Ділова листування: правила, про які обов'язково потрібно знати. Ділове листування: правила, про які обов'язково потрібно знати «Мова» ділового листування

ПОЛОЖЕННЯ

Про проведення відкритого фестивалю-конкурсу на найоригінальніші

фігури з повітряних куль«Повітряне братство»

Організатори фестивалю

Центральний парк культури та відпочинку ім. В.В. Маяковського

Цілі та завдання фестивалю

1) створення атмосфери справжнього творчого свята;

2) обмін творчими досягненнями та досвідом між учасниками;

3) підтримка та популяризація самодіяльного руху щодо створення фігур з повітряних куль;

4) виведення нових форм прикраси територій

Учасники фестивалю

До участі у фестивалі запрошуються:

1) святкові компаніїміста Єкатеринбурга та Свердловської області

2) креативні агенції міста Єкатеринбурга та Свердловської області

3) ініціативні творчі групиміста Єкатеринбурга та Свердловської області

4) агенції зі створення оформлення свят міста Єкатеринбурга та Свердловської області

5) оформлювачі любителі міста Єкатеринбурга та Свердловської області

Без вікових обмежень!

Час та місце проведення фестивалю

З 9.00 – 10.00: заїзд для учасників із великими конструкціями, що потребують під'їзду до майданчика на машині;

З 10.00 – 12.30: встановлення, розташування фігур згідно з порядковим номером учасника;

З 12.30 – 15.00 оцінка журі, фотосесія відвідувачів парку з фігурами;

З 15:00 - 18:30: святковий концерт, демонтаж майданчика (можливе коригування часу початку та тривалості заходу);

Місце проведення: Центральний парк культури та відпочинку ім. В.В. Маяковського, відкритий майданчик

Адреса проведення заходу:Мічуріна 230, трамвай №3, 6,9,10,20,21,33. Зупинка - парк Маяковського

Умови виконання фестивальної програми

1) Фігура з куль має уміститися на території 4*4 м

2) Фігура з куль виготовляється заздалегідь або створюється у парку з 10.00 – 12.30

3) Учасник самостійно повинен передбачити способи кріплення фігури та навести все необхідне для встановлення фігури в день заходу. (Парк надає лише майданчик розміром 4*4 м. Покриття трав'яне!)

4) Роботи розміщуватимуться просто неба.

5) Після реєстрації, кожному учаснику буде надіслано порядковий номер. Порядкові номери будуть розміщені на майданчику.

6) Кожен учасник повинен надіслати назву та опис своєї роботи (див. Додаток 1)

Можливості учасників

1) Кожен учасник може скористатися критим приміщенням (намет) для створення своєї фігури, зберігання речей

2) Учасник має право на розміщення своєї реклами (назва організації – логотип – телефон – сайт – послуги). Вся інформація про учасника, а саме (назва організації (ім'я приватної особи) – логотип – телефон – сайт – послуги – назва роботи – опис) буде розміщуватись на інформаційному стендірозміром А3. 1 стенд = 1 учасник. До кожного стенду буде прикріплено кишеню для візиток. За бажанням організація чи приватна особа має право вкласти свої візитки. (Див. Додаток 1,2)

3) Учасник має право скористатися електрикою 220 В (при собі мати подовжувач)

Журі

1) Журі формується оргкомітетом фестивалю з числа спеціалістів ЦПКіО та спеціалістів у даному напрямку м. Єкатеринбурга

2) Журі фестивалю має право встановлювати додаткові номінації та засновувати спеціальні дипломи.

Підбиття підсумків та нагородження учасників фестивалю

Кожен учасник нагороджується Дипломом учасника. Переможці, які посіли І, ІІ, ІІІ місце нагороджуються дипломами та подарунками.

Фінансові умови

Організаційний внесок за участь у фестивалі НЕ ПЕРЕДБАЧЕН

Організаційні питання

1) заявки на участь у фестивалі приймаються до 24 серпня 2016 року електронною поштою [email protected]та телефону 221-34-70

У темі листа та назві файлу вказати: заявка на фестиваль «Повітряне братство». Приклад заповнення заявки див. Додаток 1.

З усіх питань звертатися до художнього відділу ЦПКіВ ім. В.В. Маяковського.

Тел.: 221-34-70; 8-982-623-64-33 Дороніна Марія – куратор фестивалю;

1) оргкомітет залишає за собою право закрити прийом заявок до оголошеного терміну, якщо кількість учасників перевищила технічні можливості фестивалю.

2) Учасник дозволяє обробку повідомлених у цій заявці персональних даних для підготовки інформаційних матеріалів фестивалю, а також використання інформаційних матеріалахфестивалю фото та відео зі своєю участю.

Додаток 1

ЗАЯВА НА УЧАСТЬ

ІНФОРМАЦІЙНИЙ ЛИСТ

Здоров'я – основа людського життя. Першорядним для його збереження є спосіб життя людини. Культура здорового способу життя – запорука активного довголіття.

З метою формування позитивного ставлення студентів до здорового способу життя

Жовтня 2015 р.

проводить Внутрішньовузівський марафон

«ЗДОРОВИЙ СПОСІБ ЖИТТЯ В ОСВІТНЬОМУ ПРОЦЕСІ

ВИЩОЇ ШКОЛИ»

Метою марафонує популяризація найважливіших компонентів здорового способу життя студентів: збалансованого харчування, занять фізичною культурою та спортом, гармонізації із соціумом.

Місце проведення:м. Санкт-Петербург, вул. Новоросійська, д. 48/50.

Оргкомітет Внутрішньовузівського марафону « Здоровий образжиття в освітньому процесі вищої школи»:

Панкова Ніна Володимирівна, ректор ФДБОУ ВПО «СПбДТЕУ»,

Базарнова Юлія Генріхівна, завідувач кафедри хімії та біотехнології ФДБОУ ВПО «СПбДТЕУ»,

Барсукова Наталія Валеріївна, завідувач кафедри технології організації харчування ФДБОУ ВПО «СПбДТЕУ»,

Неробєєв Микола Юрійович, завідувач кафедри фізичної культуриФДБОУ ВПО «СПбДТЕУ»,

Котоменкова Ольга Геннадіївна, завідувач науково-дослідного відділу ФДБОУ ВПО «СПбДТЕУ».

В рамках внутрішньовузівського марафону планується проведення змагань між шістьма студентськими командами. Обов'язкові вимогидо складу команд: 10 осіб, у тому числі по 2 студенти від кожного факультету.

Передбачається проведення наступних конкурсів у рамках заходу :

1. Конкурс презентацій команд (домашнє завдання): буклет та презентація (відеоролик або слайд-шоу, або груповий виступ тощо).

2. Гра брейн-ринг «Енциклопедія здоров'я».

3. Кулінарний поєдинок «Правильний обід на три особи»з презентацією страв (холодна закуска, перша страва, друга страва, напій).

4. Спортивний поєдинок "У спортивному тілі - здоровий дух"(Спортивні змагання команд).

5. Конкурс проектів «Університет – територія здоров'я»(домашнє завдання).

Прийом заявок від командна участь у внутрішньовузівському марафоні (Додаток 1) проводиться до 19 жовтня 2015 р. (включно)за адресою електронної пошти: [email protected].

«Дорожні карти» з роз'ясненнями та вимогами до конкурсним завданням зареєстрованим командам будуть направлені 20 жовтня 2015 р.за вказаними у заявках адресами електронної пошти.

З усіх питань, що цікавлять, можете звернутися:

- до оргкомітету заходу:е-mail: [email protected];

- до науково-дослідного відділу ФДБОУ ВПО «СПбДТЕУ»:

• Які види ділового листуваннярозрізняють.
• Яких правил ділового листування важливо дотримуватись.
• Які особливості має електронне ділове листування.

Ведення ділового листуванняза правилами – одна з важливих складових успіху в кар'єрі та бізнесі. Незнання цих правил або їх неправильне застосування на практиці може призвести до втрати партнерів та клієнтів. Крім того, точне та грамотне ділове листування – важлива складова ділового іміджу.

Які розрізняють види ділового листування

Ділове листування – з партнерами, клієнтами, колегами, організаціями – один із найважливіших напрямів діяльності будь-якого підприємства. Менеджери, співробітники різного рангу отримують та надсилають листи, комерційна пропозиціяі т. п. Залежно від форми, змісту та спрямованості будь-яке листування поділяється на такі види:

• офіційну;
• особисту;
• внутрішню;
• зовнішню.

Для кожного з них є окремі вимогискладання та подачі. Найбільш поширені типи офіційних ділових листів:

• подяки;
• комерційні;
• листи, вимоги та запити;
• спростування;
• вітання;
• співчуття, некрологи.

З урахуванням того, що сьогодні більша частина ділового листування здійснюється в електронному вигляді, існують готові шаблони та форми для будь-якого виду.

Мистецтво ділового листа

Кожен текст – це механізм впливу адресата. Якщо він не працює, значить, ви порушили правила збирання: взяли не ті деталі, не так їх скомпонували. Щоб домогтися від адресата того, чого ви хочете, потрібно підібрати правильні факти, правильно їх викласти і зробити це «з правильною особою» – таким, що викличе у отримувача листа бажання прийняти вашу пропозицію. Як це зробити?

факти. Буває, що раціональні аргументи, здатні переконати адресата, губляться у сумбурному викладі різноманітних, іноді сторонніх думок. Але варто збудувати структуру, і лист стає ясним і переконливим, навіть якщо в ньому нічого не змінено за змістом. Головна думка (часто це спонукання до дії) виноситься на початок, вона слідує відразу за вітанням. Далі наводиться список аргументів (кожен позначений червоним рядком та виділено курсивом) з яскравими ілюстраціями (поясненнями). Наприкінці повторюється заклик до дії. Слід підпис. Нехитра редактура перетворює навіть жалісливе і не надто виразне послання «на село дідусеві» з чеховського оповідання «Ванька» на добре аргументовану привабливу пропозицію дідові.

Образ відправника. Від того, яким постає відправник листа, залежить реакція у відповідь. У листі ви можете бути чиновником, а можете людиною. Іноді вигідно перше, інколи ж – друге. Скажімо, якщо ви хвалите адресата, краще використовувати власний стиль (писати від себе, повідомляти про своє ставлення до фактів, говорити на рівних). Завдяки цьому адресат дізнається не тільки він молодець, але й те, що саме ви про нього гарної думки. Лаяти, навпаки, краще формальними фразами, викладаючи голі факти. Ця порада у дещо утрированому викладі виглядає так: замість «Ви дурень» треба написати «ознаки наявності розуму у читача не виявлено».

У сучасному листуванні ми часто одразу переходимо до справи, опускаючи «розмови про погоду» між вітанням та великою фразою. Здавалося б, необов'язкова коротка пропозиція не несе великого смислового навантаження. Але саме воно першим опиняється перед очима читача, тому задає тон письму та визначає, якими очима одержувач подивиться на решту тексту. Ось кілька прикладів, з чого потрібно починати своє послання підлеглим та партнерам, переслідуючи різні цілі.

1. Щоб надати собі ваги: ​​«З огляду на те, що проект А знаходиться на особистому контролі у губернатора області, нагадуємо».
2. Щоб налагодити теплі стосунки з незнайомою компанією: «Дізнавшись, що ваша компанія, як і ми, виступає спонсором конкурсу «КВК Сибіру», ми вирішили саме вам насамперед запропонувати».
3. Щоб отримати допомогу: «Олю, ти так здорово та, головне, професійно виступила на конференції! Думаю, ти як експерт зможеш мені допомогти».
4. Щоб мобілізувати підлеглих: «Вітаю – вже п'ятниця. Залишилося здати пропозиції щодо бюджету – і можна відпочивати».

5 жахливих перших фраз, які вб'ють вашого листа

Американська компанія HubSpot з'ясувала, які перші пропозиції не надихають читача, а, навпаки, змушують видалити листа. Дізнайтеся, що це за фрази, і ніколи їх не використовуйте на початку листування.

Загальні правила ділового листування

Репутація вашого підприємства побічно залежить від того, як оформлено і написано діловий лист. Можна сказати, що для формування успішного іміджу компанії та формування її репутації необхідне дотримання співробітниками правил ділового листування як зовнішнього, так внутрішнього спілкування.

Бланк листа. Правильним буде використовувати бланки, оформлені в фірмовому стилі, у яких присутні реквізити. Під стильовим оформленням розуміється присутність логотипу, використання спеціального шрифту, вказівка ​​всіх контактних даних та повної назви організації.

Розмітка сторінки. При оформленні листа ділового листування використовуються поля (ліве поле – 2 см, праве – 1 см, верхні та нижні відступи – по 2 см). Якщо лист включає кілька аркушів, то на них має бути нумерація (проставляється вгорі аркуша посередині).

Стиль. Ділові листи пишуться в офіційно-діловому стилі, який передбачає короткий описсуті листа, точність формулювань та використання штампів та стандартних оборотів. Крім того, у діловому листуванні діє правило: одна проблема – один лист.

Структура тексту. Стандартний листділового листування включає три частини:

1. Звернення до адресата.
2. Вступ (мети листа).
3. Основна частина.
4. Резюме

Правила ділового листування англійською мовою

Оформлення ділової кореспонденції на англійськоюздійснюється відповідно до загальних вимог:

1. Текст розподіляють за абзацами без застосування червоного рядка.
2. Лівий верхній кут при оформленні листа повинен містити особисті дані відправника (повне ім'я або назва організації та її адреса).
3. Нижче йде ім'я опонента, або назва підприємства одержувача із зазначенням адреси (у новому рядку).
4. Дата складання листа вказується нижче на три рядки або зверху в правому кутку.
5. Основна частина листа розміщується у центрі листа.
6. Основну думку краще починати із зазначення причин з причини звернення: "I am writing..."
7. Стандартний лист слід завершувати виразом: "Yours sincerely" у випадку, якщо відоме ім'я адресата; "Yours faithfully" - якщо ні.
8. Пропустивши чотири рядки після подяки, вкажіть своє ім'я та посаду.
9. Підпис розміщується між ім'ям і привітанням, що стоїть вище.

«Мова» ділового листування

До ділового листування пред'являються особливі вимоги. Насамперед листи не повинні містити емоційного забарвлення. Вони мають бути максимально стриманими, лаконічними та точними. Логічне та послідовне побудова тексту повністю замінює емоційність. Вигуки, зменшувально-пестливі слова, скорочення, яких немає в списку загальноприйнятих - всього цього треба уникати в діловому листуванні.

Одна з важливих умов для складання листа - смислова точність, що становить його практичну цінність.

Наступним важливим критеріємє логічним викладом тексту. Слова не повинні піддаватися подвійному трактуванню - це може змінити зміст вмісту в листі та надати йому небажаної тональності.

Основна мета будь-якого ділового документа – це переконливість у вираженні певної точки зору. Головні правила у написанні та складанні документа, службової запискиабо листи – це грамотність, аргументація, правильна апеляція, достовірність інформації та достатня кількість доказів.

Нижче наведено кілька правил написання ділових листів:

Вживання займенників. У діловому листуванні слід уникати відображення особистих емоцій та сприйняттів. Ділова інформаціяЗазвичай передається з допомогою стандартних форм. Як правило, у ході такого листування виражаються інтереси цілого підприємства, а не окремої особи, тому звернення походить від множини. І, незважаючи на те, що це передбачає використання займенника «ми», слід уникати його вживання, використовуючи відповідні дієслівні форми.

Заставні форми. У діловому листуванні потрібно використовувати пасивну заставу. Такі звернення мають більше м'який вигляд. Наприклад, якщо перебудувати фразу: «Ви не виконали вчасно ремонтні роботи», словами «Ремонтні роботи, передбачені договором, не виконані», то вдається констатувати факт невиконання робіт без висування прямих обвинувачень. Тобто факт порушення вказаний, але конкретні винуватці не зазначаються, що робить тон листа м'якшим.

Дійсна застава використовується при визначенні в листі об'єкта, який є ініціатором певних дій. Наприклад, «юридичний департамент, надає роз'яснення…». Слід зазначити, що у пропозиціях використовується справжня форма часу.

Застосування пасивної застави визначає також характер листа. Такі форми дозволяють встановити фокус на конкретній події, а не на виконавців дії (пропозиція надіслана, отримано звіт). Застосовують пасивну заставу і у разі очевидності об'єкта (дата зустрічі визначена).

Форма дієслівного виду. Якщо є необхідність фокусування уваги на дії, що постійно повторюється, для їх опису використовуються дієслова в незавершеній формі (фахівці регулярно порушують терміни). Якщо необхідно виділити завершеність процесу застосовується досконалий вигляддієслів (патрульні приступили до несення служби).

Запровадження акцентів. Незважаючи на те, що в більшості випадків ділове листування носить нейтральний відтінок, в деяких випадках потрібне додаткове фокусування на певних моментах. Для цього використовуються вступні обороти, що пом'якшують фразу. (Якщо переробити фразу «просимо відправити документацію, що у вас» словами просимо відправити документацію, яка, судячи з усього, знаходиться у вас», то в ній значно знижується градус напруги, і вона більше підходить до вимог тактовності ділового листування).

При написанні ділових листів слід також приділити увагу поважному відношеннюдо опонента. Так, якщо фразу «нас не цікавить вашу пропозицію» замінити на «на жаль, в даний час ми не зацікавлені у вашому реченні» вона звільняється від зайвої жорсткості, яка не доречна у діловому листуванні.

Вступні конструкції також є важливою складовою ділового листа, оскільки роблять не таким сухим. Відповідно до норм ділового етикетубуде доречна фраза «просимо скласти, у разі можливості, свої експертні зауваження щодо якості наших матеріалів». Вступні конструкції хороший інструмент для зниження категоричності, прояву поваги та уважності, а також вираження доброзичливого тону. Їх застосування дозволяють висловити думку, не зачіпаючи самолюбство опонента.

Етикет ділового листування: 5 порад, як справити гарне враження здалеку

1. Час відповіді на лист показує вашу зацікавленість у спілкуванні співпраці. Потрібно відповідати на ділові листи протягом максимально короткого часу: хвилин, годин, максимум день. Якщо існують об'єктивні причини для затримки, надішліть листа та напишіть, що отримали повідомлення і незабаром відповісте. Для того, щоб правильно розставити пріоритети, слід звертати увагу на відповідні позначки у листі опонента – «важливість», «тема» тощо. Присутність таких позначок свідчить про те, наскільки важлива ваша відповідь.

Затримка з відповіддю – це велика ймовірність втратити клієнта. По можливості відповідайте відразу. «На потім» залишайте лише листи, відповідь на які витратна за часом. Навчитися прогнозувати поведінку людей та чудово вести переговори Вам допоможе у Школі генерального директора.

2. Персональне звернення. Особисте звернення переважно, оскільки є проявом поваги адресату.

Використання особистого звернення є одним із обов'язкових правилділового листування. Персональна спрямованість є демонстрацією поваги до індивідуальності та доброзичливості. Крім того, так ви виділіть свій лист із сірої маси шаблонних відповідей.

3.Вираз слів вдячності (за звернення). Вдячність, виражена у листі, це своєрідне висловлювання подяки за вибір опонента, або клієнта на користь вашої компанії. Письмова відповідь, яка починається зі слів «Дякую за Ваш лист», демонструє опоненту, що він для вас цінний. Такий тон ділового листа є правильним, оскільки у ньому відбивається конструктивна позиція. Наприклад:

Вираз подяки за довіру до вашого бізнесу проводиться спочатку листи з використанням таких конструкцій:

• Дякую за проявлений інтерес…;
• Дякуємо за Ваш лист...;
• Дякую, що звернулися до нас...;
• Дякую, що зупинили вибір на нашому підприємстві...;
• Вдячні Вам за виявлений інтерес.

4. Позитивне завершення. Завершальні конструкції гарантовано потрапляють у поле уваги опонента після ознайомлення з листом. Тому, бажано закріпити у цій формі позитивний настрійділового листування та створити у партнера з листування позитивний настрій та бажання продовжувати спілкування. Наприклад;

останнє, що залишається у полі уваги адресата під час читання вашого листа. Закріпіть в останніх фразах емоційно-позитивну атмосферу ділового спілкування. Створіть у адресата гарний настрій – щоб йому захотілося знов поспілкуватися з вами. Наприклад:

Завжди, закінчуючи листа, створюйте у опонента позитивний настрій на продовження спілкування. Для цього можна використовувати конструкції:

• Раді співробітництву;
• Готові відповісти на Ваші запитання;
• У разі виникнення питань – будь ласка, звертайтесь;
• Сподіваємось на взаємовигідну співпрацю;
• Раді Вам допомогти;
• З щирою повагою.

5. Підпис та блок контактів. Співробітник, який веде ділове листування, необхідно мати уявлення, хто є присутнім «з іншого боку монітора». Іншими словами, необхідна інформація про ім'я прізвища, посаду та контактні дані опонента:

1. Ім'я (прізвище) забезпечують можливість особистого звернення;
2. Посада – забезпечує опоненту розуміння рівня компетенції
3. Координати – сприяють появі додаткових каналів зв'язку.

Для оптимізації роботи з діловим листуванням блок з контактною інформацією краще внести до стандартних налаштувань. Цей блок має бути присутнім у листах до партнерів, колег та клієнтів як символ професійного ставлення до справи.

Правила електронного ділового листування

Григорій Сизоненко, генеральний директорЗАТ «Інформаційна впроваджувальна компанія», Москва

1. Використовуйте кнопку «Відповісти всім». Якщо у листуванні беруть участь кілька людей, відповідати потрібно всім, а не лише відправнику останнього повідомлення.

2. Завжди вказуйте тему листа. Найчастіше одержувач бачить лише заголовок нового листа. Пізніше інформація у полі «Тема» допомагає знаходити та сортувати повідомлення. У заголовку можна використовувати слова-мітки – наприклад, «ВАЖЛИВО!», – але тільки якщо вони дійсно відповідають змісту листа (втім, зручніше просто натиснути кнопку «Важливість», яка є у всіх популярних поштових програмах, – і позначка з'явиться поряд із полем "Тема"). Розробте єдиний стиль формулювань і дотримуйтесь його постійно. Майте на увазі, що сьогодні багато хто використовує автоматичні фільтри для сортування кореспонденції. Тому заголовок треба підібрати такий, щоб його могла прочитати і машина.

3. Лист має бути коротким та структурованим. Прагніть максимальної прозорості сенсу і ясності викладу, розділяйте суттєві та другорядні деталі. У Ваших інтересах, щоб після одноразового прочитання ділового листа можна було легко усвідомити як суть проблеми, так і історію питання, зміст пропозицій та характер дій, що очікуються від адресата. Додаткові матеріали(документи, таблиці, фотографії) краще надсилати як вкладення, щоб не роздмухувати текст повідомлення; при цьому в листі слід зазначити, що за файли Ви пересилаєте.

4. Будьте ввічливі. У будь-якому листі має бути місце для привітання, звернення та підпису (можна включити його автоматичне додавання до будь-якого Вашого повідомлення). Також потрібно розставити смислові та емоційні акценти – уникайте телеграфного стилю. Навіть якщо листування стосується гострої проблеми чи конфлікту, дотримуйтесь поважного тону. Адже у бізнесі важливо не образити, а знайти рішення. Стриманість і чемність - хороші помічники в цьому.

5. На листи треба відповідати! Причому оперативно. Нерозуміння цієї азбучної істини тягне за собою безліч непорозумінь. Відправник повинен дізнатися, що листа прочитано і через деякий час можна чекати змістовної відповіді. При цьому не варто повністю покладатися на автовідповідачі та автоматичні повідомлення - напишіть коротку фразу від себе. На деякі листи, навпаки, не треба відповідати. По-перше, на ті, де Ваша адреса стоїть у полі «Копія»: відправник хоче, щоб Ви були в курсі його листування з іншою людиною. По-друге, на ті, де Вашої адреси взагалі немає: це означає, що автор листа додав Ваші координати в полі «Прихована копія» – тобто має намір ознайомити Вас з листуванням потай від безпосереднього адресата послання.

6. Не видаляйте текст листа, на який відповідаєте. Не виключено, що Вашу відповідь будуть перечитувати згодом – можливо, навіть за кілька років. На багатьох підприємствах вже працюють системи архівації електронної пошти. До речі, у країнах, де електронного листавід посадової особикомпанії визнається юридично значним документом, Тривале зберігання листування – це вимога закону. У нас такого поки що немає, але практика обганяє писані встановлення. Дивіться на кожен лист, який пишете, очима одержувача. Це основне правило ділового листування. Якщо ви будете слідувати, адресати почнуть виділяти ваші послання з потоку.

7. Пишіть грамотно. Поодинокі помилки, допущені у листі, образливі для адресата, оскільки сприймаються як прояв поспішності чи недбалості. А численні помилки свідчать про невисокий культурний рівень відправника, а також – якщо мова йдепро ділову кореспонденцію – представляють у невигідному світлі та компанію, де працює відправник.