Работно време. Снимка на работното време: пример, проба

Тези, които са внимателни към подобряването на ефективността на производствените процеси, няма да бъдат изненадани от израза „снимка на работния ден“. Но дори и запознатите с термина имат много въпроси. Как правилно да провеждаме изследвания? Необходима ли е подготовка? Как да организираме наблюденията и да правим анализ? Нашата статия ще ви помогне да разберете всичко.

От тази статия ще научите:

Какво е снимка на работното време?

На пръв поглед терминът „фотография на работното време“ звучи почти фантастично. Това е време, то не може да бъде докоснато, видяно или уловено. Но може да се използва за всеки бизнес.

Снимката на работния ден е инструмент, който помага да се оцени ефективността на използването на времето. Препоръчително е да използвате метода, за да разберете причините за ненавременно изпълнение на възложените задачи. Това може да е прекалено голямо натоварване, липса на квалификация от страна на служителя или просто лошо разпределение на ресурсите.

Технически снимката на работното време не е снимка, а обемен документ, който съдържа данни за това как се използва деня. Съдържа описание на работната задача, маркировки за началото и края на нейното изпълнение и записи на всички действия на служителя. Колкото по-подробни са въведените данни, толкова по-висока е ефективността на метода.

Няма законово одобрени разпоредби за научни изследвания. Работодателят сам установява и координира процедурата за заснемане на работното време.

Цели

Фотографията на работния ден (WPD) е мощен инструмент за управление, който ви позволява да решавате сложен набор от бизнес проблеми. Основните цели на изследването включват:

Идентифицирайте и измервайте загубите на време.
Разберете как да оптимизирате използването на работните ресурси.
Определете причините за неспазване на стандартите и „изтичане“ на минути.
Събирайте данни, за да разработите оптимални трудови стандарти и успешно да реорганизирате работните процеси.
Оценявайте адекватността на задачите, стоящи пред служителите, тяхната сложност и обем.
Извършете задълбочен анализ на ефективността на труда в предприятието: идентифицирайте най-трудоемките процеси и видове заетост, идентифицирайте успешните и неуспешните служители.
Изучавайте опита на най-добрите служители и го внедрявайте в работни стандарти.

Както можете да видите, снимането във времето е повече от просто начин за наблюдение на служителите. Това е ефективен инструмент, който е необходим на различни нива на производствената йерархия:

работницилокално могат да оптимизират работния си ден.

Персонал и HR персоналполучават данни за изготвяне или коригиране на длъжностни характеристики, планиране на персонал и работно време.

Лидери и мениджъривиждат реалното състояние на бизнес процесите и могат да ги оптимизират.

Тема на броя

Прочетете също кога съдът няма да разреши уволнение за отсъствие, как да задържите служител, който иска да напусне и как да върнете парите, които сте похарчили за апартамент.

Обработка и анализ на резултатите

Преди да се направят изводи от снимките на работното време, трябва да се обработят резултатите от наблюденията.

FRD обработка

Първата стъпка на обработка е да се преброят минутите, изразходвани за всяка операция. В колона 3 се вписва разликата между моментите в първа и втора колона.

Общото време е общата продължителност на смяната (ST), най-често този показател е 540 (9 * 60 минути).
Подготовка за изпълнение на задачата – подготовка на оборудване и работно място (ПП).
Времето за операция е времето, прекарано в действие (VO).
Почивка и лични нужди – планирани почивки (РПБ).
Нарушения на трудовата дисциплина - закъснения, неразрешени почивки (НТД).

Въз основа на попълнените формуляри за снимки можете да създадете аналитични таблици на баланса на оборотния капитал или карта на снимките от работния ден. Ключовите показатели за тези таблици се изчисляват, както следва:

времето за всеки вид операция се сумира;
изчислява се делът на времето за операция в една смяна (K1 = VO/540*100%).

Ето как изглежда готовата карта:

Въпросът за определяне на трудовата дисциплина е изключително важен при заснемане на работни места. Струва си да запомните, че служителите са хора, всеки със собствени граници на сила и постоянство. Често паузите за дим, „разговорите“ или кафе паузите са просто необходими, за да се поддържа здравословна работна атмосфера и екипен дух в екипа. Ето защо, преди да започнете обработката, трябва да определите какво точно се счита за нарушение и какво не.

Получените данни са основа за анализ и управленски изводи.

FDF анализ

FDF анализът ви позволява да разберете производствените процеси в комплекс, оценявайки:

индивидуално представяне на служителите;
условията им на труд;
съответствие със сложността на задачите и квалификацията на персонала;
адекватност на натоварването;
съответствие на оборудването с изпълняваните задачи.

Ето няколко примера за заключенията, които FRD ви позволява да направите:

Бонусиили, обратно, намаляване на заплатата. Например, въз основа на резултатите от груповата фотография се оказа, че при еднакво натоварване някои служители показват висока производителност, докато други не. Награждаването на първите и наказването на вторите ще помогне за повишаване на мотивацията в екипа.

Увеличаване на броя на изпълнителите.Понякога ниското представяне на екипа не е следствие от пренебрегване на трудовата дисциплина, а резултат от банална липса на ръце. FRD помага да се идентифицира необходимостта от привличане на допълнителни служители. Случва се и обратното – екипът свърши работата бързо и остава много свободно време. В този случай е препоръчително хората да бъдат прехвърлени на други задачи.

Промени в персонала.Често след заснемане на снимки се оказва, че човек просто работи на грешното място - харчи твърде много усилия за работа, която другите вършат бързо. Като мярка можете да му предложите друга позиция или да осигурите обучение.

Реорганизация на процеса.Някои сложни FED разкриват, че някои от подразделенията на компанията са претоварени, докато други са „на празен ход“. Може би си струва да преразпределите задачите.

Актуализация на оборудването.Работното пространство и инструментите са важна част от продуктивността. Често работниците бездействат само защото трябва да работят на остаряло оборудване. В същото време те се изморяват и изнервят, което допълнително намалява производителността.

По този начин, въпреки че фотографирането на РД е доброволно, този инструмент е изключително важен за развитието на бизнеса. Доста лесен за изпълнение, той предоставя много важна информация за управление.

Снимка на работния ден е необходима при определяне на времето на излагане на работника на вредни производствени фактори. В тази статия ще ви кажем как да го съставите и ще дадем примери за попълването му за електрически и газов заварчик и счетоводител.

От статията ще научите:

Какво е снимка за работен ден?

Въпреки факта, че този документ е съставен от инженер по трудови стандарти, специалист по безопасност на труда може да участва в изготвянето му, ако е необходимо да се оправдае времето, прекарано на служител в работа в опасни условия на труд. В крайна сметка от това зависи интензивността на излагане на работниците на вредни фактори в работната среда.

Фотографията на работното време (WFP) е контрол на всички процеси и време, прекарано на работното място за определен период, например работен ден или няколко смени. Резултатите са от голямо значение при установяване на ранни пенсии, други гаранции и обезщетения.

За някои професии ще трябва да направите анализ на разходите за работно време. За заварчиците например има значение колко време прекарват директно в заваряване. Ще трябва също да изчислите колко часа на ден са необходими за работа на компютър, докато параграф 3.2.2.4 все още не е изключен от Приложение 1 към Заповед № 302n. В противен случай, ако експертът SOUT не разполага с потвърдена информация от работодателя за условията на работа, всички решения ще се вземат „според инсталираната мощност“. И това ще доведе до необходимостта от установяване на обезщетения за служителите и повишени тарифи за пенсионния фонд и социалното осигуряване.

Защо ви е необходима снимка от работния ден?

PDF файлът е необходим за определяне на:

потенциал за оптимизиране на броя на служителите или числеността на персонала;
период на престой под влияние на определен.

Видове

При разработването на стандартни времеви стандарти се препоръчва да се определят за хомогенна работа разходите за време за изпълнение на единица работа (функция, услуга) от един или група работници с подходяща квалификация. Такива разходи обикновено включват периода на подготовка за извършване на производствена операция, както и обработка и регистриране на резултатите.

Как да направите снимка на работния ден на служител

За да оцените правилно разходите за работно време, трябва внимателно да планирате процеса. Оценката на разходите за време включва няколко етапа:

1. Подготовка за изследването.

2. Наблюдение.

3. Анализ на данните, получени по време на наблюдението.

4. Изводи и вземане на управленски решения.

На подготвителния етап е необходимо да се информират работниците, че на работните им места ще бъде организирано проучване на разхода на време, включително използването на видеозапис, и че те трябва да се занимават с работата си, както винаги. За целите на изследването са необходими действителните разходи, получени по време на нормални производствени дейности.

За снимане на работен ден не е необходимо да се иска разрешение, но заповедта за извършване на хронологични наблюдения трябва да се запознае с подпис от служителите. Това е отговорност на служителя по персонала.

В заповедта за тайминг трябва да посочите:

обект, цели и задачи на изследването, списък на работните места, където ще се проведе;
списък на експертните наблюдатели или състав на надзорната комисия.

Преди да започне снимането, трябва да се издаде заповед и служителите да бъдат предупредени да изпълняват задълженията си както обикновено. Действията им могат да се записват от наблюдатели, самите служители, система за видеонаблюдение или специализирани компютърни програми. Всички получени данни се въвеждат в картата на работния ден на служителя (лист за наблюдение).

Представена е примерна карта за Методическите препоръки, одобрени със заповед на Министерството на труда на Русия от 31 май 2013 г. № 235.

Картата записва всички действия на служителя през деня или смяната, като посочва прекъсванията в реда, в който те действително са се случили, и записва текущото крайно време на всеки елемент от работния процес. Моментът на края на една операция е моментът на началото на следващата, така че не е необходимо да се записва. Ако времето за край и начало на операциите не съвпадат, прекъсването се посочва на картата и се обяснява причината за това. Обедната почивка трябва да бъде изключена и посочена на отделен ред.

Анализ на снимка от работен ден

След като наблюдателите предоставят FRF в рамките на няколко работни дни, може да се извърши анализ на разходите. Анализът изисква чиста проба. Това се постига чрез правене на снимки по време на нормалния процес, без бърза работа, без престой. Ето защо не се препоръчва да се извършва отчитане на времето в края и в началото на месеца - в края на месеца всеки се стреми да изпълни плана, а в началото на месеца целите все още не са напълно поставени. Най-добрите дни за анализ на времето са средата на седмицата или месеца.

При обработката на получените данни се изчислява общата продължителност на времето за всеки ред и се сумират подобни операции. Всеки вид работа трябва да получи свой собствен индекс. Полученият PDF е потвърждение на процента работници, наети за определен вид работа.

За обективно измерване на разходите за време е необходимо да се гарантира, че работникът разполага с работни инструменти и че няма недостиг на суровини и полуфабрикати. Служителят трябва да изпълнява задълженията си с обичайното си темпо. Ако FW се записва на видео, DVR записва целия работен ден - от началото до края му.

Анализът изисква картата да бъде завършена, дори ако за компилирането й е използван видеозапис. Всички действителни почивки трябва да бъдат включени в картата. Всеки запис показва или какво е направил служителят, или какво е причинило неговото бездействие. При записване на всеки елемент от операция (работен процес) или прекъсване е препоръчително да се посочи индекс на разходите за време.

Снимка от работния ден на работник - пример

Да приемем, че организацията има заварчик и тази позиция е в списъка за преференциална пенсия. Но времето му на работа е по-малко от 80% от работния ден. Ако служител е ангажиран с работа от списък № 2 и има резултати от специална оценка, тогава компанията трябва да плати допълнителни вноски за него в следния размер (клауза 3 от член 428 от Данъчния кодекс на Руската федерация):

2% при установен клас условия на труд 3.1;
4% при установен клас условия на труд 3.2.

В същото време, като подкрепящи документи, местните служби на PFR приемат удостоверения от работодатели, че служителят е бил ангажиран в съответните видове работа за пълен работен ден (повече от 80% от работното време), извлечения от счетоводни листове и др. . Законодателството не съдържа конкретен списък от документи, с които работодателят трябва да потвърди подходящите условия на труд на служителите. Следователно компанията може да предостави всякакви документи.

Ето пример за такова потвърждение: фотокарта на работния ден на служител с неговия подпис. Самият служител присъства по време на оценката, така че въпросът за правото на преференциална пенсия няма да възникне в бъдеще.

Ако същите карти се изготвят за 3-5 работни дни, ще може да се докаже, че служителят извършва по-малко от 80% от работата си при опасни условия на труд. За изчисляване на пенсията има значение въздействието на химичния фактор - заваръчен аерозол по време на заваръчния процес, а не периода на подготовка за заваръчния процес, включително монтаж и др.

Снимка от работния ден на счетоводител

За да се определи дали е необходим медицински преглед за потребители на персонални компютри - офис служители, е необходимо да се извърши и времеви контрол. Когато работите на компютър повече от 50% от работното време, трябва да включите тези работни места в списъка на контингентите.

Ето образец на такъв PDF за един ден наблюдение. Напомняме ви, че за обективност на изследването трябва да направите поне 3 такива снимки на едно работно място и да запознаете служителя с резултатите.

ЕПолезно е за работниците на всички нива на управление да правят снимки на работния си ден. Поръчайте услугата снимка на работен ден (снимка на работно време).

ИИ така, какво е снимка за работен ден?

ЕФотографията на работния ден (или фотография на работното време) е вид наблюдение, при което се записва цялото прекарано време без изключение през целия ден. Записват се и най-дребните неща като минутен разговор по телефона, кафе-пауза и др.

INВ резултат на свършената работа те получават точна снимка какво точно е правил даден служител и за колко време.

СЪСБих искал да отбележа още веднъж, че снимката на работния ден (снимка на работното време) е практически безполезна, ако е направена само за един ден и след предварително споразумение със служителя. И също така е безполезно, ако данните не се обработват и не се правят заключения.

ЛНай-добре е да направите снимка на работния ден (снимка на работното време) през седмицата - тогава ще получите по-точни данни: контролираното лице ще се отпусне и ще се държи по-естествено през седмицата, освен това качеството на работа се променя в различните дни и можете да получите средни стойности, ако композирате снимки от няколко работни дни.

Пзаповед за изпълнение.

Определяне на целта на снимане на работния ден (фотография на работното време).
Определяне на технологията за изпълнение (кой ще я проведе, кога, как).
Изготвяне на формуляри за наблюдение.
Брифинг за наблюдатели.
Заснемане на работния ден (снимки на работното време).
Обработка и анализ на резултатите, разработване на решения.

1. Цели на фотографията на работния ден (фотография на работното време):

определяне на действителните разходи за работно време,
разработване на стандарти,
идентифициране и елиминиране на загуба на време,
подобряване на системата за мотивация,
повишаване на самоорганизацията,
оптимизиране на бизнес процесите на организацията и много други.

хБих искал да отбележа, че работниците трябва да знаят защо са наблюдавани и каква е целта на снимката от работния ден. В същото време резултатите от снимане на работния ден (снимки на работното време) не трябва да се използват срещу служители - те трябва да се използват за подобряване на работата.

2. Форма за наблюдение.

СЪСМожете да изтеглите формуляр за наблюдение (автоснимка) или индивидуална снимка на работния ден (снимки на работното време).

3. Обучение на наблюдатели.

нЗапознайте наблюдателите с листовете за наблюдение, обяснете, че те трябва да маркират всички действия на лицето, като записват началния час на ново действие и продължителността на действието.

нНаблюдателят не трябва да се намесва в дейността на служителя, нито да му помага, нито да влиза в преговори с него. Наблюдателят трябва само да записва всички действия. В същото време той трябва добре да знае каква е същността на работата на наблюдаваното лице.

4. Обработка на резултатите.

INВсички операции, извършвани от служителя, са групирани, на всяка група е присвоен собствен индекс. Подобни операции имат един и същ индекс.

СЪССред общоприетите се разграничават следните:

T pz - времето, прекарано в подготвителна и последна работа (дойде на работното място, включи компютъра, изчака зареждането на програмите и т.н.)

T op - оперативно време, т.е. времето, прекарано от служителя при изпълнение на задълженията.

T obs - време, изразходвано за решаване на организационни въпроси и поддържане на работното място.

Tлента - почивки във времето.

дЗа по-точен анализ можете да разделите работното време на групи или да маркирате допълнителни категории.

дСлед това изготвяте баланс на действителното време на служителя (действително работно време, снимка на работния ден).

ОТНОСНО n е таблица, в която за всяка група се изчислява броят на случаите, продължителността (общото време на операциите за групата) и делът на изразходваното време от времето на целия работен ден (наблюдаван период).

Коефициент на използване на работното време (Ksp):

To isp = Tpz+Top+Tobs+T n ex

където T pz, T op, T o6s се изчислява въз основа на действителния баланс на работното време;

T"exc се избира в рамките на стандарта, даден в условията на задачата;

Tsm - установена продължителност на работния ден (време за наблюдение), мин.

Процент на загуби по организационни и технически причини

Kpot = Tpot/T cm

Коефициент на загуба на работно време поради нарушение на трудовата дисциплина

Kpnd= Tpnd+(T f exc - T n ex)

където K се изчислява въз основа на действителния баланс на работното време;

T* ex и T n ex - съответно време за почивка и лични нужди, действително (според действителния баланс на работния ден) и нормативно (според условията на заданието).

Възможно повишаване на производителността на труда при намаляване на преките загуби работните часове могат да бъдат изчислени по формулата:

ΔPT = Tpot+Tpnd+ (Tf exc - Tn exc) * Ks*100

където K c е коефициентът на намаление за преките загуби на работно време (0,1; 0,2 и т.н. При пълно намаляване на загубите на време той е равен на 1).

5. Анализ на резултатите и развитие на дейностите.

ААнализът на резултатите ще ви позволи да разберете колко работно време действително се използва, колко често работниците си правят почивки от работа, колко време се отделя на обяд, колко време се изразходва за подготвителна работа.

TОсвен това ще можете да определите какво ви пречи да вършите работата си ефективно.

INСлед като идентифицирате всички проблеми и трудности, разработете дейности, които ще помогнат за разрешаването на проблемите.

ППолучавате информация за услугата за заснемане на работни дни (снимки на работно време) Вие

Един от резервите за повишаване на ефективността на всяка организация е по-продуктивното използване на трудовите ресурси. В този случай прост и ефективен инструмент за получаване и анализ на обективни данни е снимка на работния ден (WPD).

Снимка от работния дене метод, който ви позволява да изучавате разпределението на времето на конкретен служител чрез наблюдение, измерване и документиране на всяко време, прекарано в работни дейности през работния ден.

Овладяването на метода FRD ви позволява да получите уникални резултати в областта на управлението на персонала и неговата производителност, дори в условия на непълно покритие на работата, извършена в компанията, чрез стандартизация. Процесът на FDD е насочен към определяне на времето, изразходвано за всяка операция, идентифициране и анализ на причините за неизпълнение на задачите и оптимизиране на работния процес като цяло.

Снимка от работния ден дава отговори на следните въпроси:

1. Колко време отделя един служител за определен вид работа?

2. Колко време отнема на различните служители да свършат една и съща работа?

3. Възможно ли е да се увеличи производителността на труда и с какви средства?

4. Възможно ли е да пропуснете (опростите) някой от бизнес процесите или да ги делегирате на други отдели?

5. Как да се установят стандарти за производителност на труда и да се идентифицират причините за неспазването на тези стандарти?

Видове FRD

В зависимост от броя на обектите на наблюдение и целевата задача се използват следните видове снимки на работния ден:

. индивидуален— определяне на времето, прекарано от отделните изпълнители, което ви позволява да изучавате работата с максимална степен на детайлност;

. група— наблюдава дейностите на няколко служители, свързани помежду си от работния процес, за по-нататъшно рационално разпределение на отговорностите между членовете на групата. Основната цел на груповата фотография е да изследва последователността на работата на членовете на групата, степента на тяхната натовареност, организацията на работата, да идентифицира причините и продължителността на загубата на работно време и да изследва други въпроси, които не изискват прецизно измерване на времето;

. изчерпателна- позволява да се установи връзката между отделните производствени процеси, да се проучи производственият ритъм на работа, да се определи степента на рационално използване на оборудването и да се разработят конкретни мерки, насочени към повишаване на ефективността на труда. В този случай група наблюдатели изучават работата на екип, цех, отдел или предприятие като цяло, което позволява да се обхване целия набор от производствени процеси или значителна част от тях;

. самостоятелна фотография— специалистът самостоятелно измерва времето на своята дейност.

Важен детайл:За да се получат по-обективни и надеждни данни, се правят изчерпателни снимки на работния ден в продължение на няколко дни (седмици, месеци).

ЦЕЛИ НА ИЗПОЛЗВАНЕ НА FRD

Снимка от работния ден може да се използва за различни цели:

1. Определяне на структурата на работното време, идентифициране на най-скъпите операции и видове работа.

2. Проучване на опита на най-добрите служители.Бюджетът на работното време на служителите, които показват най-добри резултати, може да се използва като основа за поставяне на цели, оценка на представянето на служителите и намиране на оптимални начини за организиране на работата.

3. Определяне на стандарти.Анализът на данни за няколко служители ви позволява да получите първоначална информация за разработване на трудови стандарти. Освен това методът FRD се използва за няколко служители с различна ефективност на работа, за да се повиши валидността на стандартите.

4. Идентифициране на причините за несъответствие със стандартите.Ако стандартите вече съществуват, но отделните служители редовно не ги спазват, тогава с помощта на снимка на работния ден можете да идентифицирате причините за тази ситуация.

5. Идентификация на загубеното работно време.С помощта на EDF е възможно да се определи на кои етапи от работния процес възникват загуби на работно време и какво ги причинява: неефективна организация на работа, нерационално изградена технология или некоректност на служителите.

6. Подобряване на процеса на организация на труда в предприятието. FRD ви позволява да опишете бизнес процесите, съществуващи в една компания, и да оцените колко оптимални са те.

7. Оценяване на работата на служителите.Наблюдаването на работата на служител и оценката на времето, изразходвано за различни работни операции, е възможност да се оцени нивото на неговия професионализъм и мотивация.

ТЕХНОЛОГИЯ НА ИЗВЪРШВАНЕ НА ФРД

Технологията за снимане на работния ден се състои от няколко етапа.

Етап 1. Подготовка за снимане на работния ден.

В началния етап се установяват целите за заснемане на снимки на работния ден. Въз основа на поставените цели се определят вида и методологията за провеждане на EDF.

Ако основната цел на ФРД е контрол на спазването на вътрешните трудови норми от персонала, тогава може да се направи снимка на работен ден едновременно от група служители (групиране на служителите по структурни единици или по вид извършвана работа). Нарушенията на трудовата дисциплина ще бъдат забележими веднага.

Ако се налага идентифициране на загубеното работно време, оптимизиране на бизнес процесите на компанията, тогава трябва да се направи снимка на работния ден индивидуално за всеки служител, като внимателно се записват извършените от него операции, взаимодействието с други служители и структурни подразделения.

Също така на първия етап е необходимо да се реши дали да се информират служителите за FRD или дали си струва да се измисли подходяща легенда за въвеждане на наблюдател.

ВАЖНО Е

Подготвителният етап включва подготовка (инструктаж и обучение) на наблюдателите. Получените резултати до голяма степен зависят от подготовката.

Няма да е излишно предварително да се договорите за формулярите FRD, за да отразявате правилно необходимата информация в тях. Това е особено важно, ако изследването ще се провежда едновременно в няколко структурни звена от различни наблюдатели.

Етап 2. Заснемане на работния ден.

Снимането се извършва според текущото време. Резултатите от измерването се записват в протокола за наблюдение (Таблица 1-3). В колони 1 и 2 наблюдателят записва началния и крайния час на всяко ново действие (бездействие). В колона 4 той описва действията, в колона 5 въвежда списък на оборудването, необходимо за завършване на работата. Всеки запис показва или какво е направил служителят, или какво е причинило неговото бездействие.

Всеки елемент от работа или почивка трябва да бъде документиран отделно. Особено ясно трябва да се разграничават елементите на работата по поддръжката на работното място, както и прекъсванията в работата, като се вземат предвид тяхното естество и причини. В този случай колони 1, 2, 4, 5 от листа за наблюдение се попълват директно в процеса на наблюдение, а колони 3, 6 - при обработката на фотографските резултати.

Снимка от работния ден на икономиста

Тази снимка е направена на 18.03.2016 г. с помощта на метода за директни измервания на прекараното време въз основа на Заповед на управителя № 147 от 09.03.2016 г. с цел изследване на разхода на работно време през работния ден на служителя.

Резултатите са представени в табл. 1.

ПЪЛНО ИМЕ. служител: Петрова А.И.

Трудов стаж по специалността: 2 години.

Таблица 1. Снимка на работния ден на икономиста
		Оборудване	Забележка

	Включване на компютъра
	Уточняване по телефона на съдържанието на необходимата информация. Разпределение на планираните показатели за изпълнение на отдела по заявки по електронна поща	Компютър, телефон, интернет връзка
		Телефонен апарат
	Събиране на необходимата първоначална информация за анализ на изпълнението на планираните показатели по производствени обекти на Воронежското поделение на Камелия-Инвест ООО	Компютър, телефон, интернет връзка

	Анализ на изпълнението на планираните показатели за производство на продукти от производствени обекти на Воронежското подразделение на Камелия-Инвест LLC според докладите на ръководителите на производствени обекти	компютър
	Изясняване на физически и парични показатели от изпълнители на отчети	Телефон, интернет връзка

	Внасяне на промени в аналитичния отчет за изпълнение на планираните показатели	компютър
	Изготвяне на аналитични бележки до ръководителя на отдела относно възможността за въвеждане на нови материали в производството на продукти	компютър
	Излизане по лични нужди, пауза за пушене
	Анализ на фонда за заплати на Воронежското подразделение на Камелия-Инвест LLC за месеца	Компютър, телефон
	Разговор на лични теми по телефона	Телефонен апарат
	Планиране на заплатите за следващия месец
	Завършване на работата, изключване на оборудването, ред на работното място	Компютър, принтер, телефон

Снимката на работния ден беше представена на: икономист Петрова A.I.

__________/Петрова А.И./

(подпис)

"___" _____________ _____ G.

__________/Рябченко А.Р./

(подпис)

"___" _____________ _____ G.

Тази снимка е направена на 17.03.2016 г. с помощта на метода за директни измервания на прекараното време въз основа на Заповед на управителя № 147 от 09.03.2016 г. с цел изследване на разхода на работно време през работния ден на служителя.

Резултатите са представени в табл. 2.

ПЪЛНО ИМЕ. служител: Макарова С.В.

Длъжност: счетоводител.

Трудов стаж по специалността: 13 години.

Подразделение: Воронежско подразделение на Камелия-Инвест LLC.

Таблица 2. Снимка от работния ден на счетоводител
Начало на действието (операцията).	Краен час на действие (операция)	Продължителност на операцията (действието), мин.	Извършена работа (действие)	Оборудване	Забележка

			Включване на компютъра, разрешаване на сортиране на електронни бази данни
			Приемане и контрол на първичната документация по счетоводните площи и подготовката й за счетоводна обработка. Връщане на неоформени по съответния ред документи на създателите
			Проверка на имейл, запознаване със съдържанието	Компютър, интернет връзка
			Подготовка и изпращане на необходимата информация за себестойността на произведените продукти през отчетното тримесечие по искане на ръководителя на отдела (вземане на проби, фотокопиране на фактури на трети страни, изчисления на разходите по вид продукт и др.)	Копирна машина, компютър, принтер, интернет връзка
			Излизане по лични нужди, пауза за пушене
			Извършване на работа по отчитане на дълготрайни активи	Компютър, принтер
			Обедна почивка
			Извършване на работа по отчитане на производствените разходи	Компютър, принтер
			Проверка с доставчици на услуги по телефона	Компютър, телефон
			Проверка на имейл, запознаване със съдържанието	Компютър, интернет връзка
			Сканирайте документите за заплати и ги изпратете по имейл до централата на компанията	Компютър, скенер, интернет връзка
			Излизане по лични нужди, пауза за пушене
			Среща с ръководителя на отдела за промени в данъчното законодателство
			Подготовка на документи за предаване в архива
			Изключване на компютъра и друго оборудване, ред на работното място	Компютър, принтер, скенер, копирна машина

Снимката от работния ден беше прегледана от: счетоводител Макарова С.В.

__________/Макарова С.В./

(подпис)

"___" _____________ _____ G.

Отговорен за заснемането на снимки на работния ден: HR мениджър Ryabchenko A.R.

__________/Рябченко А.Р./

(подпис)

"___" _____________ _____ G.

Снимка на работното време на мениджъра по закупуване

Тази снимка е направена на 19.03.2016 г. по метода на директните измервания на изразходваното време въз основа на Заповед на управителя № 147 от 09.03.2016 г. с цел изследване на разхода на работно време през работния ден на служителя.

Резултатите са представени в табл. 3.

ПЪЛНО ИМЕ. служител: Сергеев П.И.

Длъжност на служител: мениджър покупки.

Трудов стаж по специалността: 9 години.

Подразделение: Воронежско подразделение на Камелия-Инвест LLC.

Таблица 3. Снимка от работния ден на мениджър покупки
Начало на действието (операцията).	Краен час на действие (операция)	Продължителност на операцията (действието), мин.	Извършена работа (действие)	Оборудване	Забележка

			Включване на компютър, принтер, копирна машина	Компютър, принтер, копирна машина
			Искане от отдела за планиране и икономика на бюджета за поръчки, съгласуван с финансовия отдел, за текущото тримесечие	Компютър, телефон, интернет връзка
			Поискайте от главния склад информация за наличността на материалите	Компютър, телефон, интернет връзка
			Определяне на наличността и необходимостта от материали за текущото тримесечие	Компютър, телефон
			Излизане по лични нужди, пауза за пушене
				Компютър, принтер, телефон
			Обедна почивка
			Съставяне на месечен план за доставки	Компютър, принтер, телефон
			Излизане по лични нужди, пауза за пушене
			Провеждане на маркетингови проучвания за проучване на предложения от доставчици, ценови нива, условия на доставка съгласно плана за доставки
			Приемане и обработка на документи, свързани с обществени поръчки	Компютър, принтер, интернет връзка, телефон
			Излизане по лични нужди, пауза за пушене
			Окончателно споразумение с доставчика относно цените, датата на доставка и начина на доставка на продуктите до склада	Компютър, интернет връзка, телефон
			Въвеждане на справочна информация в базата данни на доставчика	Компютър, интернет връзка
			Съставяне на протокол за извършената работа през деня, изключване на компютъра и друго оборудване	компютър

Снимката от работния ден беше прегледана от: мениджър покупки Сергеев P.I.

__________/Сергеев П.И./

(подпис)

"___" _____________ _____ G.

Отговорен за заснемането на снимки на работния ден: HR мениджър Ryabchenko A.R.

__________/Рябченко А.Р./

(подпис)

"___" _____________ _____ G.

Етап 3. Обработка на резултатите.

Изчисляването на продължителността на елементите (попълване на колона 3) се извършва при обработката на резултатите.

На този етап се попълва и колона 6 и всеки елемент се класифицира. За непроизводствения персонал на фирма Камелия-Инвест прилага следната класификация на разходите за работно време:

ОВ - общо работно време (продължителност на работната смяна);

PZ - (подготовка за изпълнение на задача, поддържане на средства за производство в работно състояние по време на смяна);

ОП - ;

OLN - ;

NTD - (закъснение, неразрешени отсъствия от работното място, преждевременно напускане на работа и др.).

Въз основа на получените данни (Таблица 1-3) се създава баланс на трудовата дейност. Таблица 4 показва баланс на работното време на икономиста.

Таблица 4. Баланс на работното време на икономиста
	Описание	Общо време за наблюдение, мин.
	Организация на работното място и заключителна работа	540 мин. (9 часа)
	Оперативно време (време на пряко изпълнение на задачите)
	Прекарване на време за почивка и лични нужди
	Нарушения на правилата за трудова дисциплина

Колона „Обща продължителност, мин.“ маса 4 се попълва въз основа на данните в табл. 1, както следва:

PV = 10 + 15 = 25 (мин.);

OP = 45 + 60 + 70 + 40 + 30 + 75 + 65 + 35 = 420 (мин);

OLN = 10 + 60 + 10 = 80 (мин.);

NTD = 5 + 10 = 15 (мин.).

Изчисляване на коефициент К1, което показва дела на разходния елемент в общото време на наблюдение:

K1(PZ) = 25 / 540 × 100% = 4,6%;

K1(OP) = 420 / 540 × 100% = 77,8%;

K1(OLN) = 80 / 540 × 100% = 14,8%;

K1(NTD) = 15 / 540 × 100% = 2,8%.

Нека помислим баланс на работното време на счетоводителя(Таблица 5).

Таблица 5. Баланс на работното време на счетоводителя
Класификатор на работното време	Описание	Обща продължителност, мин.	Процент от общото време на наблюдение (K1), %	Общо време за наблюдение, мин.
	Организация на работното място и заключителна работа
	Оперативно време (време на пряко изпълнение на задачите)
	Прекарване на време за почивка и лични нужди
	Нарушения на правилата за трудова дисциплина

Попълване на колона „Обща продължителност, мин.“ въз основа на данните в табл. 2:

PV = 10 + 5 = 15 (мин.);

OP = 15 + 20 + 105 + 80 + 75 + 15 + 15 + 45 + 50 + 25 = 445 (мин);

OLN = 10 + 60 + 10 = 80 (мин.).

Няма нарушения на правилата за трудова дисциплина.

Изчисляване на коефициент К1, отразяваща дела на разходния елемент в общото време на наблюдение:

K1(PZ) = 15 / 540 × 100% = 2,8%;

K1(OP) = 445 / 540 × 100% = 82,4%;

K1(OLN) = 80 / 540 × 100% = 14,8%.

Таблица 6 съдържа данни за баланса на работното време мениджър покупки.

Таблица 6. Баланс на работното време на мениджъра по доставките
Класификатор на работното време	Описание	Обща продължителност, мин.	Процент от общото време на наблюдение (K1), %	Общо време за наблюдение, мин.
	Организация на работното място и заключителна работа
	Оперативно време (време на пряко изпълнение на задачите)
	Прекарване на време за почивка и лични нужди
	Нарушения на правилата за трудова дисциплина

Колона „Обща продължителност, мин.“ маса 6 се попълва въз основа на данните в табл. 3:

PV = 10 + 35 = 45 (мин.);

OP = 5 + 15 + 150 + 50 + 30 + 80 + 45 + 15 + 15 = 405 (мин);

OLN = 10 + 60 + 10 + 10 = 90 (мин.).

Няма нарушения на правилата за трудова дисциплина.

Изчисляване на коефициент К1:

K1(PZ) = 45 / 540 × 100% = 8,3%;

K1(OP) = 405 / 540 × 100% = 75%;

K1(OLN) = 90 / 540 × 100% = 16,7%.

Етап 4. Анализ на резултатите и разработване на решения (препоръки).

Въз основа на данните, получени в резултат на FRD, се правят заключения и се разработват препоръки за отстраняване на установените недостатъци.

В нашия случай анализът на снимки от работния ден на икономист, счетоводител и управител на воронежското подразделение на Камелия-Инвест LLC показа достатъчно високо ниво на спазване на трудовата дисциплина, тъй като или няма нарушения, или NTD има ниска стойност (2,8% от общото време за наблюдение на икономиста).

Преди да започнете наблюдението, трябва да решите какво точно се счита за нарушение на трудовата дисциплина. В края на краищата така наречените паузи за пушене, пиенето на чай по време на работното време, разговорите с колеги по несвързани теми и други мивки за време често са просто необходими за поддържане на нормална среда в екипа от морална гледна точка.

Важен детайл:За да се избегнат недоразумения по този въпрос, се препоръчва правилата за вътрешния трудов ред да бъдат изготвени в писмен вид и съгласувани с персонала и синдикалната организация. При наемане на нови служители е необходимо те да бъдат запознати с тези правила.

По време на FRD беше разкрито, че мениджърът по покупките прекарва около 30 минути. всеки ден да съставя отчет за свършената работа през деня. Ръководството на фирма Камелия-Инвест прецени, че това е значителна инвестиция на време и реши опростете формите за вътрешно отчитанекакто мениджъри покупки, така и други служители.

ЗАБЕЛЕЖКА

Формулярите за отчитане, тяхното съдържание и честота трябва да се преразглеждат периодично във всеки случай, тъй като в днешната бързо променяща се бизнес среда всяка информация бързо губи своята релевантност.

Въз основа на резултатите от FRD беше решено да се включи в щатното разписание на Воронежското подразделение на Kamelia-Invest LLC ставката на оператор на компютърен набор, за да му се делегират следните функции: фотокопиране и сканиране на документи, изпращане и получаване на имейл , архивиране на документи, съставяне на прости справки и текстови документи. Това позволи освобождаване на квалифициран персонал(счетоводители, икономисти и мениджъри).

Във всеки случай е по-лесно да се намери човек, който има умения да общува с компютър и друга офис техника, отколкото компетентен икономист, отговорен счетоводител и опитен мениджър. И от гледна точка на възнаграждението този вариант е най-оптимален.

Ефективността на всеки отдел до голяма степен зависи от наличието на модерно високоскоростно оборудване (високоскоростни компютри, способни да работят с големи количества данни) и комуникации. Може би, въз основа на резултатите от FRD, в някои случаи закупуването на такова оборудване ще бъде оправдано, т.к Ефективността на компанията зависи от ефективността и достоверността на получените данни.

FRD също така дава възможност да се обмисли използването на едно и също оборудване (устройства за сканиране, устройства за широкоформатен печат, цветни принтери) от няколко служители/отдели, без да се компрометира ефективността на тяхната работа. Такова оборудване се използва, като правило, спорадично, за изпълнение на еднократни задачи.

Резултатите от EDF могат да се използват за вземане на решения за повишения, сертифициране, награди и др.

ЗА ВАША ИНФОРМАЦИЯ

Снимката на работен ден може да бъде направена от самата компания (по-икономичен вариант) или поверена на компания, специализирана в това (резултатът от изследването ще бъде по-надежден).

Персоналът, организационната система, методите на работа и стилът на управление на компанията са доста лесно повлияни от предприятието, управляеми и в същото време оказват значително влияние върху общия показател за ефективност. Ето защо трябва да се обърне голямо внимание на повишаването на ефективността на труда, а FDD в този случай е един от най-удобните и рационални методи за изследване на разходите и загубите на работно време.

О. С. Полякова, експерт

Ефективността прави хората успешни и конкурентоспособни. Отличен инструмент за изследване на това колко ефективно използвате работното си време е фотографията на работното време, с други думи се нарича още хронометрия. Какъв вид инструмент е това, как да го използвате и какви резултати носи - прочетете статията.

Какво е снимка на работното време?

Това е изследователски метод, при който на непрекъснато измерване се подлага цял работен ден или определен период от време. Благодарение на такова наблюдение е възможно да се получи информация какво прави служител, група служители или екип през работния ден. Наблюдението се извършва от специалист, но такова изследване може да се извърши и самостоятелно. Изцяло всички действия подлежат на запис, както свързани с работа, така и с разсейване, паузи за пушене и т.н.

Това е популярен инструмент сред служителите, които са запалени по управлението на времето и разбират важността на управлението на времето. Освен това, ако се интересувате от въпроса как да оптимизирате работното си време, фотографията на работното време е първата стъпка. Можете да управлявате само това, което е измерено. Често самото наблюдение, дори без да се правят промени в работния ден, вече води до повишаване на ефективността.

цели

Този метод служи за редица цели. Един от най-важните е идентифицирането на загубеното време през работния ден. Следващата стъпка е да идентифицирате причините за загубата на време и да разработите система от мерки, която ще ви позволи да работите по-ефективно. Фотографията на работното време ви позволява да разработите времеви стандарти за работни процеси, да възприемете организационния опит от най-успешните служители и да го научите на други хора, за да постигнете високи резултати.

Този вид изследвания стават особено ценни, когато се решава въпросът за разширяване или намаляване на персонала или преразпределение на отговорностите.

Ако искате да обсъдите с вашия мениджър увеличаване на заплащането ви или намиране на помощник, самостоятелно съставена индивидуална снимка на работното време ще бъде отлична база от доказателства. Ще имате сериозни аргументи и мениджърът ще приеме по-сериозно вашите предложения, ако се подготвите по този начин.

Заснемане на работно време

Въпреки факта, че името на процедурата съдържа думата „фотография“, не се изисква нищо от фотографско оборудване. Всичко, от което се нуждаете, е хартия и химикал. За да се опрости задачата, са разработени готови формуляри с проби за попълване. Те могат да бъдат намерени в правни системи от тип консултант. Можете сами да разработите формата или да се справите с обикновена маса.

Един ден не винаги е достатъчен, така че наблюдението може да се проведе няколко дни.

Целият процес може да бъде разделен на три етапа: подготвителен, процес на наблюдение, обработка на резултатите. На подготвителния етап се изготвят и попълват формуляри, на етапа на наблюдение се водят записи, на етапа на обработка на резултатите се изчислява колко време отнема определен вид работа, анализира се ефективността и се правят заключения.

Изчисляване на резултатите

Подготвителни и довършителни работи (пускане на оборудване, подготовка на необходимите инструменти, изключване на оборудването, почистване на работното място).
Организационни въпроси.
Време, прекарано в пряко изпълнение на задълженията.
Почивка и обяд.

По-малки групи могат да бъдат идентифицирани, ако е подходящо за конкретно изследване. След това се изчислява коефициент, показващ ефективността или неефективността на работния ден на служителя.

Форма за отчитане на времето

Формулярът трябва да има „заглавие“, където се въвежда информация за трите имена и специалността на служителя, предприятието, в което се провежда изследването, както и датата и часа на анализа.

След това трябва да има маса. Първата колона е пореден номер, след това колона за името на извършваната работа. Третата колона посочва периода от време и до момента, в който е извършена работата. Четвъртата колона изчислява времето, прекарано в работа. Можете да добавите колона за бележки.

Основни видове изследвания

Те могат да наблюдават един служител, тогава ще бъде индивидуална снимка. Те могат да наблюдават група или бригада, тогава ще бъде групова или бригадна снимка.

Ако наблюдението се извършва през целия работен ден, тогава такава снимка се нарича класическа. Не можете да фиксирате целия ден, а само отделните му моменти.

Друго разделение вече беше споменато по-горе. Специалист може да наблюдава или можете сами да снимате работния ден. Когато използвате външен наблюдател, може да срещнете негативни реакции от страна на служителите. Те могат да откажат да работят под наблюдение или, обратно, да започнат да работят по-бързо и повече от обикновено, което ще доведе до неверни данни за разходите за време.

Изследванията могат да се извършват и с помощта на видео оборудване. От една страна, това ви позволява да получите обективна информация, от друга страна, не всяко действие може да бъде ясно очертано, като го наблюдавате само отвън, без коментари от лицето, което извършва работата.

Психологическа подготовка

Изследване на това как служителите използват работното време - фотография на работното време, технически прост, но психологически сложен метод. Служителите възприемат подобни проучвания като опит да ги наблюдават, да влошат условията на труд, да идентифицират недостатъците и да ги накажат.

Ето защо е важно да се обърне внимание на предварителните обяснения за важността на такова изследване. Има сериозно въздействие Ако хората работят в атмосфера на доверие и добра воля, те с готовност ще се съгласят с всичко, което ще помогне на организацията да стане по-ефективна и конкурентоспособна. Ако, напротив, екипът се характеризира с недоверие и постоянно наказание, тогава ще бъде изключително трудно да се получи надеждна информация, която действително ще доведе до резултати.

Важно е да се изгради система за мотивация, при която служителите да работят най-ефективно.

Нека разгледаме един пример

Не е възможно всеки служител да създаде точна хронология на работния ден. Най-трудно е да се проведе със служители, заети на ръководни длъжности, особено трудно е заснемането на работното време на счетоводител. По-лесно е с онези специалисти, чиято дейност има ясни граници и отличителни черти. По правило това са професии със сини якички.

Нека разгледаме един пример. Служителят заема длъжността мениджър в корпоративния отдел. Ето снимка на работното време (примерно):

Началото на работния ден е 9-00 часа.
Подготовка (зареждане на компютъра, подготовка на документи) - 9-10.
Среща за планиране - 9-15.
Телефонен разговор с ключов клиент - 9-30ч.
Проверка на имейл - 9-42.
Изготвяне на договор за клиент - 9-53.
Пауза за дим - 10-37.
Изготвяне на презентация на нов продукт за клиент - 10-57.
Обяд - 14-05.
Стаж за нов служител - 14-58.
Пауза за дим - 16-15ч.
Обаждане на клиенти - 16-30ч.
Край на деня (почистване на работния плот, изключване на компютъра) - 17-55.
Прибиране вкъщи - 18-00.

Кому е нужна тази информация?

На първо място, заинтересованите страни са мениджърите и собствениците на компанията, които искат да разберат колко оптимално е натоварен персоналът и дали трудовите ресурси на компанията се използват ефективно.

Служителите на отдела за персонал и службите за персонал също се нуждаят от подобни изследвания, за да съставят изпълними длъжностни характеристики, да изберат точния брой служители, които са необходими в организацията, и да проведат изследователска работа.

Самите отговорни служители са заинтересовани работният ден да се използва ефективно, без престои и извънредна работа и да не се създават ситуации с извънреден труд или работа вкъщи.

Вече сте запознати с техника, която ви позволява да оцените дали работното време се използва ефективно (фотография на работното време). Опитайте се да приложите метода на практика, ще намерите голям брой резерви, ще видите как да работите оптимално. Благодарение на този подход можете да се превърнете в един от най-продуктивните служители на компанията и това определено ще бъде видяно и оценено.