Для створення електронних документів використовують комп'ютерні програми. Порядок створення, одержання, обробки електронних документів

Надіслати свою гарну роботу до бази знань просто. Використовуйте форму нижче

Студенти, аспіранти, молоді вчені, які використовують базу знань у своєму навчанні та роботі, будуть вам дуже вдячні.

Розміщено на http://www.allbest.ru/

ФЕДЕРАЛЬНЕ АГЕНТСТВО З ОСВІТИ

ДЕРЖАВНА ОСВІТАЛЬНА УСТАНОВА ВИЩОЇ ПРОФЕСІЙНОЇ ОСВІТИ

УДМУРТСЬКИЙ ДЕРЖАВНИЙ УНІВЕРСИТЕТ

Інститут права, соціального управління та безпеки

Середній гуманітарно-юридичний коледж

Курсова робота

Сучасніпрограмнізасоби,використовуванівпроцесіствореннядокументів

Семакіної Ірини Володимирівни

студентки групи СПО-О-0611-21(к)

спеціальності «Документаційне

забезпечення управління та архівознавство»

Керівник: старший викладач

Волкова А.В.

Іжевськ 2008

Вступ

1. Системи підготовки текстових документів

2. Пакет прикладних програм Microsoft Office

2.1 Прикладні програми, що входять до Microsoft Office

2.2 Текстовий процесор Microsoft Word

2.3 Табличний процесор Microsoft Excel

3. Системи автоматизації документаційного забезпечення управління

Висновок

Список використаної літератури та джерел

Вступ

Протягом багатьох і багатьох століть інформаційні технології перебувають у розвитку. У якісь періоди цей розвиток уповільнювався і ставав практично непомітним, а в якісь періоди, навпаки, відбувався якісний стрибок, і людство починало використовувати принципово нові, досі небачені засоби обробки, передачі та зберігання інформації. Зручність та ефективність застосування комп'ютерів для підготовки текстів документів призвели до створення багатьох програм обробки документів. Можливості цих програм різні - від програм, призначених для підготовки невеликих документів простої структури до програм для набору, оформлення та повної підготовки до друкарського видання книг та журналів (видавничі системи).

Тема моєї курсової роботи актуальна, оскільки зараз майже всі документи зберігаються та створюються в електронному вигляді. Для цього потрібне відповідне програмне забезпечення.

Метою моєї курсовий роботи є:

- Розглянути найбільш популярні програми, які використовуються для створення документів.

- Виявити, які прикладні програми входять до Microsoft Office.

- Визначити та вивчити системи автоматизації документаційного забезпечення управління.

Завданнями моєї курсовий роботи є:

- Розглянути основні системи підготовки текстових документів, дати поняття текстовим редакторам, текстовим процесорам та настільним видавничим системам.

- Описати пакет прикладних програм Microsoft Office, програми, що входять до нього, основні можливості текстового процесора Microsoft Word (далі MS Word) та табличного процесора Microsoft Excel (далі MS Excel).

- Розглянути основні системи автоматизації документаційного забезпечення управління: «БОС-Референт», «CompanyMedia», «DOCs Open», «Діловодство 2.5», «NauDoc».

Всі програми для створення документів умовно можна розділити на системи підготовки текстових та табличних документів та програми для автоматизації діловодства.

Для досягнення мети та вирішення завдань я користуюся в основному періодичними виданнями, такими як: журнали «Діловодство» та «Секретарська справа», які розповідають про впровадження програми «БОСС-Референт» у великі організації, і як це вплинуло на їхню роботу, а також про компанію «NAUMEN» та її програми.

Також у написанні моєї курсової роботи я використала автоматизовану систему з діловодства "Діловодство 2.5" та ГОСТ Р 6.30-2003 «Уніфіковані системи документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчих документів».

А також я використовувала інформацію із глобальної мережі Internet, де сайт "www.document.ru" містить інформацію з автоматизації обробки документів і т.д.

Курсова робота має таку будову, яка дозволяє дуже детально розкрити та обґрунтувати обрану мною тему. Також хочу зазначити, що структуру своєї курсової роботи я обґрунтувала таким чином, щоб оптимально досягти поставленої мною мети та вирішити поставлені завдання.

Ця курсова робота включає: вступ, три розділи, висновок, список використаних джерел. У першому розділі розглядаються системи підготовки текстових документів. Другий розділ розповідає про пакет прикладних програм Microsoft Office, а третьому розділі описуються автоматизовані системи управління, такі як: «БОСС-Референт», «CompanyMedia», «DOCs Open», «Діловодство 2.5» та «NauDoc».

Також хочу зазначити, що ця курсова робота дозволить мені закріпити знання, отримані в курсі теоретичного навчання з дисципліни «Документознавство», а також відпрацювати та сформувати практичні навички на цю тему.

1. Системипідготовкитекстовихдокументів

Існуючі в даний час системи підготовки текстових документів значно відрізняються один від одного характеристиками, способами введення та редагування тексту, його форматування та виведення інформації (друк), а також складністю освоєння користувачем. Вибір конкретного програмного продукту обробки тексту є дуже відповідальним моментом. Різноманітні системи підготовки текстів дозволяють ефективно використовувати комп'ютер тим фахівцям, які пов'язані з інформаційними технологіями. Процес вибору пов'язані з багатьма чинниками, але, передусім, необхідно дотримуватися принципу розумної достатності.

Наявні комп'ютерні системи підготовки текстових документів можна класифікувати за обсягом функціональних можливостей або за призначенням для застосування. Наприклад, редактор текстівщо забезпечує введення, зміну та збереження будь-якого символьного тексту, але призначений він в основному для підготовки текстів програм мовами програмування високого рівня, оскільки вони не потребують форматування, тобто автоматичного перетворення розташування елементів тексту, зміни шрифту і т.д.

Редактор текстів ( text editor) - Це текстовий редактор, що забезпечує досить складне форматування. За функціональністю "Text editor" порівняємо з вбудованою у Windows програмою "Word Pad". За допомогою цієї програми можна відкривати, редагувати, зберігати, друкувати файли таких форматів: BAS, CPP, DAT, INI, PAS, RTF, SYS, SQL, TXT і т.д. Є можливість вирівняти текст по лівому, правому краю або по центру, вставити абзац (кулю), відкат на 1 зміну, отримати жирне, курсивне або підкреслене накреслення тексту, зробити вибір шрифту, його символів, видозміну, колір, кегль. Можна форматувати текст відступами першого рядка та абзацу. Ця програмане працює з впровадженими в текст картинками - впроваджені зображення, наявні в відкритому документі, наприклад формату RTF, не зберігатимуться. Шрифт, яким набирається документ за замовчуванням - `Times New Roman". Його можна поміняти на будь-який інший шрифт, доступний операційній системі. Документ друкується за принципом «що бачу, те й отримую» через виклик діалогу драйвера принтера, що дозволяє оптимально вибрати принтер , налаштувати друк.

Результат роботи екранного редактора виражається у вигляді файлу, в якому всі символи є символами кодової таблиці ASCII (American Standards Committee for Information Interchange) з кодами, значення яких більше 31, а також символів нового рядка. Такі файли називаються ASCII – файлами.

Розрізняючись способами керування та набором сервісних можливостей, всі редактори тексту в тому чи іншому вигляді дозволяють:

Набирати текст із відображенням на екрані відеотерміналу, використовуючи до 200 символів;

Виправляти помилкові символи у режимі заміни;

Вставляти та видаляти групи символів (слова) в межах рядка, не переводячи частину рядка, що не змінилася, а зрушуючи її ліворуч/праворуч повністю в режимі вставки:

видаляти один або кілька рядків, копіювати їх або переміщати в інше місце тексту;

Розсувати рядки існуючого тексту, щоб вставити новий фрагмент;

Вставляти групи рядків з інших текстів;

Виявляти всі входження певної групи символів (контексту);

Замінювати один контекст іншим, можливо різної довжини;

Зберігати набраний текст для наступних коригувань;

Друкувати текст на різних типах принтерів. стандартними програмамидруку одним шрифтом у межах документа.

З багатьох наявних екранних редакторів можна виділити « Norton Editor (Фірма “Peter Norton Computing Inc.”), “ SideKick(фірма "Borland"), " Brief» (Фірма “Solution Systems”), багатофункціональний багатовіконний редактор « Multi - Edit » (Фірма "American Cybernetics Inc."). До цієї ж категорії належать редакториТурбо-систем. Різноманітні Турбо-системи є зручними інтегрованими інструментальними засобами для створення, компіляції, налагодження та виконання програм такими популярними мовами програмування, як Бейсік, Паскаль, Сі, Пролог, Асемблер. Обов'язковою складовою Турбо-систем є редактор, який має широкі можливості щодо створення та оновлення програмних текстів. Команди редакторів Турбо-систем засновані на командах популярної програми Word Star» і найвищою мірою стандартизовані.

Коли основне завдання користувача полягає у підготовці текстів природними мовами для друку та друкуванні цих документів, набір операцій редактора має бути суттєво розширено, і програмний продукт переходить у нову якість – систему підготовки текстів (продукт, якому відповідає англомовний термін “word processor”). Такі програми для обробки документів орієнтовані на роботу з текстами, що мають структуру документа, тобто складаються з абзаців, сторінок та розділів, серед систем підготовки текстів природними мовами виділяють три великі класи, але з досить розмитими межами: форматери, текстові процесори та настільні видавництва.

Виходячи з внутрішньомашинної структури документа, що готується, можна було б запропонувати наступний підхід до класифікації систем підготовки текстів. Наприклад, такі системи як:

Форматер - це система підготовки текстів, яка не використовує для внутрішнього представлення тексту жодних спеціальних кодів, крім стандартних: кінець рядка, переклад каретки, кінець сторінки (працює з файлами ASCII).

Текстовий процесор - це система підготовки текстів, яка у внутрішньому поданні забезпечує власне текст спеціальними кодами - розміткою. В основному, екранні редактори та текстові процесори розрізняються за призначенням: перші створюють ASCII-файли, які потім обробляються компіляторами або форматерами, другі призначені для підготовки текстів з подальшим друком на папері, тому форма подання тексту має велике значення.

У текстових процесорах є спеціальні функції для полегшення введення тексту та представлення його у надрукованому вигляді. Серед цих функцій можна виділити такі функції:

- введення тексту під контролем функцій форматування, що забезпечують негайне зміна вигляду сторінки тексту на екрані та розташування слів на ній, що дає наближене уявлення про дійсне розташування тексту на папері після друку;

- попередній опис структури майбутнього документа, в якому задаються такі параметри, як величина абзацних відступів, тип і розмір шрифту для різних елементів тексту, розташування заголовків, міжрядкові відстані, число колонок тексту, розташування і спосіб нумерації виносок і т.п.:

- автоматична перевірка орфографії та отримання підказки при виборі синонімів;

- вводь редагування таблиць і формул з відображенням їх на екрані в тому вигляді, в якому вони будуть надруковані;

- об'єднання документів у процесі підготовки тексту до друку;

- автоматичне складання змісту та алфавітного довідника.

Більшість текстових процесорів мають засоби налаштування на конфігурацію обладнання комп'ютера, зокрема на тип графічного адаптера і монітора. Практично всі текстові процесори мають унікальну структуру даних для подання тексту, що пояснюється необхідністю включення до тексту додаткової інформації, що описує структуру документа, шрифти тощо, оскільки у кожного слова або символа можуть бути свої особливі характеристики. Тому текст, підготовлений за допомогою одного текстового процесора, зазвичай не можна прочитати і, отже, відредагувати і надрукувати іншими текстовими процесорами. З метою сумісності текстових документів при перенесенні їх із середовища одного текстового процесора до іншого існує особливий вид програмного забезпечення- конвертери, що гарантують отримання вихідного файлу у форматі текстового процесора – одержувача документа. Програма-конвертер на вході приймає інформацію в одному форматі, а як результат своєї роботи видає інформацію у вигляді файлу в іншому форматі. Подальше удосконалення систем обробки текстів призвело до того, що автономні програми-конвертери практично припинили своє існування та увійшли складовою до системи підготовки текстів. Сьогодні найяскравіші представники програм текстової обробки підтримують популярні файлові формати за рахунок вбудованих конвертаційних модулів.

Існуючі в даний час текстові процесори значно відрізняються один від одного характеристиками, можливостями щодо введення та редагування тексту, його форматування та виведення на друк, а також за ступенем складності освоєння користувачем.

Досить умовно ці інструментальні засоби можуть бути поділені на 2 категорії .

До 1 категорії можна віднести текстові процесори, що дозволяють підготувати та надрукувати складні та великі за обсягом документи, включаючи книги. До них відносяться WinWord, WordPerfect, ChiWriter, WordStar 2000, AmiPRo, Т3. Найпопулярнішим вітчизняним продуктом у цьому класі є текстовий процесор. Лексикон», Підтримка та подальша розробка, якого здійснюється компанією «Арсенал».

Текстові процесори 2 категорії імають суттєво менші можливості, проте вони зручніші у використанні, працюють швидше та вимагають менше оперативної пам'яті, суттєво нижчі за вартістю. Спеціально розраховані на керівників системи обробки текстів простіше і ними легше користуватися. До цієї категорії можна віднести `Beyond Word Writer", `Professional Write", `Symantec Just Write", `DacEasy Word".

Настільні видавництва готують тексти за правилами поліграфії та з друкарською якістю. Подібно до того, як текстові процесори не є «розвитком» форматерів, настільні видавництва не є досконалішим продовженням текстових процесорів, оскільки в них зовсім інше призначення. Настільні видавничі системи (`desktop publishing') по суті, являють собою інструмент верстальника.Призначені програми цього класу не стільки для створення великих документів, скільки для реалізації різноманітних поліграфічних ефектів, тобто програма настільного видавництва, дозволяє легко маніпулювати текстом, змінювати формати сторінок, розмір відступів, дозволяє комбінувати різні шрифти, працювати з матеріалом до отримання повного задоволення від зовнішнього вигляду як окремих сторінок (смуг), так і всього видання.

На закінчення 1 глави слід зазначити, що в даний час текстові редактори вже мало використовуються, оскільки в них закладено набагато менше функцій, ніж у текстових процесорах та настільних видавничих системах, які стали доступними для більшості користувачів. З боку документознавства це пов'язано ще й з тим, що в текстових редакторах не передбачено функції створення шаблонів, яка набагато полегшує і прискорює роботу зі створення документів.

2. ПакетприкладнихпрограмMicrosoftOffice

2.1 Прикладніпрограми,вхіднівMicrosoftOffice

Сьогодні програмні продукти фірми Microsoft (далі MS) є "де-факто" стандартом для офісної роботи. Важко знайти установу, підприємство, фірму, в офісі якої б не стояли комп'ютери з операційною системою Windows (98, 98SE, 2000, NT, ХР, Vista) і пакетом прикладних програм MS Office.

Популярний пакет програм - Microsoft Office 2003 , що включає в себе в стандартному наборі "MS Word 2003", "MS Excel 2003", "MS Outlook 2003" та "MS PowerPoint 2003". Також у використання входить пакет програм, що зовсім недавно вийшов. MicrosoftOffice2007 , що включає оновлені: «MS Word 2007», «MS Excel 2007», «MS Outlook 2007» і «MS PowerPoint 2007» і т.д.

У версії "Small Business" - "PowerPoint 2003" замінений видавничим пакетом "MS Office Publisher 2007", версія "Professional" включає як стандартний набір, так і доповнення "Small Business", а також має засіб роботи з базами даних (СУБД ) Access 2003. Але також використовується й оновлений «Power Point 2007». Найповніша версія Premium включає також пакет для створення ділової графіки Photo Draw 2003 і засіб створення Web-сайтів Front Page 2003. Дві останні програми поставляються в англомовному варіанті. У комплект як безкоштовної програмивходить Internet Explorer 5.0 - набір програм для роботи в Internet.

Найпривабливіше в пакеті MS Office те, що пов'язує ці програми воєдино: всі ці програми мають загальне меню та набори кнопок, які виглядають дуже схоже. Навчившись працювати з одним із додатків, ви тим самим значною мірою просунетеся у вивченні інших. Основна ідея пакету програм - робота у Internet. Якщо раніше MS Word і MS Excel насамперед орієнтувалися те що, що підготовлений документ буде роздрукований на папері, тепер розробники припускають, що підготовлений документ буде насамперед надіслано електронною поштою чи розміщено Internet. Для цього розробники MS Office включили до продукту ще один формат файлів - HTML, є стандартом розміщення матеріалів Internet. Збереження документів у форматі HTML дозволяє також переглядати документи користувачам, які не мають на своєму комп'ютері MS Office. Для перегляду таких документів тепер достатньо Internet Explorer, що входить до стандартного комплекту Windows. Досить поширена для сучасного офісу є ситуація, коли документи готуються не лише російською та англійською, а й іншими мовами (німецька, іспанська, французька, арабська, японська тощо).

Microsoft Access 2003 - Це реляційна база даних. В основі програми лежать таблиці. Microsoft Access (далі MS Access) відрізняється від MS Excel тим, що на відміну від MS Excel, СУБД MS Access дозволяє працювати з цілою системоювзаємопов'язаних таблиць. У СУБД MS Access використовуються під час роботи з таблицями формули, сортування, зв'язку окремих осередків та його форматування. При необхідності витягти потрібні дані з кількох таблиць бази даних можна сформувати запит, у своїй осередки на екрані будуть у заданому порядку. Результати запиту можна надрукувати за допомогою інструмента «Звіт». Звіт є таблицею із запитаними даними, оформлення можна вибрати із запропонованих шаблонів.

Можливості програм Microsoft Office можна розширити за допомогою спеціальних модулів – додатків. Серед таких програм можна знайти і серйозні комерційні пакети (наприклад, систему перевірки орфографії Orfo, електронні словники Lingvo, перекладач PROMT), і невеликі безкоштовні макроси, створені простими користувачами.

2.2 ТекстовийпроцесорMicrosoftWord

MicrosoftWord- основа будь-якого офісу і, мабуть, найпотрібніша та найпопулярніша програма у всьому Microsoft Office .

Microsoft Wordдозволяє вводити, редагувати, форматувати та оформлювати текст, та грамотно розміщувати його на сторінці. За допомогою цієї програми можна вставляти в документ графіку, таблиці та діаграми, а також автоматично виправляти орфографічні та граматичні помилки. Текстовий редактор MS Word має і багато інших можливостей, що значно полегшують створення та редагування документів.

Програма пропонує ряд функцій, що економлять час та зусилля для створення документів. Серед них такі функції як:

Автотекст - для зберігання та вставки слів, фраз або графіки, що часто вживаються;

- стилі для зберігання та завдання відразу цілих наборів форматів;

- злиття для створення серійних листів, роздруківки конвертів та етикеток;

- макроси - до виконання послідовності часто використовуваних команд;

- "майстри" - для створення професійно оформлених документів.

За допомогою MS Word для Windows можна створювати таблиці, діаграми. У MS Word для Windows є редактор формул, що дозволяє вводити формули різної складності. MS Word дає можливість перевірити правопис. Під час перевірки кожне слово у документі порівнюється зі зразками у спеціальному словнику. Якщо слово не знайдено у словнику, відкриється діалогове вікно, в якому можна виконати необхідні виправлення. Працюючи з документами доводиться часто повторювати введення тих самих ділянок тексту. У MS Word достатньо ввести їх один раз, а потім зробити елементом автотексту з унікальним ім'ям і після цього вставляти у будь-яке місце документа необхідну кількість разів. Досить часто багатьом співробітникам доводиться створювати документи на основі стандартних уніфікованих форм чи форм, розроблених та затверджених усередині організації, а також різні видиоднотипних документів (серійні листи, довідки тощо). При автоматизованому способі підготовки такого виду документів можливі два варіанти:

1) створити необхідну форму у вигляді документа (наприклад, це буде файл з розширенням ".doc") і потім змінювати в ньому змінну частину тексту;

2) створити необхідний бланк у вигляді шаблону (файл з розширенням ". dot") і потім створювати нові документи на основі розробленого шаблону та заповнювати поля, що містять змінну частину тексту.

Шаблон - це трафарет з певними властивостями, які включають сукупність стилів, шаблонних текстів, макросів, поєднань клавіш, додаткових пунктів меню і панелей інструментів в окремому файлі з розширенням «.dot».

Шаблони використовуються для:

~ стандартизації та уніфікації роботи всіх співробітників організації зі стандартними та однотипними видами документів. Всі співробітники створюють документи на основі єдиних шаблонів (файлів з розширенням ".dot"), при цьому шаблони повинні бути підготовлені таким чином, щоб шаблонний текст не міг редагуватися користувачами, а були доступні для введення та коригування тільки поля введення, що містять змінну інформацію в бланку.

~ підвищення ефективності підготовки серійних документів, які призначені для розсилки великої кількості адресатів. Такі документи створюються на основі шаблонів із використанням функції злиття.

Шляхом злиття створюються тексти документів, містять фіксовану, незмінну частину (трафарет) і змінні текстові фрагменти (наповнення), тобто. злиття типового тексту(трафарету) із заповнюваною інформацією

2.3 ТабличнийпроцесорMicrosoftExcel

текстовий документ редактор автоматизація управління

Галузь застосування Microsoft Excel дуже широка. Насамперед це бухгалтерські та інженерні розрахунки, складання різних зведень, діаграм, прайс-листів, а також багато іншого.

При роботі з Microsoft Excel для Windows дотримується принципу «що ви бачите, те й отримуєте», або в англійському варіанті WYSIWYG (What You See Is What You Get). Це надає роботі з Excel безперечну легкість і дозволяє уникнути багатьох помилок.

Крім того, MS Excel має великий набір сервісних функцій. Це введення тексту та перевірка правопису, створення малюнків, експорт та імпорт даних. Засоби друку також дуже гнучкі. Ви можете надрукувати всі сторінки одразу, можете надрукувати лише частину сторінок робочої книги.

Основні можливості MS Excel:

v Контекстна підказка. Викликається з контекстного меню або натисканням відповідної кнопки в піктографічному меню.

v Довідкова система. Вона організована як гіпертексту і дозволяє легко і швидко здійснювати пошук потрібної теми.

v Багатоваріантність виконання операцій. Практично всі операції можуть бути виконані одним з трьох - чотирьох способів, з яких вибирає користувач найбільш зручний.

v Контекстне меню. Повертається по клацанню кнопки (зазвичай правої) «миші» на вибраному об'єкті. Йдеться, наприклад, про місце таблиці, де зараз збирається працювати користувач. Функції обробки, що найчастіше використовуються, доступні в даній ситуації, зібрані в контекстному меню.

v Піктографічне меню. Командам, з якими найчастіше працюють, відповідають піктограми, розташовані під рядком меню. Вони утворюють піктографічне меню. Після клацання кнопкою маніпулятора «миша» на піктограмі виконується пов'язана з нею команда. Піктографічні меню можуть бути складені індивідуально.

v Робочі групи або робочі папки. Документи зручно поєднувати в робочі папки та розглядати їх як одне ціле, якщо мова йдепро копіювання, завантаження, зміну або інші процедури. У нижній частині електронної таблиці розташований алфавітний покажчик (реєстр), який забезпечує доступ до робочих аркушів. Користувач має можливість задавати назву аркушам у папці (замість алфавітного покажчика), що робить наочним вміст регістру, отже, полегшує пошук та перехід від документа до документа.

v Засоби для оформлення та модифікації екрана та таблиць. Зовнішній вигляд робочого вікна та інших елементів екранного інтерфейсу можна визначити відповідно до вимог користувача, завдяки чому робота стає максимально зручною. Серед таких можливостей – розбиття екрану на кілька вікон, фіксація заголовків рядків та стовпців тощо.

v Засоби оформлення та виведення на друк таблиць. Для зручності користувача передбачені всі функції, що забезпечують друк таблиць, такі як вибір розміру сторінки, розбиття на сторінки, встановлення розміру полів сторінок, оформлення колонтитулів, а також попередній перегляд сторінки, що вийшла.

v Засоби оформлення робочих листів. Excel надає широкі можливості форматування таблиць, шрифту і стилю, вирівнювання даних всередині клітини, вибір кольору фону клітини і шрифту, зміна висоти рядків і ширини колонок, креслення рамок різного виду, завдання формату даних всередині клітини (наприклад: числовий, текстовий, фінансовий, дата і т.д.). А також автоформатування - в систему вже вбудовані різні способи оформлення таблиць, і користувач має можливість вибрати найбільш підходящий формат із наявних способів.

v Шаблони MS Excel, як і MS Word, дозволяє створювати шаблони робочих аркушів, які використовуються для формування бланків листів та факсів, різних калькуляцій. Якщо шаблон призначений для інших користувачів, можна дозволити заповнювати такі бланки, але заборонити зміну їх форми.

v Зв'язування даних. Абсолютна та відносна адресації є характерною рисою всіх табличних процесорів, у сучасних системах вони дозволяють працювати одночасно з декількома таблицями, які можуть бути так чи інакше пов'язані один з одним. Наприклад, тривимірні зв'язки, що забезпечують роботу з кількома аркушами, що йдуть поспіль; консолідація робочих аркушів, з допомогою якої обробляються суми та середні значення, і ведеться статистична обробка під час використання даних різних областей одного робочого аркуша, кількох робочих аркушів і навіть кількох робочих книг.

v Обчислення. Для зручності обчислення в MS Excel є вбудовані функції, а саме: математичні, статистичні, фінансові функції дати та часу, логічні та інші. Майстер функцій дозволяє вибрати потрібну функцію та, підставивши значення, отримати результат.

v Ділова графіка. Важко уявити собі сучасний табличний процесор без можливості побудови різного типу двовимірних, тривимірних та змішаних діаграм. Налічується понад 20 різних типівта підтипів діаграм, які можна побудувати у MS Excel. Також різноманітні та доступні способи оформлення діаграм, наприклад, вставка та оформлення легенд та міток даних, оформлення осей (можливість вставки ліній сіток) та інші. Крім цього, є такі потужні засоби побудови та аналізу ділової графіки, як вставка планок похибок, можливість побудови тренду та вибір функції лінії тренду.

v Виконання MS Excel функцій баз даних. Ця функція забезпечує заповнення таблиць аналогічно до заповнення бази даних (тобто через екранну форму), захист даних, сортування за ключом або за кількома ключами, обробку запитів до бази даних, створення зведених таблиць. Крім того, включає засоби обробки зовнішніх баз даних, які дозволяють працювати з файлами, створеними, наприклад, у форматі «dBase» або «PARADOX».

v Моделювання. Підбір параметрів та моделювання – одні з найважливіших можливостей табличного процесора. За допомогою простих прийоміввдається знаходити оптимальні рішення багатьох завдань. Методи оптимізації варіюються від простого підбору до методу лінійної оптимізації з багатьма змінними та обмеженнями. При моделюванні іноді бажано зберігати проміжні результати та варіанти пошуку рішення. Для цього створюються сценарії, які є описом розв'язуваної задачі.

v Макропрограмування. Для автоматизації виконання дій, що часто повторюються, зручно скористатися вбудованою мовою програмування макрокоманд. Поділяють макрокоманди та макрофункції. Завдяки макрокомандам спрощується робота з MS Excel і розширюється перелік його команд. За допомогою макрофункцій визначають власні формули та функції і таким чином розширюють набір функцій, що надається системою. У найпростішому випадку макрос - це записана послідовність натискання кнопок, переміщень і клацань клавішами «миші». Така послідовність подається відтворенню, як магнітофонний запис. Її можна обробити та якимось чином змінити, наприклад, організувати цикл, перехід, підпрограму.

Таким чином пакет прикладних програм Microsoft Office містить програми, що дозволяють створювати текстові документи, табличні документи, бази даних, презентації, працювати з графікою, електронною поштою і т.д. Тобто MS Office дозволяє створювати практично будь-які види документів. В даний час Microsoft Office встановлений майже на всіх комп'ютерах, незалежно від того, чи стоїть комп'ютер вдома чи в організації. Такого поширення Microsoft Office отримав через те, що це перший пакет прикладних програм, який містив у собі такий обсяг можливостей, при цьому був повністю русифікований та простий у використанні.

Завдяки програмі вбудованій у Microsoft Word та MS Excel програми«Visual Basic» користувач може сам запрограмувати функції, що йому відсутні. Тобто перевага цих програм у тому, що крім усіх зручностей, які вже створили автори цього пакета, користувач сам може адаптувати будь-яку програму під себе для комфортної роботи в ній: зміна кольору, масштабу, винос кнопок, що часто використовуються, на панель інструментів, створення шаблонів створення нових функцій і так далі.

3. Системиавтоматизаціїдокументаційногозабезпечення

управління

Кожне підприємство, незалежно від форми власності, масштабів та структури, прагне підвищення ефективності своєї діяльності. Важливим кроком на шляху досягнення цієї мети є оптимізація основних управлінських процедур, зокрема створення сучасних систем діловодства та документообігу на підприємстві.

Раціональне управління документами призводить до зростання продуктивності роботи співробітників, полегшення доступу до інформації для прийняття управлінських рішень, покращення виконавчої дисципліни і, отже, загального підвищення якості управління.

Впровадження системи автоматизації документаційного забезпечення управління «БОС - Референт» значно покращує робочі процеси підприємств та організацій.

Результатами впровадження системи є:

§ скорочення часу на обробку вхідної/вихідної кореспонденції та внутрішньої документації;

§ економія робочого часу на роботу з документами;

§ прискорення процедур узгодження, візування документів;

§ підвищення виконавчої дисципліни, контролю за виконанням доручень;

§ швидка та зручна реєстрація документів;

§ покращення процесів планування заходів.

Досвід впровадження системи автоматизації діловодства та документообігу «БОС – Референт», розробленої компанією «АйТі», показує, що в стислі термінипідприємства та організації різного масштабу та форм власності отримують відчутні вигоди та реальний економічний ефект.

Нещодавно на порівняно невеликому ринку систем автоматизації діловодства з'явилася фірма NAUMEN зі своїм програмним продуктом NauDoc, що має ряд істотних відмінностей від того, що раніше пропонувалося користувачам. Програма забезпечує створення документів на основі шаблонів, що зберігаються в системі, що містять заздалегідь задане оформлення та типові (трафаретні) тексти для основних управлінських ситуацій, що спрощує та прискорює створення документів, забезпечує їх уніфіковане оформлення відповідно до ГОСТ Р. 6.30-2003 «Уніфіковані системи документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчих документів».

Графічний інтерфейс користувача «NauDoc»дозволяє оперативно перемикатися з одного виду робіт на інший і включає наступні компоненти:

1. Блок основного змісту.

2. Панель навігації.

3. Панель інструментів до роботи з документами.

Програма передбачає те, що будь-який документ може бути поставлений на контроль: по ньому призначаються відповідальні за виконання, відповідальні за контроль, підтримується підсумковий контроль за виконанням.

Розмежування прав користувачів дозволяє забезпечити додатковий захист для конфіденційних документів. Безумовно, програма NauDoc, як і будь-яка інша програма, не є ідеальним рішенням. Наприклад, у ряді випадків її термінологія розходиться з традиційними термінами, що використовуються у вітчизняному діловодстві.

Там, де потрібно обробляти великі обсяги документів, вести в них складні пошуки, підтримувати розподілені архіви - поза конкуренцією «DOCs Open».

«DOCs Open»дозволяє вирішувати такі завдання:

~ інтеграція із програмами створення документів;

~ реєстрація всієї документації, що надходить і створюється;

~ контроль руху документів та виконання робіт;

~ прискорення руху документів між виконавцями;

~ забезпечення безпеки документації;

~ покращення інформаційно-довідкової роботи, скорочення часу пошуку та отримання документа з архіву на запит;

~ автоматизація складання звітних документів.

Особливість цієї системи електронного діловодства – повна інтеграція з усіма поширеними офісними програмами. Здійснюючи облік, зберігання та швидкий пошукдокументів. «DOCs Open» у той же час забезпечує їх створення та перегляд усіма розповсюдженими офісними програмами.

Компанія «ІнтерТраст» пропонує корпоративну інформаційну систему "CompanyMedia" , побудовану на базі « Lotus Notes » .

"CompanyMedia" дозволяє вирішувати велику кількість прикладних завдань у галузі документаційного забезпечення управління. Вона призначена для державних установ та комерційних організацій, діяльність яких регламентована; ідеально підходить для компаній із значною територіальною віддаленістю структурних підрозділів. "CompanyMedia" дозволяє налагодити "наскрізне" діловодство в мережі підприємств будь-якої складності, причому система відстежуватиме рух документа не тільки в межах одного підприємства, а й між ними.

Передбачена можливість:

проведення глобального візування;

створення наказів, що поширюються на будь-яку глибину ієрархії управління;

Відбір документів за певною та нескладною системою;

Контролює виконання документів і підтримує горизонтальні інформаційні зв'язки між співробітниками різних підрозділів одного або декількох підприємств.

Система "Діловодство 2.5" може працювати як у локальному режимі, і у мережному режимі. Програмний комплекс дозволяє автоматизувати процес діловодства підприємства чи організації незалежно від виду діяльності. Програма допомагає організувати облік та контроль виконання документів на підставі чинних стандартів та нормативів.

Основними функціями цієї програми є:

Операції з реєстрації, редагування та архівації документів;

Контроль за виконанням документів; - створення документів різного призначення за стандартними шаблонами;

Створення власних шаблонів документів за допомогою Microsoft Office 2003 або MS Office 2007;

Створення та виведення на друк звітів, що дозволяють оцінити стан діловодства на підприємстві;

Облік документів за допомогою журнальної реєстрації;

Реєстрація документів, отриманих або надісланих електронною поштою.

Блок додатків для автоматизації документообігу організації “Діловодство” призначений для автоматизації роботи служб документаційного забезпечення підприємств та організацій на основі вимог, що висуваються Державною системоюДокументаційного забезпечення управління (ДСДОУ).

Модулі блоку забезпечують:

· Постановку на контроль документів та резолюцій керівництва;

· Статистичний аналіз виконавської дисципліни співробітників організації;

· автоматичну доставку електронних документіввиконавцям;

· Підготовку проектів документів, їх візування та розсилку;

· створення електронної бібліотеки(архіву) документів організації.

Модуль "Реєстрація документів" призначений для організації обліку всіх вхідних, вихідних та внутрішніх документів організації на основі реєстраційно-контрольних карток. У модулі реалізовано механізми контролю за виконанням документів, резолюціями керівництва, виконавською дисципліною співробітників організації тощо. Модуль забезпечує автоматичну підготовку різних звітів та стандартних облікових документів служб документаційного забезпечення.

Модуль "Звернення громадян" призначений для ведення діловодства на підставі звернень фізичних осіб, контролю виконання документів та підготовки документів у відповідь.

Модуль "Бібліотека робочих документів" служить для підготовки документів, їх класифікації (розміщення електронними папками), контекстного пошуку інформації та друку документів. Модуль може бути використаний для зберігання документів довільного змісту, таких як: нормативні документиорганізації, довідкові матеріали, підготовка проектів документів тощо.

Модуль "Організаційно-розпорядчі документи" призначений для автоматизації підготовки розпорядчих та звітних документів організації, а також здійснення контролю за виконанням розпоряджень, наказів та доручень.

Модулі "Узгодження" і "Ознайомлення" призначені для автоматизації підготовки організаційно-розпорядчих документів.

Модулі здійснюють автоматичне розсилання проектів документів співробітникам організації з внутрішньої пошти Notes для електронного візування чи ознайомлення. Також здійснюється контроль за процесом ознайомлення та візування документів.

Модуль "Наради" призначений для керівних працівників підприємства, а також секретарів-референтів керівної ланки.

У висновку 3 глави, хочу зазначити, що база даних дозволяє автоматично сповіщати всіх учасників про передбачуваний порядок денний, дату та час проведення наради, оформити за підсумками його проведення протокол, та на основі прийнятих рішеньавтоматично розсилати доручення конкретним виконавцям із зазначенням термінів виконання робіт. За підсумками виконання робіт здійснюється формування звітів та довідок про виконання.

Висновок

Поставлені мною цілі та завдання у цій роботі досягнуто. Розглянуто та вивчено найбільш популярні програми, які використовуються для створення документів. Також розглянуто пакет прикладних програм Microsoft Office (MS Word, Microsoft Excel і т.д.) та системи автоматизації документаційного забезпечення управління: «БОСС-Референт» та «Діловодство 2.5»

Таким чином, роблячи висновки, хочеться сказати, що останнім часом мало хто користується для створення документів текстовими редакторами. Поява Microsoft Word їх витіснила. На даний момент вже складно визначити до текстових процесорів або настільних видавництв належить Microsoft Word, настільки багато у нього функцій. Серед систем підготовки текстових та табличних документів докладніше в курсовій роботі було розглянуто дві програми пакета прикладних програм Microsoft Office - це текстовий процесор Microsoft Wordта табличний процесор Microsoft Excel. Для створення документів переважно використовуються лише ці дві програми, незалежно від розмірів та сфери діяльності організації. Це пов'язано з тим, що майже скрізь зараз використовується операційна система Windows (2000, NT, XP, Me, Vista), створена, як і Office компанією MS. Ці програми дозволяють підготувати складні та великі за обсягом документи, включаючи книги.

Дуже легко вчитися працювати в програмах, що входять до Microsoft Office, оскільки всі вони, включаючи операційну систему Windows, мають схожий інтерфейс.

Системи автоматизації документаційного забезпечення управління дозволяють робити з документами все те, що з ними роблять у будь-якій системі діловодства та документообігу і включають принципово нові можливості, доступні тільки комп'ютерам. У тому числі за допомогою цих програм можна створювати документи.

Звісно, ​​корпоративна система документообігу є недешевим задоволенням. Але скільки може в живій справі коштувати втрачений чи неправильно опрацьований документ, скільки може коштувати своєчасна та точна інформація? Іноді це питання виживання фірми. Крім того, зниження вартості комп'ютерної обробки та зберігання інформації в пам'яті комп'ютера - один із найдинамічніших позитивних процесів в історії людства. Через те, що відбувається уніфікація та стандартизація документів, у більшості програм, що використовуються для створення документів, використовуються шаблони. Тобто вже оформлений документ з необхідними атрибутами, куди потрібно просто ввести дані. Також у програмах є такі функції, у яких сам користувач може створити свій шаблон документа. Це набагато прискорює та спрощує роботу зі створення документа.

Насамкінець своєї курсової роботи, хочу відзначити, що зараз пропонується дуже багато різних як текстових та табличних процесорів, так і систем автоматизації документаційного забезпечення управління. Зробити вибір дуже складно. Це з тим, що з кожної програми є і переваги, і недоліки, а універсальних програм немає. При виборі програмного продукту слід враховувати сферу діяльності, технічні характеристики комп'ютера, операційну систему, встановлену комп'ютер, розміри організації, віддаленість підрозділів.

Список використаної літератури та джерел

1. ГОСТ Р 6.30-2003 Уніфіковані системи документації.

2. Уніфікована система організаційно-розпорядчих документів. - М: Держстандарт Росії, 2003.

3. Городін В.В., Корнєєв І.К. Інформаційне забезпечення управлінської діяльності: Підручник. - М: Майстерність; Вища школа, 2001. С. 146-153.

4. Кузнєцов С.Л. Нові програми для сучасного офісу // Секретарська справа. - М: Видавництво Евілен, 1999. №3. З. 33-36.

5. Куперштейн В.І. Сучасні інформаційні технології у діловодстві та управлінні. – СПб.: БХВ – Санкт Петербург, 2000. С. 256.

6. Савельєв А.М. CompanyMedia – корпоративна система електронного документообігу // Діловодство. – 2002. №4. З. 39-41.

7. Пашков Д.Д. Система електронного документообігу БОС-Референт // Секретарська справа. - М: Видавництво Евілен, 2002. №3. З. 42-44.

8. Сєрова Г.А. Автоматизована система з діловодства "Діловодство 2.5" ( Нова версія) // Секретарська справа. - М: Видавництво Евілен, 2003. №6. З. 35-37.

9. Кузнєцов С.Л. DOCs Open // Секретарська справа. - М: Видавництво Евілен, 1997. №4. С. 57-62.

10. Кузнєцов С.Л. NAUDOC - нове рішення щодо автоматизації діловодства // Секретарська справа. - М: Видавництво Евілен, 2003. №8. З. 25-26.

11. http://www.wikipediya.ru

12. http://www.document.ru - Автоматизація управління документами.

Розміщено на Allbest.ru

Подібні документи

Характеристика програм офісного призначення, версія текстового редактора Microsoft Word. Використання текстового редактора, табличного процесора Microsoft Excel та інших програмних засобів в офісній діяльності підприємства ТОВ "Імперія чистоти".

контрольна робота , доданий 03.02.2012


Класифікація програм обробки текстових документів. Загальні принципиоформлення видання Правила набору тексту. Системи розпізнавання тексту (OCR). Комплекс програмного забезпечення настільних видавничих систем. Приклад текстових редакторів.

презентація , додано 13.08.2013


Основні засоби та технології обробки та редагування текстових документів, принципи їх використання. Характеристика функціональних можливостей текстового процесора Ms. Word. Опис додаткових можливостейтекстового редактора Word 2003

курсова робота , доданий 19.03.2011


Використання текстового редактора MS Word для створення текстових документів. Розрахунки та аналіз даних за допомогою табличного процесора Excel. Алгоритмізація та програмування на Pascal. Проектування реляційних баз даних за допомогою СУБД Access.

контрольна робота , доданий 22.02.2012


Типи, основні функції, елементи та принцип роботи текстового редактора (комп'ютерної програми). Методи вставки зовнішніх об'єктів у текст. Особливості текстового процесора Microsoft Word, його особливі можливості. Типова структура інтерфейсу.

реферат, доданий 07.12.2010


Панелі як основні візуальні засоби редагування документів, їх розміщення та конфігурація у різних програмах Microsoft Office. Панелі текстового редактора Microsoft Word та Excel, основні їх функціональні можливості та призначення.

лабораторна робота , доданий 31.05.2009


Призначення операційних систем. Windows ХР - операційна система Microsoft з інтерфейсом, що настроюється. Функції стандартних прикладних програм: блокнот, графічний редактор Paint, текстовий процесор WordPad. Команди "меню" та їх використання.

курсова робота , доданий 23.05.2009


Опис програмних засобів, призначених для створення, редагування та форматування простих та комплексних текстових документів. Налаштування параметрів абзацу, введення символів, засоби створення списків. Копіювання та переміщення ділянок тексту.

реферат, доданий 26.03.2015


Склад Microsoft Office System. Огляд основних можливостей Microsoft Office. Аналіз та вироблення узгодженої фінансової політики на підприємстві у MS Excel. Розробка бази даних з допомогою Microsoft Access. Створення найпростішої Web-сторінки.

курсова робота , доданий 18.01.2012


Графічні можливості текстових процесорів Microsoft Office Word та Open office.org. Вставлення в документи малюнків та інших об'єктів. Вбудовування та зв'язування об'єктів. Перетворення тексту за допомогою Microsoft WordArt. Види графічних об'єктів.

лекція 11. Електронний документооберт. Системи керування електронними документами.

Електронний документ - інформація, зафіксована на матеріальному носії у вигляді набору символів, звукозапису або зображення та призначена для передачі у часі та просторі з використанням засобів обчислювальної техніки та електрозв'язку з метою зберігання та громадського використання (електронний документ - документ, в якому інформація представлена ​​в електронному вигляді -цифровий формі).

Електронний цифровий підпис - реквізит електронного документа, призначений для захисту даного електронного документа від підробки, отриманий внаслідок криптографічного перетворення інформації з використанням закритого ключа електронного цифрового підпису та що дозволяє ідентифікувати власника сертифіката ключа підпису, а також встановити відсутність спотворення інформації в електронному документі.

Власник сертифіката ключа підпису - фізична особа, на ім'я якої посвідчуючим центром видано сертифікат ключа підпису та яка володіє відповідною закритим ключемелектронного цифрового підпису, що дозволяє за допомогою засобів електронного цифрового підпису створювати свій електронний цифровий підпис в електронних документах (підписувати електронні документи).

Отже, порівняно з паперовим, електронний документ – це набагато складніший та узагальнений об'єкт. Його відмінні риси- це:

Універсальність (може описувати ширший клас об'єктів),

Динамічність (через свою електронну природу легка в модифікації),

Інтерактивність (може бути модифікований у відповідь на дії оглядача),

Віртуальність (може бути згенерований із бази даних на запит користувача).

Як показує практика, можна виділити три основні сфери застосування електронних документів:

Створення електронних аналогів паперових документів(книги, газети, листи, фінансові папери),

Використання як основа для інтерактивних веб-додатків,

Формальний (машинно-орієнтований) опис складних інформаційних об'єктів (схеми даних, інтерфейси, словники).

Відповідно до цього створюються класи електронних документів та набори їх елементів. Наприклад, при описі паперових документів немає потреби в інтерактивних елементах, що спрощує документ і всю систему. Однак такий підхід не використовує переваг електронного представлення та застосовується дедалі рідше.

Усі процедури створення документа можна ефективно виконати на ПК, оснащеному сканером та набором проблемно-орієнтованих ППП, насамперед програм текстового редагування чи настільної видавничої системи. Сканер може використовуватися для введення в документ окремо підготовлених фрагментів: малюнків, фотографій, схем,печаток, підписів та ін.

Зберігання електронних документів.Система зберігання електронних документів має забезпечити ефективне зберігання та актуалізацію документів у зовнішній пам'яті ЕОМ, а також їх ефективний пошук та конфіденційний доступ до них. Сховищем спеціально організованої інформації, зокрема й електронних документів, у зовнішній пам'яті ЕОМ є бази даних.

Для підприємств туріндустрії телефонний зв'язокє найпоширенішим і широко застосовуваним видом зв'язку. Вона використовується як для оперативного адміністративного управління підприємствами, а й у ведення фінансово-господарську діяльність. Наприклад, по телефону можна забронювати номер в готелі, отримати інформацію про маршрут або турпакет, що цікавить туриста.

1. Підготовкапублікацій у текстовомуредакторі Word з використанням графіки

   Курсова робота >> Інформатика

   ... підготовкитекстів привели до створення безлічі програм для обробки документів... часто доводиться складати текстові документи: писати листи... допоможе зробити електронний документ(зберігається накомп'ютері та...) з ВДТ та ПЕОМ, тривалість роботи в...

2. Модернізація електронногонавчально-методичного комплексу

   Дипломна робота >> Інформатика

   І документи, необхідні для модернізації електронногонавчально-... . При роботі на ПЕОМможливі прояви наступних впливів; засоби отримання, підготовки, обробки, зберігання, реєстрації, ... призначення відносяться: текстовіредактори, графічні...

3. Основи програмування намовою турбо паскаль

   Книга >> Інформатика, програмування

   Вже наступний етап професійної підготовкипрограміста. Те саме... накомп'ютер. С Т Р У К Т У Р Н А Я С Х Е М А Е В М Електроннаобчислювальна машина - це пристрій для автоматичної обробки... автоматики тощо. на ПЕОМяк вихідні пристрої...

4. Автоматизована система масового друку документівдля юридичних осіб

   Дипломна робота >> Інформатика

   ... документівздійснюється відділом обробкивхідних та вихідних документівз використанням конвертувальної машини Vitesse C5/Midrange та електронного... коригуванням розв'язуваних завдань на ПЕОМ. 1.2 Працівник допускається до самостійної роботи на ПЕОМта ВДТ...

5. Програми обробкита перегляду графічних зображень

   Дипломна робота >> Інформатика

   Сайтів, документів, друку та поліграфії. 9. Підготовказображень до... для обробкичислових даних та роботи з текстовий... оформлення поліграфічних видань та електронних документів, наприклад Web-сторінок Інтернету... наперсонал під час роботи з ПЕОМ. ...

ПРОГРАМНЕ ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ ДЛЯ СТВОРЕННЯ ДОКУМЕНТІВ НА ЕОМ. ТЕКСТОВІ ПРОЦЕСОРИ.

Найменування параметру	Значення
Тема статті:	ПРОГРАМНЕ ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ ДЛЯ СТВОРЕННЯ ДОКУМЕНТІВ НА ЕОМ. ТЕКСТОВІ ПРОЦЕСОРИ.
Рубрика (тематична категорія)	Технології

КЛАСИФІКАЦІЯ ЗА ОБЛАСТЮ ЗАСТОСУВАННЯ І ЗА СТУПЕНЮ ВИКОРИСТАННЯ В НИХ КОМП'ЮТЕРІВ

Інформаційні технології слід класифікувати насамперед по області застосування та за ступенем використання в них комп'ютерів. Розрізняють такі сфери застосування інформаційних технологій, як наука, освіта, культура, економіка, виробництво, військова справа тощо.

За ступенем використання в інформаційних технологійкомп'ютерів розрізняють комп'ютерні та безкомп'ютерні технології. В галузі освіти інформаційні технології застосовуються для вирішення двох базових завдань: навчання та управління. Відповідно розрізняють комп'ютерні та безкомп'ютерні технології навчання, комп'ютерні та безкомп'ютерні технології управління освітою.

У навчанні інформаційні технології використовуються, по-перше, для пред'явлення навчальної інформації учням, по-друге, контролю успішності її засвоєння. З цього погляду інформаційні; технології, що використовуються у навчанні, поділяються на дві групи: технології пред'явлення навчальної інформації та технології контролю знань.

До безкомп'ютерних інформаційних технологій пред'явлення навчальної інформації належать паперові, оптотехнічні, електроннотехнічні технології. Вони відрізняються один від одного засобами пред'явлення навчальної інформації і відповідно діляться на паперові, оптичні та електронні. До паперових засобів навчання належать підручники, навчальні та навчально-методичні посібники; до оптичних - епіпроектори, діапроектори, графопроектори, кінопроектори, лазерні указки; до електронних телевізорів та програвачі лазерних дисків.

До комп'ютерних інформаційних технологій пред'явлення навчальної інформації належать:

Технології, що використовують комп'ютерні навчальні програми;

Мультимедія технології;

Технології дистанційного навчання

Тема 4. Текстові процесори та електронні таблиці

Сьогодні робота з текстовими документами проводиться за допомогою персональних комп'ютерів, що є зручним та надійним методом. Програмне забезпечення, призначене для обробки документів за допомогою комп'ютера, умовно поділяють на текстові редактори та текстові процесори.

Текстові редактори являють собою найпростіші програми, призначені для найпримітивнішого редагування тексту. Зазвичай, вони мають розвинених засобів форматування.

Під час підготовки на комп'ютері різних ділових документів, звітів тощо. дуже важливо використовувати текстові редактори, які займають проміжне положення між найпростішими редакторами та видавничими системами. Ці редактори, з одного боку, досить доступні у вивченні та не вимагають складної та дорогої техніки, з іншого – мають усі засоби, необхідні для створення складних документів. Такі програмні засоби називають текстовими процесорами.

Найчастіше використовуваним текстовим процесором нашій країні є Word, що входить у пакет MS Office. Даний редактор досить простий для освоєння і дозволяє виконувати багато операцій, властивих видавничим системам.

Підготовка тексту на ПК у будь-якому текстовому редакторі складається з двох частин: введення тексту та редагування тексту.

Введення тексту, як правило, здійснюється за допомогою клавіатури, хоча можливі й інші варіанти, наприклад, введення тексту за допомогою сканера, перетворення його в текстовий файл і редагування за допомогою редактора.

Word дозволяє працювати з великою кількістю шрифтів, у зв'язку з цим перш за все слід підібрати шрифт, що задовольняє за своїм виглядом, розміром, стилем. Під шрифтом розуміють сукупність букв, цифр, спеціальних знаків, оформлених відповідно до єдиних вимог. Розрізняють шрифти і за зображенням - прямий, курсивний, напівжирний, підкреслений та ін.
Розміщено на реф.
Правильний вибіртипу шрифту та його номери багато в чому визначається характером тексту, що вводиться.

Інсталяція шрифтів здійснюється для Windows. Підтримується процедура вибору шрифтів більшістю програм Windows, у т.ч. та Word.

Після вибору шрифту бажано задати розміри аркуша паперу, у якому передбачається друкувати текст. В закладці «Розмір паперу» (меню «Параметри сторінки») вказуються розмір паперу та його орієнтація. Зауважте, що при будь-якій орієнтації тексту аркуш паперу друкується в принтер звичайно.

Наступний етап роботи у текстовому редакторі – редагування набраного тексту. Під редагуванням прийнято розуміти оформлення заголовків, завдання червоного рядка в абзацах, вставка малюнків, графіків та іншого графічного матеріалу в текст, створення гіперпосилань, зміна шрифту, копіювання та переміщення інформації.

Всі дії з редагування тексту в текстовому процесорі проводяться над виділеними фрагментами. Для того щоб відзначити повний рядок, достатньо пересувати покажчик миші до лівої межі рядка доти, доки він не перетвориться на стрілку, направлену в правий верхній кут. Після цього слід натиснути ліву кнопку. Для виділення слова достатньо підвести до нього покажчик миші та двічі натиснути ліву кнопку. Виділити абзац можна, поставивши курсор усередині нього та тричі натиснувши ліву кнопку миші.

Дії редагування тексту можна здійснити і за допомогою контекстно-залежного меню.

Текстовий редактор Word має засоби, що дозволяють редагувати документи кільком користувачам і потім об'єднати зроблені виправлення у вихідному документі. До таких засобів відносяться примітки, виправлення та розсилання документів.

Для того, щоб дозволити користувачам коментувати текст без внесення змін до документа, його потрібно захистити з правом введення приміток. Можливість вносити зміни в документ дозволить захист із правом введення виправлень. Для максимальної ефективності захисту використовується пароль.

У разі якщо в редагуванні документа беруть участь кілька користувачів, то є можливість об'єднати всі виправлення та примітки у вихідний документ для перегляду одразу всіх змін. Як вихідний файл задається документ, в якому передбачається об'єднати виправлення. Виправлення, зроблені в документі, не бувають об'єднані, якщо вони не були позначені.

Користувач має можливість прийняти чи відхилити зроблені виправлення.

Часто при редагуванні тексту вкрай важливо переміщатися ним із початку до кінця і навпаки. Якщо текст досить великий і містить багато графічних образів, ця процедура займає багато часу. Для переміщення можна використовувати опцію «Правка/Перейти». Також зручним засобом пошуку є Закладка.

Після набору та редагування тексту дуже важливо його зберегти та/або роздрукувати.

Текстовий редактор Word має широкі можливості друку текстів на принтері.

Меню друку дозволяє:

‣‣‣ задати кількість копій тексту у відповідному полі;

‣‣‣ вказати кількість сторінок для друку (всі сторінки, лише зазначені, окремі сторінки або послідовність сторінок);

‣‣‣ якщо дуже важливо роздрукувати тексти не відразу або на іншій машині, то корисно видати весь текст у спеціальний файл друку (Друк у файл). Після цього можна роздрукувати файл на будь-якому принтері.

‣‣‣ налаштування додаткових параметрів, вибір принтера, перегляд та зміна його властивостей.

Звичайно, можливості Word не обмежуються зазначеними вище, а значно ширші. Зокрема редактор дозволяє оформляти текстові фрагменти у вигляді списків; оформляти виноски; створювати автоматично зміст; використовувати стилі та шаблони для оформлення документів; автоматично перевіряти орфографію; вставляти у текст графічні об'єкти, електронні таблиці; ділити текст на колонки та багато іншого.

ПРОГРАМНЕ ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ ДЛЯ СТВОРЕННЯ ДОКУМЕНТІВ НА ЕОМ. ТЕКСТОВІ ПРОЦЕСОРИ. - Поняття та види. Класифікація та особливості категорії "ПРОГРАМНЕ ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ ДЛЯ СТВОРЕННЯ ДОКУМЕНТІВ НА ЕОМ. ТЕКСТОВІ ПРОЦЕСОРИ." 2017, 2018.

Вступ

З погляду технології управління організацією, як і управління галуззю господарства чи державою, є процес отримання, обробки та передачі. Документування управлінської діяльності полягає у фіксації цієї інформації, тобто у створенні документів. Практично кожна управлінська дія знаходить свій відбиток у відповідному документі. Недокументовані управлінські операції (що вимагають створення документів) є допоміжними, оперативно-організаційними і становлять мізерний відсоток проти документируемыми.

Як відомо, нині людство переживає період лавиноподібного зростання кількості інформації. Повною мірою це стосується і інформації, що виникає у сфері управління та зафіксованої в документах. Здійснення документаційних процесів пов'язане зі створенням, обробкою, зберіганням, передачею та використанням воістину великих масивів документів, зафіксованих на паперових та інших носіях.

Діяльність будь-якої організації залежить від можливості ефективно використовувати інформацію. Перш ніж вжити будь-яку управлінську дію, прийняти управлінське рішення необхідно зібрати, переробити та проаналізувати необхідну для цього інформацію, як правило, зафіксовану в документах. У разі використання традиційної технології обробка зростаючих обсягів документів стає дедалі трудомісткою. Разом з тим в умовах становлення ринкових відносин та конкуренції, що загострюється, цінність оперативної та достовірної інформації для прийняття оптимальних управлінських рішень постійно зростає.

У міру розширення та ускладнення діяльності будь-якої організації, зростання кількості ділових документів процеси, пов'язані з обробкою, пошуком та зберіганням документної інформації, а також управлінням документообігу в цілому, загрожують остаточно вийти з-під контролю, що змушує вживати заходів щодо підвищення ефективності управлінської праці за рахунок використання сучасних технічних засобів та інформаційних технологій.

Більшою мірою для використання нових технічних засобів та технологій пристосовані діловодні процеси, тому що для створення та обробки документів використовуються стандартні операції. Досить чітко можна уявити і структуру документів більшості організацій. Для документування певних управлінських дій використовуються стандартні види та різновиди документів. Стандартна структура формуляра та тексту управлінських документів. Крім того, значна частина управлінських операцій (зокрема, всі діловодні операції) носить формально-логічний характер, тобто порівняно легко розчленовується на більш прості операції.

Отже, в даний час мають місце, з одного боку, нагальна необхідність використання сучасної техніки та технології управлінські процеси; з іншого - об'єктивні передумови реалізації.

У зв'язку з вищесказаним правомірним є висновок: актуальність традиційної, орієнтованої на "паперову інформатику" техніки залишається дуже високою.

Тема актуальна тим, що з розвитком інформаційного суспільствау всі сфери діяльності, зокрема і діловодство впроваджуються дедалі нові технології. З кожним роком документообіг в організаціях збільшується та необхідні технічні засоби для спрощення обробки, зберігання, складання документації, у свою чергу слабке застосування засобів оргтехніки призводить до зниження продуктивності праці та ефективності роботи управлінського та технічного персоналу.

Об'єкт дослідження: засоби обробки інформації.

Предмет дослідження: сучасні технічні засоби, що використовуються для створення та обробки документів.

Мета роботи: вивчити особливості використання сучасних технічних засобів обробки документів у діловодстві.

Для досягнення мети було поставлено такі завдання:

Вивчити способи документування інформації;

Класифікувати типи та види документів;

розглянути різновиди носіїв документів;

Описати способи зміни, тиражування та фізичної обробки документів;

Виявити особливості застосування засобів телекомунікацій.

1. Технічні засоби у широкому та вузькому значенні

Техніка - загальна назва різних пристосувань, механізмів та пристроїв, що не існують у природі та виготовляються людиною.

Основне призначення техніки - порятунок людини від виконання фізично важкої або рутинної (одноманітної) роботи, щоб надати їй більше часу для творчих занять полегшити її повсякденне життя.

Основними завданнями техніки є :

· Створення матеріальних та культурних цінностей;

· Виробництво, перетворення та передача різних видів енергії;

· Збір, обробка та передача інформації;

· Створення та використання різних засобів пересування;

· Підтримка обороноздатності

Універсальну класифікацію технічних засобів ще не створено, та й навряд чи буде створено в майбутньому. В даний час техніка класифікується по сферах застосування, наприклад: промислова техніка, транспорт, побутова техніка, обчислювальна техніка і т. д. Додатково техніку можна розділити на виробничу, наприклад, верстати, інструменти, засоби вимірювання тощо, і невиробничу - побутова техніка, легковий транспорт, техніка для дозвілля.

Історія розвитку техніки

Техніка - це доля людини, що супроводжує його з пробудження свідомості. Спочатку в епоху кам'яного віку техніка була знаряддям вбивства та обробки: спис, бумеранг, кам'яна сокира, голка, шило. В епоху неолітичної революції з'являється агротехніка, транспорт та гідротехнічні споруди, а також найпростіші механічні пристрої: важіль, клин, воріт, блок, колесо. Якщо взяти її сучасний стан, можна позначити такі основні етапи її становлення:

Кінець XVIII – початок XIX століття. Промислова революція - створення парової машини та універсальних прядильних верстатів, що ознаменувало захід сонця ремісничого виробництва та перехід до промислової економіки (машинного виробництва).

Кінець ХІХ століття. Створення двигуна внутрішнього згоряння, що дозволило створити новий класкомпактних машин, у тому числі автомобілів, судів і т. д. Широке впровадження електрики, у тому числі способів її генерації та використання в електричних машинах.

Початок ХХ століття. Розвиток радіотехніки та радіоелектроніки. Створення конвеєрного виробництва.

Середина ХХ століття. Впровадження широкої автоматизації виробництва, створення обчислювальної техніки. Вихід у космос.

Кінець XX – початок XXI століття. Дослідження в галузі біо- та нанотехнологій, які можуть призвести до чергової революції в багатьох сферах діяльності людини.

Окремим класом також варто військова техніка, до якої входять усі технічні пристроїта машини, призначені для підтримки обороноздатності та ведення бойових дій на суші, у морі, у повітрі та в космосі.

Різні технічні пристрої дозволяють значно підвищити ефективність і продуктивність праці, раціональніше використовувати природні ресурси, а також знизити ймовірність помилки людини при виконанні будь-яких складних операцій.

1.1 Способи документування

Фіксація інформації на матеріальних носіях, як це випливає з визначення документа, здійснюється створеною людиною способом. Під способом документування розуміється дія чи сукупність дій, що застосовуються у процесі запису інформації. У міру розвитку людського суспільства кількість цих способів постійно збільшувалася і ставала все більш різноманітною.

Історично першим способом документування був нарисний спосіб. Цей спосіб полягає в нанесенні мовних знаків та знаків зображень на поверхню матеріального носія, зазвичай за допомогою будь-якої барвника. Спочатку з використанням найпростіших пишучих засобів (стило, калам) VII-VI ст. до Р.Х.

На зміну найпростішим засобам приходять пір'я гусячі, качині, воронові перші згадки про них у VII столітті. Проте вже у Стародавньому Римі з'явилися пір'я з бронзи та міді. У 1809 році була запатентована перша ручка винахідником якої став Фрідерік Фолш із Австрії.

У 1938 Угорським журналістом Йозефом Ласло Біро була винайдена кулькова ручка, в якій «Вічне перо» було замінено кулькою, що вільно обертається. 1949 року з'явилася перша радянська кулькова ручка. У 1960-1970 роках у процесі вдосконалення чорнила для пір'яних ручок стали з'являтися маркери, рапідографи, фломастери. Процес удосконалення та модифікації ручок триває. Найпростіші знаряддя листа, як і раніше, залишаються найпоширенішими засобами ручного, текстового та образотворчого документування. Вони відрізняються простотою конструкції, надійністю, різноманітністю. Практично всі кому доводиться працювати з документами користуються ручними засобами, проте їх використання не забезпечує високої продуктивності в процесі документування.

Серед різноманітності способів документування можна виділити:

1. Механічний запис:

1.1. Перфорування (у такий спосіб створюють документи масиви яких (повністю або частково) називають технотронними, машиночитаними, аудіовізуальними;

1.2. Аналоговий та механічний звукозапис. Механічний запис звуку – це система за допомогою якої на матеріальному носії, що рухається, вирізається або видавлюється канавка відповідно до записуваних звукових коливань. Механічний звукозапис є типовим аналоговим записом інформації;

2. Фотохімічний метод (фото-документування);

3. Кінодокументування;

4. Електронний спосібдокументування. Електронне документування.

5. Оптичний (лазерний) та магнітооптичний запис та відтворення інформації;

6. Голографія;

Документування може здійснюватися не тільки природною мовою (текстове документування), але також і штучною мовою. І тут інформація обробляється з допомогою електронно-обчислювальних машин, кодується, тобто. представляється в тій чи іншій стандартній формі. Причому одні й самі відомості можуть бути закодовані в різних формах і, навпаки, різні відомості можуть бути представлені в схожій формі.

До кодування інформації людина стала вдаватися з давніх-давен. Як справедливо зазначається в літературі, вже лист і арифметика є не що інше, як системи кодування мови та числової інформації. Проте вирішальний крок було зроблено результаті винаходу так званого двійкового кодування, тобто. кодування інформації з допомогою лише двох символів – 0 і 1, званих бітами (від англ. bit – binary digit – двійкова цифра). У такий спосіб стало здійснюватися кодування букв, цифр, інших знаків та символів, а також зображення, звуку. Саме двійкове кодування було закладено у конструкцію комп'ютерів.

У першій чверті 20 століття винайшли і стала вельми поширеною в радіотехніці отримали електронні лампи.

У результаті межі 1930-х – 1940-х років одночасно у кількох країнах світу, зокрема й у СРСР, виникла ідея створення програмно керованих обчислювальних машин. У нашій країні серійне виробництво ЕОМ було налагоджено 1952 р.

З появою комп'ютерів почався швидкий розвиток автоматизації процесів документування інформації, її передачі, зберігання та використання. Все більшого поширення набувають документи на машинних носіях, тобто. документи, створені з використанням матеріальних носіїв та засобів запису, що забезпечують обробку документованої інформації електронно-обчислювальною технікою.

З початку 1960-х років у Радянському Союзі почали діяти перші обчислювальні комплекси, призначені для автоматизованої обробки управлінської інформації. До середини 1980-х у країні налічувалося вже понад 6000 автоматизованих систем управління. Це спричинило масового створення управлінських документів на машинних носіях. У 1982 р. було створено перше в СРСР архівосховище машиночитаних документів.

З кінця 1980-х років. нашій країні починається широке використання персональних комп'ютерів. На даний час у більшості організацій, установ, на підприємствах робота з документами здійснюється переважно за допомогою комп'ютерної техніки. Таким чином, електронні документи міцно увійшли до сфери документаційного забезпечення управління. У другій половині 1990-х років ужив і сам термін “електронний документ”.

1.2 Типи та види документів

Будь-яка сфера людської діяльності, однак, пов'язані з документованої інформацією, тобто. інформацією, що міститься у документі. Інформація, що міститься в документі, має певну специфіку, яка виражається в наступному:

а) документ є носієм соціальної інформації, створеної людиною для використання у суспільстві;

б) документ передбачає наявність семантичної (смислової) інформації, що є результатом інтелектуальної діяльності. Наявність змісту - одна з головних ознак документа. Безглузда інформація документом не може;

в) інформація передається дискретно, тобто. у вигляді повідомлень. Повідомлення, зафіксоване на якомусь матеріальному носії, стає документом. Для документа характерна завершеність повідомлення. Незавершене, фрагментарне повідомлення може бути повноцінним документом. Виняток становлять незакінчені літературні твори, ескізи, нариси, чернетки, що характеризують творчий процесїхнього творця (письменника, вченого, художника);

г) як будь-який об'єкт, що має знакову природу, повідомлення є закодованим текстом. Значення чи сенс закодованого тексту можна зрозуміти лише знаючи знакову системукодування та декодування інформації. Фіксоване повідомлення має знакову форму тому, що тільки в такому вигляді можна передати у повідомленні знання, емоції, вольові впливи автора (комуніканта), надаючи читачеві (реципієнту) можливість декодувати та опановувати відповідні знання. Знаковість – обов'язкова властивість будь-якого документного повідомлення;

Федеральний закон "Про інформацію, інформатизації та захист інформації" визначає поняття документ (документована інформація), як зафіксована на матеріальному носії інформація з реквізитами, що дозволяють її ідентифікувати. Це поняття найчастіше використовується в даний час.

Усі документи по відбиваються у яких видах діяльності діляться на великі групи. Перша - це документи із загальних та адміністративних питань, тобто. з питань загального керівництва підприємством (організацією) та його виробничою діяльністю. Ці документи можуть становити працівники всіх підрозділів підприємств. Друга група - документи щодо функцій управління. Такі документи складають працівники фінансових органів, бухгалтерії, відділів планування, постачання та збуту, інших функціональних підрозділів.

Документи класифікуються за найменуванням: службові листи, накази, протоколи, акти, доповідні записки, договори тощо. Оформлення всіх цих документів уніфіковано, але за змістом вони можуть бути різними:

· За місцем складання: внутрішні (документи, складені працівниками даного підприємства) та зовнішні (документи, що надходять з інших підприємств, організацій та від приватних осіб);

· За формою: індивідуальні, коли зміст кожного документа має свої особливості (наприклад, доповідні записки), трафаретні, коли частина документа надрукована, а частина заповнюється при складанні, та типові, створені для групи однорідних підприємств. Як правило, всі типові та трафаретні документи друкуються друкарським способом або на розмножувальних апаратах;

· За строками виконання: термінові, що вимагають виконання у визначений термін, та нестрокові, для яких строк виконання не встановлений;

· За походженням: службові, що зачіпають інтереси підприємства, організації, та особисті, що стосуються конкретної особи та є іменними;

· За видом оформлення: справжні, копії, виписки, дублікати;

· Засобами фіксації: письмові, графічні, фотокінодокументи і т.д.

Розглянемо види документів докладніше:

1. Організаційно-правові документи (ОД) є правовою основою діяльності організації та містять положення, що ґрунтуються на нормах адміністративного права та обов'язкові для виконання. Такі документи містять правила, норми, положення, визначають статус організації її компетенцію, структуру, штатну чисельність, посадовий склад, функціональний зміст діяльності організації загалом, її підрозділів та працівників, їх права обов'язки та інші аспекти. Організаційно-правові документи обов'язково проходять процедуру затвердження уповноваженим на це органом – вищою організацією, керівником цієї організації, колегіальним органом (наприклад загальними зборамиакціонерів, радою директорів та ін.)

З точки зору терміну дії ОД ставляться до безстрокових, вони діють до їх скасування або затвердження нових (виключенням є штатний розклад, яке розробляється та затверджується щорічно). У міру зміни характеру діяльності установи та організації праці в ОД можуть вноситись зміни, навіщо керівник видає розпорядчий документ (наказ чи розпорядження). У разі реорганізації діяльності розробляються та затверджуються нові ОД. Порядок внесення змін та їх перегляду залежить від виду ОД.

Текст більшості ОД складається з розділів, що мають власні заголовки та поділених на пункти та підпункти, що нумеруються арабськими цифрами. У процесі підготовки ОД обов'язково проходять процедуру візування та погодження з усіма зацікавленими підрозділами та особами, юридичною службою, заступниками керівника організації або одним із заступників, що займаються відповідним напрямом діяльності організації.

До ОД належать: статут, установчий договір, положення про організацію, положення про структурний підрозділ, положення про колегіальний (дорадчий) орган організації, регламент, штатний розпис, інструкція, посадова інструкція.

Організаційно-правові документи оформляються на стандартному аркуші паперу (формат А4) або на загальному бланку (залежно від виду документа), при цьому обов'язковими реквізитами є наступні: найменування організації (також вказується найменування підрозділу, якщо документ затверджується керівником підрозділу), найменування виду документа , дата, номер документа, заголовок до тексту, підпис, гриф затвердження.

2. Розпорядчі документи – це документи, у яких фіксуються вирішення адміністративних та організаційних питань діяльності організації. Ці документи регулюють та координують діяльність, дозволяють органу управління забезпечувати реалізацію поставлених перед ним завдань. Незалежно від організаційно-правової форми, характеру та змісту діяльності організації, її компетенції, структури та інших факторів керівництво будь-якої організації наділяється правом здійснювати виконавчо-розпорядчу діяльність та, відповідно, видавати розпорядчі документи. Розпорядчі документи містять рішення, що йдуть зверху вниз за системою управління: від керуючого органу до керованого, від керівника організації до структурних підрозділів та працівників. Саме ці документи реалізують керованість об'єктів за вертикаллю.

У юридичному плані розпорядчі документи відносяться до правових актів: вони отримують вираз конкретні юридично владні приписи суб'єктів управління. Конкретність таких приписів виявляється в тому, що за допомогою розпорядчих документів вирішуються проблеми та питання, що виникають у сфері управління; їх адресатом є конкретні установи, структурні підрозділи, посадові особичи працівники; Вони є юридичними фактами, що викликають виникнення конкретних адміністративно-правових відносин

З урахуванням сфери своєї дії розпорядчі документи поділяються на:

· правові актифедерального рівня - акти, що видаються Президентом Російської Федерації, Урядом Російської Федерації, органами федеральної виконавчої влади(міністерствами, комітетами, агентствами, службами та ін.);

· Правові акти, що діють на рівні суб'єктів Російської Федерації - республік, країв, областей, міст республіканського значення Москви та Санкт-Петербурга, автономних областей та округів, а також і територіальних утворень;

· Правові акти організацій, установ, підприємств.

Підставою для видання розпорядчого документа може бути:

· Необхідність виконання прийнятих законодавчих, нормативних правових актів та інших рішень вищих органів та раніше прийнятих рішень даної організації;

· Необхідність здійснення власної виконавчо-розпорядчої діяльності, обумовленої функціями та завданнями організації.

Розпорядчі документи можуть видаватися кількома органами управління.

З точки зору порядку вирішення питань (ухвалення рішень) усі розпорядчі документи поділяються на дві групи:

· Документи, що видаються в умовах колегіальності;

· Документи, що видаються в умовах одноосібного прийняття рішень.

3. Інформаційно-довідкові документи повідомляють відомості, які спонукають приймати певні рішення, тобто. ініціюють управлінчеські рішення, дозволяють вибрати той чи інший спосіб управлінського впливу. Вони містять доручень, не зобов'язують виконувати доручення. Документи цієї системи відіграють службову роль стосовно організаційно-правових та розпорядчих документів. Особливістю цих документів є те, що вони йдуть знизу вгору за системою управління: від працівника до керівника підрозділу, від керівника підрозділу до керівника організації, від підвідомчої організації до вищої.

На основі резолюції керівника інформаційно-довідкові документи можуть стати підставою для ухвалення якихось рішень чи підготовки розпорядчих документів.

До складу інформаційно-довідкових документів входять: доповідна записка, службова записка, пояснювальна записка, пропозиція, подання, заява, різновиди листування, протокол, акт, довідка, висновок, відгук, зведення, список, перелік.

Всі ці види документів можуть створюватись у форматі електронного документа.

1.3 Різновиди носіїв документів

У сучасному світі інформація є найціннішим ресурсом, можна порівняти хіба що з часом. Інформація виконує безліч завдань у житті суспільства, забезпечуючи комунікаційний вплив всіх його складових, фіксуючи, зберігаючи та передаючи отримані та накопичені знання. І все ж таки ключову роль інформація грає саме в управлінні. Управлінська інформація фіксується у документах. Документ як носій інформації, є інформаційним ресурсомуправління яким покладено на спеціалістів-документознавців. Наведемо кілька визначень поняття Інформація:

ІНФОРМАЦІЯ- відомості про осіб, предмети, факти, події, явища та процеси незалежно від форми їх уявлення (Це поняття найчастіше використовується в даний час).

ІНФОРМАЦІЯ- зафіксована будь-яким типом письма чи будь-якою системою звукозапису, що містить у собі всю чи основну частину мовної інформації документа.

На сьогоднішній день в Російській Федерації накопичені величезні запаси інформації, зосередженої в різноманітних базах та банках даних, на дискетах та CD-ROM, інших носіях інформації. Ця інформація застосовується повсюдно – у бібліотеках, інформаційних центрах, музеях, архівах, освітніх закладах та інших організаціях.

Сама інформація не є достатньою ознакою документа. Матеріальна складова - одне з двох необхідних та обов'язкових доданків документа, без якого він існувати не може. Матеріальну складову документа визначає носій інформації (матеріальний носій) – матеріальний об'єкт, спеціально створений людиною та призначений для запису, зберігання та передачі інформації. Існування документа поза матеріальним носієм неможливе.

Носій інформації (інформаційний носій) це - будь-який матеріальний об'єкт чи середовище, що містить (несе) інформацію і може досить тривалий час зберігати їх у своїй структурі.

Носії інформації застосовуються для запису, зберігання, читання, передачі та розповсюдження інформації.

Розглянемо класифікацію носіїв інформації:

За основним призначенням

1. Загального широкого призначення (такі як папір);

2. Спеціалізовані (тільки для цифрового запису);

За кількістю циклів запису

1. Для одноразового запису

2. Для багаторазового запису

За довговічністю

1. Для короткочасного зберігання (накопичення)

2. Для довготривалого зберігання

Найбільш масовим типом є носії на паперовій основі. Більшість сучасних документів, що функціонують у суспільстві, виконані на паперовій основі чи замінниках паперу. Їх називають паперовими, тобто мають паперовий носій.

У цих носіях інформація відображається у вигляді символів та образів. Така інформація віднесена до розряду документованої інформації та є різними видами документів.

До паперових відносяться ділові документи, науково-технічна документація, книги, журнали, газети, рукописи, карти, ноти, витвори, перфострічки, перфокарти та ін.

Папір відповідає багатьом вимогам: відносно простий у виготовленні, доступний, в міру міцний, досить довго зберігається і дозволяє легко фіксувати інформацію. Найцінніша якість паперу – вона дозволяє тиражувати інформацію. Масове поширення інформації за допомогою друкарства стало можливим лише внаслідок промислового виготовлення паперу.

Поява штучних носіїв на полімерній основі (шелак, поліхромвініл, напівпровідник, біомаса) поповнила видову різноманітність документів, здатних нести звукову мову, музику, рухоме та об'ємне зображення. Було створено грамплатівки, магнітні плівки, фото- та кіноплівки, магнітні та оптичні диски – матеріальні носії такої інформації, яка не може бути зафіксована на папері.

До полімерно-плівкових документів відносяться: кінодокументи (кіно-, діа-, відеофільм), фотодокументи (діапозитив, мікрофільм, мікрокарта, мікрофіша), фонодокументи (магнітні фонограми для запису зображення та звуку), документи для використання в ЕОМ (перфострічки).

Групу полімерно-пластинкових документів складають: гнучкий магнітний диск, магнітна карта, гнучка та жорстка грамплатівка, оптичний диск – як жорсткий, так і м'який.

Передача документованої інформації у часі та просторі безпосередньо пов'язана з фізичними характеристиками її матеріального носія. Документи, як масовий суспільний продукт, відрізняються порівняно низькою довговічністю. Під час свого функціонування в оперативному середовищі і особливо під час зберігання вони піддаються численним негативним впливам, внаслідок перепадів температури, вологості, під впливом світла, біологічних процесів тощо.

Тому невипадково проблема довговічності матеріальних носіїв інформації за всіх часів привертала увагу учасників процесу документування. Вже у давнину спостерігається прагнення зафіксувати найважливішу інформацію таких порівняно довговічних матеріалах, як камінь, метал.

У процесі документування спостерігалося прагнення використовувати якісні, стійкі фарби, чорнило.

Однак, вирішуючи проблему довговічності, людина відразу ж змушена була займатися й іншою проблемою, яка полягала в тому, що довговічні носії інформації були, як правило, дорожчими. Тому постійно доводилося шукати оптимальне співвідношення між довговічністю матеріального носія інформації та її вартістю. Ця проблема досі залишається дуже важливою та актуальною.

Розглянемо пристрій, що запам'ятовує, як вид носія інформації.

Запам'ятовуючий пристрій (ЗП) - носій інформації, призначений для запису та зберігання даних. В основі роботи пристрою може лежати будь-який фізичний ефект, що забезпечує приведення системи до двох або більш стійких станів. ЗУ можна класифікувати зі стійкості записуна:

· Постійні ЗУ (ПЗУ), зміст яких може бути змінено кінцевим користувачем (наприклад, CD-ROM). ПЗП у робочому режимі допускає лише зчитування інформації;

· ЗУ, що записуються (ППЗУ), в які кінцевий користувач може записати інформацію тільки один раз (наприклад, CD-R);

· ЗУ (ПППЗУ), що багаторазово перезаписуються (наприклад, CD-RW);

· Оперативні ЗУ (ОЗУ) забезпечує режим запису, зберігання та зчитування інформації в процесі її обробки. Швидкі, але дорогі ОЗУ (SRAM) будують на тригерах, повільніші, але дешеві різновиди ОЗП - динамічні ЗУ (DRAM) будують на конденсаторах. В обох видах ЗУ інформація зникає після відключення джерела струму.

За типом доступуЗУ поділяються на:

· Пристрої з послідовним доступом (наприклад, магнітні стрічки);

· Пристрої з довільним доступом (RAM) (наприклад, оперативна пам'ять);

· Пристрої з прямим доступом (наприклад, жорсткі магнітні диски);

· Пристрої з асоціативним доступом (спеціальні пристрої для підвищення продуктивності БД).

За геометричною побудовою :

· Дискові (магнітні диски, оптичні, магнітооптичні);

· Стрічкові (магнітні стрічки, перфострічки);

· барабанні (магнітні барабани);

· Карткові (магнітні карти, перфокарти, флеш-карти, та ін)

· друковані плати (карти DRAM).

За фізичним принципом:

1. перфораційні (з отворами чи вирізами):

Перфокарта;

Перфострічка;

2. з магнітним записом:

Феритові сердечники;

Магнітні диски (жорсткий та гнучкий);

Магнітні стрічки;

Магнітні картки;

3. оптичні:

4. Магнітооптичні

5. Використовують накопичення електростатичного заряду в діелектриках (конденсаторні ЗУ, що запам'ятовують електроннопроменеві трубки);

6. Використовують ефекти у напівпровідниках (EEPROM, флеш-пам'ять);

7. Звукові та ультразвукові (лінії затримки);

8. які використовують надпровідність (кріогенні елементи) та ін.

За формою записаної інформації виділяють аналогові та цифрові пристрої, що запам'ятовують.

Цифрові пристрої - пристрої, призначені для запису, зберігання та зчитування інформації, представленої в цифровому коді.

Говорячи про електронний документ, необхідно враховувати формати цих документів. Формат електронного документа – це формат файлу, в якому міститься текстова та аудіовізуальна інформація в закодованому вигляді. Текстові формати використовуються для створення текстів за допомогою текстових процесорів.

DOC для перегляду та зміни тексту документа

PDF формат відображення документа в ідентичному вигляді

RTF призначений для перегляду документів, їх редагування у різних версіях програмних продуктів.

2. Сучасні технічні засоби, що використовуються для створення та обробки документів

Засоби, що використовуються для створення та обробки документів є, у свою чергу, засобами обробки інформації, їх можна розділити на дві великі групи. Це основніі допоміжнізасоби.

Допоміжні засоби – це обладнання, що забезпечує працездатність основних засобів, а також обладнання, що полегшує та робить управлінську працю комфортнішою. До допоміжним засобамобробки інформації відносяться засоби оргтехніки та ремонтно-профілактичні засоби. Оргтехніка представлена ​​дуже широкою номенклатурою коштів, канцелярських товарів, до засобів доставки, розмноження, зберігання, пошуку та знищення основних даних, засобів адміністративно виробничого зв'язкуі так далі, що робить роботу управлінця зручною та комфортною.

Основні засоби – це знаряддя праці з автоматизованої обробки інформації. Відомо, що для управління тими чи іншими процесами необхідна певна управлінська інформація, що характеризує стан та параметри технологічних процесів, кількісні, вартісні та трудові показникивиробництва, постачання, збуту, фінансової складової діяльності тощо. До основних засобів технічної обробки відносяться: засоби реєстрації та збору інформації, засоби прийому та передачі даних, засоби підготовки даних, засоби введення, засоби обробки інформації та засоби відображення інформації. Нижче всі ці кошти розглянуті докладно.

· Отримання первинної інформації та реєстрація є одним із трудомістких процесів. Тому широко застосовуються пристрої для механізованого та автоматизованого вимірювання, збору та реєстрації даних.Номенклатура цих коштів дуже велика. До них відносять: електронні ваги, різноманітні лічильники, табло, витратоміри, касові апарати, машинки для рахунку банкнот, банкомати та багато іншого. Сюди ж відносять різні реєстратори виробництва, призначені для оформлення та фіксації відомостей про господарські операції на машинних носіях.

· Засоби прийому та передачі інформації.Під передачею інформації розуміється процес пересилання даних (повідомлень) від одного пристрою до іншого. Взаємодіюча сукупність об'єктів, що утворюються пристрої передачі та обробки даних, називається мережею. Об'єднують пристрої, призначені для передачі та прийому інформації. Вони забезпечують обмін інформацією між місцем її виникнення та місцем її обробки. Структура засобів та методів передачі даних визначається розташуванням джерел інформації та засобів обробки даних, обсягами та часом на передачу даних, типами ліній зв'язку та іншими факторами. Засоби передачі даних представлені абонентськими пунктами (АП), апаратурою передачі, модемами, мультиплексорами.

· Засоби підготовки данихпредставлені пристроями підготовки інформації на машинних носіях, пристрої передачі інформації з документів на носії, що включають пристрої ЕОМ. Ці пристрої можуть здійснювати сортування та коригування.

· Засоби введенняслужать для сприйняття даних з машинних носіїв та введення інформації в комп'ютерні системи

· Засоби обробки інформаціїграють найважливішу роль комплексі технічних засобів обробки інформації. До засобів обробки можна віднести комп'ютери, які у свою чергу розділимо на чотири класи: мікро, малі (міні); великі та суперЕОМ. Мікро ЕОМбувають двох видів: універсальні та спеціалізовані. І універсальні і спеціалізовані можуть бути як розрахованими на багато користувачів - потужні ЕОМ, обладнані декількома терміналами і функціонуючі в режимі поділу часу (сервери), так і однокористувальними (робочі станції), які спеціалізуються на виконанні одного виду робіт.

Малі ЕОМ– працюють у режимі розподілу часу та у багатозадачному режимі. Їх позитивною стороною є надійність та простота в експлуатації.

Великі ЕОМ– (мейнферми) характеризуються великим обсягом пам'яті, високою стійкістю до відмов і продуктивністю. Також характеризується високою надійністю та захистом даних; можливістю підключення великої кількості користувачів.

Супер-ЕОМ– це потужні багатопроцесорні ЕОМ із швидкодією 40 млрд. операцій на секунду.

Сервер- комп'ютер, виділений для обробки запитів від усіх станцій мережі і що представляє цим станціям доступ до системних ресурсів та розподіляє ці ресурси. Універсальний сервер називається - сервер-додаток. Потужні сервери можна віднести до малих та великих ЕОМ. Наразі лідером є сервери Маршалл, а також існують сервери Cray(64 процесори).

· Засоби відображення інформаціївикористовують для виведення результатів обчислення, довідкових даних та програм на машинні носії, друк, екран тощо. До пристроїв виведення можна віднести монітори, принтери та плотери.

Монітор– це пристрій, призначений для відображення інформації, що вводиться користувачем з клавіатури або комп'ютера.

Принтер– це пристрій виведення на паперовий носій текстової та графічної інформації.

Плоттер– це пристрій виведення креслень та схем великих форматів на папір.

2.1 Способи та засоби зміни, тиражування та фізичної обробки документів

У зв'язку з повсюдним використанням засобів зміни, тиражування та фізичної обробки документів безпосередньо у сфері управління, в різних офісах та організаціях, такі засоби стали називати «офісна організаційна техніка» (оргтехніка) – технічні засоби, що застосовуються для механізації та автоматизації управлінських та інженерно-технічних робіт.

Кошти оргтехніки для офісу солідної фірми можуть включати до свого складу, наприклад, такі пристрої та обладнання, як персональний комп'ютер, організаційний автомат, друкарські машинки, телефонні та радіотелефонні апарати, міні-АТС, директорський комутатор, гучномовний телефонний переговорний пристрій, пейджингову систему, телетайп , факсимільний апарат, копіювальний апарат, ризограф, диктофони, проекційну апаратуру, адресувальну машину, маркувальну машину, ламінатор, штемпелювальний апарат, машину для знищення документів, конвертіврозкривну машину, зшивач документів, картотечне обладнання, стелажі та стелажі, пневмопошту та ін.

До оргтехніки в широкому значенні можна віднести будь-які прилади, пристрої, технічні інструменти та пристосування, машини, меблі тощо, починаючи від олівців і точилок для них і закінчуючи обчислювальними машинами та системами.

У вужчому значенні слова під оргтехнікою часто розуміють лише технічні засоби, що використовуються в діловодстві для створення інформаційних паперових документів, їх копіювання, розмноження, обробки, зберігання, транспортування та засоби адміністративно-управлінського зв'язку

Опишемо деякі історичні відомості, пов'язані з появою оргтехніки, та її «попередників», а також розповімо про способи копіювання та тиражування документів.

З метою полегшити та прискорити процес копіювання на початку XIX століття став використовуватись копіювальний папір («копірка»). «Пристрій отримання копій листів і документів» запатентував 1806 року англієць Р. Веджвуд. У винайденому ним пристрої тонкий папір просочувався синім чорнилом, а потім висушувався між двома листами промокашки. Отриману у такий спосіб «копірку» можна було підкладати під аркуш паперу при листі та отримувати його копію. Масовий випуск друкарських машин, що почався в кінці XIX століття, привів до появи чорної копірки, близької за якістю до сучасної. Її використання дозволило виготовляти кілька копій документа. Була винайдена поліетиленова копірка, що дозволяє отримувати 15-20 чітких відбитків одночасно. В даний час для просочення копіювальних паперів, використовуються приблизно ті ж барвники, що і при виготовленні стрічок для пишучих машин.

Науково-технічний прогрес привів до винаходу в XIX-XX століттях цілого ряду оригінальних технологій копіювання і тиражування і відповідних засобів репрографії (від лат re-приставка, що вказує на повторну дію, produce-виробляю і грецьк. grapho- креслю, пишу, малюю - узагальнену назву процесів копіювання документів) та оперативної поліграфії. До найбільш поширених у цей період способів копіювання належали такі:

Фотографічний – один із давніх способів копіювання. Він дає високу якість, але є дорогим і тривалим за часом, внаслідок складності процесу обробки фотоматеріалів. Фотокопіювання виконується як за допомогою звичайних фотоапаратів, так і з використанням спеціальної фототехніки. Зокрема наприкінці XX століття в Росії був винайдений реставраційний архівний фотоапарат, що дозволяє копіювати тексти документів, які раніше вважалися незновними. З його допомогою, наприклад, вдалося прочитати 18 аркушів пергаменту, виявлених під час розкопок у кремлі ще 1843 р.

Різновидом фотокопіювання є мікрофотокопіювання (мікрофільмування) – виготовлення фотографічним методом мікроформ, тобто. зменшених (від 7 до 150 разів) копій документів. Різновидом мікрокопіювання є мікрофішування - запис фотографічним способом інформації на плоску фотографічну плівку стандартного розміру А6 (105 * 148 мм) зменшується за допомогою оптики в 24 рази і фіксується на мікрофіші у вигляді невеликого осередку. Усього на стандартному мікрофіші розміщується 98 зменшених зображень звичайних сторінок тексту. Однак розроблені технології, що дозволяють розміщувати на мікрофіші до 270 зображень сторінок.

Наявна апаратура запису та відтворення інформації за допомогою мікрофіш дозволяє здійснити зйомки друкованого тексту на мікрофішу з продуктивністю 1500-2000 документів на годину (15 мікрофіш). Читання мікрофіш можливе тільки за допомогою збільшувальної апаратури.

Діазографічний метод (світлокопіювання) використовується зазвичай при копіюванні великоформатної креслярсько-технічної документації на спеціальну світлочутливу (до ультрафіолетових променів) діазобумагу, вперше такі копії були отримані у Великобританії в 1842 році.

Термографічне копіювання (термографія) здійснюється за допомогою термокопіювальних апаратів на спеціальний термореактивний папір або через термокопіювальний папір на звичайний папір. В основі лежить принцип опромінення паперу інтенсивним потоком теплових інфрачервоних променів, що здійснюють місцеве нагрівання, яке потім передається термореактивному паперу;

Електрографічне копіювання (ксерографія) вперше було запропоновано Росіянином Є.Є. Горіним 1916 року. В даний час є найпоширенішим. Цей метод дозволяє швидко, якісно та порівняно економічно копіювати. необхідні документи. Причому у процесі копіювання можливе масштабування та редагування документів.

Цифрове електрографічне копіювання (цифрове копіювання). Цифровий копіювальний апарат дозволяє копіювати не тільки швидко і якісно, ​​але й отримувати копії, краще за оригінал. Однак у процесі управління часто-густо необхідно розмножувати документи тиражем 50-100 і більше екземплярів. Починаючи з 1980-х рр., приходить електронотрафаретний друк (ризографія) як найбільш перспективний спосіб оперативної поліграфії. Вона здійснюється за допомогою цифрових розмножувальних апаратів – ризографів, а також дуплікаторів. Вони дозволяють здійснювати тиражування безпосередньо з комп'ютера зі швидкістю до 130 відбитків на хвилину.

Для масового розмноження документів використовуються різні поліграфічні способи друку, найдосконалішими з них є високий і глибокий друк, що використовується для масового тиражування книг, брошур та іншої друкованої продукції. Необхідність, на сьогоднішній день володіти інформацією, бути в курсі всіх справ, новинок змушує людину винаходити нові технології, що дозволяє розмножувати, тиражувати, обробляти інформацію, що документується. Вся ця організаційна техніка становить матеріальну основу прогресивних систем управління. Слабке використання оргтехніки в управлінні призводить до зниження продуктивності праці та ефективності роботи управлінського персоналу, до неприпустимих затримок при вирішенні оперативних питань, а часто і до неправильних їх рішень через відсутність необхідної інформації та інших негативних наслідків.

2.2 Засоби телекомунікацій

документ документування телекомунікація інформація

Локальна обчислювальна мережа (ЛВС, локальна мережа; англ. Local Area Network, LAN) - комп'ютерна мережа, що зазвичай покриває відносно невелику територію або невелику групу будівель (будинок, офіс, фірму, інститут). Також існують локальні мережі, вузли яких рознесені географічно на відстані понад 12 500 км (космічні станції та орбітальні центри). Незважаючи на такі відстані, подібні мережі все одно належать до локальних.

Найчастіше термін «Локальні мережі» LAN розуміється буквально, тобто це така мережа, яка має невеликі локальні розміри і з'єднує близько розташовані комп'ютери, але з іншого боку деякі LAN, як мережа з'єднує невелику кількість комп'ютерів, але граничні можливості сучасних локальних мереж дозволяє з'єднувати десятки тисяч комп'ютерів Деякі автори визначають LAN як систему для безпосереднього з'єднання багатьох комп'ютерів, при цьому мається на увазі, що інформація від комп'ютера до комп'ютера передається без посередників і по єдиному середовищі.

Найбільш точно визначити LAN можна, як мережу, яка дозволяє користувачеві не помічати зв'язку, по суті комп'ютери об'єднані LAN утворюють єдиний віртуальний комп'ютер. Ресурси якого доступні всім користувачам мережі, від сюди слідує, що швидкість передачі по локальній мережі повинна зростати в міру зростання продуктивності ПК, на даний момент мінімальна швидкість LAN вважається 100 мегабіт на секунду. Також необхідний низький рівень помилок при передачі інформації та можливість мережі стійко працювати при максимальних навантаженнях. Не рідко ще виділяють один клас мереж: міські чи регіональні мережі MAN (Metropolitanareanetwork) за характерами такі мережі ближчі до глобальних, проте внутрішня структура більше нагадує локальну мережу.

Поряд із усіма застосовуваними мережами є радий недоліків:

1. Мережа вимагає додаткових іноді значних матеріальних витрат за купівлю устаткування, програмного забезпечення, прокладання з'єднувальних кабелів, навчання персоналу.

2. Мережа вимагає прийому працювати адміністратора мережі, який займається контролем роботи мережі, її модернізацією, керуючи доступом до ресурсів. Для великих мереж потрібна бригада адміністраторів.

3. Мережа обмежує можливість переміщення комп'ютерів, оскільки у разі потрібно перекладання кабелю.

4. Мережа є прекрасним середовищем для поширення вірусів, з чого випливають додаткові фінансові витрати на антивірусні програми.

5. Мережа, що різко підвищує можливість несанкціонованого доступу до інформації, інформаційний захист вимагає проведення комплексу організаційних та технічних заходів.

Наведемо Основні поняття теорії мережі

1. Абонент (вузол, хост, станція) – пристрій підключений до мережі та активний у інформаційному обміні. Найчастіше абонентом є персональний комп'ютер (ПК). Також може мережевий принтер або будь-який інший периферійний пристрій.

2. Сервер – абонент, який надає свої ресурси іншим абонентам, але не використовує їх. Таким чином він обслуговує мережу.

Серверів у мережі може бути кілька, зовсім необов'язково, що сервер, це найпотужніший комп'ютер. Сервери бувають виділені та не виділені. Виділений сервер – займається лише мережевими завданнями. Не виділений – виконує також інші завдання.

3. Клієнт – абонент мережі, який лише використовує мережеві ресурси, але не надає їх.

4. Комп'ютер-клієнт так само називають робочою станцією.

Кожен комп'ютер може бути одночасно і сервером і клієнтом. Під сервером і клієнтом часто розуміється не самі комп'ютери, а програмні програми, що працюють на них. У цьому випадку програми, які віддають ресурси серверу, а додаток споживає ресурси – клієнтам.

2.3Мобільний зв'язок

Для передачі використовуються як локальні мережі, а й мобільний зв'язок.

В даний час використання мобільного зв'язкує неосяжною частиною повсякденного життя. Розглянемо основні стандарти мобільного зв'язку:

GSM (Global System for Mobile Communications – всесвітня система мобільного зв'язку) – найбільш поширений стандарт мобільного зв'язку у світі (82% мобільних абонентів у 212 країнах світу). Більшість мереж GSM працюють на частотах 900 і 1800 МНz, у деяких американських країнах використовуються частоти 850 і 1900 МНz. У чистому вигляді канал використовується для надання голосових послуг, оскільки швидкість передачі даних становить лише 13 Кбіт/с - цього достатньо лише для передачі голосу (який попередньо обробляється кодеками), надсилання текстових повідомлень та обміну службовою інформацією.

GPRS (General Packet Radio Service – радіоканал пакетної передачі даних) – технологічна надбудова над GSM-мережею, що дозволяє передавати дані на швидкості до 120 Кбіт/с (клас 32, коли одночасно використовується 6 каналів). Перевага в тому, що дані, що передаються, як у випадку з GSМ, не займають весь канал, а використовують лише його частину, яка виділяється певною частотою. Під кожний канал резервується 20 Кбіт/с. Втім, кількість каналів, що відводяться визначається не тільки телефоном, а й базовою станцією, яка при встановленні з'єднання виділяє певну кількість каналів для передачі даних, залежно від завантаженості. Середня швидкість становить приблизно 50-60 Кбіт/с.

EDGE (Enhanced Data Rates for GSM Evolution – розширений канал передачі даних, розвиток GSM) – спеціально розроблена технологія для збільшення швидкості передачі даних та підвищення надійності з'єднання. Другою назвою ЕDGЕ є E-GPRS (Enhanced GPRS – просунутий GРRS). Зважаючи на те, що технологія за швидкістю ще більше наближається і мережі другого покоління до можливостей 3G-мереж, прийнято відносити ЕDGE до мереж 2,75-покоління. При використанні EDGЕ теоретично максимально можлива швидкість передачі даних становить 473,6 Кбіт/с (одночасно використовується 8 найбільш швидкісних каналів 59,2 Кбіт/с), на практиці швидкість, як правило, в 2-3 рази нижче (залежить від кількості використовуваних каналів та їх швидкості). В середньому ефективна швидкість роботи складає 180 Кбіт/с.

UMTS (Universal Mobile Telecommunications System – універсальна мобільна телекомунікаційна система) формат зв'язку третього покоління, що є розвитком GSМ з використанням принципів частотного та кодового поділу каналів. Теоретично максимально можлива швидкість передачі в мережі UМТS становить 14 Мбіт/с. Поки що на практиці абонентам доводиться задовольнятися швидкостями від 384 Кбіт/с до 3,6 Мбіт/с (при використанні HSDPA, High Speed ​​Download Packet Access, спеціальна технологія для високошвидкісного завантаження даних). Головною особливістю таких мереж є можливість здійснення відеодзвінків. У Європі мережі UМТS, як правило, використовують частоти 2100 МНz для завантаження та 1900 МНz для надсилання даних. В Америці, залежно від оператора, застосовуються інші частоти – наприклад, 1700 МНz.

CDMA (Code Division Multiple Access – технологія множинного доступу з кодовим поділом каналів) – альтернативний GSM стандарт зв'язку. Швидкість передачі даних тут майже така сама - 14 Кбіт/с. Відмінною особливістює те, що на одній частоті можуть працювати кілька пристроїв, кожному з яких надається свій унікальний номер. Стандарт CDMA використовують близько 15% абонентів мобільного зв'язку у світі. Цей стандарт зв'язку був розроблений компанією Qualcomm і використовується переважно в країнах Америки та Азії. Для роботи стандарту CDMA використовуються частоти 800 і 1900 МНz.

CDMA2000 1x - розвиток стандарту CDMA, є проміжною ланкою між мережами другого та третього поколінь формату CDMA. Пікова швидкість становить 144 Кбіт/с. До використовуваних частот відносяться 450, 700, 800, 900, 1700, 1800, 1900 та 2100 МНz.

CDMA Ev-DO (Evolution Data Optimized – оптимізована еволюційна передача даних) телекомунікаційний стандарт радіопередачі даних, найчастіше використовується для широкосмугового швидкісного доступу до мережі Інтернет. Існує кілька модифікацій стандарту: Базовий - Revision 0 - який забезпечує швидкість передачі даних 2,4 Мбіт/с, але при цьому швидкість завантаження значно перевищує швидкість відправлення даних у мережу; Просунутий - Revision A - забезпечує швидкість 3,1 Мбіт/с та однакову швидкість прийому та передачі даних, що дозволяє здійснювати двосторонні відеодзвінки; Теоретичний – Rеvision B – забезпечує швидкість передачі даних 14,7 Мбіт/с (3 канали по 4,9 Мбіт/с).

2.4 Факсимільний зв'язок

Принцип роботи сучасних телефаксів

Телефакс є електромеханічним пристроєм, що складається зі сканера, модему, принтера, мотора і шестерень. Мотор та шестерні відповідають за нормальну подачу паперу в сканер та принтер. Сканер зчитує зображення документа, оцифровує його та передає інформацію в модем. Модем перетворює цифрові сигнали на послідовність модульованих сигналів і забезпечує їх передачу на інший факсимільний апарат через звичайну телефонну лінію. Модем приймаючого телефаксу перетворює цю послідовність назад на цифрову і передає її на принтер. Принтер друкує зображення на спеціальному термопапері відповідно до отриманої інформації.

Недоліки телефаксів

Схильність до значного механічного зносу. При частому використанні сканер телефаксу забивається пилом і брудом, що потрапляє з документів, що зчитуються. Пластикові шестернізношуються. Все це призводить до перекосів і нерівномірної подачі як документів, що зчитуються в сканер, так і термопаперу в принтер. Таким чином, якість документів, що передаються і приймаються, значно погіршується.

Неможливість автоматизованої роботи. За звичайним телефаксом складно надсилати документи великому числу адресатів. Секретар змушений вручну набирати номери, передзвонювати у разі зайнятості адресата або за невдалої передачі.

Неефективне використання дорогого термопаперу. Більшість факсимільних апаратів роздруковують усі отримані повідомлення (у тому числі й не несуть ніякої корисної інформації) на спеціальному дорогому термопапері. Крім високої ціни, цей папір має ще один істотний недолік - зображення на ньому неминуче вицвітає з часом. Таким чином, всі важливі повідомлення потрібно копіювати для зберігання.

Нова апаратура факсимільного зв'язку

Обсяг інформації, що передається звичайними телефонними лініями, постійно збільшується. Насамперед це стосується факсимільних повідомлень. Тому сьогодні багато користувачів зацікавлені в придбанні не простих автономних телефаксів, що виконують суворо певні функції, а досконаліших систем, які дозволяють автоматизувати процес прийому, обробки та розсилки факсимільних повідомлень та виключити зазначені недоліки.

Ідея використовувати для створення таких інтегрованих систем персональний комп'ютер вперше була реалізована в 1985 році, коли фірма GammaLink випустила першу комп'ютерну факсимільну плату. Це дозволило підключити телефонну лінію безпосередньо до комп'ютера та перетворити його на потужний та багатофункціональний телефакс. Сьогодні комп'ютерні факсимільні плати випускає велика кількістьвиробників. Їхня продукція, що відрізняється за деякими функціональними можливостями, служить однієї мети - автоматизації процесу передачі, прийому та розподілу факсимільних повідомлень, обмін якими відбувається за звичайними телефонними лініями.

Комп'ютерно-телефонні факсимільні плати невід'ємна частинапромисловості комп'ютерної телефонії (КТ). Їхня вартість може варіюватися від 50 дол. (за звичайні низькошвидкісні факс-модемні плати, чиї можливості та характеристики, як правило, залишають бажати кращого) до 5000-7000 дол. (за спеціальні факсимільні плати, при створенні яких використані новітні досягнення і які здатні передавати різну інформацію зі швидкістю 14 400 біт/с одночасно по 12 телефонних лініях. Системи, що будуються на базі ПК із застосуванням таких плат, мають ряд істотних переваг перед звичайними факсимільними .

Зручність використання. Інтеграція ПК з телефонною мережею та наділення його можливостями телефаксу дозволяє користувачам отримувати, обробляти та надсилати факсимільні повідомлення, не відриваючись від своїх комп'ютерів.

Ефективне використання телефонних ліній. Факсимільна система, що будується на базі ПК, забезпечує ефективний обмін інформацією по малій кількості телефонних ліній, замінюючи собою безліч автономних телефаксів, для кожного з яких потрібна окрема лінія.

Висока якість зображення, що передається. Будь-який документ текстового або графічного редактора може бути переданий у вигляді факсу високої якості. Для цього за допомогою спеціального програмного забезпечення він перетворюється на формат, який використовується факсимільною платою для передачі повідомлень. Таким чином, гарантується висока якість зображення, оскільки документ не може бути зіпсований ні низькою якістю друку принтера, ні забрудненням сканера телефаксу, ні неполадками в механізмі подачі паперу.

Збереження конфіденційності повідомлень, що приймаються. На відміну від звичайних телефаксів, що роздруковують всі повідомлення на єдиному рулоні паперу, системи КТ приймають і зберігають їх у персональних директоріях користувачів, доступ до яких обмежується паролем. Таким чином, повністю виключається перегляд важливих документівсторонні люди.

Крім того, застосування ПК для керування роботою факсимільних карт дозволяє реалізовувати безліч корисних та зручних алгоритмів – додатків КТ. Багато хто з них надає можливість повністю автоматизувати процес обміну факсимільними повідомленнями. До таких додатків КТ, які набули найбільш широкого поширення, відносяться ФАКС-СЕРВЕР, ФАКС НА ЗАПИТ І ФАКС-РАССИЛКА. Застосування факс-сервера зводить до мінімуму тимчасові та матеріальні витратипри прийомі та передачі факсимільних повідомлень. Факс за запитом дозволяє автоматизувати процес надання абонентам документів, що часто запитуються. Факс-розсилання значно спрощує роботу персоналу під час розсилки великої кількостірізних документів великому числу адресатів.

2.5 Модемний зв'язок

Без модему немислима система електронних комунікацій. Цей пристрій дозволяє включитися в захоплюючий, а сьогодні, використовуючи останні винаходи світу телекомунікацій, вже й просто життєво необхідний світ інформаційних потоків електронних базданих, електронної пошти, електронних довідників, електронних дощок оголошень та багато іншого. Можливості отримання та обміну інформацією за допомогою модемів вже сьогодні важко переоцінити, а те, що чекає на нас завтра, ми не можемо собі навіть уявити. Електронний лист, надісланий електронною поштою до будь-якої точки земної кулі, дійде до адресата менше, ніж за дві години. Ми можемо помістити будь-яке оголошення або рекламу в систему телеконференції вашої мережі електронної пошти і цю інформацію через добу дізнається про весь світ. За допомогою модему можна, наприклад, із Москви підключитися безпосередньо до сервера в Нью-Йорку та працювати з інформаційними базами даних, які він містить. Зрештою, ми можемо надіслати факс. Вже сьогодні жодна солідна брокерська контора не може обійтися без оперативного отримання та передачі інформації з використанням комп'ютерних каналів зв'язку та, як наслідок, модемів.

Пояснимо, що таке модем, і як і працює. Коли комп'ютер використовується для обміну інформацією по телефонній мережі, потрібно пристрій, який може прийняти сигнал з телефонної мережі та перетворити його на цифрову інформацію. На виході цього пристрою інформація піддається модуляції, а на вході демодуляції, звідси і назва МОДЕМ. Призначення модему полягає у заміні сигналу, що надходить з комп'ютера (поєднання нулів та одиниць), електричним сигналом із частотою, що відповідає робочому діапазону телефонної лінії. Акустичний канал цієї лінії модем поділяє на смуги низької та високої частоти. Смуга низької частоти застосовується передачі даних, а смуга високої частоти - прийому. Використовується багато способів кодування інформації, найбільш відомими є метод FSK (Frequency SНift Keying) для швидкості передачі до 300 бод (бод - одиниця швидкості передачі інформації, рівна 1 біт/с) і метод РSK (РНase SНift Keying) для більш швидких модемів , Швидкістю передачі до 2400 бод.

FSK використовує чотири виділені частоти. Під час передачі інформації сигнал частотою 1070 Гц інтерпретується як логічний нуль, а сигнал частотою 1270 Гц - як логічна одиниця. При прийомі нуль відповідає сигналу 2025 Гц а одиниця 2225 Гц.

РSK використовує дві частоти: передачі даних 2400 Гц, прийому - 1200 Гц. Дані передаються по два біти, при цьому кодування здійснюється за допомогою зсуву фази сигналу. Використовуються такі зрушення фази для кодування: 0 градусів для поєднання бітів 00,90 для 01,180 для 10,270 для 11.

Існують також інші види модуляції (DРSK, QAM, TCM). Модем виконується або у вигляді зовнішнього пристрою, який одним виходом приєднується до телефонної лінії, а іншим до стандартного COM-порту комп'ютера (роз'єм RS232 за рекомендаціями CCITT V. 24), або у вигляді звичайної друкованої платияка встановлюється на загальну шину комп'ютера. Внутрішні варіанти модемів можуть бути пристосовані до звичайної ISA, так і до РCI шин.

Розглянемо деякі стандарти роботи модемів.

Найбільшого поширення набули звані НAYES-сумісні модеми, на ім'я фірми-виробника однієї з перших модемів. Такі модеми використовують AT-команди (від англійського слова ATtention), сумісні з Нayes Smartmodem. Крім стандартного для всіх Нayes-сумісних модемів набору команд кожен виробник окремо пропонує користувачеві широкий спектр специфічних команд, які мають силу лише в моделях цієї фірми (наприклад, USRobotics, Rockwell, ZyXEL тощо)

Крім сумісності набору команд модем повинен відповідати будь-якому стандарту передачі інформації по телефонним лініям. Такими стандартами є рекомендації МККТТ (міжнародний консультативний комітет з телеграфії та телефонії, фран. CCITT (Comite Consultatie International Telegra-Nique et Tele-Nonique).

Модеми, що відповідають стандартам швидкості до 2400 бод, можуть вільно обмінюватися інформацією. Слід зазначити, що рекомендація CCITT V. 32 не є стандартом у повному розумінні цього слова, оскільки практично кожен великий виробник модемів швидкості вище 2400 бод має звичку додаткової програми одного або кількох специфічних протоколів передачі даних. Їх використання можливе тільки при зв'язку аналогічних модемів, причому при цьому досягається, як правило, більш висока швидкість передачі, стійкість до перешкод і швидкість з'єднання.

Найбільш поширеним і дешевим (чому і успіхом, що користується, у перевагі користувачів) є протокол НST (НigН Sрeed Transfer), розроблений фірмою USRobotics ще наприкінці 80-х років. Існують різновиди цього протоколу: Н96, Н14, Н16, Н19, Н21, Н28, відмінність яких полягає лише у швидкості передачі інформації, яка відповідно становить 9600,14400,16800,19200,21600 та 28800 бод. Завдяки дешевизні, широким можливостям модернізації та високим завадостійкості та швидкісним даним протоколу НST користувачі вважають за краще купувати широко відомі моделі USRobotics, такі як Sрortster, Worldрort, Courier.

Широкого поширення набули також модеми фірми ZyXEL, які мають специфічний протокол ZYX, що дає можливість передачі даних зі швидкістю 19200 бод повним дуплексом. Велику популярність модеми ZyXEL набули на початку 90-х років через недоступність для вітчизняного покупця інших марок модемів. Головний їх недолік - висока ціна, що відлякує широке коло споживачів. Але, незважаючи на це, банківські структури та державні установи, виходячи зі традиції, що відбулася, віддають перевагу модемам саме цієї фірми.

Менш поширені, дуже дорогі, але що мають сильний і стійкий сигнал, здатний ігнорувати навіть захисні фільтри, що ставляться на АТС, щоб уникнути безкоштовного користування модемами. Це модеми фірми Telebit марки TrailBlazer і знаменитий протокол РРР (Рacket Ensemble Рrotocol). Практично всі високошвидкісні модеми сумісні з менш швидкими стандартами.

Висновок

Прогресивний розвиток засобів інформаційних технологій дозволяє впроваджувати в діловодство елементи «безпаперової» технології, інформаційний обмін здійснюється за допомогою електронних комунікаційних засобів, зберігання та обробка інформації – за допомогою персональних комп'ютерів та периферійних засобів, копіювання та тиражування офісної документації за допомогою сучасного копіювального обладнання.

Нині, за умов багаторазово зростаючих щороку інформаційних потоків, вже практично неможливо уявити чітку взаємодію банківських структур, торгових і посередницьких фірм, державних установ та інших організацій без сучасної обчислювальної техніки та комп'ютерних мереж. В іншому випадку довелося б утримувати гігантський штат обробників паперових документів і кур'єрів, причому надійність і швидкість функціонування такої системи все одно була б значно нижчою за модемний зв'язок і комп'ютерні мережі. Адже кожна хвилина затримки у пересиланні важливих інформаційних повідомлень може вилитися у дуже відчутні грошові втрати та іміджів.

У цій роботі ми розглянули сучасні технічні засоби, що використовуються при створенні та обробці документа, вивчили способи документування інформації, класифікували типи та види документів, розглянули різновиди носіїв документів, описали деякі способи тиражування документів, а також виявили особливості застосування засобів телекомунікацій.

Таким чином, мету вивчення особливостей використання сучасних технічних засобів обробки документів у діловодстві досягнуто.

Список джерел та використаної літератури

Джерела

1. Антонова П. Мережа RELCOM та електронна пошта. - М: Демос, 1991.

2. Вільховченко С.Д., Модеми (вибір, встановлення, налаштування), М: ABF, 1997.

3. Гаврилов А. А. Працюємо з модемом. - М: МП "Маліп", 1992.

4. Гасов В.М. «Технічні засоби введення-виведення графічної інформації» (серія у семи книгах «Організація взаємодії людини з технічними засобамиАСУ» за редакцією В. Н. Четверикова)

5. Гурін Н.І. «Робота на персональному комп'ютері»

6. Джоунс Р. Теорія передачі. - М: Наука і техніка, 1993.

7. Соломенчук В.Г., Апаратні засоби персональних комп'ютерів. BHV-Санкт-Петербург, 2003.

8. Під. ред. У. Томпкінса та Дж. Вебстера. Поєднання датчиків та пристроїв введення даних з комп'ютерами IBM РC. - М: Світ, 1992.

9. Довідник "Комп'ютерні мережі Росії. Послуги міжнародного зв'язку". - М.: ТОВ "ЕЛІС. ЛТД", 1992.

10. Фіщенко Л.П. "Внутрішні PCI модеми"

11. ГОСТ Р 51141-98 «Діловодство та архівна справа. Терміни та визначення», затверджений постановою Держстандарту РФ від 27.02.1998 № 28.

12. ГОСТ Р 6.30-2003 Уніфіковані системи документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчих документів. Вимоги до оформлення документів. - Введ. 3.03.2003. - М: Видавництво стандартів, 2003.

13. Федеральний закон від 27.07.2006 № 149-ФЗ «Про інформацію, інформаційні технології та про захист інформації».

14. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартів з інформації, бібліотечного та видавничій справі. Управління документами. Загальні вимоги», затверджений та введений у дію наказом Федерального агентстваз технічного регулювання та метрології від 12.03.07 № 28-ст.

15. Документообіг 2010. Храмцова Н.А. : http://www.delo-press.ru/magazines/documents/issue/2009/12/11315/.

16. Документування із застосуванням електронно-обчислювальної техніки.- http://aleho.narod.ru/document/48.htm, 10.08.10

17. Консалтингова група "Терміка", Енциклопедія діловодства: http://www.termika.ru/dou/enc/,25.08.10

18. Рєпіна С.О., «Електронний гіперпосилальний посібник»: http://cde.osu.ru/demoversion/course123/0.html, 01.09.10

19. Вільна енциклопедія: http://ua.wikipedia.org/wiki/

20. Стандарти мобільного зв'язку: http://promobil.kiev.ua/faq/2404-mobile-communication.html, 01.09.10

21. Принцип роботи сучасних телефаксів: http://kunegin.narod.ru/ref3/fax4/01.htm, 05.10.10

Література:

22. Гедрович Ф.А. Цифрові документи: проблеми забезпечення безпеки // Вісник архівіста. №1. 2004.

23. Діловодство та кореспонденція у питаннях та відповідях: Навчальний посібник для студентів економічних вузів та коледжів М.І. Басаков – 2-ге вид., перераб. та дод. // Серія «Підручник та навчальний посібник» - Ростов н/Д

24. Діловодство (Організація та технологія документаційного забезпечення управління): Підручник для вузів / Кузнєцова Т.В., Санкіна Л.В., Бикова Т.А. та ін.; За ред. Т.В. Кузнєцової. - М.: ЮНІТІ-ДАНА, 2001 - 359 с.

25. Діловодство: Підручник / За заг. ред. проф. Т.В. Кузнєцової. - 2-ге вид., перероб. та дод. - М.: МЦФЕР, 2006.

26. Документознавство: Підручник. Н.М. Кушнаренко - 7-е вид., Стер. - К.: Знання, 2006. - 459 с. – ( Вища освіта XXIстоліття).

27. Документознавство: Навчальний посібник. Н.С. Ларків

28. Документування управлінської діяльності: курс лекцій/І.М. Мігель. - М.: Флінта: МПСІ, 2006. - 200с.

29. Кадри підприємства №10/2002 «Про культуру роботи з документами, яку ми втратили»

30. Організація роботи з документами: Підручник / Под ред. проф. В.А. Кудряєва. - 2-ге вид., перероб. та дод. - М.: ІНФРА-М, 2002. - 592 с.

31. Працюємо з модемом. Гаврилов А.А., М: МП «МАЛІП», 1992.

32. Сєдова О.Л., Розмножуємо документи. Журнал «Секретарська справа», №1, 1999.

33. Секретарська справа. Навчально-практичний посібник/В.В. Галахов, І.К. Корнєєв та ін; за ред. І.К. Корнєєва. - М.: ТК Велбі, вид-во Проспект, 2005. - 608 с.

34. Сучасне діловодство. Березіна Н.М., Воронцова Є.П., Лисенко Л.М. - 2-ге вид. - Спб.: Пітер, 2006. - 272 с.: Іл. – (Серія «Сучасне діловодство»)

35. Сучасні технологіїділоводства та документообігу. Журнал №0, 2010.

36. Рогожин М.Ю. Довідник з діловодства. - «Юстіцінформ», 2005.