Тендерний відділ - це ефективний інструмент тендерного продажу і особливо в умовах нестабільної економічної ситуації. Крім того, будь-яка компанія рано чи пізно стикається з необхідністю розширення можливостей для збуту своєї продукції / послуг. Ефективним інструментомдля розширення каналів збуту є розвиток тендерного спрямування. Участь у тендерах та у разі перемоги укладання контрактів з державними та комерційними постачальниками.
Особливо актуальним є розвиток тендерного спрямування та тендерного відділу зокрема в період кризи, коли комерційні компанії значно скорочують свої бюджети або зовсім відмовляються від укладання контрактів за рядом не життєво важливих напрямків. Держава навіть у період кризи закуповує і закуповуватиме роботи, товари, послуги, необхідні для нормального функціонування всієї країни. Крім того, держава є надійним клієнтом, який сплачує рахунки.
Тендерний відділ: завдання
Основні завдання тендерного відділу, які варто виділити особливо це:
забезпечення участі компанії у тендерах
участь у створенні та підтримці іміджу компанії
залучення нових контрактів через систему тендерів та залучення нових клієнтів, а також утримання/повернення старих клієнтів
Обов'язковою умовою для ефективної діяльності в цьому напрямку є створення тендерного відділу з кваліфікованими фахівцями, мотивованими на результат. Про це й йтиметься у статті.
Типова організаційна структура тендерного відділу
Розгляньмо з Вами типову структуру тендерного відділу. Відразу зазначу, що структура яку ми з Вами розглянемо типова. У великих компаніяхобов'язки можуть бути закріплені за окремим фахівцем, невеликих компаніяхобов'язки всього тендерного відділу можуть бути перерозподілені між одним-двома працівниками.
Керівник тендерного відділу
Заступник керівника / головний спеціаліст
Менеджер /
Помічник менеджера / секретар
Схема підпорядкованості виглядає так:
Розподіл обов'язків працівників тендерного відділу та типові посадові інструкції
Одна із стандартних помилок, яку допускають при створенні та розвитку тендерного спрямування, це перерозподіл функцій та обов'язків з підготовки тендерів між фахівцями, які цим раніше не займалися та не мають достатніх знань у цій сфері.
Наприклад, на додаток до основних функцій юристу дають і розвиток напряму за тендерами. Це може бути і не юрист, у деяких компаніях функції підготовки тендерів передають секретареві, помічнику керівника або бухгалтеру. Це неефективний підхід, який у результаті позначається на результатах роботи у тендерах.
Для ефективної участі у тендерах необхідні знання у цій сфері, а також досвід. Найбільш раціональний та результативний підхід полягає у створенні тендерного відділу, який на початковому етапі може складатися і з одного фахівця. Але цей фахівець має пройти навчання у сфері тендерів та мати відповідний практичний досвід. Діяльність тендерного відділу повинна бути спрямована лише на досягнення однієї мети – це результативна участь компанії у тендерах та отримання нових контрактів для компанії через систему торгів.
Розподіл обов'язків усередині тендерного відділу, які ми з Вами розглянемо, також є типовими та можуть відрізнятися у конкретній організації.
Керівник тендерного відділу:
2.1. Здійснює моніторинг оголошень про торги в різних джерелах.
2.2. Узгоджує участь у торгах із директором Компанії або керівниками відділів, виходячи зі специфіки діяльності підрозділів.
2.3. Аналізує участь у торгах конкурентів та подає інформацію керівництву відділів, необхідну формування фінансових пропозицій.
2.4. Спільно із юридичним відділом бере участь у складанні запитів на роз'яснення закупівельної документації;
2.5. Відповідає на поточні питання щодо підготовки документації для участі у торгах представникам підрозділів та організаторам тендеру.
2.6. Планує діяльність працівників відділу.
2.7. Контролює підготовку пропозицій (фінансових та технічних) з тендерів, кошторисів та графіків виконання робіт спеціалістами Компанії та визначає строки надання документації спеціалістами Компанії, призначеними керівниками підрозділів, до тендерного відділу;
2.8. Контролює підготовку пакетів документів на тендери працівниками відділу.
2.9. Бере участь у заповненні форм документів відповідно до закупівельної документації;
2.10. Готує пакет документів із стратегічно важливих торгів відповідно до вимог закупівельної документації.
2.11. Контролює надсилання документів на тендери;
2.12. Складає звітну документацію та надає її директору компанії.
2.13. У разі перемоги у торгах надає необхідну інформацію для укладання договору працівникам Компанії. Відповідальність за зміни у календарних планах, технічних пропозиціях та інших., необхідні укладення договору, доручається фахівців підрозділів, які виграли торги.
2.14. інформує юридичний відділпро необхідність оформлення банківських гарантій та терміни надання документів.
2.15. Надає відомості до бухгалтерії, необхідної для оплати забезпечень заявок на участь у тендерах та інформацію про строки надання платіжних доручень до тендерного відділу.
2.16. Відстежує зміни до Законодавства, правової бази щодо підготовки тендерної документації, проведення державних закупівельта знайомить співробітників відділу з цією інформацією.
2.17. Керує діяльністю підлеглих, вживає заходів щодо дотримання ними правил внутрішнього трудового розпорядку.
2.18. Подає пропозиції щодо заохочення або накладення стягнень на співробітників відділу, сприяє підвищенню їхньої кваліфікації.
Ну а зараз ми з Вами розберемо типові обов'язкитендерного спеціаліста.
Тендерний спеціаліст:
2.1. Бере участь у проведенні моніторингу оголошень про торги у різних джерелах
2.2. Відповідає на поточні питання щодо підготовки документації для участі у торгах представникам підрозділів та організаторам тендеру.
2.3. Готує пакет документів відповідно до вимог тендерної документації:
оформляє пропозиції (фінансові та технічні), надані спеціалістами підрозділів відповідно до стандартів документації;
запитує у бухгалтерії фінансові дані та документи по Компанії;
запитує (залежно від вимог закупівельної документації) довідки щодо різних державні структуриу рамках підготовки документів щодо тендеру у зоні своєї відповідальності;
за дорученням керівника відділу заповнює форми документів відповідно до закупівельної документації;
за дорученням керівника відділу здійснює збір документів (установчих документів, ліцензій, дипломів, атестатів спеціалістів, копій договорів, актів та ін.)
сканує, ксерокопіює документи, необхідні для підготовки заявки на тендер.
організує нотаріальне засвідчення документів, необхідних для підготовки пакета документів на тендер
2.4. Тендерний спеціаліст формує пакет документів, що входять до тендерної заявки у порядку, визначеному організатором закупівлі та відповідно до вимог до документації.
2.5. Організовує відправлення документів на тендери та контролює отримання їх Замовниками;
2.6. В разі виробничої потребивиконує кур'єрські функції.
2.7. Структурує інформацію про торги на електронних та паперових носіях.
2.8. За дорученням керівника відділу складає листи, запити та інші документи.
2.9. Готує відповіді на листи та запити у сфері своєї компетенції
2.10. Виконує доручення керівника відділу у сфері своєї компетенції.
Тендерний відділ та управління процесом
Керівник (начальник) тендерного відділу здійснює управління процесом, виконуючи планування, моніторинг, контроль, аналіз та прийняття управлінських рішень. У різних компаніях тендерна робота та процес управління може бути організований різними варіантами. Але ми розглянемо стандартний варіант, коли функцію керівництва тендерного відділу здійснює керівник тендерного відділу.
Керівник тендерного відділу планує перебіг процесу відповідно до кількості узгоджених тендерів, використовуючи наступну інформацію:
інформація про оголошені тендери,
вимоги організатора закупівлі, викладені у закупівельній документації,
інформація про результати участі у торгах
Керівник тендерного відділу фіксує результати планування у внутрішніх документах відділу. На практиці планувати підготовку тендерів можна за допомогою Excel. Тобто вести таблицю з інформацією за замовником, предметом закупівлі, початковою (максимальною) ціною, ціною учасника, строками закінчення прийому документів, термінами підбиття підсумків та іншою інформацією, яка може бути корисною в роботі. Цю таблицю можна використовувати для звітування керівництву.
Як альтернатива даному варіанту, звітність можна вести у спеціалізованих сервісах та програмах.
Тендерний відділ та його технологія роботи
Давайте з Вами розберемо процес роботи тендерного відділу в компанії постачальника і схему взаємодії всередині компанії.
Тендерна робота починається з отримання інформації про торги відповідно до даних про потребу в наданні послуги, отриманих від керівництва компанії. Тобто тендерний спеціаліст чи керівник тендерного відділу спочатку знаходить торги з урахуванням критеріїв відбору: ціна, регіон, предмет торгів чи іншої інформації, що надходить від керівництва компанії.
Процес завершується за таких умов:
отримання інформації про результати торгів
доведення інформації до зацікавлених осібвсередині компанії.
Інформація про результати публікується в Єдиній інформаційної системиабо якщо це комерційний тендерто інформація може бути отримана усно від замовника або з сайту замовника. Далі отримана інформація передається в профільний відділ через систему CRM, або електронною поштою або усно. У разі виграшу додатково передається інформація про дату розміщення результатів торгів, суму забезпечення контракту та строки укладання контракту. Далі відповідальний спеціаліст за укладання контракту займається оформленням банківської гарантії та укладанням контракту. На практиці найчастіше функції щодо укладання контрактів покладають на юриста компанії або спеціаліста у тендерному відділі. Якщо укладенням контрактів займається спеціаліст тендерного відділу, то процес завершується в момент укладання договору із замовником.
Необхідними умовами для продовження бізнес-процесу тендерного відділу є своєчасне узгодження участі в торгах з керівництвом, яке включає первинний відбір, вторинний відбір і остаточний відбір торгів. На етапі первинного відборукерівник відбирає торги з урахуванням критеріїв ціна, регіон, предмет закупівлі. На вторинному відборі відібрані закупівлі аналізуються керівником тендерного відділу та керівниками профільних відділів щодо доцільності участі. Аналізується критерії оцінки заявки, визначається доцільність участі з урахуванням витрат на відрядження та з урахуванням можливого зниження ціни конкурентів.
На остаточному етапі спеціалістами профільного відділу аналізується технічні вимогизакупівлі, терміни виконання. Керівником тендерного відділу проводиться аналіз минулих закупівель замовника з аналогічних закупівель, аналізуються ціни конкурентів та розраховується прогноз по можливе зниженняза ціною. З урахуванням цих факторів керівництвом профільного відділу та у разі потреби керівництвом компанії приймається остаточне рішення про доцільність участі в торгах.
Тендерний відділ: основні етапи та принципи роботи
З точки зору структурної побудови тендерна робота є системою послідовних дій, спрямованих на задоволення певних заздалегідь вимог та потреб Компанії, включаючи обмеження щодо термінів, вартості, ресурсів з урахуванням характеру та специфіки робіт з конкретної послуги.
Основні етапи процесу
- Моніторинг оголошень про торги в різних джерелах.
- Погодження з керівниками Компанії, керівниками департаментів участі у торгах відповідно до політики Компанії та специфіки діяльності підрозділів.
- Планування підготовки документації для участі у торгах відповідно до термінів подання документів.
- Формування пакета документації відповідно до вимог та у порядку, визначеному організаторами торгів.
- Перевіряє документацію на відповідність вимогам.
- Коригування документації, у разі потреби.
- Перевірка внесення коректив до надсилання документації.
- Підготовка пакета до надсилання та надсилання документації.
- Контролює надсилання документації організаторам торгів.
- Контролює результати участі у торгах.
- Доведення інформації про результати торгів зацікавлених осіб усередині компанії.
Основні засади виконання тендерних робіт:
Системність– роботи організуються та виконуються відповідно до внутрішніх стандартів оформлення документації Компанії та з урахуванням усієї сукупності вимог документації.
Послідовність – планування і виконання робіт відбувається у суворій послідовності, коли наступні завдання використовують результати попередніх.
Актуальність– роботи повинні відповідати актуальним тенденціям та вимогам, викладеним у закупівельній документації та законодавчих актах.
Результативність– будь-який пункт робіт спрямовано досягнення конкретного результату, який, своєю чергою, є обов'язковою компонентою кінцевого результату.
Конфіденційність– всі отримані всередині компанії в рамках виконання робіт матеріали, всі проміжні та кінцеві результати в будь-якому форматі подання є власністю компанії та їх поширення чи подальше використання у будь-якій формі не допускається без особливого дозволу.
Примітка: У тих випадках, коли у Вас виникає підозра про доброчесність співробітників організатора тендеру, наприклад, коли є підстави припускати, що конфіденційна інформація з Вашою ціновою пропозицією може бути розголошена іншим учасникам тендеру, рекомендуємо Вам забезпечити доставку пропозицій в останній момент. В останній момент це подання заявки за кілька годин до закінчення прийому заявок або подавати заявку безпосередньо на розтині конвертів.
Джерела інформації, що використовуються при наданні послуги
- вихідна інформація, отримана від Організаторів тендерів (оголошення на сайті, повідомлення про зміну умов проведення торгів; документація для участі у торгах, план закупівель, протокол розгляду та оцінки)
- вихідна інформація, отримана від Замовника (залежно від умов закупівельної документації: методика, методологія, концепція, технічна пропозиція, список фахівців, відомості про досвід, календарний план, фінансова пропозиція)
- власна інформаційна база (зразки документів Компанії, форми)
Тендерна робота та документування результатів
Документування роботи з підготовки документації учасника торгів та її результатів здійснюється за допомогою шаблонів документів встановленого зразка (формату звіту). У компанії як звітний документ може бути прийнята форма, наприклад, що готується в Excel. Також інформація про підготовлені тендери, про результати роботи тендерного відділу може фіксуватися у CRM системіабо інших спеціалізованих програмах чи сервісах, наприклад, у сервісі Тендерплан.
Система оплати та мотивації
Найбільш популярні системи оплати в галузі тендерів такі:
1) оплата за результат
2) фіксована оплата
У першому випадку компанія мотивує співробітників тендерного відділу отримання результату, тобто. одержання нових контрактів для компанії. У другий випадок така мотивація фактично відсутня.
Можливі варіації системи «Оплата за результат»:
1. Оклад + відсоток від виграних тендерів
2. Оклад + фіксована премія за підсумками роботи
3. Відсоток від виграних тендерів
4. Оплата за кожну допущену заявку.
Найбільш часто зустрічається варіант оплати праці для тендерних фахівців у штаті - перший і другий, для фахівців на віддаленні варіант 3 і 4. Можливі також і варіації, наприклад, коли фрілансер готує тільки першу частину заявки для аукціону і в разі допуску заявки по першій частині отримує фіксовану оплату. Другу частину заявки готують фахівці замовника, які отримують оклад та відсоток від виграних тендерів або оклад та фіксовану премію.
Безперечний плюс цієї системи оплати праці це мотивація на кінцевий результат. Зацікавленість і результат за такої системи оплати праці вище, ніж за фіксованої оплати. За умови звичайно, що частина не мізерна, а ринкова.
Тепер ми з Вами розглянемо варіанти при фіксованій оплаті:
1. Фіксований оклад
2. Фіксована оплата за кожну підготовлену заявку
У першому варіанті можливі різні варіації, наприклад коли до окладної частини додається оплата за переробки. У випадках, коли обсяг підготовлених тендерних заявок великий і переробок багато, то сума оплати переробок може бути також значною.
Тендерний супровід плюси та мінуси
Компанії та підприємці, які тільки виходять на ринок держзамовлення припускаються однієї поширеної помилки. Весь тендерний напрямок компанії повністю віддається на аутсорсинг, компанії, яка займається супроводом у сфері тендерів. Основна та головна помилкаполягає в тому, що ніяка компанія, окрім вашої та ніякої спеціаліст, окрім Вашого співробітника не буде так сильно зацікавлена в результаті.
Перший мінусзалучення аутсорсингової компанії з тендерів це:
- слабка зацікавленість у результаті співробітника, який готуватиме для Вас заявку. Навіть, якщо Ви заплатите пристойний гонорар аутсорсингової компанії, то швидше за оплату конкретного співробітника, який готуватиме Вашу заявку, це особливо не позначиться.
Другий мінусце не завжди висока грамотність у Вашій тематиці, тих співробітників аутсорсингової компанії, які готуватимуть заявку.
Третій мінусце слабкий контроль за діяльністю працівників, які готують заявки на тендер. Ви не завжди можете точно знати та розуміти, чи працює співробітник аутсорсингової компанії над вашим тендером і на якій стадії знаходиться проект.
У результаті оплативши за роботу пристойні гроші Ви можете отримати ситуацію, при якій немає зацікавленості в результаті робіт, не високий професіоналізм виконавця у вашій тематиці та відсутність контролю.
Тому віддавати повністю весь напрямок за тендерами на аутсорсинг не рекомендується. Залучати аутсорсингові компанії з супроводу тендерів та фрілансерів можна і потрібно, але делегувати потрібно лише якусь частину завдань та контролювати процес підготовки заявок.
Тобто потрібен тендерний спеціаліст у компанії, який був би мотивований на результати у тендерах, частину функцій виконував сам особисто, частину делегував. Наприклад, підготовку перших частин з аукціонів можна делегувати тендерній компанії з супроводу чи фрілансеру. Головне, щоб на вашу тематику у фахівців був достатній практичний досвід.
Делегувати функції з пошуку тендерів вкрай не рекомендується, оскільки для того, щоб відібрати дійсно перспективні та цікаві закупівлі з вашої тематики, необхідно глибоко в цій тематиці розбиратися і вміти аналізувати та прораховувати перспективи участі. Фахівець, який не розуміється на Вашій тематиці, зробити це якісно не зможе.
Основний плюс залучення фрілансера чи компанії з супроводу тендерів – це скорочення часу на рутинні операції. Заощаджений час можна використовувати більш раціонально для отримання кращих результатів. Наприклад, відводити більше часу на аналітику. А також можна збільшити кількість оброблених та підготовлених тендерів.
загальні положення
1.1. Керівник відділу закупівель [найменування організації] належить до категорії та підпорядковується безпосередньо (Заповнити при необхідності) або особі, яка його заміщає, виконує доручення генерального [найменування організації].
1.2. На посаду керівника відділу закупівель призначається особа, яка має вищу професійну освітута стаж роботи в галузі закупівель не менше [значення] років.
1.3. Призначення на посаду керівника відділу закупівель та звільнення від неї провадиться наказом генерального [найменування організації] за поданням (Заповнити при необхідності).
1.4. Керівник відділу закупівель повинен знати:
Основні законодавчі та нормативно-правові акти, Що регламентують діяльність [найменування організації];
Сформовану фінансову та господарську практику у цій сфері;
Вимоги щодо якості товарів;
Оптові та роздрібні ціни на товарні групи з асортименту [найменування організації], в тому числі ціни основних виробників, постачальників, а також організацій-конкурентів;
Методи та порядок закупівель;
Порядок укладання договорів із постачальниками та контроль за їх виконанням;
порядок розрахунків за договорами;
Організацію роботи складського господарства [найменування організації], методи планування, контролю та управління складським запасом;
Базу даних, а також інші програмні засоби, що використовуються організацією для забезпечення торговельного процесу;
правила внутрішнього трудового розпорядку;
Правила та норми охорони праці, техніки безпеки, виробничої санітарії та протипожежного захисту.
1.5. На керівника відділу закупівель покладаються такі завдання:
Організація та особисте керівництво закупівлями товару по всьому товарному асортименту [зазначити найменування організації];
Формування асортименту, визначення обсягів закупівель та участь у ціноутворенні;
Забезпечення максимальної конкурентоспроможності цін та умов на продукцію, що закуповується.
Посадові обов'язки
2.1. На керівника відділу закупівель покладаються такі:
Керівництво роботою відділу закупівель, розподіл серед менеджерів відділу відповідальності за певні товарні групи та за додаткові напрямки роботи;
Визначення порядку та процедури закупівлі продуктів харчування, критерій та норм проведення операцій із закупівлі, визначення та узгодження порядку розрахунків з постачальниками;
Контроль стану складських запасів за всіма асортиментними групами;
проведення оптимізації закупівельної політики (частота замовлень, розмір замовлення, момент замовлення, незнижуваний залишок на складі) з урахуванням змін купівельного попиту, сезонних коливань, граничних термінів реалізації, ситуації у виробництві конкретних продуктів харчування, а також інших необхідних факторів;
Проведення регулярного аналізу статистики за товарними групами та окремими товарними позиціями, визначення прибуткових, малоприбуткових та збиткових груп товарів, забезпечення коригування закупівельної політики за результатами такого аналізу;
Перевірка кількості та якості внутрішніх поставок;
здійснення своєчасного відбору постачальників;
Організація та проведення тендерів, аналіз тендерної документації;
Участь у переговорах з функціональними підрозділамиз метою досягнення найбільш найкращих цінта зниження вартості під час закупівель та поставок;
Оцінка якості та ефективності існуючих постачальників та провайдерів;
управління ефективністю вартості шляхом вибору найбільш підходящих постачальників;
Моніторинг ринку товарів та послуг, що закуповуються компанією;
Статистика за товарними групами та окремими товарними позиціями;
Аналіз складу, планування темпів закупівель;
Ведення переговорів, підготовка та укладання договорів з постачальниками та клієнтами;
прийняття рішень про необхідні зміни умов роботи з постачальниками, досягнення оптимальних умов постачання;
контроль процесу бюджетування закупівель, ціноутворення, зовнішньої логістики;
Організація взаємодії відділу закупівлі з іншими відділами [зазначити найменування організації];
Контроль менеджерів із закупівель (відповідність цін закупівель ринкової ситуації);
розподіл обов'язків за певні групи товарів серед менеджерів відділу;
Здійснення керівництва підлеглими співробітниками
Права
3.1. Керівник відділу закупівель має право:
Діяти від імені [вказати найменування організації], представляти інтереси організації у відносинах з іншими організаціями, органами державної владиз питань організації закупівель;
Знайомитись з проектами рішень керівництва [вказати найменування організації], що стосуються закупівель та збуту продукції;
Вносити пропозиції керівництву [вказати найменування організації] щодо покращення діяльності відділу закупівель;
Здійснювати взаємодію з керівниками всіх структурних підрозділів [зазначити найменування організації];
Запитувати особисто або за дорученням керівництва організації у підрозділів та необхідну інформацію та документи для виконання поставлених завдань;
Підписувати та візувати документи в межах своєї компетенції;
Брати участь у переговорах з представниками підприємств та організацій з питань, пов'язаних із виконанням функціональних обов'язків;
Встановлювати для підлеглих йому працівників;
Вносити пропозиції керівництву [зазначити найменування організації] щодо вдосконалення роботи відділу закупівель та взаємодії його з підрозділами;
Вносити на розгляд керівництву [вказати найменування організації] подання про призначення, переміщення та звільнення працівників відділу закупівель, пропозиції щодо їх заохочення або про накладення на них стягнень;
Підвищувати свою кваліфікацію.
Відповідальність
4.1. Керівник відділу закупівель несе відповідальність за:
Невиконання (неналежне виконання) своїх посадових обов'язків, передбачених цією, у межах, визначених трудовим законодавством Російської Федерації;
Вчинені у процесі здійснення своєї діяльності правопорушення - у межах, визначених адміністративним, кримінальним та цивільним законодавством України;
Заподіяння матеріальних збитків- У межах, визначених трудовим, кримінальним та цивільним законодавством Російської Федерації.
Завантажити посадову інструкцію:
Загальний каталог усіх тут:
Загальний каталог опису посад тут:
Це сучасне в Москві з швидкого та ефективного пошуку, підбору персоналу. Наше по підбору персоналу надасть послуги з необхідного Вам персоналу. Шукаємо та підбираємо , бухгалтерів, лікарів, стилістів, ...
Інформація для роботодавцівпо послугах пошуку та підбору персоналу Ви можете знайти на . На сторінці " " Ви можете дізнатися про наші останні акції та спецпропозиції для Замовників (роботодавців). На сторінці каталогу , прочитати яка має бути і завантажити базові варіанти ДИ.
Якщо Вам цікавий запит, то ми Вам підберемо персонал, а претендентам допоможемо! Здійснимо і для Вас у стислий термін.
Для вашої зручностіми створили розділ " " в якому ми розмістили докладну інформацію по основним позиціям популярних заявок від Замовників пошуку та підбору, але з прив'язкою до конкретної назви , наприклад , т ,
При необхідності присутній на аукціонах від імені підприємства при процедурах розкриття заявок, складає скарги до ФАС Росії та його територіальні органи, Надає інтереси компанії при розгляді зазначених скарг. 4.9. Відстежує повернення грошових коштів, внесених як забезпечення заявок. 4.10. Веде встановлену звітність. 4.11. Виконує окремі службові доручення свого безпосереднього керівника. Фахівець із тендерної роботи має право: 5.1. Знайомитись із внутрішніми документами підприємства, що стосуються його діяльності. 5.2. Взаємодіяти з іншими підприємствами, організаціями, установами з виробничих та інших питань, що належать до його компетенції. 5.3. Вести ділове листування, вимагати та одержувати в установленому порядку від структурних підрозділів підприємства необхідні матеріалита документи. 5.4.
Посадова інструкція начальника тендерного відділу
Надає керівництву [організації, установи] пропозиції щодо покращення якості роботи співробітників відділу. 3. Права працівника Начальник відділу тендерів та державних закупівель має право: 3.1. Запитувати та отримувати необхідну інформацію та документи, що належать до питань його діяльності.
3.2. Вносити пропозиції безпосередньому керівнику щодо вдосконалення роботи, пов'язаної з передбаченими цією посадовою інструкцією обов'язками. 3.3. Давати розпорядження підлеглим працівникам та котролювати їх виконання. 3.4. Вносити керівництву уявлення про заохочення чи покарання працівників, які у його підпорядкуванні.
3.5. Підписувати та візувати документи в межах своєї компетенції. 3.6. Залучати спеціалістів усіх структурних підрозділів [організації, установи] до вирішення покладених на нього завдань. 3.7.
1. Загальні положення
- процедуру розміщення державних та муніципальних замовлень;
- порядок повідомлення, документацію тендеру, порядок подання заявок, розгляд заявок, проведення, підбиття підсумків, наслідки визнання таким, що не відбувся;
- особливості проведення тендерів та державних поставок в електронній формі;
- розміщення замовлення шляхом запиту котирувань, у тому числі з метою надання гуманітарної допомоги, або ліквідації наслідків надзвичайних ситуацій природного чи техногенного характеру, єдиного постачальника(виконавця, підрядника) біржових товарів на товарних біржах;
- ефективність розміщення замовлень для державних та муніципальних потреб;
- контроль за дотриманням законодавства Російської Федерації про розміщення державних та муніципальних замовлень.
Посадова інструкція начальника відділу
Основні принципи та методи просування представленої продукції на муніципальному та бюджетному ринках; § Специфіку просування продукції на комерційному ринку; § Майданчики для проведення тендерів, відкритих конкурсних торгів, електронних аукціонів; § Правила відповідей на запити котирувань, пропозицій § Методи роботи із засобами масової інформації; § Основні технологічні та конструктивні характеристикиі споживчі властивостіреалізованої продукції; § Основи ціноутворення та цінової політики; § Умови поставки, зберігання та транспортування продукції; § способи організації обліку та складання звітності про виконання планів збуту та реалізації продукції; § Порядок надання організаційно-розпорядчих та інших документів для участі у конкурсах; § Правила внутрішнього трудового розпорядку; § Правила та норми охорони праці; § Етику ділового спілкування. 1.5.
Увага
Пошук та виграш державних та комерційних конкурсів, тендерів, електронних аукціонів. Фахівець із тендерної роботи виконує такі посадові обов'язки: 4.1. Здійснює регулярний моніторинг спеціалізованих сайтів, торгових майданчиківза оголошенням державних та комерційних відкритих конкурсів, тендерів, електронних аукціонів.
4.2.
Інфо
Оцінює економічну доцільністьучасті у торгах, за результатами готує відповідну інформацію та матеріали для керівництва. 4.3. Запитує необхідну конкурсну документацію, вивчає її вимоги. За потреби запитує роз'яснення та враховує зміни до конкурсної документації.
4.4. Аналізує технічну частину заявок на відповідність чинному законодавству. 4.5. Оформляє конкурсні заявки. 4.6. Веде переговори та листування з організаторами конкурсів. 4.7. Укладає договори, контракти. 4.8.
Обов'язки начальника тендерного відділу у будівництві
Вносить пропозиції щодо вдосконалення робочого процесу та управління відділом тендерів та державних поставок. 2.5. Бере участь у підборі та розстановці кадрів відділу, в організації підвищення їх кваліфікації та професійної майстерності. 2.6. Бере участь у підготовці та проведенні атестації працівників відділу.
2.7. Забезпечує своєчасне складання встановленої звітної документації. 2.8. Здійснює моніторинг тендерів, конкурсів, аукціонів у засобах масової інформації та в мережі Інтернет. 2.9. Бере участь у підготовці конкурсної документації. 2.10.
Представляє інтереси [організації, установи] під час здійснення конкурсних процедур. 2.11. Бере участь у розробці положень регламентів та методичних вказівокпо електронним тендерамта державним постачанням. 2.12.
Посадова інструкція начальника тендерного відділу у будівництві
ЗАТВЕРДЖУЮ Генеральний директор ТОВ «Фенікс» «» 20 р. № Посадова інструкція спеціаліста з тендерної роботи відділу розвитку 1.1. Фахівець із тендерної роботи належить до категорії спеціалістів. 1.2. У своїй діяльності фахівець із тендерної роботи керується: § статутом підприємства; § положенням про відділ розвитку; § законодавчими документами, нормативними правовими актами РФ, а також методичними матеріалами, які регламентують питання виконуваної роботи у галузі тендерної діяльності; § наказами, розпорядженнями та вказівками керівництва підприємства, начальника відділу розвитку; § правилами внутрішнього трудового розпорядку; § справжньою посадовою інструкцією.
1.3. Фахівець із тендерної роботи безпосередньо підпорядковується начальнику відділу розвитку. 1.4.
Начальник тендерного відділу у будівництві
Користуватися інформаційними банками даних підприємства, на розсуд керівництва підприємства. 5.5. Знайомитись з проектами рішень керівництва підприємства, відділу розвитку. 5.6. Доповідати начальнику відділу розвитку про всі виявлені порушення та недоліки у зв'язку з виконуваною роботою.
5.7.
Використовувати належні та орендовані підприємством системи зв'язку, комунікацій та інше обладнання. 5.8. Надавати рекомендації та пропозиції з питань, що належать до його компетенції. 5.9. Брати участь в організації та проведенні нарад з питань, пов'язаних із його компетенцією.
5.10. Вносити на розгляд керівництва відділу розвитку пропозиції щодо вдосконалення роботи, пов'язаної з передбаченими цією посадовою інструкцією обов'язками. Фахівець із тендерної роботи несе відповідальність: 6.1.
Стверджую [організаційно-правовий [підпис] [Ф. І. О., посада форма, найменування керівника чи іншої організації, підприємства, посадової особи, установи] уповноваженого затверджувати посадову інструкцію] [число, місяць, рік] М. П. Посадова інструкція начальника відділу тендерів та державних поставок [найменування організації, підприємства, установи] посадова інструкціярозроблено та затверджено на підставі трудового договоруз начальником відділу тендерів та державних поставок, відповідно до Трудового кодексу Російської Федерації, іншими нормативно-правовими актами, що регулюють трудові правовідносини. 1. загальні положення 1.1. Начальник відділу тендерів та державних поставок належить до категорії керівників та безпосередньо підпорядковується [найменування посади]. 1.2.
При необхідності бути присутніми на аукціонах від імені компанії, при процедурах розкриття заявок, складати скарги до ФАС Росії та його територіальних органів, представляти інтереси компанії при розгляді зазначених скарг. 1.20. При необхідності відстежувати повернення коштів, внесених як забезпечення заявок. 1.21. вести встановлену звітність. 2. ПРАВА Фахівець із тендерів має право: 2.1.
Запитувати у керівників структурних підрозділів компанії, спеціалістів та інших працівників інформацію та документи, необхідні для виконання його посадових обов'язків. 2.2. У необхідних випадкахпредставляти організацію у відносинах з іншими організаціями з метою оперативного вирішення питань виробничо-господарської діяльності, що входять до його компетенції. 4.
У 2005 році було прийнято Федеральний закон№ 94, що регулює порядок розміщення державними та муніципальними випередженнями замовлень на товарні поставки або надання послуг. Він зумовив виникнення та затребуваність такої професії, як фахівець із тендерів (інакше його ще називають спеціаліст з тендерної роботи, з роботи з тендерами, тендер-менеджер, менеджер з аукціонів чи конкурсів), основним обов'язком якого є оформлення заявок на всілякі тендери. Які вимоги наймачі висувають до кандидатів на подібну посаду, а також які ще обов'язки їм ставлять, розглянуто далі.
Загальна інформація про тендер-менеджера
Тендер-менеджер - спеціаліст, який наймається і звільняється відповідними розпорядженнями управлінця господарчого суб'єкта за поданням начальника відділу відповідно до вимог ТК РФ. Він перебуває у підпорядкуванні начальника підрозділу. У разі відсутності менеджера з тендерів на робочому місці його обов'язки делегуються іншій призначеній наказом керівництву особі, яка набуває відповідних прав.
Основних вимог, що висуваються до претендента на цю посаду, найчастіше дві:
- вища юридична або економічна освіта, наявність додаткової підготовки;
Вищі навчальні заклади, у яких навчають цієї спеціальності, практично відсутні.
- робочий стаж на подібній посаді не менше 1-2 років, що передбачає напрацьований досвід участі у заходах щодо підбору постачальників (конкурсах, аукціонах тощо).
Крім того, важливе його знання:
- нормативних актів різного рівня, метод рекомендацій щодо роботи з тендерами (особливо положень ФЗ № 44, прийнятого у 2013 р. замість ФЗ № 94, а також ФЗ № 223);
- майданчиків для проведення тендерів, відкритих конкурсних торгів, електронних аукціонів;
- правил відповіді запити котирувань, пропозицій;
- методики взаємодії зі ЗМІ;
- нюансів ціноутворення та цінової політики;
- методики промоції товарів, представником яких він є, на комерційному та державному ринках;
- основних характеристик і властивостей товарів, що просуваються, умов їх зберігання і транспортування;
- основ бухобліку та формування звітів про виконання збутових та реалізаційних планів, а також діловодства;
- порядку надання необхідних пакетівдокументів для участі у конкурсах;
- порядку забезпечення захисту прав та інтересів учасників тендерів та торгів, нюанси процедури оскарження;
- ПВТР, правил охорони праці та техніки безпеки;
- норм ділового етикетута бізнес-листування, здійснення телефонних переговорів;
- базових комп'ютерних програм(Word, Excel, PowerPoint, Outlook Express, Adobe Reader);
- правил користування обчислювальною технікоюта офісною оргтехнікою;
- основ систематизації інформації (наприклад, ведення баз даних).
Діє спеціаліст з тендерів у рамках:
- законодавчих норм, метод матеріалів, що регламентують питання функціонування у тендерній сфері;
- статутних положень;
- положення про відділ;
- адміністративних вказівок та розпоряджень;
- ПВТР;
- положень посадової інструкції.
Посадові обов'язки спеціаліста з тендерів
Посадова інструкція спеціаліста з тендерів містить основні обов'язки працівника, які він повинен виконувати у робочий час. до таких належить:
Права менеджера по роботі з тендерами
Крім обов'язків, спеціаліст з тендерів має права, які гарантуються йому на федеральному та локальному рівні. Зокрема, він може:
Відповідальність тендер-менеджера
У рамках вітчизняного трудового, цивільного, кримінального та адміністративного законодавства цей працівник відповідальний за:
- недобросовісне виконання своїх обов'язків;
- ігнорування регламентуючих діяльність суб'єкта правил (зокрема, охорони праці та техніки безпеки) та положень, розпоряджень керівництва;
- неналежну передачу справ під час звільнення;
- вчинення правопорушень на робочому місці, у тому числі спричинених шкоди майну або ділової репутаціїорганізації (особливо розголошення комерційних таємниць та інших конфіденційних відомостей).
