• Правила роботи з кадрами та підготовки звітності.
• Правила ведення персональних даних працівників.
• Порядок ведення пенсій, відпусток, нарахування пільг, компенсацій та ін.

У відповідність до законодавства, Положення про відділ кадрів безпосередньої самої організації, її статутами, внутрішнім розпорядком, наказами керівництва та посадової інструкції, здійснюється діяльність кадровика.

Відповідно до існуючих та встановлених основних обов'язків та прав, прописаних у Постанову Міністерства праці від 21 серпня 1998 року, в організації складається посадова інструкція для займаних посад. У ній можуть бути внесені додаткові пункти про переробку або умови відпустки, графік, Додаткові вимогита інші важливі умови.

Розробкою інструкції займається вище керівництво організації, його заступники чи безпосередні начальники кадровиків. У процесі вона узгоджується з юристами, підписується та набирає чинності.

Ось приклад зразка посадової інструкції, на основі якого в організації може бути складений свій варіант:

Як видно з інструкції, кадровий фахівець повинен не лише займатися підбором та розстановкою працівників, а й іншими видами діяльності.

Не менш важливим пунктом, який необхідно вказувати в інструкції, є права працівника.

І не менш важливим розділом є відповідальність фахівця, оскільки він веде роботу посередньо з особистими справами та має конфіденційну інформацію.

Права спеціаліста відділу кадрів

При складанні інструкції це важливий пункт, який категорично не можна опускати. Не дивлячись на те, що узгодження складеної посадової інструкції з представницькими органами захисту персоналу не передбачено законодавством РФ, твердження зазвичай проходить з юридичним відділомщоб уникнути порушення прав співробітників.

Кадровик має такі права:

• Знайомитись з існуючою документацією та рішеннями керівників компанії, що стосуються безпосередньо його діяльності.
• Мати доступ до інформації, яка потрібна на виконання його трудових обов'язків.
• Висувати пропозиції щодо поліпшення роботи та умов, безпосередньо пов'язаних з виконанням його діяльності.
• Одержувати повною мірою якісну організацію технічних та інформативних умов виконання обов'язків.

Відповідальність спеціаліста відділу кадрів

Кадровик несе відповідальність у відповідність до законодавства Росії за порушення своїх прямих обов'язків:

• У разі невиконання або неякісного виконання своїх безпосередніх обов'язків.
• У разі порушення інструкцій та розпоряджень організації, трудового розпорядку та належної дисципліни.
• У разі порушення комерційної таємниці чи розголошення особистих даних персоналу.

Керівник компанії або начальник відділу кадрів, завданням якого є регулювання діяльності відділу кадрів, може бути притягнутий до відповідальності і за:

• Відсутність оформлених договорів із співробітниками.
• Відсутність особових справ.
• Відсутність складеного графіка відпусток.
• Відсутність документації з охорони праці.

Особливості професії, з якими стикається кадровик

Кадровик, незважаючи на великий перелік своїх обов'язків, насамперед займається веденням документації в тій чи іншій організації. Це накази, трудові договори, положення, заяви працівників, ведення військового обліку, пенсійного, пільгового тощо.

З якими особливостями стикається фахівець, який обіймає цю посаду?

До позитивних можна віднести:

• Режим праці. У поодиноких випадках можуть виникнути переробки. Здебільшого, це стандартний графік із фіксованими звичними вихідними (суботою та воскресінням), а також неробочими днями у державні свята. Найчастіше робота з 9:00 до 18:00, що включає перерву на обід.
• Стабільний соціальний пакет, що включає всі необхідні виплати.

У маленьких організаціях можуть бути порушені права співробітників, відсутній соцпакет або офіційне оформлення. Тому, при влаштуванні на роботу, віддавати перевагу потрібно лише перевіреним компаніям, які дбають про своїх працівників.

• Паперова робота без особливої ​​рухливості.
• Можливість кар'єрного ростута високої заробітної плати.
• Робота в офісі.

До негативних слід зарахувати такі:

• Крім безпосередніх обов'язків, великий обсяг додаткових, не завжди безпосередньо пов'язаних із спеціальністю.
• Знаходження між співробітниками та начальством. Це може бути мінусом у разі, коли доводиться вирішувати негативні ситуації.
• Для когось паперова робота в офісі видасться мінусом.
• Монотонність.
• Можлива поява розбіжностей у роботі з бухгалтерією.
• Відповідальність у разі непорядності прийнятого працівника.

Співробітник відділу кадрів постійно стикається з новими людьми, і повинен мати комунікативні навички, вміти організовувати людей і свою роботу, бути доброзичливими і при цьому володіти сучасними способами оцінки персоналу. Він повинен мати навички взаєморозуміння, і засновувати свою роботу на взаємній співпраці. До того ж, у своїй діяльності кадровик постійно стикається із взаємодіями із сторонніми організаціями. Такими, як Пенсійний Фонд, Державна інспекція праці та іншими).

Компетенція фахівця даної галузі також залежить від його вміння користуватися технікою та засобами автоматизації.

Висновок

Підбиваючи підсумки, можна сказати, що професія кадровика — значуща і важлива у сформованому. сучасному світі. Він займається як підбором персоналу для компанії, а й великим обсягом документації. Здебільшого ця робота пов'язана саме з нею: ведення архіву, особистих справ, документальне оформлення прийому, звільнення та пересування на інші посади співробітників, військовий облік, оформлення пенсії, відпусток та графіків. Ця професія підійде тим, кому до вподоби неактивна робота в затишному офісі.

Незважаючи на це, посада спеціаліста у відділі кадрів має на увазі такі навички: комунікабельність, доброзичливість, наявність організаторських здібностей, гарне знання законодавства, яке тією чи іншою мірою стосується трудового діловодства.

У відділі кадрів також є вибір вакансій: інспектор, спеціаліст та начальник. Кожна передбачає свій рівень певних навичок та якостей. Наприклад, начальником може стати лише претендент, який має вищу освіту і має стаж роботи на подібній посаді. Без досвіду можна стати інспектором, а далі просуватися кар'єрними сходами.

Як і будь-який інший спеціальності, для кадровика існує встановлений зразок посадової інструкції, на підставу якої різні організації затверджують свої. При цьому в них зазначаються додаткові умови в залежності від детальності компанії, вимоги до професії та зобов'язання. Також в них прописані всі права працівника, відповідальність і умови співпраці.

У даному відео ви можете ознайомитися з особливостями професії кадрового фахівця, і, можливо, дізнатися про щось нове, що не було розглянуто в статті:

ОБОВ'ЯЗКОВІ ЛОКАЛЬНІ НОРМАТИВНІ АКТИ

Насамперед слід згадати у тому, що чинний Трудовий кодекс Російської Федерації (далі - ТК РФ) вимагає, щоб у організації створили низку локальних (тобто. місцевих) нормативних документів.

Обов'язковими локальними нормативними актами є:

• Правила внутрішнього трудового розпорядку (ПВТР).
• Положення (або інструкція) захисту персональних даних працівника.
• Інструкція з техніки безпеки.
• Штатний розклад (уніфікована форма Т-3).

Усі ці документи діють до заміни на нові.

• Графік відпусток (уніфікована форма Т-7), відповідно до статті 123 ТК, складається щорічно, не пізніше ніж за два тижні до настання календарного рокуі є документом, обов'язковим як роботодавця, так працівника (крім пільгових категорій працівників).
• Графік змінності необхідний тих організаціях, де застосовується змінна робота.
• Положення про нормування праці та положення про норми виробітку повинні складатися в тих організаціях, де використовується відрядна форма оплати праці працівників.

ФАКУЛЬТАТИВНІ ЛОКАЛЬНІ НОРМАТИВНІ АКТИ

Крім перелічених документів, організація, на власний розсуд, може створювати та інші документи - факультативні локальні нормативні акти. Зокрема, це може бути:

• положення про структурні підрозділи, які затверджуються директором організації;
• посадові інструкції для службовців та трудові (або робітники) інструкції для робітників;
• інструкція з кадрового діловодства - дуже корисний інструментдля співробітника, що виконує функції кадровика, оскільки суттєво полегшує його взаємодію з лінійними та функціональними менеджерами;
• альбом форм документів з обліку кадрів;
• положення про атестацію – якщо в організації проводиться періодична атестація або атестація за результатами випробування;
• положення про персонал;
• колективний договір.

Усі ці документи також діють до заміни на нові.

ДОКУМЕНТИ, ЩО ОФОРМЛЯЮТЬ ВІДНОСИНИ З РОБОТНИКАМИ І ЗМІСТНІ ІНФОРМАЦІЮ ПРО НИХ

До таких документів належать:

• насамперед - це трудовий договір, який оформляється, згідно зі статтями 57 і 67 ТК РФ, в письмовій формі, у двох примірниках. Один екземпляр трудового договору видається працівнику під розписку, а другий зберігається у роботодавця - або в особі справи працівника, або у справі «Трудові договори з працівниками»;
• далі кожного працівника заводиться особиста картка (уніфікована форма Т-2). Особисті картки можна зберігати лише окремій справі;
• особисті справи працівників не обов'язкові, але оскільки це дуже зручне досьє кожного співробітника, більшість кадровиків їх оформляє. Повторимо, що вести особисті справи ми зобов'язані, але якщо таке рішення прийнято, необхідно вести їх за суворими правилами, передбачених оформлення особових справ. Втім, можна просто оформляти файли чи папки кожного працівника для зручності кадровика. У цих папках зберігаються копії всіх документів, пов'язаних із конкретними працівниками;
• трудові книжки працівників є документами суворого обліку та звітності, тому мають зберігатися у сейфі, постійно замкненим на ключ. Оформляються трудові книжки в точній і суворій відповідності до Правил ведення та зберігання трудових книжок, виготовлення бланків трудової книжки та забезпечення ними роботодавців, затвердженими постановою Уряду РФ від 16.04.2003 № 225, та Інструкцією щодо заповнення трудових книжок, затвердженої постановою Мінпраці. 2003. №69.

НАКАЗИ ПО КАДРАМ

Співробітник, відповідальний за ведення кадрового діловодства, зобов'язаний готувати проекти наказів з кадрів та організовувати їх візування відповідними посадовими особами та підписання керівником організації. Кадрові накази повинні зберігатися та реєструватися окремо від наказів з особового складу. До них належать накази, для яких Держкомстатом розроблено уніфіковані форми:

• про прийом працівника працювати - форма Т-1;
• про прийом працівників працювати - форма Т-1а;
• про переведення працівника на іншу роботу – форма Т-5;
• Про переведення працівників на іншу роботу – форма Т-5а;
• про надання відпустки працівнику – форма Т-6;
• про надання відпустки працівникам – форма Т-6а;
• про припинення (розірвання) трудового договору з працівником (звільнення) – форма Т-8;
• про припинення (розірвання) трудового договору з працівниками (звільнення) – форма Т-8а;
• про направлення працівника у відрядження – форма Т-9;
• про направлення працівників у відрядження – форма Т-9а;
• про заохочення працівника – форма Т-11;
• про заохочення працівників – форма Т-11а.

Крім цих наказів, кадровикам доводиться складати у довільній формі (або створювати для них свої власні уніфіковані форми) такі види наказів:

• про суміщення посад (професій);
• про заміщення тимчасово відсутнього працівника без звільнення з основних обов'язків;
• про покладання стягнень;
• про дострокове зняття стягнень;
• про зміну персональних даних працівника;
• про присвоєння розряду;
• про залучення до понаднормовим роботам;
• про залучення до роботи у вихідні (святкові) дні;
• про чергування;
• про встановлення чи зняття персональних надбавок;
• про зміну режиму роботи.

НАКАЗИ З ОСНОВНОЇ ДІЯЛЬНОСТІ ТА ІНШІ ДОКУМЕНТИ

Особливо хотілося б сказати про те, що кадровикам доводиться готувати і низку наказів щодо основної діяльності. Зрозуміло, реєструватися і зберігатися ці накази будуть разом з іншими наказами цієї категорії, але їхня підготовка та подальша робота з ними входить до функцій кадровика. Це, зокрема, накази:

• про затвердження штатного розкладу;
• про внесення змін до штатного розкладу;
• про внесення змін (доповнень) до графіка відпусток;
• про внесення змін (доповнень) до локальних нормативних актів;
• про анулювання неправомірно чи помилково виданих наказів з особового складу та інших.

Ми вже назвали деякі уніфіковані форми з обліку кадрів, які мають бути у кожній організації. (Зазначимо, що у статті, адресованій читачам, які займаються кадровою роботою, ми розглядаємо документи з праці. Це тема для розмови із бухгалтерами). Однак, крім них, будь-який кадровик має вміти оформляти

• посвідчення про відрядження - форма Т-10;
• службове завдання- Форма Т-10а;
• записку-розрахунок про надання відпустки працівнику – форма Т-60 (лицьову сторону);
• записку-розрахунок при припиненні (розірванні) трудового договору з працівником (звільнення) – форма Т-61 (лицьову сторону);
• акт про прийом робіт, виконаних за трудовим договором, укладеним на час виконання певної роботи - форма Т-73 (цей вид строкового трудового договору зустрічається вкрай рідко, тому навіть досвідченим кадровикам, які мають багаторічний стаж роботи, часто не доводилося стикатися з формою Т-73 ).

РЕЄСТРАЦІЯ ДОКУМЕНТІВ

В наш час існують три способи реєстрації:

• найпростіший – у журналах;
• більш досконалий – за допомогою картотеки;
• та найбільш досконалий, зручний, швидкий – за допомогою відповідних комп'ютерних програм.

Секретарі вільні обирати найбільш прийнятний їм у кожному конкретному випадку спосіб реєстрації документів, що стосуються основний діяльності фірми. А ось реєстрація кадрових документів може проводитися лише з використанням журналів. У разі виникнення трудового спору комп'ютерну реєстрацію суду або державна інспекціяпраці можуть визнати. Адже необхідно довести, що той чи інший документ було створено дійсно того дня, який вказаний у реквізиті «дата»! Від цього залежить результат справи.

Отже, які ж журнали реєстрації кадрових документів обов'язково мають бути в організації:

• Журнал реєстрації трудових договорів (які можна реєструвати як накази – протягом календарного року, з нового року починаючи нумерацію заново. А можна так, як реєструються, наприклад, штатні розклади- за період діяльності організації, тобто. з самого першого трудового договору, укладеного колись з першим працівником, і до останнього, який колись буде укладено, мабуть, незадовго до ліквідації фірми);
• журнал реєстрації особистих карток (Т-2);
• журнал реєстрації особових справ працівників (якщо вони ведуться);
• журнали реєстрації наказів (кількість журналів визначається залежно від розмірів кадрового документообігу. Усі кадрові накази можуть реєструватися у одному чи кількох журналах — до того, що з реєстрації різних видів наказів можуть використовуватися різні журнали);
• журнал реєстрації актів (про відмови від ознайомлення з документами, про прогули, про порушення правил внутрішнього трудового розпорядку тощо);
• книга обліку руху трудових книжок та вкладишів до них (зберігається, як і трудові книжки, у сейфі).

На факультативній основі (але це дуже корисно з точки зору доведення) ведуться журнали реєстрації заяв працівників, доповідних та пояснювальних записок, пов'язаних із кадровою роботою.

Книги обліку потрібні, щоб фіксувати:

• Понаднормові роботи;
• використані та невикористані дні щорічної оплачуваної відпустки
• надані працівникам відгули тощо.

Картотека попереджень

У багатьох випадках Трудовий кодекс вимагає, щоб працівники були вчасно попереджені про настання певних подій. Тому вкрай корисно вести картотеку попереджень (паперову або в електронному вигляді) про ці події:

• закінчення терміну випробування (звільнення працівників, які не витримали випробування, можливе лише у випадку, якщо вони були про це попереджені в письмовій формі із зазначенням причин не менше ніж за три дні - стаття 71 ТК РФ);
• закінчення терміну трудового договору (також необхідно попередити працівника в письмовій формі не менш як за три дні до звільнення - стаття 79 ТК РФ);
• щорічних оплачуваних відпусток (про час початку відпустки працівник повинен бути повідомлений не пізніше ніж за два тижні до його початку - стаття 123 ТК РФ);
• Крім цього, можна зробити «нагадувачки» і про будь-які інші події (дні народження співробітників тощо) для зручності роботи.