Функції менеджменту є вид діяльності, що базується на поділі та кооперації управління. Функції менеджменту характеризуються певною стабільністю, однорідністю, складністю на об'єкти з боку суб'єктів управління.
За допомогою функцій управління відбувається відображення змісту процесу управління, кінцевим результатом якого є вироблення управлінського впливу (команд, наказів), спрямованого на досягнення поставленої мети. Один співробітник може виконувати кілька функцій, а також кілька співробітників можуть виконувати лише функцію.
Загальні та спеціальні функції виділялися більшістю авторів, причому до загальних функцій вони відносили процес планування, організації, мотивації та контролю. Часто до цих функцій включають і координацію, але іноді її приймають за підфункцію, за допомогою якої проходять узгодження загальні та спеціальні функції менеджменту.
Планування як функція менеджменту
Основні та спеціальні функції управління слід почати розглядати з функції планування. Планування є процесом, у якому становлять плани підприємств. На стадії планування управлінського процесу визначається мета підприємства, ресурси, необхідні досягнення мети, і навіть способи досягнення мети.
Планування як управлінської функції є початковий етап, після якого здійснюються інші загальні та спеціальні функції менеджменту.
Основний елемент будь-якого плану – тимчасові рамки, які виконується план, може бути визначений термінами досягнення цілей. Наявність у підприємств чітко складеного плану визначає можливість переходу до наступної функціїуправління.
Загальні та спеціальні функції управління тісно пов'язані між собою.
Організація та мотивація як функції управління
Організація,як функція управління, включає правильний розподіл завдань (ресурсів, повноважень, відповідальності) між виконавцями під час їх спільної роботи.
Якщо загальні та спеціальні функції відносяться до всього підприємства загалом, то функція організація формує організаційну структуру управління. Тому організація як функція управління характеризується процесом розробки організаційної структури.
Мотиваціяяк загальна функція менеджменту є стимулювання діяльності персоналу, активізація його діяльності, спонукання співробітників до ефективного виконання роботи.
Через мотивацію в компанії створюють умови роботи, що характеризуються зручним та вигідним здійсненням діяльності для всього колективу. При цьому мотивація відображає особливий внутрішній (психологічний) стан людини, що спонукає його до відповідних дій.
Контроль та координація як функції менеджменту
Контроль єпроцес, у якому визначають ступінь досягнення цілей компанії, чи правильно прийнято рішення і чи потрібно їх коригувати. У ході здійснення контролю оцінюється результат праці, що надалі дає можливість формулювання подальших рішень та висновків.
Загальні та спеціальні функції управління включають також таку функцію, як координація. Іноді дослідники говорять про проникнення цієї функції у решту.
Координація є процес забезпечення узгоджених дій на всіх щаблях управління для того, щоб підтримати стійку роботу та розвиток підприємства.
Основною метою координації є встановлення взаємодії у роботі відповідних елементів підприємства, усунення перешкод та відхилень від певного режиму роботи.
Спеціальні функції управління
Загальні та спеціальні функції управління необхідні будь-якому підприємству. Спеціальні функції виділяють відповідно до сфери діяльності. До таких функцій можна віднести:
- Соціально-економічне планування поточного та перспективного характеру;
- Організація стандартизації;
- Організація обліку та звітності;
- проведення економічного аналізу;
- Технічна підготовка виробництва;
- Виробнича організація;
- Управління у сфері технологічних процесів;
- управління виробництвом оперативного характеру;
- Метрологічне забезпечення;
- Випробування та технологічний контроль;
- умови збуту продукції;
- Кадрова робота та ін.
Приклади розв'язання задач
ПРИКЛАД 1
Конкретні функції управління пов'язані зі специфікою об'єкта управління. Виділення конкретних функцій управління необхідне організації управління, формування штатів та організаційної структури.
Так як конкретні функціївиникають у результаті накладення загальних функційкерування на специфіку об'єктів управління, то перелік таких функцій залежить від переліку об'єктів управління та рівня декомпозиції самих функцій.
Як об'єкти управління можуть виступати ресурси, процеси та результати.
Мал. 5.42. Уявлення про об'єкти конкретних функцій управління
Ця класифікація представляє організацію як сукупність входів, виходів і процесів перетворення ресурсів на входи результати на виході. Але систему можна розглянути і з інших позицій, деталізуючи внутрішнє середовище організації за складовими (мети, завдання, структура, технологія, персонал).
Можна розглянути накладання загальних функцій управління на функціональні галузі менеджменту (стратегічне управління, маркетинг, інноваційний менеджмент, управління персоналом, фінансовий менеджмент, управління виробництвом), які виділилися у процесі поділу праці в управлінні як самостійні ділянки робіт. Це також дасть уявлення про сукупність конкретних функцій управління.
Стосовно першої класифікації конкретних функцій управління можна виділити функції управління ресурсами, функції управління процесами та функції управління результатами.
Функції керування ресурсами. Організації у процесі своєї діяльності використовують матеріальні, трудові, фінансові, інформаційні, технологічні та інші ресурси. Відповідно виділяють конкретні функції:
Управління запасами;
Управління фінансами;
Управління персоналом тощо.
Функції керування процесами. У будь-якій організації протікає безліч процесів, починаючи від найзагальнішого процесу управління, і до конкретніших: процеси реалізації загальних функцій управління, процеси комунікацій, прийняття рішень, виробничий процес. Найважливішими частинами виробничого процесу є постачання, виробництво та збут продукції. Відповідно до цього виділяють конкретні Функції управління:
Управління матеріально-технічним постачанням;
Управління основним виробництвом;
Управління допоміжним виробництвом;
Управління обслуговуючим виробництвом;
Удосконалення управління;
Управління збутом;
Управління маркетингом тощо.
Функції керування результатами.До результатів (виходу системи) відносять: прибуток, рентабельність, обсяги виробництва та реалізації, витрати, якість продукції тощо. Відповідно виділяють конкретні функції:
Управління якістю;
Управління продуктивністю;
Управління витратами тощо.
Література для підготовки до лекції:
1. Лафта, Дж. К. Теорія організації: підручник / Дж. К. Лафта. - М.: Проспект, 2005.
2. Менеджмент: управління організаційними системами: навчальний посібник/ П.В. Шеметов, Л.Є.Череднікова, С.В.Пєтухова. - М.: вид. "Омега-Л", 2008.
3. Райченко О.В. Загальний менеджмент: Підручник. - М: ІНФРА-М, 2005.
4. Теорія управління: підручник / за ред. Ю. В. Васильєва, В. Н. Парахіна, Л. І. Ушвицького. - 2-ге вид-е, доп. - М.: Фінанси та статистика, 2008.
Тема 5.2. Планування та організація як функції менеджменту
Поняття та види планування. Етапи функції планування. Принципи здійснення функції планування.
Планові стратегії Планування реалізації стратегії.
Поняття організації як управлінської функції. Етапи функції організації. Принципи здійснення функції організації. Делегування повноважень як складова частина функції організації.
Зрозуміліші види планування
Кожна з чотирьох функцій управління є для організації життєво важливою. Разом про те планування як функція управління забезпечує основу інших функцій, а функції організації, мотивації і контролю спрямовані виконання тактичних і стратегічних планів організації. Планування - це процес розробки плану, визначального те, чого необхідно досягти і якими важелями, узгоджуючи з часом і простором.
Завдання планування:
1) забезпечення цілеспрямованого розвитку організації в цілому та всіх її структурних підрозділів;
2) перспективна орієнтація та раннє розпізнавання проблем розвитку. План планує бажаний у майбутньому стан об'єкта і передбачає конкретні заходи, створені задля підтримку сприятливих тенденцій чи стримування негативних;
3) координація діяльності структурних підрозділів та працівників організації. Координація здійснюється як попереднє узгодження дій при підготовці планів і як узгоджена реакція на перешкоди, що виникають, і проблеми при виконанні планів;
4) створення об'єктивної основи для ефективного контролю. Наявність планів дозволяє проводити об'єктивну оцінку діяльності підприємства шляхом порівняння фактичних значень параметрів із запланованими за принципом «факт-план»;
5) стимулювання трудової активності працюючих. Успішне виконання планових завдань - об'єкт особливого стимулювання та основа для взаємних розрахунків, що створює дієві мотиви для продуктивної та скоординованої діяльності всіх учасників;
6) інформаційне забезпечення працівників організації. Плани містять важливу для кожного учасника інформацію про цілі, прогнози, альтернативи, терміни, ресурсні та адміністративні умови проведення робіт.
У вітчизняній практиціспадщина жорстко централізованої системи державного планування, формалізації структур та відсутності планової свободи породила стереотип консервативного планового мислення, що призводить в даний час нерідко до заперечення планової дисципліни на підприємствах та утвердження концепції динамічної імпровізації.
У зарубіжній практиціу ефективно функціонуючих організаціях зазвичай досягається розумний компроміс між плановою директивою адміністрації та оперативною імпровізацією менеджера. Забезпечується він зокрема реалізацією принципів планової діяльності.
Щоб під час планування врахувати можливі зміни у зовнішньому середовищі, організації користуються методами прогнозування. Економічне прогнозування - це передбачення ходу економічного розвитку на майбутній період для конкретної організації.
При плануванні розробляється комплекс заходів, який визначає послідовність досягнення конкретних цілей з урахуванням найефективнішого використання ресурсів кожною виробничою ланкою. Завдяки плануванню забезпечується ув'язування функцій окремих структурних підрозділів у технологічної послідовності: наукові дослідження та розробки, виробництво, збут. Результатом процесу планування у створенні є система взаємозалежних документів - планів.
План - основа діяльності організації будь-якої форми власності та розмірів; містить вказівки, кому, яку завдання й у який час вирішувати, які ресурси необхідно виділити рішення кожного завдання.
Кожен вид планування відрізняється складом розв'язуваних завдань, використовуваною інформацією, запланованими параметрами та ступенем їх деталізації, методами виконання планових розрахунків.
Продуктово-тематичне планування полягає у формуванні плану розвитку організації (плану диверсифікацій, ліквідаційного плану, плану НДР), що визначає заходи щодо оновлення продукції, удосконалення технології та організації виробництва. На виробничій стадії цей вид планування передбачає розробку та оптимізацію виробничих програм підприємств та цехів.
Ресурсне планування включає розрахунки матеріальних, трудових та фінансових ресурсів, необхідних для виконання номенклатурно-тематичних завдань, а також оцінку економічних результатів та ефективності діяльності організації.
Календарне плануванняполягає у плануванні обсягів робіт, завантаженні підрозділів та виконавців, побудові календарних графіківпроведення робіт за окремими виконавцями, підрозділами, проектами та всією сукупністю планованих робіт, графіків завантаження обладнання та виконавців, розподілу робіт за окремими календарними періодами.
Стратегічне планування полягає у визначенні місії організації на кожній стадії її життєвого циклу, формуванні системи цілей діяльності та стратегій поведінки. Стратегічне планування, зазвичай, орієнтовано період п'ять і більше років.
Тактичне планування полягає у пошуку та узгодженні найбільш ефективних шляхів та засобів реалізації прийнятої стратегії розвитку організації.
Склад та поєднання різних видів планів у межах окремої організації формуються виходячи з прийнятої в ній концепції планування. Найбільш суттєвими факторами, що визначають систему планів в організації, є організаційна структура та профіль діяльності організації, склад здійснюваних виробничих процесів, рівень кооперації при їх виконанні, масштаби та сталість напрямків діяльності.
Плануванням на підприємстві займаються планові органи та менеджери різних рівнів. Якість планування залежить від компетентності менеджерів усіх рівнів управлінь їх кваліфікації, а також інформаційного забезпечення.
Великі організації, як правило, планують «згори донизу». Планування здійснюється на вищому рівні управління та має характер директиви для низових рівнів управління. Вища ланка управління визначає цілі, основні напрями та головні господарські завдання розвитку організації. Pla кожного нижчого ступеня управління вони конкретизуються з урахуванням можливостей кожного підрозділу.
Планування завжди орієнтується на дані минулих років, але прагне визначити та контролювати розвиток підприємства у перспективі. Тому надійність планування залежить від точності фактичних показників попередніх періодів. Для точного планування необхідно отримати якнайбільше достовірної інформації про ринок та діяльність підприємства. Ця інформація забезпечується обліком та великою статистичною базою.
Етапи функції планування
Планування, один із найважливіших процесів прийняття управлінських рішеньна підприємстві, складається з окремих етапів і процедур їх реалізації, які знаходяться у певному логічному взаємозв'язку і здійснюються в послідовності, що постійно повторюється, утворюючи на підприємстві специфічний плановий цикл.
Процес планування незалежно від виду планів включає три етапи:
Постановку задачі планування;
Розробку плану;
Реалізація планового рішення.
Етап постановки завдання планування включає формування мети та аналіз проблеми планування. Конкретне вираження цілей планування залежить від виду розроблюваних планів. Аналіз проблеми полягає у вивченні та порівнянні фактично досягнутого або очікуваного на момент розробки плану стану об'єкта планування з необхідними цільовими значеннямипараметрів.
Етап розробки плану передбачає формування по- °* них варіантів вирішення проблеми планування, прогнозування можливих наслідків їх реалізації для організації та оцінки варіантів і прийняття планового рішення.
Етап реалізації планового рішення полягає у доведенні планового рішення до виконавців у вигляді планових завдань нормативів, показників.
Стратегічне планування
В даний час більшість директорів вітчизняних підприємств концентрують свої зусилля на вирішенні поточних завдань, оперативному управлінні і відповідно короткострокове планування. Питання перспективного розвитку нерідко опиняються на узбіччі господарської діяльності. Організація системи стратегічного планування на фірмі - не данина моді, що прийшла із Заходу, а життєва необхідність.
Основний принцип стратегічного планування - адаптивність, що передбачає наявність альтернативного плану та стратегії, на які переходить організація. Це реакція організації зміни, які у її зовнішньому оточенні.
Стратегічне планування - це набір дій та рішень, вжитих керівником, які ведуть до розробки специфічних стратегій, призначених у тому, щоб допомогти організації досягти своєї мети.
Стратегія (грец. strategos – мистецтво генерала) – це оптимальний набір правил і прийомів, призначених для досягнення цілей організації та реалізації її місії.
Процес стратегічного планування показано на рис. 5.1. На першому етапі організація має сформулювати свою місію. Місія організації визначає її статус, декларує засади її функціонування, заяви, дійсні наміри її керівників. Це найбільш Загальна метапідприємства, що виражає причину існування. Вона показує, на що скеровуватимуться зусилля і які цінності будуть при цьому пріоритетними.
Опис товарів (послуг), що пропонуються організацією;
визначення основних споживачів, клієнтів, користувачів;
Цілі організації - виживання, зростання, прибутковість та ін;
Технологію: характеристика обладнання, технологічних процесів, інновацій у галузі технології;
Філософію: виражаються базові погляди та цінності організації;
Внутрішню концепцію, у межах якої описуються власну думку компанії себе, джерела її сили, чинники виживання;
Зовнішній образ фірми, її імідж, що підкреслює економічну і соціальну відповідальністькомпанії перед партнерами, споживачами, суспільством загалом.
Значення місії для діяльності організації полягає в тому, що вона:
Є основою всім планових рішень організації, Для її визначення цілей і завдань;
Допомагає зосередити зусилля працівників на вибраному Управлінні, поєднує їх дії;
Забезпечує розуміння та підтримку серед зовнішніх учасників організації (соціального оточення).
При визначенні місії має бути встановлений період, у межах якого вона має бути реалізована. Термін виконання місії має бути доступним для огляду, щоб нинішнє покоління працівників могло побачити результати своєї праці.
З другого краю етапі стратегічного планування необхідно встановити цілі організації. Вони встановлюються у межах місії, висловлюють окремі конкретні напрями діяльності організації; лежать в основі ухвалення будь-якого ділового рішення; служать керівництвом на формування конкретних планових показників.
Цілями організації можуть бути:
Зниження витрат виробництва та звернення;
Збільшення (утримання) частки на внутрішньому та зовнішньому ринках;
Зростання капіталізації організації (ринкової вартості акцій);
Підвищення рівня інвестиційної привабливості організації;
Орієнтири організаційного розвитку (наприклад, виділення стратегічних бізнес-одиниць, перехід з лінійної на дивізійну організаційну структуру управління);
До цілей пред'являються такі вимоги:
Конкретність та вимірність;
Орієнтація у часі;
Досяжність: цілі мають бути реалістичними;
Сумісність цілей організації загалом та цілей її підрозділів.
Визначивши стратегічні цілі, важливо встановити їх пріоритети, ранжувати, оскільки немає можливості вирішувати всі проблеми одночасно. Однією з найпоширеніших причин невдачі планування є ясно вираженої і ретельно продуманої постановки цілей. Основне завдання при стратегічному плануванні – адаптація організації до зовнішнього середовища. Необхідною умовоюУспішних дій щодо адаптації організації до зовнішнього середовища є чітке знання ситуації, її можливостей та небезпек, які в ній таяться. П1 аналізі зовнішнього середовища насамперед звертають увагу на зміни, які можуть вплинути на стратегію діяльності організації, а також фактори, які, з одного боку - можуть породжувати серйозну небезпеку для діяльності організації, а з іншого боку, відкривати додаткові можливості для неї. Зазвичай розглядаються економічні, технологічні, конкурентні, ринкові, соціальні, політичні, міжнародні чинники.
Аналіз внутрішнього середовища дозволяє оцінити, чи володіє фірма внутрішніми силами, щоб скористатися можливостями, і які внутрішні слабкості можуть ускладнити майбутні проблеми, пов'язані із зовнішніми небезпеками. Аналіз заснований на управлінському обстеженні наступних функціональних зон:
Маркетинг;
Фінанси;
Виробництво;
Персонал;
Організаційна культурата імідж організації.
У результаті керівництво виявляє ті зони, які вимагають негайного втручання, і ті, на які можна спертися при розробці та реалізації стратегії організації.
Планування реалізації стратегії
Стратегічне планування має сенс лише тоді, коли воно реалізується за управління організацією. Здійснення стратегії передбачає реалізацію низки короткострокових (тактичних) планів та розробку механізму контролю.
Тактичні планиповинні бути ув'язані між собою та відповідати змісту стратегії в цілому по всіх основних функціональних областях господарської діяльностіпідприємства.
У процесі тактичного планування розробляються процедури - конкретні заходи, кроки, дії реалізації стратегії у конкретній ситуації.
Одним із основних завдань планування реалізації стратегії є ефективний розподіл ресурсів. Щоб визначити, які ресурси є, і найкраще їх розподілити, використовують бюджет. Бюджет - метод розподілу ресурсів задля досягнення цілей.
Перший крок у складанні бюджету - кількісна оцінка наявних ресурсів та потреб у них задля досягнення цілей організації (зазвичай це у грошової форми, але можлива оцінка й у натуральному вираженні).
Другим кроком є підготовка підрозділами пропозицій щодо використання наявних ресурсів (кошторисів, бюджетів підрозділів) на певний періодчасу (квартал, півріччя, рік).
Третій крок - аналіз та оцінка керівництвом пропозицій щодо бюджету, їх коригування підрозділами на основі вказівок керівництва.
Четвертий крок – підготовка підсумкового бюджету (розподіл ресурсів).
Контроль реалізації стратегії ґрунтується на плануванні, має бути з ним тісно пов'язаний, щоб бути ефективним.
Методом управління, що дозволяє об'єднати планування та контроль у складній галузі людських ресурсів, є керування за цілями. Крім того, цей метод допомагає подолати деякі негативні дії контролю на поведінку працівника. Основна увага в «управлінні за цілями» приділяється спробам передбачити майбутнє та вплинути на нього, а не реагувати та діяти «заднім числом».
Першим опублікував вказану концепцію П. Друкер. Він вважав, що кожен керівник в організації, починаючи від найвищого до найнижчого, повинен мати чіткі цілі, що забезпечують підтримку цілей вищого рівня.
Процес управління за цілями складається з наступних етапів:
Вироблення чітких, коротких формулювань цілей;
Планування дій задля досягнення цілей;
Систематичного контролю, вимірювання та оцінки результатів роботи;
Коригувальних заходів для досягнення запланованих результатів.
Вироблення цілей. П. Друкер, Д. МакГрегор твердо переконані в тому, що підлеглі повинні брати активну участь у виробленні своїх власних цілей, ґрунтуючи їх на цілях своїх керівників. Однак, як показують зарубіжні дослідження, участь підлеглих і керівників у виробленні своїх цілей знижується від найвищих до нижчих рівнів управління.
У процесі вироблення цілей необхідний двосторонній обмін інформацією для з'ясування очікуваних результатів роботи та отримання підтримки керівників у таких галузях, як інформація, уточнення повноважень та відповідальності, горизонтальна та вертикальна координація, фінансування, матеріали, обладнання, трудові ресурсита ін.
Планування дій пов'язані з визначенням те, що, хто, коли, де, скільки потрібно для досягнення цілей.
Стадії етапу планування дій такі:
1) визначення основних завдань та заходів;
2) встановлення підрозділів, що беруть участь у їх реалізації, та їх взаємозв'язків у часі;
3) делегування відповідних повноважень підрозділам;
4) оцінка витрат часу основні операції;
5) визначення ресурсів кожної операції;
6) перевірка термінів та коригування планів дій.
Механізм оцінок та контролю повинен включати:
визначення критеріїв для оцінки результатів;
Зіставлення фактичних показників із наміченими;
Аналіз відхилень між ними;
Внесення коректив у стратегію у разі потреби.
Коригувальні заходи – останній етап процесу контролю. Якщо цілей не досягнуто, необхідно змінити фактори внутрішнього середовища, якщо досягнуто - процес управління за цілями може розпочатися заново. Докладніше процес контролю описаний у розділі 18.
Останнім етапом стратегічного планування є оцінка стратегічного плану. Знаючи, які конкретні заходи будуть потрібні для реалізації стратегії, які засоби для цього потрібні, можна і потрібно оцінити можливість і доцільність застосування цієї стратегії.
Оцінюючи стратегічного плану слід визначити :
Чи сумісна стратегія з можливостями організації;
Чи припустимий передбачуваний ступінь ризику;
Чи має організація достатні ресурси для реалізації стратегії;
Чи враховує стратегія зовнішні небезпеки та можливості;
Чи найкращий спосіб застосування ресурсів фірми.
Оцінювати стратегію слід постійно, оскільки безперервно
відбуваються зміни у зовнішній та внутрішньому середовищіорганізації. Результати оцінки можуть бути підставою для перегляду місії організації, стратегічних цілей або стратегії.
Слово «функція» у перекладі з латинської означає «вчинення», «виконання».
Діяльність менеджерів можна як безперервний процес виконання управлінських функцій.
Функції управління – спеціалізовані види управлінської діяльності; відокремлені напрями управлінської діяльності, що дозволяють здійснювати керуючий вплив.
Будь-яка функція управління включає збір інформації, її перетворення, вироблення рішення, надання йому форми і доведення до виконавців.
Функції управління характеризуються такими властивостями:
· Здійснюються в кожній виробничій системі і на кожному рівні управління;
· Притаманні управлінню будь-якою організацією;
· Поділяють зміст управлінської діяльності на види робіт за ознакою послідовності
· їх виконання у часі;
· Відносно самостійні і в той же час тісно взаємодіють.
У науковій літературі як іноземної, так і вітчизняної існують різні точки зору на класифікацію функцій управління, хоча, по суті, вони відрізняються лише за окремими параметрами. Наприклад, Є.П. Голубков виділяє такі функції, як:
· Визначення цілей та завдань діяльності організації;
· Планування;
· Організація;
· Мотивація;
· Координація та регулювання;
· Облік, аналіз та контроль. Голубков Є.П. Менеджмент. М., 1993. З. 11.
У свою чергу М. Мескон відносить до функцій управління такі види діяльності:
· стратегічне планування;
· Планування реалізації стратегії;
· Організація взаємодії та повноважень;
· Побудова організацій;
· Мотивація. Мескон М., Альберт М., Хедоурі Ф. Основи менеджменту. М., 1995. З. 20.
Охарактеризувати функції управління можна так:
|
Функції керування |
Операції |
|
Планування |
Виконати прогнозування. Визначити цілі. Розробити стратегію. Намітити програму дій. Розрахувати терміни та стандарти. Визначити джерела фінансування. Розробити політику та процедури |
|
Організація |
Розробити організаційну структуру. Передати повноваження. Визначити ставлення до роботи. Розробити процес ухвалення рішення. Визначити комунікації. |
|
Мотивація |
З'ясувати потреби персоналу. Визначити способи стимулювання, що дозволяють задовольнити потреби кожного працівника |
|
Контроль |
Визначити стандарти результатів. Забезпечити їхній вимір. Провести оцінку результатів. Здійснити їхнє коригування. Врахувати поведінковий бік контролю |
|
Маркетингова діяльність |
Визначити місію та соціальну відповідальність організації. Вивчати та формувати потреби в товарах та послугах |
|
Інноваційна діяльність |
Забезпечити гнучку організаційну структуру. Створити аналітичний відділ, здатний вловлювати слабкі сигнали із зовнішнього середовища. Формувати підприємницький тип організаційної поведінки. Створити систему підтримки новаторів. |
|
Розвиток людських ресурсів |
Забезпечити набір та відбір персоналу. Розробити «філософію фірми», зокрема кодекс ділової поведінкиперсоналу. Здійснити планування кар'єри. Щорічно проводити атестацію персоналу. Розробити програму навчання та розвитку. |
|
Управлінський консультування |
Забезпечити діагноз організаційних патологій та дисфункцій управління. Розробити план щодо їх подолання. |
У практиці управління розрізняють два види функцій управління: основні та конкретні.
До основних функцій управління можна з повною підставою віднести весь комплекс обов'язкових робіт, який підлягає неухильному виконанню у процесі реалізації конкретної функції управління у певній послідовності: прогнозування, організація, планування, мотивація, контроль, облік, аналіз, підготовка та прийняття управлінських рішень.
Функція планування полягає у визначенні цілей організації та виробленні заходів щодо їх досягнення. Це дії, за допомогою яких керівництво надає єдиний напрямок зусиллям усіх членів організації.
Функція організації діяльності полягає у створенні структури управління підприємством, визначенні завдань підрозділам, встановленні порядку їхньої взаємодії, доборі людей для конкретної роботи, наділенні їх повноваженнями та відповідальністю. Це єдина функція, що забезпечує взаємозв'язок та підвищує ефективність усіх інших функцій управління.
Функція координування спрямовано досягнення узгодженості та гармонійності у спільній діяльності всіх елементів (напрямів діяльності, підрозділів, служб, відділів, підсистем) підприємства. Функцію координування спільної діяльності можна назвати «настроюванням системи».
Функція регулювання забезпечує виконання поточних заходів, пов'язаних із усуненням відхилень від заданого режиму роботи організаційної системи. Застосовується у процесі оперативного управління спільною діяльністюлюдей шляхом диспетчеризації на основі контролю та аналізу цієї діяльності.
Функція мотивації полягає у спонуканні персоналу до ефективної сумлінної діяльності задля досягнення цілей організації. Направлена визначення потреб персоналу, розробку систем винагороди за виконану роботу, використання різних систем оплати праці.
Функція контролю полягає в спостереженні за процесами, що відбуваються в керованому об'єкті, зіставленні реально досягнутих результатів із запланованими, виявленні відхилень. Найбільш тісно пов'язана з функцією планування, оскільки контролює рух організації до поставленої мети.
Функція обліку діяльності реалізується отримання всебічної інформації про стан діяльності (виробничої, комерційної, фінансової та інших.). Складається у вимірі, реєстрації та групуванні даних, що характеризують об'єкт управління. Розрізняють облік бухгалтерський, оперативний та статистичний.
Функція аналізу діяльності полягає у комплексному вивченні діяльності підприємства за допомогою аналітичних та економіко-математичних методів з метою об'єктивної її оцінки, визначення вузьких місць у розвитку організації та можливих шляхівполіпшення становища. Важливе завданняаналізу - встановити ступінь виживання фірми, її здатність протистояти зовнішнім та внутрішнім факторам, що дестабілізують.
Функція прийняття рішень полягає у виборі, який має зробити керівник для виконання посадових обов'язків. За допомогою управлінських рішень реалізуються перераховані вище функції управління.
Конкретні функції управління як найбільш відокремлені, самостійні галузі професійної діяльностістосовно нових умов господарювання займають ключові позиції. Саме на основі аналізу конкретних функцій формують структуру управління, здійснюють підбір та розстановку кадрів, розробляють системи інформації, організації діловодства.
Конкретні функції управління дозволять чітко визначити, що, кому та коли робити. Виконання конкретних функцій у комплексі складає процес управління організацією (підприємством). Звідси можна зробити основний висновок, що виконання конкретних функцій залежить від компетентності, гнучкості, оперативності, підприємливості менеджерів і, як наслідок, успішне виконання виробничих завдань, якість роботи та продукції, конкурентоспроможність продукту, що випускається. Функції управління сприяють налагодженню та успішному функціонуванню всіх підрозділів діючої структури управління з вертикальних та горизонтальних зв'язків. З такої посилки А.Я. Кібанов підрозділяє всі функції управління зовнішні, внутрішні, основні, основні, допоміжні, корисні, шкідливі, неприродні, дублюючі. Кібанов А.Я. Менеджмент – наука управління. М: 1997.
Можна виділити такі функції:
· Управління основним виробництвом;
· Управління допоміжним та обслуговуючим виробництвом;
· Управління працею та заробітною платою;
· Управління якістю продукції;
· Управління персоналом;
· Управління фінансами;
· Управління маркетингом;
· Управління соціальним розвиткомколективу;
Кожна конкретна функція управління організації є комплексної за змістом і включає у собі загальні функції: планування, організацію, регулювання, мотивацію, контроль, аналіз тощо.
Отже, існують загальні та спеціалізовані функції управління. Загальні функції управління - це планування, організація, регулюванняня, мотивація, контроль та аналіз. Спеціалізовані функції класифікуються залежно від сфери управління.
Сутність та класифікація функцій управління
Функції керування- Це сукупність об'єктивно необхідних і стійко повторюваних дій, об'єднаних однорідністю змісту та цільової спрямованості, що дозволяють здійснювати управляючі впливи.
Функції управління є взаємозалежними елементами процесу управління і, отже, послідовність їх виконання слід розглядати як систему функціонального опису будь-якого процесу управління (виробництвом, маркетингом, розробками…)
Термін «функція» в перекладі з латинського означає «вчинення», «виконання», а значить діяльність менеджера не що інше як безперервний процес виконання управлінських функцій. При цьому будь-яка функція керування виконується в наступному порядку:
Збір інформації;
Перетворення (обробка) інформації;
Прийняття рішення;
Надання рішенню необхідної форми;
Доведення до виконавця;
Контроль над виконанням.
Функції керування можна класифікувати за кількома ознаками, наприклад:
1. За рівнем управління.
Найвищого рівня – галузями, об'єднаннями, підприємствами;
Середній рівень – управління дивізіонами, відділеннями, цехами;
Низового рівня – управління дільницями, бригадами, групами.
на різних рівняхуправління на перший план висуваються різні групифункцій. Так, у міру переміщення знизу вгору акцент зміщується у бік контролю, прогнозування. Чим нижчий рівень управління, тим більше значення набувають функцій організації обліку, регулювання.
У різних ситуаціях, різних рівнях управління ті чи інші функції менеджерів мають однакове значення, у зв'язку з ніж у теорії управління сформувалася концепція «архетипів», тобто основних типів менеджерів. Так, розглядаючи функції менеджера з позиції рівнів управління, виділяється «ТОП-менеджмент», або вище керівництво. Основне його завдання полягає у виробленні загальної концепції, стандартів та цінностей, формуванні організаційної структури, підтримці контактів з контрагентами, управлінні кризовими ситуаціями тощо.
Функції вищого рівня складні, характеризуються новизною та різноманітністю, вимагають глибоких аналітичних здібностей, задатків дипломата, політика, оратора, тому «ТОП-менеджери» є першими серед рівних.
Роль керівників середнього рівня – керівництво та координація роботи керівників низового рівня. Цей рівень виконує роль «буфера» між керівниками вищого та низового рівнів. Вони готують інформацію для рішень, прийнятих на рівні і передають управлінські рішення вниз, зазвичай, після трансформації в технологічно прийнятні форми, як конкретних завдань.
Керівники низового рівня виконують функції керівництва діяльністю виконавців. На них лежить відповідальність поточного, щоденного управління виробництвом.
2. За складністю.
Комплексні, пов'язані з великими, самостійними об'єктами
управління (кадри, основне виробництво...);
Приватні, поодинокі функції, пов'язані з рішенням окремих,
закінчених проміжних дій (прийом на роботу, оформлення
наряду…).
Спеціалізовані;
Забезпечують.
3.2. Загальні функції управління
Загальні функції – це групи робіт, які виконуються під час управління будь-якими об'єктами, всіх рівнях управління виробництвом. Загальні функції відбивають типові елементи управлінського праці з урахуванням послідовності виконання (з урахуванням чинника часу).
Загальні функції поділяються на такі групи робіт:
1) прогнозування, 2) планування, 3) організація, 4) контроль,
5) регулювання (координація); 6) облік, аналіз, звітність.
Прогнозуванняпередбачає виявлення альтернативних умов, у яких може виявитися система у майбутньому (на 5 -10 і більше років наперед), ймовірність появи цих умов, можливі варіантиповедінки системи у умовах. Наприклад, для підприємства: технічний розвиток, зміна спеціалізації та номенклатури продукції, попит на цю продукцію та обсяги виробництва, темпи їх зростання тощо.
На підставі прогнозування здійснюють планування діяльності системи: визначають цілі системи та шляхи їх досягнення, становлять план дії (що робити, хто робитиме, коли і якими ресурсами). Інакше кажучи, план – це модель стану системи у певний період.
Плануванняділиться на два великі етапи: техніко-економічне та оперативне. Техніко-економічне планування охоплює всі сфери діяльності підприємства (ринок збуту, виробництво, матеріально-технічне постачання, кадри, фінанси тощо) та передбачає розробку перспективних планів(на 5 - 10 років) та поточних (на рік, квартал, місяць). Оперативнепланування пов'язане з ходом самого виробництва (процесами виготовлення виробів), охоплює невеликі періоди часу (квартал, місяць, добу, зміну) та тісно переплітається з роботами з контролю та регулювання (диспетчування) ходу виробництва. Оперативне управління поширюється на підготовку виробництва, матеріально-технічне постачання, контроль якості та інші види забезпечення виробництва.
Щоб система діяла, її необхідно організувати. Організація- Це:
Створення системи (проектування та створення структури як об'єкта
управління, і самої керуючої підсистеми);
Забезпечення умов дії системи, постачання всім
необхідним для роботи (матеріалами, кадрами, фінансами тощо);
Вдосконалення системи.
Система діє згідно з планами, стандартами, технічним умовам, технологічним картам. У процесі роботи виконується контроль, що дозволяє виявити відхилення від нормального режиму функціонування об'єкта, перевірити дійсний перебіг робіт. Наприклад, контроль за ходом виконання виробничої програми, Контроль за витратою матеріалів, за використанням обладнання, якістю продукції і т.д.
Якщо контроль показує відхилення від запланованого перебігу робіт, виконується регулювання з метою усунення відхилень, а також попередження їх у майбутньому. Регулювання включає в себе ряд типових операцій: аналіз виникаючих відхилень і причин, що їх викликають, усунення відхилень, розробка заходів щодо їх попередження.
Облік- Це фіксація та аналіз інформації про стан об'єкта управління. Облік поділяється на поточний(оперативний), статистичнийі бухгалтерський.Результати обліку та аналізу використовуються у плануванні наступних циклів виробництва.
На малюнку 5.1 зображено схему, комплексно розкриває зміст загальних функцій управління.
Таким чином, загальні функції відображають у часі безперервні процесиуправління, починаючи з прогнозування та закінчуючи обліком та аналізом дії будь-яких об'єктів. Ці функції виконуються незалежно від масштабу та характеру виробництва, принципово єдині всіх рівнях управління. Однак конкретний зміст цих функцій залежить від об'єкта управління. Наприклад, функція планування виконується у процесі управління будь-якими об'єктами, всіх рівнях, але зміст планів (показники, методи їх розрахунку, форми документів) залежить від конкретних об'єктів (підприємство, цех чи ділянку, фази виробництва, види ресурсів тощо.) . Тобто загальні функції тісно переплітаються із спеціалізованими функціями управління виробництвом.
Спеціалізовані функції управління виникли внаслідок поділу управлінської праці. Вони включають різні видидіяльності, що відрізняються призначенням та способом реалізації.
Спеціалізовані функції управління пов'язані з усіма напрямами діяльності підприємства. Вони повинні охоплювати:
Всі сфери життєвого циклу продукції: дослідження та проектування
ня, виготовлення, збут та експлуатацію;
Усі фази виробничого «обороту»;
Усі етапи руху виробничих ресурсів (формування,
використання у процесі виробництва, відновлення втрачених
властивостей, вибуття чи утилізація);
Усі періоди планування;
Усі рівні організаційної структури підприємства, аж до окремих
ного робочого місця.
Спеціалізовані функції пов'язані, перш за все, з фазами «обороту» та ресурсами виробництва (трудовими, матеріальними, фінансовими): управління технічною підготовкою виробництва (конструкторською та технологічною), управління основним виробництвом, службами забезпечення та обслуговування (інструментальним, ремонтним, енергетичним та іншими господарствами) ), управління матеріально-технічним постачанням, маркетингом та збутом продукції, кадрами, фінансами тощо.
Спеціалізовані функції здійснюються за допомогою всіх загальних функцій управління та в комплексі з ними представляють складну багаторівневу систему. Зміст спеціалізованих функцій у спеціальних дисциплінах (операційний менеджмент, інноваційний менеджмент, управління проектами тощо.).
3.4. Функції забезпечення процесів управління
Забезпечення управління є комплексним та включає: правове забезпечення, інформаційне забезпечення та організацію нормативного господарства, діловодство, технологічне забезпечення та оснащення процесів управління, організацію управлінської праці, удосконалення процесів управління. Ці функції становлять внутрішній зміст процесів управління, тобто є функціями самозабезпечення, саморегулювання, самовдосконалення.
Правове (юридичне) забезпечення: облік в управлінській діяльності державних законів, постанов уряду, нормативних документів; правове регулювання виробничих відносин, виконання вимог трудового законодавства; правовий захист діяльності підприємства від конкурентів, у роботі з постачальниками та споживачами, ведення претензійної роботи; юридична експертиза договорів, стандартів підприємства тощо.
Інформаційне забезпечення: мета його - своєчасне подання органам управління інформації, необхідної для прийняття рішень; розподіл її між керівниками, окремими підрозділами та виконавцями відповідно до їх участі в управлінні.
Управління інформаційним забезпеченнямвключає:
Проектування інформаційних потоків: визначення джерел
та споживачів інформації, складу необхідної інформації, періодичності її циркуляції та форм подання, добір технічних засобів, встановлення порядку складання, оформлення реєстрації, погодження та затвердження документів;
Організацію потоків інформації: збирання, зберігання, оновлення, переробка, передача інформації;
Створення та ведення нормативно-довідкової бази.
Діловодство– тісно пов'язане з інформаційним забезпеченням: організація документообігу зовнішнього та внутрішнього (прийом документації, реєстрація її, облік, розподіл та доставка виконавцям); виготовлення та розмноження документів; організація архівного господарства
Технологічне та технічне забезпечення – пов'язано з проектуванням процесів управління та оснащенням їх технічними засобами, механізацією та автоматизацією управлінських робіт. Важливою проблемою є також організація управлінської праці (оснащення та постачання робочих місць, забезпечення нормальних та безпечних умов праці, ритмічної роботи).
Удосконалення керуючої підсистеми
Однією з функцій управління є проектування та вдосконалення самої підсистеми, що управляє. Напрями вдосконалення різні: зміна складу та обсягів функцій, зміна ступеня централізації та децентралізації функцій, удосконалення організаційної структури управління, механізація та автоматизація управлінської праці тощо.
Кожне підприємство, залежно від специфіки діяльності, характеризується певним складом об'єктів управління. Величина та кількість об'єктів управління залежить від виду діяльності, її галузевої приналежностіорганізації, а також від обсягів виробництва та змісту управлінської діяльності. Процес управління розчленовується на конкретні сторони та сфери діяльності організації, в рамках яких повторюється та відтворюється управлінські цикли: планування, організація, мотивація та контроль.
Таким чином, спеціальні функції менеджментукласифікуються відповідно до сфер діяльності організації:
§ Управління основним виробництвом
§ Управління допоміжним виробництвом
§ Управління обслуговуючим виробництвом
§ Управління матеріально-технічним постачанням
§ Управління збутом
Залежно від виду діяльності працівників апарату управління, пов'язаного з використанням ресурсів підприємства, виділяють конкретні функції управління:
§ Управління фінансами
§ Керування нерухомістю
§ Управління матеріальними ресурсами
§ Управління персоналом
§ Управління продукцією та послугами
Загальні, спеціальні та конкретні функції при управлінні підприємством тісно взаємопов'язані один з одним, утворюючи єдину систему. В управлінському процесі, при вирішенні різного роду функціональних завдань, постійно відбуваються процеси комбінування різних функцій у часі та просторі. Виконання кожної спеціальної функції потребує виконання загальних функцій управління. Наприклад, керування персоналом: планується, організується, мотивується, контролюється.
Принципи менеджменту: поняття, характеристика та місце у системі категорій менеджменту
Принципи управління – це основні ідеї, закономірності та правила поведінки керівників щодо здійснення управлінських функцій.
Управління організацією має ґрунтуватися на принципах, що відображають головні керівні ідеї та основні правила, які повинні дотримуватися управлінськими працівниками при прийнятті різних управлінських рішень. А ефективність застосування принципів залежить від правильного їх розуміння та застосування.
Вперше принципи менеджменту були сформульовані представником класичної школи управління Фрідериком Телором, Гаррінгтоном Емерсоном, Анрі Файоля, Максом Вебером. На початку ХХ ст.
У 1912 році Асоціацією російських підприємців було сформовано сім принципів російського бізнесу:
1. Повага та влада
2. Будь чесний і правдивий
3. Поважай право приватної власності
4. Люби та поважай людину
5. Будь вірний своєму слову
6. Живи за коштами
7. Будь цілеспрямованим
В якості сучасних принципівможна розглянути систему принципів, запропоновану Т. Піттерсом та Р. Уотерманом, до них відносяться:
1. Орієнтація досягнення успіху-постійний пошук пріоритетних шляхів розвитку підприємства
2. Бути завжди обличчям до споживача-ясно і чітко усвідомлювати інтереси свого споживача і постійно вдосконалювати вироблену продукцію
3. Самостійність та підприємливість– заохочення індивідуальної ініціативи всіх співробітників у поєднанні з відповідальністю за свої дії
4. Продуктивність праці- Постійна підтримка рівня професіоналізму співробітників, постійне навчанняперсоналу
5. Зв'язок із життям-давати реальну оцінку виробничої ситуації, використання зрозумілих критеріїв оцінки діяльності працівників
6. Вірність своїй справі- створення атмосфери спільності інтересів фірми та персоналу на основі загальнолюдських принципів
7. Простота структури та скромний штат управління– скорочення кількості рівнів управління, децентралізація управління та делегування владних повноважень
8. Свобода та жорсткість одночасно- баланс повноважень, свободи дій та відповідальності персоналу
Ефективність принципів полягає у їх правильному розумінні та застосуванні керівниками при здійсненні управлінських функцій і має бути підпорядковане досягненню цілей організації.
Рівні управління
Загальний менеджмент управління організацією розглядає три рівні управління організацією: вищий, середній та нижчий. Склад функцій, правий і обов'язків кожному рівні залежить від виду трудової діяльностіта має свою специфіку
Вищий рівень управлінняорганізацією може бути представлений директором заводу, генеральним директоромоб'єднання, президентом та віце-президентом корпорації, на рівні держави – прем'єр-міністром або головою уряду, на рівні університету – ректором тощо. У галузі сільського господарствав УСГП – це директор та його заступники, у СВК – голова та його заступники. На посади керівників вищого рівня призначаються особи, які за своїм діловим якостямздатні формулювати цілі, стратегію та політику організації, приймати рішення щодо найважливіших напрямів діяльності організації. У керівництві вищої ланкивиділяють два підрівні: загальне керівництво та повноважне управління.
Керівники середнього рівня управліннямають широку свободу дій щодо реалізації рішень та планів, прийнятих вищим керівництвом та забезпечує:
§ -розробку та реалізацію оперативних планів;
§ -реалізацію рішень, прийнятих вищим керівництвом;
§ -приймають, обробляють, аналізують інформацію про хід виробничого процесу, та представляють її вищому керівництву для прийняття управлінських рішень;
§ відповідають за виконання завдань у підрозділах та відділах.
До середньої ланки управління відносяться керівники підприємств, що входять до складу організацій, головні фахівці, керівники функціональних відділів. Наприклад, головні: агроном, зоотехнік, ветлікар, інженер, механік.
Нижчий рівень управлінняпредставлений керівниками, які здійснюють безпосереднє керування роботою виконавців. Вони мають оперативну свободу у прийнятті рішень, мають широке коло обов'язків і забезпечують:
§ виконання оперативних планів та рішень середньої ланки управління;
§ доведення конкретних завдань до виконавців;
§ безперервність виробничого процесу;
§ налагоджують зв'язки між виробничими підрозділами;
§ аналізують дані про хід виробничого процесу до підрозділів.
До керівників нижчої ланки належать: майстри, начальники виробничих ділянок, бригадири, завідувачі ферми, завідувачі ремонтної майстерні та інші фахівці.
Питома вага виконавських функцій знижується від найвищого до нижчого рівня так: вищий рівень- 10%; середній рівень – 50%; нижчий рівень – 70%. Відповідно видно, що знижується питома вагауправлінських рішень щодо загальному менеджментуі зростає питома вага рішень, прийнятих за спеціальністю.
