El intercambio de datos electrónicos completo es el siguiente nivel de desarrollo después de la introducción de ERP.

Cualquier empresa recién conectada a la comunidad EDI tiene la oportunidad de trabajar con todos los socios EDI, independientemente de su número. Al mismo tiempo, el único condición necesaria es instalar una puerta de enlace EDI en una organización.

El mercado ruso de gestión de documentos electrónicos B2B consta de tres segmentos principales:

• EDF legalmente significativo y
• informes electrónicos a agencias gubernamentales (segmentos "EDI/EDI/Reporting").

Cada segmento tiene sus propios impulsores de crecimiento e incentivos para desarrollar el mercado y atraer nuevos clientes. Y si para EDI y EDI legalmente significativo el impulsor del mercado es el deseo de cualquier empresa de reducir los costos operativos, entonces la transición a la presentación de informes a las agencias gubernamentales en en formato electrónico estimulado por órdenes de las autoridades fiscales, el Fondo de Pensiones de la Federación Rusa y otras organizaciones reguladoras.

La base de la gestión de documentos electrónicos legalmente significativos

• Intercambio interempresarial y documentos internos
• no estructurado y formalizado
• Trabajo conveniente con documentos electrónicos (incluso en dispositivos móviles)
• Archivos de larga duración: formatos "eternos", resellados, etc.
• Simple y firmas cualificadas

¿Por qué se necesita EDI?

EN principios XXI siglo, el mercado mundial de EDI experimentó un nuevo auge. EDI en conexión con Internet permite realizar transacciones electrónicas en tiempo real y, por lo tanto, acelera significativamente los procesos de interacción entre socios comerciales.

Para garantizar un sistema de intercambio de información tan bien organizado, se están creando instalaciones de transmisión de datos de alta velocidad. El Intercambio Electrónico de Datos es la tecnología de punta para dicha comunicación.

El intercambio de información comercial (pedidos, entregas, facturas, transferencias de dinero, etc.) en papel implica principalmente la entrada manual de información en el sistema informático de las empresas colaboradoras. El uso de estándares de gestión de documentos electrónicos le permite evitar esto: todas las acciones se realizan automáticamente, sin demoras ni imprecisiones (a diferencia de la entrada manual).

El uso de procedimientos automatizados aumenta la velocidad y la precisión de la recopilación de datos y permite a las empresas centrarse en los puntos clave de venta, y no en las cuestiones rutinarias de procesamiento y envío de documentos en papel.

Cualquiera que sea el punto de vista de las empresas hacia un sistema de gestión de documentos electrónicos, cualquier organización puede beneficiarse de información oportuna y clara sobre la demanda y oferta de productos, así como ahorrar una parte significativa de los costos asociados con el procesamiento manual de documentos.

La comodidad y el beneficio de utilizar la gestión electrónica de documentos radica en que EDI tiene una base de comunicación a la que cada cliente (ya sea minorista, proveedor o Compañia Logística) se conecta una vez y adquiere casi oportunidad ilimitada comunicarse con todos los participantes conectados sin pensar en las peculiaridades de sus sistemas contables, su flujo de trabajo, las calificaciones del personal, etc.

En cualquier caso, cada uno de los participantes conserva su individualidad y al mismo tiempo tiene la oportunidad de comunicarse con cada uno de los participantes a un costo mínimo. EDI también puede ayudar con la resolución de conflictos. Por ejemplo, en situaciones discutibles entre socios, cuando uno afirma que envió el pedido y el segundo, que no lo recibió. Puede haber muchas situaciones de este tipo. EDI en estas situaciones actúa como un árbitro, un auditor externo, un registrador de la situación, que puede proporcionar a ambos participantes información completa sobre qué sucedió con los documentos y cuándo. Esto hace que la investigación posterior de las causas sea más fácil y rápida.

Gestión de documentos electrónicos con trascendencia jurídica

La mayoría de los desarrolladores de EDMS modernos garantizan que todo el flujo de documentos en su sistema es legalmente significativo. Sin embargo, este término suele ser interpretado por cada uno a su manera.

¿Qué debe entenderse por la significación jurídica de un documento? Tanto para un documento en papel como para un documento electrónico, este es su valor probatorio, por ejemplo, en tribunales de arbitraje. En las definiciones de GOST R 51141-98 “Trabajo de oficina y archivo. Términos y definiciones” la fuerza jurídica de un documento es “la propiedad de un documento oficial, comunicada a éste por la legislación vigente, la competencia del órgano que lo expidió y el procedimiento establecido para su registro”.

¿Cómo se garantiza en principio la validez de un documento? En primer lugar, con la ayuda de la presencia obligatoria en él de ciertos datos (según el tipo de documento) y el cumplimiento de las reglas para su exhibición establecidas por las normas de trabajo de oficina y otras regulaciones. En segundo lugar, con la ayuda del cumplimiento de la competencia, es decir, el derecho oficial firmar tales documentos. Y, en tercer lugar, se asegura la personalidad jurídica del documento garantizando su integridad y autenticidad.

Dado que, se diga lo que se diga, un documento en papel es históricamente primario, todas las condiciones necesarias para asegurar su “fuerza probatoria” también se aplican a un documento electrónico. Sin embargo, este último no sería tal si no tuviera, entre otras, sus propias condiciones adicionales para garantizar la significación jurídica, debido a la forma específica de creación, transmisión, procesamiento y uso de un documento en formato electrónico.

Para firmar documentos electrónicos, como análogo a una firma manuscrita, se sabe que se utiliza una firma electrónica, que además de confirmar la autoría del documento, es decir, identificar a la persona que lo firma, asegura sus propiedades tales como integridad y seguridad contra la falsificación. Sin embargo, el uso firma electronica y medios certificados de protección criptográfica de la información para trabajar con ella, aunque es una ventaja significativa para garantizar la seguridad del flujo de trabajo, todavía no hace que un documento en un sistema automatizado sea legalmente significativo. Para dar un documento estatus legal se deben cumplir algunas condiciones más.

Así, por ejemplo, es necesario regular el uso de documentos electrónicos para la interacción de los Participantes en un sistema automatizado mediante la creación de un documento especial: una regulación sobre el uso de una firma electrónica en un EDMS separado o un Acuerdo sobre el uso de una firma electrónica, cuyos términos deberán ser aceptados por cada Participante del sistema. Este documento, entre otras cosas, debe incluir las siguientes disposiciones:

• Los documentos electrónicos certificados por una firma electrónica y utilizados en la interacción de los Participantes tienen una fuerza legal igual a los documentos en papel con una firma. Persona autorizada y sello de la empresa.
• En el marco del sistema, el intercambio de documentos electrónicos se realiza únicamente entre Participantes registrados.
• Al intercambiar documentos electrónicos y verificar su autenticidad, los Participantes siguen la secuencia de acciones establecida.

Además, es necesario asegurar el cumplimiento de las condiciones para el reconocimiento de la equivalencia de una firma electrónica y manuscrita establecidas por ley:

• el certificado de clave de firma relacionado con esta firma digital electrónica no ha perdido su validez (válido) al momento de la verificación o al momento de firmar el documento electrónico si hay evidencia que determina el momento de la firma;
• se confirma la autenticidad de la firma digital electrónica en el documento electrónico;
• electrónico firma digital utilizado de acuerdo con la información especificada en el certificado de clave de firma.

La implementación más exitosa de estos requisitos se logra mediante el uso de una infraestructura de terceros de confianza, que, mediante servicios especiales, proporciona verificación de la autenticidad de la firma al verificar el certificado de clave de firma en el momento de firmar el documento electrónico y proporcionar evidencia que determina el momento de la firma (es decir, la colocación de la marca de tiempo).

Los documentos electrónicos creados y firmados en un sistema externo de gestión de documentos electrónicos, en los que se confirma la autenticidad de la firma electrónica utilizando los servicios de un tercero de confianza, tienen valor probatorio suficiente para su uso en procesos judiciales.

Garantía de autenticidad y fiabilidad de los documentos

En los países europeos, la tecnología EDI, software, procedimientos y bases de datos garantizan la autenticidad y confiabilidad de los documentos primarios, la imposibilidad de falsificarlos. Si oficina de impuestos Si está interesado en los detalles de las facturas individuales, incluidos los tipos de IVA, estos últimos se extraen del archivo electrónico. La legislación local permite plena documento electronico facturación sin documentos primarios en papel.

La historia de EDI en el comercio europeo comenzó a fines de la década de 1990. Los proveedores de telecomunicaciones europeos ofrecen sus canales a comerciantes de redes expertos en tecnología para que ellos mismos transmitan datos. Con este nivel de desarrollo de la cultura tecnológica del negocio, la implementación de EDI requiere solo un proveedor de canales de transmisión de datos: una empresa comercial los utiliza, realizando transacciones de forma independiente.

Ventaja competitiva para el proveedor.

Los minoristas más grandes son las locomotoras de todos los procesos en el comercio, y en el futuro solo cooperarán con proveedores tecnológicamente avanzados. Hay que tener en cuenta que el EDI implementado por el proveedor creará dificultades adicionales para que un gran minorista o fabricante cambie a un socio sin intercambio electrónico, es decir, esta tecnología se convertirá en una de las ventajas competitivas del proveedor.

Una reducción de una cuarta parte en el out-of-stock (es decir, bienes que no están disponibles por falta de stock, bienes que tienen demanda pero se agotaron) de una gran cadena rusa pone en circulación decenas de millones de dólares - esta es más que una razón de peso para comenzar a utilizar EDI. Donde este servicio tiene sentido si al menos el 80% de los proveedores lo utilizan. En consecuencia, las grandes empresas, tanto minoristas como proveedores, transferirán a sus socios a EDI o abandonarán a los socios negligentes en favor de otros más avanzados.

Antecedentes y objetivos del EDI

• Mejorar la eficiencia de los procesos de negocio
• Reducir los costos financieros y de tiempo
• Mejora de la rotación de capital
• Mejorar la calidad del servicio al cliente
• Creación de un único campo de información de la empresa
• Acceso confiable y seguro a la información
• Disponibilidad de información
• Aumentar responsabilidad social compañías

EDI ayer

A principios de la década de 2000, la cantidad de proyectos EDI se podía contar con los dedos, y la introducción de EDI significó solo un cambio en la forma en que se transmitían algunos documentos utilizados en actividades operativas: si antes un documento en papel, por ejemplo, "Orden de Bienes”, se transmitía al proveedor por fax, luego, después de la implementación de EDI, comenzó a transmitirse en forma de mensaje electrónico (el documento en papel “Pedido de Bienes” corresponde al mensaje EDI estándar PEDIDOS). Sin embargo, al mismo tiempo, se transmitió la misma "Orden de bienes" y no hubo cambios significativos en los procesos comerciales de su formación. Podemos decir que en esta etapa el término EDI (intercambio electrónico de datos) se tradujo más lógicamente literalmente, es decir, como "intercambio electrónico de datos".

Sin embargo, la implementación de EDI, incluso en este sentido estricto, trajo beneficios tangibles: fue posible reducir costos y aumentar significativamente la productividad. ¿Qué factores jugaron un papel en esto? El uso por parte de todos los jugadores de estándares EDI uniformes desarrollados por organización Internacional GS1 y la centralización de los flujos de documentos electrónicos debido a la aparición de proveedores de EDI hicieron posible deshacerse de cientos de diferentes tipos de interfaces. La eliminación del "factor humano" inevitable en el intercambio manual de documentos y la transición al intercambio automatizado de datos entre los dos sistemas de información permitieron eliminar retrasos y errores, así como reducir la carga de trabajo del personal.

Es fácil ver que el mayor beneficio de la implementación de EDI lo recibieron las empresas que utilizan un gran número de documentos, tales como operadores logísticos y operadores minorista. En esta etapa, eran los principales clientes de los proyectos EDI. Hoy en día, este tipo de proyectos se implementan en muchas empresas en este campo, ayudándolas a hacer que los procesos de transferencia de datos sean más rápidos y precisos, y por lo tanto a reducir costos.

Esta implementación de EDI fue más un desafío puramente técnico que generalmente se planteó a los departamentos de TI y estos lo resolvieron con éxito. La implementación de un proyecto de este tipo generalmente requería una ligera mejora en los sistemas de TI, pero no había necesidad de cambiar los procesos comerciales.

EDI hoy

En los últimos años, la comprensión de EDI ha cambiado mucho y hoy se apuesta por la idea de reemplazar los documentos en papel por documentos electrónicos, lo que incluye mucho más que la automatización del intercambio de datos.

Por ejemplo, en la industria FMCG, antes de la era EDI, el intercambio de información sobre la lista y los precios de los bienes disponibles para pedidos se reducía a la transferencia del proveedor a red comercial una "hoja de precios" en papel con un sello y una firma.

Luego, en la primera etapa de la implementación de EDI, la "hoja de precios" en papel se complementó con un mensaje EDI estándar de PRICAT, que permitía una transferencia de información más rápida y reducía los errores, pero no tenía fuerza legal. Además, en la práctica, al formar una lista de precios, se lleva a cabo su aprobación en varias etapas, que va acompañada de una serie de documentos internos auxiliares en papel que contienen varios Información adicional. La introducción del intercambio EDI no cambió estos procesos comerciales y, por lo tanto, no condujo al abandono de la "hoja de precios" en papel.

Ahora, especialmente después de la llegada de la firma electrónica, al implementar EDI, las empresas tienen un objetivo más amplio: abandonar por completo los documentos en papel. Podemos decir que en la etapa actual, el término EDI debe percibirse como "el intercambio de documentos electrónicos".

Pero si la cuestión del significado legal de los documentos EDI electrónicos transmitidos se resolvió con la adopción de la Ley de Firma Electrónica, entonces quedó la cuestión de los procesos comerciales internos. Por ejemplo, en el caso de las “listas de precios”, para abandonar completamente el papel, es necesario automatizar los procesos comerciales relacionados con la coordinación de la lista de posiciones y precios entre varios departamentos y responsables de las empresas que participan en la proceso. Los cambios necesarios para un proyecto EDI de este tipo ya no son puramente técnicos y, a menudo, tienen que cambiar seriamente los procesos de ambas empresas.

Sin embargo, hoy en día los participantes del mercado ya han comprendido la categoría de documentos que requieren la menor cantidad de cambios en los procesos comerciales y, por lo tanto, son los más fáciles de abandonar por completo en papel. Se trata de documentos de carácter contractual (contratos, solicitudes, convenios), actos de prestación de servicios (comunicaciones, publicidad, consultoría, etc.), actos de conciliación de mutuos, etc. Hoy en día, estos documentos electrónicos sin riesgos jurídicos y fiscales para la empresa se puede utilizar sin copias en papel. El número de tales proyectos EDI es aún pequeño, son mucho más complicados que los proyectos EDI anteriores, sin embargo, pueden traer muchos más beneficios, no tanto al convertir el intercambio de documentos en formato electrónico, sino al automatizar los propios procesos comerciales. lo que sin duda conduce a su aceleración y aumento de la transparencia.

Al mismo tiempo, no se debe olvidar que un proyecto de este tipo no puede ser realizado por un solo departamento de TI y para que se complete con éxito es necesario que tanto la dirección como los departamentos operativos de ambas empresas involucradas en él estén interesados ​​en él.

EDI mañana

El EDI del mañana es la posibilidad de un rechazo total del flujo de trabajo en papel entre empresas. Sin embargo, hasta el momento esto se ve obstaculizado por una gran cantidad de problemas no resueltos que no permiten trasladar el intercambio de cierto tipo de documentos a un formato electrónico.

Primero, no todos el marco legislativo documentos listos para usar exclusivamente en formato electrónico. Por ejemplo, las facturas electrónicas solo se pueden utilizar para el mantenimiento operativo contabilidad de gestión, siendo necesario el envío de un documento-copia en papel a efectos contables y fiscales.

En segundo lugar, algunos trabajadores están acostumbrados a utilizar documentos tradicionales, y debido al bajo nivel de automatización de sus actividades, así como a las peculiaridades de su mentalidad, todavía les resulta difícil abandonar por completo el papel. Por ejemplo, hoy en día es difícil imaginar un inspector de la policía de tránsito que se conforme con un solo documento electrónico que acompañe la entrega de mercancías. De la misma manera, es imposible imaginar un transportista que entregue la mercancía a la tienda bajo una firma electrónica en un documento electrónico sin dejar ninguna confirmación en sus manos (especialmente si se encontraron discrepancias en la cantidad de mercancías durante la aceptación) .

En tercer lugar, para la industria de FMCG, debe tener en cuenta el factor turno frecuente personal que trabaja con documentos comerciales, lo que implica la necesidad de emitir una firma electrónica separada para cada nuevo empleado, lo que es un proceso lento y costoso. Sin embargo, ya está claro que el mercado está reconociendo todos los beneficios de una transición completa a las tecnologías EDI sin papel, por lo que las soluciones a los problemas existentes se encontrarán en un futuro cercano y la cantidad de proyectos para abandonar por completo los documentos en papel se medirá en miles. .

Ejemplo de cálculo de eficiencia EDI

Como evaluación de la eficacia del uso de EDI, puede utilizar un conjunto unificado de indicadores (KPI). El uso de criterios uniformes permite a la empresa comparar su desempeño con otras empresas en Rusia, en otros países, dentro de una corporación, etc.

• Para 6 socios

norte = 6 x (6-1)/2 = 15

• Para 100 socios

N = 100 x (100-1)/2 = 4450

Con el crecimiento del número de participantes en el intercambio electrónico de datos, esta cifra aumenta exponencialmente. Además, tenga en cuenta que los equipos y protocolos de comunicación utilizados por cada socio pueden variar significativamente. Por lo tanto, la organización y el mantenimiento del esquema de intercambio electrónico de datos "cada uno con cada uno", su operación correcta y confiable puede convertirse en una tarea difícil incluso con un número pequeño de socios y requiere recursos significativos (financieros, humanos, organizacionales, administrativos).

Ahora consideremos cómo se resuelve el problema de organizar el intercambio de documentos en la red EDI.

El número de conexiones ahora es igual al número de participantes en el intercambio, cada socio "juega" de acuerdo con las mismas reglas y resuelve solo un problema: su propia conexión a la plataforma EDI. Al mismo tiempo, no le importa en absoluto cómo están conectados y funcionan los otros socios: el proveedor de EDI se encarga de todas las demás tareas. Y todo esto se debe al hecho de que se produce una cierta estandarización de los mensajes en la plataforma EDI. Su transformación "en la entrada" - a la forma estándar, "en la salida" - al tipo del destinatario.

Analicemos la rentabilidad de la implementación, tomemos una cadena minorista que envía 4000 pedidos por mes.

• Procesamiento manual de pedidos - 30 minutos, usando EDI - 5 minutos.
• El costo del tiempo de un empleado es de 20 mil rublos. salario, + 5 mil rublos. impuestos, + bono de 3 mil rublos, + 20% del salario de gastos generales de oficina, total: 32 mil rublos, 1 hora = 32,000 / 21.75 / 8 = 184 rublos.

Ahorro directo en salarios empleados:

4000 x 25/60 x 184 = 301 mil rublos.

Si Empresa comercial tiene varios cientos o miles de proveedores, entonces incluso un simple ahorro de 30 minutos. en cada socio ya da un resultado tangible. Por ejemplo, la cadena de hipermercados de Moscú "Mosmart (Socio)", que implementó EDI, tiene diariamente 50 mil artículos, 800 proveedores y 75 mil clientes.

EDI en Rusia

2018: El proyecto de ley sobre la celebración de contratos de seguros en línea es respaldado por expertos

El proyecto de ley sobre la posibilidad de celebrar contratos entre corredores de seguros y agentes de seguros en formato electrónico fue apoyado por expertos grupo de trabajo"Regulación regulatoria" en ANO "Tsifrovaya ekonomika" . La decisión se tomó el 9 de abril de 2018 en una reunión celebrada en el Ministerio de Desarrollo Económico de la Federación Rusa con la participación de este departamento, el Servicio Federal Antimonopolio, Sberbank, Gazprombank, la Fundación Skolkovo, la Escuela Superior de Economía, MTS , 1C y otros.

El proyecto de ley fue elaborado por el Centro de Competencia de la dirección "Regulación regulatoria" del programa " Economía digital Federación Rusa" - la Fundación Skolkovo. Como se desprende de la nota explicativa del documento, el proyecto está diseñado para aumentar la disponibilidad de servicios para los asegurados, incluidos entidades legales. En particular, elimina la restricción legal a la celebración de contratos en línea para el seguro de bienes, propiedad de personas jurídicas (excluyendo vehículos) y riesgos comerciales. Al mismo tiempo, estos tipos de seguros, según los autores del documento, son muy relevantes para los asegurados y rentables para las aseguradoras: en 2016, las primas de seguros bajo contratos de seguros de propiedad ascendieron a 107,5 mil millones de rublos, con una tasa de pago promedio de 28,6 %

El apoyo de expertos al proyecto de ley sobre la celebración de contratos de seguros en línea significa un paso más hacia la creación de un entorno sin papel, es decir, el desarrollo de la economía digital. Y tenemos muchos pasos de este tipo que tomar en los próximos meses, - dijo el jefe del grupo de trabajo "Regulación regulatoria" en ANO "Tsifrovaya ekonomika", vicepresidente de asuntos corporativos y legales de MTS Ruslan Ibragimov.

2015: E-Com calculó cómo ahorrar 4 millones de rublos en EDI. en el año

“Gracias a estos elementos, con la ayuda del intercambio electrónico de datos (EDI), es posible optimizar el trabajo del personal y obtener ahorros por un monto de 372 mil rublos. por mes, o más de 4 millones de rublos por año ”, comentó sobre los resultados obtenidos para el año, el jefe del departamento de soluciones de integración de E-Com, Eduard Kishkovsky.

Como sabes, existen una serie de mensajes EDI estándar: pedido (PEDIDOS), respuesta de pedido (ORDRSP), notificación de envío (DESADV), notificación de aceptación (RECADV), factura electrónica y otros. Sin embargo, PEDIDOS es el más demandado e importante entre ellos: la relación entre el comprador y el proveedor comienza con él, señaló la compañía. Gracias a la implementación de este documento, una empresa a menudo ahorra en comunicaciones por fax y conversaciones telefonicas así como reducciones de personal.

Según Georgy Bagrov, gerente sénior de cuentas clave en el grupo de empresas Karavay, entre 70 000 y 100 000 pedidos por mes pasan por EDI en su empresa. El ahorro por su procesamiento es de 3.500 horas-hombre. Los representantes de ROSSICH Trading House, un distribuidor de bebidas alcohólicas, señalaron que gracias a la solución de integración, la empresa pudo reducir significativamente el tiempo de procesamiento de pedidos: un operador ahora puede procesar más de 300 documentos por día, eliminando errores al ingresar posiciones incorrectas.

al contar eficiencia económica Los especialistas de E-Com tomaron como datos iniciales: el número promedio de pedidos enviados: 5 mil por mes; el salario promedio de un empleado con una jornada laboral de 8 horas (según Rosstat para 2015) es de p31 mil por mes. La cronometría del tiempo de trabajo muestra que el tiempo dedicado al procesamiento manual de pedidos es de aproximadamente 30 minutos, a través de EDI: 5 minutos.

Por lo tanto, para un turno, un empleado enviará pedidos 16 con gestión de documentos en papel y electrónicos 96. Para procesar el número inicial de documentos, la primera opción requerirá (5,000 / 16x21.75 \u003d 14.36) alrededor de 14 empleados, con el segundo (5.000 / 96x21,75 = 2,39) - 2. La reducción de personal en una operación genera ahorros según la siguiente fórmula 12x31000. Este cálculo eventualmente conduce a una cantidad de p4 millones por año, explicó E-Com.

2006

Para los proveedores de FMCG, los beneficios de EDI solo se vuelven tangibles cuando EDI se integra con la infraestructura de TI. Por ejemplo, cuando un pedido se carga inmediatamente en sistema de informacion. No todas las empresas pueden hacerlo solas. En este caso, el proveedor necesita consultoría sobre la integración de los sistemas de TI.

Por estas y muchas otras razones, los minoristas rusos subcontratan EDI. El proveedor es responsable no solo de los canales de comunicación, sino también de la transmisión de datos, y también realiza todo el trabajo de conexión, capacitación del cliente, soporte y consultoría necesaria. A menudo, al implementar EDI con fines de integración, es necesario describir y optimizar los procesos comerciales del cliente.

En cuanto a la infraestructura, la empresa debe utilizar un sistema de contabilidad, y puede ser tanto 1C como SAP. Es cierto que cuanto más alto sea el nivel del sistema de contabilidad, menos problemas al cambiar a EDI.

Una solución fácil para algunas empresas puede ser un portal web para la gestión de documentos comerciales electrónicos. Para pequeñas empresas, poco amigable con TI o incluso sin ningún sistema de contabilidad, un portal web es la única opción que le permite optimizar los costos de EDI.

Un pequeño proveedor ingresa al portal, guarda sus datos allí, se traducen automáticamente al formato requerido y luego se realiza un intercambio electrónico entre el portal y las grandes contrapartes del proveedor. También hay una solución sin conexión en la que el usuario puede descargar y completar el formulario sin conexión y luego enviarlo. Por lo tanto, en términos de tecnología, las soluciones EDI modernas permiten que las organizaciones con cualquier infraestructura de TI y prácticamente cualquier canal de comunicación trabajen con ellas.

2004: proveedores EDI

• debe garantizarse la integridad (identidad, autenticidad del documento). La prioridad es absoluta y debe garantizarse en todas las etapas. ciclo vital documento;
• debe garantizarse la disponibilidad del documento en todas las etapas del ciclo de vida del documento. Las reglas para otorgar acceso a un documento pueden cambiar con el tiempo dependiendo de su estado;
• se debe garantizar la confidencialidad del documento. Los requisitos para clasificar un documento como confidencial pueden cambiar con el tiempo;
• se debe garantizar la seguridad del documento durante todo el ciclo de vida y la protección contra la destrucción incontrolada.

El factor principal que permite el uso de un documento electrónico en el sistema de relaciones jurídicas es la capacidad de darle fuerza legal, si es necesario, a lo largo del ciclo de vida, o desde el punto de vista de la ley, para proporcionar el nivel de confianza necesario. .

La confianza en un documento surge solo cuando se asegura su autenticidad, lo que implica asegurar la identidad (identificación) e integridad de un documento electrónico, naturalmente también a lo largo de su ciclo de vida.

Qué documentos se pueden utilizar como prueba de confianza

• Un informe oficial actualizado sobre los resultados de una evaluación del cumplimiento de la organización con los requisitos de seguridad de la información, que contiene una conclusión sobre el cumplimiento del nivel de protección de la organización. requisitos establecidos. Para organizaciones ámbito crediticio y financiero- no menos de 0,85.
• Listado de herramientas de seguridad de la información con certificados válidos para las mismas. La información sobre la disponibilidad de certificados para medios de firma electrónica se incluye en el certificado de clave de verificación de firma.
• Licencia para la protección técnica de información confidencial, indicando los tipos de actividades licenciadas establecidas para el CMEA, emitida a una organización que participa en la interacción electrónica en el mercado financiero.
• Una licencia para la prestación de servicios de comunicación telemática emitida a una organización como organizadora de un sistema de mensajería confiable (requiere registro legal).
• Certificado de acreditación de la organización para realizar actividades relacionadas con el almacenamiento a largo plazo de documentos electrónicos (requiere registro legal).

Riesgos del proyecto

Incluso si hay un proveedor que se encarga de todo, es posible que se produzcan varios cambios internos en la empresa. Por ejemplo, ahora muchos socios comerciales rusos pueden comunicarse entre sí usando sus códigos internos, mientras que los códigos GLN pueden no usarse en absoluto. Antes de iniciar un proyecto EDI, estos códigos deben obtenerse e ingresarse en el sistema.

Para muchos participantes del mercado, los riesgos de implementar EDI dependen directamente del nivel de TI. En presencia de una automatización fragmentada en la empresa, los riesgos de la integración no residirán en la integración en sí, sino en la ausencia de un sistema de contabilidad completo.

Los riesgos de los grandes minoristas están asociados con el subdesarrollo del mercado EDI. En particular, su desarrollo se ve obstaculizado por la legislación, a pesar de la ley aprobada sobre firma electrónica, Rusia companías comerciales debe producir y almacenar toneladas de archivos con documentos en papel. Además, los socios regionales de los grandes minoristas aún desconfían de los servicios EDI y no tienen prisa por utilizarlos. Debido a las condiciones geográficas y de otro tipo que prevalecen, se sienten como "monopolistas" y, en términos de EDI, es posible que no estén sujetos a los dictados del minorista.

En cuanto a los precios, el servicio EDI, en principio, no puede ser caro, ya que está diseñado para optimizar los costes logísticos. Sin embargo, las pequeñas empresas pueden percibir que la tecnología EDI es costosa de implementar y usar. Si no están acostumbrados a trabajar con TI, si sus procesos comerciales no están optimizados, es poco probable que obtengan los beneficios del intercambio electrónico de datos. Cuando los subsidios para inversiones o los pagos de tráfico de un gran socio se detienen (o el proveedor comienza a subir los precios repentinamente), los pequeños proveedores y las tiendas dejarán de usar EDI. Un ejemplo de esto es el mercado europeo, donde los pequeños productores no pueden aprovechar EDI (hay costos significativos de infraestructura, equipos, software, servicios de proveedores) y, por lo tanto, se oponen activamente a las tecnologías ECR.

Tecnologías y estándares

El primer modelo EDI en capas es comparable al modelo de referencia ISO/OSI 1983, que describía el diseño y mantenimiento de protocolos de red. Su característica distintiva es otro nivel de abstracción.

El modelo EDI de 1983 consta de 4 niveles:

• Infraestructura física
• Transmisión
• Representación y estándares
• Aplicaciones y semántica

Infraestructura

Consiste en líneas telefónicas de marcación y cable, redes. Internet en el momento del comienzo del desarrollo de EDI se percibía como un conjunto de redes abiertas (BITNET, etc.) y redes especializadas intracorporativas (EDI-Express General Electric, IBM Information Exchange Network). Las redes troncales de alta velocidad eran de gran importancia.

En la actualidad, se puede utilizar una amplia gama de hardware como plataforma EDI: mainframes, servidores cliente-servidor o de gama media e incluso PC normales. Al elegir una plataforma, lo principal es evaluar correctamente el volumen de transacciones esperadas, el tipo de datos que se intercambiarán y la cantidad de socios comerciales.

Transferencia (transporte)

Se realizó vía E-Mail, Telnet y conexiones punto a punto FTP, HTTP. Se admitió la transferencia electrónica de datos. Otros protocolos de transferencia comunes incluyen SMTP, POP3 (ISP), IMAP.

Representación y estándares

En este nivel, la sintaxis y la semántica (contenido) definen la estructura de los datos. Un tema importante fue la estandarización de la estructuración de datos, con estándares ANSI X.12 y UNECE EDIFACT generalizados en Europa y Asia. También hay muchos estándares industriales patentados.

Aplicaciones y semántica

Esta capa incluye aplicaciones que crean y procesan y leen datos automáticamente. La aplicación se instala en el remitente y el destinatario de los datos, los intermediarios pueden validar los datos y convertir los estándares.

Las transacciones EDI se pueden organizar a través de varios protocolos de telecomunicaciones. En Europa, para los sistemas EDI, los tipos comunes de conexiones directas son VPN (red privada virtual), FTP (protocolo de transferencia de archivos) y EDIINT (EDI sobre Internet), así como redes con servicios agregados VAN (redes de valor agregado).

También hay dos estándares para transferir documentos a través de Internet: el estándar AS1 le permite transferir documentos EDI a través del protocolo SMTP (correo electrónico), el estándar AS2 se utiliza para transferir a través de http.

Principios para implementar EDI en Internet (estándares AS1 y AS2)

• Confidencialidad: la disponibilidad de documentos solo para el remitente o el destinatario
• Autenticación - autenticación mediante verificación de firma electrónica
• Confiabilidad - la imposibilidad de cambiar el documento sin el conocimiento del destinatario
• Fiabilidad de la notificación: la imposibilidad de denegación cuando se recibe un mensaje

EDI está diseñado para reemplazar el intercambio de información y documentos realizado en papel con la gestión electrónica de documentos entre redes informáticas.

El intercambio electrónico de datos es un conjunto definido de estándares para la ejecución de transacciones comerciales y el intercambio de documentos comerciales. Con la ayuda de la tecnología EDI, estos documentos se traducen a un estándar comprensible lenguaje de negocios y se envía a los socios a través de canales de comunicación seguros.

La transición de las organizaciones comerciales al intercambio electrónico de datos al interactuar con sus contrapartes para el suministro de bienes y su venta tiene una serie de ventajas innegables.

El uso de la gestión electrónica de documentos le permite automatizar el proceso de ingreso de información e intercambio de documentos sin demoras ni imprecisiones. El uso de procedimientos automáticos permite aumentar la rapidez y precisión en la recogida de datos y evitar las operaciones rutinarias de emisión y envío de documentación en papel.

¿Cómo funciona EDI?

Sistema de intercambio electrónico de datos: le permite automatizar la creación, el envío, la recepción y el procesamiento de cualquier documento electrónico e integrarlos con los sistemas contables existentes de la empresa.

El proceso de trabajo de EDI es bastante simple: gracias a una interfaz fácil de usar y un formulario simple para completar documentos, el usuario puede realizar fácilmente las operaciones necesarias para enviar información desde una aplicación de software.

El sistema los extrae y los reenvía automáticamente de una contraparte a otra. Al mismo tiempo, la información es forma estándar manteniendo todo el contenido.

Beneficios de implementar un sistema EDI:

• Privacidad de la información– implementado mediante el uso de canales de transmisión de datos seguros;
• Fiabilidad- se excluye la posibilidad de realizar cambios en el documento sin el conocimiento del destinatario;
• Garantía de entrega, se lleva a cabo gracias al sistema de notificación automática de la entrega del documento;
• Eficiencia– procesamiento y transmisión del documento en 15 segundos;
• Exactitud– los mecanismos intelectuales integrados del sistema aseguran el procesamiento del contenido de los documentos transmitidos, y si se comete un error al completar el formulario, lo informa instantáneamente;
• economía– la introducción de EDI permite minimizar el tiempo y los costos de materiales relacionados con la preparación y envío de documentos;
• compatibilidad de TI– EDI se integra fácilmente con cualquier sistema ERP instalado en la empresa, lo que evita al cliente la doble entrada de datos.

Implementación de EDI en la práctica

Desarrollo de sistemas de comunicación.

Estándar EDI (Intercambio electrónico de datos): parte de los sistemas antiguos y bien establecidos. Pero constantemente vemos cómo EDI se presenta como un estándar moderno. ¿Es tan? ¿Deberíamos considerar EDI como la tecnología subyacente para nuevos proyectos?
Veamos EDI desde un punto de vista técnico, dejando de lado todo lo demás.

Formato de datos en EDI

Usos EDI formato de texto delimitado. Funciona bien para estructuras de datos planas como tablas. No es tan bueno para representar estructuras de datos jerárquicas. Los objetos anidados se serializan mejor utilizando formatos etiquetados como XML y JSON.
Muy extraño, pero nunca fue creado. lenguaje de descripción(definición de documento) para EDI. Han pasado tantos años desde la llegada de EDI y tanto esfuerzo se ha invertido en él, pero no se ha creado el lenguaje de descripción. El lenguaje de descripción le permite automatizar el procesamiento de datos, es decir, su generación, verificación, transformación, serialización, deserialización. A modo de comparación, para verificar los datos XML, tomamos un esquema de datos (esquema XML, xsd) y el analizador verifica automáticamente que los datos cumplan con este esquema.
Puede prescindir de un esquema, pero entonces el marcado del documento es deseable. Los documentos XML y JSON se pueden deserializar sin un esquema, porque los propios datos contienen las etiquetas (nombres) de los elementos de datos. EDI tiene etiquetas solo para segmentos y no tiene etiquetas para elementos. Los elementos se definen por su posición dentro de un segmento. Universal El analizador EDI solo podrá analizar el documento en colecciones primitivas porque el documento no contiene nombres ni tipos para los elementos de datos.

Vayamos a los detalles.

El estándar EDI consta de dos partes principales:

• Formato de sobre (¿lote?) (combinación de estándares de mensajería)
• Especificaciones (formatos) de documentos (una mezcla de estándares industriales (dominio))

Formato de lote

EDI define paquetes para conjuntos de documentos, grupos de documentos y documentos/transacciones en sí mismos ( Intercambio, grupo y transacción/documento). Los paquetes están limitados a pares de segmentos ISA/IEA, GS/GE, ST/SE, respectivamente.
Nota: A modo de ilustración, estoy usando la variante EDI X12 del estándar norteamericano. Otra versión del estándar, EDIFACT, es común en Europa y no difiere fundamentalmente de X12.
Este es un ejemplo de los primeros segmentos de los tres paquetes: ISA, GS y ST. Ejemplo tomado de aquí:

ISA*00* *00* *ZZ*RECEPTORID *12*SENDERID *100325*1113*U*00403*000011436*0*T*>~
GS*FA*RECEPTORID*SENDERID*20100325*1113*24712*X*004030~
ST*997*1136~

¿Qué vemos en el primer segmento?
Los últimos tres caracteres del segmento ISA son caracteres separadores: "*>~": '~' - carácter de separación de segmento; '*' - carácter para separar elementos dentro de un segmento; '>' es un símbolo para separar subelementos dentro de un elemento. Al cambiar estos caracteres, esencialmente estamos cambiando los formatos de paquetes y documentos. En XML y JSON, los caracteres de separación se escriben en el estándar y no se pueden cambiar. Los caracteres separadores variables son vestigios de una era anterior a la creación de Unicode. Pero incluso en aquellos días, hacer que los caracteres separadores fueran mutables no era una buena idea. Los caracteres separadores son caracteres muy importantes. si podemos usar cualquier caracteres como delimitadores, esto no solo cambia la lógica para analizar los paquetes en sus componentes, sino que complica enormemente la lógica para analizar el texto dentro de los propios elementos.
Incluso en el segmento ISA, vemos elementos que definen formatos de fecha y hora. Nos ayudan a usar formatos de fecha y hora personalizados dentro de los documentos. Esto tuvo sentido en los años setenta cuando necesitábamos ahorrar algunos bytes al codificar fechas y horas. ¿Son necesarios estos elementos ahora, después de que hayamos superado el problema Y2K, después de que se hayan creado estándares de representación del tiempo especializados y muy detallados?
Vemos en el segmento ISA elementos que definen remitente Y destinatario. En esencia, esto es DIRECCIÓN(enrutamiento) información. Es decir, el estándar de empaquetado se combina con el estándar de direccionamiento. Usando EDI, debemos definir el remitente y el destino dentro de nuestros datos. El segmento ISA también tiene elementos de autorización. La idea de poner esta información de autorización dentro de los propios mensajes alguna vez fue bastante progresista, pero ahora parece al menos ingenua, si no peligrosa. Ahora entendemos que la información de autorización es mucho, mucho más complicada que un par de valores. Lo mismo se puede decir acerca de la información de la dirección. El estándar EDI nos anima a utilizar estos elementos.
También vemos el elemento solicitud de confirmacion (solicitud de acuse de recibo). Es decir, el creador del documento establece la estrategia para usar confirmaciones directamente en el documento. ¿Es esta una buena idea? Podemos usar documentos en diferentes escenarios. Algunos usan reconocimientos en la capa de aplicación, mientras que otros usan otros protocolos para mejorar la confiabilidad. La política de confiabilidad no se define dentro de los datos en sí, porque la confiabilidad es un tema bastante complejo en la comunicación de datos, definido por muchos participantes en la comunicación.
Todavía dentro de los segmentos de paquetes que vemos números de control (Números de control). Son necesarios en escenarios en los que recibimos un conjunto de documentos, pero parte del conjunto se pierde o se daña en el camino y estamos tratando de recuperar la mayor cantidad de datos posible. Este escenario no se ha utilizado durante mucho tiempo, ya que este problema de confiabilidad generalmente se resuelve en los niveles más bajos de los protocolos de comunicación. No construimos la confiabilidad de la comunicación en la capa de aplicación, ¿verdad?
El otro elemento del segmento ISA es Versión EDI(Identificador estándar). Esto es similar al soporte de versiones que conocemos de los estándares de serialización.
El segmento GS contiene un elemento que define Tipo de Documento (Tipo de documento). Por ejemplo, se trata de un pedido o una factura. Esto no tiene nada de malo, aunque es más fácil establecer el tipo de documento dentro del propio documento.

Como puede ver, casi todos los elementos en los segmentos de paquetes son inútiles o, además, peligrosos si los usamos de acuerdo con el estándar.
No intente utilizar datos de segmentos de paquetes para la autenticación y el direccionamiento.
EDI se creó en un momento en que poner esta información en paquetes era la única opción. Ahora transferimos documentos a través de Internet y usamos un gran conjunto de estándares y protocolos para el empaquetado, el direccionamiento, la autenticación, la autorización, la confiabilidad, la codificación, la serialización, la fragmentación, etc. La información específica del protocolo se agrega y elimina a lo largo de toda la ruta de datos, y esta información es independiente de los datos en sí.

¿EDI es un estándar de formato de datos o un protocolo?

EDI intenta ser un protocolo, por eso vemos estos elementos de solicitud de direccionamiento, autorización y confirmación. No sé cómo se puede comparar esta información con el modelo de capa de protocolo OSI.
Pero aún así, la mayor parte del estándar EDI se dedica a formatos de datos.

Formatos de documentos

Dentro de los paquetes vemos los propios documentos. Pero no encontraremos un estándar para un documento universal y generalizado. La norma define numerosos formatos para todo tipo de documentos: para pedidos, para facturas, para listados de anexos... encontrarás una pequeña parte de la enorme lista de documentos estandarizados.
EDI sigue un mito bien conocido: “En algún lugar existe un formato ideal que describe todos los escenarios del mundo. Definitivamente encontraremos este formato. Solo necesitamos agregar nuevos escenarios y modificar los antiguos”.
Como resultado de EDI, los documentos estándar (especificaciones) son demasiado complejos.
Tomemos un ejemplo: Necesitamos una factura para una pequeña librería local. Encontramos una especificación estándar adecuada, EDI 850, orden de compra. A primera vista, parece demasiado detallado. No compraremos alimentos, carbón, granos, productos líquidos, productos peligrosos, medicamentos. No necesitamos direcciones internacionales. No utilizaremos los servicios de entrega urgente. La especificación EDI describe todos estos opciones posibles, pero tiene demasiados campos que nunca usaremos. Es demasiado complejo para nuestro simple documento.
Hay muchos estándares de la industria (dominio) que se utilizan como una especie de depósito de conocimiento. Pero estos estándares no se utilizan como estándares de transmisión de datos. (Consulte para obtener una descripción del problema de los estándares de la industria).

Bucles dentro de los documentos

La estructura de los documentos individuales es bastante simple. Los documentos se componen de una serie de segmentos que contienen datos del documento.
Pero resulta que los segmentos se pueden combinar en grupos o en grupos repetitivos, los llamados ciclos(bucles). Lo picante es que estos ciclos no se destacan en absoluto en el documento. Podemos leer sobre la presencia de un ciclo en la especificación de este documento en particular. Los segmentos del mismo tipo (con las mismas etiquetas) se pueden ubicar tanto de forma independiente como dentro de los ciclos. Crear un analizador que reconozca los ciclos (que, repito, no están marcados de ninguna manera en el documento) es una tarea nada trivial.
En XML y JSON, esto no es un problema, los objetos jerárquicos o las colecciones de objetos de cualquier nivel de anidamiento se definen de forma muy sencilla mediante etiquetas de apertura y cierre, con o sin nombre.
EDI trató de sentarse en dos sillas. Por un lado, su formato de documento es similar al formato csv y es conveniente para presentar datos tabulares. Por otro lado, trató de describir objetos jerárquicos, y este intento terminó muy poco convincente. Por supuesto, entendemos esto ahora que tenemos JSON frente a nuestros ojos. Pero recordemos que EDI no se hizo para transferir datos tabulares, sino específicamente para transferir documentos cuya estructura es precisamente jerárquica.

Una vista no técnica de EDI

En aras de la exhaustividad, seguiré enumerando algunas de las características no técnicas de EDI:

• estándar EDI no gratuito. Se ve bastante extraño en comparación con otros estándares.
• Las especificaciones del estándar EDI son excesivas detallado. Las especificaciones EDI son tan complejas que las empresas deben contratar a personas que estén familiarizadas con la especificación específica. Estos especialistas se comunican usando términos EDI especiales, es casi un lenguaje EDI que no tiene nada que ver con los negocios. Mira los acuerdos EDI entre empresas. Estas convenciones están llenas de requisitos específicos definidos por el estándar EDI, pero lejos de los requisitos comerciales.
• estándar EDI no es estable. Un comité especial publica modificaciones al estándar EDI cada seis meses. Cada una de estas versiones trae nuevos refinamientos. El desarrollo del estándar no sigue las solicitudes de los usuarios, sino que simplemente sigue plan de calendario. Presumiblemente, esto no se debe a estándares muy altos, sino a que el comité necesita mostrar los resultados de su trabajo.
• EDI fue creado para guardar bits y mantenga los documentos lo más compactos posible. Este requisito todavía existe, pero es poco probable que se utilice para la transmisión de documentos. Todos los niños ahora tienen un teléfono que bombea gigabytes de video. La era de los mainframes y los teletipos ya no está en el patio. Y es bastante extraño leer informes que analizan seriamente el ahorro de recursos debido a la transición del flujo de trabajo en papel al uso de EDI.
• Para conservar la memoria, EDI utiliza codigos presentar datos siempre que sea posible. Como resultado, los documentos aparecen encriptados, lo que crea un problema adicional de intercambio de tablas de códigos.
• El estándar EDI se creó para transmitir conjuntos (lotes) de documentos debido a que las comunicaciones y las computadoras eran costosas y lentas. Mucho ha cambiado desde entonces, las comunicaciones y las computadoras se han vuelto rápidas y baratas. Los datos ahora se transmiten en pequeños mensajes o flujos, y estos pequeños mensajes son la columna vertebral de los sistemas distribuidos. Los conjuntos de documentos todavía se utilizan, pero no por la lentitud del hardware, sino porque los procesos comerciales lo requieren.
• No existe estándar para el lenguaje de descripción EDI. Esto significa que no podemos crear universal analizador para el procesamiento de documentos EDI. Los analizadores deben contener descripciones de miles de especificaciones EDI existentes con cantidad inmensa detalles. (Por ejemplo, Microsoft proporciona alrededor de 7000 esquemas XML para documentos EDI como parte de BizTalk Server). Los analizadores EDI disponibles son costosos. Para trabajar con documentos EDI, lo más probable es que necesitemos convertir los documentos EDI a formato XML y usar XML Schema junto con un analizador XML para procesar documentos EDI: para validación, transformación, serialización, deserialización, creación. Que es lo que se hace en BizTalk Server.
• Debido a la falta de un lenguaje de descripción EDI estándar, los documentos se describen utilizando... instrucciones de varias páginas. Los desarrolladores de analizadores EDI interpretan estas instrucciones de manera diferente y, debido a esto, diferentes Los analizadores EDI son incompatibles.
• El estándar EDI se creó en un momento en que el desarrollo de programas, protocolos y formatos de datos era extremadamente costoso y requería mucho tiempo. La creación de un estándar para un formato de documento universal estaba justificada. Ahora los formatos de datos se generan sobre la marcha y nuestros programas, por regla general, no utilizan estándares universales, sino que crean diferentes formatos para casos específicos. Las especificaciones EDI incluyen el máximo número posible de piezas para satisfacer a todos los usuarios. Programas modernos incluir en las especificaciones de transferencia de datos solo los datos que se necesitan. La cantidad de elementos en una especificación EDI que no se necesitan en su caso particular siempre será muy grande.
• EDI mezcla dos tipos de estándares: estándares para comunicaciones y estándares para formatear datos comerciales. Las tendencias modernas son directamente opuestas: los estándares deben ser independientes entre sí (ortogonales), lo que le permite mezclarlos en cualquier combinación.

Como puede ver, el estándar EDI está desactualizado en casi todos los aspectos, si lo consideramos desde un punto de vista técnico. Apenas hay razones técnicas racionales para usarlo ahora. Pero a pesar de esto, EDI todavía se usa ampliamente.
En la siguiente parte, trataremos de encontrar las razones de esto. Lo más probable es que no sean de carácter técnico.

Contenido de página

​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​Gestión de documentos electrónicos​​

X5 Retail Group es el líder del comercio minorista nacional en la implementación del intercambio electrónico de datos. El uso de EDI en el trabajo acelera el proceso de suministro de mercancías a las cadenas minoristas.

X5 es el líder en EDI

X5 Retail Group es líder en el mercado minorista en cuanto a la introducción de nuevos tipos de documentos EDI (Electronic Data Interchange) y el volumen diario de gestión de documentos electrónicos. La introducción del intercambio automático de facturas fue otro paso hacia la mejora de la calidad de la cooperación mutua, simplificando y acelerando el trabajo con los proveedores.

Intercambio electrónico los datos brindan la capacidad de transferir negocios y (o) informacion comercial entre los sistemas de información (contabilidad) de los socios electrónicamente en forma de mensajes estructurados estándar. Esto facilita enormemente el trabajo y desempeño de sus funciones tanto por parte del comprador (red comercial) como del proveedor.

En el día de hoy, los proveedores de EDI participan en el intercambio de facturas electrónicas, los cuales han firmado el “Acuerdo de Nivel de Servicio para la Prestación de Servicios de Intercambio Electrónico de Datos” con X5 Retail Group: Comunicaciones Electrónicas (plataforma EVOLUTION-3.0), Korus Consulting CIS LLC (plataforma SPHERE ), CJSC PF SKB Kontur (plataforma EDI.KONTUR) y Edisoft LLC (plataforma EDISOFT). Providers LLC Electronic Communications LLC (plataforma EVOLUTION-3.0) y ForaProm LLC (plataforma LERADATA) son proveedores EDI certificados por ECR-Rusia y X5 Retail Group autorizados que tienen asociaciones con operadores de gestión de documentos electrónicos de confianza El Servicio de Impuestos Federales de Rusia - LLC "Kaluga- Astral" y LLC "System Group Rus", que le permitirán transferir legítimamente facturas electrónicas (entrantes y salientes) de proveedores a X5 Retail Group y viceversa.

El proveedor de EDI actúa como un intermediario de servicios, que brinda asesoramiento a los proveedores, configurando un sistema de gestión de documentos electrónicos y probándolo. Dado que los sistemas contables del comprador y del proveedor pueden diferir significativamente, el proveedor de EDI garantiza el control y la fiabilidad de los datos transmitidos.

Lo que EDI puede proporcionar a los proveedores

El sistema de intercambio electrónico de datos permite a los proveedores ahorrar significativamente no solo recursos financieros, sino también su propio tiempo debido al ahorro en los servicios de transferencia y almacenamiento de documentos en papel, copia de soportes en papel.

Los principales beneficios de implementar un sistema de intercambio electrónico de datos:

​​​​№​​	Tipo de documento EDI	Beneficios de Implementar un Documento EDI
1	Notificación de participante de intercambio (PATRIN)	Notificación automática diaria de objetos actuales X5
2	Especificaciones de precios (PRICAT)	Proceso automatizado de intercambio de especificaciones de precios legalmente significativas en formato electrónico. Permitir reducir el tiempo de negociación de precios, eliminar retrasos y errores manuales, intercambio de documentos en papel, su procesamiento y almacenamiento.
3	Pedido del comprador al proveedor (PEDIDOS)	Transferencia rápida y automatizada de pedidos X5 a proveedores, apoyo técnico, control y seguimiento de la transferencia de pedidos
4	Respuesta del proveedor a la orden de compra (ORDRSP)	Confirmación por parte del proveedor de las obligaciones de entrega. Reducción de stocks y (o) escasez de mercancías en cadenas de tiendas. Contabilización de los bienes del proveedor "en camino": reducción del riesgo de reenvíos y (o) negativa a aceptar los bienes
​5	Notificación del proveedor del envío de la entrega al comprador (DESADV) - factura electrónica	Acelerar el proceso de recepción (transferencia) de entregas en tiendas y centros de distribución. Reducción de errores manuales de empleados y proveedores de X5 durante la aceptación y, posteriormente, durante el pago: identificación automática de entrega y pedido SAP X5, identificación automática de proveedores de aceptación X5 y ESF Carta informativa y presentación del proyecto
6	Notificación de Aceptación del Comprador (RECADV) - acto electrónico de aceptación	Acelerar el proceso de generación de facturas correctas de los proveedores. Reducir el número de entregas no facturadas
7	Notificación de devolución de mercancías (RETDES) y Notificación de aceptación de devolución (RETREC)	Confirmación rápida y documental de la devolución de mercancías realizada por X5, agilizando el proceso de conciliación de balances, aumentando la transparencia y el control sobre la devolución de mercancías
8	El acto de conciliación de liquidaciones mutuas con contrapartes (COACSU)	Automatización y aceleración (puntualidad, pertinencia) del proceso de conciliación de cuentas por cobrar y por pagar con proveedores
9	Notificación de deficiencias identificadas relacionadas con calidad inadecuada Bienes	Automatización y aceleración (puntualidad, pertinencia) del flujo de trabajo con proveedores sobre multas de FRC. Tsolo si el Proveedor es un Proveedor de CRF.

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Cómo unirse a un intercambio de documentos electrónicos con X5

X5 Retail Group ha desarrollado los pasos básicos para permitir que los proveedores se unan al sistema de intercambio de documentos electrónicos.

1er paso

El proveedor debe concluir con X5 Retail Group acuerdo adicional según EDI al contrato de suministro con la cumplimentación obligatoria del Anexo a añadir. acuerdo - aplicaciones para la organización del intercambio de documentos electrónicos entre el proveedor y el comprador. Las plantillas de documentos se pueden obtener de la dirección comercial de X5 Retail Group o de los empleados del departamento de contratos de X5.

2do paso

Celebrar un acuerdo para la prestación de servicios de intercambio electrónico de datos con un proveedor de EDI. Las empresas que ya tienen un acuerdo con EDI deben enviar una carta a su proveedor de EDI sobre la necesidad de organizar un intercambio electrónico con X5 Retail Group. Obtenga parámetros de acceso del proveedor EDI a su página web-EDI o realice una integración conjunta de su sistema contable y el sistema del proveedor EDI.

3er paso

Verifique a través del proveedor de EDI que el proveedor tenga un código GLN, un código único para identificar la ubicación física y las entidades legales del proveedor, así como sus unidades estructurales: oficinas, tiendas, almacenes de envío, centros de distribución etc. Si el proveedor no tiene un código GLN, debe comunicarse con el proveedor de EDI para que le aclaren cómo obtenerlo.

4to paso

Verifique la gama de productos suministrados a X5 Retail Group, es decir, póngase en contacto con su proveedor de EDI para gestionar que el proveedor reciba una lista de productos X5 correspondientes a la lista de precios de los bienes suministrados en X5 Retail Group. El proveedor de EDI también proporciona información al proveedor sobre cómo conciliar la nomenclatura del producto. Esta lista será una tabla de datos que consistirá en el nombre del producto, el código de X5 Retail Group (PLU), un conjunto de códigos de barras almacenados en el sistema de contabilidad de X5 Retail Group. Se recomienda al proveedor que cargue el código del Grupo Minorista X5 (PLU) a su sistema de contabilidad, ya que en el pedido del Grupo Minorista X5, se utilizará el código del Grupo Minorista X5 (PLU), el código de barras del producto y el código interno del proveedor para identificar los bienes.

5to paso

Comuníquese con el proveedor de EDI con una carta de prueba y realice intercambios de prueba de documentos EDI.

Seminarios web X5

El 30 de agosto de 2017 se llevó a cabo un webinar para proveedores de X5, dedicado a la transición de un flujo de documentos legalmente significativos de una versión en papel de la especificación de precios a uno electrónico (EDI PRICAT).

El 29 de junio de 2017 se realizó un webinar dedicado al uso de UPD electrónicos en la gestión de documentos electrónicos de trascendencia jurídica.​

EDI (Intercambio electrónico de datos) traducido de en Inglés significa Intercambio Electrónico de Datos. Antes de que apareciera este esquema, las relaciones comerciales habían recorrido un largo camino. Cualquier empresa que decida unirse a esta forma de envío de documentos puede cooperar con todos los miembros del sistema. Tal proceso requiere necesariamente la instalación de una puerta de enlace EDI en la empresa.

¿Cuál es el propósito de esta forma de comunicación?

El sistema EDI es capaz de intercambiar información de carácter comercial (pedidos, entregas, transferencias de dinero, etc.). Esto contribuye a una rápida cooperación entre empresas en el ámbito de las relaciones comerciales. El Intercambio Electrónico de Datos se refiere a tecnologías innovadoras.

Beneficios de EDI

El sistema de pedidos EDI tiene una serie de ventajas:

• Todas las acciones se llevan a cabo a nivel automático, sin demoras ni errores, en contraste con el ingreso manual de documentos.
• El uso de procedimientos automatizados aumenta la velocidad y la precisión de la recopilación de los datos correctos y permite a las empresas concentrarse en los problemas principales y no en el papeleo.
• Cualquier minorista, proveedor o empresa de logística hace una sola conexión. Por lo tanto, hay una posibilidad ilimitada de comunicación con costo mínimo con todos los participantes. Esto no tiene en cuenta sus sistemas contables, la circulación de documentos y las calificaciones del personal.
• El sistema EDI puede resolver disputas en las que un socio afirma que el pedido fue enviado por él y el otro que no lo recibió. Esta situación se da con frecuencia. En este caso, el sistema registra todas las transacciones y puede proporcionar información detallada sobre una acción en particular con la documentación. Esto contribuye a la rápida resolución del conflicto.

¿Qué garantiza la autenticidad de la documentación?

EDI es un sistema de intercambio electrónico de datos. En los países europeos, su software actúa como garante de la autenticidad de toda la documentación que pasa por él. Las falsificaciones no son posibles. Si el servicio de impuestos está interesado en los detalles de ciertos informes, incluido el indicador de IVA, todos los datos se pueden extraer del archivo electrónico del sistema. El derecho a realizar operaciones con documentos en formato electrónico, y no en papel, está consagrado a nivel legislativo.

Ejemplo de cálculo de eficiencia EDI

¿Cuál es el nivel de eficiencia del sistema EDI? Los ejemplos de cálculo sirven como una clara confirmación.

Es fácil aclarar cuántos acuerdos de intercambio diferentes deben celebrar los involucrados en un caso particular:

• Para seis participantes, se aplica el siguiente cálculo: N = 6 x (6-1)/2 = 15.
• Para 100 personas cooperantes se aplica el cálculo: N = 100 x (100-1)/2 = 4450.

Con un aumento en el número de participantes, el crecimiento en números aumenta exponencialmente.

El número de usuarios es igual al número de operaciones de intercambio, cada socio actúa de acuerdo con reglas uniformes y se conecta a una plataforma común. Al mismo tiempo, no está absolutamente interesado en el método de conexión de otros proveedores. El proveedor EDI se encarga de todo gracias a una cierta estandarización de los mensajes.

Pasemos al análisis de la eficiencia económica. Tomaremos como base una red comercial que envía 4.000 pedidos al mes. El procesamiento manual de pedidos lleva media hora. El sistema EDI electrónico puede hacer esto en cinco minutos. Si organización comercial tiene varios miles de proveedores, incluso un ahorro de tiempo de media hora en cada socio da un resultado significativo.

¿Qué piensan los propios usuarios sobre un dispositivo como un sistema EDI? Se elogian las revisiones de gestión de documentos electrónicos. Los usuarios afirman que el funcionamiento del circuito es claro e ininterrumpido. Sin tal sistema sería difícil hacer negocios en mundo moderno negocio, donde cada minuto es precioso.

Proveedores de EDI en Rusia

Por ejemplo, la forma comercial del sistema en nuestro país es posible gracias al estándar de intercambio de información localizada existente en EANCOM. También hay un local global. estructura de información y empresas proveedoras que se comprometan a garantizar la ejecución de todos los proyectos de intercambio electrónico de documentos.

En 2004, el comité de tecnología ECR-Rus realizó una licitación, como resultado de la cual se seleccionaron empresas que recibieron el derecho a brindar servicios para el intercambio de documentos electrónicos. El Comité tiene la intención de aumentar continuamente el número de proveedores. El principal criterio de selección es la movilidad tecnológica en el servicio EDI, así como el precio de los servicios prestados a los usuarios.

El objetivo principal de ECR-Rus es aplicar las tecnologías del sistema EDI no solo en el ámbito de las medianas y pequeñas empresas.

El Comité concluye un acuerdo con todos los proveedores de servicios, lo que permite controlar y mantener los estándares básicos de calidad establecidos por ECR-Rus.

Obligaciones de los proveedores

Los proveedores de sistemas EDI están obligados a subcontratar su propia estructura de TI y proporcionar al usuario acceso a un centro de procesamiento que tiene nivel alto rendimiento y fiabilidad. Los servicios del sistema deben estar disponibles todo el año y en cualquier momento del día.

A diferencia de la estructura de TI de la mayoría de las empresas, el centro de procesamiento cuenta con suministro de energía ininterrumpido, protección multinivel contra piratería y garantías para la seguridad de la información en caso de mal funcionamiento. El tiempo de envío del documento de un punto a otro no debe exceder los 10 minutos.

El prestador es responsable de la rapidez del servicio, garantiza el reenvío de los mensajes y la comprobación de errores en los mismos. Al mismo tiempo, los proveedores se comunican a través de Internet y se proporcionan contactos directos entre los usuarios mediante una red de valor agregado (VAN).

La diferencia entre el modelo doméstico de uso del sistema y el europeo

EDI es un sistema de intercambio electrónico de datos. ¿Cómo funciona este esquema en Rusia? El uso de EDI en nuestro país es fundamentalmente diferente de los modelos europeo y americano. En estos países, la forma apareció en los años 70 del siglo pasado, y en nuestro país echó raíces 20 años después. Por ello, los proveedores ofrecen diferentes sistemas de conexión, que dependen del nivel de TI de la empresa, la cantidad de documentación enviada y las herramientas de comunicación. Esto permite que cada empresa resuelva sus problemas de manera óptima. Debe integrar su sistema de contabilidad y convertirse en propietario de una interfaz web que garantice el intercambio de documentación con socios comerciales.

Una variedad de tareas y formas de resolverlas involucran varios niveles conexión y servicio. Los proveedores en nuestro país atienden tanto a grandes empresas como a pequeños socios: proveedores y clientes.

Al principio, algunas empresas con una gran facturación están tan interesadas en cooperar con el proveedor de EDI que le ofrecen pagar las transacciones de sus contrapartes a su cargo o introducen una tarifa de suscripción baja para usar la red.

Requisitos básicos para los proveedores de servicios

El cliente establece sus requisitos en un acuerdo por escrito. Indica la duración de la operación del servicio, soporte, respuesta a una solicitud del cliente, solución de problemas. También se registran otros puntos importantes.

Como regla general, los proveedores ofrecen varios esquemas para conectarse al sistema, así como varias tarifas, que dependen del nivel de servicio de la red.

Los requisitos del cliente pueden ser mucho más amplios que las disposiciones principales establecidas por ECR-Rus.

Por ejemplo, las grandes empresas necesitan garantías para la duración del procesamiento y la entrega de mensajes, que no se calculan en minutos, sino en segundos. Se supone que un mensaje se enviará en no más de 10-20 segundos.

Los principales requisitos para los proveedores de servicios incluyen:

• soporte para todo tipo de transmisión;
• bajo costo total de propiedad;
• seguridad de conexión;
• interoperabilidad con socios;
• facilidad de instalación y configuración;
• auditoría del envío de documentos a través de la red;
• traducción de un documento de un formato a otro;
• conexión rápida de los socios comerciales del cliente;
• localización y desarrollo de EDI;
• servicios de consultoría, capacitación y desarrollo de soluciones en el sistema;
• soporte técnico al usuario.

Grado de riesgo al utilizar el sistema

Incluso con un proveedor de servicios EDI fiable, son posibles algunos cambios internos. por ejemplo, muchos empresas rusas usar códigos internos sin recurrir al uso del código GLN.

Antes de usar EDI, debe obtener estos códigos e ingresarlos en el sistema. El riesgo de implementar EDI depende del nivel de TI. Con la automatización de mosaicos, la amenaza provendrá de la falta de un sistema de contabilidad normal.

Los riesgos de los minoristas de las grandes empresas están asociados al escaso desarrollo del mercado EDI. La legislación sirve de freno al desarrollo, a pesar de que se ha adoptado una ley sobre firma electrónica. Las empresas que hacen negocios en Rusia deben archivar todos los documentos en papel. Los socios de las regiones temen la forma electrónica de hacer negocios y la rechazan, sin obedecer al minorista.

Costo EDI

En cuanto al coste, el sistema EDI no puede resultar caro para los usuarios, ya que está diseñado para optimizar los costes logísticos. Sin embargo, para las pequeñas empresas, incluso esta tecnología puede parecer abrumadora si no están acostumbradas a trabajar con TI, su negocio no está bien establecido. Es poco probable que dichas empresas reciban beneficios monetarios por el uso de un sistema de intercambio de documentos electrónicos.

¿Qué está incluido en la infraestructura?

La infraestructura incluye acceso telefónico, líneas de cable, redes. Internet, con el desarrollo de la esfera electrónica, ofreció muchas redes de tipo abierto (BITNET, etc.) y redes especializadas intracorporativas (EDI-Express General Electric, IBM Information Exchange Network). Las redes troncales, que diferían en velocidad, fueron ampliamente utilizadas.

Esquema de transmisión

El transporte se realiza a través de conexiones de correo electrónico, Telnet y HTTP. Otros protocolos comunes son SMTP, POP3 (ISP), IMAP, HTML.

EDI puede proporcionar transacciones sin el uso de protocolos convencionales. En los países europeos, FTP (File Transfer Protocol) y EDIINT (EDI sobre Internet), así como redes con servicios adicionales VANs (Redes de Valor Agregado).

También se han creado dos estándares: AS1, que permite transferir documentos EDI a través del protocolo estándar AS2, que se utiliza para transferir a través de HTTP.

Principios básicos para la aplicación del sistema EDI en Internet a través de los estándares AS1 y AS2:

• secreto de la información de personas no autorizadas: la posibilidad de familiarización con los documentos solo por parte del remitente y el destinatario;
• proporcionar autenticación - autenticación por medio de la verificación de una firma electrónica;
• confiabilidad del documento: la imposibilidad de cambiar su contenido sin la participación del destinatario;
• notificación confiable: la imposibilidad de rechazar un mensaje recibido.

Conceptos básicos de XML

El rápido desarrollo de Internet ha atraído a un número cada vez mayor de usuarios a la red. Se han incrementado los requisitos para el intercambio de documentación a través de Internet. El protocolo HTML ha dejado de satisfacer las necesidades de muchos participantes.

¿Cómo se reformó el sistema? XML EDI fue aprobado a principios de 1998 por el W3C como una nueva especificación.

XML (Extensible Markup Language) se ha convertido en la base para la creación de nuevos lenguajes. También hay muchos servidores web que utilizan tecnología XML para organizar la información que almacenan.

Usando XML, puede describir toda una clase de objetos de datos, que se denominan documentos específicos de dominio. El sistema permite determinar si está permitido escribir etiquetas y sus atributos.

XML hizo posible atraer mercado electronico clientes medianas y pequeñas empresas. Los sistemas EDI existentes en el mundo moderno son caros (de 10.000 a 100.000 dólares). Muchas pequeñas empresas simplemente no pueden permitírselos.

Representación y estándares

Este nivel implica definir la estructura de datos a través de la sintaxis y la semántica. Un tema importante es la creación de estándares para la estructuración de datos utilizando los conocidos estándares ANSI X.12 utilizados en los EE. UU., UNECE EDIFACT utilizado en Europa y Asia.