La organización y el mantenimiento de registros de personal es responsabilidad directa de los empleados del servicio de personal. En situaciones de creación nueva organización, transformación de las antiguas u otras opciones de reorganización, la dirección y el departamento de personal necesitan conocer los puntos principales del trabajo: formación y búsqueda de empleados, contratación, traslado y despido de personal, así como las normas de almacenamiento tanto de archivo como operativo. de documentos.
Organización competente de los registros de personal como base para la estabilidad de la empresa.
Cualquier organización, independientemente de su forma de propiedad, dispone de personal. Se diferencia en tamaño y composición, funciones desempeñadas y nivel de cualificación. La tarea del departamento de recursos humanos es garantizar que todas las cuestiones y problemas relacionados con los empleados de la empresa se resuelvan de la forma más rápida y competente posible.
El funcionamiento estable de una organización depende directamente de sus empleados. La tarea principal del servicio de personal es la selección competente y oportuna de empleados, el mantenimiento de registros de personal de acuerdo con la ley y la presentación oportuna de documentos al archivo. Ésta es la base para el funcionamiento estable de cualquier empresa.
Capacitación del personal para trabajar con recursos humanos.
Las instrucciones para la gestión de registros de personal indican claramente la necesidad de tener Entrenamiento vocacional Especialistas en RRHH. Sin embargo, en la práctica, suele surgir un problema a la hora de formar a los trabajadores del perfil requerido.
Especialidad superior y secundaria establecimientos educativos no producen especialistas con una calificación tan limitada como la de "gestión de registros de personal". La formación suele realizarse in situ o en cursos especializados. También es posible formar a un empleado directamente en el puesto de trabajo mediante tutoría.
La gestión de registros de personal implica capacitar a especialistas de las siguientes maneras:
- reentrenamiento basado en el segundo educación más alta;
- obtener educación superior en un campo relacionado, por ejemplo, "gestión de documentos", "derecho", "gestión de personal", "seguridad de la información";
- formación en cursos especializados de larga duración (al menos tres meses), seguida de la aprobación de un examen;
- trabajo práctico seguido de un desarrollo profesional regular.
Documentos reglamentarios que regulan el trabajo de los servicios de personal.
Actividades del departamento de personal y organización general La gestión de registros de recursos humanos depende en gran medida de la legislación vigente y de los documentos reglamentarios internos. Esta característica está asociada con los matices de trabajar con una gran cantidad de documentos personales, que a menudo son confidenciales.
El mantenimiento de registros en el servicio de personal está regulado por las siguientes leyes:
- Constitución, Códigos Civil y Laboral, así como parcialmente Códigos Penal y de Familia;
- actos legislativos sobre el perfil de la organización en materias relacionadas con el trabajo con el personal;
- regulaciones locales;
- diversos clasificadores, reglas e instrucciones a nivel federal;
- interno regulaciones, por ejemplo, instrucciones sobre gestión de registros de personal;
- Órdenes e instrucciones de la dirección.
Los empleados de servicios de personal están obligados a cumplir estrictamente con los requisitos de la normativa y, sobre todo, del Código del Trabajo.
Búsqueda y documentación de empleados.
La realización de registros de personal comienza con la búsqueda y registro del personal. En primer lugar, debe decidir las opciones para encontrar nuevos empleados. Entre ellos destacan los siguientes:
- agencias y oficinas de empleo;
- empleo;
- ferias de empleo;
- establecimientos educativos;
- bolsas de trabajo y currículums en diversos recursos;
- otras organizaciones;
- conocidos y amigos.
Todas las opciones de búsqueda de empleados tienen sus ventajas y desventajas, un empleado de RR.HH. debe aprovechar al máximo todas las oportunidades para cubrir una vacante.
Cuando se encuentra un solicitante, se le entrevista. Es aconsejable que se documente su progreso: esto facilita tomar una decisión informada sobre la contratación o el rechazo. En este último caso, se notificará por escrito el motivo a la persona dentro de los cinco días hábiles. Si el solicitante es apto para posición vacante, entonces debería estar inscrito. Aquí comienza el registro de un empleado específico.
- celebración de un contrato de trabajo;
- emisión de una orden de admisión;
- un nuevo empleado o su establecimiento;
- registro de una tarjeta personal;
- si es aceptado en la organización - abrir un expediente personal;
- familiarización y firma por parte del empleado del reglamento e instrucciones internas.
Registros de personal (tarjetas personales, tabla de personal)
La realización de registros de personal requiere la preparación obligatoria de documentación contable, en particular, horarios de personal y tarjetas personales. Estos documentos son obligatorios para organizaciones de todas las formas de propiedad.
La dotación de personal y los números deben estar actualizados y satisfacer las necesidades de la organización. Contiene los nombres de todos los puestos, el número de tarifas, indicando las vacantes para un período determinado.
Las tarjetas personales son documentos unificados que contienen información breve sobre las actividades laborales del empleado y informacion personal. Están sujetos a una estricta contabilidad y condiciones especiales almacenamiento, en lugares que impidan su daño y robo.
Órdenes sobre personal, diferencias y características de diseño.
El trabajo general de oficina en el trabajo de personal se expresa principalmente en órdenes e instrucciones de la dirección. Estos documentos pueden referirse tanto a empleados individuales como a todo el personal en su conjunto. Se diferencian en las características de diseño e implementación.
La mayoría de las órdenes e instrucciones relacionadas con acciones específicas con un empleado tienen una forma unificada. Están sujetos a acuerdo obligatorio con todos partes interesadas y conocimiento por parte del empleado contra recibo. Las copias de las órdenes de personal se almacenan en expediente personal y originales en carpetas separadas.
Diarios de registros de personal, reglas de registro y almacenamiento.
Para registrar el movimiento en el servicio de personal, se requiere llevar diarios especializados. Se trata de documentos de hoja de cálculo en formato de varias páginas, la mayoría de las veces unificados. Por lo general, se guardan en cuadernos grandes o se compran confeccionados en tiendas especializadas.
Tipos de diarios de personal:
- registro de documentación entrante y saliente, incluidas cartas;
- registro de pedidos;
- registro de llegada y salida de empleados en viajes de negocios;
- registro de declaraciones, presentaciones, notificaciones, notas oficiales y de servicio;
- registro de formularios de libros de trabajo y sus encartes;
- libros para registrar movimientos de diversos documentos personales, etc.
Todos los registros deben estar en obligatorio cosidos y sellados, y las hojas están numeradas. Deben almacenarse por separado de todos los documentos. Preferiblemente en una caja fuerte o armario especial.
Características de mantener y almacenar archivos personales.
El mantenimiento de archivos personales no es obligatorio. Sin embargo, la mayoría de las organizaciones recopilan registros de empleados de una forma u otra. Por supuesto, es más conveniente hacerlo en una carpeta.
Un archivo personal es un conjunto de información personal documentada sobre un empleado, recopilada y compilada en un orden determinado. Puede incluir una variedad de documentos y copias:
- copias de órdenes de empleados;
- copias de declaraciones;
- copias de documentos de identidad que confirmen calificaciones, educación, beneficios y estado civil;
- cuestionario;
- características y revisiones;
- certificados, etc
Los archivos personales incluyen información personal y deben mantenerse alejados de otros documentos. Sólo se permite el acceso a ellos a un círculo estrictamente limitado de funcionarios. Cuando el personal es despedido, los archivos personales se entregan para su almacenamiento.
Reglas para el registro, almacenamiento y emisión de libros de trabajo, así como encartes.
Todas las organizaciones están obligadas a mantener libros de trabajo en su plantilla, con excepción de los empleados a tiempo parcial. Durante la cita inicial, el empleador compra de forma independiente formularios en blanco y realiza la primera entrada en ellos. En pagina del titulo Introduzca la información relevante sobre el empleado. Posteriormente, es necesario monitorear su relevancia y realizar cambios de manera oportuna.
En la extensión de la parte principal, entradas sobre trabajo y actividades sociales empleado, su aceptación de permanente Todos los registros están numerados en procedimiento general y se introducen sobre la base de un pedido. La notificación de despido va acompañada de la impresión del sello de la organización y la firma del gerente.
Hecho a mano, con bolígrafo azul, con letra clara y comprensible. Supervise cuidadosamente la relevancia y precisión de los datos ingresados. Si es necesario corregir información, se debe tachar cuidadosamente con una línea y se debe ingresar la información relevante. Esta acción deberá ser confirmada con la firma y sello del administrador.
Los registros de trabajo se guardan separados de otros documentos, en una caja fuerte. Está prohibido entregarlos a empleados o terceros sin una resolución especial de las autoridades responsables.
Características del almacenamiento operativo y de archivo de documentos de personal.
El almacenamiento de documentos personales está determinado por su especial importancia. Contienen información personal y son confidenciales. Dichos datos no están sujetos a divulgación no autorizada. De lo contrario, sobre los trabajadores servicio de personal y el jefe de la organización está sujeto a una multa.
Para organizar el almacenamiento adecuado de los documentos personales en el servicio de personal, es recomendable disponer de una habitación separada. Debe haber una entrada y debe estar equipada. puerta de metal con alarma.
Los documentos en sí deben guardarse en armarios o cajas fuertes de metal. Se debe evitar el acceso luz de sol y polvo, así como diferencias de temperatura y demasiada humedad. Estos sencillos pasos le ayudarán a guardar datos personales.
Los registros de personal son necesarios en cualquier empresa, independientemente de la forma de propiedad, actividad y número de empleados. Para su gestión competente y cualificada es necesario tener un buen conocimiento de derecho laboral, monitorear los cambios en la legislación y tener habilidades en el campo de la gestión de registros de personal.
¿Qué es la contabilidad de personal y por qué es necesaria?
Una parte integral de las actividades de toda empresa son los registros de personal. Representa un trabajo regulado por la ley sobre registro, contabilidad y seguimiento del movimiento de los empleados de la organización.
Las actividades de personal implican el registro de:
- recepción de empleados;
- despidos;
- horizontal (transferencia entre departamentos) y vertical (por ejemplo, carrera) movimientos;
- Viajes de negocios;
- baja por enfermedad;
- hoja de tiempo;
- vacaciones (de cualquier tipo: anuales, gratuitas, por embarazo, etc.);
- tarjetas personales para cada empleado, etc.
La contabilidad de recursos humanos también incluye:
- mantener registros militares;
- regulación relaciones laborales;
- creación y registro de diversas órdenes e instrucciones (por ejemplo, sobre contratación, recompensa a un empleado, etc.);
- organización laboral y otras cuestiones.
Toda la documentación se prepara únicamente de acuerdo con las normas y reglas requeridas. Algunos formularios están unificados, otros se instalan en la propia empresa.
Organización competente registros de personal Resuelve muchos problemas y tareas de la empresa. Por supuesto, hay miles de matices, pero hay puntos básicos que se aplican a todas las empresas.
¿Cómo organizarse y a quién confiar el mantenimiento de registros de personal?
Hay varias formas de organizar la contabilidad. Todo depende únicamente de las características de la empresa y de la elección que haga el director. Las opciones más comunes:
Crear un departamento de recursos humanos completo si la empresa emplea a mucha gente.
Y cuando el personal es reducido, se puede contratar a un especialista. Las ventajas de este método son que el director organiza el trabajo como le gusta y está regulado y controlado según sus propios principios.
También hay desventajas: es difícil comprobar la profesionalidad del especialista contratado, por lo que existe el riesgo de que se contrate a un oficial de personal que no sea del todo competente.
Tendrás que gastar tiempo y dinero en formación o buscar otro empleado.
Las ventajas de esta opción para organizar la contabilidad son que si se recomendó a una persona, entonces (quizás) realmente hace el trabajo, es decir, fue probado en el caso. Por supuesto, con un oficial de personal de este tipo es necesario negociar las condiciones de trabajo para que se adapten a ambas partes.
Confíe los asuntos de RR.HH. a un contable o a una buena secretaria
Ventajas: Ahorra tiempo y dinero. Es decir, no es necesario seleccionar un oficial de personal y no hay costos por mantener registros.
Desventajas: el principal problema al elegir este método es que los empleados realizan trabajo extra después del principal, lo que conduce a errores, meteduras de pata, lagunas y una falta básica de los documentos necesarios. Y, por supuesto, importante aquí. conocimientos profesionales sobre el tema de los registros de personal. Y si los tiene la misma secretaria, se minimiza el riesgo de complicaciones en este caso. Y viceversa.
Confíe los registros de recursos humanos a una organización subcontratada
Bien: todos actividades del personal recae sobre los hombros de la empresa subcontratista, que asume dicha responsabilidad con base en el contrato. Además de que se brinda asistencia constante y continua en cuestiones de personal, la elección de este método reduce significativamente los costos.
Contras: debes elegir un bien probado empresa seria, y también es necesario establecer interacción y crear un concepto de trabajo con especialistas que trabajarán fuera de la oficina.
El gerente solo tiene que elegir la forma más conveniente y adecuada para mantener registros de personal, sopesando los pros y los contras de cada método.
Funciones laborales de un empleado de personal.
El oficial de personal se impone de acuerdo con las instrucciones y acuerdo laboral las siguientes responsabilidades:
Esta es una lista incompleta de las responsabilidades de un empleado de personal, los requisitos son aproximados. Puede que haya más de lo anterior (o menos), pero en total estas son las habilidades y habilidades que debe tener un especialista en RRHH.
Registros de personal: ¿qué documentos se necesitan?
Normalmente, toda empresa debe disponer de los siguientes tipos de documentos relativos al personal:
- administrativo (órdenes personales y de producción);
- confirmando actividad laboral;
- información y cálculo;
- correspondencia interna;
- bitácoras de control y registro.
Algunos documentos personales deben estar presentes en la empresa. Éstas incluyen:
PVTR (reglas internas regulaciones laborales);
Todos los documentos se almacenan durante un cierto número de años. Regulado:
- artículo o apartado del Código del Trabajo;
- Resolución del Comité Estatal de Estadística;
- Ley Federal y otras regulaciones.
Si algo (instrucciones, pedidos, etc.) no está disponible, será necesario corregir este hecho. En general, uno de los principios del trabajo del director de recursos humanos es la puntualidad. Facilita mucho el trabajo diario e incluso confiere fuerza jurídica a algunos actos. En realidad, es muy importante no descuidar los asuntos de actualidad. De lo contrario, tienden a crecer como una bola de nieve.
Organización de registros de personal: ¿cómo conservarlos, por dónde empezar?
Una vez que se haya instalado en un nuevo puesto como oficial de personal, primero debe realizar una auditoría de la documentación obligatoria. Si resulta (y esto sucede) que faltan algunos documentos importantes de la lista, entonces es necesario restaurarlos. Por supuesto, no será posible realizar ese trabajo en un día.
Por tanto, conviene resaltar las posiciones más importantes y empezar por ellas. Verifique la disponibilidad y corrección del diseño (y si es necesario corregirlo o redactar un nuevo documento): plantilla, cronograma de vacaciones, contratos de trabajo, pedidos, registros en los registros laborales.
Mantener registros de contratos de trabajo y pedidos de personal. Elaborar un libro de registro de trabajo. Comprender las tarjetas personales (T-2). Trabajar con las regulaciones locales.
Lo principal es completar todos los documentos actuales a tiempo. Trabajar con base en el Código del Trabajo y las normas de trabajo de oficina. Y no destruya los registros de personal. Su plazo de conservación es aprobado por el Archivo Federal (“Lista…” del 06/10/2000).
Todos los documentos contables son necesarios para la transparencia de las relaciones laborales. sistema de personal establece normas y principios que brindan estabilidad a los empleados de la organización, y las administraciones crean condiciones convenientes para la gestión del personal.
Automatización contable - 1C: ventajas de trabajar con el programa
Mantener registros del personal, especialmente en empresa grande- Este es un trabajo increíblemente responsable y enorme. ¡Pero aquí no se permiten errores! Pero hoy existe una manera de automatizar las actividades de los oficiales de personal, lo que puede facilitar y simplificar significativamente el trabajo del departamento, agilizar las actividades y reducir significativamente el riesgo de errores.
Con el programa 1C, puede mantener registros de acuerdo con los requisitos legales. La base de datos proporciona almacenamiento seguro. Información necesaria por los empleados. A medida que se acumula, es posible construir informes diversos, que puede ayudar a analizar el trabajo y desarrollar nuevas direcciones. Por ejemplo, los informes podrían ser así:
- tasa de rotación de personal;
- estadísticas de personal;
- movimiento de trabajadores, etc.
El programa ayuda a resolver casi todos los problemas y tareas de contabilidad de personal. El jefe de una empresa, gracias a 1C, tiene la oportunidad de obtener información sobre la situación de un departamento determinado, realizar análisis y tomar las decisiones correctas. las decisiones de gestión. La automatización también permite sincronizar las actividades de varios servicios de la empresa (contabilidad, recursos humanos, departamento de nómina), lo que mejora la eficiencia del trabajo y también crea todas las condiciones para el pago oportuno de los salarios.
¿Qué servicios psicológicos pueden ser necesarios? Este artículo le informará sobre todos los secretos de las pruebas.
Para realizar una auditoría fiscal, lea el artículo: Todos los secretos para elegir un especialista en auditoría fiscal.
Conclusión
Entonces, a modo de resumen, podemos señalar lo siguiente:
- Los registros de personal son la parte más importante de cualquier empresa.
- Hay varias formas de organizar la contabilidad. La elección depende del líder.
- Las responsabilidades laborales de un empleado de personal están determinadas por las instrucciones y el contrato de trabajo.
- Hay una lista de documentos sobre trabajo de personal, que debe estar presente en toda empresa. Y deberías comenzar tu carrera en el departamento de recursos humanos comprobando estos documentos.
- Mantener registros es mucho más fácil si está automatizado.
La contabilidad de personal es el núcleo de la contabilidad normal y trabajo eficiente cualquier empresa. Por tanto, su gestión debe abordarse con total responsabilidad.
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La realización de registros de personal en presencia de empleados contratados es obligatoria, independientemente de la forma de impuestos aplicada y del número de empleados en plantilla. Los registros de personal deben llevarse de acuerdo con el procedimiento establecido, cuyo incumplimiento o violación amenaza al empresario con graves multas. Consideremos brevemente en qué documentos consiste esta contabilidad, qué métodos existen para mantenerla y qué responsabilidad sigue por violar las reglas. legislación laboral, también consideraremos cómo se contrata a un empleado.
Los registros de personal de los empresarios individuales (en adelante, empresarios individuales) son obligatorios si tienen personal contratado. La inscripción a un puesto de trabajo, traslado a otro puesto, despido, bonificaciones, viajes de negocios deben ir acompañados de la ejecución de determinados documentos. La ausencia de un registro o errores en su gestión amenazan al empresario con las sanciones previstas por la legislación administrativa, penal y laboral.
¿De qué se construye el c/o?
- Gestión de registros;
- Búsqueda de personal;
- Elaboración de órdenes, instrucciones, certificados y otros documentos para el personal;
- Devengo de salario, licencia por enfermedad, pago de vacaciones, subsidio de viaje y otros pagos;
Métodos para mantener un caso.
- Por propia cuenta;
- Utilizar los servicios de Internet “My Business”, etc.;
- con la implicación empresa de terceros(por subcontratación)
Documentación de personal que se debe mantener si hay personal contratado
Los registros de personal de empresarios individuales con empleados contratados constan de los siguientes documentos obligatorios:
- Contrato de empleo;
- Orden de empleo;
- Tarjeta personal del empleado;
- Libro de trabajo;
- Hojas de tiempo y cálculo de salarios;
- Orden sobre concesión de vacaciones;
- Programa de vacaciones;
- Orden sobre pago de bonificaciones a los empleados;
- Una orden para terminar la relación laboral con un empleado;
- Reglamento interno;
- Mesa de personal;
- Libros para registrar el movimiento de libros laborales;
- Libros de pedidos y otros documentos personales;
- Documentos de viaje;
- Acuerdo sobre responsabilidad financiera total (si el trabajo del empleado implica activos materiales);
- Horario de turnos (si el empleado es contratado por trabajo por turnos);
- Disposiciones sobre secretos comerciales;
- Descripciones de trabajo;
- Otros documentos que deben mantenerse en relación con las características específicas de las actividades del empresario individual.
Responsabilidad por violación de las leyes laborales.
Administrativo
La responsabilidad en virtud del Código de Infracciones Administrativas de la Federación de Rusia es la siguiente:
- Trabajar sin celebrar un contrato de trabajo o evadir su celebración (multa de 5.000 a 20.000 rublos, si el empresario individual fue anteriormente responsable de un delito similar, la multa aumentará varias veces y oscilará entre 30.000 y 40.000 rublos);
- Negativa irrazonable a celebrar un convenio colectivo (acuerdo) - 3000 - 5000 rublos.
- Atracción ilegal de extranjeros. fuerza laboral, incluida la falta de notificación al servicio de migración sobre la contratación (despido) de ciudadanos de un estado extranjero y apátridas; la multa depende del nivel de calificaciones del empleado contratado y del lugar de negocios;
- Violación del procedimiento para recopilar, almacenar y utilizar información sobre un empleado: 500-1000 rublos.
Material
Si el salario no se paga a tiempo, el empleador está obligado a reembolsar al empleado intereses por cada día de retraso por un monto de 1/300 de la tasa de refinanciación del Banco Central de la Federación de Rusia.
Delincuente
Un empresario individual puede ser considerado penalmente responsable por una negativa injustificada a contratar o por el despido de una mujer embarazada o con hijos menores de 3 años. La comisión de este delito se castiga con una multa de hasta 200 mil rublos. o ganancias por un período de hasta un año y medio, también se pueden aplicar trabajo ejecutivo por hasta 180 horas.
La falta de pago del salario (parcial o total) durante más de 2 meses debido a intereses mercenarios o personales puede amenazar al empresario con una multa de hasta 500 mil rublos.
Procedimiento de contratación
- Recibir documentos del empleado (pasaporte, TIN, SNILS, diplomas de educación, certificados de formación avanzada);
- Celebrar un contrato de trabajo y un acuerdo de responsabilidad (si es necesario);
- Registro de contratos celebrados;
- Emisión de orden de empleo y su registro;
- Familiarización del empleado con la orden emitida;
- Hacer una entrada en el libro de trabajo;
- Ingresar información al libro para registrar el movimiento de los libros laborales;
- Registro de tarjeta personal de empleado;
- Inclusión de un empleado en la hoja de horas.
Habiendo considerado brevemente cómo llevar registros de personal para empresarios individuales, qué métodos existen y qué responsabilidad surge por violar las leyes laborales, resumamos:
- K/u es obligatorio tanto para las personas jurídicas como para los empresarios individuales si cuentan con personal contratado;
- La violación del procedimiento para mantener una cuenta bancaria amenaza al empresario con graves multas;
- Dependiendo del tipo de actividad, la composición de la documentación que se debe mantener es diferente;
- Un empresario individual puede mantener un negocio de forma independiente, utilizando recursos de Internet o involucrando a una empresa mediante la subcontratación.
En este artículo, no proporcionaremos ejemplos de cómo completar formularios, redactar otros documentos o los textos de los documentos reglamentarios que debe tener una organización. Detengámonos únicamente en la secuencia de trabajo para organizar la gestión de registros de personal en una empresa desde cero.
Base normativa
Al organizar registros de recursos humanos desde cero, necesitará los siguientes documentos reglamentarios:
GOST R 6.30-2003 “Sistema de documentación unificado. Sistema unificado de documentación organizativa y administrativa. Requisitos de documentación."
Código de Trabajo Federación Rusa(para no confundirse con cambios y adiciones, tiene sentido comprar nuevo texto Código del Trabajo modificado (a menos, por supuesto, que su organización haya instalado un sistema de referencia legal que se actualiza periódicamente).
Instrucciones para la cumplimentación de libros de trabajo, aprobadas por Resolución del Ministerio de Trabajo de Rusia de 10 de octubre de 2003 No. 69.
Reglas para mantener y almacenar libros de trabajo, producir formularios de libros de trabajo y proporcionarlos a los empleadores, aprobadas por Decreto del Gobierno de la Federación de Rusia de 16 de abril de 2003 No. 225 (modificado el 19 de mayo de 2008).
Resolución del Comité Estatal de Estadística de Rusia de 5 de enero de 2004 No. 1 “Sobre la aprobación formas unificadas documentación contable primaria para la contabilidad y pago laboral."
Una lista de documentos de gestión estándar generados en las actividades de las organizaciones, que indican los períodos de almacenamiento, aprobada por Rosarkhiv el 06/10/2000 (modificada el 27/10/2003).
Además, le resultará útil el libro de Ya.E. Varlamova y E.A. Kosheleva “Gestión de registros de recursos humanos desde cero” (M.: Editorial profesional, 2008).
nota
Muchas formas de documentos en gestión de registros de personal unificado por Decreto del Comité Estatal de Estadística de Rusia de 5 de enero de 2004 No. 1 "Sobre la aprobación de formas unificadas de documentación contable primaria para el registro del trabajo y su pago". Puedes encontrarlo en cualquier sistema de referencia legal (Consultor Plus, Garante, Código) o en Internet, también existen formularios preparados a partir de esta resolución que solo necesitas copiar a tu disco duro. Los documentos para los que no existen formularios unificados deben redactarse de acuerdo con GOST R 6.30-2003 “Sistema de documentación unificado. Sistema unificado de documentación organizativa y administrativa. Requisitos de documentación."
Paso 1: desarrollamos los documentos que debe tener la empresa
Muy a menudo, la organización de la producción de personal comienza con el desarrollo de todo tipo de regulaciones e instrucciones, y con razón. Los documentos reglamentarios que debe tener la empresa incluyen:
reglamento interno de trabajo;
reglamento sobre protección de datos personales de los empleados;
Normativa sobre protección laboral y seguridad contra incendios.
Todo lo demás puede esperar: podrá encargarse de la elaboración de documentos de carácter facultativo sólo cuando se hayan redactado los documentos obligatorios.
Paso 2: ajustar la plantilla
Lo más probable es que la empresa ya haya desarrollado una plantilla, haya una plantilla de empleados que realicen con éxito las tareas asignadas, con quienes se hayan celebrado contratos de trabajo, se hayan emitido órdenes de empleo y se hayan realizado anotaciones en los libros de trabajo. Pero, como muestra la práctica, estos documentos no siempre están redactados correctamente.
Solicite información al departamento de contabilidad sobre los salarios de los empleados y los nombres de sus puestos; en función de estos datos, debe verificar la tabla de personal.
Cabe señalar que los títulos de los puestos en la plantilla no siempre coinciden con los puestos reales de los empleados. La contabilidad realmente no necesita esta información para transferir pagos e impuestos, pero programas como 1C requieren completar una sección con dicha información y, a veces, se ingresa una posición que no corresponde a la real. Por lo tanto, antes de aprobar la plantilla, es necesario aclarar los nombres de los puestos de los empleados con los jefes de departamento, la dirección de la empresa o los propios empleados.
También puede solicitar los números de personal de los empleados a los contadores. Si la contabilidad está automatizada, el programa asigna los números de personal; de lo contrario, tendrá que asignarlos usted mismo, comenzando con el empleado que ha trabajado más tiempo y terminando con el que llegó a la organización más tarde que los demás. Después del despido de un empleado, es mejor no compartir su número de personal con nadie: que todos los números sean únicos y asignados a una sola persona que haya trabajado alguna vez en la empresa.
Mientras los contadores preparan un resumen de los empleados, es necesario verificar el estado de los archivos personales de los empleados y sus archivos personales, si se conservaron, y también averiguar qué documentos faltan en el archivo personal de cada empleado. Cada empleado debe escribir una nota sobre las copias de los documentos que deben entregarse.
Paso 3: verificamos el cumplimiento de la información en la plantilla y los contratos de trabajo.
Una vez elaborada la plantilla, es necesario cotejar la información que contiene con los datos de los contratos de trabajo. Si la información es inconsistente (generalmente el salario se indica incorrectamente o simplemente se indica "Salario según la tabla de personal", lo cual es una violación del Código de Trabajo de la Federación de Rusia y puede conllevar sanciones; las fechas de firma del contrato caen en un día apagado; la firma del representante del empleador no corresponde a la persona declarada como representante - por ejemplo, en lugar de director general firmado por su adjunto), entonces es necesario rehacer los contratos. En este caso, se debe partir del hecho de que un acuerdo firmado por una persona no autorizada en realidad no es un acuerdo; es decir, el contrato de trabajo en escribiendo ausente. Por lo tanto, debe emitirse, por supuesto, con la fecha actual (genuina). En todos los demás casos lo hacen acuerdos adicionales al contrato de trabajo, con el cual el contrato de trabajo se complementa con nuevas condiciones o se aclaran (cambian aquellas condiciones que fueron especificadas incorrectamente).
Si el contrato se ejecuta correctamente, pero se realizaron cambios posteriores (aumento de salario, transferencia de un empleado a otro trabajo), entonces se deben redactar acuerdos adicionales para cada caso y para cada empleado. Contratos de trabajo y los acuerdos adicionales se elaboran en dos copias, una de las cuales permanece en la empresa y la segunda se entrega al empleado.
Paso 4: verifique la exactitud de las órdenes de personal
A continuación, es necesario comprobar la disponibilidad y corrección de la ejecución de las órdenes de contratación, traslado de empleados (si las hubiera), etc. (fechas, firmas, información contenida en ellas). Los pedidos deben cumplir con el contenido del contrato de trabajo celebrado con los empleados y la plantilla. Deben estar firmados no solo por el director de la empresa, sino también por el propio empleado. Si no hay órdenes para contratar o transferir empleados que trabajan o si se emiten con violaciones, deben ser restauradas, rehechas o "firmadas adicionalmente". Por ley, usted no es responsable de lo que sucedió ante usted, pero el empleado tiene derecho a exigir una copia de dicha orden y debe proporcionarla.
Paso 5: verifique la exactitud del mantenimiento de los libros de trabajo.
La siguiente etapa del trabajo es verificar la disponibilidad de libros de trabajo. Los libros de todos los empleados registrados deben mantenerse en la empresa. Si encuentra los libros de los empleados jubilados, debe enviárselos a los propietarios de los libros. carta ordenada con acuse de recibo con una solicitud para presentarse a un libro de trabajo o dar una dirección a la que se puede enviar. Después de recibir una respuesta, el libro de trabajo deberá enviarse por paquete postal certificado con acuse de recibo. Si no hay respuesta, simplemente incluya un aviso de entrega de la carta en su libro de trabajo. Los libros de trabajo de los empleados que no trabajan deben mantenerse separados de los demás hasta que sean necesarios, pero durante al menos 50 años.
Si no hay ninguna entrada en el libro de trabajo sobre contratación o traslado, no se apresure a realizarla. Primero, lea atentamente ambos documentos que regulan el llenado de los libros de trabajo: las Instrucciones para llenar los libros de trabajo y las Reglas para mantener y almacenar los libros de trabajo, producir formularios para los libros de trabajo y entregárselos a los empleadores. Y solo cuando tenga confianza en sus conocimientos, podrá comenzar a realizar anotaciones en el libro de trabajo. Recuerde: un registro incorrecto puede tener como resultado que al empleado no se le acredite el tiempo de servicio en la empresa en la que se realizó el registro incorrecto.
Paso 6: elabora archivos personales o carpetas personales de los empleados (si no los has guardado antes)
Es imperativo emitir tarjetas personales para empleados en el Formulario No. T-2. Hoy en día, muchos programas le permiten completar el formulario No. T-2 en una computadora e imprimirlo en papel normal, que es lo que usan algunos oficiales de personal. Sin embargo, hasta ahora los archivos estatales sólo aceptan tarjetas personales en papel grueso de “media cartulina”. Por lo tanto, si su organización es la fuente de adquisición del archivo estatal, compre los formularios No. T-2 en una tienda de suministros de oficina en la cantidad requerida o compre el papel adecuado para imprimirlos.
Las tarjetas personales las completa un oficial de personal; dicha instrucción está contenida en las instrucciones para el uso de formularios unificados (Resolución del Comité Estatal de Estadísticas de Rusia del 5 de enero de 2004 No. 1).
Las copias de los documentos recibidos de los empleados (pasaportes, certificados de seguro, etc.) deben colocarse en carpetas de "archivos", después de lo cual se hace un inventario de cada caso y se crean sus carpetas personales. También puedes incluir copias de pedidos y contratos para que toda la información sobre el empleado esté en un solo lugar, pero esto no es necesario. Puede adjuntar fotografías de empleados a tarjetas personales.
A menudo, los archivos personales se guardan dentro del Formulario No. T-2, lo cual es incorrecto: las tarjetas personales deben almacenarse por separado de todos los demás documentos.
Los nuevos documentos y copias se agregan a su carpeta personal a medida que estén disponibles.
Paso 7: prepare los libros o diarios de contabilidad necesarios
El libro de contabilidad para el movimiento de los libros de trabajo y sus encartes y el Libro de recibos y gastos para contabilizar las formas de los libros de trabajo y sus encartes solo se pueden llevar en en papel. Dado que se trata de revistas con formularios de presentación de informes estrictos, cada página del libro está numerada y está cosida y sellada con el sello de la organización.
Paso 8: crea un calendario de vacaciones
Dos semanas antes del inicio del nuevo año, la organización deberá aprobar un calendario de vacaciones. Las obras deberían comenzar en noviembre. Si la empresa es pequeña, puede encuestar a los empleados sobre cuándo les gustaría irse de vacaciones; si es grande, envíe una carta a los jefes de departamento pidiéndoles que proporcionen dicha información para su departamento.
Al elaborar un calendario de vacaciones, asegúrese de que cuando los empleados de un departamento pequeño se vayan de vacaciones, la dirección no permanezca abierta. Por ejemplo, si en una empresa solo hay dos gerentes de ventas, entonces sus vacaciones no deben coincidir en el tiempo, ni siquiera parcialmente; además, entre estas vacaciones debe haber un período de trabajo conjunto, para transferir casos de un gerente a otro.
Si usted mismo pregunta a los empleados sobre el tiempo de vacaciones y surge un conflicto sobre quién se irá y cuándo, no intente resolverlo usted mismo: informe la información a la atención de la gerencia y organice el cronograma de acuerdo con la decisión de la gerencia. Si solicita información a través de los jefes de departamento, confíe en ellos para resolver cuestiones controvertidas. Recopilar información para crear un calendario de vacaciones suele llevar de una a tres semanas.
Después del registro, el calendario de vacaciones debe enviarse al gerente para su aprobación.
Dos semanas antes del inicio de las vacaciones, es necesario notificar al empleado de su ocurrencia y emitir una orden para conceder las vacaciones. La hora de inicio de las vacaciones puede modificarse mediante acuerdo entre el empleado y el gerente. Si al inicio de las vacaciones el empleado se enferma y proporciona baja por enfermedad, es necesario, a petición suya, posponer las vacaciones para otro momento que le convenga. Todos estos cambios se realizan en las columnas correspondientes del calendario de vacaciones. Y no olvide que un empleado no puede dejar de irse de vacaciones durante dos años seguidos y se pueden sustituir las vacaciones retribuidas obligatorias. Compensación monetaria sólo en caso de despido de un empleado.
Paso 9: formación de expedientes de personal
Los casos se pueden completar sobre los siguientes temas:
“Órdenes sobre personal (contratación, despido, traslado, bonificaciones, ascensos, licencias sin sueldo) salarios, indicaciones para viajes de negocios de larga duración y viajes de negocios al extranjero)” (vida útil: 75 años);
“Órdenes de personal (licencias regulares y educativas, obligaciones, sanciones, viajes de negocios internos de corta duración en Rusia)” (vida útil: 5 años);
"Contratos de trabajo";
"Cosas personales";
"Tarjetas personales";
“Documentos reglamentarios de la empresa (reglamentos, instrucciones)”;
“Correspondencia sobre cuestiones de personal con agencias gubernamentales Y organizaciones comerciales" y etc.
Horario de vacaciones, horario de trabajo, mesas de personal Es más conveniente separarlos en estuches separados y guardarlos en carpetas delgadas.
Es más conveniente almacenar archivos personales y tarjetas personales en orden alfabético de acuerdo con los apellidos de los empleados, todos los demás documentos, en orden cronológico a medida que se recibe el documento.
Los pedidos personales tienen dos plazos de conservación: 5 y 75 años, por lo que se dividen en al menos dos casos (todos los pedidos que no figuran en la lista con un plazo de conservación de 5 años tienen un plazo de conservación de 75 años).
Si la empresa es lo suficientemente grande y el archivo contiene más de 250 hojas en un año, entonces es necesario dividirlo en varios archivos o en volúmenes (por ejemplo: “Contratos de trabajo (A-K)”, “Contratos de trabajo (L-Z)”; “ Órdenes de personal (licencias regulares y educativas)", "Órdenes de personal (deberes, sanciones, viajes de negocios nacionales de corta duración)").
A la hora de formar casos, es necesario utilizar los apartados 7 y 8 de la Relación de documentos de gestión estándar generados en las actividades de la organización, indicando los plazos de almacenamiento.
Paso 10: elabora una lista de casos
La lista de casos se puede elaborar por separado según documentos personales o incluido en la lista general de asuntos de la organización.
En general, el proceso de formación de casos y compilación de nomenclatura en la gestión de registros de personal no es diferente del proceso de formación de casos y compilación de nomenclatura en el trabajo de oficina en general.
Y solo después de todas las etapas puedes comenzar el desarrollo. descripciones de trabajo, reglamentos de personal y otros reglamentos locales opcionales (no obligatorios desde el punto de vista del Código del Trabajo de la Federación de Rusia).
yu.v. Eremeeva,
jefe de oficina, miembro del Club de Secretarias Profesionales
La contabilidad de los salarios en una empresa y muchos otros puntos importantes se basa en documentos primarios. Un mal mantenimiento de los registros de recursos humanos afecta al trabajo de todos los departamentos de la empresa.
Sobre todos los matices de su conducta y documentos requeridos y se discutirá en este artículo.
¿Por qué es necesario?
En cualquier organización, independientemente del número de personas, existe la obligación de mantener dichos registros. Ayuda a documentar el movimiento de todo el personal. Para ello, es imperativo conocer los documentos reglamentarios relacionados con el trabajo. Además, es necesario tener habilidades de gestión.
Este tipo de contabilidad está destinado a la necesidad:
- distribuir correctamente a las personas en los procesos de trabajo;
- buscar reservas no utilizadas;
- Identificar y eliminar problemas de personal de manera oportuna.
Información detallada sobre este proceso Puedes aprender del siguiente vídeo:
Cómo organizarlo desde cero: instrucciones paso a paso
Un empleado de RR.HH. siempre se enfrenta a la difícil tarea de organizar este tipo de trabajo de oficina. Para facilitar este proceso, es importante elaborar primero plan aproximado trabajar y determinar en qué secuencia es necesario actuar:
- La decisión correcta sería estudiar primero la documentación reglamentaria.
- Habiéndolo estudiado en detalle, se lleva a cabo la preparación inmediata del flujo documental. Todos los documentos constitutivos se toman del gerente y se estudian en detalle. Toda la documentación debe corresponder a los documentos constitutivos. Es importante preguntar al responsable de la empresa qué condiciones adicionales quiere añadir al horario de trabajo. Según sus deseos, se redactan documentos opcionales adicionales.
- Creación de documentación:
- Primero, el director está documentado;
- más compilado y;
- Se está desarrollando un formulario que se firma con todos los empleados. Incluye todos los elementos que la organización necesita;
- se están preparando otros artículos y revistas importantes;
- es necesario decidir quién será responsable de los registros de trabajo. Hasta que las personas sean contratadas oficialmente, el gerente se verá obligado a contratarlas. En consecuencia, se ordena asumir la responsabilidad de la seguridad, finalización y gestión;
- tras esto comienza la recepción oficial de los trabajadores.
- Es importante garantizar que todos los registros del personal se almacenen y utilicen.
Después del registro de empleo para el oficial de personal, el habitual días laborables. Cada persona está presente en el trabajo todos los días. Emitido una vez al año.
El responsable de personal está obligado a documentar el movimiento de personas en la empresa, elaborando la documentación adecuada. Además, debe preparar muchos otros trabajos.
Documentos requeridos
Una serie de documentación básica utilizada por los empleados de RR.HH.:
- Varios órdenes de movimiento de empleados: , traducción y muchos otros.
- dotación de personal. Su contenido debe coincidir con los datos especificados en los contratos de los empleados. Si algo no coincide, esto indica violaciones del Código del Trabajo de la Federación de Rusia. Y esto, por regla general, conduce a la imposición de multas.
- hoja de tiempo.
- Registros de trabajo. El oficial de personal los toma al momento de la contratación, en ellos se realizan las anotaciones correspondientes y al despido se devuelven.
- Regulaciones laborales dentro de la organización.
- Contratos de trabajo. Dicho contrato se concluye con cada persona y sirve como comienzo de una relación de trabajo. Lo principal aquí es verificar la exactitud de la preparación, la presencia de todas las firmas y fechas. Si se realizan cambios en las condiciones laborales, por ejemplo, transferencia de un trabajador o cambio de salario, asegúrese de estar preparado. Se compilan para cada caso por separado.
- Programa de vacaciones. A más tardar dos semanas antes de fin de año, todas las organizaciones deben tener listas las agendas para las vacaciones de los empleados. Es importante componerlos de tal forma que el descanso simultáneo de personas no afecte el proceso de trabajo del departamento ni de la empresa en su conjunto.
- Libros de registro. Se necesitan muchos diarios para mantener registros de documentos.
- Definitivamente en marcha. Incluye: para el trabajo, hojas de familiarización con las órdenes del empleador, copia de cédula de identidad, certificado de reconocimiento médico, copias de diplomas y cédula militar.
- Descripciones de trabajo. ellos contienen Descripción detallada derechos y responsabilidades de los empleados.
- Normas sobre remuneraciones y bonificaciones.. Regulador, sobre cuya base se calculan todos los salarios.
Hay muchos más documentos diferentes que también están presentes en las empresas. Pero esto ya se aplica a documentos específicos.
¿Quién suele hacer esto?
Esta pregunta surge principalmente en organizaciones pequeñas. Por lo general, esto lo hace un oficial de personal, ya que mantener este registro es una tarea bastante compleja. Desafortunadamente, no se puede persuadir a todos los gerentes para que introduzcan un puesto tan separado en el personal. En este sentido, la gestión de personal a menudo se lleva a cabo. Contador jefe o el propio gerente a tiempo parcial.
Como regla general, esto sucede en las pequeñas empresas para ahorrar dinero. Y no tiene sentido introducir en la plantilla una unidad adicional para dos o tres personas. En este caso, el esquema resulta así: el gerente registra a los empleados y el jefe de contabilidad paga sus salarios. La principal ley que rige la relación entre empleado y empleador es Código de Trabajo RF. Es él quien determina los derechos y obligaciones de ambas partes.
Automatización de procesos
Para facilitar la contabilidad en la empresa, el gerente debe encargarse de la implementación de un programa especial. Hoy en día tales sistemas un gran número de y todos son fáciles de usar.
Un programa ampliamente utilizado es "1C: Empresa". Ayuda a organizar los datos. Casi todos los documentos se imprimen automáticamente. El uso de tecnologías automatizadas simplifica el proceso contable en sí.
Matices para empresarios individuales y LLC
La documentación siempre debe estar en orden. Es importante mantenerlo y almacenarlo correctamente. Hay varios matices que es importante tener en cuenta en este ámbito:
- Si un empresario individual registra a un empleado por primera vez, deberá pasar por el proceso de registro en algún autoridades territoriales en la condición de empleador. Y más concretamente - en Fondo de pensiones y la Fundación seguro Social. Existen determinados plazos para este trámite:
- 10 días al registrarse en la Caja del Seguro Social;
- 30 dias para el registro en el Fondo de Pensiones.
El número de días se cuenta desde el primer día de contratación de la primera persona. Si esto no se hace, la organización se enfrentará a grandes multas.
- El gerente debe familiarizar a sus empleados con todos los documentos reglamentarios previa firma. Para ello se crean diarios especiales, donde los empleados firman después de haber leído los documentos. Por ejemplo, la organización debe entregar personalmente una nómina cada mes. En este sentido, es aconsejable iniciar un libro para registrar su emisión. Esto es conveniente porque en caso de conflicto, es la firma la que acreditará que el documento fue emitido.
Posibles sanciones por desconocimiento
En ausencia de registros de personal, los funcionarios serán responsables en virtud de la Ley "Sobre infracciones administrativas" Están sujetos a multa:
- en ejecutivo- a razón de de 1 a 5 mil rublos;
- en entidades legales — de 30 a 50 mil rublos
Además, las actividades de la organización podrán ser suspendidas. hasta 90 días. Si la infracción se reincide, el dirigente podrá ser descalificado.
Si una organización se enfrenta a una inspección por parte de las autoridades reguladoras, es importante prepararse para ello. Para hacer esto necesitas saber:
- las autoridades de supervisión deben notificar a las autoridades sobre el próximo procedimiento con al menos tres días de antelación;
- la verificación no deberá exceder de veinte días;
- No tienen derecho a realizar una inspección in situ sin un supervisor.
Este tipo de contabilidad es el componente principal de cualquier empresa. Por tanto, su gestión fiable permite evitar una gran cantidad de problemas.
