Este artículo es una visión Kit de herramientas para la elaboración de protocolos. Te ayudará a crear un protocolo de forma correcta y rápida. También te resultará útil cuando decidas enseñar esto a tus compañeros para evitar tener que corregir los errores que cometen.
Nombre de la especie y pertenencia a sistemas y subsistemas de documentación.
Acta: documento que fija el desarrollo de la reunión y el procedimiento para la toma de decisiones por parte del órgano colegiado.
La grabación obligatoria está sujeta a:
- reuniones de órganos colegiados permanentes el poder del Estado y gestión, gobiernos municipales, órganos de dirección de empresas y organizaciones (juntas generales de fundadores, accionistas, juntas de directores, juntas de comités, comisiones, direcciones, etc.) y
- Conferencias, reuniones, reuniones convocadas única o periódicamente.
Reflexión en el propósito de crear un documento de gestión. principio de colegialidad, la toma de decisiones colegiada permite hablar del protocolo como un documento independiente.
El protocolo es un documento relacionado principalmente con el sistema de documentación organizativa y administrativa. Los protocolos son gerenciales. documentos administrativos(referirse al subsistema de documentación administrativa), que realizan funciones gerenciales y legales, y función jurídica El protocolo es una prioridad y pasa a primer plano.
Pero un documento con el nombre del tipo "PROTOCOLO" se utiliza en el proceso de documentación y muchas otras actividades.
En entrenamiento y instituciones científicas los protocolos registran logros y descubrimientos científicos, admisión a la formación, apertura de especialidades, estándares educativos, asignación calificaciones profesionales, grados y títulos académicos, elección de cargos y otras cuestiones. Dichos protocolos se refieren a sistemas de investigación científica o documentación educativa y metodológica (a sus determinados subsistemas, según el propósito de la creación del protocolo y su contenido).
En la práctica empresarial se elaboran protocolos. reuniones de negocios, protocolos de intención, protocolos de transferencia de información confidencial, protocolos de desacuerdos y otros en los que no las decisiones de gestión, pero los acuerdos alcanzados por las partes (es decir, colegiados, colectivos, no "comisión", como a veces se dice incorrectamente) acuerdo para resolver cuestiones de interés mutuo. Dichos protocolos pueden atribuirse al subsistema de información y documentos de referencia del sistema de documentación organizativa y administrativa o al subsistema de documentación contractual de derecho civil del mismo sistema, porque fijan el curso de ejecución de contratos y acuerdos, confirman el interés y las posibles áreas de cooperación, y también fijan las principales condiciones para concluir transacciones específicas en el futuro.
Los protocolos creados con el fin de confirmar las liquidaciones forman parte del subsistema de transacciones en efectivo del sistema de documentación bancaria.
Para algunas funciones de gestión de personal se elaboran actas de las reuniones de las comisiones de certificación y calificación, que se incluyen en un subsistema especial de documentación de personal.
Actas de juntas generales de accionistas (y documentos adjuntos), cuyo contenido obligatorio está establecido por el Código Civil. Federación Rusa, Ley federal "sobre sociedades anónimas ah", los requisitos del regulador - Servicio Federal Por mercados financieros, forman un subsistema de documentos organizativos, a partir del cual ya se ha formado un subsistema especial de documentación constitutiva, y ahora podemos hablar del proceso de formación de un subsistema / sistema de documentación que proporciona procedimientos de gobierno corporativo.
Clasificación de protocolo
Todos los tipos y variedades de protocolos, independientemente de si pertenecen a un sistema o subsistema de documentación, se clasifican según dos criterios: el método de documentación y el grado de integridad del acta de la reunión, que actúan simultáneamente. Entonces, según el grado de completitud del registro, los protocolos se dividen en corto y completo.
Los protocolos completos pueden ser texto detallado (forma de texto documentación), literal(método de texto usando especial simbolos, que debe ser descifrado al registrar el protocolo), fonográfico(grabación de sonido) protocolos de vídeo(Se utiliza la grabación de sonido de vídeo, especialmente al realizar videoconferencias). Contienen un registro de toda la reunión, incluyendo observaciones, preguntas, observaciones, discursos y referencias durante la reunión, ruidos, aplausos, etc. dependiendo del método de documentación.
Breve protocolo registra consistentemente sólo los nombres del presidente, el secretario, la composición de los presentes, la lista de temas considerados y las decisiones tomadas. Una variación de un protocolo breve es un protocolo redactado en forma abreviada, que prevé una breve presentación secuencial de las cuestiones consideradas de acuerdo con el esquema "cuestión - decisión".
Las actas son levantadas durante la reunión por una persona especialmente seleccionada o designada o por el secretario de un órgano colegiado permanente de oficio, y las actas de las reuniones operativas, que son presididas por los líderes, son levantadas y redactadas por los secretarios o asistentes de los dirigentes.
A la hora de redactar el acta, el secretario de la reunión utiliza documentos preparados previamente para la reunión: el orden del día, listas de invitados, listas de miembros del órgano colegiado, textos de informes, discursos, notas informativas, proyectos de decisión, etc.
El protocolo elaborado directamente en la reunión es un borrador. Debe ser aclarado, verificado con la transcripción o fonograma (si la reunión fue transcrita o grabada en un dictáfono), editado y emitido a más tardar 3 o 5 días a partir de la fecha de la reunión. Estos términos u otros estándares de términos para la preparación del protocolo para la firma: "el día de la reunión", "a más tardar el siguiente día hábil", etc. - suelen estar regulados por la normativa de los órganos colegiados pertinentes y la descripción del puesto/reglamento del puesto del secretario de un órgano colegiado en particular.
formulario de protocolo
El protocolo es el principal documento administrativo de la gestión colegiada y casi siempre se redacta en un documento de varias páginas. Por tanto, a la hora de elaborar la primera hoja del protocolo es necesario utilizar el formulario general de la organización o empresa, y si no existe un formulario general, el protocolo se redacta en hojas de papel A4 con los detalles ordenados según el modelo de la forma general.
Si no se utiliza el formulario de la primera hoja del protocolo, los detalles se suelen redactar de forma longitudinal (a lo largo del margen superior de la hoja de papel) centrado.
La forma estándar del protocolo incluye los siguientes detalles obligatorios:
- nombre completo de la organización o empresa;
- nombre del tipo de documento (PROTOCOLO);
- fecha de;
- índice (en protocolos que se relacionan con documentos administrativos);
- lugar de compilación;
- título;
- texto;
- firmas.
Detalles adicionales del protocolo son:
- Nombre unidad estructural;
- sello de aprobación;
- una marca sobre la presencia de aplicaciones;
- lugar (sala, oficina) y hora de la reunión;
- apellido e iniciales de quien preside la reunión, sesión;
- fecha de firma del protocolo;
- método de votación (abierto, secreto, ausente).
Las características del registro de detalles obligatorios del protocolo, así como la presencia, el número y las reglas para el registro de detalles adicionales, las características del formulario están determinadas por los requisitos de la legislación vigente, las costumbres comerciales o una situación de gestión específica. Pero todas las características de diseño se basan en algoritmo general, que históricamente se ha desarrollado en el proceso de elaboración y formalización del protocolo como uno de los principales tipos de documentos administrativos.
Encabezado de protocolo
Para garantizar la fuerza legal del protocolo, es necesario redactar correctamente nombre completo de la organización o empresa, que está reconocido como registrado en el Unificado registro estatal entidades legales nombre de la entidad legal de acuerdo con sus documentos constitutivos y estatutos (es decir, con la indicación obligatoria de la forma organizativa y jurídica):
Ejemplo 1
Contraer Mostrar
Sociedad de Responsabilidad Limitada "Su Socio"
Ejemplo 2
Contraer Mostrar
Sociedad Anónima Cerrada "ABVGD"
Nombre de la unidad estructural(detalles adicionales del protocolo) generalmente se emite en el documento en los siguientes casos:
- el protocolo registra todo tipo de actividades colegiadas en subdivisión separada empresas (ver Ejemplo 3);
- Las reuniones (principalmente de carácter operativo), que se llevan a cabo en una de las divisiones estructurales internas de la empresa, se redactan en actas (ver Ejemplo 4).
Ejemplo 3
Contraer Mostrar
Sociedad de Responsabilidad Limitada "Sociedad" El Quinto Elemento "
Sucursal "Noroeste"
Ejemplo 4
Contraer Mostrar
Sociedad Anónima Abierta "Remmekhanizatsiya"
Departamento de Contabilidad y Declaración Fiscal
Los nombres de las unidades estructurales en el protocolo deben corresponder a los nombres exactos fijados en el esquema. estructura organizativa, dotación de personal u otros documentos internos de la organización.
Nombre del tipo de documento (PROTOCOLO) siempre está escrito en letras mayúsculas y se encuentra una o dos líneas debajo del nombre de la empresa o unidad estructural (en el caso de una disposición longitudinal de los detalles, de forma centrada).
fecha el protocolo es la fecha de la reunión, y no la ejecución y firma final del documento. Si la reunión del órgano colegiado duró varios días, entonces el acta indica la fecha de su inicio y la fecha de finalización. El formato de la fecha puede variar. Por ejemplo, digitalmente:
Ejemplo 5 Formato de fecha numérica
Contraer Mostrar
Ejemplo 6 Manera numérica de registrar la fecha de una reunión que duró 2 días
Contraer Mostrar
04.05.2011 - 05.05.2011
El método digital se utiliza principalmente al registrar las fechas de reuniones y reuniones operativas.
A la hora de registrar la fecha en los protocolos de órganos colegiados (alta dirección y órganos ejecutivos), es preferible el método alfanumérico.
Ejemplo 7 Formato de fecha alfanumérico
Contraer Mostrar
Ejemplo 8 Fijar la fecha de una reunión que duró 2 días
Contraer Mostrar
La fecha se encuentra una línea debajo del nombre del tipo de documento o encima de una línea límite especial en el formulario general.
Número de índice) del protocolo se redacta en la misma línea que la fecha de la reunión por encima de la línea fronteriza en una forma común o dentro área total, reservado para la fecha y el índice en el encabezado del documento. El índice de protocolo es el número de secuencia de la reunión dentro año del calendario o dentro del plazo de mandato del órgano colegiado. Cabe señalar que al registrar índices del N° 1 al 9 se deben utilizar al menos dos caracteres. Por ejemplo, es correcto designar los índices más simples: “No. 01”, “No. 07”, etc. (ver Ejemplos 7 y 8).
Accesorios "lugar de compilación o publicación" está elaborado en una línea separada debajo de la fecha y el índice (con una disposición longitudinal de los detalles, en el centro de la siguiente línea).
Este requisito contiene el nombre del lugar geográfico donde efectivamente tuvo lugar la reunión del órgano colegiado. Las abreviaturas condicionales utilizadas en la designación de nombres geográficos deben cumplir con las Reglas para la prestación de servicios postales.
Ejemplo 9
Contraer Mostrar
Kolomna, región de Moscú
Ejemplo 11
Contraer Mostrar
Con. Maleevo, distrito de Kolomna
región de Moscú
Como encabezamiento el protocolo está elaborado breve redacción del tipo de reunión(tipo de actividad colegiada) en el caso genitivo, que coincide con el nombre del tipo de documento (PROTOCOLO - ¿qué?), el nombre del organismo colegiado y comienza con mayúscula.
Ejemplo 12 Disposición en esquina de los detalles de la parte de diseño del protocolo
Contraer Mostrar
Ejemplo 13 Disposición longitudinal de los detalles de la parte formal del protocolo
Contraer Mostrar
El título del acta como tipo de reunión se redacta una o dos líneas debajo del requerido “lugar de compilación o publicación” necesariamente desde el borde del margen izquierdo o en el área marcada en la forma general con esquinas delimitadoras en la parte superior. esquina izquierda de la hoja de papel. Esta disposición es obligatoria para la disposición de piezas tanto longitudinal como angular (ver Ejemplos 12 y 13).
El texto del protocolo es el requisito más complejo y consta de dos partes: introductoria y principal. La parte introductoria del texto está estrictamente formalizada. Contiene información sobre la composición de los presentes en la reunión y el orden del día (lista de temas sometidos a discusión), que son elementos completamente independientes del texto y están formulados de acuerdo con reglas estándar.
Composición de los presentes Se traza dos líneas debajo del tipo de reunión desde el borde del campo izquierdo y comienza con la indicación del presidente y secretario de la reunión. Los apellidos del presidente y del secretario se escriben después de un guión, las iniciales siguen al apellido.
Ejemplo 14
Contraer Mostrar
Presidente - Markov S.V.
Secretaria - Petrova A.I.
Los apellidos e iniciales de los miembros permanentes de los órganos colegiados presentes en la reunión (elegidos o incluidos en el colegiado por cargo) se enumeran alfabéticamente por apellidos sin el título del cargo después de la palabra “Asistió:”, que se redacta dos líneas a continuación, necesariamente desde el borde del campo izquierdo, y termina con dos puntos. Los apellidos de los presentes se escriben en todo el ancho de la línea con un interlineado.
Ejemplo 15
Contraer Mostrar
Presente: Borisov A.M., Vinogradov V.V., Gromov P.S., Dmitriev P.E., Ivanov L.M., Fomin P.P.
Si los miembros del órgano colegiado incluyen a más de 15 personas, entonces la composición de los presentes se indica cuantitativamente y se adjunta al protocolo una lista por nombres, de la cual se anota.
Ejemplo 16
Contraer Mostrar
Asistieron: 20 personas (lista adjunta)
Apellidos e iniciales de los invitados. funcionarios que no son miembros del órgano colegiado, pero estuvieron presentes en la reunión, se enumeran después de la palabra "Invitados:". Se elabora desde el borde del margen izquierdo dos líneas debajo de la palabra "Asistido:" y termina con dos puntos. Generalmente se indican los puestos de estas personas.
Ejemplo 17
Contraer Mostrar
Invitados: gerente de clientes Ageeva N.O., jefa del departamento de atención al cliente Kotova L.P.
La lista de asuntos sometidos a discusión y decisión del órgano colegiado se elabora después de las palabras "Agenda:", que se ubica desde el borde del campo izquierdo dos líneas debajo de la composición de los presentes y termina con dos puntos.
Cada punto de la agenda se formula con la preposición "O", responde a la pregunta "¿Sobre qué?" y contiene una indicación del cargo, apellido e iniciales del hablante. Además, la palabra "portavoz" no se utiliza en el protocolo, la fórmula del discurso es correcta: "Informe - (¿de quién?) cargo, apellido, iniciales".
Las preguntas están numeradas números arábigos, se colocan en el orden del día por orden de importancia (o de acuerdo con el tiempo estimado de discusión) y se elaboran a partir de la línea roja.
Ejemplo 18
Contraer Mostrar
Agenda:
- Sobre la aprobación de la política contable para 2011
Informe del contador jefe adjunto Krasnov A.I. - Sobre la preparación de una solicitud de préstamo a la sucursal de Moscú del North-Western Bank (OJSC).
Informe del jefe del departamento jurídico Smolin A.G.
Los puntos del orden del día deben formularse de forma clara y específica, ya que son los temas reales títulos del texto posterior del protocolo, los cuales serán presentados punto por punto en el orden de consideración de los temas en la reunión.
La expresión "Varios" en el orden del día del protocolo completado se considera inapropiada, porque el documento se redacta después de la reunión, cuando ya es posible formular con precisión todas las cuestiones consideradas.
Incluso en aquellos casos en los que el orden del día de la reunión se redacta como un documento informativo independiente y se envía con antelación a los participantes de la reunión y a los miembros del órgano colegiado, la redacción de todos los temas discutidos debe incluirse en el texto del acta. Una nota en el texto del acta: "Se adjunta el orden del día" es inaceptable, incluso cuando el orden del día se integra en un caso junto con el acta como un documento informativo separado.
La parte principal del texto del protocolo, es decir, todo el desarrollo de la reunión y las decisiones tomadas, es redactada por el secretario de la reunión, trabajando casi como un intérprete simultáneo, sólo el discurso se “traduce” de la forma oral ( a menudo espontáneos, emocionales y no siempre preparados) en Forma escrita, es decir. ordenado, construido de acuerdo con patrones de habla, principalmente con orden directo de palabras y el uso de vocabulario y términos especiales estilo de negocios.
La parte principal del texto del protocolo se construye de acuerdo con los puntos del orden del día por secciones. Cada sección, que refleja el curso de la reunión, consta de tres partes: ESCUCHADO - HABLADO - DECIDIDO (DECIDIDO).
La palabra "ESCUCHADO" está numerada de acuerdo con el número del punto del orden del día, está escrita desde el borde del campo izquierdo en letras mayúsculas y termina con dos puntos. Además, a partir de la línea roja, se dibuja el apellido y las iniciales del hablante en el caso genitivo (ESCUCHADO - ¿a quién?), Se coloca un guión y después se registra breve o detalladamente el contenido del informe. La presentación suele realizarse desde la tercera persona del singular en tiempo pasado:
Ejemplo 19
Contraer Mostrar
1. ESCUCHADO:
Krasnova A.I. - informó sobre las principales disposiciones de la política contable de la empresa para 2011. Señaló que fue completamente revisada en relación con los cambios realizados en código de impuestos Federación Rusa. Propuso aprobar la política contable de la empresa para 2011.
Si el texto del informe principal se preparó con antelación y, después de considerar el tema, se transfirió a la secretaría/secretaria de la reunión, entonces a la hora de presentar el texto conviene utilizar otro método: formular brevemente el tema del informe. informe de acuerdo con el orden del día y transcurrido el plazo anote: “Se adjunta el texto del informe”.
Ejemplo 20
Contraer Mostrar
1. ESCUCHADO:
Krasnova A.I. - sobre las principales disposiciones de la política contable de la empresa para 2011. Se adjunta el texto del informe.
Al mismo tiempo, el autor debe redactar, firmar y fechar un informe elaborado previamente para que realmente pueda redactarse como un documento independiente adjunto al protocolo.
La palabra "HABLADO" se dibuja desde el borde del campo izquierdo en letras mayúsculas y termina con dos puntos. El apellido y las iniciales de cada uno de los hablantes se extraen de la línea roja y se indican en el caso nominativo (HABLADO - ¿quién?). Después de un guión en forma de discurso indirecto, se registra un contenido breve o detallado del discurso.
Todas las preguntas al orador y a los oradores, así como sus respuestas, se registran en el orden en que se reciben y también se elaboran a partir de la línea roja. No se podrá indicar el nombre de la persona que formuló la pregunta.
Ejemplo 21
Contraer Mostrar
Pregunta: ¿Están todos los grupos contables de activos fijos reflejados en política contable?
Sí, todos los grupos que son necesarios para el correcto reflejo del inmovilizado en la contabilidad de nuestra empresa.
Soluciones, adoptados colegiadamente sobre cada uno de los temas discutidos, se registran después de la palabra "RESUELTO" o "DECIDIDO". Estas palabras son términos de estilo empresarial que reflejan la toma de decisiones basada en el principio de colegialidad (el pronombre "nosotros" está implícito). EN Práctica de negocios cada término tiene su propio ámbito de uso en la elaboración de protocolos. Así, en las actas de las juntas generales de accionistas, de fundadores, de juntas directivas, de colectivos laborales, de empleados (en el marco del autogobierno establecido y permitido por el código de conducta empresarial), de grupos de iniciativa, de Se considera correcto el uso del término “DECIDIDO” (se formalizan las actividades de los máximos órganos colegiados, “poder”). En las actas de reuniones de comités, directorios, grupos de trabajo, reuniones operativas y otros órganos ejecutivos colegiados (se elabora la “dirección operativa”), se considera correcto el término “RESUELTO”.
Esta palabra se forma a partir del borde del campo izquierdo en letras mayúsculas y termina con dos puntos. A partir de la línea roja de los puntos se formulan de forma breve y precisa las actuaciones administrativas, las cuales deben ser numeradas de acuerdo con el número del tema del orden del día. Número decisión consta de dos partes, separadas por un punto, correspondiendo el primer dígito al número del asunto del orden del día y el segundo al número de decisión del este problema(después de todo, a menudo sucede que se toman varias decisiones e instrucciones sobre un tema de la agenda). Vea el Ejemplo 22.
La cláusula que establece la norma jurídica (“normativa”) se formula según el modelo de discurso estándar: ¿qué hacer, en qué período (de qué o para qué)? Consulte la solución 1.1 en el Ejemplo 22.
- ¿A quién - qué hacer - en qué fecha? (ver solución 1.2 en el Ejemplo 22) o
Si la decisión se tomó mediante votación, sus resultados se redactan en la forma: "A favor - 10, en contra - 0, abstención - 2" o "Por unanimidad". El cumplimiento de este formulario es obligatorio cuando se toman decisiones sobre el nombramiento, elección o aprobación de candidatos o sobre la composición personal de comisiones, comités, etc.
Lea sobre la votación acumulativa en el artículo de Sergey Rossol "
Formar parte del protocolo
Firmas El presidente y el secretario de la reunión se levantan en acta redactada y verificada. Están ubicados tres o cuatro líneas debajo del texto desde el borde del margen izquierdo y están separados por una línea. En las transcripciones de firmas, las iniciales se colocan antes del apellido. Las firmas personales del presidente y del secretario están redactadas sobre el protocolo original.
Ejemplo 24
Contraer Mostrar
Dado que el protocolo es un documento administrativo interno de la empresa, Generalmente no se requiere sello.
Las copias (fotocopias) del protocolo ejecutado y firmado o un extracto del protocolo, que sean necesarias en el proceso de envío de un documento para su ejecución, tienen derecho a certificar con su firma el secretario (secretario de la reunión o secretario del colegiado). organismo de oficio), cumplimentando correctamente una marca en la certificación de la copia. Si se utiliza una copia o un extracto del protocolo dentro de la organización, entonces (al igual que el protocolo en sí) no está sellado. Si un extracto o copia del protocolo está destinado a ser utilizado fuera de los muros de la organización de origen, se debe estampar en él.
Ejemplo 25 Notificación de certificación de copia del acta
Contraer Mostrar
Algunos tipos de protocolos están sujetos a la aprobación del primer director de la empresa u organización. Por ejemplo, se aprueban las actas de las reuniones. comisión de expertos organizaciones, una comisión de expertos para asignar/eliminar restricciones en el acceso a la información y los documentos de una organización, actas de reuniones de equipos de proyecto/oficinas de proyecto en la gestión de proyectos, etc.
La aprobación se emite con un sello, que se encuentra en la esquina superior derecha del documento y consta de la palabra "APROBAR", el nombre abreviado del cargo del jefe (porque el nombre completo de la organización o empresa se indica en el encabezado del documento o en la forma general), firma personal, su transcripción y fecha de aprobación.
Características del diseño del protocolo. reunión general Los participantes en una LLC y el protocolo de los accionistas en una sociedad anónima están dedicados al artículo de Sergei Rossol "Acta de la junta general de accionistas y participantes" en la revista "Trabajo de oficina y gestión de documentos en la empresa" No. 4 "2011 en la pág. 33
Para obtener información sobre cómo celebrar una junta general de accionistas / participantes en sociedades anónimas y LLC, lea el artículo de Sergey Rossol "Reunión anual en empresas comerciales" en la revista "Trabajo de oficina y gestión de documentos en la empresa" No. 3 "2011 en la página 62
El acta de la junta general de participantes de LLC es un documento que registra los acuerdos de los participantes de la organización sobre los puntos del orden del día. Después de estudiar el artículo, el lector sabrá qué es este documento cómo se redacta, cuál es su forma y contenido, si el protocolo está sujeto a certificación notarial, en qué orden se firma. Puede descargar una muestra del documento en cuestión desde el enlace al final del artículo.
Las cuestiones relacionadas con las actividades de la LLC están reguladas por la Ley federal "Sobre LLC" del 8 de febrero de 1998 No. 14 y el Código Civil de la Federación de Rusia. en los datos regulaciones También existen requisitos para las actas de las reuniones, pero lo primero es lo primero.
El órgano principal de una sociedad de responsabilidad limitada, que consta de varios participantes, es la junta general (parte 1 del artículo 32 de la Ley Federal No. 14). Su competencia incluye la resolución de diversas cuestiones que se pueden dividir en dos grandes grupos:
- Cuestiones que son competencia de la reunión sobre la base de los requisitos de la ley, en particular la Ley Federal No. 14 y el Código Civil de la Federación de Rusia.
- Cuestiones que la junta general resuelve sobre la base de la Carta.
Para resolver problemas, se realizan reuniones en las organizaciones. Ellos, en virtud de los requisitos de la Parte 1 del art. 32 de la Ley Federal No. 14 se puede celebrar tanto en el orden ordinario como en el extraordinario. Todos los temas para la agenda de la futura reunión se establecen de antemano, y solo se discuten y resuelven los temas preestablecidos.
El documento que se redacta tras los resultados de la reunión es el acta. El acta de la junta general de participantes de una LLC la lleva el presidente o el secretario de la junta.
¿Cuáles son los requisitos legales para el contenido del protocolo?
Los requisitos para el acta de la junta general de participantes de LLC están consagrados en el art. 181.2 del Código Civil de la Federación de Rusia. Para el protocolo y la decisión de un participante, son comunes, pero en realidad son documentos diferentes y es necesario entenderlo.
El protocolo contiene diversa información, a saber:
- Fecha, hora de la reunión.
- El lugar donde se celebró.
- Información sobre los participantes de la firma que participaron en la reunión.
- Información sobre los resultados de la votación sobre todos los temas que se discutieron.
- Información sobre las personas que realizaron el recuento de votos tras los resultados de la votación.
- Detalles de quién votó en contra de cualquier punto del orden del día, si dichas personas han solicitado que los detalles se incluyan en el acta.
Este requisitos obligatorios, sin su observancia, el protocolo no puede ser reconocido como válido y la reunión celebrada. Al mismo tiempo, es recomendable reflejar en el documento. Información adicional, que, aunque no es obligatorio, permite individualizar el documento y evitar posibles disputas sobre el desarrollo de la reunión y el procedimiento de votación.
La información opcional incluye:
- Número de secuencia del protocolo (para fines de oficina).
- Información sobre quién habló durante la discusión de cada tema, qué argumentos citó (para fijar la actitud de los participantes ante los méritos de determinados temas).
- Datos sobre cómo se realizó la votación y qué voto dio cada participante (a favor, en contra, se abstuvo).
¿De qué forma se redacta el protocolo y es necesario certificarlo ante notario?
Se redacta la forma del acta de la junta general de participantes en una LLC, como se indica expresamente en el párrafo 3 del art. 181.2 del Código Civil de la Federación de Rusia. La legislación también exige la certificación notarial de las actas de las juntas generales de la LLC.
Sin embargo, la certificación de las actas de las reuniones de una LLC por parte de un notario no se puede llevar a cabo si el Estatuto especifica otro método de certificación, o si absolutamente todos los participantes en la reunión votaron a favor de que el protocolo no sea certificado por un notario, sino de lo contrario.
Pero, ¿cómo certificar el acta de la junta general de participantes de LLC de otra manera? La respuesta a esta pregunta está contenida en el apartado 3 del art. 67.1 del Código Civil de la Federación de Rusia. Uso permitido medios tecnicos en particular vídeos. Además, es posible firmar el protocolo tanto por todos los participantes como por algunos de los participantes, como confirmación de su elaboración.
No se excluyen otros métodos, pero es recomendable estipularlos en los estatutos de la empresa. Si se decide por unanimidad que el protocolo no se certificará ante notario, o si no existen disposiciones correspondientes en la Carta, será necesario invitar a un notario.
Por supuesto, si solo hay un participante en la organización, entonces no se requiere la certificación notarial de su decisión.
Numerar el acta de la junta general de participantes de la LLC y asignarle un número individual
Para facilitar el flujo de trabajo en la organización, se recomienda asignar un número individual a cada protocolo. El procedimiento para asignar números no está especificado por ley, por lo que usted puede desarrollar y adoptar su propio sistema de numeración.
En la práctica, la numeración secuencial es suficiente, por ejemplo, el acta de la junta general nº 1, 2, 3, etc. No te olvides de la fecha del documento. Su colocación - gran manera personalizar el documento. Además, la indicación de la fecha es obligatoria por ley.
De acuerdo con los requisitos de la Parte 6 del art. 37 protocolos FZ No. 44 se presentan en libro común. Los miembros de la empresa podrán en cualquier momento solicitar datos de dicho libro. La ley no contiene otros requisitos, respectivamente, la resolución de la cuestión de la numeración de los protocolos y su identificación recae sobre los participantes de la organización, el presidente y el secretario de la reunión.
¿Quién firma el acta de la junta general de participantes de la LLC?
De acuerdo con los requisitos del párrafo 3 del art. 181.2 del Código Civil de la Federación de Rusia, en el protocolo deben reflejarse las siguientes firmas:
- Presidente de la reunión.
- Secretario.
Cualquier miembro de la LLC puede ser el presidente de la reunión. Antes de cada reunión se realizan elecciones, como se prescribe en el párrafo 5 del art. 37 de la Ley Federal No. 14. La decisión sobre la elección se toma por mayoría de votos.
La lista de personas que tienen derecho a abrir una reunión e iniciar el procedimiento para elegir un presidente se establece en el párrafo 4 del art. 37 Ley Federal No. 14.
podria ser una suela Agencia ejecutiva; presidente del órgano colegiado, junta directiva; auditor o interventor; el iniciador de la reunión entre los participantes de la LLC.
¿Cómo envío las actas a los participantes de la reunión? ¿Es obligatorio hacerlo?
De acuerdo con los requisitos del párrafo 6 del art. 37 de la Ley Federal No. 14, el protocolo deberá ser enviado a los participantes de la organización. La dirección la lleva a cabo la persona que lleva el acta de la reunión. La actuación deberá realizarse dentro de los diez días siguientes a la celebración de la reunión.
Puedes enviar el protocolo por correo, pero esto debe hacerse. por correo certificado. Este método confirmará que el documento realmente fue enviado.
Cabe señalar que la Carta de la organización puede contener Requerimientos adicionales al orden en que se envía el documento. Por ejemplo, puede indicar que las copias del protocolo deben recibirse personalmente, en la dirección de la organización o entregarse por servicio de mensajería. En relación con la posibilidad de especificar el procedimiento para enviar el protocolo en la Carta, se recomienda familiarizarse con sus disposiciones y comprender si dichos requisitos están contenidos o no.
Así, podemos concluir que el acta de la reunión de LLC es un documento obligatorio que confirma la celebración de la reunión, refleja los resultados de la votación de cada punto del orden del día. Esta compilado en escribiendo, está certificado por notario, o de otro modo, especificado en los estatutos de la organización. Se recomienda reflejar la fecha y número del documento en el protocolo. Está sujeto a la firma del presidente y secretario de la reunión y deberá ser enviado a los participantes de la reunión dentro de los 10 días siguientes a la fecha de su elaboración.
Documentos para descargar
Descargar protocolo de muestra
Las bases organizativas de las actividades de las sociedades de responsabilidad limitada (LLC) y los procedimientos de toma de decisiones no están regulados con tanto detalle como las actividades de las sociedades anónimas (JSC). Artículo 39 ley Federal de 02.08.1998 No. 14-FZ “Sobre Sociedades de Responsabilidad Limitada” establece únicamente que “las decisiones sobre cuestiones relacionadas con la competencia de la junta general de participantes de la empresa son tomadas únicamente por el único participante de la empresa y se redactan en escribiendo." La ley también establece que la junta general de participantes de LLC se llevará a cabo al menos una vez al año, no antes de 2 meses ni después de 4 meses después del final del año financiero, es decir. del 01 de marzo al 30 de abril del año calendario siguiente.
De este modo, decisión del único miembro de la LLC puede considerarse como un tipo de documento en el que se registran decisiones sobre cuestiones relacionadas con la competencia reuniones generales de participantes de LLC (cuando hay varios propietarios de una LLC, se documentan en actas). Y se debe emitir al menos 1 decisión del único participante de la LLC por año, pero generalmente hay varias.
La pregunta formulada puede responderse a partir de reglas generales trabajo de oficina. La numeración de documentos es parte de la operación de mantenimiento de registros. registro. El registro de un documento es la asignación de un número de registro y la entrada de datos sobre él en el formulario de registro y contabilidad (según GOST 7.0.8-2013 "Sistema de estándares para información, biblioteca y publicación. Trabajos de oficina y archivo. Términos y definiciones"). Durante el proceso de registro, generalmente desde un libro/diario u otro formulario de registro, se transfiere un documento al documento siguiente número de serie documento, y la información sobre su contenido principal, nombre de la especie, autor, etc. se transfiere del documento al formulario de registro. La fecha de esta transacción es fecha de registro del documento, que se fija tanto en el propio documento como en la entrada al respecto en el formulario de registro.
Recomendamos que la empresa lleve un registro de las decisiones del único miembro de la empresa (Ejemplo 3), cuyas hojas estén numeradas de la forma habitual, el diario esté cosido y certificado mediante la correspondiente inscripción de certificación o servicio de gestión de oficina o incluso el socio único y el sello de la empresa (si lo hubiere).
Dado que la legislación establece un ciclo mínimo anual de toma de decisiones, los asientos de registro en el diario podrán realizarse en secciones anuales, y dentro de cada año, número en orden bruto a partir del No. 01(para números de un solo dígito, es mejor poner el número “0” delante). El número de serie de la revista será el número de registro (índice) que deberá emitirse en la solución. Ver ejemplo 1.
Para una identificación más precisa de una decisión como documento, en la práctica, índices complejos, que también incluye el número del año de la decisión (ver Ejemplo 2).
Ejemplo 1
Contraer Mostrar
Ejemplo 2
"Jefe" de la decisión del único participante de una LLC con un índice complejo
Reuniones de participantes y fijación de sus resultados.
El órgano supremo de LLC, de conformidad con lo dispuesto en la Parte 1 del art. 32 de la Ley "Sobre Sociedades de Responsabilidad Limitada" de 8 de febrero de 1998 No. 14-FZ (en adelante, Ley Federal No. 14), es la junta general de sus participantes.
Decide:
- Para todas las competencias que le corresponden en virtud de la ley.
- En cuestiones relacionadas con su competencia por los estatutos de la organización.
En virtud del artículo h.1. 32 de la Ley Federal No. 14, las decisiones se pueden tomar tanto en reunión ordinaria como extraordinaria. Al mismo tiempo, es inaceptable considerar durante la reunión cuestiones que inicialmente no estaban incluidas en el orden del día.
El único documento oficial que acredita la celebración de reuniones, fijando los temas considerados en ellas y las decisiones tomadas en ellas, es, de conformidad con el apartado 6 del art. 37 FZ No. 14, protocolo. La redacción de actas de la junta general de participantes en una LLC debe ser organizada por el órgano ejecutivo (colectivo o único) de la organización.
Requisitos de contenido del protocolo
La legislación no establece requisitos para el acta de la junta general de participantes en una LLC, sin embargo, el art. 181.2 del Código Civil (en adelante, el Código Civil de la Federación de Rusia) regula las cuestiones de la toma de decisiones en las reuniones de una LLC.
En virtud de esta regla, en el acta de la reunión o de la decisión exclusiva de un miembro de la sociedad se incluye la siguiente información:
- fecha y hora de inicio y finalización de la reunión del órgano supremo de la LLC;
- una indicación del lugar donde se celebrará la reunión;
- información sobre los miembros de la empresa que asistieron a la reunión;
- agenda y decisiones tomadas sobre los temas identificados;
- información sobre los miembros de la comisión de escrutinio;
- información sobre quienes votaron en contra sobre un tema en particular, si el ingreso de dichos datos es necesario debido a los requisitos de la organización.
Los requisitos anteriores son obligatorios, por lo que deberán constar en cualquier acta de la asamblea general, sin excepción alguna.
Además de legislativa requisitos establecidos El documento corporativo de que se trate, de conformidad con las prácticas comerciales, deberá contener:
- características que lo individualizan (por ejemplo, número de serie);
- información sobre las personas que hablaron en la reunión (el orador principal, los participantes que hablaron y formularon preguntas);
- distribución de votos (a favor, en contra y abstención);
- el resultado de la votación (se tomó la decisión, se rechazó la propuesta, etc.);
- firmas de personas autorizadas.
Formulario de protocolo, acta notarial.
Código Civil de la Federación de Rusia en el párrafo 3 del art. 181.2 se determina que la forma del acta de la junta general de participantes en una LLC debe ser por escrito . Sin embargo, en virtud del sub. 3 págs.3 art. 67.1 del Código Civil, para confirmar la celebración de dicha reunión y el hecho de que se ha tomado una decisión sobre un tema específico (los resultados de la votación), se puede requerir una certificación notarial del acta.
En su totalidad, si partimos de la letra de la ley, no se lleva a cabo la certificación notarial de las actas de las juntas generales de una LLC. Sólo verificado:
- el hecho de la adopción de una decisión por la junta general;
- lista de participantes presentes en una reunión en particular.
Sin embargo, debido a que la información especificada se incluye en el protocolo como sus partes constitutivas, en la práctica se utiliza la expresión “certificar el protocolo”. Al mismo tiempo, los participantes de la empresa pueden evitar la necesidad de cumplir con la obligación de certificar el protocolo ante notario especificando otro método de certificación en los estatutos de la organización o tomando la decisión unánime adecuada de todos los participantes.
¿No conoces tus derechos?
Código Civil de la Federación de Rusia en sub. 3 págs.3 art. 67.1 permite los siguientes métodos:
- Firma del protocolo por todos los participantes.
- Firma del documento por una parte de los participantes que intervinieron en la reunión.
- Mediante el uso de medios técnicos de fijación (en la práctica se suele utilizar la grabación de vídeo).
La norma no limita esta lista, indicando que se puede utilizar otro método que no contradiga la ley, lo que permita establecer inequívocamente el hecho de una decisión.
El requisito bajo el sub. 3 págs.3 art. 67.1 del Código Civil de la Federación de Rusia y en relación con aquellas empresas que tienen un solo participante, lo cual es indicado directamente por la Cámara Federal de Notarios en su carta de 01.09.2014 No. 2405 / 03-16-3.
Se pueden encontrar más detalles sobre el tema en consideración en el artículo “Norización notarial de las actas de las juntas generales de una LLC”.
Individualización de funciones y numeración.
La práctica de las relaciones de derecho civil se ha desarrollado de tal manera que los documentos oficiales (especialmente los corporativos) deben tener características individualizadoras. Esto también se aplica a las actas de las juntas generales.
Estos signos incluyen:
- Numeración del acta de la junta general de participantes de LLC.
- Indicación de las fechas de formación y firma de cada documento.
Los detalles especificados le permiten identificar un protocolo particular, lo que simplifica el procedimiento para realizar el trabajo de oficina. Además, el párr. 2 horas 6 cucharadas. 37 de la Ley Federal No. 14 establece que todos los protocolos deben archivarse en un libro común, cuyos extractos pueden ser solicitados por los participantes de la LLC en cualquier momento. La legislación no contiene otros requisitos para el procedimiento de almacenamiento de protocolos.
¿Quién firma el acta de la junta general de participantes de la LLC?
La respuesta a la pregunta que nos ocupa se da en el apartado 3 del art. 181.2 del Código Civil de la Federación de Rusia, según el cual se debe firmar el protocolo:
- presidente de la reunión;
- secretario de reuniones.
Al mismo tiempo, sobre la base del párrafo 5 del art. 37 de la Ley Federal No. 14, el presidente puede ser uno de los participantes de la LLC, quien es elegido como tal después de la apertura de la reunión y antes del inicio de la consideración de los principales temas del orden del día.
La elección del presidente de la junta la realiza la persona que abre la junta, la cual, de acuerdo con el inciso 4 de dicha norma, podrá ser:
- órgano ejecutivo único;
- presidente del órgano colegiado de dirección de la sociedad;
- Presidente del consejo de directores;
- auditor;
- auditor;
- un miembro de la empresa entre los iniciadores de la reunión.
Normas para el envío del protocolo a los participantes.
La persona que llevó el acta de la junta general de participantes de la LLC, de conformidad con el párr. 3 págs.6 art. 37 de la Ley Federal No. 14, está obligado a enviar copia del mismo a todos los participantes de la organización. Esta norma tiene un plazo de 10 días para cumplir con el requisito de envío.
El envío del protocolo terminado se realiza de acuerdo con los siguientes requisitos:
- Enviado por correo certificado.
- Se envía a la dirección de registro de cada participante.
Si se especifican requisitos adicionales o de otro tipo en los estatutos de la LLC con respecto al procedimiento para enviar copias de las actas, se aplican. Así, como alternativa, la entrega del documento expresamente, utilizando servicio de mensajería etcétera.
Así, el protocolo es una confirmación de la reunión y fija el hecho de la adopción de determinadas decisiones. El documento tiene una forma escrita simple y está sujeto a certificación notarial o de otro modo, establecido por el estatuto o por decisión de todos los participantes. Al mismo tiempo, debe tener signos individualizadores (número y fecha), estar firmado por el presidente de la reunión y el secretario de la reunión, y luego enviarse a los participantes de la LLC dentro de los 10 días.
Además de esto, hay estatutario un caso específico en el que el único fundador de una LLC está obligado anualmente de marzo a junio a tomar una decisión basada en los resultados del año anterior con respecto a la distribución beneficio neto y declaraciones reporte anual y balance.
Si va a convertirse en el único fundador de una LLC o si su empresa que ya está en pleno funcionamiento requiere modificaciones en los estatutos, entonces debe comenzar todos los pasos para lograr estos objetivos precisamente desde la ejecución de la decisión del único fundador (participante). A nivel legislativo no se fija una forma específica ni se establece un contenido exhaustivo para el registro. esta decisión. Sin embargo, para evitar malentendidos con autoridades fiscales, a la hora de tomar una decisión se deben seguir ciertas reglas estrictas, una de las cuales es su estructura.
La estructura de la decisión del único fundador de una LLC debe contener necesariamente los siguientes elementos: encabezado, texto directo de la decisión, pie de página (certificación de la decisión).
Requisitos para el contenido de la decisión del único fundador de LLC.
Consideremos el diseño de cada uno de los elementos de la solución con más detalle, usando el ejemplo de la abstracta Rick LLC, que se inaugurará en Moscú.
1. Sombrero.
- la palabra "Decisión", ubicada en el medio del documento y escrita con mayúscula;
- el texto “del único fundador sobre la creación de una sociedad de responsabilidad limitada”, mientras que el tipo de sociedad se escribe en su totalidad, y sin utilizar la abreviatura LLC;
- el nombre de la empresa, necesariamente entre comillas;
- la fecha de la decisión está en el lado derecho del documento, el lugar de celebración está en el lado izquierdo.
Plantilla de encabezado de solución
2. Decisión.
Dado que la decisión en sí es una consecuencia de diversos fenómenos que ocurren en la vida de una LLC, como registro, liquidación, modificaciones a sus estatutos, resumen de los resultados del año, entonces, en consecuencia, el texto de la decisión tendrá diferentes opciones. . Sin embargo, debe contener las secciones requeridas:
- Información sobre el solicitante, que comienza con el texto "I".
- A continuación, se ingresa información sobre el único fundador (participante).
Pero dependiendo del hecho, ya sea una persona física o jurídica, se mostrarán diferentes datos:
- Para un individuo, el único fundador, debe ingresar su nombre completo, los detalles completos del pasaporte, la dirección de registro completa con un código postal.
- Se ingresa el nombre completo de la persona jurídica, el domicilio legal completo, TIN, PSRN, KPP, así como información sobre el titular de la organización u otro representante por poder, realizado en un formato similar al párrafo anterior.
La enumeración de estos datos debe completarse con el siguiente texto: “tomé una decisión” o “tomo una decisión”, después del cual se deben poner dos puntos.
Por tanto, la parte introductoria de nuestro ejemplo con un único fundador: individual, El Sr. Ivanov se verá así:
Después de dicha introducción, se debe colocar una lista completa de los puntos adoptados en la decisión, cada uno de los cuales debe colocarse bajo un número separado en una nueva línea. Cada uno de estos ítems debe responder solo a una pregunta “¿qué hacer?”, en mayúscula y finalizado con un punto.
Un ejemplo del texto de la decisión:
- Crear Sociedad de Responsabilidad Limitada "Rick".
- Aprobar el nombre completo de la empresa en ruso: Sociedad de Responsabilidad Limitada "Rik".
- Aprobar la razón social abreviada en ruso: Rick LLC.
- Aprobar la ubicación de la empresa: 125187, Moscú, st. Festivalnaya, 71, oficina 304.
- Aprobar el estatuto de la Sociedad de Responsabilidad Limitada "Rik".
- Determinar el capital autorizado por la cantidad de 10.000 (diez mil), pagar el 100% capital autorizado en efectivo dentro de los 4 meses siguientes a la fecha de registro de la empresa.
- El tamaño y el valor nominal de la acción del fundador de la empresa Ivanov Ivan Ivanovich en capital autorizado definir en el siguiente orden:
- participación por el monto del 100% del capital autorizado de la empresa valor nominal 10.000 rublos. - Nombrar CEO Ivanov Ivan Ivanovich, pasaporte de ciudadano de la Federación de Rusia 2814 No. 014682 emitido por el departamento del Servicio Federal de Migración de Rusia para las montañas. Moscú en el distrito de Krylatskoye el 20 de agosto de 2012, código de subdivisión 690-008, registrado en la dirección: 125187, Moscú, st. Festivalnaya, 71, apto. 34, con un mandato de 5 años (el plazo debe especificarse en estricto cumplimiento de la carta, ni más ni menos).
3. Certificación de la decisión (sótano).
Si todos los elementos de la lista ya están enumerados, entonces podemos suponer que la parte textual de la decisión del único fundador está completa. Después, se hace una sangría y lo siguiente se muestra en una línea separada en el lado izquierdo del documento. opciones posibles: "Fundador" o "Miembro Único" o "Firma del Fundador".
Debajo, también en el lado izquierdo del documento, se deberá consignar el nombre completo del único fundador. Si ellos estan entidad, entonces la decisión será firmada por el jefe de la organización fundadora o un representante que actúe sobre la base de un poder.
Plantilla de certificación de solución:
Definitivamente debes saber que la decisión del único fundador no requiere formas adicionales sus garantías, incluidas las notariales. Lo principal es que este documento debe corresponder a la estructura anterior, no debe contener datos distorsionados, correcciones ni errores. La decisión del único fundador de establecer una LLC se adjunta al paquete completo de documentos y se presenta a las autoridades fiscales.
Aquí todo es estándar y bastante claro con el diseño. En este caso, conviene conocer algunas sutilezas legales que le ayudarán a no cometer errores:
Sutilezas en la decisión del único fundador de una LLC.
El diseño de esta sección se limita a la presencia de cuatro líneas en la misma:
- Una LLC mínima en el Reino Unido debe tener un tamaño de al menos 10.000-00 rublos. Donde talla minima CC sólo se puede pagar en efectivo. El capital autorizado superior a 10.000 se puede pagar con bienes que tengan un valor monetario según el informe. tasador independiente. Ahora el monto total del capital autorizado se puede pagar dentro de los 4 meses siguientes a la fecha de registro de la LLC.
- Algunos tipos de actividades de LLC tienen un umbral de capital mínimo superior a 10.000-00 rublos. La lista completa de áreas de actividad reguladas está disponible en nuestro servicio después del registro.
- La parte de texto de la solución no permite ningún tipo de borrones, distorsiones de datos ni correcciones. Sólo las abreviaturas generalmente aceptadas de los datos del pasaporte "distrito", "ciudad", "calle". etc. También es posible la abreviatura "OOO". Se permite indicar el nombre de la LLC y en cualquier idioma extranjero o el idioma de los pueblos de la Federación de Rusia, si es necesario.
- Si la decisión tiene más de una hoja, ésta deberá ser numerada, cosida, sujetada y firmada al dorso por el único fundador.
Opciones para formalizar la decisión del único fundador.
- Cambio de dirección de LLC.
- Liquidación de LLC.
- Aprobación de un acuerdo importante.
- Ampliación de autoridadesCambio del nombre de la LLC.
- Creación de una LLC.
