Inercija ljudskih navika je glavna prepreka uvođenju sistema za elektronsko upravljanje dokumentima (EDMS) u preduzećima. Njihove prednosti će uskoro postati odlučujuće u konkurentskoj borbi, tako da sada morate razmišljati o prenošenju kancelarijskog posla na digitalnu osnovu.
Pravna osnova za EDS
Velika preduzeća sa razgranatom mrežom filijala ubrzano prelaze na elektronsko upravljanje dokumentima, što je olakšano prisustvom dovoljnog zakonskog okvira.
Zakoni koji regulišu rad EDS-a su:
- br. 149-FZ "O informacijama, informatizaciji i zaštiti informacija".
- br. 63-FZ "O elektronskom potpisu".
- br. 263-FZ "O ukidanju ograničenja u upravljanju elektronskim dokumentima".
- Civil Code.
- Kodeks arbitražnog postupka.
Direktne zakonske norme su iste za sve, ali prilikom implementacije EDMS-a, preduzeće mora izraditi dodatni broj internih administrativnih dokumenata:
- propisi za upotrebu EDS-a;
- korporativna pravila za elektronsko upravljanje dokumentima sa algoritmom za rješavanje sporova;
- dokument o pristupanju pravilima, koji moraju potpisati svi zaposleni.
Zaposleni u kompaniji dužni su da koriste samo sertifikovani EDS i sredstva kriptografske zaštite informacija. Usklađenost sa ovim pravilom i konzistentnost zakonodavnog okvira omogućavaju da se radnje zaposlenog u korporativnom EDMS-u učini pravno značajnim.
Suština i funkcije EDMS-a
Sistem za elektronsko upravljanje dokumentima je automatizovani sistem za upravljanje tokom rada koji omogućava zaposlenima interakciju putem digitalnih uređaja bez upotrebe papirnih nosača informacija.
Osnovne funkcije EDMS-a su:
- kreiranje, prijenos, skladištenje elektroničkih dokumenata (ED);
- digitalizacija papirnatih dokumenata;
- kreiranje kartice dokumenta sa svojim atributima;
- formiranje dokumenata na osnovu gotovih šablona sa određenim atributima;
- traženje dokumenata u centraliziranoj bazi podataka;
- usmjeravanje dokumenata;
- kontrolu prijema dokumenta i izvršenja uputstava sadržanih u njemu;
- Vođenje dnevnika, klasifikatora;
- pretvaranje ED u kompatibilne formate;
- automatska registracija ulazne dokumentacije;
- slanje obavještenja;
- koordinacija dokumenata;
- kolektivni rad sa ED;
- interakcija putem ED-a sa ugovornim stranama kompanije;
- generisanje izveštaja o izvršenju i kretanju dokumenata.
Važan parametar EDMS-a je njegova modularnost, koja omogućava proširenje funkcionalnosti bez značajnih promjena u osnovnim postavkama.
Vrste EDMS-a
Očigledno, velika industrijska preduzeća i trgovačke kompanije imaju različite zahtjeve za EDMS. Zbog toga se softverski proizvodi dijele u dvije kategorije, ovisno o standardizaciji radnih procesa:
- "kutija";
- osnovni sa opsežnim opcijama konfiguracije.
"Boxed" proizvodi su dizajnirani za skladištenje, kancelarijske procese i male industrije. Oni zahtijevaju samo modularnu konfiguraciju i uvođenje primarnih informacija.
Njihove karakteristike:
- brzo podešavanje;
- standardizovana obuka;
- nije potrebna modifikacija;
- niski troškovi održavanja.
Osnovne platforme se primenjuju u velikim preduzećima sa jedinstvenom organizacionom i proizvodnom strukturom. Takav EDMS zahtijeva dugotrajno usavršavanje, uključujući i IT stručnjake kupca.
Imaju sljedeće karakteristike:
- sposobnost prilagođavanja specifičnim poslovnim procesima;
- izrada dodatnih softverskih modula prema zahtjevima kupaca;
- promjenjivost interfejsa;
- složenost planiranja troškova zbog nemogućnosti procjene iznosa poboljšanja.
Za većinu malih preduzeća i trgovinskih organizacija, standardna "kutija" rešenja će biti dovoljna.
Prednosti elektronskog sistema upravljanja dokumentima
Prenos toka dokumenata preduzeća u elektronski oblik daje kompaniji prednosti na nekoliko organizacionih nivoa. EDMS vam omogućava da pojednostavite rad i menadžmenta i običnih zaposlenika.
Taktičke prednosti
Elektronsko upravljanje dokumentima omogućava vam da smanjite tekuće operativne troškove poslovanja. Kada se odlučite za instaliranje EDMS-a u cijelom preduzeću, preporučuje se mjerenje produktivnosti zaposlenih prije implementacije sistema. Možete izračunati vrijeme za dovršavanje zadataka predložaka, odobravanje prijedloga, traženje potrebnih dokumenata. Zasebno možete odrediti trenutne troškove kancelarijske opreme i kancelarijskog materijala. 
Na osnovu efikasnosti osnovnih procesa kompanije, razlikuju se sledeće prednosti EDMS-a:
- Oslobađanje fizičkog prostora na radnim stanicama korisnika.
- Smanjenje troškova zakupa arhivskih prostorija.
- Ušteda vremena zaposlenima da kopiraju dokumente, obrađuju ih i unose u dnevnike.
- Smanjenje troškova papira, materijala za opremu za kopiranje.
- Smanjeno vrijeme za prijenos papirnih dokumenata između odjeljenja.
- Ušteda vremena zaposlenima zbog potpune automatizacije dijela operativnih procesa.
- Povećanje produktivnosti zaposlenih smanjenjem rutinskog posla.
Taktičke prednosti EDMS-a najviše olakšavaju rad običnim zaposlenima, pa će oni prije svega primijetiti poboljšanja.
Strateške prednosti
Strateški ciljevi u implementaciji EDMS-a utiču na glavne poslovne procese: pokazatelje profita, brzinu i efektivnost komunikacije sa ugovornim stranama, zaštitu komercijalnih informacija.
U ovim oblastima mogu se izdvojiti sledeće prednosti elektronskog upravljanja dokumentima:
- Kreiranje centralizovanog informacionog prostora sa ED bazom podataka i kontrolisanim daljinskim pristupom njoj.
- Ubrzanje pretraživanja informacija po atributima.
- Mogućnost kompleksne zaštite komercijalnih informacija u računarskoj mreži.
- Povećanje transparentnosti radnih procesa, sprečavanje korupcijskih šema.
- Mogućnost paralelne koordinacije internih dokumenata.
- Daljinski pristup radnim procesima izvan radnog mjesta.
- Povećanje sigurnosti dokumenata i nemogućnost njihovog falsifikovanja.
- Naglo povećanje izvršenja instrukcija zbog onlajn praćenja postupanja zaposlenih.
Strateške prednosti doprinose rastu upravljivosti i imidža kompanije, što daje značajnu korist u privlačenju novih kupaca.
Prednosti za obične korisnike
Dugotrajne rutinske operacije su prepoznate kao nezdrave i drastično smanjuju produktivnost. Monotona obrada zahtjeva i dokumenata u različitim programima odvlači pažnju od obaveza, oduzimajući lavovski dio radnog vremena.
EDMS ima niz prednosti za rješavanje ovih korisničkih problema:
- Pogodna lokacija ED u arhivi, koja vam omogućava da ih pronađete po atributima u roku od 1-2 minute.
- Regulacija operativnih procesa. Kao rezultat, zaposleni dobija samo one poslove koje je dužan da obavlja prema opisu posla.
- Ubrzanje prilagođavanja novih zaposlenika na radne procese automatizacijom inter-korporativne interakcije.
- Mogućnost dobijanja informacija o lancu odobrenja i fazama implementacije projekta.
- Smanjenje rutinskih operacija kombinovanjem radnih okruženja u računarima, korišćenjem šablona, eliminisanjem faze štampanja dokumenata i njihovog potpisivanja.
Smanjenje broja i trajanja nespecifičnih operacija omogućava vam da posvetite vrijeme direktno radnim procesima koji zahtijevaju visoke kvalifikacije.
Prednosti za IT strukturu preduzeća
Prilikom implementacije EDMS-a on se integriše sa postojećom IT infrastrukturom, pružajući sledeće prednosti:
- olakšavanje kontrole nad sistemom, smanjenje kvalifikacijskih zahtjeva za njegovog administratora;
- mogućnost postavljanja novih šablona i ruta dokumenata bez standardnih alata za programiranje;
- konsolidacija više aplikacija u jedno radno okruženje;
- mogućnost skaliranja sistema bez dodatnih troškova;
- nema potrebe za zamjenom postojećih računara;
- Sveobuhvatna mrežna zaštita od zlonamjernog softvera.
EDMS podrazumijeva određena ulaganja u tehnička sredstva, ali se ona isplate u kratkom roku.
Računarski hardver postaje interoperabilan, što rezultira povećanom upotrebom njegovih resursa.
Beneficije za rukovodioce
Elektronsko upravljanje dokumentima čini rad rukovodnog osoblja efikasnijim zbog sljedećih prednosti sistema:
- Mobilnost EDMS-a, mogućnost pristupa ED preko udaljenih računara na službenim putovanjima.
- Lako pratite zaposlene sa izveštajima o njihovom učinku, produktivnosti i blagovremenosti zadataka.
- kroz integraciju sa .
- Ubrzanje logističkih procedura između dobavljača i kupaca prilikom dijeljenja EDMS-a. Moguća je razmjena primarnog ED-a povezivanjem na jednog eksternog operatera koji garantuje pravni legitimitet dokumenata.
- Omogućavanje pristupa finansijskim informacijama isključivo najvišim menadžerima, isključujući sekretarijat.
- Smanjite mogućnost gubitka važnih dokumenata.
Menadžer se uvijek može prijaviti u sistem i napraviti izvještaj o učinku svakog zaposlenog.
Svijest zaposlenih o ovoj činjenici ne daje im priliku da se opuste i gledaju svoja posla.
Nedostaci elektronskog upravljanja dokumentima
Uvođenje elektronskog upravljanja dokumentima u preduzeću ima svoje nedostatke. Oni su ti koji ne dozvoljavaju malim preduzećima da uđu u potpune, skladišne operacije i upravljanje na osnovu SED-a.
Nedostaci uključuju:
- Vjerovatnoća oštećenja baze podataka nepoznatim zlonamjernim kodom. Ovaj nedostatak se može riješiti redovnim pravljenjem rezervnih kopija informacija na uređajima koji nisu povezani na mrežu.
- Poteškoće u prilagođavanju zaposlenih starosne kategorije 40+ na digitalni oblik interakcije.
- Visoka cijena. Cijena domaćeg EDMS-a za mala preduzeća kreće se od 1000-10000 dolara.
- Efikasnost EDMS-a je smanjena ako ugovorne strane kompanije nemaju elektronsko upravljanje dokumentima.
- Dobrobit sistema u kompaktnim kancelarijama bez dodatnih radnih jedinica i prostorija je upitna.
- Potreba za umnožavanjem ED u papirnom obliku kada radite sa nekim izvođačima.
Ovi nedostaci su najvećim dijelom posljedica kašnjenja u usvajanju potrebnih zakonskih normi i niskog stepena prodora EDMS-a u poslovno okruženje. Ali trendovi pokazuju da će se za 10-20 godina elektronsko upravljanje dokumentima u preduzeću smatrati više pravilom nego izuzetkom.
Kako odabrati pravi EDMS?
Odabir EDS-a nije lak, jer postoji velika vjerovatnoća kupovine pogrešnog proizvoda ili sklapanja ugovora sa nekompetentnom kompanijom. 
Stoga je prilikom odlučivanja o kupovini programa za elektronsko upravljanje dokumentima potrebno uzeti u obzir niz njegovih karakteristika:
- Radno vrijeme proizvođača EDMS na ruskom tržištu. Za prilagođavanje nacionalnom zakonodavstvu potrebne su godine praktičnog iskustva u implementaciji ovakvih sistema.
- Usklađenost sa industrijskim standardima.
- Kompatibilnost sa strukturom kompanije.
- Mogućnost i cijena daljeg održavanja softverskog proizvoda.
- Skalabilnost EDMS-a sa širenjem preduzeća.
- Dostupnost dokumentacije za konfiguraciju softvera za IT stručnjake sa punim radnim vremenom.
- Nivo zaštite informacija.
- Opcije redundantnosti podataka
- Vrijeme oporavka nakon kvarova.
Za konačan izbor kompanije za implementaciju EDMS-a, preporučljivo je analizirati nekoliko provajdera, proučiti demo materijale i zatražiti instaliranje demo verzije softvera. Prilikom donošenja odluke važno je uzeti u obzir troškove ažuriranja opreme i nivo stručne obuke vlastitih IT stručnjaka.
Poteškoće u implementaciji EDMS-a
Na proces implementacije EDMS-a u Rusiji utiče upotreba mnogih nelicenciranih programa od strane korisnika, njihova nekompatibilnost i rasprostranjenost ručnog upravljanja poslovnim procedurama.
Kao rezultat toga, provajderi elektronskog upravljanja dokumentima u preduzećima suočavaju se sa sledećim poteškoćama:
- Raznovrstan format za pohranjivanje podataka u različitim odjelima.
- Nedostatak strukturiranih informacija u korištenim aplikacijama.
- Neuređen sistem pristupa zaposlenih specifičnim poslovnim procesima. Standardni oblik opisa poslova malo pomaže organizaciji EDMS-a.
- Učitavanje toka informacija birokratskim procedurama i odobrenjima.
- Kvarovi zbog skladištenja podataka u raznim aplikacijama.
- Računarska nepismenost zaposlenih u preduzeću i sabotaža aktivnosti obuke na nivou izvođača.
- Neusklađenost EDMS-a sa industrijskim standardima i podzakonskim aktima.
Da bi se prešlo na elektronsko upravljanje dokumentima, malo je voljne odluke menadžmenta. Potrebno nam je sistematsko restrukturiranje radnih obaveza zaposlenih i upravljačke strukture kompanije. Za poželjnu integraciju sa sistemom, koji se mora instalirati u skladu sa zakonom.
Važan pravac u implementaciji EDMS-a je stroga kadrovska politika prema nekompetentnim i neobučenim zaposlenima. Zato što će njihova nespremnost da rade po novim principima značajno povećati troškove procesa implementacije i održavanja elektronike. EDMS mora komunicirati s ljudima unutar jednog mehanizma, tako da njegovi elementi koji loše funkcionišu moraju biti korigovani ili zamijenjeni na vrijeme.
Pročitajte također
Imamo gotova rješenja i opremu za
Besplatno isprobajte sve funkcije EKAM platforme
Ugovor o privatnosti
i obradu ličnih podataka
1. Opšte odredbe
1.1. Ovaj ugovor o povjerljivosti i obradi ličnih podataka (u daljem tekstu Ugovor) je prihvaćen slobodno i svojom voljom, primjenjuje se na sve informacije koje Insales Rus doo i/ili njegove podružnice, uključujući sve osobe koje pripadaju istoj grupi sa doo "Insales Rus" (uključujući "EKAM Service" doo) može dobiti o korisniku tokom korišćenja bilo kojeg od sajtova, usluga, usluga, računarskih programa, proizvoda ili usluga "Insales Rus" doo (u daljem tekstu: „Usluge“) i tokom izvršavanja bilo kakvih ugovora i ugovora sa Korisnikom od strane Insales Rus LLC. Pristanak Korisnika na Ugovor, koji je on izrazio u okviru odnosa sa jednom od navedenih lica, odnosi se na sva ostala navedena lica.
1.2 Korištenje Usluga znači saglasnost Korisnika sa ovim Ugovorom i uslovima navedenim u njemu; u slučaju neslaganja sa ovim uslovima, Korisnik se mora suzdržati od korišćenja Usluga.
"Insales"- Društvo sa ograničenom odgovornošću "Insales Rus", PSRN 1117746506514, TIN 7714843760, KPP 771401001, registrovano na adresi: 125319, Moskva, ul. Akademika Iljušin, 4, zgrada 1, kancelarija 11 (u daljem tekstu "u daljem tekstu") sa jedne strane i
"Korisnik" -
ili fizičko lice koje ima poslovnu sposobnost i priznato je kao učesnik u građanskim pravnim odnosima u skladu sa zakonodavstvom Ruske Federacije;
ili pravno lice registrovano u skladu sa zakonima države čiji je to lice rezident;
ili individualni preduzetnik registrovan u skladu sa zakonodavstvom države čiji je to lice rezident;
koja je prihvatila uslove ovog Ugovora.
1.4. Za potrebe ovog Ugovora, Strane su utvrdile da su povjerljive informacije informacije bilo koje prirode (proizvodne, tehničke, ekonomske, organizacione i druge), uključujući rezultate intelektualne aktivnosti, kao i informacije o načinima obavljanja profesionalne aktivnosti (uključujući, ali ne ograničavajući se na: informacije o proizvodima, radovima i uslugama; informacije o tehnologijama i istraživačkim radovima; podatke o tehničkim sistemima i opremi, uključujući softverske elemente; poslovne prognoze i informacije o predloženim kupovinama; zahtjeve i specifikacije određenih partnera i potencijalni partneri; informacije koje se odnose na intelektualnu svojinu, kao i planove i tehnologije u vezi sa svim gore navedenim) koje je jedna strana saopštila drugoj strani u pisanoj i/ili elektronskoj formi, koju je Strana izričito označila kao svoju povjerljivu informaciju.
1.5. Svrha ovog Ugovora je zaštita povjerljivih informacija koje će Strane razmjenjivati tokom pregovora, zaključivanja ugovora i ispunjavanja obaveza, kao i svake druge interakcije (uključujući, ali ne ograničavajući se na, savjetovanje, traženje i pružanje informacija, i obavljanje drugih zadataka).
2. Obaveze Strana
2.1. Strane su saglasne da će čuvati u tajnosti sve povjerljive informacije koje je jedna Strana primila od druge strane tokom interakcije između Strana, da neće otkrivati, otkrivati, objavljivati ili na drugi način pružati takve informacije bilo kojoj trećoj strani bez prethodne pismene dozvole druge Strane, osim slučajeva navedenih u važećem zakonodavstvu, kada je pružanje takvih informacija odgovornost Strana.
2.2 Svaka Strana će preduzeti sve neophodne mere da zaštiti poverljive informacije barem istim merama koje Strana primenjuje da zaštiti svoje poverljive informacije. Pristup povjerljivim informacijama omogućen je samo onim zaposlenima svake od Strana kojima su one razumno potrebne za obavljanje službenih dužnosti za izvršenje ovog Ugovora.
2.3.Obaveza čuvanja tajne povjerljivih informacija važi u periodu trajanja ovog Ugovora, Ugovora o licenci za računarske programe od 12.01.2016. godine nakon prestanka njihovih radnji, osim ako se Strane drugačije ne dogovore.
(a) ako su pružene informacije postale javno dostupne bez kršenja obaveza jedne od Strana;
(b) ako su dostavljene informacije postale poznate Strani kao rezultat njenog sopstvenog istraživanja, sistematskih zapažanja ili drugih aktivnosti koje su sprovedene bez upotrebe poverljivih informacija dobijenih od druge Strane;
(c) ako su dostavljene informacije zakonito dobijene od treće strane bez obaveze da ih čuvaju u tajnosti dok ih jedna od Strana ne dostavi;
(d) ako je informacija data na pisani zahtjev organa javne vlasti, drugog državnog organa ili lokalne samouprave radi obavljanja svojih funkcija, a njihovo otkrivanje ovim organima je obavezno za Stranu. U tom slučaju, Strana mora odmah obavijestiti drugu Stranu o primljenom zahtjevu;
(e) ako se informacije daju trećoj strani uz saglasnost Strane o kojoj se informacije prenose.
2.5. Insales ne provjerava tačnost informacija koje je dao Korisnik, te nije u mogućnosti ocijeniti njegovu poslovnu sposobnost.
2.6. Informacije koje Korisnik daje Insales-u prilikom registracije u Uslugama nisu lični podaci, kako su definisani u Federalnom zakonu Ruske Federacije br. 152-FZ od 27. jula 2006. godine. "O ličnim podacima".
2.7 Insales ima pravo da izvrši izmjene ovog Ugovora. Prilikom izmjena u trenutnoj verziji, naznačuje se datum posljednjeg ažuriranja. Nova verzija Ugovora stupa na snagu od trenutka stavljanja na snagu, osim ako novom verzijom Ugovora nije drugačije određeno.
2.8. Prihvatanjem ovog Ugovora, Korisnik potvrđuje i slaže se da Insales može slati personalizirane poruke i informacije Korisniku (uključujući, ali ne ograničavajući se na) za poboljšanje kvaliteta usluga, za razvoj novih proizvoda, za kreiranje i slanje ličnih ponuda Korisniku, da obavještava Korisnika o promjenama u Tarifnim planovima i ažuriranjima, da Korisniku šalje marketinške materijale o predmetu Usluga, radi zaštite Usluga i Korisnika i u druge svrhe.
Korisnik ima pravo odbiti primanje navedenih informacija pismenim obavještenjem na e-mail adresu Insales - .
2.9. Prihvatanjem ovog Ugovora, Korisnik potvrđuje i slaže se da Insales usluge mogu koristiti kolačiće, brojače, druge tehnologije kako bi osigurale rad Usluga općenito ili njihovih pojedinačnih funkcija posebno, a Korisnik nema nikakvih potraživanja prema Insalesu u vezi s ovim.
2.10 Korisnik je svjestan da oprema i softver koji koristi za posjećivanje stranica na Internetu mogu imati funkciju zabrane operacija s kolačićima (za bilo koje stranice ili za određene stranice), kao i brisanja prethodno primljenih kolačića.
Insales ima pravo utvrditi da je pružanje određene Usluge moguće samo ako je prihvaćanje i primanje kolačića dopušteno od strane Korisnika.
2.11.Korisnik je isključivo odgovoran za sigurnost sredstava koje je izabrao za pristup računu, a također samostalno osigurava njihovu povjerljivost. Korisnik je isključivo odgovoran za sve radnje (kao i njihove posljedice) unutar ili korištenja Usluga pod korisničkim računom, uključujući slučajeve dobrovoljnog prijenosa podataka od strane Korisnika radi pristupa korisničkom računu trećim licima pod bilo kojim uvjetima (uključujući i ugovore ili sporazumi). Istovremeno, smatra se da sve radnje unutar ili korištenja Usluga pod korisničkim računom korisnika izvršava sam Korisnik, osim u slučajevima kada je Korisnik obavijestio Insales o neovlaštenom pristupu Uslugama korištenjem korisničkog računa i/ili bilo kakvom kršenju ( sumnje na kršenje) povjerljivosti pristupa njihovom računu.
2.12. Korisnik je dužan odmah obavijestiti Insales o svakom slučaju neovlaštenog (neovlaštenog od strane Korisnika) pristupa Uslugama korištenjem korisničkog računa i/ili bilo kakvom kršenju (sumnji na kršenje) povjerljivosti njihovih načina pristupa uslugama. račun. Iz sigurnosnih razloga, Korisnik je dužan da samostalno izvrši sigurno gašenje rada pod svojim nalogom na kraju svake sesije rada sa Uslugama. Insales nije odgovoran za mogući gubitak ili oštećenje podataka, kao ni druge posljedice bilo koje prirode koje mogu nastati uslijed kršenja odredbi ovog dijela Ugovora od strane Korisnika.
3. Odgovornost Strana
3.1. Strana koja je prekršila obaveze predviđene Ugovorom u vezi sa zaštitom povjerljivih informacija koje se prenose u skladu sa Ugovorom, dužna je nadoknaditi, na zahtjev pogođene strane, stvarnu štetu nastalu takvim kršenjem uslova Ugovora u u skladu sa važećim zakonodavstvom Ruske Federacije.
3.2 Naknada štete ne prestaje obaveze Strane koja je prekršila ugovor za pravilno izvršavanje obaveza iz Ugovora.
4. Ostale odredbe
4.1. Sva obavještenja, zahtjevi, zahtjevi i druga korespondencija prema ovom Ugovoru, uključujući i one koji uključuju povjerljive informacije, moraju biti u pisanoj formi i dostavljeni lično ili putem kurira, ili poslati e-poštom na adrese navedene u ugovoru o licenci za računar programe od 12.01.2016. godine, ugovor o pristupanju ugovoru o licenci za kompjuterske programe iu ovom Ugovoru ili druge adrese koje Strana može dalje u pisanoj formi specificirati.
4.2 Ako jedna ili više odredbi (uslova) ovog Ugovora postanu ili postanu nevažeće, to ne može biti razlog za raskid drugih odredbi (uslova).
4.3 Na ovaj Ugovor i na odnos između Korisnika i Insales-a koji nastaje u vezi sa primjenom Ugovora primjenjuje se pravo Ruske Federacije.
4.3 Korisnik ima pravo da pošalje sve sugestije ili pitanja u vezi sa ovim Ugovorom Službi za korisničku podršku Insales ili na poštansku adresu: 107078, Moskva, ul. Novoryazanskaya, 18, str. 11-12 BC "Stendhal" LLC "Insales Rus".
Datum objave: 01.12.2016
Puno ime na ruskom:
Društvo sa ograničenom odgovornošću "Insales Rus"
Skraćeni naziv na ruskom:
Insales Rus LLC
Ime na engleskom:
InSales Rus Društvo sa ograničenom odgovornošću (InSales Rus LLC)
Pravna adresa:
125319, Moskva, ul. Akademik Iljušin, 4, zgrada 1, kancelarija 11
Poštanska adresa:
107078, Moskva, ul. Novoryazanskaya, 18, zgrada 11-12, BC "Stendhal"
PIB: 7714843760 KPP: 771401001
Bankovni detalji:
Zdravo dragi kolega! Razvoj informacionih tehnologija ne miruje, a uz njih se razvijaju i poslovni procesi, ali nešto potpuno nestaje. Dakle, postepeno razne kompanije, uključujući i vladine agencije, prelaze sa papirnog toka rada na elektronski. Koncept "elektronskog upravljanja dokumentima", glavne oblike sistematizacije i implementacije, razmotrit ćemo u ovom članku. Ostani s nama. Nadam se da će dostavljene informacije značajno smanjiti vremenske, radne i finansijske troškove vašeg poslovanja ili, ako tek planirate da postanete preduzetnik, sprečiti greške u tom pravcu.
1. Šta je elektronsko upravljanje dokumentima i koje vrste EDI postoje?
Čak i prije samo 5 godina takav koncept kao što je „elektronski sistem upravljanja dokumentima“ mogao se vrlo rijetko vidjeti. Postepeno, sa uvođenjem kompjuterske tehnologije u naše živote, počela je da se uvodi razmena podataka bez upotrebe papirnih medija.
Elektronsko upravljanje dokumentima u Rusiji je moderna tehnologija koja može značajno pojednostaviti procese u preduzeću, smanjiti vreme potrebno za pretragu i generisanje dokumenata itd.
Dakle, pogledajmo osnovne koncepte s kojima ćemo se morati pozabaviti u ovom članku.
rad u kancelariji je skup mjera za organizovanje cirkulacije dokumenata u preduzeću. Ima određeni algoritam, skup pravila i različite smjerove. Dakle, u mnogim organizacijama moguće je razlikovati tipove kao što su upravljanje kadrovskom evidencijom, proizvodnja itd. U svojoj osnovi, to je dokumentacija.
Elektronski dokument je dokument kreiran kompjuterskom tehnologijom, koji se može potpisati elektronskim potpisom i pohraniti kao datoteka specijalizovanog formata na računaru ili na mreži (lokalnoj ili na Internetu).
Tok dokumenata je veliki sistem za kreiranje, tumačenje, prijem, prenos, arhiviranje dokumenata, kao i praćenje njihove implementacije i zaštitu od neovlašćenog pristupa. Upravljanje dokumentima može biti jednostavno (na papiru) i elektronsko.
I na kraju, elektronsko upravljanje dokumentima je skup automatizovanih procesa u radu sa dokumentima, koji se odvijaju u elektronskom obliku, noseći koncept „kancelarijskog rada bez papira“.
Elektronsko upravljanje dokumentima može biti i unutar organizacije i između organizacija.
Pogledajmo koje su to vrste toka posla:
- Proizvodni radni tok;
- Upravljanje protokom dokumenata;
- Arhiviranje (skup procedura za arhiviranje dokumenata);
- Kadrovsko poslovanje (skup procedura za radni tok osoblja);
- Računovodstveni tok dokumenata;
- Tok dokumenata skladišta;
- Tajni (povjerljivi) uredski rad;
- Protok tehničkih i/ili tehnoloških dokumenata itd.
Očigledno, može postojati onoliko sistema za upravljanje dokumentima koliko procesa u preduzeću. Moguće je da će, na primjer, u vašoj organizaciji izostati kadrovska i računovodstvena evidencija, jer ćete ovo računovodstvo obavljati pribjegavanjem uslugama i tako dalje.
Koji su zadaci EDO?
- osigurava transparentnost aktivnosti organizacije i efikasnost upravljanja, zbog automatske kontrole realizacije zadataka u preduzeću;
- održava usklađenost sa međunarodnim standardima kvaliteta;
- podržava efektivnu akumulaciju, upravljanje i pristup informacijama i znanju. Pruža fleksibilnost osoblja pohranjivanjem cjelokupne historije aktivnosti zaposlenika u preduzeću;
- evidentira sve procese;
- optimizuje i automatizuje poslovne procese i mehanizme za njihovu implementaciju i kontrolu u preduzeću;
- zbog isključenja papirnih dokumenata iz prometa dolazi do velike uštede resursa smanjenjem cijene papira, kertridža. Zahvaljujući EDI, preduzeću je lakše da kontroliše kretanje dokumenata kroz kanale organizacije;
- pojednostavljuje i smanjuje troškove skladištenja dokumenata putem elektronske arhive.
Stoga smo sa vama razmotrili osnovne koncepte i vrste EDI-a, kao i zadatke koje ovaj sistem rješava.
2. Šta je automatizacija elektronskog upravljanja dokumentima. Elektronsko upravljanje dokumentima: prednosti i nedostaci
Elektronsko upravljanje dokumentima je informacioni sistem koji omogućava racionalnije i jednostavnije korišćenje podataka kompanije. Uključuje specijalizovani softver, e-poštu, omogućavanje operativne komunikacije, internet, lokalnu mrežu i tako dalje. U različitim organizacijama ovakav kompleks se može sastojati od različitih komponenti.
Glavne prednosti elektronskog upravljanja dokumentima u poređenju sa papirnim su:
- mogućnost pretraživanja datoteka u sistemu pomoću raznih filtera i parametara;
- potpuno računovodstvo proizvodnje ili bilo koje druge dokumentacije;
- operativno izvještavanje preduzeća;
- operativno upravljanje preduzećem i razmena informacija sigurnim kanalima sa bilo kog mesta (nije neophodno da budu svi zajedno na istoj teritoriji da bi se ostvarila interakcija);
- jedinstveni predlošci za kreiranje dokumenata;
- nadzor i kontrola nad osobljem;
- distribucija prava pristupa korporativnim informacijama prema određenim kriterijumima i parametrima;
- smanjenje troškova papira (i ako više globalno, onda u određenoj mjeri rješavanje ekoloških problema);
- moguće je smanjenje osoblja koje se bavi papirologijom, kao i smanjenje iznajmljenih (zauzetih) prostorija zbog nedostatka papirne arhivske dokumentacije.
Što se tiče nedostataka EDI (elektronsko upravljanje dokumentima), nema ih toliko. Ovo je prilično skup softver i dugotrajan, kako za obuku zaposlenih tako i za digitalizaciju postojećih dokumenata. Ali ako tek počinjete poslovati, onda ne biste trebali imati problema s uvođenjem elektronskog upravljanja dokumentima, jer će osoblje već u početnoj fazi raditi u ovom sistemu.
3. Šta je potrebno za prelazak na elektronsko upravljanje dokumentima?
Dakle, ako smo shvatili koncept EDI i glavne prednosti, sada predlažem da razmotrimo glavne sisteme za automatizaciju ureda i elektronsko upravljanje dokumentima, kao i procese za implementaciju ovih sistema.
Kao što je već postalo jasno iz gornjih informacija, nije dovoljno samo kupiti i instalirati softver, važno je obučiti zaposlenike i potpuno obnoviti cijeli proizvodni proces vašeg poduzeća. Ako tek počinjete s poslom, onda će vam biti malo lakše, jer poslovni procesi još nisu pokrenuti.
Proces uvođenja EDI-a u već funkcionalnu kompaniju trebao bi se odvijati postepeno. Postepeno povezivanje svih strukturnih podjela preduzeća u rad.
Prvi korak biće kreiranje automatizovanog kancelarijskog rada. U svim fazama možete naići ne samo na tehničke probleme, već i na psihičke, jer je teško "prekršiti" već uspostavljena pravila.
Važno je kupiti i instalirati softver za EDI od jednog dobavljača, tada će postavljanje cijelog sistema biti mnogo lakše i neće uspjeti.
Pogledajmo osnovne zahtjeve za implementaciju procesa implementacije elektronskog upravljanja dokumentima u organizaciji.
Prvo, dostupnost računarske opreme za instalaciju softvera;
Drugo, svi zaposleni u preduzeću uključeni u ovaj proces moraju biti sigurni korisnici računara i imati pristup njemu;
Treće, moraju postojati elektronska sredstva komunikacije između tima, kao što su e-mail, skype i tako dalje;
Četvrto, potrebno je da napravite specijalizovani odjel ili ga uključite kao outsourcing kompaniju (više o outsourcingu možete pročitati u).
I na kraju, administrativni sektor kompanije treba biti spreman na činjenicu da će umjesto uobičajenog “ručnog” potpisa, .
Dakle, ako su svi ovi zahtjevi ispunjeni, moguće je započeti prelazak na korištenje elektronskih dokumenata i elektronsko upravljanje dokumentima.
4. Vrste sistema za upravljanje elektronskim dokumentima
U ovom paragrafu članka razmotrićemo sisteme za elektronsko upravljanje dokumentima. Napominjem da svaki sistem može sadržavati elemente sljedećih kategorija, ali u osnovi oni imaju specifičnu orijentaciju u svakoj oblasti koja se odnosi na pozicioniranje proizvoda.
1. Elektronska arhiva
Elektronski arhiv (EA) - Radi se o elektronskim sistemima za upravljanje dokumentima sa temeljno razvijenim sredstvima za čuvanje i traženje informacija. Zahvaljujući savršenom EA sistemu, možete pretraživati ne samo po nazivu dokumenta, već i po ključnim parametrima.
2. EDI sistemi sa naprednim alatima za radni tok (WF).
Prilično složena kategorija u kojoj sami dokumenti nisu od najveće važnosti. Ovdje posao dolazi do izražaja, a dokumenti su im već priloženi. Tako se kreću po određenoj ruti (tvrda ruta). Uz pomoć ovakvih sistema moguće je organizovati rad u određenim oblastima za koje su svi algoritmi unapred poznati i propisani.
3. EDI sistemi fokusirani na podršku menadžmentu organizacije i akumulaciju baze znanja
Takvi programi su, po pravilu, hibridni i mogu kombinovati elemente prethodna dva. Štaviše, osnovni element može biti ili dokument ili zadatak, ovisno o izboru. Za implementaciju upravljačke funkcije organizacije potrebno je i kruto usmjeravanje i slobodno rutiranje, kada rutu dokumenta propisuje šef (na primjer: nakon registracije ulaznog dokumenta, šef ga „oslikava“ prema značenju i zadatak), dakle, obje ove tehnologije se odvijaju u datoj situaciji. Takve sisteme aktivno koriste državni organi, velike kompanije, u kojima je hijerarhija jasno raspoređena i postoje određena pravila i procedure. Zaposleni sami kreiraju dokumente, pripremaju ih, donose odluke i prate njihovo izvršenje.
4. EDI sistemi kolaboracionog tipa (saradnja)
Ovakvi sistemi su fokusirani na saradnju i novi su u oblasti elektronskog upravljanja dokumentima. Nastali su zbog promjenjivih uslova na tržištu i potrebe da se jasno fokusiraju na određena područja bez nepotrebnog balasta. Oni su suprotni od gore navedenih sistema, zbog nedostatka jasne hijerarhije u organizaciji i formalizacije toka posla. Njihov glavni zadatak je osigurati da ljudi u organizaciji rade zajedno, čak i ako se nalaze u različitim dijelovima svijeta, kao i da sačuvaju rezultate obavljenog posla. U pravilu se kreiraju prema vrsti portala, a to su usluge skladištenja i objavljivanja.
5. Sistemi sa naprednim dodatnim uslugama
Mislim da ste više puta čuli takav koncept kao što je CRM (upravljanje odnosima s klijentima) - ovo je usluga upravljanja odnosima s klijentima, upravljanje projektima, naplata itd. Takve usluge su raznolike i mogu uključivati različite skupove usluga.
Prije implementacije programa elektronskog upravljanja dokumentima u velikim preduzećima, savjetujem vam da izvršite dubinsku analizu predstavljenih sistema i odaberete optimalni, sa listom sistema koji se odnose samo na vašu organizaciju. Važno je da EDMS predstavlja priliku za efikasno upravljanje preduzećem i transparentnost svih njegovih procesa, ali istovremeno i visok nivo povjerljivosti.
Prilikom odabira platformi, savjetujem vam da posebnu pažnju posvetite organizaciji elektronske arhive dokumenata, automatizaciji toka rada, uzimajući u obzir individualne karakteristike vašeg preduzeća i uključenost u postojeći sistem.
5. Problemi implementacije sistema elektronskog upravljanja dokumentima
Svaka kompanija koja nastoji da modernizuje procese i ide u korak s vremenom, na ovaj ili onaj način, suočava se sa problemima uvođenja novih sistema. Ovo se takođe može odnositi na organizaciju koja želi da implementira sisteme za elektronsko upravljanje dokumentima.
Pogledajmo na koje probleme možete naići:
Prvo, kao što smo već rekli, s obzirom na prednosti i nedostatke EDI-ja, ovo je psihološka barijera, ali problem nije samo u njoj. Takođe, prepreka može postati niska edukacija osoblja preduzeća, nespremnost za učenje, strah od transparentnosti procesa. Jednom rečju, konzervativizam.
Drugo, mnoga preduzeća, nažalost, još nisu otišla daleko od sovjetskog tipa upravljanja, odnosno faktora direktora sovjetskog perioda, kada on sam ne želi raditi s kompjuterom, pregledavati i uređivati dokumente.
Treće, česte strukturne promjene u organizaciji i slaba formalizacija poslovnih procesa.
Četvrto, na ovaj ili onaj način, morat ćete komunicirati sa vanjskim svijetom, koji još nije u potpunosti prešao na elektronsko upravljanje dokumentima, iako tomu nastoji.
6. Elektronsko upravljanje dokumentima u javnim nabavkama
U ovom pasusu članka želim da prikažem glavne tačke regulatorne regulative upravljanja elektronskim dokumentima u javnim nabavkama.
Prema članu 5. Federalnog zakona od 5. aprila 2013. br. 44-FZ „O sistemu ugovora u oblasti nabavke roba, radova, usluga za zadovoljavanje državnih i opštinskih potreba“:
„U okviru odnosa navedenih u dijelu 1. člana 1. ovog Federalnog zakona, dozvoljena je razmjena elektronskih dokumenata predviđenih zakonodavstvom Ruske Federacije i drugim regulatornim pravnim aktima o sistemu ugovora u oblasti nabavki između učesnika u sistemu ugovora u oblasti nabavki, uključujući i podnošenje prijava za učešće u određivanju dobavljača (izvođača, izvođača), konačnih predloga. Istovremeno, ove prijave, konačni prijedlozi i dokumenti moraju biti potpisani pojačanim elektronskim potpisom i dostavljeni korištenjem ”.
U ovom članku se takođe navodi da se poboljšani ključevi elektronskog potpisa i njihovi sertifikati za verifikaciju mogu dobiti samo od specijalizovanih centara za sertifikaciju koji su dobili akreditaciju u skladu sa Federalnim zakonom br. 63-FZ od 6. aprila 2011. godine.
Nadležni organi razvijaju proceduru za interakciju ovih sertifikacionih centara sa jedinstvenim informacionim sistemom, a razvijaju se i bezbednosni zahtevi.
Dakle, ukoliko dobavljač (učesnik u nabavci) ima elektronski potpis, ne postoje smetnje za učešće u javnoj nabavci.
Dakle, u ovom članku smo ispitali osnovne principe elektronskog upravljanja dokumentima. Od najpoznatijih korporacija koje pružaju usluge prodaje i instalacije softvera, mogu se izdvojiti kompanije kao što su 1C, 1C-Rarus, ABBY i druge.
To je sve za danas. Nadam se da vam je ovaj materijal bio koristan. Želim vam puno sreće i vidimo se u narednim izdanjima.
Računovodstvo, kontrola i prikupljanje statistike važne su komponente svakog poslovanja: na osnovu prikupljenih podataka donose se važne upravljačke odluke, održava se radna disciplina i vrši planiranje. Moderne tehnologije su čvrsto ušle u naše živote, sada ne možemo zamisliti rad bez proračunskih tabela i baza podataka koje nam omogućavaju da obrađujemo ogromne količine informacija i držimo stvari u redu. No, uz sve prednosti korištenja računala, ne možemo zanemariti tradicionalne, našim bakama i djedovima poznate, prazne obrasce i papirne knjige.
Pokušajmo shvatiti zašto su nam potrebne hrpe papirnih obrazaca i jednostavna olovka u doba visoke tehnologije.
Dostupnost i jednostavnost
Uz svu pogodnost, elektronsko upravljanje dokumentima ima veliki minus - njegova upotreba zahtijeva da radnici posjeduju barem najosnovnije kompjuterske vještine. Nažalost, u našoj zemlji kompjuterska pismenost nije 100% ovo se posebno odnosi na osobe starije od 40-45 godina. Istovremeno, oni mogu biti visokokvalifikovani stručnjaci u svojoj oblasti ili samo dobri radnici.
Slažem se, zaštitar koji je odgovoran za svoje dužnosti bez loših navika, ali nije upoznat s uredskim aplikacijama, mnogo je vrijedniji od „naprednog“ ljigavca. Ovaj problem je posebno akutan tamo gdje je tradicionalno velika fluktuacija osoblja: radnici obezbeđenja, kurira, ugostiteljstva i trgovine na malo- upotreba tradicionalnih papirnih računovodstvenih obrazaca će smanjiti troškove obuke osoblja i, posljedično, smanjiti troškove proizvodnje.
Cheapness
Već smo uzeli u obzir troškove obuke zaposlenih za korištenje programa. Ali ne zaboravite da vam je za elektronsko upravljanje dokumentima potrebno više nabavka računara, specijalizovanih licencnih programa(na primjer, 1C), antivirusi, imaju tarifu za specijaliste koji servisira cijeli ovaj softverski paket (ili se obratite outsourcing kompanijama), redovno ažurirajte flotu opreme i softvera... Ako upravljate ogromnim skladištem, trgovačkim preduzećem ili terminalom , neminovno ćete morati ići na takve troškove, ali za malu tvrtku ovaj teret može biti nepodnošljiv, a često i nepotreban - papirni obrasci su dovoljni za obračun robe u nekoliko malih poslužavnika.
... i po kiši, i po tuči!
Moderni uređaji su pogodni za rad u vrlo uskom rasponu temperatura i vlažnosti: po kiši ili jakom snijegu nemoguće je koristiti npr. tablet ili laptop, baterije se vrlo brzo troše na hladnoći, svaki pad na tlo može biti fatalan, a u svakom trenutku zaposlenik može ostati bez računovodstvenog alata . Da, i ovo je sumnjivo zadovoljstvo - u hladnom skladištu ili istovaru robe iz automobila po kiši ukočenim prstima pokušavajući unijeti neke informacije u bazu podataka. I tu nam u pomoć dolaze dobri stari papirni obrasci i jednostavna olovka. Sigurno vas neće iznevjeriti!
Ono što je napisano perom ne može se sjekirom posjeći!
Podaci upisani u prošiveni i numerisani dnevnik, nemoguće je izbrisati, ispraviti ili unijeti nešto retroaktivno. Nijedan zao haker neće "hakovati" račun ili fakturu sa "mokrim" pečatom. Također je potrebno uzeti u obzir činjenicu da EDS (elektronski digitalni potpis) još uvijek nije jako rasprostranjen u Rusiji, a lični potpis i pečat organizacije još uvijek su, možda, jedini način za ovjeru dokumenata.
Sve aktivnosti bilo koje organizacije odvijaju se kroz razmjenu dokumenata na papiru. Ekspanzija informacionog društva dovela je do pojave elektronskih dokumenata.
Ovaj oblik dokumenata se sve više koristi među rukovodećim osobljem raznih organizacija i drugih struktura. Interakcija sa Penzijskim fondom i poreskom upravom postala je široko rasprostranjena.
Također, među raznim organizacijama, počeo se aktivno koristiti
Elektronska razmjena knjigovodstvenih dokumenata legalizirana je prije nekoliko godina.
Od 2002. godine, Federalni zakon br. 1-FZ „O elektronskom digitalnom potpisu“ je izjednačio pravnu snagu papirnih i elektronskih dokumenata, ali u julu 2013. ovaj normativni akt je nevažeći.
Federalni zakon br. 63-FZ od 6. aprila 2011. godine „O elektronskom potpisu“ utvrđuje osnovna pravila za interakciju organizacija koje koriste elektronski potpis. Zajedničkim nalogom Ministarstva finansija i Federalne poreske službe Rusije od 17. februara 2011. godine br. MMV-7-2/168@ odobrena su osnovna pravila za podnošenje dokumenata poreskoj upravi.
Registracija, računovodstvo i razmjena računa u obliku elektronskog dokumenta između različitih organizacija odvija se uzimajući u obzir uslove Ministarstva finansija, odobrene naredbom od 25. aprila 2011. N 50n.
Uredba Vlade broj 1137 od 26. decembra 2011. godine utvrđena su pravila popunjavanja i novi obrasci računa i niz drugih knjigovodstvenih dokumenata. Razmjena faktura u elektronskom obliku putem posebne veze vrši se u određenom formatu, koji je odobren naredbom Federalne poreske službe Rusije od 30. januara 2012. godine br. MMV-7-6/36@.
Naredbom Federalne poreske službe br. MMV-7-6/138@ od 05.03.2012. godine utvrđen je format u kojem se određene računovodstvene isprave trebaju razmjenjivati i dostavljati poreskim organima.
Kako bi organizacije razmijenile računovodstvenu dokumentaciju TORG-12 i Potvrdu o prijemu radova u potrebnom formatu, Federalna poreska služba je izdala nalog od 21. marta 2012. godine broj MMV-7-6/172.
Primarni dokumenti izdati u elektronskom obliku bit će potvrđeni tek nakon što budu zalijepljeni.
Sva razmjena računovodstvenih dokumenata u elektronskom formatu između ugovornih strana odvija se korištenjem elektronskog upravljanja dokumentima, koji su vođeni naredbom Federalne porezne službe od 20. aprila 2012. godine br. MMV-7-6/253@.
Prednosti elektronskog upravljanja dokumentima
Sve promjene koje zakon uvodi u interakciju između izvođača nesumnjivo imaju niz prednosti.
Uvođenje elektronskog upravljanja dokumentima dovodi do smanjenja vremena za razmjenu dokumenata. To je zbog uštede vremena za obradu i dostavu dokumenata između organizacija, kako s jedne, tako i s druge strane.
Štedi se vrijeme prilikom obračuna tekućih operacija u računovodstvenim registrima, pri kontroli grešaka, smanjenju faza obrade dokumenata i izvještavanja.
Primarna računovodstvena dokumentacija (faktura, potvrda o završetku i tovarni list), sastavljena na papiru i potpisana od strane rukovodioca, s kojom su sve organizacije navikle raditi, postepeno će se prenositi u elektronski format.
Cijeli tok dokumenata između ugovornih strana odvija se prema sljedećoj shemi:
- Organizacija prodavca kreira dokument u svom računovodstvenom sistemu. Koristeći kriptografski softver, potpisuje dokument elektronskim potpisom. Sljedeći korak je da organizacija učita završeni dokument u sistem operatera i pošalje ga drugoj strani, koja ga prihvata putem posebnog softvera.
- Zatim kupac unosi primljeni elektronski dokument u svoj računovodstveni program, proverava usklađenost transakcije, da li je sve obavljeno bez grešaka, zatim stavlja svoj elektronski potpis i šalje ga nazad prodavcu preko operatera. Ako se prilikom provjere utvrde netačnosti ili greške, kupac šalje prodavcu obavijest o odbijanju s navođenjem razloga.
Organizacija prodavca odražava elektronski dokument u svojim računovodstvenim evidencijama kako je izdat nakon što primi signal potvrde od operatera za upravljanje elektronskim dokumentima o prihvatanju datoteke i obavještava kupca da je dokument primljen.
Prema propisima, razmjena računovodstvene dokumentacije između ugovornih strana vrši se u papirnom i elektronskom obliku.
Dokumenti sačinjeni u elektronskom obliku i potpisani elektronskim potpisom imaju istu pravnu snagu kao i papirni dokumenti potpisani od strane rukovodioca.
Protok dokumenata između organizacija odvija se preko operatera, što smanjuje vrijeme za računovodstvo i obradu
Glavni zahtjevi koje sistem elektronskog upravljanja dokumentima mora ispuniti:
- Pouzdano skladištenje i laka pretraga dokumentacije.
- Podrška i obavljanje činovničkih poslova.
- Pravovremena kontrola izvršenja dokumenata i njihovog usmjeravanja.
- Izrada analitičkih izvještaja.
- Osiguravanje sigurnosti informacija.
Savremeni EDMS takođe ima funkcije za interakciju sa kupcima, obradu njihovih zahteva i dodatne korisne alate koji vam omogućavaju da rešite mnoge primenjene probleme.
Vrste sistema za upravljanje elektronskim dokumentima
Postoje različite vrste klasifikacija sistema za upravljanje elektronskim dokumentima, ali najindikativnija klasifikacija je podjela EDMS-a prema funkciji naslova. Svaki EDMS je pozicioniran od strane njegovog programera kao dizajniran prvenstveno za obavljanje određene vrste zadatka. To ne znači da ne predviđa nikakve dodatne tehnologije svojstvene većini "braće". Samo skup alata svakog elektronskog sistema za upravljanje dokumentima ima svoje prednosti i slabosti. U klasifikaciji prema funkcionalnosti naslova uzimaju se u obzir prednosti EDMS-a.
Dakle, to izgleda ovako:
- EDMS dizajniran za kreiranje i rad sa elektronskom dokumentacijom, kao i digitalnim analogama papirnih dokumenata.
- Računovodstveni sistemi koji automatizuju registraciju događaja i dokumenata tokom čitavog njihovog životnog ciklusa (elektronski ormarići za datoteke).
- EDMS, čiji je glavni zadatak automatizacija rada sa velikim korporativnim repozitorijumima informacija.
- Sistemi upravljanja elektronskim arhivima sa dokumentacijom.
- EDMS, čija je funkcionalnost specijalizovana za izdvajanje potrebnih informacija iz arhiva i drugih elektronskih izvora.
- Sistemi koji upravljaju korporativnim procesima, obradom dokumenata i aktivnostima zaposlenih u organizaciji koji su uključeni u rad sa poslovnom dokumentacijom.
- Informacijski EDMS koji upravlja uređajima za pohranu podataka.
Postoji i kratka klasifikacija SED-ova prema zemlji porijekla, koja se koristi samo u Rusiji. Prema njoj, elektronski sistemi za upravljanje dokumentima u našoj zemlji se dele na domaće, uvozne i ruske, razvijene na stranoj Lotus/Domino platformi. Naš pregled uključuje primjere samo dva strana EDMS - EMC Documentum i Lotus Domino.Doc. Svi ostali EDMS imaju "državljanstvo" Rusije.
TOP-10 elektronskih sistema za upravljanje dokumentima
Ocjenjivali smo sisteme za elektronsko upravljanje dokumentima, fokusirajući se na poređenje pet parametara koji su odlučujući pri odabiru EDMS-a za automatizaciju upravljanja dokumentima u preduzeću. Skala je desetostepena.
| Mjesto | Program/usluga | Cijena | Lakoća učenja | Funkcionalnost | Računovodstvo ruskog zakonodavstva | Technical podrška |
Ukupni rezultat |
| 1 | Slučaj | 8 | 8 | 10 | 10 | 10 | 9,2 |
| 2-4 | 1C:Arhiva | 9 | 7 | 10 | 10 | 9 | 9 |
| 2-4 | CompanyMedia | 9 | 9 | 9 | 10 | 8 | 9 |
| 4-6 | EMC Documentum | – | 9 | 10 | 8 | 8 | 8,8 |
| 4-6 | Logika | 9 | 10 | 9 | 10 | 6 | 8,8 |
| 4-6 | Eufrat | 9 | 10 | 9 | 10 | 6 | 8,8 |
| 7 | DIRECTUM | 10 | 8 | 8 | 10 | 7 | 8,6 |
| 8 | Lotus Domino.Doc | – | 8 | 8 | 9 | 9 | 8,5 |
| 9 | OPTIMA-WorkFlow | 10 | 8 | 8 | 9 | 7 | 8.4 |
| 10 | LanDocs | 8 | 7 | 7 | 10 | 8 | 8 |
Napomena: konačna ocjena sistema u tabeli ne tvrdi da je 100% objektivna i odražava mišljenje autora, zasnovano na dubinskoj analizi ove teme. Ovaj pregled sistema za elektronsko upravljanje dokumentima napravljen je samo među visokokvalitetnim softverskim proizvodima koji se mogu bezbedno odabrati za upotrebu u različitim vrstama poslovanja.
CASE
Ovaj sistem elektronskog upravljanja dokumentima je priznati lider u svom segmentu na čitavom postsovjetskom prostoru. I najveći holdingi i korporacije i mala preduzeća u njima uspješno obavljaju promet dokumenata i kancelarijski posao. U odnosu na ovaj sistem, primjereno je primijeniti tautologiju: "DELO" zna svoj posao. Zaista, ovaj softver je idealan za duboku automatizaciju kancelarijskog rada i toka posla.
pros
- Mogućnost praćenja svih faza kretanja bilo kojeg elektronskog dokumenta.
- Jednostavnost i praktičnost u kreiranju projekata dokumentacije.
- Općenito otklanjanje grešaka i funkcionalnost sistema.
Minusi
- "Razvučeni" minusi uključuju pomalo arhaično sučelje i određene poteškoće u savladavanju.
Koja je cijena?
Cena licence za korišćenje sistema "DELO" u okviru jednog radnog mesta (DBMS - Oracle) zavisi od planiranog ukupnog broja ovih mesta i varira od 11.000 rubalja (201-500 r/m) do 13.400 rubalja (1-5 r. /m). Ako organizacija koristi Microsoft SQL Server DBMS, tada će licenca za jedno radno mjesto koštati od 7200 do 9500 rubalja, respektivno.
Logika
Program EDMS Logic do 2012. godine nosio je naziv Boss-Referent i bio je jedan od najpopularnijih ruskih sistema za elektronsko upravljanje dokumentima, ozbiljan konkurent Delu EDMS. Promjena naziva nije uticala na kvalitet ovog softverskog proizvoda, a on je i dalje pouzdan i funkcionalan sistem za upravljanje uredima u preduzećima bilo koje vrste i veličine.
pros
- Mogućnost izgradnje složenih ruta na više nivoa za odobrenje dokumenata.
- Visok stepen zaštite korisničkih podataka.
- Relativna lakoća savladavanja glavnih komponenti sistema.
- Fleksibilni i prilagodljivi procesi obrade dokumenata.
Minusi
- Nezgodna diferencijacija prava pristupa uz ozbiljnu fluktuaciju osoblja.
- Nije najsavjesniji rad tehničke podrške.
- Arhaično sučelje.
Koja je cijena?
Cijena jedne licence za korištenje ovog programa ovisi o broju zaposlenih koji su na njega povezani. Ako njihov broj ne prelazi 49 osoba, onda će cijena biti 5.900 za svako radno mjesto; od 50 do 199 povezanih radnika - 5.200 rubalja; a ako ima više od 200 radnih mjesta, tada će cijena jedne licence biti minimalna - 4900 rubalja.
Eufrat
Ovaj elektronski sistem upravljanja dokumentima razvijen je u potpunosti u skladu sa zahtjevima standarda kvaliteta ISO 9000 i ruskim GOST-ovima u oblasti kancelarijskog rada. Od svojih "kolega" "EUFRATS" se razlikuje po prisustvu mnogih sopstvenih jedinstvenih softverskih razvoja koji se ne mogu naći u konkurentskim EDMS-ima. Čisto tehnološki, ovaj sistem je jedan od "najnaprednijih" na modernom ruskom tržištu EDMS.
pros
- Paket isporuke ovog sistema uključuje ugrađeni Nika DBMS, koji automatski oslobađa korisničku organizaciju od kupovine dodatnog softvera.
- Prijateljski interfejs sa lepim dizajnom koji se pamti.
- Ugrađeni mehanizam uloga za upravljanje pravima pristupa.
Minusi
- Prilično mala brzina, posebno na slabim računarima.
- Periodični kvarovi u radu i spora tehnička podrška.
Koja je cijena?
Standardna licenca s instalacijom sistema na vlastiti server organizacije košta od 5200 do 7300 rubalja po radnoj stanici, više korisnika - cijena je niža. Međutim, postoji i mogućnost postavljanja serverske komponente na opremu proizvođača. U ovom slučaju primjenjuje se sistem pretplate - četiri tarife, koje koštaju od 10.000 do 95.000 rubalja mjesečno.
1C:Arhiva
Ovo je jedan od najboljih i svakako najsvestraniji program za upravljanje dokumentima preduzeća. 1C:Arhiva pruža pouzdano i, što je najvažnije, centralizirano skladištenje poslovne dokumentacije različitih formata, uz pristup ovlaštenom osoblju koje može uređivati datoteke.
pros
- Otklonjeni algoritam za brzo pronalaženje potrebnih podataka.
- Mogućnost pohranjivanja dokumenata bilo koje vrste - od teksta i grafike, do audio i video datoteka.
- Najšira skalabilnost koja vam omogućava da uspešno koristite ovaj softver u velikim i malim preduzećima.
- Glavna prednost 1C:Archive, koja ovaj program razlikuje od konkurenata, je optimalna kombinacija cijene proizvoda i mogućnosti njegove funkcionalnosti.
- Podrška za integraciju sa eksternim aplikacijama.
Minusi
- Trošenje mnogo sistemskih resursa.
- Povećana težina savladavanja čak i za iskusne korisnike.
Koja je cijena?
Cijena "montaže" ovog programa varira od 12.000 do 57.000 rubalja, a prvi iznos će se morati platiti isključivo za nadogradnju prethodne verzije 1C: Arhiva.
DIRECTUM
Jednostavan i funkcionalan EDMS DIRECTUM biće odlično rešenje za mala i srednja preduzeća. Zahvaljujući ovom sistemu, elektronsko upravljanje dokumentima se može uspešno kombinovati sa tradicionalnim papirnim procesom rada kako bi se naknadno „bezbolno“ u potpunosti prebacila organizacija na rad u DIRECTUM-u. Napredna Workflow tehnologija omogućava efikasnu automatizaciju kancelarijskih radnih procesa.
pros
- Dostupnost specijalizovanih softverskih alata koji u najvećoj mogućoj meri pojednostavljuju pretragu i identifikaciju dokumentacije.
- Široke mogućnosti za samostalnu modifikaciju sistema za specifične zadatke.
- Proširene mogućnosti integracije sa drugim programima.
Minusi
- Orijentacija sistema na upravljanje preduzećem - običnim službenicima je teže raditi u njemu.
- Pomalo zbunjujuća i neprozirna politika cijena.
Koja je cijena?
Licence za korištenje ovog EDMS-a kupuju se pojedinačno i kao dio paket ponuda. Najjeftinija osnovna klijentska licenca košta 7.800 rubalja. Cena paketa licenci počinje od 148.200 rubalja (osnovni za 20 zaposlenih) i ide do 2.010.000 rubalja (za 200 zaposlenih).
OPTIMA-WorkFlow
Ovaj sistem elektronskog upravljanja dokumentima je snažan srednji seljak u svom segmentu. U stalnom je razvoju i do sada ne može ravnopravno da konkurira priznatim mastodontima tržišta. Međutim, OPTIMA-WorkFlow ima niz "trikova u rukavu" - jedinstvene tehnologije koje ga izdvajaju iz gomile.
pros
- Implementacija funkcije serijskog unosa istih vrsta dokumenata i podataka o njihovoj registraciji.
- Skeniranje antivirusnim programom.
- Indeksiranje običnih i šifriranih dokumenata po vašem izboru.
- Višejezični korisnički interfejs.
Minusi
- Nedostaci tipične funkcionalnosti koji se trajno uklanjaju odlaznim ažuriranjima.
Koja je cijena?
Tipična rješenja zasnovana na ovoj platformi koštaju od 55.000 do 75.000 rubalja.
EMC Documentum
Ovu platformu za automatizaciju procesa rada razvio je svjetski lider u IT industriji, EMC. Snažna funkcionalnost zajedno sa fleksibilnim prilagođavanjem pojedinačnih alata čine EMC Documentum najboljim stranim EDMS dostupnim na ruskom tržištu.
pros
- Visok stepen pogodnosti u upravljanju projektnom dokumentacijom.
- Implementacija mehanizma check-in/check-out koji vam omogućava da upravljate distribucijom prava pristupa.
- Prisutnost funkcije koja vam omogućava da provedete proceduru odobrenja na nekoliko nivoa.
- Podrška za uređaje za skeniranje i prepoznavanje dokumenata.
Minusi
- Radi samo sa Internet Explorer pretraživačem.
- Nedostatak javno dostupne tehničke i praktične dokumentacije o sistemu.
- Česte "kočnice" i kašnjenja sa velikim opterećenjem sistema.
Koja je cijena?
Ne postoje fiksne cijene za korištenje ove platforme. Cijena njegove implementacije se dogovara pojedinačno sa svakim kupcem.
LanDocs
Razvijena 1997. godine od strane domaće kompanije LANIT, ova platforma za automatizaciju upravljanja dokumentima je i danas tražena od strane mnogih preduzeća i institucija. LanDocs vam omogućava da izgradite udoban radni tok i okruženje toka rada, pružajući svim kategorijama korisnika potreban skup alata za upravljanje.
pros
- Dostupnost integrisanih alata za kriptografsku zaštitu.
- Mogućnost uključivanja zaposlenih iz udaljenih filijala u proces rada.
- Prisutnost funkcije paketnog skeniranja papirne dokumentacije.
Minusi
- Prilično uobičajeni problemi sa performansama.
- Slabe mogućnosti za proširenje funkcionalnosti.
- Poteškoće u savladavanju sistema od nule.
Koja je cijena?
Cijena serverske licence varira od 30.000 do 216.000 rubalja. Korisničke licence mogu se kupiti po cijeni od 5.600 do 8.400 rubalja.
CompanyMedia
CompanyMedia je čitav set softverskih rješenja dizajniranih za automatizaciju poslovnih procesa, toka rada i uredskog rada. Ovaj EDMS se razlikuje od konkurencije po nenadmašnoj fleksibilnosti podešavanja i prisustvu nezavisnih modula koji se mogu zasebno instalirati.
pros
- Mogućnost uspešnog rada sistema u preduzećima sa složenom korporativnom strukturom i teritorijalnom strukturom.
- Pouzdanost sistema bez presedana, koja mu omogućava da aktivno radi 24 sata dnevno, 365 dana u godini.
- Automatska podrška za rad sa nekoliko vrsta poslova.
- Diferencijacija prava pristupa, prema hijerarhijskoj strukturi organizacije.
Minusi
- Web interfejs ima ograničenu podršku za neke pretraživače, posebno za FireFox.
- Fokus sistema je uglavnom na srednjim i velikim preduzećima.
Koja je cijena?
Konačna cijena ovog softvera se sastoji od mnogih komponenti, uključujući obuku osoblja, instalaciju dodatnih modula i prijenos prava na korištenje sistema. Gornja granica ukupnog iznosa je 99.000 rubalja. Najjeftiniji tematski modul koštat će 4.000 rubalja.
Lotus Domino.Doc
Ovaj EDMS je aplikacija za dobro poznatu Notes/Domino platformu, koja ima sistem zaštite podataka visokog nivoa. Lotus Domino.Doc također ima naprednu elektronsku arhivu koja vam omogućava implementaciju velikog repozitorija korporativne dokumentacije.
pros
- Dostupnost jedinstvenih sistema replikacije dizajniranih za kompleksno rješavanje zadataka upravljanja protokom dokumenata u distribuiranom okruženju.
- Mogućnost traženja dokumenata u posebnim dijelovima skladišta informacija.
- LDAP direktoriji se povećavaju na korporativni nivo.
Minusi
- Nedostaci ovog sistema uglavnom proizilaze iz njegovog zapadnog porijekla - postoje određena pitanja o interfejsu i implementaciji nekih funkcija.
Koja je cijena?
Cijena korisničkih i serverskih licenci obračunava se pojedinačno na web stranici platforme.
Na kraju
Sumirajući određenu liniju u pregledu, želio bih napomenuti važnu nijansu: uvođenje elektronskog sistema upravljanja dokumentima u vaše poslovanje uopće ne jamči trenutno povećanje njegove profitabilnosti, a u nekim slučajevima to može učiniti šteta. Ako vaša organizacija uspješno funkcionira i ostvaruje profit, radeći bez EDMS-a, razmislite hiljadu puta prije nego što se odlučite za njihovu implementaciju. Nema potrebe loviti "progresivnu modu" i instalirati ove sisteme bez ozbiljne potrebe za njima. Međutim, sa širenjem poslovanja i velikim obimom zaposlenih, sistem elektronskog upravljanja dokumentima može postati svojevrsni spas koji će kompaniji pomoći da ispliva iz vrtloga papirologije.
