Отчитане на труда и заплатив организацията се провежда въз основа на първични документи, генерирани в службата за персонал. Лоша работа кадрово обслужваненеминуемо се отразява на работата както на счетоводния отдел, така и на цялата организация. Последицата от това е ненавременното заплащане на служителите, отпуските по болест, ненавременната подготовка на документи за подаване в държавните социални органи. В резултат на това има намаление финансови показателипредприятия като цяло.
Спазване на Кодекса на труда Руска федерация, коректността на кадрова документацияконтролира както органите на Федералната инспекция по труда (Rostrudinspektsiya), така и органите на Федералната данъчен офис. Държавният инспектор може да дойде в офиса на всяка организация, независимо от формата на собственост, и да поиска документи, свързани с досиета на персонала, както и други задължителни вътрешни фирмени разпоредби и заповеди, налични в организацията ( федералният законот 8 август 2001 г. № 134-FZ „За защитата на правата юридически лицаИ индивидуални предприемачипри държавен контрол (надзор)”).
Документирането на дейностите на службата за персонал обхваща всички процеси, свързани с подготовката и обработката на документация за персонала в съответствие с установените правила, и решава следните задачи за управление на персонала:
● организация на работа на служителите;
● сключване на трудов договор и наемане на работа;
● преместване на друга работа;
● предоставяне на отпуски на служителите;
● стимули за служителите;
● Налагане на работниците дисциплинарни мерки;
● атестиране на служителите;
● поддържане на щатното разписание;
● отчитане на използването на работното време;
● привличане на служители за работа през почивните и неработни дни почивни дни;
● регистрация на командировки;
● прекратяване на трудовия договор и освобождаване от работа.
Превъртете документи за персонала, които организациите трябва да поддържат, независимо от формата на собственост, е дадено в приложението. Той също така съдържа нормативни документи, регламентиращи задължението на работодателя да поддържа определени документи за персонала и условията за тяхното съхранение (в съответствие със Списъка на стандартните управленски документи, генерирани в дейностите на организацията, посочващи периодите на съхранение, одобрени от Федерални архиви на 06.10.2000 г., изменени от 27 октомври 2003 г.).
Организацията на труда на служителите се осъществява чрез приемане (одобрение от ръководителя на организацията или упълномощено от него длъжностно лице) на местни разпоредби. Всеки работодател в без провалтрябва да има вътрешни правила работен графики регламент за защита на личните данни. Други местни разпоредби, като наредбата за възнагражденията, нормирането на труда, бонусите и др материално стимулиране, атестации и др., се приемат при необходимост.
Колективният договор (договор) има консултативен характер, тъй като се сключва по споразумение на страните (глава 7 от Кодекса на труда на Руската федерация). Поддържането на личните досиета на служителите е препоръчително за частните компании. Задължението на работодателя да води лични досиета се разпростира и върху служителите държавни организациив съответствие с Федералния закон от 27 юли 2004 г. № FZ-79 „За държавата публичната службаРуска федерация". За удобство все още се препоръчва да се формират лични досиета или лични папки и да се определи процедурата за тяхното формиране в местния регулаторен акт на организацията, одобрен от ръководителя.
В личното досие (лична папка) на служителя можете да включите копия на документи, които са необходими при кандидатстване за работа (паспорт, военна лична карта, удостоверение за присвояване на TIN, удостоверение за пенсионно осигуряване, свидетелство за брак, акт за раждане на деца - за предоставяне на облекчения за данък върху доходите; документи за образование и др.) и впоследствие всички основни документи, създадени през периода трудова дейностслужител, който характеризира неговата трудова дейност (заявления за прехвърляне на друга работа, писмо за напускане, характеристики, документи за повишаване на квалификацията, копия от заповеди за приемане, преместване, уволнение и др.).
Освен това работодателят трябва да разполага със следните документи за защита на труда:
● инструкции по безопасност на труда;
● дневник за инструктаж (запознаване с инструкции);
● дневник за задължителните медицински прегледи на служителите и други.
Тези документи могат да се съхраняват в отдела за персонал на предприятието, ако организацията няма отделна служба за защита на труда или в офиса.
Забележка
В съответствие с подс. "а" част 1 на чл. 356 от Кодекса на труда на Руската федерация, Федералната инспекция по труда извършва държавен надзори наблюдение на спазването от работодателите на трудовото законодателство и други нормативни правни актове. Федералната инспекция по труда има право да изпраща по предписания начин до федералните изпълнителни органи, изпълнителните органи на съставните образувания на Руската федерация, органи местно управление, правоохранителните органии до съдилищата искове и други материали за фактите на нарушения на законодателството в областта на труда и защитата на труда, до спиране на дейността на фирмите, в които са разкрити нарушения (член 3.12 от Кодекса за административните нарушения).
Организационните лидери са лична отговорностза образувания в процеса на дейността им документален фонд. За нарушение на законодателството на Руската федерация и други регулаторни правни актове, неправилно поддържане на документация за персонала или липса на такава, законодателят предвижда налагане административна глоба: за длъжностни лица - от 1000 до 5000 рубли, за юридически лица - от 30 000 до 50 000 рубли. или административно спиране на дейности до 90 дни и многократно - води до дисквалификация на длъжностно лице (членове 3.11, 3.12, 5.27, 5.44 и 14.23 от Кодекса за административните нарушения).
ПРИЛОЖЕНИЕ
Списък на документите за персонала, необходими за организацията
|
Документ |
Какъв документ урежда |
Забележка |
Срок на годност |
|
|
Правилник за вътрешния трудов ред (ПВТР) |
Член 189 от Кодекса на труда на Руската федерация |
При наемане на работа (преди подписване на трудовия договор) работодателят е длъжен да запознае служителя с ПВТР срещу подпис. Валидни до смяна с нови. |
Постоянно |
|
|
Наредба за защита на личните данни на служителите |
Член 86 от Кодекса на труда на Руската федерация |
При наемане (преди подписване на трудов договор) работодателят е длъжен да запознае служителя с Правилника за защита на личните данни на служителите срещу подпис. Валидна до смяна с нова. |
Постоянно |
|
|
Таблица с персонал (f. T-3) (щат) |
Той се компилира всеки път, когато се правят определени промени в него. |
Постоянно |
||
|
Книга за отчитане на движението трудови книжкии вложки за тях |
Съхранява се в отдел "Личен състав" и се поддържа постоянно. |
|||
|
Книга за приходите и разходите за счетоводно отчитане на формуляри на трудови книжки и вложки към тях |
Инструкции за реда за попълване на трудови книжки и притурки към тях (одобрени с постановление на Министерството на труда на Русия от 10 октомври 2003 г. № 69) |
Съхранява се в счетоводството заедно с формулярите на трудовите книжки и притурките към тях; формулярите се изпращат до отдела за персонал по искане на служител по персонала. |
50 години (но при ликвидация на дружеството се предава в градския архив заедно с други документи, чийто срок на годност е 75 години) |
|
|
Наредби за възнагражденията, бонусите и материалните стимули |
Раздел 6 от Кодекса на труда на Руската федерация, глава 21 от Кодекса на труда на Руската федерация |
При наличието на сложни системи за заплащане и труд и системи за бонуси. Валидна до смяна с нова. |
Постоянно |
|
|
Правилник за системата на обучение |
Членове 196, 197 от Кодекса на труда на Руската федерация |
Ако в организацията има система за обучение. |
Постоянно |
|
|
Правила за сертифициране на служителите |
Член 81 от Кодекса на труда на Руската федерация |
При провеждане на атестация по преценка на работодателя. |
Постоянно |
|
|
График на отпуските |
Одобрено от работодателя не по-късно от две седмици преди началото на календарната година. |
|||
|
Трудов договор |
Членове 16, 56, 57, 67 от Кодекса на труда на Руската федерация |
Е в писанес всеки служител. |
||
|
Длъжностни характеристики за всяка длъжност в съответствие с щатното разписание, работни инструкции за професии |
Приема се по преценка на работодателя. |
Постоянно |
||
|
Поръчки за работа |
Член 68 от Кодекса на труда на Руската федерация |
Издава се въз основа на трудов договор. Те се съобщават на служителя срещу подпис в тридневен срок от датата на фактическото започване на работа. |
||
|
Заповеди за преместване на друга работа |
Член 72, параграф 1 от Кодекса на труда на Руската федерация |
Издава се въз основа на споразумение за преместване на друга работа (допълнително споразумение към трудовия договор). |
||
|
Заповеди за уволнение |
Член 84, параграф 1 от Кодекса на труда на Руската федерация |
|||
|
Поръчки за основна дейност |
Публикуван според нуждите. Заповедите за извършване на основната дейност, изготвени от службата за персонал, се регистрират и съхраняват в канцеларията. Отдел "Личен състав" води делото "Копия от заповеди за основна дейност". |
1 година (копия от заповеди, съхранявани от отдела за персонал) |
||
|
Оставете поръчки |
Издава се въз основа на графика за отпуск или заявлението на служителя |
|||
|
Молби на служители за неплатен отпуск |
Член 128 от Кодекса на труда на Руската федерация |
Неплатеният отпуск се предоставя по искане (по искане) на служителя в съответствие с част 1 на чл. 128 от Кодекса на труда на Руската федерация или по искане на закона въз основа на заявлението на служителя (част 2 на член 128 от Кодекса на труда на Руската федерация). |
||
|
Лична карта на служителя (формуляр T-2) |
Провежда се за всеки служител. |
|||
|
История на заетостта |
Член 66 от Кодекса на труда на Руската федерация, Постановление на правителството на Руската федерация от 16 април 2003 г. № 225 „За трудовите книжки“, Инструкции за реда за попълване на трудови книжки и притурки към тях (одобрени от Постановление на Министерството на труда на Русия от 10 октомври 2003 г. № 69) |
Работодателят поддържа трудови книжки за всеки служител, който е работил за него повече от пет дни. |
При уволнение служителят получава в ръцете си трудова книжка. Непотърсените трудови книжки се съхраняват в организацията в продължение на 50 години; при ликвидация на предприятието те се архивират |
|
|
Споразумения на пълен отговорност |
Те се сключват със служители, които пряко обслужват материални активи. |
|||
|
Книга за отчитане (регистрационен дневник) на поръчки за основна дейност |
Инструкции за офис работа в службата за персонал на ВНИИДАД " Примерна инструкциявърху документацията в службата за персонал на организацията "(препоръчително) |
Трябва да бъде номерирано и прошито, подпечатано и подписано от работодателя |
||
|
Книга за отчитане (регистрационен дневник) на заповедите за наемане на работа |
||||
|
Книга за отчитане (регистрационен дневник) на заповеди за уволнение |
||||
|
Книга за отчитане (регистрационен дневник) на заповеди за предоставяне на отпуски |
||||
|
Журнал за регистрация на удостоверения за пътуване |
||||
|
График за време |
Член 91, част 3 от Кодекса на труда на Руската федерация |
Работодателят е длъжен да води отчет за действително отработеното време от всеки служител |
||
|
график на смени |
Член 103 от Кодекса на труда на Руската федерация |
Довежда се до знанието на служителите не по-късно от един месец преди влизането му в сила. |
||
|
Регистър на проверките на контролните органи |
Федерален закон от 8 август 2001 г. № 134-FZ „За защита на правата на юридическите лица и индивидуалните предприемачи по време на държавен контрол (надзор)“ |
Провежда се от всички юридически лица и предприемачи без образуване на юридическо лице |
Постоянно |
|
|
Протоколи от заседания, решения на атестационни квалификационни комисии |
Правила за сертифициране на служителите на предприятието |
Издават се атестационна комисия |
||
|
Разписания и облекло на работниците вредни професии |
Член 91, част 3 от Кодекса на труда на Руската федерация |
Съставя се ежемесечно. |
||
|
Списъци на работниците в производството с вредни условиятруд |
Постановление на Министерския съвет на СССР от 26 януари 1991 г. № 10 „За утвърждаване на списъци на отрасли, работни места, професии, длъжности, показатели, даващи право на преференциално пенсионно осигуряване“ |
При производство с вредни условия на труд; е в ход. |
||
|
Списъци на служителите, които се пенсионират с преференциална пенсия |
||||
|
Кореспонденция при назначаване - държавни пенсии и помощи; преференциална пенсия |
||||
|
Инструкции по безопасност на труда по професии |
Раздел 10 от Кодекса на труда на Руската федерация |
Постоянно |
||
|
Дневник на инструктажа (запознаване с инструкции) |
Раздел 10 от Кодекса на труда на Руската федерация |
|||
|
Журнал за задължителен медицински преглед на служителите |
Член 69 от Кодекса на труда на Руската федерация, заповед на Министерството на здравеопазването и медицинската промишленост на Руската федерация от 14 март 1996 г. № 90 „За реда за провеждане на предварителни и периодични медицински прегледиработници и медицински правила за допускане до професията” (с измененията на 6 февруари 2001 г.) |
|||
|
Актове за ПТП |
Указ на Министерството на труда на Руската федерация от 24 октомври 2002 г. № 73 „За утвърждаване на формулярите на документите, необходими за разследване и отчитане на промишлени аварии, и разпоредбите относно характеристиките на разследването на промишлени аварии в някои индустрии и организации" |
|||
|
Актове за разследване на професионални отравяния и заболявания |
Е.Н. Малкова,
HR специалист в Algorithm LLC
Придаване на правна сила на документи
* инструкция за управление на досиета на персонала
* подготовка на файлове на службата за персонал за прехвърляне в архива на организацията, периоди на съхранение
* отговорността на работодателя за нарушаване на изискванията за поддържане на кадрови досиета
Основната цел на кадровата документация е да даде по-голяма прозрачност на трудовите отношения. Цялата система за документация на персонала установява определени правила, при които на служителите се гарантира стабилност, а администрацията улеснява управлението на персонала. Най-точното регулиране на кръга от права и задължения с помощта на документите за персонала е в интерес на двете страни по трудовите отношения.
Съставът на местните разпоредби, които са задължителни за всеки работодател, съгласно тълкуването на нормите на Кодекса на труда на Руската федерация, включва:
Персонал (член 57 от Кодекса на труда на Руската федерация);
· Правила за вътрешния трудов ред (членове 56, 189, 190 от Кодекса на труда на Руската федерация);
Документи, установяващи процедурата за обработка на лични данни на служителите, техните права и задължения в тази област (членове 86, 87, 88 от Кодекса на труда на Руската федерация);
· По време на работа на смени всяка група работници трябва да извършва работа през установеното работно време в съответствие с графика на смени (член 103 от Кодекса на труда на Руската федерация);
График на отпуските (член 123 от Кодекса на труда на Руската федерация);
· Правила и инструкции за охрана на труда. Работодателят е длъжен да осигури безопасни условия и защита на труда, правилата и инструкциите за защита на труда трябва да бъдат съставени и доведени до знанието на служителите срещу подпис (член 212 от Кодекса на труда на Руската федерация).
Тези документи за персонала са сред онези, които преди всичко се проверяват от инспекторите на федералната инспекция по труда.
График на смени Св. 103 от Кодекса на труда на Руската федерация Задължително при наличие на работа на смени
Документация за персонала
Създава се в процеса на изпълнение от отдела по персонала на неговите задължения за документиране на работата с персонала. Документацията за персонала винаги е „обвързана“ с конкретен служител и отразява спецификата на неговата длъжност (професия), условията на работа, резултатите от труда и др.Този тип документация включва:
административни документи, документи, потвърждаващи трудовата дейност на служителя;
информационно - разчетни документи;
официална вътрешна кореспонденция;
дневници (книги) за счетоводство и регистрация на документи.
Документите, включени във всяка от тези групи, имат свои собствени характеристики. Те са предназначени за различни цели, те се разработват, одобряват и прилагат по различни начини.
Административни документи
Документи, потвърждаващи трудова дейност
Справка и разчетни документи
Вътрешна бизнес кореспонденция
Журнал (книги) за счетоводство и регистрация
Заповеди по персонала:
Относно наемането
- при уволнение
- относно превода
- относно посоката към
командировка
- предоставяне на отпуск
- относно промоцията
- налагане на дисциплинарно наказание
Поръчки за основна дейност
Трудови книжки
- трудови договори и изменения в тях
- копия от заповеди за персонала
Лични карти на служителите
- лични досиета на служители
- график на работното време
Изявление на служител
- служебни бележки
- обяснителна
- представителство
Регистрация трудови договори
- регистрация на заповеди за приемане, преместване и освобождаване на служители
- регистрация на заповеди за отпуск
- регистрация на заповеди за командировки на служители
- регистрация на документи за пътуване
- регистрация на сервизни задачи
- регистрация на местни разпоредби
- счетоводна книга за движението на трудовите книжки и вложките към тях
- регистрация на заповеди за стимулиране и налагане на дисциплинарни наказания
- издаване на информация за персонала
- осчетоводяване на болнични листове
Административни документи
Този тип вътрешни документи включват заповеди и заповеди на ръководителя. С тяхна помощ ръководителят на организацията упражнява правомощията за управление на организацията, предвидени в устава на тази организация.Заповедите на първия служител на дружеството са разделени на две самостоятелни групи.
Първата група - заповеди относно основните дейности на организацията (по производствени въпроси, за одобряване на щатното разписание на организацията, инструкции за управление на досиетата на персонала, процедурата за атестация).
Вторият - заповеди за персонала (за наемане, за уволнение, за прехвърляне на друга работа, за предоставяне на ваканции, за стимули и дисциплинарни наказания).
Документите, включени в първата група, обхващат дейността на организацията като цяло, те се отнасят само косвено до работата на службата за персонал.
Втората група включва документи, пряко свързани с трудовата дейност на служителите.
Много от тези документи се поддържат от стандартна формаодобрен от Държавния статистически комитет на Русия.
Документи, потвърждаващи трудовата дейност на служителя
Тези документи включват:- История на заетостта,
- трудов договор,
- удостоверение за работа,
- Копия от заповеди за приемане и уволнение.
Целта на тези документи е да отразят възможно най-точно трудовия стаж на служителя. Факт е, че трудовият стаж (общ трудов или осигурителен) е важен както за бъдещото пенсионно осигуряване на служителя, така и за назначаването му на обезщетения за временна нетрудоспособност през периода на работа.
Въз основа на копия от заповеди на други работодатели в трудовата книжка на служителя се правят записи за работа на непълно работно време и се издава дубликат на трудовата книжка.
Справка и разчетни документи
Информационните и сетълмент документи се поддържат от отдела по персонала за записване на личните данни на служителите, за осигуряване на информация, свързана с тяхната трудова дейност.Те включват:
- лична карта на служителя,
- персонал,
- график,
- Лични неща.
Формата на повечето от тези документи също е унифицирана.
Вътрешна бизнес кореспонденция
Използва се вътрешна кореспонденция в организацията документациявсички кадрови решения. Например, за да се привлече служител към дисциплинарна отговорност, е необходимо да се получат обяснения от служителя.
Ако говорим за насърчаване на служител, неговият непосредствен ръководител изпраща идея до ръководителя на организацията за насърчаване на служителя.
С помощта на вътрешната официална кореспонденция има и официален обмен на мнения между длъжностни лицаорганизация, между длъжностни лица и ръководството на организацията.
Дневници за счетоводство и контрол
Регистрационни дневници (книги) се поддържат в организациите за записване на документация за персонала (заповеди за персонала, трудови книжки, лични досиета, лични карти). Правилното осчетоводяване на документа (с присвояване на конкретен номер и с маркировка върху датата на регистрация) му придава правна сила (силата на доказателство), с помощта на която работодателят може уверено да спечели трудов спорсъс служител.
Отдел "Човешки ресурси" поддържа регистрация на документите за персонала и използва следните регистрационни форми или те се поддържат от други упълномощени лица:
- регистър на трудовите договори;
- регистър на заповедите за приемане, преместване и освобождаване на служители;
- дневник за регистрация на заповеди за предоставяне на отпуск;
- дневник за регистрация на заповеди за командировки на служители;
- дневник за регистрация на удостоверения за пътуване;
- регистър на служебните задачи;
- регистър на местните разпоредби;
- книга за отчитане на движението на трудовите книжки и вложките към тях;
- книга за приходите и разходите за счетоводни форми на трудовата книжка и вложка към нея;
- дневник за регистрация на заповеди за стимули и налагане на дисциплинарни наказания;
- Журнал за издаване на удостоверения за персонала;
- регистър на болничните листове;
- регистър на трудовите злополуки.
Формулярите на някои списания и книги се одобряват от официални органи, докато други се разработват от самата организация.
Например, формата на книгата за отчитане на движението на трудови книжки и вложки към тях е одобрена с постановление на Министерството на труда на Русия от 10 октомври 2003 г. № 69. Регистърът за лични дела или регистърът за медицински прегледи няма препоръчителна форма, поради което се разработва от самата организация по свое усмотрение.
Изискват ли се всички документи?
Всички изброени вътрешни документи на организацията са условно разделени на три блока:
- задължително,
- препоръчително,
- в зависимост от спецификата на организацията.
Задължителни документитрябва да се извършва от всички организации без изключение, независимо от тяхната организационна и правна форма, обхват на дейност и численост на персонала. Всички тези документи пряко или косвено са посочени в Кодекса на труда. По този начин необходимостта от поддържане на правилник за вътрешния трудов ред следва от чл. 189 и 190 от Кодекса на труда на Руската федерация, задължителното щатно разписание - от чл. 57 от Кодекса на труда на Руската федерация, а документите за защита на личните данни се изготвят въз основа на изискванията на гл. 14 от Кодекса на труда на Руската федерация.
Препоръчителни документислужат за оптимизиране на работата с персонала. Те могат или не могат да бъдат в организацията. Зависи от решението изпълнителен директорили мениджър Човешки ресурси.
Например, длъжностните характеристики на специалистите, наредбите за отделите не са налични във всяка компания.
Специфични за организацията документисе изискват само за определени компании. В по-голяма степен това се отнася за организации с вредни условия на труд. Ако организацията има професии, които законът класифицира като професии с вредни условия на труд, тогава за тази компания става задължително да разработи допълнителни инструкции. Например за инструктаж при работа с опасни предмети или за преминаване на периодични медицински прегледи.
Какво точно трябва да имате в кадровата документация на организацията? Списък на документацията за персонала на предприятието:
Списък на необходимите документи за персонала
| Документ | Връзка към законодателството | В какви случаи се издава |
| Общи документи | ||
| Правилник за вътрешния трудов ред | Изкуство. 189 Кодекса на труда на Руската федерация | Задължително |
| персонал | Задължително | |
| Книга за отчитане на движението на трудовите книжки и вложките в тях | Постановление на Министерството на труда на Русия № 69 от 10.10.2003 г. | Задължително |
| Длъжностни характеристики за всяка длъжност в съответствие с щатното разписание | Единен тарифно-квалификационен указател | Задължително, ако трудовите задължения не са регламентирани в трудовите договори |
| Наредба за личните данни на служителите | Изкуство. 86 от Кодекса на труда на Руската федерация | Задължително |
| Правилник за заплащане на труда на служителите | Раздел VI от Кодекса на труда на Руската федерация | |
| Правила за бонуси и материални стимули за служителите | Раздел VI от Кодекса на труда на Руската федерация | Задължително, ако въпросите за заплащането не са уредени в трудовите договори |
| Наредба за защита на труда | Раздел X от Кодекса на труда на Руската федерация | Не е задължително |
| Инструкции по безопасност на труда по професии | Раздел X от Кодекса на труда на Руската федерация | Задължително |
| Дневник на инструктажа (запознаване с инструкции) | Раздел X от Кодекса на труда на Руската федерация | Задължително |
| Журнал за задължителен медицински преглед на служителите | Изкуство. 69 от Кодекса на труда на Руската федерация | Лица под осемнадесет години, както и други лица в случаите, предвидени от Кодекса на труда на Руската федерация и други федерални закони |
| График на отпуските | Изкуство. 123 от Кодекса на труда на Руската федерация, Резолюция на Държавния статистически комитет на Русия № 1 от 01.05.2004 г. | Задължително |
| Регулиране на търговската тайна | Федерален закон № 98-FZ от 29 юли 2004 г. "Относно търговските тайни" | Задължително, ако в трудовия договор е посочено, че служителят трябва да пази търговска тайна |
| Колективен договор | Глава 7 от Кодекса на труда на Руската федерация | Не е задължително, сключва се по споразумение на страните |
| Индивидуални документи | ||
| Трудов договор | Изкуство. 16, 56, 67 от Кодекса на труда на Руската федерация | Задължително |
| Редът за приемане на работа | Изкуство. 68 от Кодекса на труда на Руската федерация, Резолюция на Държавния статистически комитет на Русия № 1 от 01.05.2004 г. | Задължително |
| Лична карта на служителя | Постановление на Държавния комитет по статистика на Русия № 1 от 01.05.2004 г. | Задължително |
| История на заетостта | Изкуство. 66 от Кодекса на труда на Руската федерация, Постановление на правителството на Руската федерация от 16 април 2003 г. № 225 „За трудовите книжки“, Постановление на Министерството на труда на Русия от 10 октомври 2003 г. № 69 | Задължително |
| Споразумения за пълна отговорност | Приложения № 2 и № 4 към Постановление на Министерството на труда на Русия от 31 декември 2003 г. № 85 | Задължително при установяване на пълна отговорност |
| Заповед за предоставяне на отпуск на служител | Постановление на Държавния комитет по статистика на Русия № 1 от 01.05.2004 г. | Задължително |
| Молба на служител за неплатен отпуск | Изкуство. 128 от Кодекса на труда на Руската федерация | Задължително |
| Разписание и ведомост | Постановление на Държавния комитет по статистика на Русия № 1 от 01.05.2004 г. | Задължително |
| график на смени | Изкуство. 103 от Кодекса на труда на Руската федерация | Изисква се за работа на смени |
Възстановяване на кадрова документация
Нов HR мениджър може да се очаква на нова работамного изненади и не всички от тях могат да бъдат приятни. За проверка може да се окаже, че организацията няма дори половината от документите от горния списък.Разбира се, почти невъзможно е да се разработят, изпълнят и внедрят всички тези документи за един ден. Трябва да се подчертаев този списък Най-важнитеи приоритетни позиции и се пристъпва към тяхното регистриране.
Започнете с изготвяне на таблица за персонала, график за ваканции. Нека дори да се проведе в нарушение на сроковете, посочени в Кодекса на труда на Руската федерация.
След това трябва да проверите наличието на трудови договори със служители, наличието и правилността на регистрацията на заповеди за приемане и прехвърляне, записи в трудови книжки.
Съхранявайте регистри на трудовите договори, регистър на заповедите за приемане, преместване, уволнение на служители на вашата организация.
Подгответе трудова книжка.
След това трябва да подредите личните карти на формуляра T-2.
Документът е датиран от времето на неговото изпълнение, но в текста на документа, например карта на формуляр Т-2, е посочен истинският (в случая, за който въпросният, по-ранна) дата на приемане, т.е. точно датата, на която служителят е назначен или преместен на друга длъжност. Когато задавате датите на приемане и прехвърляне, можете да прибягвате до помощта на счетоводството и да поискате лични сметки на служители, за да проверите и изясните датите.
Много е важно да не започвате текущата работа!
Подгответе документи за новоназначени, преместени или уволнени служители в строго установени срокове Кодекс на труда RF срокове и при спазване на всички правила за деловодство.
Следващата стъпка трябва да бъде изготвянето, изпълнението и прилагането на местните разпоредби.
Не забравяйте, че това е сериозна, много отговорна и отнемаща време работа, тъй като тези документи съдържат норми на трудовото право (член 8 от Кодекса на труда на Руската федерация).
Невъзможно е качествено да се разработят и внедрят длъжностни характеристики дори с малък персонал за три дни.
Въвеждане на ред в кадровата документация на организацията, бъдете много внимателни, когато унищожавате документите на персонала.
Особено за такива документи за персонала като:
трудови договори, заповеди за приемане, преместване, уволнение,
лични карти от форма 1-2, лични сметки на служители,
лични досиета и регистрационни форми - имат срок на годност 75 години.
Непотърсените трудови книжки и книгата за отчитане на трудовите книжки и вложките към тях се съхраняват 50 години.
Условията за съхранение на документи за персонала се установяват от Списъка на стандартните управленски документи, генерирани в дейността на организациите, посочващи условията за съхранение, одобрен от Федералния архив на 06.10.2000 г. (както е изменен на 27.10.2003 г. ). Всички документи, посочени в списъка, трябва да бъдат архивирани.
С всеки служител на фирмата се сключва трудов договор. Вярно е, че има изключение от това правило. Договорът не се сключва с ръководителя на организацията, който е и неин единствен основател. Всъщност в тази ситуация той ще трябва да подпише този документ както за служителя, така и за работодателя. И това не е позволено ().
Един от ключовите моменти в трудовия договор е редът за заплащане.
В договора може да се посочи размерът тарифна ставкаили заплата на служител, информация за допълнителни плащания, надбавки и стимули. Тук също има правила, които трябва да се спазват. Първо, заплатата в договора трябва да бъде определена в рубли. Посочете размера на заплатата в чужда валутанезаконно. Rostrud разглежда това обстоятелство като нарушение на трудовото законодателство (). Второ, заплатите трябва да се изплащат поне на всеки две седмици. Това е изискването на чл.136 от Кодекса на труда. Някои работодатели третират това правило изключително небрежно, като посочват в договора условието за изплащане на заплати веднъж месечно. Те смятат, че подписан от работника договор с тази клауза ще ги освободи от отговорност. Обаче не е така. При установяване, че фирмата не отговаря на определеното изискване на кодекса, Инспекция по трудасъс сигурност ще я глоби по член 5.27 от Кодекса за административните нарушения. Изявлението за съгласие на служителя да получава заплата веднъж месечно () няма да спаси компанията от глоба.
Член 57 от Кодекса на труда изисква в трудовия договор да се определят условията на възнаграждението, включително размера на тарифната ставка или надницата. Следователно размерът на тарифната ставка (заплатата) трябва да бъде директно посочен в трудовия договор. При промяна на размера на тарифната ставка (заплата) трябва да се направят промени в трудовия договор или препратка към местния нормативен актработодателят да промени размера им. В същото време на практика в трудовите договори вместо конкретен размер на тарифната ставка (заплата) понякога се прави позоваване на таблицата с персонала. При това трябва да се има предвид следното. При наемане (преди подписване на трудов договор) работодателят е длъжен да запознае служителя срещу подпис с местните разпоредби, пряко свързани с трудовата му дейност. По този начин, преди да подпише трудовия договор, работодателят е длъжен да запознае служителя с щатното разписание. При промяна на размера на тарифната ставка (заплата) работодателят ще трябва редовно да прави промени в таблицата с персонала, като ги представя на служителя срещу подпис. |
Помислете за още един важен реквизит на трудовия договор - неговия номер. Не се отнася за задължителната информация, предвидена в член 57 от Кодекса. В същото време единната персонална "първична организация" предвижда номерирането на трудовите договори. Например, редът "основание" на заповедта за работа (формуляр N T-1) предполага, че ще посочи трудов договор с номер и номер. Процедурата за номериране на договори не е регламентирана със закон. Rostrud препоръчва използването на двойно номериране: първо посочете номера на самия договор, а след това, чрез дроб, число, указващо годината на сключване на договора. Например третият трудов договор за 2007 г. ще бъде с номер 3/07. И от началото на следващата година договорите могат да бъдат номерирани отново ().
Тънкости на книгата
Да преминем към следващия задължителен документ, който често е труден за попълване. Това е работна книга. Ще говорим:
- относно реда за регистрация на труда;
- за извършване на вписвания при уволнение;
- относно правилата за корекция на труда.
Както знаете, компанията трябва да попълни трудова книжка за всеки служител, ако:
- работил е в него повече от 5 дни;
- това е основното място на работа за него ().
Това правило важи еднакво както за руски граждани, така и за чужденци. С други думи, компанията е длъжна да води трудови книжки не само за руски, но и за чуждестранни служители. В същото време дизайнът на книгите за последните има някои характеристики. Първо, не си струва да продължавате да попълвате чуждестранната работна ръка, представена от служителя. Той трябва да вземе книга руски образец. Второ, не се изисква „чуждият“ опит на чужденец да бъде „прехвърлен“ към нова работна сила. Тъй като такава информация е необходима при назначаване на трудова пенсия на служител.
И чужденецът ще го получи в собствената си държава. Това означава, че записи от „чужди“ не са необходими в руската работна книга ().
И какви записи трябва да се правят в книгата, когато служителите бъдат уволнени? Най-често срещаното основание за прекратяване на трудов договор е собствена воляработник. Често счетоводителите се съмняват кой член от Кодекса на труда трябва да бъде посочен в кодекса на труда в този случай: 77 (параграф 3) или 80. Първият вариант е правилен. Вписването може да бъде направено например по следния начин: „Уволнен по собствена воля, член 77, параграф 3 от Кодекса на труда на Руската федерация“.
Става въпрос за прекратяване на безсрочен трудов договор. Но често фирмите сключват със служители срочни договори. Какво трябва да се напише в труда, ако такъв договор не бъде удължен?
Да предположим, че след изтичане на срока, посочен в договора, страните не са обявили прекратяването му. Тогава условието за спешност на договора става недействително. Това означава, че трудовият договор се счита за сключен за неопределено време. При подобна ситуация договорът следва да бъде изменен чрез сключване допълнително споразумение. Но в този случай не се изисква да се правят никакви записи в трудовата книжка (* 10).
Случва се по време на регистрацията на счетоводителя по труда да прави грешки. Нека опишем накратко как да действаме в такава ситуация.
На първо място, отбелязваме, че корекциите трябва да бъдат направени от организацията, чийто служител е направил неточността. Вярно е, че в някои случаи новият работодател също може да коригира записите. Но само при условие, че има официален документ от предишната работа на служителя.
Ако бъде открит невалиден запис чрез малка празнинавреме, тогава проблемите с неговата корекция най-често не възникват. След това в труда просто направете необходимото редактиране. След последния запис поставете следващия пореден номер и отбележете: "Записът под номер такъв и такъв е невалиден." След това въведете правилната информация. В този случай се записва датата на корекцията, а не датата на грешното вписване.
В колона 4 книгите правят препратка към съответния ред (*11). След това информацията за уволнението (прехвърлянето) се въвежда в работната сила. Блокът от записи, включително направените промени, се "затваря" с печат и подписи.
Подобна процедура се прилага и ако бъде открита грешка, когато следните записи вече са направени в книгата. Единствената разлика е, че новото вписване трябва да бъде заверено с подпис и печат. В противен случай ще се счита за неразумно.
Задължително, но не за всеки
Следващата група документи включва книжа, които зависят от спецификата на организацията. Те са задължителни само за определени компании или при определени обстоятелства. Случаите, в които фирмата трябва да попълни определен документ, са представени в таблицата.
Документи за човешки ресурси, задължителни при определени обстоятелства |
|
| Името на документа | Обстоятелства, при които даден документ става обвързващ |
Колективен договор | Една от страните (служители или работодател) пое инициативата за сключването му |
Длъжностни характеристики | Ако задълженията на служителите не са регламентирани в трудовия договор |
Правила за заплащане и стимули на служителите | Компанията има изградени системи на възнаграждения, които се различават от обичайните официални заплати, установени от щатното разписание |
график на смени | Работа на смени |
Правилник за търговската тайна и режима за нейното предоставяне | В трудовия договор е записано, че служителят е длъжен да пази търговска тайна |
Договор за пълна отговорност | Те се сключват само с онези служители и за извършването на онези видове работа, които са предвидени в списъка, одобрен с постановление на Министерството на труда на Русия от 31 декември 2002 г. N 85. По-специално списъкът включва касиери, контрольори , както и работа по покупка (приемане), продажба на услуги, стоки и др., Както отбелязва Rostrud, този списък е изчерпателен и не подлежи на широко тълкуване (* 12) |
Журнал за преминаване на медицински прегледи | Някои компании са длъжни да преминат медицински прегледи. Например компаниите с превозни средства трябва да организират предпътен медицински преглед на водачите на превозни средства (*13) |
Инструкции за реда за работа с обекти с повишена опасност | В работата на служителите участват обекти с висок риск. Тези обекти включват по-специално превозни средства, машини, електричество с високо напрежение, експлозиви. Освен това строителните дейности са признати за "повишено опасни". |
В този списък с документи си струва да се отбележи длъжностната характеристика. Колко важно е да се развива? Ще се счита ли липсата на този документ за нарушение на трудовото законодателство? В таблицата сме посочили, че инструктажът става задължителен, ако трудовите задължения на служителите не са регламентирани в трудови договори. Всъщност, както отбелязва Rostrud, длъжностната характеристика е „не просто формален документ, а документ, който определя задачите, квалификационни изисквания, функции, права, задължения, отговорност на служителя“ (*14).
От наличието на инструкции се интересуват както самите компании, така и техните служители. Например, без него отказът за наемане на работа може да не е достатъчно обоснован. В крайна сметка това е в този документ Допълнителни изискванияДа се бизнес качестваслужител. Ето защо е повече от желателно да се развива, и то за всяка налична позиция в щатното разписание. Трябва обаче да се каже, че Кодексът на труда не споменава длъжностни характеристики. Това означава, че липсата им няма да е нарушение на трудовото законодателство и не води до отговорност на работодателя (*15).
Зависи от теб
- служебни и бележки;
- Лични вещи;
- удостоверения за трудова дейност;
- личен състав. В този документ се посочва кои утвърдени с щатното разписание длъжности са заети и кои все още са свободни;
- номенклатура на делата. За да го съставите, можете да използвате раздели 7 и 8 от „Списък на типични документи за управление, посочващи периодите на съхранение“ (
Работата на CS специалиста се състои в това да познава задачите си и да може компетентно да извършва ежедневна работа, която е много разнообразна. В настоящите условия на минимизиране на броя на CS, поради назначаването на млади и "неуволнени" кадрови служители обикновено са претоварени. Отделите и курсовете по УЧР са доминирани от академичността, а не от практиката. Въз основа на това се предлага своеобразен „компас“ за развитие на вашия собствен пряк курс към професионализъм.
гл. 1. Навлизане и развитие на кадровата работа.
- Осигуряване на необходимия персонал. Планиране на нуждите от персонал (количество, качество, време), които отговарят на бизнес целите днес и в бъдеще.
- Разработване и внедряване на система за търсене и подбор на персонал: източници на набиране, съдържание на заявления за свободни работни места, технология за масово набиране.
- Регистрация на работа, уволнение, преместване и др.
- Съхранение tr. книги и тяхното счетоводство, лични ведомости, водене на кадрова документация по номенклатурата на делата.
- Попълване на тр. книги, лични листове, издаване на удостоверения на служителите.
- Познаване на трудовото законодателство (Кодекс на труда на Руската федерация, Кодекс за административните нарушения на Руската федерация и инструкции) и съвети по тези въпроси.
- Разработване и поддържане на местни нормативни документи: Щат, Правилник: За персонала, За работната заплата, За провеждане на конкурс и др., Правилник за вътрешния трудов ред (ПВТР) и др.
- Запознаване и установяване на бизнес отношения с ръководители на отдели.
2. Въведение в работата на служителя по персонала
Първи стъпки
От самото начало нормално бизнес отношенияс началници на отдели. Направете си правило да ги посещавате на място. Не чакайте някой да дойде при вас. В същото време имайте някои въпроси към тях и те винаги са. Полезно е да се консултирате за някои неща, както и тактично да повдигате въпроси за единицата. Тогава ще те възприемат като нормален кадровик, а не служител в офис, и постепенно ще преминете към приятелски отношения. Познаването на хора и единици е не по-малко важно от компетентното изпълнение техническа работа. Компетентната работа е резултат не само от професионализъм, но и от ефективно взаимодействиес лидери на всички нива. Често се развиват трудни отношения със счетоводния отдел, който е „дърпал одеялото“ върху себе си.
Важно е да запомните, че се намирате на главния вход на предприятието. И тук са важни вашата организация, безпристрастност, способността тактично да изградите разговор, да се доверите на кандидата, да му кажете за основните отговорности, да се споразумеете за по-нататъшни действия и да завършите срещата по делови и уважителен начин. Предварително трябва да имате „в главата си“ схема за разговор относно предприятието, служебните задължения и кадровите въпроси.
За да започнете, имате нужда от следното:
- изпишете формулировката от Кодекса на труда на Руската федерация за случаи на приемане и уволнение. По този начин ще бъде по-лесно да овладеете основните членове на Кодекса на труда на Руската федерация и приетата формулировка. Въпросите за съкращенията са описани в членове 77 - 84 от Кодекса на труда на Руската федерация.
- запознайте се с процедурите за наемане и освобождаване от работа;
- регистрация на поръчки и личен лист T2 в програмата 1C;
- имайте „под ръка“ таблицата с персонал за проследяване на свободни работни места, форми на трудови и други договори, Заявления (за работа, уволнение, преместване, ваканция), Заявления за свободно работно място, Напомняния на кандидата за предоставяне на документи, „Бегач“ за уволнение, Удостоверение за работа, формуляри за регистрация на банкова карта, информация за счетоводство. (Може да има и други документи.)
При получаване на Заявлението не забравяйте да го проучите и за да изясните особеностите на позицията и неясните въпроси, говорете с неговия автор. Това по принцип е важно за познаването на основните задачи на свободните работни места и установяването на бизнес контакти.
При уволнението се изисква уважително и тактично отношение към човек, особено ако уволнението не е по негова инициатива. В края на краищата, "както дойде, така ще реагира."
В деня на прекратяване на трудовия договор работодателят е длъжен да издаде трудова книжка на служителя и да извърши разплащания с него, чл. 140 TK.
Ако е невъзможно да се издаде трудова книжка на служител поради неговото отсъствие или отказ да я получи, работодателят е длъжен да изпрати известие до служителя за необходимостта да се яви за трудова книжка или да се съгласи да го изпрати по пощата, Изкуство. 84 ТЗ. Неполучено Тр. книгите се съхраняват в COP заедно с Поръчките.
Отстраняването от работа е уредено в чл. 76 ТЗ.
Заповедта за приемане на работа трябва да бъде съобщена на служителя в тридневен срок от датата на фактическото започване на работа с неговия подпис. В 2-седмичен срок се извършва вписване в Тр. книга или се започва нова в нейно отсъствие. Проблемите на заетостта са описани в чл. 67 - 71 TC. Възникването на трудовите правоотношения се разглежда в чл. 16 - 20 TK.
Съгласно чл. 72 от Кодекса на труда на Руската федерация, промяна на условията на трудовия договор се допуска по споразумение на страните чрез изготвяне на допълнително споразумение към трудовия договор.
Целесъобразност на заключението гражданскоправни договори(GPA) вместо труд може да се намери в "Пакет на служител по персонала". Обща форма на сътрудничество въз основа на GPA под формата на Споразумение за платени услуги(за работата).
При направата допълнителна работа(комбинация, изпълнение на задълженията на временно отсъстващ служител без освобождаване от работа, посочена в трудовия договор, разширяване на обслужваните площи, увеличаване на обема на работа) трябва да бъдат документирани за съвместна работа или работа на непълно работно време, вижте „Пакет от персонала офицер“.
Съгласно чл. 91 от Кодекса на труда на Руската федерация, работодателят е длъжен да води записи за действително отработеното време от всеки служител. Единен формуляр, одобрен с решение на Държавния комитет по статистика от 5 януари 2004 г. № 1: Отчет за работното време и изчисляване на заплатите (формуляр N T-12), Отчет за работното време (формуляр N T-13).
Ако фирмата е организирала работа на смени, тогава са необходими графици за смени, одобрени от ръководителите на отдели и с подписи на служителите.
Прехвърлянето на други длъжности и отдели се извършва въз основа на заявлението на служителя, съгласувано с ръководителите на двата отдела и съответния ред.
3. Усвояване на задълженията на служител по персонала
Този етап е свързан с автоматизирането на процедурите за регистрация и поддръжка на KDP, придобиване на свободен стил на работа с кандидати и установяване на бизнес контакти с мениджъри.
- Овладейте програмата 1C - наемане, уволнение, попълване на личен лист, извършване на промени в листа. Когато кандидатствате за издаване на заповед за приемане / уволнение, трябва незабавно да „забиете“ данните в 1C за печат. Едновременно с това кандидатът проучва и подписва Тр. договор в 2 екземпляра. (единият - за него, а другият - в Личното дело заедно с копия от документи). Направете необходимия запис в Счетоводния дневник tr. книги. Всички документи трябва да бъдат подписани от ответника. Журнал за счетоводство tr. книгите могат да се комбинират, като се вземат предвид инструктажи (TB, първичен брифинг и др.)
- Главно пълнене Тр. книги, като се обръща внимание на точността на вписванията по Кодекса на труда на Руската федерация, т.к. неточността може да повлияе на изчисляването на пенсия или получаването на обезщетения по професия в бъдеще. По този въпрос и внасянето на корекции в Тр. вижте книгата "Пакет на служител по персонала".
Ще трябва да:
- издава удостоверения за работа по искане на служителя, в които се посочва номерът на заповедта за приемане, длъжността и заплатата.
- събирайте графики от всички отдели, за да въведете необходимата информация в лични листове (за отпуск, болест, командировка ...) и да ги прехвърлите в счетоводния отдел за заплати.
- консултира ръководители на отдели и служители. Това е важна част от работата на CS специалиста.
Планирането на нуждите от персонал трябва да осигурява както текущи производствени задачи, и обещаващо. При осигуряване на дългосрочни задачи е полезно да се създаде качествен резерв. За да бъде той реален и вече фокусиран върху предстоящата работа, е необходимо тези лица вече да работят в предприятието на близки позиции.
4. Работа със съдържание
Тази работа е свързана предимно с местните разпоредби.
- Таблицата с персонала е основният документ, който отразява цялото организационна структурапредприятия, пълен списъкдлъжности в отделите, техния брой и заплати. Персоналът се утвърждава от директора на предприятието. Промените се правят или чрез приемане на нова щатка, или чрез публикуване на допълнение към списъка на персонала (това е за големи структури).
- Вътрешният трудов правилник (PWTR) се разработва, като правило, в Конституционния съд, съгласува се с ръководителите на предприятието и се одобрява от директора. PWTR установява взаимоотношенията между работодател и работници и служители и режима на труда. Съдържанието на PWTR в различните предприятия може да варира значително. Вътрешният трудов правилник трябва да отговаря на: действащото законодателство, учредителни документи, персонал.
- Различни наредби, които регламентират различни аспекти от дейността. Но те обикновено са фокусирани върху служителите на предприятието. Затова КС се ангажира с тяхното разработване и внедряване. Сред тях могат да бъдат правилата: за персонала, за заплатата, за оценка на работата, за провеждане на конкурс и др.
гл. 2. Професионализация на кадровика
След като сте преминали и усвоили предишните етапи на работа и самообучение, няма да имате проблеми с поддържането на текущата работа на персонала. И ще можете да решавате проблеми с ръководителите на отдели и да разработвате горните местни нормативни документи, вкл. Щатки и ПВТР. Така вашият кръг от интереси ще надхвърли "оборота" и ще се доближи до задачите на КС, които са много по-широки от задачите на специалиста.
За професионално развитие е необходимо да обобщите за себе си резултатите по конкретни решени проблеми, като разберете при какви обстоятелства е възможно или какво е причинило неуспеха. Професионализмът расте при осмисляне на направеното и изразяване на смисленото в писмен вид. Наистина е важно не само да се направи, но и да се види какво стои зад него. Често се случва човек да работи от години, но няма какво да каже за това – само конкретни действия при липса на обща визия.
На този етап е време да работим с различни публикации, които са добре представени в интернет. Можем да препоръчаме следните сайтове: Elitarium, e-xecutive, ITeam, HR-portal, Business world. Това ще бъде достатъчно, като се абонирате там.
Вземете си флаш устройство, изберете папки в него за теми, които ви интересуват и ги попълнете, изучавайки всяка статия. Първоначално са необходими следните папки: Legal. консултации, KDP, Управление на човешките ресурси (HRM), Корпоративно управление, Работата на COP, Работата на мениджърите, Местни нормативни документи, Описание на професионалните компетенции, Психология на личността, Социално-психологическа практика, Корпоративни промени, Подбор на персонал, Оценка на персонала, Стимулиране на служители и екипи, Моите разработки и др. С натрупването на материали ще се появят други заглавия.
След няколко години вие сами ще можете да проведете някаква тематична разработка. Междувременно запишете всяка своя мисъл, запазете и времето им ще дойде.
Основните материали за текуща работаса: сайт за работа в офиса на персонала "Пакет на служител по персонала", където има отговори на различни въпроси; Кодекса на труда на Руската федерация и Кодекса за административните нарушения на Руската федерация. За други въпроси, вкл. набиране на персонал - интернет сайтове SuperJob, HeadHunter, Job, Rabota.ru, Rabotamail.ru, както и списания за персонал, от които има много.
В заключение си струва да се отбележи, че практиката и обективно съществуващите различия в хората показват, че не всеки може да бъде общ кадровик. Всъщност повечето гравитират към определен набор от задачи.
Приложения
ДЪРЖАВЕН КОМИТЕТ ПО СТАТИСТИКА НА РУСКАТА ФЕДЕРАЦИЯ
РЕЗОЛЮЦИЯ
ЗА ОДОБРЯВАНЕТО НА УНИФИЦИРАНИ ФОРМИ НА ПЪРВИЧНА СЧЕТОВОДНА ДОКУМЕНТАЦИЯ ЗА РЕГИСТРАЦИЯ НА ТРУДА И НЕГОВОТО ЗАПЛАЩАНЕ
За да изпълни изискванията на Кодекса на труда на Руската федерация от 30 декември 2001 г. N 197-FZ, Държавният комитет по статистика на Руската федерация решава:
1. Одобрява споразуменията, съгласувани с Министерството на финансите на Руската федерация, Министерството на икономическото развитие и търговията на Руската федерация, Министерството на труда и социално развитиеРуската федерация унифицирани първични форми счетоводна документацияотчитане на труда и неговото заплащане:
1.1. За досиета на персонала:
N T-1 "Заповед (инструкция) за наемане на служител", N T-1a "Заповед (инструкция) за наемане на служители", N T-2 "Лична карта на служителя", N T-2GS (MS) " Лична карта на държавен (общински) служител", N T-3 "Кадрово разпределение", N T-4 " Регистрационен талоннаучен, научен и педагогически работник“, N T-5 „Заповед (инструкция) за преместване на служител на друга работа“, N T-5a „Заповед (инструкция) за преместване на служители на друга работа“, N T- 6 „Заповед (инструкция) ) за предоставяне на отпуск на служител“, N T-6a „Заповед (заповед) за предоставяне на отпуск на служители“, N T-7 „График за отпуск“, N T-8 „Заповед (заповед) на прекратяване (прекратяване) на трудов договор със служител (уволнение)", N T-8a "Заповед (заповед) за прекратяване (прекратяване) на трудовия договор със служители (уволнение)", N T-9 "Заповед (заповед) за изпращане на служител в командировка", N T-9a "Заповед (заповед) за изпращане на служители в командировка", N T-10 " Сертификат за пътуване", N T-10a " служебно заданиеза изпращане в командировка и отчет за неговото изпълнение“, N T-11 „Заповед (инструкция) за повишаване на служителя“, N T-11a „Заповед (инструкция) за повишаване на служителите“.
1.2. За отчитане на работното време и разчети с персонала за възнаграждение:
N T-12 "Разчет за работна заплата и ведомост", N T-13 "Разчет за работна заплата", N T-49 "Заплатена ведомост", N T-51 "Заплатена ведомост", N T-53 "Заплатена ведомост", N T-53a "Дневник на регистрация на ведомости за заплати", N T-54 "Лична сметка", N T-54a "Лична сметка (svt)", N T-60 "Бележка-изчисление за предоставяне на отпуск на служителя" , N T-61 "Бележка- изчисляване при прекратяване (прекратяване) на трудов договор със служител (уволнение)“, N T-73 „Акт за приемане на работа, извършена по срочен трудов договор, сключен за срока на определена работа“.
2. Разширете унифицираните форми на първична счетоводна документация, посочени в клауза 1.1 от настоящия указ, до организации, независимо от формата на собственост, работещи на територията на Руската федерация, в клауза 1.2 - до организации, независимо от формата на собственост, действащи на територията на Руската федерация, с изключение на публични институции.
3. С въвеждането на унифицираните форми на първична счетоводна документация, посочени в параграф 1 от този указ, унифицираните форми на първичната счетоводна документация, одобрени с постановление на Държавния комитет по статистика на Русия от 06.04.2001 г. N 26, се да бъдат признати за невалидни.
Председател на Държавния статистически комитет на Русия
В. Л. СОКОЛИН
С писмо на Министерството на правосъдието на Руската федерация от 15 март 2004 г. N 07/2732-YUD е признато, че не изисква държавна регистрация.
Номенклатура на делата ОК.
"Аз одобрявам"
Директор на предприятието / Зам. персонал
"" _________ 201_
- Папка с корпоративни поръчки.
- Заповеди на персонала. Ако "оборотът" е голям, тогава се създават отделни папки за приемане, уволнение, трансфери. Основанията са приложени към поръчките, по-удобно е.
- Папка със заповеди за отпуски, командировки с мотиви.
- Заповеди за поощрения, санкции и др.
- Журнал за счетоводство tr. книги, както и за Първичния брифинг, ТБ, Пож. сигурност и др.
- Папка с регулаторен персонал и корпоративни документи (щат, PVTR, различни разпоредбии т.н.).
- Папки на служители (л / случаи): копия на документи, различни материали, атестации, споразумения за отговорност, допълнения към тр. договори и др.
- Папка с договори: гражданскоправни, за работа с трети страни и др.
- Папка с материали по управление на персонала и различни методически материали.
- Папка с корпоративни и кадрови работни планове.
Бележки
- Всички папки са номерирани по Номенклатурата на делата ОК.
- Всички поръчки (получаване, освобождаване, трансфери) и налични неполучени тр. Книгите се пазят 50 години. В случай на корпоративни промени тези документи се съхраняват от правоприемника.
- Други кадрови материали се съхраняват по правило 3 години. Материалите в горните папки се съхраняват в съответствие с корпоративните указания за 5-15 години.
- ОК материалите по Номенклатурата на делата се предават по Акта за предаване-приемане.
Федотов Александър Василиевич
Независим HR експерт
- Корпоративна култура
Ключови думи:
1 -1
Всеки служител по персонала, който получава работа нова организация, неизбежно ще се изправи пред необходимостта от бързо създаване на досиета на персонала. Добре е предишният специалист да остави след себе си изрядни документи. Но има и случаи, когато работата с персонала трябва да започне почти от нулата. Какви документи регулират основните въпроси на работата с персонала? Как да проверите дали има достатъчно местни актове в компанията? Защо е по-добре да се вземат проби за регистрация на кадрови решения от резолюцията на Държавния статистически комитет на Русия от 5 януари 2004 г. № 1?
Какви разпоредби трябва да знае един служител по персонала
В повечето организации работата на служител на отдела за персонал не се ограничава до необходимостта от управление на досиета на персонала (регистър за приемане, прехвърляне, уволнение, ваканции, командировки и др.). Често служителите по персонала трябва да участват пряко в разработването на местни разпоредби, управляващи работни отношениямежду служител и работодател. Освен това на служителя по персонала често се възлага отговорността да се подготви за инспекции от различни органи ( държавна инспекциятруда, прокуратурата, службата за военна регистрация и вписване, Роскомнадзор, PFR и др.). В тази връзка той трябва да познава не само Кодекса на труда, но и редица разпоредби, които пряко или косвено се отнасят до работата на персонала.
Всички тези деяния могат условно да бъдат разделени на определени групи (таблица на стр. 60). Повечето от тях са задължителни за всички организации, независимо от правната им форма или форма на собственост. За нарушението им работодателят може да носи административна отговорност.
Какви местни актове трябва да има в организацията В допълнение към актовете на федерално ниво, дейностите на отдела по персонала на всяка компания се регулират от местни разпоредби (член 8 от Кодекса на труда на Руската федерация). Законът не съдържа списък на местните актове за кадрови досиета, които трябва да са в организация. Някои от тях обаче са посочени в Кодекса на труда, което ги прави задължителни.
- правила за вътрешния трудов ред (параграф 3 от втората част на член 21, параграф 5 от първата част на член 22 от Кодекса на труда на Руската федерация);
- персонал (член 15, параграф 3, част втора, член 57 от Кодекса на труда на Руската федерация, параграф 1 от писмото на Rostrud от 22 март 2012 г. № 428-6-1, параграф 11 от писмото на Rostrud от 31 октомври 2007 г. № 4414-6);
- график на отпуските (член 123 от Кодекса на труда на Руската федерация).
Освен това законът изрично посочва, че работодателят трябва да разработи местни актове относно заплатите (част втора на член 135 от Кодекса на труда на Руската федерация), обработката на лични данни на служителите (чл. 87 от Кодекса на труда на Руската федерация). Федерация) и одобрение на инструкции за защита на труда (параграф 23 от част 2, член 212 от Кодекса на труда на Руската федерация). Ако е необходимо, компанията трябва да има актове, определящи списъка на служителите с ненормирано работно време (член 101 от Кодекса на труда на Руската федерация), процедурата за разделяне на служителите на допълнителни професионално образование(част втора на член 196 от Кодекса на труда на Руската федерация).
Всяка компания сама определя конкретен списък от местни нормативни документи (диаграма на стр. 63). Списъкът на деянията, предвиден в схемата, не е изчерпателен. Спецификата на организацията може да предполага наличието на други местни документи. По правило списъкът с актове се одобрява със заповед (образец на страница 62).
Свързани документи
Списъкът на нормативните актове, на които кадрова работа
| Обхват на регулиране | Наименование на нормативния акт |
| Общи въпроси на трудовото право | |
| Основни правила и принципи на отношенията между служител и работодател, процедурата за формализиране на кадрови процедури, предоставяне на гаранции, компенсации, в т.ч. определени категориислужител | Кодекс на труда на Руската федерация № 197-FZ от 30 декември 2001 г. (наричан по-долу Кодекс на труда на Руската федерация) |
| Управление на HR записи | |
| Процедурата за обработка на документи за персонала (заповеди № 402-FZ „Относно счетоводството“ за персонал, персонал, график на ваканции и др.) | Член 9 от Федералния закон от 6 декември 2011 г |
|
Единни форми на първична счетоводна документация за отчитане на труда и неговото заплащане, одобрени с постановление на Държавния комитет по статистика на Русия от 5 януари 2004 г. № 1 (ако работодателят продължи да ги прилага в съответствие с местния закон) |
|
| GOST R 6.30-2003 „Единна система за организационна и административна документация. Изисквания за документация”, одобрен с постановление на Държавния комитет по статистика на Русия от 3 март 2003 г. № 65-ви | |
| Правила за поддържане, съхранение и отчитане на трудовите книжки | Правила за поддържане и съхранение на трудови книжки, изготвяне на формуляри за трудови книжки и предоставяне на работодателите с тях, одобрени с Постановление на правителството на Руската федерация от 16 април 2003 г. № 225 |
| Инструкции за попълване на трудови книжки, одобрени с постановление на Министерството на труда на Русия от 10 октомври 2003 г. № 69 | |
| Създаване на архив в организацията в съответствие с правилата за отчитане, съхранение, придобиване и използване на архивни документи | Федерален закон от 22 октомври 2004 г. № 125-FZ „За архивирането в Руската федерация |
| Списък на типови управленски архивни документи, генерирани в хода на дейността правителствени агенции, местни власти и организации, посочващи периодите на съхранение, одобрени със заповед на Русия от 25 август 2010 г. № 558 | |
|
Процедурата за попълване на лист за временна неработоспособност, регистрация на отпуск |
Федерален закон № 255-FZ от 29 декември 2006 г. „За задължителните социална осигуровкапри временна нетрудоспособност и във връзка с майчинството" |
|
Заповед на Министерството на здравеопазването и социалното развитие на Русия от 26 април 2011 г. № 347n „За утвърждаване на формата на формуляра за отпуск по болест“ |
|
| Лична информация | |
|
Работа с лични данни на служители на организацията |
Федерален закон от 27 юли 2006 г. № 152-FZ "За личните данни" |
| военна регистрация | |
| Правене военна регистрацияв организацията, правата и задълженията на ръководителите и отговорните лица в областта на военната регистрация | Федерален закон от 28 март 1998 г. № 53-FZ „За военен дълг и военна служба“ |
| Правила за военна регистрация, одобрени с постановление на правителството на Руската федерация от 27 ноември 2006 г. № 719 | |
| Насокиза поддържане на военна отчетност в организации, одобрени от Генералния щаб на въоръжените сили на Руската федерация на 11 април 2008 г. | |
| Взаимодействие с FIU | |
| Процедурата и размера на изчисляване на застрахователните премии в Пенсионен фондза задължително пенсионно осигуряване на работещите | Федерален закон от 15 декември 2001 г. № 167-FZ „За задължителното пенсионно осигуряване в Руската федерация“ |
| Взаимодействие с FMS на Русия | |
| Процедурата за издаване на разрешение за работа, регулиране на труда с чуждестранни служители | Федерален закон от 25 юли 2002 г. № 115-FZ „За правния статут на чуждестранни граждани в Руската федерация“ |
| Федерален закон от 18 юли 2006 г. № 109-FZ „За миграционната регистрация на чужди граждани и лица без гражданство в Руската федерация“ | |
| Заповед на FMS на Русия от 28 юни 2010 г. № 147 Процедура и време Административно регулиране, одобрен със заповед за проверка от Федералната миграционна служба на Министерството на вътрешните работи на Русия № 338, Федералната миграционна служба на Русия № 97 от 30 април 2009 г. | |
| Проверки | |
| Редът за извършване на проверки от държавни и общински органи | Федерален закон от 26 декември 2008 г. № 294-FZ „За защита на правата на юридическите лица и индивидуалните предприемачи при упражняване на държавен контрол (надзор) и общински контрол“ |
Местните актове могат да се наричат по различни начини: наредби, инструкции, правила, разпоредби и т.н. Основното е, че нормите на тези актове не противоречат на действащите трудовото законодателствои не влоши положението на работниците. Освен това е важно да се спазва процедурата за тяхното приемане (част втора, трета, член 8 от Кодекса на труда на Руската федерация). В противен случай такива документи не подлежат на прилагане (част четвърта от член 8 от Кодекса на труда на Руската федерация). Промените в местния нормативен акт се извършват по същия ред, в който е одобрен.
По-добре е да поверите разработването на местни актове не на един служител, а работна група. Съставът на групата и нейните правомощия трябва да бъдат фиксирани в заповедта (образец на стр. 64). Служителите трябва да бъдат запознати с документа срещу подпис (параграф 10, част втора, член 22 от Кодекса на труда на Руската федерация).
Къде да започнете одита на местните актове на компанията
Първо, трябва да проверите дали всички необходими документи са налични и да направите списък с тях. Ако компанията дори няма задължителни местни актове, те трябва първо да бъдат разработени.
На второ място, важно е да се обърне внимание на правилността на подготовката на документите по отношение на офис работата и спазването на действащото законодателство.
На трето място, необходимо е да се провери дали се спазва редът за приемане местен акт. Така че, ако компанията има синдикална организация, тогава документът трябва да има маркировка за споразумение (като се вземат предвид мненията) със синдиката (член 372 от Кодекса на труда на Руската федерация).
Четвърто, трябва да разберете какви документи липсват. Много е лесно да се определят такива актове, ако първо съставите и одобрите със заповед списък от документи, които са задължителни за определена организация.
На проверка подлежат не само разпоредби, инструкции и заповеди, но и всички документи за досиета на персонала и управлението на персонала. Оценява се наличието и съответствието със законодателството на трудовите договори, правилността на воденето на лични досиета на служителите, попълването на трудови книжки и вложки в тях, списания. регистрация на заповеди за персонал и др.
Не се опитвайте да покриете целия обем на работа наведнъж. Подредете приоритетите и действайте прогресивно. За удобство се препоръчва групиране образци на документив електронни и хартиени папки.
Запомнете основното
Експертите, участвали в изготвянето на материала, отбелязват:
Александър ТИМОШЕНКО, ръководител на отдел „Човешки ресурси“, юрисконсулт на ЗАО „Арал Плюс“ (Одинцово, Московска област):
– Основният документ в работата на всяка кадрова служба е Кодексът на труда на Руската федерация. Като се вземат предвид спецификите на дейността на организацията, служителят по персонала може да се нуждае от познаване на други законови и подзаконови актове, способността да проследява и взема предвид съдебна практикаИ реални променитрудовото законодателство.
Мария МАСЮТИНА, старши сътрудник, практика по трудово право, Холдинг за човешки ресурси АНКОР (Москва):
- Служителят по персонала трябва да се запознае с резолюцията на Държавния статистически комитет на Русия от 5 януари 2004 г. № 1. Той съдържа шаблони за повечето първични документи за персонала, които ще бъдат полезни за обработка на поръчки, персонал и др.
Наталия РИЖКОВА, мениджър „Човешки ресурси и документация по човешки ресурси“, БДО Юникон Аутсорсинг (Москва):
- Такива местни актове като правилата за вътрешния трудов ред, персонала, графика на отпуските, правилата за личните данни, правилата за бонусите (в случаите, когато организацията има система за мотивация) имат всички характеристики на регулаторни правни актове. Тяхното присъствие в организацията и знанията е задължително.
Алена ШЕВЧЕНКО, адвокат, експерт на сп. "Кадровое дело":
– При одит на местни актове, обърнете внимание на съответствието на техните разпоредби с действащото трудово законодателство. Местните норми на организацията не се прилагат, ако нарушават правата на служителите в сравнение с Кодекса на труда. Това означава, че инспекцията по труда има право да изиска със заповед фирмата да изключи такива норми от документа на работодателя.
