Добові при відрядженнях у 2018 році обов'язкові для виплати роботодавцем (ст. 168 НК РФ). Про нормування, розміри та строки виплати добових читайте у статті.
Порядок виплати добових
Добові відшкодовуються працівникові за кожен день його перебування у відрядженні, включаючи вихідні та святкові дні(п. 11 постанови Уряду РФ від 13.10.2008 № 749, далі – постанова № 749).
Реальний термін відрядження підтверджується проїзними документами, а разі їх втрати - документами про проживання. Також часто доцільним буде скласти службову записку з відрядження. Вона допоможе підтвердити період перебування у відрядженні, якщо з якихось причин неможливо пред'явити документи про проживання. У цьому випадку у службовій записці мають бути зроблені позначки сторони, що приймає, про дати прибуття та вибуття (п. 7 постанови № 749).
При проїзді до місця виконання службового завдання на автомобілі (особистому чи службовому) до службової записки додаються документи, що підтверджують дати перебування в дорозі: дорожній та/або маршрутні листи, квитанції та чеки з автозаправок та ін.
Докладніше про витрати добових див. у матеріалі .
При одноденному відрядженні є свої особливості: якщо відрядження не виходить за межі Росії, добові не виплачуються, а при відрядженні за кордон їх розмір становитиме 50% від звичайної величини (пп. 11, 20 постанови № 749). Одноденне відрядження стало каменем спотикання щодо оплати: судова практикамає в своєму розпорядженні рішення Верховного судуРосії від 11.09.2012 № 4357/12, де сказано, що дана виплата може бути здійснена, але із застереженням, що це компенсація за інші витрати співробітника. У разі хвороби працівника під час відрядження, згідно з п. 25 постанови № 749, добові виплачуються за всі дні хвороби, навіть якщо вона збільшила строк відрядження. Це правило діє і при затримці працівника у відрядженні з дозволу (або на прохання) керівництва.
Розмір добових при відрядженнях у 2018 році
До речі, розмір добових законом не обмежений, у ст. 217 НК РФ передбачені лише їхні норми з метою оподаткування ПДФО та страховими внесками, які є неоподатковуваним мінімумом. Норми добових у відрядженні – 2018: для російських відряджень – 700 руб., а для закордонних – 2 500 руб., вони ж діяли й у 2017 році. Суми, що видаються працівнику за корпоративними нормами понад ліміт, підлягають оподаткуванню ПДФО та страховими внесками (п. 2 ст. 422 НК РФ).
Як сплачувати страхові внескиіз добових, читайте у матеріалі.
- Розрахунок добових за закордонними відрядженнями проводиться за відмітками митної служби у закордонному паспорті відрядженого співробітника. за загальному правилудень перетину кордону на виїзд з РФ вважається як день за кордоном, день перетину кордону на в'їзд до РФ вважається вже днем до РФ (п. 18 постанови Уряду РФ від 13.10.2008 № 749). Якщо добові для поїздки видані в іноземній валюті, З метою ПДФО вони перераховуються в рублі за курсом Банку Росії , в якому затверджено авансовий звіт після повернення працівника з відрядження або на , якщо після повернення з відрядження співробітник звільняється. А ось для цілей розрахунку страхових внесків із надлімітних сум добових використовується (лист Мінфіну від 29.05.2017 № 03-15-06/32796).
приклад
Комерційний директор ТОВ «Смоленські пивоварні» виїхав із Смоленська у відрядження 01.03.2018. У період з 02.03.2018 до 03.03.2018 він працював у Москві. 04.03.2018 поїхав поїздом до Праги. Поїзд вирушив о 7:45 04.03.2018, перетнув кордон РФ о 3:01 05.03.2018, прибув до пункту призначення о 9:50 05.03.2018. Назад директор повернувся літаком до Москви 09.03.2018 і до Смоленська прибув 10.03.2018.
За корпоративними нормативами, дирекції встановлено підвищені норми добових: 1000 руб. для Росії, 50 євро - для європейських країн.
За графіком відрядження директору було видано:
- Рублі за 01.03.2018, 02.03.2018, 03.03.2018, 04.03.2018, 09.03.2018 та 10.03.2018 = 6 днів. Разом: 6000 руб. добових Росією.
- Євро за 05.03.2018, 06.03.2018, 07.03.2018, 08.03.2018 = 4 дні. Разом: 200 євро.
Авансовий звіт директор подав 13.03.2018. Цього ж дня авансовий звіт було затверджено.
Курс євро, встановлений Банком Росії, на 13.03.2018 - 69,7972 руб., На 31.03.2018 - 70,5618 руб.
Розрахунок добових при відрядженні, що приймаються у витрати:
6000 + 200 × 69,7972 = 19959,44 руб.
Нормативи:
700×6+2500×4=14200 руб.
Обкладенню ПДФО підлягає сума: 6 000 + 200 × 70,5618 – 14 200 = 5 912,36 руб.
Страхові внески бухгалтер ТОВ «Смоленські пивоварні» нарахував у сумі: 19 959,44 - 14 200 = 5 759,44 крб.
- ТК РФ не встановлено обов'язок роботодавця виплачувати однакові добові всім співробітникам організації: їх можна розділити на категорії, закріпивши за кожною з них облікової політикивідповідну суму. Про це сказано у листі Мінпраці Росії від 14.02.2013 № 14-2-291 та листі Роструда від 04.03.2013 № 164-6-1.
Також розмір добових при відрядженнях у 2018 році можна зробити залежним від кількох факторів, наприклад вартості харчування та проїзду на пасажирському транспорті у місці відрядження, яке займає посада. Головне — закріпити зміни в обліковій політиці та положенні про відрядження.
- Як вже з'ясувалося, добові звільнені від утримання ПДФО в межах норм, зазначених у НК РФ, тобто при виплатах добових у більшому, ніж ця норма, розмір на перевищуючу суму податок нараховується. Для цілей ПДФО датою отримання доходу у вигляді наднормативних добових визнається останній день місяця, в якому затверджено авансовий звіт (підп. 6 п. 1 ст. 223 НК РФ). При цьому утримання слід провадити з найближчої виплати заробітної платиспівробітнику, а перерахувати податок до бюджету не пізніше ніж наступного дня після цієї виплати (про це говорить п. 6 ст. 226 НК РФ).
- Мінфін РФ у листі від 01.10.2015 № 03-04-06/56259 зазначає, що грошові кошти, що виплачуються працівнику замість добових при одноденних відрядженнях, не оподатковуються ПДФО у розмірах, передбачених п. 3 ст. 217 НК РФ.
- Податковий облік добових з метою прибуток не передбачає нормування, тобто вони визнаються у тій сумі, як і встановлено на предприятии. Ст. 272 НК РФ говорить про те, що витрати на відрядження визнаються в обліку на дату затвердження авансового звіту: це правило діє і для добових.
- Починаючи з 2017 року на добові понад норми, встановлені п. 3 ст. 217, нараховуються страхові внески на ВНіМ, ОПС та ЗМС (п. 2 ст. 422 НК РФ). У листі Мінфіну Росії від 16.03.2017 № 03-15-06/15230 уточнено, що для добових в іноземній валюті перерахунок у рублі має здійснюватися за офіційним курсом Центрального банкуРосійської Федерації, встановленому на дату нарахування добових на користь працівника.
- Днем нарахування добових з метою розрахунку страхових внесків розуміється день затвердження авансового звіту (див. лист Мінфіну РФ від 29.05.2017 № 03-15-06/32796). Внески на травматизм на добові як у межах норм, так і понад норми не нараховуються (п. 2 ст. 20.2 закону № 125-ФЗ, лист ФСС РФ від 17.11.2011 № 14-03-11/08-13985).
Про відображення добових у 6-НДЛФ читайте у статті
Розрахунковий період - 12 календарних місяців, що передують місяцю початку відрядження, або менше, якщо співробітник відпрацював у компанії менше року.
Для розрахунку на відрядження враховуються тільки робочі дні, а не календарні, як для розрахунку відпускних.
З розрахункового періоду виключаються лікарняні, відпустки, зокрема без утримання, відрядження, час простою тощо. (див. ст. ТК РФ і п. 5 Положення про особливості порядку обчислення середньої зарплати Пост. Уряди РФ ).
Приклад:
Петрова А. А. працює з 10.02.2006, 25.02.2014 направлена у відрядження на 5 днів.
Всього в розрахунковому періоді(З лютого 2013 - по січень 2014) 247 робочих днів. Були періоди, що виключаються: у серпні на період лікарняного довелося 8 робочих днів, а у вересні на період щорічної оплачуваної відпустки — 14 робочих днів.
Тоді 247 – 8 – 14 = 225 фактично відпрацьованих днів.
2. Визначаємо заробіток за розрахунковий період
До розрахунку середнього заробітку включаються всі виплати, які передбачені системою оплати праці, крім лікарняних, відпускних, матеріальної допомоги та інших виплат соціального характеру (див. 2 і 3 Положення про особливості порядку обчислення середньої заробітної плати Пост. Уряду РФ). Про особливості обліку різних премій дивіться там же у п. 15.
Якщо перед чи під час відрядження співробітника для підприємства було підвищення окладів ( тарифних ставок) Загалом з організації (підрозділу) необхідно індексувати середній заробіток для розрахунку відрядження (див. п. 16 Положення про особливості порядку обчислення середньої заробітної плати Пост. Уряди РФ).
Приклад:
Нарахування Попової А. А. за всі місяці, крім серпня та вересня, - 40 000, у серпні - 26 086,96 рубля, у вересні - 12 000 рублів. Разом за розрахунковий період: (40 000 рублів × 10 місяців) + 26 086,96 рубля + 12 000 рублів = 438 086,96 рубля.
3. Обчислюємо середньоденний заробіток і суму відрядження
Заробіток за розрахунковий період ділимо на кількість фактично відпрацьованих у розрахунковому періоді днів. Потім отриману кількість множимо на кількість днів, проведених у відрядженні. Відрядження оподатковуються ПДФО.
Приклад:
(438 086,96 / 225) × 5 = 9 735,27 рубля відрядження потрібно виплатити Поповій А. А. На цю суму працівнику буде нараховано ПДФО.
Доплата до окладу
Якщо оплата відрядження по середньому заробітку істотно менше, ніж зарплата, яку отримав працівник, якби його не відправили у відрядження, можна здійснити доплату до фактичного заробітку.
Якщо така доплата передбачена трудовим чи колективним договором чи локальним нормативним актом, неї можна зменшити податкову базу з податку прибуток (див. п. 25 ст. НК РФ і листи Мінфіну і ).
Однак розраховувати відрядження потрібно завжди виходячи із середнього заробітку, а потім порівнювати їх з окладом, щоб не погіршити становище працівника, якщо йому вигідніше отримувати середній заробіток.
Відрядження у вихідні
Якщо дні відрядження співпали з днями, коли у працівника за графіком вихідні, і він у ці дні не працював, оплата здійснюється не за середнім заробітком, а за правилами оплати у вихідний день. Якщо цими днями співробітник до роботи не залучався, вони не оплачуються. А якщо співробітник залучався до роботи у відрядженні у вихідний день або перебував у дорозі, середній заробіток за такі дні не зберігається. Вихідні оплачуються щонайменше, ніж у подвійному розмірі чи одинарному розмірі, але з правом «відгуляти» вихідний згодом (див. ст. і ТК РФ).
При розрахунку сплати у подвійному розмірі необхідно орієнтуватися на систему оплати праці працівника (див. листи Мінфіну і ).
Розрахунок добових
За кожен день перебування у відрядженні, включаючи вихідні та неробочі святкові дні, а також за дні перебування у дорозі, у тому числі за час вимушеної зупинки в дорозі, працівнику виплачуються добові (п. 1. Стать. про особливості направлення працівників у службові відрядження, ут. Постановою Уряду РФ
За обов'язком служби всі працівники повинні чітко слідувати посадовим інструкціямта виконувати покладені на них обов'язки. На багатьох підприємствах нашої безмежної батьківщини ці трудові обов'язкивиконуються, як правило, на стаціонарному робочому місці, але трапляється таке, що деякі фахівці вирушають у відрядження.
На ці відрядження працівникові виділяється певна сума на добові витрати. За відрядження у 2017 році норму цих витрат визначить уряд Російської Федерації.
Як правило, оклад у “відряджувальних” співробітників дещо вищий, ніж у тих, хто перебуває постійно на стаціонарному робочому місці. Це тим, що людина потрапляє у незвичну йому обстановку, відривається від сім'ї та близьких, проводить багато часу у дорозі. Розмір відрядження залежить від обов'язків співробітника, а також від їхньої складності.
У 2017 році керівництво країни не змінюватиме розмір добових виплат при відрядженняхнавіть враховуючи, що б'є всі рекорди.
Порядок здійснення виплат
На кожному підприємстві норми добових виплат встановлюються індивідуально. Керівництво, відштовхуючись від чинного законодавства, може щороку змінювати розміри виплат залежно від фінансового стануфірми.
Ці суми мають бути прописані у наказі чи службовій записці підприємства. Залежно від статусу працівника та регіону відрядження при розрахунку виплат може бути застосований диференційований підхід.
Добові у 2017 році, так само як і у попередніх періодах, враховуються у витратах установи. Якщо буде помітне збільшення подібних виплат, то керівництво може зацікавитися цим фактом, тому під рукою завжди мають бути аргументи, які б підтверджували всі вироблені витрати. Хоча документальне підтвердження витрачених грошей не передбачено чинним законодавством.
Особливості розрахунку добових у 2017 році:
- Під час визначення суми добових виплат при відрядженнях враховуються усі дні, які працівник пробув у від'їзді. Початком вважається день безпосереднього відправлення транспортного засобуна передбачуване місце роботи.
- Якщо дорогою до вокзалу/аеропорту було витрачено якісь додаткові кошти, вони також можуть бути відшкодовані. Кінцем відрядження вважається день, коли людина прибуде на місце роботи.
- При розрахунку враховуються також вихідні та святкові дні, якщо у цей час працівник був у службовій поїздці. Вихід працювати у неробочі дні оплачується в подвійному розмірі. Навіть якщо цього вихідного дня, людина була в дорозі, а не на “відрядженні” робочому місці, вартість поїздки зростає вдвічі. Це пояснюється тим, що співробітник, що відряджається, витрачає свій особистий час.
- Середня сума відрядження вираховується виходячи з розміру оплати за кількість днів, проведених у відрядженні, оплати за проживання та нарахування добових.
Максимальний добовий розмір витрат
Перш ніж почати вираховувати максимальний добовий розмір витрат на відрядження в 2017 році, для початку потрібно зрозуміти, кого ж можна відправляти в оплачувані робочі поїздки.
У межах країни або закордон слід надсилати лише того співробітника, який уклав трудовий договірз компанією. Це означає, що людина має бути офіційно зареєстрована на своєму робочому місці. Якщо цю умову не виконати, то казенні поїздки навряд чи можуть вважати відрядженням і витрати на них працівникові не повернуть.
Варто зазначити, що до відряджень не належать поїздки службовців, якщо їхня робота пов'язана з частими роз'їздами і вони обумовлені посадовою інструкцією.
До витрат на відрядження належать:
- Виплата заробітної плати - незважаючи на те, що співробітник перебуває у вимушеному відрядженні, йому все одно нараховується зарплата.
- Оплата дороги туди та назад за рахунок керівництва фірми. Після повернення з поїздки, працівнику буде відшкодовано всі витрати на громадський транспорткрім таксі.
- Оплата за проживання (у готелі або на орендованій квартирі). У цю суму може бути включено оплату за харчування.
- Добові виплати. У разі, коли відрядження розрахована не так на один день, кожного дня працівникові повинні надавати певну грошову суму. Якщо станеться факт перевищення передбачених бюджетом коштів, то їх відшкодовувати не стануть.
- Відшкодування сум, витрачених на оформлення документів для виїзду за кордон – візи, дозволи, закордонний паспорт.
- Оплата додаткових витрат. У деяких відрядженнях працівник відвідує різні виставки, конференції та інші платні заходи. Такі походи також мають оплачуватись у повному розмірі.
Всі ці витрати слід віднімати з графи “Доходи” в офіційному порядку, але слід враховувати те, що згідно із законом, передбаченим Російською Федерацією, Розмір добових витрат по країні не перевищує 700 рублів, а закордоном - не більше двох з половиною тисяч рублів. Якщо співробітник витратив великі суми, вони підлягатимуть оподаткуванню згідно з НК РФ.
Необхідні документи для оплати робочої поїздки
Як тільки відрядження закінчується, співробітник, який був у від'їзді, повинен надати керівництву всі чеки, що підтверджують факти витрат казенних грошей.
Якщо буде оприлюднено документальне підтвердження розтрат вкладених у поїздку, всі суми відшкодують у повному розмірі. Бажано зберегти всі квитанції, щоб уникнути додаткових розпитувань про те, куди було витрачено ту чи іншу суму.
До основних документів, які вимагають після службової “подорожі”, відносяться:
- квиток в обидва кінці, де чітко прописано їхню вартість;
- чеки добових витрат;
- вартість житла відрядження;
- квитанції з усіх громадських транспортних засобів;
Якщо під час відрядження працівник здійснить витрати особистого характеру, а також вийде за межі встановленого підприємством добового ліміту, такі витрати начальством не оплачуються.
Закордонне відрядження та виплати
Якщо службова поїздка передбачає перетин кордону, то до основних витрат на проїзд, харчування та проживання можуть додатися додаткові: на оформлення закордонного паспорта, візи та інших документів. Також за бажанням начальника співробітнику можуть оформити страховку. Усі комісійні збори, пов'язані з обміном валюти, провезенням багажу повинні враховуватися та оплачуватись керівництвом.
У перелік виплат на відрядження можуть включити витрати на телефонні розмовиабо за користування Інтернетом. Відшкодування грошових сум співробітнику відбувається у валюті країни, куди він їздив чи рублях.
Кожна людина може розрахувати суму, яку може витратити під час службової поїздки. Для цього слід знати, яка вартість квитка, вартість проживання та додати приблизні добові витрати з урахуванням непередбачених витрат.
Чутки про відміну добових виплат
У 2016 році керівництво Росії намагалося анулювати добові виплати на підприємствах. Вони пов'язували це рішення з погіршенням економічних показниківдержави і бурхливим. Проте досі добові не скасували, а це означає, що у 2017 році можна сміливо розраховувати на грошове забезпечення кожного дня під час поїздок, пов'язаних із роботою.
Службовим відрядженням називають поїздку співробітника організації поза місцем постійної роботи, з метою виконання службового завдання, на певний строк. Співробітник вирушає у поїздку лише на підставі письмового розпорядження керівника установи.
Законодавчо встановлено порядок та правила. Так, Постановою Уряду від 13.10.2008 № 749 регламентовано перелік витрат на відрядження (добові в 2019 році), які роботодавець зобов'язаний відшкодувати:
- витрати на оренду жилого приміщення;
- витрати на проїзд;
- середній заробіток за дні подорожі;
- інші витрати, погоджені (дозволені) роботодавцем;
- додаткові витрати, пов'язані із проживанням.
Норма добових витрат на відрядження у 2019 році (додаткових витрат, пов'язаних з проживанням) закріплена в Податковий кодекс(Ст. 217 і п. 2 ст. 422 НК РФ) і дорівнює 700 рублів для поїздок по Росії та 2500 рублів для закордонних відряджень на добу. Проте організація має право встановити свій ліміт додаткових витрат, пов'язаних із проживанням, більше чи менше законодавчої норми.
Якщо встановлена в організації норма перевищує ліміт, регламентований у НК РФ, то на різницю слід нараховувати страхові внески та утримувати ПДФО.
Що потрібно для оплати
З цього року співробітників відправляють у відрядження за новими правилами 2019 року, добові та інші витрати відшкодовуються дещо інакше.
Витрати на проїзд, наймання житлового приміщення та дозволені витрати працівник зобов'язаний підтвердити документально. В іншому випадку оплата не провадиться. Граничного ліміту на добові не встановлено, але установа має право самостійно затвердити норми. Щодо середнього заробітку, бухгалтер здійснює нарахування за табелем обліку робочого часу та розпорядженням керівника.
З добовими справи інакше. Цей видвитрат не вимагає документального підтвердження чеками та квитанціями. Проте, раніше для підтвердження та нарахування таких виплат бухгалтери застосовували командировочне посвідчення. У документі були зазначені дати вибуття у поїздку та повернення з неї (дата прибуття). Але у січні 2015 року бланк скасували. Тепер підтверджувати дати виїзду та повернення працівника потрібно на підставі квитків, договорів найму житлового приміщення чи паливних квитанцій. Складний спосіб, тому багато організацій продовжують виписувати посвідчення про відрядження своїм працівникам.
Як встановити добові
Бюджетна організація має затвердити Положення про відрядження працівників. У ньому слід докладно прописати правила, порядок і розмір витрат на відрядження в 2019 році, добові на службові поїздки. Якщо такого документа немає, його потрібно обов'язково розробити і затвердити. Або видати наказ, у якому зазначені норми витрат на відрядження на поточний фінансовий рік.
Наказ про затвердження норм витрат на відрядження
Положення про відрядження (додаток до Облікової політики)
Нарахування та оплата витрат на відрядження провадиться у розмірах, встановлених у локально-нормативному акті організації. Якщо документ відсутній на підприємстві, у контролюючих органів може виникнути багато питань. До того ж, податківці можуть визнати такі виплати нецільовим використанням коштів.
Оплата добових витрат на відрядження в 2019 році
- усі дні перебування у поїздці, включаючи святкові та вихідні дні;
- дні, проведені в дорозі, у тому числі дні вибуття та прибуття;
- дні вимушеного простою чи затримки.
Зазвичай у наказі відрядження міститься розпорядження про виплату авансу. Перерахувати його можна на картку працівника або видати готівкою через касу установи. Після повернення співробітник зобов'язаний надати авансовий звіт до бухгалтерії.
При направленні працівника в одноденне відрядження оплата добових не провадиться, згідно з пунктом 11 Постанови Уряду № 749. А ось транспортні витрати відшкодовуються.
Відрядження для підприємства — явище досить часто. Бухгалтеру важливо знати, які документи потрібно запросити у відрядженого працівника після повернення і як безпомилково відобразити в обліку всі витрати. 2017 року зміниться порядок оподаткування добових. У цій статті розповімо про майбутні зміни та правила обліку відряджень у 2017 році.
Обов'язкові документи під час оформлення відрядження
З 2015 року порядок оформлення відряджень став значно простішим. Тепер зовсім не обов'язково оформляти посвідчення про відрядження і службове завдання— ці документи скасовані Постановою Уряду РФ від 29.12.2014 № 1595. Проте низка компаній, як і раніше, використовує ці документи для контролю. Не суперечить законодавству, але застосування цих форм слід закріпити у внутрішньому документі підприємства.
Також у 2015 році став не обов'язковим для застосування журнал обліку відряджених працівників.
Детальні правила обліку відряджень і витрат із них закріплені у Постанові Уряди РФ від 13.10.2008 № 749 «Про особливості направлення працівників у службові відрядження».
Які ж документи потрібно оформити у обов'язковому порядкупри направленні працівника у службове відрядження? Їх лише два:
1. Письмове рішення директора (наприклад, наказ).
2. Службова записка працівника, але тільки при поїздці у відрядження на особистому, службовому чи орендованому транспорті.
Виходить, що найголовніший документ – це розпорядження керівника. Службова записка оформляється лише за використанні автомобіля чи іншого службового (особистого чи взятого у найм) транспорту.
Працівник має право написати службову записку незалежно від способу пересування до місця відрядження та назад. У записці може вказати передбачувані витрати і попередньо розрахувати необхідну суму. Порядок складання таких записок зазвичай також фіксується у локальних актах фірми.
Витрати на відрядження та звіт за ними
Насамперед слід зазначити, що працівник, перебуваючи у відрядженні, продовжує отримувати зарплату. Тільки розраховується вона з середнього заробітку.
Основні витрати на відрядження (ст. 168 ТК РФ):
- добові;
- витрати на проїзд;
- проживання;
- інші обґрунтовані витрати.
Добові по-новому
Вже давно у Росії немає якогось ліміту добових. Комерційні підприємства та ІП вправі встановити будь-який розмір (ОСНО - пп. 12 п.1 ст. 264 НК РФ, УСН - пп. 13 п 1. 346.16 НК РФ), закріпивши це в нормативному локальному акті або в колективному договорі.
Малі підприємства найчастіше встановлюють добові для поїздок Росією у вигляді 700 рублів. Це з тим, що така сума не оподатковується ПДФО (п.3 ст. 217 НК РФ). Можна встановити добові та у більшому розмірі, тоді із суми перевищення потрібно утримати ПДФО. Для закордонних відряджень існує ліміт 2500 рублів - добові в цих межах не оподатковуються ПДФО.
на Наразідобові у будь-якому розмірі не оподатковуються страховими внесками. Тобто не важливо, в якому розмірі виплачуються добові - 700 рублів або, можливо, 3000 рублів на день.
З 01.01.2017 вносяться зміни до НК РФ, згідно з якими добові оподатковуватимуться страховими внесками в межах встановлених лімітів (пп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ). Тут буде таке ж правило, як і при оподаткуванні добових ПДФО. Отже, добові понад ліміт (700 рублів чи 2 500 рублів) будуть оподатковуватися страховими внесками.
Наприклад, компанія виплачує добові у розмірі 1000 рублів на день. Працівник був у відрядженні 4 дні. За всі дні відрядження йому належить 4000 рублів добових. Однак, за нормою не обкладаються лише 2800 рублів (700 рублів х 4 дні). Різниця між фактичною виплатою та лімітом (4 000 – 2 800 = 1 200) підлягає оподаткуванню ПДФО та страховими внесками.
Витрати на проїзд
Витрати на проїзд до місця відрядження і назад компенсуються працівникові у повному обсязі, але за умови їхнього документального підтвердження (ст. 264 НК РФ).
Якщо працівник їде поїздом, йому також компенсують витрати на постільна білизна. А вартість перевезення підтвердить залізничний білет.
При авіаперельотах знадобиться квиток (маршрут-квитанція) та посадковий талон.
При втрати документів доведеться запитувати довідку у перевізника про підтвердження поїздки.
Якщо працівник вирушив у дорогу автомобілем, потрібно докласти службову записку та дорожні листи. Крім того, щоб підтвердити витрати на паливо, потрібно прикріпити до звіту чеки АЗС.
Нерідко відряджені співробітники користуються послугами таксі. Такі витрати також можна прийняти до обліку, якщо поїздка була від вокзалу (аеропорту) до готелю/місця відрядження або назад (лист Мінфіну від 14.06.2013 № 03-03-06/1/22223 та від 08.11.2011 № 03-03- 06/1/720).
Витрати на проживання
Найчастіше співробітник під час відрядження живе у готелі. Для прийняття витрат потрібні документи, що підтверджують проживання, видані готелем. Якщо оплата зроблена готівкою, потрібен касовий чек або бланк суворої звітності.
Якщо для проживання було орендовано квартиру, потрібен договір оренди та копії документів про право власності.
Інші витрати
Перебуваючи у відрядженні, співробітник може нести додаткові витрати. Наприклад, на телефонні переговори, представницькі витрати, оформлення візи, бронювання номера тощо. Важливою умовою прийняття додаткових витрат є їх виробнича необхідністьта обов'язкова наявність підтверджуючих документів.
Командований працівник із повернення з поїздки повинен звітувати протягом трьох робочих днів за вироблені витрати (додати документи, повернути залишок грошей) та підписати авансовий звіт.
