Gestión de registros de personal: documentación contable del personal. Recursos Humanos Lo que RRHH debe saber

Si analizamos la cuestión de cuáles son las responsabilidades laborales de un especialista del departamento de personal, entonces el resultado obtenido será un verdadero descubrimiento para muchos lectores. Hace muchas décadas, incluso en un país que no aparece en el mapa mundial desde 1991, se formó el estereotipo de que un "oficial de personal" es un puesto bastante prestigioso que ocupan parientes cercanos o buenos amigos de los jefes de empresas, fábricas y fábricas. . Una legislación laboral estable y un mecanismo bien establecido para contratar y despedir a ciudadanos soviéticos para trabajar garantizaban a los "oficiales de personal" una vida tranquila y un número mínimo de tareas realizadas. En una palabra, el departamento de personal de una gran empresa soviética siempre ha sido considerado un pequeño rincón "paraíso" para sus empleados, y muchos representantes de la generación anterior han conservado una actitud similar hacia los empleados. departamentos de personal y en las condiciones económicas modernas.

Pero, ¿en qué medida este estereotipo corresponde a la situación real, qué ha cambiado en las últimas décadas en la lista de responsabilidades de los especialistas en recursos humanos y si profesión dada prestigioso y demandado en el mercado laboral moderno: estas son las cuestiones que pueden considerarse tema principal artículo presentado. Los lectores aprenderán mucha información nueva y útil que no sólo aumentará su nivel general de erudición, sino que también traerá beneficios prácticos a los desempleados, estudiantes y futuros solicitantes.

Responsabilidades laborales de un especialista en recursos humanos en una empresa moderna

Antes de pasar a un estudio detallado de la cuestión de cuáles son las responsabilidades laborales de un especialista en personal, consideremos qué es el departamento de personal en una empresa moderna. El elemento estructural presentado de cualquier empresa, organización o institución realiza una serie de funciones necesarias para garantizar el funcionamiento normal del tema. actividad empresarial o una estructura sin fines de lucro, independientemente de pertenecer a un sector particular de la economía.

si se trata de pequeña empresa, donde no existe un departamento correspondiente, sus funciones las realiza un especialista en recursos humanos (gerente) o se distribuyen entre varios empleados del personal administrativo. Pero esta opción sólo es posible si la asignación de funciones de especialistas en personal está prevista en el contrato de trabajo. Por ejemplo, nadie puede obligar al jefe de contabilidad a realizar el trabajo de oficial de personal, ya que esto está prohibido por el Código del Trabajo de la Federación de Rusia.

El departamento de personal, independientemente del tamaño, dirección de actividad y forma de propiedad de la empresa, trabaja en dos direcciones principales.:

proporciona a la empresa el personal necesario: analiza las necesidades de nuevos empleados, desarrolla una plantilla, selecciona personal calificado con experiencia en determinados trabajos;

forma la política de personal de la empresa (requisitos para los empleados, desarrollo del personal, etc.).

Si descartamos terminología especial y otros matices menores, entonces podemos decir que el objetivo principal de la existencia del departamento de personal es dotar a la empresa del personal necesario con un nivel suficiente de cualificación, necesario para realizar las funciones principales de la empresa.

A los deberes de los servicios de personal en empresas modernas relatar:

Con base en las particularidades de las actividades de la empresa, la creación de planes de dotación de personal para todas sus divisiones.

Contratación, traslado a otro puesto, así como despido de empleados, incluida la ejecución de todos los documentos necesarios.

Contabilidad de personal.

Organizar el almacenamiento de los libros de trabajo, cumplimentarlos, así como mantener el resto de documentación relacionada.

Creación de condiciones de trabajo confortables para el personal, de acuerdo con la legislación laboral vigente.

Desarrollo de propuestas para mejorar las condiciones laborales.

Elaboración de documentación e informes para comisiones que verifican la implementación de la legislación laboral.

Instruir a los empleados y controlar la implementación de las instrucciones recibidas.

Prevención de violaciones de la disciplina.

Máxima asistencia en la contratación de trabajadores despedidos.

En cada empresa (donde opera el departamento correspondiente), el especialista en recursos humanos realiza determinadas tareas laborales de la lista proporcionada, garantizando trabajo eficiente no sólo de este departamento, sino de toda la empresa/institución.

Responsabilidades clave del especialista en recursos humanos

La lista de responsabilidades de RRHH presentada en la sección anterior incluye sus tareas generales, que consisten en las funciones diarias individuales de diferentes profesionales de RRHH. Por ejemplo, un gerente de personal (la versión moderna del título de especialista de departamento) realiza las siguientes funciones:

desarrolla la dotación de personal y las descripciones de puestos;

se ocupa de la documentación del personal y garantiza su seguridad;

prepara documentos sobre protección laboral en el lugar de trabajo (por separado para cada puesto);

prepara documentación local, instrucciones, reglamentos, reglamentos;

se ocupa de las cuestiones de informes estadísticos, incluidos documentos sobre el número y movimiento de personal e informes mensuales sobre el FP-4;

mantiene registros de personal, prepara órdenes de nombramientos, traslados, despidos;

mantiene archivos personales de los empleados;

elabora calendarios de vacaciones, realiza cambios en los documentos enumerados, etc.

En algunas empresas (dependiendo del número de empleados), las responsabilidades laborales de un especialista líder en recursos humanos también incluyen las siguientes funciones:

Vela por la relevancia de la información en el banco de datos sobre el personal de la empresa, realizando oportunamente todos los cambios que se produzcan.

Se ocupa de las tarjetas de seguro de pensiones de los empleados y otros documentos relacionados con la provisión de pensiones de conformidad con la legislación vigente de la Federación de Rusia.

Recopila información sobre la rotación de personal, la analiza, desarrolla programas para eliminar esta tendencia negativa.

Realiza un seguimiento del tiempo de almacenamiento de toda la documentación, prepara los documentos para el archivo, si así lo exige la ley aplicable y las normas internas de la empresa.

Apoya la observancia por parte de los empleados de la organización de la disciplina laboral y reglas internas empresas.

Si pasamos a la cuestión del trabajo directo con el personal, entonces el departamento de personal realiza las siguientes funciones:

ocuparse de cuestiones de registro militar;

preparar las bajas por enfermedad para su traslado al departamento de contabilidad;

abordar cuestiones de formación profesional del personal: organizar formaciones, cursos de formación avanzada, seminarios, etc.;

organizar la preparación de certificados para los empleados de la empresa, realizar copias y extractos de los documentos originales que se almacenan en el departamento de personal;

brindar asesoramiento en cuestiones de legislación laboral;

se dedican a contabilizar el tiempo de trabajo y controlar la disciplina laboral (según las características específicas de la empresa, estas funciones pueden pertenecer a los jefes de divisiones estructurales);

elaborar y controlar el proceso de preparación de los documentos necesarios para viajes de negocios;

Desarrollar sistemas de recompensas y castigos para los empleados, teniendo en cuenta el puesto desempeñado, el nivel de responsabilidad y otros factores.

Preste atención al hecho de que, a pesar de la lista bastante grande de responsabilidades que se asignan a los empleados del departamento de personal, muy a menudo todo el trabajo enumerado lo realiza una sola persona, por ejemplo, cuando el personal de la empresa se compone de diez a veinte empleados. Pero si hablamos de una gran empresa donde trabajan miles de especialistas de diversas especialidades, entonces el departamento de personal es una especie de "empresa dentro de la empresa" con sus propias reglas, leyes y responsabilidades claramente asignadas. Y las actividades de este departamento, a diferencia del trabajo de los tranquilos oficiales de personal soviéticos, que se mencionaron al principio del artículo, afectan en gran medida rendimiento global, rentabilidad y otros indicadores importantes de desempeño económico de una gran empresa.

A pesar de que cada especialista en RR.HH. tiene responsabilidades laborales, que se reflejan brevemente en los documentos internos de la empresa, en realidad esta cuestión la decide el jefe del departamento. Consideremos cómo sucede esto en la práctica, si tomamos en particular empresa manufacturera empleando hasta 300 personas. El departamento de personal, según los resultados del trabajo del último mes, recibe un fondo general. salarios- 4.000 dólares, que distribuye el jefe de la unidad estructural.

Un gerente justo que mira hacia adelante con varios meses sabe cuál de sus subordinados merece una bonificación, quién lo ha intentado pero aún no ha podido mostrar el resultado deseado y quién puede ser castigado. Según este principio, distribuye el salario y, al cabo de un mes, analiza las conclusiones que han sacado sus subordinados. Seis meses son suficientes para que un jefe así cree un departamento de personal eficaz que satisfaga plenamente las necesidades generales de la empresa de personal calificado para que la empresa funcione al 100%.

Cualidades personales y profesionales de un empleado del departamento de personal.

Cada especialista en RRHH, para el desempeño de las funciones y deberes que se le asignan, debe poseer determinadas competencias profesionales y cualidades personales.

La legislación de la Federación de Rusia establece el siguiente marco en relación con el inspector del departamento de personal:

– Educación vocacional secundaria o educación vocacional primaria, pero en combinación con la aprobación de cursos relevantes y práctica en la especialidad durante 3 años, así como con al menos 1 año de experiencia en esta empresa.

Pero, por regla general, cierran los ojos en estos momentos si:

conocer perfectamente la legislación laboral y saber aplicar estos conocimientos en la práctica;

demostrar al propietario/gerente de la empresa que sabe cómo mantener adecuadamente las tarjetas de los empleados y sus libros de trabajo;

conocer bien los conceptos básicos del trabajo de oficina y poder ofrecerlos a la empresa programa de computadora, lo que simplifica enormemente el trabajo del departamento de personal;

conocer muy bien todo lo relacionado con la protección laboral;

saber programar vacaciones, comprender y seguir la legislación de pensiones;

se puede distinguir con precisión a una persona que es capaz de beneficiar la causa común de un holgazán o un estafador.

Además de los puntos enumerados anteriormente, que caen bajo la categoría cualidades profesionales, para trabajar con éxito como especialista en recursos humanos, debe ser un buen psicólogo, poder conquistar a extraños y también detectar instantáneamente el engaño, la incertidumbre, el mayor interés y otras manifestaciones no estándar de las emociones de los solicitantes de un puesto en su empresa. . Muy a menudo, estas cualidades innatas y adquiridas experiencia de vida se valoran mucho más que la mejor formación en este campo de actividad.

Si decide trabajar en el departamento de RR.HH., no olvide que los resultados de sus actividades deben cumplir no solo con acuerdos verbales con el empleador (este puede ser el dueño de la empresa, su CEO o el jefe del departamento), sino también los documentos internos firmados de la organización, así como la legislación vigente en esta materia. Naturalmente, cualquier infracción conlleva el castigo correspondiente.

Habiendo estudiado todas las responsabilidades laborales del área de actividad presentada, primero debes decidir por tu cuenta cómo la profesión de especialista en recursos humanos corresponde a tus intereses, objetivos de vida y planes futuros, tal vez te traiga sólo impresiones positivas, pero no se excluye la posibilidad de experiencias negativas.

¿Te gustó el artículo? Comparte con amigos en las redes sociales. redes:

Cómo trabajar en el departamento de personal | tu y el trabajo

Cualquier oficial de personal que consiga un trabajo en una nueva organización se enfrentará inevitablemente a la necesidad de establecer rápidamente registros de personal. Es bueno que el especialista anterior deje los documentos en orden. Pero también hay casos en los que el trabajo de personal debe iniciarse prácticamente desde cero. ¿Qué documentos regulan las principales cuestiones del trabajo del personal? ¿Cómo comprobar si hay suficientes actos locales en la empresa? ¿Por qué es mejor tomar muestras para el registro de decisiones de personal de la resolución del Comité Estatal de Estadística de Rusia del 5 de enero de 2004 No. 1?

¿Qué regulaciones debe conocer un oficial de personal?

En la mayoría de las organizaciones, el trabajo de un empleado del departamento de personal no se limita a la necesidad de realizar la gestión de registros de personal (registro de admisión, traslado, despido, vacaciones, viajes de negocios, etc.). A menudo, los funcionarios de personal tienen que participar directamente en el desarrollo de las regulaciones locales que rigen las relaciones laborales entre un empleado y un empleador. Además, al oficial de personal a menudo se le asigna la responsabilidad de preparar las inspecciones realizadas por varios órganos (la inspección estatal del trabajo, la fiscalía, la oficina de alistamiento militar, Roskomnadzor, el Fondo de Pensiones de la Federación de Rusia, etc.). En este sentido, debe conocer no solo el Código del Trabajo, sino también una serie de normas que directa o indirectamente se relacionan con el trabajo del personal.

Todos estos actos se pueden dividir condicionalmente en ciertos grupos (tabla en la página 60). La mayoría de ellos son obligatorios para todas las organizaciones, independientemente de su forma jurídica o de propiedad. Por su infracción, el empleador puede ser considerado administrativamente responsable.

Qué leyes locales deberían estar en la organización Además de las leyes del nivel federal, las actividades del departamento de personal de cualquier empresa están reguladas por regulaciones locales (artículo 8 del Código del Trabajo de la Federación de Rusia). La ley no contiene una lista de leyes locales sobre registros de personal que deben estar en una organización. Sin embargo, algunos de ellos están mencionados en el Código del Trabajo, lo que los hace obligatorios.

- reglamento laboral interno (párrafo 3 de la segunda parte del artículo 21, párrafo 5 de la primera parte del artículo 22 del Código del Trabajo de la Federación de Rusia);

- dotación de personal (artículo 15, párrafo 3, segunda parte, artículo 57 del Código del Trabajo de la Federación de Rusia, párrafo 1 de la carta de Rostrud del 22 de marzo de 2012 No. 428-6-1, párrafo 11 de la carta de Rostrud de 31 de octubre de 2007 No. 4414-6);

- calendario de vacaciones (artículo 123 del Código del Trabajo de la Federación de Rusia).

Además, la ley establece expresamente que el empleador debe desarrollar leyes locales sobre salarios (segunda parte del artículo 135 del Código del Trabajo de la Federación de Rusia), el procesamiento de datos personales de los empleados (artículo 87 del Código del Trabajo de la Federación de Rusia). Federación) y la aprobación de instrucciones de protección laboral (párrafo 23 de la parte 2 del segundo artículo 212 del Código del Trabajo de la Federación de Rusia). Si es necesario, la empresa debe contar con leyes que fijen la lista de empleados con horario irregular (artículo 101 del Código del Trabajo de la Federación de Rusia), el procedimiento para dividir la educación profesional adicional entre los empleados (segunda parte del artículo 196 del Código del Trabajo de la Federación de Rusia). Federación Rusa).

Cada empresa determina por sí sola una lista específica de documentos reglamentarios locales (diagrama en la página 63). La lista de actos previstos en el plan no es exhaustiva. Las particularidades de la organización pueden implicar la existencia de otros documentos locales. Como regla general, la lista de actos se aprueba por orden (muestra en la página 62).

Documentos relacionados

Relación de normativas en las que se basa el trabajo del personal.

Alcance de la regulación	Nombre del acto normativo
	Asuntos Generales derecho laboral
Reglas y principios básicos de las relaciones entre un empleado y un empleador, el procedimiento para formalizar los procedimientos de personal, brindar garantías, compensaciones, incluidas ciertas categorías de empleados.	Código del Trabajo de la Federación de Rusia Nº 197-FZ de 30 de diciembre de 2001 (en adelante, Código del Trabajo de la Federación de Rusia)
	Gestión de registros de recursos humanos.
Procedimiento de registro documentos personales(Orden No. 402-FZ "Sobre Contabilidad" sobre personal, dotación de personal, calendario de vacaciones, etc.)	Artículo 9 de la Ley Federal de 6 de diciembre de 2011.
	Formas unificadas de documentación contable primaria para la contabilidad del trabajo y su pago, aprobadas por el Decreto del Comité Estatal de Estadística de Rusia del 5 de enero de 2004 No. 1 (si el empleador continúa aplicándolos de acuerdo con la ley local)
	GOST R 6.30-2003 “Sistema unificado de documentación organizativa y administrativa. Requisitos para el trámite”, aprobado por el Decreto del Comité Estatal de Estadística de Rusia de 3 de marzo de 2003 No. 65-st
Reglas para el mantenimiento, almacenamiento y contabilidad de libros de trabajo.	Reglas para mantener y almacenar libros de trabajo, preparar formularios de libros de trabajo y proporcionarlos a los empleadores, aprobadas por Decreto del Gobierno de la Federación de Rusia del 16 de abril de 2003 No. 225
	Instrucciones para completar libros de trabajo, aprobadas por Decreto del Ministerio de Trabajo de Rusia del 10 de octubre de 2003 No. 69
Creación de un archivo en la organización de acuerdo con las reglas de contabilidad, almacenamiento, adquisición y uso de documentos de archivo.	Ley Federal de 22 de octubre de 2004 No. 125-FZ "Sobre el archivo en la Federación de Rusia
	La lista de documentos de archivo de gestión estándar generados en el curso de las actividades de los órganos estatales, gobiernos locales y organizaciones, indicando los períodos de almacenamiento, aprobada por Orden de Rusia del 25 de agosto de 2010 No. 558
	baja por enfermedad
El procedimiento para cumplimentar una hoja de incapacidad temporal, registro de baja.	Ley Federal de 29 de diciembre de 2006 No. 255-FZ “Sobre el Seguro Social Obligatorio en Caso de Invalidez Temporal y en Relación con la Maternidad”
	Orden del Ministerio de Salud y Desarrollo Social de Rusia de 26 de abril de 2011 No. 347n "Sobre la aprobación del formulario de licencia por enfermedad"
	Informacion personal
Trabajar con datos personales de los empleados de la organización.	Ley Federal de 27 de julio de 2006 No. 152-FZ "Sobre Datos Personales"
	registro militar
Mantenimiento de registros militares en las organizaciones, derechos y obligaciones de los gerentes y personas responsables en el campo de los registros militares.	Ley Federal de 28 de marzo de 1998 No. 53-FZ "Sobre el servicio militar y el servicio militar"
	Reglamento sobre registro militar, aprobado por Decreto del Gobierno de la Federación de Rusia de 27 de noviembre de 2006 No. 719
	Pautas sobre el mantenimiento de registros militares en organizaciones aprobadas por el Estado Mayor de las Fuerzas Armadas de la Federación de Rusia el 11 de abril de 2008.
	Interacción con la UIF
El procedimiento y el monto de las contribuciones al seguro al Fondo de Pensiones para el seguro de pensión obligatorio de los empleados.	Ley Federal de 15 de diciembre de 2001 Nº 167-FZ "Sobre el seguro de pensiones obligatorio en la Federación de Rusia"
	Interacción con el FMS de Rusia.
El procedimiento para la emisión de un permiso de trabajo, regulación laboral con empleados extranjeros.	Ley Federal de 25 de julio de 2002 Nº 115-FZ "Sobre la condición jurídica de los ciudadanos extranjeros en la Federación de Rusia"
	Ley Federal de 18 de julio de 2006 Nº 109-FZ "Sobre el registro migratorio de ciudadanos extranjeros y apátridas en la Federación de Rusia"
	Orden del Servicio Federal de Migración de Rusia No. 147 de 28 de junio de 2010 Procedimiento y condiciones de ejecución Normas administrativas aprobadas por orden de inspección del Servicio Federal de Migración del Ministerio del Interior de Rusia No. 338, Migración Federal Servicio de Rusia No. 97 de 30 de abril de 2009
	cheques
El procedimiento para realizar inspecciones por parte de las autoridades estatales y municipales.	Ley Federal N° 294-FZ de 26 de diciembre de 2008 “Sobre la Protección de los Derechos de las Personas Jurídicas y empresarios individuales en el ejercicio del control (fiscalización) estatal y del control municipal”

Las leyes locales pueden denominarse de diferentes formas: reglamentos, instrucciones, reglas, reglamentos, etc. Lo principal es que las normas de estas leyes no contradicen la legislación laboral vigente y no empeoran la situación de los trabajadores. Además, es importante seguir el procedimiento para su adopción (partes segunda, tercera, artículo 8 del Código del Trabajo de la Federación de Rusia). De lo contrario, dichos documentos no están sujetos a solicitud (cuarta parte del artículo 8 del Código del Trabajo de la Federación de Rusia). Los cambios al acto normativo local se realizan en el mismo orden en que fue aprobado.

Es mejor confiar el desarrollo de actos locales no a un solo empleado, sino a grupo de trabajo. La composición del grupo y sus poderes deben fijarse en el orden (muestra en la página 64). Los empleados deben estar familiarizados con el documento contra firma (párrafo 10, segunda parte, artículo 22 del Código del Trabajo de la Federación de Rusia).

Dónde iniciar la auditoría de los actos locales de la empresa.

Primero, debe verificar si todos los documentos requeridos están disponibles y hacer una lista de ellos. Si la empresa ni siquiera tiene leyes locales obligatorias, primero es necesario desarrollarlas.

En segundo lugar, es importante prestar atención a la correcta preparación de los documentos en términos de trabajo de oficina y al cumplimiento de la legislación vigente.

En tercer lugar, es necesario comprobar si se sigue el procedimiento para la adopción de una ley local. Entonces, si la empresa tiene una organización sindical, entonces el documento debe tener una marca de acuerdo (teniendo en cuenta las opiniones) con el sindicato (artículo 372 del Código del Trabajo de la Federación de Rusia).

Cuarto, es necesario averiguar qué documentos faltan. Es muy fácil determinar dichos actos si primero elabora y aprueba por orden una lista de documentos que son obligatorios para una organización en particular.

Están sujetos a verificación no solo las provisiones, instrucciones y órdenes, sino también todos los documentos sobre registros de personal y gestión de personal. Se evalúa la presencia y cumplimiento de la legislación de los contratos laborales, la corrección de la conservación de los expedientes personales de los empleados, la cumplimentación de los libros de trabajo y encartes en los mismos, revistas. registro de pedidos de personal, etc.

No intente cubrir todo el alcance del trabajo a la vez. Priorizar y actuar progresivamente. Por comodidad, se recomienda agrupar documentos modelo en carpetas electrónicas y en papel.

Recuerda lo principal

Los expertos que participaron en la elaboración del material señalan:

Alexander TIMOSHENKO, Jefe del Departamento de Recursos Humanos, Asesor Legal de Aral Plus CJSC (Odintsovo, Región de Moscú):

– El documento fundamental en el trabajo de cualquier servicio de personal es el Código del Trabajo de la Federación de Rusia. Teniendo en cuenta las características específicas de las actividades de la organización, es posible que se requiera que el oficial de personal conozca otras leyes y estatutos, la capacidad de rastrear y tener en cuenta la práctica judicial y los cambios actuales en la legislación laboral.

Maria MASYUTINA, Asociada Senior, Práctica de Derecho Laboral, ANKOR Human Resources Holding (Moscú):

- El oficial de personal debe familiarizarse con la resolución del Comité Estatal de Estadística de Rusia del 5 de enero de 2004 No. 1. Contiene plantillas para la mayoría de los documentos primarios de personal que serán útiles para procesar pedidos, dotación de personal, etc.

Natalia RYZHKOVA, directora de recursos humanos y documentación de recursos humanos, BDO Unicon Outsourcing (Moscú):

- Leyes locales como el Reglamento Interno de Trabajo, dotación de personal, calendario de vacaciones, Reglamento sobre datos personales, Reglamento sobre bonificaciones (en los casos en que la organización cuente con un sistema de motivación) tienen todas las características de actos legales reglamentarios. Su presencia en la organización y conocimiento es obligatoria.

Alena SHEVCHENKO, abogada, experta de la revista Kadrovoe Delo:

– Al auditar las leyes locales, prestar atención a la conformidad de sus disposiciones con la legislación laboral vigente. Las normas locales de la organización no se aplican si infringen los derechos de los empleados en comparación con el Código del Trabajo. Esto significa que la inspección del trabajo tiene derecho a exigir mediante orden que la empresa excluya tales normas del documento del empleador.

El grupo de documentación contable realiza la función de contabilidad de personal y es un almacén de datos personales obtenidos durante el registro inicial y el procesamiento posterior de la información necesaria sobre la composición y movimiento del personal.

Desde el punto de vista de la secuencia de registro y acumulación de credenciales de empleados en la documentación contable, se pueden distinguir dos subgrupos:

1) documentos contables primarios;

2) documentos contables derivados (secundarios).

Documentos contables primarios contienen información inicial y se completan sobre la base documentos personales proporcionada por los empleados al momento de la contratación.

Incluyen: un expediente personal, una hoja de registro personal de personal, un complemento a una hoja de registro personal de personal.

Negocio privado.

Expediente personal: conjunto de documentos que contienen datos personales de un empleado y otra información relacionada con su actividad laboral.

Un expediente personal no es obligatorio como parte de la documentación personal.

Como regla general, los archivos personales se guardan en varios organismos estatales y en el sector empresarial privado, para la gestión de empleados, especialistas y personas materialmente responsables. El empleador, en las condiciones de la gestión moderna de registros de personal, tiene derecho a decidir de forma independiente sobre la necesidad de establecer archivos personales. Al mismo tiempo, independientemente de la elección del empleador, todos los datos personales necesarios de cada empleado se reflejan en la tarjeta personal (formulario unificado No. T-2).

El procedimiento para trabajar con expedientes personales no está regulado por el legislador, por lo que los empleadores deciden de forma independiente las cuestiones de su formación y mantenimiento.

La excepción son los expedientes personales de los funcionarios públicos.

La gestión de los expedientes personales de los funcionarios federales está regulada por el Decreto del Presidente de la Federación de Rusia de 1 de junio de 1998 No. 640 "Sobre el procedimiento para mantener los expedientes personales de las personas que ocupan cargos públicos en la Federación de Rusia en el orden de nombramiento". y cargos públicos del Servicio Público Federal”.

La gestión de los expedientes personales de los funcionarios estatales de la Federación de Rusia está regulada por el Decreto del Presidente de la Federación de Rusia de 30 de mayo de 2005 No. 609 "Sobre la aprobación del reglamento sobre datos personales de un funcionario estatal de la Federación de Rusia". y la conducción de su expediente personal”.

Se elabora un expediente personal tras la emisión de una orden de empleo. Inicialmente, los documentos que elaboran el procedimiento de contratación se agrupan en un expediente personal, y posteriormente, todos los documentos principales que surjan durante el período. actividad laboral empleado para este empleador.

Con base en el análisis de los actos normativos sobre gestión de registros de personal y, sobre todo, del párrafo 337 de la “Relación de documentos estándar de gestión generados en las actividades de las organizaciones, indicando sus plazos de almacenamiento”, aprobado por el Archivo Federal el 6 de octubre de 2000, se puede concluir que el expediente personal incluye la siguiente documentación:

Ø inventario interno de documentos disponibles en el expediente personal;

Ø cuestionario u hoja personal sobre registros de personal;

Ø CV o currículum vitae;

Ø copias de documentos educativos;

Ø copias de los documentos de aprobación en el cargo (en los casos previstos por la ley);

Ø solicitud de empleo;

Ø adición a la hoja personal sobre registros de personal;

Ø copias de órdenes de empleo, traslado, despido (o extractos de ellas);

Ø certificados y otros documentos relacionados con este empleado.

Según el párrafo 6.2.10. Orden del Ministerio de Cultura de la Federación de Rusia de 8 de noviembre de 2005 No. 536 "Sobre instrucción estándar sobre trabajos de oficina en organismos federales poder Ejecutivo» Los documentos de los expedientes personales deben ordenarse en orden cronológico a medida que se reciben.

El inventario interno de documentos disponibles en el expediente personal debe contener información sobre los números de serie de los documentos del caso, sus índices, fechas, títulos y números de las hojas del caso en que se ubica cada documento. Las hojas del expediente personal y de su inventario interno se numeran por separado.

El inventario interno de documentos del expediente personal es firmado por el compilador indicando la decodificación de la firma, cargo y fecha de elaboración del inventario.

Una hoja de registro personal incluye información biográfica sobre el empleado, su educación, trabajos anteriores desde el inicio de su carrera, estado civil y más.

El propio empleado rellena a mano una hoja personal al solicitar un puesto de trabajo. A la hora de cumplimentarlo se utilizan los siguientes documentos:

Ø pasaporte;

Ø libro de trabajo;

Ø identificación militar;

Ø documento sobre educación (diploma, certificado, certificado, certificado, certificado), documentos del Superior Comisión de Certificación(VAK) sobre la concesión de un título científico y la concesión de un título académico (diploma y certificado);

Ø documentos sobre invenciones existentes.

"Cuestionario": un documento similar a la "Hoja de registro personal", que a veces se utiliza al solicitar un empleo. A diferencia de una hoja personal, el cuestionario lo firma no solo la persona contratada, sino también un especialista en el servicio de personal.

A veces, a un empleado contratado se le pide que proporcione una "autobiografía" o un "currículum vitae".

Al formar un expediente personal, se colocan en él copias de documentos que confirman hechos socialmente significativos (documentos sobre educación: certificado, diploma, certificado, certificado de nacimiento de un niño, certificado de divorcio, etc.). Debe recordarse que, además de las copias de los documentos, es necesario asegurarse de que estén disponibles los originales de los documentos pertinentes.

Las copias de los documentos de aprobación de los puestos se colocan en los archivos personales de los gerentes (una copia del acta de la reunión del consejo de administración o de los fundadores de la empresa, una copia del acta reunión general accionistas).

Si al solicitar un puesto de trabajo se presentaron testimonios o cartas de recomendación, el empleado redactó una solicitud de empleo, entonces también se archivan en el expediente personal del empleado.

Los contratos de trabajo celebrados con un empleado pueden formar parte de los documentos de un expediente personal o formarse en expedientes separados.

Un archivo personal puede incluir documentos como listas de invenciones, artículos científicos y más.

El complemento a la hoja de registro personal de personal es un documento secundario en relación a la hoja de registro personal de personal, registra únicamente los cambios que se han producido en la actividad laboral y la vida personal del empleado. Este documento contiene: nombre completo del empleado y secciones destinadas a realizar cambios y adiciones. Como regla general, dicho documento se redacta en forma de tabla.

La primera sección registra información sobre trabajos, traslados, cambios en el título del puesto, unidad estructural, etc., con referencia a la fecha y número de la orden de personal.

La segunda sección contiene datos sobre cambios en la vida profesional y personal del empleado (por ejemplo, cambios en el estado civil, lugar de registro permanente), en educación, formación avanzada, conocimiento de idiomas extranjeros, etc.

Los cambios y adiciones a los datos personales se realizan sobre la base de pedidos de personal y documentos proporcionados por los empleados (actas de matrimonio, diplomas, etc.). La declaración oral del empleado no es base para realizar estos cambios. Los nuevos documentos con los cambios y adiciones realizados se colocan en el expediente personal junto con los archivados anteriormente.

En la práctica de los servicios de personal de las organizaciones, se acostumbra incluir en el expediente personal copias de órdenes (o extractos de ellas) sobre traslados a otro puesto, despidos, incentivos, imposición y remoción. acciones disciplinarias, cambio de apellidos y otros. No obstante, toda esta información está contenida en el “Suplemento a la Hoja de Registro Personal”. En este sentido, se puede recomendar no incluir estos documentos en un expediente personal.

Los certificados de salud, del lugar de residencia, hojas de bypass y similares no podrán incorporarse a los expedientes personales, ya que la información de los mismos se traslada al "Suplemento a la Hoja de Registro de Personal Personal". Si es necesario, se agrupan en ficheros independientes y se conservan durante tres años.

Debe tenerse en cuenta que, de conformidad con el artículo 65 del Código del Trabajo de la Federación de Rusia (en adelante, el Código del Trabajo de la Federación de Rusia), al solicitar un trabajo está prohibido exigir documentos a una persona entrante. que no estén previstos por la ley.

Todos los documentos relacionados con el expediente personal, tal como se reciben, se archivan en una carpeta. Las hojas del estuche se numeran en el proceso de formación del estuche. Cuando se coloca un nuevo documento en un expediente personal, los datos al respecto se ingresan inicialmente en el inventario del caso, luego se numeran las hojas del documento y solo después se archiva el documento.

La cubierta de un expediente personal, así como las cubiertas de los casos de almacenamiento permanente, se redactan y ejecutan en la forma establecida por GOST 17914-72 “Cubiertas de los casos de almacenamiento a largo plazo. Tipos, variedades, requisitos técnicos” (introducido por el Decreto del Comité Estatal de Normas de la URSS del 17 de julio de 1972 No. 1411).

En la portada de un expediente personal se indica en su totalidad lo siguiente: el nombre de la organización, el título del caso, el apellido, nombre, patronímico del empleado en el caso nominativo, el índice del caso, el número de serie del caso (por regla general, el número de personal).

Bajo este número se registra un expediente personal en el “Libro (Diario) de Contabilidad de Asuntos Personales”, que incluye las siguientes columnas: número de serie, apellido, nombre, patronímico del empleado, fecha de registro del caso y fecha de baja.

Los archivos personales se guardan en cajas fuertes, armarios metálicos o habitaciones especiales que permiten conservarlos como documentos de estricta contabilidad, separados de los libros de trabajo. La responsabilidad de su almacenamiento recae en las personas que mantienen la documentación del personal.

Al trabajar con documentos que forman parte de expedientes personales, hay que tener en cuenta que se refieren a datos personales de un empleado protegidos de acuerdo con la ley aplicable.

Para limitar el acceso no autorizado a los datos personales de los empleados, todas las operaciones para el diseño, formación, mantenimiento y almacenamiento de archivos personales deben ser realizadas por un empleado del departamento de personal, quien es personalmente responsable de la seguridad de los documentos en los archivos y acceso a los expedientes de otros empleados. Los documentos para la formación y mantenimiento de expedientes personales le son entregados contra la firma en el diario de transferencia por el empleado responsable del proceso de documentación. relaciones laborales con un empleado.

La orden del empleador debe establecer el procedimiento para emitir, familiarizarse con los archivos personales de los empleados y el círculo de personas autorizadas a utilizar archivos personales; esto también se puede hacer en el Reglamento sobre datos personales de los empleados. En caso de retiro de un documento del expediente personal, se deja constancia en el sumario del caso indicando los motivos de dicha acción (orden, permiso del titular) y la nueva ubicación del documento. Según el apartado 3.2.3. Orden de la Administración Principal de Archivos de la URSS de 25 de mayo de 1988 No. 33 “Sistema estatal de soporte documental para la gestión. Disposiciones básicas. Requerimientos generales a documentos y servicios de soporte documental”, se realiza copia del documento objeto de embargo, la cual se archiva en lugar del documento incautado. La marca en el inventario y la copia están certificadas con la firma del empleado del departamento de personal.

Cosas personales no emitido en manos de los trabajadores a quienes se liquidan. El empleado tiene derecho a conocer únicamente su expediente personal en las instalaciones del servicio de personal. El hecho de conocer el expediente personal también se registra en el inventario del caso.

Al trabajar con un expediente personal emitido para uso temporal, está prohibido realizar correcciones en entradas realizadas anteriormente, realizar nuevas entradas en el mismo, extraer documentos del expediente personal o colocar otros nuevos en él y divulgar la información confidencial contenida en él. Los cambios en los archivos personales son realizados únicamente por las personas responsables de su mantenimiento.

Al devolver el estuche se comprueba cuidadosamente la seguridad de los documentos, la ausencia de daños, la inclusión de otros documentos en el estuche o la sustitución de documentos.

La oficina de personal almacena los archivos personales únicamente de los empleados que trabajan. Los archivos personales se pueden ordenar en orden numérico o alfabéticamente por los nombres de los empleados.

Después del despido del empleado, su expediente personal se elimina de la carpeta y se procesa para transferirlo al almacenamiento de archivos. Los expedientes personales de los trabajadores despedidos de acuerdo con la "Relación de documentos estándar de gestión generados en las actividades de las organizaciones, indicando los plazos de almacenamiento", aprobada por el Archivo Federal el 6 de octubre de 2000, se conservan durante 75 años. Los expedientes personales de los directivos se conservan de forma permanente. Para el almacenamiento se utilizan cajas fuertes y armarios metálicos con cerradura para garantizar la total seguridad de los documentos.

Tarjeta personal del empleado.

Se completa una tarjeta personal (formulario No. T-2) para los empleados de todas las categorías, incluidos los trabajadores temporales y estacionales, los trabajadores principales y a tiempo parcial. La tarjeta personal es el documento principal de la contabilidad del personal.

Se lleva a cabo durante todo el período de actividad laboral del empleado con este empleador, a partir de la contratación, y se cierra únicamente en el momento del despido. Para los trabajadores contratados por contratos de derecho civil, las tarjetas personales no se mantienen.

La tarjeta personal No. T-2 pertenece al grupo de documentos personales obligatorios. La forma de una tarjeta personal está unificada y se refiere al sistema de documentación contable primaria para contabilizar el trabajo y su pago, aprobado por el Decreto del Comité Estatal de Estadística de la Federación de Rusia del 5 de enero de 2004 No. 1 "Sobre la aprobación de formas unificadas de documentación contable primaria para contabilizar el trabajo y su pago ".

Debido a las características específicas de ciertas áreas de la actividad laboral, el Decreto del Goskomstat de la Federación de Rusia del 5 de enero de 2004 No. 1 "Sobre la aprobación de formas unificadas de documentación contable primaria para la contabilidad del trabajo y su pago" aprobó dos más formularios contables: No. T-2GS (MS) y No. T-4.

La tarjeta personal de un empleado estatal (municipal) (formulario No. T-2GS (MS)) se utiliza para registrar a las personas que ocupan puestos de servicio público estatal (municipal). Realizado en lugar del formulario No. T-2, tiene un contenido similar.

La tarjeta de registro de un trabajador científico, científico y pedagógico (formulario No. T-4) se completa en paralelo con el formulario No. T-2 en organizaciones científicas, de investigación, científicas y de producción, instituciones y organizaciones educativas y de otro tipo que operan en el campo de la educación, la ciencia y las tecnologías para la contabilidad científicos. Se completa sobre la base de los documentos relevantes (diploma de médico y candidato a ciencias, certificado de profesor asociado y profesor, etc.), así como de la información proporcionada por el empleado sobre sí mismo.

La importancia de una tarjeta personal radica en el hecho de que en caso de pérdida de un libro de trabajo, es el único documento que confirma directamente la experiencia laboral de un empleado.

No confunda la tarjeta personal No. T-2 con documentos como, por ejemplo, una hoja de registro personal de personal o un cuestionario que forman parte de un expediente personal. Estos documentos son cumplimentados por el propio empleado, redactados en cualquier forma y pueden faltar si el empleador no dispone de un procedimiento aprobado para la tramitación de expedientes personales.

La tarjeta personal la completa únicamente un especialista en servicios de personal para todas las personas contratadas sobre la base de una orden (instrucción) de empleo (formulario No. T-1 o No. T-1a). Las tarjetas personales se guardan en una caja fuerte, formando un índice de tarjetas separado alfabéticamente según los nombres de los empleados.

Al completar una tarjeta personal, se utiliza la información de los siguientes documentos presentados por un empleado al solicitar un trabajo (de conformidad con el artículo 65 del Código del Trabajo de la Federación de Rusia):

Pasaportes;

documento educativo, sobre calificaciones o disponibilidad de conocimientos especiales, al solicitar un trabajo que requiera conocimientos o formación especiales;

Libro de trabajo (para trabajadores a tiempo parcial: copias del libro de trabajo);

Certificado de seguro del seguro de pensiones estatal;

Certificados de registro en autoridad fiscal;

Documentos de registro militar (para aquellos obligados al servicio militar).

Al completar una tarjeta personal también se utiliza. información adicional informado por el empleado.

¡Nota!

En algunos casos, teniendo en cuenta las características específicas del trabajo, el empleador puede exigir (con el consentimiento del empleado) la presentación de documentos adicionales al celebrar un contrato de trabajo. Al mismo tiempo, la lista de documentos adicionales no la establece el empleador de forma independiente, y la necesidad de proporcionarlos debe establecerse directamente mediante un acto reglamentario: el Código del Trabajo de la Federación de Rusia, otras leyes federales, decretos del Presidente de Federación de Rusia y Decretos del Gobierno de la Federación de Rusia.

En todos los demás casos, está prohibido exigir a la persona que solicita un puesto de trabajo documentos adicionales a los previstos por la ley.

Dichos documentos adicionales, por regla general, incluyen: un certificado de nacimiento de un niño, un certificado de matrimonio, un certificado de embarazo de una mujer, documentos sobre discapacidad, estar en la zona de exposición a la radiación en relación con un accidente en Central nuclear de Chernóbil y otros.

Pero exigir a una persona que ingresa a un trabajo que proporcione los documentos especificados en sin fallar el empleador no tiene ningún derecho. Al mismo tiempo, la provisión de estos documentos redunda en interés del propio empleado, porque de lo contrario el empleador no podrá brindarle al empleado los beneficios y garantías exigidos por la ley.

El modelo unificado de tarjeta personal No. T-2 consta de cuatro hojas y contiene los siguientes apartados:

I. " información general»;

II. "Información sobre registro militar";

III. "Empleo y traslados a otro puesto de trabajo";

IV. "Atestación";

V. "Desarrollo profesional";

VI. "Reconversión profesional";

VII. "Premios (estímulo), títulos honoríficos";

VIII. "Vacaciones";

IX. "Beneficios sociales a los que tiene derecho el trabajador de conformidad con la ley";

X. " información adicional»;

XI. "La base para la extinción del contrato de trabajo (despido)".

En la Sección I "Información general", al especificar información sobre un empleado, uno debe guiarse por las siguientes reglas:

1. El apellido, el nombre y el patronímico se indican en el pasaporte y se escriben de forma completa y legible.

Al mismo tiempo, las zonas de codificación de información también se completan de acuerdo con los clasificadores de toda Rusia: OKATO, OKIN, OKSO, OKPDTR.

Nota.

OKATO - "Clasificador de objetos de división administrativo-territorial de toda Rusia" OK 019-95 aprobado por el Decreto de la Norma Estatal de la Federación de Rusia del 31 de julio de 1995 No. 413;

OKIN - “Clasificador de información sobre la población de toda Rusia. OK 018-95”, aprobado por el Decreto de la Norma Estatal de la Federación de Rusia del 31 de julio de 1995 No. 412;

OKSO - "Clasificador de especialidades en educación de toda Rusia". OK 009-2003”, aprobado por el Decreto de la Norma Estatal de la Federación de Rusia de 30 de septiembre de 2003 No. 276-st;

OKPDTR - Decreto de la Norma Estatal de la Federación de Rusia de 26 de diciembre de 1994 No. 367 "Sobre la adopción y entrada en vigor del clasificador de toda Rusia profesiones de los trabajadores, puestos de los empleados y categorías arancelarias OK 016-94".

2. La fecha y el lugar de nacimiento se establecen sobre la base del pasaporte u otro documento de identidad, y se registran en su totalidad, por ejemplo: "12 de diciembre de 1964". En consecuencia, el código se indica de la siguiente manera: 12/12/1964.

3. La ciudadanía se registra sin reducción. El registro de ciudadanía y su codificación se realiza de acuerdo con OKIN, pueden ser los siguientes:

ciudadano de la Federación de Rusia - 1;

un ciudadano de la Federación de Rusia y un estado extranjero - 2 (en el caso de doble ciudadanía, se indica de qué estado es la ciudadanía);

un ciudadano extranjero (qué estado se indica) - 3;

persona apátrida - 4.

4. El grado de conocimiento del idioma al completar el párrafo 5 "Conocimiento de un idioma extranjero" sección I del formulario No. T-2 se indica de la siguiente manera: "Hablo con fluidez" (código OKIN - 3), "Leo y puedo explicarme" (código OKIN - 2), “Leo y traduzco con un diccionario” (código OKIN - 1).

5. Toda la información sobre educación (titulación, dirección o especialidad) se establece sobre la base de un documento sobre educación.

La educación se registra y codifica según OKIN y OKSO.

Según OKIN, la educación se codifica de la siguiente manera:

Educación primaria (general) - 02;

educación general básica - 03;

educación general secundaria (completa) - 07;

· formación profesional inicial: 10;

educación secundaria vocacional - 11;

· educación superior incompleta - 15;

educación superior - 18;

Educación de posgrado - 19.

Quienes hayan completado tres años de educación superior se clasifican como personas con educación superior incompleta (incompleta). educación vocacional.

En el formulario No. T-2, dos bloques de columnas para completar información sobre educación están destinados a indicar información sobre el final de la segunda institución educativa.

6. La profesión (principal) se indica en su totalidad sobre la base de la lista de personal y la orden (instrucción) de empleo. Otra profesión, sobre la base de documentos que confirmen la adquisición de una segunda educación, especialidad. Codificado de acuerdo con el Clasificador de toda Rusia de profesiones de trabajadores, puestos de empleados y categorías salariales OK-016-94, aprobado por el Decreto de la Norma Estatal de la Federación de Rusia del 26 de diciembre de 1994 No. 367 "Sobre la adopción e implementación del clasificador de toda Rusia de profesiones de trabajadores, puestos de empleados y categorías salariales OK-016-94 "(en adelante, OKPDTR).

7. La duración del servicio (general, continuo, que da derecho a un subsidio de antigüedad, que da derecho a otros beneficios establecidos por este empleador) se calcula sobre la base de las anotaciones en el libro de trabajo del empleado y (u) otros documentos. confirmando la duración del servicio correspondiente, indicada en días, meses, años.

8. El estado civil se registra y codifica según los siguientes valores posibles de acuerdo con el OKIN:

Nunca ha estado (no estuvo) casado - 1;

está en un matrimonio registrado - 2;

· está en un matrimonio no registrado - 3;

viudo (viuda) - 4;

divorciado (divorciado) - 5;

disperso (disperso) - 6.

9. En la composición de la familia sólo se indican los miembros de la familia, indicando el grado de parentesco.

La legislación actual no concepto general"familia", sin embargo, basándose en un análisis de las normas del artículo 2 del Código de Familia de la Federación de Rusia y el artículo 1142 del Código Civil de la Federación de Rusia, el círculo de miembros de la familia puede incluir: cónyuges, padres e hijos ( incluidos los padres adoptivos y los niños adoptados).

10. Los datos del pasaporte se indican estrictamente de acuerdo con el pasaporte.

11. El lugar de residencia (según el pasaporte) se indica según el pasaporte, el real, según el empleado. El código de lugar de residencia lo determina OKATO.

Los documentos a partir de los cuales se cumplimenta el apartado II "Información sobre registro militar" son:

una identificación militar (o un certificado temporal emitido en lugar de una identificación militar) - para ciudadanos que están en reserva;

· certificado de ciudadano sujeto a servicio militar obligatorio - para ciudadanos sujetos a servicio militar obligatorio.

De acuerdo con las Instrucciones para la solicitud y cumplimentación de formularios de documentación contable primaria para la contabilidad del trabajo y su pago para los ciudadanos en la reserva:

párrafo 3 "Composición (perfil)": completado sin abreviaturas (por ejemplo, "comando", "médico" o "soldados", "marineros" y similares);

punto 4 "Designación de código completo de VUS": se registra la designación completa (seis dígitos, por ejemplo, "021101" o seis dígitos y un carácter alfabético, por ejemplo, "113194A");

párrafo 5 "Categoría de aptitud para el servicio militar" - escrito en letras: A (apto para el servicio militar), B (apto para el servicio militar con restricciones menores), C (aptitud limitada para el servicio militar) o G (temporalmente no apto para el servicio militar) ). En ausencia de entradas en los párrafos correspondientes de la identificación militar, se coloca la categoría "A":

en el párrafo 7 se completa “Está registrado en el ejército” (con un simple lápiz):

línea a) - en los casos en que exista una orden de movilización y (o) un sello en la emisión y retiro de órdenes de movilización;

Línea b) - para ciudadanos reservados para la organización durante el período de movilización y en tiempos de guerra.

Para ciudadanos sujetos a conscripción para el servicio militar:

punto 2 " Rango militar"- se hace la entrada "sujeto a servicio militar obligatorio";

párrafo 5 "Categoría de aptitud para el servicio militar" - escrito en letras: A (apto para el servicio militar), B (apto para el servicio militar con restricciones menores), C (aptitud limitada para el servicio militar), D (temporalmente no apto para el servicio militar) ) o D (no apto para el servicio militar). Se completa sobre la base de una entrada en el certificado de un ciudadano sujeto a servicio militar obligatorio.

La cumplimentación de elementos no especificados específicamente en las Instrucciones se realiza sobre la base de la información de los documentos enumerados.

En el párrafo 8 del apartado II de la tarjeta personal de un ciudadano que haya alcanzado el límite de edad para estar en la reserva, o de un ciudadano que haya sido declarado no apto para el servicio militar por motivos de salud, se anota en la línea libre “eliminado del registro militar por edad” o “eliminado del registro militar por salud estatal”.

Luego de completar el apartado II "Información sobre registro militar", al pie de la segunda página del formulario No. T-2, el oficial de personal deberá certificar los datos indicados con su firma personal, indicando el cargo y decodificación de la firma. El empleado también firma la segunda página del formulario No. T-2 y anota la fecha de su cumplimentación. La línea que contiene la firma personal del empleado es una firma de muestra sobre la base de la cual se le pagará el salario.

¡Nota!

Cuando cambia la información sobre un empleado, en su tarjeta personal se ingresan los datos personales relevantes (por ejemplo, cambio de estado civil, lugar de residencia, educación, capacitación avanzada, conocimiento de idiomas extranjeros, etc.), que están certificados por el firma del oficial de personal. Los cambios y adiciones se realizan sobre la base de pedidos de personal y documentos proporcionados por los empleados (actas de matrimonio, diplomas, etc.). Una declaración oral de un empleado no es base para realizar estos cambios, con excepción de datos insignificantes (por ejemplo, sobre un número de teléfono).

Las más importantes son la información del apartado III "Empleo y traslados a otro puesto de trabajo" y XI "La base de la extinción del contrato de trabajo (despido)".

Los asientos en estas secciones se realizan sobre la base de una orden (instrucción) de contratación (formularios No. T-1 y T-1a) y una orden (instrucción) de transferencia a otro trabajo (formulario No. T-5) y una orden (instrucción) para la terminación (terminación) de un contrato de trabajo con un empleado (formularios No. T-8, T-8a).

Esta información debe completarse con especial cuidado, ya que a menudo sirve como base para confirmar la experiencia laboral de un empleado.

En el apartado “Empleo y traslados a otro puesto”, ingresa información sobre cómo trabaja el empleado en la organización y debe corresponder a los asientos en el libro de trabajo, repitiendo la fecha, el número de la orden de contratación, el traslado del empleado, el nombre del puesto, unidad estructural. Además, al final de cada asiento en el apartado III de la tarjeta personal, se coloca la firma del empleado que conoce el asiento realizado en su libro de trabajo.

La última sección de la tarjeta personal XI "La base para la terminación del contrato de trabajo (despido)" la completa el empleado del servicio de personal al terminar la relación laboral con el empleado. La base para la rescisión del contrato de trabajo (despido) es la redacción del motivo del despido sobre la base del artículo correspondiente del Código del Trabajo de la Federación de Rusia, repitiendo completamente la entrada en el libro de trabajo del empleado. La fecha de despido es el último día de trabajo del empleado. Los detalles del pedido (fecha y número), que es la base para completar este apartado, también se indican en estricta conformidad con la entrada en el libro de trabajo. Los registros de despido están certificados con la firma del empleado del servicio de personal y del empleado.

Datos sobre formación avanzada y reciclaje profesional se registran sobre la base de los documentos (certificado, certificado) presentados por el empleado o recibidos del departamento de formación.

Al completar la sección VII "Premios (incentivos), títulos honoríficos", es necesario indicar los tipos de incentivos (de conformidad con el artículo 191 del Código del Trabajo de la Federación de Rusia y las regulaciones locales) aplicados al empleado, y debe También enumere los premios estatales otorgados con títulos honoríficos.

Sección VIII. "Vacaciones" registra todos los tipos de vacaciones otorgadas al empleado durante el período de trabajo para este empleador. La base para realizar inscripciones son las órdenes de concesión de vacaciones.

La Sección IX especifica los beneficios sociales a los que tiene derecho el empleado según la ley.

En la sección "Información adicional", las líneas gratuitas se pueden completar con datos a discreción del empleador. Por ejemplo, se registran datos sobre estudiantes de tiempo parcial (vespertino), por correspondencia, departamentos de estudios externos de instituciones de educación superior y secundaria. Entrenamiento vocacional(se indican el nombre de la institución educativa, las fechas de admisión a la institución educativa y su graduación) o sobre una persona discapacitada que trabaja (sobre la base de un certificado de la Comisión de Expertos Médicos y Sociales (en adelante, MSEC), grupo de discapacidad , grado de discapacidad y fecha de su constitución, conclusión del MSEC sobre las condiciones y naturaleza del trabajo).

Las tarjetas personales de los empleados despedidos se agrupan en un archivo independiente en orden alfabético. Antes de enviar un caso al archivo, todas las tarjetas deben redactarse de acuerdo con los requisitos del Archivo Federal y almacenarse en el archivo durante 75 años.

Documentos contables secundarios Los derivados se basan en la información inicial de los documentos contables primarios. Los principales objetivos de la creación de este subgrupo de documentos son:

Asegurar la integridad, confiabilidad y dinamismo de la información en el trabajo con el personal;

Asegurar el almacenamiento operativo de documentos de personal;

Asegurar la búsqueda efectiva de documentos de personal.

Los documentos contables secundarios incluyen: tarjeta personal del empleado ( formas unificadas No. T-2, No. T-2GS (MS), No. T-4), documentación sobre registro de horas de trabajo y liquidaciones con el personal y diversas formas de registro de información contable.

Los formularios de registro se mantienen para registrar los registros del personal.

Existen los siguientes tipos de formularios de registro:

Tarjetas de registro y control (RKK);

Diarios de registro (libros);

Formularios de pantalla (cuando se utiliza tecnología informática).

Los formularios de algunas revistas y libros están aprobados por organismos oficiales. Por ejemplo, la forma del libro de contabilidad para el movimiento de libros de trabajo y sus encartes fue aprobada por el Decreto del Ministerio de Trabajo de la Federación de Rusia del 10 de octubre de 2003 No. 69 “Sobre la aprobación de las instrucciones para completar libros de trabajo”. Pero la mayoría de los formularios se diseñan a discreción del empleador.

En la "Relación de documentos de gestión estándar generados en las actividades de las organizaciones, indicando los períodos de almacenamiento", aprobada por el Archivo Federal el 6 de octubre de 2000, determinó las siguientes principales formas contables y períodos de su almacenamiento:

Número de artículo	Tipo de Documento	Periodo de conservación de documentos<*>	Nota
PERSONAL
Recepción, reubicación (traslado), despido de empleados.
	Libros, revistas, fichas contables:		Después del despido
	a) admisión, movimiento (traslado), despido de empleados
	b) empleados enviados en viajes de negocios
	c) reclutas
	d) vacaciones
	e) expedientes personales, tarjetas personales, contratos de trabajo (contratos), acuerdos laborales
	f) expedición de libros de trabajo y encartes a los mismos
	g) emisión de certificados de salario, duración del servicio, lugar de trabajo
	h) emisión de certificados de viaje

Teniendo en cuenta las particularidades de la organización del trabajo a nivel local, también se puede crear lo siguiente:

Registro de trabajadores a tiempo parcial;

Diario de premios y sanciones;

Diario de registro de órdenes de licencia por estudios, licencia sin goce de sueldo, etc.;

Registro de bajas laborales y más.

De conformidad con la Orden de la Administración Principal de Archivos de la URSS de 25 de mayo de 1988 No. 33 “Sistema estatal de soporte documental para la gestión. Disposiciones básicas. Requisitos Generales para Documentos y Servicios de Soporte Documental” están sujetos a registro todos los documentos que requieren contabilidad, ejecución y uso con fines de referencia (administrativos, de planificación, de informes, contables, estadísticos, contables, financieros, etc.), tanto creados como utilizados dentro del organización y enviado a otras organizaciones; provenientes de organizaciones e individuos superiores, subordinados y de otro tipo. El registro está sujeto tanto a los documentos tradicionales mecanografiados (manuscritos) como a los creados mediante Ciencias de la Computación(legible por máquina, legible por máquina) (cláusula 3.2.1.2. Orden de la Administración Principal de Archivos de la URSS de 25 de mayo de 1988 No. 33 "Sistema estatal de soporte documental para la gestión. Disposiciones básicas. Requisitos generales para documentos y documentos Servicios de apoyo").

También explica que:

« registro de documentos - se trata de una fijación del hecho de la creación o recepción de un documento colocándole un índice y luego registrando la información necesaria sobre el documento en los formularios de registro.».

El índice de documentos consta de un número de serie dentro del conjunto registrado de documentos, que, a partir de las tareas de búsqueda, se complementa con índices para la nomenclatura de casos, clasificadores de corresponsales, ejecutores y otros.

El índice del documento sigue la siguiente secuencia (o inversa) de sus partes constituyentes: número de registro de serie, índice según la nomenclatura de casos, índice según el clasificador utilizado. Los componentes del índice están separados entre sí por una barra.

¡Nota!

El objetivo principal de los documentos contables es darles fuerza legal y duplicar información.

La duplicación de información en los formularios contables aumenta el nivel de seguridad y facilita la búsqueda de los documentos necesarios.

La contabilidad de un documento con el número de registro y la fecha de registro le otorga fuerza legal (fuerza de prueba), lo que puede ser importante en caso de un conflicto laboral con un empleado.

Con base en el análisis de las disposiciones sobre el registro de documentos de la Orden del Ministerio de Cultura de la Federación de Rusia de 8 de noviembre de 2005 No. 536 "Sobre las instrucciones estándar para el trabajo de oficina en los órganos ejecutivos federales", se puede recomendar siguiendo las reglas registro e indexación de documentos:

1. Los documentos se registran una vez: entrantes - el día de su recepción, creados - el día de su firma o aprobación.

2. Al transferir un documento registrado de una subdivisión a otra, no se vuelve a registrar.

3. El registro de documentos se realiza dentro de grupos, dependiendo del nombre del tipo de documento, el autor y el contenido del documento (por ejemplo, órdenes de actividades principales, órdenes de personal, actos, propuestas, declaraciones y otros). se registran por separado).

4. Se asignan números de registro ordinales a los documentos dentro de cada grupo registrado.

5. El lugar de registro del documento se fija en las instrucciones de trabajo de oficina u otro acto normativo local.

6. Se establece la siguiente composición obligatoria de los datos registrales: autor (corresponsal), nombre del tipo de documento; fecha del documento, índice del documento (fecha e índice de recepción del documento para los documentos entrantes), título del texto o su resumen, resolución (ejecutante, contenido de la orden, autor, fecha), fecha límite para la ejecución del documento, una marca en la ejecución del documento (un breve registro de la decisión sobre el fondo, la fecha de ejecución real y el índice del escrito de respuesta) y remitiéndolo al expediente No.

Nota.

De conformidad con el apartado 3.2.1.4. Orden de la Administración Principal de Archivos de la URSS de 25 de mayo de 1988 No. 33 “Sistema estatal de soporte documental para la gestión. Disposiciones básicas. Los requisitos generales para los documentos y los servicios de soporte de documentación, la composición de los detalles obligatorios, si es necesario, se pueden complementar con otros detalles: albaceas, recibo del albacea por recibir el documento, progreso de la ejecución, solicitudes y más. El orden de ubicación de los datos en los formularios de registro y el uso del reverso de las tarjetas de registro y control lo determina el empleador de forma independiente.

Después de completar la última página del diario (libro) de contabilidad, se coloca la fecha de finalización en la portada y se redacta el diario (libro) para su envío al archivo. Para los principales formularios de registro, como ya hemos mencionado, los Archivos Federales han fijado los plazos de conservación, para el resto, el empleador fija el plazo de conservación de forma independiente.

Un grupo de documentación para el registro de jornada y liquidaciones con el personal se conforma en el proceso de documentar el registro de jornada y calcular la correspondiente remuneración por el trabajo.

Este grupo de documentos consta de formularios unificados aprobados por el Decreto del Comité Estatal de Estadística de la Federación de Rusia del 5 de enero de 2004 No. 1 "Sobre la aprobación de formularios unificados de documentación contable primaria para la contabilidad del trabajo y su pago", Considérelos con más detalle.

Según el artículo 91 del Código del Trabajo de la Federación de Rusia. tiempo de trabajo - este es el tiempo durante el cual el empleado, de acuerdo con la normativa laboral interna de la organización y los términos del contrato de trabajo, debe desempeñar obligaciones laborales, así como otros períodos de tiempo que, de conformidad con el Código del Trabajo de la Federación de Rusia, otras leyes federales y otros actos legales reglamentarios de la Federación de Rusia, se refieren al tiempo de trabajo.

El legislador impone al empleador la obligación de llevar registros del tiempo efectivamente trabajado por cada empleado.

La contabilidad del uso del tiempo de trabajo es necesaria para los siguientes fines:

Asegurar el control de la disciplina laboral, en términos del uso del tiempo de trabajo (asistencia oportuna al trabajo, identificación de los que llegan tarde y los que no se presentaron; monitorear la presencia del personal en los lugares de trabajo durante el horario laboral, así como registrar la salida oportuna de los empleados de trabajar);

Contabilización de las horas realmente trabajadas, tiempo de inactividad, enfermedad, vacaciones y otras formas de uso del tiempo de trabajo, que es la base para calcular los salarios;

· Elaboración de informes estadísticos sobre el trabajo.

Para registrar el tiempo efectivamente trabajado y (o) no trabajado por cada empleado se utiliza: Hoja de horas y nómina (formulario No. T-12) y Hoja de horas (formulario No. T-13).

La peculiaridad del diseño de estos documentos se debe a que son documentos contables primarios sobre cuya base se lleva a cabo.

La ausencia de documentos sobre la contabilidad de las horas de trabajo elaborados de conformidad con la legislación vigente, así como la ausencia de cualquiera de los detalles obligatorios en los documentos contables primarios, puede calificarse como una inclusión irrazonable de los costos laborales en la composición de los costos. que reducen la base imponible, lo que conducirá a la implicación de la organización en la responsabilidad establecida por la Parte 3 del Código Fiscal de la Federación de Rusia.

Al mantener la hoja de horas, es recomendable guiarse por las siguientes reglas:

· La contabilidad del uso del tiempo de trabajo puede realizarse para la organización en su conjunto o por separado para las unidades estructurales;

· La inclusión de un empleado en la hoja de tiempo y su exclusión de ella se lleva a cabo sobre la base de la orden (instrucción) correspondiente del empleador;

· La hoja de tiempos se redacta en un solo ejemplar, firmada por el jefe de la unidad estructural, un empleado del servicio de personal y transferida al departamento de contabilidad.

· Las anotaciones en la hoja de tiempo sobre los motivos de inasistencia al trabajo, trabajo a tiempo parcial o fuera del horario normal de trabajo por iniciativa del empleado o empleador, jornada reducida y otros se hacen únicamente sobre la base de documentos debidamente formalizados. Dichos documentos son certificados de incapacidad para trabajar, certificados de cumplimiento de deberes estatales o públicos, una advertencia por escrito sobre el tiempo de inactividad, una declaración de empleo a tiempo parcial, un consentimiento por escrito del empleado para trabajar horas extraordinarias en los casos establecidos por la ley y otros documentos.

Al completar los formularios No. T-12 y No. T-13, se utilizan los siguientes símbolos:

Licencia parental parcialmente remunerada

Licencia no remunerada concedida a un trabajador de cuidado infantil

Licencia no remunerada concedida a un empleado con permiso de la administración

Licencia sin goce de sueldo en los casos previstos por la ley

Incapacidad laboral temporal (excepto los casos previstos en el código “T”) y licencia para atención de pacientes y cuarentena, expedidos mediante certificados de incapacidad laboral

Incapacidad no remunerada en los casos previstos por la ley (por lesiones domésticas, enfermería y cuarentena, expedidos por certificados de instituciones médicas, etc.)

Reducción de jornada de trabajo de trabajadores y empleados respecto de la duración establecida de la jornada laboral en los casos previstos por la ley

Tiempo de inactividad sin culpa del empleado

Ausentismo de todo el día con preservación del salario en los casos previstos por la ley (desempeño de funciones estatales o públicas, liquidación de situaciones de emergencia, eliminación de las consecuencias de desastres naturales)

ausentismo (ausencia del trabajo sin buenas razones durante toda la jornada laboral (turno), independientemente de su duración, así como en caso de ausencia del lugar de trabajo sin motivo justificado durante más de cuatro horas seguidas durante la jornada laboral (turno), arresto administrativo por infracciones administrativas, estancia en un centro médico de sobriedad, huelgas declaradas ilegales y otros ausentismos por motivos injustificados)

Horas no trabajadas por trabajo a tiempo parcial por iniciativa de la administración

Días libres (para descanso semanal) y vacaciones

Huelga (en las condiciones y en la forma prescritas por la ley)

Ausencias por motivos inexplicables (hasta que se aclaren las circunstancias)

Para obtener más información sobre cuestiones relacionadas con la ejecución de documentos primarios, puede encontrarla en el libro de los autores de CJSC "BKR-INTERCOM-AUDIT" "Documentos primarios".

Para obtener más información sobre cuestiones relacionadas con la gestión de registros de personal, puede encontrarla en el libro de los autores de CJSC "BKR-INTERCOM-AUDIT" "Gestión de registros de recursos humanos".

La gestión de los registros de personal de la empresa la lleva a cabo el inspector del departamento de personal, es decir, el inspector de personal o el oficial de personal. Un decreto del Ministerio de Trabajo de 21 de agosto de 1998 detalló sus funciones cotidianas. Al mismo tiempo, un libro de referencia unificado especializado sobre calificaciones indica alrededor de 15 profesiones que se guían por la descripción del trabajo de un oficial de personal. Define claramente los límites de la interacción con el personal, las principales responsabilidades, requisitos y funciones, así como las reglas y procedimientos para el mantenimiento de la documentación. A pesar de que esta es su tarea principal y fundamental, también puede participar en la resolución de otras tareas en la gestión de empleados. Todo depende de los requisitos que le plantee al especialista tal o cual organización en la que desarrolla su trabajo.

Requisitos laborales para un oficial de recursos humanos

A un oficial de personal se le puede llamar especialista del departamento de personal, inspector de personal, jefe del departamento de personal y, en un grado u otro, asociar una docena de profesiones más con este nombre. Pero a pesar de la orientación general al trabajar con documentos de personal, existen diferencias significativas. Echemos un vistazo a ellos.

Requisitos para un especialista en recursos humanos

La descripción del puesto de un especialista en el departamento de personal la desarrolla el jefe del servicio de personal. Y está aprobado por la alta dirección de la organización. Detalla claramente los deberes, facultades, funciones de un especialista, indica el reglamento interno de la organización. Puede convertirse en especialista una persona que tenga suficiente formación profesional, un año de experiencia laboral y la formación necesaria.

Dado que esta especialidad brinda acceso a información confidencial, el empleado es responsable de sus acciones. Y en el caso de que sus acciones causaran daño a la empresa, será responsable de conformidad con la ley aplicable.

El Especialista en Recursos Humanos realiza las siguientes tareas:

• Registro de documentación al momento de la contratación o despido de personal, transfiriéndolos a otras unidades de personal de acuerdo con el código del trabajo y la orden de los gerentes.
• Contabilizar el trabajo y modificar los datos de los empleados de todos los niveles de acuerdo con las normas documentales, y realizar estos cambios en las bases de datos del personal.
• Recopilación de datos para certificación o para formación avanzada.
• Manejo del mecanismo de estímulo y castigo.
• Realización de expedientes personales de los empleados, recopilación de información personal.
• Elaboración de libros de trabajo y contratos.
• Elaboración de un cronograma y seguimiento de su implementación.
• Determinación de periodos vacacionales y seguimiento de su implementación.
• Mantenimiento de la documentación de archivo.

Requisitos para un inspector de recursos humanos

Las responsabilidades laborales incluyen:

• Mantener documentación sobre la aceptación y despido de empleados, cambios de puesto.
• Mantener archivos personales del personal, realizar cambios y datos adicionales.
• Registro de libros de trabajo y su almacenamiento.
• Tramitación de bajas por enfermedad, vacaciones y pago de prestaciones. seguimiento de su cumplimiento.
• Tramitación de documentación para el cálculo de pensiones, beneficios laborales y compensaciones.
• Ingresar cambios en los datos del personal a la base de datos.
• Revelador Posibles problemas en el equipo y los motivos de la "rotación" de personal.
• Trabajando con el archivo.

A primera vista, existen pocas diferencias entre la especialidad "inspector de recursos humanos" y la profesión "especialista en recursos humanos". Pero lo son: una persona con educación secundaria puede ser aceptada para este puesto. La antigüedad no es uno de los requisitos principales y puede que no se tenga en cuenta en absoluto.

Las funciones del inspector incluyen la selección del personal para las vacantes abiertas de acuerdo con los requisitos profesionales planteados.

Requisitos para el Jefe de Recursos Humanos

Es posible ocupar un puesto directivo solo si tiene educación superior y experiencia laboral en un puesto similar durante al menos tres años. Una persona es nombrada para el cargo de jefe por orden del líder supremo. Después de eso, sigue siendo responsable directamente únicamente ante el director de la empresa. Sus actividades se llevan a cabo estrictamente en el marco de los estatutos internos de la organización, el código del trabajo, ley civil y otros documentos legales basado en la descripción del puesto.

Responsabilidades laborales:

• Desarrollo y seguimiento del cumplimiento. política de personal organizaciones.
• Seguimiento de la necesidad de actualización del personal laboral.
• Gestión de unidades de personal según las competencias disponibles.
• Realización de certificación y análisis de sus resultados.
• Mejorar los mecanismos existentes para el despido, contratación o traslado de personal a otros puestos.
• Mejora del sistema de interacción entre el personal.
• Seguimiento del desempeño de las funciones del departamento de personal.
• Seguimiento de la ejecución de premios e incentivos.
• Implementación de medidas para establecer la disciplina laboral, incrementar el nivel de motivación de los empleados para sus actividades laborales directas.

El jefe del departamento de recursos humanos elabora y revisa la información interna destinada a la alta dirección. También es de su competencia realizar consultas de acuerdo con la dirección de su cargo. ACERCA DE nivel alto La formación del jefe del departamento de personal habla de su conocimiento de los documentos reglamentarios de la Federación de Rusia, varios métodos para evaluar el trabajo del personal, comprensión de la estructura de la organización, conocimiento de los requisitos para completar y procesar la documentación, mano de obra existente. estándares. La instrucción, que detalla todas las funciones del jefe del departamento de personal, del inspector y del especialista en el trabajo con el personal, está redactada según el modelo de cada categoría. Y firma en el proceso de solicitud de empleo.

Para postularse para un puesto de Recursos Humanos, debe:

• Proporcionar todo Documentos requeridos, dependiendo del puesto elegido, que incluye: un diploma de la educación necesaria, documentos que acrediten la duración del servicio, etc.
• Un formulario de solicitud completo.

De acuerdo a patrón común descripción del trabajo, el oficial de personal se refiere a especialistas. Su nombramiento o destitución de su cargo se produce por orden del director general de la organización a propuesta del superior inmediato.

Anteriormente en este artículo, consideramos los requisitos para los solicitantes para cada puesto posible. Dependiendo de la categoría (inspector, especialista o supervisor), al momento de la contratación, el supervisor inmediato monitorea su cumplimiento.

En el caso de que el oficial de personal no pueda cumplir temporalmente con sus funciones, serán desempeñadas por una persona que lo reemplace.

El reclutador debe ser consciente de lo siguiente:

• Documentos legales y legislativos relacionados de cualquier forma con el proceso laboral, el proceso de mantenimiento y gestión de los expedientes personales de los empleados, emisión de pensiones, mantenimiento de libros de trabajo y celebración de contratos de trabajo.
• La estructura de la empresa y las formas en que interactúa el personal dentro de ella.
• legislación laboral vigente.
• Reglas para trabajar con personal y preparar informes.
• Reglas para el mantenimiento de datos personales de los empleados.
• El procedimiento para el mantenimiento de pensiones, vacaciones, devengo de beneficios, compensaciones, etc.

De acuerdo con la ley, se llevan a cabo el Reglamento del departamento de personal de la propia organización, sus estatutos, reglamentos internos, órdenes de la dirección y descripción del puesto, las actividades del oficial de personal.

De acuerdo con los deberes y derechos básicos existentes y establecidos, prescritos en el Decreto del Ministerio de Trabajo de 21 de agosto de 1998, la organización elabora una descripción de funciones para los puestos ocupados. Puede incluir cláusulas adicionales sobre condiciones de procesamiento o vacaciones, un cronograma, Requerimientos adicionales y otras condiciones importantes.

El desarrollo de las instrucciones lo lleva a cabo la alta dirección de la organización, sus adjuntos o superiores directos de los oficiales de personal. En el proceso se acuerda con los abogados, se firma y entra en vigor.

A continuación se muestra un ejemplo de una descripción de trabajo de muestra, a partir del cual una organización puede elaborar su propia versión:

Como puede verse en las instrucciones, el especialista en personal no solo debe participar en la selección y colocación de empleados, sino también en otras actividades.

Un punto igualmente importante que debe indicarse en las instrucciones son los derechos del empleado.

Y un apartado no menos importante es responsabilidad de un especialista, ya que trabaja de manera mediocre con asuntos personales y tiene información confidencial.

Derechos del especialista en recursos humanos

Al redactar instrucciones, este es un punto importante que no debe omitirse. A pesar de que la legislación de la Federación de Rusia no prevé la coordinación de la descripción de funciones redactada con los órganos representativos de protección del personal, la aprobación suele tener lugar con Departamento legal para evitar vulnerar los derechos de los empleados.

El oficial de personal tiene los siguientes derechos:

• Conocer la documentación existente y las decisiones de los líderes de la empresa directamente relacionadas con sus actividades.
• Tener acceso a la información que sea necesaria para el desempeño de sus funciones laborales.
• Presentar propuestas para mejorar el trabajo y las condiciones directamente relacionadas con el desempeño de sus actividades.
• Recibir una organización totalmente cualitativa de las condiciones técnicas e informativas para el desempeño de sus funciones.

Responsabilidad del especialista en recursos humanos

El oficial de personal es responsable de conformidad con la legislación de Rusia por la violación de sus deberes directos:

• En caso de incumplimiento o desempeño deficiente de sus funciones inmediatas.
• En caso de violación de las instrucciones y órdenes de la organización, normas laborales y la debida disciplina.
• En caso de violación de secretos comerciales o divulgación de datos personales del personal.

El jefe de la empresa o el jefe del departamento de personal, cuya tarea es regular las actividades del departamento de personal, puede ser considerado responsable de:

• Falta de contratos formalizados con los empleados.
• Falta de asuntos personales.
• Sin calendario de vacaciones.
• Falta de documentación sobre protección laboral.

Características de la profesión a la que se enfrenta el oficial de personal.

El oficial de personal, a pesar de la extensa lista de sus funciones, se dedica principalmente al mantenimiento de la documentación en una organización en particular. Se trata de órdenes, contratos de trabajo, reglamentos, declaraciones de empleados, registro militar, pensión, preferencial, etc.

¿Cuáles son las características de un especialista en este puesto?

Los positivos incluyen:

• Modo laboral. En casos raros, puede ocurrir un procesamiento. Básicamente, se trata de un horario estándar con días libres habituales fijos (sábado y domingo), así como días no laborables los días festivos. La mayoría de las veces trabaja de 9:00 a 18:00, incluida la pausa para el almuerzo.
• Un paquete social estable que incluye todos los pagos necesarios.

En organizaciones pequeñas, se pueden violar los derechos de los empleados, es posible que no exista paquete social o registro oficial. Por lo tanto, al solicitar un empleo, debe dar preferencia únicamente a empresas confiables que se preocupan por sus empleados.

• Papeleo sin mucha movilidad.
• Oportunidad desarrollo de carrera y salarios altos.
• Trabajo de oficina.

Los negativos incluyen lo siguiente:

• Además de las tareas inmediatas, existe una gran cantidad de tareas adicionales, no siempre directamente relacionadas con la especialidad.
• Estar entre empleados y superiores. Esto puede ser una desventaja cuando tienes que resolver situaciones negativas.
• Para algunos, el papeleo en la oficina parecerá un inconveniente.
• Monótono.
• Posibles desacuerdos en el trabajo con la contabilidad.
• Responsabilidad en caso de deshonestidad del empleado aceptado.

Un empleado de RRHH se encuentra constantemente con gente nueva y debe tener habilidades de comunicación, ser capaz de organizar a las personas y su trabajo, ser amigable y al mismo tiempo dominar los métodos modernos de evaluación de personal. Debe tener habilidades de comprensión mutua y basar su trabajo en la cooperación mutua. Además, en su trabajo, el oficial de personal encuentra constantemente interacciones con organizaciones de terceros. Como el Fondo de Pensiones, la Inspección del Trabajo del Estado y otros).

La competencia de un especialista en este campo depende también de su capacidad para utilizar equipos y herramientas de automatización.

Conclusión

En resumen, podemos decir que la profesión de oficial de personal es significativa e importante en la actualidad. mundo moderno. Se ocupa no sólo de la selección de personal para la empresa, sino también de una gran cantidad de documentación. Básicamente, este trabajo está relacionado precisamente con esto: archivo, expedientes personales, documentación de admisión, despido y movimiento a otros puestos de empleados, registro militar, registro de pensiones, vacaciones y horarios. Esta profesión es adecuada para quienes gustan del trabajo inactivo en una oficina acogedora.

Pese a ello, el puesto de especialista en el departamento de personal implica las siguientes habilidades: capacidad de comunicación, buena voluntad, capacidad de organización, buen conocimiento de la legislación, que de una forma u otra se relaciona con el trabajo en la oficina de empleo.

El departamento de personal también ofrece opciones de vacantes: inspector, especialista y jefe. Cada uno implica su propio nivel de ciertas habilidades y cualidades. Por ejemplo, solo un solicitante que tenga una educación superior y experiencia laboral en un puesto similar puede convertirse en jefe. Sin experiencia, puede convertirse en inspector y luego ascender en la carrera profesional.

Como para cualquier otra especialidad, para un oficial de personal existe un modelo establecido para la descripción del puesto, sobre la base del cual varias organizaciones aprueban la suya propia. Al mismo tiempo, indican condiciones adicionales en función del detalle de la empresa, los requisitos de la profesión y las obligaciones. Además, detallaron todos los derechos del empleado, responsabilidades y condiciones de cooperación.

En este video, podrá familiarizarse con las características de la profesión de especialista en personal y, tal vez, aprender algo nuevo que no se consideró en el artículo:

REGULACIONES LOCALES OBLIGATORIAS

En primer lugar, debe recordarse que el Código del Trabajo actual de la Federación de Rusia (en adelante, el Código del Trabajo de la Federación de Rusia) requiere que se creen una serie de documentos reglamentarios locales (es decir, locales) en la organización.

Las regulaciones locales obligatorias son:

• Reglamento de Reglamento Interno de Trabajo (PWTR).
• Reglamento (o instrucción) sobre la protección de datos personales de un empleado.
• Instrucciones de seguridad.
• Plantilla de personal (formulario unificado T-3).

Todos estos documentos son válidos hasta que sean reemplazados por otros nuevos.

• El calendario de vacaciones (formulario unificado T-7), de conformidad con el artículo 123 del Código del Trabajo, se elabora anualmente, a más tardar dos semanas antes del inicio. año del calendario y es un documento obligatorio tanto para el empleador como para el empleado (con excepción de categorías privilegiadas de empleados).
• Un horario de turnos es necesario en aquellas organizaciones donde se utiliza el trabajo por turnos.
• El reglamento sobre el racionamiento de la mano de obra y el reglamento sobre las normas de producción deben redactarse en aquellas organizaciones donde se utiliza la forma de remuneración de los trabajadores a destajo.

REGULACIONES LOCALES OPCIONALES

Además de los documentos enumerados, la organización, a su discreción, puede crear otros documentos: regulaciones locales opcionales. En particular, estos pueden ser:

• reglamento sobre divisiones estructurales aprobado por el director de la organización;
• descripciones de trabajo para empleados e instrucciones laborales (o laborales) para trabajadores;
• manual de gestion de RRHH Herramienta útil para un empleado que desempeña las funciones de oficial de personal, ya que facilita enormemente su interacción con los gerentes funcionales y de línea;
• álbum de formularios de documentos en registros de personal;
• reglamento sobre certificación: si la organización realiza una certificación periódica o una certificación basada en los resultados de las pruebas;
• estatutos del personal;
• acuerdo colectivo.

Todos estos documentos también son válidos hasta que sean reemplazados por otros nuevos.

DOCUMENTOS QUE FORMAN RELACIONES CON LOS EMPLEADOS Y CONTIENEN INFORMACIÓN SOBRE ELLOS

Estos documentos incluyen:

• En primer lugar, es un contrato de trabajo, redactado de conformidad con los artículos 57 y 67 del Código del Trabajo de la Federación de Rusia, en escribiendo, en duplicado. Una copia del contrato de trabajo se entrega al empleado contra recibo y el empleador conserva la segunda copia, ya sea en el expediente personal del empleado o en el archivo "Contratos de trabajo con empleados";
• luego se emite una tarjeta personal para cada empleado (formulario unificado T-2). Las tarjetas personales sólo pueden conservarse en un archivo separado;
• No se requieren archivos personales de los empleados, pero como se trata de un expediente muy conveniente para cada empleado, la mayoría de los oficiales de personal los redactan. Repetimos que no estamos obligados a conservar archivos personales, pero si se toma tal decisión, entonces es necesario conservarlos de acuerdo con las estrictas reglas previstas para el procesamiento de archivos personales. Sin embargo, puede simplemente organizar archivos o carpetas para cada empleado para comodidad del oficial de personal. Estas carpetas contienen copias de todos los documentos relacionados con empleados específicos;
• Los libros de trabajo de los empleados son documentos de contabilidad e informes estrictos, por lo que deben guardarse en un lugar seguro y cerrado permanentemente. Los libros de trabajo se redactan en estricta y estricta conformidad con las Reglas para mantener y almacenar libros de trabajo, preparar formularios de libros de trabajo y proporcionarlos a los empleadores, aprobadas por el Decreto del Gobierno de la Federación de Rusia del 16 de abril de 2003 No. 2003. No 69.

PEDIDOS DEL PERSONAL

El empleado responsable de mantener la gestión de registros de personal está obligado a preparar proyectos de órdenes de personal y organizar su respaldo por parte de los funcionarios pertinentes y la firma del jefe de la organización. Los pedidos de personal deben conservarse y registrarse por separado de los pedidos de personal. Estos incluyen órdenes para las cuales el Comité Estatal de Estadísticas ha desarrollado formas unificadas:

• al contratar a un empleado - formulario T-1;
• sobre contratación de trabajadores - formulario T-1a;
• sobre el traslado de un empleado a otro trabajo: formulario T-5;
• Sobre el traslado de empleados a otro trabajo: formulario T-5a;
• sobre la concesión de licencia a un empleado - formulario T-6;
• sobre la concesión de licencia a los empleados - formulario T-6a;
• sobre la terminación (terminación) de un contrato de trabajo con un empleado (despido) - formulario T-8;
• sobre terminación (cancelación) de un contrato de trabajo con empleados (despido) - formulario T-8a;
• sobre enviar a un empleado a un viaje de negocios: formulario T-9;
• sobre el envío de empleados a un viaje de negocios: formulario T-9a;
• sobre la promoción de un empleado - formulario T-11;
• sobre incentivos para empleados - formulario T-11a.

Además de estas órdenes, los oficiales de personal deben redactar en cualquier formulario (o crear sus propios formularios unificados para ellos) los siguientes tipos de pedidos:

• sobre combinación de puestos (profesiones);
• sobre la sustitución de un empleado temporalmente ausente sin relevo de sus funciones básicas;
• sobre la imposición de sanciones;
• sobre la retirada anticipada de las sanciones;
• sobre cambios en los datos personales del empleado;
• sobre la asignación de un rango;
• sobre atraer horas extra de trabajo;
• sobre la atracción por trabajar los fines de semana (festivos);
• sobre el deber;
• sobre el establecimiento o eliminación de asignaciones personales;
• sobre el cambio del modo de funcionamiento.

ÓRDENES SOBRE LAS PRINCIPALES ACTIVIDADES Y OTROS DOCUMENTOS

En particular, me gustaría decir que los oficiales de personal tienen que preparar una serie de órdenes para sus actividades principales. Por supuesto, estos pedidos se registrarán y almacenarán junto con otros pedidos de esta categoría, pero su preparación y trabajo posterior con ellos es responsabilidad del oficial de personal. Se trata, en particular, de órdenes:

• sobre la aprobación de la plantilla;
• sobre cambios en la plantilla;
• sobre la realización de cambios (adiciones) al calendario de vacaciones;
• sobre enmiendas (adiciones) a las regulaciones locales;
• sobre la anulación de órdenes de personal emitidas ilegal o erróneamente, etc.

Ya hemos nombrado algunos formularios unificados para registros de personal que deberían estar en todas las organizaciones. (Tenga en cuenta que en un artículo dirigido a lectores que participan en trabajo de personal, no consideramos documentos de nómina. Este es un tema de conversación con contadores). Sin embargo, además de ellos, cualquier oficial de personal debería poder redactar

• certificado de viaje - formulario T-10;
• Asignación de trabajo- formulario T-10a;
• una nota de cálculo sobre la concesión de licencia a un empleado: formulario T-60 (anverso);
• una nota de cálculo tras la terminación (terminación) de un contrato de trabajo con un empleado (despido) - formulario T-61 (anverso);
• una ley sobre la aceptación del trabajo realizado en virtud de un contrato de trabajo celebrado por la duración de un determinado trabajo: formulario T-73 (este tipo de contrato de trabajo de duración determinada es extremadamente raro, por lo que incluso los oficiales de personal experimentados con muchos años de experiencia laboral a menudo no tuvo que tratar con el formulario T-73).

REGISTRO DE DOCUMENTOS

Actualmente existen tres formas de registrarse:

• el más simple - en revistas;
• más perfecto, con la ayuda de un archivador;
• y lo más perfecto, cómodo y rápido, con la ayuda de los programas informáticos adecuados.

Los secretarios son libres de elegir la forma que más les convenga en cada caso particular de registrar los documentos relativos a las principales actividades de la empresa. Pero el registro de documentos personales solo se puede realizar mediante revistas. En caso de conflicto laboral, el registro informático del tribunal o inspección estatal Es posible que el trabajo no sea reconocido. ¡Pero es necesario demostrar que tal o cual documento se creó realmente el día indicado en los accesorios "fecha"! El resultado del caso depende de esto.

Entonces, ¿qué tipo de registros de registro de documentos personales debe haber en la organización?

• Diario de registro de contratos de trabajo (que se pueden registrar como pedidos - durante el año calendario, a partir del nuevo año, comenzando la numeración nuevamente. O puede, tal como están registrados, por ejemplo, mesas de personal- durante todo el período de actividad de la organización, es decir. desde el primer contrato de trabajo, celebrado en algún momento con el primer empleado, hasta el último, que algún día se celebrará, aparentemente, poco antes de la liquidación de la empresa);
• registro de tarjetas personales (T-2);
• registro de expedientes personales de los empleados (si se conservan);
• registros para registrar pedidos (el número de registros se determina según el tamaño del flujo de trabajo del personal. Todos los pedidos de personal se pueden registrar en uno o más registros, hasta el punto de que se pueden utilizar diferentes registros para registrar diferentes tipos de pedidos);
• diario de registro de actos (sobre negativas a familiarizarse con documentos, sobre ausentismo, sobre violaciones de la normativa laboral interna, etc.);
• un libro de contabilidad para el movimiento de los libros de trabajo y sus encartes (se guarda, como los libros de trabajo, en una caja fuerte).

De forma opcional (pero esto es muy útil desde el punto de vista probatorio), se llevan registros para registrar declaraciones, memorandos y notas explicativas de los empleados relacionados con el trabajo del personal.

Se necesitan libros de contabilidad para registrar:

• horas extra de trabajo;
• días utilizados y no utilizados de vacaciones anuales retribuidas
• tiempo libre proporcionado a los empleados, etc.

Ficha de advertencias

En muchos casos, el Código del Trabajo exige que se advierta a los empleados a tiempo sobre la ocurrencia de ciertos eventos. Por lo tanto, es de gran utilidad mantener un archivo de avisos (en papel o electrónicos) sobre estos eventos:

• vencimiento del período de prueba (el despido de los empleados que no pasaron la prueba solo es posible si se les advirtió al respecto por escrito, indicando los motivos con al menos tres días de anticipación - artículo 71 del Código del Trabajo de la Federación de Rusia);
• vencimiento del contrato de trabajo (también es necesario notificar al empleado por escrito al menos tres días antes del despido - artículo 79 del Código del Trabajo de la Federación de Rusia);
• vacaciones anuales pagadas (se debe notificar al empleado la hora de inicio de las vacaciones a más tardar dos semanas antes de su inicio - artículo 123 del Código del Trabajo de la Federación de Rusia);
• Además, podrá realizar "recordatorios" sobre cualquier otro evento (cumpleaños de los empleados, etc.) para la comodidad del trabajo.