Kpi за отдел „Труд и заплати“. KPI (ключови показатели за ефективност)

внимание!За работа с показатели за ефективност (KPI) и изчерпателен анализ на данни Нов продукт„Бизнес анализ и KPI“

Нов продукт за наблюдение на показатели от нашите разработчици - програма

Програмата ви позволява да консолидирате информация от различни базиданни, имейл поща, интернет показатели и анализ в един център.

Въз основа на консолидираните данни е възможно да се изградят KPI показатели, да се наблюдават техните граници, да се оцени ефективността на контролните обекти и други възможности.

За потребителите на EDMS "Управление на корпоративни документи" има 35% отстъпка

Key Performance Indicators или Key Performance Indicators е система за оценка за определяне на постигането на оперативните и стратегическите цели на предприятието. KPI помага на компанията да оцени текущото си състояние и да подобри ефективността на собствената си стратегия за развитие.

Много често техниката KPIизползвани за оценка и контрол на дейностите и дейността на служителите на предприятието. В Русия и страните от ОНД често се използва терминът "ключови показатели за ефективност" като превод от английския термин "ключов показател за ефективност" (KPI). Този превод обаче не може да се счита за достатъчно точен.

Ако преводът на думата "key" като ключ (основен за постигане на целта) и думата "indicator" като показател (показател) може да се счита за достатъчно точен, тогава има трудности с превода на думата "perfomance" . Според ISO стандарт 9000:2008 думата "производителност" може да бъде разделена на два термина, ефективност и ефективност. Според стандарта представянето се отнася до степента, в която са постигнати планираните резултати и способността да се фокусирате върху резултатите. Ефективност, според стандарта, означава съотношението между резултата и разходите (парични, количествени, времеви и други) за постигането му. Като се има предвид фактът, че представянето съчетава както ефективност, така и ефикасност, по-точно е KPI да се преведе като „Ключови показатели за ефективност“, тъй като резултатът включва и разходите за получаването му.

KPI е отличен инструмент за измерване на степента, в която се постигат определени цели. IN реална дейностпредприятията трябва да използват само онези показатели, които са свързани с целите на предприятието.

Днес управлението на корпоративните цели или управлението чрез корпоративни цели е една от основите модерни концепцииуправление на предприятието. Тази концепция предвижда способността да се предвиждат резултатите от дейностите и да се планират начини за постигането им.

Концепцията за управление чрез цели започва своето развитие с работата на Питър Дракър през 20 век. Според неговата работа мениджърите трябва да избягват голямо вниманиерешаване на ежедневни рутинни задачи, вместо това те трябва да се съсредоточат върху постигането на целите, поставени пред предприятието (отдела). Днес системата KPI включва тази концепция, допълнена от други. съвременни методии автоматизиран софтуер.

Според различни оценки днес предприятията имат значителни проблеми с поставянето на правилните цели и системата за оценка на резултатите. Според проучвания на ръководители на компании в САЩ се оказа, че повече от 60% от мениджърите са недоволни от системата за оценка на резултатите на предприятието. В Русия недоволството е още по-голямо – над 80%.

KPI и системата за мотивация на служителите в едно предприятие са много тясно свързани неща, с помощта на KPI можете да подготвите и внедрите високо ефективна системастимулиране на персонала на компанията.

Има още много ключови показатели. Наборът от показатели зависи от областта на тяхното приложение, те често се използват за оценка на резултата от работата на мениджърите на предприятията.

Основните показатели на предприятието могат да бъдат разделени на следните видове:

• Изоставащи KPI - показват резултатите на предприятието след края на периода
• Водещи KPI - ви позволяват бързо да управлявате ситуацията в рамките на даден период, за да постигнете желаните резултати след изтичането му

Финансовите резултати обикновено се движат от изоставащи KPI. Макар че финансови показателисе използват от собствениците на предприятието за оценка на способността на предприятието да генерира парични потоци, финансовите показатели, поради факта, че изостават, не могат да покажат текущата ефективност на отделите и предприятието като цяло.

Водещите (оперативни) KPI разказват за текущите дейности на предприятието. Тези индикатори често могат да предоставят косвена информация за планираните парични потоци. Освен това, когато са правилно конфигурирани, те оценяват качеството на бизнес процесите на предприятието, качеството на продуктите и удовлетвореността на клиентите.

Набор от корпоративни KPI е част от системата балансирана карта с резултати, който определя причинно-следствените връзки между индикаторите и целите. Такива връзки позволяват да се видят модели и фактори на взаимно влияние на резултатите от едни процеси върху други.

Разработка на KPI система

При разработването на система от ключови показатели могат да се разграничат няколко етапа:

• Предпроектна работа. Тази работа обикновено включва създаването на екип по проекта и проучване преди проекта. важно в този етапсъщо получава одобрение и поддръжка от мениджъри на обеми.
• Разработване на методологията на KPI. На този етап оптимизацията на орг. структура на предприятието, разработване на методология и набор от показатели, разработване на механизми за управление на базата на KPI, подготовка на набор от документация.
• Подготовка софтуерза управление на KPI. Разработва се техническо задание за извършване на промени в софтуера. Директно програмиране на системата, обучение на потребителите и пилотна експлоатация на системата. Пример за програма, базирана на "1C" за KPI
• Завършване на проекта. На последния етап системата KPI (и методология и софтуер) се пуска в търговска експлоатация.

• Обясняване на персонала на ползите от използването на KPI
• Определяне на стратегически показатели за цялата компания
• Разработване на механизми за оперативен мониторинг на показателите
• Необходимостта от по-нататъшно непрекъснато усъвършенстваненабор от KPIs в подкрепа на развитието на организацията.

Правила и принципи на прилагане на KPI

Има различни оценки за необходимостта и достатъчността на броя на ключовите показатели за ефективност. Norton и Coplan веднъж предложиха да се използват не повече от 20 KPI.
Фрейзър и Хоуп препоръчват да използвате не повече от 10.

Най-успешната настояща практика е да се използва правилото 10/80/10.

Това правило означава, че едно предприятие трябва да използва около 10 ключови показателя за ефективност, около 80 показателя, свързани с оперативни (например производствени) дейности и около 10 ключови показателя за ефективност.

много важен в внедряване на KPIе принципът на управляемост и контролируемост. Този принцип гласи, че на отдела или лицето, отговорно за резултата от индикатора, трябва да бъдат разпределени всички ресурси за управлението му, а резултатът трябва да бъде измерим и контролируем (включително от тях).

Има и други принципи за изграждане на KPI система:

• Принципът на партньорство успешна промоцияефективност е необходимо да се постигне партньорство, между всички заинтересовани субекти на компанията. Партньорствата трябва да започнат с изграждането на системата и да продължат с напредването на системата.
• Принципът на прехвърляне на усилията към основните области - повишаването на ефективността може да изисква значително разширяване на правомощията на определени служители на предприятието. Често това са служители, работещи на първа линия. Може също така да се наложи да повишат уменията си, да проведат обучения и да ги включат в разработването на KPI, свързани с техните дейности. Необходимо е и подобряване на комуникацията между различни отделии служители.
• Принципът на интегрирана оценка на изпълнението, отчитане и подобряване на изпълнението. Създаден в предприятието трябва да насърчава служителите да вземат отговорни и конкретни решения. Необходимо е също така да се предостави на служителите цялата отчетност, от която се нуждаят в работата си.
• Принципът на съгласуване на оперативните показатели със стратегията. Всички показатели трябва да са насочени към постигане на поставените цели на предприятието. Необходимост от постоянен анализ и оптимизиране ключови показатели. В работата на предприятието не трябва да има показатели, които не са в съответствие с стратегически целипредприятия.

Прилагането на тези принципи ще ви позволи да изградите ефективен механизъм за управление на предприятието.

KPI (Key Performance Indicator означава) е ключов показател за ефективност. Най-просто казано, това е индикатор за постигането на резултат в определена дейност, който може да бъде дигитализиран и измерен.

Мотивационна система KPI - в руската версия понякога се използва съкращението KPI (Key Performance Indicators) - показател за ефективността и успеха на постигане на целите. Задачата на тази система е да насочва действията на служителите от всички отдели в една посока чрез прилагане на конкретни показатели. KPI на всеки индивидуален работникопределя ефективността на изпълнението на конкретната му работа и се отразява финансово в заплатата му, като като цяло е насочена към решаване на бизнес целите на цялото предприятие.

Ключовите параметри могат да бъдат разделени на два вида:

1. Оперативни, които напълно отразяват текущите дейности на предприятието и ви позволяват да решавате проблеми във връзка с променящите се условия.
2. Стратегически, които отразяват работата на предприятието за целия период и ви позволяват да правите корекции в плана за следващия работен период.

Има следните типове KPI:

• Cost KPIs – илюстрират размера на разходите;
• KPI за ефективност - характеризира съотношението на получения резултат към разходите;
• Функциониране на KPI - оценява съответствието на даден процес с даден алгоритъм;
• KPI на ефективността - оценява съотношението на резултата към времето, изразходвано за постигането му;
• KPI за резултат - покажете какъв резултат сте получили.

Последният показател е от най-голямо значение при управлението на персонала, тъй като показва какви резултати постигат служителите в резултат на своята работа. трудова дейност. Също така KPI на резултата се използва при изчисляване на бонусната част от заплатата, ако предприятието има подходяща система за възнаграждение.

Какво е KPI в заплатата

При разработването и прилагането на параметри за ефективност на възнаграждението е необходимо ясно да се разбере какви цели преследва компанията. Тези цели трябва да имат специфични характеристики и за целеполагане трябва да се използват глаголи и числа.

Например:

• увеличаване на оборота с 20%;
• заемат 5-то място по отношение на познаваемостта на марката сред производителите този продукт;
• намалявам логистични разходис 15%;
• увеличаване на рентабилността на продажбите с 25%;
• намалете средното време за обработка на заявлението до 5 минути;
• увеличаване на броя преглеждания на сайта с 1000;
• обработват повече адреси за единица време и т.н.

Всяка мотивационна система трябва да е насочена към повишаване на интереса към работата и качеството на прилаганите показатели. Но също така трябва да разберете, че не всички отдели могат да повлияят на изпълнението на бизнес целите на компанията. Например секретар или счетоводител. Но дори и за такива служители можете да зададете критерии за ефективността на тяхната работа. Просто ги обвържете не с общи бизнес цели, а с изпълнението на целите и задачите на отдела.

За секретар това може да бъде: качеството на обработка на входяща и изходяща документация, скоростта на отговаряне на входящи телефонни обаждания, а за счетоводител времето за обработка на документи или качеството на взаимодействие по въпросите на управлението на документи със счетоводители на контрагенти.

Внедряването на системата KPI осигурява:

• ясно дефинирани цели за бизнеса;
• разработване на най-ниски и най-високи показатели за ефективност;
• правилно разпределение на правомощията и отговорностите между служителите;
• определяне как и кои показатели за постигане на целите се въздействат от всяко звено;
• установяване на какво точно в отдела може да повлияе служител на компанията;
• търсене и формулиране на конкретни показатели за всеки служител;
• създаване на нов алгоритъм за начисляване заплатикато се вземат предвид KPI.

Когато внедрявате KPI система, препоръчително е първо да я внедрите като пилотен или тестов проект в един отдел, чиято работа има пряко влияние върху финансовите резултати на компанията (например в отдела за продажби). И след това, след коригиране на възможните грешки, разширете ефекта му върху всички останали единици. В случай на промяна в условията на външната пазарна среда или промяна в стратегията и целите на компанията, показателите на KPI задължително се преразглеждат.

Важно е разработването на системата KPI да не се извършва само от служители на един отдел, например отдела за персонал. Това трябва да е екипна работа на ръководителите на всички отдели, за да не се допускат грешки при определянето на основните параметри. В рамките на отдела е необходимо да се разработи система отгоре надолу, т.е. първо към ръководителя, а след това към неговите подчинени, така че целите и задачите в рамките на звеното да са еднакви. Вместо това няма да работи, че например ръководителят на отдела трябва да увеличи продажбите на позиции с нисък марж, а мениджърите да получават процент от продажбата на позиции с висока доходност. При такива показатели мениджърите обикновено не се интересуват от продажба на позиции с ниска доходност и задачите на мениджъра ще бъдат трудни за изпълнение.

В една правилно изградена система всеки KPI коефициент е добре обмислена и дефинирана стойност.

Също така е много важно да разберете: KPI заплата - какво е това. Един служител не трябва да има много показатели, за които отговаря (3-5 е най-оптималния брой). Всеки показател трябва да има своята финансова стойност, която ще бъде отразена в заплатата. Също така се препоръчва да се запази заплатата на служителя и да се направи мотивационният компонент допълнителен, а не част от предишната заплата.

Разработване на KPI, правила и принципи на изпълнение:

• не трябва да има много показатели;
• всеки индикатор трябва да бъде измерим;
• разходите (времеви и финансови) за измерване на даден параметър не трябва да надвишават неговата цена.

При внедряване нова системазаплати, трябва да сте подготвени за съпротива от страна на работниците. Често служителите предполагат, че искат да ги лишат от заплатите си, а не да увеличат доходите си, страхуват се да не отговарят на новите установени стандарти и да не загубят работата си. Много е важно да се обясни на служителите към какво е насочена тази разработена система, какви резултати ръководството очаква от тях. И разберете, че поставените от ръководството цели може да се окажат коренно противоположни за служителите на това, което са правили преди. Особено трудно е за работниците от „съветския нрав“, свикнали с други системи на мотивация и възнаграждение, да свикнат с подобни иновации.

Като цяло, разработването на KPI система е много спорна тема за всеки лидер. Този процес може да бъде доста скъп и болезнен за служителите, но при правилен подход е отличен инструмент за мотивиране и стимулиране на служителите да работят.

Как да оценим ефективността

Оценката на изпълнението на поставените задачи е важен елемент от работата на тази мотивационна система. Стандартите на обикновените работници трябва да бъдат прозрачни в оценката си, така че човек сам да разбере по време на отчетния период дали ги изпълнява или не, а не да научава за това след края на периода. Мениджърите може да имат индикатори, чието изпълнение може да отнеме време, като например % от възвръщаемостта на продажбите на компанията. Но в рамките на един месец служителят трябва да разбере в каква посока се движи и да може да оцени текущата си работа по други показатели.

В големите компании оценката на представянето обикновено е автоматизирана, а резултатите се определят "с бутон". IN малки фирмирезултатите се оценяват или от мениджъри, или от представители на HR отдела.

Въз основа на изпълнението на показателите се присъжда бонус.

Обикновено се използва следната формула за изчисление:

• Тегло на KPI - теглото на всеки показател на системата в общата сума, равна на единица. Максималното тегло се дава на максимума значим показател. Например, основното постижение на мениджъра по продажбите ще бъде увеличаване на обема на продажбите;
• план - планираният резултат, който служителят трябва да постигне;
• факт - реално постигнатият резултат.

Изчислявайки индекса за всеки показател, можете веднага да видите с кои задачи служителят е имал проблеми и как това се е отразило на общите резултати от трудовата му дейност за отчетния период.

За да се определи целесъобразността на бонусите и да се изчисли бонусният компонент на заплатите, се използва общ коефициент на ефективност, който е сумата от всички индекси.

Ако са повече от един, това означава преизпълнение на поставения план, което означава, че служителят може да бъде награден.

Този подход позволява да се направи процесът на разпределяне на бонусите по-прозрачен и разбираем както за служителя, така и за старши персоналкомпания, която раздава бонуси.

В допълнение към изплащането на бонус, служителят може да бъде насърчен и по друг начин. Например, осигурете непланиран почивен ден, дайте му повече обещаващ проект, включват в кадрови резервна по-висока длъжност и др.

Оптимално е да се комбинират материални и нематериални стимули. Именно тази мотивационна система ще позволи на служителите да работят добре и ефективно, а на компаниите да постигнат високи финансови резултати.

Плюсове и минуси на системата KPI

Плюсове (и в резултат на това постигане на целите):

• способността на служителя да влияе върху заплатата си;
• отговорност на служителя за неговата област на работа и прозрачност на задачите;
• участието на служителя в постигането обща целкомпании;
• възможността за коригиране на целите на главата в процеса на работа;
• взаимодействието на лидера с подчинения в по-плътен режим.

Минуси (и в резултат на това демотивация на служителя):

• непостижимост на зададените параметри;
• малък дял на всеки показател в общия бонус поради големия им брой;
• трудоемкост на внедряването на системата;
• неравномерно решаване на проблеми поради неправилно определяне на цената на стандартите.

Примери за KPI за различни позиции

Необходимо е много ясно да се разбере, говорейки за KPI, какво е това при плащане. За различни позиции, дори за постигане на една и съща цел, е необходимо да се използват различни показатели.

Обмислете примери за показатели за постигане на целта за „увеличаване на рентабилността (делта между приходите и разходите) на продажбите“ в компания, която продава сладкиши.

Какво е KPI матрица

В интернет можете да намерите различни интерпретации на това понятие. Понякога се използва понятието "KPI матрица - споразумение за целите". Но най-точното тълкуване е матрицата на ефективността.

Тази таблица съдържа показатели за системата на KPI на служителя, планирани и действителни стойности, както и коефициента на KPI за всяка позиция. Крайната средна стойност в тази матрица отразява ефективността на служителя в дейността му в рамките на поставените задачи и показателите, определени за длъжността му.

Пример за KPI матрица за горепосочените служители на фирма, която продава сладкиши, в границите на определените за тях показатели.

Особено мнение

При развитие на KPIима 2 основни грешки. Първият е объркването между KPI и пари. KPI не е описание на бонус система. Да, могат да се изплащат бонуси за постигане на показатели. Но като цяло KPI е отражение на ефективността на служител, отдел, направление, отдел. Например в производството трябва да има клиентска оценка за качеството на работата. Мнозинство големи компаниите не го слагат в системата за бонуси, а го коригират само като KPI - ако служителят е в критични области, той се изтегля до желаното ниво или се разделя с тях, но не му се плаща бонус, ако 90% от клиентите са доволни от работата му.

Второто е KPI в името на KPI. KPI винаги е декомпозирана цел на една компания. Например в салон пристигането на администратор до 9 сутринта може да бъде записано в KPI (в противен случай търговският център ще глоби компанията за затворен салон), но в производството такъв индикатор е безсмислен (служител може да дойде в 9 и тръгнете в 18 часа, но обемът на работата няма да се промени, а именно обемът на работа влияе върху печалбата).

Борис Теклин

Началник на отдел митническа дейноств Русия DHL Worldwide Express

Смята се, че правилно избраните KPI трябва да отговарят на така наречените SMART критерии (Simple, Measurable, Agreed, Relative, Timebound). Това означава следното: KPI трябва да са разбираеми за служителя и лесни за изчисляване. KPI трябва да бъдат „цифрови“, т.е. измерими в определени единици (в кубични метри изкопана почва, тонове транспортиран товар, брой отговорени обаждания, процент на изпълнения план и т.н.). Не можете да използвате неизмерими „аналогови“ показатели като KPI, като „качество“, „добро“, „красиво“ и т.н. KPI трябва да са в съответствие с целите на звеното и съгласувани между служителя и неговия ръководител. KPI трябва да са свързани конкретно с този служител и работата, която му е възложена, очакваният резултат от работата трябва да зависи от този служител. KPI трябва да се измерват на договорените интервали от време (ако има връзка с премия, тогава е логично индикаторът да се "свърже" с месец или тримесечие).

KPI трябва да бъдат възможно най-ясни за тези, които поставят задачата и тези, които я изпълняват. Техен основната задача- допринасят за постигането на планираните показатели и мотивират за изпълнение на нови. Въз основа на нашия опит подчертаваме няколко грешки.

1. KPI не е разработен за управление на бизнеса, а за мотивиране на конкретни отдели, служители, отдели, за оценка на ефективността на тяхната работа. Ако тези показатели не са свързани в обща система и не работят за постигане на бизнес целите, възниква въпросът: какъв ефект носят те на бизнеса?

2. KPI не са интегрирани в системата за мотивация. Показателите са зададени, но служителите нямат стимул да ги изпълняват.

3. KPI показателите са само финансови. В правилно проектирана KPI система голям бройне финансови, а водещи индикатори, чрез които контролираме дейността на бизнеса и постигането на необходимите резултати.

4. Няма система за планиране и отчитане на KPI. Показателите са необходими, когато знаем как да ги броим, когато можем да ги вземем от счетоводната система и да ги изчислим обективно и служителят има доверие на тези показатели.

5. KPI индикаторите са съставени по такъв начин, че служителят да работи не за резултата, а за показателите.

Според нас KPI не е ефективен при творчески професиии на нестабилни пазари. Днес виждаме следните алтернативи на традиционния KPI: а) Служителят взема решения самостоятелно (принципът на работа по „Turquoise Management Model“); б) Планиране на целите за изпълнение.

Олга Павленко

Мениджър човешки ресурси Союзхимтранс-Авто

В статията са представени достатъчно подробно важните аспекти при разработването на система за KPI. Бих искал да добавя важен, според мен, нюанс, че не трябва да има твърде много ключови показатели. Разбира се, има позиции, при които е много важно да се вземат предвид много различни фактории компоненти. Но колкото повече параметри за отчитане на ефективността на един служител, толкова по-трудно е да ги държите в главата и толкова по-трудно е да се съсредоточите. В края на краищата разработването на KPI система все още е половината битка, системата трябва да работи. И за това не трябва да забравяме основите на психологията, а именно характеристиките на вниманието и паметта. 3-5 индикатора са точно това, което е оптимално за работеща KPI система.

И вторият важен момент, който бих искал да добавя, се отнася до основната заплата, изплащана на служителя. Заплатата на заплатата трябва да бъде непроменена и неделима. Това състояние на нещата дава на служителя усещане за стабилност и увереност. Допълнителните плащания на основна заплата според системата на KPI трябва да мотивират и насърчават служителя да професионално развитиеи по-успешно изпълнение на задачите. Ако основната заплата също стане променлива величина, има риск служителят да бъде демотивиран и провокиран да избягва трудни ситуации, вместо да ги решава.

Когато разработвате KPI, е важно да вземете предвид следните фактори.

1. Служителят задължително трябва да влияе върху KPI.

2. Достижими KPI. Амбициозната цел е добра, но имайте предвид, че е невъзможно да построите къща за 2 дни.

3. Съответствие с функционалността. KPI - индикатор, за постигането / подобряването на който съществува тази позиция (маркетинг - привличане на клиенти; продавач - продажби).

4. KPI тежест в зависимост от позицията. Например управител за KPI на продажбитеможе да бъде до 80% от нивото на заплатата. За бек офис служител не може да бъде повече от 50%, т.к присъствието на неговата дейност вече създава стойност, а KPI е допълнителна мотивация.

5. Оптималният брой KPI е от 1 до 3.

KPI не е ефективен в следните случаи:

1. Висока степен на несигурност на крайния резултат/продукт.

2. Компетенциите на служителя са уникални (в компанията/отрасъла).

3. Имаме нужда от супер резултат (построяване на къща за 2 дни).

4. Служителят не разполага с инструменти за влияние върху резултата. KPI ще настоява и ограничава, което ще доведе до регресия.

Алтернатива е: въвеждането на допълнителни бонуси за супер изпълнение; описание на долната лента с висока степен на несигурност на резултата; контролен списък за уникален служител.

Ключовите показатели за ефективност ви позволяват да оцените ефективността на извършените действия. Те могат да се използват както за оценка на работата на цялата компания, отделни нейни подразделения, така и на конкретни служители. С помощта на системата KPI можете не само да наблюдавате и оценявате ефективността на извършените действия, но и да изградите ефективна система за възнаграждение. Условието за работа на индикатора е възможността за неговото измерване.

Често работата на компанията съдържа много думи и малко числа. Освен това понякога изобщо липсват цифри – те са заменени от емоции, лични мнения и субективни оценки. Ако компанията няма система за мотивация за резултата, разговорите с мениджърите ще имат характер на убеждаване. Ако отговаря на целите на компанията, можете да продължите да работите в този формат.

Ако задачата е да се получи конкретен резултат, се препоръчва да се разработят инструменти за постигане на необходимите показатели и да се внедрят в ежедневната практика, както и да се разработи и внедри система за мотивация на персонала, „обвързана“ с конкретни цифри и показатели.

KPI(ключов индикатор за ефективност) е ключов показател за ефективност. Те ви позволяват да оцените ефективността на извършените действия. KPI може да се използва както за оценка на работата на цялата компания, отделните й отдели, така и на конкретни служители. С помощта на системата KPI можете не само да наблюдавате и оценявате ефективността на извършените действия, но и да изградите ефективна система за възнаграждение. Условието за работа на индикатора е възможността за неговото измерване ( раздел. 1).

Раздел. 1. Най-често срещаните KPI и тяхната система за измерване/изчисление

Ключови показатели за ефективност	Система за измерване/изчисление
Търговски показатели
приходи	План/реално (съотношение на действителните приходи към плана за приходи)
печалба	План/факт (съотношението на факта на печалба към плана за печалба)
Вземания (AR)	План/факт (отношение на факта на дистанционното наблюдение към плана на дистанционното наблюдение)
Други показатели	Факт на плана
Некомерсиални (качествени) показатели
Своевременност на отчитането	План / действителен (съотношението на действителния срок за подаване на отчет към планирания краен срок за подаване на отчет)
Изпълнение на плана за посещение на клиента	План/реално (съотношението на факта на посещенията на клиентите към плана на посещенията на клиентите)
Текучеството на персонала	План / действителен (съотношението на действителния процент на "оборота" към планирания процент на "оборота")
Брой привлечени нови клиенти	План / действителен (съотношението на действителния брой привлечени клиенти към планирания брой привлечени клиенти)
Други показатели	Факт на плана

Изискваниякъм системата KPI:

• всеки индикатор трябва да бъде ясно дефиниран;
• индикаторите и стандартите трябва да са постижими: целта трябва да е реалистична, но в същото време да е и стимул;
• индикаторът трябва да е в зоната на отговорност на хората, които се оценяват;
• индикаторът трябва да е значим;
• Индикаторите могат да бъдат общи за цялата компания, т.е. "обвързани" с целта на компанията и специфични за всяко подразделение, т.е. "обвързани" с целите на поделението.

I. Системата за заплати като част от системата за мотивация

Системата за управление на персонала рискува да бъде скъпа и неефективна, ако персоналът не се чувства лоялен към компанията. За изграждане на лоялност на служителите е полезно да имате представа какво ги мотивира да изпълняват задълженията си най-ефективно, тоест тяхната мотивация. Има много определения за мотивация, но в нашия случай под мотивация разбираме процеса на стимулиране на служителите да постигат целите и задачите си.

Желателно е системата за мотивация на персонала да включва материална и нематериална мотивация. По-долу основното внимание се обръща на материалния компонент - това е системата за заплати (мотивационна схема), към която служителите на всяка организация са най-чувствителни.

Система за заплати, базирана на KPIпозволява:

• осигурява контрол върху текущото и дългосрочно представяне на организацията;
• оценява личната ефективност на всеки служител, звено и организация като цяло;
• ориентират персонала за постигане на необходимите резултати;
• управляват бюджета за фонд работна заплата и съкращават времето за изчисляването му.

II. Методика за формиране на системата за заплащане на труда

1. Определете списъка с длъжности (позиция) в структурата на компанията, за които ще се формира следната мотивационна схема (принципът на съответствие на ключовите показатели за ефективност на нивото на организационната структура):

• Ниво " изпълнителен директор» (собственик на бизнес) - Постигане на целта от първо ниво (план / факт)
• Ниво "управление" (ръководители на отдели) - Постигане на целите на второ ниво + показатели за организацията на планираната работа (план / факт)
• Ниво "обикновен персонал" - Постигане на поставените цели + изпълнение на текущите задачи (план / факт)

2. Определете ключовите показатели за ефективност (KPI) за позицията и тежестта на всяка, въз основа на поставените цели за това ниво на организационната структура.

3. Определете реда, в който се изчисляват индикаторите ( раздел. 2):

Раздел. 2. Свързване на целите с ключови показатели за ефективност

№ п/н	Фирмени цели	Възможни ключови показатели за ефективност и процедура за изчисление (измервания)
1	Търговската цел е да се изпълни месечният план за продажби на продукт А в размер на 350 000 рубли. на месец в територия Б от 01.01.11 до 31.12.11	1. Ключов показател за ефективност – план за продажби. Система за измерване: (факт на продажбите) / (план на продажбите). 2. Основен показател за изпълнение - увеличение с 20%. Система на измерване: (действително увеличение) / (планирано увеличение).
2	Бизнес цел за увеличаване на средната сума на пратката с 15%	Ключовият показател за ефективност е средната сума на пратката. Система за измерване: (действително средно количество на пратката) / (планирано средно количество на пратката на датата).
3	Качествена цел за увеличаване на броя на клиентите с 10% през периода от 01.01.11 до 01.07.11 в територия B	KPI е броят клиенти в базата данни на компанията. Система за измерване: (действителен брой клиенти в базата данни) / (планиран брой клиенти в базата данни).
4	Качествена цел за разработване и провеждане на събитие за 50 клиента (30% ключ и 70% потенциал) през периода от 01.02.11 до 01.03.11	1. Ключов показател за ефективност - присъствие на клиенти на събитието. Система за измерване: (действителен брой посетители) / (планиран брой посетители). 2. Ключов показател за ефективност - бюджет на събитието. Система за измерване: (действителен бюджет) / (планиран бюджет).

4. Определете разпространението на процента на изпълнение на индикатора, стойността на коефициента на индикатора и значението на неговата стойност ( раздел. 3):

Раздел. 3. Процент на показателя за изпълнение и коефициента (пример)(*)

	Коефициент	Значението на коеф
Изпълнението на плана е под 50%		неприемливо
Изпълнение на плана 51–89%	0,5	Ниско ниво
Изпълнение на плана с 90–100%	1	Постигане на целевата стойност (изпълнение на плана)
Изпълнение на плана 101–120%	1,2	Лидерство
Изпълнение на плана над 120%	1,5, 2 или 1(**)	Агресивно лидерство или контрол на прецизността на планирането**
(*) Тази таблица е примерна. Коефициентите са дадени като възможен вариант. (**) Коефициентът се определя в зависимост от това каква политика съществува във фирмата относно преизпълнение на плана. Коефициент 1,5 или 2 означава, че служителят е мотивиран значително да преизпълни плана. Ако няма такава задача, тогава стойността на коефициента = 1 ще служи като ограничение за служителя - той няма да подцени плана, за да го преизпълни по-късно, тъй като в този случай ще получи коефициент, съответстващ на изпълнението от плана със 100%, но не повече.

5. Формирайте мотивационна формула, по която ще се изчисляват заплатите. Определете съотношението на "фиксирана част", "променлива част" и "бонус" в заплатите.

6. Определете формулата за изчисляване на променливата част от заплатите.

7. Проверка: Изчислете всички възможни опции за заплати за всички възможни стойности на KPI.

8. Подгответе схема за мотивация на служителите.

Както можете да видите от точка 1, ключовите индикатори за ефективност (KPI) се различават в зависимост от нивото на позицията организационна структураи отговарят на целите на това ниво. Тази връзка, използвайки примера за цели от второ ниво, беше обсъдена по-горе в раздел. 2.

Ключов моментпри измерване на показателя - отношението на действителния резултат към планирания.

Пример за изчисляване на индикатора "Месечен план за продажби"

Планираната стойност на индикатора на месец: 350 000 рубли.
Действителната стойност на индикатора в края на месеца: 330 000 рубли.
Изчисляване на процента на изпълнение на плана = 330 000: 350 000 x 100% = 94,3%.

***
След като е зададен процентът на изпълнение на плана, трябва да определите какво значение има резултатът за компанията. С други думи, добро или лошо нещо е постигането на 94,3% от месечните ви цели? Това значение се отразява от стойността на коефициента и пряко влияе върху заплатата на служителя.

Спредът на процентите от плана и стойностите на коефициентите (смисъл) се определят от компанията самостоятелно (те се влияят от: размера на заплатите за дадена позиция, резултата, който трябва да се получи, спецификата на пазара и продукта на компанията, целите, математическите изчисления на стандартите за заплати).

В мотивационната схема е оптимално да се използват 3–5 KPI.

III. Принципи за формиране на мотивационна формула

Стандартната мотивационна формула е:

Заплата = Фиксирана част (заплата) + Променлива (променлива) част.

Ако са предоставени бонуси, тогава:

Заплата = Фиксирана част + Променлива част + Бонус.

Съотношението между постоянната и променливата част ще бъде различно в зависимост от целите, ситуацията в компанията и спецификата на пазара, на който компанията работи. Например, ако тепърва пускате продукт на пазара, имате нужда от агресивна схема, при която фиксираната част да бъде 30% от планирания доход, а променливата част съответно 70%.

Пример

Да предположим, че средната заплата на пазара за позицията "мениджър продажби" е 30 000 рубли. на месец. Може да се сгъва по различни начини. Например 30% от фиксираната част, т.е. 9 000 рубли, и 70% от променливата, т.е. - 21 000 рубли. Общо: 30 000 = 9 000 (фиксирана част) + 21 000 (планирана променлива част). Това е агресивна схема, която може да се използва например при представяне на продукт на пазара.

Ако компанията вече заема желания пазарен дял и задачата е да го запази, ситуацията в компанията и на пазара е стабилна, тогава фиксираната част може да бъде равна на 70%, а променливата 30%. В този случай 30 000 = 21 000 (фиксирана част) + 9 000 (планирана променлива част).

Това е рядък случай, когато сумата не се променя поради промяна на местата на условията,тъй като общата сума на променливата част може да има различни стойности.

За допълнителни примери, нека вземем съотношението между постоянната и променливата част на заплатите "50 към 50", т.е. 30 000 = 15 000 (фиксирана част) + 15 000 (планиран размер на променливата част).

IV. Влияние на ключовите показатели за ефективност (KPI) върху променливата част от работната заплата

Определете ключови показатели за ефективност за необходимата позиция, например:

1. KPI1 - процент на изпълнение на плана за продажби;
2. KPI2 - процентът на изпълнение на работния план.

За да установим степента, в която всеки от избраните KPI ще повлияе на променливата част, ние определяме приноса (тежестта) за всеки от тях ( раздел. 4):

Раздел. 4. Влияние на показателя върху променливата част от работната заплата (пример)

Както се вижда от раздел. 4, двата показателя влияят еднакво върху променливата част от заплатата. Това означава, че постигането на всяка от тях е еднакво важно.

Раздел. 5. Коефициенти на показателя в зависимост от процента на плана

За да опростим по-нататъшните изчисления, ще зададем същите стойности на коефициентите за KPI1 "изпълнение на плана за продажби" и KPI2 "изпълнение на работния план" ( раздел. 5ще бъде подходящо за изчисляване на всеки от показателите).

V. Възможна схема за изчисляване на променливата част (ПЧ) на работната заплата

PV = Планирано количество на променливата част x (KPI1 тегло x KPI1 фактор + KPI2 тегло x KPI2 фактор)

Раздел. 6. Проверка на всички настроикизаплати за всички възможни стойности на KPI
(с подробна разбивка на някои стойности)

KPI1/KPI2	<50%	51–89%	90–100%	>100%
<50%	5000 (опция 4)	18 750	22 500	26 250
51–89%	18 750	22 500 (опция 3)	26 250	30 000
90–100%	22 500	26 250	30 000 (Опция 1)	33 750
	26 250	30 000	33 750	37 500 (вариант 2)

Опция 1

Изпълнение на плана за продажби 90–100% (стойност на коефициента KPI1 = 1). Изпълнение на работния план 90–100% (стойност на коефициента KPI2 = 1). Променливата част (FC) е 50% и е равна на 15 000 рубли.

АКО \u003d 15 000 рубли. x (1 x 50% + 1 x 50%) = 15 000 рубли.

Заплата на месец \u003d 15 000 (фиксирана част) + 15 000 (променлива част) = 30 000 рубли.

Заключение : служителят получава планирана заплата, установена съгласно стандарта за заплати.

Вариант 2

Изпълнение на плана за продажби с повече от 100% (стойността на коефициента KPI1 = 1,5).

Изпълнение на работния план с повече от 100% (стойност на коефициента KPI2 = 1,5).

АКО \u003d 15 000 рубли. x (1,5 x 50% + 1,5 x 50%) = 22 500 рубли.

Заплата на месец \u003d 15 000 (фиксирана част) + 22 500 (променлива част) = 37 500 рубли.

Заключение : служителят получава повече от 7500 рубли. планирана работна заплата, но изпълнението на плана по всеки от показателите е повече от 100%.

Вариант 3

Изпълнение на плана за продажби 51–89% (стойност на коефициента KPI1 = 0,5). Изпълнение на работния план 51–89% (стойност на коефициента KPI2 = 0,5).

АКО \u003d 15 000 рубли. x (0,5 x 50% + 0,5 x 50%) = 7500 рубли.

Заплата на месец \u003d 15 000 (фиксирана част) + 7 500 (променлива част) = 22 500 рубли.

Заключение : служителят получава по-малко с 7500 рубли. планирана заплата.

Вариант 4

Изпълнението на плана за продажби е по-малко от 50% (стойността на коефициента KPI1 = 0). Изпълнението на работния план е по-малко от 50% (стойността на коефициента KPI2 = 0).

АКО \u003d 15 000 рубли. x (0 x 50% + 0 x 50%) = 0 rub.

Заплата на месец \u003d 15 000 (фиксирана част) + 0 (променлива част) = 15 000 рубли.

Заключение : служителят получава по-малко от 15 000 рубли, тъй като променливата част е 0 поради изпълнението на плана за всеки показател е по-малко от 50%.

Изчислете колко заплати ще бъдат начислени, ако изпълнението на плана за продажби е 101%, а изпълнението на работния план е 49% (правилният отговор е 26 250 рубли)

Раздел. 7. Попълнен формуляр, илюстриращ методиката за формиране на мотивационна схема

№ п/н	Методическа процедура	истинска стойност
	Определете позицията в структурата на компанията	Мениджър продажби (отдел продажби)
	Определете ключови показатели за ефективност (KPI) за позицията и тежестта на всеки въз основа на целите, поставени за това ниво на организационна структура	KPI1 - изпълнение на плана за продажби. Тегло - 50% KPI2 - изпълнение на работния план. Тегло - 50%
	Определете реда, в който се изчисляват индикаторите	Факт: план x 100%
	Определете разпространението на процента на изпълнение на индикатора, стойността на коефициента на индикатора и значението на неговата стойност	Показател за процент на изпълнение	Коефициент
	Формирайте мотивационна формула, по която ще се изчисляват заплатите. Определете съотношението на "фиксирана част", "променлива част" и "бонус" в заплатите	30 000 = 15 000 + 15 000
	Определете формулата за изчисляване на променливата част от заплатите	PV = планирано количество на променливата част x (KPI1 тегло x KPI1 фактор + KPI2 тегло x KPI2 фактор)
	Проверка: Изчислете всички възможни опции за заплати за всички възможни стойности на KPI	Вижте по-горе „Проверка на всички възможни опции за заплати за всички възможни стойности на KPI (с подробна разбивка на някои стойности)“ ( раздел. 6)
	Изпълнете документа "схема за мотивация на служителите"

• Мотивация, стимули и възнаграждения

Ключови думи:

1 -1

В статията ще разгледаме примери за KPI, характеристиките на изчисляване на ключов идентификатор за различни специалисти, както и най-добрите примери за неговото прилагане от местни предприятия.

Ще се научиш:

• Как се изчислява KPI за различните служители.
• Как да разработим изявление за KPI.
• Как да изчислим KPI стъпка по стъпка.
• Как да изчислим маркетинг KPI.
• Какъв може да бъде KPI на главния счетоводител.
• Какви KPI могат да се прилагат към висшите мениджъри.
• Как може да се изчисли KPI в Excel.
• Кои компании са внедрили успешно KPI.

Инструкции за изчисляване на KPI за различни служители

Методологията за разработване на KPI ID включва няколко последователни стъпки:

1. Подготвителни дейности: създаване на работна група, анализ.
2. Формиране на методи и методи за оценка: разработване на модел на система от показатели за ефективност, последователността на нейното изграждане, създаване и тестване на идентификатори на KPI, подготовка на модернизирани методи за управление.
3. Внедряване: комбиниране на счетоводната система на KPI със съществуващ софтуер, запознаване на служителите с методологията за изчисляване на показателите за ефективност.
4. Етапът на използване на системата за изчисляване на KPI: мониторинг на ефективността, коригиране на индикатори.

За разработване на KPI се използват два основни метода: процесен и функционален. Как да изчислите премията за всеки от тях, ще научите от таблицата, публикувана по-долу.

Процесният метод се основава на подравняването на идентификаторите, като се вземат предвид основните бизнес процеси на предприятието. Функционалният метод се основава на анализа на структурата на компанията и целите на обслужването на нейните подразделения.

Пример за KPI за мениджъри, който ще ги накара да дадат всичко от себе си

Ако продавачът не е склонен да изпълни своите KPI, тогава тези показатели за ефективност трябва да бъдат изоставени. Редакторите на "Търговски директор" предлагат да се определят KPI, които да мотивират мениджърите да продават и да печелят.

Таблица. KPI - примери за изчисление с помощта на процесни и функционални методи

процес	Функционален
Продажбен процес. Цели: увеличаване на броя на купувачите (KPI - броят на привлечените купувачи); увеличаване на повторните покупки сред съществуващите клиенти (KPI - броят на повторните покупки).	Нивото на предприятието е план, стратегически модел на развитие. Примери за KPI: доход, доходност; увеличение на нетните активи.
Процес на инвентаризация. Цел: увеличаване на обръщаемостта на запасите (KPI - увеличение на обръщаемостта на запасите от суровини и готова продукция спрямо предходния период).	Ниво на отдел - разпоредби за структурното звено, правилник. Примери за KPI: ниво на удовлетвореност на клиента; обеми на продажбите.
Процес на удовлетвореност на клиентите. Цели: намаляване на броя на връщанията (KPI - процентът на намаление на броя на връщанията на покупките); намаляване на времевия интервал за обслужване на клиента (KPI - време, прекарано в обслужване).	Професионализъм на специалистите - длъжностни характеристики. Примери за KPI: броя на новопривлечените купувачи; време за извършване на сделка с един купувач.
Кадрови процеси. Цел: повишаване на нивото на качество на набиране на персонал (KPI - процент затворени свободни работни места).

Таблица. KPI за специалист по продажбите: примери (KPI матрица)

Индекс		База	норма	Мишена	Факт	Ниво на изпълнение	KPI индекс
Обем на продажбите (c.u.)
Среден доход от един купувач (в.е.)
Брой оценки "Хареса ми услугата" (бр.)
Дял на просрочените вземания (%)
Краен KPI

Въз основа на данните, представени в таблицата, можем да заключим, че специалистът по продажбите е превишил целта с 6,1% и следователно трябва да получи бонус.

Таблицата по-долу предоставя пример за методология за изчисляване на „Среден приход на клиент“. В обобщението от предишния пример този показател е включен и във формата за изчисление на KPI за специалиста по продажбите.

Таблица. Среден приход на клиент за специалист по продажбите

Изчисляването на показателите за ефективност за поддържащите отдели е доста сложна процедура. Разгледайте примерите по-долу за някои поддържащи позиции.

Таблица. Примери за KPI за други позиции

Как да изчислим KPI: инструкции стъпка по стъпка

Етап 1.Дефиниция на три KPI на служителите:

• броя на потребителите, привлечени от интернет портала;
• броя на повторните покупки от съществуващи клиенти;
• броя на препоръките и положителните отзиви, публикувани след сделката на уебсайта или на страниците на социалните мрежи на компанията.

Етап 2.Изчисляване на теглото на всеки идентификатор (общото тегло е 1, изчисляването на пропорциите на индикаторите се извършва в зависимост от техния приоритет). В този пример получаваме:

• брой нови купувачи - 0,5;
• броят на повторните покупки - 0,25;
• потребителски отзиви - 0,25.

Етап 3.Анализ на статистиката по всеки ключов показател за последните шест месеца и съставяне на план:

		Базово ниво (средно месечно)	Планиран показател
	Увеличаване на нови клиенти	160 нови клиента	20% увеличение, т.е. 192 нови клиенти
	Процент купувачи, направили повторна покупка	30 повторни покупки	20% увеличение, т.е. 42 повторни покупки
	Процент купувачи, оставили положителен отзив или препоръка на сайта		20% увеличение или 42 положителни отзива

Етап 4.Пример за изчисляване на KPI е представен в таблицата:

Формула за изчисляване на ключови показатели:

Индекс на KPI = тегло на KPI * факт / цел

Целта е стойността на KPI, планирана от маркетинг специалиста. Фактите са реални данни.

В горния пример се вижда, че служителят не е постигнал целите си. В същото време, въз основа на общата стойност на KPI (113,7%), можем да говорим за постигнат висок резултат.

Етап 5.ТРЗ.

Фондът за заплати на маркетолога в този пример е $800. В тази сума $560 е фиксираната част и $240 е променливата част. Пълна работна заплата се изплаща при постигане на резултат с индекс 1 или 100%. Тъй като в нашия пример е отбелязан KPI от 113,7%, което е преизпълнение на плана, маркетинг специалистът ще получи заплата с бонус.

Резултат:

560 $ + 240 $ + 32,88 $ = 832,88 $.

В същото време, ако стойността на KPI е по-малка от 1 или 99%, тогава размерът на бонуса се намалява.

Таблица с пример за KPI показва проблемните точки в работата на маркетинг специалист. Недостатъчно високите показатели могат да бъдат резултат от неправилно избрана стратегия за повишаване на лоялността на клиентите към компанията. Такива данни ви позволяват да контролирате работата на специалист. Ако състоянието на нещата не се промени през следващите периоди, тогава е необходимо да се преразгледа системата от изисквания за KPI.

Като следвате постоянно тази политика, можете да получите пълна картина на KPI за продажби, производствен процес и т.н. Това ще ви позволи да разберете процедурата за изчисляване и прилагане на ключови показатели за ефективност.

Изчисляването на KPI може да варира в зависимост от планираните показатели. Допустимо е да се допълни регламентът с нови идентификатори: данни за броя на решените / нерешените задачи, система от санкции за ниско представяне по ключови точки в плана.

Например, ако планът е изпълнен с по-малко от 70%, служителят може да бъде лишен от бонуси.

Ето пример за изчисляване на бонусния компонент на заплатата за служител, който е изпълнил плана за продажби:

Изчисляване на KPI за маркетолог: пример

Преди да продължите с изчисляването на ключов идентификатор за ефективност за специалист по интернет маркетинг, е необходимо ясно да определите обхвата на неговите отговорности и след това да зададете KPI на служителя. Формулата на KPI може да се използва само в случаите, когато е приемливо да се изразят в цифрово изобразяване показателите за резултати, за които маркетологът е конкретно отговорен.

Например, нека си представим 5 KPI показателя на специалист:

• увеличаване на целевата потребителска група;
• привличане на нови клиенти, увеличаване на броя на клиентите;
• повишаване на нивото на лоялност на клиентите (като се вземат предвид броя на прегледите, препоръките и т.н.);
• увеличаване на броя на повторните покупки;
• повишаване на информираността за компанията и повишаване на лоялността на клиентите.

За постигане на целевите показатели маркетологът използва материалните и трудови ресурси на компанията (взаимодейства с разработчиците на софтуер и дизайн, с анализатори и копирайтъри). Задължителна процедура в този процес е бюджетният контрол. Точното отчитане на разходите ще помогне да се установи съотношението на резултатите, получени от специалиста, и използваните от него материални ресурси.

Необходими действия за прилагане на система от ключови показатели за ефективност:

• определят основната цел на фирмата и показателите, които трябва да бъдат получени за даден период от време;
• възлага задачи на маркетинг специалисти;
• разделете заплатата на маркетолог на фиксирани и променливи компоненти (например 75% е фиксиран компонент, а 25% е бонус за постигане на определени цели в картата на KPI);
• идентифицирайте ключови показатели за ефективност, за да оцените работата на специалист;
• съставете план и определете оптималните показатели за KPI (ще анализираме как да направите това с примери в следващата част на статията).

Ако е необходимо, можете да използвате функционалността на офис програмата Excel или да внедрите CMS, който ще осигури компетентно организиране на процедурата за задаване на цели, бързо въвеждане на данни и ефективен мониторинг на изпълнението на KPI.

Практикуващият лекар разказва

Примери за KPI, които накараха обикновения персонал да търси най-добрия начин да си свърши работата

Мария Пономаренко,

директор на московската фирма Smart Personal

Известно време работих в екип, който ръководеше предприятие в областта на валцуването на черен метал. Клиенти на нашата компания бяха строителни и производствени фирми, които се нуждаеха от навременна доставка на стоки. За да отговорим на нуждите на клиентите, сформирахме автопарк, който може да транспортира валцувани продукти с дължина до 12 метра. Ако бяха получени голям брой заявления и нашите коли не бяха достатъчни, ние привличахме автомобили от трети страни изпълнители. Трябваше да решим два проблема: да осигурим бърза доставка на продуктите в удобно за клиента време и да постигнем максимално натоварване на всеки автомобил.

Какво беше направено.За да мотивираме диспечерите, разработихме система от бонуси в зависимост от два KPI (за всяка от посочените логистични задачи).

1. Индикаторът за прехвърляне на доставката в други дни.Ако нашите възможности не позволяваха доставката в срок, със съгласието на клиента, тя се отлагаше за друг час, одобрен от клиента. Максималният брой прехвърляния на доставки на един диспечер не трябва да надвишава 3%. С увеличаване на този показател размерът на бонуса на служителя намалява. И обратно, ако диспечерът можеше да избегне трансфери, размерът на неговия бонус се увеличаваше (виж данните в таблица 1).
2. Среден брой доставки на автомобил(общият брой доставки, извършени за 1 ден, разделен на броя на използваните автомобили). Средно един автомобил е правил 1,8 пътувания на ден. Беше решено тази цифра да се увеличи до 2 полета. Предвидено е също увеличение и намаление на показателя (виж таблица 2).

Бонусите се изчисляват по формулата: S x K1 x K2, където S е фиксирана сума (например 10 000 рубли), K1 е коефициентът на трансфер на доставка, K2 е показател за ефективността на използването на превозни средства. В зависимост от постигнатите цифри, диспечерът може да спечели от 12 до 180% бонуси, които варират от 1200 до 18 000 рубли.

Показателите на KPI се оказаха взаимно изключващи се. Например, беше възможно да се увеличи броят на доставките с една кола, но в резултат на това би било неудобно за купувача да приеме продуктите. За да се постигне увеличение и на двата показателя, диспечерът трябваше да вземе предвид редица фактори (заявките на клиентите за време за доставка, регион на доставка, товароподемност на превозните средства, съвместимост на доставката на различни видове валцувани продукти на едно превозно средство).

Успоредно с въвеждането на системата KPI за диспечери беше необходимо да се осигури по-ефективна работа на свързани отдели (например складов комплекс).

Резултат.Системата KPI стартира през март, а през октомври средният дневен идентификатор на ефективност на доставка се повиши от 1,8 на 2,3. По този начин само за 7 месеца работа с използването на системата KPI показателят за ефективност на работата на автопарка се увеличи с 28%. В същото време успяхме да намалим допустимия брой прехвърляния на доставки 6 (!) пъти - от 3% на 0,5%.

В общата част на разпоредбата за KPI следва:

• изяснете целевата ориентация на регламента (пример за формулировката: „регламентът за KPI определя процедурата за формиране на показатели за изпълнение, тяхното наблюдение в хода на извършване на дейности и контрол въз основа на резултатите от отчетните периоди“);
• идентифициране на служители, за които регламентът за KPI е задължителен;
• задайте целите на матрицата на KPI (пример: намаляване на дългосрочните планове на предприятието и годишните задачи на неговите специалисти до един знаменател);
• предоставя списък с ключови термини с техните определения;
• представят принципите, на които се основава системата KPI (пример: декомпозиция, баланс, съответствие с правилата SMART).

В основната част на разпоредбата за KPI е необходимо също така да се опише процедурата за формиране и координиране на показателите за ефективност. Необходимо е да се разкрият критериите, на които те трябва да отговарят (пример: измерими, постижими, специфични и др.). Нашият пример, достъпен за изтегляне по-долу, ще ви помогне да създадете такъв документ за вашата компания.

KPI на отделни специалисти е по-добре да се издаде специален документ, наречен карта с резултати. Той е съгласуван с главния изпълнителен директор, висшите мениджъри на персонала и финансовия отдел и е подписан от конкретен служител.

В наредбата за KPI също е необходимо да се определи срокът на валидност на картата (пример: календарна година) и да се приложи съгласуван формуляр към нея.

Таблица. KPI карта за специалисти по финансови услуги

№ п/н	Тип KPI	Нива на ефективност на KPI			Тегло на KPI, %	Ниво на ефективност на KPI
		По-ниско ниво	Целево ниво	Най-високо ниво
	Скорост на оборот на вземания и задължения	Ръст на оборота от 0 на 1% спрямо базовата година	Ръст на оборота от 1 до 3% спрямо базовата година	Ръст на оборота над 3% спрямо базовата година
	Процентно отклонение на действителните показатели от планираните, които не са били предупредени чрез системата за мониторинг на данни, %
	Намаляване на оперативните разходи по функция по отрасли спрямо предходната година, %
	Свободен паричен поток, милиони рубли

Наредбата за KPI трябва да съдържа изисквания за процедурата за разработване и одобряване на карти на ключови идентификатори. Необходимо е да се посочат отговорниците за формирането на KPI карти, тяхното одобрение и приемане. Необходимо е да се опишат унифицираните изисквания за коефициентите и формата на такава карта. Например, той трябва да включва идентификатори за изчисляване на ефективността на индикаторите (непрекъснато, дискретно, прекъсване) и препоръки относно методологията на измерване (количествени и качествени). В разпоредбата за всеки идентификатор на KPI е важно да посочите неговата целева стойност, тегло, тип, както и горното и долното ниво. Освен това трябва да вземете предвид, че общото тегло на всички показатели в картата на KPI трябва да бъде 100%.

Крайният KPI се посочва само в краен случай, тъй като нулира останалите данни. Например, граничен индикатор за главния инженер може да показва всеки случай на трудова злополука, настъпила през отчетния период.

Регламентът за KPI трябва да опише процедурата за наблюдение на ефективността на показателите, което ще помогне за бързо идентифициране и отстраняване на причините за значителни отклонения на идентификаторите на KPI от целевите стойности.

В разпоредбата относно ключовите показатели за изпълнение трябва да се отбележи и честотата на изпълнение на контролните дейности (например веднъж на тримесечие) и служителите, отговорни за тяхното изпълнение.

За възможни (вътрешни или външни) промени в условията за извършване на икономически и икономически дейности трябва да се опише процедурата за коригиране на KPI. Причината за прилагането им например може да са промени в задълженията на служителя. Тук също трябва да запишете списък на лицата, които могат да инициират използването на корекции, както и параметрите, чрез които могат да се извършват такива корекции (например промяна на броя и състава на идентификаторите, целите, нивото на техните постижение и др.).

Регламентът за KPI включва и етапите, чрез които ще се оценява постигането на ключови показатели (например самооценка от собственика на картата на KPI, чиито данни трябва да бъдат съгласувани с ръководството, отдела по персонала и финансовата служба ).

Разпоредбата относно ключовите показатели следва да описва и методологията за тяхното изчисляване. От нейния избор зависи нивото на първокласния специалист и неговата мотивация за постигане на целевите стандарти. Например в график на KPI можете да посочите, че претегленият идентификатор за изпълнение на картата се получава чрез умножаване на стойността на индикатора по неговото тегло.

KPI на главния счетоводител: пример за оценка на натоварването на отдела

Ръководството на предприятието често смята счетоводството за скъпа единица. Главните счетоводители редовно се оплакват от голямото натоварване на отдела и искат увеличаване на персонала. Как един мениджър може да разбере дали счетоводителите наистина са затрупани от текущата работа или проблемът е в ниската ефективност на организацията на работа? Как да дефинираме KPI за счетоводители?

Квалифицираният главен счетоводител трябва да разполага с инструменти за обективна оценка на нивото на натовареност на специалистите в неговия отдел. Възможно е да има ситуации, когато някои служители трябва да увеличат обхвата на отговорностите, докато други, напротив, трябва да стеснят обхвата на задачите. Такива мерки ще спомогнат за по-равномерното разпределение на натоварването на специалистите и ще повишат производителността на труда. Въпреки факта, че счетоводният отдел се счита за спомагателен, неговите специалисти често допринасят не само за запазването, но и за увеличаването на обема на финансовите ресурси.

KPI идентификаторите се използват за оценка на работата на един счетоводител или цял отдел. Те включват редица показатели:

• своевременно подаване на отчети към регулаторните органи и безпогрешно попълване на декларациите;
• своевременно плащане на фирмените фактури от клиентите;
• липса на грешки в счетоводството;
• размера на спестените финансови ресурси (например по договори с доставчици или изпълнители и др.);
• общата сума на глобите, платени на данъчните власти (по вина на счетоводителите);
• счетоводни разходи за заплати;
• наличие/липса на оплаквания от външни и вътрешни клиенти на предприятието относно работата на счетоводителите.

Ако разгледаме KPI за счетоводител, има различни примери, но трябва да се има предвид, че именно този отдел е в състояние да повлияе на ефективността на всички основни бизнес процеси на предприятието чрез увеличаване на печалбите и оптимизиране на разходите.

В икономическите процеси основните показатели за ефективност на счетоводния отдел са:

• взаимозаменяемост на служителите;
• броя на счетоводните специалисти;
• минималното количество просрочени документи в процеса на работа;
• броя на служителите във фирмата на счетоводител.

Освен това трябва да се вземе предвид нивото на квалификация на счетоводителите и тяхната мотивация да работят за постигане на желания резултат. Мениджърът трябва да контролира натовареността на служителите, комфорта на работа на място и, ако е необходимо, да осигури на счетоводителите своевременно усъвършенствано обучение на специализирани курсове.

В зависимост от поставените задачи и сроковете за тяхното изпълнение ръководителят оценява работата на служителя. В зависимост от получените резултати се взема решение за разширяване / намаляване на персонала.

Най-ефективният инструмент за определяне на оптималния брой служители на компанията е нормирането. Ето пример за такъв за счетоводния отдел, където работата включва такива компоненти като:

• първична документация (входяща);
• счетоводни стандарти и Данъчния кодекс;
• резултати от работата (отчитане).

За да изчислите необходимия брой служители на счетоводния отдел, трябва да знаете приблизителното количество първична документация, получена за определен период от време (ден, месец), и да имате представа колко служители и за колко време ще могат за обработка на такъв обем материали.

За да се определи например KPI на счетоводител, отговарящ за заплатите, се използват следните критерии:

• броят на служителите на обслужваното от него предприятие;
• ведомости за заплати според броя на служителите (фишове за заплати);
• данък при източника и други задължителни плащания според броя на служителите;
• броят на интеркалкулациите.

Въз основа на тези критерии се определя ставката за счетоводен служител, въз основа на която се изчислява броят на счетоводителите, необходими на предприятието. Например, ако вземете 1600 фиша за заплати месечно за нормата на KPI на специалист по заплати, тогава организация с повече от 5000 служители ще се нуждае от 3 счетоводители по заплати.

Всяка фирма има уникални KPI идентификатори. Те се формират въз основа на целите и задачите на предприятието.

Идентификаторите на KPI се определят от ръководството (главния счетоводител или директора на компанията) и могат да съдържат повече или по-малко показатели, отколкото в примерите, представени в този преглед. Основната мотивация на служителите е точното и обективно изчисляване на бонусите за постигане на KPI показатели. Благодарение на това съвестните и отговорни служители получават по-високи заплати. Подобни стимули мотивират служителите да увеличат производителността.

• 6 трудни въпроса за интервю, които ще изненадат всеки

Ключови показатели за ефективност: Примери за старши мениджър

В процеса на изграждане на система за KPI ръководителите на структурни звена на предприятието трябва да спазват следните принципи, представени в таблицата.

Основните насоки на компанията винаги се определят въз основа на стратегическата цел. Например: „Какви резултати иска да постигне ръководството за даден период от време?“ Ключов индикатор може да се счита за водеща позиция на пазара или бъдеща продажба на компанията. При първия вариант се обръща внимание на увеличаването на обема на продажбите и увеличаването на клиентската база, във втория - на увеличаването на капитала на предприятието, за да се получи най-висока продажна стойност.

За да направите това, първо определете основната цел и я обосновете подробно в писмен вид. След това го разделят на няколко малки цели, които са конкретни задачи, с които ще бъде възможно да се постигне основната идея. Визуално това може да се покаже под формата на „дърво на целите“, начертано на хартия с позоваване на организационната структура на предприятието.

Човешката психология е такава, че мнозина от страх да не покажат своята некомпетентност по някои въпроси се съгласяват да изпълнят задачата произволно, без дори да разбират нейната същност. Въз основа на резултатите от наблюдението на поставянето на задачи в един известен холдинг се оказа, че на среща с висшето ръководство много служители се съгласиха с казаното, но излизайки от офиса, попитаха колегите си какво има шефът се има предвид.

Всеки елемент от системата KPI трябва да бъде ясно изписан. За тази цел ръководството на компанията (генерален директор, съвет на директорите и съвет) изготвя и одобрява наредбата за KPI. Би било хубаво, ако документът дава примери и изчисления с формули и обвързва цялата терминология със счетоводството. Ако разпоредбите вземат предвид счетоводните правила на Руската федерация, тогава в бъдеще трябва да разчитате на тях. Когато се използват няколко системи за отчетна документация, е необходимо да се посочи по кой метод трябва да се изчисли всеки показател.

За по-добро разбиране на разпоредбата за KPI се провеждат няколко общи събрания. Всеки мениджър трябва самостоятелно да изчисли своите бонуси, като се позовава на показателите от предходния отчетен период. За изпълнение на задачата се отделят определен брой работни дни, след което всички се събират, за да идентифицират грешките. На такива срещи често се разкрива необходимостта от корекции на правилата за KPI.

Окончателното одобрение на документа се извършва с максималния брой показатели, определени за всички ръководители. Всеки мениджър е в състояние да контролира едновременно не повече от пет до седем показателя.

Не трябва да се ръководите от принципа за постигане на максимален резултат, тъй като много топ мениджъри, получавайки задача с висока сложност, просто спират да полагат големи усилия, за да я изпълнят.

KPI се изчислява веднъж годишно. Това е най-оптималния период за оценка на постиженията на специалист. Ами ако водещият мениджър е бил нает през текущата година? Като пример, помислете за столичната група компании Insol. Тук бонусната част от заплатата се изчислява, както следва:

• работният план включва данни, съставени въз основа на анализ на предишните постижения на мениджъра по отношение на подобни показатели с увеличение от 20%. Това е планираният лихвен процент, определен от ръководителя на компанията;
• ако водещият мениджър е нает наскоро, представянето на неговите предшественици се взема предвид (20% трябва да се добавят към средната стойност).

Размерът на бонусите зависи от нивото на постигнатите планирани показатели. Разгледайте тази ситуация с пример:

• 50% бонус, ако действителната цифра надвишава планираната;
• 30% при изпълнение на плана;
• 10% при по-нисък резултат от планирания;
• променливият компонент на заплатата не се изплаща при неприемливо нисък резултат.

При изчисляване на KPI е по-добре да се вземат предвид общите и личните показатели. Първият включва резултатите от дейността на отдела, който се управлява от топ мениджъра на компанията. Общите резултати мотивират служителите за работа в екип и служат като проява на заинтересоваността на специалиста в крайна сметка. Спецификата на предприятието и длъжността на ръководителя са основните фактори, които определят съотношението на общите и личните резултати за формирането на KPI. Високата официална позиция предполага намаляване на тежестта на личните резултати. За водещ мениджър процентът на личните показатели може да варира от 10 до 20% (или изобщо да не се вземат предвид). За ръководителя на компанията личен KPI е получаването на сертификати за квалификация на специалист във финансовия сектор, което е задължително за някои фирми, както и подготовката на приемник.

KPI се изразява в конкретни числени стойности. Например, за ръководител на персонала такъв критерий като „привличане на висококвалифициран персонал“ е неприемлив. В случая липсват показатели като срокове, състав и численост на персонала. Освен това не може да се използва категорията за оценка „висококвалифициран персонал“. Главният изпълнителен директор на компанията и ръководителят на отдел "Човешки ресурси" може да не се споразумеят за разбирането на такива критерии за оценка като "квалифициран" и "висококвалифициран специалист".

Важно е да се установи как ще се определя индикаторът. Не е препоръчително да използвате скъпи данни за това, да отделяте много лично време и да включвате други компании. Например, ако ръководителят на маркетинговия отдел трябва да определи нивото на разпознаване на марката, тогава за да оцените KPI, ще трябва да използвате доста скъпи методи.

За всеки индикатор е необходимо да се формират нива на постижения:

• праг (показатели, под които не се начисляват бонуси);
• целево (по този показател се изплаща специално предвидено възнаграждение);
• максимум (изплащат се увеличени бонуси).

По някои общи показатели влиянието може да бъде косвено, но при личните показатели връзката между ефективността на работата и получения резултат трябва да бъде пряка. Например, за директора на финансовия отдел е невъзможно да се приложи KPI „наличие на касови разлики“, ако всички решения относно графика на плащанията към контрагентите и предоставянето на стокови заеми се вземат само от генералния директор.

Ако процентът на бонуса е незначителен спрямо общия доход на служителя, тогава той няма да прекарва времето си в поставяне на стратегически цели, а вместо това ще се съсредоточи върху по-важни текущи въпроси. Делът на бонуса за старши мениджър трябва да бъде най-малко 100% от неговата фиксирана ставка, а за обикновен служител - до 20%.

За служител на компанията показателите се считат за справедливи, ако се различават с не повече от 30% от средните стойности в тази индустрия. В този случай при разработването на ключови показатели за ефективност опитът на колегите ще бъде полезен.

Много важен аспект е справедливата процедура за изчисляване на KPI. Ако за топ мениджър е определена определена печалба по отношение на KPI, но според резултатите от отчетния период показателите едва достигат 50%, тогава според разпоредбата на KPI мениджърът не се възнаграждава. На пръв поглед всичко изглежда справедливо, но ако вземем предвид кризисната ситуация от изминалата година и фалита на повече от 50% от компаниите в бранша, където всички останали отидоха до нулата, тогава според резултатите се оказва че тази компания е получила 50% от основния показател. В този случай мениджърът заслужава бонус. Това предполага, че е възможно да се избегне подобна ситуация, ако свържем основните показатели с тези за цялата индустрия.

• Правила за управление на мениджъри по продажбите: как да защитим базата след уволнението на служителите

Практикуващият лекар разказва

KPI лидер за пример

Татяна Костенкова,

съветник по правни въпроси и бизнес развитие, финансова група Finstar, Москва

Казус 1. KPI за управител на магазин

Нека разгледаме пример от практиката на Търговска къща "Народен" (Бишкек, Киргизстан). Следните ключови показатели за ефективност са разработени за мениджърите на магазини на тази търговска къща:

KPI 1. Изпълнение на плана за продажби.Изчислява се въз основа на съотношението на действителния обем на продажбите към планирания. Планът за приходите на магазина за определен период се одобрява от изпълнителния директор в съгласие с финансовите и търговските директори. Този идентификатор на KPI се оценява от специалист по анализ (Таблица 2).

KPI 2. Спазване на отчетната и изпълнителска дисциплина.Този показател показва навременността на подготовката на отчетната документация, прехвърлянето на сметки за комунални услуги за плащане, изпращането на документи в архива, изпълнението на заповедите на генералния директор, прилагането на правилата за инвентаризация, както и точността на спазване на корпоративните стандарти и спазване на дисциплината при отчитане и изпълнение. Оценява KPI търговски директор на компанията. За всяко нарушение се зачита 1 точка.

KPI 3. Работа на подчинените служители.Оценката на служителите в съответствие с одобрените параметри се извършва от куратора. Нарушенията се превръщат в точки. Например паркирането в близост до магазин и входът му трябва да отговарят на инженерните и санитарните стандарти. Нарушаването на тези изисквания се оценява с две точки.

Казус 2. KPI за ръководител на руски клон на голяма холдингова компания

Първоначално ключовите показатели за ефективност на предприятието бяха обвързани с аналитичния показател EBITDA. Когато бизнесът премина на нов етап, стана трудно да се спазват корпоративните стандарти.

Бяха поставени четири задачи пред ръководителите на отдели:

• минимизиране на разходите;
• запазване на постигнатите показатели в предходни периоди;
• спазване на методологията за разработване на решения съгласно стандартите на холдинговата компания майка;
• намаляване на загубите.

За да стимулира директора да решава поставените задачи, бяха разработени 4 ключови показателя за ефективност. При изпълнение на плана възнаграждението е 150% от годишната заплата.

KPI 1. Поне един от магазините, открит преди повече от година, работи на загуба повече от три месеца.Съответствието се оценява от борда на директорите въз основа на одитни данни, изготвени на базата на отчета за приходите и разходите. Тежестта на индикатора в бонуса е 0,3.

KPI 2. Непостигане на EBITDA.Идентификаторът се оценява от борда на директорите или одиторския комитет въз основа на данни от отчета за доходите. Теглото на ключов показател 2 е 0,3.

KPI 3. Нарушаване на вътрешните разпоредби относно правилата за вземане на решения.Наличието/липсата на пропуски се определя от съвета на директорите. Теглото на ключов показател 3 е 0,2.

KPI 4. Неизпълнение на решенията на съвета на директорите.Наличието на такива факти се установява от съвета на директорите. Тежестта на индикатор 4 в бонуса е 0,2.

Как да изчислим KPI в Excel: примери и формули

Финансовите бонуси в мотивационната система на KPI са стимулиращи. Размерът на плащанията зависи от личните резултати от работата на специалист през отчетния период. Сумата може да бъде фиксирана или изчислена като процент от заплатата.

Всяка компания определя KPI и теглото на всеки показател поотделно (в зависимост от целите на предприятието). например:

1. Целта е да се изпълни планът за изпълнение в размер на 500 хиляди рубли. месечно. Ключовият идентификатор е планът за продажби. Система за измерване: действителна сума на продажбите/планирана сума на продажбите.
2. Целта е да се увеличи цената на доставката с 20%. KPI - среден обем на пратката. Система за измерване: действителен среден обем на пратката / среден план за пратка.
3. Целта е броят на клиентите да се увеличи с 15%. KPI - броят клиенти в базата данни на компанията. Система за измерване: действителен брой купувачи / планиран брой купувачи.

Разпространението на KPI (скали) се определя от компанията самостоятелно. например:

1. Изпълнение на плана под 80% е неприемлив резултат.
2. Изпълнение на плана 100% - коефициент 0,45.
3. Изпълнение на плана в рамките на 100-115% - коефициент 0,005 за всеки 5%.
4. Без грешки - коефициент 0,15.
5. През отчетния период няма забележки - коефициент 0,15.

Това е само един от възможните примери за дефиниране на мотивационни KPI.

Основният момент при определянето на ключовите показатели е изчисляването на съотношението на действителния резултат към планирания. Почти винаги заплатата на служителя включва заплата (фиксирана част) и бонуси (променлива част). Мотивационният KPI влияе върху изчисляването на променливата част от заплатата.

Да вземем съотношението на фиксираните / променливите части в заплатите 50: 50. Според KPI примерите за показатели и тежестта на променливите и постоянните части са както следва:

Приемаме следните стойности на коефициентите (същите за индикатор 1 и индикатор 2):

KPI таблица в Excel:

Обяснения:

1. Заплата - (постоянен компонент на заплатата) се изчислява въз основа на броя отработени часове. В нашия пример постоянната и променливата част имат еднакво тегло.
2. Процентният показател за изпълнение на плана за изпълнение и работния план се изчислява като съотношение на получените показатели към целите.
3. За изчисляване на бонус плащанията се използват коефициенти. В нашия пример влиянието на показател 1 и показател 2 върху размера на премията е еквивалентно. Коефициентите също са еднакви. Следователно същите формули се използват за изчисляване на мерки 1 и 2 (променят се само препратките към клетки).

4. Формула за изчисляване на бонусите: =C3*(F3+G3). Умножаваме планирания бонус по сумата от показатели 1 и 2 за всеки служител.

5. Заплащане: заплата + бонуси.

Това е примерно резюме (пример за KPI на Excel). Всяка компания формира своя собствена таблица, като се съобразява с характеристиките на дейността си и използваната бонусна система.

• Как да намерим и мотивираме продавач с висок фокус върху клиента

Пример за KPI матрица в Excel

За да се оценяват служителите по ключови показатели, е необходимо да се формира матрица или споразумение за целите. Според общата форма, по която се изчислява KPI в Excel, примерите са както следва:

1. Ключовите идентификатори са критериите, по които се оценяват служителите на компанията. Различните позиции използват различни критерии.
2. Теглото на индикатора е посочено в числа от 0 до 1, така че сумата от всички показатели да е равна на 1. Числото на теглото показва приоритета на този KPI, като се вземат предвид задачите на предприятието през отчетния период.
3. Базовата стойност на индикатора KPI е приемливият минимум. Нивото, чиято стойност е по-малка от „базата“, е липсата на резултат.
4. Норма (планирана фигура на показателя) - задължително ниво. Ако "нормата" не се изпълнява, това означава, че служителят не се справя с трудовите си задължения.
5. Цел (над нормата, което дава възможност за подобряване на резултатите) - стойността, към която е необходимо да се стремим.
6. Факт - реално постигнати показатели за изпълнение.
7. Индексът на ключовия показател за ефективност показва нивото на резултата спрямо нормата.

Формула за изчисляване на KPI:

KPI индекс = ((факт - база) / (норма - база)) * 100%.

Пример за попълване на матрица за офис мениджър:

Коефициентът на ефективност се изчислява чрез сумиране на продуктите от индекси и тегла. Оценката на работата на служителите се демонстрира визуално с помощта на условно форматиране.

Къде беше успешното изпълнение KPI: фирмени примери

Системата KPI се внедрява активно в местните предприятия.

1. Сбербанк: мотивация на служителите чрез KPI.

Пример за предприятие, което успешно е внедрило система за KPI, е Сбербанк. Преди няколко години клоновете на тази банка бяха изпълнени с дълги опашки и бяха запомнени с не много учтиво обслужване. След въвеждането на системата KPI за служителите на Сбербанк през 2010 г. настъпиха забележими промени в работата на предприятието. За обикновения персонал бяха разработени групови показатели, наречени "5+":

• лична ефективност;
• подобряване на вашите знания;
• фокус върху клиента;
• оптимизиране на работното време;
• съвместна дейност.

Системата за мотивация, разработена за служителите на Сбербанк, не се ограничава само до финансови стимули. Като нематериални мотивиращи фактори се използват моменти като предоставяне на предимства, свободен график, отстъпки, туристически пакети и др.

2. "Magnat" - нова система за управление.

Системата от ключови показатели на компанията "Magnat" беше наречена KPI-Drive. Неговите създатели си поставят за цел решаването на следните проблеми:

• Подобрете ключовите показатели за ефективност от ниво 1 до втората година след внедряването.
• Подобрете движението на променливите разходи чрез увеличаване на динамиката на заплатите.
• Увеличете прозрачността и управляемостта на бизнеса.
• Укрепете екипните взаимодействия.
• Възстановете разходите за внедряване на системата.

Резултатите от прилагането на методологията на KPI могат да бъдат пример за това колко бързо са постигнати целите. Разбира се, в резултат на това системата от ключови показатели за ефективност се превърна в неразделна част от бизнес процесите на компанията.

Резултати от внедряването:

• Моделът на управление стана по-технологичен и разбираем.
• Мотивационната система е станала по-технологично напреднала и гъвкава.
• KPI от ниво 1 на предприятието непрекъснато се подобряват.
• GC "Magnat" е пример за успешно внедряване и използване на технология за целево управление.
• От въвеждането на системата KPI групата компании Magnat е увеличила обема на бизнеса си повече от 5 пъти.

Примери за това колко ефективно е внедряването на системата KPI могат да бъдат намерени в много от най-големите компании, опериращи на вътрешния пазар.

Системата от ключови показатели за ефективност се използва от много години за управлението на големи, малки и средни компании по света. Това е мащабна и многостепенна система за управление, която ви позволява да направите точна оценка на ефективността и ефективността на предприятието. Внедряването на KPI не е лесна задача, която изисква временни ресурси и сериозни усилия, но ефектът от внедряването на системата си заслужава.

Ще се научиш:

• Какви са плюсовете и минусите на системата KPI.
• Кои служители не трябва да прилагат KPI.
• Какви KPI да зададете на мениджъра.
• Какво да направите, ако служителите саботират изпълнението на KPI.
• Как да прегледаме системата KPI.

Какво е KPI система

KPI е специална система от показатели, чрез които работодателите могат да оценят работата на подчинените. В същото време KPI - ключовите показатели на всеки служител - са обвързани с общите бизнес показатели (ниво на рентабилност, рентабилност, капитализация).

Изтегляния:

Има различни цели на KPI, но основната е да се създаде ситуация в компанията, в която служители от различни отдели да могат да действат заедно, без да си противоречат бизнес действията един на друг. Дейностите на един специалист не трябва да пречат на работата на друг или да я забавят. Всички служители трябва да се стремят към обща цел и да работят ефективно, като получават бонуси за това.

Смята се, че KPI са пряко свързани с BSC (Balanced Scorecard - Balanced Scorecard), но това не е така. Създателите на BSC не са използвали термина KPI. Те използваха понятието "мярка", "метър" или мярка.

KPI и BSC са косвено свързани. BSC е надарен с перспективата на бизнес процесите, където присъстват свързаните цели. За да измерят как се постигат тези цели, специалистите използват показатели за KPI на бизнес процесите.

Изтегляния:

И така, какво е KPI на прости думи? Това са определени показатели, благодарение на които става много по-лесно да се разбере какви действия трябва да се предприемат за повишаване на ефективността. В същото време ефективността е не само броят на манипулациите, извършени за определен период от време, но и ползата, която компанията получава от работата на един специалист.

KPI на компанията се споделят. В поделенията обаче те се делят на малки, наречени лични. Не може да има много от тях. Достатъчни са 3-5 ясно дефинирани и разбираеми индикатора. Основното изискване е възможността за лесно и бързо измерване.

Ето няколко примера за KPI . Възможните KPI за мениджър продажби са следните: „Обемът на продажбите не е по-малък от...“, „Броят на новите клиенти е не по-малък от...“, „Средната сума на договора на клиент е приблизително...“, „Владеенето на английски не е по-ниско... ”.

Друг пример за KPI. Вие сте собственик на голям пункт за продажба на домакински уреди. За вас работят 12 мениджъра. Колко ефективно всеки от тях работи през месеца се оценява въз основа на следните показатели:

• колко хора, с които мениджърът е разговарял, са закупили оборудването (процент);
• размерът на средния чек;
• до каква степен е изпълнен планът за продажби (например размерът на минималната лента е 350 хиляди рубли на месец; нивото на преизпълнение на плана като процент ще се отрази на заплатата на мениджъра).

Например, трябва да продадете миксери от определена марка и производител. В този случай би било разумно да се определи план за всеки мениджър с минимален брой миксери, равен на 5. Ако мениджърът продаде оборудване повече от планирания брой, той получава 3% от разходите за всеки "допълнителен" миксер. За специалистите това е страхотна мотивация, KPI от този тип ви позволява успешно да продавате продукти. Опитът показва, че оптималният брой критерии за KPI за един специалист е от 5 до 8.

3 интересни факта за KPI

• Системата Key Performance Indicators се използва на Запад повече от 40 години. В страните от ОНД и Русия се използва от около 15 години.
• В редица държави (Корея, Сингапур, Хонконг, Япония, Малайзия, Германия и САЩ) системата за ключови показатели за ефективност е национална идея. Там KPI не е просто концепция, а основа на работата на всички компании.
• Руският президент Владимир Путин предложи да се създаде система за ключови показатели за ефективност, за да се оцени как работят служителите.

Как да избегнем грешки при внедряването на KPI

Редакторите на списание "Генерал директор" разгледаха 6 популярни грешки в системата на KPI и дадоха съвети как да ги избегнат.

Къде започва развитието на KPI?

KPI трябва да се създават отгоре надолу, като се започне от мащабните цели на компанията до задачите, пред които е изправен отделният служител. За пълно решаване на проблемите е необходимо целият персонал да участва в изготвянето на системата KPI. Говорим за служители, работещи в областта на планирането, икономиката, финансите, специалисти по управление на организацията на трудовата дейност, екип от отдели по персонала, продажби, технологични отдели.

За да започне, организацията трябва да разбере кои KPI да даде приоритет. За целта предприятието определя и проверява целите от стратегически и оперативен характер. Формулирането на целта в идеалния случай трябва да бъде такова, че да няма ясно обозначение на финансовия компонент като основен показател. По-добре е финансовият показател да следва основната задача. С този подход компанията ще може да се чувства уверена в кризисния период.

Изисква връзка на целта с пазарната среда, промените на пазара. Например, една компания може да си постави за цел да стане една от ТОП-3 на пазара за своите продукти или да заеме лидерска позиция на определена територия. След формулирането на основната цел се подчертават подцелите.

След като поставите цели, трябва да анализирате колко ефективно работи компанията в момента и как решава текущи проблеми. В същото време е необходимо да се определи как ще се изчисляват заплатите на служителите.

Когато създавате KPI в едно предприятие, е важно да предвидите бюджет за разходите за персонал. В този случай той е разделен по видове плащания. Освен това се изисква да се вземе предвид индексирането на заплатите и кариерното израстване на специалистите.

На последния етап от разработката се създават резерви, изготвят се карти на KPI, предписва се методологията за изчисляване на всеки ключов показател и системата се съгласува с ръководството на всички независими звена в компанията.

Регламентът за KPI трябва да включва информация за целите и задачите, преследвани от системата:

• Подобряване на резултатите и повишаване на ефективността на специалистите. Разработване и внедряване на мотивация на служителите.
• Повишаване на рентабилността на компанията. Разработване на цели и показатели за изпълнение за всяка позиция в отделите и отделите на компанията.
• Създаване на информационна база, която ще ви позволи да вземате правилни управленски решения. Осигуряване на бързо събиране на информация и контрол върху функционирането на системата.

Ключови показатели за ефективност и техните видове

Ключовите KPI са:

• изоставащи, отразяващи резултатите от работата в края на срока. Говорим за финансови KPI, които свидетелстват за потенциала на компанията. Такива коефициенти обаче не могат да покажат колко ефективно работят отделите и организацията като цяло;
• оперативни (водещи), които ви позволяват да управлявате състоянието на нещата през отчетния период, за да постигнете целите в края му. Индикаторите за оперативна ефективност помагат да се разбере как стоят нещата в предприятието сега и в същото време демонстрират финансови резултати в бъдеще. Въз основа на оперативните KPI може да се прецени и колко добре протичат процесите, дали продуктите са добри, колко доволни са клиентите (потребителите) от тях.

Основните условия са индикаторите да допринасят за изпълнението на междинни и крайни цели, като всички индикатори могат да бъдат бързо и лесно изчислени. Коефициентите са различни - качествени (под формата на оценка или точки) и количествени (под формата на време, пари, обем на продукцията, брой хора и др.).

Примери за KPI

KPI за служител по техническа поддръжка. Специалист от този профил трябва да съветва онези, които са истински купувачи, и да помага на потенциални клиенти. Наборът от KPI в този случай е малък. Работата на служителя се оценява въз основа на това колко добре провежда консултации, в какво количество, дали клиентите са доволни от услугата.

Ключови показатели за ефективност на мениджър продажби. Броят на новите купувачи не трябва да бъде под определена граница, обемът на продажбите не трябва да бъде по-малък от установения лимит, размерът на средния договор за клиент е в посочените граници, владеене на английски на едно или друго ниво.

Системата KPI се състои от редица показатели, но универсалните са:

• Процес, посочващ какъв резултат е довел процесът, как се обработват заявките от потребителите, как се създават нови продукти и се въвеждат в пазарната среда.
• Клиент: колко доволни са клиентите, как е взаимодействието с пазарите на продажби, колко купувачи са привлечени.
• Финансовите ви позволяват да прецените външноикономическото състояние на предприятието. Тук говорим за ниво на рентабилност, оборот, пазарна стойност на продуктите, финансов поток.
• Критериите за развитие показват колко динамично се развива компанията. Това е степента на производителност на специалистите, нивото на текучество на персонала, разходите на служител, мотивацията на служителите.
• Индикатори на външната среда: как се колебае цената, какво е нивото на конкуренция, каква е ценова политика на пазара. Тези показатели със сигурност трябва да се вземат предвид при създаването на KPI.

Как да изчислим KPI

Етап 1.Изборът на три ключови показателя за ефективната дейност на специалист:

• броят на потребителите, които са били привлечени от сайта;
• броя на повторните поръчки от съществуващи клиенти;
• броят на препоръките и положителните отзиви, появили се след закупуване на продукт или поръчка на услуга на уебсайта и в социалните мрежи на търговската организация.

Етап 2.Определяне на тежестта на всеки показател. Теглото в сбора е равно на 1. В същото време най-голям дял има показателят приоритет. Като резултат:

• броят на новите клиенти се дава 0,5;
• брой повторни поръчки - 0,25;
• прегледи - 0,25.

Етап 3.Анализ на статистическите данни за последните шест месеца за всеки KPI и разработване на план:

Етап 4.Изчисляване на KPI. Пример е представен в тази таблица:

Формула за изчисляване на KPI: Индекс на KPI = тегло на KPI * факт / цел

В този случай целта е планираният индикатор на маркетолога. Фактът е истинският резултат.

Става ясно, че специалистът не е постигнал целите си докрай. Въпреки това, въз основа на общия процент от 113,7%, може безопасно да се каже, че реалният резултат е доста добър.

Етап 5.Изготвяне на заплати.

Общо маркетологът дължи $800, от които $560 са фиксирани и $240 са променливи. Пълната заплата на специалист се изплаща при индекс, равен на 1 (или 100%). По този начин показателят от 113,7% показва, че планът е преизпълнен, което означава, че маркетологът получава заплата с допълнителен бонус.

Резултат:

560$ + 240$ + 32,88$ = 832,88$.

Ако KPI индексът е по-малък от 99%, размерът на бонусите се намалява.

Такава таблица ви позволява да видите проблемите в работата на търговец, трудностите, с които той не може да се справи. Вероятно недостатъчно добрите резултати от дейността могат да бъдат причинени от грешна стратегия за повишаване на нивото на лоялност на клиентите. Възможно е обаче първоначално самият план да е бил съставен неграмотно. Във всеки случай ситуацията трябва да се контролира. Ако нещата не се подобрят в бъдеще, преразгледайте изискванията за показателите за ефективност.

Ако се придържате към такава политика, ще научите какви са KPI в процеса на производство, продажби и т.н. Ще разберете по-добре как трябва да бъде изчисляването на индикаторите и процесът на тяхното прилагане.

Изчислението може да бъде модифицирано, като се вземат предвид планираните резултати, допълнени с нови стойности: индикатор за броя на решените и нерешените задачи, система от санкции за лошо изпълнение на основните точки в плана.

Така че, за изпълнение на плана за по-малко от 70%, служителят може изобщо да не получи бонус.

Съществува и следната схема за изчисляване на бонусната част от заплатата за специалист, който е изпълнил плана за продажби:

Внедряване на KPI в компанията

Както служители, така и външни консултанти могат да бъдат отговорни за процеса на внедряване на създадената в компанията KPI система. В същото време трябва да се вземе предвид спецификата на предприятието, как протичат бизнес процесите в него, какви цели и задачи си поставя компанията. Необходимо е редовият състав да е наясно как ще се промени системата на заплатите. Обяснете на служителите, че основният индикатор ще бъде нивото на тяхната ефективност. При въвеждането на система KPI трябва да се обучат специалисти. Персоналът трябва да разбере, че промените са от полза най-вече за тях. Въвеждането на системата включва разработването на специална документация: трудови договори, персонал, колективен договор и други документи, свързани с плащането на служителите.

Преди да въведете KPI система, тествайте я с пилотен проект. Вземете 1-2 отдела и разработете нови процеси и формиране на заплати в тях в пилотен режим. Съотношението на фиксираните и бонусните компоненти на възнаграждението може да се коригира в реално време, като се вземат предвид целевите показатели за конкретни групи персонал.

Когато новият ред във фирмата бъде тестван и напълно коригиран, можете да го представите на други отдели. Не забравяйте, че е по-добре да не внедрявате KPI система без тестване. Като част от пилотния проект ще бъде възможно ясно да се разбере какви трудности причинява системата на персонала, да се научат за възможните недостатъци и бързо да се отстранят. Всички служители на предприятието трябва да работят за постигане на обща цел. В противен случай служителите ще изпитват само дискомфорт и всички действия и стремежи ще бъдат напразни.

В процеса на въвеждане на KPI в компанията, уверете се, че индикаторите могат да бъдат коригирани, ако е необходимо. Благодарение на постоянния мониторинг на индикаторите ще бъде възможно да се адаптирате навреме към промените в пазарната среда и да редактирате работната стратегия. Освен това всяка година е необходимо да се подобрява моделът за формиране на премии, тоест да се оптимизира. Като част от оптимизацията, оценяваните показатели се променят с други, които са по-подходящи за определени служители и отдели.

Какви KPI да зададете на мениджъра

Персоналът и управлението на KPI трябва да са свързани с основните цели на предприятието. Трябва да знаете точно какво искате да постигнете след определен период от време. Можете да се стремите да изпреварите конкуренцията и да станете лидер във вашата индустрия. Друг вариант - шефът на компанията иска да продаде бизнеса на изгодна цена. KPI за първия случай е увеличаване на клиентската база и обемите на продажбите, за втория - увеличаване на капитала на компанията и постигане на максимална стойност на продажбата.

Основната цел трябва да бъде записана и формализирана и след това разделена на подцели. Когато специалистите успешно изпълняват подцелите, те се приближават до решаването на основната задача на предприятието.

Ако говорим за голяма организация или холдинг, KPI на директора се изисква за всяко подразделение и клон. Ако собственикът на голямо предприятие планира да сравни показателите за ефективност на генералните директори, които са географски отдалечени един от друг, е необходимо да се разработи единна система за оценка. В същото време трябва да се помни, че тези KPI, които са лесни за постигане в големи региони, не винаги са лесни за постигане в малки. В тази връзка системата може да бъде формулирана приблизително по същия начин, но броят на показателите трябва да е различен за мениджърите в различните региони.

Когато изготвяте KPI, опитайте се да зададете индикатори в оптимално количество, така че служителят да може лесно да следи работата. По-добре е да има пет KPI. Когато инсталира повече индикатори, директорът може да не обърне внимание на основните и да се съсредоточи върху второстепенните.

При създаването на система за KPI за управление оптимална е комбинацията от общи и лични показатели. Общите показатели се наричат ​​резултатите от дейността на отдела, подчинен на специалиста. Въз основа на общи показатели става ясно как работи екипът, доколко мениджърът е заинтересован от решаването на задачите. Личните показатели се наричат ​​индивидуално постигнати цели и резултати от дейността.

Ако KPI системата е създадена добре, коефициентите показват как работи всеки от мениджърите и тази информация е полезна за компанията.