Кадровий облік для підприємства з нуля. Кадровий облік у ТОВ з нуля – покрокова інструкція

Організація та ведення кадрового діловодства - прямий обов'язок працівників служби персоналу. У ситуаціях створення нової організації, перетворення старої чи інших варіантів реорганізації, керівництву та відділу кадрів треба знати основні моменти роботи: навчання та пошук співробітників, прийом, переклад та звільнення персоналу, а також правила як архівного, так і оперативного зберігання документів.

Грамотна організація кадрового діловодства як основа стабільності фірми

У будь-якій організації незалежно від форми власності є персонал. Він відрізняється за чисельністю та складом, за виконуваними функціями та рівнем кваліфікації. Завдання відділу кадрів - зробити так, щоб усі питання та проблеми, пов'язані зі співробітниками підприємства, вирішувалися максимально оперативно та грамотно.

Стабільна робота організації залежить від її співробітників. Найперше завдання служби персоналу - грамотний та своєчасний підбір працівників, ведення кадрового діловодства відповідно до закону та своєчасне здавання документів до архіву. Це є основою стабільної роботи будь-якого підприємства.

Підготовка персоналу до роботи з кадрами

Інструкція з кадрового діловодства чітко вказує на необхідність мати професійну підготовкуспеціалістам з персоналу. Однак практично часто виникає проблема з підготовкою працівників потрібного профілю.

Вищі та середньо-спеціальні навчальні закладине випускають фахівців такої вузької кваліфікації, як «кадрове діловодство». Навчання зазвичай відбувається вже дома чи профільних курсах. Також можлива підготовка працівника безпосередньо на робочому місці методом наставництва.

Кадрове діловодство навчання фахівців передбачає наступними способами:

• перенавчання на базі другого вищої освіти;
• здобуття вищої освіти суміжного профілю, наприклад, «документознавство», «юриспруденція», «управління персоналом», «захист інформації»;
• навчання на спеціалізованих довгострокових курсах (не менше трьох місяців), з наступним складанням іспиту;
• практична робота з подальшим регулярним підвищенням кваліфікації.

Нормативні документи, що регламентують роботу кадрових служб

Діяльність відділу персоналу та загальна організаціякадрового діловодства дуже залежить від чинного законодавства та внутрішніх регламентуючих документів. Ця особливість пов'язана з нюансами роботи з великою кількістю персональних документів, які часто є конфіденційними.

Діловодство у кадровій службі регламентується такими актами:

• Конституція, Цивільний та Трудовий кодекси, а також частково Кримінальний та Сімейний;
• законодавчі акти щодо профілю організації у питаннях, що стосуються роботи з персоналом;
• нормативні акти місцевого значення;
• різні класифікатори, правила та інструкції федерального рівня;
• внутрішні нормативні документинаприклад, інструкція з кадрового діловодства;
• накази та розпорядження керівництва.

Працівники служби персоналу зобов'язані неухильно дотримуватись приписів нормативних актів і насамперед Трудового кодексу.

Пошук та документальне оформлення співробітників

Ведення кадрового діловодства починається з пошуку та оформлення персоналу. Насамперед необхідно визначитися з варіантами знаходження нових співробітників. Серед них особливо вирізняються такі:

• агенції та бюро з працевлаштування;
• зайнятості;
• ярмарки вакансій;
• навчальні заклади;
• дошки оголошень про посади та резюме на різних ресурсах;
• інші організації;
• знайомі та друзі.

Усі варіанти пошуку співробітників мають свої переваги та недоліки, працівник відділу персоналу повинен максимально використати всі можливості, щоби закрити вакансію.

Коли претендента знайдено, з ним проводиться співбесіда. Бажано, щоб його хід фіксувався документально: так легше ухвалити виважене рішення про найм або відмову. В останньому випадку людину письмово повідомляють про причину протягом п'яти робочих днів. Якщо претендент підходить на вакантну посаду, його слід зарахувати. З цього починається оформлення конкретного співробітника.

• укладання трудового договору;
• видання наказу про прийом;
• нового співробітника чи його заклад;
• оформлення особистої картки;
• якщо в організації прийнято – заведення особистої справи;
• ознайомлення та підписання працівником внутрішніх нормативних документів та інструкцій.

Облікова документація з персоналу (особисті картки, штатний розпис)

Ведення кадрового діловодства передбачає обов'язкове оформлення облікової документації, зокрема, штатного розкладу та особистих карток. Ці документи є обов'язковими для організацій усіх форм власності.

Штатний розклад та чисельність має бути актуальним та відповідати потребам організації. До нього вносять найменування всіх посад, кількість ставок із зазначенням вакансій на цей період.

Особисті картки - це уніфіковані документи, що містять у собі короткі дані про трудову діяльність працівника та персональну інформацію. Вони підлягають суворому обліку та спеціальним умовамзберігання, у місцях, що запобігають їх псуванню та розкраданню.

Накази з особового складу, відмінності та особливості оформлення

Загальне діловодство у кадровій роботі переважно виявляється у наказах і розпорядженнях керівництва. Ці документи можуть стосуватися як окремих працівників, і всього персоналу загалом. Вони відрізняються за оформленням та особливостями введення в дію.

Більшість наказів і розпоряджень щодо конкретних дій зі співробітником мають уніфіковану форму. Вони підлягають обов'язковому узгодженню з усіма зацікавленими особамита ознайомлення співробітником під розписку. Копії кадрових розпоряджень зберігаються в особистій справіа оригінали в окремих папках.

Журнали з кадрового діловодства, правила оформлення та зберігання

Для обліку руху на кадровій службі передбачає ведення спеціалізованих журналів. Це табличні документи багатосторінкового формату, найчастіше уніфіковані. Зазвичай їх заводять або у великих зошитах, або купують готові у спеціалізованих магазинах.

Види кадрових журналів:

• реєстрації вхідної та вихідної документації, у тому числі листів;
• реєстрації наказів;
• реєстрації прибуття та вибуття співробітників у службових відрядженнях;
• реєстрації заяв, подань, повідомлень, посадових та службових записок;
• реєстрації бланків трудових книжок, їх вкладок;
• книги обліку рухів різних кадрових документів тощо.

Усі журнали повинні бути в обов'язковому порядкупрошиті та опечатані, а листи пронумеровані. Зберігати їх слід окремо від усіх документів. Бажано в сейфі або спеціальній шафі.

Особливості ведення та зберігання особових справ

Ведення особових справ є обов'язковим. Проте більшість організацій у тій чи іншій формі збирають документи працівника. Звичайно, в одній теці робити це зручніше.

Особиста справа - це комплекс документованих персональних відомостей про працівника, зібраних та сформованих у визначеному порядку. До нього можуть входити різні документи і копії:

• копії наказів про працівника;
• копії заяв;
• копії документів, що засвідчують особу, що підтверджують кваліфікацію, освіту, пільги та сімейний стан;
• анкета;
• характеристики та відгуки;
• довідки тощо.

Особисті справи включають персональну інформацію, вони повинні зберігатися осторонь інших документів. Доступ до них дозволено лише суворо обмеженому колу посадових осіб. При звільненні персоналу особисті справи здаються на архівне зберігання.

Правила оформлення, зберігання та видачі трудових книжок, а також вкладишів

Усі організації мають вести трудові книжкина свій персонал, виняток – співробітники, прийняті за сумісництвом. При первинному прийомі роботодавець самостійно набуває чистих бланків і робить у них перший запис. на титульна сторінкавносять відповідні дані про працівника. Згодом необхідно стежити за їх актуальністю та вчасно вносити зміни.

На розворот основної частини вносять записи про трудову та громадської діяльностіпрацівника, його прийомі постійних Всі записи нумеруються в загальному порядкуі вносяться виходячи з наказу. Запис про звільнення супроводжується відбитком печатки організації та підписом керівника.

Робляться від руки, синьою кульковою ручкою, чітким та зрозумілим почерком. Уважно стежте за актуальністю та достовірністю даних, що вносяться. Якщо необхідно виправити відомості, їх треба акуратно закреслити однією рисою і внести актуальну інформацію. Ця дія обов'язково підтверджується підписом керівника та печаткою.

Зберігають трудові книжки окремо від інших документів у сейфі. Заборонено видавати їх на руки працівникам або третім особам без спеціальної ухвали відповідальних органів.

Особливості оперативного та архівного зберігання кадрових документів

Зберігання кадрових документів визначається їх особливою значимістю. Вони містять персональні відомості та є конфіденційними. Такі дані не підлягають несанкціонованому розголошенню. Інакше на працівників кадрової службита керівника організації накладається штраф.

Для організації правильного зберігання кадрових документів у службі кадрів бажано мати окреме приміщення. Вхід до нього має бути один і обов'язково обладнатися металевими дверимаіз сигналізацією.

Самі документи мають зберігатися у металевих шафах чи сейфах. Слід уникати доступу сонячного світлаі пилу, а також перепаду температур та надто великої вологості. Ці найпростіші дії допоможуть зберегти персональні дані.

Кадровий облік необхідний на будь-якому підприємстві незалежно від форми власності, діяльності та кількості працівників. Для його грамотного та кваліфікованого ведення потрібно добре орієнтуватися у трудове право, відстежувати зміни у законодавстві та мати навички у сфері кадрового діловодства.

Що таке облік кадрів і для чого він потрібний?

Невід'ємною частиною діяльності кожної компанії кадровий облік. Він являє собою регламентовану законодавством роботу з реєстрації, обліку та моніторингу руху працівників організації.

Кадрова діяльність передбачає оформлення:

• прийому працівників;
• звільнення;
• горизонтальних (переклад між підрозділами) та вертикальних (наприклад, кар'єрний ріст) пересування;
• відряджень;
• лікарняних листів;
• табеля робочого часу;
• відпусток (будь-якого виду - щорічного, без утримання, у зв'язку з вагітністю та ін.);
• особистих карток кожного співробітника тощо.

А також до обліку кадрів належить:

• ведення військового обліку;
• регламентація трудових відносин;
• створення та реєстрація різних наказів та розпоряджень (наприклад, про прийом на роботу, заохочення працівника тощо);
• організація праці та інші моменти.

Вся документація оформляється лише згідно з необхідними нормами та правилами. Деякі форми уніфіковані, інші встановлюються самому підприємстві.

Грамотна організація кадрового облікувирішує багато проблем та завдання компанії. Звичайно, нюансів існує тисячі, але є основні моменти, які можуть бути застосовані до кожного підприємства.

Як організувати та кому доручити ведення кадрового обліку?

Способів організації обліку є кілька. Все залежить тільки від особливостей підприємства та від того, який вибір зробить керівник. Найпоширеніші варіанти:

Створити цілий кадровий відділ, якщо у компанії працює багато народу

А коли штат маленький, то можна найняти одного фахівця. Переваги цього у тому, робота організовується керівником оскільки йому подобається і регулюється, і контролюється з його власним принципам.

Мінуси теж існують: важко перевірити професіоналізм фахівця, що приймається, тому є ризик, що на роботу буде прийнятий не зовсім компетентний кадровик.

Доведеться витрачати час та гроші на навчання чи шукати іншого співробітника.

Переваги цього варіанта організації обліку в тому, що якщо людину порекомендували, то (можливо) вона справді справляється з роботою, тобто вона була перевірена у справі. Звичайно, з таким кадровиком потрібно обговорювати умови роботи, щоб вони влаштовували обидві сторони.

Доручити кадрову справу бухгалтеру або хорошому секретареві

Плюси: Це заощаджує час та гроші. Тобто немає необхідності підбирати кадровика, і відсутні витрати на ведення обліку.

Недоліки: головна проблема при виборі такого способу – це те, що співробітники виконують додаткову роботупісля основної, що призводить до помилок, промахів, пробілів та елементарної відсутності необхідних документів. І, звісно, ​​тут важливі професійні знанняна тему кадрового обліку. І якщо в того ж секретаря вони є, то ризик ускладнень у цьому випадку зводиться до мінімуму. І навпаки.

Довірити кадровий облік аутсорсингової організації

Добре: вся кадрова діяльністьлягає на плечі аутсорсингової компанії, яка бере на себе таку відповідальність на підставі договору. Крім того, що з кадрових питань надається постійна, безперервна допомога, вибір такого способу суттєво скорочує витрати.

Мінуси: потрібно вибрати себе, що добре зарекомендувала себе, серйозну компанію, а також необхідно налагодити взаємодію, створити концепцію роботи зі спеціалістами, які працюватимуть поза офісом.
Керівнику залишилося тільки вибрати найбільш зручний та підходящий для нього спосіб ведення кадрового обліку, зваживши всі «за» та «проти» кожного методу.

Посадові функції кадрового працівника

На кадровика накладаються відповідно до інструкції та трудовою угодоютакі обов'язки:

Це неповний перелік обов'язків кадрового працівника, вимоги наведені зразкові. Їх може бути більше перерахованого (або менше), але загалом саме цими навичками та вміннями треба мати кадрового фахівця.

Кадровий облік: які документи потрібні?

У нормі кожному підприємстві необхідна наявність таких видів документів, що стосуються особового складу:

• розпорядчі (накази особисті та виробничі);
• підтверджуючі трудову діяльність;
• інформаційно-розрахункові;
• внутрішнє листування;
• журнали контролю та реєстрації.

Деякі кадрові документи обов'язково мають бути на підприємстві. До них відносяться:
ПВТР (правила внутрішнього трудового розпорядку);

Усі документи зберігаються певну кількість років. Регламентуються:

• статтею чи розділом Трудового кодексу;
• постановою Держкомстату;
• Федеральним Законом та іншими положеннями.

Якщо чогось (інструкції, наказу і т. д.) немає, то потрібно буде цей факт виправити. Взагалі, один із принципів роботи кадровика – своєчасність. Вона дуже полегшує трудові будні і навіть надає юридичної чинності деяким актам. Це насправді дуже важливо – не запускати поточні справи. Інакше вони мають звичай наростати, як снігова куля.

Організація обліку кадрів: як вести, з чого почати?

Влаштувавшись на нове місце кадровиком для початку необхідно провести ревізію обов'язкової документації. Якщо виявиться (а так буває), що деякі важливі папери з переліку відсутні, їх необхідно відновити. За один день провести таку роботу, звісно, ​​не вдасться.

Тому слід виділити найважливіші позиції та розпочати з них. Перевірити на наявність та грамотність в оформленні (а якщо потрібно виправити або скласти новий документ): штатний розпис, графік відпусток, трудові договори, накази, записи у трудових.

Завести журнали обліку трудових договорів, наказів із персоналу. Створити книгу реєстрації трудових книжок. Розібратися в особистих картках (Т-2). Здійснити роботу з локальними нормативними актами.
Головне – вчасно оформляти всі поточні документи. Працювати, спираючись на Трудовий кодекс та правила діловодства. І не знищувати папери за особовим складом. Час їх зберігання затверджено Росархівом (Перелік ... від 06.10.2000).

Усі документи обліку необхідні прозорості трудових відносин. Кадрова системавстановлює норми та принципи, що забезпечують стабільністю працівників організації, а адміністрації створюють зручні умови для управління персоналом.

Автоматизація обліку – 1С: переваги роботи з програмою

Вести кадровий облік, тим більше великої компанії- це неймовірно відповідальна та величезна за своїм обсягом робота. Адже тут помилки неприпустимі! Але на сьогоднішній день існує спосіб автоматизувати діяльність кадровиків, що дозволяє значно полегшити та спростити роботу відділу, налагодити діяльність, суттєво знизивши ризик появи помилок.

За допомогою програми 1С можна вести облік згідно із законодавчими вимогами. В базі забезпечується надійне зберігання потрібної інформаціїпо працівникам. У міру її накопичення з'являється можливість побудови різних звітів, які можуть допомогти в аналізі роботи та розробці нових напрямків. Наприклад, звіти можуть бути такі:

• показник плинності кадрів;
• статистика з персоналу;
• рух працівників тощо.

Програма допомагає вирішувати практично всі проблеми та завдання обліку кадрів. Керівник підприємства, завдяки 1С, має можливість отримувати відомості про стан справ у даному відділі, проводити аналіз та приймати правильні управлінчеські рішення. А також автоматизація дозволяє синхронізувати діяльність кількох служб компанії (бухгалтерія, кадри, розрахунковий відділ), що покращує ефективність роботи, а також створює всі умови для вчасних виплат зарплат.

Які психологічні можуть знадобитися? Ця стаття розповість про всі секрети тестів.

Щоб провести податковий аудит, прочитайте статтю: всі секрети вибору фахівця з аудиту податків.

Висновок

Отже, підбивши підсумки, можна відзначити таке:

• Кадровий облік є найважливішою частиною будь-якого підприємства.
• Для організації ведення обліку є кілька способів. Вибір керівника.
• Посадові обов'язки кадрового працівника визначаються інструкцією та трудовим договором.
• Існує список документів, що стосуються кадрової роботи, які обов'язково повинні бути присутніми у кожній компанії. І розпочинати свою трудову діяльність у відділі кадрів слід із перевірки саме цих документів.
• Вести облік набагато простіше, якщо його автоматизовано.

Кадровий облік - це стрижень для нормальної та ефективної роботибудь-якого підприємства. Тому до його відання треба підійти з усією відповідальністю.

Вконтакте

Вконтакте

Ведення кадрового діловодства за наявності найманих співробітників обов'язково, як для , незалежно від форми оподаткування та кількості співробітників у штаті. Облік по кадрах повинен вестись в установленому порядку, недотримання або порушення якого загрожує підприємцю серйозними штрафами. Розглянемо коротко з яких документів складається даний облік, які існують способи його ведення та яка відповідальність слід за порушення норм трудового законодавства, також розглянемо як відбувається прийом працювати співробітника.

Кадровий облік для ІП (далі до/в) є обов'язковим у разі, якщо має найманий персонал. Оформлення на роботу, переведення на іншу посаду, звільнення, преміювання, відрядження має супроводжуватись оформленням певних документів. Відсутність до/в або помилки у його веденні загрожують підприємцю штрафними санкціями, передбаченими адміністративним, кримінальним та трудовим законодавством.

З чого будується до/в

• Ведення документації;
• Пошук персоналу;
• Розробка наказів, інструкцій, довідок та інших документів з особового складу;
• Нарахування з/п, лікарняних, відпускних, відрядження та інших виплат;

Способи ведення до/в

• Самостійно;
• За допомогою інтернет сервісів «Моя справа» та ін;
• Із залученням сторонньої компанії(з аутсорсингу)

Документація з кадрів, обов'язкова до ведення за наявності найманого персоналу

Кадровий облік у ІП із найманими працівниками складається з наступних, обов'язкових до ведення документів:

• трудового договору;
• Наказ про прийом на роботу;
• Особистої картки працівника;
• Трудової книжки;
• Табеля обліку робочого дня та розрахунку оплати праці;
• Наказ про надання відпусток;
• Графіка відпусток;
• Наказ про преміювання працівників;
• Наказ про припинення трудових відносин із співробітником;
• Правил внутрішнього розпорядку;
• Штатного розкладу;
• Книги обліку руху трудових книжок;
• Книги обліку наказів та інших кадрових документів;
• Відрядження документів;
• Договору про повну матеріальну відповідальність (якщо робота співробітника пов'язана з матеріальними цінностями);
• Графіка змінності (якщо співробітник прийнято на змінну роботу);
• Положення про комерційну таємницю;
• Посадові інструкції;
• Інші документи, обов'язкові до ведення у зв'язку зі специфікою діяльності ІП.

Відповідальність за порушення трудового законодавства

Адміністративна

Відповідальність за КоАП РФ слідує за:

• Роботу без укладання трудового договору чи ухиляння з його укладання (штраф від 5 000-20 000 крб., якщо раніше ІП було притягнуто до відповідальності за аналогічне правопорушення штраф зросте у кілька разів і становитиме від 30 000 до 40 000 крб.);
• Необгрунтований відмова у укладанні колективного договору (угоди) – 3000 – 5 000 руб.
• Незаконне залучення іноземної робочої сили, у тому числі не повідомлення міграційної служби про прийом на роботу (звільнення) громадян іноземної держави та осіб без громадянства - штраф залежить від рівня кваліфікації прийнятого на роботу співробітника та місця ведення діяльності;
• Порушення порядку збору, зберігання та використання інформації про співробітника – 500-1 000 руб.

Матеріальна

При несвоєчасної виплати зарплатню роботодавець зобов'язаний відшкодувати працівникові відсотки кожен день прострочення у вигляді 1/300 ставки рефінансування ЦБ РФ.

Кримінальна

До кримінальної відповідальності ІП може бути притягнутий за необґрунтовану відмову у прийомі на роботу, звільнення вагітної жінки або жінки, яка має дітей, які не досягли віку 3-х років. Вчинення зазначеного правопорушення загрожує штрафом до 200 тис. руб. або заробітком на період до півтора року, також можуть бути застосовані виконавчі роботитерміном до 180 годин.

Невиплата (часткова або повна) зарплатню понад 2 місяці за корисливою або особистою зацікавленістю може загрожувати підприємцю штрафом до 500 тис. руб.

Порядок прийому працювати

1. Отримання документів від співробітника (паспорт, ІПН, СНІЛЗ, дипломи про здобуття освіти, свідоцтва про підвищення кваліфікації);
2. Укладання трудового договору та договору про матеріальну відповідальність (якщо це необхідно);
3. Реєстрація укладених договорів;
4. Видання наказу про прийом на роботі та його реєстрацію;
5. Ознайомлення працівника із виданим наказом;
6. Внесення запису до трудової книжки;
7. Внесення відомостей до книги обліку руху трудових книжок;
8. Оформлення особистої картки працівника;
9. Включення співробітника в табель обліку робочого дня.

Розглянувши коротко як вести кадровий облік ІП, які існують методи і яка відповідальність настає порушення трудового законодавства , підіб'ємо підсумки:

• До/в обов'язковий як юрособ, так ІП, якщо вони мають найманий персонал;
• Порушення порядку ведення до/в загрожує підприємцю серйозними штрафами;
• Залежно від виду діяльності склад документації обов'язкової для ведення різний;
• Вести до/в ІП може самостійно, за допомогою інтернет-ресурсів або залучення компанії в порядку аутсорсингу.

У цій статті ми не наводитимемо зразки заповнення форм, оформлення інших документів чи тексти нормативних документів, які мають бути в організації. Зупинимося лише з послідовності виконання роботи з організації кадрового діловодства у компанії з нуля.

Нормативна база

При організації кадрового діловодства з нуля вам знадобляться такі нормативні документи:

ГОСТ Р 6.30-2003 Уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів».

Трудовий кодекс Російської Федерації(щоб не заплутатися у змінах та доповненнях, має сенс приблизно раз на півроку набувати новий текстТрудового кодексу зі змінами – якщо, звичайно, у вас в організації не встановлено довідкової правової системи, яка регулярно оновлюється).

Інструкція із заповнення трудових книжок, затверджена постановою Мінпраці Росії від 10.10.2003 № 69.

Правила ведення та зберігання трудових книжок, виготовлення бланків трудової книжки та забезпечення ними роботодавців, затверджені постановою Уряду РФ від 16.04.2003 № 225 (в ред. Від 19.05.2008).

Постанова Держкомстату Росії від 05.01.2004 № 1 "Про затвердження уніфікованих форм первинної облікової документації з обліку праці та її оплати".

Перелік типових управлінських документів, що утворюється у діяльності організацій, із зазначенням термінів зберігання, затверджений Росархівом 06.10.2000 (в ред. від 27.10.2003).

Крім того, корисною виявиться книга Я.Є. Варламовою та Є.А. Кошельової «Кадрове діловодство з нуля» (М: Професійне видавництво, 2008).

Зверніть увагу

Багато форм документів у кадровому діловодстві уніфіковано постановою Держкомстату Росії від 05.01.2004 № 1 «Про затвердження уніфікованих форм первинної облікової документації з обліку праці та оплати». Знайти його можна в будь-якій довідковій правовій системі (Консультант Плюс, Гарант, Кодекс) або в інтернеті, там є вже готові форми з цієї постанови, які потрібно просто скопіювати на жорсткий диск. Документи, для яких немає уніфікованих форм, необхідно оформлювати відповідно до ГОСТу Р 6.30-2003 «Уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів».

Крок 1: розробляємо документи, які обов'язково повинні бути в компанії

Найчастіше організація кадрового справа провадження починається з розробки всіляких положень та інструкцій, і це правильно. До нормативних документів, які обов'язково повинні бути в компанії, належать:

правила внутрішнього трудового порядку;

положення про захист персональних даних працівника;

положення про охорону праці та протипожежну безпеку.

Решта почекає: братися за розробку документів, які мають факультативний характер, можна лише тоді, коли оформлені обов'язкові документи.

Крок 2: коригуємо штатний розпис

Швидше за все, в компанії вже розроблено штатний розпис, є штат співробітників, які успішно виконують поставлені завдання, з якими укладено трудові договори, оформлено накази про прийом на роботу та внесено записи до трудових книжок. Але, як свідчить практика, який завжди ці документи оформлені правильно.

Запитайте у бухгалтерії інформацію про заробітну плату співробітників та найменування їх посад – на підставі цих даних потрібно вивірити штатний розпис.

Слід зважити, що назви посад у штатному розкладі не завжди збігаються з реальними посадами співробітників. Бухгалтерії ця інформація для перерахування платежів та податків не дуже потрібна, але програми типу 1С вимагають заповнення розділу з такою інформацією, і іноді буває введена посада, яка не відповідає дійсної. Тому до затвердження штатного розпису необхідно уточнити найменування посад співробітників у начальників відділів, керівництва компанії чи самих співробітників.

У бухгалтерів можна запросити також табельні номери працівників. Якщо бухгалтерський облік автоматизований, то табельні номери присвоюються програмою, якщо ні, то вам доведеться їх присвоювати самостійно, починаючи з того співробітника, який працює найдовше, і закінчуючи тим, хто прийшов до організації пізніше за всіх. Після звільнення співробітника його табельний номер краще нікому не передавати: нехай усі номери будуть унікальні і закріплені лише за однією людиною, яка будь-коли працювала в компанії.

Поки бухгалтери готують вам зведення по працівникам, потрібно перевірити стан особових справ працівників та їх особистих карток, якщо вони велися, а також з'ясувати, яких документів не вистачає в особистій справі кожного працівника. Кожному працівнику потрібно написати пам'ятку про те, копії яких документів потрібно донести.

Крок 3: перевіряємо відповідність інформації у штатному розкладі та трудових договорах

Після того, як штатний розклад складено, необхідно звірити інформацію в ньому з даними у трудових договорах. Якщо інформація розходиться (зазвичай неправильно вказується заробітна плата або вказується просто «Заробітна плата згідно зі штатним розкладом», що є порушенням Трудового кодексу Російської Федерації і може спричинити штрафні санкції; дати підписання договору припадають на вихідний день; підпис представника Роботодавця не відповідає особі, заявленому як представник – наприклад, замість генерального директорарозписався його заступник), то договори необхідно переробити. При цьому слід виходити з того, що договір, підписаний неповноважною особою, по суті не є договором; іншими словами, трудовий договір у письмовій форміВідсутнє. Тому він має бути оформлений, зрозуміло, поточною (справжньою) датою. У решті випадків робляться додаткові угодидо трудового договору, якими трудового договору доповнюється новими умовами чи уточнюються (змінюються) ті умови, які були вказані неправильно.

Якщо договір оформлений правильно, але пізніше було внесено зміни (підвищення окладу, переведення співробітника на іншу роботу), то необхідно оформити додаткові угоди для кожного випадку щодо кожного працівника. Трудові договорита додаткові угоди готуються у двох примірниках, один із яких залишається у компанії, а другий видається на руки співробітнику.

Крок 4: перевіряємо правильність оформлення кадрових наказів

Далі необхідно перевірити наявність та правильність оформлення наказів про прийом на роботу, переміщення співробітників (якщо вони були) та ін. (дати, підписи, інформація, що міститься в них). Накази повинні відповідати змісту трудового договору, укладеного із працівниками, та штатному розкладу. У них має стояти підпис не лише керівника компанії, а й самого співробітника. Якщо відсутні накази про прийом на роботу або переведення працівників, що працюють, або вони оформлені з порушеннями, їх необхідно відновити, переробити або «допідписати». За законом ви не несете відповідальності за те, що було до вас, проте працівник має право вимагати копію такого наказу, і йому необхідно надати її.

Крок 5: перевіряємо правильність ведення трудових книжок

Наступним етапом є перевірка наявності трудових книжок. Книжки всіх оформлених працювати співробітників повинні зберігатися у компанії. Якщо ви знайдете книжки співробітників, що звільнилися, то потрібно на адресу власників книжок направити рекомендований листз повідомленням про вручення з проханням з'явитися за трудовою книжкою або дати адресу, за якою її можна надіслати. Після отримання відповіді трудову книжку необхідно надсилати на замовлення бандероль з повідомленням про вручення. Якщо відповіді немає, просто покладіть повідомлення про вручення листа у трудову книжку. Трудові книжки непрацюючих співробітників потрібно зберігати окремо від інших до запитання, але не менше 50 років.

Якщо в трудовій книжці немає запису про прийом на роботу або переведення – не поспішайте робити. Спочатку уважно ознайомтеся з обома документами, що регламентують заповнення трудових книжок: Інструкцією із заповнення трудових книжок та Правилами ведення та зберігання трудових книжок, виготовлення бланків трудової книжки та забезпечення ними роботодавців. І тільки коли ви будете впевнені у своїх знаннях, можна приступати до запису до трудової книжки. Пам'ятайте: неправильно оформлений запис може призвести до того, що працівнику можуть не зарахувати стаж роботи в компанії, в якій було зроблено неправильний запис.

Крок 6: оформляємо особисті справи чи особисті папки співробітників (якщо до вас їх не вели)

Обов'язково слід оформити на працівників особисті картки формою № Т-2. Сьогодні багато програм дозволяю заповнювати форму № Т-2 на комп'ютері та роздруковувати на звичайному папері, чим і користуються деякі кадровики. Проте державні архіви поки що приймають особисті картки лише на щільному, «напівкартонному» папері. Тому якщо ваша організація є джерелом комплектування державного архіву, купіть форми № Т-2 у магазині канцтоварів у необхідній кількості або придбайте відповідний папір для їхнього роздрукування.

Заповнюються особисті картки кадровиком - таке розпорядження міститься у вказівках щодо застосування уніфікованих форм (постанова Держкомстату Росії від 05.01.2004 № 1).

Отримані від співробітників копії документів (паспорта, страхового свідоцтва та ін.) необхідно помістити в папки-файли, після чого робиться опис кожної справи, – і особисті папки у вас сформовані. У них можна вкласти і копії наказів і договорів, щоб вся інформація про працівника була в одному місці, але це не обов'язково. До особистих карток можна приклеїти фотографії працівників.

Часто особисті справи вкладають усередину форми № Т-2, що не так: особисті картки повинні зберігатися окремо від інших документів.

Нові документи та копії додаються до особистої папки при надходженні.

Крок 7: оформляємо необхідні облікові книги чи журнали

Книгу обліку руху трудових книжок та вкладишів у них та Прибутково-видаткову книгу з обліку бланків трудової книжки та вкладишів у неї можна вести лише у паперовому вигляді. Так як це журнали обліку бланків суворої звітності, кожна сторінка книги нумерується, а сама вона прошивається та скріплюється печаткою організації.

Крок 8: складаємо графік відпусток

За два тижні до настання нового року в організації має бути затверджений графік відпусток. Роботу над ним треба розпочинати вже у листопаді. Якщо компанія невелика, можна опитати співробітників щодо того, якби вони хотіли піти у відпустку, якщо велика – надішліть начальникам відділів листа з проханням надати таку інформацію щодо їхнього відділу.

При складанні графіка відпусток слідкуйте за тим, щоб під час відходу у відпустку співробітників невеликого відділу напрямок не залишався б незакритим. Наприклад, якщо в компанії всього два менеджери з продажу, то їх відпустки не повинні збігатися за часом навіть частково, більше того, між цими відпустками має бути період спільної роботи – передачі справ від одного менеджера до іншого.

Якщо ви самі опитуєте співробітників про час відходу у відпустку і виникає конфлікт через те, хто і коли йде, не спробуйте його вирішити самі – доведіть інформацію до керівництва та оформіть графік відповідно до рішення керівництва. Якщо ви запитуєте інформацію через начальників відділів, довірте вирішення спірних питань їм. На збір інформації для складання графіка відпусток зазвичай йде від одного до трьох тижнів.

Після оформлення графіка відпусток необхідно віддати на затвердження керівнику.

За два тижні до початку відпустки необхідно повідомити співробітника про його настання та видати наказ про надання відпустки. Час початку відпустки може бути змінено за згодою співробітника з керівником. Якщо на час початку відпустки співробітник захворів та надав лікарняний лист, необхідно за його заявою перенести відпустку на інший, зручний для нього час. Усі ці зміни вносяться до відповідних граф графіка відпусток. І не забувайте про те, що працівник не може не ходити у відпустку два роки поспіль і обов'язкова оплачувана відпустка може бути замінена грошовою компенсацієюлише у разі звільнення працівника.

Крок 9: формуємо кадрові відносини

Справи можна комплектувати за такими темами:

«Накази з особового складу (прийом, звільнення, переклад, преміювання, заохочення, відпустки без збереження заробітної плати, направлення у тривалі відрядження та відрядження за кордон)» (термін зберігання – 75 років);

«Накази з особового складу (чергові та навчальні відпустки, чергування, стягнення, короткострокові всередині російські відрядження)» (термін зберігання – 5 років);

"Трудові договори";

"Особисті справи";

"Особисті картки";

"Нормативні документи компанії (положення, інструкції)";

«Листування з кадрових питань з державними органамиі комерційними організаціями" та ін.

Графік відпусток, графік чергувань, штатні розкладизручніше виділити в окремі справи та зберігати у тонких папках.

Особисті справи та особисті картки зручніше зберігати в алфавітному порядку відповідно до прізвищ працівників, решта всіх документів – у хронологічному порядку в міру надходження документа.

Накази за особистим ставом мають два терміни зберігання: 5 та 75 років, тому поділяються як мінімум на дві справи (всі накази, які не перераховані у переліку з 5-річним терміном зберігання, мають термін зберігання 75 років).

Якщо компанія досить велика і у справі протягом одного року утворюється понад 250 аркушів, то його потрібно розбити на кілька справ або на томи (наприклад: "Трудові договори (А-К)", "Трудові договори (Л-Я)"; Накази з особового складу (чергові та навчальні відпустки)», «Накази з особового складу (чергування, стягнення, короткострокові всередині російські відрядження)»).

p align="justify"> При формуванні справ необхідно користуватися розділами 7 і 8 Переліку типових управлінських документів, що утворюються в діяльності організації, із зазначенням термінів зберігання.

Крок 10: оформлюємо номенклатуру справ

Номенклатура справ може бути оформлена окремо кадровим документамабо включена до загальної номенклатури справ організації.

Загалом процес формування справ та складання номенклатури у кадровому діловодстві нічим не відрізняється від формування справ та складання номенклатури у загальному діловодстві.

І лише після всіх етапів можна приступати до розробки посадових інструкцій, Положення про персонал та інших факультативних (не обов'язкових з точки зору Трудового кодексу Російської Федерації) локальних нормативних актів.

Ю.В. Єремєєва,
керівник канцелярії, член Клубу професійних секретарів

Облік зарплати на підприємстві та багатьох інших важливих моментів ґрунтується на первинних документах. Якщо ведення кадрового обліку погано поставлено, це відбивається на роботі всіх відділів підприємства.

Про всі нюанси його ведення та необхідні документиі йтиметься у цій статті.

Навіщо він потрібен?

У будь-якій організації, незалежно від кількості людей, є зобов'язання вести такий облік. Він допомагає документально оформити переміщення всього персоналу. Для цього необхідно обов'язково знати нормативні документи щодо праці. Крім того, потрібно володіти навичками ведення.

Цей вид обліку призначений для необхідності:

• правильно розподіляти людей у ​​робочих процесах;
• шукати незадіяні резерви;
• вчасно визначати та ліквідувати проблеми, що стосуються персоналу.

Детальну інформацію про даному процесіви можете почерпнути з наступного відео:

Як його організувати з нуля: покрокова інструкція

Перед працівником відділу кадрів завжди є складне завдання організації такого виду діловодства. Для полегшення цього процесу важливо для початку скласти зразковий планроботи та визначити, з якою послідовністю необхідно діяти:

• Правильним рішенням спочатку вивчитиме нормативну документацію.
• Докладно вивчивши її, провадиться безпосередня підготовка документообігу. Беруться всі установчі папери у керівника та докладно вивчаються. Вся документація має відповідати установчій. У керівника фірми важливо запитати, які додаткові умови він хоче внести до порядку праці. З його побажань складаються додаткові необов'язкові документи.
• Створення документації:
  • для початку документально оформляється директор;
  • далі складається і;
  • розробляється форма, що полягає з усіма співробітниками. До нього включаються всі пункти, які необхідні організації;
  • готуються інші важливі папери та журнали;
  • Необхідно вирішити, хто буде відповідати за трудові книжки. Поки людей офіційно не прийнято на роботу, здійснювати їх прийом буде змушений керівник. Відповідно, робиться наказ про прийняття відповідальності за безпеку, наповнення та керівником;
  • після цього починається офіційний прийом працівників.
• Важливо забезпечити зберігання всіх кадрових паперів та їх використання.

Після оформлення працевлаштування для кадровика настають звичайні трудові дні. Щодня ведеться присутність на роботі кожної людини. Щорічно оформляється.

Кадровик повинен займатися документальним пересуванням людей для підприємства, готуючи відповідну документацію. Крім того, він повинен складати багато інших паперів.

Необхідні документи

Ряд основної документації, що використовується кадровим працівником:

• Різні накази про рух співробітників: , переклад, та багато інших.
• Штатний розклад. Його зміст має співпадати з даними, зазначеними у договорах працівників. Якщо щось збігається, це свідчить про порушення Трудового кодексу РФ. А це зазвичай призводить до накладення штрафів.
• Табель обліку робочого часу.
• Трудові книжки. Кадровик забирає їх прийому працювати, у яких робляться відповідні записи, при звільненні вони повертаються.
• Правила трудового розпорядкуусередині організації.
• Трудові договори. З кожною людиною укладається такий контракт, він є початком робочих відносин. Тут головне перевірити правильність складання, наявність усіх підписів та дат. Якщо умови роботи вносяться зміни, наприклад, переклад трудящого чи зміна окладу, обов'язково готується . Вони складаються за кожен випадок окремо.
• Графік відпусток. Найпізніше за два тижні до кінця року у всіх організаціях мають бути готові графіки відходу працівників у відпустку. Важливо скласти їх так, щоб одночасний відпочинок людей не позначився на процесі відділу або компанії в цілому.
• Журнали обліку. Існує безліч журналів, необхідні обліку документів.
• Обов'язково ведеться. Воно включає: , на роботу, листи ознайомлення з наказами роботодавця, копія посвідчення особи, довідка про медогляд, копії дипломів і військового квитка.
• Посадові інструкції. У них міститься докладний описправ та обов'язків співробітника.
• Положення з оплати праці та преміювання. Регламентуючий, на підставі якого провадяться всі нарахування заробітної плати.

Існує ще багато різної документації, яка також є на підприємствах. Але це вже стосується специфічних документів.

Хто цим зазвичай займається?

Здебільшого це питання виникає у невеликих організаціях. Зазвичай цим займається кадровик, оскільки ведення цього обліку є досить складним завданням. На жаль, не кожного керівника можна вмовити на введення до штату такої окремої посади. У зв'язку з цим веденням кадрів часто займається головний бухгалтерчи сам керівник за сумісництвом.

Як правило, це відбувається у маленьких фірмах з метою економії. Та й сенсу немає на дві-три особи вводити додаткову одиницю до штату. У разі схема виходить така: керівник оформляє працівників, а головний бухгалтер нараховує їм зарплату. Основним законом, який регулює відносини співробітника та роботодавця, є Трудовий кодексРФ. Саме він визначає права та обов'язки обох сторін.

Автоматизація процесу

Для зручності обліку на підприємстві керівник має подбати про запровадження спеціальної програми. В наш час таких систем велика кількість, і всі вони зручні у користуванні.

Програма, що широко використовується, — це "1с Підприємство". Вона допомагає систематизувати дані. Майже всі документи друкуються з неї автоматично. Використання автоматизованих технологій спрощує процес ведення обліку.

Нюанси в ІП та ТОВ

Документація завжди має бути гаразд. Важливо правильно її вести та зберігати. Існує кілька нюансів, які важливо брати до уваги у цій сфері:

• Якщо ІП вперше оформляє працівника, йому потрібно буде пройти процес реєстрації у деяких територіальних органіву статусі роботодавця. А конкретніше - в Пенсійний фондта Фонді соціального страхування. Існують певні терміни на таку процедуру:
  • 10 днівпри оформленні до ФСС;
  • 30 днівна постановку на облік до ПФР.

  Кількість днів відраховується з першого дня прийому на роботу першої особи. Якщо цього не зробити, на організацію чекають великі штрафи.

• Керівник повинен ознайомлювати своїх працівників з усіма документами, що регламентують, під розпис. Для цього заводяться спеціальні журнали, де співробітники ставлять підпис після того, як прочитали документи. Наприклад, розрахунковий лист організація має надавати щомісяця особисто до рук. У зв'язку з цим розумно заводити книгу про реєстрацію їх видачі. Це зручно тим, що у разі виникнення будь-якого конфлікту саме підпис доведе, що документ видавався.

Можливі санкції за незнання

За відсутності кадрового обліку посадові особи відповідатимуть закону «Про адміністративні правопорушення». Їм передбачено штраф:

• на посадова особа- у розмірі від 1 до 5 тисячрублів;
• на юридичних осіб — від 30 до 50 тисячкарбованців.

Крім того, можливе призупинення діяльності організації до 90 діб. Якщо правопорушення повторюється, керівник може бути підданий дискваліфікації.

У разі, якщо організація має перевірку контролюючими органами, важливо до неї підготуватися. Для цього потрібно знати:

• про майбутню процедуру контролюючі інстанції повинні попередити щонайменше за три доби;
• перевірка має перевищувати двадцять днів;
• виїзну перевірку немає права проводити без керівника.

Цей вид обліку є головною складовою будь-якого підприємства. Тому його достовірне ведення дозволяє оминути велику кількість неприємностей.