Компютърните програми се използват за създаване на електронни документи. Процедурата за създаване, получаване, обработка на електронни документи

Изпратете добрата си работа в базата знания е лесно. Използвайте формата по-долу

Студенти, докторанти, млади учени, които използват базата от знания в обучението и работата си, ще ви бъдат много благодарни.

публикувано на http://www.allbest.ru/

ФЕДЕРАЛНА АГЕНЦИЯ ЗА ОБРАЗОВАНИЕ

ДЪРЖАВНА ОБРАЗОВАТЕЛНА ИНСТИТУЦИЯ ЗА ВИСШЕ ПРОФЕСИОНАЛНО ОБРАЗОВАНИЕ

УДМУРТСКИ ДЪРЖАВЕН УНИВЕРСИТЕТ

Институт по право, социално управление и сигурност

Среден колеж по хуманитарно право

Курсова работа

Модеренсофтуерсъоръжения,използваниVпроцессъздаванедокументи

Семакина Ирина Владимировна

студенти от група SPO-O-0611-21(k).

специалност „Документоведение

управление и архивиране”

Ръководител: ст.преп

Волкова А.В.

Ижевск 2008 г

Въведение

1. Системи за подготовка на текстови документи

2. Пакет приложения Microsoft Office

2.1 Приложни програми, включени в Microsoft Office

2.2 Текстов процесор Майкрософт Уърд

2.3 Процесор за електронни таблици Microsoft Excel

3. Автоматизирани системи за управление на документацията

Заключение

Списък на използваната литература и източници

Въведение

В продължение на много, много векове информационните технологии са били в процес на развитие. В някои периоди това развитие се забавя и става почти незабележимо, а в някои периоди, напротив, се наблюдава качествен скок и човечеството започва да използва принципно нови, невиждани досега средства за обработка, предаване и съхраняване на информация. Удобството и ефективността на използването на компютри за подготовка на текстове на документи доведе до създаването на много програми за обработка на документи. Възможностите на тези програми са различни - от програми, предназначени за подготовка на малки документи с проста структура, до програми за набор, проектиране и пълна подготовка за печатно издание на книги и списания (издателски системи).

Темата на курсовата ми работа е актуална, тъй като сега почти всички документи се съхраняват и създават в електронна форма. Това изисква подходящ софтуер.

цел моя курс работа е:

- Помислете за най-популярните програми, които се използват за създаване на документи.

- Разберете кои приложни програми са включени в Microsoft Office.

- Дефиниране и изучаване на автоматизирани системи за управление на документи.

задачи моя курс работа е:

- Помислете за основните системи за подготовка на текстови документи, дайте концепцията за текстови редактори, текстови процесори и настолни издателски системи.

- Опишете пакета приложения Microsoft Office, включените в него програми, основните характеристики на текстообработващата програма Microsoft Word (наричана по-нататък MS Word) и процесора за електронни таблици Microsoft Excel (наричана по-нататък MS Excel).

- Помислете за основните автоматизирани системи за поддръжка на управление на документи: "BOSS-Referent", "CompanyMedia", "DOCs Open", "Office work 2.5", "NauDoc".

Всички програми за създаване на документи могат условно да бъдат разделени на системи за подготовка на текстови и таблични документи и програми за автоматизация на офиса.

За постигане на целта и решаване на проблеми използвам предимно периодични издания, като списанията Deloproizvodstvo и Secretarial Business, които разказват за прилагането на програмата BOSS-Referent в големи организациии как това се отрази на тяхната работа, както и за NAUMEN и неговите програми.

Също така, при писането на курсовата си работа използвах автоматизираната система за офис работа „Офис дело 2.5“ и GOST R 6.30-2003 „Унифицирани системи за документация. Единна система от организационни и разпоредителни документи.

Освен това използвах информация от глобалната мрежа интернет, където сайтът "www.document.ru" съдържа информация за автоматизиране на обработката на документи и др.

Курсовата работа има структура, която ви позволява да разкриете и обосновете избраната от мен тема много подробно. Искам също да отбележа, че обосновах структурата на курсовата си работа по такъв начин, че да постигна оптимално целите си и да реша поставените задачи.

Курсовата работа включва: въведение, три глави, заключение, списък на използваните източници. Първата глава разглежда системите за подготовка на текстови документи. Във втората глава се говори за пакета приложения Microsoft Office, а в третата глава са описани системи за автоматизиран контрол, като: „BOSS-Referent“, „CompanyMedia“, „DOCs Open“, „Documentary 2.5“ и „NauDoc“.

Искам също да отбележа, че тази курсова работа ще ми позволи да консолидирам знанията, придобити в хода на теоретичното обучение по дисциплината „Документознание“, както и да изработя и формирам практически умения по тази тема.

1. системиобучениетекстдокументи

Съществуващите в момента системи за подготовка на текстови документи се различават значително една от друга по своите характеристики, методи за въвеждане и редактиране на текст, неговото форматиране и извеждане на информация (печат), както и степента на сложност на обучението на потребителя. Изборът на конкретен текстообработващ софтуерен продукт е много важен момент. Разнообразието от системи за подготовка на текст позволява на специалистите, които са свързани с информационните технологии, да използват ефективно компютъра. Процесът на подбор е свързан с много фактори, но на първо място е необходимо да се придържаме към принципа на разумна достатъчност.

Съществуващите в момента компютърни системи за подготовка на текстови документи могат да бъдат класифицирани според обхвата на функционалността или предназначението. Например, текстов редактор, който осигурява въвеждане, модифициране и запазване на всякакъв символичен текст, но е предназначен главно за подготовка на програмни текстове на езици за програмиране от високо ниво, тъй като те не изискват форматиране, т.е. автоматично преобразуване на местоположението на текстови елементи, промени на шрифта, и т.н.

Текстов редактор ( текст редактор) е текстов редактор, който предоставя доста сложно форматиране. По отношение на функционалността „Текстовият редактор“ е сравним с вградената в Windows програма „Word Pad“. С тази програма можете да отваряте, редактирате, записвате, отпечатвате файлове в следните формати: BAS, CPP, DAT, INI, PAS, RTF, SYS, SQL, TXT и др. Възможно е да подравните текста вляво, вдясно или в центъра, да вмъкнете абзац (булет), да върнете назад 1 промяна, да получите получер, курсив или подчертан текст, да изберете шрифта, неговите знаци, да промените, цвят, размер. Можете да форматирате текст с отстъпи на първия ред и абзаца. Тази програмане работи с изображения, вградени в текст - вградените изображения са налични в отворен документ, като RTF формат, няма да бъдат запазени. Шрифтът, използван за въвеждане на документа по подразбиране, е `Times New Roman". Той може да бъде променен на всеки друг шрифт, достъпен за операционната система. Документът се отпечатва според принципа "каквото виждам, това получавам" чрез извикване на диалогов прозорец на драйвера на принтера, който ви позволява да изберете оптимално принтера, да настроите печата.

Резултатът от екранния редактор се изразява като файл, в който всички знаци са знаци от кодовата таблица ASCII (Американски комитет по стандартизация за обмен на информация) с кодове, по-големи от 31 и знаци за нов ред. Такива файлове се наричат ​​ASCII файлове.

Различавайки се в методите на управление и набор от възможности за обслужване, всички текстови редактори под една или друга форма позволяват:

Въведете текст с извеждане на екрана на видеотерминала, използвайки до 200 знака;

Коригиране на грешни знаци в режим на замяна;

Вмъкване и изтриване на групи от знаци (думи) в рамките на низ, без да се превежда непроменената част от низа, а да се измества изцяло наляво/надясно в режим на вмъкване:

Изтриване на един или повече редове, копиране или преместване на друго място в текста;

Разширете редове от съществуващ текст, за да вмъкнете там нов фрагмент;

Вмъкване на групи от редове от други текстове;

Откриване на всички срещания на определена група знаци (контекст);

Заменете един контекст с друг, евентуално с различна дължина;

Запазете въведения текст за последващи корекции;

Печат на текст на различни видове принтери стандартни програмиотпечатване с един шрифт в рамките на документа.

От многото налични екранни редактори може да се открои " Norton Editor ”(Peter Norton Computing Inc.), “ помощник» (фирма „Borland“), « кратко» (Solution Systems Company), многофункционален многопрозоречен редактор « Мулти - редактиране » (American Cybernetics Inc.). Същата категория включва редакториТурбо системи. Разнообразие от Turbo - системи са удобни интегрирани инструменти за създаване, компилиране, отстраняване на грешки и изпълнение на програми в такива популярни езици за програмиране като ОСНОВЕН, Паскал, Си, Пролог, асемблер. Задължителен компонент на Turbo-systems е редактор с широки възможности за създаване и актуализиране на програмни текстове. Командите на редакторите на Turbo-systems се основават на командите на популярната програма " Word Starи високо стандартизирани.

Когато основната задача на потребителя е да подготви текстове на естествени езици за отпечатване и отпечатване на тези документи, наборът от операции на редактора трябва да бъде значително разширен и софтуерният продукт преминава към ново качество - система за подготовка на текст (продукт това съответства на английския термин „текстообработващ процесор". Такива програми за обработка на документи са фокусирани върху работа с текстове, които имат структура на документа, т.е. състоящ се от параграфи, страници и раздели. Сред системите за подготовка на текстове на естествени езици има три големи класове, но с доста размити граници: програми за форматиране, текстови процесори и настолно публикуване.

Въз основа на вътрешномашинната структура на подготвения документ може да се предложи следният подход към класификацията на системите за подготовка на текст. Например системи като:

форматиращ инструмент е система за подготовка на текст, която не използва специални кодове за вътрешно представяне на текст, с изключение на стандартните: край на ред, връщане на каретка, край на страница (работи с ASCII файлове).

текстообработваща програма е система за подготовка на текст, която във вътрешното си представяне доставя самия текст със специални кодове - маркиране. По принцип екранните редактори и текстообработващите програми се различават по предназначение: първите създават ASCII файлове, които след това се обработват от компилатори или формати, вторите са предназначени за подготовка на текстове с последващо отпечатване на хартия, така че формата на представяне на текста е от голямо значение.

Текстообработващите програми имат специални функции, които улесняват въвеждането на текст и представянето му в печатна форма. Сред тези функции могат да се разграничат следните функции:

- въвеждане на текст под контрола на функции за форматиране, които незабавно променят външния вид на страница с текст на екрана и подреждането на думите върху нея, което дава приблизителна представа за действителното местоположение на текста на хартия след отпечатване;

- предварително описание на структурата на бъдещия документ, което задава параметри като количеството на отстъпите на абзаца, вида и размера на шрифта за различните текстови елементи, местоположението на заглавията, разстоянието между редовете, броя на текстовите колони, местоположението и метод за номериране на бележки под линия и др.:

- автоматична проверка на правописа и получаване на съвети при избора на синоними;

- въведете редактирането на таблици и формули с показването им на екрана във формата, в която ще бъдат отпечатани;

- комбиниране на документи в процеса на подготовка на текста за печат;

- автоматично съдържание и азбучен ред.

Повечето текстообработващи програми имат способността да персонализират хардуерната конфигурация на вашия компютър, като типа на графичния адаптер и монитора. Почти всички текстообработващи програми имат уникална структура от данни за представяне на текст, което се обяснява с необходимостта да се включи допълнителна информация в текста, описваща структурата на документа, шрифтове и други подобни, тъй като всяка дума или дори символ може да има свой собствен специален характеристики. Следователно текстът, подготвен с един текстообработващ процесор, обикновено не се чете и следователно не може да бъде редактиран и отпечатан от други текстообработващи програми. За съвместимостта на текстовите документи при прехвърлянето им от една текстообработваща среда в друга има специален тип софтуер- конвертори, които гарантират получаването на изходния файл във формат на текстообработваща програма - получателят на документа. Конверторската програма получава на входа информация в един формат и в резултат на работата си извежда информация под формата на файл в друг (необходим) формат. По-нататъшното усъвършенстване на системите за текстообработка доведе до факта, че самостоятелните програми за конвертиране практически престанаха да съществуват и станаха неразделна част от системата за подготовка на текст. Днес най-ярките представители на програмите за текстообработка поддържат популярни файлови формати чрез вградени модули за преобразуване.

Съществуващите в момента текстови процесори се различават значително един от друг по характеристики, възможности за въвеждане и редактиране на текст, неговото форматиране и отпечатване, както и по степента на сложност на изучаване от потребителя.

По-скоро условно тези инструменти могат да бъдат разделени на 2 категории .

ДА СЕ 1 категории включват текстови процесори, които ви позволяват да подготвяте и отпечатвате сложни и големи документи, включително книги. Те включват "WinWord", "WordPerfect", "ChiWriter", "WordStar 2000", "AmiPRo", "T3". Най-популярният домашен продукт в този клас е текстообработващата програма " Лексикон”, поддръжка и по-нататъшно развитие, което се осъществява от Арсенал.

Текстови процесори 2 категории Иимат значително по-малко възможности, но са по-удобни за използване, работят по-бързо и изискват по-малко RAM и са значително по-ниски като цена. Системите за текстообработка, специално предназначени за ръководители, са по-прости и лесни за използване. Тази категория включва `Beyond Word Writer', `Professional Write', `Symantec Just Write', `DacEasy Word'.

Настолните издателства подготвят текстове по правилата на полиграфията и с типографско качество. Точно както текстообработващите програми не са "разработка" на форматиращи програми, настолното публикуване не е по-усъвършенствано продължение на текстообработващите програми, тъй като те служат за много различна цел. Системите за настолно публикуване („настолно публикуване") са всъщност инструмент за оформление. Програмите от този клас са предназначени не толкова за създаване на големи документи, а за прилагане на различни видове ефекти при печат, т.е. програмата за настолно публикуване улеснява за манипулиране на текст, промяна на форматите на страницата, размера на отстъпа, дава възможност за комбиниране на различни шрифтове, работа с материала, докато не сте напълно удовлетворени от външния вид както на отделните страници (ленти), така и на цялата публикация.

В заключение на глава 1, текстовите редактори сега се използват малко, защото имат много по-малко функции от текстообработващите програми и настолните издателски системи, които са станали достъпни за повечето потребители. От страна на документознанието това се дължи и на факта, че текстовите редактори не предоставят функция за създаване на шаблони, което значително улеснява и ускорява работата по създаване на документи.

2. Найлонов пликприложенопрограмиMicrosoftофис

2.1 Приложенопрограми,входящиVMicrosoftофис

Днес софтуерните продукти на Microsoft (наричани по-нататък MS) са "де факто" стандарт за офис работа. Трудно е да се намери институция, предприятие, фирма, в чийто офис да не са инсталирани компютри с операционна система Windows (98, 98SE, 2000, NT, XP, Vista) и пакета приложения MS Office.

Популярен софтуерен пакет - Microsoft Office 2003 , който включва в стандартния комплект "MS Word 2003", "MS Excel 2003", "MS Outlook 2003" и "MS PowerPoint 2003". В употреба е включен и наскоро пуснат софтуерен пакет Microsoftофис2007 , включително актуализирани: "MS Word 2007", "MS Excel 2007", "MS Outlook 2007" и "MS PowerPoint 2007" и др.

Във версията "Small Business" - "PowerPoint 2003" беше заменена от пакета за публикуване "MS Office Publisher 2007", версията "Professional" включва както стандартния набор, така и добавките "Small Business", а също така има база данни инструмент (СУБД ) Access 2003. Но се използва и актуализираният "Power Point 2007". Пълната Premium версия също така включва пакета за бизнес графики Photo Draw 2003 и конструктора на уеб сайтове Front Page 2003. Последните две програми се доставят на английски език. Включен като безплатно приложениевключва `Internet Explorer 5.0` - набор от програми за работа в Интернет.

Най-привлекателното в пакета MS Office е това, което свързва тези приложения заедно: всички тези програми споделят общо меню и набори от бутони, които изглеждат много сходни. Като се научите как да работите с едно от приложенията, вие значително напредвате в изучаването на останалите. Основната идея на софтуерния пакет е да работи в Интернет. Ако по-рано MS Word и MS Excel бяха фокусирани основно върху факта, че подготвеният документ ще бъде отпечатан на хартия, сега разработчиците предполагат, че подготвеният документ първо ще бъде изпратен по електронна поща или публикуван в Интернет. За да направят това, разработчиците на MS Office са включили друг файлов формат в продукта - HTML, което е стандартът за публикуване на съдържание в интернет. Запазването на документи в HTML формат също позволява на потребители, които нямат MS Office на компютъра си, да преглеждат документи. За преглед на такива документи вече е достатъчен Internet Explorer, който е включен в стандартния пакет на Windows. Доста обичайна за модерен офис е ситуацията, когато документите се изготвят не само на руски и английски, но и на други езици (немски, испански, френски, арабски, японски и др.).

Microsoft Access 2003 е релационна база данни. В основата на тази програма са таблиците. Microsoft Access (наричан по-нататък MS Access) се различава от MS Excel по това, че за разлика от MS Excel, СУБД на MS Access ви позволява да работите с цялата системасвързани таблици. В СУБД на MS Access при работа с таблици се използват формули, сортиране, връзки между отделните клетки и тяхното форматиране. Ако трябва да извлечете необходимите данни от няколко таблици на база данни наведнъж, можете да създадете заявка, докато клетките на екрана ще бъдат подредени в посочения ред. Резултатите от заявката могат да бъдат отпечатани с помощта на инструмента за отчет. Докладът представлява таблица с исканите данни, дизайнът може да бъде избран от предложените шаблони.

Възможностите на програмите на Microsoft Office могат да бъдат разширени с помощта на специални модули - добавки. Сред такива програми можете да намерите както сериозни комерсиални пакети (например проверка на правописа Orfo, електронни речници Lingvo, преводач PROMT), така и малки безплатни „макроси“, създадени от обикновени потребители.

2.2 ТекстпроцесорMicrosoftСлово

MicrosoftСлово- основата на всеки офис и може би най-необходимата и популярна програма във всичко Microsoft офис .

Майкрософт Уърдви позволява да въвеждате, редактирате, форматирате и проектирате текст и правилно да го поставяте на страницата. С тази програма можете да вмъквате графики, таблици и диаграми във вашия документ, както и автоматично да коригирате правописни и граматически грешки. Текстовият редактор MS Word има много други функции, които значително улесняват създаването и редактирането на документи.

Програмата предлага редица функции, които спестяват време и усилия за създаване на документи. Сред тях са функции като:

AutoText - за съхраняване и вмъкване на често използвани думи, фрази или графики;

- стилове за съхраняване и настройка на цели набори от формати наведнъж;

- обединяване за създаване на серийни писма, печат на пликове и етикети;

- макроси - за изпълнение на поредица от често използвани команди;

- “магьосници” - за създаване на професионално проектирани документи.

Използвайки MS Word за Windows, можете да създавате таблици, диаграми. MS Word за Windows също има редактор на формули, който ви позволява да въвеждате формули с различна сложност. MS Word ви позволява да проверявате правописа. При проверка всяка дума в документа се сравнява с проби в специален речник. Ако думата не бъде намерена в речника, ще се отвори диалогов прозорец, в който можете да направите необходимите корекции. Когато работите с документи, често се налага да повтаряте въвеждането на едни и същи части от текста. В MS Word е достатъчно да ги въведете веднъж и след това да направите елемент AutoText с уникално име и след това да вмъкнете необходимия брой пъти на всяко място в документа. Доста често много служители трябва да създават документи въз основа на стандартни унифицирани формуляри или формуляри, разработени и одобрени в рамките на организацията, както и различни видоведокументи от същия вид (серийни писма, удостоверения и др.). При автоматизиран метод за изготвяне на този тип документи са възможни два варианта:

1) създайте необходимата форма под формата на документ (например, това ще бъде файл с разширение „.doc“) и след това променете променливата част от текста в него;

2) създайте необходимата форма под формата на шаблон (файл с разширение „.dot“) и след това създайте нови документи въз основа на разработения шаблон и попълнете полетата, съдържащи променлива част от текста.

Шаблонът е вид шаблон с определени свойства, които включват колекция от стилове, текстове на шаблони, макроси, клавишни комбинации, допълнителни елементи от менюто и потребителски ленти с инструменти в отделен файл с разширение ".dot".

Шаблоните се използват за:

~ стандартизиране и унифициране на работата на всички служители на организацията със стандартни и подобни видове документи. Всички служители създават документи на базата на унифицирани шаблони (файлове с разширение “.dot”), като шаблоните трябва да бъдат подготвени по такъв начин, че текстът на шаблона да не може да се редактира от потребителите, а само полета за въвеждане, съдържащи променлива информация в бланки.

~ подобряване на ефективността на подготовката на серийни документи, предназначени за разпространение до голям брой получатели. Такива документи се създават от шаблони с помощта на функцията за сливане.

Чрез обединяването се създават текстове на документи, които съдържат фиксирана, непроменлива част (шаблон) и променливи текстови фрагменти (запълване), т.е. сливане текст на модела(шаблон) с информация за попълване

2.3 ТабличенпроцесорMicrosoftпревъзходен

контрол на автоматизацията на редактора на текстови документи

Област на приложение Microsoft превъзходен много широк. На първо място, това са счетоводни и инженерни изчисления, изготвяне на различни обобщения, диаграми, ценови листи и много други.

При работа с Microsoft Excel за Windows се спазва принципът “what you see is what you get” или в английската версия “WYSIWYG” (What You See Is What You Get). Това прави работата с Excel безспорно лесна и избягва много грешки.

В допълнение, MS Excel има голям набор от сервизни функции. Това е въвеждане на текст и проверка на правописа, рисуване, експортиране и импортиране на данни. Средствата за печат също са много гъвкави. Можете да отпечатате всички страници наведнъж или можете да отпечатате само част от страниците в работна книга.

Основни характеристики на MS Excel:

v Контекстна помощ. Извиква се от контекстното меню или чрез натискане на съответния бутон в иконното меню.

v справочна система. Тя е организирана под формата на хипертекст и позволява лесно и бързо търсене на желаната тема.

v Многовариантно изпълнение на операциите. Почти всички операции могат да се извършват по един от три или четири начина, от които потребителят избира най-удобния.

v Контекстно меню. Разгъва се чрез щракване върху бутона (обикновено десен) "мишка" върху избрания обект. Говорим например за мястото в таблицата, където потребителят ще работи в момента. Най-често използваните функции за обработка, налични в дадена ситуация, са събрани в контекстното меню.

v Меню с икони. Командите, които се използват най-често, съответстват на иконите, разположени под лентата с менюта. Те образуват меню с икони. Когато бутонът на мишката се щракне върху икона, се изпълнява съответната команда. Пиктографските менюта могат да бъдат персонализирани.

v Работни групи или работни папки. Удобно е да комбинирате документи в работни папки и да ги разглеждате като едно цяло, ако говорим сиза копиране, изтегляне, модифициране или други процедури. В долната част на електронната таблица има азбучен индекс (регистр), който осигурява достъп до работните листове. Потребителят има възможност да наименува листовете в папката (вместо азбучен индекс), което прави съдържанието на регистъра визуално и следователно улеснява търсенето и прехода от документ към документ.

v Инструменти за проектиране и модифициране на екрана и таблиците. Външният вид на работния прозорец и други елементи на екранния интерфейс могат да бъдат дефинирани според изискванията на потребителя, което прави работата възможно най-удобна. Такива функции включват разделяне на екрана на няколко прозореца, фиксиране на заглавия на редове и колони и т.н.

v Инструменти за проектиране и отпечатване на таблици. За удобство на потребителя са осигурени всички функции, които осигуряват отпечатване на таблици, като избор на размер на страницата, пагинация, задаване на размера на полетата на страницата, проектиране на горни и долни колонтитули, както и преглед на получената страница.

v Инструменти за проектиране на работен лист. Excel предоставя широки възможности за форматиране на таблици, шрифтове и стилове, подравняване на данни в клетката, избор на цвят на фона на клетката и шрифта, промяна на височината на редовете и ширините на колоните, рисуване на рамки от различни типове, настройка на формата на данните в клетката (например: числови, текстови, финансови, дата и т.н.). Както и автоматично форматиране - различни начини за проектиране на таблици вече са вградени в системата и потребителят има възможност да избере най-подходящия формат от съществуващите методи.

v Шаблони MS Excel, подобно на MS Word, ви позволява да създавате шаблони на работни листове, които се използват за генериране на формуляри за писма и факсове, различни изчисления. Ако шаблонът е предназначен за други потребители, тогава можете да разрешите попълването на такива формуляри, но да забраните промяната на формата им.

v Обвързване на данни. Абсолютното и относително адресиране са характерна черта на всички процесори за електронни таблици, в съвременните системи те ви позволяват да работите едновременно с няколко таблици, които могат да бъдат свързани една с друга по един или друг начин. Например триизмерни връзки, които осигуряват работа с няколко листа подред; консолидация на работни листове, която обработва суми и средни стойности и извършва статистическа обработка при използване на данни от различни области на един и същ работен лист, множество работни листове и дори множество работни книги.

v Изчисления. За удобство на изчисленията в MS Excel има вградени функции, а именно: математически, статистически, финансови, функции за дата и час, логически и други. Съветникът за функции ви позволява да изберете желаната функция и чрез заместване на стойностите да получите резултата.

v Бизнес графики. Трудно е да си представим модерен процесор за електронни таблици без възможност за изграждане на различни видове двуизмерни, триизмерни и смесени диаграми. Има повече от 20 различни видовеи подвидове диаграми, които могат да бъдат изградени в MS Excel. Има също различни и достъпни начини за проектиране на диаграми, например вмъкване и проектиране на легенди и етикети с данни, проектиране на оси (възможност за вмъкване на линии на мрежата) и други. Освен това има мощни инструменти за изграждане и анализ на бизнес графики, като например вмъкване на ленти за грешки, възможност за начертаване на тенденция и избор на функция за линия на тенденция.

v Изпълнение на функции на MS Excel база данни. Тази функция осигурява попълване на таблици по същия начин като попълване на база данни (т.е. чрез екранна форма), защита на данните, сортиране по ключ или по няколко ключа, обработка на заявки към база данни, създаване на обобщени таблици. В допълнение, той включва инструменти за обработка на външни бази данни, които ви позволяват да работите с файлове, създадени, например, във формат „dBase“ или „PARADOX“.

v Симулация. Избор на параметри и моделиране - една от най-важните характеристики на табличния процесор. Като се използва прости триковеуспява да намери оптимални решения за много проблеми. Методите за оптимизация варират от просто напасване до линейна оптимизация с много променливи и ограничения. При моделиране понякога е желателно да се запазят междинни резултати и решения. За целта се създават скриптове, които представляват описание на проблема, който трябва да бъде разрешен.

v Програмиране на макроси. За да автоматизирате изпълнението на често повтарящи се действия, е удобно да използвате вградения език за програмиране на макроси. Отделни макроси и макро функции. Благодарение на макро командите, работата с MS Excel е опростена и списъкът от собствени команди е разширен. С помощта на макро функции те дефинират свои собствени формули и функции и по този начин разширяват набора от функции, предоставени от системата. В най-простата си форма макросът е записана последователност от натискания на клавиши, движения и щраквания на мишката. Такава последователност се дава на "възпроизвеждане" като запис на лента. Може да се обработи и по някакъв начин да се промени, например, за да се организира цикъл, преход, подпрограма.

По този начин пакетът с приложения на Microsoft Office съдържа програми, които ви позволяват да създавате текстови документи, документи с електронни таблици, бази данни, презентации, работа с графики, електронна поща и др. Тоест MS Office дава възможност за създаване на почти всякакви документи. В момента Microsoft Office е инсталиран на почти всички компютри, независимо дали компютърът е у дома или в организация. Microsoft Office получи такова разпространение поради факта, че това е първият пакет приложения, който съдържа такъв обем от функции, като същевременно е напълно русифициран и лесен за използване.

Благодарение на програмата, вградена в Microsoft Word и MS Excel програмиПотребителят на "Visual Basic" може сам да програмира липсващите функции. Тоест, предимството на тези програми е, че в допълнение към всички удобства, които авторите на този пакет вече са създали, самият потребител може да адаптира всяка програма за себе си за удобна работа в нея: промяна на цвета, мащаба, често преместване използвани бутони към лентата с инструменти, създаване на шаблони, създаване на нови функции и т.н.

3. системиавтоматизациядокументацияосигурете

управление

Всяко предприятие, независимо от формата на собственост, мащаба и структурата, се стреми да подобри ефективността на своята дейност. Важна стъпка към постигането на тази цел е оптимизирането на основните управленски процедури, по-специално създаването на модерни системи за управление на офис и документи в предприятието.

Рационалното управление на документи води до повишаване на производителността на служителите, улесняване на достъпа до информация за вземане на управленски решения, подобряване на изпълнителската дисциплина и съответно цялостно подобряване на качеството на управление.

Внедряване на автоматизирана система за документационна поддръжка на управлението "ШЕФ - референт" значително подобрява работните процеси на предприятията и организациите.

Резултатите от внедряването на системата са:

§ намаляване на времето за обработка на входяща/изходяща кореспонденция и вътрешна документация;

§ спестяване на работно време за работа с документи;

§ ускоряване на процедурите по одобрение и одобрение на документи;

§ подобряване на изпълнителската дисциплина, контрол върху изпълнението на инструкциите;

§ бързо и удобно регистриране на документи;

§ Подобряване на процесите за планиране на събития.

Опитът от внедряването на системата за офис автоматизация и документооборот BOSS-Referent, разработена от IT Co., показва, че в кратко времепредприятия и организации с различни размери и форми на собственост получават осезаеми ползи и реален икономически ефект.

Наскоро NAUMEN се появи на сравнително малък пазар за системи за автоматизация на офиси със своя софтуерен продукт NauDoc, който има редица съществени разлики от предлаганото на потребителите преди. Програмата осигурява създаване на документи на базата на съхранени в системата шаблони, съдържащи предварително зададен дизайн и стандартни (шаблонни) текстове за основни управленски ситуации, което опростява и ускорява създаването на документи, осигурява техния унифициран дизайн в съответствие с ГОСТ Р. 6.30-2003 „Единни системи за документация. Единна система от организационни и разпоредителни документи.

Графичен потребителски интерфейс NauDocви позволява бързо да превключвате от един вид работа към друг и включва следните компоненти:

1. Блок с основно съдържание.

2. Лента за навигация.

3. Лента с инструменти за работа с документи.

Програмата предвижда, че всеки документ може да бъде поставен под контрол: на него се възлагат отговорни за изпълнението, отговорни за контрола, поддържа се окончателен контрол на изпълнението.

Разграничаването на потребителските права ви позволява да осигурите допълнителна защита на поверителни документи. Разбира се, програмата NauDoc, както всяка друга програма, не е идеалното решение. Например, в някои случаи неговата терминология се отклонява от традиционните термини, използвани в домашната офис работа.

Когато е необходимо да се обработват големи обеми документи, да се извършват сложни търсения в тях, да се поддържат разпределени архиви, - извън конкуренцията „Отворени DOC“.

„Отворени DOC“ви позволява да решавате следните задачи:

~ интеграция с програми за създаване на документи;

~ регистриране на цялата входяща и създадена документация;

~ контрол на движението на документи и изпълнението на работата;

~ ускоряване на движението на документи между изпълнителите;

~ осигуряване безопасността на документацията;

~ подобряване на информационната и справочната работа, намаляване на времето за търсене и получаване на документ от архива при поискване;

~ автоматизация на подготовката на отчетни документи.

Характеристика на тази система за електронна офис работа - пълна интеграция с всички широко разпространени офис програми. Счетоводство, съхранение и бързо търсенедокументи. "DOCs Open" в същото време гарантира тяхното създаване и преглед от всички обичайни офис приложения.

InterTrust предлага корпоративен информационна система "CompanyMedia" изграден на основата « лотос бележки » .

"CompanyMedia" ви позволява да решавате голям брой приложни задачи в областта на управлението на документацията. Предназначен е за държавни агенции и търговски организациичиято дейност се регулира; идеален за компании със значителна териториална отдалеченост на структурни подразделения. "CompanyMedia" ви позволява да установите "от край до край" офис работа в мрежа от предприятия с всякаква сложност и системата ще проследява движението на документ не само в рамките на едно предприятие, но и между тях.

Предоставена възможност:

Провеждане на глобално наблюдение;

Създаване на поръчки, обхващащи всяка дълбочина на управленската йерархия;

Подбор на документи по специфична и несложна система;

Контрол върху изпълнението на документите и поддържане на хоризонтални информационни връзки между служители на различни отдели на едно или повече предприятия.

Система "Офис работа 2.5" може да работи както в локален режим, така и в мрежов режим. Софтуерният пакет ви позволява да автоматизирате процеса на офис работа на предприятие или организация, независимо от вида на дейността му. Програмата помага да се организира счетоводството и контрола на изпълнението на документите въз основа на съществуващите стандарти и разпоредби.

Основните функции на тази програма са:

Операции по регистриране, редактиране и архивиране на документи;

Контрол на изпълнението на документите; - създаване на документи за различни цели по съществуващи стандартни шаблони;

Създаване на собствени шаблони на документи с помощта на Microsoft Office 2003 или MS Office 2007;

Създаване и отпечатване на отчети, които позволяват оценка на състоянието на офис работата в предприятието;

Осчетоводяване на документи с помощта на журнална регистрация;

Регистрация на документи, получени или изпратени по имейл.

Блокът от приложения за автоматизиране на документооборота на организацията "Документация" е предназначен да автоматизира работата на услугите за документална поддръжка за предприятия и организации въз основа на изискванията Държавна системаПоддръжка за управление на документация (GSDOU).

Блок модулите осигуряват:

Становище за проверка на документи и решения на ръководството;

Статистически анализ на изпълнителската дисциплина на служителите на организацията;

автоматична доставка електронни документиизпълнители;

изготвяне на проекти на документи, тяхното заверяване и разпространение;

· Създаване електронна библиотека(архивни) документи на организацията.

Модул „Регистрация на документи“ е предназначен да организира счетоводството на всички входящи, изходящи и вътрешни документи на организацията въз основа на регистрационни и контролни карти. Модулът реализира механизми за наблюдение на изпълнението на документи, управленски решения, изпълнителска дисциплина на служителите на организацията и др. Модулът осигурява автоматично изготвяне на различни справки и стандартни счетоводни документи на услугите за документална поддръжка.

Модул "Обръщения на граждани" е предназначен за извършване на деловодна работа въз основа на заявления от физически лица, контрол на изпълнението на документи и изготвяне на документи за отговор.

Модул „Библиотека с работни документи“ служи за подготовка на документи, тяхното класифициране (поставяне в електронни папки), контекстно търсене на информация и отпечатване на документи. Модулът може да се използва за съхраняване на документи с произволно съдържание, като например: регламентиорганизации, справочни материали, подготовка на проекти на документи и др.

Модул "Организационно разпоредителни документи" е предназначен за автоматизиране на подготовката на административни и отчетни документи на организацията, както и за контрол на изпълнението на заповеди, заповеди и инструкции.

Модули „Споразумение“ И "Въведение" предназначени за автоматизиране на подготовката на организационни и административни документи.

Модулите извършват автоматично разпространение на чернови на документи до служителите на организацията чрез вътрешната поща на Notes за електронно одобрение или запознаване. Осъществява се и контрол върху процеса на запознаване и одобряване на документите.

Модул „Срещи“ е предназначен за ръководители на предприятието, както и секретар-референти на ръководството.

В заключение на глава 3 искам да отбележа, че базата данни ви позволява автоматично да уведомявате всички участници за предложения дневен ред, дата и час на срещата, да съставяте протокол въз основа на резултатите от нейното провеждане и въз основа на взети решенияавтоматично изпраща инструкции до конкретни изпълнители, като посочва времето на тяхната работа. Въз основа на резултатите от работата се генерират отчети и сертификати за завършеност.

Заключение

Целите и задачите, поставени от мен в тази курсова работа, са постигнати. Разглеждат се и се изучават най-популярните програми, които се използват за създаване на документи. Разглеждат се и пакетът от приложения на Microsoft Office (MS Word, Microsoft Excel и др.) и автоматизираната система за поддръжка на документооборот: „BOSS-Referent” и „Office work 2.5”

По този начин, като правя заключения, бих искал да кажа, че напоследък малко хора използват текстови редактори за създаване на документи. Появата на Microsoft Word ги замени. В момента вече е трудно да се определи дали Microsoft Word принадлежи към текстообработващите програми или настолното публикуване, има толкова много функции. Сред системите за подготовка на текстови и електронни таблици, две програми от пакета приложения на Microsoft Office бяха разгледани по-подробно в курсовата работа - това е текстов процесор Майкрософт Уърди процесор за електронни таблици Microsoft Excel. За създаване на документи се използват основно само тези две програми, независимо от размера и обхвата на организацията. Това се дължи на факта, че сега се използва почти навсякъде операционна система Windows (2000, NT, XP, Me, Vista), създаден, подобно на Office, от MS. Тези програми ви позволяват да подготвяте сложни и големи документи, включително книги.

Много е лесно да научите как да работите в програмите, включени в Microsoft Office, тъй като всички те, включително операционната система Windows, имат подобен интерфейс.

Системите за автоматизация на управлението на документи ви позволяват да правите с документи всичко, което се прави с тях във всеки офис и система за работен процес, и включват фундаментално нови функции, които са достъпни само за компютри. Включително с помощта на тези програми можете да създавате документи.

Разбира се, корпоративната система за управление на документи не е евтино удоволствие. Но колко може да струва един изгубен или неправилно обработен документ в реалния бизнес, колко може да струва навременната и точна информация? Понякога това е въпрос на твърдо оцеляване. В допълнение, намаляването на разходите за компютърна обработка и съхранение на информация в компютърната памет е един от най-динамичните положителни процеси в историята на човечеството. Поради унификацията и стандартизацията на документите, повечето програми, използвани за създаване на документи, използват шаблони. Тоест във вече форматиран документ с необходимите атрибути, където просто трябва да въведете данни. Също така програмите имат такива функции, в които самият потребител може да създаде свой собствен шаблон на документ. Това значително ускорява и опростява работата по създаване на документ.

В заключение на моята курсова работа искам да отбележа, че сега се предлагат много различни процесори за обработка на думи и електронни таблици, както и системи за автоматизация за поддръжка на управление на документи. Изборът е много труден. Това се дължи на факта, че всяка програма има както предимства, така и недостатъци и няма универсални програми. При избора на софтуерен продукт трябва да се вземе предвид сферата на дейност, техническите характеристики на компютъра, операционната система, инсталирана на компютъра, размера на организацията, отдалечеността на отделите.

Списък на използваната литература и източници

1. ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицирани системи за документация.

2. Единна система от организационни и разпоредителни документи. - М.: Госстандарт на Русия, 2003 г.

3. Городин В.В., Корнеев И.К. Информационно осигуряване на управленската дейност: Учебник. - М.: Майсторство; Висше училище, 2001, с. 146-153.

4. Кузнецов S.L. Нови програми за модерния офис // Секретарски бизнес. - М .: Издателска къща Евилен, 1999. № 3. стр. 33-36.

5. Kuperstein V.I. Съвременни информационни технологии в деловодството и управлението. - Санкт Петербург: BHV - Санкт Петербург, 2000. С. 256.

6. Савелиев A.M. CompanyMedia - корпоративна система за електронно управление на документи // Офис работа. - 2002. № 4. стр. 39-41.

7. Пъшков Д.Д. Система за електронен документооборот BOSS-Referent // Секретарско дело. - М .: Издателска къща Евилен, 2002. № 3. стр. 42-44.

8. Серова Г.А. Автоматизирана система за офис работа "Офис дело 2.5" ( нова версия) // Секретарски бизнес. - М .: Издателска къща Евилен, 2003. № 6. стр. 35-37.

9. Кузнецов S.L. DOCs Open // Секретарски бизнес. - М .: Издателска къща Евилен, 1997. № 4. стр. 57-62.

10. Кузнецов С.Л. NAUDOC - ново решение за автоматизация на офиса // Секретарски бизнес. - М .: Издателска къща Евилен, 2003. № 8. стр. 25-26.

11. http://www.wikipedia.ru

12. http://www.document.ru - Автоматизация на управлението на документи.

Хоствано на Allbest.ru

Подобни документи

Характеристики на офис програми, версии на текстовия редактор Microsoft Word. Използване на текстов редактор, електронна таблица Microsoft Excel и други софтуерни инструменти в офис дейността на предприятието "Empire of Purity" LLC.

тест, добавен на 02/03/2012


Класификация на програмите за обработка на текстови документи. Основни принципидизайн на публикация. Правила за писане. Системи за разпознаване на текст (OCR). Комплексен софтуер за настолни издателски системи. Примери за текстови редактори.

презентация, добавена на 13.08.2013 г


Основни инструменти и технологии за обработка и редактиране на текстови документи, принципи на тяхното използване. Характеристики на функционалността на текстообработващата програма Ms. дума. Описание допълнителни функциитекстов редактор Word 2003.

курсова работа, добавена на 19.03.2011 г


Използване на текстов редактор MS Word за създаване на текстови документи. Изчисления и анализ на данни с помощта на Excel таблица. Алгоритмизиране и програмиране на Pascal. Проектиране на релационни бази данни с помощта на СУБД на Access.

тест, добавен на 22.02.2012 г


Видове, основни функции, елементи и принцип на работа на текстов редактор (компютърна програма). Методи за вмъкване на външни обекти в текст. Характеристики на текстовия процесор Microsoft Word, неговите особености. Типична интерфейсна структура.

резюме, добавено на 12/07/2010


Панелите като основно визуално средство за редактиране на документи, тяхното разположение и конфигурация в различни програми на Microsoft Office. Панели за текстов редактор Microsoft Word и Excel, тяхната основна функционалност и предназначение.

лабораторна работа, добавена на 31.05.2009 г


Предназначение на операционните системи. Windows XP е операционна система на Microsoft с персонализиран интерфейс. Функции на стандартни приложни програми: бележник, графичен редактор Paint, текстообработваща програма WordPad. Команди от менюто и тяхното използване.

курсова работа, добавена на 23.05.2009 г


Описания на софтуерни инструменти, предназначени за създаване, редактиране и форматиране на прости и сложни текстови документи. Настройки на абзаци, въвеждане на знаци, инструменти за създаване на списъци. Копиране и преместване на части от текст.

резюме, добавено на 26.03.2015 г


Съдържание на пакета Microsoft Office System. Преглед на основните характеристики на Microsoft Office. Анализ и разработване на координирана финансова политика в предприятието в MS Excel. Разработка на база данни с помощта на Microsoft Access. Създаване на проста уеб страница.

курсова работа, добавена на 18.01.2012 г


Графични възможности на текстообработващите програми Microsoft Office Word и Open office.org. Вмъкване на снимки и други обекти в документи. Вграждане и свързване на обекти. Преобразуване на текст с Microsoft WordArt. Видове графични обекти.

Лекция 11 Електронен документооборот. Системи за електронен документооборот.

Електронен документ - информация, фиксирана върху материален носител под формата на набор от знаци, звукозапис или изображение и предназначена за предаване във времето и пространството с помощта на компютърни технологии и телекомуникации с цел съхранение и обществено ползване (електронен документ - документ в която информация се представя електронно – цифров вид).

Електронен цифров подпис - атрибут на електронен документ, предназначен да защити този електронен документ от фалшифициране, получен в резултат на криптографска трансформация на информация с помощта на частния ключ на електронния цифров подпис и позволяващ да се идентифицира собственикът на сертификата за ключ за подпис, като както и да установи липсата на изкривяване на информацията в електронния документ.

Собственикът на сертификата за ключ за подпис е физическо лице, на чието име сертифициращият център е издал сертификат за ключ за подпис и което притежава съответния частен ключелектронен цифров подпис, който позволява използването на инструменти за електронен цифров подпис за създаване на собствен електронен цифров подпис в електронни документи (подписване на електронни документи).

Така че в сравнение с хартиения документ, електронният документ е много по-сложен и обобщен обект. Неговата отличителни черти- Това:

Универсалност (може да опише по-широк клас обекти),

Динамичност (поради електронната си природа лесно се променя),

Интерактивност (може да се променя в отговор на действията на зрителя),

Виртуалност (може да се генерира от базата данни по искане на потребителя).

Както показва практиката, има три основни области на приложение на електронни документи:

Създаване на електронни аналози хартиени документи(книги, вестници, писма, финансови документи),

Използвайте като основа за интерактивни уеб приложения,

Формално (машинно-ориентирано) описание на сложни информационни обекти (схеми на данни, интерфейси, речници).

В съответствие с това се създават класове електронни документи и набори от техните елементи. Например, когато описвате хартиени документи, няма нужда от интерактивни елементи, което значително опростява документа и цялата система. Този подход обаче не се възползва от предимствата на електронното подаване и се използва все по-рядко.

Всички процедури за създаване на документи могат да бъдат ефективно изпълнени на компютър, оборудван със скенер и набор от софтуерни приложения, специфични за домейн, предимно програми за редактиране на текст или настолни публикации. Скенерът може да се използва за въвеждане на отделно подготвени фрагменти в документа: рисунки, снимки, схеми,печати, подписи и др.

Съхранение на електронни документи.Системата за съхранение на електронни документи трябва да осигурява ефективно съхранение и актуализиране на документите във външната памет на компютъра, както и тяхното ефективно търсене и поверителен достъп до тях. Базите данни са съхранение на специално организирана информация, включително електронни документи, във външната памет на компютъра.

За предприятия от туристическата индустрия телефонни комуникациие най-често срещаният и широко използван вид комуникация. Използва се не само за оперативно административно управление на предприятията, но и за извършване на финансови и икономически дейности. Например по телефона можете да резервирате хотелска стая, да получите информация за маршрута или туристическия пакет, който интересува туриста.

1. Подготовкапубликации в текстови Word редактор с помощта на графики

   Курсова >> Информатика

   ... обучениетекстове са довели до създаването на много програми за обработка документи... често трябва да композирам текст документация: пишете писма... ще помогне да се направи електронен документ(съхранен Накомпютър и ...) с VDT и настолен компютър, продължителност на работа в...

2. Модернизация електроненучебно-методически комплекс

   Дипломна работа >> Информатика

   И документациянеобходими за модернизация електроненобразователно- ... . На работа На настолен компютървъзможни са прояви на следните ... влияния; средства за получаване обучение, обработка, съхранение, регистрация, ... назначенията включват: текстредактори, графики...

3. Основи на програмирането Натурбо паскал език

   Книга >> Информатика, програмиране

   Следващият етап от професионалния обучениепрограмист. Един и същ... Накомпютър. С Т Р У К Т У Р Н А И С Х Е М А Е В М ЕлектроненКомпютърът е устройство за автоматично обработка... автоматизация и др. На настолен компютъркато изходни устройства...

4. Автоматизирана система за масов печат документиза юридически лица

   Дипломна работа >> Информатика

   ... документиизвършвани от отдела обработкавходящи и изходящи документис помощта на машината за пликове Vitesse C5/Midrange и електронен... чрез коригиране на задачите за решаване На настолен компютър. 1.2 Служителят има право да самостоятелна работа На настолен компютъри VDT...

5. Програми обработкаи преглед на графики

   Дипломна работа >> Информатика

   сайтове документи, печат и полиграфия. 9. Подготовкаизображения за... за обработкачислови данни и работа с текстови... дизайн на печатни публикации и електронен документи, като интернет уеб страници... оказване на влияние Наперсонал, работещ с настолен компютър. ...

СОФТУЕР ЗА СЪЗДАВАНЕ НА ДОКУМЕНТИ НА КОМПЮТЪР. ТЕКСТОВИ ПРОЦЕСОРИ.

Име на параметъра	Значение
Тема на статията:	СОФТУЕР ЗА СЪЗДАВАНЕ НА ДОКУМЕНТИ НА КОМПЮТЪР. ТЕКСТОВИ ПРОЦЕСОРИ.
Рубрика (тематична категория)	Технологии

КЛАСИФИКАЦИЯ ПО ОБЛАСТ НА ПРИЛОЖЕНИЕ И ПО СТЕПЕН НА ИЗПОЛЗВАНЕ НА КОМПЮТРИ В ТЯХ

Информационните технологии следва да се класифицират преди всичко според обхвата и степента на използване на компютрите в тях. Има области на приложение на информационните технологии като наука, образование, култура, икономика, производство, военно дело и др.

Според степента на използване информационни технологиикомпютрите разграничават компютърни и некомпютърни технологии. В областта на образованието информационните технологии се използват за решаване на две основни задачи: обучение и управление. Съответно се разграничават компютърни и некомпютърни технологии за обучение, компютърни и некомпютърни технологии за управление на образованието.

В обучението информационните технологии се използват, първо, за представяне на образователна информация на учениците и второ, за контрол на успеха на нейното усвояване. От тази гледна точка информацията; технологиите, използвани в обучението, се разделят на две групи: технологии за представяне на учебна информация и технологии за контрол на знанията.

Некомпютърните информационни технологии за представяне на образователна информация включват хартиени, оптотехнически и електронни технологии. Οʜᴎ се различават един от друг по средствата за представяне на образователна информация и съответно се делят на хартиени, оптични и електронни. Хартиените учебни помагала включват учебници, учебни и учебни помагала; към оптичните - епипроектори, шрайбпроектори, шрайбпроектори, филмови проектори, лазерни показалки; към електронни телевизори и лазерни дискови плейъри.

Компютърните информационни технологии за представяне на образователна информация включват:

Технологии, използващи компютърни програми за обучение;

мултимедийни технологии;

Технологии за дистанционно обучение.

Тема 4. Текстови процесори и електронни таблици

Днес работата с текстови документи се извършва с помощта на персонални компютри, което е удобен и надежден метод. Софтуерът, предназначен за обработка на документи с помощта на компютър, е условно разделен на текстови редактори и текстообработващи програми.

Текстовите редактори са най-простите програми, предназначени за най-примитивно редактиране на текст. По правило те нямат разширени инструменти за форматиране.

При изготвяне на компютър на различни бизнес документи, отчети и др. изключително важно е да се използват текстови редактори, които заемат междинна позиция между най-простите редактори и издателски системи. Тези редактори, от една страна, са доста лесни за научаване и не изискват сложно и скъпо оборудване, от друга страна, те разполагат с всички инструменти, необходими за създаване на сложни документи. Такъв софтуер се нарича текстообработващи програми.

Най-често използваният текстов процесор у нас е Word, който е част от пакета MS Office. Този редактор е доста лесен за научаване и ви позволява да извършвате много от операциите, присъщи на издателските системи.

Подготовката на текст на компютър във всеки текстов редактор се състои от две части: въвеждане на текст и редактиране на текст.

Въвеждането на текст обикновено се извършва с помощта на клавиатурата, въпреки че са възможни и други опции, като въвеждане на текст с помощта на скенер, конвертирането му в текстов файл и редактирането му с редактор.

Word ви позволява да работите с голям брой шрифтове, в тази връзка, на първо място, трябва да изберете шрифт, който удовлетворява по външен вид, размер, стил. Под шрифт се разбира набор от букви, цифри, специални знаци, проектирани в съответствие с единни изисквания. Шрифтовете се отличават и по стил - прав, наклонен, удебелен, подчертан и др.
Хостван на ref.rf
Правилен изборВидът на шрифта и неговият брой до голяма степен се определят от характера на въвеждания текст.

Шрифтовете са инсталирани за Windows. Процедурата за избор на шрифт се поддържа от повечето Windows приложения, вкл. и дума.

След избора на шрифт е желателно да зададете размерите на листа хартия, върху който се предполага да се отпечата текстът. Разделът ʼʼРазмер на хартиятаʼʼ (меню ʼʼНастройка на страницаʼʼ) указва размера и ориентацията на хартията. Имайте предвид, че във всяка ориентация на текста листът хартия се вкарва в принтера по нормалния начин при печат.

Следващият етап от работата в текстовия редактор е редактирането на въведения текст. Редактирането обикновено се разбира като проектиране на заглавия, поставяне на червена линия в абзаци, вмъкване на снимки, графики и друг графичен материал в текста, създаване на хипервръзки, промяна на шрифта, копиране и преместване на информация.

Всички действия за редактиране на текст в текстообработваща програма се извършват върху избраните фрагменти. За да маркирате цяла линия, достатъчно е да преместите показалеца на мишката до лявата граница на линията, докато се превърне в стрелка, сочеща към горния десен ъгъл. След това трябва да натиснете левия бутон. За да изберете дума, просто преместете показалеца на мишката върху нея и щракнете двукратно върху левия бутон. Можете да изберете параграф, като поставите курсора вътре в него и щракнете три пъти с левия бутон на мишката.

Действията за редактиране на текст могат да се извършват и с помощта на контекстно-чувствителното меню.

Текстовият редактор на Word има инструменти, които позволяват на множество потребители да редактират документи и след това да обединяват направените промени в оригиналния документ. Тези инструменти включват бележки, корекции и разпространение на документи.

За да могат потребителите да коментират текст, без да правят промени в документа, той трябва да бъде защитен с право за въвеждане на коментари. Възможността за извършване на промени в документа ще позволи защита с право на корекции. За максимална сигурност се използва парола.

Ако няколко потребители участват в редактирането на документ, тогава е възможно да обедините всички корекции и бележки в оригиналния документ, за да видите всички промени наведнъж. Изходният файл е зададен на документа, в който корекциите трябва да бъдат обединени. Промените, направени в документ, не се обединяват, освен ако не са маркирани.

Потребителят има възможност да приеме или отхвърли направените корекции.

Често, когато редактирате текст, е изключително важно да преминете през него от началото към края и обратно. Ако текстът е достатъчно голям и освен това съдържа много графични изображения, тази процедура отнема много време. Можете да използвате опцията ʼʼEdit/Goʼʼ за навигация. Bookmark също е удобен инструмент за търсене.

След въвеждане и редактиране на текст е изключително важно да го запазите и/или отпечатате.

Текстовият редактор на Word има широки възможности за отпечатване на текстове на принтер.

Менюто за печат ви позволява да:

‣‣‣ задайте броя на копията на текста в съответното поле;

‣‣‣ укажете броя на страниците за печат (всички страници, само маркирани, единични страници или последователност от страници);

‣‣‣ Ако е изключително важно да отпечатате текстовете не веднага или на друга машина, тогава е полезно да изведете целия текст в специален файл за печат (Print to file). След тази операция можете да отпечатате този файл на всеки принтер.

‣‣‣ конфигуриране на разширени настройки, избор на принтер, преглед и промяна на свойствата му.

Разбира се, възможностите на Word не се ограничават до горепосочените, а много по-широки. По-специално, редакторът ви позволява да подреждате текстови фрагменти под формата на списъци; правете бележки под линия; създаване на автоматично съдържание; използвайте стилове и шаблони за проектиране на документи; автоматична проверка на правописа; вмъкват графични обекти, електронни таблици в текста; разделяне на текст в колони и много повече.

СОФТУЕР ЗА СЪЗДАВАНЕ НА ДОКУМЕНТИ НА КОМПЮТЪР. ТЕКСТОВИ ПРОЦЕСОРИ. - понятие и видове. Класификация и характеристики на категорията "СОФТУЕР ЗА СЪЗДАВАНЕ НА ДОКУМЕНТИ НА КОМПЮТЪР. ТЕКСТОВИ ПРОЦЕСОРИ." 2017 г., 2018 г.

Въведение

От гледна точка на технологиите управлението на една организация, както и управлението на отрасъл на икономиката или държавата, е процес на получаване, обработка и предаване на информация. Документирането на управленските дейности се състои в фиксирането на тази информация, т.е. в създаването на документи. Почти всяко управленско действие се отразява в съответния документ. Недокументираните управленски операции (които не изискват създаване на документи) са спомагателни, оперативни и организационни и съставляват нищожен процент в сравнение с документираните.

Както знаете, в момента човечеството преминава през период на лавинообразно нарастване на количеството информация. Това в пълна степен важи за информацията, която възниква в сферата на управлението и се записва в документи. Реализирането на процесите на документиране е свързано със създаването, обработката, съхранението, прехвърлянето и използването на наистина огромни масиви от документи, записани на хартия и други носители.

Дейността на всяка организация зависи от способността за ефективно използване на информацията. Преди да предприемете каквото и да е управленско действие, да вземете управленско решение, е необходимо да съберете, обработите и анализирате необходимата за това информация, като правило, записана в документи. В условията на използване на традиционна технология обработката на нарастващи обеми документи става все по-трудоемка. В същото време, в условията на формиране на пазарни отношения и нарастваща конкуренция, стойността на навременната и надеждна информация за вземане на оптимални управленски решения непрекъснато нараства.

Тъй като дейностите на всяка организация се разширяват и усложняват, броят на бизнес документите нараства, процесите, свързани с обработката, търсенето и съхранението на документна информация, както и управлението на документи като цяло, заплашват напълно да излязат извън контрол, което ни принуждава да предприемем мерки за подобряване на ефективността на управленската работа чрез използването на съвременни технически средства и информационни технологии.

В по-голяма степен работните процеси в офиса са адаптирани към използването на нови технически средства и технологии, тъй като се използват стандартни операции за създаване и обработка на документи. Съвсем ясно е да си представим структурата на документите на повечето организации. За документиране на определени управленски действия се използват стандартни видове и разновидности на документи. Структурата на формуляра и текста на управленските документи е стандартна. В допълнение, значителна част от управленските операции (по-специално всички офис операции) са от формално-логически характер, тоест сравнително лесно се разделят на по-прости операции.

Така че в момента има, от една страна, спешна необходимост от използване на съвременни технологии и технологии в процеси на управление; от друга страна, обективните предпоставки за осъществяването им.

Във връзка с гореизложеното заключението е легитимно: актуалността на традиционната технология, ориентирана към „хартиената информатика“, остава много висока.

Темата е актуална в това с развитието информационно обществовсе повече и повече нови технологии се въвеждат във всички сфери на човешката дейност, включително работата в офиса. Всяка година документооборотът в организациите се увеличава и са необходими технически средства за опростяване на обработката, съхранението и подготовката на документацията, от своя страна лошото използване на офис оборудване води до намаляване на производителността на труда и ефективността на управленския и техническия персонал .

Обект на изследване: средства за обработка на информация.

Предмет на изследване: съвременни технически средства, използвани за създаване и обработка на документи.

Целта на работата: да се проучат характеристиките на използването на съвременни технически средства за обработка на документи в офисната работа.

За постигане на целта бяха поставени следните задачи:

Научете как да документирате информация;

Класифицира типове и видове документи;

Разгледайте видовете носители на документи;

Опишете как да променяте, репликирате и физически обработвате документи;

Разкрийте характеристиките на използването на телекомуникациите.

1. Технически средства в широк и тесен смисъл

Техника - общото наименование на различни устройства, механизми и устройства, които не съществуват в природата и са произведени от човека.

Основната цел на технологията е да освободи човек от извършването на физически трудна или рутинна (монотонна) работа, за да му осигури повече време за творчески занимания, които да улеснят ежедневието му.

Основните задачи на технологията са :

· Създаване на материални и културни ценности;

· Производство, преобразуване и пренос на различни видове енергия;

Събиране, обработка и трансфер на информация;

Създаване и използване на различни транспортни средства;

・Поддържайте защита

Все още не е създадена универсална класификация на техническите средства и едва ли ще бъде създадена в бъдеще. Понастоящем технологиите се класифицират според областите на приложение, например: промишлени технологии, транспорт, уреди, компютри и др. Освен това оборудването може да бъде разделено на производствено, например машини, инструменти, измервателни уреди и др., и непроизводствено - домакински уреди, автомобили, оборудване за свободното време.

История на развитието на технологиите

Техниката е съдбата на човек, която го придружава от момента на пробуждането на съзнанието. Първоначално, в епохата на каменната ера, технологията е инструмент за убиване и обработка: копие, бумеранг, каменна брадва, игла, шило. В епохата на неолитната революция се появяват селскостопански технологии, транспортни и хидравлични съоръжения, както и най-простите механични устройства: лост, клин, порта, блок, колело. Ако вземем сегашното му състояние, можем да идентифицираме следните основни етапи на неговото формиране:

Краят на 18 - началото на 19 век. Индустриалната революция – създаването на парна машина и универсални предачни машини, което бележи упадъка на занаятчийското производство и прехода към индустриална икономика (машинно производство).

Краят на 19 век. Създаването на двигател с вътрешно горене, което направи възможно създаването нов класкомпактни машини, включително автомобили, кораби и др. Широко разпространено въвеждане на електричество, включително методите за неговото генериране и използване в електрически машини.

Началото на ХХ век. Развитие на радиотехниката и радиоелектрониката. Създаване на конвейерно производство.

Средата на ХХ век. Въвеждането на широка автоматизация на производството, създаването на компютърни технологии. Изход към космоса.

Краят на XX - началото на XXI век. Изследвания в областта на био- и нанотехнологиите, които могат да доведат до нова революция в много области на човешката дейност.

Също така си струва отделен клас военна техника, което включва всички технически средстваи превозни средства, предназначени за поддържане на отбранителни способности и провеждане на бойни операции на сушата, в морето, във въздуха и в космоса.

Различните технически устройства могат значително да повишат ефективността и производителността на труда, да използват природните ресурси по-рационално, а също така да намалят вероятността от човешка грешка при извършване на всякакви сложни операции.

1.1 Начини за документиране

Фиксирането на информация върху материални носители, както става ясно от определението за документ, се извършва по изкуствен начин. Методът на документиране се разбира като действие или набор от действия, които се използват в процеса на записване на информация. С развитието на човешкото общество броят на тези методи непрекъснато нараства и става все по-разнообразен.

Исторически първият начин на документиране е бил описателният начин. Този метод се състои в нанасяне на езикови знаци и знаци на изображение върху повърхността на материален носител, обикновено с помощта на някакъв вид оцветител. Първо, използвайки най-простите инструменти за писане (писец, калам) VII-VIc. пр.н.е

Най-простите средства се заменят с пера от гъши, патици и гарван, като първото споменаване за тях е през 7 век. Но още в древен Рим се появяват пера от бронз и мед. През 1809 г. е патентована първата писалка, чийто изобретател е Фридерик Фолш от Австрия.

През 1938 г. унгарският журналист Йозеф Ласло Биро изобретява химикалката, в която „Вечната писалка“ е заменена със свободно въртяща се топка. През 1949 г. се появява първата съветска химикалка. През 60-70-те години на миналия век, в процеса на усъвършенстване на мастилото за писалки, започват да се появяват маркери, рапидографи и флумастери. Процесът на подобряване и модифициране на дръжките продължава. Най-простите инструменти за писане все още са най-разпространените средства за ръчно, текстово и визуално документиране. Те се характеризират с простота на дизайна, надеждност, разнообразие. Почти всеки, който трябва да работи с документи, използва инструменти за ръчно писане, но използването им не осигурява висока производителност в процеса на документиране.

Сред разнообразието от начини за документиране можем да различим:

1. Механичен запис:

1.1. Перфорация (по този начин се създават документи, чиито масиви (изцяло или частично) се наричат ​​технотронни, машинночетими, аудиовизуални;

1.2. Аналогов и механичен звукозапис. Механичният звукозапис е система, чрез която се изрязва или екструдира жлеб върху движещ се материален носител в съответствие със записаните звукови вибрации. Механичният звукозапис е типичен аналогов запис на информация;

2. Фотохимичен метод (фотодокументиране);

3. Филмова документация;

4. Електронен начиндокументация. Електронна документация.

5. Оптичен (лазерен) и магнитооптичен запис и възпроизвеждане на информация;

6. Холография;

Документирането може да се извършва не само на естествен език (текстова документация), но и на изкуствен език. В този случай информацията се обработва с помощта на електронни компютри, кодирани, т.е. се появява по един или друг начин стандартна форма. Освен това една и съща информация може да бъде кодирана в различни форми и, напротив, различна информация може да бъде представена в подобна форма.

Човекът започна да прибягва до кодиране на информация от дълго време. Както правилно се отбелязва в литературата, вече писането и аритметиката не са нищо повече от системи за кодиране на реч и цифрова информация. Въпреки това, решителна стъпка беше направена в резултат на изобретяването на така нареченото двоично кодиране, т.е. кодиране на информация, използвайки само два знака - 0 и 1, наречени битове (от англ. bit - binary digit - двоична цифра). По този начин започва да се извършва кодирането на букви, цифри, други знаци и символи, както и изображения и звуци. Това беше двоично кодиране, което беше включено в дизайна на компютрите.

През първата четвърт на 20-ти век вакуумните тръби са изобретени и широко използвани в радиотехниката.

В резултат на това в началото на 30-те и 40-те години на миналия век в няколко страни по света, включително СССР, възниква идеята за създаване на програмно управлявани компютри. У нас серийното производство на компютри започва през 1952 г.

С появата на компютрите започва бързото развитие на автоматизацията на процесите на документиране на информация, нейното предаване, съхранение и използване. Документите на машинен носител стават все по-широко разпространени, т.е. документи, създадени с помощта на материални носители и методи за запис, които осигуряват обработката на документирана информация от електронни компютри.

От началото на 60-те години в Съветския съюз започват да работят първите компютърни системи, предназначени за автоматизирана обработка на управленска информация. Към средата на 80-те години в страната вече има над 6000 автоматизирани системи за управление. Това доведе до масовото създаване на управленски документи на машинен носител. През 1982 г. е създадено първото в СССР архивно хранилище на машинночетими документи.

От края на 80-те години У нас започва масовото разпространение на персонални компютри. Към днешна дата в повечето организации, институции и предприятия работата с документи се извършва главно с помощта на компютърна технология. Така електронните документи твърдо навлязоха в областта на управлението на документи. През втората половина на 90-те години на миналия век навлиза и самият термин „електронен документ“.

1.2 Видове и видове документи

Всяка сфера на човешката дейност, по един или друг начин, е свързана с документирана информация, т.е. информация, съдържаща се в документа. Съдържащата се в документа информация има определени специфики, изразяващи се в следното:

а) документът е носител на социална информация, създадена от лице за използване в обществото;

б) документът предполага наличието на семантична (семантична) информация, която е резултат от човешката интелектуална дейност. Наличието на съдържание е една от основните отличителни черти на документа. Безсмислената информация не може да бъде документ;

в) информацията се предава дискретно, т.е. под формата на съобщения. Съобщение, фиксирано върху някакъв материален носител, се превръща в документ. Документът се характеризира със завършеност на съобщението. Едно непълно, фрагментарно съобщение не може да бъде пълен документ. Изключение правят незавършени литературни произведения, скици, скици, чернови, характеризиращи творчески процестехен създател (писател, учен, художник);

г) като всеки обект, който има символна природа, съобщението е кодиран текст. Смисълът или смисълът на кодирания текст може да бъде разбран само чрез познаване знакова системакодиране и декодиране на информация. Фиксираното съобщение има символична форма, тъй като само в тази форма в съобщението могат да бъдат предадени знания, емоции, волеви въздействия на автора (комуникатора), като се дава възможност на читателя (реципиента) да декодира и овладее съответните знания. Значимостта е задължително свойство на всяко документално съобщение;

Федералният закон „За информацията, информатизацията и защитата на информацията“ определя понятието документ (документирана информация) като информация, записана на материален носител с подробности, които позволяват да бъде идентифицирана. Тази концепция се използва най-често днес.

Всички документи са разделени на две големи групи според видовете дейности, отразени в тях. Първият е документи по общи и административни въпроси, т.е. по въпросите на общото управление на предприятието (организацията) и неговите производствени дейности. Тези документи могат да бъдат съставени от служители на всички отдели на предприятията. Втората група - документи по управленски функции. Такива документи се съставят от служители на финансови органи, счетоводни отдели, отдели за планиране, доставки и маркетинг и други функционални звена.

Документите се класифицират по заглавие: официални писма, заповеди, протоколи, актове, меморандуми, договори и др. Дизайнът на всички тези документи е унифициран, но по съдържание те могат да бъдат напълно различни:

На мястото на съставяне: вътрешни (документи, съставени от служители на това предприятие) и външни (документи, получени от други предприятия, организации и лица);

Във форма: индивидуално, когато съдържанието на всеки документ има свои собствени характеристики (например бележки), шаблон, когато част от документа се отпечатва и част се попълва при съставяне, и типичен, създаден за група от хомогенни предприятия . По правило всички стандартни и шаблонни документи се отпечатват типографски или на копиращи машини;

По срокове: спешни, изискващи изпълнение в определен срок, и неспешни, за които не е определен срок;

По произход: официални, засягащи интересите на предприятие, организация и лични, свързани с конкретно лице и номинални;

По вид регистрация: автентични, копия, извлечения, дубликати;

· чрез фиксиране: писмени, графични, фотографски и филмови документи и др.

Разгледайте видовете документи по-подробно:

1. Организационни и правни документи (OD) са правната основа за дейността на организацията и съдържат разпоредби, основани на нормите на административното право и задължителни. Такива документи съдържат правила, норми, разпоредби, определят статута на организацията, нейната компетентност, структура, персонал, официален състав, функционалното съдържание на организацията като цяло, нейните подразделения и служители, техните права на задължения и други аспекти. Организационните и правните документи трябва да бъдат одобрени от упълномощен орган - родителска организация, ръководител на тази организация, колегиален орган (напр. обща срещаакционери, борд на директорите и др.)

От гледна точка на срока на валидност ОР са безсрочни, важат до отмяната им или до утвърждаването на нови (изключение е персоналкойто се разработва и утвърждава ежегодно). Тъй като естеството на дейността на институцията и организацията на труда се променят, могат да се правят промени в ОД, за които ръководителят издава административен документ (заповед или инструкция). В случай на реорганизация на дейностите се разработват и утвърждават нови ОР. Процедурата за извършване на промени и тяхното преразглеждане зависи от вида на OD.

Текстът на повечето OA се състои от раздели със собствени заглавия и разделени на параграфи и подпараграфи, номерирани арабски цифри. В процеса на изготвяне на ОД те трябва да преминат през процедурата на одобрение и съгласуване с всички заинтересовани отдели и лица, правно обслужване, заместник-ръководители на организацията или един от заместниците, отговарящи за съответната посока на дейността на организацията.

ОД включва: устава, учредителния договор, правилника за организацията, правилника за структурното звено, правилника за колегиалния (консултативен) орган на организацията, правилника, щатното разписание, инструкцията, длъжността описание.

Организационно-правните документи се съставят на стандартен лист хартия (формат А4) или на общ формуляр (в зависимост от вида на документа), като задължителните реквизити са следните: наименование на организацията (името на звеното е също се посочва дали документът е одобрен от ръководителя на отдела), име на вида на документа, дата, номер на документа, заглавие на текста, подпис, печат за одобрение.

2. Административни документи - Това са документи, които записват решенията на административни и организационни въпроси на организацията. Тези документи регулират и координират дейностите, позволяват на управителния орган да осигури изпълнението на възложените му задачи. Независимо от организационната и правната форма, естеството и съдържанието на дейността на организацията, нейната компетентност, структура и други фактори, ръководството на всяка организация има право да извършва изпълнителни и административни дейности и съответно да издава административни документи. Административните документи съдържат решения, които вървят отгоре надолу в системата за управление: от управителния орган до управлявания, от ръководителя на организацията до структурните подразделения и служителите. Именно тези документи осъществяват контролируемостта на обектите вертикално.

В правно отношение административните документи се отнасят до правни актове: те изразяват конкретни правно овластни указания на субектите на управление. Спецификата на такива инструкции се проявява във факта, че с помощта на административни документи се решават проблеми и въпроси, възникващи в областта на управлението; те са адресирани до конкретни институции, структурни звена, длъжностни лицаили служители; те са юридически факти, обуславящи възникването на специфични административно-правни отношения.

В зависимост от обхвата на техния обхват административните документи се делят на:

· правни актовефедерално ниво - актове, издадени от президента на Руската федерация, правителството на Руската федерация, федералните органи Изпълнителна власт(министерства, комитети, агенции, служби и др.);

· правни актове, действащи на ниво субекти на Руската федерация - републики, територии, региони, градове с републиканско значение Москва и Санкт Петербург, автономни области и области, както и териториални образувания;

правни актове на организации, институции, предприятия.

Основание за издаване на административен документ може да бъде:

необходимостта от изпълнение на приетите законодателни, регулаторни правни актове и други решения на висши органи и предишни решения на тази организация;

· необходимостта от осъществяване на собствена изпълнителска и разпоредителна дейност, обусловена от функциите и задачите на организацията.

Нормативните документи могат да се издават съвместно от няколко управителни органи.

От гледна точка на процедурата за решаване на въпроси (вземане на решения) всички административни документи се разделят на две групи:

Документи, публикувани в колегиални условия;

Документи, издадени еднолично.

3. Информационни и справочни документи предоставят информация, която подтиква към определени решения, т.е. инициирам управленски решения, ви позволяват да изберете един или друг метод на управленско влияние. Те не съдържат заповеди, не задължават да се изпълняват заповеди. Документите на тази система играят спомагателна роля по отношение на организационните, правните и административните документи. Особеността на тези документи е, че те вървят отдолу нагоре в системата за управление: от служителя до ръководителя на звеното, от ръководителя на звеното до ръководителя на организацията, от подчинената организация към по-високата.

Въз основа на резолюцията на ръководителя информацията и справочните документи могат да станат основа за вземане на някои решения или изготвяне на административни документи.

Информационно-справочните документи включват: докладна записка, бележка, обяснителна записка, предложение, презентация, становище, всички видове кореспонденция, протокол, акт, удостоверение, заключение, рецензия, резюме, списък, списък.

Всички тези видове документи могат да бъдат създадени във формат на електронен документ.

1.3 Разновидности на носители на документи

В съвременния свят информацията е най-ценният ресурс, съпоставим единствено с времето. Информацията изпълнява много задачи в живота на обществото, като осигурява комуникационно въздействие на всички негови компоненти, фиксира, съхранява и предава получените и натрупани знания. Въпреки това информацията играе ключова роля в управлението. Управленската информация се записва в документи. Документът като носител на информация е информационен ресурсчието управление е поверено на специалисти по документи. Ето някои дефиниции на понятието Информация:

ИНФОРМАЦИЯ- информация за лица, предмети, факти, събития, явления и процеси, независимо от формата на тяхното представяне (Това понятие се използва най-често в момента).

ИНФОРМАЦИЯ- фиксирани от всякакъв вид писане или звукозаписна система, съдържаща цялата или основната част от речевата информация на документа.

Към днешна дата Руската федерация е натрупала огромни резерви от информация, концентрирани в различни бази данни и банки данни, на дискети и CD-ROM дискове и други носители на информация. Тази информация се използва навсякъде – в библиотеки, информационни центрове, музеи, архиви, образователни институции и други организации.

Самата информация не е достатъчна характеристика на документа. Материалният компонент е един от двата необходими и задължителни компонента на документа, без които той не може да съществува. Материалният компонент на документа се определя от носителя на информация (материален носител) - материален обект, специално създаден от човек и предназначен за запис, съхраняване и предаване на информация. Съществуването на документ извън материалния носител е невъзможно.

Информационен носител (носител на информация) е всеки материален обект или носител, съдържащ (носещ) информация и способен да я съхранява в своята структура за доста дълго време.

Носителите за съхранение се използват за запис, съхраняване, четене, предаване и разпространение на информация.

Помислете за класификацията на носителите на информация:

За основно предназначение

1. Общо предназначение (като хартия);

2. Специализирани (само за цифров запис);

По броя на циклите на запис

1. За еднократно влизане

2. За многократен запис

По издръжливост

1. За краткотрайно съхранение (натрупване)

2. За дългосрочно съхранение

Най-често срещаният тип са хартиени носители. Повечето съвременни документи, които функционират в обществото, се правят на хартиена основа или заместители на хартията. Те се наричат ​​​​хартиени, тоест имат хартиен носител.

В тези медии информацията се показва под формата на символи и изображения. Такава информация се класифицира като документирана информация и представлява различни видове документи.

Хартиените документи включват бизнес документи, научна и техническа документация, книги, списания, вестници, ръкописи, карти, бележки, художествени публикации, перфоленти, перфокарти и др.

Хартията отговаря на много изисквания: тя е относително лесна за производство, достъпна е, умерено издръжлива, съхранява се дълго време и улеснява записването на информация. Най-ценното качество на хартията - тя ви позволява да възпроизвеждате информация. Масовото разпространение на информация чрез печатане стана възможно само в резултат на индустриалното производство на хартия.

Появата на базирани на полимер изкуствени носители (шеллак, поливинилхром, полупроводници, биомаса) добави към видовото разнообразие от документи, способни да пренасят звукова реч, музика, движещи се и триизмерни изображения. Създадени са записи, магнитни филми, фото- и филмови филми, магнитни и оптични дискове - материални носители на такава информация, която не може да бъде записана на хартия.

Документите от полимерен филм включват: филмови документи (кино, диа-, видео филми), фотографски документи (прозрачен филм, микрофилм, микрокарта, микрофиш), фонодокументи (магнитни фонограми за запис на изображения и звук), документи за използване в компютри (перфорирани ленти).

Групата документи от полимерна плоча се състои от: гъвкав магнитен диск, магнитна карта, гъвкава и твърда грамофонна плоча, оптичен диск - твърд и мек.

Преносът на документирана информация във времето и пространството е пряко свързан с физическите характеристики на нейния материален носител. Документите, като масов социален продукт, имат относително ниска трайност. По време на експлоатацията си в работна среда и особено по време на съхранение, те са изложени на многобройни негативни влияния поради температурни промени, влажност, под въздействието на светлина, биологични процеси и др.

Затова неслучайно проблемът за дълготрайността на материалните носители на информация винаги е привличал вниманието на участниците в документационния процес. Още в древността е имало желание да се запише най-важната информация върху такива сравнително издръжливи материали като камък и метал.

В процеса на документация имаше желание да се използват висококачествени, издръжливи бои и мастила.

Въпреки това, решавайки проблема с издръжливостта, човек веднага трябваше да се справи с друг проблем, който беше, че трайните носители за съхранение като правило бяха по-скъпи. Затова постоянно трябваше да търсим оптималното съотношение между издръжливостта на материалния носител на информация и неговата цена. Този проблем все още е много важен и актуален.

Разгледайте устройството за съхранение като вид носител за съхранение.

Устройство за съхранение (памет) е носител на информация, предназначен за записване и съхраняване на данни. Работата на устройство за съхранение може да се основава на всеки физически ефект, който довежда системата до две или повече стабилни състояния. паметта може да бъде класифицирана рекордна стабилностна:

· Памет само за четене (ROM), чието съдържание не може да се променя от крайния потребител (напр. CD-ROM). ROM в режим на работа позволява само четене на информация;

· Записваема памет (PROM), в която крайният потребител може да запише информация само веднъж (например CD-R);

· Презаписваема памет (PEPROM) (например CD-RW);

· Оперативната памет (RAM) осигурява режим на запис, съхраняване и четене на информация в процеса на нейната обработка. Бързата, но скъпа RAM (SRAM) е изградена на тригери, по-бавните, но по-евтини разновидности на RAM - динамичната памет (DRAM) са изградени на кондензатори. И в двата вида памет информацията изчезва след прекъсване на връзката с текущия източник.

По вид достъпПаметта е разделена на:

· Устройства със сериен достъп (например магнитни ленти);

· Устройства с произволен достъп (RAM) (например памет с произволен достъп);

· Устройства с директен достъп (например твърди магнитни дискове);

· Устройства с асоциативен достъп (специални устройства за подобряване на производителността на базата данни).

Чрез геометрична конструкция :

диск (магнитни дискове, оптични, магнитооптични);

лента (магнитни ленти, перфорирани ленти);

Барабан (магнитни барабани);

карта (магнитни карти, перфокарти, флаш карти и др.)

печатни платки (DRAM карти).

Според физическия принцип:

1. перфорирани (с дупки или изрези):

карта;

Перфорирана лента;

2. с магнитен запис:

Феритни сърцевини;

Магнитни дискове (твърди и гъвкави);

Магнитни ленти;

Магнитни карти;

3. оптичен:

4. Магнитооптичен

5. Използване на натрупване на електростатичен заряд в диелектрици (зарядни устройства за кондензатори, електронно-лъчеви тръби за съхранение);

6. Използване на ефекти в полупроводници (EEPROM, флаш памет);

7. Звук и ултразвук (закъснителни линии);

8. използване на свръхпроводимост (криогенни елементи) и др.

Според формата на записаната информация се разграничават аналогови и цифрови запаметяващи устройства.

Цифровите устройства за съхранение са устройства, предназначени да записват, съхраняват и четат информация, представена в цифров код.

Говорейки за електронен документ, е необходимо да се вземат предвид форматите на тези документи. Форматът на електронен документ е файлов формат, който съдържа текстова и аудиовизуална информация в кодирана форма. Текстовите формати се използват за създаване на текстове с помощта на текстообработващи програми.

DOC за преглед и редактиране на текст на документ

PDF формат за показване на документ в идентичен вид

RTF е предназначен за преглед на документи, редактирането им в различни версии на софтуерни продукти.

2. Съвременни технически средства, използвани за създаване и обработка на документи

Инструментите, използвани за създаване и обработка на документи, от своя страна са средства за обработка на информация, те могат да бъдат разделени на две големи групи. Това основенИ спомагателнисъоръжения.

Спомагателните средства са оборудване, което осигурява оперативността на дълготрайните активи, както и оборудване, което улеснява и прави управленската работа по-удобна. ДА СЕ помощни средстваобработката на информация включва офис оборудване и средства за ремонт и профилактика. Офис оборудването е представено от много широка гама от инструменти, от канцеларски материали, до средствата за доставяне, възпроизвеждане, съхранение, търсене и унищожаване на основни данни, средства за администр индустриална връзкаи т.н., което прави работата на мениджър удобна и удобна.

Дълготрайните активи са средства за автоматизирана обработка на информация. Известно е, че за управлението на определени процеси е необходима определена управленска информация, която характеризира състоянията и параметрите технологични процеси, количествени, разходни и трудови показателипроизводствени, снабдителни, маркетингови, финансови дейности и др. Основните средства за техническа обработка включват: средства за регистриране и събиране на информация, средства за получаване и предаване на данни, средства за подготовка на данни, средства за въвеждане, средства за обработка на информация и средства за показване на информация. По-долу всички тези инструменти са разгледани подробно.

· Получаването на първична информация и регистрацията е един от трудоемките процеси. Поради това се използва широко уреди за механизирано и автоматизирано измерване, събиране и записване на данни.Обхватът на тези средства е много обширен. Те включват: електронен баланс, разнообразие от броячи, табла, разходомери, касови апарати, банкнотоброячни машини, банкомати и много други. Това включва също различни производствени регистратори, предназначени да съставят и записват информация за бизнес транзакции на машинен носител.

· Средства за получаване и предаване на информация.Трансферът на информация се отнася до процеса на изпращане на данни (съобщения) от едно устройство на друго. Взаимодействащ набор от обекти, образуван от устройства за предаване и обработка на данни, се нарича мрежа.Те комбинират устройства, предназначени за предаване и получаване на информация. Те осигуряват обмен на информация между мястото на нейния произход и мястото на нейната обработка. Структурата на средствата и методите за предаване на данни се определя от местоположението на източниците на информация и съоръженията за обработка на данни, обема и времето за предаване на данни, видовете комуникационни линии и други фактори. Средствата за предаване на данни са представени от абонатни станции (AP), предавателно оборудване, модеми, мултиплексори.

· Инструменти за подготовка на даннипредставени от устройства за подготовка на информация на машинни носители, устройства за прехвърляне на информация от документи на носители, включително компютърни устройства. Тези устройства могат да сортират и коригират.

· Инструменти за въвежданеслужат за възприемане на данни от машинни медии и въвеждане на информация в компютърни системи

· Средства за обработка на информацияиграят важна роля в комплекса от технически средства за обработка на информация. Средствата за обработка включват компютри, които от своя страна се разделят на четири класа: микро, малки (мини); големи и суперкомпютри. МикрокомпютърИма два вида: универсални и специализирани. И универсалните, и специализираните могат да бъдат както многопотребителски - мощни компютри, оборудвани с няколко терминала и работещи в режим на споделяне на времето (сървъри), така и еднопотребителски (работни станции), които са специализирани в извършването на един вид работа.

Малки компютри– работа в режим на споделяне на времето и в режим на многозадачност. Положителната им страна е надеждността и лекотата на работа.

Мейнфрейми– (основни ферми) се характеризират с голямо количество памет, висока отказоустойчивост и производителност. Отличава се и с висока надеждност и защита на данните; възможност за свързване на голям брой потребители.

суперкомпютър- това са мощни многопроцесорни компютри със скорост 40 милиарда операции в секунда.

сървър- компютър, предназначен да обработва заявки от всички мрежови станции и да предоставя на тези станции достъп до системните ресурси и да разпределя тези ресурси. Универсалният сървър се нарича - сървър-приложение. Мощните сървъри могат да бъдат приписани на малки и големи компютри. Сега сървърите Marshall са лидер, а има и сървъри Cray (64 процесора).

· Средства за показване на информациясе използват за извеждане на резултати от изчисления, референтни данни и програми към машинен носител, печат, екран и т.н. Изходните устройства включват монитори, принтери и плотери.

Монитор- Това е устройство, предназначено да показва информация, въведена от потребителя от клавиатурата или изведена от компютър.

Принтер- Това е устройство за извеждане на текстова и графична информация на хартия.

Плотер- Това е устройство за извеждане на чертежи и диаграми на големи формати на хартия.

2.1 Начини и средства за промяна, тиражиране и физическа обработка на документи

Във връзка с широкото използване на инструменти за промяна, репликация и физическа обработка на документи директно в областта на управлението, в различни офиси и организации, такива инструменти започнаха да се наричат ​​"офис организационно оборудване" (офис оборудване) - технически инструменти, използвани за механизация и автоматизация на управленски и инженерно-технически работи.

Офис оборудването за офиса на реномирана компания може да включва например такива устройства и оборудване като персонален компютър, организационна машина, пишещи машини, телефонни и радиотелефонни апарати, мини-PBX, директорско табло, високоговорящ телефонен домофон, система за пейджинг, телетайп, факсимилна машина, копирна машина, ризограф, диктофони, прожекционно оборудване, адресна машина, машина за маркиране, ламинатор, стампер, шредер за документи, отварачка за пликове, телбод за документи, оборудване за архивиране, стелажи и шкафове за архивиране, сейф, количка, пневматична поща и др. .

Офис оборудването в широк смисъл може да включва всякакви устройства, устройства, технически инструменти и устройства, машини, мебели и др., От моливи и острилки за тях до компютри и системи.

В по-тесен смисъл офис оборудването често се разбира само като технически средства, използвани в офисната работа за създаване на информационни хартиени документи, копиране, възпроизвеждане, обработка, съхраняване, транспортиране и административни и управленски комуникации.

Ще опишем част от историческата информация, свързана с появата на офис оборудването и неговите „предшественици“, както и методите за копиране и репликиране на документи.

За да се улесни и ускори процеса на копиране в началото на 19 век започва да се използва копирна хартия („карбон“). „Устройство за получаване на копия на писма и документи“ е патентовано през 1806 г. от англичанина Р. Веджвуд. В изобретеното от него устройство тънката хартия се напоява със синьо мастило и след това се изсушава между два листа попивателна хартия. Така получената „карбонова хартия” може да се постави под лист при писане и да се получи копие от нея. Масовото производство на пишещи машини, започнало в края на 19 век, довежда до появата на черна копирна хартия, близка по качество до съвременната. Използването му позволи да се направят няколко копия на документа. Изобретена е полиетиленова въглеродна хартия, която ви позволява да получите 15-20 ясни разпечатки едновременно. Понастоящем за импрегниране на карбонови хартии се използват приблизително същите багрила, както при производството на ленти за пишещи машини.

Научно-техническият прогрес доведе до изобретяването през 19-20 век на редица оригинални технологии за копиране и репликиране и съответните средства за репрография (от латински re - префикс, показващ повтарящо се действие, произвеждам - ​​произвеждам и гръцки grapho - Рисувам, пиша, рисувам - обобщено наименование процеси на копиране на документи) и оперативен печат. Най-разпространените методи за копиране през този период включват следното:

Фотографията е един от най-старите методи за копиране. Дава високо качество, но е скъпо и времеемко поради сложността на процеса на обработка на фотоматериалите. Фотокопирането се извършва както с конвенционални фотоапарати, така и с помощта на специално фотографско оборудване. По-специално, в края на 20-ти век в Русия е изобретена реставрационна архивна камера, която позволява да се копират текстовете на документи, които преди това са били считани за невъзстановими. С негова помощ например беше възможно да се прочетат 18 листа пергамент, открити по време на разкопки в Кремъл през 1843 г.

Разновидност на фотокопирането е микрофотокопирането (микрофилмиране) - производството на микроформи по фотографски метод, т.е. умалени (от 7 до 150 пъти) копия на документи. Разновидност на микрокопирането е микрофиширането - фотографският запис на информация върху плосък фотографски филм със стандартен размер A6 (105 * 148 mm) се намалява 24 пъти с помощта на оптика и се фиксира върху микрофиш под формата на малка клетка. Общо 98 миниатюрни изображения на редовни страници с текст са поставени на стандартен микрофиш. Въпреки това са разработени технологии, които позволяват да се поставят до 270 изображения на страници върху микрофиш.

Наличното в момента оборудване за запис и възпроизвеждане на информация с помощта на микрофиши позволява заснемането на печатен текст върху микрофиши с производителност 1500-2000 документа на час (15 микрофиша). Трябва да се отбележи, че четенето на микрофиша е възможно само с помощта на увеличително оборудване.

Диазографският метод (чертеж) обикновено се използва при копиране на широкоформатен чертеж и техническа документация върху специална фоточувствителна (към ултравиолетови лъчи) диазо хартия; за първи път такива копия са получени във Великобритания през 1842 г.

Термографското копиране (термография) се извършва с помощта на термокопирни машини върху специална термореактивна хартия или чрез термокопирна хартия върху обикновена хартия. Основава се на принципа на облъчване на хартията с интензивен поток от топлинни инфрачервени лъчи, които произвеждат локално нагряване, което след това се пренася върху термореактивната хартия;

Електрографското копиране (ксерография) е предложено за първи път от руснака E.E. Горин през 1916 г. В момента е най-често срещаният. Този метод ви позволява бързо, ефективно и сравнително икономично копиране Задължителни документи. Освен това в процеса на копиране е възможно мащабиране и редактиране на документи.

Цифрово електрографско копиране (дигитално копиране). Цифровата копирна машина ви позволява да копирате не само бързо и ефективно, но и да получите копия, които са по-добри от оригинала. В процеса на управление обаче много често се налага дублиране на документи с тираж от 50-100 или повече копия. От 80-те години на миналия век електронният ситопечат (ризография) се превърна в най-обещаващия метод за оперативен печат. Извършва се с помощта на дигитални дубликатори - ризографи, както и дубликатори. Позволяват дублиране директно от компютъра със скорост до 130 разпечатки в минута.

За масово размножаване на документи се използват различни методи на печат, най-модерните от които са високият и дълбокият печат, използвани за масово размножаване на книги, брошури и други печатни продукти. Необходимостта днес да има информация, да е наясно с всички случаи, нови продукти кара човек да изобретява по-нови технологии, които позволяват умножаване, репликиране, обработка на документирана информация. Цялата тази организационна техника представлява материалната основа на прогресивните системи за управление. Слабото използване на офис оборудване в управлението води до намаляване на производителността на труда и ефективността на работата на управленския персонал, до неприемливо забавяне при решаването на оперативни проблеми и често до неправилни решения поради липса на необходима информация и други негативни последици.

2.2 Телекомуникационни съоръжения

документ документация телекомуникационна информация

Локална мрежа (LAN, локална мрежа; англ. Local Area Network, LAN) е компютърна мрежа, която обикновено покрива сравнително малък район или малка група от сгради (дом, офис, компания, институт). Също така има локални мрежи, чиито възли са разделени географски на разстояния над 12 500 km (космически станции и орбитални центрове). Въпреки тези разстояния такива мрежи все още се класифицират като локални.

Най-често терминът "Локални мрежи" LAN се разбира буквално, тоест това е мрежа, която има малки локални размери и свързва близко разположени компютри, но от друга страна, някои LAN, като мрежа, свързват малък брой на компютри, но ограничаващите възможности на съвременните локални мрежи ви позволяват да свържете десетки хиляди компютри. Някои автори определят LAN като система за директно свързване на много компютри, което предполага, че информацията се предава от компютър на компютър без посредници и чрез една среда.

LAN може да се дефинира най-точно като мрежа, която позволява на потребителя да игнорира връзката; всъщност компютрите, свързани чрез LAN, образуват един виртуален компютър. Ресурсите, които са достъпни за всички потребители на мрежата, от тук следва, че скоростта на трансфер през локалната мрежа трябва да расте с нарастването на производителността на компютъра, в момента минималната LAN скорост е 100 мегабита в секунда. Също така се изисква ниско ниво на грешки при предаването на информация и способност на мрежата да работи стабилно при максимални натоварвания. Нерядко все още се разграничава един клас мрежи: градските или регионалните мрежи MAN (Metropolitanareanetwork) са по-близки по природа до глобалните мрежи, но вътрешната структура напомня повече на локална мрежа.

Наред с всички използвани мрежи има редица недостатъци:

1. Мрежата изисква допълнителни понякога значителни материални разходи за закупуване на оборудване, софтуер, полагане на свързващи кабели и обучение на персонал.

2. Мрежата изисква наемането на мрежов администратор, който да отговаря за наблюдението на работата на мрежата, нейната модернизация, управление на достъпа до ресурси. Големите мрежи изискват екип от администратори.

3. Мрежата ограничава възможността за преместване на компютри, тъй като в този случай е необходимо преместване на кабела.

4. Мрежата е отлична среда за разпространение на вируси, което води до допълнителни финансови разходи за антивирусни програми.

5. Мрежата драстично увеличава възможността за неоторизиран достъп до информация, защитата на информацията изисква набор от организационни и технически мерки.

Ето основните концепции на теорията на мрежите

1. Абонат (възел, хост, станция) - устройство, свързано към мрежата и активно участващо в обмена на информация. Най-често абонатът е персонален компютър (PC). Може да бъде и мрежов принтер или друго периферно устройство.

2. Сървър - абонат, който предоставя своите ресурси на други абонати, но не ги използва сам. По този начин той обслужва мрежата.

В мрежата може да има няколко сървъра, изобщо не е необходимо сървърът да е най-мощният компютър. Сървърите са или специални, или неспециализирани. Специализиран сървър - занимава се само с мрежови задачи. Не е избран - изпълнява и други задачи.

3. Клиент - мрежов абонат, който само използва мрежови ресурси, но не ги предоставя сам.

4. Клиентски компютър, наричан още работна станция.

Всеки компютър може да бъде както сървър, така и клиент едновременно. Терминът сървър и клиент често се разбира не като самите компютри, а като софтуерни приложения, работещи на тях. В този случай приложенията, които дават ресурси на сървъра, а приложението, което консумира ресурси - на клиентите.

2.3 Мобилни комуникации

За прехвърляне на информация се използват не само локални мрежи, но и мобилни комуникации.

В момента се използва мобилни комуникациие неразделна част от ежедневието. Помислете за основните стандарти за мобилна комуникация:

GSM (Global System for Mobile Communications - световната мобилна комуникационна система) е най-разпространеният стандарт за мобилна комуникация в света (82% от мобилните абонати в 212 страни). Повечето GSM мрежи работят на 900 и 1800 MHz, в някои американски страни се използват 850 и 1900 MHz. В чистата си форма каналът се използва за предоставяне на гласови услуги, тъй като скоростта на трансфер на данни е само 13 Kbps - това е достатъчно само за предаване на глас (който е предварително обработен от кодеци), изпращане на текстови съобщения и обмен на служебна информация.

GPRS (Обща пакетна радиоуслуга - радиоканал за пакетни данни) е технологична добавка през GSM мрежа, която ви позволява да прехвърляте данни със скорост до 120 Kbps (клас 32, когато се използват 6 канала едновременно). Предимството е, че предаваните данни, както при GSM, не заемат целия канал, а използват само част от него, на която е определена определена честота. 20 Kbps са запазени за всеки канал. Броят на назначените канали обаче се определя не само от телефона, но и от базовата станция, която при установяване на връзка разпределя определен брой канали за предаване на данни в зависимост от натоварването. Средната скорост е около 50-60 Kbps.

EDGE (Enhanced Data Rates for GSM Evolution - усъвършенстван канал за предаване на данни, развитие на GSM) е специално разработена технология за увеличаване на скоростта на трансфер на данни и повишаване на надеждността на връзката. Второто име на EDGE е E-GPRS (Enhanced GPRS - усъвършенстван GPRS). Като се има предвид, че технологията е още по-близка по скорост до мрежите от второ поколение до възможностите на 3G мрежите, обичайно е EDGE да се отнася към мрежите от поколение 2,75. При използване на EDGE теоретично максималната възможна скорост на трансфер на данни е 473,6 Kbps (8-те най-бързи канала от 59,2 Kbps се използват едновременно), на практика скоростта обикновено е 2-3 пъти по-ниска (в зависимост от броя на използваните канали). и техните скорости). Средно ефективната скорост е 180 Kbps.

UMTS (Universal Mobile Telecommunications System - универсална мобилна телекомуникационна система) е комуникационен формат от трето поколение, който е еволюция на GSM, използвайки принципите на честотно и кодово разделяне на каналите. Теоретично максималната възможна скорост на трансфер на данни в UMTS мрежа е 14 Mbps. Досега на практика абонатите трябва да се задоволяват със скорости от 384 Kbps до 3,6/Mbps (когато използват HSDPA, High Speed ​​​​Download Packet Access, специална технология за високоскоростно изтегляне на данни). Основната характеристика на такива мрежи е възможността за провеждане на видео разговори. В Европа UMTS мрежите обикновено използват 2100 MHz за изтегляне и 1900 MHz за изпращане на данни. В Америка в зависимост от оператора се използват други честоти - например 1700 MHz.

CDMA (Code Division Multiple Access - технология за множествен достъп с кодово разделяне) е алтернативен GSM комуникационен стандарт. Скоростта на пренос на данни тук е почти същата - 14 Kbps. Отличителна чертае, че няколко устройства могат да работят на една и съща честота, на всяко от които е присвоена собствена уникален номер. Стандартът CDMA се използва от около 15% от мобилните абонати в света. Този комуникационен стандарт е разработен от Qualcomm и се използва предимно в Америка и Азия. За работата на стандарта CDMA се използват честоти от 800 и 1900 MHz.

CDMA2000 1x - развитие на стандарта CDMA, е междинна връзка между мрежите от второ и трето поколение на формата CDMA. Пиковата скорост е 144 Kbps. Използваните честоти включват 450, 700, 800, 900, 1700, 1800, 1900 и 2100 MHz.

CDMA Ev-DO (Evolution Data Optimized - оптимизирано еволюционно предаване на данни) е стандарт за телекомуникационен радиопренос на данни, използван най-често за широколентов високоскоростен достъп до Интернет. Има няколко модификации на стандарта: Basic - Revision 0 - който осигурява скорост на трансфер на данни от 2,4 Mbps, но в същото време скоростта на изтегляне значително надвишава скоростта на изпращане на данни към мрежата; Advanced - Revision A - осигурява скорост от 3.1 Mbps и еднаква скорост на данни за получаване и предаване на данни, което позволява двупосочни видео разговори; Теоретично - Ревизия B - осигурява скорост на трансфер на данни от 14,7 Mbps (3 канала по 4,9 Mbps).

2.4 факс

Принципът на работа на съвременните телефаксове

Телефаксът е електромеханично устройство, състоящо се от скенер, модем, принтер, двигател и зъбни колела. Моторът и зъбните колела са отговорни за нормалното подаване на хартия в скенера и принтера. Скенерът разчита изображението на документа, дигитализира го и предава информацията на модема. Модемът преобразува цифровите сигнали в поредица от модулирани сигнали и ги предава на друга факс машина чрез обикновена телефонна линия. Модемът за получаване на факс преобразува тази последователност обратно в цифрова и я изпраща на принтера. Принтерът отпечатва изображението върху специална термична хартия в съответствие с получената информация.

Недостатъци на факса

Податливост на значително механично износване. При честа употреба факс скенерът се задръства с прах и мръсотия от документите, които се четат. пластмасови зъбни колелаизносен. Всичко това води до изкривявания и неравномерно подаване както на четливи документи в скенера, така и на термохартия в принтера. По този начин качеството на предадените и получените документи значително се влошава.

Невъзможност за автоматизирана работа. Трудно е да се изпращат документи до голям брой получатели чрез обикновен телефакс. Секретарят е принуден да набира ръчно номера, да се обажда обратно, ако адресатът е зает или ако прехвърлянето е неуспешно.

Неефективно използване на скъпа термична хартия. Повечето факс машини отпечатват всички получени съобщения (включително тези, които не носят полезна информация) на специална скъпа термична хартия. В допълнение към високата цена, тази хартия има и друг съществен недостатък - изображението върху нея неизбежно избледнява с времето. Следователно всички важни съобщения трябва да бъдат архивирани за съхранение.

Нова факс техника

Обемът на информацията, предавана по конвенционалните телефонни линии, непрекъснато нараства. На първо място, това се отнася за факс съобщенията. Ето защо днес много потребители се интересуват от закупуването не на прости самостоятелни телефаксове, които изпълняват строго определени функции, а на по-усъвършенствани системи, които ви позволяват да автоматизирате процеса на получаване, обработка и изпращане на факс съобщения и да премахнете отбелязаните недостатъци.

Идеята за използване на персонален компютър за създаване на такива интегрирани системи беше реализирана за първи път през 1985 г., когато GammaLink пусна първата компютърна факсимилна платка. Това направи възможно свързването на телефонна линия директно към компютър и превръщането му в мощен и многофункционален телефакс. Днес компютърните факсимилни платки се произвеждат от голяма сумапроизводители. Техните продукти, които се различават по някои функционалности, служат на същата цел - да автоматизират процеса на предаване, получаване и разпространение на факс съобщения, обменяни по конвенционални телефонни линии.

Компютърни телефонни факсимилни табла са интегрална частиндустрията на компютърната телефония (CT). Цената им може да варира от 50 долара. (за обикновени нискоскоростни факс-модемни платки, чиито възможности и характеристики, като правило, оставят много да се желае) до 5000-7000 долара. (за специални факсимилни платки, които са създадени с помощта на най-новите постижения и които могат да предават различна информация със скорост от 14 400 bps едновременно по 12 телефонни линии. Системите, базирани на компютър, използващи такива платки, имат редица значителни предимства пред конвенционалния факс машини .

Лекота на използване. Интегрирането на компютър с телефонната мрежа и предоставянето му на възможности за телефакс позволява на потребителите да получават, обработват и изпращат факс съобщения, без да напускат компютрите си.

Ефективно използване на телефонните линии. Факс система, базирана на компютър, осигурява ефективна комуникация през малък брой телефонни линии, замествайки много самостоятелни телефакс машини, всяка от които изисква отделна линия.

Високо качество на прехвърленото изображение. Всеки документ от текстов или графичен редактор може да бъде изпратен като висококачествено факсимилно съобщение. За целта с помощта на специален софтуер той се конвертира във формата, използван от факс картата за изпращане на съобщения. По този начин се гарантира високо качество на изображението, тъй като документът не може да бъде "развален" от лошо качество на печат на принтера, замърсени факс скенери или неизправности в механизма за подаване на хартия.

Запазване на поверителността на получените съобщения. За разлика от конвенционалните телефаксове, които отпечатват всички входящи съобщения на една ролка хартия, CT системите ги получават и съхраняват в лични потребителски директории, достъпът до които е ограничен с парола. Така гледането е напълно изключено. важни документинепознати.

В допълнение, използването на компютър за управление на работата на факсимилните карти позволява внедряването на много полезни и удобни алгоритми - CT приложения. Много от тях предоставят възможност за пълно автоматизиране на процеса на обмен на факс съобщения. Най-широко използваните CT приложения са FAX SERVER, FAX ON DEMAND и FAX BROADCAST. Използването на факс сървър минимизира времето и материални разходипри получаване и изпращане на факсове. Факс при поискване ви позволява да автоматизирате процеса на предоставяне на абонати на често искани документи. Изпращането по факс значително опростява работата на персонала при изпращане по пощата Голям бройразлични документи до голям брой получатели.

2.5 Модемна връзка

Без модем е немислима електронна комуникационна система. Това устройство ви позволява да се включите в един вълнуващ и днес, използвайки най-новите изобретения в света на телекомуникациите, вече и просто жизненоважен, светът на информационните потоци, електронни базиданни, електронна поща, електронни указатели, електронни табла за обяви и много други. Възможностите за получаване и обмен на информация с помощта на модеми вече са трудни за надценяване днес и дори не можем да си представим какво ни очаква утре. Електронно писмо, изпратено по имейл до всяка точка на света, ще достигне до адресата за по-малко от два часа. Можем да поставим всяко съобщение или реклама в телеконферентната система на вашата електронна поща и целият свят ще научи тази информация за един ден. С помощта на модем можете например да се свържете директно от Москва със сървър в Ню Йорк и да работите с информационните бази данни, които съдържа. Най-накрая можем да изпратим факс. Вече днес нито една реномирана брокерска кантора не може без бързо получаване и предаване на информация с помощта на компютърни комуникационни канали и в резултат на това модеми.

Обяснете какво е модем и как работи. Когато се използва компютър за обмен на информация през телефонната мрежа, е необходимо устройство, което може да получи сигнала от телефонната мрежа и да го преобразува в цифрова информация. На изхода на това устройство информацията се подлага на МОДУЛАЦИЯ, а на входа на ДЕМОДУЛАЦИЯ, откъдето идва и името МОДЕМ. Предназначението на модема е да замени сигнала, идващ от компютъра (комбинация от нули и единици) с електрически сигнал с честота, съответстваща на работния обхват на телефонната линия. Модемът разделя акустичния канал на тази линия на нискочестотни и високочестотни ленти. Нискочестотната лента се използва за предаване на данни, а високочестотната лента за приемане. Има много начини за кодиране на информация, най-известните от които са методът FSK (Frequency SNift Keying) за скорости на предаване до 300 бода (бод е единица за скорост на предаване на информация, равна на 1 бит/сек) и методът PSK ( PHase SNift Keying) за по-бързи модеми, скорост на предаване до 2400 бода.

FSK използва четири специални честоти. При предаване на информация сигнал с честота 1070 Hz се интерпретира като логическа нула, а сигнал с честота 1270 Hz се интерпретира като логическа единица. При приемане нулата съответства на сигнал от 2025 Hz, а единицата съответства на 2225 Hz.

PSK използва две честоти: 2400 Hz за предаване на данни, 1200 Hz за приемане. Данните се предават в два бита, докато кодирането се извършва чрез изместване на фазата на сигнала. За кодиране се използват следните фазови отмествания: 0 градуса за комбинация от битове 00,90 градуса за 01,180 градуса за 10,270 градуса за 11.

Има и други видове модулация (DPSK, QAM, TCM). Модемът е направен или под формата на външно устройство, което е свързано към телефонна линия с един изход и стандартен компютърен COM порт с другия (RS232 конектор съгласно препоръките на CCITT V. 24), или под формата на обикновени печатна електронна платка, който е инсталиран на общата шина на компютъра. Вътрешните варианти на модемите могат да бъдат адаптирани към обикновени ISA и PCI шини.

Нека разгледаме някои стандарти за работа на модемите.

Най-разпространени са така наречените HAYES-съвместими модеми, кръстени на производителя на един от първите модеми. Такива модеми използват AT команди (от английската дума ATtention), съвместими с Hayes Smartmodem. В допълнение към стандартния набор от команди за всички модеми, съвместими с Hayes, всеки производител поотделно предлага на потребителя широк набор от специфични команди, които са валидни само в модели на тази компания (например USRobotics, Rockwell, ZyXEL и др.)

В допълнение към съвместимостта на набора от команди, модемът трябва да отговаря на някои стандарти за предаване на информация по телефонни линии. Такива стандарти са препоръките на CCITT (Международен консултативен комитет по телеграфия и телефония, френски CCITT (Comite Consultatie International TelegraрНique et TeleрНonique).

Модемите, които отговарят на стандартите за скорости до 2400 бода, могат свободно да обменят информация. Трябва да се отбележи, че препоръката на CCITT V.32 не е стандарт в пълния смисъл на думата, тъй като почти всеки голям производител на модеми над 2400 бода има навика да прилага допълнително един или повече специфични протоколи за пренос на данни. Използването им е възможно само при свързване на подобни модеми и в този случай като правило се постига по-висока скорост на предаване, устойчивост на шум и скорост на връзката.

Най-често срещаният и най-евтиният (поради което е популярен сред потребителите) е протоколът HST (HigH Speed ​​​​Transfer), разработен от USRobotics още в края на 80-те години. Има разновидности на този протокол: H96, H14, H16, H19, H21, H28, разликата между които е само в скоростта на трансфер на информация, която е съответно 9600, 14400, 16800, 19200, 21600 и 28800 бода. Поради ниската цена, възможността за широко надграждане и високата устойчивост на шум и високоскоростните данни на протокола HST, потребителите предпочитат да купуват широко известни модели USRobotics като Sportster, Worldport, Courier.

Широко разпространени са и модемите ZyXEL, които имат специфичен протокол ZYX, който дава възможност за пренос на данни със скорост от 19200 бода в пълен дуплекс. Модемите ZyXEL придобиха голяма популярност в началото на 90-те години единствено поради недостъпността на други марки модеми за вътрешния купувач. Основният им недостатък е високата им цена, която плаши широк кръг потребители. Но въпреки това банковите структури и държавните агенции, въз основа на установената традиция, предпочитат модемите на тази конкретна компания.

По-рядко срещан, много скъп, но със силен и стабилен сигнал, който дори може да игнорира защитните филтри, които са инсталирани на PBX, за да избегнете безплатното използване на модеми. Това са Telebit модеми на марката TrailBlazer и известния PEP протокол (Racket Ensemble Protocol).Почти всички високоскоростни модеми са съвместими с по-малко бързи стандарти.

Заключение

Прогресивното развитие на инструментите на информационните технологии позволява въвеждането на елементи на „безхартиената“ технология в офисната работа, обменът на информация се извършва с помощта на електронни комуникационни инструменти, информацията се съхранява и обработва с помощта на персонални компютри и периферни устройства, копиране и репликиране на офис документация с помощта на съвременни копирна техника.

Сега, в условията на увеличаване на информационните потоци многократно всяка година, е почти невъзможно да си представим ясно взаимодействие между банкови структури, търговски и посреднически фирми, държавни агенции и други организации без съвременни компютърни технологии и компютърни мрежи. В противен случай би било необходимо да се поддържа огромен персонал от процесори за обработка на хартиени документи и куриери, а надеждността и скоростта на работа на такава система все пак ще бъде значително по-ниска от осигурената от модемните комуникации и компютърните мрежи. Но всяка минута забавяне на изпращането на важни информационни съобщения може да доведе до много осезаеми финансови загуби и срив на имиджа.

В тази курсова работа разгледахме съвременните технически средства, използвани при създаването и обработката на документ, проучихме методите за документиране на информация, класифицирахме видовете и видовете документи, разгледахме видовете носители на документи, описахме някои методи за репликиране на документи и също така идентифицира характеристиките на използването на телекомуникациите.

По този начин е постигната целта за изследване на характеристиките на използването на съвременни технически средства за обработка на документи в деловодството.

Списък на източниците и използваната литература

Източници

1. Антонова П. RELCOM мрежа и електронна поща. - М.: Демос, 1991.

2. Vilkhovchenko S.D., Модеми (избор, инсталиране, конфигурация), M .: ABF, 1997.

3. Гаврилов А. А. Работа с модем. - М .: MP "Malip", 1992.

4. Гасов В.М. „Технически средства за въвеждане-извеждане на графична информация“ (серия от седем книги „Организация на човешкото взаимодействие с технически средства ACS" под редакцията на В. Н. Четвериков)

5. Гурин Н.И. "Работа на персонален компютър"

6. Джоунс Р. Теория за предаване на данни. - М.: Наука и техника, 1993.

7. Solomenchuk VG, Хардуер на персонални компютри. BHV-Санкт Петербург, 2003г.

8. Под. изд. У. Томпкинс и Дж. Уебстър. Интерфейс на сензори и устройства за въвеждане на данни с IBM PC компютри. - М.: Мир, 1992.

9. Справочник „Компютърни мрежи в Русия. Услуги международни комуникации". - М.: LLP "ELIS. LTD", 1992 г.

10. Фищенко Л.П. "Вътрешни PCI модеми"

11. ГОСТ Р 51141-98 „Канцелария и архивиране. Термини и определения”, одобрен с Указ на Държавния стандарт на Руската федерация от 27 февруари 1998 г. № 28.

12. ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицирани системи за документация. Единна система от организационни и разпоредителни документи. Изисквания към документацията. - Вход. 3/3/2003. - М: Издателство "Стандарти", 2003 г.

13. Федерален закон от 27 юли 2006 г. № 149-FZ „За информацията, информационните технологии и защитата на информацията“.

14. GOST R ISO 15489-1-2007 „Система от стандарти за информационни, библиотечни и издателство. Управление на документи. Общи изисквания”, одобрен и въведен в действие със заповед федерална агенцияотносно техническото регулиране и метрологията от 12.03.07 г. № 28-ст.

15. Документооборот 2010. Khramtsova N.A. : http://www.delo-press.ru/magazines/documents/issue/2009/12/11315/.

16. Документиране с използване на електронни компютри.- http://aleho.narod.ru/document/48.htm, 10.08.10

17. Termika Consulting Group, Office Encyclopedia: http://www.termika.ru/dou/enc/, 25.08.10

18. Repina S.O., "Електронно ръководство за хипервръзки": http://cde.osu.ru/demoversion/course123/0.html, 01.09.10

19. Безплатна енциклопедия: http://ru.wikipedia.org/wiki/

20. Стандарти за мобилна комуникация: http://promobil.kiev.ua/faq/2404-mobile-communication.html, 01.09.10

21. Принципът на работа на съвременните телефаксове: http://kunegin.narod.ru/ref3/fax4/01.htm, 05.10.10

Литература:

22. Гедрович Ф.А. Цифрови документи: проблеми на опазването // Бюлетин на архивиста. № 1. 2004г.

23. Офис работа и кореспонденция във въпроси и отговори: Учебник за студенти от икономически университети и колежи M.I. Басаков - 2-ро изд., преработ. и допълнителни // Поредица „Учебник и урок» - Ростов n/a

24. Офис работа (Организация и технология на документална поддръжка на управлението): Учебник за университети / Кузнецова Т.В., Санкина Л.В., Бикова Т.А. и т.н.; Изд. Т.В. Кузнецова. - М.: ЕДИНСТВО-ДАНА, 2001 - 359 с.

25. Делопроизводство: Учебник / Под общ. изд. проф. Т.В. Кузнецова. - 2-ро изд., преработено. и допълнителни – М.: МЦФЕР, 2006.

26. Документация: Учеб. Н.Н. Кушнаренко - 7 изд., ст. - К .: Знание, 2006. - 459 с. - ( висше образование XXI век).

27. Деловодство: Учеб. Н.С. Ларков

28. Документиране на управленските дейности: курс от лекции / I.N. Мигел. – М.: Флинта: MPSI, 2006. – 200с.

29. Персонал на предприятието № 10 / 2002 „За културата на работа с документи, които сме загубили“

30. Организация на работа с документи: Учебник / Изд. проф. В.А. Кудряев. - 2-ро изд., преработено. и допълнителни – М.: ИНФРА-М, 2002. – 592 с.

31. Работим с модема. Гаврилов А.А., М.: МП "МАЛИП", 1992 г.

32. Седова О.Л., Възпроизвеждаме документи. сп. "Секретарски дела", бр.1, 1999 г.

33. Секретарска дейност. Образователно и практическо ръководство / V.V. Галахов, И.К. Корнеев и др.; изд. И К. Корнеев. - М .: TK Velby, издателство Prospekt, 2005. - 608 с.

34. Модерен офис работа. Березина Н.М., Воронцова Е.П., Лисенко Л.М. - 2-ро изд. - Санкт Петербург: Питър, 2006. - 272 с.: ил. – (Поредица „Съвременно деловодство”)

35. Съвременни технологиибизнес и управление на документи. Вестник №0, 2010 г.

36. Рогожин М.Ю. Бизнес наръчник. - "Юстицининформ", 2005 г.