Za kreiranje elektronskih dokumenata koriste se kompjuterski programi. Postupak kreiranja, prijema, obrade elektronskih dokumenata

Pošaljite svoj dobar rad u bazu znanja je jednostavno. Koristite obrazac ispod

Studenti, postdiplomci, mladi naučnici koji koriste bazu znanja u svom studiranju i radu biće vam veoma zahvalni.

Objavljeno na http://www.allbest.ru/

FEDERALNA AGENCIJA ZA OBRAZOVANJE

DRŽAVNA OBRAZOVNA USTANOVA VISOKOG STRUČNOG OBRAZOVANJA

UDMURTSKI DRŽAVNI UNIVERZITET

Institut za pravo, društveni menadžment i sigurnost

Srednji fakultet humanitarnog prava

Rad na kursu

Modernasoftverobjekti,korištenoVproceskreacijadokumenata

Semakina Irina Vladimirovna

studenti grupe SPO-O-0611-21(k).

specijalnost „Dokumentacija

upravljanje i arhiviranje”

Rukovodilac: viši predavač

Volkova A.V.

Izhevsk 2008

Uvod

1. Sistemi za pripremu tekstualnih dokumenata

2. Microsoft Office paket aplikacija

2.1 Aplikacioni programi uključeni u Microsoft Office

2.2 Procesor teksta Microsoft Word

2.3 Procesor proračunskih tablica Microsoft Excel

3. Sistemi automatizacije za upravljanje dokumentacijom

Zaključak

Spisak korištene literature i izvora

Uvod

Mnogo, mnogo vekova, informaciona tehnologija je bila u procesu razvoja. U nekim se razdobljima ovaj razvoj usporavao i postajao gotovo neprimjetan, au nekim je, naprotiv, došlo do kvalitativnog skoka i čovječanstvo je počelo koristiti fundamentalno nova, do sada neviđena sredstva obrade, prenošenja i pohranjivanja informacija. Pogodnost i efikasnost korišćenja računara za pripremu tekstova dokumenata dovela je do stvaranja mnogih programa za obradu dokumenata. Mogućnosti ovih programa su različite - od programa dizajniranih za pripremu malih dokumenata jednostavne strukture, do programa za kucanje, dizajn i kompletnu pripremu za štampu izdavanje knjiga i časopisa (izdavački sistemi).

Tema mog seminarskog rada je relevantna, jer se sada gotovo svi dokumenti čuvaju i kreiraju u elektronskom obliku. Za to je potreban odgovarajući softver.

cilj moj kurs rad je:

- Razmotrite najpopularnije programe koji se koriste za kreiranje dokumenata.

- Saznajte koji su aplikacijski programi uključeni u Microsoft Office.

- Definirati i proučiti sisteme automatizacije za upravljanje dokumentima.

zadataka moj kurs rad je:

- Razmotrite glavne sisteme za pripremu tekstualnih dokumenata, dajte koncept uređivača teksta, procesora teksta i sistema za desktop izdavaštvo.

- Opišite paket aplikacija Microsoft Office, programe koji su u njemu uključeni, glavne karakteristike Microsoft Word procesora teksta (u daljem tekstu MS Word) i Microsoft Excel procesora za tabelarne proračune (u daljem tekstu MS Excel).

- Razmotrite glavne sisteme automatizacije za podršku upravljanja dokumentima: "BOSS-Referent", "CompanyMedia", "DOCs Open", "Office work 2.5", "NauDoc".

Svi programi za kreiranje dokumenata mogu se uslovno podeliti na sisteme za pripremu tekstualnih i tabelarnih dokumenata i programe za automatizaciju kancelarije.

Za postizanje cilja i rješavanje problema uglavnom koristim periodiku, kao što su časopisi Deloproizvodstvo i Sekretarski poslovi, koji govore o implementaciji programa BOSS-Referent u velike organizacije i kako je to uticalo na njihov rad, kao io NAUMEN-u i njegovim programima.

Takođe, u pisanju seminarskog rada koristio sam automatizovani sistem kancelarijskog rada „Kancelarijski rad 2.5“ i GOST R 6.30-2003 „Jedinstveni sistemi dokumentacije. Jedinstveni sistem organizacionih i administrativnih dokumenata.

Takođe sam koristio informacije sa globalne mreže Internet, gdje stranica "www.document.ru" sadrži informacije o automatizaciji obrade dokumenata itd.

Predmetni rad ima strukturu koja vam omogućava da vrlo detaljno otkrijete i opravdate temu koju sam odabrao. Takođe želim da napomenem da sam strukturu svog kursnog rada obrazložio na način da optimalno ostvarim svoje ciljeve i rešim postavljene zadatke.

Ovaj kurs obuhvata: uvod, tri poglavlja, zaključak, spisak korišćenih izvora. Prvo poglavlje bavi se sistemima za pripremu tekstualnih dokumenata. Drugo poglavlje govori o paketu aplikacija Microsoft Office, a treće opisuje automatizovane sisteme upravljanja, kao što su: "BOSS-Referent", "CompanyMedia", "DOCs Open", "Documentary 2.5" i "NauDoc".

Takođe želim da napomenem da će mi ovaj kurs omogućiti da konsolidujem znanja stečena tokom teorijske obuke iz discipline „Dokumentoslovlje“, kao i da razradim i formiram praktične veštine na ovu temu.

1. Sistemiobukutekstdokumenata

Postojeći sistemi za pripremu tekstualnih dokumenata značajno se razlikuju jedni od drugih po svojim karakteristikama, načinu unosa i uređivanja teksta, njegovom formatiranju i izlazu informacija (štampanju), kao i stepenu složenosti učenja korisnika. Odabir određenog softverskog proizvoda za obradu teksta je vrlo presudan trenutak. Različiti sistemi za pripremu teksta omogućavaju onim stručnjacima koji su povezani sa informatičkom tehnologijom da efikasno koriste računar. Proces selekcije je povezan sa mnogo faktora, ali je, prije svega, potrebno pridržavati se principa razumne dovoljnosti.

Trenutno postojeći kompjuterski sistemi za pripremu tekstualnih dokumenata mogu se klasifikovati prema obimu funkcionalnosti ili namjeni. Na primjer, uređivač teksta, koji omogućava unos, modifikaciju i pohranjivanje bilo kojeg simboličkog teksta, ali je namijenjen uglavnom za pripremu programskih tekstova u programskim jezicima visokog nivoa, jer ne zahtijevaju formatiranje, odnosno automatsku konverziju lokacije tekstualnih elemenata, promjenu fonta, itd.

Uređivač teksta ( tekst urednik) je uređivač teksta koji pruža prilično složeno formatiranje. U pogledu funkcionalnosti, “Text editor” je uporediv sa ugrađenim Windows programom “Word Pad”. Pomoću ovog programa možete otvarati, uređivati, čuvati, ispisivati ​​datoteke sljedećih formata: BAS, CPP, DAT, INI, PAS, RTF, SYS, SQL, TXT itd. Moguće je poravnati tekst ulijevo, desno ili u centar, umetnuti pasus (bullet), vratiti 1 promjenu, dobiti podebljan, kurziv ili podvučen tekst, odabrati font, njegove znakove, izmijeniti, boju, veličinu. Možete formatirati tekst sa uvlakama prvog reda i pasusa. Ovaj program ne radi sa slikama ugrađenim u tekst - ugrađene slike su dostupne u otvoreni dokument, kao što je RTF format, neće biti sačuvani. Font koji se koristi za kucanje dokumenta prema zadanim postavkama je `Times New Roman". Može se promijeniti u bilo koji drugi font dostupan operativnom sistemu. Dokument se štampa po principu "ono što vidim to i dobijem" pozivanjem dijalog drajvera štampača, koji vam omogućava da optimalno izaberete štampač, podesite štampanje.

Rezultat uređivača na ekranu se izražava kao datoteka u kojoj su svi znakovi znakovi tablice kodova ASCII (American Standards Committee for Information Interchange) sa kodovima dužim od 31 i znakovima za novi red. Takve datoteke se nazivaju ASCII datoteke.

Razlikujući se u metodama upravljanja i skupu mogućnosti usluga, svi uređivači teksta u ovom ili onom obliku omogućavaju:

Unesite tekst sa prikazom na ekranu video terminala, koristeći do 200 karaktera;

Popravite pogrešne znakove u načinu zamjene;

Umetanje i brisanje grupa znakova (riječi) unutar niza, bez prevođenja nepromijenjenog dijela niza, već ga pomjeraju u potpunosti lijevo/desno u načinu umetanja:

Izbrišite jedan ili više redova, kopirajte ih ili premjestite na drugo mjesto u tekstu;

Proširite redove postojećeg teksta da biste tamo umetnuli novi fragment;

Umetnite grupe redova iz drugih tekstova;

Otkrivanje svih pojavljivanja određene grupe znakova (kontekst);

Zamijenite jedan kontekst drugim, moguće različite dužine;

Sačuvajte otkucani tekst za naknadna podešavanja;

Štampajte tekst na različitim tipovima štampača standardnim programimaštampanje jednim fontom unutar dokumenta.

Od mnogih dostupnih uređivača na ekranu, može se izdvojiti " Norton Editor ”(Peter Norton Computing Inc.),” sidekick» (firma “Borland”), « brief» (Solution Systems Company), multifunkcionalni multi-window editor « Multi - Uredi » (American Cybernetics Inc.). Ista kategorija uključuje uredniciTurbo sistemi. Različiti Turbo sistemi su zgodni integrisani alati za kreiranje, kompajliranje, otklanjanje grešaka i izvršavanje programa na popularnim programskim jezicima kao što su OSNOVNI, Pascal, Xi, prolog, asembler. Obavezna komponenta Turbo-sistema je uređivač sa širokim mogućnostima za kreiranje i ažuriranje programskih tekstova. Komande urednika Turbo-sistema zasnovane su na komandama popularnog programa " Word Star i visoko standardizovan.

Kada je glavni zadatak korisnika priprema tekstova na prirodnim jezicima za štampanje i štampanje ovih dokumenata, skup operacija uređivača treba značajno proširiti, a softverski proizvod prelazi na novi kvalitet - sistem pripreme teksta (proizvod što odgovara engleskom terminu `word processor'). Ovakvi programi za obradu dokumenata su fokusirani na rad sa tekstovima koji imaju strukturu dokumenta, odnosno koji se sastoje od pasusa, stranica i odeljaka. Među sistemima za pripremu tekstova na prirodnim jezicima postoje tri velike klase, ali sa prilično zamagljenim granicama: formateri, programi za obradu teksta i desktop izdavaštvo.

Na osnovu unutarmašinske strukture pripremljenog dokumenta, mogao bi se predložiti sljedeći pristup klasifikaciji sistema za pripremu teksta. Na primjer, sistemi kao što su:

formater je sistem za pripremu teksta koji ne koristi nikakve posebne kodove za interno predstavljanje teksta, osim standardnih: kraj reda, povratak na red, kraj stranice (radi sa ASCII datotekama).

obradu teksta je sistem za pripremu teksta koji, u svom internom prikazu, snabdijeva sam tekst posebnim kodovima - markup. U osnovi, uređivači ekrana i programi za obradu teksta razlikuju se po namjeni: prvi kreiraju ASCII datoteke, koje zatim obrađuju kompajleri ili formateri, drugi su dizajnirani za pripremu tekstova s ​​naknadnim štampanjem na papiru, pa je oblik prikaza teksta od velike važnosti.

Procesori teksta imaju posebne karakteristike koje olakšavaju unos teksta i predstavljanje u štampanom obliku. Među ovim funkcijama mogu se razlikovati sljedeće funkcije:

- unos teksta pod kontrolom funkcija formatiranja koje odmah mijenjaju izgled stranice teksta na ekranu i raspored riječi na njoj, što daje približnu predstavu o stvarnoj lokaciji teksta na papiru nakon ispisa;

- preliminarni opis strukture budućeg dokumenta, koji postavlja parametre kao što su količina uvlaka pasusa, vrsta i veličina fonta za različite tekstualne elemente, lokacija naslova, razmak između redova, broj tekstualnih kolona, ​​lokacija i način numerisanja fusnota, itd.:

- automatska provjera pravopisa i dobivanje savjeta pri odabiru sinonima;

- unositi uređivanje tabela i formula sa njihovim prikazom na ekranu u obliku u kojem će biti odštampane;

- kombinovanje dokumenata u procesu pripreme teksta za štampu;

- automatski sadržaj i abecednu referencu.

Većina procesora teksta ima mogućnost prilagođavanja hardverske konfiguracije vašeg računara, kao što je tip grafičkog adaptera i monitora. Gotovo svi programi za obradu teksta imaju jedinstvenu strukturu podataka za predstavljanje teksta, što se objašnjava potrebom da se u tekst unesu dodatne informacije koje opisuju strukturu dokumenta, fontove i slično, jer svaka riječ ili čak znak može imati svoj poseban karakteristike. Stoga, tekst pripremljen jednim programom za obradu teksta uglavnom nije čitljiv i stoga ga drugi programi za obradu teksta ne mogu uređivati ​​i štampati. Za kompatibilnost tekstualnih dokumenata prilikom njihovog prenošenja iz jednog okruženja za obradu teksta u drugo, postoji posebna vrsta softver- konvertori koji garantuju prijem izlazne datoteke u formatu program za obradu teksta - primalac dokumenta. Program konvertera na ulaz prima informacije u jednom formatu, a kao rezultat svog rada daje informacije u obliku datoteke u drugom (potrebnom) formatu. Dalje unapređenje sistema za obradu teksta dovelo je do toga da su samostalni programi pretvarači praktično prestali da postoje i postali sastavni deo sistema za pripremu teksta. Danas najsjajniji predstavnici programa za obradu teksta podržavaju popularne formate datoteka putem ugrađenih modula za konverziju.

Trenutno postojeći programi za obradu teksta međusobno se značajno razlikuju po karakteristikama, mogućnostima unosa i uređivanja teksta, njegovom formatiranju i štampanju, kao i po stepenu složenosti učenja od strane korisnika.

Prilično uslovno, ovi alati se mogu podijeliti na 2 kategorije .

TO 1 kategorije uključuju procesore teksta koji vam omogućavaju pripremu i štampanje složenih i velikih dokumenata, uključujući knjige. To uključuje "WinWord", "WordPerfect", "ChiWriter", "WordStar 2000", "AmiPRo", "T3". Najpopularniji domaći proizvod u ovoj klasi je program za obradu teksta" Leksikon“, podršku i dalji razvoj, koji provodi Arsenal.

Procesori teksta 2 kategorije I imaju znatno manje mogućnosti, ali su praktičniji za korištenje, rade brže i zahtijevaju manje RAM-a, a cijene su znatno niže. Sistemi za obradu teksta posebno dizajnirani za rukovodioce jednostavniji su i lakši za korištenje. Ova kategorija uključuje `Beyond Word Writer', `Professional Write', `Symantec Just Write', `DacEasy Word'.

Desktop izdavačke kuće pripremaju tekstove prema pravilima poligrafije i tipografskog kvaliteta. Kao što procesori za obradu teksta nisu "razvoj" formatera, tako ni desktop izdavaštvo nije napredniji nastavak procesora teksta, budući da oni služe sasvim drugačijoj svrsi. Sistemi za stono izdavaštvo (`desktop publishing') su, u stvari, alati za raspored. Programi ove klase nisu namenjeni toliko za kreiranje velikih dokumenata, već za implementaciju raznih vrsta efekata štampanja, tj. program za desktop izdavaštvo olakšava da manipulišete tekstom, menjate formate stranica, veličinu uvlačenja, omogućava kombinovanje različitih fontova, rad sa materijalom dok ne budete u potpunosti zadovoljni izgledom kako pojedinačnih stranica (bandova) tako i cele publikacije.

Da zaključimo Poglavlje 1, uređivači teksta se sada malo koriste jer imaju mnogo manje mogućnosti od procesora teksta i sistema za desktop izdavaštvo koji su postali dostupni većini korisnika. Sa strane nauke o dokumentima, to je i zbog činjenice da uređivači teksta ne pružaju funkciju kreiranja šablona, ​​što uvelike olakšava i ubrzava rad na kreiranju dokumenata.

2. Plasticna kesaprimijenjenoprogrameMicrosoftured

2.1 Primijenjenoprogrami,dolazniVMicrosoftured

Danas su Microsoft softverski proizvodi (u daljem tekstu MS) "de facto" standard za rad u kancelariji. Teško je naći instituciju, preduzeće, firmu u čijoj kancelariji ne bi bili instalirani računari sa Windows operativnim sistemom (98, 98SE, 2000, NT, XP, Vista) i MS Office aplikacijskim paketom.

Popularni softverski paket - Microsoft Office 2003 , koji u standardni set uključuje "MS Word 2003", "MS Excel 2003", "MS Outlook 2003" i "MS PowerPoint 2003". U upotrebu je uključen i nedavno objavljen softverski paket Microsoftured2007 , uključujući ažurirane: "MS Word 2007", "MS Excel 2007", "MS Outlook 2007" i "MS PowerPoint 2007" itd.

U verziji "Small Business" - "PowerPoint 2003" je zamijenjen izdavačkim paketom "MS Office Publisher 2007", verzija "Professional" uključuje i standardni set i dodatke "Small Business", a ima i bazu podataka alat (DBMS) Access 2003. Ali se koristi i ažurirani "Power Point 2007". Puna Premium verzija takođe uključuje Photo Draw 2003 poslovni grafički paket i Front Page 2003 kreator web stranica. Posljednja dva programa isporučuju se na engleskom jeziku. Uključeno kao besplatna aplikacija uključuje `Internet Explorer 5.0` - skup programa za rad na Internetu.

Najprivlačnija stvar kod paketa MS Office je ono što povezuje ove aplikacije: svi ovi programi dijele zajednički meni i skupove dugmadi koji izgledaju vrlo slično. Naučivši kako raditi s jednom od aplikacija, uvelike napredujete u proučavanju ostalih. Osnovna ideja softverskog paketa je rad na Internetu. Ako su ranije MS Word i MS Excel bili prvenstveno fokusirani na to da se pripremljeni dokument štampa na papiru, sada programeri pretpostavljaju da će pripremljeni dokument prije svega biti poslat e-mailom ili postavljen na Internet. Da bi to učinili, programeri MS Office-a su uključili drugi format datoteke u proizvod - HTML, što je standard za postavljanje sadržaja na Internet. Čuvanje dokumenata u HTML formatu takođe omogućava korisnicima koji nemaju MS Office na svom računaru da pregledaju dokumente. Za pregled takvih dokumenata sada je dovoljan Internet Explorer, koji je uključen u standardni Windows paket. Sasvim uobičajena za modernu kancelariju je situacija kada se dokumenti pripremaju ne samo na ruskom i engleskom, već i na drugim jezicima (njemački, španski, francuski, arapski, japanski itd.).

Microsoft Access 2003 je relaciona baza podataka. U srcu ovog programa su tabele. Microsoft Access (u daljem tekstu MS Access) se razlikuje od MS Excel-a po tome što, za razliku od MS Excel-a, MS Access DBMS omogućava rad sa cijeli sistem povezane tabele. U MS Access DBMS, formule, sortiranje, veze između pojedinačnih ćelija i njihovo formatiranje se koriste pri radu sa tabelama. Ako trebate izvući potrebne podatke iz nekoliko tablica baze podataka odjednom, možete kreirati upit, dok će ćelije na ekranu biti raspoređene po navedenom redoslijedu. Rezultati upita se mogu ispisati pomoću alata Report. Izvještaj je tabela sa traženim podacima, dizajn se može odabrati iz predloženih šablona.

Mogućnosti Microsoft Office programa mogu se proširiti uz pomoć posebnih modula - dodataka. Među takvim programima mogu se naći i ozbiljni komercijalni paketi (na primjer, Orfo provjera pravopisa, Lingvo elektronski rječnici, PROMT prevoditelj), i mali besplatni "makroi" koje kreiraju obični korisnici.

2.2 TekstCPUMicrosoftRiječ

MicrosoftRiječ- osnova svakog ureda i, možda, najpotrebniji i najpopularniji program u svemu Microsoft office .

Microsoft Word omogućava vam da unesete, uredite, formatirate i dizajnirate tekst i da ga pravilno postavite na stranicu. Pomoću ovog programa možete umetnuti grafike, tabele i grafikone u svoj dokument, kao i automatski ispravljati pravopisne i gramatičke greške. Uređivač teksta MS Word ima mnoge druge funkcije koje uvelike olakšavaju kreiranje i uređivanje dokumenata.

Program nudi brojne funkcije koje štede vrijeme i trud za kreiranje dokumenata. Među njima su karakteristike kao što su:

AutoText - za čuvanje i umetanje često korišćenih reči, fraza ili grafika;

- stilovi za pohranjivanje i postavljanje čitavih skupova formata odjednom;

- spajanje za stvaranje serijskih pisama, štampanje koverti i etiketa;

- makroi - za izvršavanje niza često korišćenih naredbi;

- “čarobnjaci” - za kreiranje profesionalno dizajniranih dokumenata.

Koristeći MS Word za Windows, možete kreirati tabele, grafikone. MS Word za Windows takođe ima uređivač formula koji vam omogućava da unosite formule različite složenosti. MS Word vam omogućava da provjerite pravopis. Prilikom provjere, svaka riječ u dokumentu se upoređuje s uzorcima u posebnom rječniku. Ako riječ nije pronađena u rječniku, otvorit će se dijaloški okvir u kojem možete izvršiti potrebne ispravke. Kada radite s dokumentima, često morate ponavljati unos istih dijelova teksta. U MS Wordu ih je dovoljno uneti jednom, a zatim napraviti element AutoText sa jedinstvenim imenom i zatim umetnuti potreban broj puta na bilo koje mjesto u dokumentu. Vrlo često, mnogi zaposleni moraju kreirati dokumente na osnovu standardnih objedinjenih obrazaca ili obrazaca razvijenih i odobrenih unutar organizacije, kao i različite vrste dokumenti iste vrste (serijska pisma, potvrde, itd.). Sa automatizovanom metodom za pripremu ove vrste dokumenta, moguće su dve opcije:

1) kreirati potrebnu formu u obliku dokumenta (na primer, to će biti fajl sa ekstenzijom „.doc“) i zatim promeniti promenljivi deo teksta u njemu;

2) kreirati potrebnu formu u obliku šablona (fajl sa ekstenzijom „.dot”) a zatim kreirati nove dokumente na osnovu razvijenog šablona i popuniti polja koja sadrže promenljivi deo teksta.

Predložak je vrsta šablona sa određenim svojstvima, koja uključuju kolekciju stilova, tekstova predložaka, makroa, prečaca na tastaturi, dodatnih stavki menija i prilagođenih traka sa alatkama u zasebnoj datoteci sa ekstenzijom ".dot".

Šabloni se koriste za:

~ standardizacija i ujednačavanje rada svih zaposlenih u organizaciji sa standardnim i sličnim vrstama dokumenata. Svi zaposleni kreiraju dokumente na osnovu jednoobraznih šablona (fajlova sa ekstenzijom „.dot”), pri čemu šabloni moraju biti pripremljeni na način da tekst šablona ne mogu uređivati ​​korisnici, već samo polja za unos koja sadrže promenljive informacije u memorandumu.

~ poboljšanje efikasnosti pripreme serijskih dokumenata koji su namijenjeni za distribuciju velikom broju primalaca. Takvi dokumenti se kreiraju iz predložaka pomoću funkcije spajanja.

Spajanjem nastaju tekstovi dokumenata koji sadrže fiksni, nepromjenjivi dio (šablon) i varijabilne fragmente teksta (ispunjavanje), tj. spajanje uzorak teksta(mablona) sa informacijama koje se mogu ispuniti

2.3 TabelarniCPUMicrosoftexcel

kontrola automatizacije uređivača tekstualnih dokumenata

Područje primjene Microsoft excel veoma široka. Prije svega, to su računovodstveni i inženjerski proračuni, izrada raznih sažetaka, grafikona, cjenovnika i još mnogo toga.

Prilikom rada sa Microsoft Excelom za Windows, poštuje se princip „ono što vidiš, to i dobiješ“, ​​ili u engleskoj verziji „WYSIWYG“ (Ono što vidiš, to i dobijaš). To čini rad s Excelom neosporno lakim i izbjegava mnoge greške.

Osim toga, MS Excel ima veliki skup servisnih funkcija. Ovo je unos teksta i provjera pravopisa, crtanje, izvoz i uvoz podataka. Sredstva štampe su takođe veoma fleksibilna. Možete odštampati sve stranice odjednom ili možete odštampati samo dio stranica u radnoj svesci.

Glavne karakteristike MS Excel-a:

v Kontekstna pomoć. Poziva se iz kontekstnog menija ili pritiskom na odgovarajuće dugme u meniju ikona.

v referentni sistem. Organiziran je u obliku hiperteksta i omogućava vam laku i brzu pretragu željene teme.

v Viševarijantno izvođenje operacija. Gotovo sve operacije se mogu izvesti na jedan od tri ili četiri načina, od kojih korisnik bira najpovoljniji.

v Kontekstni meni. Proširuje se klikom na dugme (obično desno) "miš" na odabranom objektu. Govorimo, na primjer, o mjestu u tabeli na kojem će korisnik trenutno raditi. Najčešće korišćene funkcije obrade dostupne u datoj situaciji prikupljaju se u kontekstnom meniju.

v Meni ikona. Komande koje se najčešće koriste odgovaraju ikonama koje se nalaze ispod trake menija. Oni formiraju meni sa ikonama. Kada se dugme miša klikne na ikonu, izvršava se povezana komanda. Piktografski meniji se mogu prilagoditi.

v Radne grupe ili radne fascikle. Pogodno je kombinirati dokumente u radne mape i razmatrati ih kao cjelinu, ako mi pričamo o kopiranju, preuzimanju, modificiranju ili drugim postupcima. Na dnu tabele nalazi se abecedni indeks (velika i mala slova) koji omogućava pristup radnim listovima. Korisnik ima mogućnost imenovanja listova u folderu (umjesto abecednog indeksa), što sadržaj registra čini vizualnim, a samim tim olakšava pretragu i prelazak sa dokumenta na dokument.

v Alati za dizajniranje i modificiranje ekrana i tablica. Izgled radnog prozora i ostalih elemenata interfejsa na ekranu može se definisati prema zahtevima korisnika, čineći rad što je moguće pogodnijim. Takve karakteristike uključuju podjelu ekrana na nekoliko prozora, popravljanje naslova redova i kolona itd.

v Alati za dizajniranje i ispis tablica. Za praktičnost korisnika, obezbeđene su sve funkcije koje omogućavaju štampanje tabela, kao što su odabir veličine stranice, paginacija, podešavanje veličine margina stranice, dizajniranje zaglavlja i podnožja, kao i pregled rezultirajuće stranice.

v Alati za dizajn radnog lista. Excel pruža obilje mogućnosti za oblikovanje tabela, fontova i stilova, poravnavanje podataka unutar ćelije, odabir boje pozadine ćelije i fonta, promjenu visine redaka i širine kolona, ​​crtanje okvira različitih tipova, postavljanje formata podataka unutar ćelije (na primjer: numerički, tekstualni, finansijski, datum, itd.). Kao i automatsko formatiranje - u sistem su već ugrađeni različiti načini dizajniranja tabela, a korisnik ima mogućnost da od postojećih metoda odabere najprikladniji format.

v Predlošci MS Excel, poput MS Worda, dozvoljava vam da kreirate predloške radnih listova koji se koriste za generiranje obrazaca za pisma i faksove, razne proračune. Ako je predložak namijenjen drugim korisnicima, tada možete dozvoliti popunjavanje takvih obrazaca, ali zabraniti promjenu njihovog obrasca.

v Vezanje podataka. Apsolutno i relativno adresiranje karakteristična su za sve procesore proračunskih tablica, u modernim sistemima omogućavaju simultani rad sa nekoliko tabela, koje mogu biti povezane jedna s drugom na ovaj ili onaj način. Na primjer, trodimenzionalne veze koje omogućuju rad s nekoliko listova za redom; konsolidacija radnih listova, koja rukuje zbirovima i prosjecima, i vrši statističku obradu kada se koriste podaci iz različitih područja istog radnog lista, više radnih listova, pa čak i više radnih knjiga.

v Izračuni. Za praktičnost izračunavanja, MS Excel ima ugrađene funkcije i to: matematičke, statističke, finansijske, datumske i vremenske funkcije, logičke i druge. Čarobnjak funkcija vam omogućava da odaberete željenu funkciju i, zamjenom vrijednosti, dobijete rezultat.

v Poslovna grafika. Teško je zamisliti moderan procesor za tabelarne proračune bez mogućnosti izrade različitih vrsta dvodimenzionalnih, trodimenzionalnih i mješovitih grafikona. Ima ih više od 20 razne vrste i podvrste grafikona koji se mogu izgraditi u MS Excel-u. Postoje i različiti i dostupni načini dizajniranja grafikona, na primjer, umetanje i dizajniranje legendi i oznaka podataka, dizajniranje osa (mogućnost umetanja linija mreže) i drugi. Osim toga, postoje moćni alati za izgradnju i analizu poslovne grafike, kao što je umetanje traka grešaka, mogućnost iscrtavanja trenda i izbor funkcije linije trenda.

v Izvođenje funkcija MS Excel baze podataka. Ova funkcija omogućava popunjavanje tabela na isti način kao popunjavanje baze podataka (odnosno kroz ekranski obrazac), zaštitu podataka, sortiranje po ključu ili po nekoliko ključeva, obradu upita baze podataka, kreiranje pivot tabela. Osim toga, uključuje alate za obradu vanjskih baza podataka koji vam omogućavaju rad s datotekama kreiranim, na primjer, u formatu “dBase” ili “PARADOX”.

v Simulacija. Odabir parametara i modeliranje - jedna od najvažnijih karakteristika procesora proračunskih tablica. Korišćenjem jednostavni trikovi uspeva da pronađe optimalna rešenja za mnoge probleme. Metode optimizacije se kreću od jednostavnog prilagođavanja do linearne optimizacije sa mnogo varijabli i ograničenja. Prilikom modeliranja ponekad je poželjno sačuvati međurezultate i rješenja. Za to se kreiraju skripte koje predstavljaju opis problema koji treba riješiti.

v Makro programiranje. Za automatizaciju izvršavanja često ponavljanih radnji, zgodno je koristiti ugrađeni makro programski jezik. Odvojite makroe i makro funkcije. Zahvaljujući makro komandama, rad sa MS Excelom je pojednostavljen i lista njegovih komandi je proširena. Uz pomoć makro funkcija definiraju vlastite formule i funkcije i tako proširuju skup funkcija koje pruža sistem. U svom najjednostavnijem obliku, makro je snimljeni niz pritisaka na tipke, pokreta i klikova mišem. Takav slijed se daje na "reprodukciju" poput snimka na kaseti. Može se obraditi i nekako promijeniti, na primjer, da se organizira ciklus, prijelaz, potprogram.

Dakle, paket aplikacija Microsoft Office sadrži programe koji vam omogućavaju da kreirate tekstualne dokumente, tabelarne dokumente, baze podataka, prezentacije, rad sa grafikom, e-mail itd. Odnosno, MS Office omogućava kreiranje gotovo svih vrsta dokumenata. Trenutno je Microsoft Office instaliran na skoro svim računarima, bez obzira da li je računar kod kuće ili u organizaciji. Microsoft Office je dobio takvu distribuciju zbog činjenice da je ovo prvi paket aplikacija koji je sadržavao toliki obim mogućnosti, a pritom je bio potpuno rusificiran i jednostavan za korištenje.

Zahvaljujući programu ugrađenom u Microsoft Word i MS Excel programi Korisnik "Visual Basica" može sam programirati nedostajuće funkcije. Odnosno, prednost ovih programa je u tome što, pored svih pogodnosti koje su autori ovog paketa već stvorili, sam korisnik može prilagoditi bilo koji program za sebe za udoban rad u njemu: mijenjanje boje, razmjera, često kretanje korišćena dugmad na traci sa alatkama, kreiranje šablona, ​​kreiranje novih funkcija i tako dalje.

3. Sistemiautomatizacijadokumentacijuosigurati

menadžment

Svako preduzeće, bez obzira na oblik vlasništva, obim i strukturu, nastoji da poboljša efikasnost svojih aktivnosti. Važan korak ka postizanju ovog cilja je optimizacija glavnih upravljačkih procedura, posebno stvaranje modernih sistema za upravljanje kancelarijama i dokumentima u preduzeću.

Racionalno upravljanje dokumentima dovodi do povećanja produktivnosti zaposlenih, olakšavanja pristupa informacijama za donošenje upravljačkih odluka, poboljšanja discipline u radu i, posljedično, ukupnog poboljšanja kvaliteta upravljanja.

Implementacija sistema automatizacije za dokumentaciju podrške menadžmentu "BOSS - Referent" značajno unapređuje procese rada preduzeća i organizacija.

Rezultati implementacije sistema su:

§ smanjenje vremena za obradu ulazne/odlazne korespondencije i interne dokumentacije;

§ ušteda radnog vremena za rad sa dokumentima;

§ ubrzanje procedura za odobravanje i odobravanje dokumenata;

§ unapređenje discipline u radu, kontrola izvršenja instrukcija;

§ brza i praktična registracija dokumenata;

§ Unapređenje procesa planiranja događaja.

Iskustvo implementacije BOSS-Referent sistema automatizacije ureda i toka dokumenata, koji je razvio IT Co., pokazuje da u kratko vrijeme preduzeća i organizacije različitih veličina i oblika vlasništva dobijaju opipljive koristi i realan ekonomski efekat.

Nedavno se NAUMEN pojavio na relativno malom tržištu kancelarijskih sistema za automatizaciju sa svojim softverskim proizvodom NauDoc, koji ima niz značajnih razlika u odnosu na ono što se ranije nudilo korisnicima. Program omogućava kreiranje dokumenata na osnovu šablona uskladištenih u sistemu, koji sadrže unapred određen dizajn i standardne (template) tekstove za osnovne situacije upravljanja, čime se pojednostavljuje i ubrzava kreiranje dokumenata, obezbeđuje njihov jedinstven dizajn u skladu sa GOST R. 6.30-2003 “Ujedinjeni dokumentacioni sistemi. Jedinstveni sistem organizacionih i administrativnih dokumenata.

Grafičko korisničko sučelje NauDoc omogućava vam brzo prebacivanje s jedne vrste posla na drugu i uključuje sljedeće komponente:

1. Blok glavnog sadržaja.

2. Traka za navigaciju.

3. Toolbar za rad sa dokumentima.

Program predviđa da se bilo koji dokument može staviti pod kontrolu: odgovorni za implementaciju, odgovorni za kontrolu su mu dodijeljeni, podržana je konačna kontrola izvršenja.

Razlikovanje korisničkih prava vam omogućava da pružite dodatnu zaštitu za poverljive dokumente. Naravno, program NauDoc, kao i svaki drugi program, nije idealno rješenje. Na primjer, u nekim slučajevima njegova terminologija odstupa od tradicionalnih termina koji se koriste u kućnom kancelarijskom radu.

Gdje je potrebno obraditi velike količine dokumenata, izvršiti složene pretrage u njima, održavati distribuirane arhive, - van konkurencije "DOCs Open".

"DOCs Open" omogućava rješavanje sljedećih zadataka:

~ integracija sa programima za kreiranje dokumenata;

~ registracija sve pristigle i kreirane dokumentacije;

~ kontrolu kretanja dokumenata i obavljanja poslova;

~ ubrzanje kretanja dokumenata između izvođača;

~ osiguranje sigurnosti dokumentacije;

~ unapređenje informatičkog i referentnog rada, smanjenje vremena pretraživanja i dobijanja dokumenta iz arhive na zahtjev;

~ automatizacija izrade izvještajne dokumentacije.

Karakteristika ovog sistema elektronskog kancelarijskog rada - puna integracija sa svim raširenim kancelarijskim programima. Računovodstvo, skladištenje i brza pretraga dokumenata. "DOCs Open" istovremeno osigurava njihovu izradu i pregled od strane svih uobičajenih uredskih aplikacija.

InterTrust nudi korporativni informacioni sistem "CompanyMedia" izgrađena na bazi « lotos bilješke » .

"CompanyMedia" omogućava rješavanje velikog broja primijenjenih zadataka iz oblasti upravljanja dokumentacijom. Namijenjen je vladinim agencijama i komercijalne organizaciječije su aktivnosti regulisane; idealno za kompanije sa značajnom teritorijalnom udaljenošću od strukturnih podjela. "CompanyMedia" vam omogućava da uspostavite "end-to-end" kancelarijski rad u mreži preduzeća bilo koje složenosti, a sistem će pratiti kretanje dokumenta ne samo unutar jednog preduzeća, već i između njih.

Mogućnost pružanja:

Provođenje globalnog posmatranja;

Kreiranje naloga koji se protežu na bilo koju dubinu hijerarhije upravljanja;

Odabir dokumenata prema specifičnom i nekomplikovanom sistemu;

Kontrola izvršenja dokumenata i održavanje horizontalnih informacionih veza između zaposlenih u različitim odeljenjima jednog ili više preduzeća.

Sistem "Kancelarski rad 2.5" može raditi u lokalnom i mrežnom načinu rada. Softverski paket vam omogućava da automatizujete proces kancelarijskog rada preduzeća ili organizacije, bez obzira na vrstu delatnosti. Program pomaže u organizaciji računovodstva i kontrole izvršenja dokumenata na osnovu postojećih standarda i propisa.

Glavne funkcije ovog programa su:

Operacije za registraciju, uređivanje i arhiviranje dokumenata;

Kontrola izvršenja dokumenata; - kreiranje dokumenata za različite namene prema postojećim standardnim šablonima;

Kreiranje vlastitih predložaka dokumenata koristeći Microsoft Office 2003 ili MS Office 2007;

Kreiranje i štampanje izveštaja koji omogućavaju procenu stanja kancelarijskog rada u preduzeću;

Računovodstvo dokumenata pomoću registracije u dnevniku;

Registracija dokumenata primljenih ili poslatih e-mailom.

Blok aplikacija za automatizaciju toka dokumenata organizacije "Dokumentacija" dizajniran je za automatizaciju rada usluga dokumentarne podrške za preduzeća i organizacije na osnovu zahtjeva Državni sistem Podrška za upravljanje dokumentacijom (GSDOU).

Blok moduli pružaju:

Izjava o kontroli dokumenata i odluka uprave;

Statistička analiza radne discipline zaposlenih u organizaciji;

automatska dostava elektronski dokumenti izvođači;

priprema nacrta dokumenata, njihovo prihvatanje i distribucija;

· Kreacija elektronska biblioteka(arhivski) dokumenti organizacije.

Modul “Registracija dokumenta” je dizajniran da organizuje računovodstvo svih ulaznih, izlaznih i internih dokumenata organizacije na osnovu registracionih i kontrolnih kartica. Modul implementira mehanizme praćenja izvršenja dokumenata, odluka menadžmenta, discipline rada zaposlenih u organizaciji itd. Modul omogućava automatsku pripremu različitih izvještaja i standardnih računovodstvenih dokumenata usluga podrške dokumentaciji.

Modul "Apeli građana" je dizajniran za obavljanje kancelarijskog rada na osnovu prijava fizičkih lica, kontrolu izvršenja dokumenata i pripremu odgovornih dokumenata.

Modul “Biblioteka radnih dokumenata” služi za pripremu dokumenata, njihovu klasifikaciju (smeštaj u elektronske fascikle), kontekstualnu pretragu informacija i štampanje dokumenata. Modul se može koristiti za skladištenje dokumenata proizvoljnog sadržaja, kao što su: pravila organizacije, referentni materijali, priprema nacrta dokumenata itd.

Modul "Organizaciona administrativna dokumenta" je dizajniran da automatizuje pripremu administrativnih i izveštajnih dokumenata organizacije, kao i da kontroliše izvršenje naloga, naloga i uputstava.

Moduli “Sporazum” I “Uvod” dizajniran za automatizaciju pripreme organizacionih i administrativnih dokumenata.

Moduli vrše automatsku distribuciju nacrta dokumenata zaposlenima u organizaciji putem notes interne pošte radi elektronskog odobrenja ili upoznavanja. Takođe se vrši kontrola procesa upoznavanja i odobravanja dokumentacije.

Modul “Sastanci” namenjen je rukovodiocima preduzeća, kao i sekretarima-referentima uprave.

U zaključku poglavlja 3, želim da napomenem da baza podataka omogućava da automatski obavestite sve učesnike o predloženom dnevnom redu, datumu i vremenu sastanka, sačinite protokol na osnovu rezultata njegovog održavanja i na osnovu donete odluke automatski šalju instrukcije određenim izvođačima u kojima je naznačeno vrijeme njihovog rada. Na osnovu rezultata rada izrađuju se izvještaji i potvrde o završetku radova.

Zaključak

Ciljevi i zadaci koje sam postavila u ovom kursu su ostvareni. Razmatraju se i proučavaju najpopularniji programi koji se koriste za kreiranje dokumenata. Razmatraju se i paket Microsoft Office aplikacija (MS Word, Microsoft Excel, itd.) i sistem automatizacije za podršku upravljanja dokumentima: „BOSS-Referent“ i „Office work 2.5“

Stoga, izvodeći zaključke, želio bih reći da u posljednje vrijeme malo ljudi koristi uređivače teksta za kreiranje dokumenata. Pojava Microsoft Worda ih je zamijenila. Trenutno je već teško odrediti pripada li Microsoft Word procesorima teksta ili desktop izdavaštvu, ima toliko funkcija. Među sistemima za pripremu tekstualnih i tabelarnih dokumenata, dva programa aplikacionog paketa Microsoft Office detaljnije su razmotrena u radu kursa - ovo je program za obradu teksta Microsoft Word i procesor tabela Microsoft Excel. Za kreiranje dokumenata uglavnom se koriste samo ova dva programa, bez obzira na veličinu i obim organizacije. To je zbog činjenice da se sada koristi gotovo svugdje operativni sistem Windows (2000, NT, XP, Me, Vista), kreiran, kao i Office, od strane MS. Ovi programi vam omogućavaju pripremu složenih i velikih dokumenata, uključujući knjige.

Vrlo je lako naučiti kako raditi u programima uključenim u Microsoft Office, jer svi, uključujući i Windows operativni sistem, imaju sličan interfejs.

Sistemi za automatizaciju upravljanja dokumentima omogućavaju vam da sa dokumentima radite sve što se sa njima radi u bilo kojoj kancelariji i sistemu toka posla i uključuju fundamentalno nove funkcije koje su dostupne samo računarima. Uključujući i uz pomoć ovih programa, možete kreirati dokumente.

Naravno, sistem upravljanja korporativnim dokumentima nije jeftino zadovoljstvo. Ali koliko u stvarnom poslu može koštati izgubljen ili pogrešno obrađen dokument, koliko pravovremene i tačne informacije? Ponekad je to pitanje čvrstog opstanka. Pored toga, smanjenje troškova kompjuterske obrade i skladištenja informacija u memoriji računara jedan je od najdinamičnijih pozitivnih procesa u istoriji čovečanstva. Zbog unifikacije i standardizacije dokumenata, većina programa koji se koriste za kreiranje dokumenata koristi šablone. Odnosno, u već formatiranom dokumentu sa potrebnim atributima, gdje samo trebate unijeti podatke. Također, programi imaju takve funkcije u kojima korisnik sam može kreirati svoj vlastiti predložak dokumenta. Ovo uvelike ubrzava i pojednostavljuje rad na kreiranju dokumenta.

U zaključku svog rada na kursu, želim napomenuti da se sada nudi mnogo različitih procesora riječi i tabela, kao i sistema automatizacije za podršku upravljanja dokumentima. Veoma je teško napraviti izbor. To je zbog činjenice da svaki program ima i prednosti i nedostatke, a ne postoje univerzalni programi. Prilikom odabira softverskog proizvoda treba uzeti u obzir područje djelatnosti, tehničke karakteristike računara, operativni sistem instaliran na računaru, veličinu organizacije, udaljenost odjela.

Spisak korištene literature i izvora

1. GOST R 6.30-2003 Jedinstveni dokumentacioni sistemi.

2. Jedinstveni sistem organizacionih i administrativnih dokumenata. - M.: Gosstandart Rusije, 2003.

3. Gorodin V.V., Korneev I.K. Informaciona podrška aktivnosti menadžmenta: Udžbenik. - M.: Majstorstvo; Viša škola, 2001, str. 146-153.

4. Kuznjecov S.L. Novi programi za moderni ured // Sekretarski posao. - M.: Izdavačka kuća Evilen, 1999. br. 3. str. 33-36.

5. Kuperstein V.I. Savremene informacione tehnologije u kancelarijskom radu i menadžmentu. - Sankt Peterburg: BHV - Sankt Peterburg, 2000. S. 256.

6. Saveliev A.M. CompanyMedia - korporativni sustav elektroničkog upravljanja dokumentima // Uredski rad. - 2002. br. 4. str. 39-41.

7. Pashkov D.D. BOSS-Referentni sustav elektroničkog upravljanja dokumentima // Sekretarski poslovi. - M.: Izdavačka kuća Evilen, 2002. br. 3. str. 42-44.

8. Serova G.A. Automatizovani sistem za kancelarijski rad "Kancelarijski rad 2.5" ( nova verzija) // Sekretarski poslovi. - M.: Izdavačka kuća Evilen, 2003. br. 6. str. 35-37.

9. Kuznjecov S.L. DOCs Open // Sekretarski posao. - M.: Izdavačka kuća Evilen, 1997. br. 4. str. 57-62.

10. Kuznjecov S.L. NAUDOC - novo rješenje za automatizaciju ureda // Tajničko poslovanje. - M.: Izdavačka kuća Evilen, 2003. br. 8. str. 25-26.

11. http://www.wikipedia.ru

12. http://www.document.ru - Automatizacija upravljanja dokumentima.

Hostirano na Allbest.ru

Slični dokumenti

Karakteristike uredskih programa, verzije uređivača teksta Microsoft Word. Korišćenje uređivača teksta, tabele Microsoft Excel i drugih softverskih alata u kancelarijskim aktivnostima preduzeća doo „Empire of Purity“.

test, dodano 03.02.2012


Klasifikacija programa za obradu tekstualnih dokumenata. Opšti principi dizajn publikacije. Pravila kucanja. Sistemi za prepoznavanje teksta (OCR). Kompleksni softver za desktop izdavačke sisteme. Primjeri uređivača teksta.

prezentacija, dodano 13.08.2013


Osnovni alati i tehnologije za obradu i uređivanje tekstualnih dokumenata, principi njihove upotrebe. Karakteristike funkcionalnosti programa za obradu teksta gđa. riječ. Opis dodatne funkcije uređivač teksta Word 2003.

seminarski rad, dodan 19.03.2011


Korišćenje uređivača teksta MS Word za kreiranje tekstualnih dokumenata. Proračuni i analiza podataka pomoću Excel tabele. Algoritamizacija i programiranje u Pascal-u. Dizajniranje relacionih baza podataka koristeći Access DBMS.

test, dodano 22.02.2012


Vrste, osnovne funkcije, elementi i princip rada uređivača teksta (računarskog programa). Metode za umetanje vanjskih objekata u tekst. Karakteristike programa za obradu teksta Microsoft Word, njegove posebne karakteristike. Tipična struktura interfejsa.

sažetak, dodan 12.07.2010


Paneli kao glavno vizuelno sredstvo za uređivanje dokumenata, njihovo postavljanje i konfigurisanje u raznim Microsoft Office programima. Paneli za uređivanje teksta Microsoft Word i Excel, njihova glavna funkcionalnost i namjena.

laboratorijski rad, dodato 31.05.2009


Namjena operativnih sistema. Windows XP je Microsoftov operativni sistem sa prilagodljivim interfejsom. Funkcije standardnih aplikativnih programa: notepad, Paint grafički uređivač, WordPad procesor teksta. Komande menija i njihova upotreba.

seminarski rad, dodan 23.05.2009


Opisi softverskih alata dizajniranih za kreiranje, uređivanje i formatiranje jednostavnih i složenih tekstualnih dokumenata. Postavke pasusa, unos karaktera, alati za kreiranje liste. Kopiranje i premještanje dijelova teksta.

sažetak, dodan 26.03.2015


Sadržaj paketa Microsoft Office System. Pregled glavnih karakteristika Microsoft Office-a. Analiza i izrada koordinirane finansijske politike u preduzeću u MS Excel-u. Razvoj baze podataka koristeći Microsoft Access. Kreiranje jednostavne web stranice.

seminarski rad, dodan 18.01.2012


Grafičke mogućnosti procesora teksta Microsoft Office Word i Open office.org. Umetanje slika i drugih objekata u dokumente. Ugrađivanje i povezivanje objekata. Konverzija teksta pomoću programa Microsoft WordArt. Vrste grafičkih objekata.

Predavanje 11 Elektronsko upravljanje dokumentima. Sistemi za elektronsko upravljanje dokumentima.

Elektronski dokument - informacija pričvršćena na materijalnom nosaču u obliku skupa znakova, zvučnog zapisa ili slike i namijenjena za prijenos u vremenu i prostoru korištenjem računarske tehnologije i telekomunikacija u svrhu čuvanja i javne upotrebe (elektronski dokument - dokument u koje se informacije prezentiraju u elektronskom – digitalnom obliku).

Elektronski digitalni potpis - atribut elektronskog dokumenta dizajniran za zaštitu ovog elektronskog dokumenta od krivotvorenja, dobivenog kao rezultat kriptografske transformacije informacija korištenjem privatnog ključa elektronskog digitalnog potpisa i koji omogućava identifikaciju vlasnika certifikata ključa potpisa, kao kao i da se utvrdi odsustvo izobličenja informacija u elektronskom dokumentu.

Vlasnik certifikata ključa potpisa je fizičko lice na čije je ime certifikacijski centar izdao certifikat ključa potpisa i koji posjeduje odgovarajući privatni ključ elektronski digitalni potpis, koji omogućava korišćenje sredstava elektronskog digitalnog potpisa za kreiranje sopstvenog elektronskog digitalnog potpisa u elektronskim dokumentima (za potpisivanje elektronskih dokumenata).

Dakle, u poređenju sa papirnim dokumentom, elektronski dokument je mnogo složeniji i generalizovaniji objekat. Njegovo karakteristične karakteristike- Ovo:

Univerzalnost (može opisati širu klasu objekata),

Dinamičnost (zbog elektronske prirode lako se menja),

Interaktivnost (može se mijenjati kao odgovor na radnje gledatelja),

Virtualnost (može se generirati iz baze podataka na zahtjev korisnika).

Kao što pokazuje praksa, postoje tri glavna područja primjene elektronskih dokumenata:

Izrada elektronskih analoga papirna dokumenta(knjige, novine, pisma, finansijski papiri),

Koristite kao osnovu za interaktivne web aplikacije,

Formalni (mašinski orijentisani) opis kompleksnih informacionih objekata (šeme podataka, interfejsi, rječnici).

U skladu sa tim kreiraju se klase elektronskih dokumenata i skupovi njihovih elemenata. Na primjer, kod opisivanja papirnih dokumenata nema potrebe za interaktivnim elementima, što uvelike pojednostavljuje dokument i cijeli sistem. Međutim, ovaj pristup ne koristi prednosti elektronskog podnošenja i sve se manje koristi.

Sve procedure kreiranja dokumenata mogu se efikasno izvoditi na računaru opremljenom skenerom i setom softverskih aplikacija specifičnih za domen, prvenstveno programa za uređivanje teksta ili desktop izdavaštva. Skener se može koristiti za unos zasebno pripremljenih fragmenata u dokument: crteža, fotografija, šeme, pečati, potpisi itd.

Čuvanje elektronskih dokumenata. Sistem za skladištenje elektronskih dokumenata treba da obezbedi efikasno skladištenje i ažuriranje dokumenata u eksternoj memoriji računara, kao i njihovo efikasno pretraživanje i poverljiv pristup njima. Baze podataka su skladište posebno organizovanih informacija, uključujući elektronske dokumente, u eksternoj memoriji računara.

Za turistička preduzeća telefonske komunikacije je najčešća i najraširenija vrsta komunikacije. Koristi se ne samo za operativno administrativno upravljanje preduzećima, već i za obavljanje finansijskih i ekonomskih aktivnosti. Na primjer, telefonom možete rezervirati hotelsku sobu, dobiti informacije o ruti ili paket aranžmanu koji zanima turista.

1. Priprema publikacije u tekstualni Word editor koji koristi grafiku

   Predmet >> Informatika

   ... obuku tekstovi doveli su do stvaranja mnogih programa za obrada dokumenata... često moraju komponovati tekst dokumentaciju: pisati pisma... pomoći će u tome elektronski dokument(pohranjeno on kompjuter i ...) sa VDT i PC, trajanje rada u...

2. Modernizacija elektronski nastavno-metodičkog kompleksa

   Teza >> Informatika

   I dokumentaciju potrebna za modernizaciju elektronski edukativni- ... . Na poslu on PC moguća su manifestacija sljedećih ... utjecaja; sredstva za dobijanje obuku, obrada, skladištenje, registracija, ... termini uključuju: tekst urednici, grafički...

3. Osnove programiranja on turbo pascal jezik

   Knjiga >> Informatika, programiranje

   Sljedeća faza profesionalaca obuku programer. isto... on kompjuter. S T R U K T U R N A I S X E M A E V M Electronic Računar je uređaj za automatizaciju obrada... automatizacija itd. On PC kao izlazni uređaji...

4. Automatizovani sistem masovnog štampanja dokumenata za pravna lica

   Teza >> Informatika

   ... dokumenata koje sprovodi odeljenje obrada dolazni i odlazni dokumenata koristeći Vitesse C5/Midrange mašinu za koverte i elektronski... prilagođavanjem zadataka koje treba riješiti on PC. 1.2 Zaposlenom je dozvoljeno samostalan rad on PC i VDT...

5. Programi obrada i pogledajte grafiku

   Teza >> Informatika

   Sites dokumenata, štamparija i poligrafija. 9. Priprema slike za... za obrada numeričke podatke i rad sa tekstualni... dizajn štampanih publikacija i elektronski dokumenata, kao što su Internet Web stranice... uticaj on osoblje koje radi sa PC. ...

SOFTVER ZA KREIRANJE DOKUMENTA NA RAČUNARU. TEKST PROCESORI.

Naziv parametra	Značenje
Tema članka:	SOFTVER ZA KREIRANJE DOKUMENTA NA RAČUNARU. TEKST PROCESORI.
Rubrika (tematska kategorija)	Tehnologije

KLASIFIKACIJA PREMA OBLASTI PRIMJENE I PREMA STEPENJU KORIŠĆENJA KOMPJUTERA U NJIMA

Informacione tehnologije treba prvenstveno klasifikovati prema obimu i stepenu upotrebe računara u njima. Postoje oblasti primjene informacionih tehnologija kao što su nauka, obrazovanje, kultura, ekonomija, proizvodnja, vojna pitanja itd.

Prema stepenu upotrebe informacione tehnologije kompjuteri razlikuju kompjuterske i ne-računarske tehnologije. U oblasti obrazovanja informacione tehnologije se koriste za rješavanje dva osnovna zadatka: nastave i upravljanja. Shodno tome, razlikuju se kompjuterske i neračunarske tehnologije obrazovanja, kompjuterske i neračunarske tehnologije upravljanja obrazovanjem.

U nastavi, informacione tehnologije se koriste, prvo, za predstavljanje obrazovnih informacija učenicima, i drugo, za kontrolu uspješnosti njihove asimilacije. Sa ove tačke gledišta, informacije; tehnologije koje se koriste u nastavi dijele se u dvije grupe: tehnologije za prezentaciju obrazovnih informacija i tehnologije za kontrolu znanja.

Nekompjuterske informacione tehnologije za predstavljanje obrazovnih informacija uključuju papirne, optotehničke i elektronske tehnologije. Οʜᴎ se međusobno razlikuju po načinu prezentiranja obrazovnih informacija i, shodno tome, dijele se na papirnate, optičke i elektronske. Papirna nastavna sredstva obuhvataju udžbenike, nastavna i nastavna sredstva; do optičkih - epiprojektori, grafoskop, grafoskop, filmski projektori, laserski pokazivači; na elektronske televizore i laserske disk plejere.

Kompjuterske informacione tehnologije za prezentaciju obrazovnih informacija uključuju:

Tehnologije koje koriste računalne programe za obuku;

multimedijalna tehnologija;

Tehnologije učenja na daljinu.

Tema 4. Procesori teksta i tabele

Danas se rad sa tekstualnim dokumentima obavlja pomoću personalnih računara, što je praktična i pouzdana metoda. Softver dizajniran za obradu dokumenata pomoću računara uslovno je podijeljen na uređivače teksta i procesore teksta.

Uređivači teksta su najjednostavniji programi dizajnirani za najprimitivnije uređivanje teksta. U pravilu nemaju napredne alate za formatiranje.

Prilikom izrade raznih poslovnih dokumenata, izvještaja i sl. na računaru. izuzetno je važno koristiti uređivače teksta koji zauzimaju srednju poziciju između najjednostavnijih urednika i izdavačkih sistema. Ovi uređivači su, s jedne strane, prilično laki za učenje i ne zahtijevaju složenu i skupu opremu, s druge strane imaju sve alate potrebne za kreiranje složenih dokumenata. Takav softver se naziva procesorima teksta.

U našoj zemlji najčešće korišćeni program za obradu teksta je Word, koji je deo MS Office paketa. Ovaj uređivač je prilično jednostavan za učenje i omogućava vam da izvršite mnoge operacije svojstvene izdavačkim sistemima.

Priprema teksta na računaru u bilo kom uređivaču teksta sastoji se od dva dela: unos teksta i uređivanje teksta.

Unos teksta se obično vrši pomoću tastature, iako su moguće i druge opcije, kao što je unos teksta pomoću skenera, pretvaranje u tekstualnu datoteku i uređivanje u uređivaču.

Word vam omogućava rad s velikim brojem fontova, s tim u vezi, prije svega, trebate odabrati font koji zadovoljava izgled, veličinu, stil. Pod fontom se podrazumijeva skup slova, brojeva, specijalnih znakova, dizajniran u skladu sa jedinstvenim zahtjevima. Fontovi se razlikuju i po stilu - ravni, kurziv, podebljani, podvučeni itd.
Hostovan na ref.rf
Pravi izbor Vrsta fonta i njegov broj u velikoj mjeri su određeni prirodom teksta koji se unosi.

Fontovi su instalirani za Windows. Proceduru odabira fonta podržava većina Windows aplikacija, uklj. i riječ.

Nakon odabira fonta, poželjno je podesiti dimenzije lista papira na kojem bi tekst trebao biti odštampan. Kartica ʼʼPaper Sizeʼʼ (ʼʼPage Setupʼʼ meni) određuje veličinu i orijentaciju papira. Imajte na umu da se u bilo kojoj orijentaciji teksta list papira ubacuje u štampač na normalan način prilikom štampanja.

Sljedeća faza rada u uređivaču teksta je uređivanje otkucanog teksta. Uređivanje se obično podrazumijeva kao dizajn naslova, postavljanje crvene linije u pasuse, umetanje slika, grafikona i drugog grafičkog materijala u tekst, kreiranje hiperlinkova, promjena fonta, kopiranje i premještanje informacija.

Sve radnje uređivanja teksta u procesoru teksta se izvode na odabranim fragmentima. Da biste označili potpunu liniju, dovoljno je pomaknuti pokazivač miša na lijevu ivicu linije dok se ne pretvori u strelicu koja pokazuje u gornji desni ugao. Nakon toga morate pritisnuti lijevo dugme. Da biste odabrali riječ, samo pomaknite pokazivač miša preko nje i dvaput kliknite lijevo dugme. Možete odabrati paragraf tako što ćete postaviti kursor unutar njega i kliknuti lijevom tipkom miša tri puta.

Radnje za uređivanje teksta se takođe mogu izvesti pomoću kontekstnog menija.

Word uređivač teksta ima alate koji omogućavaju višestrukim korisnicima da uređuju dokumente, a zatim spajaju promjene napravljene u originalni dokument. Ovi alati uključuju bilješke, ispravke i distribuciju dokumenata.

Kako bi se omogućilo korisnicima da komentarišu tekst bez unošenja izmjena u dokument, isti mora biti zaštićen pravom unošenja komentara. Mogućnost izmjene dokumenta omogućit će zaštitu uz pravo na ispravke. Lozinka se koristi za maksimalnu sigurnost.

Ako je više korisnika uključeno u uređivanje dokumenta, tada je moguće spojiti sve ispravke i napomene u originalni dokument kako bi se sve izmjene vidjeli odjednom. Izvorna datoteka je postavljena na dokument u kojem se popravci trebaju spojiti. Promjene napravljene na dokumentu se ne spajaju osim ako nisu označene.

Korisnik ima mogućnost da prihvati ili odbije unesene ispravke.

Često je prilikom uređivanja teksta izuzetno važno da se krećete kroz njega od početka do kraja i obrnuto. Ako je tekst dovoljno velik i, osim toga, sadrži mnogo grafičkih slika, ovaj postupak traje dosta vremena. Možete koristiti opciju ʼʼEdit/Goʼʼ za navigaciju. Bookmark je također zgodan alat za pretraživanje.

Nakon kucanja i uređivanja teksta, izuzetno je važno da ga sačuvate i/ili odštampate.

Word uređivač teksta ima brojne mogućnosti za štampanje tekstova na štampaču.

Meni za štampanje vam omogućava da:

‣‣‣ podesite broj kopija teksta u odgovarajućem polju;

‣‣‣ navedite broj stranica za štampanje (sve stranice, samo označene, pojedinačne stranice ili redoslijed stranica);

‣‣‣ Ako je izuzetno važno da se tekstovi štampaju ne odmah ili na drugoj mašini, onda je korisno ispisati ceo tekst u posebnu datoteku za štampanje (Print to file). Nakon ove operacije, ovu datoteku možete odštampati na bilo kom štampaču.

‣‣‣ konfigurišite napredne postavke, izaberite štampač, pregledajte i promenite njegova svojstva.

Naravno, mogućnosti Worda nisu ograničene na one gore navedene, već mnogo šire. Konkretno, uređivač vam omogućava da uredite fragmente teksta u obliku lista; praviti fusnote; automatski kreirati sadržaj; koristiti stilove i šablone za dizajn dokumenata; automatski provjerava pravopis; umetnite grafičke objekte, tabele u tekst; podijelite tekst u kolone i još mnogo toga.

SOFTVER ZA KREIRANJE DOKUMENTA NA RAČUNARU. TEKST PROCESORI. - koncept i vrste. Klasifikacija i karakteristike kategorije "SOFTVER ZA KREIRANJE DOKUMENTA NA RAČUNARU. TEKST PROCESORI." 2017, 2018.

Uvod

Sa stanovišta tehnologije, upravljanje organizacijom, kao i upravljanje grani privrede ili države, je proces primanja, obrade i prenošenja informacija. Dokumentacija aktivnosti upravljanja sastoji se u fiksiranju ovih informacija, odnosno u kreiranju dokumenata. Gotovo svaka radnja menadžmenta se ogleda u odgovarajućem dokumentu. Nedokumentirane operacije upravljanja (koje ne zahtijevaju izradu dokumenata) su pomoćne, operativne i organizacione i čine skroman postotak u odnosu na dokumentirane.

Kao što znate, čovječanstvo trenutno prolazi kroz period lavinskog povećanja količine informacija. Ovo se u potpunosti odnosi na informacije koje nastaju u oblasti upravljanja i koje se evidentiraju u dokumentima. Implementacija procesa dokumentacije povezana je sa kreiranjem, obradom, skladištenjem, prijenosom i korištenjem zaista ogromnih nizova dokumenata snimljenih na papiru i drugim medijima.

Aktivnost svake organizacije zavisi od sposobnosti da se informacije efikasno koriste. Prije preduzimanja bilo kakve upravljačke radnje, donošenja menadžerske odluke, potrebno je prikupiti, obraditi i analizirati informacije potrebne za to, po pravilu, evidentirane u dokumentima. U uslovima korišćenja tradicionalne tehnologije, obrada sve veće količine dokumenata postaje sve napornija. Istovremeno, u uslovima formiranja tržišnih odnosa i sve veće konkurencije, vrednost pravovremenih i pouzdanih informacija za donošenje optimalnih upravljačkih odluka stalno raste.

Kako se aktivnosti bilo koje organizacije proširuju i postaju složenije, raste i broj poslovnih dokumenata, procesi vezani za obradu, pretraživanje i skladištenje dokumentarnih informacija, kao i upravljanje dokumentima općenito, prijete da se potpuno izmaknu kontroli, što tjera nas da preduzmemo mjere za poboljšanje efikasnosti rukovodećeg rada za korištenjem savremenih tehničkih sredstava i informacionih tehnologija.

U većoj mjeri, procesi kancelarijskog rada prilagođeni su upotrebi novih tehničkih sredstava i tehnologija, jer se za kreiranje i obradu dokumenata koriste standardne operacije. Sasvim je jasno zamisliti strukturu dokumenata većine organizacija. Za dokumentiranje određenih radnji upravljanja koriste se standardni tipovi i varijante dokumenata. Struktura obrasca i teksta upravljačkih dokumenata je standardna. Osim toga, značajan dio upravljačkih operacija (posebno svih kancelarijskih poslova) je formalno-logičke prirode, odnosno relativno se lako rastavljaju na jednostavnije operacije.

Dakle, trenutno postoji, s jedne strane, hitna potreba za korištenjem moderne tehnologije i tehnologije procesi upravljanja; s druge strane, objektivni preduslovi za njihovu implementaciju.

U vezi sa navedenim, zaključak je legitiman: relevantnost tradicionalne tehnologije orijentisane na „papirnu informatiku“ ostaje veoma visoka.

Tema je relevantna u tome sa razvojem informatičko društvo sve više i više novih tehnologija se uvodi u sve sfere ljudske aktivnosti, uključujući i kancelarijski rad. Svake godine se protok dokumenata u organizacijama povećava i potrebna su tehnička sredstva za pojednostavljenje obrade, skladištenja i pripreme dokumentacije, a loša upotreba kancelarijske opreme dovodi do smanjenja produktivnosti rada i efikasnosti rukovodećeg i tehničkog osoblja. .

Predmet istraživanja: sredstva za obradu informacija.

Predmet proučavanja: savremena tehnička sredstva za izradu i obradu dokumenata.

Svrha rada: proučiti karakteristike upotrebe savremenih tehničkih sredstava za obradu dokumenata u kancelarijskom radu.

Za postizanje cilja postavljeni su sljedeći zadaci:

Naučite kako dokumentirati informacije;

Klasificirati vrste i vrste dokumenata;

Razmotrite vrste nosača dokumenata;

Opišite kako modificirati, replicirati i fizički obraditi dokumente;

Otkriti karakteristike upotrebe telekomunikacija.

1. Tehnička sredstva u širem i užem smislu

Tehnika - opšti naziv raznih uređaja, mehanizama i uređaja koji ne postoje u prirodi, a proizvodi ih čovjek.

Osnovna svrha tehnologije je spasiti osobu od obavljanja fizički teškog ili rutinskog (monotonog) posla kako bi mu se omogućilo više vremena za kreativne aktivnosti koje će mu olakšati svakodnevni život.

Glavni zadaci tehnologije su :

· Stvaranje materijalnih i kulturnih vrijednosti;

· Proizvodnja, konverzija i prijenos različitih vrsta energije;

Prikupljanje, obrada i prijenos informacija;

Stvaranje i korištenje raznih prijevoznih sredstava;

・Održavanje odbrane

Univerzalna klasifikacija tehničkih sredstava još nije stvorena, a malo je vjerovatno da će biti stvorena u budućnosti. Trenutno se tehnologija klasificira prema područjima primjene, na primjer: industrijska tehnologija, transport, Aparati, računari itd. Dodatno, oprema se može podijeliti na proizvodnu, na primjer, alatne mašine, alati, mjerni instrumenti i sl., i neproizvodnu - kućanski aparati, automobili, oprema za slobodno vrijeme.

Istorija razvoja tehnologije

Tehnika je sudbina osobe koja ga prati od trenutka buđenja svijesti. U početku, u doba kamenog doba, tehnologija je bila oruđe za ubijanje i obradu: koplje, bumerang, kamena sjekira, igla, šilo. U doba neolitske revolucije pojavljuju se poljoprivredna tehnika, transportne i hidraulične konstrukcije, kao i najjednostavniji mehanički uređaji: poluga, klin, kapija, blok, točak. Ako uzmemo njegovo trenutno stanje, tada možemo identificirati sljedeće glavne faze njegovog formiranja:

Krajem 18. - početkom 19. stoljeća. Industrijska revolucija - stvaranje parne mašine i univerzalnih mašina za predenje, koja je označila pad zanatske proizvodnje i prelazak na industrijsku ekonomiju (mašinska proizvodnja).

Kraj 19. vijeka. Stvaranje motora sa unutrašnjim sagorevanjem, što je omogućilo stvaranje nova klasa kompaktne mašine, uključujući automobile, brodove itd. Široko uvođenje električne energije, uključujući metode njene proizvodnje i upotrebe u električnim mašinama.

Početak XX veka. Razvoj radiotehnike i radio elektronike. Kreiranje transportne proizvodnje.

Sredinom XX veka. Uvođenje opsežne automatizacije proizvodnje, stvaranje kompjuterske tehnologije. Izlaz u svemir.

Kraj XX - početak XXI vijeka. Istraživanja u oblasti bio- i nanotehnologije, koja mogu dovesti do još jedne revolucije u mnogim oblastima ljudske aktivnosti.

Također vrijedi zasebnu klasu vojne opreme, koji uključuje sve tehnički uređaji i vozila dizajnirana za održavanje odbrambene sposobnosti i izvođenje borbenih dejstava na kopnu, na moru, u zraku i svemiru.

Različiti tehnički uređaji mogu značajno povećati efikasnost i produktivnost rada, racionalnije koristiti prirodne resurse, a također smanjiti vjerojatnost ljudske greške pri izvođenju bilo kakvih složenih operacija.

1.1 Načini dokumentovanja

Fiksiranje informacija na materijalnim medijima, kao što je jasno iz definicije dokumenta, vrši se na način koji je napravio čovjek. Pod metodom dokumentovanja se podrazumijeva radnja ili skup radnji koje se koriste u procesu snimanja informacija. Kako se ljudsko društvo razvijalo, broj ovih metoda se stalno povećavao i postajao sve raznovrsniji.

Istorijski gledano, prvi način dokumentovanja bio je deskriptivni način. Ova metoda se sastoji u nanošenju jezičkih i slikovnih znakova na površinu materijalnog nosača, obično uz pomoć neke vrste sredstva za bojenje. Prvo, korištenje najjednostavnijih alata za pisanje (olovka, kalam) VII-VIc. BC

Najjednostavnija sredstva zamjenjuju se perjem guske, patke i gavrana, koje se prvi put pominje u 7. stoljeću. Međutim, već u starom Rimu pojavilo se perje od bronce i bakra. Godine 1809. patentirano je prvo pero, čiji je izumitelj bio Friederik Folsch iz Austrije.

Godine 1938. mađarski novinar Josef Laszlo Biro izumio je hemijsku olovku u kojoj je "vječna olovka" zamijenjena slobodno rotirajućom loptom. 1949. godine pojavila se prva sovjetska hemijska olovka. 1960-1970-ih, u procesu poboljšanja tinte za nalivpera, počeli su se pojavljivati ​​markeri, rapidografi i flomasteri. Proces poboljšanja i modifikacije ručki se nastavlja. Najjednostavniji alati za pisanje i dalje su najčešće sredstvo ručne, tekstualne i vizualne dokumentacije. Odlikuje ih jednostavnost dizajna, pouzdanost, raznolikost. Gotovo svi koji moraju da rade sa dokumentima koriste ručne alate za pisanje, ali njihova upotreba ne obezbeđuje visoku produktivnost u procesu dokumentovanja.

Među različitim načinima dokumentiranja možemo razlikovati:

1. Mehaničko snimanje:

1.1. Perforacija (na taj način se stvaraju dokumenti čiji se nizovi (u cjelini ili djelomično) nazivaju tehnotronički, mašinski čitljivi, audiovizuelni;

1.2. Analogno i mehaničko snimanje zvuka. Mehaničko snimanje zvuka je sistem kojim se žljeb seče ili istiskuje na pokretnom materijalnom nosaču u skladu sa snimljenim zvučnim vibracijama. Mehaničko snimanje zvuka je tipično analogno snimanje informacija;

2. Fotohemijska metoda (fotodokumentacija);

3. Filmska dokumentacija;

4. Elektronski način dokumentaciju. Elektronska dokumentacija.

5. Optičko (lasersko) i magneto-optičko snimanje i reprodukcija informacija;

6. Holografija;

Dokumentacija se može vršiti ne samo na prirodnom jeziku (tekstualna dokumentacija), već i na vještačkom jeziku. U ovom slučaju informacije se obrađuju uz pomoć elektronskih računara, kodiraju, tj. pojavljuje na ovaj ili onaj način standardni obrazac. Štaviše, iste informacije mogu biti kodirane u različitim oblicima i, naprotiv, različite informacije mogu biti predstavljene u sličnom obliku.

Čovjek je dugo počeo pribjegavati kodiranju informacija. Kao što je ispravno navedeno u literaturi, već pisanje i aritmetika nisu ništa drugo do sistemi za kodiranje govora i numeričkih informacija. Međutim, napravljen je odlučujući korak kao rezultat izuma takozvanog binarnog kodiranja, tj. kodiranje informacija pomoću samo dva znaka - 0 i 1, koji se nazivaju bitovi (od engleskog bit - binarna cifra - binarna cifra). Na taj način se počelo provoditi kodiranje slova, brojeva, drugih znakova i simbola, kao i slika i zvukova. Bilo je to binarno kodiranje koje je ugrađeno u dizajn računara.

U prvoj četvrtini 20. veka izumljene su vakuumske cevi koje su se široko koristile u radiotehnici.

Kao rezultat toga, na prijelazu iz 1930-ih u 1940-e, u nekoliko zemalja svijeta, uključujući SSSR, pojavila se ideja o stvaranju programski kontroliranih računala. U našoj zemlji serijska proizvodnja računara pokrenuta je 1952. godine.

Pojavom računara počeo je nagli razvoj automatizacije procesa dokumentovanja informacija, njihovog prenosa, skladištenja i korišćenja. Dokumenti na mašinskim medijima postaju sve rasprostranjeniji, tj. dokumenti kreirani korišćenjem materijalnih medija i metoda snimanja koje obezbeđuju obradu dokumentovanih informacija elektronskim računarima.

Od početka 1960-ih, prvi kompjuterski sistemi dizajnirani za automatsku obradu upravljačkih informacija počeli su da rade u Sovjetskom Savezu. Do sredine 1980-ih, u zemlji je već postojalo više od 6.000 automatizovanih kontrolnih sistema. To je dovelo do masovnog kreiranja upravljačkih dokumenata na mašinskim medijima. Godine 1982. stvoreno je prvo arhivsko skladište mašinski čitljivih dokumenata u SSSR-u.

Od kasnih 1980-ih U našoj zemlji počinje široka upotreba personalnih računara. Do danas se u većini organizacija, ustanova i preduzeća rad sa dokumentima odvija uglavnom uz pomoć kompjuterska tehnologija. Tako su elektronski dokumenti čvrsto ušli u oblast upravljanja dokumentima. U drugoj polovini 1990-ih, sam termin „elektronski dokument” je ušao u upotrebu.

1.2 Vrste i vrste dokumenata

Bilo koja sfera ljudske aktivnosti, na ovaj ili onaj način, povezana je sa dokumentovanim informacijama, tj. informacije sadržane u dokumentu. Podaci sadržani u dokumentu imaju određene specifičnosti, izražene u sljedećem:

a) dokument je nosilac društvenih informacija koje je stvorila osoba za upotrebu u društvu;

b) dokument pretpostavlja prisustvo semantičke (semantičke) informacije, koja je rezultat ljudske intelektualne aktivnosti. Prisustvo sadržaja jedna je od glavnih karakteristika dokumenta. Besmislena informacija ne može biti dokument;

c) informacija se prenosi diskretno, tj. u obliku poruka. Poruka fiksirana na nekom materijalnom nosaču postaje dokument. Dokument karakteriše potpunost poruke. Nepotpuna, fragmentarna poruka ne može biti potpuni dokument. Izuzetak su nedovršena književna djela, skice, skice, nacrti, karakterizacija kreativni proces njihov tvorac (pisac, naučnik, umetnik);

d) kao i svaki objekat koji ima simboličku prirodu, poruka je kodirani tekst. Značenje ili značenje kodiranog teksta može se razumjeti samo znanjem sistem znakova kodiranje i dekodiranje informacija. Fiksna poruka ima simboličku formu jer se samo u njoj u poruci mogu preneti znanja, emocije, voljni uticaji autora (komunikatora), dajući čitaocu (primaocu) mogućnost da dekodira i ovlada relevantnim znanjem. Značaj je obavezno svojstvo svake dokumentarne poruke;

Federalni zakon "O informisanju, informatizaciji i zaštiti informacija" definiše pojam dokumenta (dokumentovane informacije) kao informacije zapisane na materijalnom nosaču sa detaljima koji omogućavaju njihovu identifikaciju. Ovaj koncept se danas najčešće koristi.

Svi dokumenti su podijeljeni u dvije velike grupe prema vrstama aktivnosti koje se u njima ogledaju. Prvi su dokumenti o opštim i administrativnim pitanjima, tj. o pitanjima opšteg upravljanja preduzećem (organizacijom) i njegovim proizvodnim aktivnostima. Ove dokumente mogu sastaviti zaposleni u svim odjelima preduzeća. Druga grupa - dokumenti o funkcijama upravljanja. Takvu dokumentaciju sastavljaju službenici finansijskih organa, službe za računovodstvo, planiranje, nabavku i marketing i druge funkcionalne jedinice.

Dokumenti su klasifikovani po naslovima: službena pisma, naredbe, protokoli, akti, memorandumi, ugovori itd. Dizajn svih ovih dokumenata je jedinstven, ali sadržajno mogu biti potpuno različiti:

Na mestu sastavljanja: interni (dokumenti koje sastavljaju zaposleni u ovom preduzeću) i eksterni (dokumenti primljeni od drugih preduzeća, organizacija i pojedinaca);

U formi: individualni, kada sadržaj svakog dokumenta ima svoje karakteristike (na primjer, memorandum), šablonski, kada se dio dokumenta štampa, a dio popunjava pri sastavljanju, i tipičan, kreiran za grupu homogenih preduzeća . Po pravilu, svi standardni i šablonski dokumenti se štampaju tipografski ili na duplikatorima;

Po rokovima: hitni, koji zahtijevaju izvršenje u određenom roku i nehitni, za koje rok nije određen;

Po poreklu: službeni, koji utiču na interese preduzeća, organizacije i lični, koji se odnose na određenu osobu i koji su nominalni;

Po vrsti registracije: autentična, kopije, izvodi, duplikati;

· fiksiranjem: pisani, grafički, fotografski i filmski dokumenti itd.

Razmotrite vrste dokumenata detaljnije:

1. Organizacioni i pravni dokumenti (OD) su pravni osnov za djelovanje organizacije i sadrže odredbe zasnovane na normama upravnog prava i obavezujuće. Takvi dokumenti sadrže pravila, norme, propise, utvrđuju status organizacije, njenu nadležnost, strukturu, kadar, službeni sastav, funkcionalni sadržaj organizacije u cjelini, njene odjele i zaposlenike, njihova prava na dužnost i druge aspekte. Organizacione i pravne dokumente mora odobriti nadležni organ - matična organizacija, rukovodilac ove organizacije, kolegijalni organ (npr. generalna skupština dioničari, upravni odbor itd.)

Sa stanovišta roka važenja, OD su neograničeni, važe dok se ne ponište ili ne odobre novi (izuzetak je osoblje koji se razvija i odobrava godišnje). S obzirom na prirodu djelatnosti ustanove i organizaciju rada, mogu se izvršiti promjene u OD, za koje rukovodilac izdaje upravni akt (naredbu ili uputstvo). U slučaju reorganizacije djelatnosti izrađuju se i odobravaju novi OD. Procedura za unošenje izmena i njihova revizija zavisi od vrste OD.

Tekst većine OA sastoji se od odjeljaka s vlastitim naslovima i podijeljenih na paragrafe i podstavke, numerirane arapski brojevi. U procesu izrade OD moraju proći proceduru odobravanja i koordinacije sa svim zainteresovanim resorima i licima, pravna služba, zamjenici rukovodioca organizacije ili jedan od zamjenika zaduženih za odgovarajući pravac aktivnosti organizacije.

OD sadrži: statut, osnivački akt, uredbu o organizaciji, uredbu o strukturnoj jedinici, uredbu o kolegijalnom (savjetodavnom) tijelu organizacije, pravilnik, kadrovski raspored, uputstvo, radno mjesto. opis.

Organizaciono-pravni dokumenti se sastavljaju na standardnom listu papira (format A4) ili na uobičajenom obrascu (u zavisnosti od vrste dokumenta), a obavezni podaci su: naziv organizacije (naziv jedinice je naznačeno i ako je dokument odobren od strane rukovodioca jedinice), naziv vrste dokumenta, datum, broj dokumenta, naslov teksta, potpis, pečat odobrenja.

2. Administrativni dokumenti - Riječ je o dokumentima koji bilježe odluke o administrativnim i organizacionim pitanjima organizacije. Ovi dokumenti regulišu i koordiniraju aktivnosti, omogućavaju organu upravljanja da obezbijedi sprovođenje zadataka koji su mu dodijeljeni. Bez obzira na organizaciono-pravnu formu, prirodu i sadržaj aktivnosti organizacije, njenu nadležnost, strukturu i druge faktore, rukovodstvu svake organizacije dato je pravo da obavlja izvršne i administrativne poslove i, shodno tome, izdaje administrativna dokumenta. Administrativni dokumenti sadrže odluke koje idu od vrha do dna u sistemu upravljanja: od organa upravljanja do upravljanog, od rukovodioca organizacije do strukturnih odjela i zaposlenih. Upravo ovi dokumenti implementiraju vertikalno upravljivost objekata.

U pravnom smislu, upravni dokumenti se odnose na pravne akte: oni izražavaju posebne pravno mjerodavne upute subjekata upravljanja. Specifičnost ovakvih uputstava očituje se u tome što se uz pomoć administrativnih dokumenata rješavaju problemi i pitanja koja nastaju u oblasti upravljanja; upućeni su određenim institucijama, strukturne jedinice, zvaničnici ili zaposlenima; oni su pravne činjenice, uzrokujući nastanak specifičnih upravno-pravnih odnosa.

U zavisnosti od obima svog delokruga, administrativni dokumenti se dele na:

· pravni akti federalni nivo - akti koje donose predsjednik Ruske Federacije, Vlada Ruske Federacije, savezni organi izvršna vlast(ministarstva, komiteti, agencije, službe itd.);

· pravni akti koji su na snazi ​​na nivou subjekata Ruske Federacije - republika, teritorija, regiona, gradova od republičkog značaja Moskve i Sankt Peterburga, autonomnih oblasti i okruga, kao i teritorijalnih entiteta;

pravni akti organizacija, ustanova, preduzeća.

Osnov za izdavanje administrativnog dokumenta može biti:

potrebu sprovođenja donetih zakonskih, podzakonskih akata i drugih odluka viših organa i ranijih odluka ove organizacije;

· potreba za obavljanjem vlastitih izvršnih i administrativnih aktivnosti, zbog funkcija i zadataka organizacije.

Regulatorne dokumente može izdavati zajedno više organa upravljanja.

Sa stanovišta postupka rješavanja pitanja (donošenja odluka), svi upravni dokumenti su podijeljeni u dvije grupe:

Dokumenti objavljeni u kolegijalnim uslovima;

Dokumenti izdati na osnovu isključivog odlučivanja.

3. Informacije i referentni dokumenti dati informacije koje podstiču određene odluke, tj. inicirati upravljačke odluke, omogućavaju vam da odaberete jednu ili drugu metodu uticaja upravljanja. Ne sadrže naredbe, ne obavezuju da izvršavaju naređenja. Dokumenti ovog sistema imaju pomoćnu ulogu u odnosu na organizacione, pravne i administrativne dokumente. Posebnost ovih dokumenata je da u sistemu upravljanja idu odozdo prema gore: od zaposlenog do rukovodioca jedinice, od šefa jedinice do rukovodioca organizacije, od podređene organizacije do višeg.

Na osnovu rješenja načelnika, informacije i referentni dokumenti mogu postati osnova za donošenje nekih odluka ili pripremu upravnih dokumenata.

Informativni i referentni dokumenti uključuju: memorandum, dopis, objašnjenje, prijedlog, prezentaciju, izjavu, sve vrste korespondencije, protokol, akt, potvrdu, zaključak, osvrt, sažetak, lista, lista.

Sve ove vrste dokumenata mogu se kreirati u formatu elektronskog dokumenta.

1.3 Vrste nosača dokumenata

U savremenom svijetu, informacije su najvredniji resurs, uporediv samo s vremenom. Informacija obavlja mnoge zadatke u životu društva, obezbjeđujući komunikacijski uticaj svih njegovih komponenti, fiksirajući, čuvajući i prenoseći primljeno i akumulirano znanje. Ipak, informacije igraju ključnu ulogu u upravljanju. Upravljačke informacije se bilježe u dokumentima. Dokument kao nosilac informacija jeste informacioni resursčije je upravljanje povjereno stručnjacima za dokumentaciju. Evo nekih definicija pojma Informacije:

INFORMACIJE- informacije o osobama, predmetima, činjenicama, događajima, pojavama i procesima, bez obzira na oblik njihovog predstavljanja (ovaj koncept se danas najčešće koristi).

INFORMACIJE- fiksirano bilo kojom vrstom pisanja ili bilo kojim sistemom za snimanje zvuka, koji sadrži sve ili glavni dio govornih informacija dokumenta.

Ruska Federacija je do danas akumulirala ogromne rezerve informacija koncentrisanih u različitim bazama podataka i bazama podataka, na disketama i CD-ROM-ovima i na drugim nosiocima informacija. Ove informacije se koriste svuda - u bibliotekama, informacionim centrima, muzejima, arhivima, obrazovnim institucijama i drugim organizacijama.

Sama informacija nije dovoljna karakteristika dokumenta. Materijalna komponenta je jedna od dvije neophodne i obavezne komponente dokumenta, bez koje ne može postojati. Materijalnu komponentu dokumenta određuje nosilac informacija (materijalni nosač) - materijalni objekt koji je posebno kreirala osoba i namijenjen za snimanje, pohranjivanje i prenošenje informacija. Postojanje dokumenta izvan materijalnog nosioca je nemoguće.

Nosač informacija (nosač informacija) je svaki materijalni predmet ili medij koji sadrži (nosi) informaciju i može je pohraniti u svojoj strukturi na prilično dugo vrijeme.

Mediji za skladištenje se koriste za snimanje, skladištenje, čitanje, prenos i distribuciju informacija.

Razmotrite klasifikaciju nosilaca informacija:

Za glavnu svrhu

1. Opšte namjene (kao što je papir);

2. Specijalizovani (samo za digitalno snimanje);

Po broju ciklusa pisanja

1. Za pojedinačni unos

2. Za višestruko snimanje

Po izdržljivosti

1. Za kratkotrajno skladištenje (akumulaciju)

2. Za dugotrajno skladištenje

Najčešći tip su nosači na papiru. Većina modernih dokumenata koji funkcionišu u društvu izrađuju se na papirnoj osnovi ili zamjenama papira. Zovu se papir, odnosno imaju nosač papira.

U ovim medijima informacije se prikazuju u obliku simbola i slika. Takve informacije se klasifikuju kao dokumentovane informacije i predstavljaju različite vrste dokumenata.

Papirna dokumenta obuhvataju poslovnu, naučnu i tehničku dokumentaciju, knjige, časopise, novine, rukopise, karte, bilješke, umjetničke publikacije, bušene trake, bušene kartice itd.

Papir ispunjava mnoge zahtjeve: relativno je jednostavan za proizvodnju, pristupačan, umjereno izdržljiv, dugo se čuva i olakšava snimanje informacija. Najvredniji kvalitet papira - omogućava vam repliciranje informacija. Masovno širenje informacija putem štampe postalo je moguće samo kao rezultat industrijske proizvodnje papira.

Pojava vještačkih medija na bazi polimera (šelak, polivinil hrom, poluvodič, biomasa) dodala je raznolikost vrsta dokumenata sposobnih da prenesu zvučni govor, muziku, pokretne i trodimenzionalne slike. Nastajale su ploče, magnetni filmovi, fotografski i filmski filmovi, magnetni i optički diskovi - materijalni nosioci takvih informacija koje se ne mogu zabilježiti na papiru.

Polimer-film dokumenti uključuju: filmske dokumente (kino, dija-, video film), fotografske dokumente (providni film, mikrofilm, mikrokartice, mikrofiš), fono dokumente (magnetne fonograme za snimanje slike i zvuka), dokumente za upotrebu u računarima (bušeni trake).

Grupu dokumenata na polimernim pločama čine: fleksibilni magnetni disk, magnetna kartica, fleksibilna i kruta gramofonska ploča, optički disk - tvrdi i meki.

Prenos dokumentovane informacije u vremenu i prostoru direktno je povezan sa fizičkim karakteristikama njenog materijalnog nosioca. Dokumenti, kao masovni društveni proizvod, imaju relativno malu trajnost. Tokom rada u radnom okruženju, a posebno tokom skladištenja, izloženi su brojnim negativnim uticajima usled temperaturnih promena, vlage, uticaja svetlosti, bioloških procesa itd.

Stoga nije slučajno što je problem trajnosti materijalnih nosača informacija u svakom trenutku privlačio pažnju učesnika u procesu dokumentacije. Već u antici postojala je želja da se zabilježe najvažnije informacije o tako relativno izdržljivim materijalima kao što su kamen i metal.

U procesu dokumentacije postojala je želja za korištenjem visokokvalitetnih, postojanih boja i mastila.

Međutim, rješavajući problem trajnosti, osoba se odmah morala suočiti s drugim problemom, a to je da su trajni mediji za skladištenje po pravilu skuplji. Stoga smo stalno morali tražiti optimalan omjer između trajnosti materijalnog nosača informacija i njegove cijene. Ovaj problem je i dalje veoma važan i relevantan.

Razmotrite uređaj za skladištenje kao vrstu medija za skladištenje.

Uređaj za skladištenje (memorija) je nosilac informacija namenjen za snimanje i skladištenje podataka. Rad uređaja za skladištenje može se zasnivati ​​na bilo kom fizičkom efektu koji dovodi sistem u dva ili više stabilnih stanja. memorija se može klasifikovati rekordna stabilnost na:

· Memorija samo za čitanje (ROM) čiji sadržaj ne može biti promijenjen od strane krajnjeg korisnika (npr. CD-ROM). ROM u radnom režimu dozvoljava samo čitanje informacija;

· Upisiva memorija (PROM) u koju krajnji korisnik može upisati informacije samo jednom (na primjer, CD-R);

· Prepisiva memorija (PEPROM) (na primjer, CD-RW);

· Memorija sa slučajnim pristupom (RAM) omogućava način snimanja, skladištenja i čitanja informacija u procesu njihove obrade. Brza, ali skupa RAM (SRAM) izgrađena je na flip-flopovima, sporije, ali jeftinije varijante RAM-a - dinamička memorija (DRAM) su izgrađene na kondenzatorima. U oba tipa memorije, informacije nestaju nakon što se odvoje od trenutnog izvora.

Po vrsti pristupa Memorija je podijeljena na:

· Uređaji sa serijskim pristupom (na primjer, magnetne trake);

· Uređaji sa slučajnim pristupom (RAM) (na primjer, memorija sa slučajnim pristupom);

· Uređaji sa direktnim pristupom (na primjer, tvrdi magnetni diskovi);

· Uređaji sa asocijativnim pristupom (posebni uređaji za poboljšanje performansi baze podataka).

Geometrijskom konstrukcijom :

disk (magnetni diskovi, optički, magneto-optički);

trake (magnetne trake, bušene vrpce);

Bubanj (magnetski bubnjevi);

kartice (magnetne kartice, bušene kartice, fleš kartice, itd.)

štampane ploče (DRAM kartice).

Prema fizičkom principu:

1. perforirani (sa rupama ili izrezima):

Card;

Perforirana traka;

2. sa magnetnim zapisom:

Feritna jezgra;

Magnetski diskovi (tvrdi i fleksibilni);

Magnetne trake;

Magnetne kartice;

3. optički:

4. Magneto-optički

5. Korištenje akumulacije elektrostatičkog naboja u dielektricima (punjači kondenzatora, katodne cijevi za skladištenje);

6. Korišćenje efekata u poluprovodnicima (EEPROM, fleš memorija);

7. Zvuk i ultrazvuk (linije kašnjenja);

8. korištenjem supravodljivosti (kriogenih elemenata) itd.

Prema obliku snimljenih informacija razlikuju se analogni i digitalni uređaji za skladištenje podataka.

Digitalni uređaji za skladištenje su uređaji dizajnirani za snimanje, skladištenje i čitanje informacija predstavljenih u digitalnom kodu.

Govoreći o elektronskom dokumentu, potrebno je voditi računa o formatima ovih dokumenata. Format elektronskog dokumenta je format datoteke koji sadrži tekstualne i audiovizuelne informacije u kodiranom obliku. Formati teksta se koriste za kreiranje tekstova pomoću programera za obradu teksta.

DOC za pregled i uređivanje teksta dokumenta

PDF format za prikaz dokumenta u identičnom obliku

RTF je namijenjen za pregled dokumenata, njihovo uređivanje u različitim verzijama softverskih proizvoda.

2. Savremena tehnička sredstva za izradu i obradu dokumenata

Alati koji se koriste za kreiranje i obradu dokumenata su pak alati za obradu informacija, mogu se podijeliti u dvije velike grupe. Ovo main I pomoćni objekata.

Pomoćna sredstva su oprema koja osigurava operativnost osnovnih sredstava, kao i oprema koja olakšava i čini udobnijim menadžerski rad. TO pomagala obrada informacija uključuje kancelarijsku opremu i sredstva za popravku i preventivu. Kancelarijsku opremu predstavlja veoma širok spektar alata, od dopisnica, do sredstava dostavljanja, reprodukcije, čuvanja, pretraživanja i uništavanja osnovnih podataka, sredstava uprav industrijska veza i tako dalje, što čini rad menadžera praktičnim i udobnim.

Osnovna sredstva su alati za automatizovanu obradu informacija. Poznato je da su za upravljanje određenim procesima potrebne određene upravljačke informacije koje karakterišu stanja i parametre tehnološkim procesima, kvantitativni, trošak i indikatori rada proizvodnja, nabavka, marketing, finansijske aktivnosti itd. Osnovna sredstva tehničke obrade obuhvataju: sredstva za registraciju i prikupljanje informacija, sredstva za prijem i prenos podataka, sredstva za pripremu podataka, sredstva za unos, sredstva za obradu informacija i sredstva za prikazivanje informacija. U nastavku su svi ovi alati detaljno razmotreni.

· Dobijanje primarnih informacija i registracija je jedan od radno intenzivnih procesa. Stoga se široko koristi uređaji za mehanizovano i automatizovano merenje, sakupljanje i evidentiranje podataka. Raspon ovih sredstava je veoma širok. To uključuje: elektronski balans, razni brojači, semafori, mjerači protoka, kase, mašine za brojanje novčanica, bankomati i još mnogo toga. Ovo također uključuje različite proizvodne registratore dizajnirane za pravljenje i snimanje informacija o poslovnim transakcijama na mašinskim medijima.

· Sredstva za primanje i prenošenje informacija. Prijenos informacija odnosi se na proces slanja podataka (poruka) s jednog uređaja na drugi. Interakcioni skup objekata koji formiraju uređaji za prijenos i obradu podataka naziva se mreža.Oni kombiniraju uređaje dizajnirane za prijenos i primanje informacija. Oni obezbjeđuju razmjenu informacija između mjesta njihovog porijekla i mjesta njihove obrade. Struktura sredstava i metoda prenosa podataka određena je lokacijom izvora informacija i objekata za obradu podataka, obimom i vremenom prenosa podataka, vrstama komunikacionih linija i drugim faktorima. Sredstva za prenos podataka predstavljaju pretplatničke stanice (AP), prenosna oprema, modemi, multiplekseri.

· Alati za pripremu podataka predstavljaju uređaji za pripremu informacija na mašinskim medijima, uređaji za prenos informacija sa dokumenata na medij, uključujući računarske uređaje. Ovi uređaji mogu sortirati i ispravljati.

· Alati za unos služe za percepciju podataka sa mašinskih medija i unos informacija u računarske sisteme

· Alati za obradu informacija igraju važnu ulogu u kompleksu tehničkih sredstava za obradu informacija. Alati za obradu uključuju računare, koji su zauzvrat podijeljeni u četiri klase: mikro, mali (mini); velikih i superkompjutera. Mikroračunar Postoje dvije vrste: univerzalne i specijalizirane. I univerzalni i specijalizovani mogu biti i višekorisnički - moćni računari opremljeni sa nekoliko terminala i koji rade u režimu deljenja vremena (serveri), i jednokorisnički (radne stanice) koji su specijalizovani za obavljanje jedne vrste posla.

Mali kompjuteri– rad u režimu deljenja vremena i u režimu više zadataka. Njihova pozitivna strana je pouzdanost i jednostavnost rada.

Mainframes– (glavne farme) karakteriše velika količina memorije, visoka tolerancija grešaka i performanse. Takođe ga karakteriše visoka pouzdanost i zaštita podataka; mogućnost povezivanja velikog broja korisnika.

superkompjuter- ovo su moćni višeprocesorski računari sa brzinom od 40 milijardi operacija u sekundi.

Server- računar posvećen obradi zahtjeva svih mrežnih stanica i pružanju pristupa ovim stanicama sistemskim resursima i distribuciji ovih resursa. Univerzalni server se zove - server-aplikacija. Moćni serveri se mogu pripisati malim i velikim računarima. Sada su Marshall serveri vodeći, a tu su i Cray serveri (64 procesora).

· Sredstva za prikazivanje informacija koristi se za izlaz rezultata proračuna, referentnih podataka i programa na mašinski medij, štampanje, ekran i tako dalje. Izlazni uređaji uključuju monitore, štampače i plotere.

Monitor- Ovo je uređaj dizajniran za prikaz informacija koje korisnik unese sa tastature ili izlaza putem računara.

Štampač- Ovo je uređaj za ispisivanje tekstualnih i grafičkih informacija na papir.

Ploter- Ovo je uređaj za ispisivanje crteža i dijagrama velikih formata na papir.

2.1 Načini i sredstva promjene, umnožavanja i fizičke obrade dokumenata

U vezi sa široko rasprostranjenom upotrebom alata za promenu, repliciranje i fizičku obradu dokumenata direktno u oblasti upravljanja, u različitim kancelarijama i organizacijama, takvi alati su počeli da se nazivaju "kancelarijska organizaciona oprema" (kancelarijska oprema) - tehnički alati koji se koriste za mehanizaciju. i automatizacija upravljačkih i inženjerskih poslova.

Kancelarijska oprema za ured renomirane kompanije može uključivati, na primjer, takve uređaje i opremu kao što su personalni računar, organizaciona mašina, pisaće mašine, telefonski i radiotelefonski aparati, mini-PBX, direktorska centrala, glasnogovorni telefonski interfon, sistem za pejdžing, teletip, faks mašina, fotokopir aparat, rizograf, diktafon, oprema za projekciju, mašina za adresiranje, mašina za obeležavanje, laminator, pečat, šreder dokumenata, otvarač koverti, heftalica, oprema za arhiviranje, stalci i ormari za arhiviranje, sef, kolica, pneumatska pošta, itd .

Kancelarijska oprema u širem smislu može uključivati ​​sve uređaje, uređaje, tehničke alate i uređaje, mašine, nameštaj itd., od olovaka i šiljila za njih do računara i sistema.

U užem smislu, kancelarijska oprema se često shvata samo kao tehnička sredstva koja se koriste u kancelarijskom radu za kreiranje informativnih papirnih dokumenata, kopiranje, reprodukciju, obradu, skladištenje, transport i administrativne i upravljačke komunikacije.

Opisaćemo neke od istorijskih informacija povezanih sa pojavom kancelarijske opreme i njenih "prethodnika", kao i opisati metode kopiranja i umnožavanja dokumenata.

Kako bi se olakšao i ubrzao proces kopiranja početkom 19. stoljeća počeo se koristiti karbonski papir („karbonski papir“). “Napravu za primanje kopija pisama i dokumenata” patentirao je 1806. Englez R. Wedgwood. U uređaju koji je izumio, tanak papir je bio natopljen plavim mastilom, a zatim osušen između dva lista upijajućeg papira. Ovako dobijeni "karbonski papir" mogao bi se staviti pod list papira prilikom pisanja i dobiti kopiju. Masovna proizvodnja pisaćih mašina koja je započela krajem 19. stoljeća dovela je do pojave crnog karbonskog papira, po kvalitetu bliskog modernom. Njegova upotreba je omogućila da se napravi nekoliko kopija dokumenta. Izumljen je polietilenski karbonski papir koji vam omogućava da dobijete 15-20 jasnih otisaka u isto vrijeme. Trenutno se za impregnaciju karbonskih papira koriste približno iste boje kao u proizvodnji traka za pisaće mašine.

Naučno-tehnološki napredak doveo je do pronalaska u 19.-20. stoljeću niza originalnih tehnologija kopiranja i replikacije i odgovarajućih sredstava reprografije (od latinskog re - prefiksa koji označava ponovljeno djelovanje, proizvodim - proizvodim i grčkog grapho - Crtam, pišem, crtam - generalizovani naziv procesa kopiranja dokumenata) i operativne štampe. Najčešći načini kopiranja tokom ovog perioda uključivali su sljedeće:

Fotografija je jedna od najstarijih metoda kopiranja. Daje visok kvalitet, ali je skup i dugotrajan zbog složenosti procesa obrade fotografskih materijala. Fotokopiranje se vrši i konvencionalnim fotoaparatima i uz korištenje posebne fotografske opreme. Konkretno, krajem 20. stoljeća u Rusiji je izumljena restauratorska arhivska kamera, koja omogućava kopiranje tekstova dokumenata koji su se ranije smatrali nepovratnim. Uz njegovu pomoć, na primjer, bilo je moguće pročitati 18 listova pergamenta otkrivenih tokom iskopavanja u Kremlju 1843. godine.

Varijanta fotokopiranja je mikrofotokopiranje (mikrofilmovanje) - izrada mikroforma fotografskom metodom, tj. smanjene (sa 7 na 150 puta) kopije dokumenata. Raznovrsnost mikrokopiranja je mikroficheting - fotografsko snimanje informacija na ravnom fotografskom filmu standardne veličine A6 (105 * 148 mm) smanjeno je za 24 puta uz pomoć optike i fiksirano na mikrofišu u obliku male ćelije. Ukupno 98 sličica običnih stranica teksta postavljeno je na standardni mikrofiš. Međutim, razvijene su tehnologije koje omogućavaju postavljanje do 270 stranica slika na mikrofiš.

Trenutno dostupna oprema za snimanje i reprodukciju informacija pomoću mikrofiša omogućava snimanje štampanog teksta na mikrofiš sa produktivnošću od 1500-2000 dokumenata na sat (15 mikrofiša). Treba napomenuti da je čitanje mikrofiša moguće samo uz pomoć opreme za uvećanje.

Diazografska metoda (blueprinting) se obično koristi pri kopiranju crteža i tehničke dokumentacije velikog formata na poseban fotoosjetljiv (na ultraljubičaste zrake) diazo papir; prvi put su takve kopije dobijene u Velikoj Britaniji 1842. godine.

Termografsko kopiranje (termografija) se izvodi uz pomoć termokopirnih aparata na posebnom termoreaktivnom papiru ili preko termokopirnog papira na običnom papiru. Zasnovan je na principu ozračivanja papira intenzivnim mlazom toplotnih infracrvenih zraka koji proizvode lokalno zagrevanje, koje se zatim prenosi na termoset papir;

Elektrografsko kopiranje (kserografija) prvi je predložio ruski E.E. Gorin 1916. godine. Trenutno je najčešći. Ova metoda omogućava brzo, efikasno i relativno ekonomično kopiranje Potrebni dokumenti. Štaviše, u procesu kopiranja moguće je skaliranje i uređivanje dokumenata.

Digitalno elektrografsko kopiranje (digitalno kopiranje). Digitalni fotokopir aparat vam omogućava da kopirate ne samo brzo i efikasno, već i da dobijete kopije koje su bolje od originala. Međutim, u procesu upravljanja vrlo je često potrebno duplirati dokumente u tiražu od 50-100 ili više primjeraka. Od 1980-ih, elektronski sitotisak (rizografija) je postao najperspektivniji metod operativne štampe. Izvodi se uz pomoć digitalnih duplikatora - rizografa, kao i duplikatora. Omogućavaju umnožavanje direktno sa računara brzinom do 130 otisaka u minuti.

Za masovno umnožavanje dokumenata koriste se različite metode štampanja, od kojih su najnapredniji visoki i duboki štampa, koji se koriste za masovnu reprodukciju knjiga, brošura i drugih štampanih proizvoda. Potreba, danas, da ima informacije, da bude upoznat sa svim slučajevima, novim proizvodima tera čoveka da izmišlja novije tehnologije koje omogućavaju umnožavanje, repliciranje, obradu dokumentovanih informacija. Sva ova organizaciona tehnika čini materijalnu osnovu progresivnih sistema upravljanja. Slaba upotreba kancelarijske opreme u menadžmentu dovodi do smanjenja produktivnosti rada i efikasnosti rada rukovodećih kadrova, do neprihvatljivih kašnjenja u rješavanju operativnih pitanja, a često i do pogrešnih odluka zbog nedostatka potrebnih informacija i do drugih negativnih posljedica.

2.2 Telekomunikacioni objekti

dokument dokumentacija telekomunikacijske informacije

Lokalna mreža (LAN, lokalna mreža; engleski Local Area Network, LAN) je računarska mreža koja obično pokriva relativno malo područje ili malu grupu zgrada (kuća, kancelarija, kompanija, institut). Postoje također lokalne mreže, čiji su čvorovi geografski razdvojeni na udaljenostima većim od 12.500 km (svemirske stanice i orbitalni centri). Unatoč takvim udaljenostima, takve mreže se i dalje klasificiraju kao lokalne.

Najčešće se pojam "Local Area Networks" LAN razumije doslovno, odnosno radi se o mreži koja ima male lokalne veličine i povezuje blisko raspoređene računare, ali s druge strane, neke LAN mreže, poput mreže, povezuju mali broj računara, ali ograničavajuće mogućnosti modernih lokalnih mreža omogućavaju vam da povežete desetine hiljada računara. Neki autori definišu LAN kao sistem za direktno povezivanje više računara, što podrazumeva da se informacije prenose sa računara na računar bez ikakvih posrednika i kroz jedno okruženje.

LAN se može najpreciznije definirati kao mreža koja omogućava korisniku da zanemari vezu; u stvari, računari povezani LAN-om čine jedno virtuelno računalo. Resursi koji su dostupni svim korisnicima mreže, odavde proizilazi da bi brzina prijenosa preko lokalne mreže trebala rasti kako performanse PC-a rastu, trenutno je minimalna LAN brzina 100 megabita u sekundi. Takođe zahteva nizak nivo grešaka u prenosu informacija i sposobnost mreže da stabilno radi pri maksimalnim opterećenjima. Nerijetko se još uvijek izdvaja jedna klasa mreža: urbane ili regionalne mreže MAN (Metropolitanareanetwork) su po prirodi bliže globalnim mrežama, ali interna struktura više podsjeća na lokalnu mrežu.

Uz sve mreže koje se koriste, postoji niz nedostataka:

1. Mreža zahtijeva dodatne ponekad značajne materijalne troškove za nabavku opreme, softvera, polaganje spojnih kablova i obuku osoblja.

2. Mreža zahtijeva angažovanje mrežnog administratora koji je odgovoran za praćenje rada mreže, njenu modernizaciju, upravljanje pristupom resursima. Velike mreže zahtijevaju tim administratora.

3. Mreža ograničava mogućnost premeštanja računara, jer je u ovom slučaju potrebno izmeštanje kabla.

4. Mreža je odlično okruženje za širenje virusa, što rezultira dodatnim finansijskim troškovima za antivirusne programe.

5. Mreža dramatično povećava mogućnost neovlašćenog pristupa informacijama, zaštita informacija zahtijeva niz organizacionih i tehničkih mjera.

Ovdje su osnovni koncepti teorije mreža

1. Pretplatnik (čvor, domaćin, stanica) - uređaj povezan na mrežu i aktivno učestvuje u razmjeni informacija. Najčešće je pretplatnik personalni računar (PC). To također može biti mrežni pisač ili bilo koji drugi periferni uređaj.

2. Server - pretplatnik koji obezbjeđuje svoje resurse drugim pretplatnicima, ali ih sam ne koristi. Dakle, služi mreži.

U mreži može postojati nekoliko servera, uopće nije neophodno da je server najmoćniji računar. Serveri su ili namjenski ili nenamjenski. Namjenski server - bavi se samo mrežnim zadacima. Nije odabrano - obavlja i druge zadatke.

3. Klijent - mrežni pretplatnik koji samo koristi mrežne resurse, ali ih sam ne obezbjeđuje.

4. Klijentski računar, koji se naziva i radna stanica.

Svaki računar može istovremeno biti i server i klijent. Termin server i klijent se često ne shvataju kao sami računari, već kao softverske aplikacije koje se na njima pokreću. U ovom slučaju, aplikacije koje daju resurse serveru, a aplikacije koje troše resurse - klijentima.

2.3 Mobilne komunikacije

Za prijenos informacija koriste se ne samo lokalne mreže, već i mobilne komunikacije.

Trenutno se koristi mobilne komunikacije sastavni je dio svakodnevnog života. Razmotrite glavne standarde mobilne komunikacije:

GSM (Global System for Mobile Communications – svjetski sistem mobilne komunikacije) je najčešći standard mobilne komunikacije u svijetu (82% mobilnih pretplatnika u 212 zemalja). Većina GSM mreža radi na 900 i 1800 MHz, u nekim američkim zemljama koriste se 850 i 1900 MHz. U svom čistom obliku, kanal se koristi za pružanje govornih usluga, jer je brzina prijenosa podataka samo 13 Kbps - ovo je dovoljno samo za prijenos glasa (koji je unaprijed obrađen kodecima), slanje tekstualnih poruka i razmjenu informacija o uslugama.

GPRS (General Packet Radio Service - radio kanal za paketni prenos podataka) je tehnološki dodatak preko GSM mreže koji vam omogućava prijenos podataka brzinom do 120 Kbps (klasa 32, kada se koristi 6 kanala istovremeno). Prednost je u tome što preneseni podaci, kao u slučaju GSM-a, ne zauzimaju cijeli kanal, već koristi samo dio, kojem je dodijeljena određena frekvencija. 20 Kbps je rezervisano za svaki kanal. Međutim, broj dodeljenih kanala ne određuje samo telefon, već i bazna stanica, koja, kada se uspostavi veza, dodeljuje određeni broj kanala za prenos podataka, u zavisnosti od opterećenja. Prosječna brzina je oko 50-60 Kbps.

EDGE (Enhanced Data Rates for GSM Evolution - napredni kanal za prenos podataka, razvoj GSM-a) je posebno razvijena tehnologija za povećanje brzine prenosa podataka i povećanje pouzdanosti veze. Drugo ime EDGE-a je E-GPRS (Enhanced GPRS - napredni GPRS). Uzimajući u obzir da je tehnologija po brzini čak bliža mrežama druge generacije mogućnostima 3G mreža, uobičajeno je da se EDGE odnosi na mreže 2.75 generacije. Kada se koristi EDGE, teoretski maksimalna moguća brzina prenosa podataka je 473,6 Kbps (istovremeno se koristi 8 najbržih kanala od 59,2 Kbps), u praksi je brzina obično 2-3 puta manja (u zavisnosti od broja kanala koji se koriste). i njihove brzine). U prosjeku, efektivna brzina je 180 Kbps.

UMTS (Universal Mobile Telecommunications System - univerzalni mobilni telekomunikacioni sistem) je komunikacijski format treće generacije, koji je evolucija GSM-a koristeći principe frekvencijske i kodne podjele kanala. Teoretski, maksimalna moguća brzina prijenosa podataka u UMTS mreži je 14 Mbps. Do sada su se u praksi pretplatnici morali zadovoljiti brzinama od 384 Kbps do 3,6/Mbps (kada koriste HSDPA, High Speed ​​Download Packet Access, posebnu tehnologiju za brzo preuzimanje podataka). Glavna karakteristika takvih mreža je mogućnost upućivanja video poziva. U Evropi, UMTS mreže obično koriste 2100 MHz za preuzimanje i 1900 MHz za slanje podataka. U Americi se, ovisno o operateru, koriste druge frekvencije - na primjer, 1700 MHz.

CDMA (Code Division Multiple Access - tehnologija višestrukog pristupa s kodnom podjelom) je alternativni GSM komunikacioni standard. Brzina prijenosa podataka ovdje je skoro ista - 14 Kbps. Prepoznatljiva karakteristika je da više uređaja može raditi na istoj frekvenciji, od kojih je svakom dodijeljena vlastita jedinstveni broj. CDMA standard koristi oko 15% mobilnih pretplatnika u svijetu. Ovaj komunikacijski standard razvio je Qualcomm i koristi se prvenstveno u Americi i Aziji. Za rad CDMA standarda koriste se frekvencije od 800 i 1900 MHz.

CDMA2000 1x - razvoj CDMA standarda, posredna je veza između mreža druge i treće generacije CDMA formata. Maksimalna brzina je 144 Kbps. Korištene frekvencije uključuju 450, 700, 800, 900, 1700, 1800, 1900 i 2100 MHz.

CDMA Ev-DO (Evolution Data Optimized - optimiziran evolucijski prijenos podataka) je standard telekomunikacijskog radio prijenosa podataka, koji se najčešće koristi za širokopojasni pristup internetu velike brzine. Postoji nekoliko modifikacija standarda: Osnovna - Revizija 0 - koja omogućava brzinu prijenosa podataka od 2,4 Mbps, ali istovremeno brzina preuzimanja značajno premašuje brzinu slanja podataka u mrežu; Napredno - Revizija A - obezbeđuje brzinu od 3,1 Mbps i istu brzinu prenosa podataka za prijem i prenos podataka, što omogućava dvosmerne video pozive; Teoretski - Revizija B - obezbeđuje brzinu prenosa podataka od 14,7 Mbps (3 kanala od 4,9 Mbps).

2.4 Fax

Princip rada savremenih telefaksa

Telefaks je elektromehanički uređaj koji se sastoji od skenera, modema, štampača, motora i zupčanika. Motor i zupčanici su odgovorni za normalno ubacivanje papira u skener i štampač. Skener čita sliku dokumenta, digitalizira je i prenosi informacije na modem. Modem pretvara digitalne signale u niz moduliranih signala i prenosi ih na drugu faks mašinu putem redovne telefonske linije. Modem koji prima faks pretvara ovu sekvencu nazad u digitalnu i šalje je na štampač. Štampač štampa sliku na posebnom termalnom papiru u skladu sa primljenim informacijama.

Fax Nedostaci

Podložnost značajnom mehaničkom habanju. Uz čestu upotrebu, skener faksa se začepljuje prašinom i prljavštinom sa dokumenata koji se čitaju. plastični zupčanici istrošiti. Sve to dovodi do iskošenja i neravnomjernog uvlačenja i čitljivih dokumenata u skener i termo papira u štampač. Samim tim, kvalitet poslanih i primljenih dokumenata značajno se pogoršava.

Nemogućnost automatizovanog rada. Teško je poslati dokumente velikom broju primalaca običnim telefaksom. Sekretarica je prinuđena da ručno bira brojeve, uzvrati poziv ako je primalac zauzet ili ako prijenos ne uspije.

Neefikasna upotreba skupog termo papira. Većina faks mašina štampa sve primljene poruke (uključujući i one koje ne sadrže nikakve korisne informacije) na posebnom skupom termalnom papiru. Osim visoke cijene, ovaj papir ima još jedan značajan nedostatak - slika na njemu neminovno blijedi s vremenom. Stoga je potrebno napraviti sigurnosnu kopiju svih važnih poruka za pohranu.

Nova fax oprema

Obim informacija koje se prenose putem konvencionalnih telefonskih linija stalno raste. Prije svega, ovo se odnosi na faks poruke. Stoga su danas mnogi korisnici zainteresirani za kupovinu ne jednostavnih samostalnih telefaksa koji obavljaju strogo definirane funkcije, već naprednijih sistema koji vam omogućavaju automatizaciju procesa prijema, obrade i slanja faks poruka i otklanjanje uočenih nedostataka.

Ideja o korišćenju personalnog računara za kreiranje ovakvih integrisanih sistema prvi put je realizovana 1985. godine, kada je GammaLink objavio prvu kompjutersku faksimil ploču. Ovo je omogućilo povezivanje telefonske linije direktno na računar i pretvaranje u moćan i svestran telefaks. Danas kompjuterske faks ploče proizvode velika količina proizvođači. Njihovi proizvodi, koji se razlikuju po nekim funkcijama, služe istoj svrsi – automatizaciji procesa slanja, prijema i distribucije faks poruka koje se razmjenjuju putem konvencionalnih telefonskih linija.

Računarske telefonske faks ploče su sastavni dio industrija kompjuterske telefonije (CT). Njihov trošak može varirati od 50 dolara. (za obične fax-modem kartice male brzine, čije mogućnosti i karakteristike, po pravilu, ostavljaju mnogo da se požele) do 5000-7000 dolara. (za specijalne faks ploče, koje su kreirane primenom najnovijih dostignuća i koje su sposobne da prenose različite informacije brzinom od 14.400 bps istovremeno preko 12 telefonskih linija. Sistemi zasnovani na računaru koji koriste takve ploče imaju niz značajnih prednosti u odnosu na konvencionalne faksove mašine .

Jednostavnost upotrebe. Integracija računara sa telefonskom mrežom i dodeljivanje mogućnostima telefaksa omogućava korisnicima da primaju, obrađuju i šalju faks poruke bez napuštanja svojih računara.

Efikasno korištenje telefonskih linija. Fax sistem zasnovan na računaru obezbeđuje efikasnu komunikaciju preko malog broja telefonskih linija, zamenjujući mnoge samostalne telefaks mašine, od kojih svaka zahteva zasebnu liniju.

Visok kvalitet prenesene slike. Bilo koji dokument tekstualnog ili grafičkog uređivača može se poslati kao visokokvalitetna faksimil poruka. Da biste to učinili, uz pomoć posebnog softvera, on se pretvara u format koji koristi faks kartica za slanje poruka. Na ovaj način je zagarantovan visok kvalitet slike, jer dokument ne može biti "pokvaren" lošim kvalitetom štampe, prljavim faks skenerima ili kvarovima u mehanizmu za uvlačenje papira.

Održavanje povjerljivosti primljenih poruka. Za razliku od konvencionalnih telefaksa, koji štampaju sve dolazne poruke na jednoj roli papira, CT sistemi ih primaju i pohranjuju u lične korisničke imenike, pristup kojima je ograničen lozinkom. Dakle, gledanje je potpuno isključeno. važnih dokumenata stranci.

Osim toga, korištenje PC-a za kontrolu rada faks kartica omogućava implementaciju mnogih korisnih i pogodnih algoritama - CT aplikacija. Mnogi od njih pružaju mogućnost potpune automatizacije procesa razmjene faks poruka. Najčešće korištene CT aplikacije su FAX SERVER, FAX ON DEmand i FAX Broadcast. Korištenje faks servera minimizira vrijeme i materijalni troškovi prilikom prijema i slanja faks poruka. Fax on Demand vam omogućava da automatizujete proces davanja pretplatnicima često traženih dokumenata. Slanje faksa uvelike pojednostavljuje rad osoblja prilikom slanja pošte veliki broj različitih dokumenata velikom broju primalaca.

2.5 Modemska veza

Bez modema, elektronski komunikacioni sistem je nezamisliv. Ovaj uređaj vam omogućava da se uključite u fascinantan, a danas, koristeći najnovije izume svijeta telekomunikacija, već i jednostavno vitalan, svijet tokova informacija, elektronske baze podaci, e-pošta, elektronski imenici, elektronske oglasne table i još mnogo toga. Mogućnosti primanja i razmjene informacija putem modema već je danas teško precijeniti, a ne možemo ni zamisliti šta nas čeka sutra. E-mail poslat e-poštom bilo gdje u svijetu stići će do primaoca za manje od dva sata. Možemo postaviti bilo koju najavu ili reklamu na telekonferencijski sistem vaše e-mail mreže i cijeli svijet će saznati ove informacije za jedan dan. Koristeći modem, možete se, na primjer, povezati direktno iz Moskve na server u New Yorku i raditi s bazama podataka koje sadrži. Konačno, možemo poslati faks. Već danas niti jedna renomirana brokerska kancelarija ne može bez brzog prijema i prijenosa informacija korištenjem kompjuterskih komunikacijskih kanala i, kao rezultat, modema.

Objasnite šta je modem i kako radi. Kada se računar koristi za razmjenu informacija preko telefonske mreže, potreban je uređaj koji može primiti signal iz telefonske mreže i pretvoriti ga u digitalne informacije. Na izlazu ovog uređaja informacija se podvrgava MODULACIJI, a na ulazu DEMODULACIJI, pa otuda i naziv MODEM. Svrha modema je da zameni signal koji dolazi iz računara (kombinacija nula i jedinica) električnim signalom sa frekvencijom koja odgovara radnom opsegu telefonske linije. Modem dijeli akustični kanal ove linije na nisko i visokofrekventne opsege. Opseg niske frekvencije se koristi za prenos podataka, a opseg visoke frekvencije za prijem. Postoji mnogo načina za kodiranje informacija, od kojih su najpoznatiji FSK metoda (Frequency SNift Keying) za brzine prijenosa do 300 bauda (baud je jedinica brzine prijenosa informacija jednaka 1 bit/s) i PSK metoda ( PHase SNift Keying) za brže modeme, brzina prijenosa do 2400 baudova.

FSK koristi četiri namjenske frekvencije. Prilikom prijenosa informacija signal frekvencije od 1070 Hz tumači se kao logička nula, a signal frekvencije od 1270 Hz tumači se kao logička jedinica. Prilikom prijema, nula odgovara signalu od 2025 Hz, a jedan odgovara 2225 Hz.

PSK koristi dvije frekvencije: 2400 Hz za prijenos podataka, 1200 Hz za prijem. Podaci se prenose u dva bita, dok se kodiranje vrši pomeranjem faze signala. Za kodiranje se koriste sljedeći fazni pomaci: 0 stepeni za kombinaciju bitova 00,90 stepeni za 01,180 stepeni za 10,270 stepeni za 11.

Postoje i druge vrste modulacije (DPSK, QAM, TCM). Modem se izrađuje ili u obliku eksternog uređaja, koji je jednim izlazom povezan na telefonsku liniju, a na drugi standardni računarski COM port (RS232 konektor prema preporukama CCITT V. 24), ili u obliku običan štampana ploča, koji je instaliran na zajedničkoj magistrali računara. Interne varijante modema mogu se prilagoditi i na standardne ISA i PCI magistrale.

Razmotrimo neke standarde rada modema.

Najrasprostranjeniji su takozvani HAYES-kompatibilni modemi, nazvani po proizvođaču jednog od prvih modema. Takvi modemi koriste AT komande (od engleske riječi ATtention), kompatibilne sa Hayes Smartmodemom. Pored standardnog skupa komandi za sve Hayes-kompatibilne modeme, svaki proizvođač pojedinačno nudi korisniku širok spektar specifičnih komandi koje vrijede samo u modelima ove kompanije (na primjer, USRobotics, Rockwell, ZyXEL, itd.)

Pored kompatibilnosti skupa komandi, modem mora biti usklađen sa nekim standardom za prijenos informacija preko telefonskih linija. Takvi standardi su preporuke CCITT-a (Međunarodni konsultativni komitet za telegrafiju i telefoniju, francuski CCITT (Comite Consultatie International TelegrarNique et TelerNonique).

Modemi koji su u skladu sa standardima za brzine do 2400 bauda mogu slobodno razmjenjivati ​​informacije. Treba napomenuti da preporuka CCITT V.32 nije standard u punom smislu te riječi, jer gotovo svaki veliki proizvođač modema iznad 2400 baudova ima naviku dodatno primijeniti jedan ili više specifičnih protokola za prijenos podataka. Njihova upotreba je moguća samo pri povezivanju sličnih modema, a u ovom slučaju se u pravilu postiže veća brzina prijenosa, otpornost na buku i brzina veze.

Najčešći i najjeftiniji (zbog čega je popularan među korisnicima) je HST (HigH Speed ​​Transfer) protokol koji je razvio USRobotics još kasnih 80-ih. Postoje varijante ovog protokola: H96, H14, H16, H19, H21, H28, razlika između kojih je samo u brzini prijenosa informacija, koja iznosi 9600, 14400, 16800, 19200, 21600 i 28800 baudova, respektivno. Zbog niske cijene, široke mogućnosti nadogradnje i visoke otpornosti na buku i velike brzine podataka HST protokola, korisnici radije kupuju naširoko poznati modeli USRobotics kao što su Sportster, Worldport, Courier.

Široko se koriste i ZyXEL modemi koji imaju specifičan ZYX protokol, koji omogućava prijenos podataka brzinom od 19200 bauda u punom dupleksu. ZyXEL modemi su stekli veliku popularnost početkom 90-ih isključivo zbog nedostupnosti drugih marki modema za domaćeg kupca. Njihov glavni nedostatak je visoka cijena, koja plaši širok krug potrošača. Ali, uprkos tome, bankarske strukture i vladine agencije, na osnovu ustaljene tradicije, preferiraju modeme ove kompanije.

Manje uobičajeni, vrlo skupi, ali sa jakim i stabilnim signalom koji čak može zanemariti zaštitne filtere koji su instalirani na PBX kako bi se izbjeglo korištenje modema besplatno. To su Telebit modemi marke TrailBlazer i poznati PEP protokol (Racket Ensemble Protocol).Skoro svi brzi modemi su kompatibilni sa manje brzim standardima.

Zaključak

Progresivni razvoj alata informacionih tehnologija omogućava uvođenje elemenata „bez papirne“ tehnologije u kancelarijski rad, razmjena informacija se vrši pomoću elektronskih komunikacionih alata, informacije se pohranjuju i obrađuju pomoću personalnih računara i perifernih uređaja, kopiraju i repliciraju kancelarijsku dokumentaciju koristeći moderne oprema za kopiranje.

Sada, u uslovima višestruko povećavajućih tokova informacija svake godine, gotovo je nemoguće zamisliti jasnu interakciju između bankarskih struktura, trgovačkih i posredničkih firmi, državnih agencija i drugih organizacija bez savremene računarske tehnologije i računarskih mreža. U suprotnom, bilo bi potrebno održavati gigantsko osoblje prerađivača papirnih dokumenata i kurira, a pouzdanost i brzina rada takvog sistema bi i dalje bila znatno niža od one koju pružaju modemske komunikacije i računarske mreže. Ali svaki minut kašnjenja u slanju važnih informativnih poruka može dovesti do vrlo opipljivih finansijskih gubitaka i kolapsa imidža.

U ovom predmetnom radu ispitali smo savremena tehnička sredstva koja se koriste u izradi i obradi dokumenta, proučili metode dokumentovanja informacija, klasifikovali vrste i vrste dokumenata, ispitali vrste nosača dokumenata, opisali neke metode repliciranja dokumenata i takođe identifikovane karakteristike upotrebe telekomunikacija.

Time je ostvaren cilj proučavanja karakteristika upotrebe savremenih tehničkih sredstava za obradu dokumenata u kancelarijskom radu.

Spisak izvora i korišćene literature

Izvori

1. Antonova P. RELCOM mreža i e-mail. - M.: Demos, 1991.

2. Vilkhovchenko S.D., Modemi (izbor, instalacija, konfiguracija), M.: ABF, 1997.

3. Gavrilov A. A. Rad sa modemom. - M.: MP "Malip", 1992.

4. Gašov V.M. "Tehnička sredstva za unos-izlaz grafičkih informacija" (serija u sedam knjiga "Organizacija ljudske interakcije sa tehnička sredstva ACS" uredio V. N. Četverikov)

5. Gurin N.I. "Rad na personalnom računaru"

6. Jones R. Teorija prijenosa podataka. - M.: Nauka i tehnologija, 1993.

7. Solomenchuk VG, Hardver personalnih računara. BHV-Sankt Peterburg, 2003.

8. Ispod. ed. W. Tompkins i J. Webster. Povezivanje senzora i uređaja za unos podataka sa IBM PC računarima. - M.: Mir, 1992.

9. Imenik „Kompjuterske mreže u Rusiji. Usluge međunarodne komunikacije". - M.: DOO "ELIS. DOO", 1992.

10. Fishchenko L.P. "Interni PCI modemi"

11. GOST R 51141-98 „Kancelarija i arhiviranje. Termini i definicije”, odobren Uredbom Državnog standarda Ruske Federacije od 27. februara 1998. br. 28.

12. GOST R 6.30-2003 Jedinstveni dokumentacioni sistemi. Jedinstveni sistem organizacionih i administrativnih dokumenata. Zahtjevi za dokumentaciju. - Unos. 3/3/2003. - M: Izdavačka kuća Standards, 2003.

13. Federalni zakon od 27. jula 2006. br. 149-FZ „O informacijama, informacionim tehnologijama i zaštiti informacija“.

14. GOST R ISO 15489-1-2007 „Sistem standarda za informacije, biblioteku i izdavaštvo. Upravljanje dokumentima. Opšti zahtjevi“, odobren i stupio na snagu naredbom savezna agencija o tehničkoj regulativi i metrologiji od 12.03.07 br. 28-st.

15. Tok dokumenata 2010. Khramtsova N.A. : http://www.delo-press.ru/magazines/documents/issue/2009/12/11315/.

16. Dokumentacija uz upotrebu elektronskih računara.- http://aleho.narod.ru/document/48.htm, 10.08.10.

17. Termika Consulting Group, Kancelarijska enciklopedija: http://www.termika.ru/dou/enc/, 25.08.10.

18. Repina S.O., "Priručnik za elektronsku hipervezu": http://cde.osu.ru/demoversion/course123/0.html, 01.09.10.

19. Besplatna enciklopedija: http://ru.wikipedia.org/wiki/

20. Standardi mobilne komunikacije: http://promobil.kiev.ua/faq/2404-mobile-communication.html, 01.09.10.

21. Princip rada savremenih telefaksa: http://kunegin.narod.ru/ref3/fax4/01.htm, 05.10.10.

književnost:

22. Gedrovich F.A. Digitalni dokumenti: problemi očuvanja // Glasnik arhivista. br. 1. 2004.

23. Kancelarijski rad i korespondencija u pitanjima i odgovorima: Udžbenik za studente ekonomskih univerziteta i visokih škola M.I. Basakov - 2. izd., prerađeno. i dodatne // Serija "Udžbenik i tutorial» - Rostov n/a

24. Kancelarijski rad (Organizacija i tehnologija dokumentarne podrške menadžmentu): Udžbenik za univerzitete / Kuznjecova T.V., Sankina L.V., Bykova T.A. i sl.; Ed. T.V. Kuznetsova. - M.: JEDINSTVO-DANA, 2001. - 359 str.

25. Kancelarijski rad: Udžbenik / Pod opš. ed. prof. T.V. Kuznetsova. - 2. izd., revidirano. i dodatne – M.: MTsFER, 2006.

26. Dokumentacija: Udžbenik. N.N. Kushnarenko - 7. izd., Sr. - K.: Znanje, 2006. - 459 str. - ( Više obrazovanje XXI vek).

27. Vođenje evidencije: Vodič za učenje. N.S. Larkov

28. Dokumentacija aktivnosti menadžmenta: kurs predavanja / I.N. Miguel. – M.: Flinta: MPSI, 2006. – 200 str.

29. Osoblje preduzeća br. 10 / 2002 “O kulturi rada sa dokumentima koje smo izgubili”

30. Organizacija rada sa dokumentima: Udžbenik / Ed. prof. V.A. Kudryaev. - 2. izd., revidirano. i dodatne – M.: INFRA-M, 2002. – 592 str.

31. Radimo sa modemom. Gavrilov A.A., M.: MP "MALIP", 1992.

32. Sedova O.L., Reproduciramo dokumente. Časopis "Sekretarski poslovi", br. 1, 1999.

33. Sekretarski poslovi. Edukativni i praktični vodič / V.V. Galakhov, I.K. Kornejev i drugi; ed. I.K. Korneev. - M.: TK Velby, izdavačka kuća Prospekt, 2005. - 608 str.

34. Savremeni kancelarijski rad. Berezina N.M., Vorontsova E.P., Lysenko L.M. - 2nd ed. - Sankt Peterburg: Peter, 2006. - 272 str.: ilustr. – (Serija “Moderna papirologija”)

35. Moderne tehnologije poslovanje i upravljanje dokumentima. Časopis №0, 2010.

36. Rogozhin M.Yu. Poslovni priručnik. - "Justicinform", 2005.