Логично е да се предположи, че най-обективните данни, базирани на резултатите от одита, могат да бъдат предоставени само от независим експерт по логистика. Която, както знаете, получава заплата за идентифициране и конкретно показване на грешки и проблеми, които водят до неефективни процеси, а не ги крие и премълчава за тях, за разлика от щатните специалисти на компанията, които са мотивирани да не търпят, "мръсно" пералня."
Често (повече от 15 одита) трябваше да бъда в ролята независим експерти в процеса на извършване на различни видове одити логистични системи, аз на първо място обърнах внимание на склада ( складова логистика) мой клиент. Защо точно наличност, ти питаш?
Защото складът е много важен показател, по който практически без грешка може да се съди за някои важни фактори, които влияят върху ефективността на целия бизнес, както например по пулса на човек може да се съди за цялостното му здравословно състояние .
Очевидно е, че когато човек дойде на лекар, преди да започне лечение, лекарят първо проверява неговия пулс, кръвно налягане и температура. И въз основа на състоянието на тези и някои други лесно измерими показатели, той преценява колко здрав е целият човешки организъм и дали е необходимо да продължи да го изследва, за да диагностицира правилна диагноза.
Също наличност. Ако искате да разберете колко ефективен (здравословен) е вашият бизнес, най-лесното и логично нещо, което трябва да направите първо, е да направите одит на склад, и след това, въз основа на резултатите от одита на склада, решете дали си струва да продължите проверката или можете незабавно да започнете да решавате идентифицираните проблеми (лечение).
Може да попитате: защо точно складът действа като този индикатор, защо например не закупуването или доставката, или продажбите с финанси, защото те също са много важни части от логистичната система?
Работата е там, че в склада обикновено се концентрират (сливат) всички проблеми, причинени от неефективната работа на почти всички. ключови подразделениякомпании.
Например скъпа отдел покупки, поръча и координира доставката на стоки до склада в количества, значително надвишаващи неговия капацитет, дори като се вземат предвид някои резерви.
В резултат на това стоките трябваше да бъдат поставени в пътеките между тях стелажи, блокирайки достъпа до стоките, които са били на стелажите и подлежат на комисиониране, и по този начин значително намаляват скоростта на почти всички складови операции и съответно скоростта и качеството на комисиониране на поръчките.
Изглежда, че грешката е направена в офиса от специалист по закупуване, който може да е направил складНикога не съм бил там, но в резултат на това проблемът възникна в склада.
Или напр. отдел продажби, който е поръчал определено количество стоки за продажба на отдела за покупки.
Отделът за покупки осигури доставка в необходимия обем и в точното време, но отделът за продажби не успя да продаде този продукт и го "заседнал"в склада и се превърна в " неликвиден", или по-лошо, в "просрочен".
И така зае неговото място високоликвидни стокив склада, като по този начин забавя някои много важни складови процеси.
Изглежда, че причината грешка в планирането на продажбите, а складът, както винаги, се оказа „екстремен“.
Какво точно може да се научи в резултат на одит на склад?
Първо и най-важните– така се работи в една компания система за управление на запасите.
Много мениджъри, които отговарят за ефективността на управлението на инвентара на компанията, седят в офиса и гледат мониторите на компютъра си, често го смятат за срамно "слизат" в склада, за да видите какво всъщност се случва там.
В резултат на това компютрите им показват едни номера за някои артикули, но всъщност те имат съвсем други номера в склада. И всичко това, защото складова наличност, тъй като трябва да се извърши, се оказва, че е скъпо за изпълнение и „не искам да си цапам ръцете“.
И тук в такива складове лежи такъв продукт, някъде в далечния ъгъл, и върху него лежи дебел слой прах. И засега този продукт на никого не му трябва, а и пречи в склада, и няма смисъл от него. И ако на никой, на кого "Няма да ти дадат шапка", не ви напомня за такъв продукт, тогава той ще остане там, докато не бъде отписан за сметка на личните средства на собственика на бизнеса.
Повече, освен състояние на склад, като резултат одит на склад, можете да научите следните полезни неща, например:
а) колко ефективно се изразходват парите за складова поддръжка, реконструкция или строителство
б) колко ефективно се използва складовото пространство, рафтовеИ повдиганеоборудване
в) колко ефективно се изразходва? FOT,
г) колко продуктивен е персоналът,
г) колко ефективен е? мотивация.
д) какво е производствена култура в складакак се отразява на качеството на извършваните операции
g) други важни „комунални услуги“
Друг разговор е, че не всеки и не винаги иска да знае истината за своя склад, но това е друга тема, която не е свързана със складовите технологии, но не по-малко важна в този контекст.
За да илюстрирам колко полезно може да бъде простото посещение на конкретен склад, конкретна дистрибуторска фирма, търговски специалист. одити на логистични системи, ще дам следното пример.
Представете си склад дистрибуторска фирмаприблизително 3000 кв. м. с височина до долния ръб на гредата 10 метра, със стелажно складиране на 4 нива, под +1.2000, самонивелиращ се, с докове, със зони за изпращане/приемане, зона за готови поръчки, склад площ и зона на дефект.. всичко е както трябва.
Между другото, складът истински. Собственикът поръча проектирането и изграждането му по шаблонен проект, взет от красива снимка в интернет.
Направих одит на този склад през 2011 г.
Влизайки на територията на склада, в 9:00 часа видях на площта пред доковете струпване на товарни автомобили с товароносимост от 1,5 до 10 тона, а на територията имаше няколко тежкотоварни камиони(енории).
Автомобилите за товарене са натоварени с помощта на мотокар, който е извадил палети със стоки от отворени докове, поставяли ги пред автомобилите, а след това товарачи и склададжии ръчно товарели и поставяли стоката във фургоните.
Защо не е ясно за тези операции склад с докове?
Тъй като доковете бяха заети, камионите, дошли да разтоварят пристигащите, стояха и чакаха края на товаренето.
Влизайки в склада, видях зона за доставка, заета от палети със стоки за изпращане, използвани като зона за завършени поръчки. Всички останали процеси не са извършени по време на транспортирането на разхода поради липса на персонал и пространство в склада за извършване на съответните операции.
Докато бях в склада, прегледах базови клеткии видя, че стоките в базовите клетки не са разположени така, че да е удобно да ги завършите, но разпръснати(сякаш е завършено за последно).
IN зона за бранеИма стоки, които не са вземани от дълго време (вижда се, че са лежали дълго време в равен слой прах по кашоните) и стоки в произволно разкъсани кашони (парчета) и разпръснати, вкл. пътеките.
Подрежданестоките се "обработват" ричтракИ товарач, които могат да преместват стоки не по-високи от 3 нива, поради факта, че пътеките са били затрупани, оборудването е било празно (спестиха време на транспортно оборудване)
Последните нива на рафтовете бяха ~90% празен. Третите нива бяха пълни на 50 процента, вторите нива бяха пренаселени и практически нямаше празни клетки.
От общуването с Стакер, след като ми извади няколко палета, стигнах до извода, че ротацията на стоките не се извършва задоволително.
Съдейки по количеството прах върху палетите със стоки от 4-ти и 3-ти ред, беше ясно, че този продукт повече от месецстояха без движение, а някои позиции стояха много по-дълго (някои позиции стояха там от пускането на склада)
Продуктът или изобщо не е маркиран, или маркираннеправилно (не са посочени дата на доставка, номер на партида, код на продукта).
След разговор с управителя на склада разбрах това складова наличноств склада се извършват без "празен графок", при броене стоките не се отстраняват от горните нива (записва се това, което е написано с голям маркер върху кутиите).
След като наблюдавах, малко по-късно, операцията приемане на пристигащи, видях това, което очаквах да видя: повечето стоки, които пристигнаха при пристигането, не бяха подредени както трябва, на принципа “fi-fo”.(или според някой друг ..), просто беше оставен настрани (на пътеките), защото имаше недостиг на всички пристигнали стоки и този продукт трябваше да бъде изпратен при следващата пратка.
Така с невъоръжено око можеше да се види какво всъщност се случва в този склад. обръща сесамо за 1/3 от общия обем на стоките, а останалата част от продукта просто заема цялото оставащо пространство, практически без движение..
Не ABC складов анализНе можех да покажа този проблем по-ясно от начина, по който се вижда в момента в склада.
Дефектни стокиразположени заедно с други неща, събирането и отписването се извършваха веднъж седмично.
Персоналът на склада постоянно се променяше, мотивация на персоналаимаше „крива“, нямаше екип като такъв... хората работеха от инвентар до инвентар и почти всички напускаха на всеки 3 месеца.
С всичко това бизнес лидерът нае високо платени специалисти по управление на запасите, който изобщо не слизаше в склада, но в същото време даде на Клиента много различни умни таблици и изчисления относно състоянието на наличностите в склада му и той, колкото и да е странно, им повярва.
В допълнение към това бизнес мениджърът трябваше да взема решения в рамките на строги споразумения за дистрибуция, които предвиждаха строги условия за вземане на проби от завишени обеми стоки по приятни причини. бонус проценти.
Условието за получаване на тези бонуси беше в определен момент в склада да пристигне пратка със стока, в пъти по-голяма от обичайната, без да има договорен план. енорийски норми.
В резултат на това стоките бяха изложени на пътеките и всички складови процеси се забавиха значително или спряха напълно.
В крайна сметка Компанията роди някои непреки разходи, които бяха по-трудни и неприятни за изчисляване от преките ползи от бонуси, свързани с допълнителен бонус за бизнес мениджъра и някои от неговите подчинени, но като размер тези загуби, дори на повърхността, бяха значително по-високи от приходите от бонуси.
След одит на склад, снабдяване и доставкаБизнес мениджърът на тази компания получи пълна разбивка на съществуващите проблеми по приоритет и постепенно започна целенасоченото им отстраняване.
Затова, разбира се, трябва да се направи одит на склада!
Не позволявайте да стигне до точката, в която, както в горния пример, трябва да го направите замразяване на 2/3 от инвентара в неликвидни запаси, следвайки ръководството на Изпълнителите.
Ясно е, че складът разполага с по-малко хора с високи заплати, които могат да лобират интересите на склада пред ръководството на компанията, но все пак няма нужда да правите „помийна яма“ от складакъде да поставим „плитчиците“ на всички останали дивизии. Това, твърде скоро, в крайна сметка само ще влоши цялостната ситуация.
Но дори ако всичко във вашия склад не е толкова лошо, както е описано в моя пример, все пак не спирайте дотук.
бр
Подобрете ефективността на вашия бизнес по цялата верига на доставки! И не смятайте за срамно отново да погледнете в склада и да общувате с персонала на склада!
брОдитът на склада ще ви помогне да оцените ефективността на складовата система, нейните компоненти и много логистични процеси. Намерете възможни начини за оптимизиране на работните процеси и намаляване на площта на сгъване.
Компанията GIKOM ще извърши одит на вашия склад и ще предостави списък с препоръки за подобряване на работата.
Необходими данни за одит:
- Въпросник за складовата логистика - както е и прогноза за 3-5 години (или % растеж)
- Схема на склад с размери
- Списъкът с ограничения включва максимален брой пристигания в склада, максимална производителност на всяка линия, максимален и минимален обем и тегло на една SKU и др.
- Снимки на настоящия склад - по външния периметър и отвътре
Технология за одит на склад:
- Анализ на текущата вътрешноскладова логистика
- Анализ на складови процеси
- Одит на системата за управление на склад
- Определяне на структурата на товаропотоците
- Одит на ефективността на съхранение на продуктите върху стелажи
- Анализ на топологията на разположение на оборудването в склада и производството
- Идентифициране на "тесни места" - "точки на растеж", чиято оптимизация ще ви позволи да увеличите количеството на получените и изпратени стоки, капацитета за съхранение в зависимост от задачите на вашия склад и производство.
Историята на развитието на такава категория като одит се разглежда по различен начин от много автори. Съответното определение, преведено от латински, се тълкува като „слушане“ и се използва на практика за дефиниране на проверка. По този начин одитът обикновено се разбира като проверка, извършена от независим експерт, насочена към конкретна дейност или явление. Ето защо има технически, експлоатационен, екологичен и логистичен одит, които се обсъждат в тази статия. Какво се разбира под представената категория? С какво се различава от другите? Какви видове логистичен одит съществуват? На тези и други също толкова важни въпроси можете да отговорите, като прочетете нашата статия.
Концепция и организация на логистичния одит
Днес, наред с концепциите за финансов, счетоводен, технически и други видове одит, логистичният одит заема важно място. На първо място, действието му е насочено към намаляване на логистичните разходи и повишаване на ефективността на икономическите дейности на предприятието като цяло.
Логистичният одит трябва да се разбира като цялостна проверка на ефективността на логистичните подсистеми. Ролята на логистичния одит при избора на логистична стратегия е да идентифицира „проблемните области“. Така по време на процедурата се образува дърво от връзки между тях, които имат причинно-следствен характер. Освен това се правят обширни икономически изчисления по отношение на продажбите, използването на пространството и управлението на инвентара. Организацията на логистичния одит и етапите на неговото изпълнение са пряко свързани със следните видове одити:
- Одит на доставките, тоест логистиката.
- Одит на планирането по схемата “продажби - производство - доставки”.
- Одит на логистични разходи за складиране, опаковане, съхранение и движение на търговски продукти.
- Одит на дистрибуцията на продаваеми продукти в съответствие с веригата на доставки.
Резултати от логистичен одит
В допълнение към организационния въпрос, теоретичната основа на системата за логистичен одит включва и резултата от процедурата под формата на доклад, съдържащ следната информация:
- Оценка на действителното състояние по отношение на логистичната система на предприятието.
- Списък с технически, информационни, организационни и технологични препоръки за подобряване на всички логистични подсистеми.
- Преценка на необходимостта от определени промени.
- Предварителна (потенциална) възвръщаемост на инвестицията.
Резултатите, които се обявяват след процедура като одит на логистични системи, обикновено показват целесъобразността на определени проекти, свързани със следните точки:
- Разработване на стратегия по отношение на логистичния компонент на структурата.
- Реинженеринг (дизайн) на система или логистична подсистема. Ярък пример за последното е проектирането на складов комплекс.
- Формиране на система, свързана с регулирането на логистичните бизнес процеси.
Логистичен одит и неговия основен принцип
Основният принцип на логистичния одит е развиващото се движение от общото към конкретното. С други думи, процедурата започва с проверка на целите на глобалната структура и завършва с причините за пропуснати възможности, ниска производителност и ниска ефективност. След разглеждане на общи въпроси логистичният одит на предприятие включва провеждане на подробно проучване на логистичните функционални области в компанията.
По този начин, в съответствие с горния принцип, се изследват текущите стратегии на предприятието, които могат напълно да повлияят на организацията по отношение на движението на потоци от материален характер. Във всеки случай това изисква анализ на корпоративната мисия, както и производствената, маркетинговата и покупателната стратегия на компанията. Последната стъпка от одита на логистичните системи е формирането на база данни. По този начин може да се използва за оценка на ефективността на тези системи в предприятието.
За изпълнение на процедурата, разгледана в статията, се създава екип, включващ представители на логистичната служба и други функционални отдели на компанията (счетоводство и финанси, продажби и маркетинг, покупки и производство, информационно обслужване и т.н.). Важно е да се добави, че например логистичният одит на транспортната система на предприятието се извършва в присъствието на външни експерти. Освен това в изпълнението на процедурата често се включват студенти от специализирани висши учебни заведения. Този ход несъмнено е препоръчителен, тъй като начинаещите специалисти по един или друг начин се нуждаят от практическа основа за постигане на професионалните си цели.
Етапи на съставяне на сектори за логистичен одит
Съвременните учени разграничават няколко етапа на логистичния одит, включително предварителен, основен и съответно окончателен. Като начало би било препоръчително да разгледаме предварителния етап на логистичния одит.
И така, през първите два до три дни специалистите изучават функционалните области на производство, доставка, продажби и маркетинг на търговски продукти. След това в продължение на една седмица експертите по логистика обработват резултатите от изследването, както и изготвят списък с логистични функции, които по един или друг начин подлежат на задълбочена проверка. Последният ред на логистичния одит на този етап съдържа формулирането на въпроси за анкети и интервюта, както и съставянето на списък от показатели, според които ще се оценяват логистичните функции.
Основният етап на логистичния одит
Като начало трябва да се отбележи, че основният етап на такава мащабна процедура се класифицира на вътрешен и външен одит. Тази глава разглежда одита на логистичните разходи на примера на промишлено предприятие и неговия основен етап. Отправната точка на вътрешния одит е интервю с ръководителя на предприятието. След това логистичният одит се извършва в съответствие със следните области:
- Първата посока включва анкетиране на служителите на функционалните отдели на компанията по въпроси, които по един или друг начин са свързани с логистиката (продажби, складове, транспорт).
- Втората посока включва работа с извадка от корпоративна документация.
- Третото направление говори за събиране на информация в съответствие с договорите за доставка за извършване на статистически анализ на продажбите и покупките на търговски продукти.
В процеса на вътрешен логистичен одит се използва система от показатели, които се класифицират в следните групи:
- Първата група съдържа показатели за обслужване на външни и вътрешни потребители, както и оценка на качествените характеристики на услугата, която трябва да включва способността за фундаментална промяна на характеристиките на поръчките в съответствие с исканията на клиентите, времето за изпълнение на поръчката, както и като стабилност по отношение на това време.
- Втората група включва показатели, които са пряко свързани с разходите за средства за логистични операции и процедури. В процеса на анализ на разходите се оценява съотношението разходи-ползи. Това се отнася до ползите, които клиентите получават от приемането и по-нататъшното прилагане на определени решения в компанията.
- Третата група включва няколко показателя за използването на собствен парк от превозни средства (подвижен състав) или складови съоръжения, включително коефициент на използване на товароподемността на превозното средство, коефициент на използване на складовия обем и т.н.
Външен одит
Както се оказа, основният етап от процедурата, разгледан в статията, включва такива видове логистичен одит като вътрешен и външен. В тази глава би било препоръчително да се запознаете с последното. Важно е да се отбележи, че има смисъл да се определя началната точка за външен одит само когато процедурата за вътрешен одит е гарантирано завършена. Така на този етап се изследват очакванията и изискванията на клиентелата, за да се определят оптималните показатели за ефективност на предприятието; разглеждане на техниките, използвани от състезателите; оценка на нивото на обслужване на потребителите на материалния поток и др.
Трябва да се отбележи, че външен логистичен одит се извършва под формата на изпращане на специално подготвени въпросници или селективни интервюта директно с представители на обслужваните компании, както и с купувачи от различни географски местоположения или с различен обем покупки. Важно е да се добави, че стандартните въпросници трябва да бъдат напълно адаптирани към всяка тествана структура. Освен това по правило се изследват не само ръководителите на компанията или нейните отделни подразделения, но и конкретни служители в съответствие с тяхната сфера на дейност.
По този начин, въз основа на резултатите от външния одит, е възможно да се формулират конкретни препоръки за структурата и да се посочат промените, които трябва да бъдат направени в логистичната система, която е била актуална към момента на одита.
Крайният етап
След приключване на основния етап от логистичния одит е необходимо да се изготвят следните аналитични доклади:
- Първият отчет, разработен в съответствие с анализа на инвентарната номенклатура, съдържа информация за асортимента на суровините и търговските продукти, материалните запаси по групи, категории или позиции и оценка на оборота на артикулите по номенклатура.
- Вторият отчет съдържа анализ на паричните потоци в компанията, както и извън нея. Например, подробно описание на паричния поток през склада като цяло и обема на паричните потоци в съответствие с всяка логистична операция поотделно. Важно е да се отбележи, че на линейните сегменти, разположени между складовите зони, също е важно да се посочи размерът на паричния поток. Получените резултати се използват за определяне на броя товарачи и транспортни средства за вътрешноскладови цели.
- Третият доклад е посветен на оборудването на предприятието с ресурси. По този начин съответната информация включва класификацията и характеристиките на оборудването за товарене и разтоварване. Основната цел на описанието не е нищо повече от оценка на материално-техническата база, свързана с предприятието.
Обобщение на информацията
Както се оказа, се извършва логистичен одит, за да се установят пропуски в логистичната система на структурата. След идентифициране на тесни места (зони с повишен риск), по един или друг начин, експертите по логистика разработват препоръки за коригиране на идентифицираните проблеми. Разбира се, тези препоръки впоследствие се използват за подобряване на нивото на обслужване на съществуващи клиенти, намиране на нови, както и за подобряване на управлението на паричните потоци.
Пример за логистичен одит
В тази глава би било подходящо да разгледаме процедурата за логистичен одит, като използваме конкретен пример. Складовият одит не е нищо повече от търсене на методи за подобряване на складовите операции в рамките на експресно проучване на складовите процеси и ресурси. Тази дейност може да се извършва както еднократно, така и текущо. Както беше отбелязано по-горе, логистичният одит е насочен главно към идентифициране на недостатъци в организацията на склада, както и в неговата експлоатация. Освен това в този случай е целесъобразно да се създадат определени предложения за отстраняване на констатираните недостатъци. Особена задача на процедурата, разгледана в статията, често е да се обоснове фактът, че складът трябва да бъде автоматизиран.
Често логистичният одит се счита за задължителен етап преди внедряването на WMS система. По този начин резултатите от изследванията и съответните препоръки от експерти по логистика позволяват да се намерят най-оптималните опции по отношение на съхранението на продаваеми продукти, както и да се оптимизира изпълнението на складовите операции, броя на служителите, натоварването и т.н. С други думи, логистичният одит по един или друг начин допринася за разбирането какво трябва да се направи в склада, за да се приведе в абсолютен ред преди автоматизацията.
Логистичен одит на практика
Логистичният одит на склад включва следните операции:
- Анализ на инфраструктурата.
- Анализ на техническия процес.
- Анализ на текущи документи.
- Анализ на компютърни и информационни системи.
- Разработване на предложения и препоръки за подобряване на ситуацията.
- Изчисление по отношение на предпроектно проучване за внедряване на WMS система.
В процеса на извършване на логистичен одит на склад се използват следните инструменти:
- Интервюиране на служители на компанията.
- Мониторинг на работния процес в склада.
- Анализ на текущата документация, включително работни инструкции, технологични карти, оформления и др.
Резултатите от логистичен одит в склад са следните точки:
- Списък на текущите проблеми на предприятието.
- Препоръки за решаване на съществуващи проблеми.
- Обосновка на необходимостта от внедряване на автоматизирана система.
Логистичен одит на склад.
Логистичният проект обикновено се осъществява след логистичен одит, който отговаря на въпроса:
Какво да правя?.
Логистичният проект отговаря на въпроса:
Как да се направи?
Логистичен одит на склад– това е най-търсената работа в сферата на логистичното консултиране , който по правило се състои от следните раздели на техническите спецификации:
Получаване и анализиране на изходни данни за оформлението и стоковото движение на склада. Анализирани са стоковите, информационните, документните потоци, икономическата ефективност, ИТ и техническото оборудване на склада. Данните се получават от различни източници: въпросници, интервюта със служители, проверка на обекта на място, изтегляния от ИТ базата данни и др.
Анализ на цялостната ефективност на застрахователната компания, вкл. складови логистични системи, оформление на склада, схеми за разположение на стоките, техническо оборудване на склада, технико-икономически показатели за ефективност, продуктова номенклатура, системи за дистрибуция на продукти и документооборот в склада, провеждане на проверка на информационната система, система за мотивация и ниво на обучение на складовия персонал.
Данните се получават от различни източници: въпросници, интервюта със служители, проверка на обекта на място, изтегляния от ИТ базата данни и др.
Предварителен анализ на ефективността на съществуващите технологии за получаване, съхранение, комисиониране, опаковане, освобождаване и др. Идентифицирайте тесните места
Идентифициране на основните проблеми във функционирането на складовата логистична система, поставяне на цели и управленски задачи, класиране на задачите.
Предварително определяне на цената за разработване и внедряване на проекти за оптимизиране на управлението на складови системи и реинженеринг на технологиите за обработка на товари.
Предварителна оценка на възможността за намаляване на дела на складовите разходи в крайната себестойност на продуктите при различни варианти на управленски решения.
Прогноза за дългосрочни резултати.
Въз основа на резултатите от одита експертът по логистика представя на клиента окончателен отчетен документ от 30-50 страници , който включва следната информация:
Обобщени статистически данни за динамиката на търговския оборот, товарооборота и технико-икономическите показатели за общата ефективност на логистичната система, показателите за ефективността на логистичната система на комплекса и нейните елементи, обработени с помощта на въпросници
Аналитична част с одитни заключения
Всички предложения и препоръки на експерта за оптимизация и повишаване на ефективността, представени в окончателния документ, са с приложно-практически характер , което дава възможност на Клиента да ги използва за:
Оценка на ефективността на съществуващата логистична система на Обединеното кралство
Вземане на управленски решения за подобряване на цялостната ефективност на застрахователната компания
Експертът може да участва в процеса на внедряване и адаптиране на препоръки за логистичната система на склада на клиента като част от допълнително споразумение.
Според нашата практика много често, в съгласие с Клиента в техническите спецификации, в рамките на препоръките на логистичния одит, експертът извършва работа по разработването на концепцията на склада и технологията на неговото функциониране, описва бизнес процесите „както е“, концептуално описва технологията „както трябва“, разработва няколко решения за планиране на склада с приблизително изчисляване на зоните и броя на стелажите.
Но тези разработки са приблизителни и нямат детайлността и качеството на логистичен проект.
Продължителността на одита е 3-4 седмици.
Състав и процедура за логистичен одит на склад | експерт логистика Н. Лобанов (актуално за 2017 г.) | |
| Име на услугата | За какво? Какво получава Клиентът в резултат на услугата? | |
| Определяне и съгласуване с Клиента на целите и задачите на одита | Повишена ефективност от инвестиции в логистичен одит | |
| Създаване и утвърждаване на Работна група – работна проектна група от ключови служители. Възлагане на RP от клиента. | Намаляват се рисковете при взаимодействието на експерт със служители на компанията, повишава се качеството и ефективността на работата по време на одитния процес | |
| Етап No1 Събиране на първоначална информация | ||
| .1 | Изготвяне на ОЛ (въпросници) за събиране на първоначална информация в съответствие с целите на одита | Стандартизацията и унификацията на информацията в RL ви позволява да намалите времето за събиране на първоначална информация. Качеството на изходните данни се подобрява. Става възможно да се направи сравнителен анализ на представянето на склада с подобни складове в индустрията. |
| .2 | Получаване чрез RP от ключови служители на първоначалната информация, необходима за одита | Подобрява се координацията и взаимодействието на работата на работната група по проекта. Рисковете от „саботаж“ на служителите при получаване на първоначални данни са намалени |
| .3 | Анализ на информацията, получена в РЛ, нейната проверка. Поискайте допълнителна информация, ако има съмнения относно нейната коректност. | По правило при събирането на първоначални данни винаги има „дефицит“ на информация и нейното изкривяване, умишлено или неумишлено. Няколко източника за получаване на информация, извършване на няколко повторения при проверката й, могат да намалят риска от грешки при одита и да подобрят качеството на препоръките към клиента. |
| .4 | Получаване на първоначална информация директно в склада чрез интервюта със служители, снимки от работния ден, проучване на складови BP и операции на място. | Работата на експерт директно в склада ви позволява да намалите риска от грешки при анализиране на информация, получена от разстояние чрез RL. Този метод се използва за получаване на липсваща изходна информация, която не е в корпоративната информационна система и документооборота на компанията. Позволява ви да установите контакт със служителите на склада и да извършите одит по-ефективно. |
| Етап № 2 Анализ на първоначалната информация | ||
| .1 | Анализ на ГО-товарооборот, ТО-стокооборот, ТЗ-опис, асортиментна матрица в разрез: дни, седмици, месеци, години (3 години). Анализ на оборота на стокови групи, неликвидни активи. | Позволява ви да получите цялостна картина на потока от стоки в склада и правилни данни за оценка на неговата ефективност. |
| .2 | Анализ на основните KPIs - ключови показатели за ефективност на склада. Сравнение с индустриалните KPI на други складове. | Числено изчислените KPI са основата за правилна оценка на представянето на склад в сравнение с подобни складове в индустрията. |
| .3 | Анализ на показателите за „складов капацитет“, показатели за ефективността на използване на складовите обеми. Определяне нивото на "пиковите" натоварвания на склада. | Позволява ви да определите максималните човешки и технически ресурси на склада, което намалява рисковете от сривове в работата на склада и неизпълнение на възложените му оперативни задачи. |
| .4 | Анализ на технологията за работа на склада на базата на основните бизнес процеси. (Приемане, съхранение, комплектуване, попълване, селекция, експедиция, инвентар). | Нивото на технологиите е основа за ефективна работа. Анализът на основните BP ви позволява да намерите PA в технологичния процес и след това да ги елиминирате. |
| .5 | Анализ на складовата система за нейната ефективност по отношение на производителността на труда, нивото на обслужване на клиентите, икономическите показатели, междускладовите движения. | Ако има няколко складови помещения, отдалечени едно от друго, възникват проблеми с междускладовите движения и складовото съхранение, което води до допълнителни разходи и намаляване на ефективността на складовата система. Анализът ви позволява да идентифицирате UM в складовата система и да оптимизирате работата на склада. |
| .6 | Анализ на складовото оформление (топология) за неговата ефективност за избраната технология на работа. | Оформлението на склада трябва да осигурява възможност за внедряване на избраната технология и работа. Оформление на склад, което не е подходящо за технологията, ще „забави“ складовите операции, намалявайки тяхната ефективност. |
| .7 | Анализ на ПТО-подемно-транспортното оборудване за ефективност при избраната технология и оформление. | Складовата механизация и ИТ трябва да са адекватни на избраната технология и разположение на склада. „Ръчният труд“ е непродуктивен. |
| .8 | Анализ на документооборота (електронен и хартиен). | Първичните счетоводни документи трябва да се изготвят в склада в съответствие с PBU. Електронното управление на документи ви позволява да намалите „човешкия фактор“, да увеличите производителността и качеството на складовата работа. Позволява ви да направите складовото счетоводство "прозрачно". |
| .9 | Анализ на „Счетоводната политика“, системата за отчитане на разходите, тяхната „дистрибуторска база“, проверка на правилността на изчисляване на себестойността на складовите логистични операции. | Управлението на разходите ви позволява да намалите цената на стоките и е в основата на системата за управление на запасите (IMS), което увеличава рентабилността на цялата компания. |
| .10 | Анализ на складово ИТ оборудване. Проверка на функционалността и стратегиите на WMS. Проверка на прилагането на техниките за анализ ABC и XYZ. Проверка на нивото на автоматизация на операциите, интерфейса между WMS и CIS (корпоративна информационна система). Изучаване на принципите за изграждане на адресна система за съхранение и система за етикетиране на стоки и оборудване. | Позволява ви значително да увеличите производителността на складовите операции, да намалите разходите и да повишите нивото на обслужване. На базата на правилото Парето 80/20 се изгражда цял клон на математическия анализ, така нареченият ABC анализ, който се основава на разделянето на обекта на анализ на три групи според степента на тяхната важност и ефективност според по определен критерий. В логистиката методологията 80/20 и ABC са аксиоми, тъй като работят много добре в практическо приложение. Има много примери. 20% от операциите са с 80% трудоемкост 20% от клиентите носят 80% от оборота на компанията |
| .11 | Анализ на складова технологична карта, Правила за БП (бизнес процеси), Функционални инструкции. | Бизнес процесите могат да бъдат управлявани само когато са описани и формализирани. Управлението на процесите ви позволява да автоматизирате 80% от операциите и да намалите влиянието на „човешкия фактор“ в административното управление. |
| .12 | Анализ на системата за нормиране на складовите БП и операции. | Рационалната система е основата за планиране на операциите, което ви позволява да намалите рисковете и да увеличите ефективността на склада. Също така системата за стандартизация ви позволява да изчислите продължителността на операциите, тяхната трудоемкост и ви позволява да изчислите необходимите човешки и технически ресурси. |
| .13 | Анализ на системата за планиране на складовата дейност и взаимодействието на склада със свързаните отдели на компанията. | Без система за планиране един склад не може да бъде ефективен. Складовите BP са разположени в средата на веригата за доставки, така че ефективността на складовите BP е силно зависима от входящите и изходящите BP на съседните отдели. Правилата за взаимодействие на склада със съседните отдели позволяват да се координира и синхронизира BP на цялата компания. В този случай се постига синергичен ефект. |
| .14 | Анализ на системата за мотивация на складовия персонал. | Мотивацията на персонала е в основата на ефективността на прилагането на BP. Добрата складова мотивация повишава производителността на труда и качеството на работа на складовия персонал с до 70%. |
| Етап № 3 Въз основа на анализ на първоначалната информация, идентифициране (UM) на „тесните места“. | Тази статия използва концепцията за „верига на доставки“, част от която е теорията на Голдрат за „тясното място“ или „слабото звено във веригата“. (Рецептата на д-р Голдрат. Относно теорията на ограниченията (TOC) на Елияху Голдрат. | |
| .1 | Определяне на UM в складовата система и оформлението на склада | Позволява ви да оптимизирате складовата система, да премахнете проблемните зони в оформлението на склада, което увеличава степента на използване на обема на склада, увеличава капацитета на склада и повишава производителността на труда. |
| .2 | Дефиниция на UM в складовата технология | Технологията е ноу-хау. Усъвършенстването на технологиите води до повишаване на ефективността на склада като цяло, както и на цялата компания. |
| .3 | Дефиниране на UM в техническото оборудване и експлоатация на склад и използването на ИТ. | Позволява ви да намалите нивото на „ръчните“ непродуктивни операции |
| .4 | Дефиниция на UM в складовата счетоводна политика | Позволява ви ефективно да използвате складовите ресурси, да правите изчислението на себестойността на стоките по план, което води до намаляване на складовите запаси, намаляване на дела на логистичните складови разходи в оборота на компанията, увеличаване на нейната рентабилност. |
| .5 | Определяне на UM в система за автоматизация на склад, оценка на нивото на формализиране на BP (бизнес процеси) | Позволява ви да внедрите по-ефективна система за управление на процеси. |
| .6 | и т.н. | |
| Етап № 4 Препоръки за премахване на тесните места и оптимизиране на складовите операции. | ||
| .1 | Препоръки директно за всеки идентифициран UM. | За всеки UM Клиентът получава отговор на въпроса: Какво да направи, за да го премахне. |
| .2 | Препоръки от системен характер за оптимизиране на работата на склад във фирма | „Пачуърк оптимизацията“ на складовата BP е много по-малко ефективна от оптимизацията със систематичен подход към веригата за доставки. |
| .3 | Оценка на потенциала за намаляване на дела на складовите разходи в крайната себестойност на продуктите при различни варианти на управленски решения. Прогноза за дългосрочни резултати | Дава се оценка на границите на възможностите за оптимизация на даден склад. |
| .4 | Оценка на нивото на инвестициите и срока на изплащане за системна модернизация на складовата логистика | Извършва се оценка на инвестициите в оптимизация на склада според основните препоръки и срока на изплащане за вземане на управленско решение за по-нататъшна работа в рамките на логистичния проект. |
| .5 | Препоръки за реинженеринг на цялата компания и в резултат на това подобряване на логистичната система. | |
| Стандартен набор от услуги за одит на складова логистика | Цена от виж RUB, продължителност 4-6 седмици | |
| Пътни разходи на експерта (извън района на Москва) | от 50 000 rub. | |
| Общо за одита: | от по договор RUB | |
| Допълнителни услуги като част от логистичен одит на склад. | ||
| .1 | Проучване и анализ на ОЛ No 8 Циклограми на складовата работа през деня по основния БП. Цената на услугите: 70 хиляди рубли | Складовите циклограми ви позволяват да създадете оптимален работен график за складовия персонал на смени и BP групи, което намалява складовите разходи и подобрява нивото на качеството на обслужване. Циклограма може да се направи само ако имате WMS, от който можете да теглите данни в определен формат! |
| .2 | Провеждане на селективно синхронизиране на основните складови операции с цел проверка на коректността на системата за нормиране на складовите операции. Цената на услугите: 70 хиляди рубли | „Правилните“ стандарти за складови операции позволяват да се повиши ефективността на системата за складово планиране и системата за мотивация на персонала. „Грешните“ стандарти могат да доведат до „саботаж“. Случайна проверка на стандартите ще ви позволи да определите UM в системата за стандартизация на складовите операции. |
| .3 | Описание на основния BP "Както е" Разходи за услуги: 100 хиляди рубли | Ако в склада няма описание на формализиран BP, тогава описанието на BP „Както е“ ще отбележи началото на по-нататъшна работа по формализиране на BP, без което автоматизирането на BP в ИТ ресурсите е невъзможно. |
| .4 | Разработване на нови решения за складово планиране Разходи за услуги: 80 хиляди рубли | Ако са допуснати груби грешки в топологията (схемата) на склада, тогава е необходимо разработването на 2-3 оптимални оформления, което е началният етап на логистичния проект. |
В настоящата пазарна ситуация много собственици и управители на компании се обръщат към компанията с молба за препоръки, съвети или помощ за повишаване ефективността на складовата логистика. Наистина, от 2004 г. нашите консултанти помагат на клиентите си да намерят логистични затруднения и да разработят уникални логистични решения, които спомагат за създаването на конкурентни предимства и подпомагат установяването на логистични услуги.
Затова решихме да поговорим за това как е възможно да се повиши нивото на ефективност на складовата логистика, използвайки примера на един от клиентите, чиято история на развитие е показателна и типична.
Голяма търговска компания се развива през последните 15 години с различни темпове: първо нае склад с площ от 1000 м2, след това с нарастването на продажбите и балансите нарасна и наемът, в момента има 3 складови комплекса под наем 1500-1000 м2 разположени в близост, както и отделно се наемат 2 складови бокса по 150 м2 всеки за съхранение на сезонни стоки, плюс до 500 палетни места се изнасят в зависимост от доставката на контейнери.
Преди кризата на потребителското търсене собственикът на компанията имаше доста висок марж на стоките, видя загуби в логистиката в района на 2-4% от оборота, но „затвори очи за тях“, тъй като компанията практически се удвоява на всеки 2 години..
Ситуацията на пазара се промени от 2014 г. насам и ние трябваше да „запретнем ръкави“ и да „нарежем костите“: през 2015 г. бяха оптимизирани разходите за персонал, офис, оперативни разходи... След като посети складовете си, собственикът разбра, че трябваше да го оправи и да затвори няколко склада, като разпродаде неликвидни активи. „Както беше казано, така беше направено“ - бързо разпродадохме ликвидни активи, оптимизирахме и ревизирахме балансите, освободихме няколко склада, изоставихме отговорното съхранение, намалихме част от складовия персонал, закупихме допълнителни стелажи и 2 товарача, за да ускорим изпращането. Разходите за логистика бяха намалени и изглеждаше, че ситуацията се е нормализирала.
Въпреки това, година по-късно отделът за продажби намери интересна ниша, опита тестови продажби и осъзна, че спешно трябва да развият посоката, подписаха изгоден договор за доставка на 30 контейнера със стоки от Тайван, всичко щеше да е наред, но те се сетиха, че складовете са „оптимизирани“ и Няма ли място за съхранение на входящите контейнери?
Собственикът беше изправен пред вечния въпрос - какво да прави? Отново потърсете отговорно съхранение или наемете склад наблизо за една година, наемете нов персонал. В същото време съществуващият персонал е недостатъчно използван, новият асортимент се изисква от 30% от настоящите клиенти и трябва да бъде опакован в едно превозно средство , това означава, че още един транспорт на стоки от новия склад до текущия (където вече има един транспорт), и това все още е загуба на 1 ден и не е факт, че ще донесат това, което трябва, няма да има счупени по пътя или откраднати, те ще го загубят.. В същото време, след стартирането на тази посока, конкурентите веднага стават активни, Те ще могат да изпращат стоки по-бързо, включително онлайн, и логистиката ще започне да изяжда печалба на дестинацията, плюс възможна разлика в обменния курс – трябва ли да транспортирате 5 контейнера или 10 наведнъж? И отново цикълът - къде да го поставим, омагьосан кръг...
Обичайна ситуация?! Срещнахме много компании, чиито собственици разбират как да инвестират пари: в развитието на нови направления, откриване на производство, разширяване на флота, но по някаква причина складовата логистика е последното нещо, което си спомнят?
В резултат на това собственикът реши да се обърне към консултанти Bestlog – логистично консултиранеза помощ при разрешаването на този проблем. За да оцените ситуацията, не е необходимо да отидете при клиента - понякога са достатъчни следните документи:
- генерален план с план на склад и стелажи (в AutoCAD);
- ГПЗУ, топография с мрежи
- попълнен въпросник за складовите стокови потоци „както е“;
- снимки на склада около периметъра и отвътре;
- складова структура, правила за работа на склада, DI, RI, разпоредби за мотивация на склада
- логистичен бюджет за текущата година,
- достъп до ERP системата за оценка на складовата отчетност (по разписки, вътрешни движения, инвентаризация, пратка, оборотна ведомост, справочници)
