Корпоративний секретар є посадовцем акціонерного товариства, що забезпечує дотримання даним товариством вимог чинного законодавства, статуту та внутрішніх документів товариства, що гарантують реалізацію прав та законних інтересів акціонерів. Його діяльність спрямована як на захист прав, а й забезпечення майнових інтересів акціонерів, які виражаються у зацікавленості акціонера, як і зростанні капіталізації підприємства, і у підвищенні ефективності управління.
Корпоративний секретар повинен мати знання, досвід та кваліфікацію, достатні для виконання покладених на нього обов'язків, бездоганної репутації та користуватися довірою акціонерів.
Корпоративний секретар повинен мати достатню незалежність від виконавчих органів суспільства і мати необхідні повноваження та ресурси для виконання поставлених перед ним завдань.
Функції корпоративного секретаря:
- забезпечує підготовку та проведення загальних зборівакціонерів відповідно до вимог законодавства, статуту та інших внутрішніх документів товариства на підставі рішення про проведення загальних зборів акціонерів;
- вживає необхідних заходів щодо забезпечення підготовки та проведення загальних зборів акціонерів відповідно до вимог законодавства, статуту та інших внутрішніх документів товариства на підставі рішення про проведення загальних зборів акціонерів;
- законодавством передбачено, що загальні збори акціонерів може бути скликано за рішенням як ради директорів, а й інших органів товариства, і навіть інших. Рішення про проведення загальних зборів акціонерів є обов'язковим для секретаря товариства, незалежно від того, ким воно прийняте, якщо воно прийняте відповідно до вимог законодавства та статуту товариства;
- забезпечує підготовку списку осіб, які мають право брати участь у загальних зборах акціонерів. Якщо складання списку здійснюється незалежним реєстратором, секретар має бути уповноважений давати реєстратору вказівку про складання такого списку письмовим розпорядженням. генерального директорачи внутрішнім документом товариства;
- забезпечує належне повідомлення осіб, які мають право брати участь у загальних зборах акціонерів, про проведення загальних зборів, здійснює підготовку та направлення (вручення) їм бюлетенів для голосування, а також повідомляє про проведення загальних зборів акціонерів усіх членів ради директорів, генерального директора (керівну організацію, керуючого ), членів правління, членів ревізійної комісії(ревізора) та аудитора товариства;
- формує матеріали, які мають надаватися до загальних зборів акціонерів, забезпечує доступ до них, засвідчує та надає копії відповідних документів на вимогу осіб, які мають право брати участь у загальних зборах акціонерів;
- здійснює збір надійшли до товариства заповнених бюлетенів для голосування та своєчасну передачу їх реєстратору товариства, що виконує функції лічильної комісії, якщо відповідно до вимог законодавства функції лічильної комісії покладено на спеціалізованого реєстратора;
- забезпечує дотримання процедур реєстрації учасників загальних зборів акціонерів, організує ведення протоколу загальних зборів та складання протоколу про підсумки голосування на загальних зборах, а також своєчасне доведення до відома осіб, включених до списку осіб, які мають право брати участь у загальних зборах, звіту про підсумки голосування на загальних зборах зборах акціонерів;
- відповідає на питання учасників загальних зборів, пов'язані з процедурою, що застосовується на таких зборах, та вживає заходів для вирішення конфліктів, пов'язаних із процедурою підготовки та проведення загальних зборів акціонерів;
- товариства забезпечує підготовку та проведення засідань ради директорів відповідно до вимог законодавства, статуту та інших внутрішніх документів товариства;
- повідомляє всіх членів про проведення засідання ради директорів, а у разі потреби забезпечує направлення (вручення) їм бюлетенів для голосування, збирає заповнені бюлетені, письмові думки членів ради директорів, які були відсутні на засіданні, та передає їх голові ради директорів;
- у ході засідання ради директорів, що проводиться у очній формі, корпоративний секретар товариства забезпечує належне дотримання процедури проведення засідання ради директорів;
- надає членам ради директорів сприяння в отриманні інформації, яка їм необхідна, для чого відповідно до прийнятої в суспільстві інформаційної політики секретар знайомить їх зі стенограмами та протоколами засідань правління, наказами генерального директора, іншими документами виконавчих органів товариства, протоколами засідань та висновками ревізійної комісії та аудитора товариства, а також за рішенням голови ради директорів з первинними документами бухгалтерського обліку;
- роз'яснює знову обраним членамради директорів чинні у суспільстві правила діяльності ради директорів та інших органів товариства, організаційну структурутовариства, інформує про посадових осіб товариства, знайомить із внутрішніми документами товариства, чинними рішеннями загальних зборів акціонерів та ради директорів, надає іншу інформацію, що має значення для належного виконання членами ради директорів їх обов'язків;
- надає членам ради директорів роз'яснення вимог законодавства, статуту та інших внутрішніх документів товариства щодо процедурних питань підготовки та проведення загальних зборів акціонерів, засідань ради директорів, розкриття (надання) інформації про суспільство;
- товариства забезпечує дотримання вимог до порядку зберігання та розкриття (надання) інформації про суспільство, встановлених законодавством, а також статутом та іншими внутрішніми документами товариства;
- контролює своєчасне розкриття суспільством інформації, що міститься в проспектах емісії товариства та в його щоквартальних звітах, а також інформації про суттєві факти, що стосуються фінансово-господарської діяльності товариства;
- законодавство зобов'язує суспільство зберігати певні документи та надавати їх на вимогу акціонерів. Корпоративний секретар товариства забезпечує зберігання таких документів, доступ до них та надання їх копій. Копії документів мають засвідчуватися секретарем товариства;
- забезпечує належний розгляд товариством звернень акціонерів та вирішення конфліктів, пов'язаних із порушенням прав акціонерів;
- повинен мати достатні повноваження для здійснення покладених на нього функцій. Ефективне рішеннязавдань, які стоять перед секретарем товариства, можливе лише за умови надання йому відповідних повноважень. У статуті або в інших внутрішніх документах товариства рекомендується передбачити обов'язок органів та посадових осіб товариства сприяти корпоративному секретареві товариства у здійсненні ним своїх функцій;
- інформує голову ради директорів про всі факти, що перешкоджають дотриманню процедур, забезпечення яких входить до обов'язків корпоративного секретаря товариства.
Навіщо компанії корпоративний секретар: Відео
Кожна компанія у Гонконгу з обмеженою відповідальністю повинна мати у своїй структурі секретаря. Звичайно, Вам, напевно, цікаво, що входить в обов'язки секретаря гонконгської компанії. Це ми й розглянемо у цій статті.
Якщо Ви вирішили, що для ефективного функціонування Вашого міжнародного бізнесунеобхідна реєстрація компанії в Гонконгу, варто дізнатися, які до неї є вимоги і що потрібно для її обслуговування.
Що таке "секретар гонконгської компанії"?
Згідно з гонконзьким законодавством, кожна компанія в Гонконгу зобов'язана мати у своїй структурі, крім директора та акціонера, секретаря. Секретар компанії у Гонконгу – це юридична чи фізична особа, яка має бути резидентом Гонконгу. Варто зазначити, що директор гонконгської компанії не може бути секретарем.
Раніше потрібно, щоб обов'язковим співзасновником гонконгської компанії був резидент Гонконгу - фізичний або юридична особа. Але у 2004 році це обмеження скасували, і іноземним громадянам дозволили бути єдиним засновником. Але замість обов'язкового «гонконзького співзасновника» виникла вимога про призначення «гонконзького секретаря».
Саме поняття "секретаря" як уповноваженого представника сформувалося в англійському праві на полі офшорної діяльності. Його присутність у гонконзькій компанії трохи натякає на офшорні свободи – мінімальне втручання у регулювання внутрішнього корпоративного розпорядку, анонімність власника, спрощене ведення бухгалтерії тощо. Сьогодні, коли більшість офшорних фірм намагаються бути схожими на звичайні компаніїз притаманними їм атрибутами, компанії у Гонконгу не бояться демонструвати офшорні риси. Зараз у Гонконгу, який офіційно не є офшором, секретар у компанії – це насамперед «око адміністрації», яке стежить за дотриманням усіх норм і законів корпоративного законодавства та своєчасного їх застосування в роботі гонконгської компанії.
Призначення секретаря підприємства у Гонконгу здійснюється у вигляді фіксування їх у Статуті підприємства. Найчастіше директор призначає секретаря з фіксованою винагородою. Дані про секретаря, спільно з інформацією про акціонерів та директорів, мають бути подані до Гонконзького Реєстру компаній та є публічно відкритими. Присутність у структурі компанії секретаря та реальне виконання ним своїх обов'язків робить компанію більш прозорою в очах інвесторів, а також є одним із механізмів захисту інтересів акціонерів та, відповідно, підвищення рівня їхнього добробуту.
Що входить до обов'язків секретаря гонконгської компанії?
Щоб точніше зрозуміти обов'язки секретаря, спочатку ознайомимося з деякими вимогами до гонконгських компаній після їхньої реєстрації. У згоді з Ордонансом про компанії (Companies Ordinance) кожна компанія в Гонконгу зобов'язана виконувати певні формальності у встановлені терміни та подавати відповідні звіти до Реєстру компаній Гонконгу (Companies Registry), а також реєструвати зміни, що відбуваються в структурі компанії:
- Звіт про стан компанії (Annual Return) подається щорічно протягом 42 днів з дня річниці реєстрації компанії.
- Реєстрація змін, пов'язаних зі зміною директорів або секретаря компанії, зміною їх даних або призначенням нових директорів здійснюється протягом 2 тижнів з дати появи цих змін.
- Щорічні загальні збори (annual general meeting) вперше проводяться пізніше 18-ти місяців із дати реєстрації підприємства, далі – щороку. Тимчасовий проміжок між двома щорічними зборамине повинен бути понад 15 місяців.
- Повідомлення про збільшення суми акціонерного капіталу необхідно подавати протягом 15 днів з дати виникнення змін.
- Реєструвати зміни, пов'язані з випуском або перерозподілом акцій гонконгської компанії, необхідно протягом 1 місяця з дати з розподілу.
Крім цього, у згоді з Ордонансом про збір за реєстрацію діяльності (Business Registration Ordinance) компанії в Гонконгу повинні щороку сплачувати збір за реєстрацію діяльності (business registration fee) не пізніше ніж за 2 тижні після дати закінчення терміну дії попереднього Сертифіката про реєстрацію бізнесу, в залежності від дати, яка встановлена у платіжній вимогі на сплату збору. Ця вимога надсилається на адресу гонконгської компанії за місяць до дати закінчення терміну чинного Сертифіката.
Відповідно до вищесказаного, в обов'язки секретаря гонконгської компаніїзазвичай входить:
- Отримання та пересилання листів з гонконгських державних органів: Податкового Департаменту, Департаменту Реєстрації Компаній, Департаменту Статистики, Митного Департаменту, Суду тощо.
- Підготовка та подання різних звітів за Вашим дорученням (Annual Return, IRD Employer's Return та інші).
- Подання інтересів Вашої компанії в гонконгських державних органах за Вашим дорученням.
- Організація змін у корпоративної структуригонконгської компанії згідно з Вашими дорученнями.
- Отримання та пересилання комерційної кореспонденції, у тому числі запитів від клієнтів, листів із банківських установ та пропозицій від постачальників.
- Оплата за клієнта збору за реєстрацію діяльності.
Також секретар може надавати такі послуги, як:
- участь у зборах акціонерів чи кредиторів;
- підтримка при ліквідації підприємства та ведення документації з добровільної виплати боргів при ліквідації;
- підготовка протоколів зборів;
- підготовка та реєстрація офісу;
- зміна найменування підприємства;
- надання зареєстрованої юридичної адреси;
- консультування.
Секретарська компанія також може надати бухгалтерські послуги та аудитора (за окрему плату) для підготовки бухгалтерської звітностіта надання її в Податковий орган. Обов'язок власника компанії – збирати, зберігати та своєчасно надавати секретареві будь-які первинні документи щодо діяльності компанії.
Присутність у структурі компанії секретаря та реальне виконання ним своїх обов'язків робить компанію більш прозорою в очах інвесторів, а також є одним із механізмів захисту інтересів акціонерів та, відповідно, підвищення рівня їхнього добробуту.
Що не входить до обов'язків секретаря гонконгської компанії?
Що секретар компанії в Гонконгу не зобов'язаний робити, то це виконувати особисті доручення директора або інших посадових осіб компанії, адже він не є їхнім особистим помічником. Секретарська компанія є посередником між державними контролюючими органами влади та Вашою гонконзькою компанією. У випадку з документами, наприклад, вона може завіряти лише офіційні документи для подання до державні органи, у яких передбачено підпис секретарської компанії.
Тому повноваження секретарської компанії у Гонконгу відрізняються від звичних повноважень секретаря, скажімо, у Росії. Для виконання особистих доручень потрібно наймати окремого співробітника.
Завдяки тому, що секретар компанії в Гонконгу забезпечує виконання всіх вимог законодавства, можна уникнути штрафів та фактів неправильного складаннязовнішньої та внутрішньої документації, що може порушити фінансові інтереси третьої сторони.
Наприклад, за невчасну подачу річного звітудо Реєстру компаній накладається штраф у розмірі 4 000 гонконгських доларів, а за пізнє оновлення реєстраційного сертифікату - 300 гонконгських доларів. А ті, хто постійно порушує ці вимоги, обкладаються ще більшими штрафами та ризикують бути викликаними до суду.
Тому дуже важливо уважно обирати секретарську компанію, яка обслуговуватиме Вашу компанію у Гонконгу. Найкраще підійде компанія, що безпосередньо перебуває в Гонконгу і має у своєму штаті російськомовних співробітників, яка при цьому може самотужки надати послуги з підготовки бухгалтерської звітності та проведення аудиту. Offshore Pro Group – саме така компанія.
Ми не є агентами-посередниками, а самостійно надаємо секретарські послуги та маємо у штаті кваліфікованих спеціалістівз багаторічним успішним досвідом роботи. Зареєстрована юридична адреса Вашої компанії буде за адресою нашого офісу. Ми надамо всі необхідні додаткові послуги, у тому числі підготуємо нотаріально засвідчені документи з Апостилем, зареєструємо торгову марку в Гонконгу, допоможемо в отриманні робочих віз до Гонконгу та багато іншого.
Це дуже цікава постать у корпорації. Її значущість зросла порівняно недавно навіть у західних країнах, де корпоративна справа досить розвинена. Раніше секретарі розглядалися як особи, які не мали жодних серйозних повноважень і виконували переважно технічну роботу. Таке уявлення про секретаря зазнало значних змін, і в даний час склалася інша думка про його повноваження та відповідальність. Причиною цього є зростання рівня свідомості самих учасників корпорації.Вони тепер не просто прагнуть отримувати дивіденди на вкладений ними капітал, а й хочуть це робити зі знанням справи та бути впевненими у тому, що їхня участь у корпорації буде для них прибутковою.
Корпоративний секретар - це посадова особа корпорації з багатьма обов'язками та повноваженнями. Він не просто клерк. Він свого роду радник директорів компанії з питань корпоративного управління. Звідси випливає, що він повинен мати достатню кваліфікацію для своїх повноважень. Бажано, щоб він знався на всіх тонкощах бізнесу, знав основні правові положення, особливо у сфері корпоративного права. За освітою він може бути юристом, чи економістом, чи фінансистом.Корпоративний секретар має бути одночасно і хорошим психологом і мати чудові навички спілкування. Крім цього, йому потрібен і досвід роботи.Він повинен мати сильним характеромі волею,діяти незалежно, бути непідкупним, але головне – виявляти професійний підхід до справи.
Головне завдання корпоративного секретаря - забезпечувати « Зворотній зв'язок» між акціонерами та органами управління, зокрема при підготовці та проведенні загальних зборів, наданні інформації про суспільство. Акціонери повинні мати можливість отримати відповіді на свої запити, бути впевненими у дотриманні своїх прав. Для цього у суспільстві створюються процедури, що забезпечують дотримання прав акціонерів та запобігання їх порушенням. Корпоративний секретар – це зберігач та охоронець цих процедур.Він здійснює контроль виконавчих органів корпорації та її посадових осіб щодо дотримання ними процедурних вимог, що гарантують реалізацію прав та інтересів акціонерів.
Якщо суспільство приймає рішення про обрання або призначення такої спеціальної посадової особи, то її права та обов'язки мають бути чітко сформульовані та викладені у посадової інструкції. У статуті корпорації в даному випадку лише встановлюється така посада і визначається, хто на неї призначає (або обирає).
Обов'язки корпоративного секретаря можна поділити на дві групи.
Основні обов'язки:
- - надання юридичної та адміністративної підтримки раді директорів товариства;
- - забезпечення членів ради директорів необхідною інформацією, що дає їм дійсну та повну картину стану справ суспільства як усередині нього, так і назовні;
- - участь у формуванні порядку денного, підготовка та забезпечення проведення засідання ради директорів;
- - підготовка проектів документів для розгляду їх радою директорів по суті та надсилання їх після цього за призначенням;
- - Здійснення зв'язку з акціонерами, головна мета якої - підтримка у них впевненості в тому, що суспільство працює в їх інтересах;
- - ведення списків акціонерів (або збирання даних), необхідних для зв'язку з акціонерами, структурними підрозділами, посадовими особамитовариства;
- - надання своєчасної інформації акціонерам про роботу ради директорів та іншої інформації, що їх цікавить та пов'язана з веденням справ у суспільстві;
- - участь у формуванні порядку денного, забезпечення підготовки та проведення загальних зборів акціонерів товариства;
- - своєчасне розсилання повідомлень про скликання загальних зборів товариства, а також копій документів акціонерам;
- - Забезпечення належного розгляду товариством звернень акціонерів.
Додаткові обов'язки:
- - спостереження за виконанням рішень ради директорів та менеджменту товариства;
- - забезпечення розкриття інформації про суспільство та зберігання документів;
- - ведення протоколів засідань загальних зборів товариства та ради директорів, а також ознайомлення з ними усіх заінтересованих осіб;
- - забезпечення відповідей на дзвінки, що надходять телефонами, факсами, встановленими в приміщенні ради директора;
- - надання консультацій працівникам товариства щодо корпоративних правил та процедур, документообігу, встановленого у суспільстві;
- - надійне зберігання та використання належним чином друку суспільства;
- - посвідчення документів, що виходять від загальних зборів та ради директорів товариства;
- - одержання кореспонденції, адресованої раді директорів, та передача її відповідним особам;
- - Дотримання правила внутрішнього трудового розпорядкута виробничої дисципліни;
- - нерозголошення конфіденційної інформації;
- - Складання листів, довідок та інших робочих документів;
- - робота в Інтернеті: пошук, отримання та надсилання документів;
- - Поновлення бланків, поповнення телефонної бази;
- - Зустріч відвідувачів.
Виконання корпоративним секретаремвищезгаданих обов'язків допоможе ефективно захищати права акціонерів, а також уникати різних конфліктів, більшість яких, як показує практика, виникає через порушення різних корпоративних процедур.
3.1. Ефективна поточна взаємодія з акціонерами, координація дій товариства із захисту прав та інтересів акціонерів, підтримка ефективної роботиради директорів забезпечуються корпоративним секретарем.
3.1.1. Корпоративний секретар повинен мати знання, досвід та кваліфікацію, достатні для виконання покладених на нього обов'язків, бездоганної репутації та користуватися довірою акціонерів.
211. На посаду корпоративного секретаря рекомендується призначати особу, яка має вищу юридичну, або економічну, або бізнес-освіту, яка має досвід роботи в галузі корпоративного управління або керівної роботи не менше двох років.
212. Не рекомендується призначати корпоративним секретарем товариства особу, яка є афілійованою особою суспільства, пов'язана з особою, що контролює суспільство, або з виконавчим керівництвом товариства, оскільки це може призвести до виникнення конфлікту інтересів і неналежного виконання корпоративним секретарем своїх завдань.
213. У разі конфлікту інтересів корпоративний секретар зобов'язаний негайно повідомити про це голову ради директорів.
214. Корпоративний секретар повинен дбати про систематичне підвищення своєї кваліфікації. З метою обміну досвідом корпоративному секретареві рекомендується підтримувати регулярну професійну взаємодію з іншими корпоративними секретарями, наприклад, брати участь у роботі професійного об'єднаннякорпоративних секретарів.
215. Суспільству слід розкривати на сайті товариства в мережі Інтернет, а також у річному звіті товариства відомості про корпоративного секретаря у тому ж обсязі, що й обсяг відомостей, передбачених для розкриття щодо членів ради директорів та виконавчих органів товариства.
3.1.2. Корпоративний секретар повинен мати достатню незалежність від виконавчих органів суспільства і мати необхідні повноваження та ресурси для виконання поставлених перед ним завдань.
216. Для забезпечення незалежності корпоративного секретаря товариства рекомендується, щоб він у своїй діяльності безпосередньо підпорядковувався раді директорів. З цією метою до компетенції ради директорів слід віднести питання щодо:
1) затвердження кандидатури на посаду корпоративного секретаря та припинення його повноважень;
2) затвердження положення про корпоративного секретаря;
3) оцінку роботи корпоративного секретаря та затвердження звітів про його роботу;
4) виплати корпоративному секретареві додаткової винагороди.
217. Суспільству слід затвердити внутрішній документ - положення про корпоративного секретаря, - у якому рекомендується визначити:
1) вимоги до кандидатури корпоративного секретаря;
2) порядок призначення корпоративного секретаря та припинення його повноважень;
3) підпорядкованість корпоративного секретаря та порядок його взаємодії з органами управління та структурними підрозділами товариства;
4) функції, правничий та обов'язки корпоративного секретаря;
5) умови та порядок виплати винагороди корпоративному секретареві;
6) відповідальність корпоративного секретаря.
218. До функцій корпоративного секретаря рекомендується зарахувати:
1) участь в організації підготовки та проведення загальних зборів;
2) забезпечення роботи ради директорів та комітетів ради директорів;
3) участь у реалізації політики суспільства щодо розкриття інформації, а також забезпечення зберігання корпоративних документів суспільства;
4) забезпечення взаємодії товариства з його акціонерами та участь у запобіганні корпоративним конфліктам;
5) забезпечення взаємодії товариства з органами регулювання, організаторами торгівлі, реєстратором, іншими професійними учасниками ринку цінних паперіву межах повноважень, закріплених за корпоративним секретарем;
6) забезпечення реалізації встановлених законодавством та внутрішніми документами товариства процедур, що забезпечують реалізацію прав та законних інтересів акціонерів, та контроль за їх виконанням;
7) негайне інформування ради директорів про всі виявлені порушення законодавства, а також положення внутрішніх документів товариства, дотримання яких відноситься до функцій секретаря товариства;
Чи потрібний акціонерному товариству корпоративний секретар?
Семенов А.С.
У статті аналізуються об'єктивні передумови розвитку інституту корпоративного секретаря у російських акціонерних товариствах. Обґрунтовується провідна роль корпоративного секретаря у системі корпоративного управління
Матеріали analyzes objective preconditions for development of Institute of Corporate Secretary in Russian companies. Substantiates the leading role of corporate secretary в the corporate governance system
Ключові слова: корпоративне управління, рада директорів, корпоративний секретар, активність акціонерів, кодекс
Keywords: corporate governance, board of directors, corporate secretary, shareholders activity, the code
Давайте почнемо з дефініцій
Термін «корпоративний секретар», як і багато іншого в корпоративному праві та корпоративному управлінні, прийшов до нас із Заходу. Не всім російським фахівцям у галузі корпоративного управління він подобається. Бентежить слово «секретар», що створює відчуття досить низького рівня цієї посади в ієрархічних сходах компанії. Деякі корпоративні секретарі зазначають, що після появи їхньої контактної інформації на сайті компанії до них почали надходити дзвінки з проханням прийняти телефонограму або підказати, як зв'язатися з тим чи іншим фахівцем компанії. Однак давайте згадаємо, що і в російській, і у світовій історії термін «секретар» застосовувався і до вищих посадових осіб: Генеральний секретар ЦК КПРС, Генеральний секретар ООН, Генеральний секретар Ради Європи, нарешті – Державний секретар США. Не така вже й погана компанія для корпоративного секретаря.
Але це все жарти, а якщо серйозно – немає сенсу без суттєвої потреби відмовлятися від усталеного у світі терміну, що визначає найменування посади особи, яка відповідає в акціонерних товариствах за реалізацію процедур корпоративного управління та взаємодію з акціонерами.
І як би у вашому акціонерному товаристві ця посада не називалася – корпоративний секретар, як у більшості ринкових компаній, віце-президент з корпоративного розвитку, директор з корпоративного розвитку, керівник апарату ради директорів та ін. - по суті ці посадові особи є корпоративними секретарями компаній.
Розвиток інституту корпоративного секретаря у Росії
Що стосується сучасної Росії, то інститут корпоративних секретарів у вітчизняних компаніях почав формуватися на рубежі XX і XXI століть і був пов'язаний, головним чином, із першими розміщеннями цінних паперів російських компаній на зарубіжних фондових ринках. Готуючись до таких розміщень, компанії вбирали у свою практику зарубіжний досвідкорпоративного управління, зокрема – пов'язані з формуванням інституту корпоративного секретаря.
Істотний імпульс розвитку інституту корпоративного секретаря у Росії надав Кодекс корпоративного поведінки (далі – Кодекс), рекомендований до практичного використанняРозпорядженням ФКЦП РФ від 04.04.2002 р. № 421/р, виданим виходячи з протоколу засідання Уряди Російської Федерації від 28.11.2001 р. № 49.
Кодекс розглядав запровадження посади корпоративного секретаря як підвищення довіри до акціонерного товариства з боку його акціонерів і потенційних інвесторів. «Довіра до суспільства ґрунтується на існуючих у ньому механізмах реалізації прав та забезпечення інтересів акціонерів. Чим прозоріші та ефективніші такі механізми, тим більш зрозумілі та передбачувані для акціонерів дії органів та посадових осіб товариства, тим більше у акціонерів можливостей впливати на їх дії<…>Тому в суспільстві рекомендується призначати (обирати) спеціальну посадову особу, єдиним завданням якої буде забезпечення дотримання органами та посадовими особами товариства процедурних вимог, що гарантують реалізацію прав та інтересів акціонерів товариства, – секретаря товариства. Порядок призначення (обрання) секретаря товариства та обов'язки такого секретаря мають бути викладені у статуті товариства».
Подібні формулювання призвели до того, що рекомендація створення посади корпоративного секретаря розглядалася насамперед у аспекті підвищення інвестиційної привабливості компаній. Тобто превалювала думка про те, що вводити таку посаду потрібно лише публічним компаніям. Згодом цей підхід зазнав кардинальних змін, корпоративні секретарі почали з'являтися в невеликих непублічних компаніях і навіть компаніях, що складаються з одного акціонера.
До функцій корпоративного секретаря Кодекс відносить забезпечення підготовки та проведення загальних зборів акціонерів, засідань ради директорів, сприяння членам ради директорів при здійсненні ними своїх функцій, дотримання вимог щодо розкриття інформації, надання документів та інформації акціонерам, зберігання документів акціонерного товариства, організацію розгляду звернень акціонерів та вирішення конфліктів, пов'язаних із порушенням прав акціонерів. При цьому Кодекс не надто докладно розкриває зміст функцій. Можна говорити про те, що Російський Кодекс корпоративного управління робить лише ескізний малюнок інституту корпоративного секретаря.
Щоправда, слід зазначити, що секретарі рад директорів, які відповідають за технічні запитанняскликання засідань ради директорів, оформлення його протоколів, і навіть підготовку загальних зборів акціонерів у російських компаніях існували завжди. У переважній більшості випадків вони поєднували ці функції з роботою на основній посаді: корпоративного юриста, керівника загального відділу, іноді – секретаря генерального директора тощо. Поєднання функцій здійснювалося, так би мовити, на громадських засадах. Вважалося, що завдання секретаря ради директорів не надто важливі та не надто трудомісткі. Саме ці секретарі рад директорів у низці компаній і стали іменуватися корпоративними секретарями.
Але поступово ситуація змінювалася, і сьогодні корпоративний секретар – це високопрофесійний, належним чином підготовлений фахівець, а нерідко – один із керівників компанії, наділений досить великою компетенцією, обсягом прав та повноважень. Істотно зросла кількість компаній, у штатних розкладах яких постала посада корпоративного секретаря. У багатьох компаніях затверджено положення про корпоративних секретарів. Дедалі більший інтерес викликають періодичні видання, спеціальна література, навчальні заходи, орієнтовані корпоративних секретарів. І можна з належним ступенем обґрунтованості припустити, що ця тенденція продовжиться. Незабаром сучасному акціонерному товариству просто непристойно не матиме в своєму штаті корпоративного секретаря.
І викликано все це поряд об'єктивних причин, які ми позначимо.
Об'єктивні передумови для подальшого розвитку інституту корпоративного секретаря у російських компаніях
По-перше, російська економіка стала звикати до того що, що вона – ринкова, є можливість залучити щодо дешеві кошти, необхідних розвитку компанії, з ринку капіталів. При цьому великим власникам стало зрозуміло, що залучення таких капіталів та збільшення кількості власників компанії зовсім не тягне за собою втрату контролю. Необхідно лише дотримуватись прийнятих у світі «правил гри», у тому числі – в частині прозорості - прав акціонерів, дотримання порядку реалізації корпоративних процедур. А на контроль мажоритарного акціонера портфельні інвестори зовсім не роблять замах. Понад те, за наявності біржових котирувань цінних паперів власники великих пакетів отримують можливість отримувати максимальну вигоду від продажу частини свого пакета. Ринковий статус компанії сприяє її іміджу, сприяє зміцненню конкурентних позицій. Різко знижуються ризики рейдерських захоплень: подібні дії щодо публічних компаній зачіпають дуже багато інтересів, а тому викликають активну протидію на всіх рівнях, включаючи владний.
Результатом цього розуміння став різке зростаннячисла IPO. Минула криза 2008-2009 років. призупинив цей процес. Однак навесні 2010 року величезна кількість російських компаній оголосила про свої наміри розмістити цінні папери на організованих фондових ринках серед необмеженого кола інвесторів, у тому числі у формі IPO.
Проте успіх виходу організований фондовий ринок багато в чому визначається якістю корпоративного управління. Інвестори полохливі. Вони вимагають і прозорості, і незалежних директорів у складі ради, і авторитетного корпоративного секретаря штатному розкладікомпанії.
Наступна причина – зростання активності та ролі рад директорів у системі управління акціонерним товариством.
Років 10 - 15 тому у більшості російських акціонерних товариств ради директорів були суто формальними органами: збиралися рідко, затверджували підготовлені адміністрацією проекти рішень, помітної ролі життя суспільства не грали. Нині ситуація кардинально змінилася. І власники, і менеджери усвідомили позитивну роль, яку поради директорів можуть відігравати у розвитку бізнесу. Прийшло усвідомлення того, що активна рада директорів, підібрана не за принципом особистих зв'язків з генеральним директором, а виходячи з кваліфікації та досвіду її членів, у тому числі незалежних директорів, це:
потужний важіль підвищення обґрунтованості прийнятих управлінських рішень, впровадження у практику управління компанією механізмів вироблення довгострокової стратегії, бюджетного планування, аналізу ризиків, принципів системного підходупід час розгляду проектів;
засіб підвищення активності в роботі менеджменту, постійний збудник, що захищає від впадання в сплячку, що змушує бути в постійному пошуку нових напрямків розвитку бізнесу та нових рішень;
інструмент контролю над роботою менеджменту та над розвитком компанії в цілому;
самостійний управлінський ресурс, що полягає у досвіді та зв'язках кожного з членів ради директорів, здатний забезпечити зростання капіталізації компанії;
ну і, звичайно, засіб зростання інвестиційної привабливості акціонерного товариства.
Звідси – активізація роботи рад директорів, що спостерігається, що виражається не тільки в частоті засідань, а й
- у жорстких вимогах щодо дотримання процедури їх підготовки, до документів та інформації, що надається членам ради директорів з питань порядку денного;
- у створенні та не менш активній роботі комітетів рад директорів;
- у підтримці роботи механізмів контролю прийнятих рішень; і т.д.
Відповідно, перетворення функції забезпечення роботи цього органу з малозначущою і не надто трудомісткою в самостійну трудову функцію.
Поряд із роботою рад директорів в акціонерних товариствах посилилася увага і до проблем удосконалення корпоративного управління загалом. Прийшло розуміння того, що рекомендації, що містяться в Кодексі корпоративної поведінки, потрібні не тільки для великих компанійта виключно для виходу на фондовий ринок. Чітке визначення та розмежування компетенції органів управління, регламентація порядку прийняття найважливіших управлінських рішень, впровадження у практику компанії таких інструментів, як система внутрішнього контролю та система управління ризиками, програми довгострокової мотивації менеджменту, нарешті – підвищення прозорості інформації про компанію – здатні принести реальний економічний ефект. Ефект, що виявляється у посиленні конкурентних позицій, зростанні довіри контрагентів, зниження вартості запозичень, зниження ризиків прийняття неоптимальних, непродуманих рішень тощо.
Система корпоративного управління нетотожна поняттю «менеджмент». Однак система корпоративного управління в рамках внутрішніх нормативних актів, що визначають компетенцію органів управління та механізмів контролю, порядок підготовки та прийняття найважливіших управлінських рішень, порядок реалізації корпоративних процедур, систему стимулів досягнення поставленої мети тощо, по суті, є скелетом для функціонування регулярного менеджменту. Образно кажучи, якщо менеджмент – зусилля, спрямоване на надання компанії поступального рухуу тому чи іншому напрямі, можна порівняти з м'язами, то корпоративне управління – той скелет, якого ці м'язи кріпляться.
А ось формування оптимальної системикорпоративного управління - завдання аж ніяк не тривіальне, що вимагає усвідомлення специфіки кожної компанії та очікувань її стейкхолдерів, - багато в чому об'єктивно лежить саме на корпоративному секретарі.
Дійсно, менеджмент далеко не завжди зацікавлений у впровадженні рекомендацій «найкращої практики корпоративного управління». Активізація ради директорів, необхідність дотримуватися встановленого порядку підготовки та прийняття управлінських рішень, розкривати інформацію про роботу компанії скорочують ступінь свободи та незалежності менеджерів, посилюють контроль за їх діяльністю, та й нерідко вимагають додаткових витрат. Хто ж здатний готувати для ради директорів виважені та обґрунтовані рішення у галузі розвитку практики корпоративного управління? Звичайно ж, спеціально підготовлена людина, яка добре знає компанію та її проблеми, обізнана про досвід, накопичений іншими акціонерними товариствами, про рекомендації зарубіжної практики, про результати різноманітних досліджень у цій галузі, і при цьому є незалежною від менеджменту.
Єдиний фахівець, який відповідає цим критеріям – корпоративний секретар.
Ще одна об'єктивна передумова у розвиток інституту корпоративного секретаря у російських акціонерних товариствах – зростання активності акціонерів. Якщо від початку більшість акціонерів стали такими внаслідок масової приватизації і вкрай слабко розуміли, що таке права акціонера, то сьогодні ситуація виглядає дещо інакше. Майже в кожній компанії можна знайти міноритарних акціонерів, які не тільки знайомі з основами корпоративного законодавства, але й користуються ним на практиці, захищаючи свої права: вносять пропозиції до порядку денного зборів, стежать за дотриманням порядку схвалення угод, надсилають запити на надання інформації і т.п. .д. Явне чи уявне порушення прав акціонерів сьогодні з великою ймовірністю може спричинити виникнення корпоративного конфлікту, звернення акціонерів до регулюючого органу або навіть у арбітражний суд. Все це змушує акціонерні товариства більш уважно та ретельніше підходити до реалізації встановлених законодавством процедур корпоративного управління. А це знову ж таки вимагає наявності у складі товариства кваліфікованого фахівця.
До речі, останніми роками вкрай зросла для акціонерного товариства та його керівників ціна порушення корпоративного законодавства. Зміни, внесені до Адміністративного кодексу РФ у 2009 році, суттєво розширили як перелік адміністративно караних порушень вимог корпоративного законодавства, так і склад осіб, на які може бути покладено адміністративне стягненняза допущені порушення. Сьогодні адміністративна відповідальність накриває практично все поле корпоративних відносин та пов'язаних із цим корпоративних процедур, розмір штрафів сягає мільйона рублів. Окрім самого акціонерного товариства, штрафи можуть бути накладені на його керівника, членів ради директорів та правління, навіть на членів лічильної комісії. Причому не лише штрафи. Майже будь-яке правопорушення може спричинити застосування до фізичним особамтакого виду санкцій, як дискваліфікація. Самі ж правопорушення нерідко є наслідком неуважності, відсутності в акціонерному товаристві осіб, які відповідають за дотримання норм корпоративного законодавства або займаються цим питанням за сумісництвом з будь-якою іншою роботою у суспільстві.
Погодьтеся, ціна питання тут можна порівняти з витратами на утримання корпоративного секретаря.
Якщо до цього додати, що поряд з адміністративною відповідальністю в останні роки відбувається посилення та кримінальної відповідальності за правопорушення в області корпоративних відносин, то стає зрозумілим, що вартість помилки для посадових осіб суспільства може багаторазово зрости.
Нарешті, ймовірність вчинення таких помилок зростає у зв'язку з розвитком та ускладненням російського корпоративного законодавства.
Ось кілька нововведень, що з'явилися у правовому полі корпоративних правовідносин за останні роки:
введено регулювання порядку укладання угод з придбання великих пакетів акцій у відкритих акціонерних товариствах: необхідність направити всім акціонерам обов'язкову пропозицію про викуп у них цінних паперів товариства, що залишилися; процедура витіснення міноритаріїв у випадках, встановлених законодавством. Недотримання відповідних вимог тягне за собою порушення прав акціонерів;
змінено, ускладнено процедуру викупу акцій акціонерним товариством на вимогу акціонерів у встановлених законом випадках;
систематично збільшуються вимоги щодо розкриття інформації, а також надання документів та інформації на вимогу акціонерів;
запроваджено процедуру вирішення тупикової ситуації, коли рада директорів не може прийняти рішення про призначення або дострокове припинення повноважень генерального директора за умови, що для прийняття такого рішення статут акціонерного товариства передбачає підвищені вимоги до кворуму або кількості голосів членів ради, що віддаються за це рішення;
введено жорсткий контроль за співвідношенням чистих активів та розміру статутного капіталутовариства, що дозволяє відстежувати виконання суспільством вимог законодавства за негативної різниці цих показників;
внесено зміни до антимонопольного законодавства, які серед іншого призвели до ускладнення визначення меж групи осіб, підготовки списку афілійованих осіб: зросли ризики порушення вимог закону про схвалення правочинів, та й штрафні санкції за порушення антимонопольного законодавства також суттєво зросли;
виникли нові вимоги, пов'язані із веденням реєстру акціонерів;
внесено цілу низку змін до процедури підготовки та проведення загальних зборів акціонерів; і т. д. Цей список можна продовжити.
Російське корпоративне законодавство перебуває у стадії активного розвитку та вдосконалення. Цей розвиток та вдосконалення йде у напрямку ускладнення корпоративних правил та процедур. Тобто знову ж таки вимагає уважного моніторингу змін, швидкого на них реагування. Потребує наявності відповідного фахівця.
Якщо ж додати до цього той факт, що ряд чинних норм законодавства суперечать один одному, інші своєрідно трактуються з боку регулятора, а деякі питання корпоративних відносин взагалі не регулюються на законодавчому рівні, внаслідок чого корпоративному секретареві необхідно здійснювати моніторинг арбітражної практики, практики застосування норм про адміністративної відповідальності, стає цілком очевидним, що у будь-якій компанії для корпоративного секретаря є широке полі діяльності. І це поле має тенденцію до постійного розширення.
Нормативно-правове регулювання діяльності корпоративного секретаря
Зі зростанням «поля діяльності» для корпоративного секретаря відбувається розвиток нормативно-правового регулювання цього інституту. Щоправда, відбувається з великим відставанням. Якщо у наших колег, скажімо в Україні чи Казахстані, інститут корпоративного секретаря легалізований на рівні законодавства, то в Росії справа інакша.
Вище зазначалося, першу згадку про корпоративному секретаря можна знайти у Кодексі корпоративного поведінки РФ. Відповідна глава визначала за корпоративним секретарем досить обмежені та не надто докладно розкриті повноваження. Натомість слідом за міжнародною практикою рекомендувала встановлювати, що корпоративний секретар призначається та підпорядковується у своїй роботі раді директорів (причому, як поєднати цю рекомендацію з нормами російської). трудового законодавства, було зовсім зрозуміло). Кодекс містив також деякі дуже загальні та розпливчасті вимоги до рівня знань та особистих якостей корпоративного секретаря. Так, наприклад: «Особисті якості секретаря товариства не повинні викликати сумнівів у тому, що він діятиме в інтересах суспільства, тому на посаду секретаря товариства рекомендується призначати особу, яка має бездоганну репутацію» .
Зрештою, дуже важливо: «Ефективне вирішення завдань, що стоять перед корпоративним секретарем, можливе лише за умови надання йому відповідних повноважень».
Наступним кроком стало затвердження посадової інструкції корпоративного секретаря. МОЗ соцрозвитку своїм наказом від 17.09.2007 р. № 605 затвердило кваліфікаційну характеристику посади «Корпоративний секретар акціонерного товариства».
Посаду корпоративного секретаря віднесено до підрозділу «посади керівників», і це саме собою говорить про статус інституту корпоративного секретаря компанії.
Наведений у кваліфікаційною характеристикоюСписок посадових обов'язків корпоративного секретаря значно ширше, ніж функції корпоративного секретаря, закріплені у чинній редакції Кодексу корпоративного поведінки РФ. Зокрема, тут висвітлено такі завдання корпоративного секретаря, як: «Очолює роботу з підготовки рішень ради директорів та інших органів управління суспільством щодо розвитку практики корпоративного управління, контролює їх виконання. Консультує посадових осіб та акціонерів товариства (далі – акціонери), а також членів ради директорів з питань корпоративного права та управління.<…>Забезпечує виконання встановлених правил та процедур, у тому числі дотримання порядку ведення реєстру власників іменних цінних паперів, порядку схвалення великих угодта угод із зацікавленістю, процедури емісії акцій товариства, реалізації прав акціонерів щодо їх розміщення, інших процедур, спрямованих на захист прав та майнових інтересів акціонерів. Вживає заходів щодо запобігання збиткам суспільству та/або його акціонерам». Зверніть увагу на редакцію формулювань: вона також говорить про передбачуваний високий статус корпоративного секретаря.
До компетенції корпоративного секретаря віднесено виготовлення та посвідчення справжності копій документів загальних зборів акціонерів та ради директорів, розгляд звернень та запитів, що надходять від акціонерів, з питань корпоративного управління та реалізації прав акціонерів та багато іншого.
Кваліфікаційна характеристика містить досить жорсткі вимоги, що пред'являються до кандидатів на посаду корпоративного секретаря: вища професійна (юридична або економічна) освіта та спеціальна підготовка з корпоративного управління, стаж роботи за спеціальністю на посадах, що заміщуються фахівцями з вищою професійною освітою, не менше 5 років; в тому числі на посадах керівників. Тут міститься об'ємний розділ, що описує обсяг знань, необхідних корпоративному секретареві.
Посада корпоративного секретаря увійшла до Кваліфікаційного довідника посад керівників, фахівців та інших службовців, рекомендованого для застосування на підприємствах, в установах та організаціях різних галузей економіки незалежно від форм власності та організаційно-правових форм з метою забезпечення правильного підбору, розміщення та використання кадрів. Тим самим даний документвперше надав посади корпоративного секретаря офіційного статусу.
На момент підготовки даної статті Експертна порадаз корпоративного управління ФСФР Росії розглянув проект нової редакціїглави «Корпоративний секретар» для Російського Кодексукорпоративної поведінки. Цей проект розроблено з урахуванням практики формування інституту корпоративного секретаря в російських компаніях.
У проекті максимально докладно викладаються завдання та функції корпоративного секретаря.
Цей документ говорить про необхідність наділення корпоративного секретаря досить широкими повноваженнями, у тому числі: «правом знайомитися з документами товариства, правом виносити в межах своєї компетенції питання на розгляд органів управління товариства, правом вимагати від посадових осіб та працівників товариства неухильне дотримання норм та вимог чинного законодавства, статуту та внутрішніх документів товариства … Корпоративний секретар має право виносити на розгляд ради директорів (комітету з винагород та призначень ради директорів) питання про відповідальність посадових осіб товариства, дії чи бездіяльність яких порушують законні права акціонерів».
Однак широкі права та повноваження невіддільні від відповідальності: «корпоративний секретар повинен нести відповідальність за виконання своїх обов'язків у розмірі збитків, заподіяних суспільству його діями, поряд з іншими посадовими особами суспільства. Рекомендується закріплювати матеріальну відповідальністькорпоративного секретаря в договорі, що укладається з ним».
Тут вирішена проблема протиріччя між вимогою про призначення корпоративного секретаря радою директорів та трудовим законодавством: «статут акціонерного товариства має передбачати, що корпоративний секретар призначається на посаду та звільняється з посади одноосібним виконавчим органом лише на підставі рішення ради директорів». Розшифровано, що слід розуміти під підпорядкованістю корпоративного секретаря раді директорів: «Рада директорів розглядає та затверджує план роботи корпоративного секретаря (програму розвитку корпоративного управління в суспільстві), звіт про його роботу, бюджет корпоративного секретаря (апарату корпоративного секретаря), приймає рішення про розмір та умови винагороди корпоративного секретаря та його апарату». Міститься вимога про розкриття інформації про корпоративного секретаря у річному звіті товариства.
А чого чекати у майбутньому?
Мінекономрозвитку опрацьовує пропозиції щодо запровадження посади корпоративного секретаря як обов'язкову для публічних компаній. Можливо, це призведе до потреби корпоративних секретарів отримувати кваліфікаційний атестат.
Федеральне агентство з управління державним майном випустило лист, що містить настійну рекомендацію для всіх акціонерних товариств державною участюзапровадити у себе посаду корпоративного секретаря.
Спостерігаються тенденції самоорганізації, консолідації інституту російських корпоративних секретарів. Це виявляється у створенні клубів корпоративних секретарів під егідою Російського інституту директорів та Асоціації незалежних директорів у проведенні щорічних форумів корпоративних секретарів, організатором яких виступає журнал «Акціонерне товариство: питання корпоративного управління». І з усією очевидністю йдеться про створення асоціації корпоративних секретарів.
Список літератури:
Кодекс корпоративної поведінки [Електронний ресурс]. URL: www.сайт.
Кваліфікаційний довідникпосад керівників, фахівців та інших службовців / (утв. Постановою Мінпраці РФ від 21.08.1998 № 37) (ред. Від 28.07.2003).
Акціонерне товариство: питання корпоративного управління. [ Електронний ресурс]. URL: www. ao-journal.ru.
Literature:
Corporate governance code. URL: www.сайт.
Qualifications handbook for managers, professionales and others employees / (approved by Ministry of Labor 21.08.1998 N 37) (as of 28.7.2003)
Joint stock company : Issues of corporate governance . URL: www.ao-journal.ru
