Какво трябва да знае един нов рекрутер. Ръководство за служителя по персонала в текущата работа: какво трябва да знаете, какво да правите и как да се развивате

Отдел човешки ресурсие структура в организацията, която се занимава с управление на персонала.

Отделът за персонал е не само функционална единица, но и лицето на компанията, тъй като в отдела за персонал всеки кандидат започва да се запознава с организацията.

HR цел

Целта на отдела по персонала е да допринесе за постигането на целите на предприятието (организацията), като осигури на предприятието необходимия персонал и ефективното използване на потенциала на служителите.

Подборът на служители се извършва с помощта на специално разработени стратегии: предоставяне на информация за свободни работни места в медиите и службите по заетостта, използване на методи за подбор, тестване, процедури за адаптиране на специалисти и последващо повишаване на квалификацията.

Задачи на отдела за персонал

Основната задача на отдела по персонала е правилно да вземе предвид работата на служителите, да определи броя на работните, почивните дни и болничните дни за изчисляване на заплати, ваканции и подаване на информация към счетоводния отдел на организацията.

Основните задачи на отдел Човешки ресурси са:

организиране на подбора, наемането и наемането на персонал с необходимата квалификация и в необходимия обем. Подборът на служители се извършва чрез специално разработени стратегии: от подаване на информация за свободни работни места до медиите и службите по заетостта до прилагане на процедури за подбор, тестване, адаптиране на специалисти и последващо повишаване на квалификацията;

Създаване ефективна системачленове на персонала;

разработване на кариерни планове за служителите;

развитие на кадрови технологии.

Освен това отделът по персонала трябва да предоставя информация за служителите на Пенсионния фонд на Руската федерация, застрахователните компании, данъчните и миграционните служби.

Функции на отдел Човешки ресурси

Основната функция на отдела за персонал в предприятието е подборът на персонал.

Основните функции на отдела за персонал в предприятието включват:

определяне на нуждите на организацията от персонал и подбор на персонал съвместно с ръководителите на отдели;

анализ на текучеството на персонала, търсене на методи за справяне с високото ниво на текучество;

въвеждане на системи за мотивация на труда;

подготовка на кадровото разписание на предприятието;

регистрация на лични досиета на служители, издаване на удостоверения и копия на документи по искане на служителите;

извършване на операции с трудови книжки (получаване, издаване, попълване и съхранение на документи);

водене на отчет за отпуски, планиране и обработка на отпуски в съответствие с текущото трудовото законодателство;

организиране на атестиране на служителите;

изготвяне на планове за развитие на персонала.

HR структура

Структурата на отдела за персонал на предприятието и неговият брой се определят от директора на всяка фирма в зависимост от общия брой на персонала и характеристиките на дейността.

IN малки компании(до 100 служители) са достатъчни един или двама служители по човешки ресурси.

В същото време малките предприятия може да нямат отделен служител и тогава такава работа се извършва от главния счетоводител или генералния директор.

В средни по размер организации (от 100 служители до 500 души) е препоръчително да се създаде отдел за персонал от трима до четирима специалисти по персонала

На големи предприятиякогато работят 500 или повече души, отделът за персонал може да има от 7 до 10 служители.

Връзка между HR и други отдели

За да изпълнява ефективно своите функции, службата за персонал трябва постоянно и тясно да взаимодейства с други отдели на предприятието:

Взаимодействие със счетоводния отдел на организацията

Отделът по персонала взаимодейства със счетоводния отдел на организацията за разрешаване на въпроси, свързани с възнаграждението.

И така, отделът по персонала представя документи и копия от заповеди за уволнение, работа, командировки, ваканции, стимули или наказания за служители в счетоводния отдел на организацията.

Връзка с правния отдел

Правният отдел предоставя на персонала по човешки ресурси информация за последни променив действащото законодателство, осигурява цялостна правна подкрепа.

Взаимодействие с други подразделения на компанията

По въпросите на персонала отделът за персонал постоянно взаимодейства с всички структурни подразделения на компанията.

Все още имате въпроси относно счетоводството и данъците? Попитайте ги във форума "Заплата и персонал".

Отдел човешки ресурси: подробности за счетоводителя

• Уволнение поради отсъствие: спорни моменти

  Колеги) не даде резултат. Началник отдел "Човешки ресурси" Иванова С. Н. Надеждност ... Л. Със заповедта са запознати: - Началник отдел "Човешки ресурси" Иванова С. Н.; - завеждащ терапевтична ... отсъствие. Молим ви да предоставите обяснителна бележка на началника на отдела по персонала Иванова С. Н. Ако е написано ... извършване на вътрешен одит. Съставител: началник отдел "Личен състав" Иванова С.Н., в присъствието на ... служителят също му отказа. Началник отдел "Човешки ресурси" Иванова С. Н. Надеждност...

• Обходен лист: практика на прилагане

  Той няма да представи подписан байпас лист в счетоводния отдел (отдел човешки ресурси). Що се отнася до това ... той няма да представи подписан байпас лист в счетоводния отдел (отдел човешки ресурси). Колко дадено ... дългове по непредадени книги; в отдела за персонал при доставката на политиката на VHI; в ... включват отдели като счетоводство, отдел по персонала, склад и др. Като правило ... заявления за уволнение на държавен служител, отделът по персонала издава заобиколен лист на уволненото лице (заявление ...

• Служителят промени решението си да работи на ново място? Как се прекратява трудов договор и трудово правоотношение

  00 минути. Ние, долуподписаният началник на отдел "Човешки ресурси" О. Н. Волкова, Главен счетоводител... 06.2019 г. № 24-к. Изпратете известие до специалиста от отдела по персонала Гордеева М. В. ... за възлагане на тази заповед на началника на отдела по персонала Волкова О. Н. Основания: ... Меморандум на ръководителя на отдела по персонала Волкова О. Н. от 24 ... Илин Глава на отдел „Човешки ресурси“ Волкова, О. Н. Волкова 26 ... необходимостта от получаване на трудова книжка от отдел „Човешки ресурси“ на общинската публична институция „Горводоканал“. Ти също...

• Как да направите работник на непълно работно време основен служител?

  Работа Според информацията, налична в отдела за персонал, напускате основната си работа ... Код № 20 Руска федерация. Специалист по човешки ресурси Конева дружество с ограничена отговорност... Код № 20 на Руската федерация. Специалист по човешки ресурси Конева дружество с ограничена отговорност... Код № 20 на Руската федерация. Специалист ЧР Конева дружество с ограничена отговорност...

06.09.2018 г. предоставя сертификат на отдела за персонал лечебно заведениепотвърждавайки факта ... да възложи изпълнението на заповедта на началника на отдела по персонала Егорова В. Д. Причина: лична ... .) (подпис) (пълно име) Началник на отдела по персонала Егорова В. Д. __________ /______________________ .. . да дари кръв и се обърна към отдела за персонал с въпрос кои ...

• Какво да направите, ако служител изчезне?

  2019 Ние, долуподписаните: инспектор по човешките ресурси Петрова Елена Дмитриевна, секретар Мишина... . Подписи на лицата, съставили акта: Инспектор отдел "Личен състав" Петрова Е. Д. Петрова Секретар ...

• Ние индексираме таблицата с персонала в "1C: Заплата и управление на персонала 8"

  В течение персоналслужител по човешки ресурси трябва да направи промени в комуникациите ... в текущото щатно разписание служител по човешки ресурси трябва да направи промени в комуникациите ...

Всеки служител по персонала, който получава работа нова организация, неизбежно ще се изправи пред необходимостта от бързо създаване на досиета на персонала. Добре е предишният специалист да остави след себе си изрядни документи. Но има и случаи, когато работата с персонала трябва да започне почти от нулата. Какви документи уреждат основните въпроси кадрова работа? Как да проверите дали има достатъчно местни актове в компанията? Защо е по-добре да се вземат проби за регистрация на кадрови решения от резолюцията на Държавния статистически комитет на Русия от 5 януари 2004 г. № 1?

Какви разпоредби трябва да знае един служител по персонала

В повечето организации работата на служител на отдела за персонал не се ограничава до необходимостта от управление на досиета на персонала (регистър за приемане, прехвърляне, уволнение, ваканции, командировки и др.). Често служителите по персонала трябва да участват пряко в разработването на местни разпоредби, уреждащи трудовите отношения между служител и работодател. Освен това на служителя по персонала често се възлага отговорността да се подготви за проверки от различни органи (държавната инспекция по труда, прокуратурата, службата за военна регистрация и вписване, Роскомнадзор, Пенсионният фонд на Руската федерация и др.). В това отношение той трябва да знае не само Кодекс на труда, но и редица разпоредби, които пряко или косвено се отнасят до работата с персонала.

Всички тези деяния могат условно да бъдат разделени на определени групи (таблица на стр. 60). Повечето от тях са задължителни за всички организации, независимо от правната им форма или форма на собственост. За нарушението им работодателят може да носи административна отговорност.

Какви местни актове трябва да има в организацията В допълнение към актовете на федерално ниво, дейностите на отдела по персонала на всяка компания се регулират от местни разпоредби (член 8 от Кодекса на труда на Руската федерация). Законът не съдържа списък на местните актове за досиета на персонала, които трябва да бъдат в организацията. Някои от тях обаче са посочени в Кодекса на труда, което ги прави задължителни.

- правила за вътрешния трудов ред (параграф 3 от втората част на член 21, параграф 5 от първата част на член 22 от Кодекса на труда на Руската федерация);

- персонал (член 15, параграф 3, част втора, член 57 от Кодекса на труда на Руската федерация, параграф 1 от писмото на Rostrud от 22 март 2012 г. № 428-6-1, параграф 11 от писмото на Rostrud от 31 октомври 2007 г. № 4414-6);

- график на отпуските (член 123 от Кодекса на труда на Руската федерация).

Освен това законът изрично посочва, че работодателят трябва да разработи местни актове относно заплатите (част втора на член 135 от Кодекса на труда на Руската федерация), обработката на лични данни на служителите (чл. 87 от Кодекса на труда на Руската федерация). Федерация) и одобрение на инструкции за защита на труда (параграф 23 от част 2, член 212 от Кодекса на труда на Руската федерация). Ако е необходимо, компанията трябва да има актове, определящи списъка на служителите с ненормирано работно време (член 101 от Кодекса на труда на Руската федерация), процедурата за разделяне на служителите на допълнителни професионално образование(част втора на член 196 от Кодекса на труда на Руската федерация).

Конкретен списък на местните нормативни документивсяка фирма определя самостоятелно (диаграма на стр. 63). Списъкът на деянията, предвиден в схемата, не е изчерпателен. Спецификата на организацията може да предполага наличието на други местни документи. По правило списъкът с актове се одобрява със заповед (образец на страница 62).

Свързани документи

Списък на разпоредбите, на които се основава работата на персонала

Местните актове могат да бъдат наречени по различни начини: наредби, инструкции, правила, разпоредби и др. Основното е, че нормите на тези актове не противоречат на действащото трудово законодателство и не влошават положението на работниците. Освен това е важно да се спазва процедурата за тяхното приемане (част втора, трета, член 8 от Кодекса на труда на Руската федерация). В противен случай такива документи не подлежат на прилагане (част четвърта от член 8 от Кодекса на труда на Руската федерация). Промени в местни нормативен актподадена по реда, по който е одобрена.

По-добре е да поверите разработването на местни актове не на един служител, а работна група. Съставът на групата и нейните правомощия трябва да бъдат фиксирани в заповедта (образец на стр. 64). Служителите трябва да бъдат запознати с документа срещу подпис (параграф 10, част втора, член 22 от Кодекса на труда на Руската федерация).

Къде да започнете одита на местните актове на компанията

Първо трябва да проверите дали всички необходими документи са налични и да направите списък с тях. Ако компанията дори няма задължителни местни актове, те трябва първо да бъдат разработени.

На второ място, важно е да се обърне внимание на правилността на подготовката на документите по отношение на офис работата и спазването на действащото законодателство.

На трето място, необходимо е да се провери дали е спазена процедурата за приемане на местен акт. Така че, ако компанията има синдикална организация, тогава документът трябва да има маркировка за споразумение (като се вземат предвид мненията) със синдиката (член 372 от Кодекса на труда на Руската федерация).

Четвърто, трябва да разберете какви документи липсват. Много е лесно да се определят такива актове, ако първо съставите и одобрите със заповед списък от документи, които са задължителни за определена организация.

На проверка подлежат не само разпоредби, инструкции и заповеди, но и всички документи за досиета на персонала и управлението на персонала. Оценява се наличието и съответствието със законодателството на трудовите договори, правилността на воденето на лични досиета на служителите, попълването на трудови книжки и вложки в тях, списания. регистрация на заповеди за персонал и др.

Не се опитвайте да покриете целия обем на работа наведнъж. Подредете приоритетите и действайте прогресивно. За удобство се препоръчва групиране образци на документив електронни и хартиени папки.

Запомнете основното

Експертите, участвали в изготвянето на материала, отбелязват:

Александър ТИМОШЕНКО, ръководител на отдел „Човешки ресурси“, юрисконсулт на ЗАО „Арал Плюс“ (Одинцово, Московска област):

– Основният документ в работата на всяка кадрова служба е Кодексът на труда на Руската федерация. Като се вземат предвид спецификите на дейността на организацията, служителят по персонала може да се нуждае от познаване на други законови и подзаконови актове, способността да проследява и взема предвид съдебна практикаИ реални променитрудовото законодателство.

Мария МАСЮТИНА, старши сътрудник, практика по трудово право, Холдинг за човешки ресурси АНКОР (Москва):

- Служителят по персонала трябва да се запознае с резолюцията на Държавния статистически комитет на Русия от 5 януари 2004 г. № 1. Той съдържа шаблони за повечето първични документи за персонала, които ще бъдат полезни за обработка на поръчки, персонал и др.

Наталия РИЖКОВА, мениджър „Човешки ресурси и документация по човешки ресурси“, БДО Юникон Аутсорсинг (Москва):

- Такива местни актове като правилата за вътрешния трудов ред, персонала, графика на отпуските, правилата за личните данни, правилата за бонусите (в случаите, когато организацията има система за мотивация) имат всички характеристики на регулаторни правни актове. Тяхното присъствие в организацията и знанията е задължително.

Алена ШЕВЧЕНКО, адвокат, експерт на сп. "Кадровое дело":

– При одит на местни актове, обърнете внимание на съответствието на техните разпоредби с действащото трудово законодателство. Местните норми на организацията не се прилагат, ако нарушават правата на служителите в сравнение с Кодекса на труда. Това означава, че инспекцията по труда има право да изиска със заповед фирмата да изключи такива норми от документа на работодателя.

Управлението на досиетата на персонала на компанията се извършва от инспектора на отдела по персонала, с други думи инспекторът по персонала или служител по персонала. Постановление на Министерството на труда от 21 август 1998 г. подробно описва ежедневните му задължения. В същото време специализирани единична директорияпо квалификация посочва около 15 професии, като се ръководи от длъжностната характеристика на кадровика. Той ясно определя границите на взаимодействие с персонала, основните отговорности, изисквания и функции, както и правилата и процедурите за поддържане на документация. Въпреки факта, че това е неговата основна и основна задача, той може да участва и в решаването на други задачи в управлението на служителите. Всичко зависи от изискванията, които специалистът поставя от тази или онази организация, в която той извършва своята работа.

Изисквания за работа на служител Човешки ресурси

Служител по персонала може да се нарече специалист по персонала, инспектор по персонала, началник на отдела по персонала, а също така в една или друга степен да свържете още дузина професии с това име. Но въпреки общия фокус при работата с документи за персонала, има значителни разлики. Нека да ги разгледаме.

Изисквания към специалист Човешки ресурси

Длъжностната характеристика на специалист в отдела за персонал се разработва от ръководителя на службата за персонал. И се одобрява от висшето ръководство на организацията. Той ясно разписва задълженията, правомощията, функциите на специалист, посочва вътрешните разпоредби на организацията. Специалист може да стане човек, който има достатъчно професионално обучение, една година трудов стаж и наличие на необходимото образование.

Тъй като тази специалност осигурява достъп до поверителна информация, служителят носи отговорност за действията си. И в случай, че неговите действия са причинили щети на компанията, той ще носи отговорност в съответствие с действащото законодателство.

Специалистът Човешки ресурси изпълнява следните задачи:

• Регистриране на документация при наемане или освобождаване на персонал, прехвърлянето му в други звена на персонала в съответствие с кодекса на труда и заповедта на ръководителите.
• Отчитане на работата и промяна на всякакви данни на служители на всички нива в съответствие с документалните стандарти и извършване на тези промени в базите данни за персонала.
• Събиране на данни за сертифициране или за повишаване на квалификацията.
• Управление на механизма за насърчаване и наказание.
• Водене на лични досиета на служители, събиране на лична информация.
• Изготвяне на трудови книжки и договори.
• Разработване на график и наблюдение на изпълнението му.
• Определяне на периоди на отпуски и контрол върху тяхното изпълнение.
• Поддържане на архивна документация.

Изисквания към инспектор Човешки ресурси

Длъжностните отговорности включват:

• Поддържане на документация за приемане и освобождаване на служители, промени в работата.
• Поддържане на лични досиета на персонала, извършване на промени и допълнителни данни.
• Регистрация на трудови книжки и тяхното съхранение.
• Справяне с отпуски по болест, отпуски и плащания на обезщетения. мониторинг на тяхното съответствие.
• Обработка на документация за изчисляване на пенсии, трудови обезщетения и обезщетения.
• Въвеждане на промени в данните за персонала в базата данни.
• Разкриващи възможни проблемив екипа и причините за "текучеството" на кадри.
• Работа с архива.

На пръв поглед има малко разлики между специалността „Инспектор ЧР” и професията „ЧР специалист”. Но те са: за тази длъжност може да бъде приет човек със средно образование. Стажът не е едно от основните изисквания и може изобщо да не се зачита.

Задълженията на инспектора включват подбор на персонал за открити свободни позиции в съответствие с поставените професионални изисквания.

Изисквания към Ръководител Човешки ресурси

Можете да заемете ръководна длъжност само ако имате висше образование и трудов стаж на подобна длъжност от поне три години. Човек се назначава на поста началник със заповед на върховния лидер. След това той остава пряко отговорен само пред ръководителя на компанията. Дейностите му се извършват стриктно в рамките на вътрешния устав на организацията, кодекса на труда, гражданско правои други правни документивъз основа на длъжностната характеристика.

Длъжностни отговорности:

• Разработване и мониторинг на съответствието кадрова политикаорганизации.
• Следене на необходимостта от актуализиране на работния състав.
• Управление на щатни звена според наличните правомощия.
• Провеждане на сертификация и анализ на резултатите от нея.
• Подобряване на съществуващите механизми за уволнение, наемане или преместване на персонал на други позиции.
• Подобряване на системата за взаимодействие между персонала.
• Следи за изпълнението на задълженията на отдела за персонал.
• Следи за изпълнението на наградите и поощренията.
• Прилагане на мерки за установяване на трудова дисциплина, повишаване нивото на мотивация на служителите за тяхната пряка трудова дейност.

Ръководителят на отдел Човешки ресурси подготвя и преглежда вътрешна информация, която е предназначена за висшето ръководство. В неговата компетентност е и провеждането на консултации в съответствие с насоките на длъжността му. ОТНОСНО високо нивообучението на ръководителя на отдела по персонала говори за неговото познаване на нормативните документи на Руската федерация, различни методи за оценка на работата на персонала, разбиране на структурата на организацията, познаване на изискванията за попълване и обработка на документация, съществуващ труд стандарти. Инструкцията, в която са посочени всички задължения на ръководителя на отдела по персонала, инспектора и специалиста по работа с персонала, се изготвя според модела за всяка категория. И подписи в процеса на кандидатстване за работа.

За да кандидатствате за позиция HR, трябва:

• Предоставете всички необходими документи, в зависимост от избраната позиция, включително: диплома за необходимото образование, документи, потвърждаващи трудовия стаж и др.
• Попълнен формуляр за кандидатстване.

Според общ моделдлъжностна характеристика, служителят по персонала се отнася до специалисти. Неговото назначаване или освобождаване от длъжност се извършва въз основа на заповед на генералния директор на организацията по предложение на прекия началник.

По-рано в статията разгледахме изискванията към кандидатите за всяка възможна позиция. В зависимост от категорията (инспектор, специалист или ръководител), при наемане на работа, непосредственият ръководител следи за тяхното съответствие.

В случай, че служителят по персонала временно не може да изпълнява задълженията си, те се изпълняват от заместващо го лице.

Рекрутерът трябва да е наясно със следното:

• Правни и законодателни документипо някакъв начин свързан с трудов процес, процесът на поддържане и управление лични деласлужители, регистрация на пенсии, водене на трудови книжки и сключване на трудови договори.
• Структурата на компанията и начините, по които персоналът взаимодейства в нея.
• действащото трудово законодателство.
• Правила за работа с персонала и изготвяне на отчети.
• Правила за поддържане на личните данни на служителите.
• Процедурата за поддържане на пенсии, ваканции, начисляване на обезщетения, обезщетения и др.

В съответствие със законодателството, Правилника за отдела за персонала на самата организация, нейния устав, вътрешни правила, заповеди за ръководство и длъжностна характеристика, дейностите на служителя по персонала се осъществяват.

В съответствие със съществуващите и установени основни задължения и права, разписани в Наредбата на Министерството на труда от 21 август 1998 г., организацията съставя длъжностна характеристика на заеманите длъжности. Може да включва допълнителни клаузи относно условията за обработка или отпуск, график, допълнителни изисквания и други важни условия.

Разработването на инструкции се извършва от висшето ръководство на организацията, неговите заместници или преки началници на служители по персонала. В процеса се съгласува с юристи, подписва се и влиза в сила.

Ето пример за примерна длъжностна характеристика, въз основа на която организацията може да състави свой собствен вариант:

Както се вижда от инструкциите, специалистът по персонала трябва да се занимава не само с подбора и назначаването на служители, но и с други дейности.

Също толкова важен момент, който трябва да бъде посочен в инструкциите, са правата на служителя.

И не по-малко важен раздел е отговорността на специалист, тъй като той работи посредствено с личните дела и има поверителна информация.

Права на специалист по човешки ресурси

При съставянето на инструкции това е важен момент, който не бива да се пропуска. Въпреки факта, че съгласуването на изготвената длъжностна характеристика с представителните органи за защита на персонала не е предвидено от законодателството на Руската федерация, одобрението обикновено се извършва с правен отделза да не се нарушават правата на служителите.

Служителят по персонала има следните права:

• Да се ​​запознае със съществуващата документация и решенията на ръководителите на дружеството, пряко свързани с дейността му.
• Да има достъп до информация, необходима за изпълнение на служебните му задължения.
• Прави предложения за подобряване на работата и условията, пряко свързани с изпълнението на дейността му.
• Получава пълна качествена организация на технически и информационни условия за изпълнение на задълженията.

Отговорност на специалист Човешки ресурси

Служителят по персонала носи отговорност в съответствие със законодателството на Русия за нарушение на преките си задължения:

• При неизпълнение или некачествено изпълнение на непосредствените си задължения.
• В случай на нарушение на инструкциите и заповедите на организацията, трудовите разпоредби и дисциплината.
• В случай на нарушаване на търговска тайна или разкриване на лични данни на персонал.

Ръководителят на компанията или ръководителят на отдела по персонала, чиято задача е да регулира дейността на отдела по персонала, може да носи отговорност за:

• Липса на формализирани договори със служителите.
• Липса на лични въпроси.
• Няма график за отпуск.
• Липса на документация за сигурност трудова дейност.

Характеристики на професията, пред която е изправен служителят по персонала

Служителят по персонала, въпреки обширния списък от неговите задължения, се занимава предимно с поддържането на документация в определена организация. Това са заповеди, трудови договори, разпоредби, декларации на служители, военна регистрация, пенсия, преференции и др.

Какви са характеристиките на специалист на тази позиция?

Положителните включват:

• Режим на труд. В редки случаи може да се извърши обработка. По принцип това е стандартен график с фиксирани обичайни почивни дни (събота и неделя), както и неработни дни на официални празници. Най-често работят от 9:00 до 18:00, включително обедна почивка.
• Стабилен социален пакет, който включва всички необходими плащания.

В малки организации правата на служителите могат да бъдат нарушени, може да няма социален пакет или официална регистрация. Ето защо, когато кандидатствате за работа, трябва да дадете предпочитание само на надеждни компании, които се грижат за своите служители.

• Работа с хартия без много мобилност.
• Възможност за напредък и високо заплащане.
• Офис работа.

Негативите включват следното:

• В допълнение към непосредствените задължения, голямо количество допълнителни, не винаги пряко свързани със специалността.
• Да бъдеш между служители и началници. Това може да е недостатък, когато трябва да разрешите негативни ситуации.
• За някои документите в офиса ще изглеждат като минус.
• Монотонен.
• Възможни разногласия в работата със счетоводството.
• Отговорност при некоректност на приетия служител.

Служителят в областта на човешките ресурси непрекъснато се сблъсква с нови хора и трябва да притежава комуникативни умения, да може да организира хората и работата си, да бъде приятелски настроен и в същото време да притежава по модерни начиниоценки на персонала. Той трябва да притежава умения за взаимно разбиране и да основава работата си на взаимно сътрудничество. Освен това в работата си служителят по персонала постоянно се сблъсква с взаимодействия с организации на трети страни. Като Пенсионен фонд, Държавен инспектораттруд и други).

Компетентността на специалист в тази област също зависи от способността му да използва оборудване и инструменти за автоматизация.

Заключение

Обобщавайки, можем да кажем, че професията на служител по персонала е значима и важна в настоящето модерен свят. Занимава се не само с подбора на персонал за фирмата, но и с голямо количество документация. Основно тази работа е свързана именно с нея: архивиране, лични досиета, документиранеприемане, освобождаване и преместване на други длъжности на служители, военна регистрация, регистрация на пенсии, отпуски и графици. Тази професия е подходяща за тези, които обичат неактивната работа в уютен офис.

Въпреки това длъжността специалист в отдел „Личен състав“ предполага следните умения: комуникативност, добронамереност, организационни умения, добро познаване на законодателството, което по един или друг начин е свързано с работата в бюрото по труда.

Отделът за персонал също има избор от свободни позиции: инспектор, специалист и началник. Всеки включва собствено ниво на определени умения и качества. Например само кандидат, който има висше образованиеи имат опит на подобна позиция. Без опит можете да станете инспектор и след това да се придвижите нагоре по кариерната стълбица.

Както за всяка друга специалност, за служител по персонала има установен образец за длъжностна характеристика, въз основа на който различни организации одобряват свои собствени. В същото време се посочват допълнителни условия в зависимост от детайлите на фирмата, изискванията към професията и задълженията. Освен това те изписаха всички права на служителя, отговорност и условия за сътрудничество.

В това видео можете да се запознаете с особеностите на професията специалист по персонала, и може би ще научите нещо ново за себе си, което не е разгледано в статията:

Необходим е за всяко предприятие, независимо от формата на собственост, дейност и брой служители. За неговото компетентно и квалифицирано провеждане е необходимо да сте добре запознати с трудовото законодателство, да следите промените в законодателството и да имате умения в областта на управлението на досиета на персонала.

Какво е счетоводство на персонала и защо е необходимо?

Неразделна част от дейността на всяка фирма е кадровото деловодство. Това е законово регламентирана работа по регистриране, отчитане и наблюдение на движението на служителите на организацията.

HR дейностите включват:

• прием на служители;
• съкращения;
• хоризонтално (прехвърляне между отдели) и вертикално (напр. кариера) движения;
• бизнес пътувания;
• отпуск по болест;
• график за време;
• отпуски (всякакви - годишни, безплатни, за бременност и др.);
• персонални карти за всеки служител и др.

Отнася се и за персонала:

• водене на военна отчетност;
• регулиране работни отношения;
• създаване и регистрация на различни (например при наемане, насърчаване на служител и др.);
• организация на работа и други аспекти.

Цялата документация се изготвя само в съответствие с изискваните норми и правила. Някои форми са унифицирани, други са установени в самото предприятие.

Компетентна организация кадрови досиетарешава много проблеми и задачи на компанията. Разбира се, има хиляди нюанси, но има основни точки, които важат за всяко предприятие.

Как да организираме и на кого да поверим поддържането на кадровите досиета?

Има няколко начина за организиране на счетоводството. Всичко зависи от характеристиките на предприятието и от това какъв избор прави мениджърът. Най-често срещаните опции:

Създайте цял отдел по човешки ресурси, ако в компанията работят много хора

И когато персоналът е малък, можете да наемете един специалист. Предимствата на този метод са, че работата се организира от ръководителя по начина, по който той желае и се регулира и контролира според неговите собствени принципи.

Има и недостатъци: трудно е да се провери професионализма на наетия специалист, така че съществува риск да бъде нает не напълно компетентен служител по персонала.

Ще трябва да отделите време и пари за обучение или да потърсите друг служител.

Предимствата на този вариант за организиране на счетоводството са, че ако човек е препоръчан, тогава (може би) той наистина върши работата, тоест той е тестван в случая. Разбира се, с такъв служител по персонала трябва да договорите условия на работа, така че да отговарят и на двете страни.

Поверете кадровите въпроси на счетоводител или добра секретарка

Плюсове: Спестява време и пари. Тоест, няма нужда да избирате служител по персонала и няма разходи за поддържане на записи.

Недостатъци: основният проблем при избора на този метод е ефективността на служителите допълнителна работаслед основното, което води до грешки, пропуски, интервали и елементарно отсъствие задължителни документи. И, разбира се, тук са важни професионални познанияпо темата HR. И ако същият секретар ги има, тогава рискът от усложнения в този случай е сведен до минимум. И обратно.

Поверете счетоводството на персонала на аутсорсинг организация

добре: всички дейност на персоналапада върху плещите на аутсорсинг компанията, която поема такава отговорност въз основа на договора. В допълнение към факта, че се осигурява постоянна, непрекъсната помощ по въпросите на персонала, изборът на този метод значително намалява разходите.

Против: трябва да изберете утвърден, сериозна фирма, а също така е необходимо да се установи взаимодействие, да се създаде концепция за работа със специалисти, които ще работят извън офиса.
Мениджърът трябва само да избере най-удобния и подходящ за него начин за поддържане на досиета на персонала, претегляйки всички плюсове и минуси на всеки метод.

Трудови функции на кадрови работник

Те се налагат на служителя по персонала в съответствие с инструкциите и трудов договорследните отговорности:

Това е непълен списък на задълженията на служител по персонала, изискванията са приблизителни. Може да има повече от тях (или по-малко), но като цяло специалистът по персонала трябва да притежава тези умения и способности.

Счетоводство на персонала: какви документи са необходими?

Обикновено всяко предприятие трябва да има следните видове документи, свързани с персонала:

• административни (лични и производствени поръчки);
• потвърждаване на трудова дейност;
• информация и сетълмент;
• вътрешна кореспонденция;
• дневници за контрол и регистрация.

някои документи за персонала V без провалтрябва да е във фирмата. Те включват:
ПВТР (правилник за вътрешния трудов ред);

Всички документи се съхраняват за определен брой години. Регулират се:

• член или раздел от Кодекса на труда;
• решение на Държавния статистически комитет;
• Федерален закон и други разпоредби.

Ако нещо (инструкции, заповеди и т.н.) не е налично, тогава този факт ще трябва да бъде коригиран. Като цяло, един от принципите на работа на служителя по персонала е своевременността. Той значително улеснява работните дни и дори дава правна сила на някои актове. Това всъщност е много важно – да не управляваш текущия бизнес. В противен случай те са склонни да растат като снежна топка.

Организация на досиетата на персонала: как да се проведе, откъде да започнем?

След като се установите на ново място като служител по персонала, първо трябва да преразгледате задължителната документация. Ако се окаже (и това се случва), че някои важни документи от списъка липсват, тогава те трябва да бъдат възстановени. Разбира се, няма да е възможно да се извърши такава работа за един ден.

Ето защо е необходимо да се подчертаят най-важните позиции и да се започне от тях. Проверете за наличност и грамотност в дизайна (и ако трябва да коригирате или изготвите нов документ): персонал, график за ваканции, трудови договори, заповеди, трудови записи.

Води отчет на трудови договори, заповеди за персонал. Създай . Разберете личните карти (T-2). Работете с местните разпоредби.
Основното нещо е да попълните всички текущи документи навреме. Работа, съобразена с Кодекса на труда и правилника за деловодството. И не унищожавайте документи за персонала. Времето за тяхното съхранение е одобрено от Федералния архив („Списък ...” от 06.10.2000 г.).

Всички счетоводни документи са необходими за прозрачност на трудовите отношения. Кадрова системаустановява норми и принципи, които осигуряват стабилност на служителите на организацията, а администрациите създават благоприятни условия за.

Автоматизация на счетоводството - 1C: ползите от работата с програмата

Съхранявайте досиета на персонала, особено в голяма компания- Това е изключително отговорна и огромна по своя обем работа. Но тук грешките са недопустими! Но днес има начин за автоматизиране на дейностите на служителите по персонала, което може значително да улесни и опрости работата на отдела, да подобри дейността, значително намалявайки риска от грешки.

С помощта на програмата 1C можете да поддържате записи в съответствие със законовите изисквания. Базата данни осигурява сигурно съхранение необходимата информацияот служители. Докато се натрупва, става възможно да се строи различни доклади, което може да помогне при анализа на работата и развитието на нови направления. Например отчетите може да изглеждат така:

• текучество на персонала;
• статистика на персонала;
• движение на работници и др.

Програмата помага за решаването на почти всички проблеми и задачи на счетоводството на персонала. Ръководителят на предприятието, благодарение на 1C, има възможност да получава информация за състоянието на нещата в този отдел, да анализира и да взема правилните решения. управленски решения. Освен това автоматизацията ви позволява да синхронизирате дейностите на няколко фирмени служби (счетоводство, персонал, счетоводен отдел), което подобрява ефективността на работата, а също така създава всички условия за навременно изплащане на заплатите.

Заключение

И така, обобщавайки, можем да отбележим следното:

• Счетоводството на персонала е съществена част от работата на всяко предприятие.
• Има няколко начина за организиране на счетоводството. Изборът е на лидера.
• Задълженията на служителя по персонала се определят от инструкцията и трудовия договор.
• Има списък с документи, свързани с работата с персонала, които трябва да присъстват във всяка фирма. И трябва да започнете кариерата си в отдела за персонал, като проверите тези конкретни документи.
• Воденето на записи е много по-лесно, ако е автоматизирано.

Счетоводството на персонала е в основата на нормалното и ефективна работавсяко предприятие. Ето защо трябва да се подхожда с цялата отговорност.

Във връзка с

Уважаеми колеги, моля напишете какво трябва да прави от А до Я служителя по персонала в Организацията, какви задължителни документи трябва да води?

Отговор

Отговор на въпроса:

Изисквания към служебни задълженияса осигурени служители по персонала Ръководство за квалификациядлъжности на ръководители, специалисти и други служители, одобрени с постановление на Министерството на труда на Русия от 21 август 1998 г. № 37 ( виж отдолу ).

Отговорностите на служител по човешки ресурси може да варират в различните организации. Някъде функционалността на служителя по персонала може да бъде разширена по преценка на ръководството.

Обикновено отговорностите на член на персонала включват:

• Поддържане и отчитане на персонала на предприятието, неговите подразделения в съответствие с унифицирани форми на първична счетоводна документация.
• Регистрация на приемане, преместване и освобождаване на служители в съответствие с трудовото законодателство, наредби и заповеди на ръководителя на предприятието, както и друга установена документация за персонала.
• Формиране и поддържане на лични досиета на служителите, извършване на промени в тях, свързани с трудовата дейност.
• Подготовка необходими материализа квалификация, атестиране, конкурсни комисии и представяне на служители за поощрения и награди.
• Попълва, записва и съхранява трудови книжки, изчислява трудовия стаж, издава удостоверения за текущата и минала трудова дейност на служителите.
• Прави записи в трудовите книжки относно стимулите и наградите на служителите.
• Въвеждане на информация за количествените, качествен съставслужители и движението им към банката с данни за персонала на предприятието, следи за своевременното й актуализиране и попълване.
• Води записи за предоставянето на ваканции на служителите, следи подготовката и спазването на графиците на редовните ваканции.
• Регистрация на пенсионноосигурителна карта, други документи, необходими за назначаване на пенсии на служители на предприятието и техните семейства, установяване на обезщетения и обезщетения.
• Проучване на причините за текучеството на персонала, участва в разработването на мерки за намаляването му.
• Подготовка на документи след изтичане на установените срокове на текущо съхранение за депозиране в архива.
• Извършете монтажни работи организацииперсонал от необходимите професии,
  специалности и квалификации.
• Участва в набирането, подбора и разполагането на персонал.
• Провеждане на проучване и анализ на длъжността и професионалните квалификации
  кадрови структури организациии неговите поделения, установена документация по
  отчитане на персонала, свързан с приемането, преместването, трудовата дейност и уволнението
  служители, резултатите от атестирането на служителите и оценката им бизнес качествас цел
  определяне на настоящи и бъдещи потребности от персонал, изготвяне на предложения за
  заместване свободни позициии създаване на резерв за повишение.
• Участвайте в проучване на пазара на труда, за да идентифицирате източниците на удовлетворение
  необходимостта от персонал, установяване и поддържане на преки връзки с образователни институции,
  контакти с организацииподобен профил.
• Информирайте служителите организацииотносно наличните свободни позиции.
• Участвайте в разработването на обещаващи и текущи плановечрез труд.
• Да контролира назначаването и поставянето на млади специалисти и
  млади работници в съответствие с образователна институцияпрофесия и
  специалност, провеждащи своите стажове, участват в работата по адаптация
  отново приети работницикъм производствени дейности.
• Участва в изготвянето на предложения за развитие на персонала, бизнес планиране
  кариера, обучение и професионално развитие на персонала, както и при оценка на ефективността
  изучаване на.
• Участва в организацията на работа, методическа и информационна
  осигуряване на квалификация, атестация, конкурсни комисии, регистрация на техните
  решения.
• Анализирайте състоянието на трудовата дисциплина и работата на служителите
  организацииПравилник на труда, движение на персонала, участие в разработването
  мерки за намаляване на текучеството и подобряване на трудовата дисциплина.
• Наблюдава навременната регистрация на приемане, преместване и освобождаване
  служители, издаване на удостоверения за тяхната настояща и минала работа,
  спазване на правилата за съхранение и попълване на трудови книжки, изготвяне на документи за
  установяване на обезщетения и обезщетения, регистриране на пенсии на служители и други установени
  кадрова документация, както и въвеждане на съответната информация в базата данни на
  персонал организации.
• Съставете предписани доклади.

Относно втория въпрос:

Няма единен списък с документи, които трябва да бъдат в отдела за персонал: всяка организация има свой собствен. Кодексът на труда обаче посочва документи, които са задължителни в отдела за персонал (например трудов договор, график на отпуските, местни разпоредби).

Следователно задължителните документи на отдел "Човешки ресурси" включват:

1. Трудов договор.На основание чл. 56 от Кодекса на труда на Руската федерация, трудовият договор е споразумение между работодателя и служителя, според което работодателят се задължава да осигури на служителя работа в съответствие с предвидената трудова функция, да плаща своевременно и в пълен размер. заплати, а служителят се задължава лично да спазва трудова функцияи спазва правилника за вътрешния трудов ред.

2. Трудови книжки.По силата на чл. 66 от Кодекса на труда на Руската федерация, те са основният документ за трудовата дейност и стажа на служителя. Всички работодатели (с изключение на работодателите - лицакоито не са индивидуални предприемачи) са длъжни да извършват трудови книжкиза всеки служител, който е работил с тях повече от пет дни, ако тази работае от съществено значение за работника. Спомнете си, че процедурата за поддържане и съхранение на трудови книжки е одобрена с Указ на правителството на Руската федерация от 16 април 2003 г. № 225 „За трудовите книжки“. В същото време правилността на извършване на записи в книгите се определя от Инструкциите за попълване на трудови книжки, одобрени с Постановление на Министерството на труда на Русия от 10.10.2003 г. № 69.

3. Книга за приходите и разходитеотчитане на формулярите на трудовата книжка и нейния вложка, както и трудова книжкакниги и техните приставки. Тези книги трябва да бъдат номерирани, завързани, заверени с подписа на ръководителя на организацията, а също и запечатани с восъчен печат или запечатани (клауза 41 от Правилата за поддържане и съхранение на трудови книжки).

4. Персонал и график на отпуските.Задължението за съставяне на график за ваканции е извън съмнение, това е пряко посочено в чл. 123 от Кодекса на труда на Руската федерация. Но задължението за поддържане на таблица с персонал не е предвидено от Кодекса на труда, въпреки че неговият формуляр № Т-3 е одобрен с постановление на Държавния статистически комитет на Русия от 5 януари 2004 г. № 1.

На 1 януари 2013 г. влезе в сила нов федерален закон от 6 декември 2011 г. № 402-FZ „За счетоводството“ и всяка организация има право да разработва свои собствени форми на първични счетоводни документи. Задължителният характер на унифицираните формуляри ще остане само за бюджетните организации.

Въпреки това, регулаторните органи и съдилищата, когато разглеждат трудови споровепочти винаги изисквайте този документ. Наличието на щатното разписание и промените в него ни дават обосновка за уволнението на служители с цел намаляване на броя или персонала на служителите. Персоналът ще позволи на работодателя да планира разходите си за заплати на персонала.

5. График за време.Графикът трябва да се съхранява във всяка организация на основание чл. 91 от Кодекса на труда на Руската федерация, който задължава работодателя да регистрира точно работното време на всеки служител.

6. Лични карти и заповеди за личния състав.Формулярите на тези документи са установени с постановление на Държавния комитет по статистика на Русия от 5 януари 2004 г. № 1. Личната карта (формуляр Т-2) е задължителна поради изискванията на Правилата за поддържане и съхранение на трудови книжки , тъй като работодателят дублира вписванията в трудовата книжка в нея и е длъжен да запознае служителя с всяко такова вписване (т. 12). Освен това в този документсъдържа личните данни на служителя, поради което трябва да се съхранява в сейф, така че неупълномощени лица да нямат достъп до тях.

Необходими са и заповеди (при наемане (формуляри T-1, T-1a), при преместване (формуляри T-5, T-5a), за повишение (формуляри T-11, T-11a) и др.), тъй като на на тяхна основа се дава отпуск на служителя, изпраща се в командировка, счетоводният отдел изчислява и извършва плащания и др.

7. Поръчки за основната дейност.Първо, такива заповеди трябва да се съхраняват отделно от заповедите за персонала, и второ, те трябва да имат подпис на ръководителя и, в някои случаи, визи за одобрение.

8. Длъжностни характеристики на служителите.В Кодекса на труда не се споменава длъжностната характеристика, въпреки че тя е неразделен инструмент за регулиране на трудовите отношения. Rostrud в писмо № 3042-6-0 от 9 август 2007 г. отбеляза, че това не е просто формален документ, а документ, който определя задачите, квалификационни изисквания, функции, права, задължения, отговорност на служителя. Освен това този отдел препоръча те да бъдат разработени за всяка длъжност (включително свободна), налична в щатното разписание, като отбеляза, че длъжностната характеристика може да бъде както приложение към трудовия договор, така и отделен документ.

9. Журнал за одити.Задължението за водене на този дневник е установено от чл. 16 от Федералния закон от 26 декември 2008 г. № 294-FZ „За защита на правата на юридическите лица и индивидуалните предприемачи при осъществяването на държавен контрол (надзор) и общински контрол“. В такъв дневник регулаторните органи водят запис за извършената проверка. Стандартна формасписание, одобрено със заповед на Министерството на икономическото развитие на Русия от 30 април 2009 г. № 141. Не забравяйте, че списанието трябва да бъде зашито, номерирано и заверено с печат юридическо лицеили индивидуален предприемач.

10. Регистър на служителите, напускащи командировки от изпращащата организация (приложение номер 2). Регистър на служителите, пристигнали в организацията, в която са командировани(Приложение № 3).Задължението за поддържане на тези дневници е установено от Процедурата за отчитане на служителите, напускащи командировки от изпращащата организация и пристигащи в организацията, в която са командировани, одобрена със заповед на Министерството на здравеопазването и социалното развитие на Русия от 11 септември , 2009 No. 739n.

11. Местни разпоредби.Това е доста голям пакет от документи, тъй като именно с такива актове работодателят регулира дейността си и определени процеси в компанията. Въпреки това, местните разпоредби могат или не могат да бъдат в организацията. Има обаче такива актове, които работодателят е длъжен да разработи и приложи във всяка организация:

- Правилник за вътрешния трудов ред- първият и най-важен местен нормативен акт, уреждащ процедурата за наемане и освобождаване на служители, основните права, задължения и отговорности на страните трудов договор, работно време, време за почивка, стимули и наказания, прилагани към служителите, както и други въпроси на регулиране на трудовите отношения в този работодател(Член 189 от Кодекса на труда на Руската федерация). Иска се при почти всякакъв вид трудови спорове.

- Правилник за работната заплата(Допълнително е възможно да се изготви отделна разпоредба за бонуси, ако няма раздел за бонуси, надбавки и допълнителни плащания в наредбата за възнагражденията или вътрешните трудови разпоредби). Изисква се от чл. 135 от Кодекса на труда на Руската федерация, в съответствие с които системите на заплатите, включително размерите тарифни ставки, заплати (официални заплати), допълнителни плащания и надбавки от компенсаторен характер, включително за работа в условия, които се отклоняват от нормалните, системи за допълнителни плащания и надбавки от стимулиращ характер и системи за бонуси се установяват с колективни договори, споразумения, местни разпоредби.

- Правила за съхранение и защита на личните данни. По силата на чл. 87 от Кодекса на труда на Руската федерация, работодателят трябва да има местен акт, установяващ процедурата за съхраняване и използване на личните данни на служителите.

Така по-горе изброихме всички документи, които трябва да бъдат във всеки отдел по персонала.Има обаче и такива, които се разработват и утвърждават само в определена организация, в зависимост от спецификата на дейността. Така че в допълнение към местните разпоредби могат да бъдат разработени разпоредби относно търговските тайни, вътрешно разследване, извършване на освидетелстване, при полагане изпитателен сроки др. Освен това, в зависимост от условията на труд, график на смени, списък на длъжностите за работници с ненормиран работен ден, споразумения за колективни или индивидуални отговорности т.н.

1. форми на дневници за регистрация на документи;

В хода на дейността на организацията се водят различни счетоводни и регистрационни дневници, включително директно в службата за персонал.

Регистрирането помага, ако е необходимо, да се улесни търсенето на необходимата информация или да се направи избор за всеки анализ.

За повече информация относно дневниците, тяхното предназначение, задължителната поддръжка и периодите на съхранение вижте таблицата по-долу.

Примери за дизайн на списание можете да видите, като кликнете върху връзките:

Задължителни полета

Подробности в материалите на персонала на системата:

1. Отговор:Как се прави номенклатура на делата в кадровата служба

Назначаване на номенклатурата на делата

Обикновено номенклатурата на делата се съставя като единен документ за цялата организация. В същото време включва номенклатурата на отделните раздели. Например офисът, секретариатът, финансов отдел, административен отдел, отдел персонал.

Видове номенклатура на делата

Има три вида номенклатура на случаите: типова, примерна и индивидуална.

Типичната номенклатура на случаите предвижда задължителен списък на случаите, които се отварят в организации от същия тип. По правило стандартната номенклатура се разработва в институции, които имат широка мрежа от подчинени организации.

Приблизителната номенклатура на делата е сходна по предназначение с типичната номенклатура. Той е разработен и за организации от същия тип, но има само консултативен характер. Това означава, че подчинените предприятия получават правото сами да решават дали да приемат документа като проба или да разработят своя собствена схема на работния процес.

Всяка организация разработва индивидуална номенклатура на случаите. В същото време заглавията на делата и условията за съхранение на документи се прехвърлят изцяло към него от стандартната или примерна номенклатура. Ако организацията няма типична или приблизителна номенклатура на случаите, тя разработва индивидуална номенклатура самостоятелно.

Такива видове номенклатура на случаите са предвидени в одобрения GSDOU.

Условия за утвърждаване на номенклатурата на делата

Номенклатурата на делата трябва да бъде разработена и одобрена в организацията в края на всеки Календарна годинаи да влезе в сила от януари следващата година. За разработването на номенклатурата, като правило, отговаря канцеларската служба на организацията (офис, секретариат). основната задача официаленкойто ръководи това структурно звено, събира части от бъдещата унифицирана номенклатура от всички отдели на организацията, обобщава ги, прави необходимите промени и придава на документа установената форма. След това документът трябва да бъде съгласуван с експертната комисия на компанията и с архивната служба ( експертна комисиясъздаден в организацията за определяне на стойността на документа и се състои, като правило, от служители на пълен работен ден). След като проектът на номенклатурата на делата получи одобрение от специалисти, ръководителят на службата за управление на деловодството трябва да постави своя подпис върху него. В окончателния вариант документът трябва да бъде одобрен от ръководителя на организацията, като върху него се подпечатва печатът за одобрение.

Номенклатура на делата на кадровата служба

Попълване на номенклатурата на делата

Попълнете колоните в следната последователност - № 1, № 2, № 4, № 5. Данните в колона № 3 се въвеждат последни, а именно в края на календарната година, когато е определен точният брой складове. единици (томове, папки, книги, списания) стават известни).

Колона No 1 от номенклатурата на делата

В колона № 1 от номенклатурата се посочват индексите на всеки случай. Индексът се състои от две части: номер (код) структурна единицав съответствие с щатното разписание на организацията и серийния номер на делото, образувано в службата за персонал. Означени са индексите на казусите арабски цифри. Например 05-07, където 05 е кодът на службата за персонал според таблицата с персонала, 07 е поредният номер на делото (папката) според номенклатурата на делата. Разделете групите индексни номера с тире. Впоследствие прехвърлете индексите на делата от номенклатурата в корените на папки (папки), а при предаване на дела в архива - в корицата на делото. Делата, които съдържат въпроси, нерешени в рамките на една година, се вписват в номенклатурата на следващата година със същия индекс. Такива случаи включват например лични карти, трудови книжки, счетоводни дневници.

Колона No 2 от номенклатурата на делата

В колона № 2 от номенклатурата посочете заглавията на дела (папки) на всички документи, с които работите (входящи, изходящи, вътрешни), както и справочни и регистрационни материали (картотеки, дневници (книги) на счетоводството и издаване на документи). Не включвайте заглавия в номенклатурата печатни издания(бюлетини, тарифи и други справочни материали).

Подредете заглавията на казусите в определен ред. Тази последователност зависи от важността на включените в делото документи. Първо, избройте заглавията на случаите, съдържащи организационна документация - Наредби за отдела за персонал и длъжностни характеристикислужители,. След това се въвеждат заглавията на дела, съдържащи административна документация - заповеди за наемане, преместване и освобождаване на служители, за наказания, стимули, командировки. След това посочете заглавията на случаите със счетоводна и справочна документация - персонал, лични карти, графици за отпуски, регистри на служители, изпратени в командировки и др. Попълнете списъка с официална вътрешна кореспонденция (доклади, обяснителни бележки, изявления).

Съвет на редактора : след като изброите заглавията на всички съществуващи дела в номенклатурата, в колона № 1 поставете още няколко индекса като резервни номера, а в колона № 2 оставете свободно място. Това е необходимо, за да се вземат предвид нови, непредвидени случаи, които могат да възникнат в отдела за персонал през годината.

Колона No 4 от номенклатурата на делата

В колона No 4 от номенклатурата се посочва срокът на съхранение за всеки случай и номерата на съответните артикули съгласно утвърдения. При попълване на тази графа имайте предвид, че номенклатурата трябва да съдържа заглавията на всички дела, заведени през годината. В същото време въведете личните досиета на служителите, независимо от техния брой, в номенклатурата като един файл или като два файла, например „Лични досиета на старши служители“ и „Лични досиета на служители“. Причината за това разделение са различните срокове на съхранение: личните досиета на ръководителите се съхраняват постоянно, а личните досиета на служителите ограничено време- 75 години (списък, одобрен). Като едно нещо в номенклатурата включете личните карти на служителите, както и трудовите книжки. Самостоятелен бизнес в номенклатурата ще бъде всеки дневник или книга за записи, които се поддържат в службата за персонал.

Колона No 5 от номенклатурата на делата

В колона № 5 от номенклатурата маркирайте откриването на дела, предаването на делата, разпределянето на делата за унищожаване, лицата, отговорни за образуването на делата, предаването на делата на друга организация и т.н. бележката може да изглежда така: „Делото е заведено на 01/13/06“, „Оригиналните документи се съхраняват в общ отдел" и т.н. Такива знаци могат да се поставят през целия период на валидност на номенклатурата.

Обобщена справка за броя на делата

В края на календарната година канцеларската служба на организацията (друга служба, отговорна за съставянето на номенклатурата на делата) трябва да състави окончателен запис за броя на заведените дела (томове, части) на постоянно и временно съхранение ( GSDOU, одобрен ).

Нина Ковязина,
Заместник-директор на Департамента по образование и човешки ресурси на Министерството на здравеопазването на Русия

2. Отговор:Какви счетоводни и регистрационни дневници трябва да се водят в службата за персонал

Видове списания

В хода на дейността на организацията се водят различни счетоводни и регистрационни дневници, включително директно в службата за персонал. Като цяло всички регистрационни дневници имат за цел да водят записи и да структурират всяко:

Регистрирането помага, ако е необходимо, да се улесни търсенето на необходимата информация или да се направи избор за всеки анализ. Например, можете бързо да определите кога за последно е идвал инспекторът от Rostrud.

Всички счетоводни и регистрационни дневници, които се прилагат кадрово обслужване, могат да бъдат разделени:

• на задължително за поддръжка;
• към препоръчаните.