Критерії оцінки роботи kpi умови. Як практично точно оцінити ефективність діяльності компанії, підрозділів, співробітників, використовуючи KPI, принципи їх розробки та впровадження, практичні приклади та корисні поради.

У статті розповімо, що таке ключові показники ефективності, як розраховують KPI. Даємо докладний покроковий алгоритмдля впровадження KPI. Розкажемо, як використати цей показник для мотивації персоналу. Бонус – таблиця з прикладами KPI для кадровика.

З цієї статті ви дізнаєтесь:

★ Мотивація персоналу

Що таке KPI

Розшифровка KPI означає у перекладі з англійської (Key Performance Indicators) – «ключові показники ефективності». Іноді KPI переводять як ключові показники результативності, але цей варіант поширений менше. Систему KPI використовують великі корпорації з розвиненою мережею філій та великим штатом.

KPI - це важливий та дієвий інструмент HR-менеджера, який дозволить:

1. Оцінити ефективність роботи персоналу.
2. Контролювати збереження ефективності під час робочого процесу.
3. Керувати робочим процесом.
4. Ставити конкретну мету перед персоналом.

Простими словами пояснити керівництву та співробітникам, що таке kpi, вам допоможе Алла Піскунова, HR директор компанії «ЛГК-логістика»:

Приклад ключових показників ефективності (kpi)

У штаті великого магазину побутової техніки 12 продавців-консультантів. HR-менеджер магазину оцінює ефективність роботи продавців за такими критеріями:

Критерій №1- співвідношення числа покупців, з яким спілкувався продавець, з числом тих, що згодом зробили покупку (у відсотках);

Критерій №2- Середній чек покупця;

Критерій №3- Відсоток перевиконання плану.

Цей мінімальний набір критеріїв дозволяє розрахувати KPI (ключові показники) продавця і оцінити його ефективність. Менеджер з кадрів може контролювати виконання KPI-показників та збереження ефективності протягом дня чи місяця. Експерти журналу «Директор з персоналу» розкажуть,

За визначенням KPI дозволяє керувати робочим процесом та ставити конкретні завдання перед персоналом. Як це відбувається на практиці:

У нашому прикладі є мінімальний набір критеріїв для розрахунку KPI. На практиці середня кількість критеріїв KPI становить 5-8.

Приклади KPI для фахівця з кадрового документообігу

Види ключових показників ефективності

Ключові показники ефективності бувають прості та похідні.

Приклади простих KPI:

• KPI результату (показники результату, виражені кількісно чи якісно);
• KPI витрат (показники кількості витрат).

Приклади похідних показників KPI:

• KPI продуктивності - співвідношення результату та витраченого часу;
• KPI ефективності - співвідношення результату та витрачених ресурсів.

Експерти журналу «Директор з персоналу» підкажуть,

і зрозуміти, чи не помилилися ви, коли ставили їм KPI.

3 основні принципирозробки KPI

Принцип №1.Показники KPIповинні бути прості та легко виміряні.

Це дасть можливість порівняння та запобіжить дезінформації.

Принцип №2. Витрати на вимірювання повинні бути нижчими, ніж користь відвпровадження KPI.

Занадто складна та дорога процедура вимірювання показників зведе нанівець усі плюси від переходу на KPI.

Принцип №3. Результати вимірювань повинні використовуватись у роботі.

Якщо вимірювати показники тільки для звіту і не робити надалі жодних кроків, то виміри безглузді.

Експерти «Системи Кадри» навчать грамотно

Плюси та мінуси KPI

Якрозрахувати KPI: алгоритм та приклад

Алгоритмрозрахунку KPI

Крок 1.Вибираємо від 3 до 5 показників ефективності.

Наприклад, показники для продавця інтернет-магазину:

1. Нові замовники
2. Покупці, які зробили повторне замовлення.
3. Позитивні поради.

Крок 2Визначаємо вагу кожного показника. Сумарна вага показників – 1, а найбільша вага- У найважливішого.

1. Нові замовники – 0,5.
2. Покупці, які зробили повторне замовлення – 0,25.
3. Позитивні рекомендації – 0,25.

Крок 3Збираємо та аналізуємо дані за обраними показниками протягом місяця.

Крок 4.Розраховуємо KPI за формулою:

індекс KPI = Вага показника*Факт/План

Факт – фактичний результат

План – плановий результат.

Крок 5.Розраховуємо зарплату з урахуванням індексу KPI.

Приклад розрахунку KPI

Така система розрахунку мотивує продавців залучати нових клієнтів та працювати зі старими.

Скористайтеся матеріалами «Системи кадрів»:

Матриця KPI спеціаліста з продажу

Матриця KPI водія-експедитора

Впровадження KPI у компанії: 7 етапів

Етап 1.З'ясовуємо, які показники впливають на прибуток. Визначаємо, хто у компанії впливає на ці показники.

Етап 2.Обираємо ключові показники, тобто. показники, які найбільше впливають на прибуток. Призначаємо відповідального співробітника. Для кожного відділу призначаємо по 2-3 чіткі KPI.

Етап 3.Пояснюємо співробітникам, як досягнення ключових показників впливає на оплату праці (матеріально мотивуємо).

Етап 4.Слідкуємо за тим, чи вдається співробітнику досягти цільових показників. Якщо так, переходимо відразу до Етапу 6.Якщо ні - до Етапу 5.

Етап 5.З'ясовуємо причину. Якщо провини співробітника немає, міняємо умови. Якщо не справляється співробітник, міняємо іншого.

Етап 6.Постійно коригуємо систему KPI – видаляємо застарілі показники та додаємо нові.

Етап 7.Коригуємо систему мотивації: пояснюємо які параметри та як впливатимуть на оплату праці.

KPI – це ключові показники ефективності співробітника. Систему KPI використовують великі корпорації із розвиненою мережею філій.

KPI – це інструмент HR-менеджера, який дозволить оцінити ефективність роботи персоналу, керувати робочим процесом, а також ставити конкретну мету перед персоналом.

Впровадження системи KPI – важливий крок для компанії у напрямку підвищення ефективності кожного співробітника та підприємства загалом.

Західні компанії давно застосовують систему ключових показників для мотивації співробітників, у нас поки що тільки великі організації починають поступово впроваджувати подібний підхід, і не завжди правильно.

Грамотно вибудована система KPI дозволяє найкраще налаштувати роботу організації, всіх її відділів і кожного співробітника окремо. Вона дозволяє:

• з'ясувати цілі компанії та донести їх до співробітників;
• мотивувати колектив для досягнення цілей та якісне виконання покладених обов'язків;
• збільшити зростання показників підприємства зрештою.

Але не потрібно сприймати KPI як панацею. Недостатньо просто «задати планку» для кожного співробітника, прив'язати до цієї планки оплату за працю, і спостерігати за тим, як співробітники стрибають вище за голову в гонитві за премією. Впровадження KPI – це складний та тривалий процес, який потребує багато часу та сил, як від керівника, так і від співробітників. Вся компанія має бути залучена в процес розробки системи ключових показників – тільки так вдасться уникнути ефекту відторгнення новизни, і максимально адекватного сприйняття нової схеми роботи.

KPI найкраще вводити поступово. Спостерігайте за реакцією своїх співробітників – якщо вони ставляться до цієї ідеї негативно, краще не поспішати, а спочатку провести велику роз'яснювальну роботу та навчання. Тільки в тому випадку, якщо персонал прихильно ставитиметься до змін, і буде розуміти, навіщо вони потрібні, вона принесе хороший результат.

Визначення ключових показників

Дуже важливо розробити такі KPI , які співвідноситимуться з головними цілями вашої компанії та будуть реально досяжними. Тобто такими, на які може впливати сам співробітник. Немає сенсу ставити показники, на які людина ніяк не може вплинути – наприклад, кількість дзвінків із сайту для відділу продажів (для відстеження). ЦеKPI для маркетолога або SEO-фахівця.

Подумайте, яку роль грає співробітник у вашій компанії, і що ви хочете, щоб він виконував краще. Це може стати варіантом KPI. Кожен співробітник у компанії має мати свої показники ефективності.

Для співробітника відділу продажуце будуть: кількість вихідних дзвінків, розмір середнього чека, укладені угоди, кількість надісланих КП.

KPI юриста– кількість виграних справ та збережених таким чином коштів для компанії.

Роботу маркетологаможна оцінювати за часткою ринку, яку займає підприємство, за кількістю залучених клієнтів та ROI.

ДляSEO-фахівцяключовими показниками можуть бути позиції сайту, кількість заявок із сайту.

Розробляючи KPI дуже важливо грамотно прописати формули розрахунку, роз'яснити їх, і узгодити з кожним співробітником. Важливо домогтися розуміння, за що конкретно, і як нараховуватиметься заробітня платакожному працівнику. Людина повинна розуміти, на що вона може вплинути і як заробити більше, і поліпшити стан справ у компанії.

Впровадження системи ключових показників відбувається у кілька етапів.

1. Розробка KPI у прив'язці до цілей та загальної стратегії компанії.

На цьому етапі слід спочатку визначити загальні цілі компанії. Це може бути вихід у топ-10 компаній у своїй ніші у регіоні, певний оборот продажів, вихід на міжнародний ринокта інші. Коли ви визначите цілі, потрібно розділити їх на важливі (пріоритетні) і пріоритетні. Інакше ви можете спрямувати зусилля співробітників не на те русло.

Залучайте до створення піраміди цілей начальників відділів та співробітників. Чим більше людей залучено до процесу, тим краще. Чим більше ви зберете інформації, і якщо прислухаєтеся до думки самих співробітників – тим більша ймовірність, що цілі будуть реальними, досяжними.

Як приклад візьмемо відділ продажу у вашій компанії. Обговоріть із начальником відділу та співробітниками, наскільки реально підняти обсяг продажів на Х відсотків. Для цього кожному співробітнику потрібно збільшити середній чек на Х та кількість дзвінків клієнтам. Визначте конкретні числа, не відірвані від реальності – це може стати KPI для співробітників даного відділу.

2. Впровадження у процес, пояснення співробітникам.

Використання системи потрібно почати саме з пояснення співробітникам, навіщо вона потрібна. Якщо просто впровадити ключові показники, за вказівкою зверху, можна натрапити на нерозуміння та відторгнення цієї системи. Якщо думка співробітників не враховується, і їх просто ставлять перед фактом – створити сильний колектив і досягти поставленої мети не вдасться.

Розробляючи стратегію, ви вже маєте взяти до уваги побажання співробітників. Тепер залишиться поступово запроваджувати нову схему роботи.

Кожного нового співробітника за наймом на роботу потрібно ознайомити із системою оцінки ефективності його роботи, пояснити, що стоїть за кожним показником.

3. Контроль.

Тепер виникає таке питання: потрібно якось визначати ефективність роботи співробітників, контролювати та вести облік ключових показників. Тільки так ви зможете справедливо оплачувати їхню роботу. Доведеться рахувати та враховувати конкретні ключові показники: наприклад, кількість дзвінків на день для відділу продажу, кількість одиниць продукції для відділу виробництва тощо. Тому потрібно продумати та запровадити систему звітності, та автоматизувати процес обліку показників.

Якщо у вас хороший IT-відділ, ви можете розробити своє рішення для ведення звітності на базі Excel.

Можна вибрати якийсь хороший трекер для командної роботи – їх на ринку безліч.

Ідеальне рішення має:

• забезпечувати контроль роботи кожного працівника;
• збирати дані в єдиному форматі та зводити їх в одну базу;
• допомагати розраховувати зарплатню.

4. Аналіз ефективності та доопрацювання.

Якщо ви все зробили правильно, то кожен співробітник зможе відстежувати свої показники та взаємозв'язок між ними та заробітною платою.

Аналізуйте ефективність підлеглих. Правильно введена система оцінки ключових показників дозволить вам не лише підбивати підсумок наприкінці місяця або кварталу – ви зможете побачити нестикування ще в самому процесі виконання робіт. Ваше завдання як керівника – вчасно виявляти такі проблеми та усувати їх.

Якщо співробітник показує погані результати, це ще не привід звільняти його або позбавляти премії. Розгляньте можливість підвищення кваліфікації, навчання, додаткового роз'яснення системи роботи у компанії.

Також періодично вам потрібно буде переглядати ключові показники кожного співробітника. Можна робити це кожен місяць, при розрахунку заробітної плати. Деякі з них можуть стати неактуальними, деякі можуть втратити вагу, або потрібно буде переглянути кількісні показники. Ви можете доручити це завдання співробітнику відділу кадрів.

Обов'язково давайте Зворотній зв'язок. Співробітник повинен розуміти, які дії призводять до позитивного результату, а які – ні. Можливо, вдасться розробити систему розвитку кожного окремого співробітника.

Що точно вимальовується з часом – ви побачите, хто вже готовий до підвищення, а комусь взагалі не місце у вашій компанії.

Розрахунок заробітної плати з урахуванням KPI

Введення системи KPI обов'язково має впливати на порядок нарахування заробітної плати. Зазвичай використовується така схема: заробітна плата поділяється на оклад та бонуси. Оклад співробітник отримує у будь-якому випадку, неважливо, досяг він ключових показників чи ні. А ось кількість грошей у преміальній, бонусній частині безпосередньо залежить від старання співробітника, від того, скільки показників він досяг або не досяг.

Поширені помилки при введенні KPI та зміні розрахунку зарплати:

• при введенні KPI зарплатаурізається. Якщо співробітник отримував 15 000 рублів, а після введення системи ключових показників його оклад впав до 10 000, а решту потрібно ще заробити - це слабко мотивує людину не тільки працювати, а й залишатися у вашій компанії взагалі. Тому, перш ніж вводити систему KPI, потрібно подумати над бюджетом – у вас повинні бути закладені додаткові коштидля преміювання працівників;
• незначний розмір премії, або навпаки, надто маленький оклад. У першому випадку у співробітника невелика матеріальна мотиваціяпрацювати досить добре, у другому - теж, тому що у разі не досягнення показників людина залишиться ні з чим. І це буде відлякувати від роботи у вашій компанії нових потенційних працівників. Ідеальне співвідношення – 75% оклад та 25% премії.

Можете використовувати для розрахунку формулу:

І завжди виконуйте свої обіцянки. Якщо людина заробила премію – вона має її отримати у будь-якому випадку.

Впровадження системи KPI - довгий і кропіткий процес. Він потребує як часу, а й ресурсів – моральних, матеріальних. Зате вже незабаром, після деякого періоду адаптації, ви побачите якісне та кількісне зростання своєї компанії. Відразу стане видно, які співробітники є баластом, а ті, хто добре виконує свою роботу, будуть винагороджені за заслуги. І найголовніше – всі розумітимуть загальну метукомпанії, і робити свій внесок у її досягнення.

Ключові показники ефективності – це показники діяльності підприємства, які допомагають йому у досягненні намічених цілей. У будь-якій справі головне – ефективність. Закупівлі у цьому не виняток. Для підвищення їх ефективності існує спеціальна система показників KPI - від англійського Key Performance Indicators. Що вона включає, як використовувати ключові показники, які ключові показники ефективності роботи KPI для фахівця з тендерів, підкаже цей матеріал.

Контрактна системау сфері закупівель — це масштабний державний проект, що постійно розвивається. Крім нових вимог до замовників і постачальників у сфері прозорості всіх тендерів, що проводяться, створення рівних умовта перешкоди антиконкурентних угод, влада має намір підвищувати ефективність державних та муніципальних закупівель. Щоправда, чинне законодавство, яке регулює проведення конкурсів та тендерів, зокрема закони № 44-ФЗ та № 223-ФЗ, не містять чіткого поняття ефективності та KPI.

Виправити це влада вирішила на підставі Указу Президента РФ «Про основні напрямки державної політикищодо розвитку конкуренції» та Національного плану розвитку конкуренції на 2019-2020 рр., підписаних главою держави наприкінці 2017 року. Саме цими документами чиновникам дано доручення розробити та впровадити на практиці ключові параметри ефективності того, куди та як розвивати закупівельну сферу в країні.

Такі основні показники ефективності KPI для державних службовців (наведено нижче) повинні стосуватися підвищення якості управління проведення тендерів, а також підвищення кваліфікації закупівель та учасників. Спочатку чиновники хочуть поширити обов'язкові вимогидо ключових критеріїв ефективності не на всю закупівельну систему в Росії, а лише на найбільші організації, проведення тендерів у яких регулює закон №223-ФЗ До них, зокрема, належать державні компанії та суб'єкти природних монополій (СЕМ) з виручкою від 10 млрд рублів або активами від 7 млрд рублів. Після обкатки системи на великих замовниках вона буде поширена на всю закупівельну сферу та її учасників. Отже, готуватися до цього і знати, як розрахувати KPI закупівельної діяльності, потрібно вже зараз.

Що це таке KPI

Система збалансованих показниківефективності KPI є чисельними значеннями, визначеними в рамках так званого цілепокладання або визначення стратегічних цілей розвитку в будь-якому напрямку. Коли мова йдепро проведення тендерів, можна виділити такі KPI відділузакупівель, як:

• дотримання термінів постачання;
• економія;
• запаси продукції;
• якість продукції;
• оперативність роботи персоналу;
• документообіг.

Кожен з цих напрямків можна, а головне, потрібно виміряти та оцінити для ефективного управлінняорганізацією постачання. Інакше кажучи, аналіз показників KPI дозволяє встановити у компанії певні індикатори, завдяки яким можна зрозуміти, які ще дії необхідно зробити для підвищення ефективності. При цьому сама ефективність закупівель — це не лише певні маніпуляції, проведені за якийсь часовий проміжок, а й користь, яку компанія отримала від них.

Види KPI показників

Бібліотека KPI-показників включає дві об'ємні групи:

1. Критерії KPI до роботи організації.
2. Показники KPI для персоналу

В організації це може бути технічне забезпеченнятендерів, налагодження документообігу, вимоги до термінів та якості, логістичні критерії. Персонал, у свою чергу, виконує такі функції:

• планування закупівель;
• проведення тендерів;
• вибір постачальників,
• укладання та ведення договорів з постачальниками;
• управління складськими операціями;
• логістика.

Окремо необхідний контроль, аналіз та оптимізація процесів, зазвичай це входить до показників KPI для керівника закупівельною діяльністюдержавної корпорації чи єдиного спеціаліста тендерного відділу в організації.

Для чого використовують KPI

Аналіз та досягнення показників KPI необхідні для того, щоб забезпечити гнучкість функціонування системи держзакупівель компанії в постійно мінливих законодавчих та економічних умов. Організація контролю обов'язково вимагає регламентації, тому організація має самостійно визначити критерії ефективності як загалом для всієї закупівельної системи, так і для співробітників компанії відповідно до штатним розкладомі посадовими інструкціями. На підставі виконання цих критеріїв можна оцінювати продуктивність роботи, виявляти допущені помилки та недоліки та оперативно їх усувати.

Критеріїв ефективності роботи кожного фахівця не може бути багато. Зазвичай перед персоналом ставлять від 5 до 10 чітко позначених та зрозумілих показників. Головне, щоб керівництво могло у будь-який потрібний момент просто та швидко їх оцінити та виміряти. Ось головні пріоритети застосування системи Key Performance Indicators, яку західні розвинуті країни використовують вже понад 40 років, а в Росії почали точково застосовувати близько 15 років тому:

1. Мотивація працівників. Адже люди можуть отримувати більше, якщо показуватимуть високий рівень виконання потрібних показників.
2. Чітка постановка пріоритетів та завдань організації. Персонал точно знає поставлені завдання та порядок дій для їх досягнення.
3. Постійний моніторинг роботи. Застосування системи оцінки ефективності дозволяє постійно контролювати, як у компанії, на будь-якому етапі роботи будь-якого співробітника. Тому всі можливі збої можна попереджати, а не усувати наслідки.
4. Залучення фахівців. Чіткі критерії оцінювання роботи дозволяють встановити справедливу оплату праці, залежну від персональних досягнень кожного працівника. Той, хто знає та вміє більше, зможе досягти високого рівня, А значить, і отримувати більше.
5. Економія коштів підприємства.

При грамотній постановці роботи відбувається досягнення показників ефективності KPI. Тому всі фахівці, діяльність яких взаємопов'язана, мають знати, що це таке. Таким чином, відбувається тісне переплетення особистих обов'язків кожного співробітника зі стратегічними цілями компанії.

Приклади для тендерного відділу

У кожному відділі компанії можна застосовувати свої показники ефективності KPI, їх приклади досить прості:

1. Які показники можна порахувати у тендерному відділі? Для закупника це може бути кількість змін, внесених до плану держзакупівель та план-графік держзакупівель, кількість успішно завершених тендерів, відсоткове співвідношення процедур, що не відбулися, від загального обсягу конкурентних закупівель, кількість конкурентних закупівель, при проведенні яких була подана лише одна заявка, і вона була визнана відповідним, і так далі.
2. Діяльність менеджера можна оцінювати суму середнього чека, обсяг продажу; кількість постійних клієнтів, які були залучені, і т.д.
3. Для бухгалтера важливою є відсутність штрафів від перевіряючих органів, своєчасне складання звітів; кількість уточнень даних, відсутність зауважень під час аудиту чи перевірок.

Список можна продовжувати нескінченно. Важливо пам'ятати одне: щоб мати можливість оцінити відповідність роботи заданим критеріям, необхідно ретельно документувати кожен крок та дію працівника. Будь-яка ланка може легко обрушити всю налагоджену систему.

KPI – це ключові показники ефективності (Key Performance Indicators). Показники бувають різні. Ключові – це ті, що впливають на прибуток. Сам показник може змінитися зовсім трохи, а ось прибуток – відчутно.

Наприклад, власник барбершопа вирахував, що якщо збільшить середній чек барбера на 100 рублів, річний виторг зросте на 300 тисяч рублів. Якщо витрати залишаться на тому самому рівні, зросте і прибуток. Середній чек барбера для барбершопу – ключовий показник.

Навіщо потрібні KPI

Завдання KPI - полегшити життя керівнику підприємства, власнику бізнесу та рядовим співробітникам. Я впровадив систему KPI, коли наша команда з двох осіб зросла до 22. Занадто багато часу почало йти на рішення оперативних завдань, Стало не вистачати його на прямі директорські обов'язки. Завдяки KPI я делегував повноваження та відповідальність на рівень керівників підрозділів та рядових співробітників, але все ж таки контролюю.

Коли від KPI користі немає, річ у тому, що компанія працює з ними неправильно. Саме так було у співвласників косметологічної клініки. Вони працювали з лійкою продажів, збирали показники, але не знали, що робити з ними далі. А коли розібралися, які показники впливають на і хто має за кожен відповідати, за три місяці зробили бізнес із збиткового.

Як працювати з KPI

Впроваджуємо KPI

Автори книг з менеджменту зображують впровадження KPI як багатоступінчасту процедуру: розписати організаційну структурукомпанії, фінансову структуру, бізнес процеси. За такого підходу процес загрожує затягтися щонайменше на півроку. Крупному бізнесу це, можливо, під силу. А ось малий бізнес не може собі дозволити так довго тупцювати на місці.

Але є простіший і швидший спосіб. Вам знадобиться визначити, які показники відчутніше впливають на прибуток і хто в компанії впливає на ці показники. Універсального наборупоказників немає. Для кожного бізнесу вони є індивідуальними. Для продажу через інтернет ключові показники – ціна кліка та конверсія сайту. Для колл-центру – тривалість розмов оператора.

Виділили показник, який впливає на прибуток, зрозуміли, від кого він залежить, та призначили відповідального.

Мотивуємо персонал

Наступний крок – створення системи мотивації персоналу. Популярний варіант, коли бонус співробітника прив'язаний до загальному результатукомпанії чи підрозділи, працює слабо. Співробітник відповідає за свій результат. Але як він вплине результати колег? Тому треба знати, на що впливає і за що відповідає конкретний підлеглий, та прив'язувати бонуси кожного до його індивідуального результату.

Потрібно враховувати, прямо чи опосередковано співробітник впливає на фінансовий результат. До нашої команди входить редакція, яка виробляє контент для сайту. Контент працює збільшення попиту, але побічно. Редакція – це центр витрат. Тому прив'язувати мотивацію головного редактора до прибутку нема рації. А ось відділ продажів має план щодо кількості дзвінків та конверсії заявок у продажі. Вони прямо впливають на виторг.

Ознака хорошої системи мотивації за KPI - це коли співробітник у середині місяця бачить, скільки вже і що потрібно зробити, щоб отримати стільки, скільки він хоче.

Робимо висновки на основі KPI

Співробітники не завжди досягають цільових показників. І не завжди з власної вини. Коли бачите, що щось йде не так, не поспішайте розстрілювати персонал у коридорі. Спочатку розберіться, у чому причина. Якщо провини співробітника немає, то треба йому допомогти і створити умови, за яких він зможе досягати цільових показників.

Якщо ж співробітник із місяця на місяць не виконує план і справа саме в ньому, залишається лише замінити його тим, хто справлятиметься. Тут не врятують ні чарівність, ні гарне ставленнякерівництва. Проти показників ці фактори безсилі.

Проводимо ревізію системи KPI

Впровадити та налагодити систему KPI – це ще не все. Треба розуміти: система, яку ви запровадили, – це не раз і назавжди. У бізнесі постійно щось змінюється. З кожною зміною може знадобитися коригування системи KPI. До цього треба бути готовим.

Коли потрібно відкоригувати систему KPI, розберіться, які показники перестали бути актуальними, якими їх потрібно замінити і хто має відповідати за нові показники. Коригувати систему легше, ніж створити з нуля.

Потребує коригування і система мотивації. Найкраще це робити із залученням співробітників. Кожен співробітник має особисті цілі. І найкраще система мотивації працює, коли і ви, і співробітник розумієте, чого він хоче і що має зробити для компанії, щоб реалізувати свої особисті цілі. Якщо співробітник хоче заробляти 150 тисяч на місяць, нехай його оклад буде 75, а решта – бонуси. То він зрозуміє, що коштує 75 тисяч, але може заробляти 150, якщо буде успішним професіоналом.

Запам'ятайте

• Розберіться, які показники впливають на прибуток і хто у компанії впливає на них.
• Виберіть ключові показники, які сильніше за інших впливають на прибуток, і призначте відповідальних за них. Встановіть по 2–3 чіткі KPI для кожного підрозділу.
• Мотивуйте співробітників за їхніми ключовими показниками.
• Слідкуйте, чи досягають співробітники цільових показників.
• Коли показників не досягнуто, розберіться, у чому причина. Якщо співробітнику потрібна допомога – допоможіть. Якщо річ у ньому - замініть іншим.
• Постійно проводьте ревізію системи KPI та мотивації. Вносите корективи, коли зрозумієте, що система потребує їх.

KPI – це ключові показники ефективності роботи компанії чи окремого підрозділу. У статті розглянемо приклади KPI для різних фахівців та розберемо, як розробляти та впроваджувати систему.

Що таке KPI

Кі пі ай розшифровується як Key Performance Indicators – ключові показники ефективності.

Система KPI – це система винагород, яка побудована на основі ключових показників.

Робота за такою системою дозволяє співробітникам краще розуміти, що їм потрібно робити, щоби бути ефективними. Причому під ефективністю мається на увазі як обсяг виконаної ними роботи, а й користь, отримана компанією.

Як розробити систему KPI

Щоб створити в компанії систему кипіай, необхідно:

1. Вибрати модель ключових показників ефективності.
2. Визначити KPI та розподілити відповідальність.
3. Створити звітність.

Як вибрати модель ключових показників ефективності

Є багато методів визначення та угруповання показників. У Росії її найчастіше застосовують класичний підхід, і навіть систему збалансованих показників (Balanced Scoreсard, BSC).

Класичний підхід ґрунтується на використанні переважно фінансових показників, таких як ; див. рисунок.).

Малюнок. Дерево ключових показників на основі EVA

Зазначимо, що для реалізації розробленої стратегії може бути недостатньо лише фінансових показників. Не менш важливими для бізнесу є розвиток відносин з клієнтами, управління персоналом, якість продукції, тобто ті аспекти діяльності, яким складно дати вартісну оцінку.

У рамках системи збалансованих показників виділяють чотири основні аспекти роботи компанії, які дають відповіді на такі питання:

• як організацію оцінюють акціонери («Фінанси»);
• як її оцінюють клієнти («Клієнти»);
• яким чином можна досягти поліпшення якості діяльності («Персонал»);
• які процеси можуть забезпечити компанії виняткове становище над ринком («Бізнес-процеси»).

Що вибрати

Який підхід вибрати залежить від рівня бізнесу. Невеликим компаніямбільше підійде класичний підхід, оскільки він не вимагатиме суттєвих витрат на залучення консультантів та впровадження інформаційної системи. Надалі можна буде доопрацювати створену класичну систему, включивши до неї нефінансові критерії.

Великим компаніям варто використовувати систему збалансованих показників, оскільки вона дає більше повне уявленняпро діяльність підприємства.

Як розробити KPI для співробітників фінансової служби

Редакція «Системи Фінансовий директор» підготувала схеми мотивації та звіти про виконання KPI для співробітників фінансової служби. Скачайте та використовуйте у себе в компанії приклади кіпі ай для головбуха та інших співробітників бухгалтерії, працівників, відділу бюджетування та інших підрозділів.

Як вибрати ключові показники

Щоб визначити, які KPI слід використовувати, потрібно:

1. Виділити групи показників та розподілити відповідальність менеджерів різних рівнів управління за кожну з груп.
2. Скласти максимально детальний список KPI, які використовуються менеджментом.
3. Вибрати критерії, які найбільшою мірою характеризують досягнення стратегічних цілей.
4. Формалізувати алгоритми розрахунку кожного з кіпі ай.

Виділення груп показників

Якщо компанія використовує класичний підхід до розробки системи KPI, потрібно виділити такі групи:

• ;

Відповідальність за кожну групу буде розподілена між керівниками всіх рівнів управління. Наприклад, за в цілому несе відповідальність генеральний директор, тоді як управління має бути передано керівникам підрозділів.

При використанні моделі, до якої входять як фінансові, так і нефінансові KPI, можна виділити такі групи ключових показників діяльності:

• фінансово-економічні – для бізнесу загалом;
• задоволеність клієнтів;
• основні та допоміжні бізнес-процеси (див., як їх описати);
• ефективність персоналу.

Після виділення основних груп необхідно визначити, хто відповідатиме за їх виконання. Приклад розподілу відповідальності дивіться у таблиці 1.

Таблиця 1. Групи показників та розподіл відповідальності

Деталізація

Список кі пи ай для кожної з виділених груп має бути максимально детальним. Попросіть менеджерів, які відповідатимуть за ту чи іншу групу, скласти такий список. Наприклад, генеральний директор має зазначити, які критерії він використовує для оцінки «задоволеності акціонерів (власників)».

В результаті до загального списку KPI можуть потрапити кілька сотень критеріїв. Очевидно, що побудова подібної системи є невиправданою, оскільки призведе до значного збільшення навантаження на персонал, пов'язаного зі збором та обробкою даних, необхідних для розрахунку. Тому із загального списку потрібно вибрати ті дані, які дійсно необхідні менеджменту для управління та дозволять оцінити ступінь досягнення поставленої мети, а не просто контролюватимуться «відомо».

Вибір KPI

Щоб вибрати KPI, сформуйте експертну групу. Як правило, до неї входять директори підрозділів та керівники відділів. Їхнє завдання – охарактеризувати кожен із показників за такими критеріями:

• відбиває він ступінь досягнення стратегічних цілей компанії;
• чи зрозумілий він, насамперед тим менеджерам, яким з його основі доведеться приймати рішення;
• чи корисний він для ухвалення рішень.

Крім перерахованих, можуть застосовуватися й інші критерії, наприклад, можливість використовувати показники діяльності при плануванні або аналізі.

Формалізувати процедуру оцінки можна на основі застосування бальної системиоцінки. Наприклад, 1 бал – критерій не виконується, 2 бали – частково відповідає заданому критерію, 3 бали – задовольняє заданому критерію. Показники, які отримали найбільша кількістьбалів у ході експертної оцінки, будуть включені в систему кипі ай.

В результаті з'явиться короткий список ключових показників діяльності компанії (див. таблицю 2).

Таблиця 2. Приклад ки пі ай торгової компанії (Фрагмент)