Чи знаєте ви, як правильно вказати можна, звичайно, без проблем знайти на різноманітних професійних форумах бухгалтерів чи фахівців з кадрової роботи. Але копіювання чужого досвіду який завжди виправдано.
У нормативних актах немає списку службової потреби. Проте формулювати причину, через яку співробітник вирушає в дорогу, варто таким чином, щоб проїзні та добові витрати можна було відобразити в обліку для зниження оподатковуваного прибутку.
Для цього важливо врахувати низку моментів.
Яких саме?
Практикуючі бухгалтери легко наводять різні прикладицілей відрядження та вказують на наступне:
- Ділова подорож співробітника повинна очевидним чином відповідати інтересам компанії. Мета відрядження формулюється так, щоб було ясно: «подорож» вигідна для фірми, прямо чи опосередковано сприяє тому, щоб підприємство заробляло прибуток, нарощувало обсяги діяльності, підвищувало якість товарів та послуг. Працівника організації не можна відправити у відрядження, поставивши перед ним завдання відпочити, відновити сили або вилікуватися. Для цього передбачені відпустки – щорічні або за станом здоров'я.
- Мета відрядження не повинна суперечити посадової інструкціїпрацівника. Так, бухгалтера не можна відправити у ділову поїздку для переговорів із клієнтами. А комерційний директор фірми не може бути відряджений до іншого міста з метою «перевезення співробітників».
- Причина, через яку відбувається ділова поїздка, має відповідати терміну «подорожі» та його маршруту. Якщо метою відрядження є, наприклад, участь у виставці, працівник організації зобов'язаний "рушити" у зворотному напрямку протягом доби після закінчення заходу.
- Вкрай обережно слід поставитися до обґрунтування поїздок зі службової потреби у вихідні. Якщо співробітник компанії вирушає в інше місто, наприклад, для проведення переговорів у понеділок, а час колії становить один день, то виїхати можна не раніше як у суботу. А якщо ні, то вартість квитків або ПММ не можна буде віднести до витрат.
- Краще уникати загальних формулювань. Важливо вказати, навіщо саме співробітник організації вирушає працювати поза місцем постійної служби. Інакше у контролерів можуть виникнути сумніви щодо правомірності віднесення витрат на відрядженнядо податкового обліку.
- Ціль поїздки слід формулювати так, щоб можна було зробити однозначний висновок про те, виконано або не виконано призначене завдання. Після поїздки співробітник повинен буде подати звіт про результати, додати до нього документи, що підтверджують виконання поставленого завдання. До речі, можлива ситуація, коли мета відрядження не досягається. У цьому випадку роботодавець вимагає у співробітника «пояснювальну» із зазначенням причин, чому не вдалося виконати службове завдання. За наявності цього документа витрати на поїздку можна ухвалити до податкового обліку.
- Якщо мета відрядження об'ємна, складається з кількох завдань, важливо прописати окремі завдання поїздки, виконання кожної з яких також потрібно підтвердити.
- Якщо робота спеціаліста носить роз'їзний характер та переміщення в інший населений пунктпов'язане з виконанням повсякденних справ, то така «подорож», згідно з Трудовим кодексом, не визнається відрядженням взагалі.
Чи будь-яких співробітників можна посилати до ділових поїздок?
Це має таке ж важливе значення, як і питання про те, як визначити мету відрядження. коли роботодавець був оштрафований за те, що направив до іншого міста працівника, якого не можна було надсилати в поїздку, не поодинокі.
Перш ніж відрядити співробітника в інше місто чи країну, важливо врахувати те, що:
- Категорично заборонено «споряджати в дорогу» вагітних жінок та неповнолітніх працівників (крім кадрів, зайнятих у сфері творчості).
- Співробітник, що направляється в ділову поїздку, повинен перебувати в трудових відносинахз роботодавцем. На момент відправлення вже має бути укладено договір найму, оформлений відповідно до чинних законів.
- Є категорії громадян, які мають право відмовитись від відряджень. Відправляти їх в інше місто або країну за службовою потребою можна лише за наявності їх письмової згоди.
До таких осіб належать:
- Мами дітей віком до 3 років.
- Батьки чи опікуни інвалідів до 18 років.
- Громадяни, які доглядають хворих членів сім'ї, відповідно до медичного висновку.
- Матері та батьки, які виховують дітей віком до 5 років без подружжя.
У яких документах пишуть мету відрядження?
До 2015 року поїздка співробітника оформлювалася:
- Наказ.
- Службовим завданням.
- Посвідченням відрядження.
- Звітом.
Нині всі показники «подорожі» зазначаються у наказі. Уніфіковані форми «службового завдання», «посвідчення на відрядження» і «звіту» скасовані.
Для підтвердження факту поїздки та виконання наказу є: квитки, чеки на звіти, пояснювальні записки, протоколи переговорів, сертифікати про проходження навчання, укладені договори, описи.
Зі складу та змісту цих документів має бути видно, чи досягнуто зазначеної мети відрядження.
Розглянемо, як визначаються завдання ділових поїздок до різних категорій співробітників.
Директор
Робота перших осіб підприємств часто пов'язана із «подорожами».
Відрядження директора фірми, як правило, оформляється не наказом, а розпорядженням, що містить фразу: «Убуваю у відрядження з метою…».
Керівник компанії може вирушити у ділову поїздку, зокрема для завоювання нових ринків збуту, пошуку клієнтів, укладання контрактів на постачання продукції. Як у цьому випадку звучатиме мета відрядження директора? Приклади:
- проведення переговорів та укладання контракту з ТОВ «Фірма»;
- проведення переговорів із учасниками конференції «Товари майбутнього» у м. Н-ську «___»________ 20__ р.;
- демонстрація зразків продукту "Предмет-1" компанії ТОВ "Великий замовник";
- для компанії АТ "Гарний клієнт".
Перша особа фірми може також поїхати в інше місто або країну, щоб зустрітися з клієнтами підприємства, що вже діють. Для цього випадку фахівці з кадрової роботи вже придумали, як писати мету відрядження посвідчення про відрядження. Приклади:
- обговорення умов договору на постачання виробничого обладнанняТОВ "Наш друг";
- погодження з АТ "Концерн" плану закупівлі на 2-ге півріччя ____ року.
Директори компаній час від часу направляються до інших міст чи країн для «відкриття нової філії компанії». Таке формулювання бажаного результату допустиме й у документах. Однак у цьому випадку варто позначити й відрядження. Приклад:
«Відбуваю у м. Н-ск для організації роботи нового структурного підрозділу.
- Вивчення цільового ринку.
- Тестування та прийом на роботу співробітника на посаду керуючого філією.
- Погодження з керівником філії планів робіт на ___ рік».
Також глава невеликої компаніїЯк і фахівець може вирушити в інше місто або країну для того, щоб придбати нове обладнання, укласти договори на постачання сировини, матеріалів, комплектуючих, обговорити умови співпраці з постачальниками. І тут у документах також слід коректно вказати мету відрядження директора. Приклади:
- проведення переговорів із ТОВ «Партнер» щодо закупівлі партії товару «Річ»;
- укладання договору на придбання виробів ТОВ «Помічник»;
- придбання обладнання «Верстат»;
- дослідження зразків товару "Штука" від ТОВ "Виробник".
Як ще може бути сформульована мета ділової поїздки першої особи компанії? Приклади:
- навчання персоналу;
- участь у виставці, семінарі, конференції» (відвідування заходів, пов'язаних із фінансово-господарською діяльністю підприємства);
- підвищення професійного рівня;
- освоєння нових технологій;
- перевірка якості роботи підрозділу.
Менеджер з продажу
У підрозділах, зайнятих реалізацією товарів та послуг, цілі поїздок за службовою потребою, як правило, прописуються дуже докладно. Співробітники отримують докладні інструкціїв письмовій формі, із зазначенням, які завдання мають бути виконані та які кількісні показникидосягнуто.
Спочатку ставиться основна мета відрядження менеджера з продажу. Приклади:
- збільшення обсягів реалізації у регіоні;
- вивчення ринку збуту;
- переговори із потенційними клієнтами.
"Велике" службове завдання ділиться на етапи, за підсумками проходження кожного з яких співробітник складає письмовий звіт. Перед менеджером із продажу часто ставляться такі «підцілі»:
- нанести візити діючим клієнтам згідно з графіком відвідувань;
- відвідати потенційних замовників відповідно до плану зустрічей;
- зібрати інформацію щодо нового ринку для відділу маркетингу;
- відвідати торгові точкиконкурентів, провести порівняльний аналіз.
Інженери, виробничий персонал
Ділові поїздки цих категорій співробітників мають тривалий характер, оскільки зазвичай пов'язані із забезпеченням ефективної роботиверстатів, автоматичних ліній, Роботи.
Для інженерів і робітників теж дуже важливо коректно сформулювати мету відрядження у посвідченні про відрядження. Приклади:
- встановлення, налагодження обладнання;
- навчання відповідальних співробітників роботі з виробничою лінією;
- перевірка, тестування роботи верстатів;
- гарантійний ремонт, сервісне обслуговуванняапаратів, поставлених згідно з Контрактом №___ від «___»__________ р.;
- регламентні роботи; профілактика обладнання.
Багато інженерів вирушають у ділові поїздки для спілкування з колегами та отримання нових практичних знань. Це дуже поширена мета відрядження. Приклад:
- обмін досвідом із розробниками апаратів «Потужні».
Бухгалтер
Головні бухгалтери виїжджають до інших міст для перевірки якості роботи облікових фахівців, навчання співробітників, збору інформації, підбиття підсумків фінансово-господарської діяльності фірми.
Рядовий рахівник може вирушити в дорогу, щоб підвищити свою кваліфікацію, обмінятися досвідом з колегами,
Як може бути сформульована мета відрядження бухгалтера? Приклад:
- проведення внутрішнього правильності відображення у бухгалтерському обліку фінансово-господарських операцій філії.
Допустима і будь-яка інша, відповідна посадовій інструкції рахівника, мета відрядження. Приклад:
- відвідування для приймання справ.
Працівники сільськогосподарської галузі
Фермери, агрономи, механізатори, тваринники, пташники стикаються з необхідністю їздити у відрядження, мабуть набагато частіше, ніж «міські» фахівці. Працюючи в сільскої місцевості, вони повинні завжди бути у зв'язку з «цивілізацією»: закуповувати насіння, корми для тварин, відвідувати виставки досягнень народного господарства, знайомитися з новими технологіями та, нарешті, реалізовувати продукцію підприємствам міста та приватним особам, відвідувачам ринків.
Відповідно до завдань конкретної поїздки формулюється мета відрядження сільгосппрацівників. Приклади:
- закупівля добрив;
- отримання документації, що дозволяє;
- подання інвестиційного проекту на спеціалізованій виставці;
- участь у конференції фермерів, обмін досвідом;
- придбання спецтехніки;
- реалізація продукції на міському ярмарку;
- доставка партії товарів заводу АТ "Замовник".
Водій
Від конкретного завдання залежить, як писати у наказі мету відрядження. Приклади для водія:
- доставка товарів до компанії ТОВ «Наш клієнт» (адреса);
- перевезення комерційного директора;
- Доставка ТМЦ, отримання накладних.
Як ще може «виглядати» мета відрядження водія? Приклади:
- придбання запчастин для ремонту автомобіля;
- планова діагностика автомашини;
- доставка оригіналів документації з угоди.
Науковий співробітник
Вчені, дослідники, експерти, теоретики різних галузей, викладачі середніх та вищих навчальних закладіввиїжджають у відрядження з метою участі у конференціях та конкурсах, обміну досвідом, вивчення унікальних джерел, відвідування спеціалізованих виставок та музеїв, участі у археологічних розкопках.
Як може бути сформульована мета відрядження? Приклад:
- Збір інформації для наукової роботина тему (назва).
- Вивчення оригіналів документації.
Висновок
Не обов'язково користуватися стандартними «термінами», у яких зазвичай описують мета відрядження. Приклади лише полегшують процес вибору «відповідних» слів. Досвід багатьох співробітників доводить, що формулювання завдання може бути вільним.
Практикуючі бухгалтери легко наводять різні приклади цілей відрядження та вказують на таке:
- Ділова подорож співробітника повинна очевидним чином відповідати інтересам компанії. Мета відрядження формулюється так, щоб було ясно: «подорож» вигідна для фірми, прямо чи опосередковано сприяє тому, щоб підприємство заробляло прибуток, нарощувало обсяги діяльності, підвищувало якість товарів та послуг. Працівника організації не можна відправити у відрядження, поставивши перед ним завдання відпочити, відновити сили або вилікуватися. Для цього передбачено відпустки – щорічні або за станом здоров'я.
- Мета відрядження має суперечити посадової інструкції працівника. Так, бухгалтера не можна відправити у ділову поїздку для переговорів із клієнтами. А комерційний директор фірми не може бути відряджений до іншого міста з метою «перевезення співробітників».
- Причина, через яку відбувається ділова поїздка, має відповідати терміну «подорожі» та його маршруту. Якщо метою відрядження є, наприклад, участь у виставці, працівник організації зобов'язаний "рушити" у зворотному напрямку протягом доби після закінчення заходу.
- Вкрай обережно слід поставитися до обґрунтування поїздок зі службової потреби у вихідні. Якщо співробітник компанії вирушає в інше місто, наприклад, для проведення переговорів у понеділок, а час колії становить один день, то виїхати можна не раніше як у суботу. А якщо ні, то вартість квитків або ПММ не можна буде віднести до витрат.
- Краще уникати загальних формулювань. Важливо вказати, навіщо саме співробітник організації вирушає працювати поза місцем постійної служби. Інакше у контролерів можуть виникнути сумніви щодо правомірності віднесення витрат на відрядження до податкового обліку.
- Ціль поїздки слід формулювати так, щоб можна було зробити однозначний висновок про те, виконано або не виконано призначене завдання. Після поїздки співробітник повинен буде подати звіт про результати, додати до нього документи, що підтверджують виконання поставленого завдання. До речі, можлива ситуація, коли мета відрядження не досягається. У цьому випадку роботодавець вимагає у співробітника «пояснювальну» із зазначенням причин, чому не вдалося виконати службове завдання. За наявності цього документа витрати на поїздку можна ухвалити до податкового обліку.
- Якщо мета відрядження об'ємна, складається з кількох завдань, важливо прописати окремі завдання поїздки, виконання кожної з яких також потрібно підтвердити.
- Якщо робота спеціаліста носить роз'їзний характер і переміщення до іншого населеного пункту пов'язане з виконанням повсякденних справ, то така «подорож», згідно з Трудовим кодексом, не визнається відрядженням взагалі.
Цілі поїздок
Відправити в робочу поїздку можна тільки ту людину, яка підписувала договір із підприємством та має трудові з ними зобов'язання. Пов'язано це з тим, що людина навіть у відрядженні має отримувати свою заробітну плату, Це обов'язок фірми. Тобто будь-який співробітник, який перебуває в штаті компанії, може бути відправлений у відрядження за потреби.
Роботодавцю завжди потрібно пам'ятати, що деякі співробітники не можуть бути направлені в ділову поїздку згідно з трудовим кодексом:
- Вагітні жінки;
- Ті працівники, які підписували із підприємством учнівський договір;
- Особи, яким ще не виповнилося 18 років;
- Співробітники, які беруть участь у виборах та балотуються на якусь посаду.
Деякі співробітники мають право відмовитися від поїздки. Таке право поширюється на такі категорії громадян:
- Матері, які мають дітей до 3 років;
- Громадяни, які поодинці виховують дітей віком до п'яти років;
- Співробітники, у яких є діти-інваліди або родичі, які потребують догляду;
- Працівники-інваліди чи люди, які працюють на особливих умовах.
Поїздки з корпоративним завданням можуть класифікуватись залежно від різних характеристик. Так, за територіальною ознакою виділяють поїздки територією Російської Федераціїта в іноземні держави. За термінами відрядження виділяють короткострокові та довгострокові. За складом командованих – групові та одиночні. Також можуть бути планові та позапланові відрядження.
На сьогоднішній день у законодавстві немає чітких вказівок щодо термінів поїздки. Ані мінімальних, ані максимальних обмежень немає. Керівництво організації самостійно визначає складність поставленого завдання та час, який потрібний для її виконання. Раніше існували обмеження. Вважалося, що максимальна тривалість відрядження не може перевищувати сорок днів. У будівництві максимальний поріг відрядження сягав року.
Гарантії співробітнику не залежить від мети відрядження, прикладів може бути маса. Але за будь-якого з них роботодавець несе деякі зобов'язання перед співробітником. Співробітнику, якого направляють у відрядження, надаються такі гарантії:
- збереження посади, робочого місця, середньоденної заробітної плати;
- оплата вихідних днів, проведених у відрядженні, з подвоєною тарифікацією;
- відшкодування витрат, які можуть виникнути у відрядженні по Росії та закордоном, у тому числі оформлення закордонного паспорта, отримання візи, митні зборита інші збори.
Всі ці гарантії прописані в трудове законодавствота підлягають обов'язковому виконанню з боку роботодавця.
Службові цілі відображені у чинній Постанові Уряду РФ № 749.
Документальною підставою поїздки є розпорядження керівника у вигляді оформленої службової записки.
Прикладами цілей відрядження директора за кордон та в межах країни можуть бути:
- старт нового проекту, проведення переговорів із підрядниками та іншими контрагентами, укладання з ними довгострокових угод про співпрацю;
- проведення ревізійної перевірки філії при виявленні серйозних порушень під час перевірок контролюючих державних органіву підрозділів підприємства, що у іншому місті чи регіоні. Для цього потрібна присутність керівника з врегулювання всіх спірних питань;
- пошук нових можливостей для розвитку бізнесу, проведення зустрічей з потенційними партнерами підприємства; створення та реалізація нових бізнес-проектів;
- відкриття нових структурних підрозділів, відділень чи філій в інших містах та країнах.
Цілі відряджень не зафіксовані в нормативних чи кадрових документах. Їх завжди необхідно вказувати або у службовій записці від керівника, або у наказі на відрядження.
Якщо як форма звіту про відрядження застосовувати документ № Т-10а, потрібно знати, що звітні (відбивають результат виконаної роботи) відомості вказуються у ньому відповідно до спочатку поставленими цілями відрядження.
Якщо застосовується інша форма звіту, то мети відрядження вказувати в ньому бажано, оскільки їх зміст може мати значення при виборі коректних проводок при веденні бухгалтерського обліку процедур, що характеризують відрядження.
Це має таке ж важливе значення, як і питання про те, як визначити мету відрядження. Приклади випадків, коли роботодавця оштрафували за те, що направив до іншого міста працівника, якого не можна було посилати в поїздку, не поодинокі.
Перш ніж відрядити співробітника в інше місто чи країну, важливо врахувати те, що:
- Категорично заборонено «споряджати в дорогу» вагітних жінок та неповнолітніх працівників (крім кадрів, зайнятих у сфері творчості).
- Співробітник, який прямує у ділову поїздку, повинен перебувати у трудових відносинах з роботодавцем. На момент відправлення вже має бути укладено договір найму, оформлений відповідно до чинних законів.
- Є категорії громадян, які мають право відмовитись від відряджень. Відправляти їх в інше місто або країну за службовою потребою можна лише за наявності їх письмової згоди.
До таких осіб належать:
- Мами дітей віком до 3 років.
- Батьки чи опікуни інвалідів до 18 років.
- Громадяни, які доглядають хворих членів сім'ї, відповідно до медичного висновку.
- Матері та батьки, які виховують дітей віком до 5 років без подружжя.
Вчені, дослідники, експерти, теоретики різних галузей, викладачі середніх та вищих навчальних закладів виїжджають у відрядження з метою участі у конференціях та конкурсах, обміну досвідом, вивчення унікальних джерел, відвідування спеціалізованих виставок та музеїв, участі у археологічних розкопках.
Як може бути сформульована мета відрядження? Приклад:
- Збір інформації для наукової роботи на тему (назва).
- Вивчення оригіналів документації.
Приклад постановки мети відрядження директора: взяти участь у переговорах щодо укладання договору на постачання продукції з представником компанії «Вектор» у місті Москва 01.10.2018.
Неправильна постановка мети – укласти договір із представником партнерів. У разі мета немає конкретних вказівок на дату і місце проведення переговорів. Крім цього, вона передбачає обов'язкове укладання договору, коли практично переговори можуть закінчитися і відмовою від його підписання.
Приклад мети відрядження водія: забезпечувати з 10.00 до 20.00 пересування громадянина Іванова в межах м. Санкт-Петербург у період з 11.01.19 до 25.01.19 на службовому автомобіліВАЗ-2114, номери Е1913СН.
Разом з тим кінцевим пунктом розміщення звіту має бути архів організації. Справа в тому, що такі документи підлягають зберіганню у фірмі протягом 5 років. А якщо відрядження було зарубіжним – 10 років (наказ Мінкультури Росії від 25.08.2010 № 558).
Зазначимо, що термін зберігання документів, визначені наказом 558, обов'язкові не тільки для державних і муніципальних структур, але і для приватних фірм (рішення ВАС РФ від 06.09.2011 № 7889/11).
Мета направлення працівника у службове відрядження вказується в письмовому рішенні (розпорядженні) роботодавця, на підставі якого працівник прямує у відрядження і яке має містити службове доручення, що підлягає виконанню працівником у службовому відрядженні (ч. 1 ст. 166 Трудового кодексу РФ, п. 3). ). Мета відрядження (приклади цілей наведені нижче) формулюється залежно від характеру службового завдання, яке доручається працівникові.
Як приклади цілей службового відрядження можна вказати такі:
- участь у переговорах з ____ (зазначається контрагент) з питання ____ (зазначається предмет переговорів);
- участь у судовому засіданні у арбітражний суд ___ (із зазначенням найменування суду) у справі ___ (зазначається номер справи);
- проведення інспектування роботи філії (представництва) у ____ (вказується місце знаходження філії (представництва) організації);
- участь у міжнародній конференції ___ (назва конференції) тощо.
Мета відрядження та посвідчення про відрядження
З 08.01.2015 складання посвідчення про відрядження не є обов'язковим (постанова Уряду РФ від 29.12.2014 N 1595), але може бути передбачено локальними нормативними актамироботодавця. У цьому випадку мета відрядження у посвідченні про відрядження (приклади цілей перераховані вище) вказується, тільки якщо локальними нормативними актами роботодавця передбачено обов'язок оформлення посвідчення про відрядження із зазначенням у ньому мети службового відрядження.
Оформлення плану службового відрядження
План службового відрядження оформляється у разі, коли складання такого плану передбачено локальними нормативними актами роботодавця (ст. ст. 8 , 22 Трудового кодексу РФ). В окремих випадках необхідність складання плану службового відрядження передбачена внутрішньовідомчими нормативними актами.
План відрядження (зразок якого зазвичай зазначається у локальних нормативних актах) підписується керівником організації чи іншим посадовою особою, якому таке право надано локальними нормативними актами роботодавця З планом службового відрядження необхідно ознайомити працівника, який спрямовується у відрядження.
План службового відрядження містить інформацію про працівників, що направляються у відрядження, зазначаються мета відрядження, місце (організація), куди направляється працівник, заходи (питання), що підлягають виконанню (рішенню) у службовому відрядженні, тривалість відрядження.
Зміни правил, що діють цього року, не зобов'язують підприємства складати звітність з цих питань у певній формі. Тим не менш, на практиці зручно використовувати план та мету відрядження. Приклади та рекомендації фахівців наведено у цій статті.
Постановою Уряду Російської Федерації №1595, затвердженим 29.12. 2014 р. внесено поправки до чинного законодавства. Їм скасовано вимоги щодо складання спеціальних посвідчень та інших документів при оформленні відряджень. Зокрема, стали непотрібними службові завдання, у яких раніше описувалася суть відповідної поїздки.
Спрощення обов'язкових процедур не означає, що їх не можна використовувати на практиці. Попередні правила стверджували, що мета відрядження вказувалася у спеціальній формі Т-10а. Її складали на основі планів підрозділів та підприємства. Наявність графіка заходів спрощує оптимізацію діяльності, тож і зараз сучасні компаніївикористовують відповідні технології.
Але точний і докладний планвідрядження виконує одночасно кілька функцій:
- Він дає змогу точно сформулювати завдання.
- За його допомогою можна перевірити обсяг виконаних робіт.
- У ньому зазначаються дані про працівника, які пояснюють відповідність його кваліфікації отриманому завданню.
Останній пункт слід розглянути докладніше. Незважаючи на офіційне скасування деяких видів документації, державні контролери мають право перевірити відрядження докладніше. Зокрема, виникнуть сумніви, якщо працівник бухгалтерії відвідував сонячний морський курорт для ремонту холодильного обладнання. Згадана вище форма містить відповідні відомості. Його підписують відповідальні особи. Перевіряючій особі простіше вивчити її, ніж з'ясовувати відповідність діяльності положенням статуту підприємства, або здогадуватися про дійсну мету поїздки з короткого наказу, в якому вказано тільки Загальна метата тривалість відрядження.
Для чого вказують мету відрядження у посвідченні про відрядження: приклади і зразок
Зразок складання плану
Пояснення
Вище розглянуто питання, чому потрібний план відрядження. Зразок із заповненням форми Т-10а вивчимо докладніше. Нижче наведено пояснення до окремих пунктів документа:
- У графі "Дата" вказують реальне число. Якщо поїзд вирушає о 23:59, значить записують саме 11 серпня (з прикладу).
- У стовпці «Організація-платник» записують підприємство, яке фінансує відрядження. Це може бути не тільки сервісне підприємство або клієнт, а й компанія-виробник.
- Повністю описується зміст певного завдання. Тут можна вказувати конкретні блоки, які ремонтуються.
- У звітній частині вносять доповнення, які виявлені під час діагностики. За погодженням обсяг робіт може бути збільшено. Якщо потрібне продовження терміну, сервісне підприємство оформляє новий наказ.
- Початкове завдання формується з урахуванням письмового звернення керівника структурного підрозділи. У нашому прикладі це службова записка№24СО, від 09.08.2016 р. Зверніть увагу, що подібний документ стане в нагоді для перевірки швидкості реакції персоналу на звернення клієнта.
Кожне підприємство має право встановлювати власні правила, які допоможуть контролювати плани, мета відрядження. Приклади цієї статті пояснюють лише доцільність застосування форми Т-10а. До неї можна внести зміни для відповідності корпоративним нормам обліку та документообігу.
Роботодавець зобов'язаний забезпечувати процесуальний супровід більшості ситуацій, що виникають у ході робочої діяльності, у тому числі і вказувати на мету відрядження в документації. При цьому мета відрядження водія однозначно відрізнятиметься від цілей, поставлених перед бухгалтером чи директором. Допомогти правильно вказати мету відрядження можуть конкретні їх приклади, і стежити за правильністю постановки мети необхідно як співробітникам, що направляються у відрядження, так і їх роботодавцям.
Мета відрядження – що це таке, правове регулювання
З погляду російського законодавства, питання направлення співробітників розглядаються комплексно і в багатьох аспектах однозначно регламентують права та обов'язки трудящих і роботодавців по відношенню один до одного. В основному, у контексті юридичного обґрунтування необхідності вказівки мети поїздки у відрядження, необхідно звернути увагу на положення наступних нормативних документів:
- Стаття 166 ТК України. У цій статті законодавчо визначаються засади правового регулюванняпитань, пов'язаних із службовими відрядженнями.
- Постанова уряду №749 від 13.10.2008. Зазначена урядова постанова більш детально регламентує порядок, відповідно до яких співробітники направляються у відрядження та визначає їх як виконання певних доручень завдань за межами постійного місця роботи.
Незважаючи на те, що прямо необхідність точної та конкретної постановки цілей відрядження в законодавстві відсутня, наявна судова практиката вимоги контролюючих органів все ж таки свідчать про необхідність достовірної фіксації їх у документації.
Відповідно, мета відрядження – це точний та деталізований опис завдань, які повинен виконати співробітник, який направляється роботодавцем у відрядження. Дані цілі повинні бути оформлені належним чином юридично значущих документах– наказ про направлення у відрядження, посвідчення про відрядження або іншу документацію, передбачену локальними нормативними актами організації.
Навіщо потрібно вказувати мету відрядження
Вказівка мети відрядження є важливим аспектом трудових взаємин, який слід враховувати як роботодавцям, так і співробітникам. Відсутність правильно визначеної мети може спричинити негативні наслідкидля будь-якої із сторін. Прикладом таких наслідків можна назвати:
Як правильно скласти мету відрядження - процесуальне оформлення
Оскільки з 2015 року порядок направлення працівників у відрядження було суттєво спрощено, єдиними обов'язковими документарними підтвердженнями у цьому випадку є наказ роботодавця та підтвердження його отримання працівником. Однак також, якщо це передбачено локальними нормативними актами, може складатися і додаткова документація, наприклад – службове завдання для відрядження або окреме посвідчення на відрядження співробітника.
Як службове завдання, так і посвідчення про відрядження можуть складатися за уніфікованим формамТ-10а та Т-9 відповідно. Однак застосування цих форм не є обов'язковим для роботодавців – вони можуть розробити та власні прикладизазначеної кадрової документації.
У наказі про направлення працівника у відрядження має бути чітко визначено поставлену мету, а також терміни всього відрядження, необхідні для її виконання. При складанні цілей відрядження та службового завдання слід враховувати певні нюанси:
- Мета має бути конкретною.Тобто – якомога чіткіше описувати поставлене перед співробітником завдання. Чим конкретнішою буде мета, тим менше можливих правових наслідківматиме відрядження і роботодавця, і співробітника.
- Підсумком відрядження має бути виконання мети.Невиконана мета відрядження в більшості випадків визнає все відрядження недійсним. Таким чином, якщо передбачається виконання певних дій з невизначеним спочатку результатом, слід встановлювати за мету недосягнення цих результатів, саме виконання зазначених завдань.
Приклади мети відрядження директора, водія, бухгалтера та інших працівників
Щоб краще зрозуміти, як правильно скласти мету відрядження, найлегше розглянути приклади складання цілей для різних категорій трудящих. Виглядати вони можуть так:
Приклад постановки мети відрядження директора: взяти участь у переговорах щодо укладання договору на постачання продукції з представником компанії «Вектор» у місті Москва 01.10.2018.
Неправильна постановка мети – укласти договір із представником партнерів. У разі мета немає конкретних вказівок на дату і місце проведення переговорів. Крім цього, вона передбачає обов'язкове укладання договору, коли практично переговори можуть закінчитися і відмовою від його підписання.
Приклад мети відрядження водія: забезпечувати з 10.00 до 20.00 пересування громадянина Іванова в межах м. Санкт-Петербург у період з 11.01.19 до 25.01.19 на службовому автомобілі ВАЗ-2114, номера Е1913СН.
Неправильний приклад постановки мети відрядження: забезпечити пересування клієнта. Як і в минулій ситуації – тут немає конкретики як по особистості клієнта, так і термінів роботи співробітника та конкретного автомобіля.
Приклад мети відрядження бухгалтера: забезпечити проведення фінансового аудиту філії №4 компанії «Вектор» у місті Саратов із оформленням бланків організації за формою №14-85.
Неправильний приклад: провести фінансовий аудит у саратовській філії.
Приклад мети відрядження юриста: взяти участь як представник організації «Вектор» у судовому засіданні у справі №88-12-23 01.05.2019 в арбітражному суді м. Саратов.
Неправильний приклад: отримати позитивне рішення суду на користь компанії у судовому засіданні у Саратові.
