Заповед за възлагане на задълженията на отдела за персонал. Заповед за възлагане на задълженията на служител по персонала

Във всяка организация има ситуации, когато е необходимо да се замести временно отсъстващ служител - отпуск, болест, командировка. В този случай се издава заповед за възлагане на задължения на друг служител, който ще изпълнява работата на колега по време на неговото отсъствие.

Как да издадем

Много често регистрацията на задълженията на отсъстващ служител се извършва съгласно правилата на чл. 60.2 от Кодекса на труда на Руската федерация.

В такъв случай:

• полага се допълнителен труд в работно време;
• изготвен с допълнително споразумение към трудовия договор;
• доплащането се определя по споразумение;
• не се прави запис в трудовата книжка.

Издайте заповед и поискайте изпълнение допълнителна работа, особено без заплащане, не е законно. В същото време както срокът, така и размерът на допълнителната работа трябва да бъдат съгласувани със служителя. Но служителят има право да се откаже по всяко време предсрочно, като предупреди три дни предварително. Работодателят може и да отмени поръчката. Задължително изискване- Съгласие на служителя. Статията предоставя примерна заповед за възлагане на задължения, която също трябва да бъде съставена.

Образец на възлагателно писмо

И тъй като ситуациите с отсъствието на един от служителите задължително се случват, процедурата за заместване на задълженията в някои случаи може незабавно да бъде посочена в длъжностната характеристика. В този случай служителят ще бъде незабавно уведомен за необходимостта от заместване на конкретен служител и наборът от задължения, които ще трябва да бъдат изпълнени в негово отсъствие, може да бъде определен предварително.

Тази опция практически не изисква допълнителни административни и организационна промяна, защото служителят изпълнява чужда работа заедно със своята, уплътнявайки графика и определяйки приоритети. Но в зависимост от натовареността на служителя, обема на прехвърлените задължения, периода на отсъствие (например повече от година, ако отпуск по майчинство) можете да използвате други опции - вътрешна комбинация или временно прехвърляне.

Задочно или трансфер

Вътрешното комбиниране се урежда от разпоредбите на гл. 44 от Кодекса на труда на Руската федерация и може да бъде издаден и в случай, че служителят трябва да изпълнява задължения на други хора в допълнение към основната си работа.

Какви са функциите? Необходимо е да се сключи отделен трудов договор, в който да бъдат посочени всички условия. И работата ще бъде заплатена въз основа на заместваната позиция пропорционално на времето, обема или други условия, посочени в договора. Основната разлика от горния вариант е, че работата ще се извършва в повече от основното време, но не повече от 4 часа на ден, тоест тази опция ще бъде удобна, ако функциите могат да бъдат ясно разграничени и служителят, след като завърши основната си работа, започва работата на отсъстващия служител. Работодателят обаче ще трябва да води записи за работното време или други необходими показатели и, ако служителят желае, да направи запис в трудовата книжка.

Временно преместване, регламентирано в чл. 72.2 от Кодекса на труда на Руската федерация е най-кардиналният вариант в тази ситуация. Служителят ще изпълнява само работата на отсъстващия служител, тоест това е възможно в случай, че работата на отсъстващия служител не може да се комбинира с основната работа, когато основната работа може да бъде прехвърлена на друг служител или прекратяване от тази работа ще причини по-малко щети на работодателя, отколкото неизпълнението на работата на отсъстващия служител. И в случай, че отсъствието на служител се извършва очевидно за дълго време - дълго командировка, родителски отпуск и други причини.

Такова прехвърляне се формализира с допълнително споразумение към трудовия договор, плащането се извършва според дължимата заплата в нова позиция. Въпреки това, за предсрочно прекратяване временно прехвърлянесъгласието на страните е необходимо, то не може да бъде отменено едностранно.

Общото за всички случаи на регистрация на заместване е необходимостта от съгласието на служителя, определящо обема на работата и размера на възнаграждението за изпълнение на допълнителни задължения.

Кажете ми, моля, в организация от 8 души задълженията на персонала се изпълняват от Главен счетоводител. В щатното разписание няма длъжност инспектор Човешки ресурси. Необходимо ли е главният счетоводител да издаде заповед за възлагане на задълженията на инспектор по персонала и добавяне на длъжността към списъка на персонала?

Отговор

Ако организацията няма служител по персонала, това не освобождава работодателя от необходимостта да съставя документация за персонала. В този случай заповедта (инструкцията) на ръководителя решава кой ще участва в тази работа. На практика най-често за работа с кадрова документация се избира служител, който е добре запознат с офис работата. Изборът, като правило, пада или върху секретаря, или върху счетоводителя.

Самият работодател има право по свое усмотрение да одобри щатното разписание и да формира структурни подразделения (отдели). Броят на служителите на службата за персонал се определя чрез изчисление въз основа на нормата на времето за извършване на работа по управление на досиетата на персонала.

При изчисляване на броя на персонала трябва да се изхожда от обема на извършената работа.

Препоръчваме да прочетете за професионален счетоводен стандартматериал на този линк.

Не се предоставя извършване на работа трудов договорвъзможно с писмено съгласие на служителя, с установяване на допълнително заплащане.

Организацията може да включи служител в изпълнението на задължения, които не са включени в неговите служебни задълженияпрез:

Съчетаване на професия (длъжност);

Увеличаване обема на извършваната работа;

Разширяване на зоната на обслужване.

Разширяването на обслужваните площи и увеличаването на обема на извършената работа означава извършването на допълнителна работа, наред с основната работа, предвидена в трудовия договор. количество работа в същата професия или длъжност ().

Ако издадете допълнителна работа като увеличение на обема на извършената работа, тогава по време на проверката могат да възникнат въпроси относно позиции с различни имена.

Комбинацията от професии (длъжности) се установява, когато съответната единица персонал в организацията не е запълнена (вакантна) по някаква причина.

При комбиниране можете да извършвате допълнителна работа само в друга професия или длъжност. И:

Служителят трябва да се съгласи с комбинацията;

Периодът, през който служителят ще комбинира друга работа, се определя по споразумение на страните (например, преди да бъде намерен служител за свободна позиция);

Служителят трябва да комбинира различни позиции (професии) в една и съща организация (в противен случай тя ще бъде външна);

Служителят ще изпълнява както основната, така и допълнителната си работа в рамките на установеното работно време (обикновено осем часа на ден) (в противен случай ще бъде).

За да може служител да кандидатства за съвместяване на професията HR специалист, ще трябва да въведете в щатното разписание поне 0,5 от ставката на HR специалист. От гледна точка трудовото законодателствотози вариант изглежда най-подходящ.

Размерът на допълнителното заплащане за допълнителна работа се определя по споразумение на страните. Доплащането може да се определи както във фиксирана сума, така и като процент.

Как ();

Изборът на вариант зависи от характера на допълнителната работа и от редовността, с която служителят трябва да я изпълнява. Ако служителят трябва да изпълнява нова работа за него за определено време, тогава е по-добре да организирате вътрешна работа на непълно работно време или комбинация от професии (позиции).

При вътрешна комбинацияслужителят извършва допълнителна работа в свободното си време от основната работа (и Кодекса на труда на Руската федерация). За този работодател ().

При съвместяване на професиите работникът или служителят полага допълнителна работа през нормалния си работен ден. В същото време допълнителната работа се заплаща и е възможна само с писменото съгласие на служителя. Такива правила са установени в член 60.2 Кодекс на труда RF.

Разширяването на обслужваните зони и увеличаването на обема на извършената работа се разбира като извършване, заедно с основната работа, предвидена в трудов договор, на допълнително количество работа в същата професия или длъжност ().

В същото време възлагането на служителя на допълнителна работа за допълнително заплащанеформализира подписването от служителя и работодателя на допълнително споразумение към трудовия договор, което ще определи както съдържанието и обема, така и срока на бъдещата работа, както и допълнително заплащане за нейното изпълнение (чл. , Кодекс на труда на Руска федерация).

Въз основа на допълнително споразумение към трудовия договор издайте заповед (под всякаква форма) за възлагане на съответната работа на служителя и установяване на допълнително заплащане. Изпратете копие от заповедта до счетоводния отдел за изчисляване и плащане на допълнителни плащания на служителя.

Трябва също да се помни, че информацията за комбиниране на професии, разширяване на обслужваните зони, увеличаване на обема на работа, изпълнение на задълженията на временно отсъстващ служител без освобождаване от работа, определено от трудовия договор, не се вписва в трудовата книжка на служителя и личната му карта. (, стр., Одобрени правила, одобрени инструкции).

Ако работата е еднократна и не се повтаря известно време, докато резултатът е важен за работодателя, а не процесът, тогава е по-добре да заключите граждански договор. Вижте това споразумение за повече подробности.

Ако вече сте попадали на документи за персонала, тогава знаете, че много от тях имат място за подпис на служител по персонала (например: „Таблица на персонала“, „Разписание“ и др.)

Трябва да се има предвид, че мн надзорни организации(инспекция по труда, съдебна власт, данъчни проверки) при извършване на проверки или при изискване на документи, те са длъжни да предоставят заповед за назначаване на персонален служител или заповед за налагане на задължения за поддържане кадрови досиетана някой от служителите.

Ако има служител в държавата, тогава няма проблеми с предоставянето на горния документ.

И ако организацията е малка и разходите за наемане и заплащане на отделен служител за поддръжка кадрова деловодна работаикономически неизгодно и неоправдано?

В този случай мениджърът ще трябва да вземе решение за възлагане на задълженията на служител по персонала на съществуващ служител.

Това е задължително! Ще извървим този път в 3 стъпки.

Стъпка 1 Търсим подходящ кандидат.

Играта на "бутилка" не е подходяща, т.к. служителят трябва да получи съгласие.

Най-лесният избор за един мениджър е да поеме отговорност за себе си. Винаги е по-лесно да се съгласите със себе си и няма да има проблеми с получаването на съгласие. Въпреки че може да се окаже, че на мениджъра вече са възложени задължения, поне на главния счетоводител. Или може би водещ продавач или чистачка...

Следващата най-често срещана за тази комбинация е главният счетоводител. Консултирайте се с него. Може би главният счетоводител с радост ще се съгласи или може би ще посъветва някого ...

Отговорностите по кадровото досие могат да бъдат възложени на всеки служител, стига той да има достатъчно време и образование. Ако Зулфия работи като чистачка за вас, тогава не бързайте да издавате поръчка за нея. Първо я изпратете на курсове по руски език (по този начин можете поне да избегнете изкривяването на думите и липсата на смисъл в изреченията).

Наполовина готово! Кандидатът е избран. Продължавай.

Стъпка 2 Съгласни сме със служителя.

Жертвата е избрана - започваме преговори. Преговорите могат да се водят навсякъде (на бюрото на служителя, в офиса на мениджъра, в най-близкото кафене) и под всякаква форма (устно, писмено през офиса, по електронна поща, дори изстрелване на самолети, съставени от бележки), но споразумения ще трябва да се състави в писанекато Допълнениекъм трудовия договор. (Не забравяйте да предвидите допълнително заплащане за нови задължения - увеличаването на работата води до увеличение на заплатите. По-лесно е да се договорите по този начин и инспекторите няма да имат въпроси.)

Пишем допълнително споразумение по следния начин:

Съгласихме се със служителя, необходимо е да консолидираме споразуменията със заповед.

Стъпка 3 Издаваме заповед за възлагане на задължения.

Ще изглежда нещо подобно:

Тази заповед ще бъде предоставена по искане на регулаторните органи.

Назначен е щатен служител.

Време е да преминем към HR. И първото нещо, което служителят по персонала трябва да провери, е наличието на персонал.

Повече за това в следващата статия.

Предупреждаваме служителя по персонала Със служител, който временно замества друг, трябва да сключите допълнително споразумение. Една команда не е достатъчна. Ако изпълнението на задълженията на временно отсъстващ служител е поверено на няколко служители, тогава размерът на допълнителното плащане може да бъде еднакъв за всички или да варира в зависимост от обема на възложената допълнителна работа. В същото време неговият размер не може да бъде ограничен до заплатата на временно отсъстващ служител. Допълнително споразумение към трудовия договор от 12 март 2007 г. N 31-TD Москва 20 май 2011 г.

И кой е служителят?

Дружество с ограничена отговорност „Сезон“, наричано по-долу „Работодател“, представлявано от генералния директор Смирнов А.А., действащ въз основа на Хартата, от една страна, и Филипова Ксения Борисовна, заемаща длъжността счетоводител, по-долу наричан „Служител“, от друга страна, наричани заедно „Страните“, сключиха това допълнително споразумение към трудовия договор от 12 март 2007 г. N 31-TD, както следва: 1. Във връзка с ползването на годишен платен отпуск на старши счетоводителя Рябова И.Н.

На служителката се възлага изпълнението на всички нейни задължения в съответствие с описание на работатав периода от 23 май до 5 юни 2011 г. без освобождаване на Служителя от изпълнение на задълженията като счетоводител.2. Установява се допълнително заплащане за служителя за изпълнение на задълженията на временно отсъстващ служител в размер на 40% от заплатата за длъжността старши счетоводител.

Ако секретарят е и кадровик

Тези заповеди съдържат лични данни, но „категориите на тегло“ на личната информация в тях са непропорционални: фактът, че служителят се занимава с управление на досиета на персонала, не е тайна (малко вероятно е да бъде възможно да се скрие от другите) , но размерът на възнаграждението му е затворен лична информациякоито външните лица не трябва да знаят. И двете заповеди се издават в един и същи ден. ЗАДЪЛЖИТЕЛНИ ДОКУМЕНТИ ЗА HR Има документи, които трябва да има във всяка организация - всяка проверка първо ги изисква.

внимание

Ако сега секретарят отговаря за управлението на досиетата на персонала, тогава този задължителен набор ще трябва да бъде предоставен възможно най-скоро. Представяме списък на тези документи под формата на таблица с обяснения.

Няма да номерираме документите – степента на тяхната задължителност е една и съща и е най-висока. Този списък не е изчерпателен.

Възможно ли е да се възлагат допълнителни отговорности на служител и как да стане това?

Дружество с ограничена отговорност "Април" │ │ │ │ Заповед N 15 │ │ │ │ Санкт Петербург 02.04.2009 г. │ │ │ │ За комбиниране на длъжности │ │ │ │ Поради временна нетрудоспособност на секретаря I.S.

│ │ и необходимостта да изпълнява задълженията си, ръководейки се от чл. 60,2 │ │

Кодекс на труда на Руската федерация, │ │ │ │ Заповядвам: │ │ │ │ 1. Задайте Спицина О.В. от 03.04.2009 г. като съвместява длъжността │ │ секретар за срок от три месеца. │ │ 2. На главния счетоводител Петрова Е.А. предоставят допълнително заплащане за комбинация │ │ Spitsina O.V.

съгласно условието на допълнителното споразумение в размер на │ │ 50% от длъжностното възнаграждение на секретаря. │ │ 3. Отговорен за изпълнението на тази заповед назначава │ │ началника на отдел „Персонал“ Старовойтова Г.А. │ │ │ │ Основание: допълнително споразумение от 02.04.2009 г. N 1 към трудовия договор │ │ от 21.03.2008 г. N 5 на инспектора на отдела за персонал Spitsyna O.V.

Процедурата за назначаване на лице, отговорно за поддържането на управление на досиетата на персонала

ДОКУМЕНТИ ЗА ЗАЩИТА НА ЛИЧНИТЕ ДАННИ Работодателят е длъжен да осигури безопасността на личната информация на служителите в съответствие с федерален закон№ 152-ФЗ. Не е достатъчно да се одобри разпоредбата относно личните данни.

Допълнително се изискват: писмено разрешение на служителите за обработка на личните им данни; писмени задължения на служителите, обработващи лични данни на колеги, за тяхното неразкриване; специален режим за съхранение на документи, съдържащи лични данни. Ако следвате стриктно буквата на закона, тогава първо служителят трябва да даде разрешение за обработка на собствените си лични данни и едва след това заявлението за работа.
Това е доброволен въпрос, но на практика е невъзможно да кандидатствате за работа без разрешение. Следователно такова разрешение се дава от всички служители на организацията без изключение.
Няма зададена форма за него, но можете да използвате този в Пример 3.

Как на един служител могат да бъдат възложени допълнителни отговорности?

В крайна сметка служителят няма да трябва да бъде освободен от изпълнението на собствените си задължения. Затова искаме да поговорим за това как правилно да организираме и платим за подмяна.

Ние сме съгласни със служителя Така че, служителят, заедно с основната си работа, ще изпълнява допълнителни отговорностив рамките на продължителността на работното време, установена за основната му работа поради уплътняване на работата му през работния ден. Може да му бъде поверена както работа, подобна на изпълняваната от него (увеличаване на обема на работа, разширяване на обслужвания район), така и работа на различна длъжност/професия (съчетание).

Съветваме мениджъра. Заместването е най-удобният начин да възложите задълженията на временно отсъстващ служител на друг служител. В края на краищата служителят изпълнява допълнителни задължения заедно със своите през работния ден.

Заповед за възлагане на задължения за поддръжка на контролно-пропускателния пункт

Стъпка по стъпка план за вменяване на допълнителни отговорности

1. Уведомете служителя писмено 2 месеца предварително за промени в условията на труд.
2. Издаване на заповед (заповед) за комбинация или вътрешна комбинация.
3. Изготвяне на допълнително споразумение към трудовия договор или сключване на допълнителен договор.
4. Преиздайте длъжностната характеристика, запознайте служителя с нея ново изданиепод боядисване.

Ако служителят е против въвеждането на нови задължения в длъжностната характеристика, ако те са в рамките на квалификацията, това не предвижда съгласието на служителя, следователно често са възможни разногласия в този момент, особено след като заплатите в такива случаи обикновено са не е прегледан.
Може би главният счетоводител с радост ще се съгласи или може би ще посъветва някого ... Можете да възложите задълженията на счетоводството на персонала на всеки служител, само ако той има достатъчно време и образование. Ако Зулфия работи като чистачка за вас, тогава не бързайте да издавате поръчка за нея.

Стъпка 2 Съгласни сме със служителя. Жертвата е избрана - започваме преговори. Преговорите могат да се водят навсякъде (на бюрото на служителя, в офиса на мениджъра, в най-близкото кафене) и под всякаква форма (устно, писмено през офиса, по електронна поща, дори изстрелване на самолети, съставени от бележки), но споразумения ще трябва да бъде съставен в писмен вид под формата на допълнение към трудовия договор.

Как правилно да разпределите отговорностите на HR

Но ако има желание, тогава в разработените формуляри трябва да има не по-малко информация, отколкото в одобрените от Комитета за държавна статистика. Унифицираните форми на заповеди са повече от достатъчни за секретар-кадровия служител да обработва стандартни кадрови действия.
Но има и други заповеди за персонала: те се изготвят под формата на заповеди за основната дейност и нямат унифицирана форма. Например заповед, налагаща задължения за поддържане на досиета на персонала (виж Пример 2). Може да има и заповед за промяна на фамилното име, установяване на надбавка, оттегляне или отлагане на ваканцията. Тези документи, съставени под формата на заповед за основната дейност, остават заповеди за персонала: те съдържат лични данни и се съхраняват за периодите, установени за заповеди за персонала. Съхранение на поръчки за персонала.
В статията ще ви разкажем как секретарят ще постави основата на бъдещия отдел по персонала и архива на документите за персонала, как да формализира задълженията си по поддържане на управлението на досиета на персонала и да спазва необходимия минимум от трудовото законодателство. СЕКРЕТАР HR: ВЪЗЛАГАНЕ НА ОТГОВОРНОСТТА Съгласно част първа на чл. 60.2 от Кодекса на труда на Руската федерация е възможно да се възлагат допълнителни задължения на служител, които не са предвидени в трудов договор, само срещу допълнително заплащане. Не можете просто да „зарадвате“ секретарката с нови отговорности. Тяхното полагане се формализира с поръчка. Освен това препоръчваме да подготвите две поръчки. В първия (организационен) е необходимо да се назначи служител, отговорен за поддържането на кадрови досиета (Пример 1).
Във втория (по персонал) - възложете задължения, предпишете размера на плащането и донесете съгласието на служителя (Пример 2).
Това е стандартна процедура, при която кандидатът за позиция трябва да подаде заявление с искане да бъде назначен, осигурете Задължителни документи, включително паспорт, SNILS, банкова информацияза получаване на заплати, TIN, трудова книжка, ако има такава. Сключва се трудов договор, извършва се запознаване с учредителните документи на организацията, местните актове, длъжностната характеристика. Струва си да се помни, че назначаването на служител на длъжността служител по персонала е възможно само след като тази позиция е включена в таблицата с персонала на организацията. Това е документ, който мениджърът трябва да подготви предварително, а по-късно, след назначаването на служител по персонала персоналтой ще бъде ангажиран Текстът на заповедта за възлагане на допълнителни функции на служителя е следният.

Наредби за досиета на персонала

Поддържането на досиета на персонала и деловодството по въпросите на персонала изпълнява важни задачи:

• Определя се последователността на регистрация и процедурата за предаване на документи за персонала в организацията
• Утвърдени са образци на документи, необходими за водене на управление на кадровото досие
• Списъкът от документи, необходими за извършване на конкретен бизнес процес в областта на човешките ресурси, е ясно дефиниран, което позволява да се намали времето и следователно материални разходиза обработка на кадрови документи

В хода на изпълнение на техните работни задълженияСпециалистът по човешки ресурси трябва да изготви голяма сумаеднотипни документи. Въпреки факта, че законодателството определя процедурата за попълване на основните документи за персонала, препоръчително е организацията да разработи работна процедура за управление на документите за персонала, за да подобри работния процес на персонала и да повиши ефективността на работата с документите за персонала чрез унифициране състав и форми на документи, технологии за работа с тях.

Поддържането на документация за управление на досиета на персонала трябва да се основава на действащото законодателство в областта на документацията и информацията. Важно е да се отбележи, че разработването на правила за работа отчита характеристиките на управлението на досиета на персонала, спецификата на организацията, която се определя от сферата на дейност, организационна структураи броя на служителите.

Регламентът за работа по управление на досиетата на персонала в организацията трябва да бъде разработен, за да се рационализира документалната поддръжка на управлението на персонала на компанията и да се повиши нейната ефективност чрез унифициране на състава и формите на документите за управление, технологиите за работа с тях и осигуряване на контрол върху изпълнение на документи.

Характеристиките на управлението на досиетата на персонала е да се установят Общи изискванияна функционирането на системата за документация за управление на персонала, документация дейности по персоналаи организация на работа с документи в кадрово обслужванекомпании.

• Общи разпоредби, съдържащи целта и задачите на инструкцията, обхвата, основни принципиработа с кадрови документи, отговорност на отдели, длъжностни лицаи служители на организацията за спазване на разпоредбите
• Тематични раздели, които последователно разкриват процедурата за обработка на основните операции с персонала, като наемане, преместване, освобождаване на служители, правилата за обработка на командировки, обработка и отчитане на отпуски и др. Съставът на тематичните раздели може да се променя и допълва в зависимост от условията на работа и възприетата технология.
• Заключителни разпоредби, определящи момента на влизане в сила на правилника за работа по управление на кадровото досие
• Приложенията включват максимален справочен и илюстративен материал, систематизиран по реда на разделите.

Правилата за управление на документите за персонала са предписани с цел подобряване на работата с документи за персонала, подобряване на качеството на изготвяне на документи за персонала, рационализиране и оптимизиране на работния процес на персонала в организацията.

Отговорността за поддържане на управлението на документите за персонала, спазването на установените правила за работа, сроковете за обработка и безопасността на документите за персонала се носи от ръководителя на отдела за персонал.

Документите, изготвени от службата за персонал на организацията, свързани с управлението на досиета на персонала, се разделят на:

• Организационни документи
• документи за персонала
• Информационни и справочни документи

Организационните документи включват:

• Персонал (T3)
• Кадровата политика на организацията
• Правила на вътрешния работен график
• Наредба за възнагражденията и бонусите на служителите
• Наредба за защита на личните данни на служителите
• Правилник за оценка на персонала
• Правилник за работата на отделите, включени в структурата на организацията
• Длъжностни характеристики
• Инструкции за водене на управление на досиета на персонала
• Наредба за защита на труда
• Инструкции за защита на труда по професии
• Дневник на инструктажа (запознаване с инструкцията)
• Кодекс за корпоративно поведение

Документите за персонала включват:

• Трудов договор
• Книга за регистрация на трудовите договори
• Заповед (инструкция) за работа (формуляр Т-1)
• Заповед (инструкция) за прехвърляне на друга работа (формуляр T-5)
• Заповед (инструкция) за предоставяне на отпуск (формуляр T-6, T-6a)
• График на ваканциите (формуляр T-7)
• Дневник за регистрация на ваканция
• Заповед (инструкция) за прекратяване (прекратяване) на трудовия договор (формуляр T-8, T-8a)
• Заповед (инструкция) за изпращане в командировка (формуляр T-9, T-9a)
• Работно задание за изпращане в командировка и отчет за изпълнението му (формат Т-10, Т-10 а)
• Журнал за регистрация на заповеди за изпращане на служители в командировка
• Журнал за издаване на удостоверения за пътуване
• Заповед (инструкция) за повишение (формуляр T-11, T-11 a)
• Ред за пълна имуществена отговорност
• Лична карта на служителя (формуляр T-2)
• Графичен лист (формуляр T-13)
• Бележка-изчисление за предоставяне на отпуск на служител (формуляр T-60)
• Бележка-изчисление при прекратяване (прекратяване) на трудовия договор със служител (формуляр T-61)
• История на заетостта
• Въпросник (личен лист за досиета на персонала)
• Допълнение към личния лист за досиетата на персонала

Референтните документи включват:

• Изявления
• Бележки
• Обяснителни бележки
• Известия

Необходимо е да се обърне внимание на факта, че документи за персоналапридобиват правна сила от момента на тяхното подписване и регистриране.

^

• Форма на заетост
• Процедурата и сроковете за обработка на документи
• Процедурата за подаване на молба за уволнение от работа
• Процедурата за издаване на ваканции
• Процедурата за обработка на прехвърлянето на служител

1. Регистрация на работа

1.1 Списък на необходимите документи:

• Трудовият договор е документ, който установява трудово правоотношение между работодател и служител и определя условията работни отношениямежду тях.
• Заповед за приемане - административен документ, въз основа на който се правят записи в трудовата книжка на служителя
• Трудовата книжка е основният документ за трудова дейности трудов стаж на служителя
• Лична карта (формуляр Т-2) - счетоводен документ, съдържащ информация от биографичен характер
• Лично досие на служител - набор от документи, съдържащи биографична информация за служител, информация за професионален опит
• Лице, кандидатстващо за работа, попълва въпросник по стандартен формуляр на организация

1.2. Списък на необходимите формуляри за регистрация:

• Книга за отчитане на движението трудови книжкии вложки за него
• Локален дневник за запознаване регламентиорганизации

1.3 Лице, кандидатстващо за работа, представя на служителя по персонала следните документи:

• Паспорт или друг документ за самоличност
• Трудова книжка, с изключение на случаите, когато трудовият договор се сключва за първи път или служителят отива на работа на непълно работно време.
• Осигурителен сертификат за държавно пенсионно осигуряване
• Документи за военна регистрация - за военнослужещите и лицата, подлежащи на военна служба
• Документ за образование, квалификация или наличие на специални знания - при кандидатстване за работа, за която се изискват специални знания или специално обучение.
• Други документи, необходими за представяне в съответствие с действащото законодателство на Руската федерация

1.4 При сключване на трудов договор за първи път трудова книжка и осигурителен сертификат за държавно пенсионно осигуряване се изготвят от служител на отдела за персонал на работодателя по начина, предписан от закона.

2. Процедура и условия за оформяне на документи

2.1. Документирането на процедурата по наемане (преди подписване на трудов договор) започва със запознаване на служителя с длъжностната характеристика, трудовите разпоредби и други местни разпоредби на организацията.

Служителят потвърждава запознаването с длъжностната характеристика с подписа си директно върху копие от длъжностната характеристика

2.3. Служителят потвърждава запознаването с вътрешните трудови разпоредби и други местни разпоредби, като се подписва в дневника за запознаване на служителите с местните разпоредби.

2.5 Формата на трудовия договор за служителите на организацията се одобрява със заповед на ръководителя на организацията и може да се допълва индивидуално за всеки служител.

2.6 Трудовият договор се сключва в писмена форма, съставен в два екземпляра. Единият екземпляр се предава на служителя срещу разписка, другият се съхранява от работодателя в отдела за персонал, докато бъде прехвърлен в архива за съхранение. Ако условието за запознаване и подпис е включено в текста на трудовия договор, не е необходимо да се води допълнителен дневник за регистрация.

2.7 работодателят подписва трудовия договор изпълнителен директорорганизация, а по време на отсъствието му от лице, получило съответните правомощия.

2.8 Трудовият договор се изготвя не по-късно от три дни от датата на действително предположениеслужител за изпълнение на трудовите задължения.

2.9 След подписване от страните, трудовият договор подлежи на задължителна регистрация в регистъра на трудовите договори.

2.10 Трудовият договор е основание за издаване на заповед за наемане на служител. След съставяне, подписване и регистриране на трудовия договор, служителят по персонала изготвя заповед за приемане на работа.

2.11 Заповедта за приемане на работа се издава съгл унифицирана форма T-1, одобрен с постановление на Държавния комитет по статистика на Руската федерация от 01.05.2004 г. № 1 „За унифициран формуляр първична документацияотносно отчитането на труда и неговото заплащане "

2.12 Заповедта за наемане на работа се подписва от генералния директор на организацията, а в негово отсъствие от лице, получило съответното пълномощие.

2.13 Заповедта за приемане трябва да бъде регистрирана в регистъра на заповедите за приемане, преместване, освобождаване на служители

2.14 От подписаната и регистрирана заповед специалистът от отдела по персонала прави копие и го записва в личното досие на служителя

2.15 Оригиналните заповеди се формират от специалист от отдела по персонала по делото и се съхраняват в отдела по персонала на организацията, докато бъдат прехвърлени в архива.

2.16 Въз основа на заповедта за работа се правят записи в трудовата книжка

2.17 Служителите, които постъпват на работа за първи път, получават трудови книжки от нов тип, одобрени с Указ на правителството на Руската федерация от 16 април 2003 г. № 225 „За трудовите книжки“. Останалите записи на служителите се вписват в предишните трудови книжки

2.18 Трудовите книжки се попълват от специалист в отдела за персонал, който отговаря за отчитането, поддържането, съхраняването и издаването на трудови книжки и вложки към тях.

2.19 Трудовите книжки на служителите се поддържат по начина, предписан от Инструкциите за попълване на трудови книжки, одобрени с Постановление на Министерството на труда на Руската федерация от 10.10.2003 г. № 69

2.20 Специалистът по персонала въвежда информация за собственика на данните на трудовата книжка в счетоводната книга за движението на трудовите книжки и вложките в тях, а също така подписва за получаване на трудовата книжка на служителя на съхранение.

2.21 Трудовите досиета се съхраняват в отдела за персонал в сейф или шкаф

2.22 С всяко вписване в трудовата книжка специалистът от отдела по персонала е длъжен да запознае собственика му срещу разписка в личната му карта

2.23 Лична карта се издава съгласно унифицирания формуляр Т-2, одобрен с Постановление на Държавния комитет по статистика на Руската федерация от 01.05.2004 г. № 1 „За унифицирания формуляр на първичната документация за отчитане на труда и плащането му"

2.24 Личната карта се попълва в един екземпляр и се подписва от специалиста от отдела по персонала, както и от наетия служител

2.25 Личните карти се съхраняват в сейф или шкафче

2.26 След документацияНазначавам служител, оформено му е личното досие

2.27 Документите от личното досие на служителите включват следните документи:

• Вътрешен опис на документите по делото
• Въпросник
• Копие от заповедта за работа
• Копия от документи за образование
• Характеристики и препоръчителни писма
• Трудов договор
• Здравна информация
• Снимки

2.28 В бъдеще следните документи се подават в личното досие в хронологичен ред:

• Лични изявления на служителя (включително отлагането на следващата ваканция)
• Копия от документи, потвърждаващи получаването на допълнително образование
• Копия от заповеди за преместване, повишение, дисциплинарни меркиработник
• Отзиви на длъжностни лица за служителя

2.29 Личните досиета съдържат информация за личните данни на служителя и се съхраняват в отдела за персонал като документи на строга отчетност. Личните досиета се съхраняват 75 години, ръководителите на организацията - постоянно.

3. Процедурата за регистриране на уволнение от работа

3.1 Уволнението от работа се формализира със следния набор от документи:

• Ръкописна декларация на служителя с резолюция на ръководителя (декларацията не винаги се съставя, но в зависимост от обстоятелствата, послужили като причина за прекратяване на трудовото правоотношение)
• Обходният лист, формата на обходния лист се одобрява със заповед на ръководителя на организацията и може да се допълва индивидуално за всеки служител. Служител на отдела по персонала издава заобиколен лист на служителя за самостоятелно събиране на подписи на длъжностни лица
• Заповед за уволнение
• История на заетостта
• Лична карта
• Частен бизнес
• Книга за отчитане на движението на трудовите книжки и вложките в тях
• Журнал за регистрация на заповеди за приемане, преместване, уволнение

3.2 Процедура и срокове за оформяне на документи

При уволнение на служител поради изтичане на срочен договор 9-ти 79 от Кодекса на труда на Руската федерация), служителят трябва да бъде предупреден писмено най-малко три дни преди уволнението.

3.3 Трудовият договор може да бъде прекратен по споразумение на страните по всяко време (член 78 от Кодекса на труда на Руската федерация). Необходимо е да се състави споразумение за прекратяване на трудовия договор.

3.4 Служител на отдела за персонал започва да обработва освобождаването на служител от работа при изготвяне на заповед.

3.5 Заповедта за уволнение се изготвя съгласно унифициран формуляр Т-8, одобрен с Постановление на Държавния комитет по статистика на Руската федерация от 05.01.2004 г. № 1 „за унифицираната форма на първична документация за отчитане на труда. и нейното плащане"

3.6 Всички заповеди за уволнение се съгласуват с непосредствения ръководител на структурното звено, от което служителят е уволнен. Заповедта за освобождаване на финансово отговорното лице е допълнително съгласувана и одобрена от главния счетоводител на организацията.

3.7 Заповед за уволнение с визи на посочените длъжностни лица се представя за подпис на генералния директор.

3.8 Заповедта за уволнение се подписва от генералния директор на организацията, а в негово отсъствие от лице, което е получило съответното пълномощие.

3.9 Заповедта за уволнение трябва да бъде регистрирана в регистъра на заповедите за приемане, преместване и уволнение на служители.

3.10 От подписаната и регистрирана заповед служителят на отдела по персонала прави копие и го съхранява в лично досие.

3.11 Въз основа на заповедта за уволнение в деня на уволнението на служителя се правят съответните записи в трудовата му книжка.

3.12 Записът за уволнение, направен в трудовата книжка, се заверява с подписа на работодателя или лицето, отговорно за поддържането на трудовите книжки, и печата на организацията.

3.13 При уволнение на служител всички записи, направени в трудовата му книжка по време на работата му в организацията, се удостоверяват допълнително с подписа на самия служител.

3.14 Преди да издаде трудова книжка, служител на отдела по персонала проверява наличието на подписи на длъжностни лица в заобиколния лист.

3.15 Трудовата книжка се издава на служителя строго в деня на уволнението. 3.16 При получаване на трудовата си книжка служителят се подписва в книгата за отчитане на движението на трудовите книжки и вписва в тях. Информацията за уволнението на служител се въвежда от служител на отдела за персонал в личната му карта.

3.17 В деня на уволнението служителят подписва личната си карта.

3.18 Копие от заповедта за уволнение и заобиколен лист се съхраняват в личното досие на служителя.

3.19 По писмено искане на служителя специалистът по персонала му издава заверени копия на документи, свързани с работата: копия на заповеди, удостоверения за заплатии т.н.

4. Процедурата за издаване на празници

Отпуските се издават със следния набор от документи:

• Ръкописно заявление
• График на отпуските
• Известие за ваканция
• График за време
• Оставете поръчка
• бележка-калкулация

4.1 Ред и срокове за оформяне на документи

Последователността на предоставяне на годишни платени отпуски се определя в съответствие с графика на отпуските.

4.2. Графикът на ваканцията се одобрява от главния изпълнителен директор на организацията ежегодно не по-късно от две седмици преди началото на ваканцията. Календарна година. Графикът на отпуските се съставя съгласно унифициран формуляр № Т-7, одобрен с Постановление на Държавния комитет по статистика на Руската федерация от 05.01.2004 г. № 1 „За унифицираната форма на първична документация за отчитане на труда и плащането му"

4.3 Въз основа на графика на ваканцията служителят трябва да бъде уведомен за началния час на ваканцията не по-късно от две седмици преди нейното начало.

4.4 Формата на известие за началото на ваканцията се разработва от специалистите от отдела по персонала и се одобрява от генералния директор.

4.5 Въз основа на графика за отпуск се издава заповед за предоставяне на отпуск на служителя.

4.6 Заповедта за предоставяне на отпуск се изготвя съгласно унифициран формуляр № Т-6, одобрен с Постановление на Държавния комитет по статистика на Руската федерация от 05.01.2004 г. № 1 „За унифицираната форма на първична документация за счетоводство. за труда и неговото заплащане“.

4.7 Информацията за предоставянето на отпуск на служител се въвежда от специалист в отдела за персонал в личната му карта.

4.8 Въз основа на заповедта за предоставяне на отпуск се попълва график за време.

5. Процедурата за обработка на прехвърлянето на служител

Има следните видове премествания на друга работа

• прехвърляне на работа в същата организация по инициатива на работодателя
• превод на постоянна работакъм друга организация
• преместване в друго населено място заедно с организацията

5.1 Всички премествания са разрешени само с писменото съгласие на служителя.

5.2 Работодателят има право да прехвърли служителя за период до един месец на работа, която не е предвидена в трудовия договор, в случай на производствена необходимост.

5.3 Не е преместване на друга работа и изисква съгласието на служителя, за да го преместите в същата организация в друга работно място, друго структурно подразделениесъщата организация в същото населено място, ако това не води до промяна трудова функцияи промени съществени условиятрудов договор.

5.4 Заявлението за преместване на друга работа е писменото съгласие на служителя за преместването. Заявлението се изписва в един екземпляр.

5.5 Визи на мениджъри се поставят към заявлението.

5.6 Служител на отдела по персонала издава заповед (инструкция) за прехвърляне на служител. Заповедта се съобщава на служителя срещу разписка. Оригиналът на заповедта остава на съхранение в отдел "Личен състав".