Заповнення табеля виходу працювати. Порядок заповнення табеля обліку робочого часу

У результаті ведення діяльності організації та підприємця настає момент, коли потрібно прийняти працювати співробітника, у ТОВ одночасно, т.к. вона має директора – без нього нікуди, а в ІП, як з'явиться така необхідність. У цей момент виникає низка питань – що потрібно, які документи, порядок прийому, заяви, трудові, трудові договори та інше. Ці моменти ми і відобразимо у цій статті та розглянемо варіант, коли у вас є кандидат і його потрібно оформити документально.

Для того, щоб прийняти співробітника на роботу, вам необхідно запитати у нього такі документи:

Паспорт громадянина
Трудова книжка, якщо співробітник до цього ніде не працював, заводиться нова
Снілс – страхове свідоцтво – зелена картка
ІПН, якщо його так само не було - необхідно, щоб співробітник його отримав у ФНП
Документ про освіту – він потрібний швидше за бажанням роботодавця
Документ військового обліку, якщо громадянин є військовозобов'язаним
У певних випадках мед.довідка

Порядок прийому на роботу, покрокова інструкція

Крок 1. Спеціальна оцінка умов праці (раніше до 2014 року – атестація робочих місць)

Якщо в організації є наймані співробітники, які виконують якусь працю, навіть офісну, необхідно провести для виявлення шкідливих і небезпечних факторіву роботі. Щодо це фікція, але згідно із законом ця вимога обов'язково і застосовується як до організацій, так і підприємців (згідно зі ст. 212 ТК РФ та ч.1 ст. 8, ФЗ № 426).

Так можна, звичайно, провести оцінку і після того, як ви почнете працювати, але майте на увазі, що вас можуть притягнути до адміністративної відповідальності, як ІП, так і ТОВ. Для початку можуть виставити попередження, але є і матеріальні важелі впливу, так само, як і припинення діяльності підприємства, причому повторне порушеннякаратиметься більш жорстоко.

Важливо!Адміністративний штраф за відсутність СОУТ з 2015 року становить – для посадових осіб та ІП 5-10 тис.руб., на ТОВ – 60-80 тис.руб., за повторного факту – від 30 до 40 тисяч руб. та від 100 до 200 тис. руб. відповідно, так само можуть призупинити діяльність підприємства терміном до 90 діб.

Крок 2. Мед. довідка

Перш ніж прийняти співробітника в деяких випадках потрібна наявність медичної довідки, для цього він повинен пройти медичне дослідження у спеціальному центрі, після чого йому видадуть підтверджуючий документ. Можливо і за бажанням роботодавця запитати такий документ.

Після отримання своїх копій документів співробітник розписується у відповідній графі, для того, щоб надалі, якщо це знадобиться довести, що такий договір видавався співробітнику на руки.

Крок 6. Наказ про прийом працювати

Підставою, за якою співробітник приступає до своїх посадовим обов'язкамчи наділяється якимись повноваженнями, є наказ про прийом на роботу. У наказі відображаються умови, на які запрошений співробітник та після ознайомлення візується обома сторонами. Як документ застосовується уніфікована для одного та Т-1а для групи осіб.

Крок 10. Особиста картка

Одночасно з прийомом співробітника оформляється особиста картка співробітника, до якої заносяться його особисті дані

Крок 11. Облік робочого дня

Під час життєдіяльності підприємства та відвідування його співробітниками необхідно вести облік робочого часу на кожного співробітника. Держ. кому. статом, встановлені дві форми:

Т-12, може використовуватися якщо підприємство вестиме облік робочого часу та розрахунок зі співробітниками із зарплати. При цьому допускається вести облік без заповнення розділу про розрахунок заробітної плати
Т-13 може застосовуватися при використанні автоматизованої електронної техніки

Крок 12. Обов'язкова реєстрація до ПФР та ФСС як роботодавця

Після появи найманих співробітників, вам необхідно зареєструвати (просто отримати номер у системах) організацію у фондах, як роботодавець.

У табелі можуть використовуватися буквені або цифрові коди для позначення тієї чи іншої події, наприклад, явка на роботу має буквене позначення Я або 01 у цифровому виразі, прогул - ПР або 24, додаткові вихідні без збереження заробітної плати - НВ або 28.

Ви можете знайти потрібний код за допомогою сервісу, який ми підготували або скористатися таблицею. У сервісі потрібно спочатку вибрати вид (форму) табеля, яким ви користуєтеся, а потім формулювання події, для якої необхідно ввести кодове позначення - система відразу покаже вам потрібний літерно-цифровий код.

Слід зазначити, що уніфікована форма Т-12 може використовуватися будь-яких організаціях незалежно від форми власності, крім бюджетних установ.

У бюджетних установзастосовується форма обліку, затверджена , у якій використовуються інші цифрові та літерні позначення в табелі обліку робочого часу.

1. У яких випадках ставиться код ПН?

Код ПН, або відсутність працівника з нез'ясованих причин, проставляється щоразу і доти, доки працівника немає на роботі, а відповідальна особа не має документів про причини його відсутності. Навіть у випадку, якщо керівник відсутньої особи клянеться, що працівник у прогулі (код ПР), не поспішайте ставити цей код у документи первинного обліку, дочекайтеся, поки людина принесе документ, який пояснює свою відсутність, а то може статися так, що табель з невірним кодом буде надано в бухгалтерію, а в подальшому виявиться, що працівник був відсутній поважною причиною, і тоді доведеться вносити зміни до документів первинного обліку.

2. Як позначаються вихідні у відрядженнях?

З питання кодового позначення вихідних днів при відрядженні існують дві точки зору: одні вважають, що ставити треба код К(), другі стверджують, що ставити треба код В(). У тих та інших є свої розумні та обґрунтовані законодавством аргументи, але єдиного підходу не існує, тому виходьте із власної практики, що склалася.

3. Чи відзначаються вихідні в табелі, коли працівник хворіє?

При знаходженні працівника на лікарняному коді Б (тимчасова непрацездатність) проставляється за весь період тимчасової непрацездатності, у тому числі вихідні та святкові дні.

Аналогічна суцільна реєстрація проводиться при знаходженні працівників у відпустці у зв'язку з вагітністю та пологами (Р), у відпустці по догляду за дитиною по досягненню нею віку трьох років (ОЖ) та неоплачуваній відпустці (ДО).

4. Яким чином позначаються вихідні у відпустці?

Якщо при знаходженні працівника в щорічному основному оплачуємо відпустку (ВІД) або щорічному (ОД) на період його відпочинку випадає вихідний святковий день, у табелі код ВІД або ОД підлягає заміні на В (вихідні дні та неробочі святкові дні), тому що, Відповідно до статті 120 ТК РФ, неробочі святкові дні, що припадають на період оплачуваної відпустки, до календарних днів відпустки не включаються.

5. Які позначення ставити у табелі: цифрові чи літерні?

Чітких інструкцій з цього приводу не існує, тому в кожній організації відомості в табель заносяться виходячи з практики, що склалася, і зручності в роботі. Якщо вам подобається літерне позначення в табелі обліку робочого часу, користуйтеся ним. Якщо ні – ставте цифри.

6. Яку форму табеля зручніше використовуватиме заповнення?

Форма табеля не має значення, можна вибрати форму, затверджену Постановою Держкомстату України від 05.01.2004 № 1 ( , ), можна скористатися формою, затвердженою наказом Мінфіну України від 30.03.2015 № 52н.

Форма № 52н (Ф.0504421)

Взагалі, якщо ви працюєте в комерційній організації, можете самостійно розробити та затвердити власну форму з власними літерними або цифровими позначеннями, ніхто це не забороняє, головне щоб вона була за фактом.

7. Хто має вести облік робочого часу і хто має за це відповідати?

Якщо невелика організація, може вести одна людина.

Якщо структура підприємства значна, доцільно у кожному підрозділі призначити відповідальну особу.

Всі відповідальні особи, незалежно від їх кількості, призначаються наказами з основної діяльності, щоб уникнути різноманітних непорозумінь.

Відповідальність за повноту та коректність заповнення табеля несе особа, уповноважена наказом.

Керівник підрозділу відповідає за своєчасне направлення табеля до бухгалтерії.

Роботодавець відповідає за всіх.

8. Як правильно вести облік робочого часу, якщо підприємство невелике та режим роботи п'ятиденка?

Єдиного підходу до ведення обліку не існує, можна вести суцільний (реєструвати всі факти), а можна лише облік відхилень (тимчасова непрацездатність, відсутність нез'ясованих причин тощо). Основний критерій - це коректність фіксації фактично відпрацьованого часу на паперовому носії, тому що цей документ є первинним для розрахунку оплати праці.

У повсякденній роботі перший варіант зручніший при трудових періодів, другий варіант краще, коли тривалість робочого часу незмінна, як у випадку з п'ятиденкою.

У кожному разі фіксація робочого дня ведеться щодня, а надається у бухгалтерію щомісяця.

Роботодавець повинен враховувати час, фактично відпрацьований кожним працівником. Тому табель обліку робочого дня – обов'язковий документ організації. Яку форму табеля вибрати та як її правильно заповнювати, поговоримо у статті.

У статті:

Завантажте документи на тему:

Табель обліку робочого часу: бланк

Роботодавець зобов'язаний враховувати час, фактично відпрацьований кожним співробітником компанії, про що йдеться у ч. четвертій ст. 91 ТК РФ. Тому табель обліку робочого дня є обов'язковим документом у низці організацій. На його підставі нараховують заробітну плату . Відповідальним за ведення документа призначають кадровик.

Призначений наказом керівника співробітник здійснює ведення працівників щомісяця загалом у компанії чи з окремих структурним підрозділам. Якщо документ ведеться по відділах, у наказі слід зазначити відповідального за його складання в кожному з наявних підрозділів, а також заміщуючого спеціаліста на період відсутності основного працівника.

Визначте, яку форму табеля краще вести в організації

Комерційні підприємства використовують одну з типових форм № Т-12, № Т-13 (постанова Держкомстату Росії від 5 січня 2004 № 1). Або розробляють форму документа самостійно, враховуючи чинні закони. Бюджетні організації застосовують форму 0504421 (наказ Мінфіну Росії від 30 березня 2015 р. № 52н).

Табель обліку робочого дня та розрахунку оплати праці (форма № Т-12) дозволяє одночасно перевіряти дотримання, а також вести облік виплат. Якщо в організації облік часу та розрахунки зі співробітниками з оплати праці ведуться окремо, краще заповнювати лише перший розділ «Облік робочого часу». І тут табель вважається самостійним документом. Другий розділ "Розрахунок з персоналом з оплати праці" оформляти не потрібно.

Важливо! Табель обліку робочого часу (форма № Т-13) призначений винятково для обліку відпрацьованого часу. У ньому немає граф для інформації про оплату праці. Застосовується він, коли в організації встановлено автоматизована обробкавсіх облікових даних, що дозволяє заощаджувати час та трудовитрати на оформлення документа.

Можна виготовити бланки формою № Т-13, у яких реквізити заповнені лише частково: відділ, П.І.Б., посада, табельний номер тощо. Своєчасне ведення табеля обліку робочого дня працівників дозволяє уникати помилок.

Форму табеля, розроблену компанією, не заборонено (ст. 9 Закону від 6 грудня 2011 р. № 402-ФЗ «Про бухгалтерський облік»). Як основу краще використовувати уніфіковані бланки (форми № Т-12, № Т-13), доповнивши їх графами, що бракують, рядками для внесення необхідної інформації. При цьому сам табель повинен містити показники витрат робочого часу та обов'язкові реквізити.

Обов'язкові реквізити під час заповнення табеля обліку робочого часу:

найменування;
дата складання документа;
найменування компанії чи відділу;
одиниці виміру;
посади, П.І.Б., підписи відповідальних працівників.

Табель обліку використання робочого часу(форма 0504421) – типова форма, що входить до Переліку уніфікованих формпервинних документів, затверджених наказом Мінфіну Росії від 30 березня 2015 р. № 52н. Застосовувати її повинні:

органи місцевого самоврядування;
державні органи;
органи управління позабюджетними державними фондами;
державні (муніципальні) установи.

Потрібно враховувати, як правильно заповнити табель обліку робочого часущоб не виникало помилок при подальшому виконанні розрахунків. Якщо виявлені недоліки, їх потрібно вчасно усунути. Цю роботувиконує кадровий менеджер чи інша уповноважена особа.

Шпаргалка. Як виправити найпоширеніші помилки в табелі

Табель обліку робочого часу: зразок заповнення

Як скласти табель обліку робочого часу:

методом суцільної реєстрації явок, і навіть всіх неявок працювати;
шляхом реєстрації різноманітних відхилень.

Вибирати спосіб потрібно за режимом робочого дня. Як вести табель обліку робочого часу визначають при формуванні облікової політики організації, яка регламентується наказом керівника. У облікової політикифіксують і терміни подання табеля до бухгалтерії.

Положення про табельний облік робочого часу

Метод №1. Метод суцільної реєстрації явок, неявокпід час табеля обліку робочого дня працівників має на увазі заповнення документа шляхом позначки календарних днів місяця в окремій клітині. У обов'язковому порядкупроставляється код явки чи неявки. Під ним прописують загальну кількість відпрацьованого годинника. Метод суцільної реєстрації дозволяє при сумованому обліку виявити всі понаднормові роботи.

Метод №2. Метод реєстрації відхилень.При даному способізаповнення документа реєструють лише відхилення від встановленого робочого дня, якщо вони зафіксовані. При цьому відзначають неявки, запізнення, а також понаднормовий годинник та ін. Облік неявок завжди ведеться днями. У верхньому рядку графи вказують код умовних позначень, а нижні графи залишаються порожніми. Якщо тривалість дня або зміни не змінюється, можна фіксувати лише відхилення від норми часу (неявки, запізнення). При нормальній тривалості роботи достатньо фіксувати лише неявки на роботу.

Використання кодів під час заповнення табеля обліку робочого часу

При внутрішньому сумісництві співробітнику потрібно привласнити 2 табельні номери і двічі вписати його в документ як сумісника і як основного працівника, Розглянемо, як правильно заповнити табель на прикладі розділу 1 «Облік робочого часу» форми № Т-12. При заповненні документа використовують цифрові або аналогічні літерні коди, при цьому правила ведення табеля обліку робочого часу можуть бути різними в ряді організацій.

Таблиця. Що враховується в табелі обліку робочого часу

Відомості про роботу
	Цифровий	Літерний
Тривалість роботи вдень
Тривалість роботи в вихідні чи неробочі святкові дні

Тривалість роботи у вихідні дні та неробочі святкові дні


Щорічна оплачувана відпустка
Порядок ведення табеля обліку робочого часу та додаткові коди Види робочого часу чи відпочинку позначають певним кодом. Стандартних кодів не завжди достатньо, щоб зафіксувати відхилення в документі. Тоді компанії мають право ввести власне буквене або цифрове позначення. І тому видають відповідний наказ про запровадження додаткового позначення буквеним чи цифровим кодом (Порядок, затверджений постановою Держкомстату Росії від 24 березня 1999 р. № 20). Наприклад, щоб зафіксувати перерви для годування маленької дитини (ч. перша ст. 258 ТК РФ), їх включають у робочий часспівробітниці, а сплачують у розмірі середнього заробітку. Для позначення можна використовувати літерний код КР, який розшифровується як годування дитини, а також цифровий код 37. У нижніх рядках слід відображати тривалість перерви. Закріплюємо практично: ведення табеля обліку робочого дня Співробітник ПАТ «Фенікс» Коломеєць О. В., різноробочий, табельний номер 93, у період з першого липня 2019 року по двадцяте липня знаходився в основному оплачуваній відпустці. Інші дні без відхилень. Працює за графіком по вісім годин на день, встановлені п'ять днів на тиждень, з двома вихідними (СБ, ВС). Як правильно вести табель обліку робочого часу має знати кадровик. При цьому він зобов'язаний відстежувати зміни до законів, щоб не допустити помилок при оформленні документа. Для обліку робочого часу використовуйте умовні та додаткові коди в уніфікованих формах табеля № Т-12 або Т-13. При добовому режимі роботи відображайте кількість годин роботи вдень та вночі. У передсвятковий день зменшуйте робочий день на годину для всіх, включаючи працівників з неповним та скороченим днем.

На підставі ст. 91 Трудового кодексуРФ всі роботодавці повинні контролювати, скільки годин за фактом відпрацював кожен їхній підлеглий. Постановою Держкомстату РФ від 5.01.2004 р. було затверджено спеціальну форму «Табель обліку робочого дня».

Ви дізнаєтеся:

Як вести табель обліку робочого часу у 2018 році.
Які позначення використовуються.
Як заповнюється табель обліку робочого часу за сумісництва.
Як відзначаються відпускні дні у табелі обліку робочого дня.
Як відзначити відгул у табелі обліку робочого часу.
Як правильно відобразити лікарняний у табелі обліку робочого часу.
Які питання виникають у кадровиків під час заповнення табеля обліку робочого часу.
Які найбільш часті помилкидопускають кадровики під час табеля обліку робочого дня.

Як вести табель обліку робочого часу у 2018 році

Табель обліку робочого часу є одним із найважливіших кадрових документів. Саме в ньому щодня відзначають усі відпрацьовані співробітниками зміни та годинники, і саме на основі цього документа щомісяця розраховують зарплату. Крім того, табель використовують для формування статистичної звітностіз праці та інших аналітичних документів.

У статті 91 Трудового кодексу РФ зазначено, що роботодавець повинен вести табель обліку робочого дня. При цьому немає значення, в якому напрямку працює компанія і яка у неї форма власності. У табелі відображають кількість годин та днів (змін), відпрацьованих персоналом. Форма табеля обліку робочого дня може бути як паперової, і електронної.

Завантажити табель обліку робочого часу

Інформація, відображена в табелі обліку, має бути засвідчена. Тому перед повним переходом на електронний облік слід оформити електронні підписивідповідальних співробітників: начальника структурного відділу, спеціаліста кадрової службита табельника.

У 2018 році для обліку робочого часу використовуються уніфіковані форми Т-12 або Т-13, затверджені ухвалою Держкомстату Росії.

Форми відрізняються одна від одної. Т-12 - це універсальний варіант, який використовують як обліку робочого дня, але й розрахунку і нарахування зарплати персоналу. Коли заповнюють розділ «Розрахунок із персоналом з праці», вписують коди виду оплати в табелі формою Т-12.

Табель формою Т-13 ведуть для обліку робочого дня, якщо у компанії діє автоматична система(Турнікет) явок-неявок.

Роботодавець має право користуватися власними бланками, призначеними для аналогічних цілей.

Важливо:самостійно розробляти облікові формимає право лише комерційні підприємства. Державні та бюджетні організаціїзастосовують типову форму№ 0504421 (згідно з наказом Мінфіну Росії від 30.03.2015 р. № 52н, який містить також методичні вказівкищодо правильного заповнення бланка).

Якщо ми говоримо про невеликої компаніїз малою чисельністю персоналу, можна використовувати один загальний табель. Якщо підприємство масштабне, для кожного структурного підрозділузазвичай заводять окремий табель обліку. Оформляє його відповідальний співробітник, який займається веденням обліку робочого часу (табельник), бухгалтер, спеціаліст кадрового відділу чи будь-яка інша посадова особа.

Щоб автоматизовано враховувати робочий час використовують форму Т-13, що складається лише з одного розділу.

Завантажити зразок табеля обліку робочого часу за форматом T-13

Необхідно дотримуватись усіх встановлених правил, коли ви створюєте табель обліку робочого часу. Бланк, який підприємство склало за будь-якою зазначеною формою, може бути доповнено потрібними видами відомостей – це визначає роботодавець. Основна умова – наявність обов'язкових реквізитів, а саме:

дати складання та найменування документа;
повної назви компанії та її структурного підрозділу;
одиниць, у яких вимірюється час, відпрацьований співробітниками;
посад, ПІБ та особистих підписів працівників, які ведуть облік.

Тест та планувальник, які допоможуть встигнути всі за півдня

Консультант "Газпрому" докладно пояснив для редакції журналу "Комерційний директор", як справлятися з усіма справами вдвічі швидше. Тест допоможе вам перевірити, як ви керуєте часом, а автоматизований планувальник швидко розібрати завдання.

Які позначення використовуються в табелі обліку робочого часу

на титульному листіуніфікованої форми представлений детальний список умовних позначень, що використовуються під час заповнення табеля. Найчастіше зустрічаються такі цифрові коди або їх буквені аналоги:

01 (Я) - робота в денний час;
02 (Н) - робота у нічний час;
03 (РВ) - робота у вихідні та неробочі святкові дні;
04 (С) - понаднормова праця;
05 (ВМ) – вахтовий метод;
06 (К) - ;
07 (ПК) – підвищення кваліфікації з відривом від виробництва;
08 (ПМ) – підвищення кваліфікації з відривом від виробництва в іншій місцевості;
09 (ВІД) - щорічна основна оплачувана відпустка;
10 (ОД) - щорічна додаткова оплачувана відпустка;
11 (У) - навчальна відпустка із збереженням зарплати (проставляється у табелі обліку робочого часу працівників, які поєднують роботу та навчання у 2018 р.);
12 (УВ) - скорочена тривалість робочого дня для працівників, які навчаються без відриву від виробництва із частковим збереженням зарплати;
13 (УД) – навчальна відпустка без збереження зарплати;
14 (Р) - відпустка у зв'язку з усиновленням новонародженої дитини;
15 (ОЖ) - відпустка для догляду за дитиною до трьох років;
16 (ДО) - відпустка без збереження зарплати, надана працівникові за згодою роботодавця;
17 (ОЗ) - відпустка без збереження зарплати, надана у передбачених законом випадках;
18 (ДБ) – щорічний додаткова відпусткабез збереження зарплати;
19 (Б) - тимчасова непрацездатність із призначенням допомоги (лікарняний);
20 (Т) – тимчасова непрацездатність без призначення допомоги;
24 (ПР) – прогул;
26 (В) - вихідний чи неробочий святковий день;
30 (ПН) - неявка на робоче місцез нез'ясованих причин.

Код "30" ставлять до з'ясування причин відсутності працівника на робочому місці. Наприклад, якщо стає відомо, що працівник захворів, і цей факт підтверджує довідка з медустанови, код «30» чи «ПН» змінюють на «19» чи «Б».

Якщо компанії мало типового переліку кодів, щоб відбивати виробничі ситуації, вона будь-якої миті має право внести доповнення. Для закріплення коригування випускають наказ. Це передбачає «Порядок застосування уніфікованих форм первинної облікової документації», затверджений ухвалою Держкомстату Росії від 24.03.1999 р. № 20.

Завантажити зразок наказу про введення нових позначень у табель обліку робочого часу

Правильне ведення табеля обліку робочого часу

Табель обліку робочого часу можна вести 2 способами:

методом суцільної реєстрації явок та неявок на роботу;
реєстрацією різних відхилень.

Вибір способу залежить від трудового розпорядку. Систему ведення табеля обліку робочого дня встановлюють для формування облікової політики підприємства, яку регламентує наказ керівництва. В обліковій політиці фіксують, протягом якого часу табель потрібно надавати до бухгалтерії.

Якщо табель обліку використання робочого часу ведуть методом суцільної реєстрації явок та неявокУ документі в окремих клітинах відзначають календарні дні місяця. Обов'язково проставляють коди явок та неявок, під якими вказують загальну кількість відпрацьованих працівником годинників.

Якщо використовують метод реєстрації відхилень, У документі відображають лише відступи від встановленого робочого часу (якщо вони зафіксовані). У ньому відзначають неявки, запізнення, понаднормовий годинник. Неявки завжди враховуються днями. У верхньому рядку графи фіксують код умовних позначень. Нижні графи не наповнюють.

Якщо тривалість дня та зміни залишається незмінною, фіксують лише відхилення від нормативу часу (неявки, запізнення). Якщо тривалість роботи нормальна, фіксувати можна лише неявки працювати.

Якщо співробітник працює по внутрішньому сумісництву, йому надають два табельні номери і двічі вписують їх у документ - як сумісника і як основного працівника. Розглянемо правильне заповнення табеля обліку робочого дня з прикладу розділу 1 «Облік робочого дня» форми № Т-12.

Під час заповнення табеля користуються цифровими або аналогічними літерними кодами. Зазначимо, що табель обліку у різних компаніях можуть вести за різними правилами.

Приклад ведення табеля обліку:

номер працівника за порядком (1);
П. І. О, посада чи спеціальність (2);
табельний номер (3).

У 4 та 6 графах є рядки, де потрібно вказувати, скільки часу щодня працює кожен співробітник протягом місяця. У верхньому рядку проставляють код тимчасових витрат за конкретну дату (4). У нижньому рядку відображають тривалість відпрацьованого або невідпрацьованого часу годин або хвилин (5). Якщо потрібно, збільшує кількість граф для додаткових реквізитів за режимом часу. У верхніх рядках 5 і 7 проставляють кількість відпрацьованих днів (6), а нижніх - загальна кількість відпрацьованих за півмісяця годин (7).

За результатами кожного місяця для працівника вносять загальну кількість відпрацьованих днів (8), кількість годин (9), загальну кількість вихідних чи свят (10). Далі встановлюють, скільки понаднормового годинника було у співробітника (11). Заповнювати табель обліку краще в такому порядку, щоб не помилитися.

До нічних годин відносять період з 22:00 до 6:00. Підрахуйте, скільки в сумі нічних годин відпрацював співробітник за обліковий період і включіть число, що вийшло, до графи 11 (12). Відзначте кількість годин, відпрацьованих у вихідні або святкові дні (якщо на них випав робочий період (13).

У 14 графі позначте всі неявки. У верхній рядок внесіть кількість днів (14), у нижню - кількість невідпрацьованих годин (15). У графу 15 занесіть код (16), а до графи 16 - кількість днів і годин неявки, вказавши код (17). Далі у табелі повинні розписатися відповідальний за заповнення табеля обліку робочого часу (18), начальник відділу (19) та співробітник кадрової служби. Обов'язкові реквізити - найменування посад цих осіб та їх особисті підписи із розшифровкою.

Після зазначених процедур особа, яка відповідає за ведення табелю, віддає документ бухгалтерському відділу. На підставі табеля працівникам розраховують та нараховують зарплату.

Важливо!Підставою для включення в табель або виключення з нього працівника повинні бути документи кадрового обліку, Наприклад наказ про звільнення, прийом працювати, трудовий договір. Обов'язкова вимога- документальне підтвердження відмітки про причини недотримання режиму.

Підставою для внесення позначки може бути наказ, лікарняний лист, довідка про виконання державних чи громадських робіт, попереджень про просте тощо. буд.

10 порад про те, як керувати співробітниками відділу продажу

Як заповнювати табель обліку робочого часу для сумісника

Відпрацьований сумісниками час у табелі фіксують по загальним правилам. Кількість годин, відпрацьованих сумісником того чи іншого дня, відображають у осередках з відповідними датами. Вихідні дні відзначають кодом "В", відпустку - позначкою "ВІД", дні лікарняного, підтверджені документально, - "Б".

Табель обліку робочого часу сумісника розробляють за спеціальними правилами. Відомо, що російське законодавство забороняє сумісникам працювати в установі більше, ніж на півставки. Тобто, порівняно з іншими співробітниками, сумісник зобов'язаний працювати менше.

Якщо підприємстві діє стандартна п'ятиденна робочий тиждень, то протягом кожного робочого дня сумісник вправі працювати 4 години. При ковзному або змінному графікущодня він може працювати різна кількістьгодин. Головне, щоб не перевищувалась загальна норма навантаження.

Зупинимося на правила заповнення табеля обліку для сумісника.

Відпрацьований сумісниками час у табелі фіксують за тими самими правилами, що й у звичайних співробітників. Табель обліку робочого часу (в Excel або в іншій програмі) оформлюють за тими самими вимогами.
Сумісник не може працювати більше, ніж передбачає його навантаження.
У різні робочі дні співробітник має право працювати різну кількість годин - все залежить від графіка як на додатковому, так і на основному місці роботи.
Якщо в якийсь із днів сумісник не працює на основному місці, він має право працювати як сумісник повний день (не перевищуючи загальний нормативгодин).

Відпрацьований як внутрішніми, і зовнішніми сумісниками час враховують за загальним правилам. Відмінності полягають лише у кількості відпрацьованих годин. Але між врахуванням робочого часу внутрішніх та зовнішніх сумісників відмінності є.

Ми знаємо, що зовнішнім сумісником називають співробітника, основне місце роботи якого – інша організація. Тобто табель обліку робочого часу для нього повинен включати лише один рядок - посаду, яку сумісник займає в даній компанії.

Внутрішній сумісник - це співробітник, який обіймає в тому самому закладі дві посади. Відповідно, його робочий час по одній і другій посаді фіксують в тому самому табелі обліку. Важливо, що відпрацьований час з кожної з посад слід враховувати окремо. Підсумовувати відпрацьований за сумісництвом годинник заборонено. Табель обліку робочого часу містить окремі колонки із кодом «СВ».

Нижче ми наведемо приклади роботи за сумісництвом з п'ятиденкою для зовнішніх сумісників, роботу за стандартним режимом для внутрішніх сумісників, а також роботу внутрішнього сумісника з п'ятиденним робочим тижнем за основною посадою та ковзним графіком за додатковим.

Порядок обліку робочого часу зовнішнього сумісника (Петрова Д. А., бухгалтер) під час роботи за сумісництвом за п'ятиденкою:

ПІБ, посада

Табельний номер

Відпрацьовано

Іванова Є. С. Секретар

Петрова Д. А., бухгалтер

Порядок обліку відпрацьованого часу внутрішнім сумісником під час роботи по п'ятиденному робочому тижні за основною посадою та ковзним графіком за додатковою:

ПІБ, посада

Табельний номер

Відмітки про явки та відпрацьований час

Відпрацьовано

Мамедова Е. А., процедурна медсестра, постова медсестра

Порядок обліку робочого часу внутрішнього сумісника за п'ятиденкою:

ПІБ, посада

Табельний номер

Відмітки про явки та відпрацьований час

Відпрацьовано

Мамедова Е. А., секретар, інспектор відділу кадрів

Як відобразити відпустку в табелі обліку робочого часу

Зазначати інформацію про фактично відпрацьований годинник і відпочинок можна в типових табелях, а також у документах, які роботодавець сформував сам.

Як правило, спеціалісти кадрового відділу користуються готовими формами. На це є кілька причин: їх найзручніше застосовувати, їх не потрібно окремо затверджувати і погоджувати, і в ході перевірок інспектори ГІТ не ставлять щодо них жодних питань. Щоб фіксувати відпрацьований час, можна використовувати форми Т-12, Т-13 або ОКУД 0504421 "Табель обліку використання робочого часу". Табель форми Т-12 необхідний розрахунку зарплати за пропрацьований час.

У табель обліку робочого часу заносять відомості про явку та неявку співробітника на роботу та кількість відпрацьованих ним годинників. Явки і неявки спеціаліста класифікують окремо (робота вночі, у вихідний, відпустка власним коштом тощо. буд.), оскільки від виду відпрацьованого часу, і навіть від причини неявки працювати безпосередньо залежить сума його зарплати.

Фіксувати в табелі обліку робочий час та відпустки може окремий відповідальний за це співробітник, наприклад табельник, спеціаліст з кадрів або бухгалтер. Цей обов'язок має бути прописаний у трудовій угоді з відповідним співробітником. Також можна видати наказ про призначення спеціаліста, відповідального за ведення обліку.

Форми Т-12 і Т-13 - це таблиці, кожен рядок у яких відведено окремому працівнику. Стовпці призначені для внесення дат. У відповідному осередку кожного дня проставляють код із букв і цифр, що відображає вигляд робочого або неробочого часу. У осередку нижче зазначають, скільки саме годинників відпрацював співробітник.

Умовні позначення для відображення відпустки у табелі обліку робочого часу:

Всім працівникам належить щорічний оплачувана відпустка тривалістю не менше 28календарних днів. Його надають щороку порядку черги (виняток становлять кілька категорій співробітників, які мають право вибирати дати на власний розсуд). У ряді ситуацій, якщо працівник та роботодавець дійдуть згоди, відпустку ділять на частини або переносять на наступний рік.

Незважаючи на те, що графік завжди формують заздалегідь (за два тижні до нового календарного року), відпускні дні в табелі обліку робочого часу не слід вказувати заздалегідь. Якщо працівник вийде з відпустки заздалегідь або захворіє, у табель доведеться вносити відповідні зміни.

Після відходу співробітника в щорічну оплачувану відпустку працівник, який відповідає за ведення обліку, щодня зобов'язаний вписувати в табель код ВІД або 09.

Працівники певних категорій мають право брати не тільки щорічну 28-денну відпустку, а й додатковий час, що оплачується. Такий відпочинок можна взяти разом з основною відпусткою, його частиною чи окремо.

Право користуватися додатковими відпускними днямиє у фахівців, які працюють:

за ненормованим робочим днем (якщо ця умова прописана у трудовому договорі) - 3 календарні дні та більше;
у шкідливих (2, 3, 4 ступінь) чи небезпечних умовах праці - 7 і більше календарних днів;
в особливих умовах праці (список співробітників та тривалість додаткового відпускного періоду встановлює Уряд РФ).

Важливо!У табель обліку робочого часу додаткову відпустку потрібно вносити окремо, навіть коли додаткові днійдуть відразу за основною відпусткою. І тому ставлять код ОД чи 10.

Російське законодавство дозволяє співробітникам брати не тільки щорічну основну та додаткову відпустку, але й користуватися:

неоплачуваною відпусткою;
навчальною відпусткою (при якій зберігається середня заробітня плата, заробіток не зберігається або сплачується частково);
відпусткою у зв'язку з вагітністю та пологами для жінок;
відпусткою для догляду за дитиною.

Розглянемо, як кожна з цих відпусток фіксують у табелі обліку робочого часу.

На підставі ст. 128 Трудового кодексу РФ кожен співробітник має право попросити роботодавця про надання йому неоплачуваної відпусткиу певний день/дні, щоб вирішити особисті питання. Йдеться про так званий відпочинок власним коштом. Роботодавець сам вирішує, надавати працівникові таку відпустку чи ні. Якщо співробітник бере неоплачувану відпустку, у табелі обліку ставлять код ДО або 16.

У цій статті (ст. 128 Трудового кодексу РФ) сказано про обов'язок роботодавця у низці ситуацій надавати відпустку власним коштом на прохання співробітника. Право на такий відпочинок є:

у працюючих пенсіонерів (за віком). Щорічно вони можуть брати не більше ніж 14 календарних днів відпустки;
у батьків та подружжя військовослужбовців, працівників ОВС, федеральної протипожежної служби, митниці, працівників установ та органів УІВ, осіб, які загинули або померли внаслідок поранення, контузії або каліцтва, отриманих під час виконання військових обов'язків або внаслідок хвороби, пов'язаної з проходженням військової служби - до 14 календарних днів щорічно;
у працюючих інвалідів – 60 календарних днів щорічно;
у співробітників, у яких народжується дитина, реєструється шлюб, помирають близькі родичі – до 5 календарних днів.

Таку відпустку без збереження зарплати в табелі фіксують як код ОЗ або 17.

Додатковою відпусткою, при якій зберігається середній заробіток, на підставі ст. 173 Трудового кодексу РФ вправі користуватися співробітники, які працюють і при цьому одержують вищу або середню професійну освітуочно-заочно чи заочно, тобто не відриваючись від роботи.

Керівник зобов'язаний надавати навчальну відпустку, щоб працівники могли пройти:

проміжні сесії – від 20 до 50 календарних днів на кожному курсі;
підсумкову державну атестацію – від 2 до 4 місяців.

Підстава для надання відпустки – документи із навчального закладу.

Щоб зафіксувати навчальну відпустку із збереженням зарплати, у табелі обліку робочого часу ставлять код У або 11.

Співробітники, які навчаються очно, мають право вимагати у роботодавця надання навчальної неоплачуваної відпустки, щоб пройти вступні іспитичи сесії. Навчальний відпустку відбивають у табелі обліку робочого дня як коду УД чи 13.

У табелі обліку робочого часу потрібно також фіксувати декретна відпустка.

Жінки мають право брати відпустку у зв'язку з вагітністю та пологами . Підставою надання таких відпусток стає листок непрацездатності. Взяти відпустку співробітниця може за 70 або 84 дні (якщо вагітність багатоплідна) до передбачуваної дати пологів або відразу після них. Але сумарно така відпустка має дорівнювати кількості днів, визначених законодавчо (ст. 255 Трудового кодексу РФ): від 140 до 194. У табелі обліку робочого часу відпустку у зв'язку з вагітністю та доглядом за дитиною позначають буквою Р або цифрою 14. Цей же код ставлять співробітнику , який усиновив дитину та у зв'язку з цим бере відпустку.

Коли закінчується відпустка у зв'язку з вагітністю та пологами, один з батьків або інша особа, яка наглядає за дитиною (бабуся, дідусь, опікун), має право скористатися відпусткою для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку. У період цієї відпустки підприємство зберігає за співробітником місце та виплачує йому допомогу.

У формі Т-12 або Т-13 відпустку для догляду за дитиною позначають у вигляді коду ОЖ або 15.

Як відобразити відгул у табелі обліку робочого часу

На підставі чинного законодавства компанії зобов'язані строго враховувати трудову діяльністьперсоналу. Саме тому керівники повинні заносити до табеля обліку робочого часу кожен відгул.

Компанії у Росії вправі встановлювати власні правилаіз заповнення форми Т-12 або Т-13 та фіксувати їх в інструкції або посібнику. Перед відображенням відгулу в табелі обліку робочого часу також потрібно вибрати коди. До загальноприйнятих належать:

РВ, 03 - відпрацьований співробітниками час у вихідні та свята.
ОВ, 27 - оплачувані відгули.
НВ, 28 – неоплачувані відгули.

Залучити співробітника до праці у неробочий день можна лише за його згодою. У цьому випадку видають спеціальний наказ із наступними розділами:

Найменування компанії.
Дата прийняття, номер і місто, в якому знаходиться установа.
Назва документа (наприклад, «Про залучення до роботи у вихідний день»).
Обґрунтування наказу.
Вказівки щодо залучення конкретних працівників та оплати праці за подвійною ставкою за 1 день понад встановлену заробітну плату.
Посада, ПІБ та підпис співробітника, який прийняв наказ.
ПІБ та підписи співробітників, ознайомлених з наказом.

Важливо!З урахуванням інформації у наказі у табелі відображають час, відпрацьований співробітниками у неробочий день.

Якщо компанія користується індивідуальною формою, на підставі № 402-ФЗ від 06.12.2011 р. відгул у табелі ставлять у вигляді загальноприйнятого чи власного коду.

Особливості праці та оплати у неробочі дні відбито у Трудовому кодексі РФ. Якщо табель заповнений правильно, при розрахунках із персоналом за відпрацьований час немає ніяких труднощів.

Співробітники будь-якої компанії час від часу змушені працювати у вихідні різних причин- припустимо, потрібно терміново підготуватися до перевірки чи відвантажити поставлені товари.

Співробітник має право на свій розсуд визначати, яка форма оплати за роботу у вихідний або святковий день для нього є кращою. Він має право претендувати на оплату за подвійним тарифом або погодитися на суму, розраховану за одноразовим тарифом, але при цьому вимагати вихідний. Роботодавець в жодному разі не може впливати на рішення працівника.

При цьому висувати такі вимоги не можуть співробітники, у яких з компанією укладено термінове трудова угодатерміном щонайменше 2 місяців. У Трудовому кодексі РФ сказано, що за роботу у вихідні та свята вони можуть отримувати лише оплату за подвійним тарифом.

Відповідно до Трудового кодексу РФ залучати персонал до роботи у вихідні можна лише в екстрених ситуаціях. Припустимо, потрібно терміново виконати завдання, що впливають подальшу роботу компанії. Якщо керівник не дотримується норм Трудового кодексу РФ, він порушує закон. Це загрожує йому серйозними проблемами під час перевірки органів контролю.

Нижче наведено табель обліку робочого часу - зразок заповнення відгулу.

Номер
по
порядку

Табельний
номер

Разом
відпрацьовано
за першу
половину
місяця

Іванова Є. В.

Як заповнити табель обліку робочого часу, якщо працівник перебуває на лікарняному

Дуже часто в організаціях виникає питання, пов'язане з правильним відображенням лікарняного табеля обліку. Для коректного оформлення лікарняного листау табелі потрібно враховувати:

яким методом фіксують явку чи неявку працювати (суцільна реєстрація чи лише реєстрація відхилень);
як треба позначати лікарняний в табелі (літерний код "Б", цифровий код "19" - для графи 15 форми № Т-12).

Розглянемо, як у табель вписують лікарняний методом суцільної реєстрації. У дні хвороби працівника, підтверджені довідкою з медустанови, необхідно проставити, наприклад, літерний код «Б» у верхній половині рядка та кількість опрацьованих за фактом годинника «0». Далі необхідно підбити підсумок за кількістю відпрацьованих днів і годин.

Нижче представлений зразок позначення лікарняного в табелі під час використання методу суцільної реєстрації:

Номер по порядку

Прізвище, ініціали, посада (спеціальність, професія)

Табельний номер

Відмітки про явки та неявки на роботу за числами місяця

Відпрацьовано за

половину місяця (I, II)

місяць

Перебування співробітника на лікарняному за методом реєстрації відхилень зазначається в табелі:

літерним кодом "Б" у дні, підтверджені довідкою з медустанови;
літерним кодом "В" у вихідні.

Ось як у табелі відображають лікарняний методом реєстрації відхилень:

Номер по порядку

Прізвище, ініціали, посада (спеціальність, професія)

Табельний номер

Відмітки про явки та неявки на роботу за числами місяця

Відпрацьовано за

половину місяця (I, II)

місяць

Дубова Анастасія Христофорівна, менеджер з логістики

Також користуються цифровими кодами. У цьому випадку лікарняний у табелі в графі 15 форми № Т-12позначають так:

Кількість неявок, днів (годин)	З них з причин
		Кількість днів (годин)

Наведемо поетапну схему внесення лікарняного до документа:

Крок 1.Спочатку ви вибираєте код позначення, прийнятий у компанії. Перегляньте код лікарняного в табелі («Б» або «19» для графи 15 форми № Т-12 або інша позначка, прийнята у вашій організації). Щоб вам було зручно, запам'ятайте ці коди або збережіть у таблиці умовних позначень.

Крок 3Потім підраховуєте сумарну кількість днів і годин, відпрацьованих співробітником. При цьому з розрахунку виключіть лікарняний та вихідні дні (за відсутності інших відхилень).

Лікарняний листу табелі під час відпустки відображають так:

Крок 1.Необхідно відзначити відпустку до дати початку хвороби співробітника, зазначеної у довідці про непрацездатність. Для цього використовують літерне позначення "ВІД" (цифровий код "09" - для графи 15 форми № Т-12). Протягом відпустки вихідні не відзначають. Для підрахунку відпустки застосовують календарні, а чи не робочі дні (ст. 115 Трудового кодексу РФ).

Крок 2Дні, коли співробітник був непрацездатний, відзначають буквеним кодом «Б».

Крок 4.Потрібно продовжити відпустку: у табелі після останнього відпускного днявписуємо код «ВІД». Він означає кількість наступних днів хвороби. При цьому слід врахувати певні нюанси. Відповідно до ст. 124 Трудового кодексу РФ, якщо працівник виявляється тимчасово непрацездатний, щорічна оплачувана відпустка або продовжують, або переносять на інший час, який визначає роботодавець, враховуючи побажання співробітника.

Так як закон РФ дозволяє або продовжити, або перенести відпустку на інший термін з урахуванням побажань співробітника, автоматично продовжити його через хворобу не можна. Роботодавцю слід зрозуміти, чого хоче працівник. Співробітник при цьому зобов'язаний висловити побажання щодо продовження або перенесення відпустки, подавши відповідну заяву.

Питання, які часто виникають у кадровиків при складанні табеля обліку робочого часу

Не у всіх випадках керівництво підприємств чітко дотримується правил, за якими заповнюються, зберігаються та використовуються форми Т-12 та Т-13. Наведемо відповіді найпоширеніші питання, які у фахівців з кадрів розробки табеля обліку. Керуючись цією інформацією, ви помилятиметеся менше.

Який термін зберігання заповненого табеля робочого дня?

Ст. 586 «Перелік типових управлінських архівних документів, що утворюються у процесі діяльності державних органів, органів місцевого самоврядування та організацій, із зазначенням термінів зберігання», говорить, що термін зберігання табеля не може становити менше 5 років. Якщо ж табелем користувалися, щоб фіксувати робочий час працівників важких та шкідливих виробництв, термін зберігання сягає 75 років.

Які етапи руху табеля необхідно передбачити при складанні локальних документів, що регламентують правила його розробки та руху?

Табель обліку проходить кілька етапів, а саме:

спочатку його оформлюють;
далі перевіряють правильність складання;
якщо все правильно, передають для підпису;
надають бухгалтерії;
передають для подальшого зберігання, дотримуючись прийнятих у компанії норм ( кадрового відділу, в архів і т. д.).

При складанні графіка документообігу обов'язково внесіть до нього всю облікову документацію, включаючи табель, і зробіть невелику поправку на специфіку оформлення бланка (тривалість складання, можливі затримки надання співробітниками документів, що підтверджують їхню відсутність на робочих місцях, а також час на коригування табеля).

Хто, окрім табельника, може вести табель обліку робочого часу?

Відповідно до закону заповнювати табель вправі не лише табельники (крім того, далеко не в кожній організації є такий фахівець), а й інші уповноважені особи. Вести табель обліку робочого часу може співробітник кадрової служби, фахівець із підбору персоналу або керівник структурного відділу. Все залежить від прийнятої компанії системи обліку робочого часу. Цей момент має бути закріплений у посадової інструкціїта трудовому договорі працівника, що заповнює табель.

Як заповнити табель обліку робочого часу, якщо спеціаліст працює віддалено?

Навіть якщо співробітник виконує свої обов'язки віддалено, закон все одно зобов'язує роботодавця враховувати його робочий час (ч. 4 ст. 91 Трудового кодексу РФ). Як уже було зазначено, фіксувати робочий час у табелі можна методом суцільної реєстрації явок і неявок на роботу, а також методом реєстрації тільки відхилень, таких як неявки, запізнення, понаднормовий годинник і т. д. можна будь-яким методом.

Якщо на підприємстві є співробітники, які працюють дистанційно, правила обліку їхнього робочого часу можна прописати в локальному акті (ст. 8 Трудового кодексу РФ).

Зазначимо, що за дистанційної роботизазвичай використовують метод відхилень, оскільки у табельника немає відомостей про появу співробітника на роботі. Якщо немає переробок і неявок, до табеля включають лише кінцеві дані про результати роботи співробітника за 1 і 2 половини місяця. Якщо використовують спосіб відхилень, робочі дні в табелі не відображають. Якщо цей осередок у табелі не заповнений, значить, цей день був робітником.

Однак, якщо при заповненні табеля щодо дистанційного співробітника використовують метод відхилень, можуть виникнути технічні складності, пов'язані з внесенням інформації в програму 1С і т. д. У цьому випадку краще використовувати метод суцільної реєстрації явок та неявок.

Доплата за роботу: за що потрібно платити співробітникам понад належне

Помилки, які часто допускаються при оформленні табеля обліку робочого часу

На перший погляд, заповнити просту формуТ-12 або будь-який її аналог легко. Проте співробітники, які ведуть облік робочого дня, допускають одні й самі помилки. Наприклад, вносять інформацію про співробітника, не вказуючи його посаду чи табельний номер.

Важливо!Підсумки перевірок облікових документів низки організацій показують, що відповідальні за ведення табеля особи часто не дотримуються правила скорочення робочого дня перед святом на 1 годину. За фактом співробітники працюють 7 законних годинників. У документах зазначено норму о 8 годині.

Є ще одна типова помилка, яку у компаніях допускають в основному через неуважність: фіксують святковий день як робочий. Крім того, складнощі можуть бути пов'язані з внесенням відомостей про час, відпрацьований спеціалістом. Не забувайте, що в табель обліку робочого часу потрібно включати всі годинники, які внутрішній сумісник відпрацював на кожній зі своїх посад.

Якщо під час перевірки правильності оформлення табеля ви виявляєте помилку, керуйтеся положеннями п. 8 ст. 9 Федерального законувід 06.11.2011 р. № 402-ФЗ "Про бухгалтерський облік". Неправильну інформацію потрібно акуратно перекреслити межею. Зверху над закресленими позначеннями необхідно вписати коректну інформацію та позначити дату внесення виправлень. Далі співробітник, який відкоригував табель, повинен у ньому розписатися (потрібно також розшифрувати підпис та вказати посаду).

Розповідає практик

3 проблеми класичної системи контролю робочого часу працівників

Петро Лебедєв,

директор з економіки та фінансів компанії «ТіссенКруп Індастріал Солюшнс (РУС)», Дзержинськ

Працівники виробничих відділівщодня враховували робочий час: вказували в табелі, скільки часу (у годинах) витратили виконання конкретних проектів, навчання, відрядження та ін. Наприкінці місяця табелі здавали безпосередньому начальнику, який, у свою чергу, передавав документи до відділу обліку, чий працівник вносив відомості до системи, готував зведені звіти щодо проектів та здавав їх керівникам.

При зборі інформації у нас виникало 3 основні проблеми:

Доводилося дуже довго збирати статистичні дані. Дізнатися фактично відпрацьований співробітниками час вдавалося у найкращому разі через тиждень після завершення звітного місяця. На перевірку та затвердження табелів також витрачалося багато часу.
Складнощі були пов'язані з отриманням проміжних звітів. Збирати статистичні дані частіше ніж раз на місяць ми не могли. І, якби ми вели щотижневі звіти, кількість паперових табелів зросла б у 4 рази. Крім цього, для аналізу потрібні відомості про кожного працівника. Але не всі працівники можуть заповнити табель поза звичним графіком, оскільки хтось перебуває на лікарняному, а хтось у відрядженні.
Заповнення табеля обліку робочого дня часто велося з помилками. Наприклад, співробітники позначали невірний номер договору або вид робіт або зовсім не враховували робочий час і в кінці місяця заповнювали табель у довільному порядку.

Вирішити ці проблеми нам допомогла автоматизована системаконтролю обліку робочого дня.

Заповнення табеля обліку робочого часу 11.01.2016

Заповнення табеля обліку робочого часу

Уніфіковані форми табеля обліку робочого дня - форми Т-12, Т-13, затверджені Постановою від 05.01.2004 N 1 Держкомстату РФ, пройшли перевірку практикою. І сьогодні багато роботодавці продовжують використовувати у роботі держкомстатівську форму табеля обліку робочого дня, затвердивши її собі наказом.

У процесі використання цих форм кадровики стикалися із ситуаціями заповнення, які Держкомстат не врегулював чи надав кілька варіантів, залишивши вибір за роботодавцями. Зараз роботодавці – комерційні організаціїта роботодавці – індивідуальні підприємцімають можливість затвердити свій порядок ведення табеля обліку робочого дня.

Вибираємо метод реєстрації

Витрати робочого часу можна враховувати в табелі або методом суцільної реєстрації явок та неявок на роботу, або шляхом реєстрації лише відхилень (неявок, запізнень, понаднормових годинників тощо).

При відображенні неявок на роботу, облік яких ведеться у днях (відпустка, дні тимчасової непрацездатності, службові відрядження, відпустка у зв'язку з навчанням, час виконання державних або громадських обов'язків тощо), у табелі у верхньому рядку у графах проставляються лише коди умовних позначень, а нижньому рядку графи залишаються порожніми.

Вибираємо спосіб відображення кількох позначень за один день

Тут є кілька рівноправних варіантів. Деякі фахівці ставлять ці позначення через дріб (наприклад, ОЖ/Я), деякі заводять дві облікові записищодо одного працівника.Держкомстат допускав при необхідності збільшення кількості граф для проставлення додаткових реквізитів за режимом робочого часу, наприклад, часу початку та закінчення роботи в умовах, відмінних від нормальних.

Вибираємо спосіб фіксації точного часу

Облік робочого дня має бути точним, тобто необхідно враховувати як повні години, а й хвилини робочого дня. Наприклад, при залученні працівника до понаднормової роботи на півтори години в табелі може стояти позначка 1: 30 (1 година 30 хвилин) або 1,5 (одна ціла п'ять десятих годин).

Будьте уважними при переведенні хвилин у соті частки години. 1 хвилина у вигляді десяткового дробу - це 0,0166666667 години.

З відрізками часу 15 хвилин (0,25 години), 30 хвилин (0,5 години), 45 хвилин (0,75 години) все просто. А ось перевести в годинник 10-хвилинне запізнення або 40 хвилин понаднормової роботискладніше.

Вибираємо спосіб внесення змін до табеля

Вносити зміни до «закритого» табела доводиться нерідко. Найчастіше виправляються «ПН» – неявки з нез'ясованих причин (до з'ясування обставин), коли ці обставини з'ясовуються лише наступного місяця. Наприклад, працівник приносить листок непрацездатності, пише пояснювальну записку, і роботодавець визнає причини відсутності неповажними та ін.

Але виправляти доводиться не лише код «ПН». Наприклад, з 20 травня працівнику надано щорічну відпустку 28 днів. У табелі на підставі наказу стоять позначки «ВІД», а у червні відпускник приносить лікарняний на період із 23 по 28 травня. Дані у закритому табелі виявляються невірними.

Поширений варіант оформлення табеля, що коригує. Він складається щодо того працівника, відомості про якого потрібно виправити. У назву документа додається слово "корегуючий". В іншому форма та порядок оформлення такого документа аналогічні основному табелю.

Ще один варіант - доповнити форму табеля реквізитом "Вигляд табеля" з варіантами заповнення "первинний", "коригуючий".

На замітку!

Відповідно до ч. 4 ст. 9 Федерального закону від 06.12.2011 N 402-ФЗ «Про бухгалтерський облік» форми первинних облікових документів визначає керівник економічного суб'єкта за поданням посадової особи, який покладено ведення бухгалтерського обліку. Форми первинних облікових документів для організацій державного сектора встановлюються відповідно до бюджетного законодавства Російської Федерації.

І якщо форму табеля обліку робочого часу затверджено наказом керівника, то вносити зміни до форми рекомендуємо також наказом керівника.

Визначаємо умовні позначення відпрацьованого та невідпрацьованого часу

Держкомстат пропонував досить широкий набір умовних позначень. Спочатку зупинимося на найпоширеніших кодах (саме прийнятих Держкомстатом).

Код "Я" (цифровий 01) означає тривалість роботи в денний час. У народі цей код розшифровується як явка. Це породжує помилку позначати «Я» весь період відпрацьованого працівником часу за зміну, а іншими кодами уточнювати, скільки з цього часу довелося на нічний годинник, понаднормовий і т.д.

Наприклад, зміна працівника становить 11 годин, з яких 2 години припадають на нічний час. У цьому випадку коду «Я» відповідатимуть лише 9 годин, а коду «Н» – 2 години робочого часу. Якщо поставити "Я" 11 і "Н" 2, то вийде 13-годинна робоча зміна.

Неповний робочий час, встановлений за згодою сторін або на прохання працівника, також позначається кодом "Я".

Але якщо режим неповного робочого часу встановлено з ініціативи роботодавця у випадках, передбачених законодавством, то в цьому випадку зазначається код НС (цифровий 25). Які причини? У разі, коли з причин, пов'язаних із зміною організаційних або технологічних умовпраці (зміни у техніці та технології виробництва, структурна реорганізація виробництва, інші причини), визначені сторонами умови трудового договоруне можуть бути збережені, допускається їх зміна з ініціативи роботодавця, за винятком зміни трудовий функціїпрацівника. У разі, коли такі причини можуть спричинити масове звільнення працівників, роботодавець з метою збереження робочих місць має право з урахуванням думки виборного органу первинної профспілкової організації та в порядку, встановленому ст. 372 ТК РФ для прийняття локальних нормативних актів, вводити режим неповного робочого дня (зміни) та (або) неповного робочого тижня терміном до шести місяців (ч. 1 і 5 ст. 74 ТК РФ).

Щорічна основна відпустка позначається кодом «ВІД» (цифровий 09), щорічна додаткова – «ОД» (цифровий 10). Як ми пам'ятаємо, неробочі святкові дні, що припадають на період щорічної основної або щорічної додаткової оплачуваної відпустки, до календарних днів відпустки не включаються (ч. 1 ст. 120 ТК РФ) і в табелі за цей святковий день теж повинні мати відповідну позначку.

Періоди тимчасової непрацездатності у разі призначення допомоги згідно із законодавством позначають кодом «Б» (цифровий 19), без призначення допомоги – кодом «Т» (цифровий 20). Здається, в обох випадках мова йдепро непрацездатність, яка встановлена уповноваженими на це особами та підтверджена листком непрацездатності.

Наприклад, працівник працює у двох організаціях, але отримав один листок непрацездатності та пред'явив його за основним місцем роботи. Основний роботодавець призначить посібник та проставить у табелі код «Б». А друга організація позначає в табелі період відсутності працівника-сумісника кодом «Т», оскільки непрацездатність встановлена, але підстав оплачувати цей період немає * .

Практика іноді підкидає такі ситуації, позначень для яких Держкомстат не передбачив.

Наприклад, працівник не з'явився працювати. Пізніше представив пояснювальну – екстрено відвозив дружину до лікарні до сусіднього міста. Причину відсутності роботодавець визнав поважною. І що ставити у табелі? Для таких випадків можна додати додатковий код, наприклад, УП (поважні причини), НУП (неявка з поважних причин) або ін.

* Відповідно до п. 5 ст. 13 Федерального закону від 29.12.2006 N 255-ФЗ «Про обов'язкове соціальному страхуванніна випадок тимчасової непрацездатності та у зв'язку з материнством» один із обов'язкових документів для призначення допомоги з тимчасової непрацездатності – це листок непрацездатності, виданий медичною організацією.

Порядок видачі листків непрацездатності затверджено Наказом Мінздоровсоцрозвитку Росії від 29.06.2011 N 624н. Відповідно до цього документа:

«4. Видача листків непрацездатності здійснюється при пред'явленні документа, що засвідчує особу. У разі, якщо громадянин на момент настання тимчасової непрацездатності, відпустки у зв'язку з вагітністю та пологами зайнятий у кількох роботодавців та у два попередні календарні роки до видачі листка непрацездатності був зайнятий у тих самих роботодавців, видається кілька листків непрацездатності за кожним місцем роботи.

4.1. У разі, якщо громадянин на момент настання тимчасової непрацездатності, відпустки у зв'язку з вагітністю та пологами зайнятий у кількох роботодавців, а у двох попередніх календарних рокахбув зайнятий в інших роботодавців (іншого роботодавця), видається один листок непрацездатності для подання по одному з останніх місць роботи на вибір громадянина.

4.2. У разі, якщо громадянин на момент настання тимчасової непрацездатності, відпустки у зв'язку з вагітністю та пологами зайнятий у кількох роботодавців, а в двох попередніх календарних роках був зайнятий як у цих, так і в інших роботодавців (іншого роботодавця), видається або кілька листків непрацездатності для подання за кожним місцем роботи відповідно до пункту 4 цього Порядку, або один листок непрацездатності для подання його по одному з останніх місць роботи на вибір громадянина відповідно до пункту 4.1 цього Порядку».