График за ходене на работа. Правила за съставяне на график на смените съгласно Кодекса на труда на Руската федерация

Всяка компания, която използва различни графици за работа и почивка, трябва да има график за работното време за 2017 г. Той трябва да бъде съставен в пълно съответствие със законовите разпоредби.

Характеристики на изготвяне на график за работното време за 2017 г

Изготвянето на график за служителите да отидат на работа е необходимо на компанията, за да реши цял набор от проблеми:

• осигуряване спазването на правата на гражданите на нормално работно време;
• информиране на служителите за редуването на работни дни и почивни дни, както и дневното работно време;
• определяне на общия брой работни и почивни дни за периода.

За да работи седмичен 40-часов стандарт от 8 часа на ден, един служител през 2017 г. трябва да работи 247 дни от 365 календарни дни. Като се има предвид производственият календар за 2017 г. за петдневна работна седмица, който всъщност е и работен график, и сравнявайки го с 2016 г., можете да видите следното:

• Въпреки намаляването на календарната продължителност на 2017 г. с 1 ден (от 366 на 365 дни), броят на работните дни остава идентичен с 2016 г.
• Освен това през 2017 г., в съответствие с изискванията на Кодекса на труда на Руската федерация, 3 работни дни са намалени с 1 час - 22 февруари, 7 март и 3 ноември. Продължителността им е 7 часа.
• Общ брой почивни и неработни дни почивни днипрез 2017 г. намалява с 1 и се равнява на 118.

Последователност на планиране

Последователността на изготвяне на работен график включва следните етапи:

• Първоначално трябва да зададете периода, за който ще се генерира графикът (седмица, месец, тримесечие, година).
• Ако се използват няколко варианта за организиране на работа, при които графикът за работа и почивка се различава, е необходимо персоналът да се групира в зависимост от тези опции.
• Определете общия брой часове работа, получени според графика, и го сравнете с одобрената норма на работното време, установена за същия период. Направете корекции, ако е необходимо.
• Проверете полученото редуване на работните дни за съответствие с разпоредбите на чл. 110 от Кодекса на труда на Руската федерация, за да се осигури седмична непрекъсната почивка от най-малко 42 часа.

Трудни моменти при създаване на графики

Ако организация, която използва „стандартен“ петдневен режим, наема лица под пълнолетие, ще е необходимо да се вземат предвид специфичните правни норми, установени за тях. Тоест, когато изчислявате годишната норма на работното време, ще трябва да вземете предвид следното:

• максималната възможна продължителност на работната седмица не може да надвишава 24 часа;
• дневната продължителност на работата не може да надвишава 24 / 5 = 4,8 часа (4 часа 48 минути);
• годишната норма на времето е 247 × 4,8 = 1185,6 часа, но има 3 предпразнични дни, тогава се оказва 1185,6 - 3 = 1182,6 часа.

Като цяло за работещите на петдневен (или друг) график годишното работно време е 247 дни. × 8 часа - 3 часа = 1973 часа.

Необходимо е да се прави разлика между общия стандарт, установен със закон, и индивидуалния за служителя. Вторият се получава чрез изключване от планираната норма за периода на изчисление времето на отсъствие на служителя при запазване на работата му (отпуски, отпуск по болест, дни на кръводаряване, изпълнение на държавни задължения).

Къде е форматаграфикАработно време безплатно изтегляне

Работните графици се изготвят в свободна форма. Всички приложими режими на работа в задължителентрябва да бъдат отразени във вътрешния трудов правилник (ILR) и колективния договор. В този случай в трудовия договор трябва да се посочи наименованието на режима на работа от ПВТР. Разрешено е да се определи индивидуален график за служител, който не е посочен в местните разпоредби. Такъв график обаче трябва да действа като задължително приложение към трудовия договор и да бъде описан в него. Когато описвате работния график, трябва да посочите следната информация:

• редът за редуване на работни дни и почивни дни;
• продължителност на работния ден, начален и краен час на работа през смяната;
• продължителността на обедната почивка и периода на нейното използване през деня.

Освен това е необходимо да се създаде работен график за бъдещия период в отделен формуляр и да се запознае служителят с него (с изключение на петдневна работна седмица). от общо правилоТова трябва да стане не по-късно от месец преди началото на използването му, ако работният график на служителя се промени или веднага след наемане на нов служител. Най-често графикът се използва като основа за изготвяне на график, тъй като тогава графикът изглежда по-ясен. Можете да получите примерен график на работното време на уебсайта, като използвате връзката по-долу.

***

Когато изготвяте работните графици за 2017 г., трябва да се ръководите от стандартното работно време, дадено в производствения календар. Тази година той се оказа с 1 час по-малко спрямо 2016 г. - 1973 часа срещу 1974. Това се дължи на факта, че тази година въпреки по-кратката календарна продължителност са утвърдени по-малко почивни и празнични дни.

Труд на наемни работници в различни сфери стопанска дейностпредполага напълно различни графици за включването им в работния процес. Ако офис работнициРаботете, като правило, при условия на пет-шестдневна работна седмица, тогава, например, секторът на услугите изисква съвсем различен режим. За всеки служител се съставя график, който може да включва нощен труд, смени и „плаващи“ почивни дни. Междувременно е невъзможно да се състави график, ръководен само от собствените желания на работодателя и служителя - има много правила, които са заложени трудовото законодателство.

Какво е трудов режим, от какви елементи се състои?

Отработеното време е база за възнаграждение на работниците и служителите с условие за заплащане по време

Трудовото законодателство задължава работодателя да води стриктно отчитане на работното време за всеки служител, тъй като именно за времето (с изключение на доста редки случаи на работа на парче) се извършва плащането за работа. Режимът на труд се определя на първо място със закон и на второ място от работодателя, съгласувано със синдиката и работника или служителя, правилата за разпределение на времето. Кодексът на труда на Руската федерация съдържа раздел, посветен на работното време, чиято отделна глава (глава 16) регулира този конкретен режим.

Работното време според Кодекса на труда на Руската федерация може да бъде представено от няколко вида продължителност: нормална, съкратена и непълна. Освен това специалните разновидности включват нощен труд, извънреден труд и работа с възможност за ненормирани дни. Основната разлика между непълното и съкратеното работно време е тяхното заплащане - първото означава заплащане пропорционално на отработените часове, второто - независимо от отработените часове. Нощният и извънреден труд се заплащат с повишена ставка, нередовното работно време по правило се компенсира с допълнителни дни от годишния отпуск.

Елементи на режима на работното време са онези длъжности, които в съответствие със закона трябва да бъдат определени при формирането на режим за всеки работник. Сред тези основни позиции Кодексът на труда на Руската федерация посочва:

• продължителност (брой работни дни) на седмицата (например петдневна или шестдневна, непълна, посочваща броя на дните и т.н.);
• наличието на условие за ненормиран работен ден;
• продължителност дневна работа- брой часове работен денили смени с точно посочване на тяхното начало и край, времеви рамки за почивки;
• брой смени на ден;
• правила за редуване на работни и свободни дни (например „два работни дни след два почивни дни“ и др.).

Как и с какви документи се определя режимът на труд

Работният график за всеки отделен служител трябва да бъде обсъден предварително с него - при сключване на трудов договор. По принцип според организацията в контекста на структурни подразделения или длъжности работното време се определя в правилника за вътрешния трудов ред.

PVTR е местен регулаторен правен акт на организация, който определя основните аспекти на взаимоотношенията между екип от служители и работодателя - правила за наемане и прекратяване работни отношенияправомощия и задължения на страните по трудовия договор в процеса на работа, Общи условияотносно режима на работното време и др. ПВТР се утвърждават от работодателя съгласувано със синдикалната организация, с този документ всеки служител при сключване трудов договортрябва да бъдат съобщени писмено.

В PVTR режимът на работното време на организацията може да бъде отразен чрез:

• определяне на продължителността на работната седмица и конкретни дневни работни времеви рамки за определени групи длъжности (например „За отдели: Управление, отдел „Човешки ресурси“, Правно обслужване, Счетоводство, Офис - петдневна работна седмица, начало на работния ден - 8:00 часа, край на работния ден - 17:00 часа, почивка за почивка и хранене - от 13:00 до 14:00 часа");
• установяване за определени позиции на условието за ненормиран работен ден, посочване на размера на обезщетението във формуляра допълнителни дни(най-малко три) ваканции по чл. 119 от Кодекса на труда на Руската федерация (например „За длъжности: директор, заместник-директор, шофьор - установява се нередовен работен ден с компенсация под формата на 4 дни допълнителен отпуск годишно“);
• установяване на работен график за отделни отдели и длъжности (например „За отдел продажби се установява работен график в съответствие с трудовите стандарти за петдневна 40-часова работна седмица“);
• установяване на сумирано отчитане на работното време за отделни позиции (например „За позиция „Продавач“ се установява сумирано отчитане на работното време, отчетният период е тримесечие“);
• установяване на гъвкав работен график, нощен (равен на деня) работен график, график на смени, разделяне на работния ден на части за отделни категориислужители (например „За длъжността „Касиер“ се установява работа на смениработа, при която третата смяна, попадаща през нощта, е еквивалентна на работното време през деня“).

Трудовият договор трябва да съдържа раздел, посветен на режима на работа. За служителите, чиято позиция включва работа по редовен график от пет или шест дни в седмицата, споразумението определя точния работен график. За тези, които ще работят по график, с натрупано отчитане, с ненормиран работен ден, с непълно работно време, с разделяне на деня на части и др., тези обстоятелства трябва да бъдат отразени в посоченото споразумение. Незаконосъобразни са случаите на установяване на неопределен режим на работно време, което води до отговорност на работодателя по чл. 5.27 от Кодекса за административните нарушения на Руската федерация с всички произтичащи от това последици (глоби и други санкции).

В договора трябва да бъде включен раздел за работното време

Как да установите нови режимни правила в една организация: процедура и документи

Ако служителят се запознае със съществуващия режим за определена позиция при наемане, като подписва трудов договор и отбелязва показанието на PVTR, тогава промяната на текущия режим е малко по-сложна.

Решението за промяна на PVTR може да бъде издадено под формата на заповед

Процедурата е следната:

1. Като начало ръководителят трябва да вземе информирано решение за кои позиции или структурни звена се въвеждат нови правила.
2. След това, в съответствие с всички правила за промяна на местните регулаторни правни актове, се правят съответните промени в PVTR (проектът трябва да бъде съгласуван със синдиката в рамките на пет дни, след което да бъде подписан от управителя).
3. Въз основа на изменения PVTR всеки служител, засегнат от промените, е уведомен за промяната съществени условияработа (уведомлението се връчва срещу подпис не по-късно от месец преди издаване на заповедта). В случай на отказ за продължаване на трудовото правоотношение при променените условия, служителят трябва да бъде уволнен след изтичане на срока на предизвестието.
4. В определения срок (месец след уведомяване на служителите) се издава заповед на предприятието за промяна на режима за конкретни служители (на този етап те трябва да бъдат изброени поименно). Всеки служител се запознава със заповедта, като я подписва.
5. В деня на публикуване на разпоредителния документ се сключва договор с всеки служител допълнително споразумениекъм договора, като променя условията на режима на работното време.
6. От датата, посочена в допълнителното споразумение и заповед, започва да действа новият режим с новия си документация(например с планиране).

Работен график като документ, регламентиращ ежедневния индивидуален работен график

Работният график е един от важни документида организира работата на онези служители, които не работят според общия (производствен) календар. По този начин дневният график регулира времето за идване на работа, напускане на работа, времето за почивка и дори работното място, определено за служителя.

Графикът обикновено се изготвя за един месец, този период обаче не е законово регламентиран.Следователно, в зависимост от обстоятелствата и характеристиките на производствения процес, документът може да бъде съставен за седмица, тримесечие или година.

Графикът като документ може да бъде съставен:

• едновременно за всички служители на предприятието;
• на служители от един структурна единица;
• за определена група служители от различни структурни подразделения;
• отделно за един служител.

Форма и символи

В графика на смените е достатъчно да посочите само обозначението на смяната

При обобщаване на счетоводството графикът трябва да съдържа колони, отразяващи броя на часовете на месец, на тримесечие (в зависимост от отчетния период)

Процесът на изготвяне и одобряване на графика

Процедурата за изготвяне и одобряване на график в организация може да се регулира или от местен регулаторен правен акт, или със заповед на ръководителя. Лицата, отговорни за поддържането, одобряването и одобряването на документи, се определят чрез посочване в тези документи и включването на съответния елемент в длъжностната характеристика.

По правило графикът се съставя от лицето, което отговаря за това в структурното звено (отдел, служба), одобрено от ръководителя на структурното звено, представител на отдела за персонал и профсъюза, одобрено от ръководителя на предприятието или негов заместник, отговарящ за съответната област на дейност.

Графикът може да се изготви ръчно (с помощта на стандартни средстваОфис с изход на хартия), и в спец софтуерни системи(например „1C: Персонал и заплата“, SAP и др.).

Изисквания към графика

При изготвянето на работен график работодателят е в ситуация, в която е необходимо да се съобрази с много правила, изисквания и интереси. На първо място, това са изискванията на трудовото законодателство, което защитава правата, интересите и дори здравето на служителя:

1. Продължителността на ежедневната работа не трябва да надвишава установената в чл. 94 от Кодекса на труда на Руската федерация ограничения (специални ограничения са установени за непълнолетни служители, хора с увреждания, работници във вредни и опасни условия).
2. Броят на работните часове на седмица не трябва да надвишава стандарта производствен календар(40 часа - общо правило). За тези, на които е възложено сумирано отчитане за отчетен период, е задължително спазването на нормираните часове за този отчетен период (тримесечие, месец и др.).
3. Смените, които се извършват предимно през нощта, трябва да бъдат намалени с 1 час.
4. След смяна с продължителност над 24 часа се осигурява еднаква или по-голяма почивка.
5. Ако служителят няма условие за разделяне на работния ден на части, обедната му почивка (или сумата от няколко през деня) не трябва да продължава повече от два часа.
6. Минималната обедна почивка е 30 минути. Задължително е да се установи ежедневно, ако споразумението на страните и PVTR не предвижда служителят да яде храна успоредно с работата. Обедната почивка не се заплаща.
7. Забранява се работата на две смени една след друга.
8. Часовете, които попадат по време на болест или ваканция на служителя, също се включват в неговата месечна (тримесечна) ставка. С други думи, служителят не е длъжен да компенсира реално пропуснатите часове до нормалните.
9. Границите, установени с чл. 99 от Кодекса на труда на Руската федерация за извънреден труд (не повече от четири часа в двудневен работен период, не повече от сто и двадесет часа годишно) и др.

Разбира се, при съставяне на график се вземат предвид режимът на работа на предприятието, стандартите за натоварване и интересите на самия служител.

Запознаване на служителите

Работодателят е длъжен да запознае служителите с работния график не по-късно от един месец преди деня на влизането му в сила - това е пряко изискване на чл. 103 от Кодекса на труда на Руската федерация. Нарушаването на този срок може да доведе до административна отговорност.

За да избегнете нарушаване на изискванията на закона, трябва да започнете да съставяте график не по-късно от месец и половина преди началото на отчетния период. Например, графикът за декември трябва да бъде изготвен преди 15 октомври, за да има време за координиране, одобрение и запознаване на всички служители с него (в края на краищата, някои от тях по време на запознаването може да са на почивка или в отпуск по болест, но това обстоятелство не е извинение при нарушаване на сроковете за запознаване).

Как да промените установения работен график

Тъй като работният график се установява по споразумение на двете страни по трудовото правоотношение, всяка от тях може да инициира промяната му. Промяната на режима (като по-общо, постоянно понятие) по инициатива на работодателя е описана в раздела за установяване на трудов режим в предприятието. Промяна в графика, като еднократно събитие или инцидент, засягащ един служител, възниква:

• или чрез коригиране на вече съставен график (документ), ако за служителя е установен работен график;
• или чрез извършване на промени в договор за работа- ако служителят работи според графика, записан в този документ (т.е. според нормалния производствен календар).

В първия случай графикът по искане на служителя или по собствена инициатива (определен от производствена необходимост) изготвя коригиращ график, одобрява го и го одобрява съгласно обичайната процедура за изготвяне на този документ.

Можете да промените работното време както за група служители, така и за един от тях (например по негово желание поради семейни обстоятелства)

Във втория случай, по искане на служителя, се изготвя заповед за промяна на работния график - това е достатъчно, ако графикът се промени до две седмици. Ако периодът на промяна на режима на работа е по-дълъг, е необходимо да се сключи допълнително споразумение към договора.

Ако работният график се промени за повече от две седмици, е необходимо да се сключи допълнително споразумение към трудовия договор

Установяването на работното време и изготвянето на графици за служителите е една от основните задачи на работодателя в областта на организацията трудов процес. А това не е лесен въпрос. Графикът трябва да отговаря не само на производствените нужди на фирмата, но и на условията, определени от законодателя. Освен това е изключително важно своевременно да запознаете служителите с графика, за да избегнете възможни санкцииот външната страна правителствени агенцииупражняване на контрол в областта на трудовите правоотношения.

Имам висше юридическо образование, опит в работа в съд, банка и предприятие. Въпреки факта, че основната ми специализация е наказателно право и процес, цялата ми професионална дейностсвързани с търговското право, вариращи от проблеми с персонала до кредитни проблеми. От дълго време пиша рецензии на чужди и родни медии по бизнес теми.

Графикът на работа е документ, който определя в какво календарно време трябва да работи служителят. Не можете без него, ако искате вашата организация да работи като часовник. Казваме ви как компетентно да разработите такъв документ.

Статията ще бъде полезна за мениджъри на големи организации и отдели, в които работят много хора. Примерен работен график (изтегляне в Excel готов примерпо-долу) ще помогне да се планира непрекъснатата работа на служителите и да се избегнат ситуации, когато всички отсъстват по някаква причина и няма кой да работи.

Какво е работен график

Трудовото законодателство предвижда, че служителят може да има стандартизирани или нестандартизирани работно време. Инсталирана е правилаправилник за вътрешния трудов ред, колективни договори, споразумения и служители, чийто режим е различен от Общи правила, - трудов договор.

Нормалното работно време включва следните режими: 5-дневна седмица с 2 почивни дни, 6-дневна седмица с 1 почивен ден, седмица с почивни дни на ротационен график или работна седмица на непълно работно време, ако нередовни дниЗа някои категории служители се установява график на смени. Това е документ, който се установява по реда на чл. 103 от Кодекса на труда на Руската федерация и се въвежда в случаите, когато продължителността на производствения процес надвишава работното време на служителя. В производството групи от служители се сменят взаимно, за да осигурят непрекъснатост на процеса и има нужда да работят или предоставят услуги денонощно. За поддържане на работното им време в рамките на нормата се въвеждат графици на смени. По правило те се прилагат към колективния трудов договор и при приемането им се взема предвид становището на представителния орган на работниците.

На служител се дава определен работен график, например той работи два дни, след което почива два дни. През двата дни, в които почива, друг работник го заема. При тези обстоятелства режимът се квалифицира като работа на смени и изисква изготвянето на определен работен график. Ето защо ви е необходим примерен работен график на служителите за един месец.

Изтеглете примерен празен формуляр за месечен работен график

Какви са разликите от графика за време?

Необходимо е да се разграничи документът, отразяващ режима на работа, от поддържания от работодателя съгласно изискванията на чл. 91 от Кодекса на труда на Руската федерация и е вид документ, записващ колко служители са работили, като правило, на месец. Нормата е 40 работни часа на седмица. Работодателят е длъжен да води отчет за действително отработеното време за всеки служител.

Няма специални изисквания за запознаване с отчетната карта в рамките на определен период и не е необходимо да се съгласува с представителния орган на служителите. Работодателят може само да не превишава установената продължителност на работния ден и да осигурява на работниците почивка в съответствие с изискванията на чл. 110 Кодекса на труда на Руската федерация.

Воденето на разписания е задължително за всяка организация. Но при непрекъснат поток, когато хората работят на смени, е необходим график на работното време. Можете да изтеглите шаблона за работен график на Excel по-долу.

И в двата случая е необходимо тези особености да бъдат посочени в трудовия договор в частта, която касае работното време.

Безплатно изтегляне в Excel график на работното време за 2019 г

Защо ви е необходим работен график?

Функциите му са доста разнообразни. Изисква се за:

• рационализиране на работното време на служителите;
• изчисляване на заплати при изпълнение на конкретни задължения;
• изчисляване на средните доходи;
• изчисляване на ползите;
• при определяне на осигурителния стаж на служителя;
• за да се избегнат грешки при определяне на доходите и обезщетенията за отпуск (в допълнение към листовете за време може да бъде и документ, въз основа на който се изчислява заплатаи други плащания);
• за идентифициране на извънреден труд и определяне на допълнителни плащания.

След одобрение екипът се запознава с него под подпис един месец преди изпълнението му. При отказ за подпис се съставя нарочен акт, подписан от двама свидетели. Неспазването на установения режим е тежко дисциплинарно нарушение.

Който го попълва

Примерен график за излизане на работа на служителите за следващия месец се съставя от ръководителя или лицето, отговорно за изготвянето на такъв документ, упълномощено в съответствие със заповедта. На практика това обикновено се прави работник по персонала, Но не е правилно. Графикът се изготвя от ръководителя на структурното звено.

След изготвянето документът окончателно се одобрява и подписва от ръководителя на организацията или отделно структурно звено. За по-лесно можете да изтеглите примерен работен график в Excel и да го използвате като шаблон.

Има ли задължителен формуляр?

Поради липсата на установени унифицирана формаВсеки работодател може самостоятелно да разработи своя собствена форма на документ. Можете да използвате нашия пример за това.

Той трябва да съдържа пълен списък на служителите с посочване на техните позиции. След имената се отбелязват дните, в които дадено лице ще трябва да отиде на работа. Желателно е документът да се разработи така, че да се предотвратят пропуски или прекомерна работа над работното време, както и да се осигури оптимална натовареност на екипа и на производствени процеси. Графикът най-често се разработва за месец.

Процедура за пълнене

Попълва се примерна таблица за месечен работен график, празен формуляр, като се вземат предвид работните часове в съответствие с вътрешните трудови разпоредби, действащи в организацията. Посочва началото и края, продължителността на работния ден, почивките, броя на смените, редуването на работа и почивка.

Продължителността на деня се регулира от вътрешните правила, като се вземе предвид режимът на работното време, установен от трудовия договор. Може да се предвиди и намален работен ден, например в отрасли с вредни и опасни условия (част 4 от член 94 от Кодекса на труда на Руската федерация) или когато се извършва работа на хора с увреждания и непълнолетни (част 1 , 3 от член 94 от Кодекса на труда на Руската федерация) ).

Изтеглете безплатно формуляр за месечен работен график на служителите

Къде и колко време се съхранява?

Заповед на Министерството на културата на Руската федерация от 25.08.2010 г. № 558 (с измененията на 16.02.2016 г.) „За одобряване на „Списък на стандартните управленски архивни документи, генерирани в процеса на дейност на държавни органи , тела местно управлениеи организации, посочващи периоди на съхранение" (регистриран в Министерството на правосъдието на Русия на 08 септември 2010 г. № 18380) създаде списък за съхранение на документи, посочващи периоди.

Съгласно параграф 586 от заповедта, графиките (графиците), дневниците за работния ден се съхраняват в продължение на 5 години; при работа с тежки, вредни и опасни условия на труд срокът на съхранение е определен на 75 години.

Въпреки това, някои източници смятат, че този параграф се отнася до графики за работа, а не до работни графици, и че този параграф не се отнася за последния документ.

Все пак някои работодатели предпочитат да съхраняват такива документи за една година в отдела за човешки ресурси или счетоводството в случай на трудов спор със служител по въпроса за нормирането на работното време или ведомостта.

Задавайте въпроси и ние ще допълним статията с отговори и обяснения!

Работният график е рутина, която трябва да се спазва във всяка организация. Продължителност на работната седмица и (или) смяна в съответствие с чл. 100 от Кодекса на труда на Руската федерация, се установява с колективен трудов договор, трудов договор и правила за вътрешния трудов ред.

IN управление на досиета на персоналаИма две понятия, които са сходни по звук, но различни по значение: работен график (планиран) и график за отчитане на работното време или график (изготвен в края на месеца, с помощта на който се сумират резултатите). Нека да дефинираме основните понятия, да разгледаме вариантите за възнаграждение с различни режимитруд и примерен график за връщане на служител на работа, както и други примери на документи.

Така, според Изкуство. 91 от Кодекса на труда на Руската федерация, нормалното работно време не трябва да надвишава 40 часа седмично. Планирането и отчитането на работното време на всеки служител се организира от работодателя. Обикновено за такова счетоводство те използват унифицирани формуляри T-12 или T-13. Можете да изтеглите примерен месечен график на работното време, като използвате стандартизирани формуляри в края на статията.

В какви случаи се изготвя работен график?

Ако организацията е приела единен график на работното време за всички служители (40-часова работна седмица (пет дни) с два общи почивни дни), не е необходимо да се съставя такъв документ.

Необходимостта от поддържане на график на работното време възниква в следните случаи:

• ненормирано работно време ( Изкуство. 101 от Кодекса на труда на Руската федерация);
• работа на гъвкаво работно време ( Изкуство. 102 от Кодекса на труда на Руската федерация);
• режим на смяна ( Изкуство. 103 от Кодекса на труда на Руската федерация);
• отчет за сумирано работно време ( Изкуство. 104 от Кодекса на труда на Руската федерация);
• разделяне на работния ден на части ( Изкуство. 105 от Кодекса на труда на Руската федерация).

Работният график в тези случаи се съставя, за да се следи за спазването на нормалното работно време за целия отчетен период (месец, тримесечие и други, но не повече от една година). Въз основа на данните за всеки служител за определен отчетен период се изчисляват заплатите, включително като се вземе предвид времето на извънреден труд или недостиг.

За да не губите време за изготвяне на собствен формуляр за график, препоръчваме специалистът по човешки ресурси да изтегли празен формуляр - примерен работен график за месеца, изготвен от експерти (приложен е в края на статията).

Продължителността на отчетния период трябва да се определя от всяка организация. Трябва да се има предвид, че е препоръчително да се определи отчетен период като месец, ако служителят месечно работи броя часове, съответстващ на нормалното работно време, или повече часове от предвиденото от нормата (т.е. часовете извънреден труд първоначално са включени). Това ще ви позволи да определите броя на часовете извънреден труд всеки месец и да направите съответните допълнителни плащания.

Ако графикът на служителя показва, че в някои месеци той работи повече часове, а в други по-малко от нормата, ще бъде справедливо извънредният труд в един месец да се компенсира с недостатъчен труд в друг. В този случай е препоръчително да зададете продължителност на отчетния период на повече от един месец. Броят на месеците в отчетния период трябва да бъде определен така, че сборът от работните часове според счетоводния документ да съвпада с нормираното работно време. Броят на извънредните часове се определя не месечно, а веднъж за целия отчетен период като цяло.

Какви са работните графици?

Нека разгледаме по-отблизо как се различават гъвкав графикработа, ненормиран работен ден, работа на смени, сумирано отчитане на работното време и разпокъсано работно време.

Гъвкав

Гъвкавият режим на работа изисква служителите самостоятелно да регулират началото и края на своята смяна. Важно е да работите точно определен брой часове, определени за конкретен отчетен период.

Ненормираното работно време предвижда периодично участие в трудови задълженияизвън стандартния работен ден. Списъкът на длъжностите с такова работно време се определя от колективен договор или вътрешни правила на организацията.

Подвижен

Работата на смени включва работа на две, три или четири смени през деня. Необходимо е, когато работният цикъл надвишава нормата за един човек. В този случай служителите се сменят взаимно.

В този случай компаниите изготвят работни графици - шаблонът е показан по-долу. Такъв местен акт се одобрява от ръководителя на предприятието. Служителите трябва да потвърдят факта на запознаване и съгласие с работата съгласно одобрения график с подпис.

Обобщено счетоводство

Кумулативното записване на работните часове ви позволява да отчитате по-дълги периоди на работа. Въпросът е в това средна продължителносттруда през деня трябва да бъде равен на нормата за периода. Този период може да бъде седмица, месец, тримесечие, година.

Да приемем, че трябва да работите 40 часа на седмица, но една смяна може да продължи 12 часа или ден. Така често работят продавачите в смесените магазини, пазачите и чистачките. Кодексът на труда не казва нищо за продължителността на почивката между две 12-часови смени, но по-рано, при разпределяне на товара, те взеха предвид препоръките на резолюцията на Съвета на народните комисари на СССР от 24 септември, 1929 г. - която предписва почивката между 12-часовите смени да се определя най-малко два пъти продължителността на работното време предния ден - тоест най-малко 24 часа. Сега тази резолюция е загубила сила - но някои ведомствени регламентисъдържат подобни условия: например в Заповедта на министъра на отбраната на Руската федерация от 30 декември 2001 г. N 541 „За ведомствената сигурност на Министерството на отбраната Руска федерация" казах:

Предлагаме пример: как да създадете работен график за 4 души по 12 часа. Извадката използва следните конвенции:

• U - работа от 7.00 до 19.00 часа;
• B - работа от 19.00 до 7.00 часа;
• * - почивен ден.

Показаният пример е доста универсален - може да се използва и като примерен работен график за продавачи в магазин, примерен график за дежурство на пазачи за един месец - ако смяната им е 12 часа. За да използвате нашия пример, предлагаме да изтеглите графика на смените за 2019 г. в excel по-долу.

Ако трябва да създадете график за почистване - например в 24-часово кафене, където почистването трябва да се извършва на всеки половин час, а мениджърите и чистачите работят 12 часа на ден - тази проба ще свърши работа.

Разделяне на деня на части

Разделянето на работния ден на части е разрешено в съответствие с регулаторния местен акт на организацията и като се вземе предвид становището на профсъюза. Денят е разделен на части от почивка, която не се заплаща. Тази процедура се използва в търговията, както в транспортни компании, така и в държавни агенции.

График на работното време за 2019 г. (график): как да го попълните

Има две унифицирани форми: Т-12 и Т-13. Разликата между тях е, че формулярът T-12 се попълва само ръчно или в текстов редактор и има специален раздел за изчисляване на заплатите. Докладната карта T-13 може да бъде попълнена с помощта на специализирани компютърни програмии системи за контрол на достъпа, които се използват за записване на посещенията на служители на компанията на тяхната работа. Този формуляр няма блок за изчисляване на заплатите, той трябва да бъде изчислен в други регистри.

Разписанието е основният документ, въз основа на който се изчисляват заплатите на служителите, плащанията от тях и допълнителните плащания, приети в организацията. Тъй като изброените плащания намаляват корпоративния подоходен данък или облагаемия доход по опростената данъчна система, документът трябва да бъде фиксиран като основен в счетоводна политикаорганизации. Не е необходимо да използвате унифицирания формуляр от 01.01.2013 г. Важно е да консолидирате собствената си версия на формуляра в счетоводната политика и да се уверите, че съдържа всички необходими подробности, чието задължително присъствие за първични документи е установено от закон 402-FZ.

Времевият лист се съставя в един екземпляр от лице, упълномощено да наблюдава контрола на работното време в цялата организация или в отделно структурно звено. Списъкът на лицата, които го подписват, се определя от вътрешния административен акт на организацията. В края на всеки месец попълненият график се прехвърля в счетоводния отдел.

Нека да разгледаме процедурата за попълване на графика с помощта на формуляра T-13 като пример.

В заглавката трябва да се попълни наименованието на организацията и структурната единица (при наблюдение на работното време в структурни звена). Серийният номер се присвоява в съответствие с приетата номерация в организацията. Като реквизити на първичния документ трябва да се попълни датата на съставяне и отчетният период.

Можете да изтеглите примерен работен график в Excel в края на статията. Сега нека да разгледаме как да изчислим работен график и да го съставим правилно.

Инструкции за регистрация стъпка по стъпка

Стъпка 1. Проектирайте заглавката

Ето пример за попълване на работен график на служител за един месец, използвайки като пример февруари 2019 г.

Стъпка 2. Попълнете колони 1-3

Колона 1 пореден номер се попълва според числеността на служителите в табелата. Колони 2-3 съдържат идентификационна информация за всеки служител: Пълно име. служител, неговата длъжност и номер на персонала.

Стъпка 3. Попълнете колони 4-6

В колона 4 се отбелязват явките и отсъствията за всяка дата от съответния месец. В примера за график за февруари 2019 г. има 28 дни, така че има 28 клетки за попълване на данните.За тази информация таблицата има четири реда (по два за всяка половина от месеца).

Най-горният ред на всяка половина на месеца показва буквените обозначения на причините за присъствие и отсъствие (буквеното съответствие на причините е представено на заглавна страницаФормуляр № Т-12) са кодове за явявания и отсъствия по графика на работното време. Декодирането на кодовете е дадено във файла в края на статията.

Бележки, обясняващи причините за отсъствие от работа, за работа на непълно работно време или извън нормалното работно време и др., се правят въз основа на документи: лист за неработоспособност, удостоверение за изпълнение на държавни или обществени задължения, писмена предупреждение за престой, писмено съгласие на служителя извънреден трудв установените от закона случаи и др.

Под буквеното обозначение има цифров показател, равен на броя на реално отработените часове и минути от всеки служител.

Колони 5 и 6 съдържат общия показател за отработеното време за всеки служител за всяка половина на месеца в часове, минути и дни (колона 5) и за целия месец (колона 6) в часове, минути и дни.

Стъпка 4. Попълнете колони 7-9

Колони 7-9 във формуляр Т-13 се попълват, когато автоматизирана системасчетоводство, като се вземат предвид следните характеристики:

• ако за всички служители на организацията заплатите се изчисляват само според един вид възнаграждение и с помощта на една кореспондираща сметка, тогава над групата могат да се поставят индикаторите „вид код на плащане“ и „кореспондираща сметка“. 7, 8 и се попълва само колона 9 - за общия брой отработени дни и часове (в скоби) за всеки служител;
• ако се извършват начисления за няколко вида плащане (2 или повече) и по няколко счетоводни сметки, тогава гр. 7 и 8 се попълват със съответните данни, в гр. 9 отразява общия брой отработени дни и часове (в скоби) за всеки служител;
• допълнителен блок с подобни колони е предвиден в случай, че броят на видовете възнаграждения надвишава 4.

Стъпка 5. Попълнете колони 10-13

Предоставят информация за отсъствията за отчетния период по съответните кодове в дни и часове (посочени в скоби). Предоставят се два блока от колони, в случай че броят на причините за отсъствие надвишава 4.

Трябва да се помни, че графикът не включва лица, работещи под граждански договори. Графикът може да се поддържа по един от двата начина, които организацията записва в своите счетоводни политики:

• непрекъснато, тоест да регистрира всички явявания и отсъствия от работа;
• метод за регистриране на отклонения, тоест регистриране само на отклонения (отсъствие, закъснение, извънреден труд и др.).

В края на месеца графикът се подписва от отговорните лица, чийто списък е установен в нормативния акт на организацията, и се прехвърля в счетоводния отдел за изчисляване на заплати и други плащания.

Ако в организацията заплатата за първата половина на месеца (аванс) се изчислява за действително отработеното време, графикът може да се изготви отделно за първата и втората половина на месеца.

Можете да изтеглите шаблон за работен график (excel) в края на статията.

Срокове на съхранение и отговорност за липса

Периоди на съхранение по график:

• като първичен документ, в съответствие с ал. 8 стр. 1 Изкуство. 23 Данъчен кодекс на Руската федерация, - за 4 години;
• като основен документ за счетоводни цели - за 5 години (Закон 402-FZ);
• по документи за персонала и заплатите - най-малко 5 години, а при тежки, вредни или опасни условия на труд - най-малко 75 години (Заповед № 558 от 25 август 2010 г.).

Отговорност за отсъствие:

• в съответствие със Изкуство. 120 Данъчен кодекс на Руската федерация, липсата му като основен документ ще доведе до глоба от 10 000 рубли. до 40 000 rub. и отказ за признаване на разходите за труд като разход при изчисляване на данъка върху дохода;
• в съответствие със Изкуство. 5.27 Кодекс за административните нарушения на Руската федерация, за неспазване на трудовото законодателство се определя глоба за организации в размер от 30 000 до 70 000 рубли, а за ръководители и лица без юридическо лице - от 1000 рубли. до 20 000 rub.

Формирането на график на смени в много случаи е едно от основните условия за непрекъсната работа на предприятие или организация.

ФАЙЛОВЕ

Кога се прилага графикът на работа на смени?

Графикът на смени е доста често срещано явление. Използва се в различни индустрии, най-често във фирми с непрекъснат денонощен режим производствен цикъл– необходимостта от използването му тук се дължи на факта, че прекъсването на оборудването е неприемливо, т.к водят до системни повреди и значителни финансови загуби. Но редовната, навременна смяна на персонала води до увеличаване на обема на продукцията, подобряване на производителността на труда и в резултат на това по-големи печалби.

Също така графикът на смени е често срещан в други области, например в лечебни заведения, охранителни структури, противопожарни, газови услуги, жп и транспорт, пътуване със самолет и др.

Брой смени и работници в тях

Броят на смените зависи от характеристиките на организацията. Това може да бъде две, три или дори четири смени на ден. Всяка смяна работи за определен период от време - от три-четири часа до дванадесет.

Индивидуално и броя на работниците в една смяна. Това може да бъде един човек или дори няколко десетки (горният праг не е ограничен).

Защо ви е необходим график на смени?

Графикът на смените е един от най-важните вътрешни документи на фирмата.

Въз основа на графика се отчита работното време на служителите и впоследствие се изчисляват техните заплати.

По този начин той се отнася не само до методите за организиране на работа в предприятието, но е и сериозна счетоводна форма.

Не трябва да забравяме, че ако компанията предвижда работа на смени, тогава наличието на графика задължително се проверява от държавните надзорни структури (например, инспекция по трудаИ данъчна служба). Липсата на този документ може да доведе до налагане на административно наказание на предприятието и неговото ръководство под формата на доста голяма глоба.

Законова уредба, задължителни условия

Графикът на смените е нормативно регламентиран, а именно чл. 372 от Кодекса на труда на Руската федерация (член 103, част 3 от Кодекса на труда на Руската федерация). При въвеждането му в организация се изисква стриктно спазване на нормите и условията на горния раздел от Кодекса на труда на Руската федерация.

Правилата за работа в този режим са описани тук доста подробно и ясно. Няма смисъл да ги изброявам в тази статия, но някои просто трябва да бъдат подчертани:

1. седмичното работно време в сбора на всички смени не трябва да надвишава четиридесет часа;
2. на всяка смяна трябва да се даде обедна почивка (нейната продължителност се определя индивидуално - от 30 минути до 2 часа);
3. на служителите трябва да се осигури непрекъсната почивка в продължение на 42 часа всяка седмица;
4. работодателят е длъжен да укаже на служителите, че е недопустимо да изпълняват задълженията си на две последователни смени (освен в спешни случаи) - и стриктно да следи за това.

Ако една организация почувства необходимостта да използва график на смени за различни категории (позиции) служители, тогава за всяка от тях продължителността на смяната може да се определи отделно (такива ситуации възникват в транспортни фирми– един режим на работа се използва за шофьорите, друг за диспечерите и за обслужващ персонал- трети).

При съставяне на график трябва да се вземе предвид още един важен момент - ако по-голямата част от него пада през нощта, тогава смяната трябва автоматично да бъде намалена с час.

Всички други условия на труд също трябва да отговарят на закона, включително по въпроси, свързани с изплащане на заплати, предоставяне на отпуск по болест, отпуск и др.

Какво не се счита за график на смени

Някои служители по персонала погрешно смятат, че работният график ден след два/три, два дни след два и т.н. се отнася за работа на смени. Ако внимателно прочетете трудовото законодателство на Руската федерация, се оказва, че това не е така. Група работници, които си вършат работата служебни задълженияв рамките на един ден и заместен от други на следващия ден, работи в режим, фиксиран в предприятието, но няма ясна процедура за разработване на такъв режим, неговата координация и одобрение.

Някои точки относно плащането

Изчисляването на възнаграждението за график на смени е малко по-различно от стандартното. Спецификата тук е, че броят на работните часове според режима, установен в предприятието, може да се различава от нормата, установена от закона, както нагоре, така и надолу (така наречения планиран извънреден труд или непълен труд).

За да се гарантира, че няма грешки при изчисляването на заплатите, в края на отчетния период трябва да се съгласуват следните параметри: броят на работните часове в съответствие с нормата и техният брой въз основа на реални показатели. Ако при сравняване вторият показател е по-голям от първия, ще трябва да изчислите и заплатите на служителя допълнително за извънреден труд.

Ако смяната на служител падне в почивен ден, тогава тя се заплаща както обикновено (това е оправдано от особеностите на условията на смяна). Ако е принуден да работи на празник (държавните неработни дни са посочени в Кодекс на труда RF), тогава плащането към него трябва да се извърши по подходящата стандартна ставка, т.е. в двоен размер.

Консолидиране на работната поръчка

Ако ръководството на предприятието реши да използва график на работа на смени, то трябва да закрепи тази норма в своите счетоводни политики или по-точно в Правилата вътрешни правила.

Ако във фирмата има синдикална клетка, настоящите правила, включително тези относно работата на смени, трябва да бъдат одобрени от нейния представител. За взаимодействие със синдиката е предвиден петдневен срок – през този период синдикалистите трябва или да одобрят представените им Правила, или да ги оспорят с доказателства.

Също така е възможно да се установи използването на график на смени в колективен трудов договор.

В допълнение към вътрешния правилник и колективния трудов договор, клаузата за работа на смени трябва да бъде разписана в разделите на индивидуалните трудови договорисъс служители, като се посочват броя часове на смяна и други параметри.

Процесът на създаване на график на смени

Първият практически етап от прилагането на графика на смените е заповед за неговото създаване, издадена от името на директора на организацията. Съдържа инструкции за създаване на график на смени, период, отговорно лице и друга необходима информация.

Примерна заповед за утвърждаване на график на смени

Графикът се формира предварително - минимум тридесет дни преди началото на смяната.

Всеки служител, посочен в документа, трябва да бъде запознат с него срещу подпис. Така той показва, че е съгласен с този начин на работа.

След разработване, съгласуване и окончателно утвърждаване графикът ще бъде задължителен както за ръководството на предприятието, така и за служителите, определени в него.

За какъв период се съставя формулярът?

Графикът на работа на смени може да се формира за всеки период от време. По правило периодът, за който е съставен този документ, е посочен в регламентикомпании. Най-често графиците се изготвят за един месец. Всеки път трябва да се утвърждава нов график по установения ред.

Възможно ли е да се промени информацията в него?

Допускат се промени в утвърдения график за смени, но само в краен случай и при спазване на определени правила.

Първо, ако настъпят промени по инициатива на работодателя, той трябва предварително да уведоми подчинените си за тях и да получи тяхното писмено съгласие - без тях извършването на промени законно ще бъде проблематично.

Ако някой от служителите поиска да промени графика на смените, той трябва да изготви специално заявление, адресирано до мениджъра. В заявлението трябва да се посочат мотивите за искането (трябва да е уважително със съответните писмени обосновки), след което трябва да се получи съгласието на останалите служители, за които се отнася документът. Ако колеги и ръководство успеят да постигнат компромис, a нова поръчка, въз основа на които се правят необходимите корекции в графика.

Възможно ли е да смените смените, без да правите промени в графика на смените?

Понякога в предприятията възникват ситуации, когато служителите сменят смени без предварително уведомяване на ръководството. Това е категорично неприемливо.

За такова заместване ръководството има право да налага дисциплинарни наказания на подчинените.

А при повече от едно нарушение на трудовата дисциплина (а в тази категория попадат тези провинения) дори да уволнят нарушителите.

Кой съставя документа

Директната задача за изготвяне на график на смени може да бъде възложена или на специалист отдел Човешки ресурси, или на ръководителя на структурно звено, или на секретаря на организацията. Основното условие, което изпълнителят трябва да спазва, е да вземе предвид правните норми, интересите на предприятието и служителите.

В този случай, след оформяне, документът трябва да бъде предоставен за подпис на началника на отдела и директора.

Как да се координира със служителите

Графикът на смените трябва да бъде съгласуван предварително със служителите, както е посочено по-горе - не по-късно от тридесет дни преди началото на първата смяна.

Подписите за съгласие могат да бъдат поставени директно върху самия график или можете да направите отделен лист за това.

Ако изберете втория вариант, тогава трябва да направите таблица в листа за одобрение, да въведете всички служители там и да вземете техните автографи (с датата, на която са подписани). Този документ ще бъде официално приложение към графика на смените.

Характеристики на формирането на график на смени, обща информация

Ако сте натоварени със съставянето на график на смените, а нямате представа как точно се формира той, прочетете нашите препоръки – те ще ви дадат точна представа за този документ. Вижте и примера за попълването му - въз основа на него можете лесно да създадете свой собствен формуляр.

Преди да преминем към подробно описание на графиката, представяме Главна информацияотносно документа. Да започнем с факта, че няма унифицирана форма на графика. Това означава, че може да бъде написан в свободна форма или според модела, одобрен в счетоводната политика на организацията. В този случай методът за формиране на формуляра трябва да бъде отразен в правилника на компанията.

Независимо кой метод на планиране е избран, документът трябва да съдържа редица задължителни данни:

• Фирмени данни;
• информация за мястото и времето на съставяне;
• самият график.

Формулярът трябва да бъде заверен от няколко лица. Първо, от тези служители, по отношение на които е образувано, второ, от ръководителя на структурно звено и, трето, от директора на дружеството.

Не е необходимо формулярът да се заверява с печат - това трябва да се направи само когато такова условие е в местната документация на компанията.

Графикът може да бъде изготвен на обикновен празен лист хартия (за предпочитане формат A4) или на бланката на организацията (ако такова изискване е установено от ръководството). Можете да го напишете ръчно или на компютър (със задължителен последващ печат).

Как да вземем предвид графика на смените

Всички графици, разработени в предприятието, подлежат на задължителна регистрация в съответния счетоводен дневник. След извършване на всички необходими процедури с тях (разработване, съгласуване, одобрение, запознаване), те се предават за съхранение в отдел „Човешки ресурси“ на компанията. Тук те се съхраняват в отделна папка с други подобни документи. Достъпът до мястото на тяхното задържане за неупълномощени лица трябва да бъде ограничен.

Продължителността на тяхното съхранение е посочена или в местните актове на организацията, или е установена от законодателството на Руската федерация (но не по-малко от пет години). След изтичане на този срок графиците могат да се разпореждат по установения от закона ред.

Примерен график на смени

Преди да започнете да попълвате формуляра, трябва грубо да го разделите на три основни последователни части.

Първото е началото или, както се нарича още, „шапката“. Това включва:

• име на документа;
• дата, място на образуването му;
• номер (по вътрешния документооборот на предприятието);
• периодът, за който е съставен графикът (седмица, месец, година и др.).

Можете да въведете тези данни или в средата на документа, или отляво или отдясно - няма значение. Единственото нещо, което трябва да се вземе предвид, е, че точно там, в горната част, са разпределени няколко реда за одобрение на графика от ръководителя на организацията (неговата длъжност и пълно име трябва да бъдат въведени тук).

По-долу е основният блок. Обикновено се представя под формата на таблица. Тя включва стъпка по стъпка:

• Пълно име на служителя;
• дата на;
• номера на смяната, на която ще отиде на работа;
• информация за почивните дни.

Можете да допълвате таблицата с други колони (например за номера на персонала на служител и т.н.). Под таблицата е необходимо да се предостави разбивка на информацията, включена в графика, включително броя на смените, броя на работещите в тях, продължителността на всяка смяна (в часове), както и символите, включени в програмата.

След това трябва да отбележите, че са взети предвид мненията на служителите, включени в документа, и да съберете техните подписи. Ако подписите са поставени върху листа за одобрение, тогава неговото присъствие трябва да бъде посочено в графика на смените, като се посочи като приложение към основния документ.