Якою має бути організація документообігу із зовнішніми контрагентами. Організація роботи з контрагентом: як уникнути ризику Організація роботи зі споживачами контрагентами

Оптимізуємо роботу з контрагентами, або Як змусити технології приносити

Владислав Нікітін, Юрій Ткаченко, Костянтин Березін
Керування компанією
№1 (20) 2003р.

У цій статті розповідається про те, що можна зробити в роботі з контрагентами з метою досягнення максимальної ефективностівзаємодії. Метод поєднує техніку управлінського облікута досягнення інформаційних технологій.

Як це було організовано у форда

Перша згадка про цей метод, який ми виявили, - опис реорганізації служби оплати поставок Ford Motors Company на початку 80-х років. У цій службі у Форда було зайнято 500 чоловік. У той же час з аналогічною роботою в компанії Mazda справлялися 5 людей. З урахуванням того, що розміри виробництва у Форда були в 20 разів більшими, виходило, що служба з оплати поставок повинна становити близько 100 осіб! При цьому навіть із надмірною кількістю працівників припускалося багато помилок в оформленні документів.

Спочатку керівництво Форда досягло таких домовленостей з постачальниками:

• Оплата провадилася після отримання товару. Оплачувалося не конкретно замовлення, а просто періодично гасилася заборгованість Форда перед постачальниками.
• Ліквідувався такий документ, як рахунок на оплату (invoice).

Була реорганізована автоматизована системаобліку. Замість 14 інформаційних елементів стало використовуватися 3: позначення постачальника та товару, характеристика кількості.

Працівники служби замовлення товарів були забезпечені зв'язком з комп'ютерною базою даних щодо пропозицій постачальників, щоб робити оптимальний вибірі фіксувати відправлення доручення для придбання (purchase order).

В результаті штат служби оплати поставок було скорочено в 4 рази, якість роботи стала кращою.

Аналіз методу

Щоб дана технологіяпочала приносити гроші, необхідно провести роботу за трьома напрямками:

1. Укласти попередню угоду з контрагентами.
2. Здійснити реорганізацію обліку запасів.
3. Провести реорганізацію документообігу.

Попередня угода з контрагентами (постачальниками чи покупцями). З контрагентами досягаються домовленості: оплата товарів, послуг за конкретну партію (замовлення), а й за періодичне погашення заборгованості; мінімум формальностей при оплаті, оформленні та отриманні замовлень. За таких умов роботи зростають ризики неплатежів для постачальника товарів та послуг, тому використовувати цю схему можуть лише великі надійні компанії. Від постачальників потрібна точна та оперативна інформація про запропоновані товари та послуги (бажано в електронній формі та змінюється в реальному часі).

Реорганізація обліку запасів. Проводяться скорочення (спрощення) номенклатури та скорочення кількості інформаційних елементів для опису позицій, що залишилися. Приклад таких успішних заходів наводиться в підручнику з управлінського обліку1. Велика компаніявиробляла близько 4 тис. типів батарейок. Скоротивши виробництво до 400 типів, вона втратила лише 10% обсягу продажу, але прибуток подвоїлася з допомогою зниження витрат зберігання складських запасів і скорочення персоналу. Напевно, ще при цьому у багато разів скоротилися помилки в обліку товарів!

Реорганізація документообігу. Використання методу пов'язане з якісною зміною документообігу. Основні напрями змін: скорочення видів документів, спрощення форми документів, заміна документів із паперовими та електронними копіями на чисто електронні документи (це стосується як внутрішніх, так і зовнішніх документів).

Ми розповімо про подібний документообіг із замовниками, який організували та автоматизували на фабриці фотодруку. На фабрику надходять замовлення від населення через посередників - пункти прийому, які є незалежними організаціями. Обсяг – 10-15 тис. замовлень на день від кількох сотень пунктів прийому. Щоб впоратися з цим потоком мінімальною кількістю людей, було реалізовано таку схему документообігу:

• Надходження від кожного пункту прийому оформлялося накладною, де кожен рядок було відведено під окреме замовлення від людини – клієнта пункту прийому. Таким чином, хоча число електронних документів- замовлень від людей - вимірювалося тисячами на день, кількість паперових документів- накладних становило лише кілька сотень.
• Оплата послуг фабрики здійснюється клієнтами періодично, щотижня чи дві, залежно від домовленості. Також періодично (не рідше 1 разу на місяць) здійснюються і звіряння взаєморозрахунків.
• Створену систему обслуговують всього 4 оператори, які вводять інформацію про замовлення за допомогою сканерів бар-кодів, та 2 бухгалтери, які відстежують стан взаєморозрахунків.
• Комп'ютерна система виявляє клієнтів, у яких дебіторська заборгованість зростає швидше за їх оборот, і щодня видає бухгалтерам списку "порушників" та автоматично формує листи-попередження. А її клієнти "не виправляються", комп'ютерна система генерує заборону їхньому обслуговуванню на фабриці.

Створена система обліку та елей тронного документообігу реалізована на платформі 1C SQL Server. Вона успішно обробляє до 400 тис. електронних документів на місяць (більше просто поки що не потрібно). Для організації передових методів обліку зовсім не обов'язково починати придбання понад дорогих зарубіжних комп'ютерних систем.

Наступний приклад покаже, що дорога, розкручена, працююча комп'ютерна система - абсолютно недостатня умова успішної реалізації даного методу.

"Ложка дьогтю"

А ось приклад невдалого впровадження описуваного методу, взятий з матеріалів журналу "Інфобізнес" № 148 за 2001 р.: "Компанія Hormel Foods, що виробляє консервів та іншою підготовленою до вживання їжі щорічно на 3,5 млрд дол., у березні минулого року почала систему iProcurement, Інтернет-рішення Oracle, щоб 12 тис. службовців могли безпосередньо з робочих місць вести закупівлі товарів, послуг і матеріалів, необхідні у виробництві, - від перевірених і довірених постачальників".

Зверніть увагу до кінця фрази. на електронний підписсподівайся, а сам не схибати! Незважаючи на те що законодавче регулювання електронного документообігуна Заході зробило в Останнім часомВеликі кроки, компанія Hormel Foods на це не розраховувала і не збиралася запрошувати до участі в нових бізнес-процесах усіх підряд. Адже ризик неплатежів та помилкових поставок неминуче зросте, а кількість співробітників, які працюють з контрагентами, скоротиться в кілька разів, і не буде кому приймати претензії та ходити судами!

Компенсувати збільшений ризик можна лише завдяки надійності контрагентів та пропозиції їм частини зекономлених грошей у вигляді вигідніших, ніж раніше, цін. Ділитись треба! Тоді обраним контрагентам буде вигідно бути чесними.

І з'являться економічні важелі керування ними. Порушуватимеш встановлені правила - відключать від спецобслуговування і станеш знову "як усі". Консалтингова агенція GartnerGroup назвало такий метод ведення бізнесу спільною комерцією (collaborative commerce - колаборативна комерція або с-соттегсе - комерція співробітництва).

Як справи з електронним підписом у Росії?

Проблема електронного підпису складається з двох частин: технічного та юридичного. Технічно проблема успішно вирішується. Підтвердження тому - практично всі банки надають послугу "клієнт-банк", що базується на електронному підписі. Юридично ж статус електронного підпису на "небанківських" документах у Росії регулюється недостатньо чітко.

Тобто "для своїх", для фірм-учасників такої спільної електронної комерціїелектронний підпис матиме законну силу. Але у разі відмови від своїх зобов'язань одним із учасників одержати гроші через суд діти неможливо. Єдиний захист від такого розвитку подій - року від електронної комерції вищий у порівнянні зі звичайною для всіх її учасників, а вигнання з такої спільноти призводить до великих фінансових втрат та незручностей.

Приклад – робота МГТС. Будь-який абонент московської телефонної мережі може відмовитися сплачувати рахунки за телефон. Що за цим буде? Звернення МГТС до суду? На початку 90-х років один із авторів працював внутрішнім аудитором телефонної мережі Московської області, об'їздив десятки телефонних вузлів і не пам'ятає жодного подібного випадку, навіть якщо неплатниками були юридичні особи. Тому що позиватися - довго, а отже, економічно невигідно. Тому неплатникам просто відключали телефони. Це було страшніше за суд! Тому переважна кількість абонентів платить акуратно взагалі без жодних підписів.

"Погані", безнадійні борги – неминучий атрибут діяльності підприємств, які працюють за принципом "оплата за фактом виконаних робіт". Так само, як пошук нафти неминуче супроводжується бурінням якогось відсотка "порожніх" свердловин, які нічого не дають. Але від цього нафтовидобуток не стає збитковою справою. Ризикованим, так, але ризик можна обчислити та контролювати.

У наведеному прикладі з фабрикою фотодруку ризик неплатежів контролювався так: у Москві існують лише дві таких фабрики. Отже, неплатник буде змушений або кинути свій бізнес, або друкувати фотографії самостійно (що невигідно), або бігти до конкурентів. А їх можна попередити, і вони запропонують утікачеві послуги на умовах передоплати, оскільки він прокрався, а отже, вкрай ненадійний. Тому великі серйозні клієнти так не чинили, а дрібні шкоди завдати не могли.

При правильної організаціїроботи з клієнтами та колегами-конкурентами втрати від "поганих" боргів з лишком компенсувалися вигодами від зниження витрат.

У західних країнах законодавство просунулося у питанні регулювання електронних підписів набагато далі. Однак із прикладу з компанією Hormel Foods видно, що на електронний підпис там теж не надто сподіваються, розраховуючи більше на надійність та перевіреність контрагентів.

Тобто "законність" еле? тронний підпис не є необхідною і достатньою умовою для організації успішної спільної електронної комерції. Ключ до рішення – у правильному управлінні контрагентами.

Але повернемося до нашого прикладу: "Незабаром з'ясувалося, що iProcurement версії 4 не може впоратися з урахуванням замовлень у тому стилі, як це завжди робилося в Hormel. Впровадження системи було утруднене ще й тим, що постачальники давали неточні дані про товари у своїх електронних каталогах. Для вивірки каталогів Hormel запросила спеціаліста у цих справах – компанію Requisite Technology. Перший крок у перевірці каталогів по виробам постачальника US Office Products виявив, що описи товарів неповні, а одиниці вимірів застосовуються дивним чином. Наприклад, у одному з випадків службовець отримав 12 дюжин виробів замість замовленої дюжини.

З'ясувавши, що програми Oracle не так просто пристосувати для вирішення нагальних завдань, компанія так і не приступила до звільнень 500 службовців, що передбачалося одним із наслідків автоматизації. Проект залишився у "пілотній" фазі, а загроза звільнень відступила щонайменше до кінця 2001 р."

З прикладу дуже добре видно небезпеки, що підстерігають фірми під час такої реорганізації:

• Комп'ютерна програма може почати видавати невірні дані про стан складу та взаєморозрахунки, а повністю проконтролювати її паперовими копіями документів неможливо за даного методу в принципі. Звідси - підвищені вимогидо надійності програмного забезпечення, Ретельне його тестування на етапі впровадження та постійний контроль за його роботою на етапі експлуатації.
• Надійність контрагентів – величина змінна. І якщо на етапі тестування системи вона може бути "на рівні", то під час експлуатації можуть розпочатися затримки з постачанням або з оплатою. Товари та матеріали, раптом почнуть поставлятися не ті та неналежної якості. Довести свою правоту буде дуже важко, оскільки паперових документів просто немає. Тому персонал фірми, що вводить у себе подібний метод ведення бізнесу, має набагато ретельніше контролювати дотримання контрагентами домовленостей, ніж працівники звичайного підприємства.

Крім того, даний методдуже чутливий до зміни керівництва підприємства. Якщо це станеться надто швидко, то для новоприбулих багато правил, встановлених колишніми керівниками, здадуться безглуздими ритуалами. В цьому випадку нові начальники неминуче почнуть порушувати встановлену технологію роботи, розширять номенклатуру складських запасів, але прибуток від цього буде з'їдено витратами на облік та зберігання. Збільшать кількість контрагентів у 2 рази, набираючи всіх поспіль, піднявши таким чином прибуток на кілька відсотків, але різко знизивши керованість та надійність системи. Помилки в роботі почнуть різко зростати, співробітники "зашиватимуться", не справляючись із ситуацією. Претензії клієнтів та постачальників будуть множитися разом з їхньою дебіторською заборгованістю. І якщо відстежити виникнення заборгованостей неохайних контрагентів буде ще можливо електронної базиданих, то довести це без паперових документів буде дуже проблематично.

Підприємство, що впровадило у себе такий метод ведення бізнесу, стає схожим на "нестійкий" винищувач п'ятого покоління, який має менший аеродинамічний опір порівняно зі стійким, що дозволяє економити паливо. Такі літаки дуже маневрені, можуть виконувати фантастичні фігури найвищого пілотажу, недоступні іншим літакам. Але якщо його відмовить електронна системауправління, він не спланує, як це зробили б літаки колишніх поколінь, а каменем звалиться на землю...

Надіслати свою гарну роботу до бази знань просто. Використовуйте форму нижче

Студенти, аспіранти, молоді вчені, які використовують базу знань у своєму навчанні та роботі, будуть вам дуже вдячні.

Подібні документи

Розгляд організаційної структури, посадових інструкційта режиму роботи магазину "Експерт". Вивчення маркетингової діяльностіФірми: сегментація покупців, пошук постачальників товарів, процедура ціноутворення, оцінка конкурентоспроможності.

звіт з практики, доданий 05.02.2010


У роботі порушується тема ефективності господарських зв'язків, яка виявляється у закупівлях товарів у виробників за більш низькими цінамиз допомогою скорочення числа посередників, що у торговому обороті. Вивчення та пошук постачальників товарів.

курсова робота , доданий 18.01.2009


Характеристика рейтингового та затратно-коефіцієнтного методів оцінки роботи постачальників. Аналіз ефективності господарських зв'язків ВАТ "Магніт". Розробка заходів щодо покращення організації моніторингу показників роботи постачальників на підприємстві.

курсова робота , доданий 13.02.2012


Моделі поведінки клієнтів. Чинники, що впливають поведінка ділових покупців. Аналіз поведінки ділових покупців підприємства ВАТ "Моготекс". Аналіз покупців тканин, швейних виробів Напрями щодо вдосконалення роботи з діловими покупцями.

курсова робота , доданий 08.04.2015


Процес вибору постачальників. Переваги та недоліки основних типів відносин із постачальниками. Пошук, обробка та аналіз інформації щодо ринків закупівель та постачальників. Аналіз потенційних постачальників за критеріями. Основні правила роботи із постачальниками.

реферат, доданий 28.05.2014


Сутність, мета та значення закупівельної роботи. Організація закупівель та вибір постачальників. Аналіз закупівельної діяльності торговельного підприємстваІП Меркулова. Оцінка комерційної роботи з оптових закупівель товарів для підприємства, управління товарними запасами.

курсова робота , доданий 22.10.2014


Розкриття економічної сутностілогістики як системи управління каналами руху товару. Вивчення системи логістичного дослідження закупівельної та бізнес-логістики. Критерії аналізу товарного ринкута пошук постачальників. Функції логістики складування.

реферат, доданий 29.12.2014


Елементи комплексу маркетингу взуттєвого магазину. Основний принцип роботи із постачальниками. Аудит поточної ситуації. Матриця Бостонської консалтингової групи. Розрахунок націнки продукції. Сегментування ринку та вибір цільового сегмента. Вивчення ринків збуту.

курсова робота , доданий 26.11.2014

Контрагент- це фізичне або юридична особа, яке є однією стороною громадянської або правової домовленості, що укладається.

Представники з того й з іншого боку перебувають у стані протиставлення цим договором. Усі обов'язки представників однієї сторони договору мають протилежну характерність іншій. Згідно з договором, представники сторін документа, що укладається, – контрагенти.

Але цим терміном можна назвати і організацію, що виконує спеціалізовані роботи – підрядника, яка разом із замовником визначає необхідні робочі умови та величину вартості наданої послуги.

Виходить, що контрагентом є той, хто представляє певну сторону договору. Походить цей термін від латинського слова «contrahens», що означає «домовлятися, узгоджувати».

Хто може стати контрагентом

В даний час контрагентом можуть бути представники організації або звичайні громадяни, які укладають з підприємствами різного роду договірні угоди (торгівля, фінанси і т.д.). Замовник, будучи обов'язковим учасником комерційних маніпуляцій, постає у ролі головного учасника у процесі розробки плану з урахуванням взаємовідносин та аналізу ринку.

Контактувати підприємствам з контрагентами необхідно постійно, оскільки цей факт ніяк не можна ліквідувати під час укладання договору між сторонами. Цей зв'язокмає певні принципові відмінності та неминуче вказується у звітах бухгалтерії підприємства. Бухгалтер зобов'язаний на кожного контрагента виписати власну необхідну документацію, де постійно вписуватиме фінансові зміни щодо укладеного договору.

Виходить, кожна сторона оформляє домовленість друг з одним. Будь-який представник фірми може стати контрагентом. Ними можуть бути виробники різних товарів та послуг, постачальники, замовники, працівники фірми та її покупці - всі, хто вступає з організацією в товарно-ділові взаємини та оформляє договір. Контракти з контрагентами зазвичай розвиваються на рівноправних умовах, виключаючи повне підпорядкування будь-якій стороні договору.

Щоб укласти домовленість з контрагентом, організації потрібно спочатку запропонувати свої умови стороні, з якою хотілося б вступити у співпрацю. Друга сторона повинна прийняти рішення про співпрацю або відхилити його. Виходить, що будь-яка угода цього типу будується з двох етапів.

• Перший етап називається – пропозиція у письмовому вигляді, де виявляється бажання однієї сторони співпрацювати з іншого.
• Другий етап має назву – це підтвердження другої сторони про своє бажання співпрацювати.

Насамкінець угода визнається дійсною за умови, якщо сторона, яка пропонує співпрацю, своєчасно отримала позитивну відповідь від сторони, якій запропонували цю співпрацю.

Принципи роботи контрагента

Робота кожного контрагента ґрунтується на певних принципах:

1. Будь-яка особа, зареєстрована в Російської Федераціїможе стати контрагентом.Головною відмінною особливістює той факт, що дана особа має бути визнана правоздатною та дієздатною. Це означає, що контрагент має право на набуття прав та дотримання відповідальних заходів щодо укладеного договору, а також бути повноцінно відповідальним протягом дії домовленості.
2. Контрагент повинен укладати договір добровільно без будь-якого примусу.Вся система подібних відносин зосереджується на сполучних «контрагент-контрагент». Тільки потім ці відносини переходять у систему «кредитор-позичальник», «клієнт-виробник» та ін. Під час укладання договору діє головне правило: всі маніпуляції відбуваються добровільно і ніяк інакше. Подібні відносини в юридичній сферімають назву «оферта» та «акцепт» (про які було сказано вище).
3. Зареєстрована домовленість.Будь-які договірні відносиниполягають на цивільно-правовому рівні, щоправда, який завжди мають письмове формулювання. Сюди відносяться плата за проїзд, процес придбання товару чи послуги у супермаркеті тощо.

Співробітник бухгалтерії для підприємства створює робочу справу контрагента з підписання договору. Своєчасно починає діяти база даних з необхідною інформацією, де формуються всі дані про ув'язнені співробітництва.

Зазвичай при цьому бухгалтера користуються програмою 1С. При користуванні цією програмою вся інформація про учасників договорів зберігається у певних папках. У них обов'язково заносяться назва організації-партнера, дата та місце її реєстрації, ІПН, вид діяльності цієї організації, контактні адреси, телефони та інші необхідні реквізити.

Крім того, у відведеній графі вказуються банківські реквізити, які належать контрагентам Вони необхідні виконання певних платіжних операцій.

Розрахунки з контагентом

Кожен розрахунок організації з контрагентом діляться кілька типів, кожен із яких має свої відмінності. При роботі з постачальниками іноді розглядаються розрахункові операції на кредитних умовах або на будь-яких інших, якщо були обумовлені умови. Бухгалтер зобов'язаний зафіксувати всі платіжні операції, чекові документи та решту необхідної звітної документації.

Якщо розглядати ситуацію, де оплата за товар пройшла без затримки, зазвичай застосовується доручення про платеж. Але коли постачальник має проблеми з постачанням товару, то використовується розрахункові операції з інкасо.

Коли проводяться взаємні розрахунки підприємства з підрядниками, то підрядник набуває фіксованого грошового заробітку, обумовленого заздалегідь. Виходить, що всі розрахункові операції проводяться за допомогою спеціальних паперів, які закриваються після того, як відбувається повний розрахунок з контрагентом. Виплати зі співробітниками організації проходять за певними відомними документами, де відображається, кому і в якій кількості нараховується премія або штрафні санкції.

Розрахунки з контрагентами, проведені бухгалтерами, грають величезну роль виробничої роботикожної організації. Саме тому вони виконуються без будь-яких помилок і у певний часовий період.

Підприємці дещо по-іншому контактують із контрагентами та вступають із ними у відносини. Контрагентами організації є ті, хто хоче видавати певний товар та постійно шукає того, хто хоче купити даний товар. Покупець і виступатиме у ролі контрагента за укладеного договору.

Зазвичай, грошова величина подібних угод досить велика, тому підприємець зобов'язаний досконально перевірити свого союзника і повинен упевнитись у його надійності. Якщо цього не зробити, можна потрапити в неприємну ситуацію, коли покупець просто не відплатить замовлений товар. І довести що-небудь буде вкрай проблематично, оскільки офіційно даний товар не зареєстрований і невідомо, хто є керівником даного процесувиготовлення. Цей контрагент принесе великі проблеми у спільну роботу. Саме тому потрібно завжди бути настороже при виборі майбутнього бізнес-партнера і завжди перевіряти ще раз наявну інформацію на тих, хто хоче вступити у відносини з підприємцями.

Хто не може стати контрагентом

Але варто сказати, що не будь-яка фізична чи юридична особа має право стати контрагентом. Для того, щоб надавати спеціалізовані послугиабо займатися виготовленням певних товарів, необхідно мати діючу ліцензію, оскільки контрагент є не лише стороною укладеного договору, а й є партнером по бізнесу, який працює на взаємовигідних умовах. Також не може бути контрагентом особа, яка була визнана недієздатною – яка не має прав для укладання та виконання домовленостей.

Звичайний громадянин немає права стати контрагентом під час укладання будівельного договору підряду, оскільки, при невдало виконаних роботах, замовник залишиться у мінусі. Саме тому для власного захисту найкраще укладати подібні договори із кваліфікованими організаціями, яким, у разі чого, можна буде висунути претензії.

У процесі правильного визначення партнера-контрагента є можливість уникнути безлічі тривожних моментів і постійно перебувати у стані впевненості та ефективності свого дітища.

• Алгоритм: як правильно працювати з дебіторською заборгованістю
• Як зрозуміти, що контрагент має фінансові проблеми.
• Для чого може знадобитися третейська угода
• Які показники фінансової звітностіпотрібно перевіряти насамперед

Забудовник авансом сплатив за послуги субпідрядника. Але той зірвав здачу об'єкту. На субпідряднику залишився борг у розмірі 7 млн. руб. Пізніше з'ясувалося: директор недбайливої ​​фірми кожні три роки відкриває будівельну компанію, а потім закриває її з боргами, перереєструючи на підставних осіб та адресу з виведенням коштів. Забудовник пригрозив боржнику судом. У результаті сторони домовилися повернення боргу щомісячними платежами протягом року. Розповім, використовуючи нескладний алгоритм.

Терміново перевірте своїх партнерів!

Ви знаєте, що податківці під час перевірки можуть чіплятися до будь-якого підозрілого факту про контрагента? Тому дуже важливо перевіряти тих, з ким Ви працюєте. Сьогодні Ви можете безкоштовно отримати інформацію про перевірки Вашого партнера, а головне - перелік виявлених порушень!

Етап 1. Перевірте контрагента

Перед укладанням договору зберіть дані про потенційного партнера. Скористайтеся сервісами перевірки та офіційними джерелами. Перевірте чотири показники.

Реєстраційні дані компанії. Дата реєстрації, адреса, назва, КВЕД, наявність ліцензій. Обов'язково пробийте адресу компанії. У моїй практиці одного разу з'ясувалося, що за вказаною адресою компанією знаходиться «Церква адвентистів сьомого дня».

Дані про керівника та засновників. У яких компаніях вони працюють чи працювали раніше, яким чином ліквідували компанії, чи подавали на них судові позови. Наведу приклад. Постачальник запропонував торговій мережі постачання рибальського приладдя перед сезоном за дуже низькою ціною. Поверхнева перевірка виявила, що все коди КВЕДкомпанії стосуються виробництва та продажу меблів. Тоді вивчили історію керівника. Виявили, що він уже ліквідував компанію зі схожою назвою та притягувався до кримінальної відповідальності за незаконне підприємництво. Торгова мережастала укладати договір. В іншому випадку директора мережі могли залучити за придбання та збут майна, отриманого злочинним шляхом.

Фінансовий стан компанії з . Обсяг виручки, кредиторської та дебіторської заборгованості, чистого прибутку. Якщо ви вже працюєте з цим контрагентом на умовах відстрочення платежу, щокварталу проводите моніторинг фінансової звітності компанії.

Стан банку, у якому контрагент тримає розрахунковий рахунок. Проаналізуйте, яку оцінку банку дають рейтингові агенції, міжнародні та національні, а також оцініть його фінансові показники (чистий прибуток, активи тощо). Це допоможе уникнути заморожування коштів, якщо банк позбавлять ліцензії.

Етап 2. Ретельно готуйте договір

Ви визначили, що контрагент не «одноденка». Але й реальні компанії можуть зазнавати фінансових труднощів або порушувати умови договору.

Так, я знаю будівельну організацію, яка, незважаючи на гарне фінансовий стан, Оплачує поставки товару на суму менше 1 млн руб. виключно через суд. Раджу включити до договору пункти про оплату ваших покупок лише за фактом поставки, у тому числі частин партії, або з відстрочкою, а про продаж ваших товарів лише за передоплатою.

Перш ніж працювати з контрагентами, проаналізуйте контракт на наявність хитрощів, які дозволять контрагенту безкарно порушувати умови. Приклад хитрощі: пункт про відмову приймати повернення зіпсованого тендітного товару. Часто в договорах не прописують обов'язки замовника, порядок, терміни та умови приймання та постачання товару, умови пред'явлення претензій. Через це заявнику важко довести свою правоту в суді.

• Як керувати дебіторською заборгованістю, щоб не посваритися з партнерами

Етап 3. Доручіть контролювати виконання договору конкретному співробітнику

У невеликих компаніяхце роблять менеджери з продажу, у великих – спеціальні співробітники, клієнт-менеджери. Після поставки нагадайте про необхідність оплати за три дні до дати платежу. Надалі дзвоніть щодня, доки рахунок не сплатять. У разі закупівлі зателефонуйте за три дні до дати відвантаження та уточніть, чи не змінилися терміни, чи немає перешкод для відвантаження.

Етап 4. Надсилайте претензію відразу після прострочення

Клієнт вчасно не відвантажив чи не сплатив товар? Надішліть на його ім'я претензію наступного ж дня.

Встановіть жорсткі терміни для оплати, постачання або повернення товару чи авансу. Виставте Додаткові вимоги, якщо договір спочатку було складено неякісно. Завірте у нотаріуса листування з контрагентом. Це дуже важлива дія, яка допоможе вам виграти судову справу. Роздрукована електронна листування сама по собі не є доказом у суді. Для цього є особлива процедура: нотаріуси вивчають листування, фіксують його зміст у протоколі, а роздрук запевняють. Оформлені в такий спосіб докази сприймаються судом як допустимі.

Етап 5. Не затягуйте із судовим позовом

Якщо ви досконально перевірили контрагента, то до четвертого та п'ятого етапу навряд чи дійдете. Тому що з ненадійними партнерами працюють без ризиків: постачання за авансом, закупівлі з відстрочкою або з оплатою за фактом. А із надійними контрагентами проблема дебіторської заборгованості майже завжди вирішується ще на третьому етапі. Але людський чинник не можна виключати. Тоді готуйте судовий позов без зволікання.

• Укладання договору з контрагентами: 3 умови, що дозволяють зменшити розмір дебіторки

Експертна думка

Ілля Попов, Незалежний фінансовий експерт, Москва

Декілька порад, як працювати з контрагентами в умовах економічної нестабільності.

Порада 1. Проведіть аналіз банків, які обслуговують клієнтів.

Порада 2. Підпишіть з клієнтом угоду про безакцептне списання грошових коштівз його розрахункового рахунку.

Рада 3. Вставте у договір фразу: «Всі суперечки за цим договором передаються на дозвіл на вибір позивача або до державного суду (приклад: Арбітражний третейський суд м. Москви)». Пункт про третейську угоду включають у розділ «Порядок вирішення спорів», новий договір, додаткова згодадо договору під час прострочення або оформлюють у вигляді окремої угоди. Третейський суд виносить ухвалу у справі за 14 днів від дати подання заяви. Крім того, до суду можна не приїжджати самостійно, а спілкуватись через нього особистий кабінетз відеозв'язку. Так зручніше працювати із регіональними клієнтами.

Порада 4. Відвантажуйте товар із відстроченням платежу лише за наданням банківської гарантії. Якщо клієнт не сплатить борг, ви пред'явите документ банку та отримаєте свої гроші за відвантажений товар.

Контрагентом є одна з основних сторін договору,яка приймає він зобов'язання згідно з підписаним договором. Кожна сторона, яка підписала документ, вважається контрагентом стосовно один одного.

Такі партнери надалі будуть пов'язані конкретними зобов'язаннями.

Як контрагенти можуть виступати юридичні або фізичні особи, Організації, підприємства. Більш того, контрагентом може виступати якийсь підрядник (юридична чи фізична особа), який отримує винагороду за свою роботу та зобов'язується виконувати всі вимоги замовника.

Контрагентами підприємства виступають якраз подібні підрядники.Саме вони підписують документи з іншими компаніями, і виступають як довірена особа.

Під терміном контрагент також можуть мати на увазі компанію, яка в ході угоди, зобов'язується виконувати всі види робіт, раніше узгоджені з основними вимогами замовника.

Практично будь-яка людина або організація, з якими у вас виникають фінансові відносини, будуть виступати для вас контрагентами.

Розрахунки підприємства з контрагентами

Усі основні розрахунки підприємства з контрагентами залежить від того, яка ж методика була зазначена заздалегідь у підписаному договорі. Розрахункові дані в обов'язковому порядкумають бути занесені до інформаційної електронної бази.

Більше того, з одним контрагентом можна підписати кілька договорів, проте всі вони можуть бути укладені на різних умовах.

Для вимірювання заборгованості між контрагентами слід вибирати один варіант серед наведених нижче.

Їм може бути, наприклад:

• Іноземна валюта;
• Умовні одиниці;
• Рублі.

Іноземну валюту віддають перевагу підприємствам, які укладали договір з іноземними партнерами. Перші варіанти розрахунку можуть використовуватись для погашення заборгованості з вітчизняними контрагентами.

Також важливим пунктом у розрахунках підприємства з контрагентами є можливість деталізація виплат.

Наприклад, одна із сторін може запропонувати здійснювати розрахунки:

• Окремо за кожним документом, які можуть містити дані про відвантаження, оплату і т.д.
• Відразу за всім договором.

Одним із найпоширеніших варіантів є випадки, коли одна конкретна оплата відноситься до якоїсь поставки.

Тут може бути два варіанти:

• Спочатку може бути зафіксовано оплату, І тільки потім сам факт поставки, або ж навпаки.
• Спочатку відбувається постачання товару, і лише потім проводитися оплата безпосередньо за товар, що надійшов.

Можливий зовсім інший варіант розрахункових операцій підприємства з контрагентами. Останній, наприклад, зобов'язується протягом тижня або місяця постачати товари за разовими документами.

У свою чергу, підприємство, що підписало угоду з контрагентом, має виплатити всю суму по закінченню тижня або місяця, дивлячись який період зазначений у договорі. Однак подібний варіант практикується лише з надійними та перевіреними підприємствами.

Варто зазначити, що розрахункові операції можуть проводитися не тільки післяплатами. Існують ще й інші форми розрахунків, такі як чеки, платіжні доручення та багато інших. Вибрана форма розрахунків із контрагентами обов'язково має прописуватися у договорі.

Основні види контрагентів

На сьогоднішній день існує дві великі групи контрагентів, які поділяються на клієнтів та осіб. Першими виступають різні організації, юридичні особи.

Персони– це фізичні особи, які мають відповідні реквізити та методи роботи. Також додатково виділяють співробітників (персони) та постачальники (клієнти).

Отже, які ж бувають види контрагентів?

• Покупець продавець.Тут одна сторона має передати іншій стороні певний товар. А ось покупець має прийняти товар та обов'язково заплатити за нього фіксовану грошову суму.
• Заставоутримувач - заставник.Заставоутримувач має повне право стягнути із заставника певну суму грошей, якщо другий не зможе виконати зазначені зобов'язання за договором.
• Кредитор другої особи та поручитель.Згідно з договором поручитель повинен відповідати за всі виконані дії другої особи перед кредитором.
• Покупець - постачальник. За договором постачальник обов'язково повинен передати товар відповідно до зазначених термінів покупцю. У свою чергу, покупець зобов'язується використовувати товар виключно в підприємницької діяльностіале ніяк не в особистих, сімейних або домашніх цілях.
• Споживач – постачальник.
• Комітент – комісіонер.Тут одна сторона (комітент) наймає іншу сторону (комісіонер). Комісіонер здійснює одну або більше угод від імені комітента, за що надалі отримує винагороду.
• Обдарований - дарувальник.Дарувальник передає безоплатно обдаровується будь-яку річ.
• Платник ренти – одержувач ренти.Відповідно до умов договору одержувач ренти передають платнику ренти власне майно. У той же час платник ренти повинен постійно виплачувати першій стороні обумовлену грошову суму, або утримувати отримувача ренти на вигідних умовах.
• Орендодавець – орендар.Орендодавець або наймодавець за фіксовану плату передає орендарю (наймачеві) майно у власність на певний проміжок часу.
• Відправник – перевізник.
• І багато інших.

Контрагенти продавець та покупець

Продавець та покупець є контрагентами по відношенню один до одного. Коли з-поміж них укладається договір, для продавця контрагентом стає покупець, і навпаки, для покупця – продавець. Продавець зобов'язаний продати необхідний товар (річ) покупцю.

В свою чергу, покупець обов'язково має прийняти товар(річ) та сплатити за нього повну вартість у грошовому еквіваленті. Як правило, між подібними контрагентами укладається договір купівлі-продажу.

Контрагенти заставодавець та заставоутримувач

Заставодавець виступає як сторона, яка надає власне майно як заставу, а заставоутримувач, відповідно, особа, яка приймає у заставу майно першої сторони.

Заставодавцем та заставоутримувачем можуть виступати і юридичні, і фізичні особи. Між контрагентами укладається договір застави.

Взаємодія підприємства із контрагентами

Успішність підприємства безпосередньо залежить від взаємодії з контрагентами, якими можуть бути клієнти, які купують продукцію компанії, постачальники та інші.

Більшість підприємств вважають за краще використовувати електронний документообіг, оскільки це може значно спростити роботу з контрагентами. На сьогоднішній день існує, як мінімум, чотири варіанти взаємодії компанії з контрагентами.

Наприклад:

• без електронного документообігу;
• Внутрішній документообіг, який повністю автоматизовано;
• Немає внутрішнього документообігуале є автоматизований міжкорпоративний;
• В наявності, і міжкорпоративний документообіг.

Кожне підприємство на власний розсуд обирає відповідний варіант взаємодії з контрагентами.

Укладення угоди

Перед укладанням угоди з контрагентом обов'язково необхідно перевірити всі його документи та отримати на руки:

• Свідоцтво про реєстрацію;
• Ліцензію;
• Витяг;
• Свідоцтво про те, що контрагент сплачує податки;
• Банківськіреквізити.

Тільки після того, коли підприємство повністю познайомиться та добре вивчить запропоновані документи, воно може укладати угоду з контрагентом.

У випадку, якщо якісь документи не були надані,угоду найкраще відкласти деякий проміжок часу до з'ясування всіх причин.

Укладання договору з контрагентом

Договір між контрагентами є важливою складовою всієї угоди та подальшої роботи. Правильно складений договір допомагає не тільки стежити за виконанням бухгалтерського та податкового обліку, але також уникнути проблем із податковою інспекцією.

Що таке договір?

Відповідно до законодавства, договором вважається взаємна угода двох або більше сторін, де вказуються правничий та обов'язки контрагентів, і навіть можливість їх зміна чи припинення.

Тільки після підписання відповідного документа виникають права та обов'язки двох контрагентів, які його підписали.

Сам договір може укладатися у певній формі (письмовій) та кількома способами.

Наприклад:

1. Підписання одного єдиногодокумента.
2. Підписання договору здійснюється за допомогоюобміну документів.
3. Угода з офертою. Щоб договір вважався дійсним, немає необхідності його підписувати двома сторонами (контрагентами). Договір набуде чинності відразу після того, як хоча б одна сторона його підпише.

Варто зазначити той факт, що договір вважатиметься укладеним лише після того, коли контрагенти досягнуть повного порозуміння між собою та погодяться на всю пропозицію умови.

Облік контрагентів для підприємства

Для обліку контрагентів для підприємства можуть використовуватися досить велика різноманітність програм. З їх допомогою можна здійснювати облік контрагентів різних категорій, включаючи фізичні особи та юридичні особи.

Однією з найпопулярніших програм є «Контрагенти підприємства 3.2».Ця програма призначена для ведення всіх контрагентів компанії та обліку їхньої діяльності.

Варто відмітити що вона підтримує мережевий режим роботи.

Фінансові відносини

У ході здійснення своєї діяльності у підприємства, безперечно, виникають фінансові відносини з різними контрагентами. Вони можуть бути пов'язані з організацією виробничого процесу, реалізацією готової продукції, з наданням послуг або робіт та багато іншого.

Основою фінансових відносинє кошти.

Клієнт та партнер

Для кожного підприємства контрагент повинен виступати не лише як клієнт, а й як партнер. Завдяки тісній співпраці можна буде встановити не тільки довірчі взаємини, але й легко підвищити імідж власної компанії.

Однак не кожна компанія зможе виконати подібне завдання, оскільки кожен клієнт потребує індивідуального підходу.

Оформлення документів

При налагодженні довірчих відносин між контрагентами та узгодження всіх умов можна приступати до оформлення документів.

Сам договір може бути підписаний декількома способами, про які вже згадувалося раніше. Обов'язковою умовою є наявність предмета договору та суттєвих умов.

Прийом зобов'язань за договором

У кожному договорі мають бути прописані права та зобов'язання сторін, які його підписують. Прийом зобов'язань обов'язково набирають чинності лише після підписання документа. Але, якщо змінюється договір, у разі змінюються і прийняті зобов'язання.

Комплексний підхід до перевірки контрагентів

Перед тим, як укласти угоду з контрагентом та надалі підписати з нею договір, підприємству необхідно перевірити другий бік договору. Здійснити перевірку можна кількома способами.

По перше, з легкістю можна дізнатися інформацію про контрагент онлайн в інтернеті. Для цього підприємству необхідно дізнатися ІПН контрагентата перевірити по державному реєструабо ж у відповідній базі даних.

По-друге, можна придбати спеціальну аналітичну програму, яка містить інформацію про багатьох платників податків.

Однак під час перевірки контрагенти бажано здійснювати комплексний підхідякий включає використання як першого, так і другого методу перевірки.