Повноцінний електронний обмін даними - це рівень розвитку, що йде за впровадженням ERP.

Будь-яка компанія, що знову підключилася до EDI-спільноти, отримує можливість працювати з усіма EDI-партнерами, незалежно від їх числа. При цьому єдиним необхідною умовоює установка EDI-шлюзу в організації.

Російський ринок В2В електронного документообігу складається із трьох основних сегментів:

• юридично значущого ЕДО та
• електронної звітності до держорганів (сегменти «EDI/ЕДО/Звітність»).

Для кожного сегмента є свої драйвери зростання та спонукальні мотиви до розвитку ринку та залучення до нього нових клієнтів. І якщо для EDI та юридично значущого ЕДО драйвером ринку є прагнення будь-якого бізнесу до скорочення витрат операційної діяльності, то перехід на здачу звітності до держорганів електронному виглядістимулюється наказами податкових органів, ПФР та інших контролюючих організацій.

Основа юридично значущого електронного документообігу

• Міжкорпоративний обмін та внутрішні документи
• Неструктуровані та формалізовані
• Зручна робота з електронними документами (у т.ч. на мобільних пристроях)
• Довготривалі архіви: «вічні» формати, перештампування і т.д.
• Прості та кваліфіковані підписи

Навіщо потрібний EDI?

У початку XXIстоліття світовий ринок EDI випробував новий сплеск. EDI у поєднанні з Інтернетом дозволяє здійснювати електронні транзакції у реальному часі і тим самим суттєво прискорити процеси взаємодії між торговими партнерами.

Для забезпечення такої чітко організованої системи обміну інформацією створюються високошвидкісні засоби передачі. Electronic Data Interchange є передовою технологією для такої комунікації.

Обмін комерційною інформацією (замовлення, доставки, рахунки, грошові перекази тощо) на паперових носіях передбачає переважно ручне введення інформації в комп'ютерну систему компаній-партнерів. Використання стандартів електронного документообігу дозволяє уникнути цього – всі дії здійснюються автоматично, без затримок та неточностей (на відміну від ручного введення).

Застосування автоматичних процедур підвищує швидкість та точність збору даних та надає компаніям можливість сконцентруватися на ключових моментах продажу, а не на рутинних питаннях оформлення та відправлення паперової документації.

Якою б не була точка зору компаній до системи електронного документообігу, будь-яка організація може отримати користь із своєчасної та чіткої інформації про попит та постачання продукції, а також заощадити значну частину витрат, що виникає при ручній обробці документів.

Зручність та вигода у використанні електронного документообігу полягає в тому, що EDI має комунікаційну основу, до якої кожен клієнт (будь він рітейлер, постачальник чи логістична компанія) підключається один раз - і набуває майже необмежену можливістьспілкуватися з усіма підключеними учасниками, не замислюючись про особливості їх облікових систем, їх документообіг, кваліфікацію персоналу і т.д.

У будь-якому випадку кожен із учасників зберігає свою індивідуальність і при цьому отримує можливість спілкуватися з кожним із учасників з мінімальними для себе витратами. EDI також може допомогти і у розборі конфліктів. Наприклад, у спірних ситуаціях між партнерами, коли один стверджує, що надсилав замовлення, а другий - що його не отримував. Таких ситуацій може бути багато. EDI у цих ситуаціях виступає третейським суддею, зовнішнім аудитором, фіксатором ситуації, який може надати обом учасникам повну інформацію про те, що і коли відбувалося з документами. Це робить подальший розгляд причин більш легким та швидким.

Юридично значущий електронний документообіг

Більшість розробників сучасних СЕД гарантують, що весь документообіг у системі є юридично значимим. Однак цей термін часто кожен трактує по-своєму.

Що взагалі слід розуміти під юридичною значимістю документа? Як для паперового, так і для електронного документа це його доказова сила, наприклад, арбітражних судах. У визначеннях ДСТУ Р 51141-98 «Діловодство та архівна справа. Терміни та визначення» юридична сила документа - це «властивість офіційного документа, що повідомляється йому чинним законодавством, компетенцією органу, що його видав, і встановленим порядком оформлення».

Як гарантується юридична сила документа у принципі? Насамперед, за допомогою обов'язкової наявності в ньому певних реквізитів (залежно від виду документа) та дотримання правил їх відображення, встановлених стандартами діловодства та іншими нормативними актами. По-друге, за допомогою дотримання правочинності, тобто права посадової особипідписувати такі документи. Ну і по-третє, правовий статус документа забезпечується за допомогою гарантії його цілісності та справжності.

Оскільки, як не крути, паперовий документ історично первинний, всі умови, необхідні для забезпечення його «доказової сили», поширюються і на електронний документ. Однак останній не був би таким, якби для нього не існувало, серед інших, своїх додаткових умов гарантування юридичної значущості, зумовлених специфічним способом створення, передачі, обробки та використання документа в електронному вигляді.

Для підписання електронних документів як аналог власноручного підпису, як відомо, використовується підпис електронний, який, крім підтвердження авторства документа, тобто, ідентифікації особи, яка її підписала, забезпечує такі її властивості як цілісність та захищеність від підробки. Однак використання електронного підписута сертифікованих засобів криптографічного захисту інформації для роботи з нею, хоч і є значним плюсом для забезпечення захищеності документообігу, ще не робить документ в автоматизованій системі юридично значимим. Для надання документу правового статусунеобхідно виконати ще кілька умов.

Так, наприклад, потрібно регламентувати використання електронних документів для взаємодії Учасників в автоматизованій системі за допомогою створення спеціального документа: регламенту використання електронного підпису в окремому СЕД або Угоди про використання електронного підпису, умови якого мають бути прийняті кожним Учасником системи. До цього документа, зокрема, мають бути внесені положення приблизно такого змісту:

• Електронні документи, засвідчені електронним підписом та використовуються під час взаємодії Учасників, мають юридичну силу, рівну документам на паперовому носії з підписом уповноваженої особита печаткою організації.
• У межах системи обмін електронними документами здійснюється лише між зареєстрованими Учасниками.
• Під час обміну електронними документами та перевірки їх автентичності Учасники дотримуються встановленої послідовності дій.

Крім цього, необхідно забезпечити виконання умов визнання рівнозначності електронного та власноручного підпису, встановлених законодавством:

• сертифікат ключа підпису, що відноситься до цього електронного цифрового підпису, не втратив чинності (діє) на момент перевірки або на момент підписання електронного документа за наявності доказів, що визначають момент підписання;
• підтверджено справжність електронного цифрового підпису в електронному документі;
• електронна цифровий підписвикористовується відповідно до відомостей, вказаних у сертифікаті ключа підпису.

Найбільш успішно виконання цих вимог здійснюється за допомогою використання інфраструктури довіреної третьої сторони, яка за допомогою спеціальних сервісів забезпечує підтвердження достовірності підпису за допомогою перевірки сертифіката ключа підпису на момент підписання електронного документа та забезпечення доказів, що визначають момент підписання (тобто, проставлення штампу часу).

Електронні документи, створені та підписані в системі зовнішнього електронного документообігу, в яких справжність електронного підпису підтверджена за допомогою сервісів довіреної третьої сторони, мають достатню доказову силу для їх використання в судових розглядах.

Гарантія достовірності документів

У європейських країнах технологія EDI, програмне забезпечення, процедури та бази даних гарантують справжність та достовірність первинних документів, неможливість їх фальсифікації. Якщо податкову інспекціюцікавлять деталі окремих рахунків, у тому числі ставки ПДВ, останні витягуються з електронного архіву. Місцеве законодавство дозволяє проводити повний електронний документоборот без паперових первинних документів.

Історія застосування EDI у європейській торгівлі розпочалася наприкінці 1990-х років. Європейські телекомунікаційні провайдери пропонують свої канали технічно просунутим мережевим торговцям для того, щоб вони самостійно передавали дані. За такого рівня розвитку технологічної культури бізнесу для впровадження EDI необхідний лише провайдер каналів передачі: торгова компанія використовує їх, самостійно здійснюючи транзакції.

Конкурентна перевага для постачальника

Локомотивами всіх процесів у торгівлі виступають найбільші рітейлери, а вони у перспективі співпрацюватимуть лише з технологічно просунутими постачальниками. Потрібно враховувати, що EDI, реалізований у постачальника, створить додаткові труднощі великому рітейлеру або виробнику переключення на партнера без електронного обміну, тобто ця технологія стане одним із видів конкурентної переваги постачальника.

Скорочення на одну чверть показника Оut-of-Stock (тобто товарів, яких немає в наявності через відсутність на складі, товарів, які затребувані, але розпродані) великої російської мережі повертає в обіг десятки мільйонів доларів - це більш ніж вагома причина почати використовувати EDI. При цьому дана послугамає сенс, якщо їй користуються щонайменше 80% постачальників. Отже, великі компанії - і рітейлери, і постачальники - будуть переводити своїх партнерів на EDI, або відмовлятися від недбайливих партнерів на користь більш просунутих.

Передумови та цілі EDI

• Підвищення ефективності бізнес-процесів
• Зниження фінансових та тимчасових витрат
• Поліпшення оборотності капіталу
• Підвищення якості обслуговування клієнтів
• Створення єдиного інформаційного поля компанії
• Надійний та безпечний доступ до інформації
• Доступність інформації
• Підвищення соціальної відповідальностікомпанії

EDI сьогодні

На початку 2000-х років кількість EDI-проектів можна було перерахувати на пальцях, а впровадження EDI мало на увазі лише зміну способу передачі деяких документів, що використовуються в операційній діяльності: якщо раніше паперовий документ, наприклад «Замовлення товару», передавали постачальнику факсом, то після впровадження EDI його починали передавати як електронного повідомлення (паперовому документу «Замовлення товару» відповідає стандартне EDI-повідомлення ORDERS). Однак передавалося при цьому все те ж саме «Замовлення товару», і в бізнес-процесах його формування суттєвих змін не відбувалося. Можна сказати, що на цьому етапі термін EDI (electronic data interchange) логічніше було перекладати дослівно, тобто як «електронний обмін даними».

Проте використання EDI навіть у такому вузькому розумінні приносило відчутні вигоди: вдавалося знизити витрати й помітно підвищити продуктивність. Які чинники відіграли у цьому свою роль? Застосування всіма гравцями єдиних стандартів EDI, розроблених міжнародною організацією GS1, і централізація потоків електронних документів через появу EDI-провайдерів дозволили позбутися сотень різнотипних інтерфейсів. Усунення «людського фактора», неминучого під час ручного обміну документами, та перехід на автоматизований обмін даними між двома інформаційними системами дозволили позбутися затримок та помилок, а також знизити завантаженість персоналу.

Неважко помітити, що найбільшу вигоду від впровадження EDI отримували компанії, які використовують операційну діяльність дійсно велика кількістьдокументів, наприклад логістичні оператори та оператори роздрібної торгівлі. Вони на цьому етапі були основними замовниками EDI-проектів. Сьогодні подібні проекти впроваджені в багатьох компаніях цієї сфери, допомагаючи їм робити процеси передачі даних більш швидкими і точними і таким чином знижуючи витрати.

Таке впровадження EDI було скоріше чисто технічним завданням, яке ставилося перед ІТ-підрозділами, і успішно ними вирішувалося. Виконання такого проекту найчастіше вимагало невеликого доопрацювання ІТ-систем, але міняти бізнес-процеси було не потрібно.

EDI сьогодні

За останні роки розуміння EDI сильно змінилося, і сьогодні в нього вкладають ідею заміни паперових документів електронними, що включає набагато більше, ніж просто автоматизація обміну даними.

Наприклад, у галузі FMCG до настання «епохи EDI» обмін інформацією про список та ціни на товари, доступні до замовлення, зводився до передачі від постачальника в торговельну мережупаперового «цінового листа» з печаткою та підписом.

Потім на першому етапі впровадження EDI паперовий ціновий лист був доповнений стандартним EDI-повідомленням PRICAT, яке дозволяло прискорити передачу інформації та скоротити кількість помилок, але не мало юридичної сили. Крім того, на практиці при формуванні цінового листа відбувається його багатоетапне узгодження, якому супроводжує низку допоміжних внутрішніх паперових документів, що містять різну додаткову інформацію. Впровадження EDI-обміну не змінювало цих бізнес-процесів і тому не вело до відмови від паперового цінового аркуша.

Тепер, особливо після появи електронного підпису, при впровадженні EDI перед компаніями ставиться вже масштабніша мета - повністю відмовитися від паперових документів. Можна сказати, що сьогодні етап EDI варто сприймати як «обмін електронними документами».

Але якщо питання про юридичну значущість електронних EDI-документів, що передаються, було вирішено з прийняттям Закону про електронний підпис, то питання з внутрішніми бізнес-процесами залишилося. Наприклад, у разі «цінових листів» для повної відмови від паперу необхідно автоматизувати супутні бізнес-процеси, пов'язані з узгодженням списку позицій і цін між різними департаментами та відповідальними особами компаній-учасниць процесу. Необхідні для такого EDI-проекту зміни вже не є суто технічними і часто мають серйозно змінити процеси обох компаній.

Проте сьогодні в учасників ринку вже сформувалося розуміння категорії документів, що вимагають найменшої кількості змін у бізнес-процесах і тому найпростіших для повної відмови від паперу. Це документи договірного характеру (договори, додатки, угоди), акти наданих послуг (зв'язки, реклами, консалтингу тощо), акти звірок взаєморозрахунків тощо. Сьогодні ці електронні документи без правових та податкових ризиків для компанії можна використовувати без паперових копій . Кількість подібних EDI-проектів поки невелика, вони суттєво складніші за колишні EDI-проекти, однак і переваг можуть принести набагато більше - не стільки за рахунок переведення обміну документами в електронний вигляд, скільки за рахунок автоматизації самих бізнес-процесів, що безумовно веде до їх прискорення. та збільшення прозорості.

При цьому не треба забувати, що подібний проект не під силу зробити одному ІТ-підрозділу і для його успішного завершення необхідно, щоб у ньому були зацікавлені як керівництво, так і залучені до нього операційні департаменти обох компаній.

EDI завтра

Завтрашній день EDI – це можливість повної відмови від паперового документообігу між компаніями. Однак поки що цьому заважає велика кількість невирішених проблем, які не дозволяють переводити в електронний формат обмін деякими типами документів.

По-перше, не вся законодавча базаготова для використання документів виключно в електронному вигляді. Наприклад, електронні рахунки-фактури можна використовувати лише для оперативного ведення управлінського обліку, при цьому залишається необхідність відправляти паперовий документ-копію з метою бухгалтерського обліку та оподаткування.

По-друге, деякі працівники звикли використовувати традиційні документи, і через низький рівень автоматизації їх діяльності, а також особливості менталітету їм поки що складно повністю відмовитися від паперу. Наприклад, сьогодні важко уявити інспектора ДІБДР, який задовольняється одним лише електронним документом, що супроводжує постачання товару. Так само неможливо уявити експедитора, який здасть товар у магазин під електронний підпис в електронному документі, не залишивши в руках жодних підтверджень (особливо якщо при прийманні були виявлені розбіжності у кількості товару).

По-третє, для галузі FMCG потрібно врахувати фактор частої зміниперсоналу, що працює з товарними документами, що спричиняє необхідність випуску кожному за нового працівника окремого електронного підпису, але це повільний і затратний процес. Проте вже зараз ясно, що ринок усвідомить усі переваги повного переходу на безпаперові EDI-технології, тому вже в найближчому майбутньому буде знайдено вирішення наявних проблем і кількість проектів повної відмови від паперових документів вимірюватиметься тисячами.

Приклад розрахунку ефективності використання EDI

Як оцінку ефективності використання EDI можна використовувати уніфікований набір показників (KPIs). Використання єдиних критеріїв дозволяє компанії порівнювати свої показники коїться з іншими компаніями у Росії , інших країнах, усередині корпорації тощо.

• Для 6 партнерів

N = 6 x (6-1)/2 = 15

• Для 100 партнерів

N = 100 x (100-1) / 2 = 4450

Зі збільшенням кількості учасників електронного обміну даними ця цифра зростає експонентно. Крім того, необхідно врахувати, що комунікаційне обладнання та протоколи, які використовуються кожним партнером, можуть значно відрізнятися. Тому організація та обслуговування схеми електронного обміну даними «кожен з кожним», її коректна і надійна робота можуть стати складним завданням навіть при невеликій кількості партнерів і вимагати значних ресурсів (фінансових, кадрових, організаційних, адміністративних).

Тепер розглянемо, як вирішується завдання організації обміну документами у мережі EDI.

Кількість зв'язків тепер дорівнює кількості учасників обміну, кожен партнер «грає» за єдиними правилами і вирішує лише одне завдання - власне підключення до EDI - платформи. При цьому його зовсім не турбує, яким чином підключені та працюють решта партнерів: EDI-провайдер бере всі інші завдання на себе. І все це робиться завдяки тому, що на платформі EDI відбувається певна стандартизація повідомлень. Їхнє перетворення «на вході» - до стандартного вигляду, «на виході» - до виду одержувача.

Проаналізуємо економічну ефективність при впровадженні, візьмемо торговельну мережу, яка надсилає 4000 замовлень на місяць.

• Ручна обробка замовлення – 30 хв, використовуючи EDI – 5 хвилин.
• Вартість часу співробітника – 20 тис. руб. з/п, + 5 тис. руб. податки, + 3 тис. руб премія, + 20% від зарплати office overheads, разом: 32 тис. руб., 1 год = 32 000/21,75/8 = 184руб.

Пряма економія на заробітної платиспівробітників:

4000 х 25/60 х 184 = 301 тис руб.

Якщо торгове підприємствомає кілька сотень чи тисяч постачальників, і навіть проста економія в 30 хв. кожному партнері вже дає відчутний результат. Наприклад, московська мережа гіпермаркетів «Мосмарт (Партнер)», що реалізувала EDI, має 50 тис. найменувань товарів, 800 постачальників та 75 тис. покупців щодня.

EDI у Росії

2018: Законопроект про укладання страхових договорів онлайн підтримано експертами

Законопроект про можливість укладання договорів між страховими брокерами та страховими агентами в електронному вигляді підтримали експерти робочої групи"Нормативне регулювання" при АНО "Цифрова економіка". Рішення було прийнято 9 квітня 2018 року на засіданні, яке пройшло в Мінекономрозвитку РФ за участю цього відомства, ФАС, Ощадбанку, Газпромбанку, фонду «Сколково», НДУ ВШЕ, компаній МТС, 1С та інших.

Законопроект підготовлений центром компетенцій напряму «Нормативне регулювання» програми « Цифрова економікаРосійської Федерації» - фондом «Сколково». Як випливає з записки пояснення до документа, проект розроблений для підвищення доступності послуг для страхувальників, включаючи юридичних осіб. Зокрема, він усуває правове обмеження на укладання договорів онлайн зі страхування вантажів, майна юридичних осіб (за винятком автотранспорту) та підприємницьких ризиків. При цьому зазначені види страхування, на думку авторів документа, дуже актуальні для страхувальників та прибуткові для страховиків: у 2016 році збори страхової премії за договорами страхування майна склали 107,5 млрд. рублів при середньому коефіцієнті виплат 28,6%.

Експертна підтримка законопроекту про укладання страхових договорів онлайн означає черговий крок до створення безпаперового середовища, тобто розвитку цифрової економіки. І таких кроків ми маємо зробити ще багато вже в найближчі кілька місяців, - зазначив керівник робочої групи «Нормативне регулювання» при АНО «Цифрова економіка», віце-президент з корпоративних та правових питань МТС Руслан Ібрагімов.

2015: E-Com підрахувала, як на EDI заощадити 4 млн. руб. на рік

«Завдяки цим елементам за допомогою електронного обміну даними (EDI) можна оптимізувати роботу персоналу та отримати економію у розмірі 372 тис рублів. на місяць, або понад 4 млн рублів на рік», – прокоментував отримані результати за рік керівник готелю інтеграційних рішень E-Com Кішковський Едуард.

Як відомо, існує ряд стандартних EDI-повідомлень: замовлення (ORDERS), відповідь на замовлення (ORDRSP), повідомлення про відвантаження (DESADV), повідомлення про приймання (RECADV), електронний рахунок-фактура та інші. Однак найбільш затребуваним та важливим серед них є саме ORDERS – з нього і починаються взаємини покупця та постачальника, зазначили у компанії. Завдяки впровадженню цього документа підприємство часто заощаджує на факсимільному зв'язку та телефонних переговорів, а також скорочення штату співробітників.

За словами Георгія Багрова, старшого менеджера по роботі з ключовими клієнтами групи компаній "Каравай", у них в компанії через EDI проходить близько 70-100 тис. замовлень на місяць. Економія на їхню обробку становить 3500 людино-годин. А представники компанії-дистриб'ютора алкогольної продукції «Торговий дім РОСІЧ» зазначили, що завдяки інтеграційному рішенню на підприємстві змогли значно скоротити час обробки замовлень – один оператор тепер здатний обробити понад 300 документів на день, виключаючи помилки введення некоректних позицій.

При підрахунку економічної ефективностіфахівці E-Com за вихідні дані взяли: середня кількість замовлень, що надсилаються - 5 тис. на місяць; середню зарплату одного співробітника за 8-годинного робочого дня (за даними Росстату за 2015 р.) - p31 тис. на місяць. Проведений хронометраж робочого часу свідчить, що час, витрачений на ручну обробку замовлення, становить близько 30 хвилин через EDI - 5 хвилин.

Таким чином, за зміну один співробітник при паперовому документообігу відправить 16 замовлень, при електронному - 96. Для обробки вихідної кількості документів при першому варіанті потрібно (5000/16х21,75 = 14,36) близько 14 співробітників, при другому (5000/ 96х21,75 = 2,39) - 2. Зменшення персоналу однієї операції призводить до економії за такою формулою 12х31000. Такий підрахунок зрештою і призводить до суми в p4 млн на рік, пояснили в E-Com.

2006 роки

Для постачальників FMCG перевага EDI стає відчутною лише тоді, коли забезпечена інтеграція електронного обміну даними з ІТ-інфраструктурою. Наприклад, коли замовлення відразу завантажується в інформаційну систему. Чи не кожна компанія може зробити це самостійно. І тут постачальнику необхідний консалтинг з інтеграції ІТ-систем.

З цих і багатьох інших причин російські рітейлери віддають EDI на повний аутсорсинг. Провайдер відповідає не тільки за канали зв'язку, а й за трансляцію даних, а також проводить всю роботу з підключення, навчання замовника, супроводу та необхідного консалтингу. Часто при впровадженні EDI з метою інтеграції необхідно описати та оптимізувати бізнес-процеси замовника.

Що стосується інфраструктури, то в компанії має використовуватися облікова система, причому це може бути як 1С, так і SAP. Щоправда, що вищий рівень облікової системи, то менше проблем під час переходу на EDI.

Легким рішенням деяких компаній може стати веб-портал для електронного комерційного документообігу. Для невеликих компаній, які погано дружать з ІТ або навіть зовсім не мають облікової системи, веб-портал - єдиний варіант, що дозволяє оптимізувати витрати на EDI.

Дрібний постачальник заходить на портал, зберігає свої дані, вони автоматично транслюються в потрібний формат, потім між порталом і великими контрагентами постачальника йде електронний обмін. Існує також і офлайн-рішення: користувач може завантажити та заповнити форму в автономному режимі, а потім надіслати її. Таким чином, з погляду технологій сучасні рішення для EDI дозволяють працювати з ними організаціям з будь-якою ІТ-інфраструктурою та практично за будь-яких каналів зв'язку.

2004: Провайдери EDI.

• має бути забезпечена цілісність (ідентичність, автентичність документа). Пріоритет є абсолютним і має бути забезпечений на всіх етапах життєвого циклудокумента;
• має бути забезпечено доступність документа на всіх етапах життєвого циклу документа. Правила надання доступу до документа з часом можуть змінюватись залежно від його статусу;
• має бути забезпечена конфіденційність документа. Вимоги до віднесення документа до категорії конфіденційних можуть змінюватися з часом;
• має бути забезпечено збереження документа на всьому життєвому циклі та захищеність від неконтрольованого знищення.

Основний фактор, що дозволяє використовувати електронний документ у системі правовідносин - це можливість надання йому у разі необхідності юридичної сили протягом усього життєвого циклу, або з точки зору права забезпечити необхідний рівень довіри.

Довіра до документа виникає лише тому випадку, коли забезпечується його автентичність, що передбачає забезпечення ідентичності (ідентифікації) і цілісності електронного документа, природно також протягом усього його життєвого циклу.

Які документи можуть бути використані як свідчення довіри

• Офіційний, актуальний за датою звіт за результатами оцінки відповідності організації вимогам захисту інформації, що містить висновок щодо відповідності рівня захисту організації встановленим вимогам. Для організацій кредитно-фінансової сфери- Не нижче 0,85.
• Перелік засобів захисту інформації з чинними сертифікатами на них. Відомості про наявність сертифікатів на кошти електронного підпису включаються до сертифіката ключа перевірки підпису.
• Ліцензія з технічного захисту конфіденційної інформації із зазначенням встановлених для РЕВ видів ліцензованої діяльності видана організації - учаснику електронної взаємодії на фінансовому ринку.
• Ліцензія, надання телематичних послуг зв'язку, видана організації, як організатору системи довіреної передачі повідомлень (вимагає нормативно-правового оформлення).
• Свідоцтво про акредитацію організації виконання діяльності, що з довгостроковим зберіганням електронних документів (вимагає нормативно-правового оформлення).

Ризики проекту

Навіть за наявності провайдера, який все бере на себе, у компанії можлива низка внутрішніх змін. Наприклад, зараз багато російських торгових партнерів можуть спілкуватися між собою на своїх внутрішніх кодах, а GLN-коди можуть взагалі не використовувати. Перед тим, як розпочати проект EDI, необхідно ці коди отримати та ввести в систему.

Для багатьох учасників ринку ризики впровадження EDI залежать від рівня ІТ. За наявності клаптевої автоматизації в компанії ризики інтеграції полягатимуть не в самій інтеграції, а у відсутності повноцінної облікової системи.

Ризики великих рітейлерів пов'язані з нерозвиненістю ринку EDI. Зокрема, його розвиток гальмується законодавством - незважаючи на ухвалений закон про електронний підпис, російські торгові компаніїповинні виробляти та зберігати тонни архівів з первинними паперовими документами. Крім того, регіональні партнери великих рітейлерів поки що насторожено ставляться до послуг EDI і не поспішають ними скористатися. Через географічні та інші умови, що склалися, вони почуваються «монополістами» і в аспекті EDI можуть не підкорятися диктату рітейлера.

Що стосується цін, то послуга EDI в принципі не може бути дорогою, оскільки покликана оптимізувати витрати на логістику. Однак дрібними компаніями технологія EDI може сприйматися як дорога і за впровадження, і за використання. Якщо вони не звикли працювати з ІТ, якщо їхні бізнес-процеси не налагоджені, то вони навряд чи отримають переваги та вигоду від електронного обміну даними. Коли дотації на інвестиції або оплату трафіку з боку великого партнера припиняться (або раптом провайдер почне піднімати ціни), то невеликі постачальники і магазини перестануть використовувати EDI. Приклад тому - ринок Європи, де дрібні виробники не можуть скористатися перевагами EDI (там витрати на інфраструктуру, обладнання, програмне забезпечення, послуги провайдера становлять пристойні суми) і тому активно виступають проти технологій ECR.

Технології та стандарти

Перша багаторівнева модель EDI можна порівняти з довідковою моделлю ISO/OSI 1983, яка описувала розробку та зміст мережевих протоколів. Відмінною її особливістю є інший рівень абстракції.

Модель EDI 1983 складається з 4 рівнів:

• Фізична інфраструктура
• Передача
• Подання та стандарти
• Програми та семантика

Інфраструктура

Складається з телефонних dial-up та кабельних ліній, мереж. Інтернет під час початку розвитку EDI сприймався як безліч відкритих мереж (BITNET, ін.) і спеціалізованих внутрішньокорпоративних мереж (EDI-Express General Electric, IBM Information Exchange Network). Велике значення мали високошвидкісні backbone мережі.

Як платформа для EDI сьогодні може використовуватися широкий діапазон обладнання: мейнфрейми, сервери середнього класу або клієнт-сервери і навіть звичайні ПК. При виборі платформи головне – правильно оцінити обсяг очікуваних транзакцій, вид даних для обміну та кількість бізнес-партнерів.

Передача (transport)

Здійснювалася через E-Mail, з'єднання точка-точка Telnet та FTP, HTTP. Підтримувалась передача електронних даних. Інші розповсюджені протоколи передачі включають SMTP, POP3 (ISP), IMAP.

Подання та стандарти

На цьому рівні синтаксис та семантика (зміст) визначають структуру даних. Важливим питанням стала стандартизація структурування даних, з широко поширеними стандартами ANSI X.12 та UNECE EDIFACT у Європі та Азії. Також існує безліч пропрієтарних галузевих стандартів.

Програми та семантика

До цього рівня входять програми, у яких створюються та автоматично обробляються та зчитуються дані. Додаток встановлено у відправника та одержувача даних, посередники можуть проводити валідацію даних та конвертацію стандартів.

EDI-транзакції можуть бути організовані поверх різних телекомунікаційних протоколів. У Європі для EDI-систем найпоширенішими видами прямих з'єднань є VPN (Virtual Private Network), FTP (File Transfer Protocol) та EDIINT (EDI over the Internet), а також мережі з доданими послугами VANs (Value-added Networks).

Існують також два стандарти передачі документів через Інтернет: стандарт AS1 дозволяє передавати EDI-документи через протокол SMTP (e-mail), стандарт AS2 служить для передачі через http.

Принципи реалізації EDI в Інтернеті (стандарти AS1 та AS2)

• Конфіденційність - доступність документів лише відправнику чи одержувачу
• Аутентифікація – посвідчення автентичності через перевірку електронного підпису
• Достовірність – неможливість зміни документа без відома одержувача
• Надійність оповіщення - неможливість заперечення при отриманні повідомлення

EDI має замінити обмін інформацією та документами, що здійснюється на паперових носіях, електронним документообігом між комп'ютерними мережами.

Електронний обмін Даними є певний набір стандартів для виконання торгових операцій та обміну діловими документами. За допомогою технології EDI зазначені документи перекладаються на зрозумілий для всіх стандартний ділова мовата пересилаються партнерам безпечними комунікаційними каналами.

Перехід торгових організацій на електронний обмін даними при взаємодії зі своїми контрагентами з постачання товару та його реалізації має низку незаперечних переваг.

Використання електронного документообігу дозволяє автоматизувати процес введення інформації та обміну документами без затримок та неточностей. Застосування автоматичних процедур дозволяє підвищити швидкість та точність збору даних та уникнути рутинні операції оформлення та відправлення паперової документації.

Як працює EDI?

Система електронного обміну даними – дозволяє автоматизувати створення, відправлення, отримання та обробку будь-яких електронних документів та інтегрувати їх із діючими обліковими системами компанії.

Процес роботи EDI досить простий: завдяки зручному інтерфейсу та простій формі заповнення документів, користувач легко може виконувати необхідні операції з надсилання інформації з програмної програми.

Система витягує та автоматично пересилає їх від одного контрагента до іншого. При цьому інформація приймає стандартну формуіз збереженням всього вмісту.

Вигоди від впровадження системи EDI:

• Конфіденційність інформації– реалізується шляхом використання безпечних каналів передачі;
• Достовірність- виключено можливість внесення змін до документа без відома одержувача;
• Гарантія доставки, здійснюється завдяки системі автоматичного оповіщення про доставку документа;
• Оперативність– обробка та передача документа протягом 15 секунд;
• Точність– вбудовані інтелектуальні механізми системи забезпечують обробку змісту документів, що передаються, і при скоєнні помилки в заповненні форми вона миттєво про це повідомляє;
• Економічність– впровадження EDI дозволяє мінімізувати тимчасові та матеріальні витрати, пов'язані зі складанням та відправкою документів;
• ІТ-сумісність– EDI легко інтегрується з будь-якою ERP-системою, встановленою в компанії, що позбавляє клієнта подвійного введення даних.

Реалізація EDI на практиці

Розробка систем зв'язку

EDI стандарт (Electronic Data Interchange) - частина старих, усталених систем. Але ми постійно бачимо, як EDI уявляють, як сучасний стандарт. Чи так це? Чи слід нам розглядати EDI як базову технологію для нових проектів?
Давайте подивимося на EDI з технічного погляду, відкинувши все інше.

Формат даних у EDI

EDI використовує delimited text формат. Він добре працює для плоских структур даних, таких як таблиці. Він не такий добрий для подання ієрархічних структур даних. Вкладені об'єкти краще серіалізуються за допомогою tagged форматів, таких як XML і JSON.
Дуже дивно, але так і не було створено мова опису(document definition)для EDI. Пройшло стільки років з моменту появи EDI і стільки зусиль витрачено на нього, але мова опису так і не створена. Мова опису дозволяє автоматизувати обробку даних, саме їх генерацію, верифікацію, перетворення, серіалізацію, десеріалізацію. Для порівняння, для верифікації даних XML ми беремо схему даних (XML Schema, xsd) і парсер автоматично перевіряє дані на відповідність цій схемі.
Можна обійтися без схеми, але тоді бажана розмітка документа. XML та JSON документи можуть бути десеріалізовані і без схеми, тому що самі дані містять теги (імена) елементів даних. EDI має теги для сегментів і не має тегів для елементів. Елементи визначаються позицією усередині сегмента. Універсальний EDI парсер зможе розібрати документ лише на примітивні колекції, тому що документ не містить імен, ні типів для елементів даних.

Давайте звернемося до деталей.

EDI стандарт складається із двох основних частин:

• Envelope (пакетний?) формат (суміш стандартів повідомлень (messaging))
• Специфікації (формати) документів (суміш індустріальних (domain) стандартів)

Пакетний формат

EDI визначає пакети для наборів документів, груп документів та самих документів/транзакцій ( Interchange, Group and Transaction/Document). Пакети обмежуються відповідно ISA/IEA, GS/GE, ST/SE парами сегментів.
Примітка: Для ілюстрації я використовую EDI X12 варіант стандарту, поширений у Північній Америці. Інший варіант стандарту, EDIFACT, поширений у Європі та принципово не відрізняється від X12.
Тут представлений приклад перших сегментів всіх трьох пакетів: ISA, GS і ST. Приклад взято звідси:

ISA*00* *00* *ZZ*RECEIVERID *12*SENDERID *100325*1113*U*00403*000011436*0*T*>~
GS*FA*RECEIVERID*SENDERID*20100325*1113*24712*X*004030~
ST*997*1136~

Що ми бачимо у першому сегменті?
Останні три символи сегмента ISA - це розділові символи: "*>~": '~' - символ поділу сегментів; '*' - символ поділу елементів усередині сегмента; '>' - символ поділу поделементів усередині елемента. Змінюючи ці символи, ми по суті змінюємо формати пакетів і документів. У XML та JSON розділові символи прописані у стандарті, їх не можна змінити. Змінювані розділові символи - це рудименти епохи, коли Unicode ще створено. Але навіть у ті часи робити розділові символи змінюваними було не дуже гарною ідеєю. Розділові символи – дуже важливі символи. Якщо ми можемо використовувати будь-якісимволи в якості роздільників, це не тільки називає логіку аналізу пакетів на складові, це сильно ускладнює логіку аналізу тексту всередині самих елементів.
Ще в сегменті ISA ми бачимо елементи, що визначають формати часу та дат. Вони допомагають нам використовувати формати дат і часів усередині документів, що настроюються. Це мало сенс у сімдесятих роках, коли нам треба було зберегти кілька байт при кодуванні дат та часів. Чи потрібні ці елементи тепер, після того, як ми подолали проблему «2000-го року», після того, як були створені спеціалізовані та дуже докладні стандарти уявлення часу?
Ми бачимо в сегменті ISA елементи, що визначають відправникаі адресата. По суті це адресна(routing) інформація. Тобто стандарт упаковки поєднаний із стандартом адресації. Використовуючи EDI, ми повинні задавати відправника та адресата всередині наших даних. У сегменті ISA є ще й авторизаційні елементи. Вся ідея розміщення цієї авторизаційної інформації всередині самих повідомлень колись була досить прогресивною, але зараз вона виглядає щонайменше наївною, а то й небезпечною. Зараз ми розуміємо, що авторизаційна інформація - набагато складніше ніж пара значень. Те саме можна сказати і про адресну інформацію. EDI стандарт спонукає нас до використання цих елементів.
Ще ми бачимо елемент запиту підтвердження (acknowledgement request). Тобто автор документа задає стратегію використання підтверджень прямо в документі. Чи це хороша ідея? Ми можемо використовувати документи в різних сценаріях. У деяких з них підтвердження використовуються на рівні додатків, в інших для підвищення надійності використовуються інші протоколи. Політика надійності визначається не всередині самих даних, тому що надійність - це досить складна тема передачі даних, що визначається багатьма учасниками комунікації.
Ще всередині сегментів пакетів ми бачимо контрольні номери (Control Numbers). Вони потрібні у сценаріях, коли ми отримуємо набір документів, але частина набору втрачена чи спотворена по дорозі, і ми намагаємося відновити якнайбільше даних. Цей сценарій давно не використовується, оскільки подібна проблема надійності зазвичай вирішується на нижніх рівнях комунікаційних протоколів. Ми не вбудовуємо надійність комунікацій на рівень додатків, чи не так?
Інший елемент ISA сегмента, це EDI версія(Standard Identifier). Це схоже на підтримку версійності, яка знайома нам за серіалізаційними стандартами.
У сегменті GS знаходиться елемент, що визначає Тип документа (Type of Document). Наприклад, це замовлення чи накладна. Нічого дуже поганого в цьому немає, хоча задавати тип документа простіше всередині документа.

Як бачимо, практично всі елементи в пакетних сегментах або непотрібні, або, більше того, небезпечні, якщо ми будемо їх використовувати відповідно до стандарту.
Будь ласка, не намагайтеся використовувати дані з пакетних сегментів для автентифікації та адресації.
EDI був створений за часів, коли розміщення цієї інформації в пакетах було єдиним варіантом. Зараз ми передаємо документи через інтернет та використовуємо великий набір стандартів та протоколів для пакування, адресації, автентифікації, авторизації, надійності, кодування, серіалізації, сегментування тощо, тощо. Специфічна для конкретного протоколу інформація додається і видаляється по всьому шляху даних, і це інформація незалежно від даних.

EDI – це стандарт формату даних чи протокол?

EDI намагається бути протоколом, саме тому ми бачимо ці елементи адресації, авторизації та запиту на підтвердження. Я не знаю, як цю інформацію можна порівняти із OSI protocol layer model.
Але все ж таки більша частина EDI стандарту присвячена форматам даних.

Формати документів

Усередині пакетів ми бачимо документи. Але ми не знайдемо стандарту для універсального, узагальненого документа. Стандарт визначає численні формати для різних типів документів: для замовлень, для накладних, для описів вкладення... ви знайдете невелику частину з величезного списку стандартизованих документів.
EDI слідує відомому міфу: «Десь там є ідеальний формат, який описує все на світі сценарії. Ми обов'язково знайдемо цей формат. Нам потрібно просто додавати нові сценарії та підлаштовувати старі.»
Як результат, EDI стандартні документи (специфікації) надмірно складні.
Візьмемо один приклад: Нам потрібна накладна для невеликої місцевої книгарні. Ми знайшли відповідну стандартну специфікацію, EDI 850, замовлення на покупку (Purchase Order). На перший погляд він виглядає надто детальним. Ми не купуватимемо продукти харчування, вугілля, зерно, рідкі продукти, небезпечні продукти, медичні препарати. Нам не потрібні міжнародні адреси. Ми не будемо використовувати служби термінової доставки. EDI специфікація описує всі ці можливі варіантиале в ній занадто багато полів, які ми ніколи не будемо використовувати. Вона надто складна для нашого простого документа.
Існує багато індустріальних (domain) стандартів, які використовуються як своєрідні сховища знань. Але ці стандарти не застосовуються як стандарти передачі даних. (Погляньте, що описує проблему індустріальних стандартів.)

Цикли (Loops) усередині документів

Структура індивідуальних документів є досить простою. Документи складені із серії сегментів, усередині яких знаходяться дані документів.
Але виявляється, що сегменти можуть об'єднуватися в групи або в групи, що повторюються, так звані цикли(loops). Пікантність у тому, що ці цикли абсолютно не виділені у документі. Про наявність циклу ми можемо прочитати у специфікації цього конкретного документа. Сегменти однакового типу (з однаковими тегами) можуть розташовуватись як незалежно, так і всередині циклів. Створити парсер, що розпізнає цикли (які, повторюю, не відзначаються в документі), це досить нетривіальне завдання.
У XML і JSON такої проблеми не стоїть, ієрархічні об'єкти або колекції об'єктів будь-якого рівня вкладеності дуже просто задаються за допомогою тегів, що відкривають і закривають, іменованих або неіменованих.
EDI спробував всидіти на двох стільцях. З одного боку, його документний формат схожий на формат CSV і зручний для представлення табличних даних. З іншого боку, він намагався описувати ієрархічні об'єкти, і ця спроба закінчилася дуже непереконливо. Звичайно, ми це розуміємо зараз, коли маємо перед очима JSON. Але пригадаймо, що EDI було зроблено задля передачі табличних даних, саме для передачі документів, структура яких саме ієрархічна.

Нетехнічний погляд на EDI

Для повної картини я все ж таки перерахую деякі з нетехнічних особливостей EDI:

• EDI стандарт не безкоштовний. Це виглядає досить дивно, порівняно з іншими стандартами.
• Специфікації стандарту EDI надмірно детальні. EDI специфікації настільки складні, що компанії мають наймати спеціалістів, знайомих із конкретною специфікацією. Ці фахівці спілкуються за допомогою спеціальних EDI термінів, це майже EDI мова, яка ніяк не пов'язана з бізнесом. Подивіться на EDI угоди (agreements) між компаніями. Ці угоди сповнені специфічних вимог, визначених стандартом EDI, але далекими від вимог бізнесу.
• EDI стандарт не стабільний. Спеціальний комітет випускає модифікації стандарту EDI кожні півроку. Кожна з цих версій приносить нові уточнення. Розвиток стандарту не слідує запитам користувачів, швидше він просто слідує календарного плану. Імовірно, це відбувається не через дуже високі вимоги до стандарту, а тому, що комітету потрібно показати результати своєї роботи.
• EDI був створений, щоб економити бітиі робити документи якомога компактнішими. Ця вимога досі існує, але вона навряд чи використовується для передачі документів. Кожна дитина зараз має телефон, який перекачує гігабайти відео. Надворі вже не епоха мейнфреймів і телетайпів. І досить дивно читати звіти, які серйозно обговорюють економію ресурсів через переход з паперового документообігу на використання EDI.
• Для економії пам'яті EDI використовує кодидля представлення даних, де тільки можливо. У результаті документи виглядають зашифрованими, що створює додаткову проблему обміну кодовими таблицями.
• EDI стандарт було створено для передачі наборів (batches) документівчерез те, що комунікації та комп'ютери коштували дорого та працювали повільно. З того часу багато що змінилося, комунікації та комп'ютери стали швидкими та дешевими. Дані зараз передаються маленькими повідомленнями чи потоками, і це маленькі повідомлення є основою розподілених систем. Набори документів ще використовуються, але не через повільне обладнання, а тому, що це вимагають бізнес-процеси.
• Не існує стандарту на мову опису EDI. Це означає, що ми не можемо створити універсальнийпарсер для обробки документів EDI. Парсери повинні містити описи тисяч існуючих EDI специфікацій з величезною кількістюдеталей. (Наприклад, Microsoft надає близько 7 тисяч XML схем для EDI документів як частина BizTalk Server.) Наявні EDI парсери коштують дорого. Для роботи з EDI документами нам швидше за все доведеться перетворити EDI документи у формат XML та використовувати XML Schema разом із XML парсером для обробки EDI документів: для перевірки, перетворення, серіалізації, десеріалізації, створення. Що робиться в BizTalk Server.
• Через відсутність стандартної мови опису EDI документи описуються за допомогою багатосторінкових інструкцій. Розробники EDI парсерів трактують ці інструкції по-різному, і через це різні EDI парсери несумісні.
• EDI стандарт створювався в часи, коли розробка програм, протоколів та форматів даних була надзвичайно дорогою і тривала дуже довго. Створення стандарту для універсального формату документів виправдано. Зараз формати даних генеруються на льоту і наші програми зазвичай не використовують якихось універсальних стандартів, а створюють різні формати під конкретні випадки. EDI специфікації включають максимально можливу кількість деталей, щоб задовольнити всіх користувачів. Сучасні програмивключають у специфікації даних, що передаються, тільки ті дані, які необхідні. Кількість елементів в EDI специфікації, непотрібних у вашому конкретному випадку, завжди буде дуже великою.
• EDI змішує два типи стандартів:стандарти для комунікацій та стандарти для форматування бізнес даних. Сучасні тенденції прямо протилежні: стандарти повинні бути незалежні один від одного (ортогональні), що дозволяє змішувати їх у будь-яких поєднаннях.

Як бачимо, стандарт EDI застарів практично в кожному аспекті, якщо ми розглядаємо його з технічних позицій. Навряд чи зараз є раціональні технічні причини його використання. Але, незважаючи на це, EDI, як і раніше, широко використовується.
У наступній частині ми намагатимемося знайти причини. Швидше за все, вони будуть не технічного характеру.

Контент сторінки

​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​Електронний документооберт​​

X5 Retail Group – лідер вітчизняного рітейлу з впровадження електронного обміну даними. Застосування EDI у роботі прискорює процес постачання товарів у торговельні мережі.

X5 - лідер у галузі EDI

X5 Retail Group є лідером ринку роздрібної торгівлі щодо впровадження нових типів EDI-документів (електронний обмін даними) та щоденного обсягу електронного документообігу. Впровадження автоматичного обміну рахунками-фактурами стало ще одним кроком до підвищення якості взаємної співпраці, спрощення та збільшення швидкості роботи з постачальниками.

Електронний обмінданими забезпечує можливість передачі ділової та (або) комерційної інформаціїміж інформаційними (обліковими) системами партнерів електронним способому вигляді стандартних структурованих повідомлень. Це значно полегшує роботу та виконання своїх функцій як покупцем (торговельною мережею), так і постачальником.

Сьогодні в обміні електронними рахунками-фактурами беруть участь EDI-провайдери, які підписали з X5 Retail Group «Угода про рівень сервісу надання послуг електронного обміну даними»: ТОВ «ФораПром» (платформа LERADATA), ТОВ «Сіслінк» (платформа CISLink), ТОВ "Електронні Комунікації" (платформа "EVOLUTION-3.0"), ТОВ "Корус Консалтинг СНД" (платформа СФЕРА), ЗАТ "ПФ "СКБ Контур" (платформа EDI.КОНТУР) та ТОВ "Едісофт" (платформа EDISOFT). Провайдери ТОВ «ТОВ «Електронні Комунікації»» (платформа «EVOLUTION-3.0») та ТОВ «ФораПром» (платформа LERADATA) - сертифіковані ECR-Russia та уповноважені Х5 Retail Group EDI-провайдери, які мають партнерські відносини з довіреними операторами електронного ФНП Росії - ТОВ «Калуга-Астрал» та ТОВ «Сістем Груп Рус», які дозволять легітимно передавати електронні рахунки-фактури (вхідні та вихідні) від постачальників у Х5 Retail Group і назад.

EDI-провайдер виступає як сервісний посередник, який забезпечує консультацію постачальників, налаштування системи електронного документообігу, її тестування. Враховуючи, що облікові системи покупця та постачальника можуть значно відрізнятися, EDI-провайдер забезпечує контроль та достовірність переданих даних.

Що EDI може надати постачальникам

Система електронного обміну даними дозволяє постачальникам суттєво економити не лише фінансові засоби, а й власний час рахунок економії на послугах із передачі та зберігання паперових документів, копіюванні паперових носіїв.

Основні вигоди від впровадження системи електронного обміну даними:

​​​​№​​	Тип EDI документа	Вигоди від запровадження EDI документа
1	Повідомлення про учасника обміну (PATRIN)	Щоденне автоматичне повідомлення про актуальні об'єкти Х5
2	Цінові специфікації (PRICAT)	Автоматизований процес обміну юридично значимими ціновими специфікаціями у вигляді. Дозволяють скоротити час узгодження цін, виключити затримки та ручні помилки, обмін паперовими документами, їх обробку та зберігання
3	Замовлення покупця постачальнику (ORDERS)	Оперативна та автоматизована передача замовлень Х5 постачальникам, технічна підтримка, контроль та моніторинг передачі замовлень
4	Відповідь постачальника на замовлення покупця (ORDRSP)	Підтвердження постачальником зобов'язань щодо постачання. Скорочення запасів та (або) дефіциту товарів у магазинах мережі. Облік товару постачальника «в дорозі» - зниження ризику переставок та (або) відмови у прийманні товару
​5	Повідомлення постачальника про відвантаження постачання покупцю (DESADV) - електронна накладна	Прискорення процесу прийому (передачі) постачання в магазинах та в РЦ мережі. Зниження помилок ручної праці співробітників Х5 та постачальників під час приймання та, надалі, під час оплати: автоматична ідентифікація постачання та SAP замовлення Х5, автоматична ідентифікація приймання Х5 та ЕСФ постачальників Інформаційний лист та презентація проекту
6	Повідомлення покупця про приймання (RECADV) - електронний акт приймання	Прискорення процесу формування коректних рахунків-фактур із боку постачальників. Зниження кількості невідфактурованих поставок
7	Повідомлення про повернення товару (RETDES) та сповіщення про приймання повернення (RETREC)	Оперативне та документальне підтвердження зробленого з боку Х5 повернення товарів, прискорення процесу звірки бухгалтерських балансів, підвищення прозорості та контролю процесів повернення товарів
8	Акт звіряння взаєморозрахунків з контрагентами (COACSU)	Автоматизація та прискорення (своєчасність, актуальність) процесу звіряння дебіторської та кредиторської заборгованості з постачальниками
9	Повідомлення про виявлені недоліки, пов'язані з неналежною якістюТовару	Автоматизація та прискорення (своєчасність, актуальність) документообігу з постачальниками зі штрафів ФРОВ. Ттільки у разі, якщо Постачальник є Постачальником ФРОВ.

​​

Як приєднатися до обміну електронними документами з X5

У X5 Retail Group розроблено основні кроки, що дозволяють постачальникам приєднатися до системи обміну електронними документами.

1-й крок

Постачальнику необхідно укласти з Х5 Retail Group додаткова згодапо EDI до договору поставки з обов'язковим заповненням Додатка до дод. угоді – заявки на організацію обміну електронними документами між постачальником та покупцем. Шаблони документів можна отримати у комерційній дирекції Х5 Retail Group або у співробітників договірного відділу Х5.

2-й крок

Укласти договір на надання послуг електронного обміну даними з EDI-провайдером. Компаніям, які вже мають договір з EDI, необхідно надіслати листа своєму EDI-провайдеру про необхідність організації електронного обміну з Х5 Retail Group. Отримати від EDI-провайдера параметри доступу на його веб-сторінку або провести спільну інтеграцію своєї облікової системи та системи EDI-провайдера.

3-й крок

Перевірити через EDI-провайдера наявність у постачальника GLN-коду - унікального коду з ідентифікації фізичних місць знаходження та юридичних осіб постачальника, а також його структурних одиниць - офісів, магазинів, складів відвантаження, розподільчих центріві т. д. Якщо у постачальника GLN-код відсутній, необхідно звернутися до EDI-провайдера за інформацією про те, як його отримати.

4-й крок

Провести звірку товарного асортименту, що поставляється в Х5 Retail Group, тобто звернутися до свого EDI-провайдера для того, щоб він організував для постачальника отримання списку товарів Х5, що відповідає прайс-листу товару, що поставляється в Х5 Retail Group. Також EDI-провайдер надає інформацію постачальнику про те, як провести звіряння товарної номенклатури. Цей список буде таблицею даних, що складається з найменування товару, коду Х5 Retail Group (PLU), набору штрих-кодів, що зберігаються в обліковій системі Х5 Retail Group. Постачальнику рекомендується завантажити в свою облікову систему код Х5 Retail Group (PLU), тому що на замовлення від Х5 Retail Group для ідентифікації товару будуть використовуватися код Х5 Retail Group (PLU), штрих-код товару та внутрішній код постачальника.

5-й крок

Звернутись до EDI-провайдера з листом про проведення тестів та провести тестові обміни EDI-документами.

Вебінари X5

30 серпня 2017 року відбувся вебінар для постачальників Х5, присвячений питанням переходу з юридично значущого документообігу паперової версії цінової специфікації на електронну (EDI PRICAT).

29 червня 2017 року відбувся вебінар, присвячений питанням використання електронного УПД у юридично-значущому електронному документообігу.

EDI (Electronic Data Interchange) у перекладі англійської мовипозначає "електронний обмін даними". Перш ніж з'явилася ця схема, торговельні відносини пройшли довгий шлях розвитку. Будь-яка компанія, яка вирішила приєднатися до подібної форми пересилання документації, може співпрацювати з усіма членами системи. Для такого процесу обов'язково потрібний монтаж EDI-шлюзу на підприємстві.

Навіщо призначена така форма зв'язку?

Система EDI здатна проводити обмін інформацією комерційного характеру (замовлень, доставок, грошових переказів тощо). Це сприяє швидкій співпраці між компаніями у сфері торговельних відносин. Electronic Data Interchange відноситься до інноваційних технологій.

Переваги EDI

Система замовлень EDI має низку переваг:

• Усі дії здійснюються автоматично, без запізнень і помилок, на відміну введення документів вручну.
• Використання автоматизованих процедур підвищує швидкість і точність збору необхідних даних і дозволяє фірмам сфокусуватися на основних проблемах, а не на паперовій тяганини.
• Будь-який рітейлер, постачальник чи компанія логістики здійснює лише одне підключення. Таким чином, надається безмежна можливість спілкування з мінімальними витратамизі всіма учасниками. При цьому не беруться до уваги їхні облікові системи, обіг документів та кваліфікація персоналу.
• Система EDI може вирішити спірні ситуації, в яких один партнер стверджує, що замовлення було відправлено, а інший — що не отримав його. Така ситуація трапляється часто. У цьому випадку система фіксує всі операції і може дати розгорнуту інформацію щодо тієї чи іншої дії з документацією. Це сприяє швидкому вирішенню конфлікту.

Що гарантує справжність документації?

EDI – система електронного обміну даними. У країнах Європи її програмне забезпечення виступає гарантом справжності всієї документації, що проходить через неї. Підробки неможливі. Якщо податкова служба цікавиться деталями певних звітів, у тому числі показником ПДВ, всі дані можуть бути витягнуті з системного електронного архіву. Право проведення операцій із документами в електронній, а не у паперовій формі закріплено на законодавчому рівні.

Приклад розрахунку ефективності використання EDI

Який рівень ефективності EDI системи? Приклади розрахунку є наочним підтвердженням.

Легко уточнити, яку чисельність різних угод щодо обміну треба укласти тим, хто бере участь у конкретному випадку:

• Для шістьох учасників застосовується наступний розрахунок: N = 6 x (6-1)/2 = 15.
• Для 100 людей, що співпрацюють, застосуємо розрахунок: N = 100 x (100-1) / 2 = 4450.

Зі зростанням кількості учасників зростання цифри зростає експоненційно.

Чисельність користувачів дорівнює кількості операцій з обміну, кожен партнер діє відповідно до єдиних правил і здійснює підключення до загальної платформи. При цьому спосіб приєднання інших провайдерів його абсолютно не цікавить. EDI-провайдер за все відповідає сам завдяки певній стандартизації повідомлень.

Приступимо до аналізу економічної ефективності. За основу візьмемо торговельну мережу, яка надсилає 4000 замовлень на місяць. Обробка замовлення відбувається вручну за півгодини. Електронна система EDI здатна це зробити за п'ять хвилин. Якщо торгова організаціямає кілька тисяч постачальників, то навіть півгодинна економія у часі на кожному партнері дає вагомий результат.

Що ж думають користувачі про такий пристрій, як система EDI? Електронний документообіг відгуки хвалять. Користувачі стверджують, що робота схеми відрізняється чіткістю та безперебійністю. Без такої системи важко було б вести справи у сучасному світібізнесу, де кожна хвилина дорога.

Провайдери в EDI.

Наприклад, комерційна форма системи в нашій країні можлива завдяки існуючому локалізованому стандарту обміну інформацією на EANCOM. Також функціонує глобальна локальна інформаційна структурата компанії-провайдери, які беруть на себе забезпечення реалізації всіх проектів з електронного обміну документацією.

У 2004 році комітетом з технологій ECR-Rus було проведено тендер, в результаті якого було обрано компанії, які отримали право на забезпечення послуг з електронного обміну документами. Комітет має намір невпинно збільшувати чисельність провайдерів. Основним критерієм при виборі є технологічна мобільність у сервісі EDI, а також ціна на послуги для користувачів.

Основним завданням ECR-Rus є застосування технологій системи EDI не тільки у сфері середнього та малого бізнесу.

Комітетом укладається угода з усіма постачальниками сервісу, що дає можливість контролю та підтримки основних норм якості, встановлених ECR-Rus.

Зобов'язання провайдерів

Провайдери EDI систем зобов'язані представити на аутсорсинг власну ІТ-структуру та забезпечити користувачеві доступ до центру процесингу, який володіє високим рівнемпродуктивності та надійності. Послуги системи мають бути доступними цілий рікі будь-якої доби.

На відміну від ІТ-структури більшості компаній, центр процесингу забезпечений безперебійним живленням електроенергією, багаторівневим захистом від злому, гарантіями збереження інформації за будь-яких неполадок. Час, за який документ пересилається з однієї точки до іншої, не повинен перевищувати 10 хвилин.

Провайдер відповідає за швидкість роботи сервісу, гарантує пересилання повідомлень та перевірку в них помилок. При цьому провайдери здійснюють зв'язок через Інтернет, а прямі контакти між користувачами забезпечують за допомогою мережі з додатковою функцією (VAN).

Відмінність вітчизняної моделі користування системою від європейської

EDI – система електронного обміну даними. Як працює ця схема у Росії? Користування EDI у нашій країні докорінно відрізняється від європейської та американської моделі. У цих країнах форма з'явилася в 70-ті роки минулого століття, а в нас вона впровадилася через 20 років. Тому провайдерами пропонуються різні системи підключення, які залежать від рівня ІТ в компанії, обсягу документації, що пересилається, і комунікативних засобів. Це дозволяє кожній компанії вирішити свої проблеми оптимальним шляхом. Слід провести інтеграцію своєї облікової системи та стати власником веб-інтерфейсу, який забезпечить обмін документацією з бізнес-партнерами.

Різноманітні завдання та способи їх вирішення передбачають різні рівніпідключення та обслуговування. Провайдери нашій країні обслуговують як великі компанії, і дрібних партнерів — постачальників і клієнтів.

Спочатку деякі фірми, що володіють великим товарообігом, настільки зацікавлені у співпраці з провайдером EDI, що пропонують йому оплату транзакцій своїх контрагентів за свій рахунок або вводять невисоку абонентську плату за користування мережею.

Основні вимоги до сервісних провайдерів

Свої вимоги замовник викладає у письмовій угоді. У ньому вказується тривалість функціонування сервісу, підтримки, відповіді клієнтський запит, усунення збоїв. Фіксуються та інші важливі моменти.

Як правило, провайдерами пропонуються різні схеми підключення до системи, а також різні тарифи, які залежать від рівня мережевого обслуговування.

Клієнтські вимоги можуть бути значно ширшими, ніж основні положення, встановлені ECR-Rus.

Наприклад, для великих компаній необхідні гарантії тривалості обробки та доставки повідомлень, які обчислюються не хвилинами, а секундами. Передбачається, що одне повідомлення надсилатиметься не більше ніж за 10—20 сек.

Основні вимоги до послуг провайдерів включають:

• підтримку всіх видів передачі;
• низьку загальну вартість володіння;
• безпека при з'єднанні;
• функціональну сумісність із партнерами;
• простоту інсталяції та налаштування;
• аудит пересилання документів через мережу;
• переклад документа з одного формату до іншого;
• швидке підключення клієнтських бізнес-партнерів;
• локалізацію та розробку EDI;
• консалтингові послуги, навчання та розробку рішень у системі;
• технічну підтримку користувачів.

Ступінь ризику при користуванні системою

Навіть за наявності надійного постачальника послуг EDI, можливі деякі внутрішні зміни. Наприклад, багато російські компаніївикористовують внутрішні коди, не вдаючись до використання GLN-коду.

Перед початком користування EDI потрібно отримати ці коди та ввести їх у систему. Ризик застосування EDI залежить від рівня ІТ. При клаптевій автоматизації загроза походить від відсутності нормальної системи обліку.

Ризики рітейлерів великих компаній пов'язані з поганою розвиненістю ринку EDI. Гальмом розвитку служить законодавство, незважаючи на те, що було прийнято закон про електронний підпис. Підприємства, які займаються бізнесом у Росії, мають архівувати всі документи, оформлені на папері. Партнери з регіонів побоюються електронної форми ведення справ та відмовляються від неї, не підкоряючись рітейлеру.

Вартість EDI

Щодо вартості, то система EDI не може бути для користувачів дорогою, оскільки покликана оптимізувати витрати на логістику. Однак для дрібних компаній і така технологія може здатися непідйомною, якщо вони не звикли до співпраці з ІТ, їхній бізнес не відрізняється налагодженістю. Навряд такі фірми отримають грошову вигоду при застосуванні електронної системи обміну документацією.

Що включено до інфраструктури?

Інфраструктура включає dial-up, кабельні лінії, мережі. Інтернет при розвитку електронної сфери пропонував безліч мереж відкритого типу (BITNET, ін.) та спеціалізовані внутрішньокорпоративні мережі (EDI-Express General Electric, IBM Information Exchange Network). Велике поширення набули мережі Backbone, які відрізнялися висотою швидкості.

Схема передачі

Транспортування здійснюється за допомогою e-mail, з'єднання Telnet та HTTP. Іншими поширеними протоколами є SMTP, POP3 (ISP), IMAP, HTML.

EDI може забезпечити транзакції без використання загальноприйнятих протоколів. У європейських країнах прямими засобами з'єднання стали FTP (File Transfer Protocol) та EDIINT (EDI over the Internet), а також мережі з додатковими послугами VANs (Value-added Networks).

Також створено два стандарти: AS1, що дозволяє передавати EDI-документи через протокол стандарту AS2, що служить для передачі через HTTP.

Основні принципи застосування системи EDI в Інтернеті за допомогою стандартів AS1 та AS2:

• прихованість інформації від сторонніх осіб - можливість ознайомлення з документами лише відправником та одержувачем;
• забезпечення аутентифікації - посвідчення автентичності за допомогою перевірки електронного підпису;
• достовірність документа - неможливість зміни його змісту без участі одержувача;
• надійне оповіщення — неможливість відмовитися від отриманого повідомлення.

Основи XML

Швидкий розвиток інтернету залучало до мережі все більше користувачів. Вимоги до обміну документацією через Інтернет зросли. Протокол HTML перестав задовольняти запити багатьох учасників.

Як було проведено реформування системи? XML EDI був затверджений на початку 1998 року міжнародною організацією W3C як нова специфікація.

XML (Extensible Markup Language) став основою створення нових мов. З'явилося і безліч Web-серверів, що використовують технологію XML для організації інформації, що зберігається на них.

За допомогою XML можна дати опис цілого класу об'єктів даних, які отримали назву документів, орієнтованих на конкретну предметну область. Система дає можливість визначити, чи можна набирати теги та їх атрибути.

XML дав можливість залучити до електронний ринокклієнтів середнього та малого бізнесу. Існуючі у світі системи EDI коштують дорого (від 10 000 до 100 000 тис доларів). Багатьом дрібним компаніям вони просто не по кишені.

Подання та стандарти

Цей рівень має на увазі визначення структури даних за допомогою синтаксису та семантики. Важливе питання — створення стандартів структурування даних за допомогою широко відомих стандартів ANSI X.12, що використовуються в США, UNECE EDIFACT, що застосовуються в країнах Європи та Азії.