Инерцията на човешките навици е основната пречка за въвеждането на електронни системи за управление на документи (EDMS) в предприятията. Предимствата им скоро ще станат решаващи в конкурентната борба, така че сега трябва да помислите за прехвърлянето на офис работата на цифрова основа.
Правно основание за EDS
Големите предприятия с широка клонова мрежа бързо преминават към електронно управление на документи, което се улеснява от наличието на достатъчна законодателна рамка.
Законите, регулиращи работата на EDS са:
- № 149-FZ „За информацията, информатизацията и защитата на информацията“.
- № 63-FZ „За електронния подпис“.
- № 263-FZ „За премахване на ограниченията за електронно управление на документи“.
- Граждански кодекс.
- Арбитражно-процесуален кодекс.
Преките законодателни норми са еднакви за всички, но когато внедрява EDMS, предприятието трябва да разработи допълнителен брой вътрешни административни документи:
- правилник за използване на EDS;
- корпоративни правила за електронен документооборот с алгоритъм за разрешаване на спорове;
- документ за присъединяване към правилата, който трябва да бъде подписан от всички служители.
Служителите на компанията са длъжни да използват само сертифицирани EDS и средства за криптографска защита на информацията. Спазването на това правило и последователността на законодателната рамка позволяват да се направят действията на служител в корпоративна EDMS правно значими.
Същност и функции на EDMS
Електронната система за управление на документи е автоматизирана система за управление на работния процес, която позволява на служителите да взаимодействат чрез цифрови устройства без използването на хартиени носители на информация.
Основните функции на EDMS са:
- създаване, прехвърляне, съхранение на електронни документи (ЕД);
- дигитализация на хартиени документи;
- създаване на документна карта с нейните атрибути;
- формиране на документи по готови шаблони със зададени атрибути;
- търсене на документи в централизирана база данни;
- маршрутизиране на документи;
- контрол върху получаването на документа и изпълнението на съдържащите се в него указания;
- водене на дневници, класификатори;
- конвертиране на ED в съвместими формати;
- автоматично регистриране на входящата документация;
- изпращане на известия;
- съгласуване на документи;
- колективна работа с ЕД;
- взаимодействие чрез ED с контрагенти на компанията;
- генериране на справки за изпълнение и движение на документи.
Важен параметър на EDMS е неговата модулност, която позволява разширяване на функционалността без значителни промени в основните настройки.
Видове EDMS
Очевидно големите индустриални предприятия и търговските компании имат различни изисквания за EDMS. Ето защо софтуерните продукти се разделят на две категории в зависимост от стандартизацията на работните процеси:
- "кутия";
- основен с обширни опции за конфигурация.
Продуктите "в кутия" са предназначени за складови операции, офис процеси и малки индустрии. Те изискват само модулна конфигурация и въвеждане на първична информация.
Техните характеристики:
- бърза настройка;
- стандартизирано обучение;
- не се изисква модификация;
- ниски разходи за поддръжка.
Базовите платформи се внедряват в големи предприятия с уникална организационна и производствена структура. Такива EDMS изискват дългосрочно усъвършенстване, включително от собствените ИТ специалисти на клиента.
Те имат следните характеристики:
- способност за приспособяване към конкретни бизнес процеси;
- създаване на допълнителни софтуерни модули според изискванията на клиента;
- променливост на интерфейса;
- сложност на планирането на разходите поради невъзможността да се оцени размерът на подобренията.
За повечето малки фирми и търговски организации стандартните решения в "кутия" ще са достатъчни.
Предимства на системата за електронен документооборот
Прехвърлянето на документооборота на предприятието в електронен вид дава на компанията предимства на няколко организационни нива. EDMS ви позволява да опростите работата както на ръководството, така и на обикновените служители.
Тактически предимства
Електронното управление на документи ви позволява да намалите текущите оперативни разходи на бизнеса. Когато решите да инсталирате EDMS в цялото предприятие, се препоръчва да измерите производителността на служителите преди внедряването на системата. Можете да изчислите времето за изпълнение на шаблонни задачи, одобряване на предложения, търсене на необходими документи. Отделно можете да определите текущите разходи за офис оборудване и канцеларски материали. 
Въз основа на ефективността на основните процеси на компанията се отличават следните предимства на EDMS:
- Освобождаване на физическо пространство на потребителските работни станции.
- Намаляване на разходите за наем на архивни помещения.
- Спестяване на време за служителите да копират документи, да ги обработват и да ги въвеждат в дневници.
- Намаляване на разходите за хартия, материали за копирна техника.
- Намалено време за прехвърляне на хартиени документи между отделите.
- Спестяване на време на служителите поради пълната автоматизация на част от оперативните процеси.
- Увеличаване на производителността на служителите чрез намаляване на рутинната работа.
Тактическите предимства на EDMS улесняват максимално работата на обикновените служители, така че именно те ще забележат подобренията на първо място.
Стратегически предимства
Стратегическите цели при внедряването на EDMS засягат основните бизнес процеси: показатели за печалба, скорост и ефективност на комуникацията с контрагентите, защита на търговската информация.
В тези области могат да се разграничат следните предимства на електронното управление на документи:
- Създаване на централизирано информационно пространство с ЕД база данни и контролиран отдалечен достъп до нея.
- Ускоряване на търсенето на информация по атрибути.
- Възможност за комплексна защита на търговска информация в компютърна мрежа.
- Повишаване на прозрачността на работните процеси, недопускане на корупционни схеми.
- Възможност за паралелно съгласуване на вътрешни документи.
- Дистанционен достъп до работни процеси извън работното място.
- Повишаване безопасността на документите и невъзможността за фалшифициране.
- Рязко увеличаване на изпълнението на инструкциите поради онлайн наблюдение на действията на служителите.
Стратегическите предимства допринасят за растежа на управляемостта и имиджа на компанията, което дава значителна полза при привличането на нови клиенти.
Ползи за обикновените потребители
Дългосрочните рутинни операции се признават за нездравословни и драстично намаляват производителността. Монотонната обработка на заявки и документи в различни програми отвлича вниманието от задълженията, заемайки лъвския дял от работното време.
EDMS има редица предимства за решаване на тези потребителски проблеми:
- Удобно местоположение на ED в архива, което ви позволява да ги намерите по атрибути в рамките на 1-2 минути.
- Регулиране на оперативните процеси. В резултат на това служителят получава само онези задачи, които се изискват да изпълняват според длъжностната характеристика.
- Ускоряване на адаптирането на новите служители към работните процеси чрез автоматизиране на вътрешнокорпоративното взаимодействие.
- Възможност за получаване на информация за веригата от одобрения и етапи на изпълнение на проекта.
- Намаляване на рутинните операции чрез комбиниране на работни среди в компютри, използване на шаблони, премахване на етапа на отпечатване на документи и тяхното подписване.
Намаляването на броя и продължителността на неспецифичните операции ви позволява да отделите време директно за работни процеси, които изискват висока квалификация.
Ползи за ИТ структурата на предприятието
При внедряването на EDMS, той се интегрира със съществуващата ИТ инфраструктура, осигурявайки следните предимства:
- улесняване на контрола върху системата, намаляване на изискванията за квалификация на нейния администратор;
- възможност за създаване на нови шаблони и маршрути на документи без стандартни инструменти за програмиране;
- консолидиране на няколко приложения в една работна среда;
- възможност за мащабиране на системата без допълнителни разходи;
- няма нужда от подмяна на съществуващи компютри;
- Пълна мрежова защита срещу зловреден софтуер.
EDMS включва определени инвестиции в технически средства, но те се изплащат за кратко време.
Компютърният хардуер става оперативно съвместим, което води до повишено използване на неговите ресурси.
Ползи за ръководителите
Електронният документооборот прави работата на управленския персонал ефективна благодарение на следните предимства на системата:
- Мобилност на EDMS, възможност за достъп до ED чрез отдалечени компютри при командировки.
- Наблюдавайте лесно служителите с отчети за тяхното представяне, производителност и навременност на задачите.
- чрез интеграция с.
- Ускоряване на логистичните процедури между доставчици и купувачи при споделяне на EDMS. Възможно е да се обменя първичен ED чрез свързване към един външен оператор, който гарантира легитимността на документите.
- Предоставяне на достъп до финансова информация изключително на топ мениджъри, с изключение на секретариата.
- Намалете вероятността от загуба на важни документи.
Мениджърът винаги може да влезе в системата и да генерира отчет за представянето на всеки служител.
Осъзнаването на този факт от служителите не им дава възможност да се отпуснат и да си гледат работата.
Недостатъци на електронния документооборот
Въвеждането на електронен документооборот в предприятието има своите недостатъци. Именно те не позволяват на малкия бизнес да влезе в пълномащабна, складова дейност и управление на базата на SED.
Недостатъците включват:
- Вероятност за повреда на база данни от неизвестен зловреден код. Този недостатък може да бъде разрешен чрез редовно архивиране на информация на устройства, които не са свързани към мрежата.
- Трудност при адаптирането на служителите на възраст над 40 години към цифровата форма на взаимодействие.
- Висока цена. Цената на вътрешните EDMS за малкия бизнес варира от 1000-10000 долара.
- Ефективността на EDMS се намалява, ако контрагентите на компанията нямат електронно управление на документи.
- Ползата от системата в компактни офиси без допълнителни работни единици и помещения е съмнителна.
- Необходимостта от дублиране на ED на хартиен носител при работа с някои изпълнители.
Тези недостатъци се дължат до голяма степен на забавянето в приемането на необходимите правни норми и ниската степен на навлизане на EDMS в бизнес средата. Но тенденциите показват, че след 10-20 години електронният документооборот в предприятието ще се счита по-скоро за правило, отколкото за изключение.
Как да изберем правилния EDMS?
Изборът на EDS не е лесен, тъй като има голяма вероятност да закупите грешен продукт или да сключите договор с некомпетентна компания. 
Ето защо, когато се взема решение за закупуване на програма за електронно управление на документи, е необходимо да се вземат предвид редица нейни характеристики:
- Работно време на производителя на EDMS на руския пазар. Необходими са години практически опит в прилагането на такива системи, за да се адаптират към националното законодателство.
- Съответствие с индустриалните стандарти.
- Съвместимост с фирмената структура.
- Възможност и цена за по-нататъшна поддръжка на софтуерния продукт.
- Мащабируемостта на EDMS с разширяването на предприятието.
- Наличие на документация за конфигурация на софтуера за ИТ специалисти на пълен работен ден.
- Нивото на защита на информацията.
- Опции за резервиране на данни
- Време за възстановяване след неуспехи.
За окончателния избор на компания за внедряване на EDMS се препоръчва да се анализират няколко доставчици, да се проучат демонстрационните материали и да се поиска инсталиране на демо версия на софтуера. Когато вземате решение, е важно да вземете предвид разходите за актуализиране на оборудването и нивото на професионална подготовка на вашите собствени ИТ специалисти.
Трудности при внедряването на EDMS
Процесът на внедряване на EDMS в Русия се влияе от използването на много нелицензирани програми от потребителите, тяхната несъвместимост и преобладаването на ръчно управление на бизнес процедури.
В резултат на това доставчиците на електронно управление на документи в предприятията се сблъскват с такива трудности:
- Пъстър формат за съхранение на данни в различни отдели.
- Липса на структурирана информация в използваните приложения.
- Неуредена система за достъп на служителите до конкретни бизнес процеси. Стандартната форма на длъжностните характеристики не помага много на организацията на EDMS.
- Натоварване на информационния поток с бюрократични процедури и одобрения.
- Неуспехи поради съхранение на данни в различни приложения.
- Компютърна неграмотност на служителите на предприятието и саботаж на обучителните дейности на ниво изпълнители.
- Несъответствие на EDMS с индустриалните стандарти и подзаконови актове.
За да преминете към електронно управление на документи, има малко волево решение на ръководството. Нуждаем се от системно преструктуриране на длъжностните задължения на служителите и структурата на управление на компанията. За желана интеграция със системата, която трябва да бъде инсталирана в съответствие със закона.
Важно направление в прилагането на EDMS е строгата кадрова политика по отношение на некомпетентни и необучени служители. Защото тяхното нежелание да работят по нови принципи значително ще увеличи разходите за процеса на внедряване и поддръжка на електрониката. EDMS трябва да взаимодейства с хората в рамките на един механизъм, така че неговите лошо функциониращи елементи трябва да бъдат коригирани или заменени навреме.
Прочетете също
Разполагаме с готово решение и оборудване за
Изпробвайте всички функции на платформата EKAM безплатно
Споразумение за поверителност
и обработка на лични данни
1. Общи положения
1.1 Това споразумение за поверителност и обработка на лични данни (наричано по-долу Споразумението) се приема свободно и по собствена воля, се прилага за цялата информация, която Insales Rus LLC и / или неговите филиали, включително всички лица, принадлежащи към същата група с LLC "Insales Rus" (включително "EKAM Service" LLC) може да получи за Потребителя по време на използването на който и да е от сайтовете, услугите, услугите, компютърните програми, продуктите или услугите на "Insales Rus" LLC (наричано по-долу „Услуги“) и по време на изпълнението от Insales Rus LLC на всякакви споразумения и договори с Потребителя. Съгласието на Потребителя със Споразумението, изразено от него в рамките на отношенията с някое от изброените лица, се отнася за всички останали изброени лица.
1.2 Използването на Услугите означава съгласието на Потребителя с това Споразумение и условията, посочени в него; в случай на несъгласие с тези условия, Потребителят трябва да се въздържа от използване на Услугите.
"Insales"- Дружество с ограничена отговорност "Insales Rus", PSRN 1117746506514, TIN 7714843760, KPP 771401001, регистрирано на адрес: 125319, Москва, ул. Академика Илюшин, 4, сграда 1, офис 11 (наричано по-долу "Insales"), на от едната страна и
"Потребител" -
или физическо лице, което има правоспособност и е признато за участник в граждански правоотношения в съответствие със законодателството на Руската федерация;
или юридическо лице, регистрирано в съответствие със законите на държавата, на която това лице е местно лице;
или индивидуален предприемач, регистриран в съответствие със законодателството на държавата, на която това лице е местно лице;
която е приела условията на това споразумение.
1.4 За целите на настоящото споразумение страните са определили, че поверителна информация е информация от всякакъв характер (производствена, техническа, икономическа, организационна и други), включително резултатите от интелектуална дейност, както и информация за методите за извършване професионални дейности (включително, но не само: информация за продукти, работи и услуги; информация за технологии и изследователски работи; данни за технически системи и оборудване, включително софтуерни елементи; бизнес прогнози и информация за предложени покупки; изисквания и спецификации на конкретни партньори и потенциални партньори; информация, свързана с интелектуалната собственост, както и планове и технологии, свързани с всичко по-горе), съобщени от едната страна на другата страна в писмена и/или електронна форма, изрично обозначена от Страната като нейна поверителна информация.
1.5 Целта на настоящото споразумение е да защити поверителна информация, която страните ще обменят по време на преговори, сключване на договори и изпълнение на задължения, както и всяко друго взаимодействие (включително, но не само, консултиране, искане и предоставяне на информация, и изпълнение на други задачи).
2. Задължения на страните
2.1. Страните се съгласяват да пазят в тайна цялата поверителна информация, получена от едната страна от другата страна по време на взаимодействието на страните, да не разкриват, разкриват, правят публично достояние или по друг начин да предоставят такава информация на трета страна без предварителното писмено разрешение на друга страна, с изключение на случаите, посочени в действащото законодателство, когато предоставянето на такава информация е отговорност на страните.
2.2 Всяка страна ще предприеме всички необходими мерки за защита на поверителна информация най-малко със същите мерки, които страната прилага за защита на собствената си поверителна информация. Достъп до поверителна информация се предоставя само на онези служители на всяка от страните, които основателно се нуждаят от нея за изпълнение на служебните си задължения по изпълнението на настоящото споразумение.
2.3 Задължението за опазване на поверителна информация в тайна е валидно в рамките на срока на настоящото споразумение, лицензионното споразумение за компютърни програми от 12.01.2016 г., споразумението за присъединяване към лицензионното споразумение за компютърни програми, агентски и други споразумения и в рамките на пет години след прекратяване на техните действия, освен ако страните не са договорили друго.
(a) ако предоставената информация е станала публично достъпна, без да се нарушават задълженията на една от страните;
б) ако предоставената информация е станала известна на страната в резултат на нейни собствени изследвания, систематични наблюдения или други дейности, извършени без използване на поверителна информация, получена от другата страна;
(в) ако предоставената информация е получена законно от трета страна без задължение да я пази в тайна, докато не бъде предоставена от една от страните;
(d) ако информацията е предоставена по писмено искане на публичен орган, друг държавен орган или местно правителство с цел изпълнение на техните функции и разкриването й на тези органи е задължително за страната. В този случай страната трябва незабавно да уведоми другата страна за полученото искане;
(д) ако информацията е предоставена на трета страна със съгласието на Страната, за която информацията се прехвърля.
2.5 Insales не проверява точността на информацията, предоставена от Потребителя, и не може да прецени неговата правоспособност.
2.6 Информацията, която Потребителят предоставя на Insales при регистрация в Услугите, не е лична информация, както е определено във Федералния закон на Руската федерация № 152-FZ от 27 юли 2006 г. „Относно личните данни“.
2.7 Insales има право да прави промени в това Споразумение. Когато правите промени в текущата версия, се посочва датата на последната актуализация. Новата версия на Договора влиза в сила от момента на поставянето му, освен ако не е предвидено друго в новата версия на Договора.
2.8. С приемането на това Споразумение, Потребителят потвърждава и се съгласява, че Insales може да изпраща персонализирани съобщения и информация на Потребителя (включително, но не само) за подобряване на качеството на Услугите, за разработване на нови продукти, за създаване и изпращане на лични оферти на Потребителя, за информиране на Потребителя за промени в Тарифните планове и актуализации, за изпращане на маркетингови материали на Потребителя по темата на Услугите, за защита на Услугите и Потребителите и за други цели.
Потребителят има право да откаже получаването на горепосочената информация чрез писмено уведомяване на имейл адрес Insales - .
2.9. С приемането на това Споразумение, Потребителят потвърждава и се съгласява, че Услугите на Insales могат да използват бисквитки, броячи, други технологии, за да осигурят работата на Услугите като цяло или техните отделни функции в частност, и Потребителят няма претенции към Insales във връзка с това с тази.
2.10 Потребителят е наясно, че оборудването и софтуерът, използвани от него за посещение на сайтове в Интернет, могат да имат функцията да забраняват операции с бисквитки (за всякакви сайтове или за определени сайтове), както и да изтриват предварително получени бисквитки.
Insales има право да определи, че предоставянето на определена услуга е възможно само ако приемането и получаването на бисквитки е разрешено от потребителя.
2.11 Потребителят е единствено отговорен за сигурността на избраните от него средства за достъп до акаунта, както и самостоятелно гарантира тяхната поверителност. Потребителят е изцяло отговорен за всички действия (както и последствията от тях) в рамките на или при използване на Услугите под акаунта на Потребителя, включително случаите на доброволно прехвърляне от страна на Потребителя на данни за достъп до акаунта на Потребителя на трети страни при всякакви условия (включително по договори или споразумения). В същото време всички действия в рамките на или при използване на Услугите под акаунта на Потребителя се считат за извършени от самия Потребител, с изключение на случаите, когато Потребителят е уведомил Insales за неоторизиран достъп до Услугите, използвайки акаунта на Потребителя и/или всяко нарушение ( подозрения за нарушение) на поверителността на достъпа до техния акаунт.
2.12 Потребителят е длъжен незабавно да уведоми Insales за всеки случай на неоторизиран (неоторизиран от Потребителя) достъп до Услугите, използвайки акаунта на Потребителя и/или всяко нарушение (подозрение за нарушение) на поверителността на техните средства за достъп до сметка. От съображения за сигурност Потребителят е длъжен самостоятелно да извърши безопасно спиране на работата под своя акаунт в края на всяка сесия на работа с Услугите. Insales не носи отговорност за възможна загуба или повреда на данни, както и други последици от всякакво естество, които могат да възникнат поради нарушение от страна на Потребителя на разпоредбите на тази част от Споразумението.
3. Отговорност на страните
3.1 Страната, която е нарушила задълженията, предвидени в Споразумението относно защитата на поверителна информация, предавана по Споразумението, е длъжна да компенсира, по искане на засегнатата страна, реалните щети, причинени от такова нарушение на условията на Споразумението в в съответствие с действащото законодателство на Руската федерация.
3.2 Обезщетението за вреди не прекратява задълженията на Страната нарушител за правилното изпълнение на задълженията по Договора.
4.Други разпоредби
4.1. Всички известия, искания, искания и друга кореспонденция по настоящото Споразумение, включително тези, включващи поверителна информация, трябва да бъдат направени в писмена форма и доставени лично или чрез куриер, или изпратени по електронна поща на адресите, посочени в лицензионното споразумение за компютър програми от 12/01/2016, споразумението за присъединяване към лицензионното споразумение за компютърни програми и в това споразумение или други адреси, които могат да бъдат допълнително посочени в писмена форма от страната.
4.2 Ако една или повече разпоредби (условия) на това Споразумение са или станат невалидни, това не може да послужи като причина за прекратяване на други разпоредби (условия).
4.3 Законът на Руската федерация се прилага към настоящото споразумение и отношенията между потребителя и Insales, възникващи във връзка с прилагането на споразумението.
4.3 Потребителят има право да изпраща всички предложения или въпроси относно това Споразумение до Службата за поддръжка на потребители Insales или на пощенски адрес: 107078, Москва, ул. Novoryazanskaya, 18, стр. 11-12 BC "Stendhal" LLC "Insales Rus".
Дата на публикуване: 01.12.2016 г
Пълно име на руски:
Дружество с ограничена отговорност "Insales Rus"
Съкратено име на руски език:
Insales Rus LLC
Име на английски:
Дружество с ограничена отговорност InSales Rus (InSales Rus LLC)
Юридически адрес:
125319, Москва, ул. Академик Илюшин, 4, сграда 1, офис 11
Пощенски адрес:
107078, Москва, ул. Novoryazanskaya, 18, сграда 11-12, BC "Stendhal"
TIN: 7714843760 KPP: 771401001
Банкова информация:
Здравейте уважаеми колега! Развитието на информационните технологии не стои неподвижно и бизнес процесите се развиват заедно с тях, но нещо напълно изчезва. И така, постепенно различни компании, включително държавни агенции, преминават от хартиен работен процес към електронен. Концепцията за "електронно управление на документи", основните форми на систематизиране и внедряване, ще разгледаме в тази статия. Остани с нас. Надявам се, че предоставената информация ще намали значително времето, труда и финансовите разходи на вашия бизнес или, ако планирате да станете предприемач, ще предотврати грешки в тази посока.
1. Какво е електронно управление на документи и какви видове EDI има?
Дори само преди 5 години такова понятие като „система за управление на електронни документи“ можеше да се види много рядко. Постепенно, с навлизането на компютърните технологии в нашия живот, обменът на данни започна да се въвежда без използване на хартиени носители.
Електронното управление на документи в Русия е модерна технология, която може значително да опрости процесите в предприятието, да намали времето, необходимо за търсене и генериране на документи и т.н.
И така, нека да разгледаме основните понятия, с които ще трябва да се занимаваме в тази статия.
офис работа е набор от мерки за организиране на документооборота в предприятието. Има определен алгоритъм, набор от правила и различни посоки. Така че в много организации е възможно да се разграничат такива видове като управление на досиета на персонала, производство и т.н. В основата си това е документация.
Електронен документ е документ, създаден с помощта на компютърни технологии, който може да бъде подписан с електронен подпис и съхраняван като файл в специализиран формат на компютър или в мрежа (локална или в Интернет).
Документооборот е голяма система за създаване, интерпретиране, получаване, предаване, архивиране на документи, както и наблюдение на тяхното изпълнение и защита срещу неоторизиран достъп. Управлението на документи може да бъде както просто (на хартия), така и електронно.
И накрая, електронен документооборот е съвкупност от автоматизирани процеси при работа с документи, осъществявани в електронен вид, носещи понятието „безхартиена офис работа”.
Електронното управление на документи може да бъде както в организацията, така и между организациите.
Нека да разгледаме какви видове работни процеси са:
- Производствен работен процес;
- Управленски документооборот;
- Архивиране (комплект от процедури за архивиране на документи);
- Бизнес с персонала (набор от процедури за работния процес на персонала);
- Счетоводен документооборот;
- Складов документооборот;
- Секретна (конфиденциална) офис работа;
- Технически и/или технологичен документооборот и др.
Очевидно може да има толкова много системи за управление на документи, колкото са процесите в едно предприятие. Възможно е, например, управлението на персонала и счетоводната документация да липсва във вашата организация, тъй като вие ще извършвате това счетоводство, като прибягвате до услуги и т.н.
Какви са задачите на EDO?
- осигурява прозрачност на дейността на организацията и ефективност на управлението, поради автоматичен контрол върху изпълнението на задачите в предприятието;
- поддържа съответствие с международните стандарти за качество;
- подпомага ефективното натрупване, управление и достъп до информация и знания. Осигурява гъвкавост на персонала, като съхранява цялата история на дейността на служителя в предприятието;
- регистрира всички процеси;
- оптимизира и автоматизира бизнес процесите и механизмите за тяхното внедряване и контрол в предприятието;
- поради изключването на хартиените документи от обращение, има голяма икономия на ресурси чрез намаляване на разходите за хартия, касети. Благодарение на EDI за предприятието е по-лесно да контролира движението на документи през каналите на организацията;
- опростява и намалява разходите за съхраняване на документи чрез електронни архиви.
По този начин ние разгледахме с вас основните понятия и видове EDI, както и задачите, които тази система решава.
2. Какво представлява автоматизацията на електронния документооборот. Електронно управление на документи: плюсове и минуси
Електронният документооборот е информационна система, която позволява по-рационално и лесно използване на фирмените данни. Тя включва специализиран софтуер, електронна поща, позволяваща оперативна комуникация, Интернет, локална мрежа и др. В различни организации този вид комплекс може да се състои от различни компоненти.
Основните предимства на електронното управление на документи в сравнение с хартиения носител са:
- възможност за търсене на файлове в системата с помощта на различни филтри и параметри;
- пълно осчетоводяване на производствената или друга документация;
- оперативна отчетност на предприятието;
- оперативно управление на предприятието и обмен на информация по защитени канали отвсякъде (не е необходимо всички да са заедно на една територия, за да си взаимодействат);
- унифицирани шаблони за създаване на документи;
- надзор и контрол върху персонала;
- разпределение на правата за достъп до корпоративна информация по определени критерии и параметри;
- намаляване на разходите за хартия (и ако е по-глобално, тогава до известна степен решаване на екологични проблеми);
- възможно е намаляване на персонала, занимаващ се с документооборот, както и намаляване на наетите (заети) помещения поради липсата на хартиени архивни документи.
Що се отнася до недостатъците на EDI (електронно управление на документи), те не са толкова много. Това е доста скъп софтуер и отнема време, както за обучение на служители, така и за дигитализиране на съществуващи документи. Но ако току-що започвате да извършвате бизнес, тогава не трябва да имате проблеми с въвеждането на електронно управление на документи, тъй като персоналът вече ще работи в тази система в началния етап.
3. Какво е необходимо за преминаване към електронен документооборот?
И така, ако разбрахме концепцията за EDI и основните предимства, сега предлагам да разгледаме основните системи за автоматизация на офиса и управление на електронни документи, както и процесите за внедряване на тези системи.
Както вече стана ясно от информацията по-горе, не е достатъчно само да закупите и инсталирате софтуер, важно е да обучите служителите и напълно да възстановите целия производствен процес на вашето предприятие. Ако тепърва започвате в бизнеса, тогава ще ви бъде малко по-лесно, тъй като бизнес процесите все още не са стартирани.
Процесът на въвеждане на EDI във вече функционираща компания трябва да става постепенно. Постепенно свързване на всички структурни подразделения на предприятието към работа.
Първата стъпка ще бъде създаването на автоматизирана офис работа. На всички етапи може да срещнете не само технически проблеми, но и психологически, тъй като е трудно да „нарушите“ вече установените правила.
Важно е да закупите и инсталирате софтуер за EDI от един доставчик, след което настройката на цялата система ще бъде много по-лесна и няма да се провали.
Нека да разгледаме основните изисквания за внедряване на процеса на внедряване на електронен документооборот в една организация.
Първо, наличие на компютърна техника за инсталиране на софтуер;
Второ, всички служители на предприятието, участващи в този процес, трябва да са уверени потребители на компютър и да имат достъп до него;
трето, трябва да има електронни средства за комуникация между екипа, като електронна поща, скайп и други;
Четвърто, трябва да създадете специализирано подразделение или да го включите като аутсорсинг компания (можете да прочетете повече за аутсорсинга в).
И накрая, административният сектор на компанията трябва да бъде подготвен за това, че вместо обичайния „ръчен“ подпис, .
По този начин, ако всички тези изисквания са изпълнени, е възможно да започне преминаването към използване на електронни документи и електронен документооборот.
4. Видове системи за електронен документооборот
В този параграф на статията ще разгледаме системите за електронно управление на документи. Бих искал да отбележа, че всяка система може да съдържа елементи от следните категории, но основно те имат специфична ориентация във всяка област, която е свързана с позиционирането на продукта.
1. Електронни архиви
Електронни архиви (EA) - Това са системи за електронен документооборот със задълбочено разработени средства за съхранение и търсене на информация. Благодарение на перфектната система EA можете да търсите не само по името на документа, но и по ключови параметри.
2. EDI системи с усъвършенствани инструменти за работен процес (WF).
Доста сложна категория, в която самите документи не са от първостепенно значение. Тук работата излиза на преден план, а към тях вече има приложени документи. Така те се движат по определен маршрут (твърдо маршрутизиране). С помощта на такива системи е възможно да се организира работа в определени области, за които всички алгоритми са известни и предписани предварително.
3. EDI системи, фокусирани върху подпомагане на управлението на организацията и натрупване на база от знания
Такива програми, като правило, са хибридни и могат да комбинират елементи от предишните две. Освен това основният елемент може да бъде или документ, или задача, в зависимост от избора. За да се реализира функцията за управление на организацията, е необходимо както твърдо маршрутизиране, така и свободно маршрутизиране, когато маршрутът на документа се предписва от ръководителя (например: след регистриране на входящ документ, ръководителят го „рисува“ според смисъла и задача), следователно и двете технологии се прилагат в дадена ситуация. Такива системи се използват активно от държавни органи, големи компании, в които йерархията е ясно разпределена и има определени правила и процедури. Служителите сами създават документи, подготвят ги, вземат решения и следят за тяхното изпълнение.
4. EDI системи от тип сътрудничество (сътрудничество)
Такива системи са фокусирани върху сътрудничеството и са нови в областта на електронното управление на документи. Те са създадени поради променящите се пазарни условия и необходимостта да бъдат ясно фокусирани върху определени области без излишен баласт. Те са противоположни на горните системи, поради липсата на ясна йерархия в организацията и формализирането на работния процес. Тяхната основна задача е да гарантират, че хората в организацията работят заедно, дори ако се намират в различни части на света, както и да запазят резултатите от свършената работа. По правило те се създават от типа портали, които са услуги за съхранение и публикуване.
5. Системи с разширени допълнителни услуги
Мисля, че сте чували такава концепция като CRM (управление на връзките с клиенти) повече от веднъж - това е услуга за управление на взаимоотношенията с клиенти, управление на проекти, таксуване и т.н. Такива услуги са разнообразни и могат да включват различни набори от услуги.
Преди да внедрите програми за електронно управление на документи в големи предприятия, съветвам ви да извършите задълбочен анализ на представените системи и да изберете оптималната, със списък от системи, приложими само за вашата организация. Важно е, че EDMS представлява възможност за ефективно управление на предприятието и прозрачност на всички негови процеси, но в същото време и високо ниво на конфиденциалност.
При избора на платформи ви съветвам да обърнете специално внимание на организирането на електронни архиви на документи, автоматизацията на работния процес, като вземете предвид индивидуалните характеристики на вашето предприятие и участието в съществуваща система.
5. Проблеми на внедряването на системи за електронен документооборот
Всяка компания, която се стреми да модернизира процесите и да бъде в крак с времето, по един или друг начин се сблъсква с проблемите на въвеждането на нови системи. Това може да се отнася и за организация, която желае да внедри системи за електронно управление на документи.
Нека да разгледаме какви проблеми може да срещнете:
Първо, както вече казахме, имайки предвид плюсовете и минусите на EDI, това е психологическа бариера, но проблемът не е само в нея. Също така, ниското образование на персонала на предприятието, нежеланието за учене, страхът от прозрачността на процесите могат да се превърнат в пречка. С една дума консерватизъм.
Второ, много предприятия, за съжаление, все още не са се отдалечили от съветския тип управление, а именно факторът на директора от съветския период, когато самият той не иска да работи с компютър, да преглежда и редактира документи.
трето, чести структурни промени в организацията и слаба формализация на бизнес процесите.
Четвърто, по един или друг начин ще трябва да взаимодействате с външния свят, който все още не е преминал напълно към електронно управление на документи, въпреки че се стреми да го направи.
6. Електронен документооборот в обществените поръчки
В този параграф на статията бих искал да отразя основните моменти от нормативната уредба на електронното управление на документи в обществените поръчки.
Съгласно член 5 от Федералния закон от 5 април 2013 г. № 44-FZ „За договорната система в областта на обществените поръчки за стоки, строителство, услуги за задоволяване на държавни и общински нужди“:
„В рамките на отношенията, посочени в част 1 на член 1 от този федерален закон, е разрешен обмен на електронни документи, предвидени от законодателството на Руската федерация и други регулаторни правни актове относно договорната система в областта на обществените поръчки между участници в договорната система в областта на обществените поръчки, включително подаване на заявления за участие при определяне на доставчик (изпълнител, изпълнител), окончателни предложения. В същото време тези заявления, окончателни предложения и документи трябва да бъдат подписани с усъвършенстван електронен подпис и изпратени чрез ”.
Тази статия също така посочва, че подобрените ключове за електронен подпис и техните сертификати за проверка могат да бъдат получени само от специализирани центрове за сертифициране, които са получили акредитация в съответствие с Федералния закон № 63-FZ от 6 април 2011 г.
Упълномощените органи разработват процедурата за взаимодействие на тези сертификационни центрове с единна информационна система, както и изискванията за сигурност.
Така, ако доставчикът (участникът в поръчката) има електронен подпис, няма пречки за участие в обществена поръчка.
И така, в тази статия разгледахме основните принципи на електронното управление на документи. От най-известните корпорации, които предоставят услуги за продажба и инсталиране на софтуер, могат да се откроят компании като 1C, 1C-Rarus, ABBY и други.
Това е всичко за днес. Надявам се, че този материал е бил полезен за вас. Пожелавам ви успех и ще се видим в следващите издания.
Счетоводството, контролът и събирането на статистика са важни компоненти на всеки бизнес: въз основа на събраните данни се вземат важни управленски решения, поддържа се трудова дисциплина и се извършва планиране. Съвременните технологии твърдо навлязоха в живота ни, сега не можем да си представим работа без електронни таблици и бази данни, които ни позволяват да обработваме огромни количества информация и да поддържаме нещата в ред. Но с всички предимства на използването на компютър, не можем да отхвърлим традиционните, познати на нашите баби и дядовци, празни формуляри и хартиени счетоводни книги.
Нека се опитаме да разберем защо имаме нужда от купища хартиени формуляри и обикновен молив в ерата на високите технологии.
Наличност и простота
С цялото удобство електронното управление на документи има голям минус - използването му изисква работниците да имат поне най-основните компютърни умения. За съжаление у нас компютърната грамотност не е 100%,това важи особено за хора на възраст над 40-45 години. В същото време те могат да бъдат висококвалифицирани специалисти в своята област или просто добри работници.
Съгласете се, охранител, който отговаря за задълженията си без лоши навици, но не е запознат с офис приложенията, е много по-ценен от „напреднал“ мърляч. Този проблем е особено остър там, където традиционно има високо текучество на персонал: служители по охрана, куриери, ресторантьорство и търговия на дребно- използването на традиционни хартиени счетоводни форми ще намали разходите за обучение на персонала и следователно ще намали производствените разходи.
евтиност
Вече сме взели предвид разходите за обучение на служителите да използват програмите. Но не забравяйте, че за електронно управление на документи се нуждаете от повече закупуване на компютри, специализирани лицензирани програми(например 1C), антивируси, имайте тарифа за специалист, обслужващ целия този софтуерен пакет (или се обърнете към аутсорсинг компании), редовно актуализирайте парка от оборудване и софтуер ... Ако управлявате огромен склад, търговско предприятие или терминал , неизбежно ще трябва да правите такива разходи, но за малък бизнес това бреме може да бъде непоносимо и често ненужно - хартиените формуляри са достатъчни за отчитане на стоки в няколко малки тави.
... и в дъжд, и в градушка!
Съвременните джаджи са подходящи за работа в много тесен диапазон от температури и влажност:при дъжд или силен сняг е невъзможно да се използва например таблет или лаптоп, батериите се изтощават много бързо на студа, всяко падане на земята може да бъде фатално и във всеки един момент служителят може да се окаже без счетоводен инструмент . Да, и това е съмнително удоволствие - в хладилен склад или разтоварване на стоки от кола под проливния дъжд със схванати пръсти, опитвайки се да въведете някаква информация в базата данни. И тук на помощ идват добрите стари хартиени форми и обикновен молив. Те със сигурност няма да ви подведат!
Написаното с писалка не се отсича с брадва!
Данни, въведени в подшит и номериран дневник, невъзможно е да се изтрие, коригира или въведе нещо със задна дата.Никой зъл хакер няма да "хакне" разграфена номерирана касова бележка или фактура с "мокър" печат. Необходимо е също така да се вземе предвид фактът, че EDS (електронен цифров подпис) все още не е много разпространен в Русия и личният подпис и печат на организацията все още са може би единственият начин за удостоверяване на документи.
Всички дейности на всяка организация се извършват чрез обмен на документи на хартиен носител. Разрастването на информационното общество доведе до появата на електронни документи.
Тази форма на документи все повече се използва сред ръководния персонал на различни организации и други структури. Широко разпространено е взаимодействието с Пенсионния фонд и данъчната служба.
Също така сред различни организации той започна активно да се използва
Електронният обмен на счетоводни документи беше узаконен преди няколко години.
От 2002 г. Федералният закон № 1-FZ „За електронния цифров подпис“ прави хартиените и електронните документи равни по правна сила, но през юли 2013 г. този нормативен акт е невалиден.
Федерален закон № 63-FZ от 6 април 2011 г. „За електронния подпис“ установява основните правила за взаимодействие на организации, използващи електронен подпис. Съвместната заповед на Министерството на финансите и Федералната данъчна служба на Русия от 17 февруари 2011 г. № ММВ-7-2/168@ одобри основните правила за подаване на документи в данъчната служба.
Регистрацията, отчитането и обменът на фактури под формата на електронен документ между различни организации се извършва, като се вземат предвид условията на Министерството на финансите, одобрени със заповед от 25 април 2011 г. N 50n.
ПМС № 1137 от 26 декември 2011 г бяха определени правилата за попълване и нови форми на фактури и редица други счетоводни документи. Обменът на фактури в електронен вид чрез специална връзка се извършва в определен формат, който е одобрен със заповед на Федералната данъчна служба на Русия от 30 януари 2012 г. № ММВ-7-6/36@.
Заповед на Федералната данъчна служба № ММВ-7-6/138@ от 5 март 2012 г. определя формата, в който трябва да бъдат определени счетоводни документи за обмен и представяне на данъчните власти.
За да могат организациите да обменят счетоводна документация TORG-12 и Удостоверението за приемане на работа в необходимия формат, Федералната данъчна служба издаде заповед от 21 март 2012 г. № ММВ-7-6/172.
Първичните документи, издадени в електронен вид, се потвърждават само след залепването им.
Целият обмен на счетоводни документи в електронен формат между контрагентите се извършва с помощта на електронно управление на документи, които се ръководят от заповедта на Федералната данъчна служба от 20 април 2012 г. № ММВ-7-6/253@.
Предимства на електронния документооборот
Всички промени, въведени от законодателството във взаимодействието между изпълнителите, несъмнено имат редица предимства.
Въвеждането на електронен документооборот води до намаляване на времето за обмен на документи. Това се дължи на спестяване на периода за обработка и доставка на документи между организациите, както от една страна, така и от друга.
Спестява се време при отчитане на текущи операции в счетоводни регистри, при контрол на грешки, намаляване на етапите на обработка на документи и отчитане.
Първичните счетоводни документи (фактура, сертификат за изпълнение и товарителница), съставени на хартия и подписани от ръководителя, с които всички организации са свикнали да работят, постепенно ще бъдат прехвърлени в електронен формат.
Целият документооборот между контрагентите се осъществява по следната схема:
- Организацията продавач създава документ в своята счетоводна система. Използвайки криптографски софтуер, подписва документа с електронен подпис. Следващата стъпка е, че организацията качва готовия документ в системата на оператора и го изпраща на контрагента, който го приема чрез специален софтуер.
- След това купувачът въвежда получения електронен документ в своята счетоводна програма, проверява за съответствие с транзакцията, дали всичко е изпълнено без грешки, след което поставя своя електронен подпис и го изпраща обратно на продавача чрез оператора. Ако по време на проверката бъдат открити неточности или грешки, купувачът изпраща на продавача известие за отказ, като посочва причините.
Организацията продавач отразява електронния документ в своите счетоводни регистри като издаден след получаване на сигнал за потвърждение от оператора за управление на електронни документи за приемане на файла и уведомяване на купувача, че документът е получен.
Съгласно разпоредбите обменът на счетоводни документи между контрагентите се извършва както на хартиен носител, така и на електронен носител.
Документите, изготвени в електронна форма и подписани с електронен подпис, имат същата юридическа сила като документите на хартиен носител, подписани от ръководителя.
Документооборотът между организациите се осъществява чрез оператора, което намалява времето за осчетоводяване и обработка
Основните изисквания, на които трябва да отговаря една електронна система за управление на документи:
- Надеждно съхранение и лесно търсене на документация.
- Поддръжка и изпълнение на деловодни задачи.
- Своевременен контрол върху изпълнението на документите и тяхното маршрутизиране.
- Създаване на аналитични отчети.
- Осигуряване на информационна сигурност.
Съвременните EDMS също имат функции за взаимодействие с клиенти, обработка на техните заявки и допълнителни полезни инструменти, които ви позволяват да решавате много приложни проблеми.
Видове системи за електронен документооборот
Съществуват различни видове класификация на системите за управление на електронни документи, но най-показателната класификация е разделянето на EDMS по заглавна функционалност. Всеки EDMS се позиционира от неговия разработчик като предназначен основно за изпълнение на определен тип задачи. Това не означава, че той не предвижда никакви допълнителни технологии, присъщи на повечето от "братята". Просто набор от инструменти на всяка система за електронно управление на документи има своите силни и слаби страни. При класификацията според функционалността на заглавието се вземат предвид силните страни на EDMS.
И така, изглежда така:
- EDMS, предназначен за създаване и работа с електронна документация, както и цифрови аналози на хартиени документи.
- Счетоводни системи, които автоматизират регистрацията на събития и документи през целия им жизнен цикъл (електронни картотеки).
- EDMS, чиято основна задача е да автоматизира работата с големи корпоративни информационни хранилища.
- Системи за управление на електронни архиви с документация.
- EDMS, чиято функционалност е специализирана в извличане на необходимата информация от архиви и други електронни източници.
- Системи, които управляват корпоративните процеси, обработката на документи и дейността на служителите на организацията, които работят с бизнес документи.
- Информационни EDMS, които управляват устройства за съхранение на данни.
Има и кратка класификация на SED по страна на произход, използвана само в Русия. Според него системите за управление на електронни документи у нас се разделят на вътрешни, вносни и руски, разработени на чуждестранната платформа Lotus / Domino. Нашият преглед включва примери само за две чуждестранни EDMS - EMC Documentum и Lotus Domino.Doc. Всички други EDMS имат "гражданство" на Русия.
ТОП-10 електронни системи за управление на документи
Ние оценихме системите за електронно управление на документи, като се съсредоточихме върху сравнението на пет параметъра, които са решаващи при избора на EDMS за автоматизиране на управлението на документи в предприятието. Скалата е десетобална.
| място | Програма/услуга | Цена | Лекота на учене | Функционалност | Счетоводство според руското законодателство | Технически поддържа |
Обща оценка |
| 1 | Случай | 8 | 8 | 10 | 10 | 10 | 9,2 |
| 2-4 | 1C:Архив | 9 | 7 | 10 | 10 | 9 | 9 |
| 2-4 | CompanyMedia | 9 | 9 | 9 | 10 | 8 | 9 |
| 4-6 | EMC Documentum | – | 9 | 10 | 8 | 8 | 8,8 |
| 4-6 | Логики | 9 | 10 | 9 | 10 | 6 | 8,8 |
| 4-6 | Ефрат | 9 | 10 | 9 | 10 | 6 | 8,8 |
| 7 | DIRECTUM | 10 | 8 | 8 | 10 | 7 | 8,6 |
| 8 | Lotus Domino.Док | – | 8 | 8 | 9 | 9 | 8,5 |
| 9 | OPTIMA-WorkFlow | 10 | 8 | 8 | 9 | 7 | 8.4 |
| 10 | LanDocs | 8 | 7 | 7 | 10 | 8 | 8 |
Забележка: крайната оценка на системата в таблицата не претендира за 100% обективност и отразява мнението на автора, базирано на задълбочен анализ на тази тема. Този преглед на системите за електронно управление на документи е направен само сред висококачествени софтуерни продукти, които могат безопасно да бъдат избрани за използване в различни видове бизнес.
СЛУЧАЙ
Тази електронна система за управление на документи е признат лидер в своя сегмент в цялото постсъветско пространство. В него успешно извършват документооборот и офис работа както най-големите холдинги и корпорации, така и малки предприятия. По отношение на тази система е редно да се приложи една тавтология: „ДЕЛО” си знае работата. Наистина, този софтуер е идеален за дълбока автоматизация на работата в офиса и работния процес.
професионалисти
- Възможност за проследяване на всички етапи от движението на всеки електронен документ.
- Простота и удобство при създаване на проекти за документация.
- Общо отстраняване на грешки и функционалност на системата.
минуси
- „Разтегнатите“ минуси включват донякъде архаичен интерфейс и известна трудност при овладяването.
Каква е цената?
Цената на лиценза за използване на системата "DELO" в рамките на едно работно място (СУБД - Oracle) зависи от планирания общ брой на тези места и варира от 11 000 рубли (201-500 r / m) до 13 400 рубли (1-5 r /м). Ако организацията използва СУБД на Microsoft SQL Server, тогава лицензът за едно работно място ще струва съответно от 7200 до 9500 рубли.
Логики
Програмата EDMS Logic до 2012 г. се наричаше Boss-Referent и беше една от най-популярните руски системи за управление на електронни документи, сериозен конкурент на EDMS Delo. Промяната на името не се отрази на качеството на този софтуерен продукт и той все още е надеждна и функционална система за управление на офиси в предприятия от всякакъв тип и размер.
професионалисти
- Възможност за изграждане на сложни многостепенни маршрути за одобрение на документи.
- Висока степен на защита на потребителските данни.
- Относителна лекота на овладяване на основните компоненти на системата.
- Гъвкави и адаптивни процеси за обработка на документи.
минуси
- Неудобно разграничаване на правата за достъп при сериозно текучество на персонал.
- Не е най-съвестната работа на техническата поддръжка.
- Архаичен интерфейс.
Каква е цената?
Цената на един лиценз за използване на тази програма зависи от броя на служителите, свързани с нея. Ако техният брой не надвишава 49 души, тогава цената ще бъде 5900 за всяко работно място; от 50 до 199 свързани работници - 5200 рубли; и ако има повече от 200 работни места, тогава цената на един лиценз ще бъде минимална - 4900 рубли.
Ефрат
Тази електронна система за управление на документи е разработена в пълно съответствие с изискванията на стандарта за качество ISO 9000 и руските GOSTs в областта на офис работата. От своите "колеги" "EUFRATS" се различава по наличието на много свои собствени уникални софтуерни разработки, които не могат да бъдат намерени в конкурентните EDMS. Чисто технологично тази система е една от най-"напредналите" на съвременния руски пазар на EDMS.
професионалисти
- Пакетът за доставка на тази система включва вградена Nika DBMS, която автоматично освобождава потребителската организация от закупуване на допълнителен софтуер.
- Приятелски интерфейс с приятен запомнящ се дизайн.
- Вграден ролеви механизъм за управление на правата за достъп.
минуси
- Доста ниска скорост, особено на слаби компютри.
- Периодични повреди в работата и бавна техническа поддръжка.
Каква е цената?
Стандартен лиценз с инсталирането на системата на собствения сървър на организацията струва от 5200 до 7300 рубли на работна станция, повече потребители - цената е по-ниска. Съществува обаче и възможност за поставяне на сървърния компонент върху оборудването на производителя. В този случай се прилага система за абонаментна такса - четири тарифи, струващи от 10 000 до 95 000 рубли на месец.
1C:Архив
Това е една от най-добрите и със сигурност най-универсалната програма за корпоративно управление на документи. 1C:Архив осигурява надеждно и най-важното централизирано съхранение на бизнес документация от различни формати, с достъп до нея от оторизиран персонал, който може да редактира файлове.
професионалисти
- Алгоритъм за отстраняване на грешки за бързо намиране на необходимите данни.
- Възможност за съхраняване на документи от всякакъв тип - от текстови и графични, до аудио и видео файлове.
- Най-широката мащабируемост, която ви позволява успешно да използвате този софтуер както в големи, така и в малки предприятия.
- Основното предимство на 1C:Archive, което отличава тази програма от конкурентите, е оптималната комбинация от цената на продукта и възможностите на неговата функционалност.
- Поддръжка за интеграция с външни приложения.
минуси
- Консумиране на много системни ресурси.
- Повишена трудност при усвояване дори за опитни потребители.
Каква е цената?
Цената на „сглобяването“ на тази програма варира от 12 000 до 57 000 рубли, като първата сума ще трябва да бъде платена изключително за надграждане на предишната версия на 1C: Архив.
DIRECTUM
Опростеният и функционален EDMS DIRECTUM ще бъде отлично решение за малки и средни предприятия. Благодарение на тази система електронното управление на документи може успешно да се комбинира с традиционния хартиен работен процес, за да може впоследствие „безболезнено“ напълно да се прехвърли организацията към работа в DIRECTUM. Технологията Advanced Workflow осигурява ефективна автоматизация на работните процеси в офиса.
професионалисти
- Наличието на специализирани софтуерни инструменти, които максимално опростяват търсенето и идентифицирането на документация.
- Широки възможности за самостоятелно модифициране на системата за конкретни задачи.
- Разширени възможности за интеграция с други програми.
минуси
- Ориентация на системата към управлението на предприятието – в нея по-трудно работят обикновените чиновници.
- Донякъде объркваща и непрозрачна ценова политика.
Каква е цената?
Лицензите за използването на този EDMS се закупуват както отделно, така и като част от пакетни оферти. Най-евтиният базов клиентски лиценз струва 7800 рубли. Цената на лицензионните пакети започва от 148 200 рубли (базова за 20 служители) и достига до 2 010 000 рубли (за 200 служители).
OPTIMA-WorkFlow
Тази електронна система за управление на документи е силен среден селянин в своя сегмент. Той е в непрекъснато развитие и засега не може да се конкурира наравно с признатите мастодонти на пазара. OPTIMA-WorkFlow обаче има редица „трикове в ръкава си“ – уникални технологии, които го отличават от тълпата.
професионалисти
- Изпълнение на функцията за серийно въвеждане на едни и същи типове документи и информация за тяхната регистрация.
- Сканиране с антивирусна програма.
- Индексиране на обикновени и криптирани документи по ваш избор.
- Многоезичен потребителски интерфейс.
минуси
- Недостатъци на стандартната функционалност, които се премахват завинаги от изходящите актуализации.
Каква е цената?
Типичните решения, базирани на тази платформа, струват от 55 000 до 75 000 рубли.
EMC Documentum
Тази платформа за автоматизиране на работните процеси е разработена от световния лидер в ИТ индустрията EMC. Мощната функционалност, съчетана с гъвкаво персонализиране на отделните инструменти, прави EMC Documentum най-добрата чуждестранна EDMS, предлагана на руския пазар.
професионалисти
- Висока степен на удобство при управление на проектни документи.
- Внедряване на механизъм за настаняване/напускане, който ви позволява да управлявате разпределението на правата за достъп.
- Наличието на функция, която ви позволява да приложите процедурата за одобрение на няколко нива.
- Поддръжка на устройства за сканиране и разпознаване на документи.
минуси
- Работи само с браузър Internet Explorer.
- Липса на публично достъпна техническа и практическа документация за системата.
- Чести "спирачки" и закъснения с високо натоварване на системата.
Каква е цената?
Няма фиксирани цени за използване на тази платформа. Стойността на изпълнението му се договаря индивидуално с всеки клиент.
LanDocs
Разработена през 1997 г. от местната компания LANIT, тази платформа за автоматизирано управление на документи остава търсена от много предприятия и институции и до днес. LanDocs ви позволява да изградите удобен работен процес и среда за работен процес, предоставяйки на всички категории потребители необходимия набор от инструменти за управлението му.
професионалисти
- Наличие на интегрирани инструменти за криптографска защита.
- Възможност за включване на служители от отдалечени клонове в работния процес.
- Наличието на функция за пакетно сканиране на хартиена документация.
минуси
- Доста често срещани проблеми с производителността.
- Слаби възможности за разширяване на функционалността.
- Трудност при овладяването на системата от нулата.
Каква е цената?
Цената на сървърен лиценз варира от 30 000 до 216 000 рубли. Потребителските лицензи могат да бъдат закупени на цена от 5600 до 8400 рубли.
CompanyMedia
CompanyMedia е цял набор от софтуерни решения, предназначени за автоматизиране на бизнес процеси, работни процеси и офис работа. Този EDMS се различава от конкурентите в ненадминатата си гъвкавост на настройките и наличието на независими модули, които могат да се инсталират отделно.
професионалисти
- Възможността за успешно функциониране на системата в предприятия със сложна корпоративна структура и териториална структура.
- Безпрецедентна надеждност на системата, която й позволява да работи активно денонощно, 365 дни в годината.
- Автоматизирана поддръжка за работа с няколко вида задачи.
- Разграничаване на правата за достъп, според йерархичната структура на организацията.
минуси
- Уеб интерфейсът има ограничена поддръжка за някои браузъри, по-специално за FireFox.
- Фокусът на системата е основно върху средния и голям бизнес.
Каква е цената?
Крайната цена на този софтуер се състои от много компоненти, включително обучение на персонала, инсталиране на допълнителни модули и прехвърляне на правата за използване на системата. Горната граница на общата сума е 99 000 рубли. Най-евтиният тематичен модул ще струва 4000 рубли.
Lotus Domino.Док
Тази EDMS е приложение към добре познатата платформа Notes/Domino, която има система за защита на данните от високо ниво. Lotus Domino.Doc също има усъвършенстван електронен архив, който ви позволява да внедрите голямо хранилище на корпоративна документация.
професионалисти
- Наличие на уникални системи за репликация, предназначени за комплексно решаване на задачи за управление на документния поток в разпределена среда.
- Възможност за търсене на документи в отделни части на информационното хранилище.
- LDAP директориите се мащабират до корпоративно ниво.
минуси
- Недостатъците на тази система произтичат основно от западния й произход - има някои въпроси относно интерфейса и изпълнението на някои функции.
Каква е цената?
Цената на потребителските и сървърните лицензи се изчислява индивидуално на уебсайта на платформата.
В крайна сметка
Обобщавайки определен ред под прегледа, бих искал да отбележа важен нюанс: въвеждането на система за електронно управление на документи във вашия бизнес изобщо не гарантира незабавно увеличаване на неговата рентабилност и в някои случаи може да направи вреда. Ако вашата организация функционира успешно и печели, работейки без EDMS, тогава помислете хиляди пъти, преди да решите да ги внедрите. Няма нужда да гоните "прогресивната мода" и да инсталирате тези системи без сериозна нужда от тях. Въпреки това, с разрастването на бизнеса и високата натовареност на служителите, системата за електронен документооборот може да се превърне в своеобразен спасителен пояс, който ще помогне на компанията да изплува от водовъртежа на бумащината.
