Персонал за всяко подразделение. Персонал: какво е това и как да го направите

Таблицата с персонала документира състава, броя на служителите на организацията и нейната структура. Пример за изготвяне на таблица с персонал, процедурата за нейното одобрение и регистриране на промените. Необходимо ли е да се направи персонал.

Таблицата с персонала е вътрешен документ на предприятието, в който са документирани персоналът, броят на служителите на организацията и нейната структура.

В тази статия ще разгледаме пример за съставяне на таблица с персонал, процедурата за нейното одобрение и ще ви кажем как да издадете промяна в персонала.

В руското трудово законодателство няма пряка индикация за задължението за изготвяне на щатна таблица. Поради тази причина някои работодатели не искат да изготвят допълнителен документ за персонала.

Практиката показва, че е необходимо да има таблица с персонал, освен това липсата му може да доведе до много неприятни последици за самия работодател под формата на глоби.

Трябва да се отбележи, че член 57 от Кодекса на труда на Руската федерация определя един от задължителни условияна трудов договор - трудовата функция на служител, като "работа по длъжност в съответствие с щатното разписание". Без одобрено щатно разписание е невъзможно съкращаването на персонала и освобождаването му в съответствие с член 81, параграф 2 от Кодекса на труда на Руската федерация.

В допълнение, таблицата с персонала или извлечения от нея могат да бъдат поискани по време на одита от данъчните власти, териториалните органи пенсионен фонд, Фонда за обществено осигуряване и Инспекцията по труда.

Изготвяме таблица за персонала

В щатното разписание не се отразява информация за служителите, с които са сключени граждански договори. Това са така наречените служители на „свободна практика“, които не са обект на трудовото законодателство (член 11 от Кодекса на труда на Руската федерация).

При съставянето на таблицата с персонала и двете организации и индивидуални предприемачи, можете да използвате унифицирания формуляр № T-3 (одобрен с постановление на Държавния комитет по статистика на Русия от 05.01.2004 г. № 1). Този формуляр не е задължителен за използване и има препоръчителен характер, но съдържа цялата необходима информация за документи за персоналареквизити.

Прилагайки формуляр № T-3, трябва да спазвате определени правила за попълването му. Нека ги разгледаме по-подробно, като използваме примера за персонала на LLC.

Задължителни подробности

„Името на организацията“ се посочва, както е посочено в учредителните документи: ако в допълнение към пълно имеима съкратена версия, след което се посочва след пълната (в скоби) или реда по-долу.

"OKPO код" е идентификационен кодпредприятия според Общоруския класификатор на предприятия и организации, който е посочен в информационно писмоорган на държавната статистика.

„Номер на документа“: ако таблицата с персонала се съставя за първи път, тогава й се присвоява номер 1 и в бъдеще номерата вървят по ред.

Дата на съставяне - Текущата дата, на която е създаден документът.

"Утвърден" - тук се посочва номерът и датата на заповедта, с която е утвърдено това щатно разписание.

"За периода" - този ред отразява срока на валидност на документа и датата, от която влиза в сила.

„Щат в размер на ____ единици“ - посочва общия брой на персонала на предприятието, отразен в таблицата с персонала.

Главна част

След попълване на необходимите данни ще въведем информация за отдели, позиции и заплати.

Колона 1 "Наименование на структурната единица". ДА СЕ структурни подразделенияпредприятия включват отдели, клонове, представителства и др.

По правило тази колона се попълва, като се започне от звената, които извършват общо управление („Администрация“), след това счетоводния отдел, отдел „Персонал“, икономически отдели т.н., след това производствени звена (цехове, участъци) и обслужващи звена (склад, бизнес единиции така нататък.).

Понякога името на единицата може да повлияе на предоставянето на определени обезщетения на служителя (например при наличие на опасно производство) - в този случай трябва да се вземе от съответните отраслови класификатори.

Колона 2 "Код на структурната единица" е предназначена за номериране на звената по реда, по който можете да определите тяхното място и подчиненост в общата структура на предприятието. В малко предприятие с централизирана структура кодът може да не е посочен.

Колона 3 "Длъжност (специалност, професия), категория, клас (категория) на квалификацията на служителя." Работодателят може сам да зададе името на позициите или можете да използвате " Всеруски класификаторпрофесии на работници, длъжности на служители и тарифни категории(OK 016-94) "(одобрен с Резолюция на Държавния стандарт на Русия от 26 декември 1994 г. № 367)," Общоруски класификатор на професиите (OK 010-93) "(одобрен с Резолюция на Държавния Стандарт на Руската федерация от 30 декември 1993 г. № 298) и „Квалификационен указател на длъжностите на ръководители, специалисти и други служители“ (одобрен с постановление на Министерството на труда на Руската федерация от 21 август 1998 г. № 37 ).

Ако по отношение на определен видработни места, длъжности, специалности, има ограничения или са предвидени облаги и компенсации, то наименованието им трябва да отговаря стриктно на горните класификатори. Заглавието на длъжността трябва да бъде изписано изцяло, без съкращения (например: заместник-главен счетоводител, ръководител на отдела за персонал).

Моля, обърнете внимание: ако името на длъжността, посочено в трудовия договор, не съответства на името на тази длъжност в списъка на персонала или напълно липсва в него, противоречията се разрешават в полза на трудовия договор (чл. 8 от Кодекс на труда на Руската федерация).

Колона 4 "Брой щатни единици". Тук посочваме броя на щатните единици, предвидени в организацията за съответната длъжност (специалност).

Ако е предвидена работа на непълно работно време, тогава трябва да посочите броя на непълните единици в съответните дялове (например: 0,5; 0,75). Също така има смисъл да се включи свободни позиции, незаети към момента на утвърждаване на щатното разписание, за да не се правят промени в него при наемане на всеки нов служител.

Колона 5 "Тарифна ставка (заплата) и др." Попълването на тази колона зависи от възприетата в организацията система на възнаграждение. Посочена е фиксирана заплата или тарифна ставка, която не включва компенсации, социални и стимулиращи плащания.

Моля, обърнете внимание: понякога работодателят, за да установи няколко служители на една и съща длъжност, различен размерзаплати, посочва в таблицата с персонала минималните и максималните граници на заплатата или тарифната ставка - така наречената "вилица" (например: 15 000-18 000 рубли).

Това е в противоречие с чл. 22 от Кодекса на труда на Руската федерация, който предвижда равно заплащане равен труди чл. 129 от Кодекса на труда на Руската федерация, според който заплатата и тарифната ставка са фиксирани. Приема се, че ако служителите заемат еднакви длъжности, то обемът и сложността на работата им също са еднакви, което означава, че заплатите им трябва да бъдат еднакви. В този случай е възможно да се определят заплати в по-голям размер за всеки от служителите за сметка на надбавки или други допълнителни плащания.

Колони 6-8 "Доплащания". Надбавки, допълнителни плащания и други стимулиращи плащания се установяват от действащото законодателство (например: за работа в Далечния север и еквивалентни райони) или от самия работодател (за трудов стаж, за знания чужд езики така нататък.). Размерът на надбавката може да бъде определен като фиксирана сума или като процент от заплатата.

Колона 9 "Общо" се попълва чрез добавяне на колони 5 към 8, но само ако всички данни в тях са въведени в еквивалента в рубли. Ако заплатата е определена в рубли, а надбавките са в проценти, тогава в колона 9 се поставя тире и в бележката трябва да бъдат посочени документите, въз основа на които се прилагат тези надбавки и надбавки.

Предвидена е за изработване колона 10 "Забележка". Допълнителна информацияизясняване и разясняване на щатните данни.

Формуляр № T-3 предвижда подпис на главата кадрово обслужванеи главния счетоводител, но при липса на една от длъжностите в организацията можете да оставите съответния ред празен или да допълните формуляра с подписите на други служители. Не се предоставя подпечатване на одобреното щатно разписание.

Процедурата за одобряване на таблицата с персонала

Щатното разписание се утвърждава със заповед, подписана от ръководителя или др упълномощено лице. Подробностите за поръчката трябва да бъдат въведени в полето "Одобрено".

Тъй като заплатите се изчисляват месечно, е по-удобно да се въведе нова таблица с персонал от първия ден. Трябва да се отбележи, че датите на съставяне, одобрение и влизане в сила на таблицата с персонала може да не съвпадат.

Условията за одобряване на щатното разписание се определят от работодателя самостоятелно. Той може да се одобрява ежегодно, но въпреки че е приет веднъж, може да е валиден няколко години. Ако са направени допълнения към таблицата с персонала, препоръчително е да се одобри нов график в началото на календарната година, като се вземат предвид всички направени промени.

Таблиците за персонала трябва да се съхраняват на мястото на разработване и одобрение, периодът на съхранение е постоянен.

Извършване на промени в щатното разписание

Естествено, информацията, веднъж въведена в таблицата с персонала, може да се промени с времето. Причините за промяна на щатното разписание могат да бъдат:

• въвеждане на нови щатни единици;
• промяна в заплатите;
• изключване на свободни места;
• съкращаване или съкращаване;
• преименуване на длъжности, поделения и др.

Работодателят, независимо от причините за промяна на таблицата с персонала, ще трябва сам да реши как да направи тези промени:

• съставя и одобрява ново щатно разписание, или
• издава заповед за промяна на съществуващия график.

В първия случай се разработва и одобрява напълно нов документ (разгледахме пример за щатното разписание на организацията и процедурата за неговото изготвяне по-рано).

Във втория случай процедурата за промяна на таблицата с персонал включва следните стъпки:

1. Изготвяне и подписване на заповед за промяна на щатното разписание (образец от него е даден по-горе), в който трябва да посочите причините за извършване на промените и датата, от която те влизат в сила (от датата на издаване на заповед или по-късно), наименованието на новите звена, въведени (или изключени свободни) длъжности, брой нови щатни бройки, нова заплата, надбавки или други допълнителни плащания и др.;
2. Привеждане на действащото щатно разписание в съответствие с издадената заповед;
3. Довеждане на извършените промени до вниманието на конкретни служители, засегнати от тях, и извършване на подходящи допълнения и промени в техните трудови договори и трудови книжки.

Обърнете внимание на малко по-различна процедура за промяна на щатното разписание при намаляване на броя или персонала. Съгласно чл. 180 от Кодекса на труда на Руската федерация служителите трябва да бъдат предупредени за предстоящото уволнение най-малко два месеца преди него.

Новото щатно разписание в този случай може да влезе в сила не по-рано от два месеца след съставянето му.

В допълнение към законодателните актове на нашата страна, които са предназначени да регулират сферата на труда, всяка компания има вътрешни правила.

Някои от тях са задължителни, други се разработват въз основа на нуждите на организацията.

Не може да бъде:

• инструкция за защита на труда;
• описание на работата;
• правила работен график;
• и т.н.

Тези документи се отличават от другите актове с няколко специфични правила:

• утвърждават се от ръководителя на фирмата;
• действието им се отнася само за служителите на предприятието;
• тяхното съдържание не трябва да противоречи на закона, влошавайки положението на служителите;
• действието им продължава определено време.

Щатното разписание е един от тези вътрешнофирмени документи.

Законодателство

Понятието „набиране на персонал“ може да се намери само във втората част на член 57 от Наказателния кодекс на Руската федерация.

Там става дума за задължителни клаузи. Той също така дешифрира паралелно редица понятия, като длъжност, специалност и квалификация.

Според тази статия таблицата с персонала е „организационен и административен документ, който определя официалния и числения състав на организацията, както и посочва ведомостта за заплати.

Той се съставя по формуляр, установен от Държавния статистически комитет на Русия, и включва списък на длъжностите, информация за броя на длъжностите, официални заплати, надбавки, месечен фонд.

Според закона, ако в договора, сключен от служителя с работодателя, се посочва само длъжността или специалността, тогава списъкът на персонала е задължителен документ, който трябва да бъде съставен в съответствие с всички правила.

Ако договорът предвижда пълно описание на работните задължения на наетото лице, тогава графикът не е необходим.

Съгласно члена на закона този документ не е необходим за индивидуалните предприемачи, той се предоставя само за организации.

Но всъщност по време на проверката федералната инспекция ще глоби такъв работодател за нарушаване на Кодекса на труда (50 хиляди рубли).

концепция

Таблицата за персонала е вътрешен документ на предприятието, който отразява неговата структура, със задължителен списък от професии, длъжности, специалности, както и общия брой на служителите, размера на техните заплати и неговите компоненти.

Няма консенсус по въпроса дали в предприятието е необходима таблица с персонал или не.

Безспорен факт е, че добре написан документ може да помогне на фирма да спечели спор в съда, например с намален персонал бивш служителили избягване на глоби от контролни органи.

Данни, съдържащи се в документа:

• списък на всички структурни подразделения на дружеството, според йерархията;
• информация за числеността на всички щатни единици на предприятието;
• размера на начислените заплати за всяка позиция;
• списък на всички позиции;
• изброяване с реда на начисляването им.

За да съставите таблица с персонал, организацията трябва да има вече оформена и установена структура.

В съответствие с него в документа са посочени всички длъжности и щатни единици.

Какво е необходимо?

Добре организираната маса на персонала помага за бързото и ефективно решаване на редица задачи, а именно:

• помага на мениджъра и служителите да имат ясна представа за структурата на предприятието с всичките му подразделения;
• определя числеността на целия персонал на компанията;
• анализират и контролират количествените и качествени характеристики на служителите;
• контролират и наблюдават системата на възнаграждение в организацията, както и размера на надбавките;
• правилно съставяне на трудов договор;
• когато се появят свободни позиции, това опростява подбора на служители.

В допълнение към текущите задачи, персоналът ще помогне на работодателя:

• спечелите дело с бивш служител поради съкращения;
• обясни .

При проверка на фирма данъчни властиили КСО, този документ също е необходим.

Въпреки че присъствието му не се счита за задължително, одиторите ще го изискват във всеки случай, за да проверят правилността на различни парични такси.

Кой се гримира?

В закона не е упоменато кой трябва да съставя щатното разписание.

Може да е:

• управление на предприятието;
• специално създадена група от отговорни лица;
• служители на отдела за персонал;
• членове на правния отдел;
• служители на икономическия отдел;
• служители на отдела за заплати и организация на труда.

Трябва да се отбележи, че поне един икономист трябва без провалучастват в попълването на документа.

Как да попълните и изготвите таблица за персонал през 2016 г.?

Как да разработим и съставим таблица с персонал?

За да направите това, трябва да знаете няколко правила за попълването му с помощта на официалния формуляр.

Формуляр и секции

За таблицата с персонала се използва унифициран формуляр № T-3.

Той е одобрен с постановление на Държавния статистически комитет на Руската федерация от 2004 г. относно първичните документи за отчитане на труда. Тази форма не е задължителна, но се препоръчва.

Раздели на документа:

• Официалното име на организацията.
• Код на отдела.
• Позиция според Общоруския класификатор на професиите и Квалификационния указател на ръководители и специалисти.
• Броят на персоналните единици на организацията.
• Тарифна ставка.
• Надбавки
• Обща заплата, включително бонуси.
• Бележки.

Алгоритъм за попълване стъпка по стъпка

Алгоритъмът за попълване на таблицата с персонала е както следва:

1. Наименованието на фирмата се попълва съгласно учредителните документи.Ако фирмата има пълно и съкратено име, тогава можете да изберете всяка опция. Но за избягване спорни ситуации, е желателно избраната опция да се фиксира в евентуални инструкции за попълване на данните на фирмата.
2. Попълнете номера и датата на документа.Трябва да се има предвид, че таблицата с персонала може да не влезе в сила веднага, така че датата се определя съответно. Например, ако документът влезе в сила на 1 януари 2018 г., тогава се посочва този номер.
3. Попълва се наименованието на структурната единица на фирмата.В търговските организации може да бъде всичко, но не и от чужд произход. За държавните предприятия спазването на разпоредбите е задължително. Тъй като някои единици се използват като индикатор за изчисляване на пенсионните доходи ( медицински работници, служители в сферата на образованието, работници в опасни производства).
4. Кодът на подразделението се попълва според фирмената йерархия.Например отдел - 01, управление - 01.01, отдел - 01.01.01, група - 01.01.01.01.
5. Попълва се колоната "Длъжност".Това става в строго съответствие с трудовия договор и трудовата книжка. В същото време за наименованието на категорията, специалността, категорията работници се използват Общоруският класификатор на професиите и Квалификационният указател на ръководители и специалисти. Първо се попълват позициите на началници на отдели, след това техните заместници, след това специалисти и редови служители.
6. Попълва се числеността на щатните единици.Трябва да се помни, че това не означава действителния брой служители на предприятието, а необходимия. Следователно данните в тази колона могат да бъдат дробни (0,25 се приема като стъпка). За търговски организациивсяка стойност се избира въз основа на техните нужди. За бюджетни предприятиячислеността на персонала се изчислява по определен начин.
7. Попълва се колоната "тарифна ставка".Стойността му не може да бъде по-ниска от минималната работна заплата. Не можете да попълните тази колона, например 10-15 000 рубли. Трябва да посочите конкретна заплата в рубли. Ако се променя в зависимост от определени условия, тогава се използват следните колони на формуляра, за да отразят това.
8. Попълват се следните 3 колони "доплащания".в зависимост от предписаните от закона норми, бонусни схеми за конкретно предприятие, режим на работа или наличие на вредни условия на труд, е разрешено да се посочват суми в рубли или проценти.
9. Попълване на общата заплата, получена чрез сумиране на стойностите на колони 5,6,7,8.
10. Бележките се попълват, ако са.
11. Попълнете колоните "общо". Това се прави чрез вертикално сумиране на стойностите на формуляра (персонал, заплати, надбавки и заплати).

Примерно попълване (пример) на формуляр T-3 през 2016 г.:

В дадения пример се попълва за NEXT LLC.

По номер на документа (№ 5) - това е 5-то утвърдено щатно разписание в организацията. Датата на завършване и одобрение е една и съща - 23 декември 2015 г. И моментът, в който щатното разписание влезе в сила едва на 1 януари 2016 г., което е посочено отделно.

Според документа NEXT LLC има само 3 структурни подразделения:

• Администрация (01). Поделението включва длъжности: генерален директор, търговски директор, зам изпълнителен директорпо АЧЧ, секретар-референт.
• Счетоводство (02). Разделът включва следните позиции: Главен счетоводител, водещ счетоводител, счетоводител-касиер.
• Логистичен отдел (03). Отделът се състои от началник отдел и логистик.

В колона номер 5заплати за всички позиции. В колони 6 и 7, бонуси "за интензивност на работа" и "бонуси за млади специалисти".

В колона номер 9стойностите на колони 5,6,7 се обобщават (колона № 8 не се попълва).

В колоната "общо"броят на персонала е 10, общата заплата е 376 000 рубли, а общият фонд за заплати в предприятието е 477 650 рубли.

Изявление

Таблицата с персонала се одобрява със специална заповед, която трябва да бъде посочена (в последната колона на документа).

Можете да изтеглите образец от тук:

Текстът на заповедта може да бъде следният: „Одобряване на щатното разписание от 15 юли 2016 г. № 15 с численост от 10 щатни единици с месечна заплата от 250 000 рубли.“

Подписи и печати

Щатното разписание трябва да бъде подписано от ръководителя на фирмата и главния счетоводител.

Ако документът се състои от няколко листа, е разрешено да се подпише всеки лист в специално предвидените за това полета. Това може да е необходимо, например, в организация, където документът първо се одобрява в клоновете, а след това в централния офис.

Възможно е подпечатването на одобрения график, но не е задължително.

Документът обикновено е валиден 1 година.

В него се правят промени, както следва:

• съставя ново щатно разписание;
• изменя вече утвърдения документ, като прави бележка в него по новия ред.

Срок на годност

Съгласно Заповедта на Министерството на културата на Руската федерация от 25 август 2010 г. N 558 При одобряването на Списъка на типичните управленски архивни документи условията за съхранение на щатното разписание се определят, както следва:

• на мястото на одобрение и развитие - постоянно;
• в друга организация - 3 години;
• щатно разписание на служителите - 75 години.

Могат ли изпълнителите да работят по редовен график?

Щатното разписание се прилага само за тези служители, които работят по трудов договор.

Работниците по трудов договор не са включени в списъка на персонала, тъй като отношенията им с работодателя се регулират от Гражданския кодекс на Руската федерация, в който не се споменава този документ.

Обобщавайки, можем да кажем, че персоналът не е задължителен, но необходим документза систематизирането на информацията за персонала в компанията и за нейното ефективно функциониране, да не говорим за факта, че наличието му е гаранция за успешното приключване на всеки одит.

- документ, макар и не задължителен, но наличието му помага за управление на персонала. Често се изисква от регулаторните органи по време на проверки. Този документ може да е необходим и в конфликтна ситуация, когато ръководството на компанията трябва да обоснове решения за намаляване на част от наетия персонал или ликвидиране (реорганизиране) на структурни подразделения.

Персонал: при съставяне и одобрение

Когато създава всяка фирма или предприятие, собственикът или мениджърът първоначално разработва предложената структура на персонала. След като станат известни приблизителните обеми на работа, извършена от всяка единица нает персонал, можете да започнете да изготвяте таблица за персонала.

Този документ е разработен в таблична форма и включва информация за:

• структурни подразделения;
• броят на подобни позиции;
• заплати, включително различни бонуси.

Списъкът на персонала включва не само онези длъжности, които вече са заети от служители, но и очаквани свободни работни места.

Например, когато се създава компания, вече е известно кой ще изпълнява задълженията на главен счетоводител, директор и маркетинг специалист. Но за нормалното функциониране на компанията е необходимо да кратко временаемете няколко мениджъри, секретар и администратор. Необходимо е да включите всички тези длъжности в съставяното щатно разписание и в бележката да посочите кои от тях са свободни и приблизителната дата за наемане на специалист.

Няма един примерен документ, но можете да вземете като основа T-Z формаразработен от статистическата служба. Той може да включва допълнителни колони и раздели, необходими за пълно описание на персонала на компанията и нюансите на формирането на фонда за заплати.

Разработването и попълването на графика може да се извърши от всеки служител, на когото е поверен кадрова работав компанията.

Можете да създадете документ:

• обслужване на персонала;
• счетоводство;
• специалист по човешки ресурси;
• адвокат;
• шеф на фирмата.

Преди да одобри щатното разписание, то се проверява и подписва от ръководителите на отделите по персонала и счетоводството. Ако нямат коментари и документът е верен, тогава е необходимо да се изготви заповед за одобряване на таблицата с персонала.

Как правилно да одобрим таблицата с персонала

Процедурата за одобряване на таблицата с персонала е доста проста. Заедно с подписания документ се изготвя заповед или заповед за неговото утвърждаване и влизане в сила. Когато документът се създава за първи път, тогава в текста на заповедта те утвърждават графика и дават указания на съответните служби за използването му в работата. Самият график е приложен към поръчката.

Невъзможно е да се одобри щатното разписание без издаване на подходяща заповед от ръководството.

След подписване на заповедта за одобрение и регистрирането й, в заглавната част на графика се попълва информация кога и с какъв документ е въведена в действие.

Когато стане необходимо предприятието да разработи ново щатно разписание, към заповедта за одобрение трябва да се добави допълнителна информация, че предишният документ вече не е валиден. Заповедта за одобрение се съхранява в отдела за персонал на фирмата заедно с графика за щата.

Кой утвърждава щатното разписание

Такава заповед (инструкция) се подписва от ръководителя на компанията или неговия заместник, чиито функции включват управление на персонала на организацията.

Посочете конкретно изпълнителенкойто може да одобри този документ по собствен ред в:

• наредба за възнагражденията или управлението на персонала;
• трудови договори с ръководството на дружеството;
• длъжностни характеристики на директора или неговите заместници.

Документът може да бъде одобрен не само от ръководителя на организацията, но и от служителя, който изпълнява задълженията на директора по време на неговото отсъствие.

Такава ситуация е възможна, когато е необходимо да се въведе в действие нов документ за кратко време и няма време да се изчака завръщането на директора или собственика. Например, ако проверката на регулаторните органи разкри значителни отклонения в действителната структура на наетия персонал и одобрения документ и инспекторите дадоха няколко дни, за да приведат в ред документите, регулиращи броя на служителите.

Колко често и кога се одобрява персоналът

Щатното разписание не е статичен документ, който влиза в сила веднъж. При необходимост се правят промени в него или се разработва нов график. IN големи компаниипри периодични промени в структурата на персонала, графикът се разработва и утвърждава ежегодно.

Срокът на валидност обикновено се посочва в заглавната част, например една година или пет години.

Ако е необходимо, можете да замените таблицата с персонала дори преди датата на изтичане.

Такава ситуация е възможна при съществена промяна в структурата на персонала при разширяване на обхвата на дейностите или съкращаване на част от звената, поради финансови проблеми.

Например в търговията на едро търговско дружествотаблицата с персонала беше одобрена за период от две години, но година по-късно стана възможно да се разшири и да заеме ниша на пазара на услуги на дребно в своя регион. Подобна стъпка включва създаването на отделно подразделение, занимаващо се с търговия на дребно и наемане на персонал в точката на продажба.

В същото време структурата на персонала ще се промени значително, ще бъдат добавени значителен брой нови служители. Щатното разписание трябва да бъде сменено с ново.

В същото време, ако по време на валидността на графика има нужда от незначителни промени, например да се увеличи броят на служителите на един от отделите с няколко души или да се промени основната (официална) заплата на един на специалистите, то не е необходимо издаване и утвърждаване на нов документ.

В такава ситуация е достатъчна заповед на ръководителя за промяна на текущото щатно разписание.

Когато утвърдят щатното разписание за следващата година

Принципно одобрява новото щатно разписание за календара или академична годинаможе да минат няколко дни преди да започне. Понякога този документ се изготвя и приема предварително, например през ноември или началото на декември. В този случай трябва да се вземат предвид редица нюанси.

Първо, размерът на основните (официални) заплати. Ако за някои категории работници тази част от доходите е обвързана с минималната работна заплата, тогава е необходимо да се изчака официален документ, регламентиращ минимална заплатав региона. Подобно е положението и с индексирането на заплатите според нивото на инфлация.

Второ, предложените промени в законодателството, регулиращо условията на труд, длъжностите и други промени в сферата на труда. За да не преработвате таблицата с персонала в последния момент, трябва да я съставите и за нова. Календарна годинакато се вземат предвид иновациите на законодателите.

На трето място, документът се изготвя едва след утвърждаване на плановете за финансови и производствени показатели за следващата година. Например в образователна институцияняма смисъл да се съставя щатно разписание за учебната година през май, ако документите за обучение се приемат преди края на юли. В крайна сметка точното натоварване на преподавателския състав и броя на учителите по всеки предмет могат да бъдат изчислени едва след края на приемането на заявления от бъдещи студенти или студенти.

Щатното разписание се съставя и утвърждава за първи път при създаването на дружеството. Честотата на промяната му може да бъде определена във вътрешните документи, регулиращи управлението на персонала. При необходимост се правят промени или се създава нов график. В процедурата за одобряване на този документ е наложително да се издаде подходяща заповед или заповед от ръководителя (един от неговите заместници).

Обикновено в структурата на персонала на всяка организация присъстват следните колони:

Данните за ставки, заплати, надбавки в долната част на графика се сумират, съставлявайки общата заплата (фонд за заплати), одобрена от организацията.

важно!В някои случаи се изисква допълнителна информация за конкретни позиции. За да направите това, графикът може да включва колона "Бележки", която записва Допълнителна информация.

С какво се регулира?

В същото време, в понастоящем организационна структураЩатното разписание не е утвърдено никъде официално.До 2013 г. той беше задължителен, одобрен с Резолюция на Държавния статистически комитет № 1 от 01.05.2004 г.

Въпреки това, с влизането в сила на Федералния закон „За счетоводството“, предприятията получиха правото да разработват самостоятелно формуляри първична документацияосвен ако не е специално одобрено упълномощен орган. По отношение на таблицата с персонала нямаше такова одобрение - и следователно в организациите формулярът за него може да бъде одобрен отделно.

Въпреки това униформата T-3 все още се използва широко. Той е удобен за водене на записи, съдържа цялата необходима информация и служителите с опит отдавна са успели да го попълнят правилно. Следователно в бъдеще има смисъл на първо място да се обмисли използването на тази конкретна форма.

Могат ли да се правят промени?

Има два начина за регистриране на такива служители в таблицата с персонала:

1. През сезона, когато има нужда от доп работната сила, съответните звена се вписват в щатното разписание. След края на сезона, когато договорите им изтекат, залозите се премахват от графика.
2. В графа "Забележка" се отбелязва, че работата е сезонна. Този метод е удобен, когато се използва формуляр T-3.

В случай, че свободните работни места са постоянно посочени в графика, те ще трябва да се докладват на службата по заетостта всеки месец, дори ако се отворят едва през следващата година (клауза 3 на член 25 от Закона на Руската федерация от 19 април 1991 г. № 1032-1). При неспазване на това правило работодателят може да носи отговорност по чл. 19.7 от Кодекса за административните нарушения на Руската федерация.

Изхвърляния

Информацията, отразена в щатното разписание, включва и категориите служители.Факт е, че за много позиции професионални стандартии ЕТКС определи необходимото ниво на знания и умения, което отговаря на определени категории. С вписването им в щатното разписание работодателят установява съгласно чл. 57 от Кодекса на труда на Руската федерация, изискванията за квалификацията на служителя.
Ако ранговете са посочени в графика, то те трябва да съвпадат с тези, посочени в заповедите за работа. Ако в бъдеще служителят издържи изпита за вис квалификационна категория, тогава може да се коригира както трудовият договор, така и щатното разписание.

Номер

Сред допълнителната информация, отразена в щатното разписание, е номерацията. Може да се отнася до:

• броят на структурните подразделения;
• броя на залозите;
• номер на документ.

Във всеки случай номерирането ще бъде посочено от одобреното от правилата за работа в офиса, действащи в предприятието.

Група

Някои предприятия използват "матрична" организационна структуракогато при работа по проект се сформират временни работни групи от служителите на отдела. В същото време в групата се назначава лидер, който след приключване на работата по проекта може да стане обикновен специалист - и в друга група да попадне под наблюдението на друг лидер. Как да се отрази спецификата на тази форма на работа в таблицата с персонала?

Тук са възможни следните подходи:

1. Извършване на промени в графика за продължителността на проекта. В този случай лидерът и неговият екип първо ще бъдат разпределени, а след това, след разпускане, ще бъдат прехвърлени обратно на предишните си позиции.
2. Изготвяне на срочен договор за непълно работно време за ръководител на група (?). В този случай тази позиция обикновено ще бъде свободна и лицето ще я заема само за известно време.
3. Заключение гражданскоправни договорипредоставяне на услуги или договор (глава 37, 39 от Гражданския кодекс на Руската федерация). В този случай обаче може да има трудности при изчисляването на данъците в съответствие с Данъчния кодекс на Руската федерация. Освен това с този подход служителите могат да се опитат да признаят такива договори като трудови чрез съдилищата.

AUP

Какво е AUP? AUP е административно-управленски персонал.Неговият брой и норми по отношение на плащането не са регламентирани със закон, следователно в таблицата на персонала служителите от тази категория се показват от ръководството на предприятието независимо, въз основа единствено на нуждите и икономическите възможности на компанията. На практика броят на АУП над 10-15% от общия персонал на предприятието се счита за неефективен.

Размерът на плащането на служителите на AUP може да се извърши с помощта на една тарифна междусекторна мрежа, но може да бъде зададен от предприятието и независимо, въз основа на нуждите и възможностите на компанията.

Обикновено AUP се състои от следните позиции:

• Ръководител на организацията.
• Главен счетоводител. В съответствие с Федералния закон „За счетоводството“ и Гражданския кодекс на Руската федерация директорът също може да изпълнява своите задължения. В този случай, независимо от наличието или отсъствието на други счетоводители или икономисти в предприятието, личната отговорност за спазването на счетоводните правила ще се носи пряко от ръководителя на организацията.
• Ръководители на отдели, отдели, участъци, бригади или други структурни звена на дружеството.
• Служители на отдели, свързани с управлението на предприятието - финансови, кадрови, икономическо планиране и др.

важно!Структурата на АУП не е регламентирана никъде. Списъкът с позиции зависи единствено от волята на ръководството на организацията.

Реквизити

накрая Подробностите за следните документи трябва да бъдат отразени в списъка на персонала:

1. Заповедта, с която е одобрен.
2. Редът, с който е въведен формулярът в действие (ако не се използва Т-3, а собствено разработен формуляр).

Допълнително самият график може да има детайли - номер според правилника за деловодство, дата на въвеждане и срок на валидност.

Заключение

Таблицата с персонал трябва да се счита за задължителен документ за предприятието. Структурата на графика трябва да отразява персоналсамото предприятие - вътрешни подразделения, ставки, длъжности и др. Освен това този документ трябва да съдържа счетоводни данни.

Служителите на отдела за персонала изготвят много документи - всички видове заповеди, споразумения със служители, графици, местни разпоредби и др. Един от документите, които силно засягат дейността на институцията, е таблицата с персонала. В съответствие с него се планира фондът за заплати (графикът се отнася до документите, установяващи системата за заплати), той също може да стане доказателство за намаляване на броя или персонала на служителите на институцията и ще се изисква при извършване на контролна и надзорна дейност и при възникване на трудов спор. Нека поговорим за персонала днес.

Задължително планиране

В съответствие с Инструкциите за прилагане и попълване на формулярите за първична счетоводна документация за отчитане на труда и неговото заплащане (наричани по-долу Инструкциите), одобрени с Резолюция № 1, таблицата за персонала се използва за формализиране на структурата, персонала и персонал на организацията в съответствие с нейния устав (наредба за нея). Съдържа списък на структурните звена, длъжности, специалности, професии с квалификация, информация за числеността на щатните единици.
Да кажем веднага, че нормата, задължаваща работодателя да разработи и одобри таблицата с персонала, липсва в Кодекса на труда, но все пак има споменаване. По-специално, съгласно чл. 57 от Кодекса на труда на Руската федерация, условие, което е задължително за включване в трудовия договор, е, наред с други неща, трудова функция- работа по длъжност по щатно разписание, професия, специалност с посочване на квалификация; специфичен вид работа, възложена на служителя ... Ако в съответствие с Кодекса на труда на Руската федерация други федерални законис извършването на работа на определени длъжности, професии, специалности се свързва предоставянето на компенсации и обезщетения или наличието на ограничения, тогава наименованието на тези длъжности, професии или специалности и квалификационни изискваниякъм тях трябва да отговарят на наименованията и изискванията, посочени в ръководства за квалификацияодобрени по начина, установен от правителството на Руската федерация.
Освен в Кодекса на труда щатното разписание е упоменато и в други наредби. По-специално параграф 91 Насокиотносно процедурата за назначаване, провеждане на документални полеви проверки на притежатели на полици за задължително социално осигуряване и предприемане на мерки въз основа на техните резултати, одобрена с Указ на FSS на Руската федерация от 07.04.2008 г. N 81, се предвижда, че FSS, за да се потвърди правилността на изчисляването на застрахователните премии социална осигуровкаще изисква от работодателя да предостави учредителни и организационни и административни документи, включително списък на персонала. Също така FSS ще го изисква при проверка на правилността на изчисляването на застрахователните премии за задължително социално осигуряване срещу трудови злополуки и професионални заболявания.
Наличието на щатно разписание е необходимо и за пенсионния фонд, който при събиране на информация за трудовия стаж на осигурените работници се позовава на този документда се установят имената на структурните подразделения на институцията и съответствието на имената на длъжностите.
Щатното разписание е посочено и в Указанията за попълване трудови книжки, одобрен с Указ на Министерството на труда на Руската федерация от 10.10.2003 г. N 69. По-специално, параграф 3.1 от инструкциите отбелязва, че се правят записи за името на длъжността (работата), специалността, професията, посочващи квалификации, като правило, в съответствие с щатното разписание на организацията.
Въз основа на горните разпоредби наличието на таблица с персонал в институция е просто необходимо. Имайте предвид, че за някои институции задължителният персонал е пряко установен от разпоредби:
- Заповед на Министерството на извънредните ситуации на Руската федерация от 24 септември 2008 г. N 563 одобри правилата и сроковете за съставяне, координиране, одобряване и регистриране на щатни таблици за служители на бюджетни и държавни институции на Министерството на извънредните ситуации и гражданското спасяване персонал военни формированияМинистерство на извънредните ситуации;
- Заповед на Спецстроя на Руската федерация от 03.12.2010 г. N 540 определя реда и условията за съставяне, преглед, одобряване и регистриране на щатните таблици на цивилния персонал на военни формирования и организации под Спецстрой, който се финансира от бюджетни кредити.

Форма за персонал и правила за съставяне

Формулярът за персонал T-3 е одобрен с Указ N 1. Този формуляр предвижда 10 колони и по силата на Указ на Държавния комитет по статистика на Руската федерация от 24 март 1999 г. N 20 „За одобряване на процедурата за Прилагане на унифицирани форми на първични записи” могат да се добавят нови, но не могат да се изтриват съществуващи.
Забележка: въпреки че формулярите, одобрени с тази резолюция, се прилагат за организации, независимо от формата на собственост, някои бюджетни и държавни институции ги съставят във формата, одобрена от ведомствения нормативен акт. Например, бюджетните и държавните институции на Министерството на извънредните ситуации трябва да изготвят щатно разписание под формата на Приложение 2 към Заповедта на Министерството на извънредните ситуации на Руската федерация от 24 септември 2008 г. N 563.
Във всеки случай е малко вероятно да има трудности при попълването на заглавката на документа, така че нека да преминем направо към табличната част на формуляра.
Колона 1 "Име" и 2 "Код" определят структурната единица на организацията. Повечето организации, финансирани от различни нивабюджети, като правило, имената на структурните звена се избират независимо, ръководени от общоприети концепции. По правило първо се посочват структурните звена на администрацията (управление, счетоводство, отдел "Личен състав", организационно-правен отдел и др.), След това производствените отдели и накрая отделите за обслужване и поддръжка (административно-икономически отдел, ремонтни услуги и др.). На всеки отдел се присвоява код, който ще помогне да се определи мястото на този отдел или група в общата структура на организацията (посочен в колона 2).
В колона 3 "Длъжност (специалност, професия), категория, клас (категория) на квалификация" е необходимо да въведете името на длъжността (специалност, професия). Отбелязваме, че на основание чл. 57 от Кодекса на труда на Руската федерация, ако предоставянето на обезщетения и обезщетения или наличието на ограничения е свързано с изпълнението на работа на определени длъжности, професии, специалности, тогава имената на тези длъжности, професии или специалности и изискванията за квалификация за тях трябва да отговарят на наименованията и изискванията, посочени в квалификационните справочници. По-специално, в момента те все още използват Общоруския класификатор на работниците, длъжностите на служителите и категориите на заплатите OK 016-94 и Списъка на отраслите, цеховете, професиите и длъжностите, одобрени с Указ на Държавния комитет по труда на СССР и Президиумът на Всесъюзния централен съвет на профсъюзите от 25 октомври 1974 г. N 298 / P-22, заетостта в която дава право на пенсия за старост при преференциални условия.

За ваша информация. Ако например в списъка на персонала е предвидена длъжността „шофьор“ и служителят изпълнява функциите на контролер, тогава той губи правото на пенсия за старост при преференциални условия.

Освен това трябва да се вземат предвид други нормативни актове, които съдържат правилата за установяване на имената на длъжности, специалности и професии. Например, въз основа на заповедта на Министерството на здравеопазването и социалното развитие на Руската федерация от 28 март 2012 г. N 278n, титлата на ръководителя (управителя) на плазмения център може да бъде допълнена с титлата на медицинския длъжност "лекар-трансфузиолог", съобразена с профила на структурното звено и специалността, предвидена от номенклатурата на специалностите на специалисти с висше и следдипломно медицинско и фармацевтично здравно образование.
При съставяне и одобряване на щатното разписание на орган на местно самоуправление, апаратът на избирателната комисия общинатрябва да използвате имената на длъжностите в общинската служба, предвидени в регистъра на длъжностите в общинската служба в съставния субект на Руската федерация (клауза 3, член 6 от Федералния закон от 2 март 2007 г. N 25-FZ „Относно общинска службаВ Руската федерация“).

Забележка! Ако институцията има нужда да приеме служител за определено време, неговата позиция също е фиксирана в таблицата с персонала. За да направите това, трябва да направите промени в текущата таблица с персонал, като посочите информация за периода, за който е въведена длъжността, в колона 10 „Забележка“ на формуляра T-3.

Последователността на попълване на колона 3 за всяка структурна единица е индивидуална, като се вземат предвид спецификите на конкретна организация. Въпреки това смятаме, че е по-удобно да го попълните в йерархичен ред: ръководител на структурно звено, заместници, главни специалисти, водещи специалисти и др.
Броят на щатните единици по длъжност, професия или специалност се посочва в колона 4. Тази колона може да съдържа както цели числа - 1 (за щатни служители), така и непълни числа - 0,25, 0,5 и др. (за партньори). Препоръчваме тази колона да отразява не само съществуващите, но и свободните позиции, тъй като нови служители могат да бъдат наемани само за отворени позиции, посочени в щатното разписание.
Имайте предвид, че броят на щатните единици на организациите, финансирани от различни нива на бюджети, се определя от по-високи организации. И така, стандартите за персонал:
- персонал на институции, изпълняващи наказателни наказания под формата на лишаване от свобода (с изключение на затворите), и институции, изпълняващи наказателни наказания под формата на лишаване от свобода, със специални условия стопанска дейносткато процент от средния годишен брой на затворниците, държани в тях - одобрен с Указ на правителството на Руската федерация от 12.08.1994 г. N 922;
— държавни служители и общински институциикултурно-развлекателен тип и библиотеки - одобрени със заповед на Министерството на културата на Руската федерация от 01.09.2011 г. N 906;
– медицински и друг персонал от екипа по анестезиология и реанимация, отделение по анестезиология и реанимация медицинска организация- са дадени в приложения 2 и 5 към Процедурата за предоставяне на анестезиологична и реанимационна помощ на възрастното население, одобрена със заповед на Министерството на здравеопазването и социалното развитие на Руската федерация от 13 април 2011 г. N 315n;
- невропсихиатричен диспансер (диспансерно отделение на психиатрична болница), кабинет на местен психиатър, кабинет за активно диспансерно наблюдение и амбулаторно принудително лечение - одобрен със заповед на Министерството на здравеопазването и социалното развитие на Руската федерация от 17 май, 2012 N 566n.
Някои отдели одобряват методи за изчисляване на нивата на персонала. Например, това направи Федералната архивна служба, която одобри със Заповед № 9 от 14 януари 2004 г. подходящата методика за държавните архивни институции.
Някои институции, когато определят както имената на длъжностите, така и техния брой, трябва да се ръководят от стандартни щатни таблици, одобрени от ведомствените разпоредби. По-специално, Приложение 2 към Заповед на Федералната служба за изпълнение на наказанията на Руската федерация от 23 януари 2012 г. N 24 одобри стандартното щатно разписание на пенитенциарната инспекция (съдържащо се за сметка на оценката на пенитенциарната система), в съответствие с които териториалните органи на Федералната служба за изпълнение на наказанията трябва да представят щатните разписания на подчинените наказателни инспекции.
В колона 5 "Тарифна ставка (заплата) и др." месечната заплата се посочва в рубли по тарифна ставка (заплата), тарифна скала, процент от приходите, дял или процент от печалбата, коефициент на участие в труда (KTU), коефициент на разпределение и др., в зависимост от системата на възнаграждение, приета в организация в съответствие с действащото законодателство на Руската федерация, колективни договори, трудови договори, споразумения и местни разпоредби на организацията (раздел 1 от Инструкциите).
Най-често срещаната грешка при попълването на тази колона е установяването на диапазон на заплатите, тоест различни заплати за служители с една и съща квалификация. Това не е вярно: всяка длъжност трябва да отговаря само на една заплата. Единственото изключение е ситуацията, когато длъжностите се намират в различни структурни звена. Установяването на заплати в по-голям размер за един от служителите може да се осъществи чрез установяване на надбавки или други допълнителни плащания за него (Писмо на Rostrud от 27.04.2011 г. N 1111-6-1).
Обърнете внимание, че при определяне на размера на възнаграждението трябва да се вземат предвид нормативните и ведомствените актове. Например размерът на заплатите по професия на работниците и официалните заплати по длъжност на служителите териториални органии подчинените организации на държавната куриерска служба са създадени със заповед на Държавната фискална служба на Руската федерация от 29 август 2008 г. N 262.
Колони 6-8 отразяват бонуси, които стимулират и компенсационни плащания: допълнителни плащания и надбавки с компенсаторен характер, премии и други стимулиращи плащания. Тоест, ако служителите изпълняват работата си в вредни условиятруд, една от тези колони трябва да се нарича "Доплащане за работа при вредни условия на труд", а по-долу да се посочи конкретният размер на тази помощ.

За ваша информация. Въз основа на постановление на правителството на Руската федерация от 20 ноември 2008 г. N 870 „За установяване на намалено работно време, годишен допълнителен платен отпуск, повишени заплати за работници, заети с тежка работа, работа с вредни и (или) опасни и други специални условия на труд” на лица, извършващи работа при такива условия, въз основа на резултатите от атестирането на работните места, се гарантира увеличение на заплатите с най-малко 4% от тарифната ставка (заплата), установена за различни видовеработят при нормални условия на труд.

Надбавките в таблицата с персонала могат да бъдат определени в рубли, проценти или коефициенти. В случай на промяна на размера на последния, можете да поставите тирета в съответните колони, а в колона 10 „Забележка“ направете връзка към документа, който регулира тази промяна. Например, процентният бонус за работещите в Далечния север варира в зависимост от продължителността на „северния“ опит. Следователно, когато попълвате таблицата с персонала в колоната „Доплащания“, можете да поставите тире (при липса на други надбавки), а в колона 10 да направите препратка към съответния регулаторен правен акт, който регулира установяването на процентни бонуси към заплатите за служители на Далечния север. Това ще ви позволи да не променяте персонала всеки път, когато се промени.
В колона 9 се посочва размерът на длъжностната заплата и надбавките за всяка длъжност. И колона 10 "Забележка" в повечето случаи ще остане празна, но има случаи, когато ще трябва да се попълни. Това се отнася за работници, които нямат фиксирана заплата като такава - работници на парче, работници на време и др.
Как да зададете правилния размер почасово заплащанетруд на служителя в щатното разписание? Условието за неговия размер е посочено в колона 5 „С тарифна ставка (заплата) и т.н.“, която отразява почасовата ставка (___ рубли / час). В същото време колоната с бележка показва: „Система за заплати, базирана на времето“, а в колоната „Общо на месец, rub.“ трябва да посочите числото, което се получава чрез умножаване на ставката, определена от работодателя (___ рубли / ч) по средния месечен брой работни часове.
Ако служителят има заплати на парче, смятаме, че в колона 5 „Тарифна ставка (заплата) и т.н., търкайте.“ трябва да поставите тире и в колона 10 „Бележки“ да посочите „Заплати на парче / Бонус на парче“ (в зависимост от схемата на възнаграждение, която работи служителят) и да дадете връзка към вътрешния документ, регулиращ размера на възнаграждението (например , наредба за възнагражденията или наредба за възнагражденията и материалното стимулиране).
В долната част на таблицата има ред "Общо". Попълва се в колона 4 „Брой на персонала“ и колона 9 „Общо на месец, рубли“. Общият брой на щатните единици трябва да бъде посочен в горната част на щатната таблица в реда "Количествено състояние". Резултатът в колона 9 е фондът работна заплата в организацията и може да се променя нагоре (при работа през почивните дни или извънреден труд) или надолу (когато служителите са в отпуск по болест, в отпуск за своя сметка и др.).
Таблицата с персонала може да се състои от няколко листа. Лицата, които го подписват, се подписват само на последния лист в съответния ред. Ако е необходимо да се подпише всеки лист, формулярът се допълва с редове за полагане на подпис. Тази процедура може да се приложи и в случай на подписване на щатното разписание на клона преди неговото одобрение отделно от организацията майка.

Процедурата за одобряване и изменение на таблицата с персонала

от общо правилощатното разписание се утвърждава със заповед (инструкция), подписана от ръководителя на организацията или упълномощено от него лице. Това е посочено в Инструкциите. Данните за поръчката - дата и номер - се въвеждат в заглавката на документа в специално предвидените за това редове. Имайте предвид, че норматив правни актовеможе да се установи специална процедура за одобряване на щатното разписание. И така, въз основа на клауза 10 от Процедурата за одобряване на щатни таблици за служители на бюджетни и държавни институции и цивилен персонал на спасителните военни части на Министерството на извънредните ситуации на Руската федерация, разработените щатни таблици се представят за одобрение и регистрация :
- държавни институции (с изключение на държавни институции на централно подчинение, териториални поделения на Държавната противопожарна служба на Министерството на извънредните ситуации и Държавен инспекторатза малки лодки на Министерството на извънредните ситуации) - до ръководителите на регионалните центрове за гражданска отбрана, спешни случаи и помощ при бедствия;
- държавни институции на централно подчинение - на съответния заместник-министър на Руската федерация за гражданска отбрана, извънредни ситуации и премахване на последиците от природни бедствия чрез подчинение чрез организационно-мобилизационния отдел на Министерството на извънредните ситуации;
- териториални подразделения на Държавната противопожарна служба на Министерството на извънредните ситуации и Държавната инспекция за малки лодки на Министерството на извънредните ситуации - ръководителите на главните отдели на Министерството на извънредните ситуации в съставните образувания на Руската федерация.
В същото време, ако се установи, че в представените за утвърждаване и регистриране щатни разписания са включени непредвидените от щатното разписание или стандартендлъжности и професии, официалните заплати (тарифни ставки) са неправилно определени или са установени други недостатъци, регистрацията на персонала се извършва само след отстраняване на тези нарушения (клауза 22 от Процедурата за одобряване на щатни таблици за служители на бюджетни и държавни институции и цивилен персонал на спасителните военни части на Министерството на извънредните ситуации на Руската федерация).
Имайте предвид, че регистрацията на таблиците за персонала се извършва чрез прилагане към тях в горния десен ъгъл на информация за номера, под който този график е регистриран в регистъра за регистрация на таблиците за персонал, за персонала на регистрираните длъжности и фонда на официалните заплати . След регистрация и вписване в регистъра за регистрация на щатните разписания, регистрираните графици (първи екземпляри) се връщат според собствеността им.
Що се отнася до промените в щатното разписание, те също се правят със заповед (инструкция) на ръководителя на организацията или упълномощено от него лице. При извършване на промени може да възникне въпросът: необходимо ли е да ги съгласувате с профсъюзния орган? Нека да го разберем. На основание чл. 8 от Кодекса на труда на Руската федерация, работодателите могат да приемат местни разпоредби, съдържащи норми трудовото законодателство, в рамките на своята компетентност съгл трудовото законодателство. Въпреки това, в определени случаи, установени Кодекс на труда, други федерални закони и други регулаторни правни актове на Руската федерация, колективен договор, споразумения, работодателят, когато приема местни разпоредби, трябва да вземе предвид мнението на представителния орган на служителите (ако има такъв).
Щатното разписание е местен нормативен акт, който отразява не само структурни звена, наименования на длъжности, специалности, професии с квалификация, информация за броя на щатните единици, но и заплати ( тарифни ставки), допълнителни такси и надбавки. А по силата на чл. 135 от Кодекса на труда на Руската федерация, системите за заплащане, включително размера на тарифните ставки, заплатите (официалните заплати), допълнителните плащания и надбавките се установяват, наред с други неща, от местните разпоредби. Тъй като щатното разписание отразява основните разпоредби на надлежно сключен колективен договор или наредба за заплатите, приета, като се вземе предвид становището на представителния орган на работниците, не е необходимо да се взема предвид становището на профсъюза при одобряване на щатното разписание .
Въпреки това, ако колективният договор или споразуменията предвиждат приемането на местни разпоредби в съгласие с представителния орган на работниците, тогава съгласуването на щатното разписание с профсъюза е задължително (част 3 от член 8 от Кодекса на труда на Руската федерация). федерация).
След утвърждаване на щатните разписания за някои институции се установи необходимостта от тяхната регистрация. Регистрацията става чрез теглене в горния десен ъгъл заглавна страницанадпис за номера, под който това щатно разписание е регистрирано в регистъра за регистрация на щатните разписания, персонала на регистрираните длъжности и фонда на официалните заплати (тарифни ставки).
Трябва ли да поставя печата на институцията върху формуляра T-3? Не, унифицирана формане предвижда поставяне на печат върху утвърденото щатно разписание.

Персонал във филиали

Да започнем с факта, че клонът не е такъв юридическо лице, което означава, че няма да бъде работодател за работници. Тъй като клоновете, както и отделите, секторите или други отдели са структурни части на институция, съставянето на таблица с персонала на части (отделно за позициите на организацията-майка и клоновете) е неправилно, тъй като таблицата с персонала съставя структурата на цялата организация.
Въпреки това, ръководителите на клонове могат да получат правото да одобряват персонала на клона и тогава те ще имат свой собствен график. Ако е предоставено такова право, в колоната "Име на организацията" е необходимо да се посочи името на организацията майка, а не на клона, в съответствие с нормативни документи. Името на клона ще бъде посочено в колоната "Структурна единица", което всъщност е. И в местните разпоредби се препоръчва да се предпише процедурата за прехвърляне на информация (например чрез прехвърляне на заверено копие от таблицата с персонала на клон или извлечение от него на организацията майка).

Срок на годност

Условия за съхранение на документите, генерирани в хода на дейността правителствени агенции, местни власти и други организации, са установени от Списъка на типичните управленски архивни документи, одобрен със заповед на Министерството на културата на Руската федерация от 25 август 2010 г. N 558. Буква "а" на клауза 71 от посочения списък установява, че щатните таблици на организацията и промените в тях се съхраняват на мястото на разработване и отчети през цялото време.
Понякога институциите съставят проекти на щатни таблици за структурни звена, които след това се свеждат до едно щатно разписание на институцията. Такива проекти също трябва да се съхраняват, но само за пет години (клауза 72 от Списъка на типичните управленски архивни документи).
В допълнение към разработването на проекти е възможно да се води кореспонденция относно включването на определена длъжност в структурата на звеното и т.н. Срокът на годност на такава кореспонденция е още по-кратък и е три години - клауза 73 от Списъка на типични административно-архивни документи.