Критерии за оценка на условията на работа kpi за. Как да оцените почти точно работата на компания, отдели, служители, използвайки KPI, принципите на тяхното разработване и прилагане, практически примери и полезни съвети

В статията ще ви разкажем какви са ключовите показатели за ефективност (KPI), как се изчисляват KPI. Даваме подробно алгоритъм стъпка по стъпказа прилагане на KPI. Ще ви кажем как да използвате този показател за мотивиране на персонала. Бонус - таблица с примери за KPI за служител по персонала.

От тази статия ще научите:

★ Мотивация на персонала

Какво е KPI

Дешифрирането на KPI означава в превод от английски (Key Performance Indicators) - "ключови показатели за ефективност". Понякога KPI се превеждат като „Ключови показатели за ефективност“, но този вариант е по-рядко срещан. Системата KPI се използва от големи корпорации с развита мрежа от клонове и голям персонал.

KPI е важен и ефективен инструмент за HR мениджър, който ще ви позволи да:

1. Оценявайте работата на персонала.
2. Наблюдавайте как ефективността се поддържа през целия работен процес.
3. Управление на работния процес.
4. Поставете конкретни цели за вашия персонал.

Обясняването на ръководството и служителите какво е kpi с прости думи ще ви помогне Алла Пискунова, HR директор на LGK-Logistics:

Пример за ключови показатели за ефективност (kpi)

В състояние голям магазин домакински уреди 12 продавач-консултанти. Мениджърът по човешки ресурси на магазина оценява представянето на продавачите по следните критерии:

Критерий #1- съотношението на броя на купувачите, с които продавачът е общувал, с броя на тези, които впоследствие са направили покупка (в проценти);

Критерий #2- среден чек на купувача;

Критерий #3- процентът на преизпълнение на плана.

Този минимален набор от критерии вече ви позволява да изчислите KPI (ключови показатели) на продавача и да оцените неговата ефективност. Мениджърът по човешки ресурси може да следи изпълнението на KPI и поддържането на ефективност през целия ден или месец. Експертите на списание HR Director ще ви кажат,

По дефиниция KPI ви позволява да управлявате работния процес и да задавате конкретни задачи за персонала. Как работи на практика:

В нашия пример минималният набор от критерии за изчисляване на KPI. На практика средният брой критерии за KPI е 5-8.

Примери за KPI за специалист по управление на документи в човешки ресурси

Видове ключови показатели за ефективност

Основните показатели за ефективност са прости и производни.

Примери за прости KPI:

• KPI резултат (показатели за резултат, изразени количествено или качествено);
• KPI на разходите (показатели за броя на разходите).

Примери за производни KPI показатели:

• KPI performance - съотношението на резултата и изразходваното време;
• KPI за ефективност - съотношението на резултата и изразходваните ресурси.

Експертите на списание "Директор на персонала" ще ви кажат,

и да разберат дали сте допуснали грешка при задаването на KPI за тях.

3 основни принципаРазвитие на KPI

Принцип #1.KPIтрябва да бъде проста и лесно измерима.

Това ще даде възможност за сравнение и ще предотврати дезинформация.

Принцип номер 2. Цената на измерването трябва да бъде по-ниска от ползата отвнедряване на KPI.

Твърде сложната и скъпа процедура за измерване на показатели ще отмени всички предимства на преминаването към KPI.

Принцип номер 3. Резултатите от измерването трябва да се използват в работата.

Ако измервате показатели само за отчета и не предприемате никакви други стъпки, тогава измерванията са безсмислени.

Експертите на Система Кадра ще преподават компетентно

Плюсове и минуси на KPI

какизчисляване на KPI: алгоритъм и пример

АлгоритъмИзчисляване на KPI

Етап 1.Изберете от 3 до 5 показателя за ефективност.

Например индикатори за продавача на онлайн магазин:

1. Нови Клиенти.
2. Купувачи, които са поръчали отново.
3. положителни препоръки.

Стъпка 2Определяме тежестта на всеки показател. Общото тегло на индикаторите е 1, и най-голямо тегло- в най-важното.

1. Нови клиенти - 0,5.
2. Купувачи направили втора поръчка - 0.25.
3. Положителни препоръки - 0,25.

Стъпка 3Събираме и анализираме данни по избрани показатели през месеца.

Стъпка 4Изчисляваме KPI по формулата:

KPI индекс \u003d Тегло на индикатора * Действително / План

Факт - действителен резултат

План – планиран резултат.

Стъпка 5Изчисляваме заплатата, като вземаме предвид индекса KPI.

Пример за изчисляване на KPI

Такава система за изчисление мотивира продавачите да привличат нови клиенти и да работят със стари.

Използвайте материалите на "Системен персонал":

Продажби KPI матрица

KPI матрица на пренасочващия драйвер

Внедряване на KPI в компанията: 7 етапа

Етап 1.Разберете какви показатели влияят върху печалбата. Ние определяме кой в ​​компанията влияе върху тези показатели.

Етап 2.Избираме ключови индикатори, т.е. показатели, които имат най-голямо влияние върху печалбата. Назначаваме отговорник за тях. За всеки отдел задаваме 2-3 ясни KPI.

Етап 3.Обясняваме на служителите как постигането на ключови показатели влияе върху заплатите (финансово ги мотивираме).

Етап 4.Следим дали служителят успява да постигне цели. Ако да, отидете направо на Етап 6.Ако не - да Етап 5.

Етап 5.Откриваме причината. Ако служителят не е виновен, променяме условията. Ако някой служител се провали, сменяме с друг.

Етап 6.Постоянно коригираме системата KPI - премахваме остарели показатели и добавяме нови.

Етап 7.Коригираме системата за мотивация: обясняваме какви параметри и как те ще повлияят на заплатите.

KPI са ключови показатели за ефективността на служителя. Системата KPI се използва от големи корпорации с развита мрежа от клонове.

KPI е инструмент на мениджъра по човешки ресурси, който ще ви позволи да оцените представянето на вашия персонал, да управлявате работния си процес и да поставите конкретни цели за вашия персонал.

Внедряването на системата KPI е важна стъпка за компанията към повишаване на ефективността на всеки служител и предприятието като цяло.

Западните компании отдавна използват система от ключови показатели за мотивиране на служителите, докато у нас само големите организации постепенно започват да въвеждат такъв подход и не винаги правилно.

Добре изградената KPI система ви позволява най-добре да персонализирате работата на организацията, всички нейни отдели и всеки служител поотделно. Позволява:

• разберете целите на компанията и ги предайте на служителите;
• да мотивира екипа за постигане на целите и качествено изпълнение на възложените задължения;
• увеличаване на растежа на представянето на компанията в крайна сметка.

Но не приемайте KPI като панацея. Не е достатъчно просто да „зададете летва“ за всеки служител, да обвържете заплащането за работа с тази лента и да гледате как служителите скачат над главите си в преследване на бонус. Внедряването на KPI е сложен и продължителен процес, който изисква много време и усилия, както от мениджъра, така и от служителите. Цялата компания трябва да участва в процеса на разработване на система от ключови показатели - това е единственият начин да се избегне ефектът на "отхвърляне на новостите" и най-адекватното възприемане на новата схема на работа.

KPI са най-добрите въведе постепенно. Наблюдавайте реакцията на служителите си – ако те са негативно настроени към тази идея, по-добре е да не бързате, а първо да проведете широка разяснителна работа и обучение. Само ако персоналът е благосклонен към промените и ще разбере защо са необходими, това ще доведе до добър резултат.

Дефиниране на ключови индикатори

Много е важно да се развиват такива KPI , които ще бъдат корелирани с основните цели на вашата компания и ще бъдат реалистично постижими. Тоест тези, на които самият служител може да повлияе. Няма смисъл да се задават показатели, на които човек не може да повлияе по никакъв начин - например броят обаждания от сайта за търговския отдел (за проследяване). ТоваKPI за маркетолог или SEO специалист.

Помислете каква роля играе служителят във вашата компания и какво искате да прави по-добре. Това може да е вариант KPI. Всеки служител в компанията трябва да има свои собствени показатели за ефективност.

За търговски служителтова ще бъдат: брой изходящи обаждания, размер на средния чек, направени сделки, брой изпратени CP.

KPI на адвоката– брой спечелени дела и по този начин спестени средства за компанията.

Работата на маркетологможе да се оцени по пазарния дял, зает от предприятието, по броя на привлечените клиенти и по ROI.

ЗаSEO специалистключови индикатори могат да бъдат позицията на сайта, броя на приложенията от сайта.

Развиване KPI, много е важно правилно да предпишете формулите за изчисление, да ги обясните и да се съгласите с всеки служител. Важно е да се постигне разбиране какво точно и как ще се изчислява заплатана всеки служител. Човек трябва да разбере на какво може да повлияе и как да печели повече и да подобри състоянието на компанията.

Внедряването на системата от ключови индикатори протича на няколко етапа.

1. Разработване на KPI във връзка с целите и цялостната стратегия на компанията.

На този етап трябва първоначално да определите общите цели на компанията. Това може да бъде влизане в топ 10 на компаниите в тяхната ниша в региона, определен оборот от продажби, достъп до международен пазари други. След като определите целите си, трябва да ги категоризирате като важни (приоритетни) и неприоритетни. В противен случай можете да насочите усилията на служителите в грешна посока.

Включете ръководителите на отдели и служителите в създаването на пирамидата от цели. Колкото повече хора участват в процеса, толкова по-добре. Колкото повече информация съберете и ако се вслушате в мнението на самите служители, толкова по-вероятно е целите да бъдат реални и постижими.

Като пример, нека вземем търговския отдел във вашата компания. Обсъдете с ръководителя на отдела и служителите колко реалистично е да увеличите продажбите с X процента. За да направите това, всеки служител трябва да увеличи средния чек с X и броя на обажданията към клиентите. Определете конкретни числа, които не са отделени от реалността - това може да се превърне в KPI за служителите на този отдел.

2. Въведение в процеса, обяснение на служителите.

Въвеждането на системата трябва да започне с обяснение на служителите защо е необходима. Ако просто въведете ключови индикатори, както е указано отгоре, може да срещнете неразбиране и отхвърляне на тази система. Ако мнението на служителите не се вземе предвид и те просто се изправят пред факта, няма да работи за създаване на силен екип и постигане на целите им.

Когато разработвате стратегия, вече трябва да вземете предвид желанията на служителите. Сега остава поетапно въвеждане на нова схема на работа.

При наемане всеки нов служител трябва да се запознае със системата за оценка на ефективността на работата му, като се обясни какво стои зад всеки показател.

3. Контрол.

Сега възниква следният въпрос: трябва по някакъв начин да определите ефективността на работата на служителите, да контролирате и да съхранявате записи на ключовите показатели. Само по този начин можете справедливо да заплатите за тяхната работа. Ще трябва да преброите и вземете предвид специфични ключови показатели: например броя на обажданията на ден за отдела по продажбите, броя на единиците за производствения отдел и т.н. Следователно е необходимо да се обмисли и въведе система за отчитане и да се автоматизира процеса на отчитане на показателите.

Ако имате добър ИТ отдел, можете да разработите свое собствено решение за отчети, базирано на Excel.

Можете да изберете някой добър тракер за екипна работа - има много от тях на пазара.

Идеалното решение трябва:

• осигурява контрол върху работата на всеки служител;
• събира данни в единен формат и ги въвежда в една база данни;
• помощ при заплатите.

4. Анализ на ефективността и усъвършенстването.

Ако сте направили всичко правилно, тогава всеки служител ще може да проследи представянето си и връзката между тях и заплатите.

Анализирайте ефективността на подчинените. Правилно въведената система за оценка на ключовите показатели ще ви позволи не само да обобщите резултатите в края на месеца или тримесечието - ще можете да видите несъответствия дори в самия процес на извършване на работа. Вашата задача като лидер е да идентифицирате подобни проблеми навреме и да ги отстраните.

Ако даден служител показва слаби резултати, това не е причина да го уволните или да го лишите от бонус. Обмислете възможността за повишаване на квалификацията, обучение, допълнително разясняване на системата на работа в компанията.

Освен това периодично ще трябва да преглеждате ключови показатели за всеки служител. Можете да правите това всеки месец, когато изчислявате заплатите. Някои може да станат неуместни, някои може да отслабнат или трябва да бъдат преразгледани. количествени показатели. Можете да възложите тази задача на член на отдел Човешки ресурси.

Бъдете сигурни, че нека обратна връзка. Служителят трябва да разбере кои действия водят до положителен резултат и кои не. Може би ще бъде възможно да се разработи система за развитие за всеки отделен служител.

Какво точно ще се появи след време - ще видите кой вече е готов за повишение и кой изобщо не е във вашата компания.

Платежна ведомост на база KPI

Въвеждането на система за KPI задължително трябва да се отрази на процедурата по изплащане на заплатите. Обикновено се използва следната схема: заплатите се разделят на заплата и бонуси. Служителят получава заплата във всеки случай, независимо дали е постигнал ключови показатели или не. Но размерът на парите в бонусната, бонусната част зависи пряко от усилията на служителя, от това колко показатели е постигнал или не е постигнал.

Често срещани грешки при въвеждане на KPI и промяна на заплатите:

• когато се прилага KPI заплатаотрежете. Ако служител получи 15 000 рубли и след въвеждането на система от ключови показатели заплатата му падна до 10 000, а останалата част все още трябва да бъде спечелена, това слабо мотивира човек не само да работи, но и да остане във вашата компания общо взето. Ето защо, преди да въведете KPI система, трябва да помислите за бюджета - трябва да имате допълнителни средствада награждава служителите;
• незначителен размер на бонуса или обратното, твърде малка заплата. В първия случай служителят има малък материална мотивацияда работи достатъчно добре, във втория - също, тъй като при непостигане на показателите човекът ще остане без нищо. И това ще изплаши новите потенциални служители от работа във вашата компания. Идеалното съотношение е 75% заплата и 25% бонус.

Можете да използвате формулата за изчисляване:

И винаги спазвайте обещанията си. Ако човек е спечелил бонус, той така или иначе трябва да го получи.

Внедряването на KPI система е дълъг и труден процес. Изисква не само време, но и ресурси – морални, материални. Но скоро, след известен период на адаптация, ще видите качествения и количествен растеж на вашата компания. Веднага ще стане ясно кои служители са баласт, а тези, които си вършат добре работата, ще бъдат възнаградени според заслугите. И най-важното, всеки ще разбере обща целкомпания и допринасят за нейното постигане.

Ключовите показатели за ефективност са показателите за ефективност на предприятието, които му помагат да постигне целите си. Във всеки случай основното е ефективността. Покупката не е изключение. За подобряване на ефективността им има специална система от KPI показатели – от английските Key Performance Indicators. Какво включва, как да използвате ключови индикатори, какви са KPI за специалист по търгове, този материал ще ви каже.

Договорна системав областта на обществените поръчки това е мащабен държавен проект, който непрекъснато се развива. Освен новите изисквания към клиентите и доставчиците в областта на прозрачността на всички провеждащи се търгове, създаването равни условия на играи пречките пред антиконкурентните споразумения, властите възнамеряват да подобрят ефективността на държавните и общинските поръчки. Вярно е, че действащото законодателство, уреждащо провеждането на конкурси и търгове, по-специално закони № 44-FZ и № 223-FZ, не съдържат ясна концепция за ефективност и KPI.

Властите решиха да коригират това въз основа на указ на президента на Руската федерация „За основните направления публична политиказа развитие на конкуренцията” и Националния план за развитие на конкуренцията за 2019-2020 г., подписан от държавния глава в края на 2017 г. Именно тези документи възложиха на служителите да разработят и приложат на практика ключови параметри за ефективността накъде и как да се развива снабдителният сектор в страната.

Такива KPI за държавните служители (даваме пример по-долу) трябва да се отнасят до подобряване на качеството на управление на търгове, както и до подобряване на уменията на купувачите и участниците. Първоначално служителите искат да разпределят задължителни изискваниякъм ключови критерии за ефективност не за цялата система за обществени поръчки в Русия, а само за най-големите организации, търговете в които се регулират от Закон № 223-FZ. Те включват по-специално държавни компании и естествени монополи (SEM) с приходи от 10 милиарда рубли или активи от 7 милиарда рубли. След „обработването“ на системата при големи клиенти, тя ще бъде разширена за целия снабдителен сектор и неговите участници. Така че трябва да се подготвите за това и да знаете как да изчислите KPI на дейностите по обществени поръчки сега.

Какво е KPI

Система балансирана карта с резултатиефективност KPI е числена стойност, определена в рамките на така нареченото целеполагане или дефиниране на стратегически цели за развитие във всяка посока. Кога говорим сина търгове, можем да различим такива Отдел KPIпокупки като:

• спазване на сроковете за доставка;
• спестяване;
• запаси от продукти;
• качество на продукта;
• ефективност на персонала;
• документооборот.

Всяка от тези области може и най-важното трябва да бъде измерена и оценена ефективно управлениеорганизация на доставките. С други думи, анализът на KPI показателите ви позволява да зададете определени показатели в компанията, благодарение на които можете да разберете какви други действия трябва да се предприемат за подобряване на ефективността. В същото време ефективността на самата поръчка е не само определени манипулации, извършени за определен период от време, но и ползите, които компанията получава от тях.

Видове KPI показатели

Библиотеката от KPI индикатори включва две големи групи:

1. KPI критерии за работата на организацията.
2. KPI показатели за персонала.

В една организация това може да бъде техническа поддръжкатъргове, документооборот, срокове и изисквания за качество, логистични критерии. Персоналът от своя страна изпълнява следните функции:

• планиране на доставките;
• провеждане на търгове;
• избор на доставчици,
• сключване и поддържане на договори с доставчици;
• контрол складова дейност;
• логистиката.

Отделно е необходимо да се контролират, анализират и оптимизират процесите, обикновено това е включено в KPI показателите за мениджъра дейности по снабдяванепублична корпорация или единственият специалист от тръжния отдел в организацията.

За какво се използват KPI?

Анализът и постигането на KPI показателите са необходими, за да се гарантира гъвкавостта на функциониране на системата за обществени поръчки на компанията в условията на постоянно променяща се нормативна и икономически условия. Организацията на контрола задължително изисква регулиране, следователно организацията трябва самостоятелно да определя критериите за ефективност както за цялата система за обществени поръчки като цяло, така и за служителите на компанията в съответствие с персоналИ длъжностни характеристики. Въз основа на изпълнението на тези критерии е възможно да се оцени производителността на работата, да се идентифицират грешки и недостатъци и своевременно да се отстранят.

Не може да има много критерии за ефективността на работата на всеки специалист. Обикновено пред персонала се поставят от 5 до 10 ясно дефинирани и разбираеми индикатора. Основното е, че ръководството може лесно и бързо да ги оцени и измери по всяко време. Ето основните приоритети за използване на системата за ключови показатели за ефективност, която западните развити страни използват повече от 40 години, а в Русия започнаха да я използват преди около 15 години:

1. Мотивация на служителите. В крайна сметка хората могат да получат повече, ако покажат високо ниво на изпълнение на необходимите показатели.
2. Ясно изложение на приоритетите и целите на организацията. Персоналът познава точно поставените задачи и реда за постигането им.
3. Постоянно наблюдение на работата. Използването на система за оценка на ефективността ви позволява постоянно да наблюдавате как вървят нещата в компанията на всеки етап от работата на всеки служител. Следователно всички възможни повреди могат да бъдат предотвратени, вместо да се елиминират последствията от тях.
4. Привличане на професионалисти. Ясните критерии за оценка на работата позволяват да се установи справедливо възнаграждение в зависимост от личните постижения на всеки служител. Който знае и може повече, ще успее да постигне високо нивои следователно получавате повече.
5. Спестяване на пари на компанията.

При правилна настройка на работата се постигат показатели за ефективност на KPI. Следователно всички специалисти, чиито дейности са взаимосвързани, трябва да знаят какво е това. По този начин има тясно преплитане на личните отговорности на всеки служител със стратегическите цели на компанията.

Примери за тръжния отдел

Всеки отдел на компанията може да прилага свои собствени показатели за ефективност на KPI, примерите за тях са доста прости:

1. В какви показатели може да се изчисли тръжен отдел? За един възложител това може да бъде броят на направените промени в плана за обществените поръчки и графика на обществените поръчки, броят на успешно приключилите търгове, процентът на неуспешните процедури в общия обем на конкурентните поръчки, броят на конкурентните поръчки, в които подадено е само едно заявление и то е признато за подходящо и т.н.
2. В работата на мениджър можете да оцените размера на средния чек, обема на продажбите; количество редовни клиентикоито са били привлечени и др.
3. За счетоводителя е важно да няма глоби от проверяващи органи, своевременно подаване на отчети; броя на актуализациите на данните, липсата на коментари по време на одита или проверките.

Списъкът е безкраен. Важно е да запомните едно нещо: за да можете да оцените съответствието на работата с дадените критерии, е необходимо внимателно да документирате всяка стъпка и действие на служителя. Всяка липсваща връзка може лесно да срине цялата добре изградена система.

KPI са ключови показатели за ефективност. Индикаторите са различни. Ключовите са тези, които влияят върху печалбата. Самият индикатор може да се промени доста, но печалбата може да бъде забележима.

Например собственикът на бръснарница изчисли, че ако увеличи средната сметка на бръснар със 100 рубли, годишният приход ще се увеличи с 300 000 рубли. Ако разходите останат същите, печалбите също ще се увеличат. Средната проверка на бръснар за бръснарница е ключов показател.

Защо са необходими KPI

Задачата на KPI е да улесни живота на ръководителя на предприятието, собственика на бизнеса и обикновените служители. Въведох системата KPI, когато екипът ни нарасна от двама души на 22. Прекалено много време беше изразходвано за решението оперативни задачи, започна да му липсва за преките директорски задължения. Благодарение на KPI делегирах правомощия и отговорност на ниво ръководители на отдели и обикновени служители, но въпреки това контролирам всичко.

Когато KPI не са полезни, въпросът е, че компанията не работи правилно с тях. Точно това се случи със съсобствениците на козметичната клиника. Те работеха с фунията на продажбите, събираха индикатори, но не знаеха какво да правят с тях по-нататък. И когато разбрахме кои показатели влияят и кой трябва да отговаря за всеки, за три месеца те направиха бизнеса печеливш от нерентабилен.

Как да работим с KPI

Ние прилагаме KPI

Авторите на книги за управление описват прилагането на KPI като многоетапна процедура: пишете организационна структуракомпании, финансова структура, бизнес процеси. С този подход процесът заплашва да се проточи поне шест месеца. Големият бизнес може да успее да го направи. Но малкият бизнес не може да си позволи да стагнира толкова дълго.

Но има по-лесен и бърз начин. Ще трябва да определите кои показатели имат най-голямо влияние върху печалбите и кой в ​​компанията влияе върху тези показатели. Универсален комплектняма индикатори. За всеки бизнес те са индивидуални. При продажбите през интернет основните показатели са цената на клик и конверсията на сайта. За кол център - продължителността на разговорите на агента.

Избрахме показател, който влияе на печалбата, разбрахме от кого зависи и назначихме отговорно лице.

Ние мотивираме персонала

Следващата стъпка е създаването на система за мотивация на персонала. Популярна опция, когато бонусът на служителя е обвързан с общ резултаткомпания или подразделение се представят зле. Служителят е отговорен за своя резултат. Но как ще се отрази на резултатите на колегите? Затова трябва да знаете какво влияе и за какво отговаря даден подчинен и да обвържете бонусите на всеки с индивидуалния му резултат.

Трябва да се има предвид дали служителят засяга пряко или косвено финансови резултати. Нашият екип включва редакторски екип, който произвежда съдържание за сайта. Съдържанието работи за увеличаване на търсенето, но косвено. Ревизията е разходният център. Следователно няма смисъл да обвързваме мотивацията на главния редактор с печалбата. Но отделът по продажбите има план за броя на обажданията и превръщането на приложенията в продажби. Те пряко влияят върху приходите.

Признак за добра система за мотивация на KPI е, когато служителят види в средата на месеца колко вече е направено и какво трябва да се направи, за да получи толкова, колкото иска.

Правене на заключения въз основа на KPI

Служителите не винаги постигат целите си. И не винаги по тяхна вина. Когато видите, че нещо не е наред, не бързайте да стреляте по персонала в коридора. Първо разберете каква е причината. Ако служителят не е виновен, тогава е необходимо да му се помогне и да се създадат условия, при които той да постигне целевите показатели.

Ако един служител не изпълнява плана от месец на месец и смисълът е точно в него, остава само да го замени с някой, който ще се справи. Нито чар, нито добро отношениеводачи. Срещу показателите тези фактори са безсилни.

Извършваме одит на KPI системата

Внедряването и настройването на KPI система не е всичко. Трябва да разберете: системата, която сте внедрили, не е веднъж завинаги. В бизнеса нещата постоянно се променят. При всяка промяна може да се наложи коригиране на KPI системата. Трябва да сте готови за това.

Когато трябва да коригирате системата на KPI, разберете кои индикатори вече не са подходящи, кои трябва да бъдат заменени и кой трябва да отговаря за новите индикатори. Коригирането на система е по-лесно, отколкото изграждането от нулата.

Трябва да се коригира и системата за мотивация. Най-добре е това да стане с участието на служителите. Всеки служител има лични цели. А системата за мотивация работи най-добре, когато и вие, и служителят разбирате какво иска и какво трябва да направи за компанията, за да реализира личните си цели. Ако един служител иска да печели 150 хиляди на месец, нека заплатата му е 75, а останалите - бонуси. Така той ще разбере, че струва 75 хиляди, но може да спечели 150, ако е успешен професионалист.

Помня

• Разберете кои показатели влияят на печалбата и кой в ​​компанията им влияе.
• Изберете ключови показатели, които имат най-силно влияние върху печалбата, и разпределете отговорността за тях. Задайте 2-3 ясни KPI за всеки отдел.
• Мотивирайте служителите чрез техните ключови показатели за ефективност.
• Наблюдавайте дали служителите изпълняват целите.
• Когато показателите не са постигнати, разберете каква е причината. Ако служител има нужда от помощ, помогнете. Ако случаят е такъв, сменете го с друг.
• Постоянно проверявайте KPI системата и мотивацията. Направете корекции, когато разберете, че системата има нужда от тях.

KPI са ключови показатели за ефективност за компания или отделен отдел. В статията ще разгледаме примери за KPI за различни специалисти и ще анализираме как да разработим и внедрим система.

Какво е KPI

Ki ai означава Key Performance Indicators - ключови показатели за ефективност.

Системата KPI е система за възнаграждение, базирана на ключови показатели.

Работата по такава система позволява на служителите да разберат по-добре какво трябва да правят, за да бъдат ефективни. Освен това ефективността се отнася не само до количеството извършена от тях работа, но и до ползите, получени от компанията.

Как да разработим KPI система

За да създадете система Ki Pi Eye във фирма, трябва да:

1. Изберете модел с ключов индикатор за ефективност.
2. Определете KPI и разпределете отговорностите.
3. Създаване на отчети.

Как да изберем модел на ключов индикатор за ефективност

Има много методи за дефиниране и групиране на индикатори. В Русия най-често се използва класическият подход, както и балансираната карта с показатели (Balanced Scorecard, BSC).

Класическият подход се основава на използването на финансови показатели, като ; виж фигурата.).

рисуване. Базирано на EVA KPI дърво

Трябва да се отбележи, че само финансовите показатели може да не са достатъчни за изпълнение на разработената стратегия. Не по-малко важно за бизнеса е развитието на взаимоотношенията с клиентите, управлението на персонала, качеството на продуктите, тоест онези аспекти на дейността, които трудно се оценяват.

В рамките на балансираната карта на показателите се разграничават четири основни аспекта от работата на компанията, които дават отговори на следните въпроси:

• как компанията се оценява от акционерите („Финанси“);
• как се оценява от клиентите („Клиенти“);
• как да се подобри качеството на дейностите („Персонал“);
• какви процеси могат да осигурят на една компания изключителна позиция на пазара („Бизнес процеси“).

Какво да избера

Кой подход да изберете зависи от нивото на бизнеса. Малки компаниикласическият подход е по-подходящ, тъй като не изисква значителни разходи за привличане на консултанти и внедряване информационна система. В бъдеще ще бъде възможно да се усъвършенства създадената класическа система чрез включване на нефинансови критерии в нея.

Големите компании трябва да използват балансирана карта с показатели, тъй като тя дава повече пълен изгледза дейността на фирмата.

Как да разработим KPI за финансов персонал

Издание „Системи Финансов директор» изготвени схеми за мотивация и доклади за изпълнение на KPI за служителите финансови услуги. Изтеглете и използвайте примери за ключови счетоводители и други служители на счетоводния отдел, служители, бюджетен отдел и други отдели във вашата компания.

Как да изберем ключови индикатори

За да определите кои KPI да използвате, трябва да:

1. Изберете групи от индикатори и разпределете отговорността на мениджъри от различни нива на управление за всяка от групите.
2. Направете най-подробния списък на KPI, използвани от ръководството.
3. Изберете критериите, които най-добре характеризират постигането на стратегическите цели.
4. За формализиране на алгоритмите за изчисляване на всеки от ki pi ai.

Избор на групи показатели

Ако една компания използва класически подход за разработване на система за KPI, тогава трябва да се разграничат следните групи:

• ;

Отговорността за всяка от групите ще бъде разпределена между ръководителите на всички нива на управление. Например, като цяло е отговорен за изпълнителен директор, а контролът да се прехвърли на началниците на отдели.

Когато се използва модел, който включва както финансови, така и нефинансови KPI, могат да се разграничат следните групи ключови показатели за ефективност:

• финансово-икономически – за бизнеса като цяло;
• удовлетвореността на клиентите;
• основни и спомагателни бизнес процеси (вижте как да ги опишете);
• ефективност на персонала.

След идентифициране на основните групи е необходимо да се определи кой ще отговаря за тяхното изпълнение. Пример за разпределение на отговорността вижте таблица 1.

маса 1. Групи показатели и разпределение на отговорността

Детайлиране

Списъкът на ki pi ai за всяка от избраните групи трябва да бъде възможно най-подробен. Помолете мениджърите, които ще отговарят за определена група, да направят такъв списък. Например, главният изпълнителен директор трябва да уточни какви критерии използва, за да оцени „удовлетвореността на акционерите (собствениците)“.

В резултат на това няколкостотин критерия могат да бъдат включени в общия списък на KPI. Очевидно е, че изграждането на такава система е неоправдано, тъй като ще доведе до значително увеличаване на натоварването на персонала, свързан със събирането и обработката на данните, необходими за изчислението. Следователно от общия списък трябва да изберете онези данни, които наистина са необходими за управление на ръководството и ще ви позволят да оцените степента на постигане на вашите цели, а не само да бъдат контролирани „за информация“.

Избор на KPI

За да изберете KPI, сформирайте експертна група. Като правило включва директори на отдели и ръководители на отдели. Тяхната задача е да характеризират всеки от показателите по следните критерии:

• дали отразява степента на постигане на стратегическите цели на компанията;
• дали е разбираемо преди всичко за тези мениджъри, които ще трябва да вземат решение въз основа на него;
• дали е полезно за вземане на решения.

В допълнение към изброените могат да се прилагат и други критерии, например способността да се използват показатели за ефективност при планиране или анализ.

Възможно е да се формализира процедурата за оценка въз основа на заявлението точкова системаоценки. Например 1 точка - критерият не е изпълнен, 2 точки - отговаря частично на посочения критерий, 3 точки - отговаря на посочения критерий. Получени показатели най-голямото числоточки по време на партньорска проверка, ще бъдат включени в системата ki pi ai.

В резултат на това ще се появи "кратък" списък с ключови показатели за ефективност на компанията (виж таблица 2).

таблица 2. Ki pi ai пример търговско дружество (фрагмент)