Відділ кадрів у чому полягає робота. Структура та функції відділу кадрів організації

Нині, напевно, жодна професія не має такого спектра назв, як професія кадровика. У Єдиному кваліфікаційному довідникуможна знайти сімнадцять посад, які однак пов'язані з кадрової роботою. Така обставина змушує задуматися про відмінності цих посад один від одного, про функціональне навантаження кожної з них. Особливо актуально і гостро звучить сьогодні питання про те, що має прописати для себе в посадової інструкціїрядовий інспектор з кадрів. Обов'язки цього співробітника ми й намагатимемося розглянути максимально докладно.

Значення відділу кадрів

Багато керівників організацій досі вважають, що призначення відділу кадрів вузькоспрямоване, пов'язане лише з діловодством. Однак сьогодні наша країна слідом за Заходом стала на нехай трансформації. кадрової службиу підрозділ, що займається управлінням трудовими ресурсами, тому що саме кадровик – найважливіша ланка між працівником та роботодавцем.

В даний час фахівець з кадрів – це насамперед управлінець, те саме можна сказати про таку посаду, як інспектор з кадрів, обов'язки якого сьогодні часто включають не тільки обробку та ведення документації. Особливо це стосується невеликих компаній, де на плечі інспектора з кадрів можуть покладатися відповідальність за підбір персоналу, його навчання та багато інших функцій.

Чисельність кадрових працівників

Найменування та кількість підрозділів служби з управління персоналом залежить від розміру підприємства, його традицій та специфіки діяльності. При цьому повинні враховуватися розміри організації, напрямок бізнесу, стратегічні ціліпідприємства, стадія його розвитку, чисельність працівників та пріоритетні завдання у роботі з персоналом.

У великих організаціяхкадрова служба може містити кілька відділів. Наприклад, відділ заробітної плати, відділ зайнятості, відділ навчання та розвитку, відділ діловодства та обліку. У невеликих організаціях всі функції кадрової служби може виконувати лише один фахівець - інспектор з кадрів, обов'язки якого насправді мають включати мінімальний перелік функцій: кадрове діловодство та підбір персоналу.

Фахівці служби

На чолі відділів чи служб персоналу зазвичай стоїть менеджер середньої ланки: начальник служби, відділу, який підпорядковується директору з персоналу. Відділи може бути розбиті більш дрібні одиниці – групи чи сектори, очолювані керівниками, які підпорядковуються начальникам служб.

На підприємствах середнього бізнесу (чисельність працівників 100-1000 осіб) влаштування кадрової служби найчастіше передбачає наявність таких співробітників:

спеціаліст із діловодства;
фахівець із трудового права;
спеціаліст по підбору персоналу;
менеджер з розвитку та навчання,
тренер або тренінг-менеджер;
менеджер з пільг та компенсацій;
менеджер з корпоративних заходів.

У дрібніших організаціях (чисельність працівників до 100 осіб) майже всі функції цих співробітників - це посадові обов'язкиінспектора з кадрів.

Вимоги до кадровика

Звичайно, всі вищезгадані посади не здатний поєднати один єдиний фахівець – інспектор відділу кадрів. Обов'язки цього працівника насамперед пов'язані з кадровим діловодством. Тому при прийомі на роботу до потенційного кандидата на цю посаду висуваються відносно невисокі професійні вимоги.

Кваліфікаційний довідник інформує, що інспектор з кадрів повинен мати середню спеціальну освіту (при цьому не має значення його стаж роботи) або ж середня освіта (при цьому потрібна спеціальна підготовка та наявність професійного стажу не менше трьох років).

Інспектор з кадрів: обов'язки

Отже, функції цього фахівця такі:

ведення обліку особового складу підприємства;
оформлення різних кадрових операцій (прийому, переведення, звільнення);
оформлення та ведення особових справ співробітників, внесення змін до них;
облік, зберігання та заповнення трудових книжок;
облік трудового стажу;
оформлення довідок про трудової діяльностіпрацівників (минулої та теперішньої);
оформлення карток пенсійного страхування та інших документів, необхідних для призначення пенсій працівникам та їхнім сім'ям, компенсацій та пільг;
облік надання відпусток, здійснення контролю за тим, як складаються і дотримуються графіки відпусток.

Підбір персоналу

Обов'язки інспектора відділу кадрів часто включають підбір персоналу на вакантні посади. Ця робота пов'язана з розміщенням інформації в різних джерелах про наявне вакантне місце, у тому числі співробітництво з цього питання зі службою зайнятості населення, призначенням та проведенням співбесід з роз'ясненням претенденту характеру вакансії, умов праці та рівня заробітної плати, визначенням загального рівняпретендента на вакантну посаду, його стажу та ступеня професіоналізму.

Нерідко посадові обов'язки інспектора відділу кадрів передбачають проведення конкурсних відборів серед фахівців, які претендують на вільне місце. Кадровик розробляє заходи щодо підбору персоналу та контролює проходження майбутніми співробітниками випробувань, встановлених під час укладання з ними трудового договору.

Додаткові функціональні обов'язки інспектора з кадрів

Існують деякі додаткові функції, які найчастіше відносять до кадрової роботи. Які ж завдання має вирішувати інспектор відділу кадрів? Обов'язки можуть включати:

підготовку необхідних матеріалівдля атестаційних, кваліфікаційних, конкурсних комісій, подання співробітників до нагородження та заохочення;
вивчення причин, з яких відбувається плинність кадрів, розробка та впровадження заходів щодо її зниження;
підготовку документів до здачі до архіву;
контроль за трудовою дисципліною;
організацію підвищення кваліфікації та професійної перепідготовки;
організацію проведення іспитів на підтвердження кваліфікації;
розробку системи з оцінки особистісних та ділових якостейпрацівників, мотивацію їх до посадового зростання;
оформлення службових посвідчень та їх видачу;
формування та ефективне використання кадрового резерву.

Військовий облік

Багато роботодавців вважають, що функціональні обов'язкиінспектори відділу кадрів включають військовий облік співробітників підприємства. Відповідно до Постанови Уряду РФ №719 від 27 листопада 2006 р. «Про затвердження Положення про військовий облік», кількість працівників, які здійснюють цю діяльність, має бути прямо пропорційно до кількості співробітників, які підлягають обліку.

Зокрема, на підприємстві, де на військовому обліку перебуває менше п'ятисот громадян, облік веде один працівник, який виконує ці функції за сумісництвом. Таким чином, інспектор з кадрів в організації, де чисельність осіб, що стоять на військовому обліку, не перевищує п'ятсот осіб, може займатися військовим обліком, але тільки за умови внутрішнього сумісництва. А при більшій кількості осіб, які підлягають обліку, для цього повинна бути виділена окрема штатна одиниця.

Робота кадровиків в умовах кризи

В останній рік керівництво підприємств зіткнулося із сумними обставинами фінансової кризи, коли доводиться зменшувати обсяги виробництва товарів та послуг, знижувати власні витрати, зокрема за рахунок скорочення чисельності персоналу. На цьому фоні зростає потреба кадрових працівників у володінні якостями штатних психологів, які змушені керувати емоційним тлом у колективі та знаходити слова втіхи, наприклад, вручаючи колегам повідомлення про їхнє звільнення.

Роль кадрової служби підвищується у міру зростання значення людських ресурсівзадля досягнення організацією фінансового успіху. У зв'язку із цим традиційні обов'язки кадровиків не зникають. У веденні кадрових служб залишаються питання кадрового діловодства, оплати праці, прийому працювати і підготовки фахівців. Проте відділ кадрів є складовим елементом грамотного керівництва підприємством. Успіхів у роботі!

Відділ кадрів- це структура організації, яка займається управлінням персоналом.

Відділ кадрів є не лише функціональною одиницею, це ще й обличчям компанії, оскільки саме у відділі кадрів будь-який претендент починає знайомитися з організацією.

Мета відділу кадрів

Мета відділу кадрів – це сприяння досягненню цілей підприємства (організації) шляхом забезпечення підприємства необхідними кадрами та ефективного використання потенціалу працівників.

Підбір працівників ведеться за допомогою спеціально розроблених стратегій: подання інформації про вакансії у ЗМІ та служби зайнятості населення, застосування методик відбору, тестування, процедур адаптації фахівців та подальшого підвищення кваліфікації.

Завдання відділу кадрів

Основне завдання відділу кадрів - правильно враховувати роботу співробітників, визначати кількість робочих, вихідних та лікарняних днів для розрахунку зарплати, відпусток та подання відомостей до бухгалтерії організації.

Також основними завданнями відділу кадрів є:

організація відбору, набору та найму персоналу необхідної кваліфікації та у необхідному обсязі. Підбір працівників ведеться за допомогою спеціально розроблених стратегій: від подання інформації про вакансії у ЗМІ та служби зайнятості населення до застосування методик відбору, тестування, процедур адаптації фахівців та подальшого підвищення кваліфікації;

створення ефективної системиштатних працівників;

розробка кар'єрних планів працівників;

розробка кадрових технологій.

Крім того, відділ кадрів повинен подавати відомості на співробітників Пенсійний фондРФ, страхові компанії, Податкову та Міграційну служби.

Функції відділу кадрів

Основна функція відділу кадрів для підприємства – добір персоналу.

До основних функцій відділу кадрів на підприємстві належать:

визначення потреби організації у кадрах та добір персоналу спільно з керівниками підрозділів;

аналіз плинності кадрів, пошук методів боротьби з високим рівнемплинності;

використання систем мотивації праці;

підготовка штатного розкладупідприємства;

оформлення особових справ працівників, видача на вимогу працівників довідок та копій документів;

проведення операцій із трудовими книжками (прийом, видача, заповнення та зберігання документів);

ведення обліку відпусток, складання графіків та оформлення відпусток відповідно до чинного трудового законодавства;

організація атестацій працівників;

підготовка планів щодо підвищення кваліфікації співробітників.

Структура відділу кадрів

Структура відділу кадрів підприємства та його чисельність визначається директором кожної компанії залежно від загальної кількості персоналу та особливостей діяльності.

У невеликих компаніях(До 100 працівників) достатньо одного або двох співробітників служби персоналу.

У той самий час, на малих підприємствах окремого співробітника може бути, і тоді така робота виконується головним бухгалтером чи генеральним директором.

В організаціях середніх розмірів (від 100 співробітників до 500 осіб) доцільно створити кадрову службу персоналу із трьох-чотирьох кадрових фахівців

на великих підприємствах, Де працює 500 і більше осіб, відділ кадрів може налічувати від 7 до 10 співробітників.

Взаємини відділу кадрів з іншими відділами

Для ефективного виконання своїх функцій кадровій службі необхідно постійно та тісно взаємодіяти з іншими відділами підприємства:

Взаємодія з бухгалтерією організації

Відділ кадрів взаємодіє з бухгалтерією організації на вирішення питань, що з оплатою праці.

Так у бухгалтерію організації відділ кадрів представляє документи та копії наказів про звільнення, зарахування на роботу, про відрядження, відпустки, заохочення або штрафні санкції для співробітників.

Взаємодія з юридичним відділом

Юридичний відділ забезпечує співробітників відділу кадрів інформацією про останніх змінаху чинному законодавстві надає всебічну правову підтримку.

Взаємодія з іншими підрозділами компанії

З кадрових питань відділ кадрів постійно взаємодіє з усіма структурними підрозділамикомпанії.

Залишилися ще питання щодо бухобліку та податків? Задайте їх на форумі "Зарплата та кадри" .

Відділ кадрів: подробиці для бухгалтера

Працівник передумав працювати на новому місці? Як анулювати трудовий договір та трудові відносини
00 хв. Ми, що нижче підписалися начальник відділу кадрів Волкова О. Н., головний бухгалтер... 06.2019 № 24-к. Фахівцю відділу кадрів Гордєєвої М. В. направити повідомлення... цього наказу покласти на начальника відділу кадрів Волкову О. Н. Підстави: ... Доповідна записка начальника відділу кадрів Волкової О. Н. від 24 ... Начальник відділу кадрів Волкова, О. М. Волкова 26 ... 26 19 20 20 20 20 20 20 20 20 20 20 20 20 20 20 20 20 20 20 20 2004. Ви також...
Звільнення за прогул: спірні моменти
Колег) не дали результату. Керівник відділу кадрів Іванова З. М. Достовірність... Л. З наказом ознайомлені: – керівник відділу кадрів Іванова З. М.; – завідувач терапевтичного... відсутності. Пояснювальну просимо надати керівнику відділу кадрів Івановій С. М. Якщо письмове... проведення службової перевірки». Складено: керівником відділу кадрів Іванової С. Н. у присутності... ним робітниця також відмовилася. Керівник відділу кадрів Іванова С. Н. Достовірність...
Обхідний лист: практика застосування
Він не представить у бухгалтерію (відділ кадрів) підписаний обхідний лист. Наскільки це... він не представить у бухгалтерію (відділ кадрів) підписаний обхідний лист. Наскільки ця... заборгованість по незданих книгах; у відділі кадрів про здачу полісу ДМС; в... включають такі відділи, як бухгалтерія, відділ кадрів, склад та ін. Як правило... заяви про звільнення цивільного службовця відділ кадрів видає обхідний лист, що звільняється (додаток...
Що робити, якщо працівник зник безвісти?
2019 р. Ми, що підписалися нижче: інспектор відділу кадрів Петрова Олена Дмитрівна, секретар Мішина... . Підписи осіб, які склали акт: Інспектор відділу кадрів Петрова Є. Д. Петрова Секретар...
Як сумісника зробити основним працівником?
Роботу За інформацією, що є у відділі кадрів, Ви звільнилися з основного місця... кодексу № 20 Російської Федерації. Спеціаліст відділу кадрів Конєва Товариство з обмеженою відповідальністю... кодексу № 20 Російської Федерації. Спеціаліст відділу кадрів Конєва Товариство з обмеженою відповідальністю... кодексу № 20 Російської Федерації. Спеціаліст відділу кадрів Конєва Товариство з обмеженою відповідальністю...

06.09.2018 надати до відділу кадрів довідку медичного закладу, що підтверджує факт... виконання наказу покласти на начальника відділу кадрів Єгорову В. Д. Підстава: особиста... .) (підпис) (П. І. О.) Начальник відділу кадрів Єгорова В. Д. __________ /________________________ .. здати кров і звернувся до відділу кадрів з питанням про те, який...

Індексуємо штатний розпис у «1С:Зарплата та управління персоналом 8»
У чинний штатний розпис працівникові відділу кадрів доводиться вносити зміни у зв'язку з... у чинний штатний розпис працівникові відділу кадрів доводиться вносити зміни у зв'язку з...

У сучасній підприємницької діяльностівідділ кадрів для підприємства нерідко одна із найважливіших структур, оскільки його обов'язки прямо впливають на законність оформлення діяльності підприємства міста і трудових взаємин із співробітниками. Але далеко не всі роботодавці і навіть профільні фахівці знають, чим займається відділ кадрів у кожній конкретній ситуації, тому що його функції можуть відрізнятися залежно від суб'єктів господарювання.

Відділ кадрів – що це таке

Насамперед відділ кадрів — це структура, яка займається в рамках одного підприємства веденням кадрового діловодства. Тобто – оформленням трудових взаємин у рамках робочої діяльності. Таким чином, фактично є посередником між роботодавцем та співробітниками, який забезпечує належне процесуальне оформлення більшості аспектів трудових взаємин.

Слід розуміти, що хоч і безпосередньо кадрова служба формується насамперед як мінімум у середніх і великих підприємствах, її функції та обов'язки у будь-якому разі мають виконуватися. Так, функції відділу кадрів може виконувати індивідуальний підприємецьособисто, бухгалтер чи юрист підприємства, і навіть залучений за принципом сторонній фахівець залежно від конкретних потреб у веденні кадрового діловодства.

Часто на відділ кадрів покладаються та додаткові обов'язкиз управління персоналом та менеджменту організації. Основними нормативними документами, відповідно до яких працює відділ кадрів є:

Трудовий кодекс Російської Федерації. Саме на підставі цього документапроводиться більшість процедур, що входять до сфери кадрового діловодства.
Постанова Держкомстату №1 від 05.01.2004р. Ця постанова запровадила уніфіковані формиобліку, які використовуються в кадрове діловодство. З 2013 року вони стали необов'язковими до застосування, але на більшості підприємств використовуються досі.
Постанова Уряду №225 від 16.04.2003р. Ця постанова регламентує. А безпосередня інструкція їх заповнення, яку також необхідно враховувати кадровим працівникам, регламентується Постановою Мінпраці №69 від 10.10.2003.
Постанова Уряду №719 від 27.11.2006р. Зазначений документ регулює ведення в організаціях військового обліку, що найчастіше також покладається на кадровиків підприємства, проте – може бути делеговано і окремому підрозділу у межах організації.

Нормативи вищезазначених документів – це основи правового регулюваннядіяльність кадрових співробітників. Крім них кадровикам необхідно також розумітися і на локальних. нормативні акти, які у конкретного роботодавця. Також слід розуміти, що в окремих державні службиможе бути передбачено і інший порядок здійснення кадрових процедур, який також може регулюватися окремими федеральними чи регіональними нормативними документами.

Функції та обов'язки відділу кадрів – чим він займається

Насправді ж відповідь питанням, чим займається відділ кадрів, як було згадано раніше, може відрізнятися залежно від конкретних особливостей окремих суб'єктів господарювання. Але загалом, до сфери відповідальності кадрової служби можна віднести наступні функціїу межах підприємства:

Крім вищевизначених основних функцій, властивих більшості кадрових відділів, також сучасна кадрова справа може включати і додаткові функції, до яких відносяться:

Інноваційна.Ця функція у тому, що ефективний відділ кадрів має постійно вдосконалювати методики документообігу для підприємства і кадрову політику загалом.
Соціальна.Робота сучасних кадровиків часто включає не тільки формальне виконання необхідних нормативів, а й виконання повного спектра обов'язків, пов'язаних з управлінням персоналом, створенням якісного психологічного мікроклімату в колективі та мотивацією працівників.

Якщо ж розглядати більше конкретні прикладиобов'язків відділу кадрів та його працівників, виглядати вони можуть так:

Визначення потреб підприємства у певних працівниках.Саме на кадрових фахівців часто покладається прийняття фінальних рішень про необхідність залучення окремих працівників, наприклад – на підставі заявок інших структурних підрозділів підприємства та порівняння їх із відомостями про фінансових можливостяхкомпанії.
Пошук відповідних співробітників та забезпечення їхнього прийому на роботу.Співробітники відділу кадрів найчастіше проводять пошук відповідних претендентів на наявні вакансії та забезпечують їхнє ефективне заповнення, а також первинний контроль знань претендентів. На цьому етапі також важлива співпраця з фактичними підрозділами, які потребують працівників.
Ведення . Кадровиками складається штатний розпис, корегується у зв'язку з різними подіями – звільненнями працівників, відходом їх у відпустки та на лікарняні, забезпечуючи безперервну діяльність організації.
Робота з . Ведення трудових книжок, їх зберігання, видача, внесення до них записів і – це прямі завдання кадрової служби підприємства.
Оформлення локальних нормативних актів.Саме кадрова служба часто розробляє і фактично впроваджує внутрішню документацію підприємства з умовою її спільного розгляду з безпосереднім керівництвом.
Підвищення кваліфікації працівників.Розглянута служба також часто має як один з обов'язків контроль знань співробітників та забезпечення регулярного проходження ними заходів щодо підвищення кваліфікації та навчання.
Ведення . Незважаючи на те, що законодавство вимагає організовувати окремий стіл військового обліку на підприємстві, здебільшого він входить до кадрової структури організації.
Веде документообіг у кадровій сфері.Видача працівникам довідок та документів про їхнє працевлаштування, реєстрація та архівування наказів роботодавця – весь цей документообіг може здійснюватися не лише канцелярією, а й кадровиками, особливо за відсутності окремої канцелярії в рамках організації.
Аналіз кадрової політикита поточної кадрової структури підприємства.Відділ кадрів має проводити фактичні дослідження ефективного використання трудових ресурсівта пропонувати певні заходи щодо оптимізації діючих процесів.
Забезпечення дисципліни для підприємства.Винесення працівникам та видача заохочень найчастіше також узгоджуються саме з відділом кадрів компанії.

Це лише невеликий перелік основних обов'язків відділу кадрів. Якщо ж на підприємстві діють прогресивні моделі HR-менеджменту, які також часто покладаються на кадровиків, спектр їх обов'язків може бути ще ширшим. І з огляду на основні обов'язки даних співробітників, необхідно зазначити, що зазначена структура практично у всіх аспектах своєї діяльності має контактувати з іншими ланками робочого процесу.

Відмінності відділу кадрів від HRM-відділу

Поняття кадрової справи та HR часто в російському бізнесівважаються тотожними, проте це негаразд. Насамперед слід зазначити, що основним завданням відділу кадрів є саме виконання всіх процесуальних вимог законодавства. У той час, як відділ HRM (human resource management) – управління персоналом, займається фактичною організацією праці. Однак на практиці дані поняття часто можуть бути реалізовані і в рамках структурного підрозділу.

Але все ж, кадрові працівникинайчастіше мають займатися ефективним пошуком і тестуванням висококваліфікованих фахівців, забезпечувати підтримку робочого мікроклімату, проведення тренінгів і соціальних досліджень. У той же час, від HR-фахівців може не вимагатися знання фактичних процесуальних нормативів та вимог законодавства. Насамперед – вони повинні забезпечувати практично ефективні та дієві методиуправління та використання персоналу у трудовій діяльності, а не стежити за документообігом та вимогами законодавства.

Інші нюанси діяльності кадрової служби в організації

Як можна зрозуміти з основних принципів роботи кадрового сегмента, ця структура не може обходитися без постійного взаємозв'язку з іншими структурними підрозділами підприємства. При цьому взаємодіє відділ кадрів як з адмінстративно-управлінським персоналом підприємства, так і з простим виробничим персоналомтією чи іншою мірою. З погляду взаємодії зі структурними підрозділами, найчастіше контакти здійснюються з:

p align="justify"> Особливу увагу слід звернути роботодавцям на чисельність співробітників відділу кадрів. У середньому практика демонструє, що в більшості випадків для реалізації основних кадрових функційдостатньо одного співробітника приблизно на 100 чоловік працівників. Однак, якщо підприємство реалізує і HR-методи ефективного та постійного управління персоналом, займається інноваційними та внутрішніми соціальними питаннямив організації, то доцільним може бути і залучення одного фахівця на 20-50 працівників організації в залежності від конкретних завдань, які встановлюються перед кадровою службою.

На невеликих підприємствах наявність повноцінного кадрового відділу перестав бути обов'язковим у принципі. Так, поширена практика, коли всі функції кадровиків виконує сам індивідуальний підприємець чи директор. Або ж – вони передаються юристам чи бухгалтерам, які мають належні навички, освіту чи досвід роботи. Ще одним способом організації роботи підприємства без кадрового відділу може бути залучення сторонніх фахівців або кадрових агенцій, у тому числі й у форматі – особливо цей підхід буде актуальним у разі необхідності виконання суто процесуальної функції кадрової служби.

Кадровий менеджер, приходячи на роботу в службу управління персоналом, повинен мати певні навички та вміння. Чим має займатися кадровик? Перелічимо список загальних завдань кадрового відділу та обов'язків його співробітника.

підготовка локальних нормативних актів, положень, інструкцій
вироблення штатного розкладу, написання посадових інструкцій
кадрове діловодство та підтримка документації в порядку
розробка документації та норм з охорони праці на робочих місцях
подання статистичної звітностіпро чисельність персоналу
щомісячний звіт щодо руху кадрів та звітність за формою П-4
формування особових справ, підготовка наказів, ведення журналів
складання графіка відпусток, перенесення відпустки на інший час

Ми перерахували спільні, організаційні завдання. А у чому полягає з персоналом? Наведемо список того, чим щодня займаються кадровики і що входить до обов'язків відділу кадрів.

постановка працівників на військовий облік, ведення військового обліку
навчання персоналу, організація тренінгів, курсів, семінарів
облік лікарняних листів(листків тимчасової непрацездатності)
за запитами співробітників надавати їм копії та виписки
консультації з питань трудового правата законодавства
оформлення та своєчасне внесення записів до трудових книжок
відрядження, оформлення працівників у відрядження
облік робочого часу, контроль за дисципліною персоналу фірми
заохочення та покарання співробітників за результатами їх роботи
заповнення особистих карток, запровадження особових справ співробітників

Приблизно такі вимоги пред'являються до претендента на посаду менеджера з кадрів. Обов'язків може бути вказано більше чи менше, але суть роботи кадрової службивід цього не змінюється: все перераховане у цій статті так чи інакше доведеться робити.