Ако анализирате въпроса какви са задълженията на специалист по човешки ресурси, полученият резултат ще бъде истинско откритие за много читатели. Преди много десетилетия, още в страна, която не е на световната карта от 1991 г., се формира стереотип, че „кадровият офицер“ е доста престижна длъжност, заемана от близки роднини или добри приятели на ръководството на предприятия, заводи и фабрики. Стабилното трудово законодателство и добре функциониращият механизъм за наемане и уволнение на съветски граждани гарантираха на „кадровитите“ спокоен живот и минимален брой задължения за изпълнение. С една дума, отделът по персонала в голямо съветско предприятие винаги се е смятал за малък „рай“ за своите служители и много представители на по-старото поколение са запазили подобно отношение към служителите HR отделии в съвременните икономически условия.
Но доколко този стереотип отговаря на реалното състояние на нещата, какво се е променило в списъка от отговорности на специалистите по човешки ресурси през последните десетилетия, както и дали тази професияпрестижни и търсени модерен пазартруд - това са въпросите, които могат да бъдат разгледани основна темапредставена статия. Читателите ще научат много нова и полезна информация, която не само ще подобри техните общо нивоерудиция, но ще донесе и практически ползи на безработни, студенти и бъдещи кандидати.
Длъжностни задължения на HR специалист - в модерно предприятие
Преди да преминем към подробно проучване на въпроса какви са задълженията на специалист по човешки ресурси, нека разгледаме какво представлява отделът за човешки ресурси в модерно предприятие. Представеният структурен елемент на всяка компания, организация или институция изпълнява редица функции, необходими за осигуряване на нормалното функциониране на предприятието предприемаческа дейностили структура с нестопанска цел, независимо от принадлежността към определен сектор на икономиката.
Ако ние говорим заО малка компания, когато няма съответен отдел, тогава функциите му се изпълняват или от специалист по човешки ресурси (мениджър), или се разпределят между няколко служители от административния персонал. Но тази опцияе възможно само ако възлагането на функции на специалисти по човешки ресурси е предвидено в трудовия договор. Например, никой не може да принуди главния счетоводител да изпълнява работата на служители по персонала, тъй като това е забранено от Кодекса на труда на Руската федерация.
Отдел "Човешки ресурси", независимо от размера, посоката на дейност и формата на собственост на предприятието, работи в две основни направления.:
осигурява на компанията необходимия персонал: анализира нуждите от нови служители, разработва щатно разписание, подбира квалифициран персонал с опит в определени дейности;
формира кадровата политика на компанията (изисквания към служителите, развитие на персонала и др.).
Ако изхвърлим специалната терминология и други незначителни нюанси, тогава можем да кажем, че основната цел на съществуването на отдела по човешки ресурси е да осигури на компанията необходимия персонал с достатъчно ниво на квалификация, необходимо за изпълнение на основните функции на компанията .
Отговорности на HR службите модерни предприятияотнасят се:
Въз основа на спецификата на дейността на компанията, създаване на планове за персонал във всички нейни подразделения.
Наемане, преместване на друга длъжност, както и освобождаване на служители, включително подготовка на всички необходими документи.
Счетоводство на персонала.
Организиране на съхранението на трудовите книжки, попълването им, както и поддържането на друга свързана с тях документация.
Създаване на комфортни условия за работа на персонала, в съответствие с действащото трудово законодателство.
Разработване на предложения за подобряване на условията на труд.
Изготвяне на документация и доклади за комисиите по спазване на трудовото законодателство.
Инструктиране на служителите и контрол върху изпълнението на получените инструкции.
Предотвратяване на нарушения на дисциплината.
Максимално съдействие при намиране на работа на съкратени служители.
Във всяко предприятие (където функционира съответният отдел) специалист по човешки ресурси изпълнява определени длъжностни отговорности от представения списък, като гарантира ефективна работане само на този отдел, но и на цялото предприятие/институция.
Основни отговорности на специалистите по човешки ресурси
Списъкът с отговорности в областта на човешките ресурси, представен в предишния раздел, включва техните общи задачи, които се състоят от индивидуалните ежедневни функции на различни специалисти по човешки ресурси. Например мениджърът по персонала (модерна версия на длъжността на специалист от отдел) изпълнява следните функции:
разработва щатно разписание и длъжностни характеристики;
работи с кадровата документация и осигурява нейната безопасност;
изготвя документи по охрана на труда на работното място (отделно за всяка длъжност);
изготвя местна документация, инструкции, наредби, регламенти;
занимава се с въпроси на статистическата отчетност, включително документи за числеността и движението на персонала и месечни отчети по FP-4;
поддържа дневници за персонала, изготвя заповеди за назначения, премествания, уволнения;
поддържа лични досиета на служителите;
изготвя графици за отпуски, прави промени в изброените документи и др.
В някои предприятия (в зависимост от броя на персонала) длъжностните задължения на водещия специалист по човешки ресурси включват и следните функции:
Гарантира, че информацията в базата данни за персонала на компанията е актуална, като своевременно въвежда всички настъпили промени.
Занимава се с пенсионноосигурителни карти на служители и други документи, свързани с пенсионното осигуряване в съответствие с действащото законодателство на Руската федерация.
Събира информация за текучеството на персонала, анализира я и разработва програми за премахване на тази негативна тенденция.
Следи времето за съхранение на цялата документация, подготвя документи за архивиране, ако това се изисква от действащото законодателство и вътрешните разпоредби на предприятието.
Подпомага спазването от служителите на организацията на трудовата дисциплина и вътрешните правила на предприятието.
Ако преминем към въпроса за директната работа с персонала, тогава служителите на отдела за персонал изпълняват следните функции:
справят се с проблемите военна регистрация;
изготвя болнични листове за предаване в счетоводния отдел;
занимават се с въпроси на професионалното обучение: организират обучения, курсове за повишаване на квалификацията, семинари и др.;
организира изготвянето на сертификати за служителите на компанията, прави копия и извлечения от оригинални документи, които се съхраняват в отдела за персонал;
предоставя консултации по въпроси на трудовото законодателство;
отговарят за отчитане на работното време и наблюдение на трудовата дисциплина (в зависимост от спецификата на дейността на предприятието, тези функции могат да принадлежат на ръководителите на структурни подразделения);
изготвя и контролира процеса на подготовка на документи, необходими за командировки;
разработване на системи за награди и наказания за служителите, като се вземат предвид тяхната позиция, ниво на отговорност и други фактори.
Обърнете внимание на факта, че въпреки доста големия списък от отговорности, възложени на служителите на отдела за човешки ресурси, доста често цялата изброена работа се извършва от един човек, например, когато персоналът на компанията се състои от десет до двадесет служители. Но ако говорим за голямо предприятие, в което работят хиляди специалисти от различни специалности, тогава отделът по персонала е нещо като „компания в компанията“ със собствени правила, закони и ясно разпределени отговорности. И дейността на този отдел, за разлика от работата на спокойните съветски кадрови офицери, споменати в началото на статията, оказва голямо влияние цялостно представяне, рентабилност и други важни икономически показатели на голяма компания.
Въпреки факта, че всеки специалист по човешки ресурси има служебни задължения, които са отразени накратко във вътрешните документи на компанията, този въпрос всъщност се решава от ръководителя на отдела. Нека да видим как това се случва на практика, ако вземем частното производствено предприятие, в която работят до триста души. Отделът по човешки ресурси, въз основа на резултатите от работата през последния месец, получава общ фонд заплати– $4000, които се разпределят от ръководителя на структурното звено.
Честният лидер, който гледа няколко месеца напред, знае кой от неговите подчинени заслужава бонус, кой се е опитал, но все още не е успял да покаже необходимия резултат и кой може да бъде наказан. На този принцип той разпределя заплатата, а след месец гледа какви изводи са направили подчинените му. Такъв шеф се нуждае само от шест месеца, за да създаде ефективен HR отдел, който напълно да задоволи общите нужди на предприятието от квалифициран персонал, така че компанията да работи на 100%.
Лични и професионални качества на HR служител
Всеки HR специалист, за да изпълнява възложените му функции и отговорности, трябва да притежава определени професионални умения и личностни качества.
Законодателството на Руската федерация установява следната рамка по отношение на инспектора на отдела за човешки ресурси:
— Средно професионално образование или начално професионално образование, но в комбинация със завършване на съответните курсове и практическо обучение по специалността в продължение на 3 години, както и трудов стаж в даденото предприятие най-малко 1 година.
Но, като правило, те си затварят очите за тези моменти, ако вие:
имат отлични познания по трудовото законодателство и знаят как да прилагат тези знания на практика;
докажете на собственика/управителя на предприятието, че знаете как правилно да поддържате досиета на служителите и техните трудови книжки;
познавате добре основите на офис работата и можете да предложите решения за предприятието компютърна програма, значително опростяване на работата на HR отдела;
познават перфектно всичко, свързано с охраната на труда;
знаят как да съставят график за отпуск, да разбират и спазват пенсионното законодателство;
Можете безпогрешно да различите човек, който е в състояние да се възползва от общата кауза, от мързеливец или измамник.
В допълнение към изброените точки, които попадат в категорията професионални качества, За успешна работаЗа позицията на специалист по човешки ресурси трябва да сте добър психолог, да можете да спечелите непознати, както и незабавно да откриете измама, несигурност, повишен интерес и други нестандартни прояви на емоции на кандидатите за позиция във вашата компания. Много често това са вродени качества и придобити житейски опитсе ценят много повече от най-доброто образование в дадена сфера на дейност.
Ако решите да работите в отдел „Човешки ресурси“, не забравяйте, че резултатите от вашата дейност трябва да отговарят не само на устни договорености с работодателя (това може да бъде собственикът на компанията, нейният изпълнителен директорили ръководител на отдел), но и подписаните вътрешни документи на организацията, както и действащото законодателство по този въпрос. Естествено всяко нарушение води до съответно наказание.
След като сте проучили всички работни отговорности в представената област на дейност, трябва на първо място да решите самостоятелно доколко професията на специалист по човешки ресурси отговаря на вашите интереси, житейски цели и бъдещи планове; може би това ще ви донесе само положително впечатления, но не е изключена и възможността за негативен опит.
Хареса ли ви статията? Споделете с приятели в социалните медии. мрежи:Как се работи в отдел Човешки ресурси | Ти и работата
Всеки служител по персонала, който получава работа в нова организация, неизбежно ще бъде изправен пред необходимостта от бързо създаване на досиета на персонала. Добре е предишният специалист да остави документите си в ред. Но има и случаи, когато работата с персонала трябва да започне практически от нулата. Какви документи регулират основните въпроси на работата с персонала? Как да проверите дали има достатъчно местни разпоредби в компанията? Защо е по-добре да се вземат проби за изготвяне на кадрови решения от Резолюцията на Държавния статистически комитет на Русия от 5 януари 2004 г. № 1?
Какви разпоредби трябва да знае един служител по персонала?
В повечето организации работата на служител по човешки ресурси не се ограничава до необходимостта от водене на кадрови записи (регистрация на приемане, преместване, уволнение, ваканции, командировки и др.). Често служителите по персонала трябва да вземат пряко участие в разработването на местни разпоредби, уреждащи трудовите отношения между служител и работодател. Освен това на служителя по персонала често се възлага отговорността да се подготви за проверки от различни органи (държавна инспекция по труда, прокуратура, служба за военна регистрация и вписване, Роскомнадзор, Пенсионен фонд и др.). В това отношение той трябва да знае не само Кодекс на труда, но и цяла поредица от разпоредби, които пряко или косвено се отнасят до работата с персонала.
Всички тези деяния могат да бъдат разделени на определени групи (таблица на стр. 60). Повечето от тях са задължителни за всички организации, независимо от тяхната правна форма или форма на собственост. За тяхното нарушаване работодателят може да носи административна отговорност.
Какви местни актове трябва да има една организация В допълнение към актовете на федерално ниво, дейностите на службата за персонал на всяка компания се регулират от местни нормативни документи (член 8 от Кодекса на труда на Руската федерация). Законът не съдържа списък на местните актове за кадрови досиета, които трябва да са в една или друга организация. Някои от тях обаче са посочени в Кодекса на труда, което им дава статут на задължителни.
- правилник за вътрешния ред трудови разпоредби(параграф 3, част втора, член 21, параграф 5, част първа, член 22 от Кодекса на труда на Руската федерация);
– щатно разписание (член 15, параграф 3, част втора, член 57 от Кодекса на труда на Руската федерация, параграф 1 от писмото на Rostrud от 22 март 2012 г. № 428-6-1, параграф 11 от писмото на Rostrud от 31 октомври 2007 г. № 4414-6);
– график на отпуските (член 123 от Кодекса на труда на Руската федерация).
Освен това законът директно гласи, че е задължително работодателите да разработват местни актове за заплатите (част втора на член 135 от Кодекса на труда на Руската федерация), да обработват лични данни на служителите (член 87 от Кодекса на труда на Руската федерация). Федерация) и одобрява инструкции за защита на труда (параграф 23 от част втора, член 212 от Кодекса на труда на Руската федерация). Ако е необходимо, компанията трябва да има актове, установяващи списъка на служителите с ненормирано работно време (член 101 от Кодекса на труда на Руската федерация), процедурата за разделяне на допълнителното професионално образование от служители (част втора на член 196 от Кодекса на труда). на Руската федерация).
Конкретен списък с местни нормативни документиВсяка компания го определя самостоятелно (диаграма на стр. 63). Списъкът на актовете, даден в диаграмата, не е изчерпателен. Спецификата на организацията може да изисква наличието на други местни документи. По правило списъкът с актове се одобрява със заповед (образец на страница 62).
Свързани документи
Списък на разпоредбите, на които се основава работата на персонала
| Обхват на регулиране | Наименование на нормативния акт |
| Общи въпроси трудовото законодателство | |
| Основни правила и принципи на отношенията между служител и работодател, процедурата за регистриране на кадрови процедури, предоставяне на гаранции, компенсации, в т.ч. отделни категориислужител | Кодекс на труда Руска федерацияот 30 декември, Правилник за труда 2001 № 197-FZ (наричан по-долу Кодекс на труда на Руската федерация) |
| Управление на HR записи | |
| Процедурата за изготвяне на документи за персонала (заповеди № 402-FZ „Относно счетоводството“ на персонала, разписания на персонала, графици за ваканции и др.) | Член 9 от Федералния закон от 6 декември 2011 г |
|
Унифицирани форми на основно счетоводна документацияза отчитане на труда и неговото заплащане, одобрено с решение на Държавния комитет по статистика на Русия от 5 януари 2004 г. № 1 (ако работодателят продължи да ги прилага в съответствие с местния закон) |
|
| GOST R 6.30-2003 „Единна система за организационна и административна документация. Изисквания за изготвяне на документи”, одобрени с решение на Държавния статистически комитет на Русия от 3 март 2003 г. № 65-ви | |
| Правила за поддържане, съхранение и запис на трудови книжки | Правила за поддържане и съхранение на трудови книжки, изготвяне на формуляри за трудови книжки и предоставянето им на работодатели, одобрени с Постановление на правителството на Руската федерация от 16 април 2003 г. № 225 |
| Инструкции за попълване на трудови книжки, одобрени с постановление на Министерството на труда на Русия от 10 октомври 2003 г. № 69 | |
| Създаване на архив в организацията в съответствие с правилата за отчитане, съхранение, придобиване и използване на архивни документи | Федерален закон от 22 октомври 2004 г. № 125-FZ „За архивното дело в Руската федерация |
| Списък на стандартните управленски архивни документи, генерирани в процеса на дейност на държавни агенции и органи местно управлениеи организации, посочващи периоди на съхранение, одобрени със Заповед на Русия от 25 август 2010 г. № 558 | |
|
Отпуск по болест |
|
|
Процедурата за попълване на лист за временна неработоспособност и кандидатстване за отпуск |
Федерален закон от 29 декември 2006 г. № 255-FZ „За задължителното социално осигуряване в случай на временна нетрудоспособност и във връзка с майчинство“ |
|
Заповед на Министерството на здравеопазването и социалното развитие на Русия от 26 април 2011 г. № 347n „За утвърждаване на формата на удостоверение за неработоспособност“ |
|
| Лична информация | |
|
Работа с лични данни на служители на организацията |
Федерален закон от 27 юли 2006 г. № 152-FZ „За личните данни“ |
| Военна регистрация | |
| Водене на военен отчет в организацията, правата и отговорностите на ръководителите и отговорните лица в областта на военния отчет | Федерален закон от 28 март 1998 г. № 53-FZ „За военен дълг и военна служба“ |
| Правила за военна регистрация, одобрени с постановление на правителството на Руската федерация от 27 ноември 2006 г. № 719 | |
| Насокиотносно воденето на военни записи в организациите, одобрен от Генералния щаб на въоръжените сили на Руската федерация на 11 април 2008 г. | |
| Взаимодействие с пенсионния фонд на Русия | |
| Процедурата и размерите за изчисляване на осигурителните вноски във фонд "Пенсии" за задължително пенсионно осигуряване на служителите | Федерален закон от 15 декември 2001 г. № 167-FZ „За задължителното пенсионно осигуряване в Руската федерация“ |
| Взаимодействие с Федералната миграционна служба на Русия | |
| Процедура за получаване на разрешение за работа, регламентираща работата с чуждестранни служители | Федерален закон от 25 юли 2002 г. № 115-FZ „За правния статут на чужди граждани в Руската федерация“ |
| Федерален закон от 18 юли 2006 г. № 109-FZ „За миграционната регистрация на чужди граждани и лица без гражданство в Руската федерация“ | |
| Заповед на Федералната миграционна служба на Русия от 28 юни 2010 г. № 147 Процедура и график на Административните разпоредби, одобрени със заповед за проверка от Федералната миграционна служба на Министерството на вътрешните работи на Русия № 338, FMS на Русия №. 97 от 30 април 2009 г | |
| Проверки | |
| Редът за извършване на проверки от държавни и общински органи | Федерален закон от 26 декември 2008 г. № 294-FZ „За защита на правата на юридическите лица и индивидуални предприемачипри осъществяване на държавен контрол (надзор) и общински контрол" |
Местните актове могат да се наричат по различен начин: наредби, инструкции, правила, разпоредби и др. Основното е, че нормите на тези актове не противоречат на действащото трудово законодателство и не влошават положението на работниците. Освен това е важно да се спазва процедурата за тяхното приемане (втора, трета част на член 8 от Кодекса на труда на Руската федерация). В противен случай такива документи не подлежат на прилагане (част четвърта от член 8 от Кодекса на труда на Руската федерация). Промените в местния регулаторен акт се правят в същия ред, в който е одобрен.
По-добре е да поверите разработването на местни актове не на един служител, а работна група. Съставът на групата и нейните правомощия трябва да бъдат посочени в заповедта (образец на стр. 64). Служителите трябва да бъдат запознати с документа срещу подпис (параграф 10, част втора, член 22 от Кодекса на труда на Руската федерация).
Къде да започнете одита на местните актове на компанията
Първо, трябва да проверите дали всички необходими документи са налични и да направите списък с тях. Ако компанията дори няма задължителни местни разпоредби, те трябва първо да бъдат разработени.
На второ място, важно е да се обърне внимание на правилността на подготовката на документите от гледна точка на деловодството и спазването на действащото законодателство.
На трето място, необходимо е да се провери дали е спазена процедурата за приемане на местен акт. Така че, ако компанията има синдикална организация, тогава документът трябва да има маркировка за споразумение (като се вземат предвид мненията) със синдиката (член 372 от Кодекса на труда на Руската федерация).
Четвърто, трябва да разберете какви документи липсват. Много е лесно да се определят такива актове, ако първо съставите и одобрите със заповед списък с документи, необходими за конкретна организация.
На проверка подлежат не само наредби, инструкции и заповеди, но и всички документи за досиета на персонала и управлението на персонала. Оценява се наличието и съответствието със закона на трудовите договори, правилността на поддържането на лични досиета на служителите, попълването на трудови книжки и вложки в тях, списания. регистрация на персонални заповеди и др.
Не трябва да се опитвате да покриете целия обем на работа наведнъж. Трябва да си поставите приоритети и да действате прогресивно. За удобство се препоръчва групиране стандартни документив електронни и хартиени папки.
Запомнете основното
Обърнете внимание на експертите, участвали в подготовката на материала:
Александър ТИМОШЕНКО, ръководител на отдел "Човешки ресурси", юрисконсулт на ЗАО "Арал Плюс" (Одинцово, Московска област):
– Основният документ в работата на всеки кадрово обслужванее Кодексът на труда на Руската федерация. Като се има предвид спецификата на дейността на организацията, от служителя по персонала може да се изисква да познава други законови и подзаконови актове, способността да наблюдава и взема предвид съдебна практикаи текущи промени в трудовото законодателство.
Мария МАСЮТИНА, старши юрист в практиката по трудово право на персоналния холдинг АНКОР (Москва):
– Служителят по персонала трябва да се запознае с Резолюцията на Държавния комитет по статистика на Русия от 5 януари 2004 г. № 1. Той съдържа образци за формуляри на повечето първични документи за персонала, които са полезни за издаване на заповеди, щатни разписания и др. .
Наталия РИЖКОВА, мениджър „Човешки ресурси и документация по човешки ресурси“, БДО Юникон Аутсорсинг (Москва):
- Така местни актове, като Правилник за вътрешния трудов ред, график на персонала, график на ваканциите, Правила за личните данни, Правила за бонуси (в случаите, когато организацията има система за мотивация), всички характеристики на регулаторните правни актове са присъщи. Тяхното присъствие в организацията и знанията е задължително.
Алена ШЕВЧЕНКО, адвокат, експерт на списание „Кадрови бизнес“:
– Когато проверявате местните разпоредби, обърнете внимание на съответствието на разпоредбите им с действащото трудово законодателство. Местните стандарти на организацията не се прилагат, ако нарушават правата на служителите в сравнение с Кодекса на труда. Това означава, че инспекцията по труда има право да изиска със заповед фирмата да изключи такива норми от документа на работодателя.
Групата за счетоводна документация изпълнява функцията на кадрови записи и е хранилище на лични данни, получени по време на първоначалната регистрация и последваща обработка на необходимата информация за състава и движението на персонала.
От гледна точка на последователността на регистриране и натрупване на счетоводни данни за служителите в счетоводната документация могат да се разграничат две подгрупи:
1) първични счетоводни документи;
2) производни (вторични) счетоводни документи.
Първични счетоводни документисъдържат изходна информация и се попълват на осн лични документипредоставени от служителите при наемане.
Те включват: лично досие, личен картотечен лист, допълнение към личния картотечен лист.
Частен бизнес.
Личното досие е набор от документи, съдържащи лични данни на служителя и друга информация, свързана с неговата трудова дейност.
Не се изисква лично досие като част от документацията за персонала.
По правило личните дела се водят по различен начин правителствени агенции, а в частния бизнес - на ръководния екип от служители, специалисти и материално отговорни лица. Работодател в съвременни условия управление на досиета на персоналаима право самостоятелно да решава необходимостта от създаване на лични досиета. В същото време, независимо от избора на работодателя, всички необходими лични данни за всеки служител се отразяват в личната карта (унифициран формуляр № T-2).
Процедурата за работа с лични досиета не е регламентирана от законодателя и следователно работодателите самостоятелно решават въпросите за тяхното формиране и управление.
Изключение правят личните досиета на държавните служители.
Управлението на личните досиета на федералните държавни служители се регулира от Указ на президента на Руската федерация от 1 юни 1998 г. № 640 „За реда за поддържане на лични досиета на лица, заемащи публични длъжности в Руската федерация по реда на назначаване и публични длъжности на Федералната държавна служба.“
Управлението на личните досиета на държавните граждански служители на Руската федерация се регулира от Указ на президента на Руската федерация от 30 май 2005 г. № 609 „За одобряване на правилата за личните данни на държавния цивилен служител на Руската федерация Федерация и управлението на неговото лично досие.“
Лично досие се оформя след издаване на заповед за приемане на работа. Първоначално документите, които формализират процедурата по наемане, се групират в лично досие, а впоследствие всички основни документи, възникващи през периода трудова дейностслужител при на този работодател.
Въз основа на анализа на разпоредбите за управление на досиета на персонала и на първо място, параграф 337 от „Списъка на стандартните документи за управление, генерирани в дейността на организациите, посочващи периодите на тяхното съхранение“, одобрен от Росархив на 6 октомври 2000 г., можем да заключават, че личното досие включва следната документация:
Ø вътрешен опис на наличните в личното дело документи;
Ø въпросник или личен лист за кадрови досиета;
Ø автобиография или автобиография;
Ø копия на документи за образование;
Ø копия на документи, потвърждаващи длъжността (в предвидените от закона случаи);
Ø кандидатстване за работа;
Ø допълнение към личния лист за досие на персонала;
Ø копия от заповеди за наемане, преместване, уволнение (или извлечения от тях);
Ø удостоверения и други документи, свързани с този служител.
Съгласно клауза 6.2.10. Заповед на Министерството на културата на Руската федерация от 8 ноември 2005 г. № 536 „За стандартни инструкции за деловодството във федералните органи Изпълнителна власт» документите в личните досиета трябва да бъдат подредени в хронологичен ред на получаването им.
Вътрешният опис на документите, налични в личното досие, трябва да съдържа информация за серийните номера на документите по делото, техните индекси, дати, заглавия и номера на листовете на делото, на които се намира всеки документ. Листовете на личното дело и вътрешния му опис се номерират отделно.
Вътрешният опис на документи от личното дело се подписва от съставителя, като се посочва препис от подписа, длъжност и дата на съставяне на описа.
Личният лист за досие на персонала включва биографична информация за служителя, неговото образование, предишни места на работа от началото на кариерата му, семейно положение и др.
Служителят попълва собственоръчно личен формуляр при кандидатстване за работа. При попълването му се използват следните документи:
Ø паспорт;
Ø трудова книжка;
Ø военна книжка;
Ø документ за образование (диплома, удостоверение, удостоверение, удостоверение), документи за висш Сертификационна комисия(ВАК) за присъждане на научна степен и за присвояване на научно звание (диплома и свидетелство);
Ø документи за съществуващи изобретения.
„Въпросник“ е документ, подобен на „Личния лист за досиета на персонала“, който понякога се използва при кандидатстване за работа. За разлика от личния лист, анкетната карта се подписва не само от лицето, което се наема, но и от HR специалист.
Понякога от наемания служител се иска да предостави „Автобиография“ или „Резюме“.
При създаването на лично досие в него се поставят копия на документи, потвърждаващи социално значими факти (документи за образование - удостоверение, диплома, удостоверение, акт за раждане на дете, удостоверение за развод и др.). Трябва да се помни, че освен копия на документи, трябва да се уверите, че имате оригиналите на съответните документи.
Копия от документи за одобрение на длъжности се поставят в личните досиета на мениджърите (копие от протокола от заседанието на Съвета на директорите или учредителите на дружеството, копие от протокола обща срещаакционери).
Ако при наемане характеристики или препоръчителни писма, служителят е съставил заявление за работа, след което те също се записват в личното досие на служителя.
Трудовите договори, сключени със служител, могат да бъдат част от документите на личното дело или да се образуват в отделни файлове.
Личното досие може да включва документи като списъци с изобретения, научни трудове и др.
Допълнението към личния лист за досие на персонала е вторичен документ по отношение на личния лист за досие на персонала, в него се записват само промените, настъпили в трудовата дейност и личния живот на служителя. Този документ съдържа: пълното име на служителя и раздели, предназначени за извършване на промени и допълнения. По правило такъв документ се съставя под формата на таблица.
Първият раздел записва информация за работа, трансфери, промени в длъжността, структурна единица и т.н., като се позовава на датата и номера на заповедта за персонала.
Вторият раздел съдържа данни за промени в професионалния и личния живот на служителя (например промени в семейното положение, място на постоянна регистрация), образование, повишаване на квалификацията, владеене на чужди езици и др.
Промените и допълненията в личните данни се извършват въз основа на заповеди за персонала и документи, предоставени от служителите (свидетелство за брак, диплома и др.). Устното изявление на служителя не е основа за извършване на тези промени. Нови документи с изменения и допълнения се поставят в личното досие заедно с подадените преди това.
В практиката на службите за човешки ресурси на организациите е обичайно да включват в личното досие копия от заповеди (или извлечения от тях) за прехвърляне на друга работа, освобождаване от длъжност, стимули, налагане и отстраняване дисциплинарни наказания, смяна на фамилия и други. Цялата тази информация обаче се съдържа в „Допълнението към личния лист за лични данни“. В тази връзка може да се препоръча тези документи да не се включват в личното ви досие.
Удостоверения за здраве, място на пребиваване, байпасни листове и други подобни не могат да бъдат включени в личните досиета, тъй като информацията от тях се прехвърля в „Допълнение към личния лист за досиета на персонала“. При необходимост се оформят в самостоятелни досиета и се съхраняват три години.
Трябва да се има предвид, че в съответствие с член 65 от Кодекса на труда на Руската федерация (наричан по-долу Кодекса на труда на Руската федерация), при кандидатстване за работа е забранено да се изискват документи от кандидата, че не са предвидени в закона.
Всички документи, свързани с личното досие, се подреждат в папка при постъпване. Листовете на делото се номерират в процеса на оформяне на делото. При постъпване на нов документ в лично дело данните за него първоначално се въвеждат в описа на делото, след което листовете на документа се номерират и едва след това документът се завежда.
Корицата на лично досие, както и кориците на файлове с постоянно съхранение, се съставят и изпълняват във формата, установена от GOST 17914-72 „Обложки на файлове за дългосрочно съхранение. Видове, разновидности, Технически изисквания"(въведен с Указ на Държавния комитет по стандартизация на СССР от 17 юли 1972 г. № 1411).
На корицата на личното досие се посочват изцяло: името на организацията, заглавието на делото, фамилията, собственото име, бащиното име на служителя в именителния падеж, индексът на делото, поредният номер на делото (обикновено личен номер).
Под този номер личното досие се регистрира в „Книга (дневник) на личните дела“, която включва следните колони: сериен номер, фамилия, собствено име, бащино име на служителя, дата на регистрация на делото и дата на дерегистрация. .
Личните дела се съхраняват в сейф, метални шкафове или специални помещения за осигуряване на тяхната безопасност като строго отчетни документи, отделно от трудовите книжки. Отговорност за съхранението им носят лицата, поддържащи кадровата документация.
При работа с документи, включени в личните досиета, е необходимо да се вземе предвид, че те се отнасят до личните данни на служителя, защитени в съответствие с действащото законодателство.
С цел ограничаване на неоторизиран достъп до личните данни на служителите, всички операции по регистрация, формиране, поддържане и съхранение на личните досиета трябва да се извършват от един служител на отдел „Човешки ресурси“, който носи лична отговорност за безопасността на документите в досиетата и достъпа до тях. към досиетата на други служители. Документите за образуване и управление на личните дела му се предават срещу подпис в регистъра за прехвърляне от служителя, отговорен за документалния процес работни отношениясъс служител.
Заповедта на работодателя трябва да установи реда за издаване, запознаване с личните досиета на служителите и кръга на лицата, които имат право да използват лични досиета; това може да се направи и в Правилника за личните данни на служителите. Ако документ бъде премахнат от лично досие, в описа на досието се прави запис, като се посочва основанието за това действие (заповед, разрешение от ръководителя) и новото местоположение на документа. Съгласно клауза 3.2.3. Заповед на Главното архивно управление на СССР от 25 май 1988 г. № 33 „ Държавно устройстводокументация за управление. Основни положения. Общи изискваниякъм документи и услуги за документална поддръжка” се прави копие на документа, който ще бъде иззет, и се завежда вместо иззетия документ. Отметката в описа и копието се заверяват с подписа на служителя от отдел "Човешки ресурси".
Лични неща не се издаватв ръцете на служителите, които ги наемат. Служителят има право да се запознае само с личното си досие в помещенията на отдела за персонал. Фактът на запознаване с личното досие също се отразява в описа на досието.
При работа с лично досие, издадено за временно ползване, е забранено да правите корекции в предишни записи, да правите нови записи в него, да премахвате съществуващи документи от личното досие или да поставяте нови в него, както и да разкривате поверителна информация, съдържаща се в него. . Промени в личните досиета се извършват само от лица, отговорни за тяхното управление.
При връщане на калъфа внимателно се проверява безопасността на документите, липсата на повреди, включването на други документи в калъфа или замяната на документи.
В помещенията на отдела за персонал се съхраняват лични досиета само на работещи служители. Личните файлове могат да бъдат подредени в цифров ред или по азбучен ред по фамилно име на служител.
След уволнението на служителя личното му досие се изважда от папката и се подготвя за прехвърляне в архивно хранилище. Личните досиета на уволнените служители в съответствие със „Списъка на стандартните документи за управление, генерирани в дейностите на организациите, посочващи периодите на съхранение“, одобрен от Федералния архив на 6 октомври 2000 г., се съхраняват 75 години. Личните досиета на ръководителите се съхраняват постоянно. За съхранение се използват заключващи се метални каси и шкафове за осигуряване на пълна безопасност на документите.
Лична карта на служителя.
Лична карта (формуляр № T-2) се попълва за работници от всички категории, включително временни и сезонни работници, основни и непълно работно време. Личната карта е основният документ за досие на персонала.
Поддържа се през целия период на работа на служителя при даден работодател, като се започне от наемането и се затваря само при уволнение. За служители, наети под граждански договори, лични карти не се поддържат.
Лична карта № Т-2 е от групата на задължителните документи за персонала. Формата на личната карта е унифицирана и е свързана със системата за първична счетоводна документация за отчитане на труда и неговото заплащане, одобрена с Решение на Държавния комитет по статистика на Руската федерация от 5 януари 2004 г. № 1 „За одобряване на унифицирани форми на първична счетоводна документация за отчитане на труда и неговото заплащане.
Във връзка със спецификата на определени области на трудова дейност, Резолюция на Държавния комитет по статистика на Руската федерация от 5 януари 2004 г. № 1 „За утвърждаване на унифицирани форми на първична счетоводна документация за отчитане на труда и неговото заплащане“ одобри още две счетоводни форми: No. T-2GS (MS) и No. T-4.
Личната карта на държавен (общински) служител (формуляр № T-2GS (MS)) се използва за вписване на лица, заемащи държавни (общински) длъжности на държавна служба. Извършва се вместо формуляр № Т-2 и има подобно съдържание.
Регистрационен талоннаучен, научен и педагогически работник (формуляр № Т-4) се попълва успоредно с формуляр № Т-2 в научни, изследователски, научни и производствени организации, образователни и други институции и организации, работещи в областта на образованието, науката и технология за счетоводство научни работници. Попълва се въз основа на съответните документи (дипломи за доктор и кандидат на науките, удостоверения за доцент и професор и др.), както и информация, предоставена от служителя.
Значението на личната карта се състои в това, че ако трудовата книжка бъде изгубена, това е единственият документ, който директно потвърждава трудовия стаж на служителя.
Не трябва да бъркате личната си карта № Т-2 с документи като например личен кадров лист или въпросник, които са част от личното ви досие. Тези документи се попълват от самия служител, изготвят се във всякаква форма и може да липсват, ако работодателят няма одобрена процедура за регистриране на лични досиета.
Личната карта се попълва само от специалист по човешки ресурси за всички лица, наети въз основа на заповед (инструкция) за приемане на работа (формуляр № Т-1 или № Т-1а). Личните карти се съхраняват в сейф, оформящ отделна картотека по азбучен ред на фамилиите на служителите.
При попълване на лична карта се използва информация от следните документи, представени от служителя при кандидатстване за работа (в съответствие с член 65 от Кодекса на труда на Руската федерация):
Паспорти;
Документ за образование за квалификация или наличие на специални знания - при кандидатстване за работа, която изисква специални знания или специално обучение;
Трудова книжка (за работещи на непълно работно време - копия от трудовата книжка);
Осигурителен сертификат за държавно пенсионно осигуряване;
Удостоверения за регистрация с данъчен орган;
Документи за военна регистрация (за военнослужещите).
При попълване на лична карта също се използва Допълнителна информация, които служителят съобщава за себе си.
Забележка!
В някои случаи, като се има предвид спецификата на работата, работодателят може да изиска (със съгласието на служителя) представяне на допълнителни документи при сключване трудов договор. В този случай списъкът на допълнителните документи не се определя самостоятелно от работодателя, но необходимостта от предоставянето им трябва да бъде пряко установена от регулаторен акт: Кодекса на труда на Руската федерация, други федерални закони, укази на президента на Руската федерация. Руската федерация и решения на правителството на Руската федерация.
Във всички останали случаи е забранено да се изискват от лице, което кандидатства за работа, допълнителни документи, различни от предвидените в закона.
Такива допълнителни документи, като правило, включват: акт за раждане на дете, свидетелство за брак, удостоверение за бременност на жена, документи за увреждане, пребиваване в зона, засегната от радиация във връзка с авария в АЕЦ Чернобили други.
Но изисквайте лицето, което кандидатства за работа, да предостави посочените документи задължителен, работодателят няма право. В същото време предоставянето на тези документи е в интерес на самия служител, тъй като в противен случай работодателят няма да може да предостави на служителя обезщетенията и гаранциите, изисквани от закона.
Унифицираният формуляр на лична карта № T-2 се състои от четири листа и съдържа следните раздели:
аз." Главна информация»;
II. „Информация за военна регистрация“;
III. „Наемане и преместване на друга работа“;
IV. „Сертификация“;
V. „Повишаване на квалификацията”;
VI.“Професионална преквалификация”;
VII. „Награди (насърчава), почетни звания“;
VIII. "Ваканция";
IX. „Социални придобивки, на които служителят има право в съответствие със закона“;
Х. " Допълнителна информация»;
XI. „Основания за прекратяване на трудовия договор (уволнение).“
В раздел I „Обща информация“, когато посочвате информация за служителя, трябва да се ръководите от следните правила:
1. Фамилията, собственото име, отчеството се посочват въз основа на паспорта и се записват напълно и четливо.
В същото време зоните за кодиране на информация също трябва да бъдат попълнени в съответствие с общоруските класификатори: OKATO, OKIN, OKSO, OKPDTR.
Забележка.
ОКАТО - „Всеруски класификатор на обектите на административно-териториалното деление“ ОК 019-95, одобрен с Резолюция на Държавния стандарт на Руската федерация от 31 юли 1995 г. № 413;
ОКИН – „Общоруски класификатор на информация за населението. OK 018-95", одобрен с Указ на Държавния стандарт на Руската федерация от 31 юли 1995 г. № 412;
OKSO - „Всеруски класификатор на специалностите по образование. OK 009-2003", одобрен с Указ на Държавния стандарт на Руската федерация от 30 септември 2003 г. № 276-st;
OKPDTR – Резолюция на Държавния стандарт на Руската федерация от 26 декември 1994 г. № 367 „За приемане и прилагане общоруски класификаторпрофесии на работници, длъжности на служители и тарифни категории OK 016-94".
2. Датата и мястото на раждане се установяват въз основа на паспорт или друг документ за самоличност и се изписват изцяло, например: "12 декември 1964 г." Съответно кодът е посочен, както следва: 12/12/1964.
3. Гражданството се записва без съкращения. Записването на гражданството и неговото кодиране се извършва в съответствие с OKIN; те могат да бъдат както следва:
· гражданин на Руската федерация - 1;
· гражданин на Руската федерация и чужда държава - 2 (при двойно гражданство се посочва на коя държава е гражданството);
· чужд гражданин (посочете коя държава) - 3;
· лице без гражданство - 4.
4. Степента на владеене на езика при попълване на параграф 5 „Владеене на чужд език“ от раздел I на формуляр № Т-2 се посочва, както следва: „Говоря свободно“ (ОКИН код - 3), „Аз чета и мога да се обясня” (ОКИН код - 2) , „Чета и превеждам с речник” (ОКИН код - 1).
5. Всички данни за образование (квалификация, направление или специалност) се установяват въз основа на документ за образование.
Образованието се записва и кодира по ОКИН и ОКСО.
Според OKIN образованието се кодира, както следва:
· основно (общо) образование - 02;
· основен общо образование - 03;
· средно (пълно) общо образование - 07;
· основно професионално образование - 10;
· средно професионално образование - 11;
· непълна висше образование - 15;
· висше образование - 18;
· следдипломно обучение – 19 бр.
Завършени три висши курса образователна институциясе отнасят за лица с незавършено (незавършено) висше образование професионално образование.
Два блока от колони за попълване на информация за образованието са предназначени във формуляр № Т-2, за да посочат информация за завършването на второ учебно заведение.
6. Професията (основна) се посочва изцяло въз основа на таблицата с персонала и заповедта (инструкцията) за наемане. Друга професия - въз основа на документи, потвърждаващи придобиването на второ образование или специалност. Кодиран в съответствие с Общоруския класификатор на работническите професии, длъжностите и тарифните нива ОК-016-94”, одобрен с Резолюция на Държавния стандарт на Руската федерация от 26 декември 1994 г. № 367 „За приемане и прилагане на Общоруския класификатор на работническите професии, длъжности и тарифни нива ОК-016-94" (наричан по-долу OKPDTR).
7. Трудов стаж (общ, непрекъснат, даващ право на надбавка за трудов стаж, даващ право на други обезщетения, установени от даден работодател) се изчислява въз основа на записи в трудовата книжка на служителя и (или) други документи потвърждаващ съответния трудов стаж, посочен в дни, месеци, години.
8. Семейното положение се записва и кодира съгласно следните възможни стойности в съответствие с OKIN:
· никога не е бил (бил) женен - 1;
· е в регистриран брак – 2;
· е в нерегистриран брак – 3;
· вдовец (вдовица) - 4;
· разведени (разведени) - 5;
· разделени (скъсали) - 6.
9. Само членовете на семейството са посочени като част от семейството, което показва степента на родство.
Действащото законодателство не съдържа обща концепция„семейство“, обаче, въз основа на анализ на нормите на член 2 от Семейния кодекс на Руската федерация и член 1142 Граждански кодексВ Руската федерация членовете на семейството включват: съпрузи, родители и деца (включително осиновители и осиновени деца).
10. Паспортните данни са посочени в точно съответствие с паспорта.
11. Място на пребиваване (по паспорт) се посочва въз основа на паспорта, действително - според служителя. Кодът на пребиваване се определя от OKATO.
Документите, въз основа на които се попълва раздел II „Информация за военна регистрация“, са:
· военна книжка (или временно удостоверение, издадено вместо военна книжка) - за граждани от резерва;
· удостоверение на гражданин, подлежащ на наборна военна служба - за граждани, подлежащи на наборна военна служба.
Съгласно Инструкциите за използване и попълване на формуляри на първична счетоводна документация за записване на труда и неговото заплащане за граждани в резервите:
параграф 3 „Състав (профил)“ - попълва се без съкращение (например „команден“, „медицински“ или „войници“, „моряци“ и други подобни);
параграф 4 „Пълно кодово обозначение на VUS“ - пълното обозначение е записано (шест цифри, например „021101“ или шест цифри и буква, например „113194A“);
параграф 5 „Категория на годност за военна служба“ - изписана с букви: A (годен за военна служба), B (годен за военна служба с незначителни ограничения), C (ограничено годен за военна служба) или D (временно негоден за военна служба) ) . Ако няма записи в съответните параграфи на военната лична карта, се посочва категория „А“:
в параграф 7 „Регистриран във военните“ се попълва (с молив):
ред а) - в случаите, когато има заповед за мобилизация и (или) печат за издаване и отнемане на заповеди за мобилизация;
ред б) - за граждани, резервирани в организацията за периода на мобилизация и по време на война.
За граждани, подлежащи на военна служба:
точка 2" Военно звание“ - прави се вписването „подлежи на военна служба”;
параграф 5 „Категория годност за военна служба“ - изписана с букви: А (годен за военна служба), Б (годен за военна служба с незначителни ограничения), В (ограничено годен за военна служба), Г (временно негоден за военна служба) ) или D (не е годен за военна служба). Попълва се въз основа на вписването в удостоверението на гражданин, подлежащ на наборна военна служба.
Попълването на позиции, които не са изрично посочени в Указанията, се извършва въз основа на информация от изброените документи.
В параграф 8 от раздел II на личната карта на гражданин, навършил пределната възраст за резервиране, или гражданин, обявен за негоден за военна служба по здравословни причини, се прави бележка в свободния ред „отстранен от военна служба регистрация поради възраст“ или „отстранен от военна регистрация поради здравословно състояние“.
След попълване на раздел II „Информация за военна регистрация“, в долната част на втората страница на формуляр № T-2, служителят на персоналната служба трябва да удостовери посочените данни с личния си подпис, като посочи длъжността и преписа на подписа. . Служителят подписва и втората страница на формуляр № Т-2 и отбелязва датата на попълването му. Редът, съдържащ личния подпис на служителя, е примерен подпис, въз основа на който ще му се изплащат заплати.
Забележка!
Когато информацията за служител се промени, съответните лични данни се въвеждат в личния му картон (например промяна в семейното положение, местоживеене, образование, повишаване на квалификацията, владеене на чужди езици и др.), което се заверява от подпис на служител на службата за персонал. Промените и допълненията се извършват въз основа на заповеди за персонал и документи, предоставени от служителите (свидетелство за брак, диплома и др.). Устното изявление на служителя не е основа за извършване на тези промени, с изключение на незначителни данни (например по отношение на телефонен номер).
Най-важната информация е раздел III „Наемане и преместване на друга работа” и XI „Основания за прекратяване на трудовия договор (уволнение)”.
Записите в тези раздели се извършват въз основа на заповед (инструкция) за наемане (формуляри № Т-1 и Т-1а) и заповед (инструкция) за прехвърляне на друга работа (формуляр № Т-5) и заповед (инструкция) за прекратяване (прекратяване) на трудов договор със служител (формуляри № Т-8, Т-8а).
Тази информация трябва да се попълни с особено внимание, тъй като често служи като основа за потвърждаване на трудовия опит на служителя.
В раздела „Наемане и преместване на друга работа“ той въвежда информация, тъй като служителят работи в организацията и трябва да съответства на записите в трудовата книжка, повтаряйки датата, номера на заповедта за наемане, преместването на служителя, името на длъжността, структурното звено. Освен това в края на всяко вписване в раздел III на личната карта се полага подпис на служителя, който посочва, че е запознат с вписването, направено в трудовата му книжка.
Последният раздел на личен картон XI „Основания за прекратяване на трудовия договор (уволнение)“ се попълва от служителя по човешки ресурси при прекратяване работни отношениясъс служител. Основанието за прекратяване на трудовия договор (уволнение) е формулирането на причината за уволнението въз основа на съответния член от Кодекса на труда на Руската федерация, който напълно повтаря вписването в трудовата книжка на служителя. Датата на уволнението е последният работен ден на служителя. Подробностите за поръчката (дата и номер), която е основата за попълване на този раздел, също са посочени в точно съответствие с вписването в трудовата книга. Записите за уволнение се удостоверяват с подписа на служителя на службата за персонал и служителя.
Данни за напреднало обучение и професионална преквалификациясе записват въз основа на документи (сертификат, сертификат), представени от служителя или получени от отдела за обучение на персонала.
Когато попълвате раздел VII „Награди (стимули), почетни звания“, трябва да посочите видовете стимули (в съответствие с член 191 от Кодекса на труда на Руската федерация и местните разпоредби), прилагани към служителя, и също така трябва да изброите присъдени държавни награди и почетни звания.
В раздел VIII. Записите за „отпуски“ се водят за всички видове отпуски, предоставени на служител през периода на работа при даден работодател. Основание за извършване на вписвания са заповедите за предоставяне на отпуск.
Дял IX определя предимствата, на които служителят има право по закон.
В секция „Допълнителна информация“ могат да се попълват свободни редове с данни по преценка на работодателя. Например, записват се данни за студенти, записани в задочно (вечерно), задочно и външно обучение във висши и средни институции. професионално обучение(посочете името на учебното заведение, датите на прием в образователна институцияи нейния край) или за работещ инвалид (въз основа на удостоверение от Медико-социална експертна комисия(наричана по-нататък МСЕК), група инвалидност, степен на увреждане и дата на установяването й, заключение на МСЕК за условията и характера на труда).
Личните карти на уволнените служители се оформят в самостоятелен файл по азбучен ред. Преди предаване на файла в архива, всички карти трябва да бъдат подготвени в съответствие с изискванията на Федералния архив и да се съхраняват в архива в продължение на 75 години.
Вторични счетоводни документидеривати, базирани на първоначалната информация от първични счетоводни документи. Основните цели на създаването на тази подгрупа документи:
Осигуряване на пълнота, достоверност и динамичност на информацията при работа с персонала;
Осигуряване на бързо съхранение на кадровите документи;
Осигуряване на ефективно търсене на кадрови документи.
Вторичните счетоводни документи включват: лична карта на служителя (унифицирани формуляри № T-2, № T-2GS (MS), № T-4), документация за записване на работното време и разплащания с персонала и различни регистрационни форми на счетоводна информация .
Поддържат се регистрационни формуляри за записване на документацията на персонала.
Разграничават се следните видове регистрационни форми:
Регистрационно-контролни карти (РКК);
Регистрационни дневници (книги);
Екранни форми (при използване на компютърни технологии).
Формулярите на някои списания и книги са одобрени от официални органи. Например, формата на книгата за записване на движението на трудовите книжки и вложките към тях е одобрена с Резолюция на Министерството на труда на Руската федерация от 10 октомври 2003 г. № 69 „За одобряване на инструкции за попълване на трудови книжки .” Но повечето формуляри се разработват по преценка на работодателя.
В „Списъка на стандартните управленски документи, генерирани в дейността на организациите, посочващи периодите на съхранение“, одобрен от Росархив на 6 октомври 2000 г., са определени следните основни счетоводни форми и периодите на тяхното съхранение:
| Номер на артикула | Тип на документа | Срок на съхранение на документа<*> | Забележка |
| КАДР |
|||
| Приемане, преместване (трансфер), освобождаване на служители |
|||
| Книги, списания, счетоводни карти: | След уволнение |
||
| а) приемане, движение (трансфер), освобождаване на служители | |||
| б) работници, изпратени в командировка | |||
| в) военноотговорните лица | |||
| г) ваканции | |||
| д) лични досиета, лични карти, трудови договори (договори), трудови договори | |||
| е) издаване на трудови книжки и листове към тях | |||
| ж) издаване на удостоверения за заплата, трудов стаж, месторабота | |||
| з) издаване на удостоверения за пътуване | |||
Отчитайки спецификата на организацията на труда на местно ниво, могат да се създадат и:
Регистър на работещите на непълно работно време;
Журнал за награди и наказания;
Журнал за регистрация на заповеди за учебен отпуск, неплатен отпуск и др.;
Бордови дневник отпуск по болести други.
В съответствие със Заповед на Главното архивно управление на СССР от 25 май 1988 г. № 33 „Държавна система за документално осигуряване на управлението. Основни положения. Общи изисквания към документите и услугите за документална поддръжка" Подлежат на регистрация всички документи, които изискват осчетоводяване, изпълнение и използване за справочни цели (административни, планови, отчетни, счетоводно-статистически, счетоводни, финансови и други), както създадените, така и използваните в рамките на организация и изпратени до други организации; идващи от висшестоящи, подчинени и други организации и лица. Както традиционните машинописни (ръкописни) документи, така и създадените с помощта на компютърна технология(машинночетим, машинночетим) (клауза 3.2.1.2. Заповед на Главната архивна дирекция на СССР от 25 май 1988 г. № 33 „Държавна система за документация за управление. Основни положения. Общи изисквания за документи и документация услуги за поддръжка“).
Той също така обяснява, че:
« регистрация на документи – това е записване на факта на създаване или получаване на документ чрез поставяне на индекс върху него, последвано от записване на необходимата информация за документа във формулярите за регистрация».
Индексът на документа се състои от пореден номер в рамките на регистрирания масив от документи, който въз основа на задачите за търсене се допълва от индекси по номенклатурата на делата, класификатори на кореспонденти, изпълнители и др.
В индекса на документа се спазва следната (или обратната) последователност на съставните му части: пореден регистрационен номер, индекс по номенклатурата на делата, индекс по използвания класификатор. Компонентите на индекса са разделени един от друг с наклонена черта.
Забележка!
Основната цел на записването на документи е да им се придаде правна сила и дублиране на информация.
Дублирането на информация в счетоводните формуляри повишава нивото на нейната безопасност и улеснява извличането необходими документи.
Регистрацията на документ с регистрационен номер и дата на регистрация му придава правна сила (доказателствена сила), което може да бъде важно в случай на трудов спор със служител.
Въз основа на анализ на разпоредбите за регистрация на документи на Заповед на Министерството на културата на Руската федерация от 8 ноември 2005 г. № 536 „За стандартни инструкции за деловодство във федералните изпълнителни органи“, можем да препоръчаме следвайки правилатарегистрация и индексиране на документи:
1. Документите се регистрират еднократно: получени - в деня на получаване, създадени - в деня на подписване или одобрение.
2. При прехвърляне на регистриран документ от едно поделение в друго, той не се пререгистрира.
3. Регистрацията на документите се извършва групово в зависимост от името на вида на документа, автора и съдържанието на документа (например заповеди за основна дейност, заповеди за персонала, актове, предложения, становища и други се регистрират отделно ).
4. Серийни регистрационни номера се присвояват на документи във всяка регистрирана група.
5. Мястото на регистрация на документа се определя в инструкциите за деловодство или други местни разпоредби.
6. Установява се следният задължителен състав на регистрационните данни: автор (кореспондент), наименование на вида на документа; дата на документа, индекс на документа (дата и индекс на получаване на документа за входящи документи), заглавие на текста или неговия резюме, резолюция (изпълнител, съдържание на поръчката, автор, дата), срок за изпълнение на документа, бележка за изпълнението на документа (кратък запис на решението на въпроса по същество, дата на действително изпълнение и индекс на документа за отговор) и изпращането му във ф.
Забележка.
В съответствие с параграф 3.2.1.4. Заповед на Главното архивно управление на СССР от 25 май 1988 г. № 33 „Държавна система за документация за управление. Основни положения. Общи изисквания към документите и услугите за поддръжка на документация“, съставът на задължителните данни, ако е необходимо, може да бъде допълнен с други подробности: изпълнители, получаване на документа от изпълнителя, напредък на изпълнението, прикачени файлове и др. Редът за поставяне на подробности в регистрационните формуляри и използването на обратната страна на регистрационните и контролните карти се определя от работодателя самостоятелно.
След попълване на последната страница от счетоводния дневник (книга), на корицата му се поставя крайната дата и дневникът (книгата) се подготвя за архивиране. За основните регистрационни форми, както вече споменахме, Росархив е установил срокове за съхранение, а за останалите работодателят определя периода на съхранение независимо.
Група документация за отчитане на работното време и разчети с персонала се формира в процеса на документиране на отчитане на работното време и изчисляване на съответното възнаграждение за труд.
Тази група документи се състои от унифицирани форми, одобрени с Резолюция на Държавния статистически комитет на Руската федерация от 5 януари 2004 г. № 1 „За утвърждаване на унифицирани форми на първична счетоводна документация за отчитане на труда и неговото заплащане“; нека ги разгледаме в повече подробности.
Съгласно член 91 от Кодекса на труда на Руската федерация работно време - това е времето, през което служителят, в съответствие с вътрешните трудови разпоредби на организацията и условията на трудовия договор, трябва да изпълни служебни задължения, както и други периоди от време, които в съответствие с Кодекса на труда на Руската федерация, други федерални закони и други регулаторни правни актовеРуската федерация се отнася за работното време.
Законодателят вменява задължението на работодателя да води отчет за действително отработеното време от всеки служител.
Отчитането на използването на работното време е необходимо в следните цели:
· осигуряване на контрол върху трудовата дисциплина по отношение на използването на работното време (навременно явяване на работа, установяване на закъснение и липса на душ; наблюдение на присъствието на персонала на работните места през работното време, както и отчитане на навременното напускане на работниците от работа );
· отчитане на действително отработеното време, престой, болест, отпуск и други форми на използване на работното време, което е основа за изчисляване на заплатите;
· съставяне на статистическа отчетност по труда.
За записване на действително отработеното и (или) неотработено време от всеки служител се използват: Лист за отчитане на работното време и изчисляване на заплатите (Формуляр № Т-12) и Лист за отчитане на работното време (Формуляр № Т-13 ).
Особеността на изпълнението на тези документи се дължи на факта, че те са първичните счетоводни документи, въз основа на които се поддържат.
Липсата на изготвени съгласно действащото законодателство документи за отчитане на работното време, както и липсата на някой от задължителните реквизити в първичните счетоводни документи, може да се квалифицира като неоснователно включване на разходите за труд в състава на разходите, които намаляване на данъчната основа, което ще доведе до участие на организацията в отговорност, установена в част 3 от Данъчния кодекс на Руската федерация.
При поддържане на график за използване на работното време е препоръчително да се ръководите от следните правила:
· Отчитането на използването на работното време може да се извършва за организацията като цяло или поотделно за структурни звена;
· Включването на служител в графика и изключването от него се извършва въз основа на съответната заповед (инструкция) на работодателя;
· Отчетната карта се съставя в един екземпляр, подписва се от ръководителя на структурното звено, служител на службата за персонал и се предава на счетоводния отдел.
· Отбележките в табелата за отсъствие от работа, работа при непълно или извън нормалното работно време по инициатива на служителя или работодателя, съкратено работно време и други се правят само въз основа на надлежно оформени документи. Такива документи са удостоверения за неработоспособност, удостоверения за изпълнение на държавни или обществени задължения, писмено предупреждение за престой, заявление за работа на непълно работно време, писмено съгласие на служителя да работи извънредно в случаите, установени от закона, и други документи.
При попълване на формуляри № Т-12 и № Т-13 се използват следните конвенции:
Частично платен отпуск за отглеждане на дете
Предоставен неплатен отпуск на служител за отглеждане на дете
Неплатен отпуск, предоставен на служител с разрешение на администрацията
Отпуск без заплащане в предвидените от закона случаи
Временна неработоспособност (с изключение на случаите, предвидени с код "Т") и отпуск по болест и карантина, издадени с листове за неработоспособност
Неплатена инвалидност в предвидените от закона случаи (във връзка с битова злополука, грижи за болни и карантина, издадени със свидетелства от лечебни заведения и др.)
Часове за намаляване на работното време на работниците и служителите срещу установената продължителност на работния ден в случаите, предвидени със закон
Престоят не е по вина на служителя
Целодневни платени отсъствия в предвидените от закона случаи (изпълнение на държавни или обществени задължения, реагиране при извънредни ситуации, отстраняване на последиците от природни бедствия)
Абсентизъм (отсъствие от работа без основателни причинипрез целия работен ден (смяна), независимо от продължителността му, както и в случай на отсъствие от работното място без уважителна причина повече от четири часа подред през работния ден (смяна), административен арест за административни нарушения, престой в медицински отрезвител, стачки, обявени за незаконни и други отсъствия по неуважителни причини)
Неотработени часове поради непълно работно време по инициатива на администрацията
Уикенди (за седмична почивка) и почивни дни
Стачка (при условия и по ред, определени със закон)
Неявяване по неизвестни причини (до изясняване на обстоятелствата)
Повече по въпросите, свързани с изготвянето на първични документи можете да научите в книгата на авторите на БКР-ИНТЕРКОМ-ОДИТ АД „Първични документи”.
Повече по въпросите, свързани с управлението на кадровото деловодство можете да научите в книгата на авторите на БКР-ИНТЕРКОМ-ОДИТ АД „Управление на кадровото деловодство”.
Досиетата на персонала на компанията се обработват от инспектор по персонала, с други думи, инспектор по персонала или служител по персонала. В постановление на Министерството на труда от 21 август 1998 г. подробно са описани ежедневните му задължения. В същото време специализирани единична директорияпо квалификация посочва около 15 професии, като се ръководи от длъжностната характеристика на служител по персонала. Той ясно определя границите на взаимодействие с персонала, основните отговорности, изисквания и функции, както и правилата и процедурите за поддържане на документация. Въпреки факта, че това е неговата основна и основна задача, той може да участва и в решаването на други задачи в управлението на служителите. Всичко зависи от изискванията, които конкретната организация, в която той извършва трудовата си дейност, поставя пред специалиста.
Изисквания за работа на служител по персонала
Специалист по човешки ресурси може да се нарече специалист в отдела по човешки ресурси, инспектор по човешки ресурси, началник на отдела по човешки ресурси, както и в една или друга степен да свързва дузина други професии с това име. Но въпреки общия фокус при работата с документи за персонала, има значителни разлики. Нека да ги разгледаме.
Изисквания към специалист по отелване
Длъжностната характеристика на специалист по човешки ресурси се разработва от ръководителя на отдела по човешки ресурси. И се одобрява от висшето ръководство на организацията. В него ясно се посочват длъжностните отговорности, правомощията, функциите на специалиста и се посочват вътрешните правила на организацията. Човек, който има достатъчно познания, може да стане специалист професионално обучение, една година трудов стаж и необходимото образование.
Тъй като тази специалност осигурява достъп до поверителна информация, служителят носи отговорност за действията си. И ако действията му са причинили щети на компанията, той ще носи отговорност съгласно действащото законодателство.
Специалистът по човешки ресурси решава следните задачи:
- Изготвяне на документация при наемане или освобождаване на персонал, прехвърлянето му в други звена в съответствие с Кодекса на труда и заповедите на ръководителите.
- Отчитане на работата и промяна на всякакви данни на служители на всички нива в съответствие с документалните стандарти и въвеждане на тези промени в базите данни за персонала.
- Събиране на данни за сертифициране или за подобряване на нивото на квалификация.
- Управление на механизма за награди и наказания.
- Поддържане на лични досиета на служители, събиране на лична информация.
- Изготвяне на трудови книжки и договори.
- Разработване на график и наблюдение на изпълнението му.
- Определяне на периоди на отпуски и контрол върху тяхното изпълнение.
- Поддържане на документация за архива.
Изисквания към инспектор ЧР
Длъжностните отговорности включват:
- Поддържане на документация за наемане и освобождаване на служители, промени в длъжности.
- Поддържане на лични досиета на персонала, извършване на промени и допълнителни данни.
- Регистрация на трудови книжки и тяхното съхранение.
- Работа с изплащане на болнични, отпуски и обезщетения. Следене на тяхното съответствие.
- Обработка на документация за изчисляване на пенсии, трудови обезщетения и обезщетения.
- Извършване на промени в данните за персонала в базата данни.
- Разкриващи възможни проблемив екипа и причините за текучеството на персонала.
- Работа с архива.
На пръв поглед има малко разлики между професията „инспектор по човешки ресурси” и професията „специалист по човешки ресурси”. Но те съществуват: на тази позиция може да бъде назначен човек със средно образование. Трудовият опит не е едно от основните изисквания и може изобщо да не се зачита.
Отговорностите на инспектора включват подбор на персонал за открити свободни позиции в съответствие с установените професионални изисквания.
Изисквания към ръководителя на отдел "Човешки ресурси".
Възможно е да заемете ръководна позиция само ако имате висше образование и поне три години опит на подобна позиция. На длъжността началник се назначава лице със заповед на старши ръководител. След което той остава пряко отговорен само пред ръководителя на компанията. Дейностите му се извършват стриктно в рамките на вътрешния устав на организацията, кодекса на труда, гражданско правои други нормативни документи, въз основа на длъжностната характеристика.
- Разработване и мониторинг на съответствието кадрова политикаорганизации.
- Следене на необходимостта от актуализиране на работния персонал.
- Управление на щатни единици според наличните правомощия.
- Провеждане на сертификация и анализ на резултатите от нея.
- Усъвършенстване на съществуващите механизми за уволнение, наемане или преместване на персонал на други длъжности.
- Подобряване на системата за взаимодействие между персонала.
- Следи за изпълнението на задълженията на служителите от отдел Човешки ресурси.
- Следи за изпълнението на наградите и поощренията.
- Прилагане на мерки за установяване на трудова дисциплина и повишаване нивото на мотивация на служителите за непосредствената им трудова дейност.
Ръководителят на отдела за човешки ресурси подготвя и преглежда частна информация, която е предназначена за висшето ръководство. В неговата компетентност е и провеждането на консултации в съответствие с насоките на длъжността му. ОТНОСНО Високо нивоОбучението на ръководителя на отдела по човешки ресурси се доказва от неговите познания за нормативните документи на Руската федерация, различни методи за оценка на работата на персонала, разбиране на структурата на организацията, познаване на изискванията за попълване и обработка на документация , съществуващите трудови стандарти. Инструкциите, в които са посочени всички длъжностни отговорности на ръководителя на отдела по персонала, инспектора и специалиста по работа с персонала, се изготвят според модела за всяка категория. И подписан по време на процеса на кандидатстване за работа.
За да кандидатствате за позиция HR, трябва:
- Осигурете всичко Задължителни документи, в зависимост от избраната позиция, включително: диплома за необходимото образование, документи, потвърждаващи трудов стаж и др.
- Попълнено заявление по образец.
Според общ моделдлъжностна характеристика служителят по персонала се класифицира като специалист. Неговото назначаване или освобождаване от длъжност става въз основа на заповед на генералния директор на организацията по препоръка на неговия преки ръководител.
По-рано в статията прегледахме изискванията към кандидатите за всяка възможна позиция. В зависимост от категорията (инспектор, специалист или ръководител), при наемане на работа, непосредственият ръководител следи за тяхното съответствие.
В случай, че служител по персонала временно не може да изпълнява задълженията си, те се изпълняват от заместващия го.
Човешкият отдел трябва да знае следното:
- Правни и законодателни документи по какъвто и да е начин, свързани с трудов процес, процеса на поддържане и управление на лични досиета на служители, регистриране на пенсии, поддържане на трудови книжки и сключване на трудови договори.
- Структурата на компанията и начините, по които персоналът взаимодейства в нея.
- Действащо трудово законодателство.
- Правила за работа с персонала и изготвяне на отчети.
- Правила за поддържане на личните данни на служителите.
- Процедурата за поддържане на пенсии, ваканции, начисляване на обезщетения, обезщетения и др.
В съответствие със законодателството се извършват Правилниците за отдела за персонала на самата непосредствена организация, нейните харти, вътрешни правила, заповеди за управление и длъжностни характеристики, дейностите на служител по персонала.
В съответствие със съществуващите и установени основни отговорности и права, предписани в Постановлението на Министерството на труда от 21 август 1998 г., организацията изготвя длъжностни характеристики на заеманите длъжности. Може да включва допълнителни елементи за обработка или празнични условия, график, Допълнителни изискванияи други важни условия.
Разработването на инструкции се извършва от висшето ръководство на организацията, техните заместници или преки ръководители на служители по персонала. По време на процеса се съгласува с адвокати, подписва се и влиза в сила.
Ето пример за примерна длъжностна характеристика, въз основа на която организацията може да състави свой собствен вариант:
Както се вижда от инструкциите, специалистът по персонала трябва да се занимава не само с подбора и назначаването на работници, но и с други видове дейности.
Също толкова важен момент, който трябва да бъде посочен в инструкциите, са правата на служителя.
И също толкова важен раздел е отговорността на специалиста, тъй като той работи посредствено с личните дела и има поверителна информация.
Права на HR специалист
При изготвянето на инструкции това е важен момент, който абсолютно не може да бъде пропуснат. Въпреки факта, че съгласуването на съставената длъжностна характеристика с представителните органи за защита на персонала не е предвидено от законодателството на Руската федерация, одобрението обикновено се извършва с правен отделза да се избегне нарушаване на правата на служителите.
Служителят по персонала има следните права:
- Запознайте се със съществуващата документация и решенията на ръководителите на компанията, пряко свързани с нейната дейност.
- Да има достъп до информация, необходима за изпълнение на служебните му задължения.
- Прави предложения за подобряване на работата и условията, пряко свързани с изпълнението на дейността му.
- Получава напълно качествена организация на технически и информационни условия за изпълнение на задълженията.
Отговорности на HR специалиста
Служителят по персонала носи отговорност в съответствие с руското законодателство за нарушение на своите преки задължения:
- При неизпълнение или некачествено изпълнение на непосредствените си задължения.
- В случай на нарушение на инструкциите и заповедите на организацията, трудовите разпоредби и дисциплината.
- В случай на нарушаване на търговска тайна или разкриване на лични данни на персонал.
Ръководителят на дружеството или ръководителят на отдел "Човешки ресурси", чиято задача е да регулира дейността на отдел "Човешки ресурси", може да носи отговорност за:
- Липса на формализирани договори със служителите.
- Липса на лични въпроси.
- Липса на график за почивка.
- Липса на документация за защита на труда.
Особености на професията, с която се сблъсква служителят по персонала
Служителят по персонала, въпреки обширния списък от неговите отговорности, се занимава предимно с поддържането на документация в определена организация. Това са заповеди, трудови договори, наредби, декларации на служители, поддържане на военни досиета, пенсии, обезщетения и др.
С какви особености е изправен специалистът, заемащ тази позиция?
Положителните включват:
- Работни часове. В редки случаи може да има извънреден труд. По принцип това е стандартен график с фиксирани обичайни почивни дни (събота и неделя), както и неработни дни на официални празници. Най-често работата е от 9:00 до 18:00 часа, включително обедната почивка.
- Стабилен социален пакет, който включва всички необходими плащания.
В малки организации правата на служителите могат да бъдат нарушени, може да няма социален пакет или официална регистрация. Ето защо, когато кандидатствате за работа, трябва да дадете предпочитание само на надеждни компании, които се грижат за своите служители.
- Работа с хартия без много мобилност.
- Възможност кариерно израстванеи високи заплати.
- Офис работа.
Отрицателните включват следното:
- В допълнение към преките отговорности има голямо количество допълнителни отговорности, които не винаги са пряко свързани със специалността.
- Да бъдеш между служители и ръководство. Това може да е недостатък, когато трябва да разрешите негативни ситуации.
- За някои документите в офиса ще изглеждат като минус.
- Монотонен.
- Възможна поява на разногласия в работата със счетоводния отдел.
- Отговорност при некоректност на наетия служител.
Човешкият служител непрекъснато се сблъсква с нови хора и трябва да притежава комуникационни умения, да може да организира хората и работата си, да бъде приятелски настроен и в същото време да владее съвременните методи за оценка на персонала. Той трябва да притежава умения за взаимно разбиране и да основава работата си на взаимно сътрудничество. Освен това в дейността си служителят по персонала постоянно се сблъсква с взаимодействия с организации на трети страни. Като Пенсионен фонд, Държавна инспекция по труда и др.).
Компетентността на специалист в тази област също зависи от способността му да използва технологии и инструменти за автоматизация.
Заключение
Обобщавайки, можем да кажем, че професията на кадровика е значима и важна в настоящето модерен свят. Занимава се не само с подбор на персонал за фирмата, но и с голямо количество документация. По принцип тази работа е свързана с него: поддържане на архив, лични файлове, документираненаемане, освобождаване и преместване на служители на други длъжности, военна регистрация, регистрация на пенсии, отпуски и графици. Тази професия е подходяща за тези, които обичат неактивната работа в уютен офис.
Въпреки това длъжността специалист в отдел „Човешки ресурси“ предполага следните умения: комуникативност, добронамереност, организационни умения, добро познаване на законодателството, което в една или друга степен се отнася до управлението на трудовите досиета.
Отдел "Човешки ресурси" също има избор от свободни позиции: инспектор, специалист и началник. Всеки приема собствено ниво на определени умения и качества. Например, само кандидат, който има висше образование и трудов стаж на подобна позиция, може да стане шеф. Без опит можете да станете инспектор и след това да се придвижите нагоре по кариерната стълбица.
Както за всяка друга специалност, за служител по персонала има установена примерна длъжностна характеристика, въз основа на която различни организации одобряват своите. В същото време се посочват допълнителни условия в зависимост от детайлите на фирмата, изискванията към професията и задълженията. Те също така излагат всички права, отговорности и условия за сътрудничество на служителя.
В това видео можете да се запознаете с характеристиките на професията на специалист по персонала и може би да научите нещо ново за себе си, което не беше обсъдено в статията:
ЗАДЪЛЖИТЕЛНИ МЕСТНИ РАЗПОРЕДБИ
На първо място, трябва да запомните, че действащият Кодекс на труда на Руската федерация (наричан по-долу Кодекс на труда на Руската федерация) изисква организацията да създаде редица местни (т.е. местни) регулаторни документи.
Задължителните местни разпоредби са:
- Правилник за вътрешния трудов ред (ПТР).
- Наредби (или инструкции) за защита на личните данни на служителите.
- Инструкции за безопасност.
- Таблица на персонала (унифициран формуляр Т-3).
Всички тези документи са валидни до подмяната им с нови.
- Графикът за ваканция (унифициран формуляр T-7), в съответствие с член 123 от Кодекса на труда, се изготвя ежегодно не по-късно от две седмици преди Календарна годинаи е задължителен документ както за работодателя, така и за служителя (с изключение на преференциалните категории служители).
- График на смени е необходим в онези организации, където се използва работа на смени.
- Наредбите за трудовите стандарти и разпоредбите за производствените стандарти трябва да бъдат изготвени в онези организации, които използват частична форма на възнаграждение на работниците.
НЕЗАДЪЛЖИТЕЛНИ МЕСТНИ РАЗПОРЕДБИ
В допълнение към изброените документи, организацията по свое усмотрение може да създаде други документи - незадължителни местни разпоредби. По-специално, това могат да бъдат:
- разпоредби относно структурни подразделения, одобрени от директора на организацията;
- длъжностни характеристики на служителите и трудови (или работни) инструкции за работниците;
- инструкции за водене на кадрови досиета - много полезен инструментза служител, изпълняващ функциите на служител по персонала, тъй като значително улеснява взаимодействието му с линейни и функционални ръководители;
- албум с формуляри на документи за кадрови досиета;
- разпоредби за сертифициране - ако организацията провежда периодично сертифициране или сертифициране въз основа на резултати от изпитване;
- правилник за персонала;
- колективен договор.
Всички тези документи също са валидни до подмяната им с нови.
ДОКУМЕНТИ, РЕГИСТРИРАЩИ ОТНОШЕНИЯ СЪС СЛУЖИТЕЛИТЕ И СЪДЪРЖАЩИ ИНФОРМАЦИЯ ЗА ТЯХ
Такива документи включват:
- на първо място, това е трудов договор, съставен в съответствие с членове 57 и 67 от Кодекса на труда на Руската федерация, в писане, в два екземпляра. Един екземпляр от трудовия договор се издава на служителя срещу подпис, а вторият се съхранява от работодателя - или в личното досие на служителя, или в досието „Трудови договори със служители“;
- след това се създава лична карта за всеки служител (унифициран формуляр T-2). Личните карти могат да се съхраняват само в отделен файл;
- не се изискват лични досиета на служителите, но тъй като това е много удобно досие за всеки служител, повечето служители по персонала ги подготвят. Нека повторим, че не сме длъжни да водим лични дела, но ако се вземе такова решение, то е необходимо те да се водят според строгите правила, предвидени за обработка на личните дела. Можете обаче просто да създадете файлове или папки за всеки служител за удобство на служителя по човешки ресурси. Тези папки съхраняват копия на всички документи, свързани с конкретни служители;
- Трудовите книжки на служителите са документи за стриктно счетоводство и отчетност, поради което трябва да се съхраняват в сейф, постоянно заключен с ключ. Работните книжки се съставят в строго и строго съответствие с Правилата за поддържане и съхранение на трудови книжки, изготвяне на формуляри за трудови книжки и предоставянето им на работодателите, одобрени с Указ на правителството на Руската федерация от 16 април 2003 г. № 225, и Инструкции за попълване на трудови книжки, одобрени с постановление на Министерството на труда на Руската федерация от 10.10.2003 г. № 69.
HR ПОРЪЧКИ
Служителят, отговорен за поддържането на досиета на персонала, е длъжен да изготви проекти на заповеди за персонала и да организира тяхното одобрение от съответните служители и подписване от ръководителя на организацията. Заповедите за личния състав трябва да се съхраняват и регистрират отделно от заповедите за личния състав. Те включват поръчки, за които Goskomstat е разработил унифицирани форми:
- за наемане на служител - формуляр Т-1;
- при наемане на служители - формуляр Т-1а;
- при преместване на служител на друга работа - формуляр Т-5;
- При прехвърляне на служители на друга работа - формуляр Т-5а;
- при предоставяне на отпуск на служител - формуляр Т-6;
- за предоставяне на отпуск на служителите - образец Т-6а;
- при прекратяване (прекратяване) на трудов договор със служител (уволнение) - формуляр Т-8;
- при прекратяване (прекратяване) на трудов договор със служители (уволнение) - образец Т-8а;
- за изпращане на служител в командировка - формуляр T-9;
- за изпращане на служители в командировка - формуляр T-9a;
- относно стимулите на служителите - формуляр T-11;
- относно стимулите на служителите - формуляр T-11a.
В допълнение към тези заповеди служителите по персонала трябва да изготвят под всякаква форма (или да създават свои собствени унифицирани формуляри за тях) следните видове поръчки:
- при съвместяване на длъжности (професии);
- при заместване на временно отсъстващ служител без освобождаване от основни задължения;
- по налагане на наказания;
- за предсрочно премахване на глоби;
- за промени в личните данни на служителя;
- при присвояване на ранг;
- относно участието в извънреден труд;
- относно заетостта през почивните дни (празници);
- относно задължението;
- относно установяването или премахването на лични надбавки;
- за промяна на режима на работа.
ЗАПОВЕДИ ЗА ОСНОВНА ДЕЙНОСТ И ДРУГИ ДОКУМЕНТИ
Бих искал специално да кажа, че служителите по персонала трябва да изготвят редица заповеди за основната си дейност. Разбира се, тези заповеди ще бъдат регистрирани и съхранявани заедно с други заповеди от тази категория, но тяхната подготовка и по-нататъшната работа с тях е отговорност на служителя по персонала. Това са по-специално поръчките:
- при утвърждаване на щатното разписание;
- относно промени в щатното разписание;
- за извършване на промени (допълнения) към графика на ваканциите;
- за въвеждане на промени (допълнения) в местните разпоредби;
- за отмяна на незаконосъобразно или погрешно издадени заповеди за персонал и др.
Вече назовахме някои унифицирани форми за досиета на персонала, които трябва да бъдат във всяка организация. (Имайте предвид, че в статията, адресирана до читатели, които се занимават с кадрова работа, ние не преглеждаме документи за заплати. Това е тема за разговор със счетоводители). Въпреки това, в допълнение към тях, всеки служител на персонала трябва да може да състави
- удостоверение за пътуване - образец Т-10;
- назначение на работа- формуляр Т-10а;
- бележка-изчисление за предоставяне на отпуск на служител - формуляр T-60 (предна страна);
- бележка за разплащане при прекратяване (прекратяване) на трудов договор със служител (уволнение) - формуляр Т-61 (предна страна);
- акт за приемане на извършената работа по трудов договор, сключен за срока на конкретна работа - формуляр T-73 (този вид срочен трудов договор е изключително рядък, поради което дори опитни кадрови служители с дългогодишен трудов стаж често не са трябва да се справят с формуляр T-73 ).
РЕГИСТРАЦИЯ НА ДОКУМЕНТИ
Днес има три начина за регистрация:
- най-простият - в списанията;
- по-напреднали - използване на картотека;
- и най-модерните, удобни, бързи - с помощта на подходящи компютърни програми.
Секретарите са свободни да изберат най-подходящия за тях начин във всеки конкретен случай за регистриране на документи, свързани с основната дейност на фирмата. Но регистрацията на документи за персонала може да се извърши само с помощта на дневници. При трудов спор компютърна регистрация от съда или държавна инспекциятрудът може да не бъде признат. Но е необходимо да се докаже, че този или онзи документ действително е създаден в деня, посочен в реквизита „дата“! От това зависи изходът на делото.
И така, какъв вид дневници на документи за човешки ресурси трябва да има една организация:
- Дневник за регистрация на трудовите договори (които могат да се регистрират като заповеди - през календарната година, като се започне от новата година, като се започне номерацията наново. А може и по начина, по който се регистрират, напр. щатни таблици- за целия период на дейността на организацията, т.е. от първия трудов договор, веднъж сключен с първия служител, до последния, който някой ден ще бъде сключен, очевидно, малко преди ликвидацията на компанията);
- регистър на личните карти (Т-2);
- дневник на личните досиета на служителите (ако се съхраняват);
- дневници за регистриране на заповеди (броят на дневниците се определя в зависимост от големината на кадровия документооборот. Всички наряди по личен състав могат да се регистрират в един или повече дневници - до момента, в който за регистрация различни видовепоръчки, могат да се използват различни дневници);
- дневник на актовете (за откази за запознаване с документи, за отсъствия, за нарушения на вътрешните трудови разпоредби и др.);
- книга, отразяваща движението на трудовите книжки и вложките към тях (съхраняват се, като трудовите книжки, в сейф).
По желание (но това е много полезно от гледна точка на доказателството) се съхраняват дневници за записване на изявления на служителите, доклади и обяснителни бележки, свързани с работата на персонала.
Счетоводните книги са необходими за записване на:
- Извънреден труд;
- ползвани и неизползвани дни платен годишен отпуск
- отпуск, предоставен на служителите и др.
Предупредителна карта
В много случаи Кодексът на труда изисква служителите да бъдат своевременно предупреждавани за настъпване на определени събития. Ето защо е изключително полезно да поддържате файл с предупреждения (на хартия или в електронен формат) за тези събития:
- края на тестовия период (уволнението на служители, които не са издържали теста, е възможно само ако са били предупредени за това писмено, като се посочват причините, поне три дни предварително - член 71 от Кодекса на труда на Руската федерация);
- изтичане на трудовия договор (също така е необходимо служителят да бъде предупреден писмено най-малко три дни преди уволнението - член 79 от Кодекса на труда на Руската федерация);
- годишни платени отпуски (служителят трябва да бъде уведомен за началния час на ваканцията не по-късно от две седмици преди нейното начало - член 123 от Кодекса на труда на Руската федерация);
- Освен това можете да правите „напомняния“ за всякакви други събития (рождени дни на служители и т.н.) за удобство на работа.
