Los programas informáticos se utilizan para crear documentos electrónicos. El procedimiento para crear, recibir, procesar documentos electrónicos.

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AGENCIA FEDERAL PARA LA EDUCACIÓN

INSTITUCIÓN EDUCATIVA DEL ESTADO DE EDUCACIÓN SUPERIOR PROFESIONAL

UNIVERSIDAD ESTATAL DE UDMURT

Instituto de Derecho, Gestión Social y Seguridad

Facultad de Derecho Humanitario Medio

trabajo de curso

Modernosoftwareinstalaciones,usadoVprocesocreacióndocumentos

Semakina Irina Vladimirovna

estudiantes del grupo SPO-O-0611-21(k)

especialidad "Documentación

gestión y archivo”

Responsable: Profesor Titular

Volkova A.V.

Izhevsk 2008

Introducción

1. Sistemas de elaboración de documentos de texto

2. Paquete de aplicaciones de Microsoft Office

2.1 Programas de aplicación incluidos con Microsoft Office

2.2 Procesador de textos Microsoft Word

2.3 Procesador de hojas de cálculo Microsoft Excel

3. Sistemas de automatización para la gestión de la documentación

Conclusión

Lista de literatura y fuentes utilizadas

Introducción

Durante muchos, muchos siglos, la tecnología de la información ha estado en proceso de desarrollo. En algunos períodos, este desarrollo se ralentizó y se volvió casi imperceptible, y en algunos períodos, por el contrario, hubo un salto cualitativo, y la humanidad comenzó a utilizar medios fundamentalmente nuevos, hasta ahora desconocidos, para procesar, transmitir y almacenar información. La conveniencia y eficiencia de usar computadoras para preparar los textos de los documentos ha llevado a la creación de muchos programas para procesar documentos. Las capacidades de estos programas son diferentes: desde programas diseñados para preparar pequeños documentos de estructura simple, hasta programas para mecanografiar, diseñar y preparar completamente la publicación impresa de libros y revistas (sistemas de publicación).

El tema de mi trabajo final es relevante, ya que ahora casi todos los documentos se almacenan y crean en formato electrónico. Esto requiere el software apropiado.

apuntar mi curso trabajar es:

- Considere los programas más populares que se utilizan para crear documentos.

- Descubra qué programas de aplicación se incluyen en Microsoft Office.

- Definir y estudiar sistemas de automatización para la gestión documental.

tareas mi curso trabajar es:

- Considere los principales sistemas para preparar documentos de texto, dé el concepto de editores de texto, procesadores de texto y sistemas de autoedición.

- Describa el paquete de aplicaciones de Microsoft Office, los programas incluidos en él, las características principales del procesador de textos Microsoft Word (en adelante, MS Word) y el procesador de hojas de cálculo de Microsoft Excel (en adelante, MS Excel).

- Considere los principales sistemas de automatización para soporte de gestión de documentos: "BOSS-Referent", "CompanyMedia", "DOCs Open", "Office work 2.5", "NauDoc".

Todos los programas para crear documentos se pueden dividir condicionalmente en sistemas para preparar documentos de texto y hojas de cálculo y programas para automatización de oficinas.

Para lograr el objetivo y resolver problemas, utilizo principalmente publicaciones periódicas, como las revistas Deloproizvodstvo y Secretarial Business, que informan sobre la implementación del programa BOSS-Referent en grandes organizaciones y cómo afectó su trabajo, así como sobre NAUMEN y sus programas.

Además, al escribir mi trabajo final, utilicé el sistema de trabajo de oficina automatizado "Trabajo de oficina 2.5" y GOST R 6.30-2003 "Sistemas de documentación unificados". Sistema unificado de documentos organizativos y administrativos.

Y también usé información de la red global. Internet, donde el sitio "www.document.ru" contiene información sobre la automatización del procesamiento de documentos, etc.

El trabajo del curso tiene una estructura que te permite revelar y justificar el tema que he elegido con gran detalle. También quiero señalar que justifiqué la estructura de mi trabajo de curso de tal manera que alcance de manera óptima mis objetivos y resuelva las tareas establecidas.

Este trabajo de curso incluye: introducción, tres capítulos, conclusión, lista de fuentes utilizadas. El primer capítulo trata de los sistemas de preparación de documentos de texto. El segundo capítulo habla sobre el paquete de aplicaciones de Microsoft Office, y el tercer capítulo describe los sistemas de control automatizado, tales como: "BOSS-Referent", "CompanyMedia", "DOCs Open", "Documentary 2.5" y "NauDoc".

También quiero señalar que este trabajo del curso me permitirá consolidar los conocimientos adquiridos en el curso de formación teórica en la disciplina "Ciencia del documento", así como desarrollar y formar habilidades prácticas sobre este tema.

1. Sistemascapacitacióntextodocumentos

Los sistemas existentes actualmente para preparar documentos de texto difieren significativamente entre sí en sus características, métodos de ingreso y edición de texto, su formateo y salida de información (impresión), así como el grado de complejidad del aprendizaje del usuario. La elección de un producto de software de procesamiento de texto específico es un momento crucial. Una variedad de sistemas de preparación de textos permite que aquellos especialistas que están asociados con la tecnología de la información utilicen la computadora de manera efectiva. El proceso de selección está relacionado con muchos factores, pero, en primer lugar, es necesario adherirse al principio de suficiencia razonable.

Los sistemas informáticos existentes actualmente para la preparación de documentos de texto se pueden clasificar según el alcance de la funcionalidad o el uso previsto. Por ejemplo, editor de texto, que proporciona la entrada, modificación y guardado de cualquier texto simbólico, pero está destinado principalmente a preparar textos de programa en lenguajes de programación de alto nivel, ya que no requieren formateo, es decir, conversión automática de la ubicación de elementos de texto, cambios de fuente, etc.

Editor de texto ( texto editor) es un editor de texto que proporciona un formato bastante complejo. En términos de funcionalidad, el "Editor de texto" es comparable al programa integrado de Windows "Word Pad". Con este programa puedes abrir, editar, guardar, imprimir archivos de los siguientes formatos: BAS, CPP, DAT, INI, PAS, RTF, SYS, SQL, TXT, etc. Es posible alinear el texto a la izquierda, a la derecha o al centro, insertar un párrafo (viñeta), retroceder 1 cambio, obtener texto en negrita, cursiva o subrayado, seleccionar la fuente, sus caracteres, modificar, colorear, tamaño. Puede dar formato al texto con sangrías de primera línea y de párrafo. Este programa no funciona con imágenes incrustadas en el texto; las imágenes incrustadas están disponibles en documento abierto, como el formato RTF, no se guardará. La fuente utilizada para escribir el documento por defecto es `Times New Roman". Se puede cambiar a cualquier otra fuente disponible para el sistema operativo. El documento se imprime de acuerdo con el principio "lo que veo es lo que obtengo" a través de la impresora. cuadro de diálogo del controlador, que le permite seleccionar de manera óptima la impresora, configurar la impresión.

El resultado del editor en pantalla se expresa como un archivo en el que todos los caracteres son caracteres de la tabla de códigos. ASCII (Comité de Normas Estadounidenses para el Intercambio de Información) con códigos mayores de 31 y caracteres de nueva línea. Dichos archivos se denominan archivos ASCII.

A diferencia de los métodos de gestión y un conjunto de capacidades de servicio, todos los editores de texto de una forma u otra permiten:

Escriba texto con visualización en la pantalla del terminal de video, utilizando hasta 200 caracteres;

Corrija los caracteres erróneos en el modo de reemplazo;

Inserte y elimine grupos de caracteres (palabras) dentro de una cadena, sin traducir la parte sin cambios de la cadena, pero desplazándola completamente hacia la izquierda/derecha en el modo de inserción:

Elimine una o más líneas, cópielas o muévalas a otro lugar en el texto;

Expanda líneas de texto existente para insertar un nuevo fragmento allí;

Insertar grupos de líneas de otros textos;

Detectar todas las apariciones de un grupo específico de caracteres (contexto);

Reemplazar un contexto con otro, posiblemente de diferentes longitudes;

Guarde el texto escrito para ajustes posteriores;

Imprimir texto en diferentes tipos de impresoras programas estándar imprimir en una fuente dentro del documento.

De los muchos editores en pantalla disponibles, uno puede destacar " Editor Norton ”(Peter Norton Computing Inc.), “ compañero» (empresa “Borland”), « breve» (Solution Systems Company), editor multi-ventana multifuncional « Multi - Editar » (American Cybernetics Inc.). La misma categoría incluye editoresSistemas turbo. Una variedad de sistemas Turbo son herramientas integradas convenientes para crear, compilar, depurar y ejecutar programas en lenguajes de programación tan populares como BÁSICO, Pascal, Xi, Prólogo, ensamblador. Un componente obligatorio de Turbo-systems es un editor con amplias oportunidades para crear y actualizar textos de programa. Los comandos de los editores de Turbo-systems se basan en los comandos del popular programa " palabra estrella y altamente estandarizado.

Cuando la tarea principal del usuario es preparar textos en lenguajes naturales para imprimir e imprimir estos documentos, el conjunto de operaciones del editor debe ampliarse significativamente y el producto de software pasa a una nueva calidad: un sistema de preparación de texto (un producto que corresponde al término inglés `wordprocessor'). Dichos programas de procesamiento de documentos están enfocados a trabajar con textos que tengan una estructura de documento, es decir, que consten de párrafos, páginas y secciones. Entre los sistemas para preparar textos en lenguajes naturales, existen tres clases grandes, pero con límites bastante borrosos: formateadores, procesadores de texto y autoedición.

Sobre la base de la estructura intramáquina del documento preparado, se podría proponer el siguiente enfoque para la clasificación de los sistemas de preparación de texto. Por ejemplo, sistemas como:

formateador es un sistema de preparación de texto que no utiliza ningún código especial para la representación interna del texto, excepto los estándar: final de línea, retorno de carro, final de página (funciona con archivos ASCII).

procesador de textos es un sistema de preparación de textos que, en su representación interna, dota al propio texto de códigos especiales - margen. Básicamente, los editores de pantalla y los procesadores de texto difieren en su propósito: los primeros crean archivos ASCII, que luego son procesados ​​por compiladores o formateadores, los segundos están diseñados para preparar textos con su posterior impresión en papel, por lo que la forma de representación del texto es de gran importancia.

Los procesadores de texto tienen características especiales para que sea más fácil ingresar texto y presentarlo en forma impresa. Entre estas funciones, se pueden distinguir las siguientes funciones:

- entrada de texto bajo el control de funciones de formato que cambian inmediatamente la apariencia de una página de texto en la pantalla y la disposición de las palabras en ella, lo que da una idea aproximada de la ubicación real del texto en el papel después de la impresión;

- una descripción preliminar de la estructura del futuro documento, que establece parámetros como la cantidad de sangrías de párrafo, el tipo y tamaño de la fuente para varios elementos de texto, la ubicación de los encabezados, el espacio entre líneas, el número de columnas de texto, la ubicación y método de numeración de las notas a pie de página, etc.:

- revisión ortográfica automática y obtención de sugerencias al elegir sinónimos;

- ingrese la edición de tablas y fórmulas con su visualización en la pantalla en la forma en que se imprimirán;

- combinar documentos en el proceso de preparación del texto para la impresión;

- índice automático y referencia alfabética.

La mayoría de los procesadores de texto tienen la capacidad de personalizar la configuración de hardware de su computadora, como el tipo de adaptador de gráficos y monitor. Casi todos los procesadores de texto tienen una estructura de datos única para representar texto, lo que se explica por la necesidad de incluir información adicional en el texto que describa la estructura del documento, fuentes y similares, ya que cada palabra o incluso carácter puede tener su propio carácter especial. características. Por lo tanto, el texto preparado con un procesador de texto generalmente no se puede leer y, por lo tanto, no se puede editar ni imprimir con otros procesadores de texto. Para la compatibilidad de los documentos de texto al transferirlos de un entorno de procesador de texto a otro, existe un tipo especial software- convertidores que garantizan la recepción del archivo de salida en formato de procesador de textos - el destinatario del documento. El programa convertidor recibe información en un formato en la entrada y, como resultado de su trabajo, genera información en forma de archivo en otro formato (requerido). La mejora adicional de los sistemas de procesamiento de textos condujo al hecho de que los programas convertidores independientes prácticamente dejaron de existir y se convirtieron en una parte integral del sistema de preparación de textos. Hoy en día, los representantes más brillantes de los programas de procesamiento de texto admiten formatos de archivo populares a través de módulos de conversión integrados.

Los procesadores de texto existentes actualmente difieren significativamente entre sí en características, capacidades para ingresar y editar texto, su formateo e impresión, así como en el grado de complejidad del aprendizaje por parte del usuario.

Más bien condicionalmente, estas herramientas se pueden dividir en 2 categorías .

A 1 categorías incluya procesadores de texto que le permitan preparar e imprimir documentos complejos y de gran tamaño, incluidos libros. Estos incluyen "WinWord", "WordPerfect", "ChiWriter", "WordStar 2000", "AmiPRo", "T3". El producto doméstico más popular de esta clase es el procesador de textos” Léxico”, apoyo y desarrollo posterior, que lleva a cabo el Arsenal.

Procesadores de textos 2 categorías Y tienen significativamente menos capacidades, pero son más convenientes de usar, funcionan más rápido y requieren menos RAM, y tienen un costo significativamente menor. Los sistemas de procesamiento de textos diseñados específicamente para ejecutivos son más simples y fáciles de usar. Esta categoría incluye 'Beyond Word Writer', 'Professional Write', 'Symantec Just Write', 'DacEasy Word'.

Las autoeditivas elaboran textos según las reglas de la poligrafía y con calidad tipográfica. Así como los procesadores de texto no son un "desarrollo" de los formateadores, la autoedición no es una continuación más avanzada de los procesadores de texto, ya que tienen un propósito muy diferente. Los sistemas de autoedición ("autoedición") son, de hecho, una herramienta de diseño. Los programas de esta clase están destinados no tanto a crear documentos grandes, sino a implementar varios tipos de efectos de impresión, es decir, un programa de autoedición facilita para manipular texto, cambiar formatos de página, tamaño de sangría, permite combinar diferentes fuentes, trabajar con el material hasta que esté completamente satisfecho con la apariencia tanto de las páginas individuales (bandas) como de toda la publicación.

Para concluir el Capítulo 1, los editores de texto ahora se usan poco porque tienen muchas menos funciones que los procesadores de texto y los sistemas de autoedición que están disponibles para la mayoría de los usuarios. Desde el lado de la ciencia documental, esto también se debe al hecho de que los editores de texto no brindan la función de crear plantillas, lo que facilita y acelera enormemente el trabajo de creación de documentos.

2. Bolsa de plasticoaplicadoprogramasmicrosoftoficina

2.1 Aplicadoprogramas,entranteVmicrosoftoficina

Hoy en día, los productos de software de Microsoft (en lo sucesivo, MS) son el estándar "de facto" para trabajo de oficina. Es difícil encontrar una institución, empresa, firma, en cuya oficina no se instalarían computadoras con el sistema operativo Windows (98, 98SE, 2000, NT, XP, Vista) y el paquete de aplicaciones MS Office.

Paquete de software popular - Microsoft Office 2003 , que incluye en el conjunto estándar "MS Word 2003", "MS Excel 2003", "MS Outlook 2003" y "MS PowerPoint 2003". También se incluye en el uso un paquete de software lanzado recientemente microsoftoficina2007 , incluyendo actualizado: "MS Word 2007", "MS Excel 2007", "MS Outlook 2007" y "MS PowerPoint 2007", etc.

En la versión "Small Business": "PowerPoint 2003" fue reemplazado por el paquete de publicación "MS Office Publisher 2007", la versión "Professional" incluye tanto el conjunto estándar como los complementos "Small Business", y también tiene una base de datos. (DBMS) Access 2003. Pero también se utiliza el "Power Point 2007" actualizado. La versión Premium completa también incluye el paquete de gráficos comerciales Photo Draw 2003 y el creador de sitios Web Front Page 2003. Los dos últimos programas se entregan en versión en inglés. Incluido como aplicación gratuita incluye `Internet Explorer 5.0` - un conjunto de programas para trabajar en Internet.

Lo más atractivo de la suite MS Office es lo que une estas aplicaciones: todos estos programas comparten un menú común y conjuntos de botones que se ven muy similares. Al aprender a trabajar con una de las aplicaciones, se avanza mucho en el estudio del resto. La idea principal del paquete de software es trabajar en Internet. Si antes MS Word y MS Excel se centraban principalmente en el hecho de que el documento preparado se imprimiera en papel, ahora los desarrolladores suponen que el documento preparado se enviará primero por correo electrónico o se publicará en Internet. Para hacer esto, los desarrolladores de MS Office han incluido otro formato de archivo en el producto: HTML, que es el estándar para publicar contenido en Internet. Guardar documentos en formato HTML también permite que los usuarios que no tienen MS Office en su computadora vean los documentos. Para ver dichos documentos, Internet Explorer, que se incluye en el paquete estándar de Windows, ahora es suficiente. Bastante común para una oficina moderna es la situación en la que los documentos se preparan no solo en ruso e inglés, sino también en otros idiomas (alemán, español, francés, árabe, japonés, etc.).

acceso Microsoft 2003 es una base de datos relacional. En el corazón de este programa están las tablas. Microsoft Access (en lo sucesivo, MS Access) se diferencia de MS Excel en que, a diferencia de MS Excel, MS Access DBMS le permite trabajar con todo el sistema tablas relacionadas. En MS Access DBMS, las fórmulas, la clasificación, los enlaces entre celdas individuales y su formato se utilizan cuando se trabaja con tablas. Si necesita extraer los datos necesarios de varias tablas de la base de datos a la vez, puede crear una consulta, mientras que las celdas en la pantalla se organizarán en el orden especificado. Los resultados de la consulta se pueden imprimir con la herramienta Informe. El informe es una tabla con los datos solicitados, el diseño se puede seleccionar de las plantillas propuestas.

Las capacidades de los programas de Microsoft Office se pueden ampliar con la ayuda de módulos especiales: complementos. Entre tales programas, se pueden encontrar paquetes comerciales serios (por ejemplo, el corrector ortográfico Orfo, los diccionarios electrónicos Lingvo, el traductor PROMT) y pequeñas "macros" gratuitas creadas por usuarios comunes.

2.2 TextoUPCmicrosoftPalabra

microsoftPalabra- la base de cualquier oficina y, quizás, el programa más necesario y popular en todo oficina de microsoft .

Microsoft Word le permite ingresar, editar, formatear y diseñar texto, y colocarlo correctamente en la página. Con este programa, puede insertar gráficos, tablas y cuadros en su documento, así como corregir automáticamente los errores ortográficos y gramaticales. El editor de texto MS Word tiene muchas otras características que facilitan enormemente la creación y edición de documentos.

El programa ofrece una serie de funciones que ahorran tiempo y esfuerzo en la creación de documentos. Entre ellos se encuentran características como:

Texto automático: para almacenar e insertar palabras, frases o gráficos de uso frecuente;

- estilos para almacenar y configurar conjuntos completos de formatos a la vez;

- combinar para crear cartas en serie, imprimir sobres y etiquetas;

- macros: para ejecutar una secuencia de comandos de uso frecuente;

- "asistentes": para crear documentos diseñados profesionalmente.

Usando MS Word para Windows, puede crear tablas, gráficos. MS Word para Windows también tiene un editor de fórmulas que le permite ingresar fórmulas de diversa complejidad. MS Word le permite revisar la ortografía. Al verificar, cada palabra en el documento se compara con muestras en un diccionario especial. Si la palabra no se encuentra en el diccionario, se abrirá un cuadro de diálogo en el que podrá realizar las correcciones necesarias. Cuando trabaja con documentos, a menudo tiene que repetir la entrada de las mismas secciones de texto. En MS Word, es suficiente ingresarlos una vez y luego crear un elemento de Autotexto con un nombre único y luego insertar la cantidad necesaria de veces en cualquier lugar del documento. Muy a menudo, muchos empleados tienen que crear documentos basados ​​en formularios estándar unificados o formularios desarrollados y aprobados dentro de la organización, así como diferentes tipos documentos del mismo tipo (cartas seriadas, certificados, etc.). Con un método automatizado para preparar este tipo de documentos, son posibles dos opciones:

1) cree el formulario necesario en forma de documento (por ejemplo, será un archivo con la extensión ".doc") y luego cambie la parte variable del texto en él;

2) cree el formulario necesario en forma de plantilla (un archivo con la extensión ".dot") y luego cree nuevos documentos basados ​​​​en la plantilla desarrollada y complete los campos que contienen una parte variable del texto.

Una plantilla es un tipo de plantilla con ciertas propiedades, que incluyen una colección de estilos, textos de plantilla, macros, atajos de teclado, elementos de menú adicionales y barras de herramientas personalizadas en un archivo separado con la extensión ".dot".

Las plantillas se utilizan para:

~ estandarización y unificación del trabajo de todos los empleados de la organización con documentos estándar y similares. Todos los empleados crean documentos basados ​​en plantillas uniformes (archivos con la extensión ".dot"), mientras que las plantillas deben prepararse de tal manera que el texto de la plantilla no pueda ser editado por los usuarios, y solo ingresan campos que contienen información variable en papel con membrete.

~ mejorar la eficiencia de la preparación de documentos en serie destinados a su distribución a un gran número de destinatarios. Dichos documentos se crean a partir de plantillas utilizando la función de combinación.

Al fusionar, se crean textos de documentos que contienen una parte fija que no cambia (plantilla) y fragmentos de texto variables (relleno), es decir, fusión texto de ejemplo(plantilla) con información rellenable

2.3 TabularUPCmicrosoftsobresalir

control de automatización del editor de documentos de texto

Área de aplicación microsoft sobresalir muy ancho. En primer lugar, estos son cálculos de contabilidad e ingeniería, elaboración de varios resúmenes, gráficos, listas de precios y mucho más.

Cuando se trabaja con Microsoft Excel para Windows, se respeta el principio “lo que ves es lo que obtienes”, o en la versión en inglés “WYSIWYG” (Lo que ves es lo que obtienes). Esto hace que trabajar con Excel sea innegablemente fácil y evita muchos errores.

Además, MS Excel tiene un gran conjunto de funciones de servicio. Se trata de entrada de texto y corrección ortográfica, dibujo, exportación e importación de datos. Los medios de impresión también son muy flexibles. Puede imprimir todas las páginas a la vez o puede imprimir solo una parte de las páginas de un libro.

Características principales de MS Excel:

v Ayuda contextual. Se llama desde el menú contextual o pulsando el botón correspondiente en el menú de iconos.

v sistema de referencia. Está organizado en forma de hipertexto y le permite buscar fácil y rápidamente el tema deseado.

v Ejecución multivariante de operaciones. Casi todas las operaciones se pueden realizar en una de tres o cuatro formas, de las cuales el usuario elige la más conveniente.

vMenú contextual. Ampliado haciendo clic en el botón (normalmente derecho) "mouse" en el objeto seleccionado. Estamos hablando, por ejemplo, del lugar de la mesa donde el usuario va a trabajar actualmente. Las funciones de procesamiento más utilizadas disponibles en una situación determinada se recopilan en el menú contextual.

v Menú de iconos. Los comandos que se utilizan con más frecuencia corresponden a los iconos que se encuentran debajo de la barra de menú. Forman un menú de iconos. Cuando se hace clic con el botón del mouse en un icono, se ejecuta el comando asociado. Los menús pictográficos se pueden personalizar.

v Grupos de trabajo o carpetas de trabajo. Es conveniente combinar documentos en carpetas de trabajo y considerarlos como un todo, si estamos hablando sobre la copia, descarga, modificación u otros procedimientos. En la parte inferior de la hoja de cálculo hay un índice alfabético (caso) que proporciona acceso a las hojas de trabajo. El usuario tiene la posibilidad de nombrar las hojas de la carpeta (en lugar del índice alfabético), lo que hace que el contenido del registro sea visual y, por lo tanto, facilita la búsqueda y la transición de un documento a otro.

v Herramientas para diseñar y modificar la pantalla y las tablas. La apariencia de la ventana de trabajo y otros elementos de la interfaz en pantalla se pueden definir de acuerdo con los requisitos del usuario, lo que hace que la operación sea lo más conveniente posible. Dichas características incluyen dividir la pantalla en varias ventanas, corregir encabezados de filas y columnas, etc.

v Herramientas para diseñar e imprimir tablas. Para comodidad del usuario, se proporcionan todas las funciones que brindan la impresión de tablas, como la selección del tamaño de página, la paginación, la configuración del tamaño de los márgenes de página, el diseño de encabezados y pies de página, así como la vista previa de la página resultante.

v Herramientas de diseño de hojas de trabajo. Excel brinda amplias oportunidades para formatear tablas, fuentes y estilos, alinear datos dentro de la celda, elegir el color de fondo de la celda y la fuente, cambiar la altura de las filas y el ancho de las columnas, dibujar marcos de varios tipos, configurar el formato de datos dentro de la celda (por ejemplo: numérico, texto, financiero, fecha, etc.). Además del formateo automático, varias formas de diseñar tablas ya están integradas en el sistema, y ​​el usuario tiene la oportunidad de elegir el formato más apropiado entre los métodos existentes.

v Plantillas MS Excel, como MS Word, le permite crear plantillas de hojas de trabajo que se utilizan para generar formularios para cartas y faxes, varios cálculos. Si la plantilla está destinada a otros usuarios, puede permitir el llenado de dichos formularios, pero prohibir cambiarlos.

v Enlace de datos. El direccionamiento absoluto y relativo es un rasgo característico de todos los procesadores de hojas de cálculo, en los sistemas modernos le permiten trabajar simultáneamente con varias tablas, que pueden estar relacionadas entre sí de una forma u otra. Por ejemplo, enlaces tridimensionales que permiten trabajar con varias hojas seguidas; consolidación de hojas de trabajo, que maneja sumas y promedios, y realiza procesamiento estadístico al usar datos de diferentes áreas de la misma hoja de trabajo, varias hojas de trabajo e incluso varios libros de trabajo.

v Cálculos. Para la comodidad de los cálculos, MS Excel tiene funciones integradas, a saber: funciones matemáticas, estadísticas, financieras, de fecha y hora, lógicas y otras. El asistente de funciones le permite seleccionar la función deseada y, sustituyendo los valores, obtener el resultado.

v Gráficos comerciales. Es difícil imaginar un procesador de hojas de cálculo moderno sin la capacidad de crear varios tipos de gráficos bidimensionales, tridimensionales y mixtos. hay mas de 20 varios tipos y subtipos de gráficos que se pueden construir en MS Excel. También hay formas diversas y disponibles de diseñar gráficos, por ejemplo, insertar y diseñar leyendas y etiquetas de datos, diseñar ejes (la capacidad de insertar líneas de cuadrícula) y otros. Además, existen potentes herramientas para crear y analizar gráficos comerciales, como la inserción de barras de error, la capacidad de trazar una tendencia y la elección de una función de línea de tendencia.

v Realizar funciones de base de datos de MS Excel. Esta función proporciona llenar tablas de la misma manera que llenar una base de datos (es decir, a través de un formulario de pantalla), protección de datos, ordenar por clave o por varias claves, procesar consultas de bases de datos, crear tablas dinámicas. Además, incluye herramientas de procesamiento de bases de datos externas que le permiten trabajar con archivos creados, por ejemplo, en formato “dBase” o “PARADOX”.

v Simulación. Selección de parámetros y modelado: una de las características más importantes del procesador de hojas de cálculo. Mediante el uso trucos simples logra encontrar soluciones óptimas para muchos problemas. Los métodos de optimización van desde el ajuste simple hasta la optimización lineal con muchas variables y restricciones. Al modelar, a veces es deseable guardar resultados y soluciones intermedias. Para ello se crean scripts que representan una descripción del problema a resolver.

v Programación de macros. Para automatizar la ejecución de acciones repetidas con frecuencia, es conveniente utilizar el lenguaje de programación de macros incorporado. Separar macros y funciones de macro. Gracias a los comandos de macro, se simplifica el trabajo con MS Excel y se amplía la lista de sus propios comandos. Con la ayuda de funciones macro, definen sus propias fórmulas y funciones y, por lo tanto, amplían el conjunto de funciones proporcionadas por el sistema. En su forma más simple, una macro es una secuencia grabada de pulsaciones de teclas, movimientos y clics del mouse. Tal secuencia se da a la "reproducción" como una grabación de cinta. Se puede procesar y cambiar de alguna manera, por ejemplo, para organizar un ciclo, una transición, una subrutina.

Así, el paquete de aplicaciones de Microsoft Office contiene programas que le permiten crear documentos de texto, hojas de cálculo, bases de datos, presentaciones, trabajo con gráficos, correo electrónico, etc. Es decir, MS Office permite crear casi cualquier tipo de documento. Actualmente, Microsoft Office está instalado en casi todas las computadoras, independientemente de si la computadora está en casa o en una organización. Microsoft Office recibió tal distribución debido al hecho de que este es el primer paquete de aplicaciones que contenía tal volumen de características, siendo completamente rusificado y fácil de usar.

Gracias al programa integrado en Microsoft Word y MS programas de excel El usuario de "Visual Basic" puede programar las funciones que faltan por sí mismo. Es decir, la ventaja de estos programas es que, además de todas las comodidades que ya han creado los autores de este paquete, el propio usuario puede adaptar cualquier programa para trabajar cómodamente en él: cambiar el color, la escala, moverse con frecuencia botones usados ​​a la barra de herramientas, creación de plantillas, creación de nuevas funciones, etc.

3. Sistemasautomatizacióndocumentaciónasegurar

gestión

Cada empresa, independientemente de la forma de propiedad, escala y estructura, busca mejorar la eficiencia de sus actividades. Un paso importante para lograr este objetivo es la optimización de los principales procedimientos de gestión, en particular la creación de modernos sistemas de gestión de documentos y oficinas en la empresa.

La gestión documental racional conduce a un aumento de la productividad de los empleados, facilitando el acceso a la información para la toma de decisiones de gestión, mejorando la disciplina de desempeño y, en consecuencia, una mejora global de la calidad de la gestión.

Implementación de un sistema de automatización para el soporte documental de la gestión "JEFE - Referente" mejora significativamente los procesos de trabajo de las empresas y organizaciones.

Los resultados de la implementación del sistema son:

§ reducción del tiempo de procesamiento de la correspondencia entrante/saliente y de la documentación interna;

§ ahorro de tiempo de trabajo para el trabajo con documentos;

§ agilizar los procedimientos de aprobación y aprobación de documentos;

§ mejora de la disciplina de actuación, control sobre la ejecución de las instrucciones;

§ registro rápido y conveniente de documentos;

§ Mejora de los procesos de planificación de eventos.

La experiencia de implementación del sistema de ofimática y flujo documental BOSS-Referent, desarrollado por IT Co., demuestra que en poco tiempo las empresas y organizaciones de varios tamaños y formas de propiedad reciben beneficios tangibles y un efecto económico real.

Recientemente, NAUMEN apareció en un mercado relativamente pequeño de sistemas de automatización de oficinas con su producto de software NauDoc, que tiene una serie de diferencias significativas con respecto a lo que se ofrecía anteriormente a los usuarios. El programa prevé la creación de documentos basados ​​en plantillas almacenadas en el sistema, que contienen diseños predeterminados y textos estándar (plantillas) para situaciones de gestión básicas, lo que simplifica y acelera la creación de documentos, asegura su diseño unificado de acuerdo con GOST R.6.30-2003 “Sistemas Unificados de Documentación. Sistema unificado de documentos organizativos y administrativos.

Interfaz gráfica del usuario NauDoc le permite cambiar rápidamente de un tipo de trabajo a otro e incluye los siguientes componentes:

1. Bloque de contenido principal.

2. Barra de navegación.

3. Barra de herramientas para trabajar con documentos.

El programa establece que cualquier documento puede ser puesto bajo control: se le asignan responsables de la implementación, responsables del control, se admite el control final de la ejecución.

La diferenciación de derechos de usuario le permite brindar protección adicional para documentos confidenciales. Por supuesto, el programa NauDoc, como cualquier otro programa, no es una solución ideal. Por ejemplo, en algunos casos su terminología difiere de los términos tradicionales utilizados en el trabajo doméstico de oficina.

Cuando sea necesario procesar grandes volúmenes de documentos, realizar búsquedas complejas en ellos, mantener archivos distribuidos, - fuera de competencia "DOC abiertos".

"DOC abiertos" le permite resolver las siguientes tareas:

~ integración con programas de creación de documentos;

~ registro de toda la documentación entrante y creada;

~ control del movimiento de documentos y ejecución del trabajo;

~ aceleración del movimiento de documentos entre los artistas intérpretes o ejecutantes;

~ garantizar la seguridad de la documentación;

~ mejorar la información y el trabajo de referencia, reduciendo el tiempo de búsqueda y obtención de un documento del archivo previa solicitud;

~ automatización de la preparación de documentos informativos.

El rasgo de este sistema del trabajo de oficina electrónico - la integración completa con todos los programas difundidos de oficina. Contabilidad, almacenamiento y búsqueda rápida documentos. "DOCs Open" al mismo tiempo asegura su creación y visualización por todas las aplicaciones de oficina comunes.

InterTrust ofrece una empresa sistema de informacion "CompañíaMedios" construido sobre la base « loto notas » .

"CompanyMedia" le permite resolver una gran cantidad de tareas aplicadas en el campo de la gestión de documentación. Está dirigido a agencias gubernamentales y organizaciones comerciales cuyas actividades están reguladas; ideal para empresas con importante alejamiento territorial de divisiones estructurales. "CompanyMedia" le permite establecer un trabajo de oficina "de extremo a extremo" en una red de empresas de cualquier complejidad, y el sistema rastreará el movimiento de un documento no solo dentro de una empresa, sino también entre ellas.

Posibilidad proporcionada:

Realización de un avistamiento global;

Creación de órdenes que se extienden a cualquier profundidad de la jerarquía de gestión;

Selección de documentos según un sistema específico y no complicado;

Control sobre la ejecución de documentos y mantenimiento de enlaces de información horizontal entre empleados de varios departamentos de una o más empresas.

Sistema "Trabajo de oficina 2.5" puede funcionar tanto en modo local como en modo red. El paquete de software le permite automatizar el proceso de trabajo de oficina de una empresa u organización, independientemente de su tipo de actividad. El programa ayuda a organizar la contabilidad y el control de la ejecución de documentos sobre la base de las normas y reglamentos existentes.

Las principales funciones de este programa son:

Operaciones de registro, edición y archivo de documentos;

Control de ejecución de documentos; - creación de documentos para varios propósitos de acuerdo con las plantillas estándar existentes;

Crear sus propias plantillas de documentos usando Microsoft Office 2003 o MS Office 2007;

Creación e impresión de informes que permitan evaluar el estado del trabajo de oficina en la empresa;

Contabilización de documentos mediante el registro diario;

Registro de documentos recibidos o enviados por correo electrónico.

El bloque de aplicaciones para automatizar el flujo de documentos de la organización "Documentación" está diseñado para automatizar el trabajo de los servicios de soporte documental para empresas y organizaciones en función de los requisitos. Sistema Estatal Soporte a la Gestión de la Documentación (GSDOU).

Los módulos de bloque proporcionan:

Declaración sobre el control de documentos y resoluciones de la gerencia;

Análisis estadístico de la disciplina de desempeño de los empleados de la organización;

entrega automática documentos electronicos artistas intérpretes o ejecutantes;

preparación de borradores de documentos, su aprobación y distribución;

· Creación biblioteca electronica(archivar) documentos de la organización.

Módulo “Registro de documentos” está diseñado para organizar la contabilidad de todos los documentos entrantes, salientes e internos de la organización sobre la base de tarjetas de registro y control. El módulo implementa mecanismos para el seguimiento de la ejecución de documentos, resoluciones de gestión, disciplina de desempeño de los empleados de la organización, etc. El módulo proporciona la preparación automática de varios informes y documentos contables estándar de los servicios de soporte de documentación.

Módulo "Apelaciones de los ciudadanos" está diseñado para realizar trabajos de oficina sobre la base de solicitudes de particulares, controlar la ejecución de documentos y preparar documentos de respuesta.

Módulo “Biblioteca de documentos de trabajo” sirve para la preparación de documentos, su clasificación (ubicación en carpetas electrónicas), búsqueda contextual de información e impresión de documentos. El módulo se puede utilizar para almacenar documentos de contenido arbitrario, como: regulaciones organizaciones, materiales de referencia, preparación de borradores de documentos, etc.

Módulo "Documentos administrativos organizacionales" está diseñado para automatizar la preparación de documentos administrativos y de informes de la organización, así como para controlar la ejecución de órdenes, órdenes e instrucciones.

Módulos "Acuerdo" Y "Introducción" diseñado para automatizar la preparación de documentos organizacionales y administrativos.

Los módulos realizan la distribución automática de borradores de documentos a los empleados de la organización a través del correo interno de Notes para su aprobación electrónica o familiarización. También se realiza el control sobre el proceso de familiarización y aprobación de documentos.

Módulo “Reuniones” está destinado a ejecutivos de la empresa, así como a secretarios-referentes de la gerencia.

Como conclusión del Capítulo 3, quiero señalar que la base de datos le permite notificar automáticamente a todos los participantes sobre la agenda propuesta, la fecha y la hora de la reunión, elaborar un protocolo basado en los resultados de su celebración y basado en decisiones tomadas envía automáticamente instrucciones a artistas específicos que indican el momento de su trabajo. Con base en los resultados del trabajo, se generan informes y certificados de finalización.

Conclusión

Las metas y objetivos establecidos por mí en este trabajo de curso se han logrado. Se consideran y estudian los programas más populares que se utilizan para crear documentos. También se considera el paquete de aplicaciones de Microsoft Office (MS Word, Microsoft Excel, etc.) y el sistema de automatización para el soporte a la gestión documental: “BOSS-Referent” y “Office work 2.5”

Así, sacando conclusiones, me gustaría decir que últimamente pocas personas utilizan editores de texto para crear documentos. La llegada de Microsoft Word los reemplazó. Por el momento, ya es difícil determinar si Microsoft Word pertenece a los procesadores de texto oa la autoedición, tiene tantas funciones. Entre los sistemas para preparar documentos de texto y hojas de cálculo, dos programas del paquete de aplicaciones de Microsoft Office se consideraron con más detalle en el trabajo del curso: este es un procesador de textos Microsoft Word y procesador de hojas de calculo Microsoft Excel. Para crear documentos, solo estos dos programas se utilizan principalmente, independientemente del tamaño y el alcance de la organización. Esto se debe al hecho de que casi en todas partes ahora se usa Sistema operativo Windows (2000, NT, XP, Me, Vista), creado, al igual que Office, por MS. Estos programas le permiten preparar documentos complejos y grandes, incluidos libros.

Es muy fácil aprender a trabajar en los programas incluidos en Microsoft Office, ya que todos ellos, incluido el sistema operativo Windows, tienen una interfaz similar.

Los sistemas de automatización de la gestión de documentos le permiten hacer con los documentos todo lo que se hace con ellos en cualquier oficina y sistema de flujo de trabajo e incluyen funciones fundamentalmente nuevas que solo están disponibles para las computadoras. Incluso con la ayuda de estos programas, puede crear documentos.

Por supuesto, un sistema de gestión de documentos corporativos no es un placer barato. Pero, ¿cuánto puede costar un documento perdido o procesado incorrectamente en un negocio real, cuánto puede costar una información oportuna y precisa? A veces es una cuestión de supervivencia firme. Además, la reducción del costo del procesamiento informático y el almacenamiento de información en la memoria de la computadora es uno de los procesos positivos más dinámicos en la historia de la humanidad. Debido a la unificación y estandarización de los documentos, la mayoría de los programas utilizados para crear documentos utilizan plantillas. Es decir, en un documento ya formateado con los atributos necesarios, donde solo necesita ingresar datos. Además, los programas tienen funciones en las que el usuario mismo puede crear su propia plantilla de documento. Esto acelera y simplifica enormemente el trabajo de creación de un documento.

Como conclusión de mi trabajo de curso, quiero señalar que ahora se ofrecen muchos procesadores de texto y hojas de cálculo diferentes, así como sistemas de automatización para soporte de gestión de documentos. Hacer una elección es muy difícil. Esto se debe a que cada programa tiene ventajas y desventajas, y no existen programas universales. Al elegir un producto de software, se debe tener en cuenta el campo de actividad, las propiedades técnicas de la computadora, el sistema operativo instalado en la computadora, el tamaño de la organización, la lejanía de los departamentos.

Lista de literatura y fuentes utilizadas

1. GOST R 6.30-2003 Sistemas de documentación unificados.

2. Sistema unificado de documentos organizativos y administrativos. - M.: Gosstandart de Rusia, 2003.

3. Gorodin V.V., Korneev I.K. Información de apoyo de las actividades de gestión: Libro de texto. - M.: Maestría; Escuela Superior, 2001, pp. 146-153.

4. Kuznetsov S.L. Nuevos programas para la oficina moderna // Secretariado empresarial. - M.: Editorial Evilen, 1999. No. 3. págs. 33-36.

5. Kuperstein VI Modernas tecnologías de la información en el trabajo y la gestión de oficinas. - San Petersburgo: BHV - San Petersburgo, 2000. S. 256.

6. Saveliev A.M. CompanyMedia - sistema de gestión de documentos electrónicos corporativos // Trabajo de oficina. - 2002. Nº 4. págs. 39-41.

7. Pashkov D.D. BOSS-Sistema de gestión de documentos electrónicos de referencia // Secretariado comercial. - M.: Editorial Evilen, 2002. No. 3. págs. 42-44.

8. Serova G.A. Sistema automatizado para trabajos de oficina "Office work 2.5" ( una nueva version) // Negocios de secretaria. - M.: Editorial Evilen, 2003. No. 6. págs. 35-37.

9. Kuznetsov S.L. DOCs Open // Secretariado. - M.: Editorial Evilen, 1997. No. 4. págs. 57-62.

10. Kuznetsov S.L. NAUDOC: una nueva solución para la automatización de oficinas // Secretariado. - M.: Editorial Evilen, 2003. No. 8. págs. 25-26.

11. http://www.wikipedia.ru

12. http://www.document.ru - Automatización de la gestión de documentos.

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Documento electrónico: información fijada en un soporte material en forma de un conjunto de caracteres, grabación de sonido o imagen y destinada a la transmisión en el tiempo y el espacio utilizando tecnología informática y telecomunicaciones con fines de almacenamiento y uso público (documento electrónico: un documento en cuya información se presenta electrónicamente - formato digital).

Firma digital electrónica: un atributo de un documento electrónico diseñado para proteger este documento electrónico de la falsificación, obtenido como resultado de la transformación criptográfica de información utilizando la clave privada de la firma digital electrónica y que permite identificar al propietario del certificado de clave de firma, como así como establecer la ausencia de distorsión de la información en el documento electrónico.

El titular del certificado de clave de firma es la persona física a cuyo nombre el centro de certificación ha emitido un certificado de clave de firma y es titular del correspondiente llave privada firma digital electrónica, que permite utilizar los medios de firma digital electrónica para crear su propia firma digital electrónica en documentos electrónicos (para firmar documentos electrónicos).

Entonces, en comparación con un documento en papel, un documento electrónico es un objeto mucho más complejo y generalizado. Su características distintivas- Este:

Universalidad (puede describir una clase más amplia de objetos),

Dinamismo (por su naturaleza electrónica es fácil de modificar),

Interactividad (se puede modificar en respuesta a las acciones del espectador),

Virtualidad (se puede generar desde la base de datos a solicitud del usuario).

Como muestra la práctica, existen tres áreas principales de aplicación de los documentos electrónicos:

Creación de análogos electrónicos. documentos en papel(libros, periódicos, cartas, papeles financieros),

Utilizar como base para aplicaciones web interactivas,

Descripción formal (orientada a máquina) de objetos de información complejos (esquemas de datos, interfaces, diccionarios).

De acuerdo con esto, se crean clases de documentos electrónicos y conjuntos de sus elementos. Por ejemplo, al describir documentos en papel, no hay necesidad de elementos interactivos, lo que simplifica enormemente el documento y todo el sistema. Sin embargo, este enfoque no aprovecha la presentación electrónica y se usa cada vez menos.

Todos los procedimientos de creación de documentos se pueden realizar de manera efectiva en una PC equipada con un escáner y un conjunto de aplicaciones de software específicas del dominio, principalmente programas de edición de texto o autoedición. El escáner se puede utilizar para introducir fragmentos preparados por separado en el documento: dibujos, fotografías, esquemas, sellos, firmas, etc.

Almacenamiento de documentos electrónicos. El sistema de almacenamiento de documentos electrónicos debe asegurar el almacenamiento y actualización eficiente de los documentos en la memoria externa de la computadora, así como su búsqueda eficiente y el acceso confidencial a los mismos. Las bases de datos son el almacenamiento de información especialmente organizada, incluidos los documentos electrónicos, en la memoria externa de una computadora.

Para empresas de la industria turística comunicaciones telefónicas es el tipo de comunicación más común y ampliamente utilizado. Se utiliza no solo para la gestión administrativa operativa de las empresas, sino también para la realización de actividades financieras y económicas. Por ejemplo, por teléfono se puede reservar una habitación de hotel, obtener información sobre la ruta o paquete turístico que le interese al turista.

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SOFTWARE PARA CREAR DOCUMENTOS EN UNA COMPUTADORA. PROCESADORES DE TEXTO.

Nombre del parámetro	Significado
Tema del artículo:	SOFTWARE PARA CREAR DOCUMENTOS EN UNA COMPUTADORA. PROCESADORES DE TEXTO.
Rúbrica (categoría temática)	Tecnologías

CLASIFICACIÓN POR EL CAMPO DE APLICACIÓN Y POR EL GRADO DE UTILIZACIÓN DE LOS ORDENADORES EN ELLOS

Las tecnologías de la información deben clasificarse principalmente por el alcance y grado de uso de las computadoras en ellas. Existen áreas de aplicación de las tecnologías de la información como la ciencia, la educación, la cultura, la economía, la producción, los asuntos militares, etc.

Según el grado de uso tecnologías de la información Las computadoras distinguen entre tecnologías informáticas y no informáticas. En el campo de la educación, las tecnologías de la información se utilizan para resolver dos tareas básicas: la enseñanza y la gestión. En consecuencia, se distinguen las tecnologías informáticas y no informáticas de la educación, las tecnologías informáticas y no informáticas de la gestión educativa.

En la enseñanza, las tecnologías de la información se utilizan, en primer lugar, para presentar información educativa a los estudiantes y, en segundo lugar, para controlar el éxito de su asimilación. Desde este punto de vista, la información; Las tecnologías utilizadas en la enseñanza se dividen en dos grupos: tecnologías para la presentación de información educativa y tecnologías para el control del conocimiento.

Las tecnologías de la información no informáticas para presentar información educativa incluyen tecnologías en papel, optotécnicas y electrónicas. Los Οʜᴎ se diferencian entre sí por los medios de presentación de la información educativa y, en consecuencia, se dividen en papel, óptico y electrónico. Los materiales didácticos en papel incluyen libros de texto, materiales didácticos y didácticos; a los ópticos: epiproyectores, retroproyectores, retroproyectores, proyectores de películas, punteros láser; hasta televisores electrónicos y reproductores de discos láser.

Las tecnologías informáticas de la información para presentar información educativa incluyen:

Tecnologías que utilizan programas informáticos de formación;

tecnología multimedios;

Tecnologías de aprendizaje a distancia.

Tema 4. Procesadores de texto y hojas de cálculo

Hoy en día, el trabajo con documentos de texto se lleva a cabo utilizando computadoras personales, que es un método conveniente y confiable. El software diseñado para procesar documentos usando una computadora se divide condicionalmente en editores de texto y procesadores de texto.

Los editores de texto son los programas más simples diseñados para la edición de texto más primitiva. Por regla general, no tienen herramientas de formateo avanzadas.

Al preparar varios documentos comerciales, informes, etc. en una computadora. es de suma importancia utilizar editores de texto que ocupen una posición intermedia entre los editores y sistemas de publicación más sencillos. Estos editores, por un lado, son bastante fáciles de aprender y no requieren de equipos complejos y costosos, por otro lado, cuentan con todas las herramientas necesarias para crear documentos complejos. Dicho software se llama procesadores de texto.

El procesador de textos más utilizado en nuestro país es Word, que forma parte del paquete MS Office. Este editor es bastante sencillo de aprender y te permite realizar muchas de las operaciones inherentes a los sistemas de publicación.

La preparación de texto en una PC en cualquier editor de texto consta de dos partes: ingresar texto y editar texto.

La entrada de texto generalmente se realiza con el teclado, aunque son posibles otras opciones, como ingresar texto con un escáner, convertirlo en un archivo de texto y editarlo con un editor.

Word le permite trabajar con una gran cantidad de fuentes, en este sentido, en primer lugar, debe elegir una fuente que satisfaga su apariencia, tamaño y estilo. Se entiende por fuente un conjunto de letras, números, caracteres especiales, diseñados de acuerdo con requisitos uniformes. Las fuentes también se distinguen por el estilo: recto, cursiva, negrita, subrayado, etc.
Alojado en ref.rf
Buena elección El tipo de fuente y su número están determinados en gran medida por la naturaleza del texto que se ingresa.

Las fuentes están instaladas para Windows. El procedimiento de selección de fuentes es compatible con la mayoría de las aplicaciones de Windows, incl. y palabra

Después de elegir una fuente, es conveniente establecer las dimensiones de la hoja de papel en la que se supone que se imprimirá el texto. La ficha ʼʼTamaño de papelʼʼ (menú ʼʼConfiguración de páginaʼʼ) especifica el tamaño y la orientación del papel. Tenga en cuenta que en cualquier orientación del texto, la hoja de papel se inserta en la impresora de la forma normal al imprimir.

La siguiente etapa de trabajo en un editor de texto es editar el texto escrito. La edición suele entenderse como el diseño de encabezados, poner una línea roja en los párrafos, insertar imágenes, gráficos y otro material gráfico en el texto, crear hipervínculos, cambiar la fuente, copiar y mover información.

Todas las acciones de edición de texto en un procesador de textos se realizan en los fragmentos seleccionados. Para marcar una línea completa, basta con mover el puntero del mouse hacia el borde izquierdo de la línea hasta que se convierta en una flecha que apunta a la esquina superior derecha. Después de eso, debe presionar el botón izquierdo. Para seleccionar una palabra, simplemente mueva el puntero del mouse sobre ella y haga doble clic en el botón izquierdo. Puede seleccionar un párrafo colocando el cursor dentro de él y haciendo clic con el botón izquierdo del mouse tres veces.

Las acciones de edición de texto también se pueden realizar mediante el menú contextual.

El editor de texto de Word tiene herramientas que permiten que varios usuarios editen documentos y luego combinen los cambios realizados en el documento original. Estas herramientas incluyen notas, correcciones y distribución de documentos.

Para permitir que los usuarios comenten el texto sin realizar cambios en el documento, debe estar protegido con el derecho a ingresar comentarios. La posibilidad de realizar cambios en el documento permitirá la protección con derecho a realizar correcciones. Se utiliza una contraseña para máxima seguridad.

Si varios usuarios participan en la edición de un documento, es posible combinar todas las correcciones y notas en el documento original para ver todos los cambios a la vez. El archivo de origen se establece en el documento en el que se fusionarán las correcciones. Los cambios realizados en un documento no se fusionan a menos que se hayan marcado.

El usuario tiene la opción de aceptar o rechazar las correcciones realizadas.

A menudo, al editar texto, es extremadamente importante moverse desde el principio hasta el final y viceversa. Si el texto es lo suficientemente grande y, además, contiene muchas imágenes gráficas, este procedimiento lleva mucho tiempo. Puede usar la opción ʼʼEditar/Irʼʼ para navegar. Bookmark es también una herramienta de búsqueda conveniente.

Después de escribir y editar el texto, es extremadamente importante guardarlo y/o imprimirlo.

El editor de texto de Word tiene amplias oportunidades para imprimir textos en una impresora.

El menú de impresión le permite:

‣‣‣ establecer el número de copias del texto en el campo correspondiente;

‣‣‣ especificar el número de páginas para imprimir (todas las páginas, solo marcadas, páginas individuales o secuencia de páginas);

‣‣‣ Si es extremadamente importante imprimir los textos no inmediatamente o en otra máquina, entonces es útil enviar todo el texto a un archivo de impresión especial (Imprimir a archivo). Después de esta operación, puede imprimir este archivo en cualquier impresora.

‣‣‣ configurar ajustes avanzados, seleccionar una impresora, ver y cambiar sus propiedades.

Por supuesto, las posibilidades de Word no se limitan a las mencionadas anteriormente, sino que son mucho más amplias. En particular, el editor le permite organizar fragmentos de texto en forma de listas; hacer notas al pie; crear automáticamente la tabla de contenido; usar estilos y plantillas para el diseño de documentos; revisar automáticamente la ortografía; insertar objetos gráficos, hojas de cálculo en el texto; divide el texto en columnas y mucho más.

SOFTWARE PARA CREAR DOCUMENTOS EN UNA COMPUTADORA. PROCESADORES DE TEXTO. - concepto y tipos. Clasificación y características de la categoría "SOFTWARE PARA CREAR DOCUMENTOS EN UNA COMPUTADORA. PROCESADORES DE TEXTO". 2017, 2018.

Introducción

Desde el punto de vista de la tecnología, la gestión de una organización, así como la gestión de una rama de la economía o del estado, es un proceso de recepción, procesamiento y transmisión de información. La documentación de las actividades de gestión consiste en fijar esta información, es decir, en crear documentos. Prácticamente todas las actuaciones de gestión quedan reflejadas en el documento correspondiente. Las operaciones de gestión no documentadas (que no requieren la creación de documentos) son auxiliares, operativas y organizativas y constituyen un exiguo porcentaje en comparación con las documentadas.

Como saben, en la actualidad, la humanidad está atravesando un período de aumento similar a una avalancha en la cantidad de información. Esto se aplica plenamente a la información que surge en el ámbito de la gestión y se registra en los documentos. La implementación de los procesos de documentación está asociada con la creación, procesamiento, almacenamiento, transferencia y uso de conjuntos realmente enormes de documentos registrados en papel y otros medios.

La actividad de cualquier organización depende de la capacidad de utilizar la información de manera eficaz. Antes de tomar cualquier acción gerencial, tomar una decisión gerencial, es necesario recopilar, procesar y analizar la información necesaria para esto, por regla general, registrada en documentos. En las condiciones de uso de la tecnología tradicional, el procesamiento de volúmenes crecientes de documentos se vuelve cada vez más laborioso. Al mismo tiempo, en las condiciones de formación de relaciones de mercado y competencia creciente, el valor de la información oportuna y confiable para tomar decisiones de gestión óptimas aumenta constantemente.

A medida que las actividades de cualquier organización se expanden y se vuelven más complejas, crece el número de documentos comerciales, los procesos asociados al procesamiento, búsqueda y almacenamiento de información documental, así como la gestión documental en general, amenazan con salirse completamente de control, lo que nos obliga a tomar medidas para mejorar la eficiencia del trabajo gerencial mediante el uso de modernos medios técnicos y tecnologías de la información.

Los procesos de trabajo de oficina se adaptan en mayor medida al uso de nuevos medios técnicos y tecnologías, ya que se utilizan operaciones estándar para crear y procesar documentos. Es bastante claro imaginar la estructura de los documentos de la mayoría de las organizaciones. Para documentar ciertas acciones de gestión, se utilizan tipos estándar y variedades de documentos. La estructura del formulario y el texto de los documentos de gestión es estándar. Además, una parte importante de las operaciones de gestión (en particular, todas las operaciones de oficina) es de naturaleza lógico-formal, es decir, es relativamente fácil de descomponer en operaciones más simples.

Entonces, en la actualidad existe, por un lado, una necesidad urgente de utilizar tecnología y tecnología modernas en procesos de gestión; por otro lado, los requisitos objetivos para su implementación.

En relación con lo anterior, la conclusión es legítima: la relevancia de la tecnología tradicional orientada hacia la "informática en papel" sigue siendo muy alta.

El tema es relevante porque con el desarrollo sociedad de información Cada vez se introducen más nuevas tecnologías en todas las esferas de la actividad humana, incluido el trabajo de oficina. Cada año, el flujo de documentos en las organizaciones aumenta y se necesitan medios técnicos para simplificar el procesamiento, almacenamiento y preparación de la documentación, a su vez, el mal uso de los equipos de oficina conduce a una disminución de la productividad laboral y la eficiencia del personal directivo y técnico. .

Objeto de investigación: medios de procesamiento de la información.

Objeto de estudio: medios técnicos modernos utilizados para crear y procesar documentos.

El propósito del trabajo: estudiar las características del uso de medios técnicos modernos de procesamiento de documentos en el trabajo de oficina.

Para lograr el objetivo, se establecieron las siguientes tareas:

Aprenda a documentar la información;

Clasificar tipos y tipos de documentos;

Considere los tipos de portadocumentos;

Describir cómo modificar, replicar y procesar físicamente documentos;

Revelar las características del uso de las telecomunicaciones.

1. Medios técnicos en sentido amplio y estricto

Técnica: el nombre general de varios dispositivos, mecanismos y dispositivos que no existen en la naturaleza y son fabricados por el hombre.

El objetivo principal de la tecnología es evitar que una persona realice un trabajo físicamente difícil o rutinario (monótono) para brindarle más tiempo para actividades creativas que faciliten su vida diaria.

La tarea principal de la tecnología es :

· Creación de valores materiales y culturales;

· Producción, conversión y transmisión de diversos tipos de energía;

Recolección, procesamiento y transferencia de información;

Creación y uso de diversos medios de transporte;

・Mantener la defensa

Aún no se ha creado una clasificación universal de medios técnicos y es poco probable que se cree en el futuro. Actualmente, la tecnología se clasifica según áreas de aplicación, por ejemplo: tecnología industrial, transporte, Accesorios, computadoras, etc. Además, el equipo se puede dividir en producción, por ejemplo, máquinas herramienta, herramientas, instrumentos de medición, etc., y no producción: electrodomésticos, automóviles, equipos de ocio.

Historia del desarrollo de la tecnología.

La técnica es el destino de una persona, acompañándolo desde el momento del despertar de la conciencia. Inicialmente, en la era de la Edad de Piedra, la tecnología era una herramienta para matar y procesar: una lanza, un boomerang, un hacha de piedra, una aguja, un punzón. En la era de la revolución neolítica, aparecen la tecnología agrícola, el transporte y las estructuras hidráulicas, así como los dispositivos mecánicos más simples: una palanca, una cuña, una puerta, un bloque, una rueda. Si tomamos su estado actual, podemos identificar las siguientes etapas principales de su formación:

Finales del siglo XVIII - principios del XIX. La Revolución Industrial: la creación de una máquina de vapor y máquinas de hilar universales, que marcó el declive de la producción artesanal y la transición a una economía industrial (producción de máquinas).

Finales del siglo XIX. La creación de un motor de combustión interna, que hizo posible crear Nueva clase máquinas compactas, incluidos automóviles, barcos, etc. Introducción generalizada de electricidad, incluidos los métodos de su generación y uso en máquinas eléctricas.

Principios del siglo XX. Desarrollo de ingeniería radioeléctrica y radioelectrónica. Creación de transportadores de producción.

Mediados del siglo XX. La introducción de una amplia automatización de la producción, la creación de tecnología informática. Salida al espacio.

Finales del XX - principios del siglo XXI. Investigación en el campo de la bio y nanotecnología, que puede conducir a otra revolución en muchas áreas de la actividad humana.

También vale la pena una clase aparte equipamiento militar, que incluye todos dispositivos tecnicos y vehículos diseñados para mantener la capacidad de defensa y realizar operaciones de combate en tierra, mar, aire y espacio.

Varios dispositivos técnicos pueden aumentar significativamente la eficiencia y la productividad del trabajo, utilizar los recursos naturales de manera más racional y también reducir la probabilidad de error humano al realizar operaciones complejas.

1.1 Maneras de documentar

La fijación de información en medios materiales, como se desprende claramente de la definición de un documento, se lleva a cabo de manera artificial. El método de documentación se entiende como una acción o un conjunto de acciones que se utilizan en el proceso de registro de información. A medida que se desarrollaba la sociedad humana, el número de estos métodos aumentaba constantemente y se volvía cada vez más diverso.

Históricamente, la primera forma de documentar fue la forma descriptiva. Este método consiste en aplicar signos lingüísticos y signos de imagen a la superficie de un soporte material, generalmente con la ayuda de algún tipo de agente colorante. Primero, usando las herramientas de escritura más simples (stylus, kalam) VII-VIc. antes de Cristo

Los medios más simples están siendo reemplazados por plumas de ganso, pato y cuervo, la primera mención de ellos en el siglo VII. Sin embargo, ya en la antigua Roma aparecieron plumas hechas de bronce y cobre. En 1809, se patentó la primera pluma, cuyo inventor fue Friederik Folsch de Austria.

En 1938, el periodista húngaro Josef Laszlo Biro inventó el bolígrafo, en el que el "Bolígrafo Eterno" fue reemplazado por una bola que giraba libremente. En 1949 apareció el primer bolígrafo soviético. En la década de 1960-1970, en el proceso de mejora de la tinta para plumas estilográficas, comenzaron a aparecer rotuladores, rapidógrafos y rotuladores. El proceso de mejora y modificación de los mangos continúa. Las herramientas de escritura más simples siguen siendo los medios más comunes de documentación manual, textual y visual. Se caracterizan por la simplicidad de diseño, confiabilidad, variedad. Casi todos los que tienen que trabajar con documentos utilizan herramientas de escritura manual, pero su uso no proporciona una alta productividad en el proceso de documentación.

Entre la variedad de formas de documentar, podemos distinguir:

1. Grabación mecánica:

1.1. Perforación (así se crean documentos cuyas matrices (total o parcialmente) se denominan tecnotrónicas, legibles por máquina, audiovisuales;

1.2. Grabación de sonido analógico y mecánico. La grabación mecánica de sonido es un sistema mediante el cual se corta o extruye una ranura en un soporte de material en movimiento de acuerdo con las vibraciones del sonido grabado. La grabación mecánica de sonido es una grabación analógica típica de información;

2. Método fotoquímico (fotodocumentación);

3. Documentación cinematográfica;

4. manera electronica documentación. Documentación Electrónica.

5. Grabación y reproducción óptica (láser) y magneto-óptica de información;

6. Holografía;

La documentación puede llevarse a cabo no solo en lenguaje natural (documentación de texto), sino también en lenguaje artificial. En este caso, la información se procesa con la ayuda de computadoras electrónicas, codificada, es decir. aparece de una forma u otra forma estándar. Además, la misma información se puede codificar de diferentes formas y, por el contrario, se puede presentar información diferente de forma similar.

El hombre comenzó a recurrir a la codificación de la información durante mucho tiempo. Como se ha señalado correctamente en la literatura, la escritura y la aritmética ya no son más que sistemas para codificar el habla y la información numérica. Sin embargo, se dio un paso decisivo como resultado de la invención de la llamada codificación binaria, es decir codificar información usando solo dos caracteres: 0 y 1, llamados bits (del inglés bit - binary digit - un dígito binario). De esta manera, comenzó a realizarse la codificación de letras, números, otros signos y símbolos, así como imágenes y sonidos. Fue la codificación binaria la que se incorporó al diseño de las computadoras.

En el primer cuarto del siglo XX, se inventaron los tubos de vacío y se utilizaron ampliamente en la ingeniería de radio.

Como resultado, a finales de los años 30 y 40, en varios países del mundo, incluida la URSS, surgió la idea de crear computadoras controladas por programas. En nuestro país, la producción en serie de computadoras se inició en 1952.

Con la llegada de las computadoras, comenzó el rápido desarrollo de la automatización de los procesos de documentación de información, su transmisión, almacenamiento y uso. Los documentos en medios de máquina se están generalizando cada vez más, es decir, documentos creados utilizando medios materiales y métodos de registro que aseguran el procesamiento de información documentada por computadoras electrónicas.

Desde principios de la década de 1960, comenzaron a operar en la Unión Soviética los primeros sistemas informáticos diseñados para el procesamiento automatizado de información de gestión. A mediados de la década de 1980 ya existían en el país más de 6.000 sistemas de control automatizado. Esto condujo a la creación masiva de documentos de gestión en soportes de máquina. En 1982, se creó el primer almacenamiento de archivos de documentos legibles por máquina en la URSS.

Desde finales de la década de 1980 En nuestro país se inicia el uso generalizado de las computadoras personales. Hasta la fecha, en la mayoría de las organizaciones, instituciones y empresas, el trabajo con documentos se lleva a cabo principalmente con la ayuda de tecnologia computacional. Así, los documentos electrónicos han entrado con fuerza en el campo de la gestión documental. En la segunda mitad de la década de 1990, se empezó a utilizar el término "documento electrónico".

1.2 Tipos y tipos de documentos

Cualquier esfera de la actividad humana, de una forma u otra, está conectada con información documentada, es decir. información contenida en el documento. La información contenida en el documento tiene ciertas especificidades, expresadas en lo siguiente:

a) el documento es un portador de información social creado por una persona para uso en la sociedad;

b) el documento asume la presencia de información semántica (semántica), que es el resultado de la actividad intelectual humana. La presencia de contenido es una de las principales características distintivas de un documento. La información sin sentido no puede ser un documento;

c) la información se transmite discretamente, es decir, en forma de mensajes. Un mensaje fijado en algún soporte material se convierte en un documento. El documento se caracteriza por la integridad del mensaje. Un mensaje incompleto y fragmentario no puede ser un documento completo. La excepción son las obras literarias inacabadas, bocetos, bocetos, borradores, que caracterizan proceso creativo su creador (escritor, científico, artista);

d) como todo objeto que tiene carácter simbólico, el mensaje es un texto codificado. El sentido o significado del texto codificado solo puede entenderse conociendo sistema de signos codificar y decodificar información. Un mensaje fijo tiene una forma simbólica porque solo de esta forma se pueden transmitir conocimientos, emociones e influencias volitivas del autor (comunicador) en el mensaje, dando al lector (receptor) la oportunidad de decodificar y dominar el conocimiento relevante. La significación es una propiedad obligatoria de cualquier mensaje documental;

La Ley Federal "De la Información, Informatización y Protección de la Información" define el concepto de documento (información documentada) como información registrada en un soporte material con detalles que permitan identificarla. Este concepto es el más utilizado hoy en día.

Todos los documentos se dividen en dos grandes grupos según los tipos de actividades reflejadas en ellos. El primero son documentos sobre cuestiones generales y administrativas, es decir, sobre cuestiones de gestión general de la empresa (organización) y sus actividades productivas. Estos documentos pueden ser redactados por empleados de todos los departamentos de las empresas. El segundo grupo - documentos sobre funciones de gestión. Dichos documentos son compilados por empleados de las autoridades financieras, los departamentos de contabilidad, planificación, suministro y mercadeo, y otras unidades funcionales.

Los documentos se clasifican por título: oficios, órdenes, protocolos, actas, memorandos, contratos, etc. El diseño de todos estos documentos está unificado, pero en contenido pueden ser completamente diferentes:

En el lugar de compilación: interna (documentos compilados por empleados de esta empresa) y externa (documentos recibidos de otras empresas, organizaciones e individuos);

En forma: individual, cuando el contenido de cada documento tiene sus propias características (por ejemplo, notas), plantilla, cuando se imprime una parte del documento y se completa una parte al compilar, y típico, creado para un grupo de empresas homogéneas . Por regla general, todos los documentos estándar y de plantilla se imprimen de forma tipográfica o en duplicadores;

Por plazos: urgentes, que requieren ejecución en un plazo determinado, y no urgentes, para los que no se fija plazo;

Por origen: oficial, que afecte los intereses de una empresa, organización y personal, relativo a una persona determinada y siendo nominal;

Por tipo de registro: auténticos, copias, extractos, duplicados;

· mediante fijación: documentos escritos, gráficos, fotográficos, fílmicos, etc.

Considere los tipos de documentos con más detalle:

1. Documentos organizativos y legales. (OD) son la base legal para las actividades de la organización y contienen disposiciones basadas en las normas de derecho administrativo y vinculantes. Dichos documentos contienen reglas, normas, reglamentos, determinan el estado de la organización, su competencia, estructura, personal, composición oficial, el contenido funcional de la organización en su conjunto, sus divisiones y empleados, sus derechos de deber y otros aspectos. Los documentos organizativos y legales deben ser aprobados por un organismo autorizado: una organización matriz, el jefe de esta organización, un organismo colegiado (por ejemplo, reunión general accionistas, directorio, etc.)

Desde el punto de vista del período de vigencia, las OD son intemporales, son válidas hasta que sean canceladas o se aprueben nuevas (la excepción es dotación de personal que se desarrolla y aprueba anualmente). A medida que cambia la naturaleza de las actividades de la institución y la organización del trabajo, se pueden realizar cambios en la OD, para lo cual el gerente emite un documento administrativo (orden o instrucción). En caso de reorganización de actividades, se desarrollan y aprueban nuevos OD. El procedimiento para realizar cambios y su revisión depende del tipo de OD.

El texto de la mayoría de los OA consta de secciones con sus propios títulos y divididos en párrafos y subpárrafos, numerados números arábigos. En el proceso de elaboración de los OD, deberán someterse al procedimiento de aprobación y coordinación con todos los departamentos y personas interesadas, servicio legal, jefes adjuntos de la organización o uno de los adjuntos a cargo de la dirección pertinente de las actividades de la organización.

El DO incluye: el estatuto, la escritura de constitución, el reglamento sobre la organización, el reglamento sobre la unidad estructural, el reglamento sobre el órgano colegiado (consultivo) de la organización, el reglamento, la plantilla, la instrucción, el trabajo descripción.

Los documentos organizativos y legales se redactan en una hoja de papel estándar (formato A4) o en un formulario común (según el tipo de documento), siendo obligatorios los siguientes datos: nombre de la organización (el nombre de la unidad es también se indica si el documento es aprobado por el jefe de la unidad), nombre del tipo de documento, fecha, número del documento, título del texto, firma, sello de aprobación.

2. Documentos administrativos - Son documentos que registran las decisiones de carácter administrativo y organizativo de la organización. Estos documentos regulan y coordinan las actividades, permiten al órgano de administración garantizar la ejecución de las tareas que se le asignan. Independientemente de la forma organizativa y jurídica, la naturaleza y el contenido de las actividades de la organización, su competencia, estructura y otros factores, la dirección de cualquier organización tiene el derecho de llevar a cabo actividades ejecutivas y administrativas y, en consecuencia, emitir documentos administrativos. Los documentos administrativos contienen decisiones que van de arriba a abajo en el sistema de gestión: del órgano de gobierno a los administrados, del jefe de la organización a las divisiones estructurales y empleados. Son estos documentos los que implementan la controlabilidad de los objetos verticalmente.

En términos jurídicos, los documentos administrativos se refieren a actos jurídicos: expresan instrucciones específicas legalmente autorizadas de los sujetos de gestión. La especificidad de tales instrucciones se manifiesta en el hecho de que con la ayuda de documentos administrativos, se resuelven los problemas y cuestiones que surgen en el campo de la gestión; están dirigidas a instituciones específicas, unidades estructurales, funcionarios o empleados; ellos son hechos legales, provocando el surgimiento de relaciones administrativo-jurídicas específicas.

Dependiendo del alcance de su alcance, los documentos administrativos se dividen en:

· actos legales nivel federal - actos emitidos por el Presidente de la Federación Rusa, el Gobierno de la Federación Rusa, órganos del gobierno federal poder Ejecutivo(ministerios, comités, agencias, servicios, etc.);

· actos jurídicos en vigor a nivel de sujetos de la Federación Rusa - repúblicas, territorios, regiones, ciudades de importancia republicana de Moscú y San Petersburgo, regiones y distritos autónomos, así como entidades territoriales;

actos jurídicos de organizaciones, instituciones, empresas.

La base para la emisión de un documento administrativo puede ser:

la necesidad de implementar los actos legales legislativos, reglamentarios adoptados y otras decisiones de autoridades superiores y decisiones anteriores de esta organización;

· la necesidad de realizar sus propias actividades ejecutivas y administrativas, debido a las funciones y cometidos de la organización.

Los documentos reglamentarios pueden ser emitidos conjuntamente por varios órganos de gobierno.

Desde el punto de vista del procedimiento para resolver problemas (toma de decisiones), todos los documentos administrativos se dividen en dos grupos:

Documentos publicados en condiciones colegiadas;

Documentos emitidos bajo decisión única.

3. Información y documentos de referencia proporcionar información que impulse ciertas decisiones, es decir, iniciado las decisiones de gestión, le permiten elegir uno u otro método de gestión de la influencia. No contienen órdenes, no obligan a ejecutar órdenes. Los documentos de este sistema juegan un papel auxiliar en relación con los documentos organizativos, legales y administrativos. La peculiaridad de estos documentos es que van de abajo hacia arriba en el sistema de gestión: del empleado al jefe de la unidad, del jefe de la unidad al jefe de la organización, de la organización subordinada a la superior.

Con base en la resolución del titular, la información y los documentos de referencia pueden convertirse en la base para tomar algunas decisiones o preparar documentos administrativos.

Los documentos de información y referencia incluyen: un memorando, un memorando, una nota explicativa, una propuesta, una presentación, una declaración, todo tipo de correspondencia, un protocolo, un acto, un certificado, una conclusión, una revisión, un resumen, un lista, una lista.

Todos estos tipos de documentos se pueden crear en formato de documento electrónico.

1.3 Variedades de portadocumentos

En el mundo moderno, la información es el recurso más valioso, comparable solo con el tiempo. La información cumple múltiples tareas en la vida de la sociedad, proporcionando un impacto comunicativo de todos sus componentes, fijando, preservando y transmitiendo los conocimientos recibidos y acumulados. No obstante, la información juega un papel fundamental en la gestión. La información de gestión se registra en documentos. El documento como portador de información es recurso de información cuya gestión está encomendada a especialistas en documentos. Aquí hay algunas definiciones del concepto Información:

INFORMACIÓN- información sobre personas, objetos, hechos, eventos, fenómenos y procesos, independientemente de la forma de su presentación (este concepto es el más utilizado en la actualidad).

INFORMACIÓN- fijado por cualquier tipo de escritura o cualquier sistema de grabación de sonido, que contenga la totalidad o la mayor parte de la información verbal del documento.

Hasta la fecha, la Federación de Rusia ha acumulado enormes reservas de información concentrada en varias bases de datos y bancos de datos, en disquetes y CD-ROM y en otros soportes de información. Esta información se utiliza en todas partes: en bibliotecas, centros de información, museos, archivos, instituciones educativas y otras organizaciones.

La información en sí misma no es una característica suficiente del documento. El componente material es uno de los dos componentes necesarios y obligatorios del documento, sin los cuales éste no puede existir. El componente material del documento está determinado por el portador de información (portador material), un objeto material especialmente creado por una persona y destinado a registrar, almacenar y transmitir información. La existencia de un documento fuera del soporte material es imposible.

Un portador de información (portador de información) es cualquier objeto o medio material que contiene (transporta) información y es capaz de almacenarla en su estructura durante bastante tiempo.

Los medios de almacenamiento se utilizan para registrar, almacenar, leer, transmitir y distribuir información.

Considere la clasificación de los portadores de información:

Para el propósito principal

1. Propósito general (como papel);

2. Especializado (solo para grabación digital);

Por el número de ciclos de escritura

1. Para entrada única

2. Para grabación múltiple

Por durabilidad

1. Para almacenamiento a corto plazo (acumulación)

2. Para almacenamiento a largo plazo

El tipo más común son los soportes basados ​​en papel. La mayoría de los documentos modernos que funcionan en la sociedad están hechos en papel o sustitutos del papel. Se llaman de papel, es decir, que tienen un soporte de papel.

En estos medios, la información se muestra en forma de símbolos e imágenes. Dicha información se clasifica como información documentada y representa varios tipos de documentos.

Los documentos en papel incluyen documentos comerciales, documentación científica y técnica, libros, revistas, periódicos, manuscritos, mapas, notas, publicaciones de arte, cintas perforadas, tarjetas perforadas, etc.

El papel cumple con muchos requisitos: es relativamente fácil de fabricar, asequible, moderadamente duradero, se almacena durante mucho tiempo y facilita el registro de información. La cualidad más valiosa del papel: le permite replicar información. La difusión masiva de información a través de la imprenta sólo fue posible gracias a la producción industrial de papel.

La aparición de medios artificiales basados ​​en polímeros (goma laca, polivinilcromo, semiconductores, biomasa) ha añadido a la diversidad de especies documentos capaces de transmitir voz sonora, música, imágenes en movimiento y tridimensionales. Se crearon registros, películas magnéticas, películas fotográficas y cinematográficas, discos magnéticos y ópticos, portadores materiales de dicha información que no se pueden registrar en papel.

Los documentos de película polimérica incluyen: documentos fílmicos (cine, dia-, película de video), documentos fotográficos (película de transparencias, microfilm, microtarjeta, microficha), documentos fonográficos (fonogramas magnéticos para grabar imágenes y sonido), documentos para uso en computadoras (perforados cintas).

El grupo de documentos de placa de polímero consta de: un disco magnético flexible, una tarjeta magnética, un disco de gramófono flexible y rígido, un disco óptico, tanto duro como blando.

La transferencia de información documentada en el tiempo y el espacio está directamente relacionada con las características físicas de su soporte material. Los documentos, al ser un producto social masivo, tienen una durabilidad relativamente baja. Durante su funcionamiento en el entorno operativo y especialmente durante el almacenamiento, están expuestos a numerosas influencias negativas debido a cambios de temperatura, humedad, bajo la influencia de la luz, procesos biológicos, etc.

Por tanto, no es casualidad que el problema de la durabilidad de los soportes materiales de información haya llamado en todo momento la atención de los participantes en el proceso de documentación. Ya en la antigüedad, existía el deseo de registrar la información más importante sobre materiales relativamente duraderos como la piedra y el metal.

En el proceso de documentación, existía el deseo de utilizar pinturas y tintas duraderas y de alta calidad.

Sin embargo, al resolver el problema de la durabilidad, una persona tuvo que lidiar de inmediato con otro problema, que era que los medios de almacenamiento duraderos eran, por regla general, más caros. Por lo tanto, constantemente teníamos que buscar la relación óptima entre la durabilidad del soporte de información material y su costo. Este problema sigue siendo muy importante y relevante.

Considere un dispositivo de almacenamiento como un tipo de medio de almacenamiento.

Un dispositivo de almacenamiento (memoria) es un soporte de información destinado a registrar y almacenar datos. El funcionamiento de un dispositivo de almacenamiento puede basarse en cualquier efecto físico que lleve al sistema a dos o más estados estables. la memoria se puede clasificar récord de estabilidad sobre el:

· Memoria de sólo lectura (ROM) cuyo contenido no puede ser modificado por el usuario final (por ejemplo, CD-ROM). La ROM en el modo operativo solo permite leer información;

· Memoria grabable (PROM) en la que el usuario final puede escribir información una sola vez (por ejemplo, CD-R);

· Memoria regrabable (PEPROM) (por ejemplo, CD-RW);

· La memoria de acceso aleatorio (RAM) proporciona un modo de grabación, almacenamiento y lectura de información en el proceso de su procesamiento. La memoria RAM (SRAM) rápida pero costosa se basa en flip-flops, las variedades de RAM más lentas pero más económicas: la memoria dinámica (DRAM) se basa en condensadores. En ambos tipos de memoria, la información desaparece después de desconectarse de la fuente actual.

Por tipo de acceso La memoria se divide en:

· Dispositivos con acceso serial (por ejemplo, cintas magnéticas);

· Dispositivos de acceso aleatorio (RAM) (por ejemplo, memoria de acceso aleatorio);

· Dispositivos con acceso directo (por ejemplo, discos duros magnéticos);

· Dispositivos con acceso asociativo (dispositivos especiales para mejorar el rendimiento de la base de datos).

Por construcción geométrica :

disco (discos magnéticos, ópticos, magneto-ópticos);

cinta (cintas magnéticas, cintas perforadas);

Tambor (tambores magnéticos);

tarjeta (tarjetas magnéticas, tarjetas perforadas, tarjetas flash, etc.)

placas de circuito impreso (tarjetas DRAM).

Según el principio físico:

1. perforado (con agujeros o recortes):

Tarjeta;

cinta perforada;

2. con grabación magnética:

núcleos de ferrita;

Discos magnéticos (duros y flexibles);

cintas magnéticas;

Tarjetas magnéticas;

3. óptico:

4. Magnetoóptico

5. Uso de la acumulación de carga electrostática en dieléctricos (cargadores de capacitores, tubos de rayos catódicos de almacenamiento);

6. Uso de efectos en semiconductores (EEPROM, memoria flash);

7. Sonido y ultrasonidos (líneas de retardo);

8. usando superconductividad (elementos criogénicos), etc.

Según la forma de la información registrada, se distinguen dispositivos de almacenamiento analógicos y digitales.

Los dispositivos de almacenamiento digital son dispositivos diseñados para registrar, almacenar y leer información presentada en un código digital.

Hablando de un documento electrónico, es necesario tener en cuenta los formatos de estos documentos. Un formato de documento electrónico es un formato de archivo que contiene información textual y audiovisual en forma codificada. Los formatos de texto se utilizan para crear textos utilizando procesadores de texto.

DOC para ver y editar el texto del documento

Formato PDF para mostrar un documento en una forma idéntica

RTF está diseñado para ver documentos, editarlos en varias versiones de productos de software.

2. Medios técnicos modernos utilizados para crear y procesar documentos

Las herramientas utilizadas para crear y procesar documentos son, a su vez, herramientas de procesamiento de información, se pueden dividir en dos grandes grupos. Este principal Y auxiliar instalaciones.

Los medios auxiliares son equipos que aseguran la operatividad de los activos fijos, así como equipos que facilitan y hacen más cómoda la labor directiva. A SIDA el procesamiento de información incluye equipo de oficina y medios preventivos y de reparación. El equipamiento de oficina está representado por una gama muy amplia de herramientas, desde papelería, a los medios de entrega, reproducción, almacenamiento, búsqueda y destrucción de datos básicos, medios de conexión industrial y así sucesivamente, lo que hace que el trabajo de un gerente sea conveniente y cómodo.

Los activos fijos son herramientas para el procesamiento automatizado de la información. Se sabe que para la gestión de ciertos procesos se requiere cierta información de gestión que caracteriza los estados y parámetros procesos tecnológicos, cuantitativa, costo y indicadores laborales producción, suministro, comercialización, actividades financieras, etc. Los principales medios de procesamiento técnico incluyen: medios de registro y recopilación de información, medios de recepción y transmisión de datos, medios de preparación de datos, medios de entrada, medios de procesamiento de información y medios de visualización de información. A continuación, todas estas herramientas se discuten en detalle.

· La obtención de información primaria y el registro es uno de los procesos laboriosos. Por lo tanto, es muy utilizado dispositivos para la medición mecanizada y automatizada, recolección y registro de datos. La gama de estos fondos es muy amplia. Éstas incluyen: balance electrónico, variedad de contadores, marcadores, caudalímetros, cajas registradoras, contadoras de billetes, cajeros automáticos y mucho más. Esto también incluye varios registradores de producción diseñados para redactar y registrar información sobre transacciones comerciales en medios de máquina.

· Medios de recepción y transmisión de información. La transferencia de información se refiere al proceso de envío de datos (mensajes) de un dispositivo a otro. Se denomina red a un conjunto de objetos que interactúan formado por dispositivos de transmisión y procesamiento de datos, que combinan dispositivos diseñados para transmitir y recibir información. Proporcionan intercambio de información entre el lugar de su origen y el lugar de su procesamiento. La estructura de los medios y métodos de transmisión de datos está determinada por la ubicación de las fuentes de información y las instalaciones de procesamiento de datos, el volumen y el tiempo de transmisión de datos, los tipos de líneas de comunicación y otros factores. Los medios de transmisión de datos están representados por estaciones de abonado (AP), equipos de transmisión, módems, multiplexores.

· Herramientas de preparación de datos representado por dispositivos para preparar información en medios de máquinas, dispositivos para transferir información de documentos a medios, incluidos dispositivos informáticos. Estos dispositivos pueden ordenar y corregir.

· Herramientas de entrada sirven para percibir datos de los medios de la máquina e ingresar información en los sistemas informáticos

· Herramientas de procesamiento de información juegan un papel importante en el complejo de medios técnicos de procesamiento de información. Las herramientas de procesamiento incluyen computadoras, que a su vez se dividen en cuatro clases: micro, pequeñas (mini); grandes y supercomputadoras. Microordenador Hay dos tipos: universales y especializados. Tanto los universales como los especializados pueden ser multiusuario: computadoras potentes equipadas con varios terminales y que funcionan en modo de tiempo compartido (servidores) y de un solo usuario (estaciones de trabajo) que se especializan en realizar un tipo de trabajo.

computadoras pequeñas– trabajar en modo de tiempo compartido y en modo multitarea. Su lado positivo es la confiabilidad y la facilidad de operación.

Mainframes– (granjas principales) se caracterizan por una gran cantidad de memoria, alta tolerancia a fallas y rendimiento. También se caracteriza por una alta fiabilidad y protección de datos; la capacidad de conectar una gran cantidad de usuarios.

supercomputadora- estas son poderosas computadoras multiprocesador con una velocidad de 40 mil millones de operaciones por segundo.

Servidor- una computadora dedicada a procesar solicitudes de todas las estaciones de la red y proporcionar a estas estaciones acceso a los recursos del sistema y distribuir estos recursos. El servidor universal se llama - aplicación de servidor. Los servidores potentes se pueden atribuir a computadoras pequeñas y grandes. Ahora los servidores Marshall son los líderes, y también hay servidores Cray (64 procesadores).

· Medios de visualización de la información. se utiliza para enviar resultados de cálculo, datos de referencia y programas a medios de máquina, impresión, pantalla, etc. Los dispositivos de salida incluyen monitores, impresoras y trazadores.

Monitor- Este es un dispositivo diseñado para mostrar información ingresada por el usuario desde el teclado o salida por una computadora.

Impresora- Este es un dispositivo para la salida de texto e información gráfica en papel.

Trazador- Este es un dispositivo para imprimir dibujos y diagramas de gran formato en papel.

2.1 Formas y medios de modificar, reproducir y procesar físicamente los documentos

En relación con el uso generalizado de herramientas para cambiar, replicar y procesar físicamente documentos directamente en el campo de la gestión, en varias oficinas y organizaciones, dichas herramientas comenzaron a denominarse "equipo de organización de oficina" (equipo de oficina): herramientas técnicas utilizadas para la mecanización. y automatización de obras gerenciales y de ingeniería.

El equipo de oficina para la oficina de una empresa de renombre puede incluir, por ejemplo, dispositivos y equipos tales como una computadora personal, una máquina de organización, máquinas de escribir, teléfonos y radioteléfonos, mini-PBX, centralita del director, intercomunicador telefónico con altavoz, sistema de buscapersonas, teletipo, máquina de fax, copiadora, risógrafo, grabadoras de voz, equipo de proyección, máquina de direccionamiento, máquina de marcado, laminadora, estampadora, trituradora de documentos, abridor de sobres, grapadora de documentos, equipo de archivo, estantes y archivadores, caja fuerte, carro, correo neumático, etc. .

El equipo de oficina en un sentido amplio puede incluir cualquier dispositivo, dispositivo, herramienta y dispositivo técnico, máquina, mobiliario, etc., desde lápices y sacapuntas para ellos hasta computadoras y sistemas.

En un sentido más estricto, los equipos de oficina a menudo se entienden solo como medios técnicos utilizados en el trabajo de oficina para crear documentos de información en papel, copiar, reproducir, procesar, almacenar, transportar y comunicaciones administrativas y de gestión.

Describiremos parte de la información histórica asociada con la aparición de equipos de oficina y sus "predecesores", así como también describiremos los métodos de copia y reproducción de documentos.

Para facilitar y agilizar el proceso de copiado a principios del siglo XIX se empezó a utilizar el papel carbón (“carbon paper”). “Un dispositivo para recibir copias de cartas y documentos” fue patentado en 1806 por el inglés R. Wedgwood. En el dispositivo que inventó, el papel delgado se empapó en tinta azul y luego se secó entre dos hojas de papel secante. El "papel carbón" obtenido de esta manera podría colocarse debajo de una hoja de papel al escribir y recibir una copia de la misma. La producción en masa de máquinas de escribir que comenzó a fines del siglo XIX condujo a la aparición del papel carbón negro, de calidad cercana al moderno. Su uso permitió hacer varias copias del documento. Se inventó un papel carbón de polietileno, lo que le permite obtener 15-20 impresiones claras al mismo tiempo. Actualmente, para la impregnación de papeles carbón se utilizan aproximadamente los mismos tintes que en la fabricación de cintas de máquina de escribir.

El progreso científico y tecnológico condujo a la invención en los siglos XIX y XX de una serie de tecnologías originales de copia y replicación y los correspondientes medios de reprografía (del latín re - un prefijo que indica una acción repetida, produzco - produzco y el griego grapho - Dibujo, escribo, dibujo - un nombre generalizado procesos de copia de documentos) e impresión operativa. Los métodos más comunes de copia durante este período incluyeron los siguientes:

La fotografía es uno de los métodos más antiguos de copia. Brinda alta calidad, pero es costoso y requiere mucho tiempo debido a la complejidad del proceso de procesamiento de materiales fotográficos. El fotocopiado se realiza tanto con cámaras convencionales como con el uso de equipos fotográficos especiales. En particular, a fines del siglo XX, se inventó en Rusia una cámara de archivo de restauración, que permite copiar los textos de documentos que antes se consideraban irrecuperables. Con su ayuda, por ejemplo, fue posible leer 18 hojas de pergamino descubiertas durante las excavaciones en el Kremlin en 1843.

Una variación de la fotocopia es la microfotocopia (microfilmación), la producción de microformas mediante un método fotográfico, es decir, copias reducidas (de 7 a 150 veces) de documentos. Una variedad de microcopias es microficheting: la grabación fotográfica de información en una película fotográfica plana de tamaño A6 estándar (105 * 148 mm) se reduce 24 veces con la ayuda de la óptica y se fija en una microficha en forma de celda pequeña. Un total de 98 imágenes en miniatura de páginas normales de texto se colocan en una microficha estándar. Sin embargo, se han desarrollado tecnologías que permiten colocar imágenes de hasta 270 páginas en microfichas.

Los equipos actualmente disponibles para el registro y reproducción de información mediante microfichas permiten filmar texto impreso en microfichas con una productividad de 1500-2000 documentos por hora (15 microfichas). Cabe señalar que la lectura de microfichas solo es posible con la ayuda de un equipo de aumento.

El método diazográfico (blueprinting) se usa generalmente cuando se copian dibujos y documentación técnica de gran formato en papel diazo especial fotosensible (a los rayos ultravioleta); por primera vez, tales copias se obtuvieron en Gran Bretaña en 1842.

La copia termográfica (termografía) se realiza con la ayuda de copiadoras térmicas en papel termoendurecible especial, o mediante papel de copia térmica en papel normal. Se basa en el principio de irradiar el papel con una intensa corriente de rayos infrarrojos térmicos que producen un calentamiento local, que luego se transfiere al papel termoestable;

La copia electrográfica (xerografía) fue propuesta por primera vez por el ruso E.E. Gorin en 1916. Actualmente es el más común. Este método le permite copiar de forma rápida, eficiente y relativamente económica Documentos requeridos. Además, en el proceso de copiar, escalar y editar documentos es posible.

Copia electrográfica digital (copia digital). Una copiadora digital le permite copiar no solo de manera rápida y eficiente, sino también obtener copias mejores que el original. Sin embargo, en el proceso de gestión, muy a menudo es necesario duplicar documentos con una tirada de 50-100 o más copias. Desde la década de 1980, la serigrafía electrónica (risografía) se ha convertido en el método más prometedor de impresión operativa. Se lleva a cabo con la ayuda de duplicadores digitales: risógrafos y duplicadores. Permiten la duplicación directamente desde el ordenador a una velocidad de hasta 130 impresiones por minuto.

Para la reproducción masiva de documentos se utilizan diversos métodos de impresión, siendo los más avanzados la tipografía y la impresión en huecograbado, utilizados para la reproducción masiva de libros, folletos y otros productos impresos. La necesidad, hoy, de tener información, de estar al tanto de todos los casos, nuevos productos hace que una persona invente nuevas tecnologías que permitan multiplicar, replicar, procesar la información documentada. Toda esta técnica organizativa constituye la base material de los sistemas de gestión progresiva. El uso débil de equipos de oficina en la gestión conduce a una disminución de la productividad laboral y la eficiencia del trabajo del personal directivo, a retrasos inaceptables en la resolución de problemas operativos y, a menudo, a decisiones incorrectas debido a la falta de información necesaria y a otras consecuencias negativas.

2.2 Instalaciones de telecomunicaciones

documento documentación telecomunicaciones información

Una red de área local (LAN, local area network; English Local Area Network, LAN) es una red de computadoras que generalmente cubre un área relativamente pequeña o un pequeño grupo de edificios (hogar, oficina, empresa, instituto). también hay redes locales, cuyos nodos se encuentran separados geográficamente a distancias superiores a los 12.500 km (estaciones espaciales y centros orbitales). A pesar de tales distancias, tales redes todavía se clasifican como locales.

La mayoría de las veces, el término "Redes de área local" LAN se entiende literalmente, es decir, es una red que tiene tamaños locales pequeños y conecta computadoras muy juntas, pero por otro lado, algunas LAN, como una red, conectan una pequeña cantidad de computadoras, pero las capacidades limitantes de las redes locales modernas le permiten conectar decenas de miles de computadoras. Algunos autores definen LAN como un sistema para la conexión directa de muchos ordenadores, lo que implica que la información se transmite de ordenador a ordenador sin intermediarios y a través de un único entorno.

La LAN se puede definir con mayor precisión como una red que permite al usuario ignorar la conexión; de hecho, las computadoras conectadas por la LAN forman una sola computadora virtual. Los recursos de los cuales están disponibles para todos los usuarios de la red, de aquí se deduce que la tasa de transferencia a través de la red local debe crecer a medida que crece el rendimiento de la PC, en este momento la velocidad mínima de LAN es de 100 megabits por segundo. También requiere un bajo nivel de errores en la transmisión de información y la capacidad de la red para trabajar de manera estable a cargas máximas. No es raro que todavía se distinga una clase de redes: las redes urbanas o regionales MAN (Metropolitanareanetwork) tienen una naturaleza más cercana a las redes globales, pero la estructura interna recuerda más a una red local.

Junto con todas las redes utilizadas, hay una serie de desventajas:

1. La red requiere costos de material adicionales, a veces significativos, para la compra de equipos, software, tendido de cables de conexión y capacitación del personal.

2. La red requiere la contratación de un administrador de red que se encargue de monitorear el funcionamiento de la red, su modernización, administrar el acceso a los recursos. Las redes grandes requieren un equipo de administradores.

3. La red limita la capacidad de mover las computadoras, ya que en este caso se requiere la reubicación del cable.

4. La red es un entorno excelente para la propagación de virus, lo que genera costos financieros adicionales para los programas antivirus.

5. La red aumenta drásticamente la posibilidad de acceso no autorizado a la información, la protección de la información requiere un conjunto de medidas organizativas y técnicas.

Estos son los conceptos básicos de la teoría de redes.

1. Suscriptor (nodo, host, estación): un dispositivo conectado a la red y que participa activamente en el intercambio de información. Muy a menudo, el suscriptor es una computadora personal (PC). También puede ser una impresora de red o cualquier otro dispositivo periférico.

2. Servidor: un suscriptor que proporciona sus recursos a otros suscriptores, pero no los utiliza. Por lo tanto, sirve a la red.

Puede haber varios servidores en la red, no es en absoluto necesario que el servidor sea el ordenador más potente. Los servidores son dedicados o no dedicados. Servidor dedicado: se ocupa solo de las tareas de red. No seleccionado: también realiza otras tareas.

3. Cliente: un suscriptor de la red que solo usa los recursos de la red, pero no los proporciona él mismo.

4. Computadora cliente, también llamada estación de trabajo.

Cada computadora puede ser un servidor y un cliente al mismo tiempo. El término servidor y cliente a menudo se entiende no como las computadoras en sí, sino como las aplicaciones de software que se ejecutan en ellas. En este caso, las aplicaciones que otorgan recursos al servidor y la aplicación que consume recursos, a los clientes.

2.3Comunicaciones móviles

Para transferir información, no solo se utilizan redes locales, sino también comunicaciones móviles.

Actualmente usando comunicaciones móviles es una parte integral de la vida cotidiana. Considere los principales estándares de comunicación móvil:

GSM (Sistema Global para Comunicaciones Móviles - el sistema mundial de comunicaciones móviles) es el estándar de comunicaciones móviles más común en el mundo (82% de suscriptores móviles en 212 países). La mayoría de las redes GSM operan en 900 y 1800 MHz, en algunos países de América se utilizan 850 y 1900 MHz. En su forma pura, el canal se usa para brindar servicios de voz, ya que la tasa de transferencia de datos es de solo 13 Kbps; esto solo es suficiente para transmitir voz (que es preprocesada por códecs), enviar mensajes de texto e intercambiar información de servicios.

GPRS (General Packet Radio Service - un canal de radio de paquetes de datos) es un complemento tecnológico sobre una red GSM que le permite transferir datos a velocidades de hasta 120 Kbps (clase 32, cuando se usan 6 canales simultáneamente). La ventaja es que los datos transmitidos, como en el caso de GSM, no ocupan todo el canal, sino que utilizan solo una parte del mismo, a la que se le asigna una determinada frecuencia. Se reservan 20 Kbps para cada canal. Sin embargo, la cantidad de canales asignados está determinada no solo por el teléfono, sino también por la estación base que, cuando se establece una conexión, asigna una cierta cantidad de canales para la transmisión de datos, según la carga. La velocidad media es de unos 50-60 Kbps.

EDGE (Enhanced Data Rates for GSM Evolution - canal de transmisión de datos avanzado, desarrollo de GSM) es una tecnología especialmente desarrollada para aumentar la velocidad de transferencia de datos y aumentar la confiabilidad de la conexión. El segundo nombre de EDGE es E-GPRS (GPRS mejorado - GPRS avanzado). Teniendo en cuenta que la tecnología es aún más cercana en velocidad a las redes de segunda generación a las capacidades de las redes 3G, se acostumbra referir a EDGE a las redes de 2,75 generaciones. Cuando se usa EDGE, la tasa de transferencia de datos teóricamente máxima posible es de 473,6 Kbps (los 8 canales más rápidos de 59,2 Kbps se usan simultáneamente), en la práctica, la velocidad suele ser 2-3 veces menor (dependiendo de la cantidad de canales utilizados). y sus velocidades). En promedio, la velocidad efectiva es de 180 Kbps.

UMTS (Sistema Universal de Telecomunicaciones Móviles - sistema universal de telecomunicaciones móviles) es un formato de comunicación de tercera generación, que es una evolución de GSM utilizando los principios de frecuencia y división de código de canales. Teóricamente, la velocidad de transferencia de datos máxima posible en una red UMTS es de 14 Mbps. Hasta ahora, en la práctica, los suscriptores deben contentarse con velocidades de 384 Kbps a 3,6/Mbps (cuando se utiliza HSDPA, High Speed ​​​​Download Packet Access, una tecnología especial para la descarga de datos a alta velocidad). La principal característica de este tipo de redes es la posibilidad de realizar videollamadas. En Europa, las redes UMTS suelen utilizar 2100 MHz para descargar y 1900 MHz para enviar datos. En Estados Unidos, según el operador, se utilizan otras frecuencias, por ejemplo, 1700 MHz.

CDMA (Acceso múltiple por división de código - tecnología de acceso múltiple por división de código) es un estándar de comunicación GSM alternativo. La velocidad de transferencia de datos aquí es casi la misma: 14 Kbps. Rasgo distintivo es que varios dispositivos pueden operar a la misma frecuencia, a cada uno de los cuales se le asigna su propia número único. El estándar CDMA es utilizado por aproximadamente el 15% de los suscriptores móviles en el mundo. Este estándar de comunicación fue desarrollado por Qualcomm y se utiliza principalmente en América y Asia. Para el funcionamiento del estándar CDMA se utilizan frecuencias de 800 y 1900 MHz.

CDMA2000 1x: desarrollo del estándar CDMA, es un enlace intermedio entre redes de la segunda y tercera generación del formato CDMA. La velocidad máxima es de 144 Kbps. Las frecuencias utilizadas incluyen 450, 700, 800, 900, 1700, 1800, 1900 y 2100 MHz.

CDMA Ev-DO (Evolution Data Optimized - transmisión de datos evolutiva optimizada) es un estándar de transmisión de datos de radio de telecomunicaciones, que se usa con mayor frecuencia para el acceso a Internet de banda ancha y alta velocidad. Hay varias modificaciones del estándar: Básico - Revisión 0 - que proporciona una tasa de transferencia de datos de 2,4 Mbps, pero al mismo tiempo la velocidad de descarga supera significativamente la velocidad de envío de datos a la red; Advanced - Revisión A - proporciona una velocidad de 3,1 Mbps y la misma tasa de datos para recibir y transmitir datos, lo que permite videollamadas bidireccionales; Teórico - Revisión B - proporciona una tasa de transferencia de datos de 14,7 Mbps (3 canales de 4,9 Mbps).

2.4 Fax

El principio de funcionamiento de los faxes modernos.

El telefax es un dispositivo electromecánico que consta de un escáner, módem, impresora, motor y engranajes. El motor y los engranajes son responsables de la alimentación normal de papel en el escáner y la impresora. El escáner lee la imagen del documento, la digitaliza y transmite la información al módem. El módem convierte las señales digitales en una secuencia de señales moduladas y las transmite a otra máquina de fax a través de una línea telefónica regular. El módem de recepción de fax vuelve a convertir esta secuencia en digital y la envía a la impresora. La impresora imprime la imagen en papel térmico especial de acuerdo con la información recibida.

Desventajas del fax

Susceptibilidad a un desgaste mecánico significativo. Con el uso frecuente, el escáner de fax se obstruye con el polvo y la suciedad de los documentos que se leen. engranajes de plastico desgastar. Todo esto conduce a la alimentación torcida y desigual de los documentos legibles en el escáner y del papel térmico en la impresora. Por lo tanto, la calidad de los documentos transmitidos y recibidos se deteriora significativamente.

Imposibilidad de trabajo automatizado. Es difícil enviar documentos a un gran número de destinatarios por telefax normal. La secretaria se ve obligada a marcar números manualmente, devolver la llamada si el destinatario está ocupado o si falla la transferencia.

Uso ineficiente del costoso papel térmico. La mayoría de las máquinas de fax imprimen todos los mensajes recibidos (incluidos aquellos que no contienen información útil) en un papel térmico especial y costoso. Además del alto precio, este papel tiene otro inconveniente importante: la imagen inevitablemente se desvanece con el tiempo. Por lo tanto, es necesario realizar una copia de seguridad de todos los mensajes importantes para su almacenamiento.

Nuevo equipo de fax

El volumen de información transmitida a través de líneas telefónicas convencionales aumenta constantemente. En primer lugar, esto se aplica a los mensajes de fax. Por lo tanto, hoy en día, muchos usuarios están interesados ​​​​en comprar no simples faxes independientes que realizan funciones estrictamente definidas, sino sistemas más avanzados que le permiten automatizar el proceso de recepción, procesamiento y envío de mensajes de fax y eliminar las deficiencias observadas.

La idea de usar una computadora personal para crear tales sistemas integrados se realizó por primera vez en 1985, cuando GammaLink lanzó la primera placa de facsímil de computadora. Esto hizo posible conectar una línea telefónica directamente a una computadora y convertirla en un telefax poderoso y versátil. Hoy en día, las placas de facsímil de computadora son producidas por gran cantidad fabricantes Sus productos, que difieren en algunas funciones, tienen el mismo propósito: automatizar el proceso de transmisión, recepción y distribución de mensajes de fax intercambiados a través de líneas telefónicas convencionales.

Los tableros de facsímil de teléfono de computadora son parte integral industria de la telefonía informática (CT). Su costo puede variar de 50 dólares. (para tarjetas de fax-módem ordinarias de baja velocidad, cuyas capacidades y características, por regla general, dejan mucho que desear) hasta 5000-7000 dólares. (para placas de facsímil especiales, que se crearon utilizando los últimos logros y que son capaces de transmitir diversa información a una velocidad de 14.400 bps simultáneamente a través de 12 líneas telefónicas. Los sistemas basados ​​en una PC que utilizan dichas placas tienen una serie de ventajas significativas sobre el fax convencional maquinas

Facilidad de uso. Integrar una PC con la red telefónica y dotarla de capacidades de telefax permite a los usuarios recibir, procesar y enviar mensajes de fax sin salir de sus computadoras.

Uso eficiente de las líneas telefónicas. Un sistema de fax basado en PC proporciona comunicación eficiente a través de una pequeña cantidad de líneas telefónicas, reemplazando muchas máquinas de fax independientes, cada una de las cuales requiere una línea separada.

Alta calidad de la imagen transferida. Cualquier documento de un editor de texto o gráficos puede enviarse como un mensaje de fax de alta calidad. Para hacer esto, con la ayuda de un software especial, se convierte al formato utilizado por la tarjeta de fax para enviar mensajes. De esta manera, se garantiza una alta calidad de imagen, ya que el documento no puede "estropearse" por una mala calidad de impresión de la impresora, escáneres de fax sucios o mal funcionamiento en el mecanismo de alimentación de papel.

Mantener la confidencialidad de los mensajes recibidos. A diferencia de los faxes convencionales, que imprimen todos los mensajes entrantes en un solo rollo de papel, los sistemas CT los reciben y almacenan en directorios de usuarios personales, cuyo acceso está limitado por una contraseña. Por lo tanto, la visualización está completamente excluida. documentos importantes extraños

Además, el uso de una PC para controlar el funcionamiento de las tarjetas de facsímil permite la implementación de muchos algoritmos útiles y convenientes: aplicaciones CT. Muchos de ellos brindan la capacidad de automatizar completamente el proceso de intercambio de mensajes de fax. Las aplicaciones CT más utilizadas son FAX SERVER, FAX ON DEMAND y FAX BROADCAST. El uso de un servidor de fax minimiza el tiempo y los costos de materiales al recibir y enviar mensajes de fax. Fax on Demand le permite automatizar el proceso de proporcionar a los suscriptores los documentos solicitados con frecuencia. El envío por fax simplifica enormemente el trabajo del personal a la hora de enviar por correo un número grande diferentes documentos a un gran número de destinatarios.

2.5 Conexión de módem

Sin un módem, un sistema de comunicaciones electrónicas es impensable. Este dispositivo te permite adentrarte en el fascinante, y hoy, utilizando los últimos inventos del mundo de las telecomunicaciones, ya y simplemente vital, el mundo de los flujos de información, bases electronicas datos, correo electrónico, directorios electrónicos, tablones de anuncios electrónicos y mucho más. Las posibilidades de recibir e intercambiar información usando módems ya son difíciles de sobreestimar hoy, y no podemos ni imaginar lo que nos espera mañana. Un correo electrónico enviado por e-mail a cualquier parte del mundo llegará al destinatario en menos de dos horas. Podemos colocar cualquier anuncio o publicidad en el sistema de teleconferencia de su red de correo electrónico y todo el mundo conocerá esta información en un día. Usando un módem, puede, por ejemplo, conectarse directamente desde Moscú a un servidor en Nueva York y trabajar con las bases de datos de información que contiene. Finalmente, podemos enviar un fax. Ya hoy en día, ni una sola oficina de corretaje de buena reputación puede prescindir de la recepción y transmisión rápidas de información utilizando canales de comunicación por computadora y, como resultado, módems.

Explique qué es un módem y cómo funciona. Cuando se utiliza una computadora para intercambiar información a través de la red telefónica, se necesita un dispositivo que pueda recibir la señal de la red telefónica y convertirla en información digital. A la salida de este dispositivo se somete la información a MODULACIÓN ya la entrada a DEMODULACIÓN, de ahí el nombre de MÓDEM. El propósito del módem es reemplazar la señal proveniente de la computadora (una combinación de ceros y unos) con una señal eléctrica con una frecuencia correspondiente al rango de operación de la línea telefónica. El módem divide el canal acústico de esta línea en bandas de baja y alta frecuencia. La banda de baja frecuencia se utiliza para la transmisión de datos y la banda de alta frecuencia para la recepción. Hay muchas formas de codificar información, las más famosas son el método FSK (Frequency SNift Keying) para velocidades de transmisión de hasta 300 baudios (baud es una unidad de velocidad de transferencia de información igual a 1 bit/s) y el método PSK ( PHase SNift Keying) para módems más rápidos, velocidad de transmisión de hasta 2400 baudios.

FSK utiliza cuatro frecuencias dedicadas. Al transmitir información, una señal con una frecuencia de 1070 Hz se interpreta como un cero lógico y una señal con una frecuencia de 1270 Hz se interpreta como una unidad lógica. Al recibir, el cero corresponde a una señal de 2025 Hz y el uno corresponde a 2225 Hz.

PSK utiliza dos frecuencias: 2400 Hz para transmisión de datos, 1200 Hz para recepción. Los datos se transmiten en dos bits, mientras que la codificación se lleva a cabo cambiando la fase de la señal. Los siguientes cambios de fase se utilizan para la codificación: 0 grados para una combinación de bits 00,90 grados para 01,180 grados para 10,270 grados para 11.

También existen otros tipos de modulación (DPSK, QAM, TCM). El módem se fabrica en forma de dispositivo externo, que se conecta a una línea telefónica con una salida y un puerto COM de computadora estándar con la otra (conector RS232 según las recomendaciones CCITT V. 24), o en forma de un común placa de circuito impreso, que está instalado en el bus común de la computadora. Las variantes internas de los módems se pueden adaptar a los buses ISA y PCI regulares.

Consideremos algunos estándares de operación de módems.

Los más difundidos son los llamados módems compatibles con HAYES, llamados así por el fabricante de uno de los primeros módems. Dichos módems usan comandos AT (de la palabra inglesa ATtention), compatibles con Hayes Smartmodem. Además del conjunto de comandos estándar para todos los módems compatibles con Hayes, cada fabricante ofrece individualmente al usuario una amplia gama de comandos específicos que son válidos solo en los modelos de esta compañía (por ejemplo, USRobotics, Rockwell, ZyXEL, etc.)

Además de la compatibilidad del conjunto de comandos, el módem debe cumplir con algún estándar para transmitir información a través de líneas telefónicas. Dichos estándares son las recomendaciones del CCITT (Comité Consultivo Internacional sobre Telegrafía y Telefonía, CCITT francés (Comite Consultatie International TelegraрНique et TeleрНonique).

Los módems que cumplen con los estándares para velocidades de hasta 2400 baudios pueden intercambiar información libremente. Cabe señalar que la recomendación CCITT V.32 no es un estándar en el pleno sentido de la palabra, ya que prácticamente todos los principales fabricantes de módems por encima de 2400 baudios tienen la costumbre de aplicar adicionalmente uno o más protocolos de transferencia de datos específicos. Su uso solo es posible cuando se conectan módems similares y, en este caso, por regla general, se logra una mayor velocidad de transmisión, inmunidad al ruido y velocidad de conexión.

El más común y económico (por eso es popular entre los usuarios) es el protocolo HST (Transferencia de alta velocidad), desarrollado por USRobotics allá por finales de los años 80. Hay variedades de este protocolo: H96, H14, H16, H19, H21, H28, cuya diferencia está solo en la tasa de transferencia de información, que es 9600, 14400, 16800, 19200, 21600 y 28800 baudios, respectivamente. Debido al bajo costo, amplia capacidad de actualización y alta inmunidad al ruido y datos de alta velocidad del protocolo HST, los usuarios prefieren comprar ampliamente modelos famosos USRobotics como Sportster, Worldport, Courier.

También son muy utilizados los módems ZyXEL, que cuentan con un protocolo ZYX específico, que permite transferir datos a una velocidad de 19200 baudios en full dúplex. Los módems ZyXEL ganaron gran popularidad a principios de los años 90 únicamente debido a la falta de disponibilidad de otras marcas de módems para el comprador nacional. Su principal inconveniente es su elevado precio, que ahuyenta a un amplio abanico de consumidores. Pero, a pesar de esto, las estructuras bancarias y las agencias gubernamentales, basadas en la tradición establecida, prefieren los módems de esta empresa en particular.

Menos común, muy caro, pero con una señal fuerte y estable que puede incluso ignorar los filtros protectores que se instalan en la centralita para evitar usar módems gratis. Se trata de módems Telebit de la marca TrailBlazer y del famoso protocolo PEP (Racket Ensemble Protocol), casi todos los módems de alta velocidad son compatibles con estándares menos rápidos.

Conclusión

El desarrollo progresivo de las herramientas informáticas permite introducir elementos de tecnología “sin papel” en el trabajo de oficina, el intercambio de información se realiza mediante herramientas de comunicación electrónica, el almacenamiento y procesamiento de la información se realiza mediante ordenadores personales y periféricos, la copia y reproducción de la documentación de oficina mediante modernos equipo de copia.

Ahora, en las condiciones de los flujos de información que aumentan muchas veces cada año, es casi imposible imaginar una interacción clara entre las estructuras bancarias, las empresas comerciales e intermediarias, las agencias gubernamentales y otras organizaciones sin la tecnología informática moderna y las redes informáticas. De lo contrario, sería necesario mantener un personal gigantesco de procesadores y mensajeros de documentos en papel, y la confiabilidad y la velocidad de operación de tal sistema seguirían siendo significativamente menores que las proporcionadas por las comunicaciones modernas y las redes informáticas. Pero cada minuto de retraso en el envío de mensajes de información importante puede resultar en pérdidas financieras muy tangibles y colapsos de imagen.

En este trabajo de curso, examinamos los medios técnicos modernos utilizados en la creación y el procesamiento de un documento, estudiamos los métodos para documentar la información, clasificamos los tipos y tipos de documentos, examinamos los tipos de soportes de documentos, describimos algunos métodos para replicar documentos y También se identificaron las características del uso de las telecomunicaciones.

Así, se ha logrado el objetivo de estudiar las características del uso de medios técnicos modernos de procesamiento de documentos en el trabajo de oficina.

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