Es difícil regular las siguientes secciones de las reglas. Modelo de regulación de interacción entre departamentos, ejemplos.

Reglamento de Gestión de Proyectos (estándar corporativo de gestión de proyectos) es un documento normativo interno de una organización que define el enfoque para la gestión de proyectos, programas y carteras. La parte principal del reglamento está dedicada a la descripción del proceso, roles, responsabilidades y resultados (intermedios y finales). Las regulaciones generalmente se redactan en base a varios estándares globales o locales (PMBoK, PRINCE2, ISO 21500, GOST 54, etc.). Cualquier reglamento se basa en los procesos descritos sobre la base de los estándares sobre los que se escribió anteriormente y, en general, difieren poco entre sí. La especificidad en áreas de actividad (TI, construcción, etc.) se logra mediante la emisión de solicitudes adicionales que aclaran los detalles de un área en particular, los detalles del trabajo.

Ejemplo de una política de gestión de proyectos

A continuación se describe la estructura de una política de gestión de proyectos y se proporciona un ejemplo para grandes empresas de TI. La leyenda es la siguiente: existe un grupo de empresas (Grupo "PME"), que incluye una empresa matriz (JSC "HEAD COMPANY") y muchas subsidiarias. Tanto la matriz como las subsidiarias cuentan con una red de sucursales en todo el país. Una de las subsidiarias (SUBSIDIARY COMPANY LLC) es el contratista (operador) de proyectos y es responsable del soporte de tecnología de la información para todo el Grupo de Empresas (proyectos para el desarrollo e implementación de sistemas de información gestión).

El reglamento está redactado con suficiente detalle y proporciona una comprensión básica (ejemplo) de lo que está escrito exactamente en determinadas secciones, tanto del propio reglamento de gestión de proyectos como de todas las aplicaciones integrales (Estatuto del proyecto, Plan de gestión del proyecto, Descripción del contenido, etc.) . Al utilizar esta política de gestión de proyectos para las necesidades de su empresa, sólo necesita deshacerse del exceso y ajustar los procesos relacionados. El reglamento sirve como un ejemplo detallado de cómo redactar dichos documentos y está disponible para su descarga gratuita. Puede descargar el reglamento de gestión de proyectos al final del artículo en el enlace.

Descripción

El propósito del reglamento de gestión de proyectos en las áreas de TI en LLC "EMPRESA SUBSIDIARIA" (en adelante, el Reglamento) es formar un enfoque unificado para la gestión de proyectos en las áreas de soporte de tecnología de la información (en adelante, proyectos) , cuyo operador es EMPRESA SUBSIDIARIA LLC.

Tareas del Reglamento:

descripción del procedimiento para realizar los procedimientos básicos de gestión de proyectos;
delimitación de funciones entre los participantes en el proceso de gestión de proyectos;
determinación de los requisitos para la composición de los documentos necesarios para la implementación de los procedimientos de gestión de proyectos;
determinación de plazos para el desempeño de funciones en el curso de los procedimientos de gestión de proyectos.

Estructura y descripción del reglamento de gestión de proyectos:

Normas para el proceso de gestión de proyectos.
en las áreas de TI en
LLC "EMPRESA SUBSIDIARIA"

1. Disposiciones generales

1.1. Introducción

Esta sección describe las metas y objetivos de las regulaciones y el enfoque de la gestión de proyectos en sí. Se dan referencias a los documentos fundamentales aprobados dentro de la organización y que afectan directamente a los procesos. este documento(por ejemplo, un documento de nivel superior: una política de gestión de proyectos).

Por ejemplo:

El Reglamento para el Proceso de Gestión de Proyectos tiene como objetivo formar un enfoque unificado para la gestión de proyectos en las áreas de soporte de tecnologías de la información (en adelante proyectos), cuyo operador es SUBSIDIARY COMPANY LLC.

Tareas del Reglamento:

descripción del procedimiento para realizar los procedimientos básicos de gestión de proyectos;
delimitación de funciones entre los participantes en el proceso de gestión de proyectos;
determinación de los requisitos para la composición de los documentos necesarios para la implementación de los procedimientos de gestión de proyectos;
determinación de plazos para el desempeño de funciones en el curso de los procedimientos de gestión de proyectos.

El propósito del proceso de gestión de proyectos es garantizar que los objetivos de los proyectos se logren bajo determinadas limitaciones de recursos y tiempo.

Tareas para mejorar el proceso de gestión de proyectos:

mejorar la calidad de la planificación de proyectos;
aumentar la eficiencia y garantizar la integridad del seguimiento del estado de los proyectos, evaluando y pronosticando el progreso de su implementación;
asegurando una respuesta oportuna a posibles desviaciones en términos de tareas, plazos, presupuesto y calidad, la pronta identificación de "cuellos de botella" y la adopción de acciones preventivas.

1.2. Área de aplicación

Esta sección describe el alcance del reglamento: a qué unidades estructurales (internas y externas) se aplica este documento.

Por ejemplo:

Este Reglamento se aplica a todas las subdivisiones estructurales del aparato de gestión de LLC "EMPRESA SUBSIDIARIA" y sucursales en términos de actividades para gestionar la implementación de proyectos ITO.

En las sucursales de LLC "EMPRESA SUBSIDIARIA", la gestión de proyectos y carteras de proyectos de las sucursales se lleva a cabo de acuerdo con este Reglamento y los documentos reglamentarios desarrollados en las sucursales y que reflejan las características de los procesos de gestión en una organización en particular.

1.3. Reglamentos

Aquí se determina una lista de documentos reglamentarios internos y externos que sirvieron de base para redactar este reglamento. A diferencia de la sección "Disposiciones generales", donde se hizo referencia a la política como documento principal, esta sección enumera documentos internos independientes que influyen en la redacción de este reglamento y en las prácticas locales y del mundo externo.

Por ejemplo:

Este Reglamento ha sido desarrollado sobre la base de los siguientes documentos:

La política de inversiones del Grupo PME, aprobada por decisión del Consejo de JSC "EMPRESA MATRIZ" de fecha --.--.--;
Reglamento sobre la gestión de las actividades de inversión en el Grupo PME, aprobado por decisión del Consejo de Administración de JSC "HEAD COMPANY" de fecha --.--.--;
Metodología para evaluar la efectividad de proyectos en el campo del soporte de tecnologías de la información, aprobada por decisión del Directorio de JSC "HEAD COMPANY" de fecha --.--.--;
El Reglamento Presupuestario del Grupo PME, aprobado por decisión del Consejo de Administración de JSC "HEAD COMPANY" de fecha --.--.--.

En el desarrollo del Reglamento se utilizaron las recomendaciones contenidas en las siguientes metodologías y estándares:

El Estándar para la Gestión de Carteras (PMI 2006);
ANSI/PMI 99-001-2008. Conjunto de conocimientos sobre gestión de proyectos (PMBOK);
Biblioteca de infraestructura de tecnología de la información (ITIL);
ISO/IEC 20000 Tecnología de la Información - Gestión de Servicios;
GOST R ISO / IEC 12207. " Tecnologías de la información. Procesos del ciclo de vida del software”;
GOST 34.601-90 " Sistemas automatizados. Etapas de la creación";
GOST R ISO 9000:2000;
GOST 54869-2011 “Gestión de proyectos. Requisitos para la gestión de proyectos;
GOST 54870-2011 “Gestión de proyectos. Requisitos para la gestión de cartera de proyectos”;
ISO/TR 10006:1997 (E). "Gestión de la calidad. Gestión de la calidad en la gestión de proyectos.

1.4 Términos, definiciones y abreviaturas aceptadas

Descripción de los términos y sus definiciones utilizados en este Reglamento, así como abreviaturas aceptadas.

Una lista de documentos regulatorios internos a los que este reglamento puede hacer referencia, pero que no afectan directamente al reglamento en sí.

2. Requisitos para los objetos de control.

2.1 Definición de objetos de control

Se proporciona una lista de objetos de control (ver ejemplo a continuación). Las regulaciones no siempre describen los procesos asociados con todos los principales objetos de gestión, muchas veces se limitan al proyecto y la obra, y emiten una regulación separada para la Cartera de Proyectos.

Por ejemplo:

Los objetos de control son:

cartera de proyectos;
evento de proyecto/inversión;
subproyecto;
Trabajo.

La categorización de proyectos se introduce para unificar el sistema de gestión de proyectos resaltando categorías de proyectos con propiedades similares y aplicándoles procedimientos de gestión tipificados. Esta sección define las categorías de proyectos en términos de costo y duración. Para una determinada categoría de proyectos, se prescriben sus procesos. Para proyectos mayores más formal y proceso difícil, para los más pequeños, sencillo. También se determinan las condiciones para cambiar las prioridades de los proyectos y sus categorías (algunos proyectos de importancia estratégica para la organización pueden no ser costosos y de corto plazo, pero se les asigna la categoría más alta porque requieren control sobre la ejecución de estos proyectos) .

2.3. Clasificación de proyectos

La clasificación de proyectos sirve para brindar la posibilidad de analizar el portafolio de proyectos, generando informes sobre la implementación de los proyectos en diversas secciones analíticas. El clasificador de proyectos es un conjunto estructurado de características que le permite asignar un proyecto a un grupo en particular.

Por ejemplo:

Las principales características de clasificación para agrupar proyectos son:

perteneciente al Segmento Empresarial de la organización - usuario / proyecto corporativo;
perteneciente al segmento Empresarial de la organización: poseedor del saldo de los resultados del proyecto ITO;
perteneciente a la dirección de actividad de ITO;
categoría de proyectos;
el monto de la inversión en el proyecto;
la presencia de un efecto económico estimado;
organizaciones de usuarios/clientes funcionales de proyectos de TI;
organizaciones - poseedores del saldo de los resultados del proyecto ITO;
curadores de proyectos;
subdivisiones estructurales de LLC "EMPRESA SUBSIDIARIA" que implementa el proyecto.

2.4. Ciclo de vida del proyecto

Esta sección enumera las etapas del ciclo de vida del proyecto.

Por ejemplo:

Para efectos de este Reglamento, dentro del ciclo de vida del proyecto se distinguen las siguientes etapas:

etapa de lanzamiento;
etapa de planificación;
etapa de ejecución;
etapa de terminación.

3. Participantes en los procesos de gestión de proyectos

3.1. Participantes en los procesos de gestión de proyectos.

Enumeración de participantes en el proceso de gestión de proyectos. A partir de individuo entidades legales(por ejemplo, filiales) y terminar con roles específicos (los principales, no es necesario enumerar a todos y es necesario no confundir roles con puestos).

Por ejemplo:

Los principales participantes en el proceso de gestión de proyectos en LLC "EMPRESA SUBSIDIARIA" son:

Consejo de Gestión de Proyectos;
Departamento de Organización de Gestión de Proyectos;
División de Gestión de Cartera de Programas y Proyectos;
Curador de proyectos;
Curador de proyectos de la CAU (para el proyecto de 3ª categoría, implementado por la sucursal);
Jefe de la Oficina de Proyectos (Equipo de Proyecto);
Administrador de la Oficina de Proyectos (Grupo de Proyectos);
Propietario del recurso;
Gerente de riesgos del proyecto;
propietario del riesgo.

3.2. Funciones de gestión de proyectos

En forma tabular se enumeran todos los roles (comenzando por los órganos colegiados y terminando con el ejecutor) y sus funciones. Así, a ciertos roles también se les asignan áreas de responsabilidad en términos del proceso de gestión de proyectos.

Por ejemplo:

Asesoramiento en gestión de proyectos:

Formación de propuestas para el nombramiento de Curadores de Proyectos, definición de categorías de proyectos;
Coordinación del lanzamiento de proyectos relacionados, formación de propuestas para ajustar las fechas de lanzamiento de proyectos;
Consideración de informes, materiales analíticos sobre el estado de la cartera de proyectos;
Consideración de Solicitudes de Cambios para proyectos individuales, gestión de configuración de cambios en todo el portafolio de proyectos;
Preparación de decisiones sobre la redistribución de inversiones entre proyectos individuales y sobre el ajuste del límite de inversión para la Compañía en su conjunto;
Preparación de decisiones sobre la provisión de recursos de la cartera de proyectos;
Inicio de finalización anticipada de proyectos.

Departamento de Organización de Gestión de Proyectos:

Elaboración de borradores de Órdenes de LLC "EMPRESA SUBSIDIARIA" sobre la implementación del Programa de Inversiones en el año planificado;
Verificar la exactitud de los datos del proyecto ingresados en el IAS;
Ingresar datos en el Registro de Jefes de Oficinas de Proyectos (Grupos de Proyectos);
Análisis de datos de informes sobre proyectos;
Formación de informes resumidos sobre el estado y avance de los proyectos, informes analíticos según el estado de la cartera de proyectos y su disponibilidad de recursos;
Formación de propuestas de solución a solicitudes de cambios en los parámetros del proyecto;
Elaboración de previsiones para la implementación de proyectos;
Distribución de materiales analíticos para consideración de los miembros de la Junta Directiva del Proyecto;
Seguimiento de la ejecución de decisiones sobre cambios en la cartera de proyectos.

Propietario del recurso:

Aprobación del plan de recursos;
Tomar decisiones sobre la participación de empleados específicos en la Oficina del Proyecto (Equipo del Proyecto);
Consideración de la información proporcionada por el Jefe de la Oficina de Proyectos (Equipo de Proyecto) sobre la efectividad del trabajo de los empleados para la certificación del personal del proyecto.

3.3. Requisitos para la estructura organizativa de proyectos.

Esta sección define organigramas típicos para proyectos con diferenciación según la categoría del proyecto. Aquellos. Cada categoría tiene la suya estructura organizativa. Esto es necesario para simplificar el proceso de gestión de proyectos en términos de proyectos medianos y pequeños para poder determinar un paso más sencillo de este proceso.

4. Descripción de los procesos de gestión de proyectos

La sección principal del reglamento de gestión de proyectos, en forma de texto o en una tabla (versión más fácil de leer) se proporciona descripción paso a paso Se determina todo el proceso, roles, plazos para pasar las etapas, resultados intermedios. Dependiendo de la categoría del proyecto, este Reglamento prevé varios procedimientos de gestión de proyectos y el procedimiento para su implementación.

Los procesos de gestión de proyectos son:

lanzamiento (corresponde a la etapa de lanzamiento en ciclo vital proyecto);
- nombramiento de Curadores de Proyectos, categorización y programación de lanzamientos de proyectos;
- preparación y publicación de pedidos para el lanzamiento e implementación del proyecto;
- desarrollo y aprobación de la carta del proyecto;
- ingresar datos sobre el proyecto en el Registro de proyectos IAS.
planificación (corresponde a la etapa de planificación del ciclo de vida del proyecto);
- Formación del Plan del Proyecto (después del lanzamiento del proyecto) en el primer ciclo anual;
- Formación detallada plan de calendario, el Plan de Recursos, el Presupuesto del Proyecto y el Plan de Gastos para el proyecto de inversión ITO para los períodos anuales planificados posteriores al año del lanzamiento del proyecto;
- Formación del Presupuesto del Proyecto y del Plan de Gastos del proyecto de inversión ITO para el trimestre/mes planificado;
- Celebración de contratos.
seguimiento y control (corresponde a la etapa de ejecución en el ciclo de vida del proyecto);
- monitorear los parámetros del proyecto;
- gestionar cambios en los parámetros del proyecto;
- seguimiento de riesgos del proyecto;
- monitorear la eliminación de deficiencias con base en los resultados de la operación piloto;
- administración de personal.
gestión del cambio (corresponde a cualquier etapa del ciclo de vida del proyecto);
- terminación del contrato;
- finalización de etapa;
- finalización del proyecto.
finalización (correspondiente a las etapas de ejecución y finalización en el ciclo de vida del proyecto).

Por ejemplo:

5. Descripción de los procesos de gestión de cartera de proyectos

En el caso de que no se haya implementado la metodología de gestión de cartera de proyectos, podrá ser adicional y de alto nivel lo prescrito en este reglamento. El sistema de gestión de proyectos en sí implica, en última instancia, algún tipo de consolidación de datos en una cartera de proyectos, y es sobre la base del análisis y la presentación de informes sobre la cartera de proyectos que las decisiones de gestión nivel táctico. Mientras que en los proyectos las decisiones se toman a nivel operativo.

Limitado principalmente a los siguientes procesos de gestión de cartera:

informar sobre el estado de la cartera de proyectos;
- formación de informes consolidados sobre la cartera de proyectos;
- informar sobre la dinámica de la implementación del proyecto;
- formación de pronósticos para la ejecución de una cartera de proyectos;
- generación de informes sobre indicadores de una cartera de proyectos;
- generación de informes sobre la estructura del portafolio de proyectos.
análisis de informes sobre una cartera de proyectos;
gestión de cambios en la cartera de proyectos;
- finalización de proyectos individuales;
- suspensión temporal de proyectos individuales;
- inicio de nuevos proyectos.

6. Documentación y almacenamiento del Reglamento

Esta sección define la unidad estructural responsable del mantenimiento de este reglamento y el lugar de almacenamiento del reglamento de gestión de proyectos.

Por ejemplo:

La PDMO conservará una copia de control de este Reglamento. Versión electrónica del presente Reglamento es de carácter interno portal corporativo y es legible por todos los usuarios.

7. Modificaciones al Reglamento

Esta sección describe las funciones de quienes pueden realizar cambios en esta política o a través de quienes se pueden realizar estos cambios. De hecho, sólo la Oficina de Proyectos (PMO) tiene derecho a corregir físicamente la metodología corporativa, porque es responsable del desarrollo de la gestión de proyectos dentro de la empresa. La Oficina de Proyectos también es responsable de notificar oportunamente a todas las partes interesadas sobre los cambios. El reglamento se aprueba por orden del Director General.

8. Distribución del Reglamento

Responsable del procedimiento para llevar los requisitos de este Reglamento a los Jefes. divisiones estructurales es una PMO (Oficina de Proyectos).

9. Organización del estudio del Reglamento

Los Jefes de las divisiones estructurales de la empresa son responsables de hacer llegar los requisitos de este Reglamento a los empleados de las divisiones estructurales.

Anexos del reglamento

Anexo 1. Orden de ejecución de los procedimientos de lanzamiento de proyectos
Apéndice 2
Apéndice 3. Orden de JSC "EMPRESA MATRIZ"
Apéndice 4
Anexo 5. Orden de ejecución del proyecto
Apéndice 6
Anexo 7. Registro de proyectos ITO LLC "FILIAL"
Apéndice 8. Orden de JSC "EMPRESA MATRIZ"
Apéndice 9 Carta modelo proyecto
Apéndice 10. Modelo de carta del proyecto (simplificada)
Apéndice 11. Procedimiento para realizar los procedimientos de planificación de proyectos.
Apéndice 12
Anexo 13. Plan de hitos
Apéndice 14. Plan de calendario ampliado
Anexo 15. Calendario detallado
Anexo 16. Presupuesto del proyecto
Anexo 17. Plan de recursos (formulario UP-13-1)
Anexo 17. Plan de recursos (formulario UP-13-2)
Anexo 17. Plan de recursos (formulario UP-13-3)
Anexo 17. Requisitos para la determinación de la tarifa del empleado
Apéndice 18 Plan de comunicación
Anexo 19. Plan de Gestión de Riesgos
Anexo 20. Pautas Por Planificación y contabilizar la ejecución real de los planes de calendario.
Anexo 21. Registro de riesgos
Anexo 22. Lineamientos para la gestión de riesgos
Anexo 23. Matriz de nombramientos para roles de proyecto
Apéndice 24. Perfiles de roles
Anexo 25. Orden de ejecución de los procesos de seguimiento y control
Apéndice 26. Solicitud de cambio
Anexo 27. Registro de Solicitudes de Cambio
Anexo 28. Informe final
Apéndice 29. Orden de finalización del proyecto
Apéndice 30. Registro de Jefes de Oficinas de Proyectos/Grupos de Proyectos (Gerentes de Proyecto)
Anexo 31. Nota analítica
Apéndice 32. Procedimiento para completar los procedimientos de finalización del proyecto.
Anexo 33. Contenido del apartado " Apoyo técnico» manuales de usuario de circuitos integrados

Cada empresa tiene documentos locales que regulan sus actividades. Uno de los más significativos es regulación de la interacción entre departamentos (muestra documento se describirá más adelante). Para el jefe de la organización, es herramienta eficaz gestión. Consideremos en detalle sobre modelo de regulación de la interacción entre departamentos.

Requisitos

Que deberia ser regulaciones? Interacción entre los departamentos contable y económico. servicios, funcionarios de personal y la unidad de liquidación y planificación, otras unidades estructurales de la empresa es inevitable en el proceso de actividad. Al mismo tiempo, el contacto de los empleados debe garantizar la implementación de las tareas establecidas al máximo. Corto plazo.Modelo de regulación de interacción entre departamentos., en primer lugar, debería ser accesible para los artistas intérpretes o ejecutantes. Si el responsable de su desarrollo anota todas las disposiciones, pero los subordinados no pueden entender nada, el documento no tendrá significado. En este sentido, a la hora de formarse se deben tener en cuenta tres principios clave:

El documento está elaborado sobre la base de un modelo de proceso de negocio. La calidad de la regulación dependerá directamente de la minuciosidad del plan.
La estructura del documento está determinada por el modelo de proceso. Todos los puntos del esquema deben estar presentes en el reglamento.
La presentación de la información se realiza en un lenguaje oficial y seco. Se recomienda utilizar frases cortas y sencillas en el texto del documento. Las disposiciones deben formularse sin ambigüedades. Se deben descifrar todas las abreviaturas y términos.

Objetivos

ACERCA DE muestra de regulación de la interacción entre departamentos proporciona:

Estructura

¿Cuál es la regulación de la interacción entre departamentos?¿Se puede considerar correcto? El documento suele incluir las siguientes secciones:

Provisiones generales.
Definiciones, términos y abreviaturas.
Descripciones de procesos.
Responsabilidad.
Control.

Los actos legislativos, los GOST y otros documentos pueden servir como fuentes de definiciones. Estos últimos, en particular, incluyen Órdenes de ministerios, departamentos, decretos gubernamentales. Al mismo tiempo, enlaces a regulaciones, cuyas disposiciones se han utilizado, deben incluirse en regulación de la interacción entre departamentos. Muestra para establecimientos de atención médica., en particular, contiene indicaciones de las Órdenes del Ministerio de Salud y Desarrollo Social, el Ministerio de Salud de la región.

Solicitud

Suele proporcionar un modelo gráfico del proceso empresarial. Se representa como un diagrama que consta de varios bloques. Se puede crear una imagen gráfica usando productos de software ORDENADOR PERSONAL. Los esquemas reflejan un procedimiento específico para la implementación de determinadas tareas. La visualización es más conveniente que el texto. El diagrama muestra claramente el inicio del proceso y cada etapa, la relación entre ellas y el resultado final. Los desarrolladores suelen utilizar este modelo. regulación de la interacción entre departamentos de la empresa según 223-FZ. El esquema destaca parámetros clave como productos e insumos, participantes y clientes. Si un principiante se familiariza con dicho modelo, inmediatamente comprenderá los detalles del proceso y estará listo para implementar una tarea específica.

Instrucción

En la primera etapa es necesario determinar el tema del documento y los responsables, es decir, quién lo redacta y qué reglamento. La interacción entre los departamentos de contabilidad, en particular, se lleva a cabo según un esquema claro, consagrado en la legislación. En esta unidad estructural siempre se encuentra la persona más importante responsable del cumplimiento de los requisitos de presentación de informes. Puede convertirse en la persona responsable de compilar reglas de interacción entre departamentos. Muestra El documento debe ser discutido por todos los empleados. Para ello se organiza una asamblea general. Si el documento regula un proceso en el que chocan los intereses de más de dos departamentos, entonces es importante involucrar a los empleados clave en la discusión. La persona responsable del desarrollo debe explicar a sus compañeros la importancia de implementar las reglas.

Descripción de procesos

Su volumen dependerá de la complejidad de la interacción. Si el proceso es simple y la persona responsable comprende bien todas las etapas de implementación, él mismo podrá elaborar un plan de trabajo con otras unidades estructurales. Posteriormente, deberá discutir el documento con el resto de participantes. Si el proceso de negocio es complejo, cada empleado desarrolla su propia parte del modelo. Después de eso, todos los proyectos se compilan y discuten. Durante el conocimiento del documento básico, todos los empleados interesados pueden proponer determinadas correcciones y adiciones. Después de eso, se transfiere al líder.

Declaración

Se puede hacer directamente. En este caso, el propio jefe firma. Regulación de la interacción entre departamentos de la empresa. Muestra El documento puede afirmarse indirectamente. En este caso, el líder da una orden. Los datos de registro del acto administrativo se consignan en el sello de aprobación.

Los detalles del trabajo de la persona responsable.

En algunas organizaciones, el puesto de gerente de calidad está previsto en el estado. En la práctica, se han desarrollado determinadas etapas de elaboración de documentos. Deben ser observados por el responsable que compone las principales etapas:

Definición de procesos.
Construyendo un gráfico.
Descripción detallada.
Composición del texto.

El especialista responsable estudia el horario de los empleados en diferentes departamentos. Esto es necesario para compilar una descripción de las situaciones estándar incluidas en regulación de la interacción entre departamentos. Ejemplo: "La gasolinera se inspecciona utilizando tales medios tecnicos como... Al final de la encuesta, se elabora un informe.

Definición del objetivo final.

El responsable de redactar el reglamento debe tener una idea de todos los procesos, conocer las funciones de los empleados y tener la calificación y el nivel de profesionalismo adecuados. El propósito del documento debe quedar claro para los empleados. De lo contrario, la aplicación de las normas supondrá una carga adicional para los empleados.

Optimización y diseño.

Un estudio exhaustivo de los procesos que tienen lugar en la empresa permite identificar debilidades. El análisis de situaciones, resultados, operaciones permite optimizar las actividades. Esto, a su vez, le permite crear varios escenarios. mayor desarrollo. Así, la empresa puede dejar todo como está, crear un nuevo modelo de trabajo o corregir el anterior.

Matices

Es importante que cada empleado comprenda claramente lo que debe hacer y cómo Resultados archivados afectar sus ganancias. Por eso es necesario discutir el reglamento antes de su aprobación. El papel clave se asigna, por supuesto, al jefe del grupo de trabajo (proyecto). La tarea de este especialista es plantear cuestiones críticas. Debe poder presentar un modelo de proceso claro. Cada participante ve la imagen con sus propios ojos. Es necesario que haya un entendimiento común. Cada participante debe explicar su responsabilidad en la creación del reglamento. En la mayoría de los casos, los equipos se muestran escépticos sobre la implementación de dicho documento. Dependiendo de la complejidad del proceso, la introducción de regulaciones lleva de 4 a 12 meses.

Características de implementación

Para introducir una nueva regulación, es necesario:

Reconocer documentos anteriores como inválidos.
Introducir nuevas leyes locales para activar la regulación.
Desarrollar los documentos necesarios para la aplicación de las normas aprobadas.
Perfeccionar o introducir nuevos módulos de bases de información automatizadas.
Elaborar formularios de documentos no estandarizados.
Cambiar o complementar el personal.
Encuentre candidatos para nuevos puestos, designe o transfiera empleados.
Enseñe a los artistas las nuevas reglas.
Realizar actividades de divulgación a los empleados.
Realizar una implementación piloto del reglamento.
Corregir el texto según los resultados de la ejecución experimental.
Implementar la versión final del documento.
Definir procedimientos para el control de calidad de la norma.

Una vez determinadas las medidas para la implementación del documento, el gerente emite una orden. Cabe señalar que debido a la duración de los eventos, la fecha de aprobación y entrada directa en vigor del reglamento diferirá. Consideremos más a fondo los principales errores que cometen los empleados al redactar un documento.

Inconsistencia con la práctica.

Es importante confiar la creación de reglamentos a un empleado que esté directamente relacionado con las actividades laborales en la empresa. Supongamos que la organización se ha vuelto muy grande. La dirección puede permitirse el lujo de formar un servicio especial, cuyas tareas incluirán la solución de cuestiones de desarrollo. En consecuencia, el departamento se encargará de describir todos los procesos de la empresa. Pero el propósito de este evento no es importante para ellos. Si las regulaciones son hechas por personas que no están involucradas en actividad real, entonces el empleado que lo gestiona no ejecutará el plan. En consecuencia, no tiene sentido que el documento funcione.

Falta de flexibilidad

Muchas personas responsables se esfuerzan por lograr el máximo detalle. Esta situación se debe al desconocimiento de las diferencias entre la elaboración de normas y la descripción de bienes reales. procesos de producción. Si la tarea es automatizar operaciones, su detalle está destinado a ayudar a los empleados. La necesidad de regulaciones surge cuando muchas personas participan en la producción. Sus acciones suelen duplicarse, pero cada uno interpreta tal o cual operación a su manera. El reglamento tiene como objetivo resolver disputas. Hay que tener en cuenta que los empleados de la organización deben tener cierta libertad de acción, que les permita tomar una u otra decisión dependiendo de la situación. Por ejemplo, se puede responder al cliente inmediatamente y no después de un tiempo.

Gran volumen y complejidad del texto.

Se considera óptimo un reglamento que consta de 5 a 7 páginas. Al mismo tiempo, su contenido debe ser amplio, pero breve. No se recomienda utilizar oraciones complejas de varias partes. El texto debe ser comprensible. Además, debes prestar atención a los términos. No reemplace conceptos con sinónimos, use abreviaturas sin decodificar.

Interacción entre los departamentos de SI y TI

Actualmente, en muchas empresas los contactos entre estos servicios son muy difíciles. Las dificultades están asociadas con conflictos internos de los departamentos de seguridad de la información y TI. Hay varias opciones para garantizar su cooperación efectiva. La primera y más sencilla es la presencia de empleados (uno o más) especializados en seguridad de la información dentro del servicio de tecnología de la información. Normas para la interacción entre los departamentos de TI y seguridad de la información. en este caso refleja enfoques típicos de cooperación. La organización del trabajo se realiza sobre la base del estereotipo predominante de que Seguridad de información es parte de la provisión de tecnología de la información. Si no hay conflictos entre estos servicios en la empresa, entonces el gerente puede pensar en organizar el servicio de seguridad de la información como una estructura separada del departamento de TI. En consecuencia, será necesario asignar más recursos, incluidos financieros, para garantizar dichas actividades.

Tipo de muestra

EN Provisiones generales se indican:

El propósito del documento. Como regla general, existe la siguiente frase: "El presente reglamento determina el procedimiento ...".
Alcance. El reglamento podrá aplicarse a trabajadores o instalaciones.
Documentos reglamentarios conforme a los cuales se desarrolló la ley.
Normas de aprobación, corrección, cancelación de reglamentos.

En el apartado "Términos, abreviaturas, definiciones" se dan los conceptos utilizados en el documento. Todas las abreviaturas deben estar detalladas. Los términos deben darse en orden alfabético. Cada concepto se indica en una nueva línea en unidades. h.La definición del término se da sin la palabra "este", mediante un guión. En la sección "Descripción del proceso", se proporciona una descripción paso a paso. Es aconsejable introducir subpárrafos. Cada uno de ellos corresponderá a una etapa específica. En el mismo apartado se indican los empleados implicados en la realización de determinadas operaciones. No sólo se describen las acciones, sino también su resultado.

Responsabilidad y control

El reglamento debería contener una indicación de la posibilidad de aplicar sanciones a las personas que no cumplan con las disposiciones. La responsabilidad está permitida por la ley. Puede ser penal, administrativo o disciplinario. EN sin fallar Se indica el nombre completo y cargo del empleado que ejerce el control sobre la implementación del reglamento.

Las regulaciones son un conjunto de reglas que determinan cómo funciona una organización. Los reglamentos existentes de la organización se dividen según sus características en todo el sistema (estatutos, acuerdo de fundadores, reglas reglamento interno etc.) y elementales (personal, información, equipos, procesos, etc.) y representan un conjunto de documentos reglamentarios para la regulación de áreas de actividad individuales.

La normativa existente se puede clasificar en función de los elementos del sistema de gestión. El esquema de clasificación de las regulaciones se muestra en la fig. 1 (del libro de texto de A.P. Egorshin "Fundamentos de la gestión").

Los principales tipos de regulaciones:

regulaciones que rigen las actividades de la empresa en su conjunto. Como entidad jurídica única (estatutos, filosofía, acuerdo de fundadores, reglamento interno, etc.);

regulaciones que rigen el trabajo del personal (regulaciones sobre departamentos, modelos de lugares de trabajo, descripciones de trabajo, contratos, etc.);

regulaciones para soporte de información(trámites, documentos, clasificadores, bancos de datos estándar, etc.);

normas que regulan el procedimiento para trabajar con equipos de control (alojamiento, pasaporte, instrucciones de funcionamiento, etc.);

normativas que normalizan el proceso de gestión (matriz de funciones, procesos gráficos, mapas tecnológicos y etc.).

Arroz. 5 - Esquema de clasificación de las normas de gestión.

Juego de regulaciones papel importante para garantizar la claridad, la estabilidad y la continuidad de la gestión. Por ejemplo, los estatutos de Krasnaya Etna Plant OJSC articulan claramente las competencias de la junta general de accionistas, las competencias del consejo de administración y del director general, las competencias comisión de auditoría, se definen los derechos y obligaciones de los accionistas de la empresa (Anexo 3).

Los Estatutos establecen que el órgano supremo de gobierno de la empresa es la junta general de accionistas. El derecho a convocar una asamblea general. reunión anual accionistas, la sumisión a la decisión de la junta general de accionistas de las cuestiones previstas en el Estatuto corresponde al Consejo de Administración de la empresa. La gestión de las actividades actuales de la empresa la lleva a cabo el único órgano ejecutivo de la empresa: el director general. El único órgano ejecutivo rinde cuentas ante el consejo de administración de la empresa y la junta general de accionistas. El órgano ejecutivo único organiza la implementación de las decisiones de la junta general de accionistas y del consejo de administración de la empresa. CEO actúa en nombre de la empresa sin poder, incluyendo: ejerce la gestión operativa de las actividades de la empresa; tiene derecho de primera firma en los documentos financieros; realiza acciones en nombre de la empresa sin poder; representa los intereses de la sociedad tanto en la Federación de Rusia como en el extranjero; dispone de la propiedad de la empresa; aprueba la estructura de gestión, aprueba los estados, concluye contratos de trabajo con los empleados de la empresa, aplica medidas de incentivo a estos empleados y les impone una sanción; establece los tamaños y formas de remuneración y estimulación del trabajo; realiza transacciones en nombre de la empresa, con excepción de los casos previstos en este Estatuto; emite poderes en nombre de la empresa; abre cuentas de empresa en bancos; emite órdenes y da instrucciones que son vinculantes para todos los empleados de la empresa; aprueba estimaciones para el fondo de acumulación, fondo de consumo y desarrollo Social teniendo en cuenta la actualidad y planes a largo plazo desarrollo de la sociedad; realiza otras funciones necesarias para lograr los objetivos de la empresa y asegurar su normal funcionamiento, de acuerdo con la legislación aplicable y estos Estatutos.

Control financiero - actividad económica empresa es realizada por la comisión de auditoría. El procedimiento para las actividades de la comisión de auditoría está determinado por el documento interno de la empresa, aprobado reunión general accionistas. La Comisión de Auditoría tiene derecho a: exigir explicaciones a los empleados de la empresa sobre cuestiones de la competencia de la Comisión de Auditoría; plantear ante los órganos de dirección la cuestión de la responsabilidad de los empleados de la empresa en caso de violación por su parte de los estatutos, reglamentos, reglas e instrucciones adoptadas por la empresa.

Funcionamiento de la organización

Obligatorio para cada participante en el proceso. Este conjunto de reglas es un sistema cerrado, que está diseñado para regular las relaciones legales o de otro tipo entre los participantes en ciertos procedimientos.

La regulación es necesaria para agilizar el trabajo estructuras estatales. Dentro de una institución, pueden existir varios tipos de regulaciones. Por ejemplo, el reglamento interno de un organismo estatal (incluye reglamento interno), el reglamento para la celebración de reuniones (una descripción de este procedimiento), el reglamento para la nominación, consideración y firma de un tipo particular de documento.

Necesitamos regulaciones en los negocios. Todas las transacciones financieras (conclusión de transacciones, terminación, fusión de empresas) se llevan a cabo de acuerdo con ciertos. Además, la normativa en este ámbito suele tener el formato de un documento. Esta circunstancia permite a los empresarios en caso de situaciones controvertidas defender sus derechos y reconocer el acuerdo como ilegal, basado en una violación de las normas establecidas.

La regulación no es menos importante en el sector manufacturero. Del cumplimiento reglamentos tecnicos Depende de la calidad de los productos y de la seguridad del proceso de trabajo.

EN actividades sociales También existen diferentes regulaciones. En primer lugar, incluyen el reglamento de los eventos, que contiene instrucciones claras para su implementación. Tal conjunto de reglas puede incluir cualquier información hasta los detalles más pequeños como el color del disfraz del presentador, tipos de decoración del escenario, etc.

Los eventos científicos también están estrictamente regulados. Esto ayuda a asignar de antemano el tiempo del discurso de cada participante, el orden de discusión y votación.

orden general, enfoque y uniformidad de requisitos, tanto en actividades agencias gubernamentales, y en las actividades de carácter jurídico y individuos, que componen el propio Estado, se preserva y mantiene gracias a las normas y reglas establecidas por los documentos normativos y reglamentarios. El cumplimiento de estas normas y reglas es una obligación civil y legal de cualquier persona y empresa que resida y opere en el territorio de la Federación de Rusia.

Instrucción

El principal documento regulatorio. Federación Rusa La Constitución es la ley fundamental. Por supuesto, no detalla todas las situaciones jurídicas, pero sus principales disposiciones establecen un enfoque general para la elaboración de normas. Se comprueba que cualquier otro documento, desde decretos presidenciales y resoluciones gubernamentales hasta normas y reglamentos establecidos por las entidades constitutivas de la Federación de Rusia e incluso empresas individuales, cumple con la Constitución. Aquellas normas que establezcan otros actos jurídicos no deben violar los derechos de los ciudadanos y sus intereses, los cuales están protegidos constitucionalmente.

Después de la Constitución, la Ley Civil y Códigos laborales relativo a todas las personas jurídicas y que regula su relación, independientemente del tipo de actividad y forma de propiedad. El resto de documentos normativos regulatorios también se desarrollan con el fin de prever todas las situaciones posibles que surjan en el curso de las relaciones de derecho civil y establecer el orden, eliminando discrepancias y contradicciones.

Para facilitar la navegación en estos documentos, están divididos en áreas y ramas de aplicación. Semejante regulaciones establecer regulaciones: reglas, requisitos y restricciones relacionadas con cualquier tipo de actividad. Por ejemplo, regulan las actividades de planificación urbana o la construcción compartida con la participación de inversores-depositantes, establecen reglas para los préstamos u otras actividades financieras.

La mayoría de los consultores son consultores, es decir. dan consejos y enseñan, pero no lo hacen ellos mismos (a menudo ellos mismos no pueden hacerlo).
Y podemos asumir cualquier nivel de responsabilidad en la implementación, hasta la gestión directa de su equipo de proyecto, así como la realización de cualquier tarea particular durante la implementación.

Mucha gente piensa que basta con familiarizar a los empleados con un nuevo documento contra firma y todo funcionará. Por desgracia, no lo es. Aquí hay algunas cosas que encontrará durante la implementación con las que podemos ayudarlo.

Enseñar y evaluar el conocimiento y la comprensión.

En primer lugar, es necesario enseñar a las personas nuevas reglas, poner a prueba sus conocimientos y, lo más importante, su comprensión de lo que deben hacer ahora. Para hacerlo bien, es necesario tener presente todo el proceso y no sólo los intereses de una unidad. Por eso podemos hacerlo mejor que los jefes de departamento. (O podemos educar a los líderes sobre cómo hacerlo bien).

Sistema de control

Entonces, si no se comprueba si la gente cumple con las nuevas reglas, rápidamente dejarán de cumplirlas. Cuando una empresa se enfrenta por primera vez a una tarea de este tipo, normalmente se cometen errores, que van desde "controlar cada paso" hasta el estilo intrigante "se lo dije y lo olvidé". También es fácil arruinar el caso si simplemente castigas los fracasos sin comprender las causas y sin eliminarlas.

Según nuestra experiencia, ya hemos desarrollado un sistema para monitorear la implementación de las regulaciones. Está completo conjunto de documentos que describe cómo deben controlarse las normas, cómo detectar infracciones y cómo responder a ellas, donde se tienen en cuenta muchos casos reales. El sistema proporciona varias herramientas y métodos de control. Estamos listos para capacitar a sus empleados para hacer todo esto.

Apoyo a la gestión, gestión de proyectos.

Una situación común es cuando grupo de trabajo(por ejemplo, un grupo de jefes de departamento, participantes del proyecto) poca disciplina, no todas las actividades planificadas se implementan, pero sí de forma selectiva, y los participantes dicen que "no tienen tiempo", u otro resistencia.

Para reducir la resistencia, podemos participar en la implementación o gestionar la implementación de cualquier actividad y plan.
la forma mas simple- nuestro gerente puede ser asignado al proyecto para mantener registros y seguir el progreso, recordar, controlar el resultado en términos de calidad y plazos, responder a desviaciones, buscar soluciones a problemas "colgados", mantener una base de archivo completa de conocimientos y documentos. sobre el proyecto. En general, hacer todo lo que el gerente normalmente "no consigue".
Un tercero independiente (nuestro empleado) "recogerá" toda la negatividad, dejándote con un grupo que funciona bien y está acostumbrado a hacer lo que ellos deciden a tiempo.

Auditorías de apoyo, inspecciones, control independiente.

Y finalmente, si quieres ver dentro de un año que los cambios han "arraigado", hay beneficio, no interferirá con las auditorías de terceros.

Importante: este no es un evento formal, como ocurre con ISO, sino una verificación sustancial de que todo funciona como se espera. A menudo, con el tiempo, las reglas pierden su significado y utilidad (la situación cambia) y en lugar de ayudar a la causa, empiezan a perjudicar. Lo notaremos a tiempo y propondremos cambios.

Al solicitar auditorías periódicas, desarrollaremos de forma gratuita las listas de verificación, formularios de informes, etc. necesarios, para poder detectar la desviación a tiempo. Durante las inspecciones se realizan fotografías, grabaciones de audio, análisis de infracciones, explicación y formación sobre cómo actuar.

El resultado que obtendrás

La normativa se aplica realmente en su empresa.
Se genera un informe sobre la ejecución del proceso.
Todas las infracciones quedan registradas.
Se tomó una decisión por cada infracción.

Importante: El reglamento está implementado y controlado. Tus empleados. También toman decisiones sobre fallas (ofrecemos activamente soluciones ante fallas). Organizamos el proceso para que todo esto suceda, y suceda a tiempo. Cuando nos vayamos, todo esto quedará con vosotros y seguirá funcionando.