Ви можете користуватися цими матеріалами у роботі. Вони, напевно, Вам зіслужать добру службу. Однак передрук матеріалів цієї книги на інші сайти без згоди авторів заборонено. Прохання поставитися з розумінням. В Інтернеті можна залишати посилання на сторінки цього розділу.
Виберіть тацікавий для Вас розділ:
| .......//. | ...///... |
- 4.3. Записи про присвоєння нового розряду/категорії, встановлення другої професії (доступно у довідковій базі ІКС та в електронній бібліотеці «Пакет Кадровика»)
- Записи про присвоєння нового розряду, категорію тощо.
- Записи про встановлення другої професії
- 4.4. Записи про переклади на іншу роботу (доступно у довідковій базі ІКС та в електронній бібліотеці «Пакет Кадровика»)
- Правила оформлення записів про переведення працівника на іншу роботу
- Записи про постійні переклади
- «Перетворення» тимчасового перекладуу постійний. Записи до трудової книжки
- 4.5. Записи про перейменування та реорганізацію роботодавця – організації (доступно у довідковій базі ІКС та в електронній бібліотеці «Пакет Кадровика»)
- Правила оформлення записів про перейменування організації
- Записи про реорганізацію організації
- 4.6. Записи про перейменування посади (доступно у довідковій базі ІКС та в електронній бібліотеці «Пакет Кадровика»)
- Складнощі оформлення перейменування посади
- 4.7. Записи про звільнення
- 4.8. Записи про роботу за сумісництвом (доступно у довідковій базі ІКС та в електронній бібліотеці «Пакет Кадровика»)
- Правила оформлення записів про роботу за сумісництвом
- Внутрішнє сумісництво
- Зовнішнє сумісництво
- Внесення записів про роботу за сумісництвом різними роботодавцями
- Внесення записів про давно минуле сумісництво
- Розділ 5. Записи про нагородження (доступно у довідковій базі ІКС та в електронній бібліотеці «Пакет Кадровика»)
- Глава 6. Публікат трудової книжки (доступно у довідковій базі ІКС та в електронній бібліотеці «Пакет Кадровика»)
- Випадки, коли працівнику може бути виданий дублікат трудової книжки
- Оформлення дубліката трудової книжки при втраті трудової книжки працівником
- Оформлення дубліката трудової книжки у разі визнання недійсного запису про звільнення або переведення на іншу роботу та у разі, якщо трудова книжка стала непридатною
- Оформлення дублікатів трудових книжокпри масовій втраті роботодавцем трудових книжок
- Запитання-відповіді за Главою 6
- Глава 7. Внесення змін та виправлень до трудової книжки (доступно у довідковій базі ІКС та в електронній бібліотеці «Пакет Кадровика»)
- 7.1. Зміна відомостей про працівника на титульному листітрудовий книжки
- Правила оформлення змін відомостей про працівника на титульному листі трудової книжки
- Зміна прізвища
- Зміна освіти
- 7.2. Виправлення помилок на титульному аркуші трудової книжки
- Виправлення на титульному листі трудової книжки помилок, виявлених одразу під час заповнення титульного листа
- Виправлення «старих» помилок на титульному аркуші трудової книжки
- 7.3. Правила виправлення записів у розділах «Відомості про роботу» та «Відомості про нагородження» трудової книжки
- Хто робить виправлення?
- На підставі чого виправляються?
- Порядок виправлення записів у трудових книжках
- 7.4. Виправлення помилок у заголовках (найменування роботодавця) перед записами у розділі «Відомості про роботу» трудової книжки
- Типові помилки, які допускаються при оформленні заголовків
- Помилка - пропущено заголовок і зроблено запис про прийом на роботу
- Помилка у заголовку
- Випадок, коли в розділі «Відомості про роботу» поставили порядковий номер запису, дату внесення запису перед заголовком (найменуванням організації) та/або вказали наказ у графі 4 напроти заголовка, а не напроти запису про прийом
- 7.5. Виправлення помилок, допущених при вказівці посади та структурного підрозділуу записах про прийом на роботу
- Правила виправлення помилок, допущених при вказівці посади та структурного підрозділу у записах про прийом на роботу
- 7.6. Виправлення записів про звільнення у трудовій книжці
- Виправлення підстави звільнення
- Відновлення працівника на роботі
- 7.7. Виправлення дат прийому на роботу (переведення, звільнення) у трудовій книжці
- Складності виправлення дат прийому на роботу (переведення, звільнення) у трудовій книжці
- 7.8. Виправлення дати та номера наказу у графі 4 розділів трудової книжки
- Складності виправлення дати та номера наказу у графі 4 розділів трудової книжки
- 7.9. Виправлення у трудовій книжці записів, внесених помилково
- Складності виправлення у трудовій книжці записів, внесених помилково
- 7.10. Внесення пропущених записів до трудової книжки
- Труднощі внесення пропущених записів до трудової книжки
- Розділ 8. Вкладиш у трудову книжку (доступно у довідковій базі ІКС та в електронній бібліотеці «Пакет Кадровика»)
- Запитання-відповіді за Главою 8
- Глава 9. Облік, зберігання, видача трудових книжок (доступно у довідковій базі ІКС та в електронній бібліотеці «Пакет Кадровика»)
- Облік та зберігання трудових книжок
- Видача трудових книжок працівникам
Трудова книжка здатна розповісти роботодавцю про позитивні та негативних сторонахнового працівника. У ній фіксуються всі причини звільнення, загальний стаж та стаж на конкретній посаді чи місці роботи.
Дорогі читачі! Стаття розповідає про типові способи вирішення юридичних питань, але кожен випадок індивідуальний. Якщо ви хочете дізнатися, як вирішити саме Вашу проблему- звертайтесь до консультанта:
ЗАЯВКИ І ДЗВІНКИ ПРИЙМАЮТЬСЯ ЦІЛОДОБОВО І БЕЗ ВИХІДНИХ ДНІВ.
Це швидко і БЕЗКОШТОВНО!
Для працівника наявність трудовий підтверджує досвід роботи, кар'єрний рістта можливі нагородження, зроблені попереднім роботодавцем. Трудова книжка - це перший документ, на підставі якої при настанні певних умов або віку вам нараховуватиметься пенсія.
Якими нормативними актамирегламентується правила ведення та зберігання трудових книжок? Яка інформація у ній вказується? Відповіді на ці та інші питання дамо у статті.
Умови та вимоги закону
Кожен офіційний документ, який має дію, має бути підкріплений нормативними актами.
До них відносяться:
- Трудовий кодекс.Їм регламентовано оформлення трудової книжки та інші трудові відносиниміж співробітником та роботодавцем. У Кодексі дається визначення трудової книжки, перераховано обов'язки роботодавця щодо зберігання та заповнення.
- Кодекс про Адміністративні правопорушення.Нормативний акт, який регулює наслідки у разі порушення правових норм що стосуються трудової книжки, встановлених ТК РФ. Таким чином, обидва документи є одним цілим.
- Урядова постанова «Про трудові книжки»містить зразок та форму трудового договору, вкладиша у трудову книжку, правила заповнення та зберігання.
- Постанова «Про затвердження інструкції із заповнення ТК».Ініціатором документа є Мінпраці. У документі чітко визначено з чого слід починати заповнення, яку інформацію вносити і як виправляти допущені помилки.
На сьогодні роботодавці мають повне право приймати та заповнювати трудові книжки зразка 1938, 1975 та 2003 років.
Ті, хто оформляється на роботу з 1 січня 2004 року, мають право надати для заповнення ТК останнього зразка. Книжки старого зразка можуть бути замінені на нові або оформленні.
Ознайомитись з основними документами можна тут:
Правила ведення трудових книжок
Відповідальні обличчя
Відповідно до законодавства, роботодавець має створити всі умови щодо ведення та зберігання трудових книжок.
Наказом призначається співробітник відділу кадрів чи бухгалтер із ведення трудових книжок. , оформлення наказів на співробітників та ведення трудових книжок повинні оформляти співробітники відділу кадрів. У невеликих організаціях такий відділ відсутній, та його обов'язки покладаються головного бухгалтера.
Уповноважений співробітник відповідає повною мірою за правильність оформлення та ведення трудових книжок.
Усе трудові документиповинні зберігатись у спеціальному сейфі у директора, бухгалтера або у відділі кадрів.
На розсуд керівника можливе зберігання іншому місці, недоступному решти співробітників.
Зазначимо, що складання наказу про відповідальну за заповнення трудових книжок особи є обов'язковим.
При першій перевірці роботи організації інспектор має повне право витребувати наказ.
У разі відсутності документа держінспектор має право накласти адміністративний штраф. Розмір варіюється від 5 до 50 МРОТ.
У наказі про призначення відповідальної особи має бути зазначено:
- прізвище, ім'я, по-батькові співробітника;
- посада;
- текст наказу: «покласти відповідальність щодо заповнення…»;
- Дата складання;
- підпис співробітника та керівника організації.
Приклад документа:
Приклад наказу про призначення відповідальної особи Які відомості вносяться та як оформляються?
При першому оформленні на роботу кожна людина повинна надати кадровий відділчи бухгалтерію чисту трудову книжку.
Заповнення має відбуватися у присутності працівника. Відповідно до законодавства, це має відбуватися до 7 днів із моменту укладання трудового договору.
Відомості, які мають бути внесені до документа:
- Особисті дані співробітника:прізвище, ім'я, по батькові та дата народження. Інформація заноситься на підставі наданого паспорта чи іншого документа, що засвідчує особу.
- Інформація про освіту:вища, середня, середньо-технічна. Інформація заноситься на підставі диплома або атестата про закінчення навчального закладу.
- Інформація про посаду:дата прийому, назва організації, куди прийнято співробітника, посаду, номер і дату наказу.
При перекладі на іншу посаду, підвищенні кваліфікації, прийомі або нагородження – всі записи повинні бути зафіксовані в трудовій книжці.
Кожен запис вноситься пізніше 7 днів із моменту видання наказу. При звільненні запис повинен бути внесений того ж дня, а трудовий виданий на руки співробітнику.
При внесенні нових даних у трудову уповноважену із заповнення особа повинна ознайомити співробітника з інформацією. Той, своєю чергою, повинен розписатися в особистій картці.
Додаткові відомості:
- терміни проходження військової служби або внутрішніх справ – на підставі;
- терміни навчання з метою підвищення кваліфікації – на підставі скорин, сертифікату або інших документів, що підтверджують навчання;
- відновлення безперервного стажу роботи, запис робиться за останнім місцем на підставі відповідного документа;
- про нагородження держ. нагородами, почесними грамотами та ін.
Підстави для записів
Записи до трудової книжки мають вносити лише виходячи з наказу.
Особиста інформація про співробітника вноситься відповідно до документів, що їм надаються. Запис робиться пізніше 7 діб з видання наказу чи розпорядження.
Зазначимо, на відміну від наказу, де можуть бути зазначені підстави перекладу, зміна окладу у зв'язку з переведенням на іншу посаду, у трудовій книжці повністю переписувати інформацію не можна.
Ви вказуєте лише причину запису ( , переклад, звільнення), дату наказу.
З наказу у трудову книжку вносять:
- прийом на роботу;
- переведення на іншу посаду;
- присвоєння нової кваліфікації, тарифної сітки чи розряду;
- нагородження, заохочення;
- звільнення.
Дати
Незалежно, у якій графі вказується дата, всі записи виконуються арабськими цифрами. Місяць і число вказується двозначним числом, рік чотиризначним.
Наприклад, переведення співробітника на іншу посаду 14 березня 2019 року. Дата буде написана: "14.03.2015".
Кольори чорнила
Для оформлення трудової книжки запису дозволяється робити кульковою, гелевою, пір'яною ручкою. Кольори чорнила можуть бути синіми, фіолетовими або чорними.
Мова
Відповідно до законодавства державна мова РФ - російська. Відповідно всі записи до трудової книжки робляться у ньому.
Винятком може бути друга мова, яка застосовується на території суб'єктів РФ. Спочатку робиться запис російською мовою, та був мовою республіки.
Зауважимо, що таке можливе лише за умови знаходження організації-роботодавця біля цієї республіки. Наприклад, у Московській області занесення додаткового запису буде неприпустимим.
Неприпустимість скорочень
Згідно із законодавством, записи у трудовій книжці робляться максимально повно. Будь-яке скорочення слів заборонено.
Порядкові номери
Кожному запису у трудовій книжці надано свій порядковий номер. У першому рядку буде зроблено запис про прийом працівника на роботу. Наступні дані вносяться по порядку під номерами 2, 3, 4 і т.д.
Порушувати нумерацію або розпочинати її заново заборонено.
Терміни внесення
Як зазначалося вище, кожен запис вноситься у трудову книжку виходячи з наказу. Вона може бути занесена не пізніше ніж за 7 діб з моменту видання наказу або розпорядження.
Внесення змін
Помилки можуть бути допущені під час занесення особистої інформації співробітника та відомостей про трудової діяльності.
Відповідно до законодавства, на титульному листі дозволяється вносити зміни лише у прізвища та у рядку «освіта». Неправильна інформація закреслюється однією рисою і вірна пишеться над рядком. При цьому на обкладинці зсередини вказується документ, на підставі якого виправлено. Ставиться дата, підпис співробітника, який вніс інформацію та печатку організації.
При виявленні помилок інформації, занесеної на попередніх роботах, їх може виправити співробітник на цьому місці.
Приклад внесення змін до титулу:
Зміни на титульному листі під час отримання нової професії Виправлення у трудовій діяльності:
- після неправильного запису ставиться наступний номер;
- дата виправлення;
- «запис за № недійсний»;
- заноситься правильна інформація;
- наказ ставиться, який було зазначено поруч із неправильним записом.
Приклад:
Приклад внесення змін до документа Оформлення вкладок
При частої змінироботи або переведення кількості вільних рядків у трудовій книжці може закінчитися.
У цьому випадку використовується вкладка. Його оформлення аналогічне до трудового. Окремо використовувати його неможливо.
У ТК обов'язково зазначено наявність вкладиша.
Позначка про вкладку:
Приклад відмітки про видачу вкладиша Ознайомлення працівників
Записи, що заносяться до трудової книжки, роботодавець не має права приховувати від працівника.
За законом він повинен ознайомити співробітника з усією інформацією, що вноситься до його документа.
Після ознайомлення працівник повинен розписатися в отриманій інформації в особистій картці.
Особливості для ІП
У 2006 році введено закон, який зобов'язав Індивідуальних роботодавців робити записи у трудових книжках своїх співробітників. Зрівнюються права ІП із юридичними особами.
Розглянемо основні правила оформлення та ведення трудових книжок: загальні правилата порядок заповнення записів про роботу, звільнення, нагородження.
Усі документи про стаж працівників мають заповнюватись за певними правилами. Трудова книжка має особливе значення для працівника, адже вона відбиває його професійний шлях, по суті – це службова біографія, адже тут є позначки про всі етапи діяльності громадянина. Правила ведення трудових книжок у РФ 2019 року (тобто діють на теперішній момент), містяться у затверджені Постановою Уряду у 2003 році.
Для чого існує
Основна функція цілком очевидна, Російської Федераціїтрудова книжка служить основним доказом стажу (як трудового, так і страхового) громадянина, без чого неможливе оформлення пенсії та нарахувань допомоги за соціальному страхуванню. Також даний документнеобхідний:
- для відображення даних про всі зміни в діяльності співробітника, про переклади та посади;
- для фіксації відомостей про причини звільнення з місць роботи;
- для обліку нагород.
Це дуже важливі відомості, які згодом можуть знайти відображення лише в єдиному екземплярі (при ліквідації підприємства, наприклад). Тому роботодавець має забезпечити грамотне заповнення бланка документа з усією відповідальністю кваліфікованими працівниками. Про це детальніше далі.
Правила ведення та оформлення, хто оформлює
Основні правила заповнення та оформлення містить інструкція щодо ведення трудових книжок; 2019 поки що, за прогнозами, не повинен призвести до серйозних змін у встановленому закономпорядку. Виготовленням займаються різні друкарські організації, бланк і називається «трудова книжка». Усі записи вносяться лише роботодавцем.
Загальні правила
|
Вимоги |
|
|
Номер по порядку |
Має бути у кожного запису |
|
Дати |
Арабськими цифрами за формою хх.хх.хххх (день, місяць, рік) |
|
Колір чорнила |
Чорний, фіолетовий або синій, можуть бути використані кулькова, гелева та перова ручки |
|
Скорочення |
Не використовуються, всі записи повинні бути акуратними та читаними |
|
Мова |
Російська чи інша офіційна мова (у республіках РФ) |
|
Сувора відповідність запису наказу |
Записи про прийом на роботу, звільнення, переведення або зміну посади, місця роботи, про зміну кваліфікації, нагородження співробітника вносяться у точній відповідності до наказу, обов'язково слід вказати номер та дату наказу |
|
Терміни внесення |
Для працівника, який працює понад 5 днів, заклад трудової книжки є обов'язковим. Якщо у працівника вона перша, роботодавець повинен забезпечити оформлення документа не пізніше ніж за 7 днів після початку співробітником діяльності на підприємстві |
|
Ознайомлення працівників та завірення |
З усіма записами необхідно працівника ознайомити під розпис в особистій картці, де записи дублюються |
|
Виправлення помилок |
Закреслення або інше виправлення не допускається (залежно від розділу), натомість вноситься додатковий запис, де вказується, які відомості визнаються недійсними, після чого вноситься правильна інформація |
Титульний лист: правила заповнення
Ведення трудових книжок та записи в них, таким чином, проводяться за строго встановленими правилами, що стосуються оформлення титульного листа. Він заповнюється першим роботодавцем і правильність внесення інформації засвідчується підписом працівника.
Відомості, що вказуються в титульному листі:
- прізвище, ім'я та по батькові у повній відповідності до паспорта громадянина РФ. Якщо прізвище змінюється за час роботи, виправляється, при цьому старе прізвище закреслюється;
- дата народження;
- дані про освіту вносяться на підставі документа про освіту, що надається співробітником. Якщо громадянин отримує додаткова освітаінформація про нього вноситься без будь-яких виправлень старих даних;
- спеціальність вказується у називному відмінку;
- дата заповнення;
- підпис відповідальної за заповнення особи з розшифровкою, підпис власника.
Ведення розділу про роботу
Алгоритм дій, загальні правила:
- насамперед у третій графі вказується найменування організації — як повне, і скорочене, чи ставиться штамп підприємства;
- потім нижче у першій графі ставиться порядковий номер запису, другий — дата прийому працівника;
- у третій графі фіксується, що громадянина прийнято до відділу, підрозділу на відповідну посаду;
- обов'язково у четвертій графі вказується дата фіксації відомостей та дані наказу.
При перекладі в іншу організацію спочатку вноситься інформація про звільнення, потім прийом до іншої компанії. При перекладі всередині підприємства просто фіксуються відомості про переведення з перерахуванням даних за вказаним алгоритмом, тільки в третій графі буде міститися інформація про переклад на нову посаду(Постійний переклад).
При оформленні звільнення особливу увагуслід приділити заповнення третьої графи. Вона повинна бути заповнена відповідно до Трудовим кодексом РФта мати посилання на відповідну статтю ТК РФ. При оформленні звільнення засвідчуються всі зроблені раніше записи відповідальною для підприємства особою, ставиться печатка організації, і співробітник, який звільняється, теж знайомиться із записами, що також має бути засвідчено його підписом з розшифровкою.
Ведення розділу про нагородження
Внесення інформації здійснюється за встановленим алгоритмом у призначеному для цього місці. Ведення розділу здійснюється за загальним правилам. Спочатку пишеться повне та скорочене найменування компанії, нижче у графі першій ставиться номер запису, у третій графі розшифровується, за що нагороджується громадянин та яка нагорода. Вказівка на наказ про нагородження також є обов'язковою.
Як і де повинні зберігатися
Правила ведення та зберігання трудових книжок встановлені законодавцем, завдання роботодавця не зводиться лише до правильного заповнення, забезпечення збереження цього важливого документа також надзвичайно важливо.
Встановлено, що трудові книжки мають зберігатися у спеціально відведеному, надійному місці. Зазвичай для цього вибирається лоток чи ящик у залізній шафі чи сейфі. Обов'язково оформляється книга обліку руху трудових книжок і вкладишів до них, і призначається відповідальний її ведення співробітник відділу кадрів.
Копія: правила видачі
Копія трудової книжки необхідна для надання уповноважені организ метою підтвердження стажу. Правильно засвідчена копія є документом, що свідчить про трудову зайнятість громадянина.
Як отримати та завірити копію:
- спочатку знімаються копії зі всіх сторінок документа, що містять записи;
- копії засвідчуються уповноваженим працівником організації;
- копію підписує начальник відділу кадрів, для внутрішніх документів пишеться «вірно», ставиться дата заповнення, візує листи відповідальна особа, при цьому обов'язкова вказівка на її посаду та печатку чи штамп;
- на копіях інших організацій необхідно обов'язково вказати місце зберігання оригіналу.
Дублікат: правила заповнення
Дублікат — це документ, який має таку саму силу, як і втрачений оригінал. Фактично це повторно видана трудова книжка. Він видається відповідно до правил ведення та оформлення трудових книжок. Громадянин пише заяву про втрату документа за останнім місцем роботи та просить видати дублікат. Заповнюється за загальними правилами.
Якщо громадянин вже працював в іншій організації, то в дублікаті у графі третьій вказуються дані про стаж до моменту надходження до цю організацію. Вони наводяться у загальному вигляді, розраховується стаж без зазначення посади та підприємства, у разі, якщо він підтверджений відповідними документами. Потім стаж розшифровується на підставі письмових доказів про проваджену діяльність, із зазначенням назви організації-роботодавця, дат прийому на роботу, звільнення, переведення, найменувань посади та відділу, кваліфікації та професії, спеціальності, при цьому у четвертій графі зазначаються надані документи.
Якщо є дані про переклад усередині організації, це також фіксується. Потім вказується дата звільнення у другій графі, а третьої — причина. Якщо у представлених працівником бланках немає всіх необхідних даних, вносяться лише ті, які є. Обов'язково спеціалісти відділу кадрів знімають копії довідок, оригінали повертають громадянину. Роботодавець у міру можливості сприяє у отриманні доказу стажу.
Вкладиш
Вкладиш оформляється також за вказаною інструкцією про ведення та складання трудових книжок. Він заповнюється, коли в основному бланку вже не залишилося місця (треба врахувати, що ведення відомостей про роботу в розділі, призначеному для ведення відомостей про нагородження, не допускається). Він має аналогічну основним документом юридичну силу, але без основного бланка недійсний. Відмітка про оформлення вкладки повинна обов'язково міститися в основному документі. Вкладиш вшивається у трудову книжку.
Коли видається під час звільнення
Записи про звільнення робляться в останній робочий день, і цього ж дня документ про стаж має бути виданий на руки людині, заповнений відповідно до всіх встановлених правил її оформлення та ведення. Якщо громадянин не з'явився за ним, необхідно надіслати йому повідомлення про те, де і коли його можна буде згодом отримати. Громадянин може дати згоду на відправлення її поштою на певну адресу. Зберігається трудова книжка 75 років.
Трудова книжка- це основний документ про трудову діяльність та трудовий стаж.
В даний час на території Російської Федерації застосовуються трудові книжки нового зразка (введені в дію в 2004 р.), а також раніше встановлених зразків, які мають однакову силу і обміну на нові не підлягають.
Порядок обліку трудових книжок
Трудові книжки, вкладиші у яких, бланки підлягають обліку у створенні (п. 40 Правил ведення і зберігання трудових книжок).
Для цього затверджені такі книжки, які мають вести роботодавці:
1) прибутково-видаткова книга з обліку бланків трудової книжки та вкладиша до неї. Ведеться бухгалтерією організації. У прибутково-видаткову книгу вносяться відомості про операції з одержання та витрачання бланків трудової книжки та вкладиша у трудову книжку. Крім кількості бланків трудової книжки у прибутково-видатковій книзі слід зазначати їхню серію та номер;
2) книга обліку руху трудових книжок та вкладишів у них. Книга обліку руху трудових книжок та вкладок у них ведеться:
Кадровою службою організації
Або іншим підрозділом, у якому оформляється прийом працівників.
Книга обліку руху трудових книжок та вкладишів у них призначена для реєстрації отриманих трудових книжок та вкладишів у них від працівників при прийомі на роботу, при звільненні, а також при оформленні дублікатів чи закладенні нових трудових книжок чи вкладишів у них.
Прибутково-видаткова книга з обліку бланків трудової книжки та вкладиша до неї та книга обліку руху трудових книжок та вкладишів у них мають бути пронумеровані, прошнуровані, засвідчені підписом керівника організації, а також скріплені сургучним друком або опломбовані.
Так як бланки трудової книжки та вкладиша до неї відносяться до бланків суворої звітності, то вони повинні зберігатися в сейфах, металевих шафах або спеціальних приміщеннях, що дозволяють забезпечити їх збереження.
Роботодавець повинен завжди мати в наявності необхідну кількість бланків трудової книжки та вкладиша до неї.
Загальні правила ведення трудових книжок
Роботодавець веде трудові книжки на кожного працівника, який пропрацював у нього понад п'ять днів, якщо дана роботає для працівника основною.
Ця вимога поширюється на роботодавців - юридичних осібта індивідуальних підприємців.
Виняток із цього правила становлять роботодавці - фізичні особи, які є індивідуальними підприємцями.
Вони не мають права робити записи у трудових книжках працівників та оформлювати трудові книжки особам, які приймаються на роботу вперше.
Мова, якою ведеться трудова книжка, - державну мову РФ, тобто російську.
Якщо біля республіки у складі РФ встановлено свою державну мову, то трудову книжку її території можна вести двома зазначених мовами одночасно.
Внесені до трудової книжки записи мають бути продубльовані в особистій картці працівника (наприклад, по уніфікованій формі N Т-2, затвердженої Постановою Держкомстату України від 05.01.2004 N 1).
З кожним таким записом роботодавець зобов'язаний ознайомити працівника під розпис.
Порядок заповнення трудових книжок
Записи в усі розділи трудової книжки вносяться пір'яною, гелевою ручкою або ручкою-ролером. При цьому можна використовувати чорнило (пасту, гель) чорного, синього або фіолетового кольору.
Дати у всіх розділах трудової книжки вказуються наступним чином: число та місяць – двозначними, рік – чотиризначними арабськими цифрами (наприклад, 25.10.2017).
У записах не допускається скорочень слів.
Нумерація у кожному з розділів трудової книжки наскрізна і має свій порядковий номер.
Порядок внесення виправних записів до трудової книжки
Під час внесення неправильного запису до розділів "Відомості про прийом на роботу" або "Відомості про нагородження" не можна закреслювати запис.
В даному випадку необхідно визнати її недійсною, а потім внести вірний запис.
Наприклад, якщо потрібно змінити запис про прийом на роботу в розділі "Відомості про роботу" після останнього запису в даному розділі вказується наступний порядковий номер, дата внесення запису, а у графі 3 робиться запис: "Запис за таким номером недійсний".
Після цього робиться правильний запис: "Прийнятий за такою-то професією (посадою)" і у графі 4 повторюється дата та номер наказу (розпорядження) наймача, запис з якого неправильно внесено до трудової книжки, або вказується дата та номер наказу (розпорядження) роботодавця , виходячи з якого вноситься правильна запис.
У такому самому порядку визнається недійсним запис про звільнення.
Наприклад, при зміні формулювання причини звільнення в організації робиться запис: "Запис за таким номером недійсний, звільнений, нове формулювання".
Залишилися ще питання щодо бухобліку та податків? Задайте їх на форумі "Зарплата та кадри" .
Трудова книжка: подробиці для бухгалтера
- Про трудові книжки: правила обліку, ведення та зберігання
Звільненням співробітників): збирає та оформляє трудові книжки нових співробітників при вступі на... ні печатки всі записи у трудовій книжці засвідчуються підписом керівника організації або... заворушення; Псування трудової книжки роботодавцем або припущення помилок при заповненні трудової книжки або вкладиша... пише заяву на утримання вартості трудової книжки з його заробітної плати. Грошові... на додану вартість за придбання трудової книжки працівників. Відповідальність за порушення правил...
- Трудова книжка зберігається в іншому місті: можливі наслідки для роботодавця
День звільнення роботодавець замість видачі трудової книжки надіслав працівникові повідомлення із... від відповідальності за затримку видачі трудової книжки. Аналіз ситуації. Отже, трудовим... своєчасне отримання працівником трудової книжки. Обов'язок щодо отримання трудової книжки в іншому місті... у разі затримки роботодавцем видачі працівникові трудової книжки роботодавець зобов'язаний відшкодувати працівникові... день розірвання трудового договору видати трудову книжку працівникові неможливо), законодавчо не...
- Як виправити дату народження у трудовій книжці
Зберігання трудових книжок, виготовлення бланків трудової книжки та забезпечення ними роботодавців, затверджених... обмежень щодо частин, розділів трудової книжки, до яких вносяться відповідні виправлення... працівника на титульному аркуші трудової книжки будуть виправлені вказаним способом, такі... Відповідно до позиції судів трудова книжка повинна прийматися органами Пенсійного фонду...
- Про правомірність запису, що міститься у трудовій книжці
Під час укладання трудового договору представив трудову книжку, у якій міститься запис, ... під час укладання трудового договору представив трудову книжку, у якій міститься запис... норми законодавства. Судячи з трудової книжки, засуджений відбував покарання у... період внесення записів до трудових книжок здійснювалося на підставі Постанови... час не діє), до трудових книжок осіб, які відбули виправні роботи... Зазначені записи вносяться до трудових книжок після закінчення фактичного терміну...
- Чи має право роботодавець затримати видачу трудової книжки та здійснення розрахунку при звільненні співробітника до закінчення інвентаризації?
Відповідальної особи затримати видачу йому трудової книжки та остаточний розрахунок з... особи затримати видачу їй трудової книжки та остаточний розрахунок з... Роботодавець не має права затримувати видачу трудової книжки та здійснення розрахунку при звільненні... договору роботодавець зобов'язаний видати працівникові трудову книжку та зробити з ним... працівникові в день звільнення трудової книжки або невиплата у зазначений... Питання: Роботодавець не хоче віддавати трудову книжку... (інформаційний портал Роструда "...
- Електронні трудові книжки
Включатися відомості, що містяться в чинній трудовій книжці, за винятком відомостей про освіту... включатися відомості, що містяться в чинній трудовій книжці, за винятком відомостей про освіту... , що хочуть продовжити користуватися паперовими трудовими книжками. В цьому випадку потрібно буде... року потрібно буде віддати йому трудову книжку, залишивши лише електронні відомості. Виняток... роботодавцю із заявою про ведення трудової книжки на паперовому носії. Термін зберігання...
- Облік трудових книжок та операцій з їх видачі
Насправді. Сьогодні трудова книжка встановленого зразка є основним документом... у порядку, як і трудова книжка. Форми трудової книжки та вкладиша до неї затверджені... у випадках роботодавець зобов'язаний видати трудову книжку (вкладиші у неї) безплатно. ... передбачається платність послуги з надання трудової книжки працівникові, за винятком окремих випадків... : може, установам вигідніше видавати трудові книжки безкоштовно? Зазначимо, що безкоштовна видача...
- За що та як звільнити працівника: покрокова інструкція
Розірвання трудового договору, записку-розрахунок, трудову книжку, особисту картку працівника. Звільнення... працівником трудових обов'язків(Прогулом). Трудова книжка видається працівникові в день припинення... подання підроблених документів (наприклад, підроблена трудова книжка, підроблений документ про освіту) ... звільнення до трудової книжки Запис про звільнення слід занести до трудової книжки на... роки; трудова книжка із записом про звільнення. Про отримання трудової книжки працівник...
- Якщо працівник працює дистанційно
Записи та коли вносяться до трудової книжки такого працівника? Дистанційна робота ... того, особливості є в оформленні трудової книжки. Зокрема, за згодою... під час укладання трудового договору вперше трудова книжка взагалі може не оформлятися. ... дистанційної роботибула внесена до трудової книжки, вона має передати її... повідомленням. Оскільки внесення до трудової книжки запису про дистанційний характер роботи... підставі наказу, якщо заповнювалася трудова книжка працівника, у ній робиться запис...
- Приймаємо роботу співробітника: покрокова інструкція для бухгалтера
Його такі документи: Паспорт громадянина; Трудова книжка. У разі, якщо співробітник до... Крок 6 . Заповнення трудової книжки Крок 7 . Реєстрація трудової книжки у книзі обліку трудових... . Більшість підприємств наймає персонал за трудовою книжкою з укладанням термінового або безстрокового... 7. Реєстрація трудової книжки у книзі обліку трудових книжок Трудові книжки та вкладиші у... чи іншого документа, що засвідчує особу; трудової книжки або документа, що підтверджує трудовий стаж.
- Роботодавець не видав працівникові необхідні документи під час звільнення: які наслідки?
Документів, що видаються працівникові, що звільняється: трудова книжка; довідка про суму заробітку за... працівнику? Відповідальність за невчасну видачу трудової книжки. Обов'язок відшкодувати працівникові матеріальна шкода... зберігання трудових книжок, виготовлення бланків трудової книжки та забезпечення ними роботодавців, ... через відсутність трудової книжки Позиція суду: затримка видачі трудової книжки сама по собі... роботодавець не видасть працівникові вчасно трудову книжку, згодом йому доведеться відшкодувати ...
- Якщо співробітник не вийшов із відпустки
Повідомлення про необхідність з'явитися за трудовою книжкою або дати згоду на відправлення... за весь термін затримки видачі трудової книжки; настане адміністративна відповідальність за ч... працівники приходять за документами, тому трудова книжка може бути відправлена поштою... з наказом про звільнення, видасть трудову книжку тощо), та працівник... повідомлення про необхідність з'явитися за трудовою книжкою або дати згоду на відправлення... про звільнення, внести запис до трудової книжки та здійснити інші дії, ...
- Заяви працівника: у якій формі вони можуть надійти і у яких випадках?
За бажанням працівника: у трудову книжку за місцем основної роботи вносяться... РФ 1 Видача працівникові трудової книжки з метою обов'язкового соціального... . Колишній працівник: який отримав трудову книжку після звільнення, – з письмовим зверненням... РФ); що втратив трудову книжку, – із заявою про видачу дубліката трудової книжки (п. 31 ... трудових книжок, виготовлення бланків трудової книжки та забезпечення ними роботодавців, ... 04.2003 № 225 «Про трудові книжки»). Заяви, прийняті від працівників, ...
- Обхідний лист: практика застосування
Затримки роботодавцем видачі працівникові трудової книжки роботодавець зобов'язаний відшкодувати йому... трудових книжок, виготовлення бланків трудової книжки та забезпечення ними роботодавців встановлено... затримку грошових виплат та видачі трудової книжки, – вапелаційні терміни: Визначення Ленінградського... трудової книжки. Роботодавець також не несе відповідальності за затримку видачі трудової книжки... письмовому зверненню працівника, який не отримав трудової книжки після звільнення, роботодавець зобов'язаний...
- Як сумісника зробити основним працівником?
На роботу. Однак у трудову книжку сумісника запис про прийом може лише угоду, внести запис у трудову книжку, скоригувати внутрішні документи. Проте... мінус – незрозуміло, як оформляти трудову книжку, відповідно у працівника можуть виникнути... особисту картку; внесіть дані трудової книжки до книги обліку руху трудових... етапі: як зробити запис у трудовій книжці? Дійсно важке питання, оскільки... в основному місці, тоді запис у трудовій книжці може виглядати так. № запису...
Трудова книжка - один із найважливіших документів, задіяних при оформленні відносин між роботодавцем та найманим співробітником. Норми поводження з нею визначено лише на рівні федеральних правових актів. Правила ведення трудової книжки — взірець досить суворого законодавства. Яка їхня специфіка?
Загальні факти про ведення трудових книжок
Головне законодавче джерело, що регламентує правила ведення трудових книжок - 225 Постанова Уряду Росії, видана 16 квітня 2003 року. У ньому послідовно викладено всі нюанси щодо коректного поводження з цим документом. Розглянемо загальні факти ведення трудових книжок, які у Постанові.
Цей правовий акт встановлює, що трудкнижка - це головний документ, що відображає відомості про діяльність та стаж громадянина. У Постанові сказано, що роботодавці зобов'язані заводити трудові книжки (а також продовжувати ведення діючих) для кожного співробітника, який пропрацював в організації понад 5 днів (за умови, що ця робота є основною).
Можна відзначити, що в тих досить поодиноких випадках, коли роботодавець - фізособа, трудкнижка не заводиться - це заборонено законом.
Ключові відомості, що відображаються у трудовій книжці: персональні дані про співробітника, характер виконуваної ним роботи, інформація про переходи між різними роботодавцями, факти про нагороди за різні досягнення. Будь-які дисциплінарні стягненняу документ не вписуються, якщо це не звільнення.
Заповнюються трудові книжки російською, а національних російських республіках можливе використання місцевих мов, які мають статус державної.
Оформлення книжок
Правила ведення трудової книжки ми можемо почати досліджувати з пунктів, що відбивають особливості заповнення документа. Перерахуємо найважливіші факти щодо цього процесу:
Якщо співробітник прийнятий працювати вперше, то компанія-наймач має оформити трудкнижку йому протягом тижня після того, як людина почне свою ;
Відомості про співробітника вписуються в документ, що розглядається, на основі паспорта або іншого визнаного законом джерела, що засвідчує особу;
Дані про освіту, отриману працівником, а також про його спеціальності, професії беруться з дипломів та інших документів, що підтверджують кваліфікацію;
Як тільки трудкнижка оформлена, роботодавець зобов'язується коректним чином вести її. Але по суті, все, що може робити компанія з трудовою книжкою, — це вносити до неї записи та робити коригування. Тому дуже важливо знати, як правильно вносити до відповідного документа записи.
Внесення записів
Правила ведення трудової книжки припускають, що всі записи до неї (наприклад, що стосуються перекладів, фактів про кваліфікацію, звільнення, нагородження тощо) вносяться на підставі наказу, який має підписати компетентна людина з керівного складукомпанії-роботодавця. Внесення до трудкнижки відомостей повинно здійснюватися без використання скорочень. Записи мають супроводжуватись порядковим номером. Всякий раз, коли кадрова службаФірми коригує трудову книжку працівника, вона повинна повідомити його про зміни під розпис.
Якщо належить внесення до документа відомостей про звільнення, то формулювання повинні повністю відповідати тим, що передбачені в ТК РФ та інших федеральних законах. Якщо припиняється відповідно до 77-ї статті ТК РФ, то в трудкнижці необхідно послатися на необхідний пункт з 1-ї її частини. Якщо людина звільняється виходячи з положень 81-ї статті ТК РФ, то документі також необхідно відобразити передбачені законом формулювання. Якщо трудовий договірприпиняється з незалежних від роботодавця і співробітника обставин, то посилання має бути положення 83-ї статті ТК РФ.
Якщо співробітник побажає, то в трудкнижці можуть бути зафіксовані відомості щодо роботи за сумісництвом (у тому числі звільнення з неї). Але для цього працівник має надати до кадрової служби документ, який підтверджує його трудові відносини з іншим роботодавцем.
Серед інших популярних записів, які передбачають правила ведення трудової книжки, - відомості про військову службу (а також про роботу в органах внутрішніх справ та інших державних та силових структурах). Також до документа можуть бути вписані відомості, що відображають факт проходження співробітниками курсів підвищення кваліфікації.
У трудкнижці, як ми зазначили вище, фіксуються відомості про нагородження співробітника через його трудові досягнення. Це може бути інформація про державні нагороди, про почесні звання, про вручення грамот, значків, дипломів та інші види заохочень, які передбачені законами РФ та локальними правовими актами роботодавців.
Зміни та виправлення
Правила ведення трудової книжки також допускають внесення до цього документа змін та виправлень. Як вони повинні проводитися? Якщо йдеться про зміну ПІБ, дати народження, інформацію про освіту, то дії кадрової служби повинні підтверджуватись документами, що стосуються оновлюваних фактів.
Якщо так вийде, що кадровик помилився, вносячи запис у трудкнижку, це можна виправити. При цьому відповідне коригування може зробити кадрова служба також і на новій роботі, якщо у її розпорядженні буде документ, що підтверджує, від попереднього роботодавця.
Якщо йдеться про виправлення в розділах, що відображають факти про роботу чи нагородження, то невірні дані не можна закреслювати: слід робити позначки про те, що вони недійсні, а поряд вноситься правильна інформація.
Можливий сценарій, за якого організація, яка припустилася помилки в оформленні трудової книжки, змінила правовий статус. І тут коригування у документі має зробити фірма, що стала правонаступником компанії. При ліквідації організації зміни до трудкнижки вносить новий роботодавець. Аналогічний сценарій – якщо наймачем виступає ІП, який ліквідував свій статус.
Видача дублікату трудкнижки
Розглянемо ще один важливий аспект, який включають правила ведення трудових книжок. 225-а Постанова Уряду РФ допускає видачу їх дублікатів. При цьому підстав щодо цієї процедури може бути кілька. Вивчимо ключові, що містять правила ведення трудової книжки. Що робити працівникові, якщо він, наприклад, випадково втратив відповідний документ?
Насамперед потрібно повідомити про цей факт роботодавцю. За законом, компанія повинна видати в цьому випадку дублікат трудкнижки протягом 15 днів. Оформляючи цей документ, роботодавець повинен внести до нього відомості, що відображають стаж роботи (який підтверджується документально), а також інформацію про нагороди.
Можливий варіант із видачею дубліката замість чинної трудової книжки, яка містить недійсний запис про звільнення або факт перекладу на інше місце роботи. В цьому випадку Нова версіядокумент міститиме всі необхідні дані, за винятком некоректних.
Правила ведення, зберігання трудових книжок припускають, що роботодавець повинен забезпечувати їхню цілісність, не допускати пошкоджень, не повинен втрачати відповідні документи. Але буває так, що через силу різних причинФірма все-таки порушує одне з цих правил. Наприклад, через надзвичайну ситуацію. Якщо так вийшло, що трудові книжки масово загублені роботодавцем, то співробітників, зафіксований у них, встановлюється спеціальною комісією. До її складу входять компетентні представники підприємств-роботодавців, різних профспілкових організацій та інших уповноважених структур.
Комісія вивчає документи, які є у співробітника — довідки або, наприклад, ті, що стосуються діяльності профспілки — квитки, облікові картки, розрахункові книжки Якщо відповідних джерел у працівника в наявності немає, то факти про те, що він працював у такій компанії, можуть бути підтверджені на основі показань свідків двох і більше осіб, які колись були колегами для людини. Після роботи комісії дублікати документів, які оформлені в установленому порядку, видаються працівникам. Можливе також підключення судів до процесу встановлення тривалості виробничого стажу.
Видача книжки під час звільнення
Існує кілька нормативних актів, які так чи інакше корелюють з Постановою, яка встановлює правила ведення трудової книжки. Відповідно до ТК РФ, зокрема, роботодавець зобов'язаний видати співробітнику відповідний документ руки після звільнення. Як це здійснюється на практиці?
У процесі звільнення записи, які кадрова служба роботодавця вносила до праці книжки співробітника, повинні бути в установленому порядку засвідчені. Також свій підпис має поставити сам працівник. Якщо інформація в трудкнижку вносилася не тільки російською, то засвідчуються формулювання також і іншою мовою.
Оформлення вкладок
До трудової книжки може додаватися оформлений у порядку вкладиш. Має він унікальні ідентифікатори — серію та номер. Він застосовується, якщо в трудкнижці заповнені всі або пов'язані з будь-яким із розділів сторінки, внаслідок чого вписувати нові відомості нікуди.
Вкладиш ведеться за тими самими правилами, як і трудова книжка, і цього документа він недійсний. Щоразу, коли кадрова служба оформляє вкладку, необхідно ставити штамп, що відображає цей факт, у трудкнижці.
Зберігання книжок
У 225-й Постанові відображаються не лише базові правила ведення трудової книжки. Як зберігати ці документи, а також вести їх облік, там також розказано. Можна відзначити, що відповідні процедури роботодавець повинен вести не тільки щодо трудових книжок і вкладишів, що діють, але також і бланків.
Для забезпечення коректного обліку документів компанія має завести декілька документів:
Прибутково-видаткову книгу, в якій фіксуються відомості щодо бланків трудкнижок та вкладишів;
Книгу обліку руху документів.
Форми відповідних документів визначаються у нормативних актах, що видаються органами виконавчої владиРФ. Щодо прибутково-видаткової книги — до неї повинні заноситись відомості про всі процедури, що відображають отримання або ж, витрачання бланків, про які йде мова. Необхідно, здійснюючи облік, вказувати серію та номер кожного документа. У книзі обліку руху книжок і вкладишів, що додаються до них, необхідно реєструвати документи, які приймаються від співробітників, що надходять на роботу, а також трудкнижки та вкладиші, що їх доповнюють. За фірми розписується в обох книгах.
Бланки трудкнижок та вкладишів підлягають зберіганню як документи суворої звітності. Видаються вони лише компетентним співробітникам компанії за заявкою. Фахівець відповідного профілю повинен надавати до своєї бухгалтерії звіт про те, як справи з кількістю бланків, про грошові суми, отримані за трудкнижки та вкладиші.
Аспекти виготовлення та придбання трудових книжок
Трудкнижка найважливіший документ, і тому виготовляється він у порядку, що затверджується на рівні офіційних органів влади. Бланки трудових книжок, а також вкладишів мають відповідні елементи захисту. Компанія-роботодавець повинна сама купувати аналізовані типи документів, але, водночас, вправі брати він компенсацію відповідних витрат із боку працівників.
Трудкнижки у Росії: еволюція законодавства
Найцікавіші факти відбиває еволюція законодавства, встановлює правила ведення трудових книжок. Росія — держава з законами, що часто змінюються, в багатьох сферах. На думку багатьох юристів, сфера трудового праваі суміжної з ним галузей - яскравий тому приклад.
Насамперед зазначимо, що правила ведення трудової книжки до 2003 року та ті, що встановлені зараз, регулювалися принципово різними нормативними актами. Незважаючи на те, що до 2003-го сучасна російська державність цілком відбулася, у сфері регулювання обороту трудкнижок діяли радянські закони. Так, порядок заповнення відповідних документів регулювався постановою №656 від 06.09.1973 р., виданого Радміном СРСР, а також Всесоюзною центральною радою Профспілок спільно – «Про трудові книжки робітників та службовців». Відповідно до даного джерела права було також видано Інструкцію, згідно з якою мав здійснюватися облік трудкнижок на радянських підприємствах. Затверджено цей документ був, у свою чергу, Постановою Держкомпраці СРСР. Один із найдоступніших ресурсів, за допомогою яких можна для довідки знайти радянські правила ведення трудової книжки – «Консультант». Але трапляється цей документ і в інших довідково-правових системах.
Які цікаві фактичи містять радянські правила ведення трудових книжок? Росія їх сильно змінила? У принципі, багато положень виданого в СРСР правового акта були схожі на ті, що ми спостерігаємо в сучасному законодавстві. Так, наприклад, в одному з положень радянського документа сказано, що співробітники мають ознайомлюватися з фактами внесення будь-яких змін до трудкнижки або вкладиша до неї. Приблизно ті ж самі формулювання, як ми зазначили вище, містять правила ведення трудових книжок 2014 року.
Також серед норм, що мають характер схожості з сучасними — положення про те, що з кожним записом у трудкнижці, що відображає факт прийому людини на роботу, звільнення або переведення на інше місце виконання трудових обов'язків, кадрова служба має ознайомити співробітника під розпис.
Разом з тим, на рівні зазначених нами положень простежуються також значні відмінності між радянським та російським підходом до ведення трудкнижок. Так, наприклад, у правових актах, виданих у СРСР, було сказано, що співробітник повинен ставити підписи, які засвідчують інші коригування в документі, у спеціальних формах. У той час як правила ведення трудових книжок 2014 року припускають, що людина може підписуватися також і у трудовій книжці.
Відмінності у версіях
Інший найважливіший історичний аспект, що відображає специфіку російських трудкнижок - те, що випускаються вони в різних серіях. Зараз їх налічується 5. Найперша серія вийшла наступного року після того, як були введені нові правила ведення трудових книжок російського зразка, які замінили радянські норми Серія одержала індекс ТК. Порівняно з попередніми версіями трудкнижок, бланк трохи зменшився, змінив колір.
Серія ТК характеризується кількома ступенями захисту. Так, наприклад, на всіх сторінках трудкнижок є видиме в словосполучення «Трудова книжка», а також у вигляді абревіатури ТК. Аркуші документів нових серій пошиті за допомогою нитки «Біколор», що складається з двох кольорів.
Як ми зазначили вище, з 2004 року вийшло 5 серій трудових книжок. У 2004-2005 роках - ТК, у 2006 - 2007-х використовувалася інша серя - ТК - I, з 2008 року по червень 2010-го - наступна, ТК - II, потім - ТК - III, що діяла до 2012 року. У 2013 році вийшла нова серіятрудкнижок - ТК - IV.
Яке це має практичне значення? Річ у тім, що приналежність трудкнижки тієї чи іншої серії може вплинути, наприклад, визначення її справжності. Якщо документ серії 2012 містить дані, навіть якщо дотримані всі правила ведення трудової книжки, 2010 року, то він буде недійсний. Можливо, роботодавець просто не зміг простежити за відповідністю року випуску книги тому моменту, коли вона заповнювалася, але законодавець може трактувати це як і. і не лише за допомогою перевірки відповідності інформації, відображеної в документі, року випуску його серії.
