Робочий час. Фотографія робочого часу: приклад, зразок

Тих, хто уважно підходить до підвищення ефективності виробничих процесів, словосполучення «фотографія робочого дня» не здивуєш. Але навіть у знайомих із терміном виникає чимало запитань. Як правильно здійснити дослідження? Чи потрібна підготовка? Як упорядкувати спостереження та зробити аналіз? Наша стаття допоможе у всьому розібратися.

З цієї статті ви дізнаєтесь:

Що таке фотографія робочого часу

На погляд термін «фотографія робочого дня» звучить майже фантастично. Це ж час, його не можна торкнутися, побачити, сфотографувати. Але його можна використовувати для будь-яких справ.

Фотографія робочого дня – це інструмент, який допомагає оцінити ефективність використання часу. Метод доцільно застосовувати, щоб зрозуміти причини невчасного виконання поставлених завдань. Це може бути надто велике навантаження, брак кваліфікації у співробітника або просто неправильний розподіл ресурсів.

Технічно, фотографія робочого часу – це не фотознімок, а об'ємний документ, куди вносять дані про те, як використовується день. Він містить опис трудового завдання, позначки про початок і кінець її виконання, записи про всі дії працівника. Чим докладніше вносяться дані, тим вища ефективність методу.

Законодавчо затвердженого регламенту дослідження немає. Роботодавець сам встановлює та координує порядок виконання фотографії робочого часу.

Цілі проведення

Фотографія робочого дня (ФРД) – потужний управлінський інструмент, який дозволяє вирішити об'ємний комплекс бізнес-завдань. Серед основних цілей дослідження:

Виявити та виміряти тимчасові втрати.
Зрозуміти, як можна оптимізувати використання робочих ресурсів.
Визначити причини невиконання нормативів та «відпливу» хвилин.
Зібрати дані для розробки оптимальних трудових нормативів та успішної реорганізації робочих процесів.
Оцінити адекватність завдань, які стоять перед співробітниками, їх складність, обсяги.
Провести глибокий аналіз ефективності праці на підприємстві: виявити найбільш трудомісткі процеси та види зайнятості, визначити успішних та неуспішних співробітників.
Вивчити досвід найкращих працівників та впровадити його у робочі стандарти.

Як бачите, фотографія робочого часу - це більше ніж просто спосіб нагляду над співробітниками. Це ефективний інструмент, необхідний різних рівнях виробничої ієрархії:

Працівникина місцях можуть оптимізувати свій робочий день.

Співробітники відділу кадрів та служби HRодержують дані для складання або коригування посадових інструкцій, планування штатного розкладу та робочого часу.

Керівники та управлінцібачать реальний стан справ у бізнес-процесах і можуть їх оптимізувати.

Тема номеру

Також читайте про те, коли суд не дозволить звільнити за прогул, як затримати працівника, який хоче звільнитися та як повернути гроші, які витратили на квартиру.

Обробка та аналіз результатів

Перш ніж зробити висновки щодо фотографії робочого часу, результати спостережень слід опрацювати.

Обробка ФРД

Перший крок обробки – підрахунок хвилин, витрачених на кожну операцію. Різниця між моментами у першому та другому стовпцях заноситься в стовпець 3.

Сумарний час – загальна тривалість зміни (СВ), найчастіше цей показник дорівнює 540 (9*60 хвилин).
Підготовка до завдання - підготовка обладнання та робочого місця (ПЗ).
Час операції – час, який витрачено на дію (ВО).
Відпочинок та особисті потреби – планові перерви (ОЛН).
Порушення трудової дисципліни – запізнення, несанкціоновані перерви (НТД).

З заповнених бланків фотографій можна скласти аналітичні таблиці балансу РВ чи карту фотографії робочого дня. Ключові показники цих таблиць розраховуються так:

підсумовується час для кожного типу операції;
обчислюється частка часу на операцію зміні (К1 = ВО/540*100%).

Ось як виглядає заповнена карта:

Питання визначення трудової дисципліни дуже важливе при фотографуванні РД. Варто пам'ятати, що співробітники - це люди, кожен зі своєю межею міцності та посидючості. Найчастіше перекури, перерви на «поговорити» чи каву просто необхідні підтримки здорової робочої атмосфери і командного духу у колективі. Тому перед початком обробки слід точно визначитися, що вважається порушенням, а що ні.

Отримані дані – це основа для аналізу та управлінських висновків.

Аналіз ФРД

Аналіз ФРД дозволяє зрозуміти виробничі процеси у комплексі, оцінивши:

продуктивність окремих працівників;
умови їхньої праці;
відповідність складності завдань кваліфікації персоналу;
адекватність навантаження;
відповідність обладнання виконуваним завданням.

Ось деякі приклади висновків, які дозволяє зробити ФРД:

Преміюваннячи, навпаки, скорочення зарплати. Наприклад, за результатами групового фотографування з'ясувалося, що за рівної завантаженні одні співробітники показують високу продуктивність, інші - ні. Преміювання перших та покарання других допоможе підвищити мотивацію у колективі.

Збільшення кількості виконавців.Іноді низька продуктивність команди - це наслідок нехтування трудової дисципліною, а результат банальної нестачі рук. ФРД допомагає виявити необхідність залучення додаткових працівників. Буває і навпаки – команда справляється з роботою швидко та залишається багато вільного часу. І тут доцільно перекинути людей інші завдання.

Кадрові перестановки.Нерідко після фотографування з'ясовується, що людина просто працює не на своєму місці – витрачає надто багато зусиль на роботу, яку виконують інші швидко. Як захід можна запропонувати йому іншу посаду чи провести навчання.

Реорганізація процесів.Деякі комплексні ФРД виявляють, що частина підрозділів компанії перевантажена, доки інші «прохолоджуються». Можливо, варто перерозподілити завдання.

Оновлення обладнання.Робоче місце та інструменти – важлива складова продуктивності. Нерідко працівники простоюють лише тому, що їм доводиться працювати на застарілій техніці. При цьому вони втомлюються, нервують, що ще більше знижує продуктивність.

Таким чином, хоч фотографування РД є добровільним, цей інструмент є надзвичайно важливим для розвитку бізнесу. Досить простий у виконанні, він дає багато важливої управлінської інформації.

Фотографія робочого дня необхідна щодо часу впливу на робочого шкідливих виробничих чинників. У статті ми розповімо, як її скласти, дамо приклади заповнення для електрогазозварювальника та бухгалтера.

Зі статті ви дізнаєтесь:

Що таке фотографія робочого дня

Незважаючи на те, що цей документ складає інженер з нормування праці, спеціаліст з ОП може брати участь у його складанні, якщо потрібно обґрунтувати час роботи у шкідливих умовах праці для працівника. Адже від цього залежить інтенсивність впливу на працівників шкідливих факторів виробничого середовища.

Фотографія робочого часу (ФРВ) – це контроль всіх процесів та тимчасових витрат на робочому місці за певний період, наприклад, робочий день або кілька змін. Результати мають значення при встановленні дострокової пенсії , інших гарантій і компенсацій.

На деякі професії доведеться скласти аналіз витрат робочого дня. У зварювальників, наприклад, має значення, скільки часу вони займаються безпосередньо зварюванням. Також потрібно порахувати, скільки годин на день займає робота на ПЕОМ, поки пункт 3.2.2.4 ще не виключили із додатка 1 до наказу № 302н. В іншому випадку, якщо експерт СОУТ не матиме підтвердженої інформації від роботодавця про умови виконання робіт, всі рішення будуть прийняті «за встановленою потужністю». А це спричинить необхідність встановлення пільг працівникам і підвищених тарифів у ПФР і на соцстрахування.

Для чого потрібна фотографія робочого дня

ФРВ потрібно для того, щоб визначити:

потенціал для оптимізації чисельності штату чи чисельності персоналу;
період перебування під впливом певного.

Види

p align="justify"> При розробці типових норм часу рекомендується визначати для однорідних робіт тимчасові витрати на виконання одиниці роботи (функції, послуги) одним або групою працівників відповідної кваліфікації. Такі витрати включають, як правило, період підготовки до виконання виробничої операції, а також обробку та оформлення результатів.

Як зробити фотографію робочого дня співробітника

Для того, щоб правильно оцінити витрати робочого часу, потрібно ретельно спланувати процес. Оцінка тимчасових витрат включає декілька етапів:

1. Підготовка до дослідження.

2. Спостереження.

3. Аналіз отриманих під час спостереження даних.

4. Висновки та прийняття управлінського рішення.

На підготовчому етапі слід повідомити працівників у тому, що у їхніх робочих місцях буде організовано дослідження витрат часу, зокрема із застосуванням відеофіксації, що вони мають займатися своїми справами оскільки це роблять завжди. Для цілей дослідження потрібні фактичні витрати, отримані за нормальної виробничої діяльності.

Запитувати дозвіл на фотографію робочого дня не потрібно, але з наказом проведення хронометражних спостережень потрібно ознайомити працівників під підпис. Це обов'язок кадровика.

У наказі на хронометраж слід зазначити:

об'єкт, цілі та завдання дослідження, перелік робочих місць, на яких проводитиметься;
перелік експертів-спостерігачів або склад наглядової комісії.

Перед початком фотографії слід видати наказ та попередити співробітників, щоб вони виконували свої обов'язки у звичайному режимі. Фіксувати їх дії можуть спостерігачі, самі співробітники, система відеоспостереження, спеціалізовані комп'ютерні програми. Усі отримані дані заносять у картку робочого дня працівника (наглядовий лист).

Зразок картки передбачено до Методичних рекомендацій, затверджених наказом Мінпраці Росії від 31 травня 2013 р. № 235.

У карту заносять всі дії працівника протягом дня або зміни із зазначенням перерв у тому порядку, в якому вони відбувалися фактично, фіксують поточний час закінчення кожного елемента трудового процесу. Момент закінчення однієї операції – це момент початку наступної, тому його можна записувати. Якщо час закінчення та початку операцій не збігаються, у карті вказують перерву та пояснюють її причину. Обідню перерву слід виключити та вказати окремим рядком.

Аналіз фотографії робочого дня

Після того, як спостерігачі нададуть ФРВ протягом кількох робочих днів, можна провести аналіз витрат. Для аналізу потрібно чистота вибірки. Це досягається складанням фотографії в період штатного процесу, без авралів, без простоїв. Тому не рекомендується проводити хронометраж наприкінці та на початку місяця – наприкінці місяця всі прагнуть доробити план, а на початку місяця ще не до кінця поставлено цілі. Найкращими днями для аналізу хронометражу є середина тижня чи місяця.

При обробці отриманих даних вираховують загальну тривалість часу по кожному рядку та підсумовують аналогічні операції. Кожному виду робіт слід присвоїти свій індекс. Отримана ФРВ – це підтвердження відсотка зайнятості працівників за певного виду робіт.

Для об'єктивного виміру тимчасових витрат необхідно домогтися, щоб у працівника були справні знаряддя його праці, був недоліку у сировині і напівфабрикатах. Працівник повинен виконувати свої обов'язки у звичайному для нього ритмі. Якщо ФРВ записується на відео, відеореєстратор фіксує весь робочий день - від початку і до закінчення.

Для аналізу потрібно, щоб картка була заповнена, навіть якщо для її складання застосовувався відеозапис. У карту потрібно внести всі фактичні перерви. Кожен запис показує або те, що робив працівник, або те, чим було викликано його бездіяльність. При записі кожного елемента операції (трудового процесу) чи перерви доцільно вказувати індекс часових витрат.

Фотографія робочого дня робітника – приклад

Припустимо, в організації є зварювальник, і ця посада полягає у списку на пільгову пенсію. Але час його зайнятості менший за 80% від тривалості робочого дня. Якщо співробітник зайнятий на роботах зі Списку №2 і є результати спецоцінки, то компанія повинна сплачувати за нього додаткові внески в наступному розмірі (п.3 ст.428 НК РФ):

2%, якщо встановлено клас умов праці 3.1;
4%, якщо встановлено клас умов праці 3.2.

При цьому як підтверджуючі документи відділення ПФР на місцях приймають довідки від роботодавців, в яких прописується, що співробітник був зайнятий на відповідних видах робіт протягом повного трудового дня (понад 80% робочого часу), виписки з табелів обліку тощо. У законодавстві немає конкретного переліку документів, якими роботодавець має підтвердити відповідні умови роботи працівників. Тому компанія може надати будь-які документи.

Ось приклад такого підтвердження: мапа фотографії робочого дня співробітника з його підписом. Працівник сам був присутній в оцінці, тому надалі не виникне питання про право на пільгову пенсію.

Якщо за 3-5 робочих днів скласти такі ж карти, можна буде довести, що працівник виробляє у шкідливих умовах праці менше 80%. Для розрахунку пенсії має значення вплив хімічного чинника – зварювального аерозолю під час зварювання, а чи не період підготовки до процесу зварювання, включаючи складання тощо.

Фотографія робочого дня бухгалтера

Щоб визначити, чи потрібно проводити медогляд користувачам ПЕОМ – працівникам офісу, потрібно також провести хронометраж. Працюючи за комп'ютером понад 50% робочого дня, потрібно включати ці робочі місця до списку контингентів.

Ось зразок такої ФРВ за день спостереження. Нагадуємо, що потрібно скласти не менше 3 таких фотографій по одному робочому місцю для об'єктивності дослідження та ознайомити з результатами працівника.

Фотографію робочого дня корисно робити працівникам всіх рівнях управління. Замовити послугу фотографія робочого дня (фотографія робочого часу).

Ітак що ж таке фотографія робочого дня.

Фотографія робочого дня (або фотографія робочого часу) - це вид спостереження, у якому протягом дня фіксуються все без винятку витрати часу. Фіксуються навіть найдрібніші справи, такі як хвилинна розмова по телефону, перерва на чашку кави тощо.

УВ результаті виконаної роботи отримують точний зріз: чим саме і протягом якого часу займався конкретний співробітник.

ЗРазу хочу відзначити, що фотографія робочого дня (фотографія робочого часу) практично марна, якщо її робити протягом одного дня і за попередньою домовленістю з працівником. І також марна, якщо дані не обробляти і робити висновки.

Лнайчастіше робити фотографію робочого дня (фотографію робочого часу) протягом тижня - тоді Ви отримаєте більш точні дані: контрольована людина розслабиться і поводитиметься природніше протягом тижня, крім того, у різні дні якість праці змінюється і Ви можете отримати середні значення , якщо складете фотографії кількох робочих днів.

Ппорядок виконання.

Визначення мети проведення фотографії робочого дня (фотографії робочого дня).
Визначення технології проведення (хто проводитиме, коли, яким чином).
Підготовка бланків спостереження.
Інструктаж спостерігачів
Проведення фотографії робочого дня (фотографії робочого дня).
Обробка та аналіз результатів, вироблення рішень.

1. Цілі фотографії робочого дня (фотографії робочого часу):

визначення фактичних витрат робочого часу,
вироблення нормативів,
виявлення та усунення втрат часу,
вдосконалення системи мотивації,
підвищення самоорганізації,
оптимізація бізнес-процесів організації та ін.

ХЗазначимо, що працівники повинні знати, для чого за ними спостерігають і які цілі фотографії робочого дня. При цьому результати фотографії робочого дня (фотографії робочого часу) не повинні бути використані проти співробітників - їх необхідно використовувати для вдосконалення праці.

2. Бланк спостереження.

Зкачати бланк спостереження (самофотографії) або індивідуальної фотографії робочого дня (фотографії робочого часу) можна.

3. Підготовка спостерігачів.

Нспостерігачів знайомите із спостережними листами, пояснюєте, що вони повинні відзначати всі дії людини, фіксуючи при цьому час початку виконання нової дії, тривалість виконання дій.

Нспостерігач не повинен втручатися у діяльність працівника, ні допомагати йому, ні вступати з ним у переговори. Спостерігач має лише фіксувати всі дії. При цьому він повинен добре днати, у чому суть роботи людини, за якою ведеться спостереження.

4. Обробка результатів.

Увсі операції, які здійснював працівник, групуються, кожній групі надається свій індекс. Подібні операції мають однаковий індекс.

ЗРеди загальноприйнятих виділяють такі:

Тпз - витрати часу на підготовчі та заключні роботи (прийшов на робоче місце, увімкнув комп'ютер, дочекався завантаження програм тощо)

Топ - оперативний час, тобто час, які працівник витратив виконання обов'язків.

Тобс - час, витрачене вирішення організаційних питань, обслуговування робочого места.

Тпер - перерви у часі.

ДДля більш точного аналізу Ви можете розбити час на групи або виділити додаткові категорії.

Дале Ви складаєте баланс фактичного часу працівника (фактичного робочого часу фотографії робочого дня).

Прон являє собою таблицю, в якій по кожній групі вираховується кількість випадків, тривалість (сумарний час операцій по групі), частка витрат іноді всього робочого дня (спостерігається періоду).

Коефіцієнт використання робочого часу (К ісп):

До ісп = Тпз+Топ+Тобс+Т н отл

де Т пз, Т оп, Т о6с розраховується за фактичним балансом робочого часу;

Т" отл вибирається у межах нормативу, наведеного за умов завдання;

Тсм - встановлена тривалість робочого дня (часу спостереження), хв.

Коефіцієнт втрат з організаційно-технічних причин

Кпот = Тпот / Т см

Коефіцієнт втрат робочого дня у зв'язку з порушенням трудової дисципліни

Кпнд = Тпнд + (Т ф отл - Т н отл)

де До ПНД розраховується за фактичним балансом робочого часу;

Т * отл і Т н отл - час на відпочинок та особисті потреби відповідно фактичне (за фактичним балансом робочого дня) та нормативне (за умовою завдання).

Можливе підвищення продуктивності праці за умови скорочення прямих втрат робочого часу можна розрахувати за такою формулою:

ΔПТ = Тпот + Тпнд + (Т ф отл - Т н отл) * Кс * 100

де К з - коефіцієнт скорочення прямих втрат робочого часу (0,1; 0,2 і т.д. При повному скороченні втрат часу він дорівнює 1).

5. Аналіз результатів та розробка заходів.

АНаліз результатів дозволить Вам зрозуміти, скільки робочого часу фактично використовується, як часто працівники роблять перерви в роботі, скільки часу витрачається на обід, скільки часу займає підготовча робота.

ТТакож Ви зможете визначитися, що заважає виконувати ефективно роботу.

УВиявивши всі проблеми та складності, розробляйте заходи, які допоможуть вирішити проблеми.

Потримати інформацію про послугу з проведення фотографії робочого дня (фотографії робочого часу) Ви

Одним із резервів підвищення ефективності роботи будь-якої організації є більш продуктивне використання трудових ресурсів. У цьому випадку простим та дієвим інструментом отримання та аналізу об'єктивних даних виступає фотографія робочого дня (ФРД).

Фотографія робочого дня- Це метод, що дозволяє вивчити розподіл часу конкретного співробітника шляхом спостереження, вимірювання та документування всіх без винятку витрат часу на виконання робочих операцій протягом робочого дня.

Освоєння методу ФРД дозволяє отримувати унікальні результати в галузі управління персоналом та його продуктивністю навіть в умовах неповного охоплення нормуванням виконуваних у компанії робіт. Процес ФРД спрямовано визначення витрат часу на кожну операцію, виявлення та аналіз причин невиконання завдань, оптимізацію трудового процесу в цілому.

Фотографія робочого дня дає відповіді на такі запитання:

1. Скільки часу йде у співробітника певний вид роботи?

2. Скільки часу йде у різних співробітників на виконання одного й того ж виду робіт?

3. Чи можна збільшити продуктивність праці та за рахунок чого?

4. Чи можна опустити (спростити) якісь бізнес-процеси або делегувати їх іншим відділам?

5. Як встановити норми продуктивності праці та виявити причини невиконання цих норм?

Види ФРД

Залежно від кількості об'єктів спостереження та цільового завдання застосовуються такі види фотографії робочого дня:

. індивідуальна- Визначають витрати часу окремими виконавцями, що дозволяє вивчити роботу з максимальним ступенем її деталізації;

. групова— спостерігають за діяльністю кількох співробітників, пов'язаних між собою робочим процесом для подальшого раціонального розподілу обов'язків між членами групи. Основне призначення групової фотографії - вивчити узгодженість роботи членів групи, ступінь їх завантаженості, організацію роботи, виявити причини та тривалість втрат робочого часу, дослідити інші питання, що не потребують точних вимірювань часу;

. комплексна— дає можливість виявити взаємозв'язок окремих виробничих процесів, вивчити виробничий ритм роботи, визначити рівень раціонального використання устаткування, розробити конкретні заходи, створені задля зростання ефективності праці. У разі група спостерігачів вивчає роботу бригади, цеху, відділу чи підприємства загалом, що дозволяє охопити всю сукупність виробничих процесів чи його значну частину;

. самофотографія- Фахівець самостійно виконує виміри часу своєї діяльності.

Важлива деталь:щоб отримати більш об'єктивні та достовірні дані, проводять комплексні фотографії робочого дня протягом кількох днів (тижня, місяця).

ЦІЛІ ВИКОРИСТАННЯ ФРД

Фотографію робочого дня можна використовувати для різних цілей:

1. Визначення структури робочого дня, виявлення найбільш витратних операцій та видів робіт.

2. Вивчення досвіду найкращих співробітників.Бюджет робочого дня співробітників, демонструють кращі результати, можна брати за основу постановки завдань, оцінки ефективності співробітника, пошуку оптимальних способів організації праці.

3. Встановлення норм.Аналіз даних з кількох співробітників дозволяє отримати вихідну інформацію розробки норм праці. Причому метод ФРД застосовується у кількох співробітників із різною ефективністю праці, щоб підвищити обґрунтованість норм.

4. Виявлення причин невиконання норм.Якщо норми вже існують, але окремі співробітники їх регулярно не виконують, то фотографією робочого дня можна виявити причини такої ситуації.

5. Виявлення втрат робочого дня.З допомогою ФРД можна визначити, яких етапах робочого процесу відбуваються втрати робочого дня і що вони викликані: неефективністю організації роботи, нераціонально збудованою технологією чи несумлінністю співробітників.

6. Удосконалення процесу організації праці для підприємства.ФРД дозволяє описати існуючі в компанії бізнес-процеси та оцінити, наскільки вони оптимальні.

7. Оцінка ефективності праці працівника.Спостереження за роботою співробітника та оцінка його тимчасових витрат на різні робочі операції – це можливість оцінити рівень його професіоналізму та мотивації.

ТЕХНОЛОГІЯ ПРОВЕДЕННЯ ФРД

Технологія проведення фотографії робочого дня складається із кількох етапів.

Етап 1. Підготовка до проведення фотографії робочого дня.

На початковому етапі встановлюють цілі проведення фотографії робочого дня. Виходячи з поставленої мети, визначають вид і методику проведення ФРД.

Якщо головною метою ФРД є контроль за дотриманням персоналом правил внутрішнього трудового розпорядку, то фотографію робочого дня можна проводити одночасно у групи працівників (угруповання співробітників за структурним підрозділом або за типом виконуваних робіт). Порушення трудової дисципліни будуть помітні одразу.

Якщо треба виявити втрати робочого часу, оптимізувати бізнес-процеси компанії, то фотографію робочого дня потрібно проводити індивідуально для кожного працівника, ретельно фіксувати виконувані ним операції, взаємодію Космосу з іншими співробітниками та структурними підрозділами.

Також на першому етапі необхідно визначитися, повідомляти співробітників про проведення ФРД або варто вигадати потрібну легенду для впровадження спостерігача.

ЦЕ ВАЖЛИВО

Підготовчий етап передбачає підготовку (інструктаж та навчання) спостерігачів. Від підготовки багато в чому залежать одержані результати.

Не зайве заздалегідь узгодити бланки ФРД, щоб правильно відобразити в них необхідну інформацію. Це особливо важливо, якщо дослідження проводитиметься одночасно у кількох структурних підрозділах різними спостерігачами.

Етап 2. Фотографування робочого дня.

Фотографування ведеться за поточним часом. Результати вимірів заносять до спостережного листа (табл. 1-3). У колонках 1 і 2 спостерігач фіксує час початку та закінчення кожної нової дії (бездіяльності). У колонці 4 він описує дії, колонку 5 вносить перелік обладнання, необхідного для виконання роботи. Кожен запис показує або те, що робив працівник, або те, чим було викликано його бездіяльність.

Кожен елемент роботи чи перерви потрібно оформлювати окремо. Особливо чітко слід відрізняти елементи робіт з обслуговування робочого місця, а також перерви у роботі з урахуванням їх характеру та причин. При цьому стовпчики 1, 2, 4, 5 спостережного листа заповнюються безпосередньо в процесі спостережень, а стовпчики 3, 6 - при обробці результатів фотографії.

Фотографія робочого дня економіста

Дана фотографія проведена 18.03.2016 методом безпосередніх вимірів витраченого часу на підставі Наказу керівника № 147 від 09.03.2016 з метою вивчення витрат робочого часу протягом робочого дня працівника.

Результати викладено у табл. 1.

П.І.Б. працівника: Петрова А. І.

Стаж роботи зі спеціальності: 2 роки.

Таблиця 1. Фотографія робочого дня економіста
		Устаткування	Примітка

	Увімкнення комп'ютера
	Уточнення по телефону змісту необхідної інформації. Розсилка згідно запитів електронною поштою планових показників роботи підрозділу	Комп'ютер, телефон, підключення до Інтернету
		Телефонний апарат
	Збір необхідної вихідної інформації для аналізу виконання планових показників виробничими ділянками Воронезького підрозділу ТОВ «Камелія-Інвест»	Комп'ютер, телефон, підключення до Інтернету

	Аналіз виконання планових показників з виробництва продукції виробничими ділянками Воронезького підрозділу ТОВ «Камелія-Інвест» згідно з звітами начальників виробничих ділянок	Комп'ютер
	Уточнення натуральних та грошових показників у виконавців звітів	Телефонний апарат, підключення до Інтернету

	Внесення змін до аналітичного звіту щодо виконання планових показників	Комп'ютер
	Підготовка аналітичних записок керівнику підрозділу про доцільність впровадження нових матеріалів під час виробництва продукції	Комп'ютер
	Вихід за особистими потребами, перекур
	Аналіз фонду оплати праці Воронезького підрозділу ТОВ «Камелія-Інвест» за місяць	Комп'ютер, телефон
	Бесіда на особисті теми по телефону	Телефонний апарат
	Планування фонду оплати праці наступного місяця
	Завершення роботи, відключення техніки, порядок на робочому місці	Комп'ютер, принтер, телефон

З фотографією робочого дня ознайомлено: економіст Петрова А. І.

__________/Петрова А. І./

(Підпис)

«___» _____________ _____ р.

__________/Рябченко О. Р./

(Підпис)

«___» _____________ _____ р.

Дана фотографія проведена 17.03.2016 методом безпосередніх вимірів витраченого часу на підставі Наказу керівника № 147 від 09.03.2016 з метою вивчення витрат робочого часу протягом робочого дня працівника.

Результати викладено у табл. 2.

П.І.Б. працівника: Макарова С. В.

Посада працівника: бухгалтер.

Стаж роботи зі спеціальності: 13 років.

Підрозділ: Воронезький підрозділ ТОВ Камелія-Інвест.

Таблиця 2. Фотографія робочого дня бухгалтера
Час початку дії (операції)	Час закінчення дії (операції)	Тривалість операції (дії), хв.	Виконувана робота (дія)	Устаткування	Примітка

			Увімкнення комп'ютера, увімкнення сортування електронних баз даних
			Прийом та контроль первинної документації по ділянках бухгалтерського обліку та підготовка їх до лічильної обробки. Повернення документів, оформлених не у відповідному порядку, укладачам
			Перевірка електронної пошти, ознайомлення із змістом	Комп'ютер, підключення до Інтернету
			Підготовка та відправка необхідної інформації щодо собівартості виробленої продукції у звітному кварталі на запит керівника підрозділу (вибірка, ксерокопіювання рахунків сторонніх організацій, калькуляції собівартості за видами продукції та ін.)	Копіювальний апарат, комп'ютер, принтер, підключення до Інтернету
			Вихід за особистими потребами, перекур
			Виконання роботи з бухгалтерського обліку основних засобів	Комп'ютер, принтер
			Обідня перерва
			Виконання роботи з бухгалтерського обліку витрат на виробництво продукції	Комп'ютер, принтер
			Звірка з постачальниками послуг у телефонному режимі	Комп'ютер, телефон
			Перевірка електронної пошти, ознайомлення із змістом	Комп'ютер, підключення до Інтернету
			Сканування документів щодо нарахування заробітної плати та надсилання їх електронною поштою до головного офісу компанії	Комп'ютер, сканер, підключення до Інтернету
			Вихід за особистими потребами, перекур
			Нарада з керівником відділу з питань змін у податковому законодавстві
			Підготовка документів для передачі до архіву
			Вимкнення комп'ютера та іншої апаратури, порядок на робочому місці	Комп'ютер, принтер, сканер, ксерокс

З фотографією робочого дня ознайомлено: бухгалтер Макарова С. В.

__________/Макарова С. В./

(Підпис)

«___» _____________ _____ р.

Відповідальний за проведення фотографій робочого дня: менеджер по роботі з персоналом Рябченко О. Р.

__________/Рябченко О. Р./

(Підпис)

«___» _____________ _____ р.

Фотографія робочого часу менеджера із закупівель

Справжня фотографія проведена 19.03.2016 методом безпосередніх вимірів витраченого часу на підставі Наказу керівника від 09.03.2016 № 147 з метою вивчення витрат робочого часу протягом робочого дня працівника.

Результати викладено у табл. 3.

П.І.Б. працівника: Сергєєв П. І.

Посада працівника: менеджер із закупівель.

Стаж роботи зі спеціальності: 9 років.

Підрозділ: Воронезький підрозділ ТОВ Камелія-Інвест.

Таблиця 3. Фотографія робочого дня менеджера із закупівель
Час початку дії (операції)	Час закінчення дії (операції)	Тривалість операції (дії), хв.	Виконувана робота (дія)	Устаткування	Примітка

			Увімкнення комп'ютера, принтера, ксероксу	Комп'ютер, принтер, ксерокс
			Запит у планово-економічного відділу бюджету закупівель, погодженого з фінансовим відділом, на поточний квартал	Комп'ютер, телефон, підключення до Інтернету
			Запит у головного складу інформації щодо наявності матеріалів	Комп'ютер, телефон, підключення до Інтернету
			Визначення наявності та потреби у матеріалах на поточний квартал	Комп'ютер, телефон
			Вихід за особистими потребами, перекур
				Комп'ютер, принтер, телефон
			Обідня перерва
			Складання щомісячного плану закупівель	Комп'ютер, принтер, телефон
			Вихід за особистими потребами, перекур
			Проведення маркетингових досліджень з вивчення пропозицій від постачальників, рівня цін, умов постачання згідно з планом закупівель
			Прийом та обробка документів, пов'язаних із закупівлею	Комп'ютер, принтер, підключення до Інтернету, телефон
			Вихід за особистими потребами, перекур
			Остаточне узгодження з постачальником умов за цінами, датою відвантаження та способом доставки продукції на склад	Комп'ютер, підключення до Інтернету, телефон
			Внесення довідкової інформації до бази даних про постачальників	Комп'ютер, підключення до Інтернету
			Складання звіту про виконану за день роботу, вимкнення комп'ютера та іншої апаратури	Комп'ютер

З фотографією робочого дня ознайомлено: менеджер із закупівель Сергєєв П. І.

__________/Сергєєв П. І./

(Підпис)

«___» _____________ _____ р.

Відповідальний за проведення фотографій робочого дня: менеджер по роботі з персоналом Рябченко О. Р.

__________/Рябченко О. Р./

(Підпис)

«___» _____________ _____ р.

Етап 3. Опрацювання результатів.

Розрахунок тривалості елементів (заповнення колонки 3) ведеться під час обробки результатів.

На даному етапі заповнюють колонку 6, класифікують кожен елемент. Для невиробничого персоналу компанії «Камелія-Інвест» застосовували таку класифікацію витрат робочого часу:

ОВ - загальний час роботи (тривалість робочої зміни);

ПЗ - (підготовка до виконання завдання, підтримці засобів виробництва в робочому стані протягом зміни);

ВП -;

ОЛН -;

НТД - (спізнення, самовільні відлучки з робочого місця, передчасний відхід з роботи та ін).

За підсумками отриманих даних (табл. 1-3) створюють баланс праці. У таблиці 4 представлено баланс робочого часу економіста.

Таблиця 4. Баланс робочого дня економіста
	Опис	Загальний час спостереження, хв.
	Організація робочого місця та заключні роботи	540 хв. (9 год)
	Оперативний час (час безпосереднього виконання завдань)
	Витрати часу на відпочинок та особисті потреби
	Порушення правил трудової дисципліни

Графа «Загальна тривалість, хв.» табл. 4 заповнена виходячи з даних табл. 1 наступним чином:

ПЗ = 10 + 15 = 25 (хв.);

ВП = 45 + 60 + 70 + 40 + 30 + 75 + 65 + 35 = 420 (хв.);

ОЛН = 10 + 60 + 10 = 80 (хв.);

НТД = 5 + 10 = 15 (хв.).

Розрахунок коефіцієнта К1, що показує частку елемента витрат у загальному часі спостереження:

К1(ПЗ) = 25/540 × 100% = 4,6%;

К1(ВП) = 420 / 540 × 100% = 77,8%;

К1(ОЛН) = 80/540 × 100% = 14,8%;

К1 (НТД) = 15/540 × 100% = 2,8%.

Розглянемо баланс робочого часу бухгалтера(Табл. 5).

Таблиця 5. Баланс робочого дня бухгалтера
Класифікатор робочого часу	Опис	Загальна тривалість, хв.	Відсоток загального часу спостереження (К1), %	Загальний час спостереження, хв.
	Організація робочого місця та заключні роботи
	Оперативний час (час безпосереднього виконання завдань)
	Витрати часу на відпочинок та особисті потреби
	Порушення правил трудової дисципліни

Заповнення графи "Загальна тривалість, хв." на підставі даних табл. 2:

ПЗ = 10 + 5 = 15 (хв.);

ВП = 15 + 20 + 105 + 80 + 75 + 15 + 15 + 45 + 50 + 25 = 445 (хв.);

ОЛН = 10 + 60 + 10 = 80 (хв.).

Порушень правил трудової дисципліни відсутні.

Розрахунок коефіцієнта К1, Що відображає частку елемента витрат у загальному часі спостереження:

К1(ПЗ) = 15/540 × 100% = 2,8%;

К1(ВП) = 445 / 540 × 100% = 82,4%;

К1 (ОЛН) = 80 / 540 × 100% = 14,8%.

Таблиця 6 містить дані щодо балансу робочого часу менеджера із закупівель.

Таблиця 6. Баланс робочого часу менеджера із закупівель
Класифікатор робочого часу	Опис	Загальна тривалість, хв.	Відсоток загального часу спостереження (К1), %	Загальний час спостереження, хв.
	Організація робочого місця та заключні роботи
	Оперативний час (час безпосереднього виконання завдань)
	Витрати часу на відпочинок та особисті потреби
	Порушення правил трудової дисципліни

Графа «Загальна тривалість, хв.» табл. 6 заповнена виходячи з даних табл. 3:

ПЗ = 10 + 35 = 45 (хв.);

ВП = 5 + 15 + 150 + 50 + 30 + 80 + 45 + 15 + 15 = 405 (хв.);

ОЛН = 10 + 60 + 10 + 10 = 90 (хв.).

Порушень правил трудової дисципліни немає.

Розрахунок коефіцієнта К1:

К1(ПЗ) = 45/540 × 100% = 8,3%;

К1(ВП) = 405 / 540 × 100% = 75%;

К1 (ОЛН) = 90 / 540 × 100% = 16,7%.

Етап 4. Аналіз результатів та вироблення рішень (рекомендацій).

На основі даних, отриманих в результаті ФРД, роблять висновки та розробляють рекомендації щодо усунення виявлених недоліків.

У нашому випадку аналіз фотографій робочого дня економіста, бухгалтера та менеджера Воронезького підрозділу ТОВ «Камелія-Інвест» показав достатньо високий рівень дотримання трудової дисципліни, Оскільки порушення або відсутні, або НТД має низьке значення (2,8% від загального часу спостереження в економіста).

Перед початком спостереження слід визначитися, що вважати порушенням трудової дисципліни. Адже так звані перекури, чаювання в робочий час, бесіди з колегами на сторонні теми та інші поглиначі часу часто просто необхідні підтримки нормальної обстановки в колективі з моральної точки зору.

Важлива деталь:щоб уникнути непорозумінь із цього приводу, рекомендується правила внутрішнього трудового розпорядку викласти у письмовій формі, погодити з колективом та профспілковою організацією. Приймаючи на роботу нових співробітників, необхідно ознайомити їх із цими правилами.

У ході ФРД було виявлено, що менеджер із закупівель витрачає близько 30 хв. щодня на складання звіту про виконану за день роботу. Керівництво компанії «Камелія-Інвест» визнало, що це значні витрати часу, і ухвалило рішення спростити форми внутрішньофірмової звітностіяк менеджерів із закупівель, так і інших співробітників.

ЗВЕРНІТЬ УВАГУ

Форми звітності, їх зміст і періодичність слід переглядати періодично в будь-якому випадку, тому що в сучасному середовищі ведення бізнесу, що швидко змінюється, будь-яка інформація швидко втрачає свою актуальність.

За результатами проведення ФРД було ухвалено рішення про внесення до штатного розкладу Воронезького підрозділу ТОВ «Камелія-Інвест» ставки оператора комп'ютерного набору для делегування йому наступних функцій: ксерокопіювання та сканування документів, відправлення та приймання електронної пошти, архівування документів, складання простих звітів та текстових документів . Це дозволило розвантажити кваліфіковані кадри(Бухгалтерів, економістів та менеджерів).

У будь-якому випадку простіше знайти людину, яка володіє навичками спілкування з комп'ютером та іншою офісною технікою, ніж грамотного економіста, відповідального бухгалтера та досвідченого менеджера. Та й з погляду оплати праці такий варіант найоптимальніший.

Ефективність роботи будь-якого підрозділу багато в чому залежить від його забезпеченості сучасним високошвидкісним обладнанням (високошвидкісними комп'ютерами, здатними працювати з великими масивами даних) та засобами зв'язку. Можливо, за результатами проведення ФРД у деяких випадках буде виправданою закупівля такого обладнання, адже від оперативності та достовірності одержуваних даних залежить ефективність роботи компанії.

Також ФРД дає можливість розглянути використання одного і того ж обладнання (пристрої сканування, широкоформатні друкарські пристрої, кольорові принтери) кількома співробітниками/підрозділами без шкоди для результативності їх роботи. Таке обладнання використовується, як правило, епізодично для виконання разових завдань.

Результати ФРД можна використовуватиме вирішення питання про просуванні по службі, для атестації, нагородження тощо.

ДО ВІДОМА

Фотографію робочого дня можна проводити силами самої компанії (економічніший варіант) або довірити спеціалізується на цій фірмі (результат дослідження вийде більш достовірний).

Персонал, організаційна система, методи роботи, стиль управління компанії досить легко піддаються впливу з боку підприємства, керовані і в той же час істотно впливають на сукупний показник продуктивності. Саме тому підвищенню ефективності праці слід приділяти велику увагу, і ФРД у цьому питанні є одним із найзручніших та раціональних методів вивчення витрат та втрат робочого часу.

О. С. Полякова, експерт

Ефективність робить людей успішними, конкурентоспроможними. Відмінний інструмент для вивчення того, наскільки ефективно ви використовуєте робочий час, - фотографія робочого часу, тобто її ще називають хронометраж. Що це за інструмент, як ним користуватися і які він дає результати - читайте у статті.

Що таке фотографія робочого часу?

Це спосіб дослідження, у якому суцільному виміру піддається цілий робочий день чи певний проміжок часу. Завдяки такому спостереженню можна отримати інформацію про те, чим зайнятий співробітник, група працівників або бригада протягом робочого дня. Спостереження веде фахівець, також подібне дослідження можна проводити самостійно. Фіксації піддаються тотально всі дії, що стосуються роботи, і відволікання, перекури, тощо.

Серед співробітників, які захоплюються тайм-менеджментом та усвідомлюють важливість раціонального використання часу, це популярний інструмент. Більше того, якщо вас цікавить питання, як оптимізувати робочий час, фотографія робочого часу стане першим кроком. Керувати можна лише тим, що вимірюється. Нерідко лише спостереження, навіть без внесення змін до робочого дня, вже призводить до зростання ефективності.

Цілі

Цей метод має низку цілей. Одна з найважливіших - виявлення втрат часу протягом робочого дня. Наступна – визначення причин втрат часу та розробка системи заходів, яка дозволить працювати більш ефективно. Фотографія робочого часу дозволяє розробляти нормативи часу для робочих процесів, переймати організаційний досвід у найбільш успішних співробітників і навчати йому інших людей для досягнення високих результатів.

Особливо цінними такого роду дослідження стають, коли вирішується питання про розширення чи скорочення штату, перерозподіл обов'язків.

Якщо ви хочете обговорити зі своїм керівником підвищення оплати вашої праці або пошук помічника, складена самостійно індивідуальна фотографія робочого часу стане чудовою доказовою базою. У вас будуть вагомі аргументи, керівник поставиться до ваших пропозицій серйозніше, якщо підготуватися таким чином.

Проведення фотографії робочого часу

Незважаючи на те, що в назві процедури є слово «фотографія», нічого з фотографічної техніки не потрібно. Достатньо лише папери та ручки. Для спрощення завдання розроблено готові бланки із зразками заповнення. Їх можна знайти у правових системах на кшталт «Консультант». Форму можна розробити самостійно або обійтися звичайною таблицею.

Одного дня не завжди буває достатньо, тому спостереження може тривати кілька днів.

Весь процес можна розділити умовно три етапи: підготовчий, процес спостереження, обробка результатів. На підготовчому етапі складають та заповнюють бланки, на етапі спостереження ведеться запис, на етапі обробки результатів підраховують, скільки часу займає той чи інший вид роботи, аналізується ефективність, робляться висновки.

Підрахунок результатів

Роботи з підготовки та завершення (запуск обладнання, підготовка необхідних інструментів, вимкнення обладнання, прибирання робочого місця).
Організаційні питання.
Час, використаний на безпосереднє виконання обов'язків.
Перерви на відпочинок та обід.

Можна виділити дрібніші групи, якщо це доцільно для конкретного дослідження. Потім розраховується коефіцієнт, що показує ефективність чи неефективність робочого дня працівника.

Бланк для хронометражу

У бланку обов'язково має бути «шапка», куди вноситься інформація про ПІБ та спеціальність співробітника, підприємство, на якому ведеться дослідження, дату та час проведення аналізу.

Потім має бути таблиця. Перша колонка - це порядковий номер, потім стовпчик для найменування виконуваної роботи. У третій колонці відзначається проміжок часу, з скільки до скільки виконувалася робота. У четвертому стовпчику підраховується сума витраченого на роботу часу. Можна додати стовпчик для приміток.

Основні види дослідження

Спостерігати можуть один співробітник, тоді це буде індивідуальна фотографія. Можуть спостерігати за групою чи бригадою, тоді це буде групова чи бригадна фотографія.

Якщо спостереження ведеться протягом усього робочого дня, така фотографія називається класичною. Можна фіксувати не весь день, а лише його окремі моменти.

Ще одна поділ згадувалося вище. Спостерігати може фахівець або фотографуванням робочого дня можна займатися самостійно. У разі використання стороннього спостерігача можна зіткнутися з негативною реакцією співробітників. Вони можуть відмовитися працювати під наглядом або, навпаки, почати працювати швидше і більше, ніж зазвичай, що призведе до невірних даних щодо тимчасових витрат.

Можуть бути проведені дослідження та за допомогою відеоапаратури. З одного боку, це дозволяє отримати об'єктивну інформацію, з іншого - не кожну дію можна чітко розмежувати, спостерігаючи за ним лише збоку, без коментарів особи, яка виконує роботу.

Психологічна підготовка

Дослідження того, як співробітники використовують робочий час - фотографія робочого часу, простий технічно, але складний психологічно спосіб. Співробітники сприймають такі дослідження як спробу стежити за ними, погіршити умови праці, виявити недоліки та покарати.

Тому важливо приділити увагу попереднім роз'ясненням важливості такого вивчення. Якщо люди працюють в атмосфері довіри та доброзичливості, то охоче підуть назустріч всьому, що допоможе зробити організацію більш ефективною та конкурентоспроможною. Якщо ж, навпаки, для колективу характерна недовіра, постійні покарання, то отримати достовірну інформацію, яка справді дасть результати, буде дуже складно.

Важливо побудувати систему мотивації, коли співробітникам було вигідно працювати найефективніше.

Розбираємо приклад

Не для кожного співробітника можна скласти точний хронометраж робочого дня. Найскладніше проводити його у співробітників, зайнятих на управлінських посадах, особливо складна фотографія робочого часу бухгалтера. Простіше з тими фахівцями, у яких операції мають чіткі межі та відмінні ознаки. Як правило, це робітничі спеціальності.

Давайте розглянемо приклад. Співробітник обіймає посаду менеджера у корпоративному відділі. Перед вами фотографія робочого часу (зразок):

Початок робочого дня – 9-00.
Підготовка (завантаження комп'ютера, підготовка документів) – 9-10.
Планерка – 9-15.
Телефонна розмова з ключовим клієнтом – 9-30.
Перевірка електронної пошти – 9-42.
Підготовка договору для клієнта – 9-53.
Перекур – 10-37.
Підготовка презентації нового продукту для клієнта – 10-57.
Обід – 14-05.
Стажування нового співробітника – 14-58.
Перекур – 16-15.
Обдзвон клієнтів - 16-30.
Завершення дня (прибирання робочого столу, вимкнення комп'ютера) – 17-55.
Догляд додому – 18-00.

Кому потрібна така інформація?

Насамперед зацікавленими особами є керівники та власники компанії, які хочуть зрозуміти, наскільки оптимально завантажено персонал, чи ефективно використовуються трудові ресурси компанії.

Співробітники відділу по роботі з персоналом, кадрові служби теж потребують подібних досліджень, щоб складати здійсненні посадові інструкції, підбирати саме ту кількість співробітників, яка потрібна в організації, проводити дослідницьку роботу.

Відповідальні співробітники і самі зацікавлені в тому, щоб робочий день був використаний ефективно, без простоїв та авралів, не створювалися ситуації з переробками чи роботою, взятою додому.

Тепер ви знаєте методику, яка дозволяє оцінити, чи ефективно використовується робочий час (фотографія робочого часу). Спробуйте застосувати метод на практиці, ви знайдете багато резервів, побачите, як працювати оптимально. Завдяки такому підходу можна перетворитися на одного з найпродуктивніших працівників компанії, а це обов'язково побачать і гідно оцінять.