Графік робочого часу на 2017 рік має бути у будь-якій компанії, яка застосовує різні режими праці та відпочинку. Складати його потрібно у повній відповідності до законодавчих норм.
Особливості складання графіка робочого часу на 2017 рік
Складання графіка виходів співробітників працювати необхідно компанії з метою вирішення цілого комплексу завдань:
- забезпечення дотримання прав громадян на нормальну тривалість робочого часу;
- інформування співробітників про порядок чергування робочих та вихідних днів, а також час щоденної роботи;
- визначення сумарної кількості робочих та вихідних днів за період.
Щоб відпрацювати тижневу 40-годинну норму по 8 годин на день, працівникові у 2017 році необхідно працювати 247 днів із 365 календарних. Розглядаючи виробничий календар 2017 року для п'ятиденного робочого тижня, який, по суті, також є графіком виходів на роботу та зіставляючи його з 2016 роком, можна побачити наступне:
- Незважаючи на зниження календарної тривалості 2017 року на 1 день (з 366 до 365 днів) кількість робочих днів залишилася ідентичною 2016 році.
- Крім цього, у 2017 році, відповідно до вимог ТК РФ, скорочуються на 1 годину 3 робочі дні - 22 лютого, 7 березня та 3 листопада. Їхня тривалість дорівнює 7 годин.
- Загальна кількість вихідних та неробочих святкових дніву 2017 році зменшилося на 1 та дорівнює 118.
Послідовність складання графіка
Послідовність складання графіка робіт включає такі етапи:
- Спочатку необхідно встановити період, на який формуватиметься графік (тиждень, місяць, квартал, рік).
- У разі застосування кількох варіантів організації робіт, за яких відрізняються режими праці та відпочинку, необхідно згрупувати персонал залежно від цих варіантів.
- Визначити загальну кількість годин роботи, що вийшла за графіком, та зіставити його із затвердженою нормою робочого часу, що склалася за той же період. При необхідності зробити коригування.
- Перевірити чергування днів роботи на відповідність положенням ст. 110 ТК РФ з метою забезпечення щотижневого безперервного відпочинку щонайменше 42 годин.
Складні моменти для формування графіків
Якщо в організації, яка застосовує «типовий» п'ятиденний режим, зайняті особи, які не досягли повноліття, доведеться враховувати специфічні норми законодавства, встановлені для них. Тобто при розрахунку річної норми робочого часу знадобиться врахувати, що:
- максимально можлива тривалість робочого тижня не може перевищувати 24 години;
- щоденна тривалість роботи не може перевищувати 24/5 = 4,8 години (4 години 48 хвилин);
- річна норма часу становить 247 × 4,8 = 1185,6 години, але є 3 передсвяткові дні, тоді виходить 1185,6 – 3 = 1182,6 години.
У загальних випадках для зайнятих за п'ятиденним (та й за будь-яким іншим) графіком річна норма робочого часу становить 247 днів. × 8 год - 3 год = 1973 години.
Слід розрізняти загальну норму, встановлену відповідно до законодавства, та індивідуальну за співробітником. Друга виходить шляхом вилучення із планової норми за період розрахунків часу відсутності працівника із збереженням за ним робочого місця (відпустки, лікарняні, дні здавання крові, виконання державних обов'язків).
Де бланкграфікаробочого часу скачати безкоштовно
Складання графіків робіт здійснюється у вільній формі. Усі застосовувані режими роботи в обов'язковому порядкуповинні знайти відображення у правилах внутрішнього трудового розпорядку (ПВТР), колективному договорі. У цьому трудовому договорі обов'язково робиться посилання найменування режиму роботи з ПВТР. Дозволяється встановлювати співробітнику індивідуальний графік, не названий у локальних актах. Однак такий графік повинен виступати як обов'язковий додаток до трудового договору і описуватися в ньому. При описі графіка робіт необхідно зазначити таку інформацію:
- порядок чергування робочих та вихідних днів;
- тривалість робочого дня, час початку та закінчення роботи протягом зміни;
- тривалість обідньої перерви та період її використання протягом дня.
Крім цього, необхідно сформувати графік роботи на майбутній період на окремому бланку та ознайомити з ним співробітника (виняток - п'ятиденний робочий тиждень). за загальному правилузробити це треба не пізніше ніж за місяць до його застосування, якщо у співробітника змінюється режим роботи, або відразу при прийомі нового працівника. Найчастіше як основа для складання графіка використовується табель обліку робочого часу, оскільки тоді графік виглядає більш наочно. Отримати зразок графіка робочого часу можна на сайті за посиланням нижче.
***
При складанні графіків робіт на 2017 рік слід керуватися нормою робочого часу, наведеною у виробничому календарі. У поточному році вона виявилася меншою на 1 годину порівняно з 2016 роком - 1 973 години проти 1 974. Це пов'язано з тим, що поточного року, незважаючи на меншу календарну тривалість, затверджено меншу кількість вихідних та святкових днів.
Праця найманих працівників у різних сферах економічної діяльностіпередбачає абсолютно різноманітні графіки їхнього залучення до робочого процесу. Якщо офісні працівникитрудяться, як правило, в умовах п'яти-або шестиденного трудового тижня, то, наприклад, сфера обслуговування вимагає абсолютно іншого режиму. Для кожного співробітника складається графік, який може включати і нічну роботу, і зміни, і вихідні дні, що «плавають». Тим часом скласти графік, керуючись лише власними побажаннями наймача та працівника, не можна – існує маса правил, які закріплені трудовим законодавством.
Що таке режим праці, з яких елементів він складається
Відпрацьований час - підстава для оплати праці для працівників з погодною умовою її проплати
Трудовий закон зобов'язує наймача вести суворий облік робочого часу за кожним співробітником, адже саме за час (за винятком досить рідкісних випадків відрядної праці) відбувається проплата роботи. Режим же праці – визначені насамперед законом, а в другу – наймачем за згодою з профспілкою та працівником, правила розподілу часу. ТК РФ містить розділ, присвячений трудовому часу, окремий розділ якого (глава 16) регламентує саме режим.
Час роботи згідно з ТК РФ може бути представлений декількома різновидами за своєю тривалістю: нормальний, скорочений та неповний. Крім того, особливі різновиди являють собою нічний трудовий час, понаднормову працю, робота за можливості ненормованого дня. Основна різниця між неповним та скороченим робочим часом полягає у їхній проплаті – перше означає оплату пропорційно відпрацьованому, друге – незалежно від відпрацьованого. Нічна та понаднормова праця проплачуються у підвищеному розмірі, ненормований трудовий день, як правило, компенсується додатковими днями щорічного відпускного періоду.
Елементи режиму трудового часу – ті позиції, які відповідно до закону мають бути визначені при формуванні режиму для кожного трудящегося. Серед цих основних позицій ТК РФ називає:
- тривалість (кількість трудових днів) тижня (наприклад, п'ятиденна чи шестиденна, неповна із зазначенням числа днів тощо. буд.);
- наявність умови про ненормований трудовий час;
- тривалість щоденної праці- кількість годин трудового дняабо зміни з точним зазначенням їх початку та завершення, тимчасових рамок для перерв;
- кількість змін на день;
- правила чергування трудових та вільних днів (наприклад, «два робітники через два вихідні» і т. д.).
Як і якими документами визначається трудовий режим
Розпорядок праці кожному за окремого співробітника обов'язково обумовлюється із нею заздалегідь - під час укладання трудового угоди. У цілому ж, щодо організації у розрізі структурних підрозділів чи посад режим роботи визначається у правилах внутрішнього трудового розпорядку.
ПВТР - локальний НПА організації, що визначає основні моменти відносин колективу працівників із наймачем - правила прийому на роботу та завершення трудових правовідносин, правомочності та зобов'язання сторін трудової угоди в процесі роботи, Загальні умовищодо режиму трудового часу та ін. ПВТР затверджуються наймачем за згодою з профспілковою організацією, з цим документом кожен працівник під час укладання трудового контрактумає бути ознайомлений письмово.
У ПВТР режим трудового часу організації може бути відображений шляхом:
- встановлення тривалості трудового тижня та конкретних щоденних часових рамок праці для одних груп посад (наприклад, «Для відділів: Керівництво, Відділ по роботі з персоналом, Юридична служба, Бухгалтерія, Канцелярія – п'ятиденний трудовий тиждень, початок трудового дня – 8:00, закінчення трудового дня – 17:00, перерва для відпочинку та харчування – з 13:00 до 14:00»);
- встановлення для окремих посад умови про ненормований трудовий день із зазначенням розміру компенсації у вигляді додаткових днів(не менше трьох) відпустки відповідно до ст. 119 ТК РФ (наприклад, «Для посад: Директор, Заступник директора, водій – встановлюється ненормований трудовий день із компенсацією у вигляді 4 днів додаткового відпускного періоду щорічно»);
- встановлення режиму роботи за графіком для окремих відділів та посад (наприклад, «Для відділу продажів встановлюється режим роботи за графіком з дотриманням норми праці для п'ятиденного 40-годинного трудового тижня»);
- встановлення підсумованого обліку робочого часу для окремих посад (наприклад, «Для посади «Продавець» встановлюється підсумований облік робочого часу, обліковий період – квартал»);
- встановлення гнучкого графіка роботи, нічного (прирівнюваного денному) режиму праці, змінного графіка, поділу робочого дня на частини для окремих категорійпрацівників (наприклад, «Для посади «Касир» встановлюється змінний графікроботи, у якому третя зміна, що припадає на нічний годинник, дорівнює денному трудового времени»).
У трудовій угоді обов'язково має бути присутнім розділ, присвячений режиму праці. Для працівників, посада яких передбачає роботу за звичайним графіком п'яти-або шестиденного трудового тижня, в угоді вказується точний розклад праці. Для тих же, хто працюватиме за графіком, із підсумованим обліком, з ненормованим трудовим днем, з неповним трудовим часом, з поділом дня на частини тощо, ці обставини мають бути відображені у зазначеній угоді. Випадки встановлення необумовленого режиму трудового часу є незаконними, таке порушення може спричинити для наймача відповідальність за ст. 5.27 КоАП РФ з усіма звідси наслідками (штрафи та інші санкції).
Розділ про режим трудового часу обов'язково входить у контракт
Як встановити нові правила режиму в організації: порядок та документи
Якщо з уже існуючим режимом для окремої посади працівник знайомиться при прийнятті на роботу шляхом підписання трудової угоди та позначки про прочитання ПВТР, то зі зміною чинного режиму дещо складніше.
Рішення про зміну ПВТР може бути оформлене у вигляді наказу
Порядок проведення процедури такий:
- Для початку керівник повинен ухвалити обґрунтоване рішення про те, для яких посад чи структурних підрозділів запроваджуються нові правила.
- Потім за всіма правилами зміни локального НПА відповідні зміни вносяться до ПВТР (проект у п'ятиденний термін має бути узгоджений із профспілкою, потім підписаний керівником).
- На підставі змінених ПВТР кожен працівник, якого стосуються зміни, попереджається про зміну істотних умовроботи (вручити повідомлення під розпис слід пізніше як місяць до видання наказу). У разі відмови від продовження трудових правовідносин у змінених умовах працівника має бути звільнено після закінчення строку попередження.
- У встановлений строк (через місяць після оповіщення співробітників) видається наказ по підприємству про зміну режиму для конкретних працівників (на цьому етапі вони мають бути перераховані поіменно). Із наказом кожен працівник знайомиться під розпис.
- У день видання розпорядчого документа з кожним співробітником додаткова згодадо договору, що змінює умови за режимом трудового часу.
- З дати, визначеної в додатковій угоді та наказі, починає свою дію новий режим з новим його документальним оформленням(наприклад, зі складанням графіків).
Графік роботи як документ, який щоденно регламентує індивідуальний режим праці
Графік роботи - один із найважливіших документівдля організації праці тих співробітників, що працюють не за загальним (виробничим) календарем. Так, графік щодня регламентує час приходу на роботу, відходу з роботи, час перерв і навіть закріплене за співробітником робоче місце.
Графік складається, як правило, на один місяць, проте законодавчо цей період не регламентовано.Тому, залежно від обставин та особливостей виробничого процесу, документ може бути складений і на тиждень, і на квартал, і на рік.
Графік, як документ, може бути складений:
- одночасно на всіх працівників підприємства;
- на працівників одного структурного підрозділу;
- на певну групу працівників із різних структурних підрозділів;
- окремо одного працівника.
Форма та умовні позначення
У графіку змінності достатньо вказувати лише позначення зміни
При сумованому обліку у графіку обов'язково повинні бути присутні колонки, що відображають суму годин за місяць, за квартал (залежно від облікового періоду)
Процес складання та затвердження графіка
Процедура складання та затвердження графіка в організації може бути регламентована або локальним НПА, або наказом керівника. Особи, відповідальні за ведення, візування та затвердження документа, визначаються шляхом позначення у цих документах та внесення відповідного пункту до посадової інструкції.
Як правило, графік складає особа, відповідальна за це у структурному підрозділі (відділі, службі), візує – начальник структурного підрозділу, представник відділу кадрів та профспілки, стверджує – керівник підприємства або його заступник, який курирує відповідний напрямок діяльності.
Графік може складатися як вручну (за допомогою стандартних засобів Office з виведенням на паперовий носій), так і в спеціалізованих програмних комплексах(наприклад, «1С: кадри та зарплата», SAP та ін.).
Вимоги до графіка
Складаючи графік роботи, наймач перебуває в ситуації, коли необхідно дотримуватися безлічі правил, вимог та інтересів. Насамперед, це вимоги трудового законодавства, яке захищає права, інтереси і навіть здоров'я працівника:
- Тривалість щоденної праці має перевищувати встановлених ст. 94 ТК РФ лімітів (особливі межі встановлені для неповнолітніх співробітників, інвалідів, які працюють у шкідливих небезпечних умовах).
- Кількість трудових годин на тиждень не повинна перевищувати норму виробничому календарю(40 годин – за загальним правилом). Для тих, кому встановлено підсумований облік за обліковий період, обов'язково дотримуватись норми годин цього облікового періоду (кварталу, місяця тощо).
- Зміни, які переважно припадають на нічний час, повинні бути скорочені на 1 годину.
- Після зміни, що тривала понад 24 години, надається такий самий або більший період відпочинку.
- Якщо для працівника не встановлено умову про поділ трудового дня на частини, його обідня перерва (або сума кількох протягом дня) не повинна тривати більше двох годин.
- Мінімальна обідня перерва – 30 хвилин. Він є обов'язковим для встановлення щодня, якщо для працівника угодою сторін та ПВТР не передбачено вживання їжі паралельно з роботою. Обідня перерва не оплачується.
- Забороняється праця протягом двох змін, що йдуть одна за одною.
- Годинник, що припадає на період хвороби або відпустки співробітника, також враховується до його місячної (квартальної) норми. Іншими словами, доопрацьовувати до норми фактично пропущений годинник співробітник не зобов'язаний.
- Не можна перевищувати ліміти, встановлені ст. 99 ТК РФ для понаднормових робіт (не більше чотирьох годин у дводенний трудовий період, не більше ста двадцяти годин на рік) та ін.
Безумовно, для формування графіка враховується і режим роботи підприємства, і нормативи навантаження, і інтереси самого працівника.
Ознайомлення працівників
З графіком праці наймач зобов'язаний ознайомити працівників не пізніше одного місяця до дня набуття ним чинності - це пряма вимога ст. 103 ТК України. Порушення цього терміну загрожує адміністративною відповідальністю.
Щоб уникнути порушення вимог закону, приступати до складання графіка слід не пізніше півтора місяця до початку облікового періоду. Наприклад, графік на грудень слід скласти до 15 жовтня, щоб встигнути вчасно його узгодити, затвердити та ознайомити всіх працівників (адже деякі з них на момент ознайомлення можуть перебувати у відпустці чи лікарняному, проте ця обставина не є виправданням у разі порушення термінів ознайомлення ).
Як змінити встановлений графік трудового часу
Так як графік праці встановлюється за згодою обох сторін трудових правовідносин, то і ініціатором її зміни може стати будь-яка з них. Зміна режиму (як поняття загальнішого, постійного) з ініціативи наймача описано розділ про встановлення режиму праці для підприємства. Зміна ж графіка як разовий захід або випадок, що стосується одного працівника, відбувається:
- або шляхом коригування вже складеного графіка (документу), якщо для співробітника встановлено режим роботи за графіком;
- або шляхом внесення змін до трудова угода- якщо співробітник працює за зафіксованим у цьому документі режимом (тобто за звичайним виробничим календарем).
У першому випадку укладач графіка за заявою працівника або з власної ініціативи (обумовленої виробничою необхідністю) складає коригуючий графік, візує та затверджує його за звичайною процедурою підготовки цього документа.
Змінити режим роботи можна як групі співробітників, так і одному з них (наприклад, за його заявою у зв'язку із сімейними обставинами)
У другому випадку за заявою працівника готується наказ про зміну режиму роботи – цього достатньо, якщо графік змінюється терміном до двох тижнів. Якщо період зміни режиму праці триваліший - необхідно укласти додаткову угоду до контракту.
Якщо режим роботи змінюється на понад два тижні, необхідно укласти додаткову угоду до трудового договору
Встановлення режиму роботи та складання графіків для працівників – одне з першочергових завдань наймача в галузі організації трудового процесу. І справа ця нелегка. Графік повинен відповідати не лише виробничим потребам компанії, а й умовам, визначеним законодавцем. Крім того, дуже важливо вчасно ознайомити співробітників із графіком, щоб уникнути можливих санкційз боку державних органів, що здійснюють контроль у сфері трудових правовідносин
Я маю вищу юридичну освіту, досвід роботи у суді, банку, на підприємстві. Незважаючи на те, що основна моя спеціалізація - це кримінальне право та процес, вся моя професійна діяльністьпов'язана з господарським правом, починаючи від кадрових питань та закінчуючи проблемами кредитування. Довгий час я займалася написанням оглядів зарубіжних та вітчизняних ЗМІ з бізнес-тематики.
Графік роботи – це документ, який визначає, який календарний час має відпрацювати працівник. Без нього не обійтися, якщо хочете, щоб організація працювала як годинник. Розповідаємо як грамотно розробити такий документ.
Стаття буде корисна керівникам великих організацій та підрозділів, у яких працює багато людей. Зразок графіка роботи (завантажити в Excel готовий прикладможна нижче) допоможе спланувати безперебійну роботу співробітників та уникнути ситуацій, коли всі з якоїсь причини відсутні та працювати нема кому.
Що таке графік роботи
Трудовим законодавством передбачено, що у працівника може бути нормоване чи ненормоване робочий час. Воно встановлюється правиламивнутрішнього трудового розпорядку, колективним договором, угодами, а працівникам, чий режим відмінний від загальних правил, - Трудовим договором.
До нормальної тривалості робочого часу належать такі режими: 5-денний тиждень з 2 вихідними днями, 6-денний з 1 вихідним, тиждень з вихідними днями за ковзним розкладом або неповний робочий тиждень, при ненормованому днідля деяких категорій працівників встановлюється графік змінності. Це документ, що встановлюється відповідно до ст. 103 ТК РФ і вводиться у випадках, коли тривалість виробничого процесу перевищує робочий час працівника. На виробництві групи співробітників змінюють один одного, щоб забезпечити безперервність процесу, виникає потреба працювати чи надавати послуги цілодобово. Для того щоб тримати в рамках норми їхнього робочого часу, вводяться графіки змінності. Як правило, вони йдуть додатком до колективного договору і при затвердженні враховується думка представницького органу працівників.
Співробітнику встановлюється певний розклад праці, наприклад він два дні працює, потім два дні відпочиває. Ті два дні, які він відпочиває, на його місці інший працівник. За таких обставин режим кваліфікується як змінний та вимагає складання певного режиму робіт. Для цього потрібний зразок графіка роботи співробітників на місяць.
Завантажити графік роботи на місяць зразок порожній бланк
У чому відмінність від табеля обліку робочого часу
Слід відрізняти документ, який фіксує режим праці, від якого ведеться роботодавцем відповідно до вимог ст. 91 ТК РФ і є своєрідним документом обліку, що працівники працювали, зазвичай, протягом місяця. Нормою є 40 трудових годин на тиждень. На роботодавця покладено обов'язок вести облік фактично відпрацьованого часу щодо кожного працівника.
До табеля не встановлено будь-яких особливих вимог про ознайомлення у визначений строк і немає потреби узгоджувати його з представницьким органом працівників. Роботодавцю залишається лише не перевищувати встановленої тривалості робочого дня та надавати працюючим відпочинок відповідно до вимог ст. 110 ТК України.
Ведення табеля є обов'язковим для будь-якої організації. Але при безперервному потоці, коли люди працюють позмінно, графік робочого часу є обов'язковим. Завантажити шаблон Excel графіка роботи можна трохи нижче.
В обох випадках необхідно прописувати у трудовому договорі ці особливості у розділі, що стосується режиму робочого дня.
Завантажити безкоштовно в Excel графік обліку робочого часу на 2019 рік
Навіщо потрібний графік роботи
Функції його досить різноманітні. Він необхідний для:
- упорядкування часу праці працівників;
- для розрахунку зарплати під час виконання конкретних зобов'язань;
- для розрахунку середнього заробітку;
- для обчислення допомоги;
- щодо страхового стажу працівника;
- щоб уникнути помилок щодо заробітку і компенсацій за відпустку (крім табелів обліку робочого дня, він може бути документом, виходячи з якого розраховується заробітня платата інші виплати);
- для виявлення переробок понад норму та визначення доплат.
Після затвердження колектив знайомлять з ним під підпис за місяць до його введення в дію. У разі відмови від підпису складається спеціальний акт за підписом двох свідків. Недотримання встановленого режиму є грубою дисциплінарною провиною.
Хто заповнює
Зразок графіку виходу на роботу співробітників на наступний місяць складає керівник або відповідальна за складання такого документа особа, яка наділена повноваженнями відповідно до наказу. На практиці зазвичай цим займається кадровий працівник, Але це невірно. Розклад має складати керівник структурного підрозділу.
Після складання документ затверджується остаточно та підписується керівником організації чи відокремленого структурного підрозділу. Для простоти можна зразок графіка роботи завантажити в exel і використовувати як шаблон.
Чи є обов'язковий бланк
Через відсутність встановленої уніфікованої формикожен роботодавець може самостійно розробити свій бланк документа. Можете скористатися при цьому нашим зразком.
У ньому обов'язково вказують повний список працівників із зазначенням їх посад. Після прізвищ відзначають дні, коли конкретна людина повинна буде вийти на роботу. Розробити документ бажано таким чином, щоб у результаті не допустити недоробок чи переробок понад норму робочого часу, а також забезпечити оптимальне навантаження на колектив та на виробничі процеси. Розклад найчастіше розробляється на місяць.
Порядок заповнення
Зразок таблиці графіка роботи на місяць, порожня форма заповнюється з урахуванням режиму робочого часу згідно з правилами внутрішнього трудового розпорядку, що діє в організації. У ньому вказують початок та закінчення, тривалість трудового дня, перерви, кількість змін, чергування праці та відпочинку.
Тривалість дня регламентується внутрішніми нормативними актами з урахуванням встановленого трудовим договором режиму часу. Також може бути передбачена скорочена тривалість трудового дня, як, наприклад, на виробництвах зі шкідливими та небезпечними умовами (ч. 4 ст. 94 Т РФ) або коли має місце праця інвалідів та неповнолітніх (ч. 1, 3 ст. 94 ТК РФ) ).
Завантажити безкоштовно бланк графіка роботи працівників на місяць
Де і скільки зберігається
Наказом Мінкультури РФ від 25.08.2010 № 558 (ред. від 16.02.2016) «Про затвердження "Переліку типових управлінських архівних документів, що утворюються в процесі діяльності державних органів, органів місцевого самоврядуваннята організацій, із зазначенням термінів зберігання"» (зареєстровано в Мін'юсті Росії 08.09.2010 № 18380) встановлено перелік для зберігання документів із зазначенням строків.
Відповідно до п. 586 наказу, табеля (графіки), журнали обліку робочого дня зберігаються 5 років, при роботі з важкими, шкідливими та небезпечними умовами праці термін зберігання встановлено у 75 років.
Однак деякі джерела вважають, що цей пункт стосується табелів обліку часу праці, а не розкладу робіт, і що до останнього документа цей пункт не відноситься.
Проте деякі роботодавці вважають за краще зберігати такі документи протягом року у відділі кадрів або бухгалтерії на випадок виникнення трудового спору з працівником щодо нормування трудового часу або нарахування заробітної плати.
Ставте запитання, і ми доповнимо статтю відповідями та поясненнями!
Робочий графік - це розпорядок, який повинен дотримуватися кожної організації. Тривалість робочого тижня та (або) зміни, відповідно до ст. 100 ТК РФ, встановлюється колдоговором, трудовим договором, правилами внутрішнього трудового розпорядку.
У кадрове діловодствоіснують два подібні за звучанням, але різних за змістом поняття: графік роботи (планований) і графік обліку роботи, або табель (що складається після закінчення місяця, з його використанням підбиваються підсумки). Визначимося з базовими поняттями, розглянемо варіанти оплати праці з різними режимамипраці та зразок графіка виходу на роботу співробітників, а також інші приклади документів.
Отже, відповідно до ст. 91 ТК РФ, нормальна тривалість робочого дня має перевищувати 40 годин на тиждень. Планування та облік робочого часу, відпрацьованого кожним співробітником, організують роботодавець. Зазвичай такого обліку користуються уніфікованими формами Т-12 чи Т-13. Завантажити зразок графіка робочого часу на місяць за уніфікованими формами можна наприкінці статті.
У яких випадках оформляється робочий графік
Якщо в організації для всіх співробітників прийнято єдиний режим робочого часу (40-годинний робочий тиждень (п'ятиденка) із двома спільними вихідними), такий документ оформляти не потрібно.
Необхідність ведення графіка обліку робочого дня виникає у випадках:
- ненормованого робочого часу ( ст. 101 ТК РФ);
- роботи в режимі гнучкого робочого часу ( ст. 102 ТК РФ);
- змінного режиму роботи ( ст. 103 ТК РФ);
- сумованого обліку робочого часу ( ст. 104 ТК РФ);
- поділу робочого дня на частини ( ст. 105 ТК РФ).
Графік виконання робіт у цих випадках складається з метою контролю за дотриманням нормальної тривалості робочого часу за весь обліковий період (місяць, квартал та інші, але не більше одного року). На підставі даних кожного співробітника за певний обліковий період відбувається нарахування заробітної плати, у тому числі з урахуванням часу переробки або недоробки.
Щоб не витрачати час на складання власної форми графіка, рекомендуємо фахівцю з кадрів завантажити порожній бланк – зразок графіка роботи на місяць, підготовлений експертами (він прикріплений наприкінці статті).
Тривалість облікового періоду повинна встановлюватись кожною організацією. Слід враховувати, що як місяць доцільно встановлювати обліковий період, якщо працівник щомісяця відпрацьовує кількість годин, що відповідає нормальній тривалості робочого часу, або більше годин, ніж це передбачено нормою (тобто спочатку закладено понаднормовий годинник). Це дозволить щомісяця визначати кількість понаднормового годинника та здійснювати відповідну доплату.
Якщо ж за графіком працівника видно, що в деяких місяцях він відпрацьовує більше годин, а в деяких менше, ніж слідує за нормою, буде справедливим, щоб переробка одного місяця компенсувалася недоробкою в іншому. І тут тривалість облікового періоду доцільно встановити понад місяць. Кількість місяців в обліковому періоді слід встановити так, щоб сума робочих годин за обліковим документом збіглася з нормою робочого часу. Визначення кількості понаднормового годинника проводиться не помісячно, а один раз за весь обліковий період в цілому.
Які бувають графіки роботи
Розглянемо докладніше, що чам відрізняються гнучкий графікроботи, ненормований робочий день, змінний режим, сумований облік робочого часу та роздроблений робочий день.
Гнучкий
Гнучкий робочий режим передбачає самостійне регулювання співробітниками початку та закінчення тривалості зміни. Важливо відпрацювати конкретну кількість годин, встановлену для певного облікового періоду.
Ненормований робочий час передбачає періодичне залучення до трудовим обов'язкамза межами стандартного трудового дня. Перелік посад з таким часом закріплюється колективним договором або внутрішніми правилами організації.
Змінний
Змінна робота передбачає роботу у дві, три чи чотири зміни протягом доби. Він необхідний, коли тривалість робочого циклу перевищує норму однієї людини. І тут співробітники змінюють одне одного.
У такому разі в компаніях складаються графіки роботи - шаблон показаний нижче. Такий локальний акт затверджується керівником підприємства. Працівники ж мають підтвердити факт ознайомлення та згоди з роботою за затвердженим розпорядком, поставивши підписи.
Підсумований облік
Підсумовований облік робочого дня дозволяє зараховувати більш тривалі терміни роботи. Суть у тому, що середня тривалістьпраці протягом дня має дорівнювати нормі за період. Таким періодом може бути тиждень, місяць, квартал, рік.
Припустимо, на тиждень потрібно відпрацювати 40 годин, зміна може тривати і по 12 годин, і добу. Так нерідко працюють продавці у цілодобових магазинах, сторожа, прибиральники. Про те, якою є тривалість перерви між двома 12-годинними змінами, Трудовий кодекс нічого не говорить, але раніше при розподілі навантаження враховували рекомендації постанови Ради Народних Комісарів СРСР від 24.09.1929 — які наказували встановити перерву між 12-годинними змінами не менше подвійної. напередодні — тобто щонайменше 24 години. Зараз ця постанова втратила чинність — але деякі відомчі нормативні документимістять такі умови: наприклад, у Наказі Міністра оборони РФ від 30.12.2001 N 541 «Про відомчу охорону Міністерства оборони Російської Федерації» сказано:
Пропонуємо зразок: як скласти графік роботи на 4 особи по 12 годин. У зразку використані умовні позначення:
- У - робота з 7.00 до 19.00;
- В – робота з 19.00 до 7.00;
- * - вихідний день.
Наведений приклад досить універсальний — його можна використовувати і як зразок графіка роботи продавців у магазині, зразок графіка чергування сторожів на місяць — якщо їхня зміна триває 12 годин. Щоб скористатися нашим прикладом, пропонуємо скачати графік змінності на 2019 рік у excel внизу.
Якщо ж необхідно скласти графік роботи прибирання – наприклад, у цілодобовому кафе, де прибирання має проводитися кожні півгодини, а менеджери та прибиральники працюють по 12 годин – підійде такий зразок.
Поділ дня на частини
Поділ трудового дня на частини допускається відповідно до нормативного локального акту організації та з урахуванням думки профспілки. День ділиться на частини перервою, яка не оплачується. Такий розпорядок використовується у торгівлі або в компаніях, що займаються транспортними перевезеннями, або у держустановах.
Графік обліку робочого часу на 2019 рік: як його заповнити
Існують дві уніфіковані форми: Т-12 та Т-13. Різниця в них полягає в тому, що форму Т-12 заповнюють тільки вручну або в текстовому редакторі і в ньому є спеціальний розділ для розрахунку зарплати. Табель Т-13 може заповнюватися за допомогою спеціалізованих комп'ютерних програмта систем контролю доступу, що використовуються з метою обліку відвідувань співробітниками фірми своєї роботи. У цій формі відсутній блок для розрахунку зарплати, вона підлягає розрахунку в інших регістрах.
Табель обліку робочого часу є первинним документом, на підставі якого нараховується заробітна плата працівникам, виплати з неї та прийняті в організації доплати. Оскільки перелічені виплати зменшують податок на прибуток організацій або оподатковуваний дохід при УСНО, документ слід закріпити як первинний облікової політикиорганізації. Користуватись уніфікованою формою з 01.01.2013 необов'язково. Важливо закріпити власний варіант форми в обліковій політиці та простежити, щоб у ньому містилися всі необхідні реквізити, обов'язкова наявність яких для первинних документів встановлена законом 402-ФЗ.
Табель складається в одному примірнику особою, уповноваженою стежити за контролем робочого часу в цілому по організації або окремому структурному підрозділі. Перелік осіб, які його підписують, встановлюється внутрішнім розпорядчим актом організації. Наприкінці кожного місяця заповнений табель передається до бухгалтерії.
Розглянемо порядок заповнення табеля з прикладу форми Т-13.
У шапці обов'язково заповнюється найменування організації та структурний підрозділ (при контролі робочого часу у структурних підрозділах). Порядковий номер присвоюється відповідно до прийнятої нумерації в організації. Дата складання та звітний період заповнюються обов'язково, як реквізити первинного документа.
Зразок графіка роботи завантажити в excel ви можете наприкінці статті. А зараз розглянемо, як розрахувати графік роботи та правильно його скласти.
Покрокова інструкція оформлення
Крок 1. Оформляємо шапку
Наведемо зразок заповнення графіка роботи працівників на місяць, на прикладі – лютий 2019 року.
Крок 2. Заповнюємо графи 1-3
Графа 1, порядковий номер заповнюється за кількістю співробітників у табелі. Графи 2-3 містять ідентифікаційні відомості щодо кожного працівника: П.І.Б. співробітника, його посаду та табельний номер.
Крок 3. Заповнюємо графи 4-6
Графа 4 містить позначки про явки та неявки на роботу по кожному числу у відповідному місяці. У наведеному прикладі табеля за лютий 2019 року 28 днів, тому і осередків для заповнення даних 28. Для цієї інформації у таблиці чотири рядки (по два на кожну половину місяця).
У верхньому рядку кожної половини місяця відображаються літерні позначення причин явок та неявок (літерна відповідність причин представлені на титульному листіформи № Т-12) - це коди явок-неявок до графіка робочого часу. Розшифровка кодів дана у файлі наприкінці статті.
Відмітки, що пояснюють причини неявок на роботу, про роботу в режимі неповного або поза нормальною тривалістю робочого часу та ін., робляться на підставі документів: листок непрацездатності, довідка про виконання державних або громадських обов'язків, письмове попередження про просте, письмову згоду працівника на понаднормову роботуу випадках, встановлених законодавством, ін.
Під буквеним позначенням проставляється числовий показник, що дорівнює кількості фактично відпрацьованих годин та хвилин кожним працівником.
Графи 5 та 6 містять сумарний показник відпрацьованого часу по кожному співробітнику за кожну половину місяця у годинах, хвилинах та днях (графа 5) та за весь місяць (графа 6) у годинах, хвилинах та днях.
Крок 4. Заповнюємо графи 7-9
Графи 7-9 у формі Т-13 заповнюються при автоматизованої системиобліку з урахуванням таких особливостей:
- якщо для всіх працівників організації нарахування зарплати відбувається лише за одним видом оплати праці та з використанням одного кореспондуючого рахунку, то показники «код виду оплати» та «кореспондуючий рахунок» можна ставити над гр. 7, 8 та заповнювати тільки графу 9 - на сумовий показник відпрацьованих днів та годин (у дужках) по кожному співробітнику;
- якщо ж нарахування проводяться за декількома видами оплати (від 2 і більше) і з використанням декількох рахунків бухгалтерського обліку, то гр. 7 та 8 заповнюються відповідними даними, у гр. 9 відображається сумовий показник відпрацьованих днів та годин (у дужках) по кожному співробітнику;
- додатковий блок з аналогічними графами передбачено у разі, якщо кількість видів оплати праці перевищить 4.
Крок 5. Заповнюємо графи 10-13
У них наводиться інформація про неявки за обліковий період за відповідними кодами у днях та годинах (зазначається у дужках). Два блоки граф передбачені у разі, якщо кількість причин неявок перевищить 4.
Слід пам'ятати, що в табель не включаються особи, які працюють за цивільно-правових договорів. Табель можна вести одним із двох способів, який організація фіксує в обліковій політиці:
- суцільним способом, тобто реєструвати всі явки та неявки на роботу;
- способом обліку відхилень, тобто реєструвати тільки відхилення (неявка на роботу, запізнення, понаднормовий годинник і т. д.).
Після закінчення місяця табель підписується відповідальними особами, перелік яких встановлено у нормативному акті організації, та передається до бухгалтерії для нарахування зарплати та інших виплат.
Якщо в організації зарплата за першу половину місяця (аванс) нараховується за фактично відпрацьований час, табель дозволено складати окремо за першу та другу половину місяця.
Завантажити шаблон (excel) графіка роботи можна наприкінці статті.
Терміни зберігання та відповідальність за відсутність
Термін зберігання графіка:
- як первинний документ, відповідно до пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ, - Протягом 4 років;
- як первинний документ з метою бухобліку - протягом 5 років (закон 402-ФЗ);
- як документи з кадрів та оплати праці – не менше 5 років, а за важких, шкідливих чи небезпечних умов праці – не менше 75 років (Наказ від 25.08.2010 № 558).
Відповідальність за відсутність:
- відповідно до ст. 120 НК РФ, Відсутність його, як первинного документа, спричинить накладення штрафу в розмірі від 10 000 руб. до 40 000 руб. та відмова у визнанні у витратах при обчисленні податку на прибуток витрат на оплату праці;
- відповідно до ст. 5.27 КпАП РФ, За недотримання трудового законодавства для організацій встановлено штраф у розмірі від 30 000 до 70 000 руб., А для керівників та осіб без утворення юрособи - від 1000 руб. до 20000 руб.
Формування графіка змінності – у часто одна із основних умов безперебійної роботи підприємства чи організації.
ФАЙЛИ
Коли застосовується змінний графік роботи
Змінний графік – явище досить поширене. Використовується він у різних галузях діяльності, найчастіше в компаніях з безперервним цілодобовим виробничим циклом- Необхідність його застосування тут обумовлена тим, що простої обладнання неприпустимі, т.к. вони ведуть до збоїв у системі та чималих фінансових втрат. А ось регулярна своєчасна зміна персоналу призводить до збільшення обсягу продукції, поліпшення продуктивності праці і, як наслідок, більшого прибутку.
Також змінний графік поширений і в інших сферах, наприклад, медичних установ, охоронних структурах, пожежних, газових службах, в залізничних та транспортні перевезення, авіасполученні і т.д.
Кількість змін та працівників у них
Число змін залежить від особливостей діяльності організації. Це може бути дві, три і навіть чотири зміни на добу. Кожна зміна працює певний проміжок часу – від трьох-чотирьох годин до дванадцятої.
Індивідуально та кількість працівників в одній зміні. Це може бути одна людина чи навіть кілька десятків (верхній поріг не обмежений).
Навіщо потрібний графік змінності
Графік змінності одна із найважливіших внутрішніх документів підприємства.
За підсумками графіка ведеться облік робочого дня співробітників і згодом виробляється нарахування їм зарплати.
Таким чином, він відноситься не тільки до методів організації праці на підприємстві, але є серйозним обліковим бланком.
Не слід забувати і про те, що якщо в компанії передбачена робота в змінному режимі, наявність графіка в обов'язковому порядку перевіряється державними наглядовими структурами (наприклад, трудовою інспекцієюі податковою службою). Відсутність цього документа може спричинити накладення на підприємство та його керівництво адміністративного покарання у вигляді досить великого штрафу.
Законодавче регулювання, обов'язкові умови
Змінний графік регулюється законодавством, саме ст. 372 ТК РФ (ч. 3 ст. 103 ТК РФ). При введенні його в організації потрібно неухильно дотримуватись норм і умов вищезгаданого розділу Трудового Кодексу Російської Федерації.
Правила роботи в даному режимі прописані тут досить докладно та чітко. Перераховувати їх у цій статті немає сенсу, але на деяких просто необхідно загострити увагу:
- тижнева тривалість робочого часу у сумі всіх змін має бути більше сорока годин;
- кожну зміну людям має даватися перерва на обід (його тривалість визначається індивідуально - від 30 хвилин до 2 годин);
- співробітникам має бути забезпечений безперервний відпочинок протягом 42 годин щотижня;
- роботодавець зобов'язаний позначити працівникам неприпустимість виконання ними обов'язків у дві зміни поспіль (крім екстрених випадків) – і за цим стежити.
Якщо організація відчуває потребу у застосуванні змінного графіка до різних категорій (посад) працівників, то кожної з них тривалість зміни може визначатися окремо (такі ситуації трапляються в транспортних компаніях– для водіїв застосовується один режим роботи, для диспетчерів інший, а для обслуговуючого персоналу- Третій).
При формуванні графіка слід враховувати ще один важливий момент — якщо більша частина випадає на ніч, то зміна автоматично повинна бути зменшена на годину.
Всі інші умови роботи повинні також відповідати законодавству, у тому числі й у питаннях, що стосуються видачі зарплати, надання лікарняних, відпустки тощо.
Що не вважається змінним графіком
Деякі кадровики помилково вважають, що графік роботи на добу через двоє/троє, два дні через два і т.п., відноситься до змінних. Якщо уважно ознайомитись із трудовим законодавством РФ, з'ясується, що це не так. Група працівників, яка виконує свої посадові обов'язкипротягом одного дня, що змінюється наступного дня іншими, працює в режимі, що закріплюється всередині підприємства, проте при цьому чіткої процедури розробки такого режиму, його погодження та затвердження не передбачено.
Деякі моменти щодо оплати
Розрахунок оплати праці при змінному графіку дещо відрізняється від стандартного. Специфіка тут полягає в тому, що кількість робочих годин за встановленим на підприємстві режимом може відрізнятись від норми, встановленої за законом, причому як у бік збільшення, так і у бік зменшення (так звана планова переробка або недоробка).
Для того, щоб у розрахунках зарплати не було помилок, після завершення періоду обліку слід здійснювати звірку наступних параметрів: кількості робочих годин відповідно до норми та їхню ж кількість, виходячи з реальних показників. Якщо при порівнянні другий показник буде більшим за перший, потрібно буде розрахувати та доплатити співробітнику за перероблений час.
Якщо зміна працівнику випадає вихідний день, вона оплачується як звичайна (це обгрунтовується особливостями умов змінного режиму). Якщо ж він змушений працювати у святковий день (державні неробочі дні вказані у Трудовому КодексіРФ), то оплата йому має здійснюватися за відповідним стандартним тарифом, тобто. у подвійному розмірі.
Закріплення порядку роботи
Якщо керівництво підприємства вирішує застосовувати позмінний графік роботи, цю норму має закріпити в облікової політики, якщо точніше – у Правилах внутрішнього розпорядку.
Якщо в компанії діє профспілковий осередок, дані Правила, у тому числі щодо змінного режиму роботи, повинні затверджуватись її представником. На взаємодію Космосу з профспілкою відводиться п'ятиденний період – цей термін профспілкові діячі мають або схвалити подані їм Правила, або доказово їх оскаржити.
Також допускається встановити використання змінного графіка у колективному договорі.
Крім Правил внутрішнього розпорядку та колективного договору, пункт про змінний режим роботи має бути прописаний у розділах індивідуальних трудових договорахіз співробітниками, із зазначенням кількості годин у зміні та інших параметрів.
Процес формування графіка змінності
p align="justify"> Першим практичним етапом втілення змінного графіка в життя є наказ про його створення, що випускається від імені директора організації. У ньому прописується вказівка створити графік змінності, період, відповідальну особу та інші необхідні відомості.
Зразок наказу про затвердження графіка змінності
Графік формується заздалегідь - як мінімум за тридцять днів до зміни.
Кожен співробітник, згаданий у документі, має бути з ним ознайомлений під розпис. Таким чином, він свідчить про те, що згоден із цим режимом роботи.
Після розроблення, погодження та остаточного затвердження графік буде обов'язковим до виконання як для керівництва підприємства, так і для співробітників, які в ньому позначені.
На який період складається бланк
Графік позмінної роботи може формуватися будь-який період. Як правило, термін, на який складається цей документ, вказується в нормативні актикомпанії. Найчастіше графіки складаються однією місяць. Щоразу новий графік має затверджуватись у встановленому порядку.
Чи можна міняти в ньому відомості
До затвердженого змінного графіка зміни вносити допускається, але тільки в крайньому випадку і з дотриманням деяких правил.
По-перше, якщо зміни відбуваються з ініціативи роботодавця, він в обов'язковому порядку повинен заздалегідь повідомити про них підлеглих та отримати їхню письмову згоду – без них законним чином внести правки буде проблематично.
Якщо змінити графік змін просить хтось із співробітників, він має скласти спеціальну заяву на ім'я керівника. У заяву слід зазначити причини прохання (вона має бути обов'язково поважною з наведенням відповідних письмових обґрунтувань), потім має бути отримана згода інших працівників, яких стосується документ. Якщо колегам та керівництву вдалося досягти компромісу, формується новий наказ, з урахуванням якого у графік вносяться необхідні корективи.
Чи можна змінюватись змінами без внесення змін до графіка змінності
Іноді на підприємствах трапляються ситуації, коли працівники змінюються змінами без попередження про це начальства. Це категорично неприпустимо.
За таку заміну керівництво має право накласти на підлеглих дисциплінарне стягнення.
А у разі не одиничного порушення трудової дисципліни (а саме до цієї категорії належать дані провини) навіть звільнити тих, хто провинився.
Хто складає документ
Безпосереднє завдання щодо складання графіка змінності може бути покладено або на фахівця кадрового відділу, або начальника структурного підрозділи, або секретаря організації. Головна умова, яку має дотримуватись виконавець – враховувати норми законодавства, інтереси підприємства та працівників.
При цьому документ після формування обов'язково має бути переданий на підпис керівнику відділу та директору.
Як узгоджувати із працівниками
Зі співробітниками графік змін потрібно узгоджувати заздалегідь, як уже говорилося вище – не пізніше, ніж за тридцять днів до настання першої зміни.
Підписи про згоду можна ставити безпосередньо в самому графіку або зробити для цього окремий лист.
Якщо обрано другий варіант, то листі узгодження потрібно зробити таблицю, вписати туди всіх працівників і зібрати їх автографи (з датою їх постановки). Цей документ буде офіційним додатком до графіка змінності.
Особливості формування графіка змінності, загальні відомості
Якщо вам доручено зробити змінний графік, а ви не уявляєте, як саме його формують, прочитайте наші рекомендації – вони дадуть вам точне уявлення про даному документі. Також ознайомтеся з прикладом заповнення – на його основі у вас легко вдасться оформити власний бланк.
Перш ніж перейти до детального опису графіка, наведемо загальну інформаціюпро документ. Почнемо із того, що уніфікованої форми графіка немає. Це означає, що писати його можна у вільному вигляді або на зразок, затверджений в обліковій політиці організації. У цьому спосіб формування бланка може бути відбито у нормативних актах фірми.
Незалежно від того, який метод складання графіка буде обраний, потрібно, щоб документ містив у собі низку обов'язкових даних:
- реквізити компанії;
- інформація про місце та час складання;
- сам графік.
Бланк обов'язково має бути засвідчений кількома особами. По-перше, тими працівниками, щодо яких він формувався, по-друге, керівником структурного підрозділу та, по-третє, директором компанії.
Завіряти бланк печаткою не обов'язково – робити це необхідно лише тоді, коли така умова є у локальній документації фірми.
Графік допускається складати на простому чистому аркуші паперу (переважно формату А4) або на фірмовому бланку організації (якщо така вимога встановлена керівництвом). Писати його можна вручну або на комп'ютері (з обов'язковим роздрукуванням).
Як враховувати графік змінності
Усі графіки, що розробляються на підприємстві, підлягають обов'язковій реєстрації у відповідному журналі обліку. Після проведення з ними всіх необхідних процедур (розробка, узгодження, затвердження, ознайомлення) вони передаються на зберігання до відділу кадрів компанії. Тут вони підшиваються в окрему папку з іншими такими ж документами. Доступ до місця їх утримання для сторонніх людей має бути обмеженим.
Тривалість їх зберігання позначається або у локальних актах організації, або встановлюється законодавством РФ (але щонайменше п'ять років). Після закінчення цього терміну графіки можна утилізувати з дотриманням процедури, встановленої в законі.
Зразок графіка змінності
Перш ніж розпочати заповнення бланка, слід умовно поділити його на три основні послідовні частини.
Перша – це початок, або, як його ще називають – «шапка». Сюди вноситься:
- назва документу;
- дата, місце формування;
- номер (за внутрішнім документообігом підприємства);
- період, який складається графік (тиждень, місяць, рік тощо.).
Вносити ці дані можна як посередині документа, так і ліворуч чи праворуч – значення не має. Єдине, що слід врахувати, щоб одразу, вгорі, було відведено кілька рядків під затвердження графіка керівником організації (сюди треба вписати його посаду та ПІБ).
Нижче є основний блок. Зазвичай він оформляється як таблиці. До неї поетапно вписуються:
- ПІБ працівника;
- дата;
- номер зміни, у якому він вийде працювати;
- відомості про вихідні дні.
Можна доповнити таблицю та іншими стовпчиками (наприклад, про табельний номер співробітника тощо). Під таблицею треба обов'язково дати розшифровку інформації, внесеної до графіка, у тому числі про кількість змін, кількість працівників, у них задіяних, тривалість кожної зміни (у годинах), а також про умовні позначення, внесені до графіка.
Далі слід поставити відмітку про те, що думка працівників, внесених до документа, врахована та зібрати їх підписи. Якщо підписи ставляться у аркуші узгодження, то графіку змінності треба зазначити його наявність, позначивши його як додаток до основного документа.
