Čo by mal vedieť nový personalista. Sprievodca personalistom v súčasnej práci: čo potrebujete vedieť, čo robiť a ako sa rozvíjať

oddelenie ľudských zdrojov je štruktúra v organizácii, ktorá sa zaoberá personálnym riadením.

Personálne oddelenie nie je len funkčnou jednotkou, je aj tvárou spoločnosti, keďže práve na personálnom oddelení sa každý záujemca začína oboznamovať s organizáciou.

HR cieľ

Účelom personálneho oddelenia je prispieť k dosiahnutiu cieľov podniku (organizácie) zabezpečením podniku potrebným personálom a efektívnym využitím potenciálu zamestnancov.

Výber zamestnancov sa uskutočňuje pomocou špeciálne vyvinutých stratégií: predkladanie informácií o voľných pracovných miestach médiám a službám zamestnanosti, využívanie výberových metód, testovanie, postupy na adaptáciu špecialistov a následné zdokonaľovanie.

Úlohy personálneho oddelenia

Hlavnou úlohou personálneho oddelenia je správne zohľadniť prácu zamestnancov, určiť počet pracovných dní, víkendov a dní práceneschopnosti na výpočet miezd, dovoleniek a predloženie informácií účtovnému oddeleniu organizácie.

Hlavnými úlohami oddelenia ľudských zdrojov sú:

organizovanie výberu, náboru a náboru personálu s potrebnou kvalifikáciou a v požadovanom objeme. Výber zamestnancov sa uskutočňuje pomocou špeciálne vyvinutých stratégií: od podávania informácií o voľných pracovných miestach médiám a službám zamestnanosti až po aplikáciu výberových, testovacích, adaptačných postupov pre špecialistov a následného rozšíreného vzdelávania;

Tvorba efektívny systém zamestnanci;

rozvoj kariérnych plánov pre zamestnancov;

rozvoj personálnych technológií.

Okrem toho musí personálne oddelenie predložiť informácie o zamestnancoch Penzijnému fondu Ruskej federácie, poisťovniam, daňovým a migračným službám.

Funkcie oddelenia ľudských zdrojov

Hlavnou funkciou personálneho oddelenia v podniku je výber personálu.

Medzi hlavné funkcie personálneho oddelenia v podniku patria:

určenie personálnych potrieb organizácie a výber personálu spolu s vedúcimi oddelení;

analýza fluktuácie zamestnancov, hľadanie metód na riešenie vysokej fluktuácie;

zavedenie systémov motivácie práce;

príprava personálneho obsadenia podniku;

evidencia osobných spisov zamestnancov, vydávanie potvrdení a kópií dokladov na žiadosť zamestnancov;

vykonávanie operácií s pracovnými knihami (prijímanie, vydávanie, vypĺňanie a ukladanie dokumentov);

vedenie evidencie dovoleniek, plánovanie a vybavovanie dovoleniek v súlade s aktuálnou pracovné právo;

organizovanie atestácií zamestnancov;

príprava plánov rozvoja zamestnancov.

Štruktúra HR

Štruktúru personálneho oddelenia podniku a jeho počet určuje riaditeľ každej spoločnosti v závislosti od celkového počtu zamestnancov a charakteristík činnosti.

IN malé spoločnosti(do 100 zamestnancov) stačí jeden alebo dvaja personalisti.

Malé podniky zároveň nesmú mať jednotlivého zamestnanca a takúto prácu vykonáva hlavný účtovník alebo generálny riaditeľ.

V stredne veľkých organizáciách (od 100 zamestnancov do 500 ľudí) je vhodné vytvoriť personálne oddelenie z troch až štyroch personalistov.

Zapnuté veľké podniky kde pracuje 500 a viac ľudí, môže mať personálne oddelenie od 7 do 10 zamestnancov.

Vzťah medzi HR a inými oddeleniami

Na efektívne vykonávanie svojich funkcií musí personálna služba neustále a úzko spolupracovať s ostatnými oddeleniami podniku:

Interakcia s účtovným oddelením organizácie

Personálne oddelenie spolupracuje s účtovným oddelením organizácie pri riešení otázok súvisiacich s odmeňovaním.

Personálne oddelenie teda predkladá doklady a kópie príkazov na prepustenie, zamestnanie, služobné cesty, dovolenky, stimuly alebo penále pre zamestnancov účtovnému oddeleniu organizácie.

Spojenie s právnym oddelením

Právne oddelenie poskytuje pracovníkom ľudských zdrojov informácie o nedávne zmeny v platnej legislatíve poskytuje komplexnú právnu podporu.

Interakcia s ostatnými divíziami spoločnosti

V personálnych otázkach personálne oddelenie neustále spolupracuje so všetkými štrukturálnymi divíziami spoločnosti.

Stále máte otázky týkajúce sa účtovníctva a daní? Opýtajte sa ich na fóre "Platy a personál".

Oddelenie ľudských zdrojov: údaje pre účtovníka

• Prepustenie z dôvodu absencie: kontroverzné body

  Kolegovia) nedali výsledok. Vedúca oddelenia ľudských zdrojov Ivanova S. N. Spoľahlivosť ... L. Zákazku poznajú: - vedúca oddelenia ľudských zdrojov Ivanova S. N.; - vedúci terapeutickej ... neprítomnosti. Žiadame vás, aby ste poskytli vysvetľujúcu správu vedúcej personálneho oddelenia Ivanova S.N. Ak je napísaná ... vykonajte interný audit. Zostavila: vedúca personálneho oddelenia Ivanova S.N., za prítomnosti ... zamestnanec ho tiež odmietol. Vedúca oddelenia ľudských zdrojov Ivanova S. N. Spoľahlivosť...

• Obtokový list: aplikačná prax

  Účtovnému oddeleniu (odboru ľudských zdrojov) nepredloží podpísaný obchádzkový list. Nakoľko ... nepredloží účtovnému oddeleniu (oddelenie ľudských zdrojov) podpísaný obchádzkový list. Koľko dané ... dlhy na nedodaných knihách; na personálnom oddelení o dodaní politiky VHI; v ... zahŕňa oddelenia ako účtovníctvo, personálne oddelenie, sklad a pod. Spravidla ... žiadosti o prepustenie štátneho zamestnanca personálne oddelenie vystaví prepúšťanému obchádzkový list (žiadosť ...

• Zamestnanec zmenil názor na prácu na novom mieste? Ako zrušiť pracovnú zmluvu a pracovný pomer

  00 minút. My, dolupodpísaná vedúca oddelenia ľudských zdrojov O. N. Volkova, Hlavný účtovník... 06.2019 č.24-k. Zaslať oznámenie špecialistovi personálneho oddelenia Gordeevovi M.V. ... o pridelení tohto príkazu vedúcemu personálneho oddelenia Volkovej O.N. Dôvod: ... Memorandum vedúceho personálneho oddelenia Volkovej O.N. z 24. ... Vedúci Iljina oddelenia ľudských zdrojov Volkova, O. N. Volkova 26 ... potreba získať pracovnú knihu z oddelenia ľudských zdrojov mestskej verejnej inštitúcie “Gorvodokanal”. Ty tiež...

• Ako urobiť z brigádnika hlavného zamestnanca?

  Pracovné miesto Podľa dostupných informácií na personálnom oddelení končíte v hlavnom zamestnaní ... Kód č.20 Ruská federácia. Špecialista na ľudské zdroje Koneva Spoločnosť s ručením obmedzeným... Kód č. 20 Ruskej federácie. Špecialista na ľudské zdroje Koneva Spoločnosť s ručením obmedzeným... Kód č. 20 Ruskej federácie. HR špecialista Koneva spoločnosť s ručením obmedzeným...

09.06.2018 odovzdať potvrdenie na personálne oddelenie liečebný ústav potvrdzujúc skutočnosť ... poveriť vykonaním príkazu vedúcu personálneho oddelenia Egorovú V. D. Dôvod: osobný ... .) (podpis) (celé meno) Vedúci personálneho oddelenia Egorovú V. D. ___________ /________________________ .. darovať krv a obrátila sa na personálne oddelenie s otázkou, ktorá ...

• Čo robiť, ak zamestnanec zmizne?

  2019 My, dolu podpísaní: inšpektorka ľudských zdrojov Petrova Elena Dmitrievna, tajomníčka Mishina... . Podpisy osôb, ktoré zákon vypracovali: Inšpektor personálneho oddelenia Petrova E. D. Petrova Tajomník ...

• Indexujeme tabuľku zamestnancov v "1C: Plat a personálny manažment 8"

  V aktuálnom personálne obsadenie zamestnanec HR musí vykonať zmeny v komunikácii ... v aktuálnej tabuľke zamestnancov musí zamestnanec HR vykonať zmeny v komunikácii ...

Akýkoľvek personalista, ktorý si nájde prácu nová organizácia, bude nevyhnutne čeliť potrebe rýchleho založenia personálnej evidencie. Je dobré, ak predchádzajúci odborník zanechá po sebe doklady v poriadku. Sú však aj prípady, keď treba s personálnou prácou začať takmer od nuly. Aké dokumenty upravujú hlavné problémy personálna práca? Ako skontrolovať, či je v spoločnosti dostatok miestnych aktov? Prečo je lepšie odoberať vzorky na registráciu personálnych rozhodnutí z uznesenia Štátneho výboru pre štatistiku Ruska z 5. januára 2004 č. 1?

Aké predpisy by mal personalista poznať

Vo väčšine organizácií sa práca zamestnanca personálneho oddelenia neobmedzuje len na potrebu vedenia personálnej evidencie (registrácia na prijatie, preloženie, prepustenie, dovolenky, služobné cesty a pod.). Personalisti musia byť často priamo zapojení do tvorby miestnych predpisov upravujúcich pracovné vzťahy medzi zamestnancom a zamestnávateľom. Okrem toho je personalista často poverený prípravou na inšpekcie zo strany rôznych orgánov (štátny inšpektorát práce, prokuratúra, vojenský úrad registrácie a zaradenia, Roskomnadzor, dôchodkový fond Ruskej federácie atď.). V tomto ohľade musí vedieť nielen Zákonníka práce, ale aj množstvo predpisov, ktoré sa priamo či nepriamo týkajú personálnej práce.

Všetky tieto akty možno podmienečne rozdeliť do určitých skupín (tabuľka na strane 60). Väčšina z nich je povinná pre všetky organizácie bez ohľadu na právnu formu alebo formu vlastníctva. Za ich porušenie môže niesť administratívnu zodpovednosť zamestnávateľ.

Aké miestne zákony by mali byť v organizácii Okrem zákonov na federálnej úrovni sa činnosť personálneho oddelenia akejkoľvek spoločnosti riadi miestnymi predpismi (článok 8 Zákonníka práce Ruskej federácie). Zákon neobsahuje zoznam miestnych aktov o personálnej evidencii, ktoré musia byť v organizácii. Niektoré z nich sú však uvedené v Zákonníku práce, čím sú povinné.

- vnútorné pracovné predpisy (článok 21 ods. 3 druhá časť, článok 22 prvá časť ods. 5 Zákonníka práce Ruskej federácie);

- personálne obsadenie (čl. 15 ods. 3 druhá časť, čl. 57 Zákonníka práce Ruskej federácie ods. 1 listu Rostrud z 22. marca 2012 č. 428-6-1 ods. 11 listu Rostruda zo dňa 31. októbra 2007 č. 4414-6);

- rozvrh dovolenky (článok 123 Zákonníka práce Ruskej federácie).

Okrem toho zákon výslovne uvádza, že zamestnávateľ musí vypracovať miestne zákony o mzdách (druhá časť článku 135 Zákonníka práce Ruskej federácie), spracúvanie osobných údajov zamestnancov (článok 87 Zákonníka práce Ruskej federácie). federácia) a schválenie pokynov na ochranu práce (odsek 23 časti 2, článok 212 Zákonníka práce Ruskej federácie). V prípade potreby musí mať spoločnosť akty stanovujúce zoznam zamestnancov s nepravidelným pracovným časom (článok 101 Zákonníka práce Ruskej federácie), postup rozdelenia zamestnancov o ďalších zamestnancov. odborné vzdelanie(druhá časť článku 196 Zákonníka práce Ruskej federácie).

Konkrétny zoznam miestnych normatívne dokumenty každá spoločnosť určuje samostatne (schéma na strane 63). Zoznam úkonov uvedených v schéme nie je úplný. Špecifiká organizácie môžu naznačovať existenciu iných miestnych dokumentov. Zoznam úkonov sa spravidla schvaľuje príkazom (vzor na strane 62).

Súvisiace dokumenty

Zoznam predpisov, na ktorých je založená personálna práca

Miestne akty môžu byť nazývané rôznymi spôsobmi: nariadenia, pokyny, pravidlá, nariadenia atď. Hlavná vec je, že normy týchto aktov nie sú v rozpore s platnou pracovnou legislatívou a nezhoršujú postavenie pracovníkov. Okrem toho je dôležité dodržiavať postup ich prijatia (časť druhá, tretia, článok 8 Zákonníka práce Ruskej federácie). V opačnom prípade takéto dokumenty nepodliehajú uplatňovaniu (štvrtá časť článku 8 Zákonníka práce Ruskej federácie). Zmeny na miestne normatívny akt predložené v rovnakom poradí, v akom boli schválené.

Je lepšie zveriť vývoj miestnych zákonov nie jednému zamestnancovi, ale pracovná skupina. Zloženie skupiny a jej právomoci by mali byť stanovené v objednávke (vzor na strane 64). Zamestnanci musia byť oboznámení s dokumentom proti podpisu (odsek 10, druhá časť, článok 22 Zákonníka práce Ruskej federácie).

Kde začať audit miestnych aktov spoločnosti

Najprv musíte skontrolovať, či sú k dispozícii všetky požadované dokumenty a urobiť si ich zoznam. Ak spoločnosť nemá ani povinné miestne akty, je potrebné ich najskôr vypracovať.

V druhom rade je dôležité dbať na správnosť prípravy podkladov z hľadiska kancelárskej práce a súlad s platnou legislatívou.

Po tretie, je potrebné skontrolovať, či je dodržaný postup na prijatie miestneho zákona. Ak má teda spoločnosť odborovú organizáciu, musí mať dokument označenie o dohode (s prihliadnutím na názory) s odborovou organizáciou (článok 372 Zákonníka práce Ruskej federácie).

Po štvrté, musíte zistiť, aké dokumenty chýbajú. Je veľmi ľahké určiť takéto akty, ak najprv zostavíte a schválite na objednávku zoznam dokumentov, ktoré sú pre konkrétnu organizáciu povinné.

Overovaniu podliehajú nielen ustanovenia, pokyny a príkazy, ale aj všetky doklady o personálnej evidencii a personálnom riadení. Posudzuje sa prítomnosť a dodržiavanie právnych predpisov o pracovných zmluvách, správnosť vedenia osobných záznamov zamestnancov, vypĺňanie pracovných kníh a príloh v nich, časopisy. evidencia objednávok pre personál a pod.

Nesnažte sa pokryť celý rozsah práce naraz. Stanovte si priority a konajte postupne. Pre pohodlie sa odporúča zoskupiť vzorové dokumenty v elektronických a papierových zložkách.

Pamätajte na to hlavné

Odborníci, ktorí sa podieľali na príprave materiálovej poznámky:

Alexander TIMOSHENKO, vedúci oddelenia ľudských zdrojov, právny poradca spoločnosti Aral Plus CJSC (Odintsovo, Moskovský región):

- Základným dokumentom v práci akejkoľvek personálnej služby je Zákonník práce Ruskej federácie. Berúc do úvahy špecifiká činností organizácie, môže sa od personálneho dôstojníka vyžadovať znalosť iných právnych predpisov a podzákonných noriem, schopnosť sledovať a brať do úvahy súdna prax A skutočné zmeny pracovnou legislatívou.

Maria MASYUTINA, Senior Associate, Pracovné právo, ANKOR Human Resources Holding (Moskva):

- Personálny dôstojník sa musí oboznámiť s uznesením Štátneho štatistického výboru Ruska z 5. januára 2004 č. 1. Obsahuje šablóny pre väčšinu primárnych personálnych dokumentov, ktoré budú užitočné pri vybavovaní objednávok, personálnom zabezpečení atď.

Natalia RYZHKOVA, manažérka HR a HR dokumentácie, BDO Unicon Outsourcing (Moskva):

- Takéto miestne akty, ako sú interné pracovné predpisy, personálne obsadenie, rozvrh dovoleniek, predpisy o osobných údajoch, predpisy o prémiách (v prípadoch, keď má organizácia motivačný systém), majú všetky znaky regulačných právnych aktov. Ich prítomnosť v organizácii a znalosti sú povinné.

Alena SHEVCHENKO, právnička, odborníčka časopisu Kadrovoe Delo:

– Pri audite miestnych zákonov dbajte na súlad ich ustanovení s platnou pracovnou legislatívou. Miestne normy organizácie neplatia, ak zasahujú do práv zamestnancov v porovnaní so Zákonníkom práce. To znamená, že inšpektorát práce má právo v príkaze požadovať, aby spoločnosť takéto normy z dokladu zamestnávateľa vylúčila.

Vedenie personálnej evidencie spoločnosti vykonáva inšpektor personálneho oddelenia, inak povedané personálny inšpektor alebo personalista. Výnos ministerstva práce z 21. augusta 1998 upresnil jeho každodenné povinnosti. Zároveň špecializované jeden adresár podľa kvalifikácie označuje asi 15 profesií, riadi sa náplňou práce personalistu. Jasne definuje hranice interakcie s personálom, hlavné zodpovednosti, požiadavky a funkcie, ako aj pravidlá a postupy pre vedenie dokumentácie. Napriek tomu, že je to jeho hlavná a zásadná úloha, môže sa podieľať aj na riešení iných úloh v riadení zamestnancov. Všetko závisí od požiadaviek, ktoré špecialista predkladá touto alebo inou organizáciou, v ktorej vykonáva svoju prácu.

Požiadavky na prácu personalistu

Personálneho dôstojníka možno nazvať špecialistom personálneho oddelenia, personálnym inšpektorom, vedúcim personálneho oddelenia a tiež do tej či onej miery spájať s týmto menom tucet ďalších profesií. No napriek všeobecnému zameraniu pri práci s personálnymi dokumentmi existujú značné rozdiely. Poďme sa na ne pozrieť.

Požiadavky na špecialistu na ľudské zdroje

Pracovnú náplň špecialistu na personálnom oddelení vypracúva vedúci personálnej služby. A schvaľuje to vrcholové vedenie organizácie. Jasne vysvetľuje povinnosti, právomoci, funkcie špecialistu, označuje vnútorné predpisy organizácie. Špecialista sa môže stať osobou, ktorá má dostatok odborného vzdelávania, rok praxe a dostupnosť potrebného vzdelania.

Keďže táto špecializácia poskytuje prístup k dôverným informáciám, zamestnanec je zodpovedný za svoje činy. A v prípade, že svojim konaním spôsobil spoločnosti škodu, bude zodpovedať v zmysle platnej legislatívy.

Špecialista na ľudské zdroje vykonáva tieto úlohy:

• Evidencia dokumentácie pri prijímaní alebo prepúšťaní zamestnancov, ich presun na iné útvary zamestnancov v súlade so zákonníkom práce a príkazom vedúcich zamestnancov.
• Účtovanie práce a zmena akýchkoľvek údajov zamestnancov na všetkých úrovniach v súlade s dokumentačnými štandardmi a vykonávanie týchto zmien v personálnych databázach.
• Zhromažďovanie údajov pre certifikáciu alebo pre pokročilé školenie.
• Riadenie mechanizmu povzbudzovania a trestania.
• Vedenie osobných spisov zamestnancov, zhromažďovanie osobných údajov.
• Príprava pracovných kníh a zmlúv.
• Vypracovanie harmonogramu a sledovanie jeho plnenia.
• Stanovenie dôb dovoleniek a sledovanie ich plnenia.
• Vedenie archívnej dokumentácie.

Požiadavky na inšpektora ľudských zdrojov

Pracovné povinnosti zahŕňajú:

• Vedenie dokumentácie o prijímaní a prepúšťaní zamestnancov, pracovných zmenách.
• Vedenie osobných spisov zamestnancov, vykonávanie zmien a dodatočných údajov.
• Evidencia pracovných kníh a ich ukladanie.
• Riešenie nemocenskej dovolenky, dovolenky a výplaty dávok. monitorovanie ich dodržiavania.
• Spracovanie podkladov pre výpočet dôchodkov, pracovných výhod a kompenzácií.
• Zadávanie zmien v personálnych údajoch do databázy.
• Odhalenie možné problémy v tíme a dôvody „obmeny“ personálu.
• Práca s archívom.

Na prvý pohľad je len málo rozdielov medzi špecializáciou „HR inšpektor“ a profesiou „HR špecialista“. Ale sú: na túto pozíciu môže byť prijatý človek so stredoškolským vzdelaním. Seniorita nie je jednou z hlavných požiadaviek a nemusí sa vôbec brať do úvahy.

Povinnosti inšpektora zahŕňajú výber personálu na voľné pracovné miesta v súlade s predloženými odbornými požiadavkami.

Požiadavky na vedúceho oddelenia ľudských zdrojov

Manažérsku pozíciu je možné obsadiť len vtedy, ak máte vysokoškolské vzdelanie a prax na obdobnej pozícii minimálne tri roky. Do funkcie náčelníka je menovaná osoba na príkaz najvyššieho vodcu. Potom sa už zodpovedá priamo len šéfovi spoločnosti. Svoju činnosť vykonáva striktne v rámci internej charty organizácie, Zákonníka práce, civilné právo a ďalšie legálne dokumenty na základe popisu práce.

Pracovná náplň:

• Vývoj a monitorovanie dodržiavania predpisov personálna politika organizácií.
• Monitorovanie potreby aktualizovať pracovný personál.
• Riadenie štábnych útvarov podľa disponibilných právomocí.
• Vykonávanie certifikácie a analýzy jej výsledkov.
• Zlepšenie existujúcich mechanizmov prepúšťania, prijímania alebo presúvania personálu na iné pozície.
• Zlepšenie systému interakcie medzi personálom.
• Kontrola plnenia úloh personálneho oddelenia.
• Monitorovanie vykonávania ocenení a stimulov.
• Realizácia opatrení na zavedenie pracovnej disciplíny, zvýšenie úrovne motivácie zamestnancov pre ich priame pracovné činnosti.

Vedúci oddelenia ľudských zdrojov pripravuje a kontroluje interné informácie, ktoré sú určené pre vrcholový manažment. V jeho kompetencii je aj vedenie konzultácií v súlade so smerovaním jeho pozície. O vysoký stupeňškolenie vedúceho personálneho oddelenia hovorí o jeho znalostiach regulačných dokumentov Ruskej federácie, rôznych metódach hodnotenia práce personálu, porozumení štruktúre organizácie, znalosti požiadaviek na vyplnenie a spracovanie dokumentácie, existujúcej pracovnej sile štandardy. Pokyny, v ktorých sú uvedené všetky povinnosti vedúceho personálneho oddelenia, inšpektora a špecialistu na prácu s personálom, sú vypracované podľa vzoru pre každú kategóriu. A známky v procese uchádzania sa o prácu.

Ak sa chcete uchádzať o pozíciu HR, musíte:

• Poskytnite všetky potrebné dokumenty v závislosti od zvolenej pozície vrátane: diplomu o potrebnom vzdelaní, dokumentov potvrdzujúcich dĺžku služby atď.
• Vyplnený formulár žiadosti.

Podľa spoločný vzor popis práce, personalista odkazuje na špecialistov. Jeho vymenovanie alebo odvolanie z funkcie sa uskutočňuje na základe príkazu generálneho riaditeľa organizácie na návrh bezprostredného nadriadeného.

V predchádzajúcom článku sme sa zaoberali požiadavkami na uchádzačov o každú možnú pozíciu. V závislosti od kategórie (inšpektor, špecialista alebo supervízor) pri prijímaní do zamestnania priamy nadriadený sleduje ich dodržiavanie.

V prípade, že personalista dočasne nemôže plniť svoje povinnosti, vykoná ich osoba, ktorá ho nahradí.

Náborový pracovník by si mal byť vedomý nasledujúceho:

• Právne a legislatívnych dokumentov akýmkoľvek spôsobom súvisí pracovný proces, proces udržiavania a riadenia osobné záležitosti zamestnancov, evidenciu dôchodkov, vedenie pracovných kníh a uzatváranie pracovných zmlúv.
• Štruktúra spoločnosti a spôsoby interakcie personálu v nej.
• súčasné pracovné právo.
• Pravidlá pre prácu s personálom a prípravu správ.
• Pravidlá uchovávania osobných údajov zamestnancov.
• Postup pri zachovaní dôchodkov, dovoleniek, pripisovania dávok, kompenzácií atď.

V súlade s legislatívou, Predpisom o personálnom oddelení samotnej organizácie, jej stanovami, interné predpisy, príkazy vedenia a náplň práce sa vykonáva činnosť personalistu.

V súlade s doterajšími a ustanovenými základnými povinnosťami a právami ustanovenými vo vyhláške MPSVR z 21. augusta 1998 organizácia vypracúva pracovnú náplň pre obsadzované funkcie. Môže obsahovať dodatočné klauzuly o podmienkach spracovania alebo dovolenky, harmonograme, dodatočných požiadavkách a iných dôležitých podmienkach.

Vypracovanie pokynov vykonáva vrcholové vedenie organizácie, jeho zástupcovia alebo priami nadriadení personalistov. V procese sa dohodne s právnikmi, podpíše sa a nadobudne platnosť.

Tu je príklad vzorového popisu práce, na základe ktorého môže organizácia zostaviť svoju vlastnú verziu:

Ako je zrejmé z pokynov, personálny špecialista by sa nemal venovať len výberu a umiestňovaniu zamestnancov, ale aj iným činnostiam.

Nemenej dôležitým bodom, ktorý musí byť uvedený v pokynoch, sú práva zamestnanca.

A nemenej dôležitá časť je zodpovednosťou špecialistu, pretože s osobnými záležitosťami pracuje priemerne a má dôverné informácie.

Práva špecialistov na ľudské zdroje

Pri zostavovaní pokynov je to dôležitý bod, ktorý by sa nemal vynechať. Napriek tomu, že legislatíva Ruskej federácie neustanovuje koordináciu navrhovaného popisu práce so zastupiteľskými orgánmi na ochranu personálu, schválenie sa zvyčajne uskutočňuje právne oddelenie aby nedošlo k porušovaniu práv zamestnancov.

Personalista má tieto práva:

• Oboznámiť sa s existujúcou dokumentáciou a rozhodnutiami vedúcich pracovníkov spoločnosti, ktoré priamo súvisia s jej činnosťou.
• Má prístup k informáciám, ktoré sú potrebné na plnenie jeho pracovných povinností.
• Predkladať návrhy na zlepšenie práce a podmienok priamo súvisiacich s výkonom jej činnosti.
• Dostávajte plne kvalitnú organizáciu technických a informačných podmienok na plnenie povinností.

Zodpovednosť špecialistu na ľudské zdroje

Personálny dôstojník je v súlade s právnymi predpismi Ruska zodpovedný za porušenie svojich priamych povinností:

• V prípade neplnenia alebo nekvalitného plnenia svojich bezprostredných povinností.
• V prípade porušenia pokynov a príkazov organizácie, pracovných predpisov a riadnej disciplíny.
• V prípade porušenia obchodného tajomstva alebo zverejnenia osobných údajov personálu.

Vedúci spoločnosti alebo vedúci personálneho oddelenia, ktorého úlohou je regulovať činnosť personálneho oddelenia, môže niesť zodpovednosť za:

• Nedostatok formalizovaných zmlúv so zamestnancami.
• Nedostatok osobných záležitostí.
• Žiadny rozvrh prázdnin.
• Nedostatok bezpečnostnej dokumentácie pracovná činnosť.

Vlastnosti profesie, ktorej čelí personálny dôstojník

Personalista sa napriek rozsiahlemu zoznamu svojich povinností podieľa predovšetkým na vedení dokumentácie v konkrétnej organizácii. Ide o príkazy, pracovné zmluvy, nariadenia, výpisy zamestnancov, vojenskú registráciu, dôchodok, prednostné atď.

Aké sú vlastnosti špecialistu na tejto pozícii?

Medzi pozitívne patria:

• Pracovný režim. V zriedkavých prípadoch môže dôjsť k spracovaniu. V podstate ide o štandardný rozvrh s pevnými zvyčajnými voľnými dňami (sobota a nedeľa), ako aj dňami pracovného pokoja počas štátnych sviatkov. Najčastejšie sa pracuje od 9:00 do 18:00 vrátane obedňajšej prestávky.
• Stabilný sociálny balíček, ktorý zahŕňa všetky potrebné platby.

V malých organizáciách môže dochádzať k porušovaniu práv zamestnancov, nemusí existovať sociálny balíček ani oficiálna registrácia. Preto pri uchádzaní sa o prácu musíte uprednostniť iba dôveryhodné spoločnosti, ktorým záleží na svojich zamestnancoch.

• Práca s papierom bez väčšej mobility.
• Príležitosť na postup a vysoký plat.
• Kancelárska práca.

Negatíva zahŕňajú nasledovné:

• Okrem okamžitých povinností veľké množstvo dodatočných, nie vždy priamo súvisiacich so špecializáciou.
• Byť medzi zamestnancami a nadriadenými. To môže byť nevýhoda, keď musíte riešiť negatívne situácie.
• Niekomu sa papierovanie v kancelárii bude zdať ako mínus.
• Monotónne.
• Možné nezhody pri práci s účtovníctvom.
• Zodpovednosť v prípade nepoctivosti prijatého zamestnanca.

HR zamestnanec neustále stretáva nových ľudí, musí mať komunikačné schopnosti, vedieť organizovať ľudí a svoju prácu, byť priateľský a zároveň disponovať modernými spôsobmi hodnotenia zamestnancov. Musí mať schopnosti vzájomného porozumenia a svoju prácu založiť na vzájomnej spolupráci. Okrem toho sa personalista pri svojej práci neustále stretáva s interakciami s organizáciami tretích strán. Ako napr Dôchodkový fond, Štátna inšpekcia práca a iné).

Kompetencia špecialistu v tejto oblasti závisí aj od jeho schopnosti používať zariadenia a automatizačné nástroje.

Záver

Ak to zhrnieme, môžeme povedať, že profesia personalistu je v súčasnosti významná a dôležitá modernom svete. Zaoberá sa nielen výberom personálu do firmy, ale aj veľkým množstvom dokumentácie. V podstate je táto práca spojená práve s ňou: archivácia, osobné spisy, dokumentovanie prijímanie, prepúšťanie a presun na iné pozície zamestnancov, vojenská registrácia, evidencia dôchodkov, dovoleniek a rozvrhov. Táto profesia je vhodná pre tých, ktorí majú radi neaktívnu prácu v útulnej kancelárii.

Napriek tomu z pozície špecialistu na personálnom oddelení vyplývajú tieto zručnosti: komunikatívnosť, dobrá vôľa, organizačné schopnosti, dobrá znalosť legislatívy, ktorá tak či onak súvisí s prácou na úrade práce.

Personálne oddelenie má na výber aj voľné miesta: inšpektor, špecialista a vedúci. Každý z nich zahŕňa svoju vlastnú úroveň určitých zručností a vlastností. Napríklad len žiadateľ, ktorý má vyššie vzdelanie a má skúsenosti na podobnej pozícii. Bez skúseností sa môžete stať inšpektorom a potom postúpiť po kariérnom rebríčku.

Ako pre každú inú špecializáciu, aj pre personalistu existuje zavedená šablóna popisu práce, na základe ktorej rôzne organizácie schvaľujú svoje vlastné. Zároveň uvádzajú ďalšie podmienky v závislosti od detailu firmy, požiadaviek na povolanie a povinností. Vysvetlili tiež všetky práva zamestnanca, zodpovednosť a podmienky spolupráce.

V tomto videu sa môžete zoznámiť s vlastnosťami povolania personálny špecialista a možno sa pre seba dozviete niečo nové, čo sa v článku nezohľadnilo:

Je potrebný pre každý podnik bez ohľadu na formu vlastníctva, činnosť a počet zamestnancov. Pre jej kompetentné a kvalifikované správanie sa musíte orientovať v pracovnom práve, sledovať zmeny v legislatíve a mať zručnosti v oblasti vedenia personálnej evidencie.

Čo je to personálne účtovníctvo a prečo je potrebné?

Neoddeliteľnou súčasťou činnosti každej spoločnosti je personálna evidencia. Ide o zákonom upravenú prácu o evidencii, účtovníctve a sledovaní pohybu zamestnancov organizácie.

HR aktivity zahŕňajú:

• prijímanie zamestnancov;
• prepúšťanie;
• horizontálne (presun medzi oddeleniami) a vertikálne (napr. kariéra) pohyby;
• Pracovné cesty;
• nemocenská dovolenka;
• časový výkaz;
• dovolenky (akéhokoľvek druhu - ročné, bez mzdy, na tehotenstvo atď.);
• osobné karty pre každého zamestnanca a pod.

Platí to aj pre personálne obsadenie:

• vedenie vojenských záznamov;
• regulácia Pracovné vzťahy;
• vytváranie a registrácia rôznych (napríklad pri prijímaní, povzbudzovaní zamestnanca atď.);
• organizácia práce a iné aspekty.

Všetka dokumentácia je vypracovaná iba v súlade s požadovanými normami a pravidlami. Niektoré formy sú zjednotené, iné sú zriadené v samotnom podniku.

Kompetentná organizácia personálne záznamy rieši mnohé problémy a úlohy firmy. Samozrejme, existujú tisíce nuancií, ale existujú základné body, ktoré platia pre každý podnik.

Ako organizovať a komu zveriť vedenie personálnej evidencie?

Existuje niekoľko spôsobov, ako organizovať účtovníctvo. Všetko závisí od charakteristík podniku a od toho, akú voľbu manažér urobí. Najbežnejšie možnosti:

Vytvorte celé HR oddelenie, ak spoločnosť zamestnáva veľa ľudí

A keď je personál malý, môžete si najať jedného špecialistu. Výhody tejto metódy spočívajú v tom, že prácu organizuje manažér tak, ako sa mu páči, a je regulovaná a kontrolovaná podľa vlastných zásad.

Existujú aj nevýhody: je ťažké skontrolovať profesionalitu najatého špecialistu, takže existuje riziko, že bude prijatý nie úplne kompetentný personalista.

Budete musieť minúť čas a peniaze na školenia alebo hľadať iného zamestnanca.

Výhody tejto možnosti organizácie účtovníctva sú v tom, že ak bol človek odporúčaný, potom (možno) naozaj robí prácu, to znamená, že bol testovaný v prípade. Samozrejme, s takýmto personalistom si treba vyjednať pracovné podmienky tak, aby vyhovovali obom stranám.

Personálne záležitosti zverte účtovníčke alebo dobrej sekretárke

Plusy: Šetrí čas a peniaze. To znamená, že nie je potrebné vyberať personalistu a nevznikajú žiadne náklady na vedenie záznamov.

Nevýhody: hlavným problémom pri výbere tejto metódy je výkon zamestnancov extra práca po hlavnej, čo vedie k chybám, chybám, medzerám a elementárnej absencii požadované dokumenty. A tu sú, samozrejme, dôležité odborné znalosti na tému HR. A ak ich má tá istá sekretárka, potom je riziko komplikácií v tomto prípade minimalizované. A naopak.

Zverte personálne účtovníctvo outsourcingovej organizácii

dobre: ​​všetko personálna činnosť padá na plecia outsourcingovej spoločnosti, ktorá takúto zodpovednosť preberá na základe zmluvy. Okrem toho, že v personálnych záležitostiach je poskytovaná neustála, nepretržitá pomoc, výber tejto metódy výrazne znižuje náklady.

Nevýhody: musíte si vybrať dobre zavedené, seriózna spoločnosť, a tiež je potrebné nadviazať interakciu, vytvoriť koncepciu práce so špecialistami, ktorí budú pôsobiť mimo kancelárie.
Manažér si musí len vybrať pre neho najpohodlnejší a najvhodnejší spôsob vedenia personálnej evidencie, pričom zváži všetky klady a zápory každej metódy.

Pracovné funkcie personálneho pracovníka

Personalistovi sa ukladajú v súlade s pokynmi a pracovná dohoda tieto povinnosti:

Toto je neúplný zoznam povinností personálneho pracovníka, požiadavky sú približné. Môže ich byť uvedených viac (alebo menej), ale celkovo musí personálny špecialista disponovať týmito zručnosťami a schopnosťami.

Personálne účtovníctvo: aké doklady sú potrebné?

Za normálnych okolností musí mať každý podnik tieto typy dokumentov týkajúcich sa zamestnancov:

• administratívne (osobné a výrobné zákazky);
• potvrdenie pracovnej činnosti;
• informácie a zúčtovanie;
• interná korešpondencia;
• protokoly kontroly a registrácie.

Niektorí personálne doklady V celkom určite musí byť v spoločnosti. Tie obsahujú:
PVTR (interné pracovné predpisy);

Všetky dokumenty sa uchovávajú určitý počet rokov. Sú regulované:

• článok alebo paragraf Zákonníka práce;
• uznesenie Štátneho výboru pre štatistiku;
• Federálny zákon a iné predpisy.

Ak niečo (návod, príkazy atď.) nie je k dispozícii, potom bude potrebné túto skutočnosť opraviť. Vo všeobecnosti je jednou zo zásad práce personalistu včasnosť. Výrazne uľahčuje pracovné dni a niektorým aktom dokonca dáva právnu silu. To je vlastne veľmi dôležité – neriadiť súčasný biznis. Inak majú tendenciu rásť ako snehová guľa.

Organizácia personálnych záznamov: ako postupovať, kde začať?

Po usadení sa na novom mieste ako personalista musíte najskôr zrevidovať povinnú dokumentáciu. Ak sa ukáže (a stane sa), že niektoré dôležité papiere zo zoznamu chýbajú, je potrebné ich obnoviť. Samozrejme, nebude možné vykonať takúto prácu za jeden deň.

Preto je potrebné vyzdvihnúť najdôležitejšie pozície a začať od nich. Skontrolujte dostupnosť a gramotnosť v dizajne (a ak potrebujete opraviť alebo vypracovať nový dokument): personálne obsadenie, plán dovolenky, pracovné zmluvy, objednávky, záznamy o práci.

Evidovať pracovné zmluvy, objednávky pre personál. Vytvorte . Pochopte osobné karty (T-2). Pracujte s miestnymi predpismi.
Hlavná vec je dokončiť všetky aktuálne dokumenty včas. Práca, opierajúc sa o Zákonník práce a pravidlá práce v kancelárii. A neničte papiere o personáli. Čas ich uloženia schvaľuje Spolkový archív („Zoznam ...“ zo dňa 06.10.2000).

Všetky účtovné doklady sú potrebné pre transparentnosť pracovnoprávnych vzťahov. Personálny systém stanovuje normy a princípy, ktoré zabezpečujú stabilitu pre zamestnancov organizácie a administratívy vytvárajú priaznivé podmienky pre.

Automatizácia účtovníctva - 1C: výhody práce s programom

Viesť personálnu evidenciu najmä v veľká spoločnosť- Ide o nesmierne zodpovednú a vo svojom rozsahu obrovskú prácu. Ale tu sú chyby neprijateľné! Ale dnes existuje spôsob, ako zautomatizovať činnosť personalistov, čo môže výrazne uľahčiť a zjednodušiť prácu oddelenia, zlepšiť činnosť a výrazne znížiť riziko chýb.

Pomocou programu 1C môžete viesť záznamy v súlade so zákonnými požiadavkami. Databáza poskytuje bezpečné úložisko potrebné informácie zamestnancami. Ako sa hromadí, je možné stavať rôzne správy, čo môže pomôcť pri analýze práce a vývoji nových smerov. Prehľady môžu vyzerať napríklad takto:

• miera fluktuácie zamestnancov;
• personálne štatistiky;
• pohyb pracovníkov a pod.

Program pomáha riešiť takmer všetky problémy a úlohy personálneho účtovníctva. Vedúci podniku má vďaka 1C možnosť získať informácie o stave vecí v tomto oddelení, analyzovať a robiť správne rozhodnutia. manažérske rozhodnutia. A tiež automatizácia vám umožňuje synchronizovať činnosti niekoľkých firemných služieb (účtovníctvo, personál, účtovné oddelenie), čo zlepšuje efektivitu práce a vytvára všetky podmienky pre včasné vyplácanie miezd.

Záver

Ak to teda zhrnieme, môžeme si všimnúť nasledovné:

• Personálne účtovníctvo je nevyhnutnou súčasťou práce každého podniku.
• Existuje niekoľko spôsobov, ako organizovať účtovníctvo. Výber je na vodcovi.
• Povinnosti personálneho pracovníka určuje pokyn a pracovná zmluva.
• Existuje zoznam dokumentov súvisiacich s personálnou prácou, ktoré musia byť prítomné v každej spoločnosti. A mali by ste začať svoju kariéru na personálnom oddelení kontrolou týchto konkrétnych dokumentov.
• Vedenie záznamov je oveľa jednoduchšie, ak je automatizované.

Osobné účtovníctvo je jadrom pre bežné a efektívnu prácu akýkoľvek podnik. Preto k nemu treba pristupovať so všetkou zodpovednosťou.

V kontakte s

Vážení kolegovia, napíšte, prosím, čo má robiť personalista v Organizácii od A po Z, aké povinné dokumenty má uchovávať?

Odpoveď

Odpoveď na otázku:

Požiadavky na úradné povinnosti personálny dôstojník Kvalifikačný sprievodca pozície manažérov, špecialistov a ostatných zamestnancov, schválené vyhláškou Ministerstva práce Ruska z 21. augusta 1998 č. 37 ( Pozri nižšie ).

Zodpovednosti HR pracovníka sa môžu líšiť od organizácie k organizácii. Niekde môže byť funkčnosť personalistu rozšírená podľa uváženia vedenia.

Povinnosti zamestnanca zvyčajne zahŕňajú:

• Vedenie a účtovníctvo personálu podniku, jeho divízií v súlade s jednotnými formami prvotnej účtovnej dokumentácie.
• Registrácia prijatia, prevodu a prepustenia zamestnancov v súlade s pracovnou legislatívou, predpismi a príkazmi vedúceho podniku, ako aj inou zavedenou dokumentáciou o zamestnancoch.
• Vytváranie a vedenie osobných spisov zamestnancov, vykonávanie zmien v nich súvisiacich s pracovnou činnosťou.
• Príprava potrebné materiály za kvalifikáciu, atestáciu, súťažné provízie a prezentáciu zamestnancov na stimuly a ocenenia.
• Vypĺňanie, zaznamenávanie a ukladanie pracovných kníh, vypočítava dĺžku služby, vydáva osvedčenia o súčasných a minulých pracovných činnostiach zamestnancov.
• Zapisuje do pracovných kníh o stimuloch a odmenách pre zamestnancov.
• Zadávanie informácií o kvantitatívnom, kvalitatívne zloženie zamestnancov a ich pohyb do databanky o personáli podniku, sleduje jej včasnú aktualizáciu a dopĺňanie.
• Vedenie evidencie poskytovania dovoleniek zamestnancom, sleduje prípravu a dodržiavanie rozvrhov riadnej dovolenky.
• Registrácia preukazu dôchodkového poistenia, ďalšie doklady potrebné na priznanie dôchodkov zamestnancom podniku a ich rodinám, stanovenie dávok a náhrad.
• Štúdium príčin fluktuácie zamestnancov, podieľa sa na vývoji opatrení na jej zníženie.
• Príprava dokumentov po uplynutí ustanovených termínov aktuálneho uloženia na uloženie do archívu.
• Vykonávať montážne práce organizácií personál požadovaných profesií,
  špeciality a kvalifikácie.
• Podieľať sa na nábore, výbere a umiestňovaní personálu.
• Vykonajte štúdium a analýzu pracovných a odborných kvalifikácií
  personálne štruktúry organizácií a jeho pododdielov, vytvorenú dokumentáciu o
  účtovníctvo personálu súvisiaceho s prijatím, presunom, pracovnou činnosťou a prepustením
  zamestnancov, výsledky atestácie zamestnancov a posúdenie ich obchodné kvality s cieľom
  stanovenie súčasných a budúcich potrieb personálu, príprava návrhov na
  substitúcia voľných pracovných miest a vytvorenie rezervy na propagáciu.
• Zúčastnite sa prieskumu trhu práce s cieľom identifikovať zdroje spokojnosti
  potreba personálu, vytváranie a udržiavanie priamych väzieb so vzdelávacími inštitúciami,
  kontakty s organizácií podobný profil.
• Informujte zamestnancov organizácií o voľných pracovných miestach.
• Podieľať sa na rozvoji perspektívnych a aktuálne plány prácou.
• Kontrolovať umiestňovanie a umiestňovanie mladých odborníkov a
  mladých pracovníkov v súlade s vzdelávacia inštitúcia povolanie a
  špecialisti, ktorí vykonávajú svoje stáže, sa podieľajú na práci na adaptácii
  znova prijatých pracovníkov na výrobné činnosti.
• Podieľať sa na príprave návrhov na personálny rozvoj, obchodné plánovanie
  kariére, školení a profesijnom rozvoji personálu, ako aj pri hodnotení efektívnosti
  učenie.
• Podieľať sa na organizácii práce, metodickej a informačnej
  zabezpečenie kvalifikácie, atestácie, súťažných komisií, evidencia ich
  riešenia.
• Analyzujte stav pracovnej disciplíny a výkonnosti zamestnancov
  organizácií Na vývoji sa podieľajú pracovné predpisy, personálny pohyb
  opatrenia na zníženie fluktuácie a zlepšenie pracovnej disciplíny.
• Dohliadať na včasnú registráciu prijatia, prevodu a prepustenia
  zamestnancov, vydávanie potvrdení o ich súčasnom a minulom zamestnaní,
  dodržiavanie pravidiel pre ukladanie a vypĺňanie zošitov, prípravu podkladov pre
  zriadenie dávok a kompenzácií, evidencia dôchodkov pre zamestnancov a iné ustanovené
  personálnu dokumentáciu, ako aj zadávanie relevantných informácií do databanky na
  personál organizácií.
• Zostavte predpísané správy.

K druhej otázke:

Neexistuje jediný zoznam dokumentov, ktoré by mali byť na personálnom oddelení: každá organizácia má svoje vlastné. Zákonník práce však vymenúva dokumenty, ktoré sú na personálnom oddelení povinné (napríklad pracovná zmluva, rozvrh dovoleniek, miestne predpisy).

Medzi povinné dokumenty HR oddelenia preto patria:

1. Pracovná zmluva. Na základe čl. 56 Zákonníka práce Ruskej federácie je pracovná zmluva dohodou medzi zamestnávateľom a zamestnancom, podľa ktorej sa zamestnávateľ zaväzuje poskytnúť zamestnancovi prácu podľa stanovenej pracovnej funkcie, platiť včas a v plnej výške. mzdy, a zamestnanec sa zaväzuje osobne dodržiavať pracovná funkcia a dodržiavať interné pracovné predpisy.

2. Pracovné knihy. Na základe čl. 66 Zákonníka práce Ruskej federácie sú hlavným dokumentom o pracovnej činnosti a veku zamestnanca. Všetci zamestnávatelia (okrem zamestnávateľov - jednotlivcov ktorí nie sú samostatnými podnikateľmi) sú povinní vykonávať pracovné knihy za každého zamestnanca, ktorý u nich odpracoval viac ako päť dní, ak táto práca je pre pracovníka nevyhnutné. Pripomeňme, že postup na udržiavanie a uchovávanie pracovných kníh je schválený nariadením vlády Ruskej federácie zo 16. apríla 2003 č. 225 "O pracovných knihách". Správnosť zápisov do účtovných kníh zároveň určuje Pokyny na vypĺňanie pracovných zošitov, schválené vyhláškou Ministerstva práce Ruska zo dňa 10.10.2003 č.69.

3. Kniha príjmov a výdavkovúčtovanie tlačív pracovného zošita a jeho vložky, ako aj kniha evidencie práce knihy a ich prílohy. Tieto knihy musia byť očíslované, čipkované, overené podpisom vedúceho organizácie a tiež zapečatené voskovou pečaťou alebo zapečatené (bod 41 Pravidiel pre vedenie a uchovávanie pracovných kníh).

4. Personálne obsadenie a plán dovoleniek. Povinnosť zostaviť rozvrh dovoleniek je nepochybná, je to priamo uvedené v čl. 123 Zákonníka práce Ruskej federácie. Povinnosť udržiavať pracovný stôl však zákonník práce neustanovuje, hoci jeho forma č. T-3 bola schválená vyhláškou Štátneho výboru pre štatistiku Ruska z 5. januára 2004 č. 1.

1. januára 2013 nadobudol účinnosť nový federálny zákon zo 6. decembra 2011 č. 402-FZ „O účtovníctve“ a každá organizácia má právo vypracovať si vlastné formy prvotných účtovných dokladov. Povinnosť jednotných tlačív zostane len pre rozpočtové organizácie.

Regulačné orgány a súdy však pri zvažovaní pracovné spory takmer vždy si tento dokument vyžiadajte. Prítomnosť personálnej tabuľky a zmeny v nej nám dávajú zdôvodnenie prepúšťania zamestnancov s cieľom znížiť počet alebo stav zamestnancov. Personálne obsadenie umožní zamestnávateľovi rozpočítať svoje náklady na platy zamestnancov.

5. Časový výkaz. Dochádzkový list musí byť vedený v každej organizácii na základe čl. 91 Zákonníka práce Ruskej federácie, ktorý ukladá zamestnávateľovi povinnosť presne zaznamenávať pracovný čas každého zamestnanca.

6. Osobné karty a objednávky pre personál. Formuláre týchto dokumentov sú ustanovené vyhláškou Štátneho štatistického výboru Ruska z 5. januára 2004 č. 1. Osobná karta (formulár T-2) je povinná z dôvodu požiadaviek Pravidiel na vedenie a uchovávanie pracovných kníh. , keďže zamestnávateľ v ňom duplikuje záznamy v zošite a je povinný s každým takýmto záznamom zamestnanca oboznámiť (bod 12). Okrem toho v tento dokument obsahuje osobné údaje zamestnanca, preto musí byť uložený v trezore, aby sa k nemu nedostali neoprávnené osoby.

Objednávky (o nájme (formuláre T-1, T-1a), o prevode (formuláre T-5, T-5a), o propagácii (formuláre T-11, T-11a atď.) sú tiež povinné, pretože dňa ich základ, zamestnancovi sa poskytne dovolenka, je vyslaný na pracovnú cestu, učtáreň vypočíta a vykoná úhrady atď.

7. Objednávky na hlavnú činnosť. Po prvé, takéto rozkazy musia byť uchovávané oddelene od personálnych rozkazov a po druhé musia mať podpis vedúceho a v niektorých prípadoch aj schvaľovacie víza.

8. Náplň práce zamestnancov. Zákonník práce neobsahuje zmienku o pracovnej náplni, hoci ide o integrálny nástroj úpravy pracovnoprávnych vzťahov. Rostrud v liste č. 3042-6-0 z 9. augusta 2007 poznamenala, že toto nie je len formálny dokument, ale dokument, ktorý definuje úlohy, kvalifikačné požiadavky, funkcie, práva, povinnosti, zodpovednosť zamestnanca. Okrem toho toto oddelenie odporučilo, aby boli vypracované pre každú pozíciu (vrátane voľnej pozície), ktorá je k dispozícii v zozname zamestnancov, s tým, že popis práce môže byť prílohou k pracovnej zmluve aj samostatným dokumentom.

9. Vestník auditov. Povinnosť viesť tento denník ustanovuje čl. 16 federálneho zákona z 26. decembra 2008 č. 294-FZ "O ochrane práv právnických osôb a fyzických osôb podnikateľov pri výkone štátnej kontroly (dozoru) a obecnej kontroly". V takomto denníku vyhotovia regulačné orgány záznam o vykonanej kontrole. Štandardná formačasopis schválený nariadením Ministerstva hospodárskeho rozvoja Ruska z 30. apríla 2009 č. 141. Nezabudnite, že časopis musí byť prešitý, očíslovaný a certifikovaný pečaťou právnická osoba alebo individuálny podnikateľ.

10. Evidencia zamestnancov odchádzajúcich na pracovné cesty z vysielajúcej organizácie (prihláška číslo 2). Register zamestnancov, ktorí prišli do organizácie, do ktorej sú pridelení(Príloha č. 3). Povinnosť viesť tieto záznamy je ustanovená Postupom účtovania zamestnancov odchádzajúcich na služobné cesty z vysielajúcej organizácie a prichádzajúcich do organizácie, do ktorej sú vyslaní, schváleným nariadením Ministerstva zdravotníctva a sociálneho rozvoja Ruska zo dňa 11. , 2009 č. 739n.

11. Miestne predpisy. Ide o pomerne veľký blok dokumentov, pretože práve takýmito úkonmi zamestnávateľ reguluje svoju činnosť a určité procesy v rámci firmy. Miestne predpisy však môžu, ale nemusia byť v organizácii. Existujú však také akty, ktoré je zamestnávateľ povinný vypracovať a uviesť do platnosti v akejkoľvek organizácii:

- Vnútorné pracovné predpisy- prvý a najdôležitejší miestny normatívny akt upravujúci postup pri prijímaní a prepúšťaní zamestnancov, základné práva, povinnosti a povinnosti strán pracovná zmluva, pracovný čas, čas odpočinku, stimuly a sankcie voči zamestnancom, ako aj ďalšie otázky úpravy pracovnoprávnych vzťahov pri tohto zamestnávateľa(článok 189 Zákonníka práce Ruskej federácie). Vyžaduje sa takmer v každom type pracovného sporu.

- Predpisy o mzdách(Dodatočne je možné vypracovať osobitné ustanovenie o odmenách, ak v predpise o odmeňovaní alebo vo vnútornom pracovnom predpise nie je oddiel o odmenách, príplatkoch a príplatkoch). Vyžaduje to čl. 135 Zákonníka práce Ruskej federácie, v súlade s ktorým sú mzdové systémy vrátane veľkostí tarifných sadzieb, platy (oficiálne platy), príplatky a príplatky kompenzačnej povahy, a to aj za prácu v podmienkach, ktoré sa odchyľujú od bežných, systémy príplatkov a príplatkov stimulujúceho charakteru a systémy prémií sú ustanovené kolektívnymi zmluvami, dohodami, miestnymi predpismi.

- Nariadenia o uchovávaní a ochrane osobných údajov. Na základe čl. 87 Zákonníka práce Ruskej federácie musí mať zamestnávateľ miestny zákon, ktorým sa ustanovuje postup uchovávania a používania osobných údajov zamestnancov.

Vyššie sme teda uviedli všetky dokumenty, ktoré by mali byť na každom personálnom oddelení. Sú však aj také, ktoré sú vypracované a schválené len v konkrétnej organizácii v závislosti od špecifík danej činnosti. Takže okrem miestnych predpisov možno vypracovať ustanovenia o obchodnom tajomstve, interné vyšetrovanie, vykonávajúci certifikáciu, o absolvovaní skúšobná doba Okrem toho, v závislosti od pracovných podmienok, harmonogram zmien, zoznam pozícií pre pracovníkov s nepravidelným pracovným časom, dohody o kolektívnych alebo individuálnych zodpovednosti atď.

1. formuláre denníkov registrácie dokumentov;

V priebehu činnosti organizácie sa vedú rôzne účtovné a registračné denníky, a to aj priamo v personálnej službe.

Protokolovanie pomáha v prípade potreby uľahčiť vyhľadávanie potrebných informácií alebo výber pre akúkoľvek analýzu.

Viac informácií o časopisoch, ich účele, povinnej údržbe a dobách uchovávania nájdete v tabuľke nižšie.

Ukážky dizajnu časopisu si môžete pozrieť kliknutím na odkazy:

Povinné políčka

Podrobnosti v materiáloch personálu systému:

1. Odpoveď:Ako urobiť nomenklatúru prípadov v personálnej službe

Vymenovanie nomenklatúry prípadov

Zvyčajne sa nomenklatúra prípadov zostavuje ako jeden dokument pre celú organizáciu. Zároveň obsahuje aj nomenklatúru jednotlivých divízií. Napríklad kancelária, sekretariát, finančné oddelenie, administratívne oddelenie, personálne oddelenie.

Typy nomenklatúry prípadov

Existujú tri typy nomenklatúry prípadov: typické, príkladné a individuálne.

Typická nomenklatúra prípadov stanovuje povinný zoznam prípadov, ktoré sa otvárajú v organizáciách rovnakého typu. Štandardná nomenklatúra sa spravidla vyvíja v inštitúciách, ktoré majú širokú sieť podriadených organizácií.

Približná nomenklatúra prípadov je svojím účelom podobná typickej nomenklatúre. Je vyvinutý aj pre organizácie rovnakého typu, má však len poradenský charakter. To znamená, že podriadené podniky majú právo samy sa rozhodnúť, či prijmú dokument ako vzor alebo si vyvinú vlastnú schému pracovného toku.

Každá organizácia vypracuje individuálnu nomenklatúru prípadov. Zároveň sa do nej úplne prenášajú nadpisy prípadov a podmienky uloženia dokumentov zo štandardnej alebo vzorovej nomenklatúry. Ak organizácia nemá typickú alebo približnú nomenklatúru prípadov, vypracuje si individuálnu nomenklatúru sama.

Takéto typy nomenklatúry prípadov sú stanovené v GSDOU, schválenom.

Podmienky schválenia nomenklatúry prípadov

Nomenklatúra prípadov musí byť vypracovaná a schválená v organizácii na konci každého kalendárny rok a vstúpi do platnosti od januára budúceho roka. Za vývoj nomenklatúry je spravidla zodpovedná administratívna služba organizácie (kancelária, sekretariát). hlavnou úlohou úradník kto vedie túto štrukturálnu jednotku, zhromaždí časti budúcej jednotnej nomenklatúry zo všetkých oddelení organizácie, zosumarizuje ich, urobí potrebné zmeny a dá dokumentu zavedenú formu. Potom je potrebné dokument skoordinovať s odbornou komisiou spoločnosti a s archívnou službou ( odborná komisia vytvorený v organizácii na určenie hodnoty dokumentu a pozostáva spravidla zo zamestnancov na plný úväzok). Po schválení návrhu nomenklatúry prípadov odborníkmi musí vedúci oddelenia správy záznamov podpísať svoj podpis. V konečnej verzii musí dokument schváliť vedúci organizácie a opečiatkovať ho schvaľovacou pečiatkou.

Nomenklatúra záležitostí personálnej služby

Vypĺňanie nomenklatúry prípadov

Stĺpce vyplňte v poradí - č. 1, č. 2, č. 4, č. 5. Údaje v stĺpci č. 3 uveďte naposledy, a to na konci kalendárneho roka, kedy bude presný počet skladov jednotky (zväzky, šanóny, knihy, časopisy) sa stanú známymi).

Stĺpec č.1 nomenklatúry prípadov

V stĺpci č. 1 nomenklatúry uveďte indexy každého prípadu. Index pozostáva z dvoch častí: číslo (kód) konštrukčná jednotka v súlade s personálnou tabuľkou organizácie a poradovým číslom prípadu vytvoreného v personálnej službe. Indexy prípadov sú označené arabské číslice. Napríklad 05-07, kde 05 je kód personálnej služby podľa personálnej tabuľky, 07 je poradové číslo prípadu (priečinka) podľa nomenklatúry prípadov. Skupiny indexových čísel oddeľte pomlčkou. Následne preneste indexy kaziet z nomenklatúry do koreňov priečinkov (priečinkov) a pri vkladaní kaziet do archívu na obal kaziet. Prípady, ktoré obsahujú problémy nevyriešené do jedného roka, zapíšte do nomenklatúry nasledujúceho roka s rovnakým indexom. Medzi takéto prípady patria napríklad osobné karty, pracovné knihy, účtovné denníky.

Stĺpec č.2 nomenklatúry prípadov

V stĺpci č. 2 nomenklatúry uveďte hlavičky prípadov (priečinkov) všetkých dokumentov, s ktorými pracujete (došlé, odchádzajúce, interné), ako aj referenčné a evidenčné materiály (kartóny, denníky (knihy) účtovníctva a vydávanie dokladov). Nezahŕňajte nadpisy do nomenklatúry tlačené publikácie(bulletiny, tarifné a iné referenčné materiály).

Usporiadajte názvy prípadov v určitom poradí. Toto poradie závisí od dôležitosti dokumentov zahrnutých v prípade. Najprv uveďte hlavičky prípadov obsahujúce organizačnú dokumentáciu - Predpisy o personálnom oddelení a popisy práce zamestnanci,. Ďalej zadajte hlavičky prípadov obsahujúce administratívnu dokumentáciu - príkazy na prijatie, preloženie a prepustenie zamestnancov, na penále, stimuly, služobné cesty. Následne uveďte hlavičky prípadov s účtovnou a referenčnou dokumentáciou - personálne obsadenie, osobné karty, rozpis dovoleniek, registre zamestnancov vyslaných na služobné cesty atď. Zoznam doplňte o úradnú internú korešpondenciu (správy, vysvetlivky, podania).

Tip redakcie : po uvedení názvov všetkých existujúcich prípadov v nomenklatúre v stĺpci č. 1 uveďte niekoľko ďalších indexov ako rezervné čísla a v stĺpci č. 2 ponechajte voľné miesto. Je potrebné vziať do úvahy nové, predtým nepredvídané prípady, ktoré môžu na personálnom oddelení v priebehu roka nastať.

Stĺpec č.4 nomenklatúry prípadov

V stĺpci č. 4 nomenklatúry uveďte pre každý prípad dobu uloženia a čísla príslušných článkov podľa schváleného. Pri vypĺňaní tohto stĺpca nezabúdajte, že nomenklatúra musí obsahovať hlavičky všetkých prípadov podaných v priebehu roka. Osobné spisy zamestnancov bez ohľadu na ich počet zároveň zapíšte do číselníka ako jeden spis alebo ako dva spisy, napríklad „Osobné spisy vedúcich zamestnancov“ a „Osobné spisy zamestnancov“. Dôvodom tohto oddelenia sú rozdielne doby uchovávania: osobné spisy manažérov sa uchovávajú trvalo a osobné spisy zamestnancov limitovaný čas- 75 rokov (zoznam, schválené). Ako jednu vec do nomenklatúry zaraďte osobné zamestnanecké karty, ako aj pracovné knihy. Samostatným podnikom v nomenklatúre bude každý denník alebo kniha záznamov, ktoré sa vedú v personálnej službe.

Stĺpec č.5 nomenklatúry prípadov

V stĺpci č. 5 nomenklatúry vyznačte otváranie vecí, odovzdávanie vecí, prideľovanie vecí na zničenie, osoby zodpovedné za vytvorenie vecí, odovzdanie vecí inej organizácii atď. poznámka môže vyzerať takto: „Vec podaná 13.06.“, „Originálne dokumenty sú uložené v všeobecné oddelenie“, atď. Takéto značky môžu byť umiestnené počas celej doby platnosti nomenklatúry.

Súhrnný záznam o počte prípadov

Na konci kalendárneho roka musí duchovná služba organizácie (ďalšia služba zodpovedná za zostavenie nomenklatúry vecí) zostaviť konečný záznam o počte podaných vecí (zväzkov, častí) trvalého a dočasného uloženia ( GSDOU, schválené ).

Nina Kovyazina,
Zástupca riaditeľa odboru vzdelávania a ľudských zdrojov Ministerstva zdravotníctva Ruska

2. Odpoveď:Aké účtovné a registračné denníky je potrebné viesť v personálnej službe

Druhy časopisov

V priebehu činnosti organizácie sa vedú rôzne účtovné a registračné denníky, a to aj priamo v personálnej službe. Vo všeobecnosti sú všetky registračné protokoly zamerané na uchovávanie záznamov a štruktúrovanie akýchkoľvek:

Protokolovanie pomáha v prípade potreby uľahčiť vyhľadávanie potrebných informácií alebo výber pre akúkoľvek analýzu. Môžete napríklad rýchlo určiť, kedy naposledy prišiel inšpektor z Rostrud.

Všetky účtovné a registračné denníky, ktoré platia personálna služba, možno rozdeliť:

• o povinnej údržbe;
• k tým odporúčaným.