За да се дефинира ясно служебни задължениясекретар, трябва да знаете за кого точно говорите. В крайна сметка може да се разгледа от няколко ъгъла. Известен е например секретар-помощник като служител в офиса, генерален секретар като ръководител (ръководител) на определена организация, държавен секретар като държавен служител, секретар като дипломатическо лице, секретар на мениджър като служител и други опции. Най-често, когато се споменава тази длъжност, те имат предвид служител, който изпълнява задачи (задачи) както на директора на предприятието, така и на отделни ръководители на неговите структурни подразделения. Оказва се, че служебните задължения на секретаря в този случай се свеждат до изпълнение на еднократни задачи за решаване на организационни и технически въпроси.
Какво трябва да знае и прави един секретар
Всеки ден секретарят трябва да изпълнява следните функции:
- Получаване на информация от подчинените за предаване на ръководителя.
- Организирайте телефонна комуникациялидер. В негово отсъствие получава информация и след това я предоставя на вниманието на директора.
- Получавайте и съхранявайте записи на телефонни съобщения.
- Създайте условия за нормална работа на мениджъра: следете необходимостта от канцеларски материали и офис оборудване.
- Съдействие при организиране на производствени срещи и срещи. Информирайте участниците за датата, мястото и часа на събитието. Съберете необходимите материали, осигурете присъствие на присъстващите и водете протокол от срещата.
- Извършване на офис работа в предприятието. За да направи това, секретарят трябва да получи, систематизира входящата кореспонденция и да я представи за разглеждане от ръководството. След това на базата на наложената виза предайте документите на изпълнителите срещу подпис. Секретарят включва и контрол върху хода, времето и резултатите от тяхното изпълнение.
- Извършване на печат и размножаване на документи.
- Организирайте приема на посетителите на ръководителя на компанията и, ако е възможно, създайте условия за бързо разрешаване на проблемите.
За да изпълнява тези на пръв поглед прости задължения на секретар, служителят трябва да знае:
- цялостното управление на предприятието и неговите структурни подразделения;
- устав, персонал и структура на предприятието, неговия профил, перспективи за развитие и специализация;
- нормативни документи за правилно водене на отчетност;
- правила за използване на офис оборудване и комуникации;
- VTR, БЗР, правила за пожарна безопасност и промишлена санитария;
- правила за организиране на труда на работното място;
- регулаторни и правни актове, заповеди, правилници, инструкции за планиране, отчитане и управление на качеството на извършената работа.
Чиновнически специфики
Ако ние говорим заза по-специфична, тясна специализация, тогава ситуацията е малко по-различна. Вземете, например, самото наименование на длъжността ясно определя аспекта на изпълняваната работа. Обикновено всяко предприятие вече има длъжностна характеристика, която очертава областите на дейност на специалист по управление на офиси. Ако няма такава инструкция, тогава е по-добре да я създадете. За това трябва да използвате квалификационен указател, който съдържа приблизителни образци. След това стандартната версия трябва да бъде модифицирана за конкретна организация, като се вземат предвид спецификите и вътрешните характеристики. Като цяло задълженията на секретар-чиновник трябва ясно да включват 3 основни области:
- Работа с кореспонденция. Приемането и обработката му по модерни начинии навременна доставка.
- Коректно поддържане на вътрешна документация.
- Регистрация, стриктна отчетност и предаване на документите в архива за съхранение.
Особености на работата на референта
Някои предприятия въвеждат длъжност, която включва широк спектър от отговорности: от „информационно бюро“ до „помощник-директор“. Такъв специалист трябва да има многостранни познания и да владее добре ситуацията. С увеличаването на правомощията са леко разширени служебните задължения на помощник-секретаря. Като цяло това е обичайната работа на секретар, но думата „референт“ прави някои допълнения към стандартния списък. По-специално, помощник-секретарят може самостоятелно да приема посетители по определени въпроси. Притежавайки определена информация, той е в състояние самостоятелно да взема решения. Освен това асистентът изпълнява отговорни инструкции от ръководителя относно стопанска дейносторганизации (предприятия). Понякога помощник-секретарят се натоварва със задължения.Това се прави само когато общият обем на работата му позволява да изпълнява допълнителни задължения.
Мнозина в детството мечтаят да станат актьори, лекари или пожарникари; по-близо до дипломирането бъдещите възпитаници планират да станат адвокати, програмисти и бизнесмени.
Но едва ли някой си мечтае за такава професия като съдебен секретар.
Тези служебни отговорности са много обширни и заплатаоставя много да се желае.
Навигация по статии
Какво прави съдебният секретар?
В разбирането на обикновените хора съдебните секретари водят протокол от заседанието и призовават свидетели за разпит. Тази работа обаче се извършва от съдебни секретари.
Съдебният служител не е държавен служител, а чиновник от ниско ниво, който изпълнява голям обем работа, за да подпомогне дейността на отделен съдия.
Задълженията на съдебния секретар включват:
- Уведомяване на участниците за датата на срещата. Говорим не само за изпращане на съобщения по пощата, но и за търсене на местонахождението на свидетели, ответник и трети лица. Много често участниците се опитват да забавят разглеждането на делото и избягват получаването на писмени уведомления. Съдебният служител трябва да намери лицето и да му обясни правни последициподобно поведение.
- Отчитане на входяща и изходяща кореспонденция. Това включва поддържане на регистрационни файлове и сортиране на заявки.
- Изготвяне на статистически справки.
- Издаване на оригинали и копия на съдебни решения и определения.
- Изпълнява и други функции, свързани с формалната организация на работата на съдията.
Също така, в допълнение към служебните задължения, тези служители отговарят за рутинната работа на съдиите. Броят на разглежданите дела в съдилищата значително надвишава нормативната тежест, така че съдебните секретари отговарят и за:
- Проучване искови молбиза спазване на закона. Ако са нарушени процесуалните правила, съдебният секретар изготвя отговор на ищеца за отказ да приеме молбата или я оставя без движение.
- Съдействие при водене на протоколи от съдебни процеси. При разпита на свидетели е необходимо да се записва голям бройинформация. За да обжалва съдебно решение, заинтересованата страна трябва пълна версияпротокол. Ако времето е ограничено, дори съдебният секретар ще се включи в попълването на този документ.
- Помощ при формализиране на решения. Често съдиите с голям брой дела в производства само очертават решения, а секретарите са ангажирани с финализирането на документа в съответствие с изискванията на закона.
Конкретният списък от отговорности зависи от организацията на работата в съответния съд. Въпреки че задълженията на съдебния служител са много, това е чудесна възможност да научите какво всъщност представлява един съд.
Защо хората отиват да работят като съдебни секретари?
Най-ниската юридическа длъжност в съда е съдебният секретар.
Работните задължения, заплатите и условията на труд на тези служители са сходни в различните региони на федерацията.
Секретарите получават около 15-20 хиляди рубли, понякога повече, ако имат бонуси и получават бонуси.
Затова често е възможно да се сблъскате със ситуация, в която повече от шест месеца се търси подходящ служител за длъжността съдебен секретар.
И това е чудесна възможност за тези, които искат да свържат живота си с правораздаването.
Това е отличен старт на кариерата за тези, които нямат необходими връзкив тази област.
Много често свободна длъжност съдебен секретар се заема от бивш съдебен секретар. Работните отговорности, образованието и опитът в съдебните спорове ви позволяват ефективно да се конкурирате с други кандидати.
Опознаването на други служители, включително и председателя на съда, също има ефект, защото всички работят в едно и също държавна агенция.
Така млад мъж, който задочно е влязъл в юридическия факултет, заема мястото на секретар, което често е недостиг.
Работейки на позицията 3-5 години, той ще натрупа богат опит в участието си в подготовката на съдебни заседания и ще разбере много от тънкостите в работата на съдиите, които не се обсъждат в лекции и не се записано в правилника.
Съдебен служител е позиция за хора, които целенасочено се стремят да работят в съда, но не могат да си позволят да учат в престижен факултет. Достойно начало за трудолюбиви професионалисти, влюбени в правото.
Във видеото за увеличаване на заплатите на съдебните служители:
Изпратете въпроса си във формата по-долу
Продължаваме поредицата от интервюта с професионалисти. Този път научихме за професионални отговорностисъдебен секретар, разбраха с какво работата на съдебния секретар се различава от работата на съдебен секретар и прецениха какви перспективи се откриват пред младите специалисти на тези позиции. Секретарят на съдебното заседание по наказателни дела на 1-ва инстанция на Московския градски съд ни разказа за това и много повече.
КонсултантПлюс: Съдията не работи сам, той се подпомага от служители на съдебния апарат. Един от тези помощници е съдебният служител. Разкажете ни какви са неговите отговорности, каква е ролята му в дейността на съда?
Ролята на съдебния секретар и съдебния секретар е изключително значима за осъществяване на функциите на съда. Не напразно се казва, че от работата на съдебните служители зависи много – от ефективността до качеството на изпълнение на задачите пред съда.
Функциите на съдебния секретар и съдебния секретар са подробно описани в утвърдените със заповедта деловодни инструкции Съдебно отделениепри върховен съд RF. Този документ служи като ръководство за действие за секретарите.
Например един съдебен секретар, работещ в отдел „Деловодство“, независимо дали е по наказателни или граждански дела, изпълнява следните функции: приема делата, регистрира ги в дневници, регистрира необходимата информация в електронната база данни, включително движението на делото, след влизане на решението подготвя делото за изпълнение на решението в законна сила и др.
Що се отнася до функциите на съдебния секретар, те, разбира се, са различни от функциите на съдебния секретар. Секретарят на съдебното заседание е длъжен да подготви делото за разглеждане, да осигури необходимите мерки за призоваване на лицата, участващи в делото, в съда, например чрез изпращане на призовки, искания за доставка, предаване на телефонно съобщение и др. Непосредствено в деня на заседанието секретарят на съдебното заседание проверява присъствието на призованите участници в процеса, а също така води протокола от съдебното заседание. Следва да се отбележи, че въпреки че протоколът от съдебното заседание не е препис, неговото съдържание трябва да бъде възможно най-пълно и достоверно. След като съдията разгледа делото по същество, секретарят на съдебното заседание съставя делото за предаване на деловодството: архивира в хронологичен ред документите, включени по време на заседанието, протокола от съдебното заседание, съдебните разпореждания и решения; съставя опис на делото; издава статистическа карта, а при необходимост и изпълнителни документи; изпраща или връчва преписи от влязлото в сила съдебно решение на участниците в процеса. След това секретарят предава делото в деловодството, където съдебният секретар проверява изрядността на делото и го приема за по-нататъшно изпълнение.
Освен това секретарят публикува информация за хода на делото във вътрешни бази данни, а също така качва необходимата информация и текстове на решения на официалните уебсайтове на съда. В момента, в контекста на развитието на така нареченото електронно правосъдие, се работи с електронни бази данниданните са една от най-важните функции.
Както виждате, работата на съдебния служител и съдебния служител е важна в съда.
ConsultantPlus: Защо решихте да станете адвокат? Един адвокат има много възможности за реализация, защо избрахте съдебната система, как започнахте кариерата си в професията?
Прав си, адвокатът има много възможности за работа, за прилагане на знанията си и за задоволяване на професионални амбиции. Аз обаче избрах държавна служба - работа в съда, защото именно в съда с обща юрисдикция имам възможност постоянно да се развивам професионално и лично, да общувам с хората и най-важното да помагам за възстановяване на справедливостта и защита на тези, чиито права са били нарушени нарушени.
В съдебната система работят съвестни, почтени, отговорни хора и тези качества са в основата на моето развитие и като личност, и като юрист. Ето защо, след завършване на колеж, моят трудова дейностЗапочнах в Московския градски съд.
ConsultantPlus: Какви предимства видяхте за себе си, когато взехте решението?
При вземането на решение за работа в съда, поради младата си възраст, не подчертах никакви предимства за себе си. Но сега разбирам, че всеки съдебен служител винаги има перспективата да стане съдия или да натрупа необходимия и много важен опит и да се намери в друга юридическа дейност.
И все пак трябва да се подчертае, че по-голямата част от съдиите са бивши секретари и помощници на съдиите, защото те са тези, които познават всички тънкости на съдийската работа и като правило секретарите и помощниците израстват в блестящи професионалисти.
ConsultantPlus: Какви знания, умения и личностни качества са необходими на човек, заемащ тази позиция?
За да работи в съда, всеки служител трябва преди всичко да познава действащото законодателство Руска федерация, следете законодателните промени и тенденции. Освен това съдът или съдебният служител трябва да бъде прибран и отговорен. И, разбира се, секретарят трябва да бъде общителен и учтив. В края на краищата хората, които се намират в трудна ситуация поради непознаване на правата си или закона като такъв, често се обръщат към съда, за да защитят правата си. Затова никога не трябва да се поставяте над тези, които са дошли в съда; трябва да се отнасяте към всички с уважение и справедливост. Често съдебният служител е лицето, което гражданите срещат първо, когато идват в съда.
КонсултантПлюс: Какво е вашето ежедневие? Колко дела се обработват средно на ден, колко граждани приемате със заявления, колко документи трябва да се подготвят и т.н. Трудно ли е да управлявате всички тези неща?
Всеки работен ден в съда е много натоварен. Въпреки че съдиите по граждански и наказателни дела разглеждат различни количествадела - все пак делата се различават по своята специфика - натовареността на всеки съдия и съответно на секретаря на съдебното заседание и съдебния секретар е голяма.
Естествено във всяко съдебно заседание участва секретар, който изпълнява всички функции, които споменах по-горе. Не е лесно да се справите със съществуващия обем работа, изисква опит и определени умения. Трябва да се признае, че с течение на времето секретарката извършва някои процедурни действия, както се казва, автоматично. Но въпреки това, например, съставянето на протокол от съдебно заседание поради индивидуалността на всеки случай изисква много вниманиеи концентрация.
ConsultantPlus: Какво харесвате най-много в работата си?
Работата на секретар е интересна, защото винаги има възможност да наблюдавате справедливостта и да бъдете съпричастни към нея. Освен това работата в съда силно дисциплинира и прави по-отговорен. Хората, които идват в съда, за да защитят позицията си по дело, научават много. Като цяло това, което харесвам в работата си е, че не стоя на едно място, а върша интересна работа, поемайки огромния опит и знания на съдиите, с които работя. Всичко това заедно помага за установяване и правилно изграждане на отношения с хората.
ConsultantPlus: Какви перспективи открива тази професия пред младите специалисти според Вас?
Професионалното развитие на съдебните служители протича на няколко етапа. По-често публичната службав съда започва с длъжностите съдебен секретар или съдебен секретар. Втори етап професионално развитиее съдебен консултант или помощник-съдия. След пет години работа като асистент можете да се явите на квалификационен изпит за съдия. Кога успешно завършванеизпит и одобрение от квалификационния съвет на съдиите на Москва, преминаване на други процедури, предвидени от закона, назначаването на длъжността съдия става или въз основа на резолюция на градската дума (магистратски съдии) или въз основа на президентска указ (федерални съдии). И двамата полагат клетва пред Президиума на Московския градски съд. Трябва да се каже, че полагането на клетва протича в тържествена обстановка и винаги е вълнуващо, кара да се гордеем с постиженията на колегите, които вече са станали съдии, и стимулира собственото им израстване.
ConsultantPlus: Какви са вашите лични планове за бъдещето? Известно е, че почти всички съдии са започнали кариерата си като съдебни служители. Бихте ли искали да станете помощник рефер и след това съдия в бъдеще? Ако да, по какви проблеми бихте искали да се специализирате?
Естествено всичко това влиза в плановете ми за бъдещето. Тъй като работата ми е свързана с наказателното право, бих искала първо да стана помощник-съдия, а след това съдебен експерт.
ConsultantPlus: Какво е мнението ви за използването на правни справочни системи в съдебна работа? Използвате ли системата ConsultantPlus и ако да, какви проблеми решавате с нея?
Правните системи са много полезни в нашата работа. Те улесняват търсенето необходими документи, както наредби, така и материали съдебна практика. По-специално, системата ConsultantPlus включва всички издания на документи; изданията са удобни за търсене и сравняване. Например, често като част от разглеждането на наказателни дела се изучават обвинения в престъпления, извършени преди много години, така че е необходимо да се познават законите, които са били в сила по това време, да се вземе предвид дали те влошават положението на виновно лице и др.
КонсултантПлюс: Какво съветвате студентите по право, които биха искали да работят като съдебен секретар: за какво да са подготвени и как да изградят кариера?
Независимо какъв иска да бъде ученикът, той трябва да учи, да се развива и да е готов да взема отговорни и информирани решения. С избор бъдеща професиястудентът може да реши по време на периода на стажа. Ако един студент реши да работи в съда, той трябва да е подготвен за трудна, отговорна и напрегната работа. Не трябва да се страхувате от това, защото с опита страхът ще изчезне и интересът към работата ще се увеличи. Смятам, че всеки съдебен служител трябва да има стремежа да стане съдия, защото правораздаването е венецът на адвокатската кариера.
Длъжностната характеристика на секретаря съдържа изисквания към квалификацията на служителя, установява реда за неговото подчинение, назначаване и освобождаване. Документът описва функционалните отговорности, правата на служителя и неговите отговорности. Правомощията на секретаря се определят от спецификата на организацията.
Пример за типична длъжностна характеристика на секретар на мениджър
аз Общи положения
1. Секретарят принадлежи към категорията „технически изпълнители”.
2. Секретарят е на пряко подчинение на генералния директор/ръководителя на структурното звено.
3. Назначаването или освобождаването на секретаря се извършва със заповед на генералния директор.
4. На длъжността секретар се назначава лице със средно образование и минимум една година опит на подобна длъжност.
5. По време на отсъствието на секретаря функционалните задължения, права и отговорности се прехвърлят на друго длъжностно лице, както е посочено в заповедта за организацията.
6. Секретарят трябва да знае:
- организационна структура;
- норми бизнес комуникацияи етикет;
- организиране на офис работа;
- основи на гражданското трудовото законодателство RF;
- правила за работа с организационна и компютърна техника;
- приложни програми (Word, Excel и др.);
- машинопис;
- правила за защита на труда, безопасност, противопожарна защита.
7. Секретарят в своята дейност се ръководи от:
- Устав на организацията;
- законодателство на Руската федерация;
- правилник за вътрешния ред трудови разпоредби, други нормативни актове на организацията;
- заповеди и указания от ръководството;
- тази длъжностна характеристика.
II. Длъжностни задължения на секретаря
Секретарят изпълнява следните функционални задължения:
1. Приема посетители.
2. Приема и предава документи и лични становища на управителя за подпис.
3. Получава кореспонденция, изпратена до управителя за разглеждане. В съответствие със по решениея насочва към структурни звенаили на конкретни лица за използване в тяхната работа.
4. Осъществява комуникация чрез комуникационни средства, регистрира и предава служебна информация на ръководителя.
5. Извършва технически, организационна подкрепамениджърска работа.
6. Съставя молби, писма и други документи от името на управителя.
7. Участва в подготовката на срещи и срещи, организирани от управителя. Събира необходимата информация, регистрира, информира участниците за мястото, часа на срещата и дневния ред. Води и изготвя протоколи от заседания.
8. Организира командировки на управителя: закупува билети, наема транспорт, помещения.
9. Следи за изпълнението от служителите на организацията на инструкции и заповеди от ръководството.
10. Оформя досиета, осигурява безопасността на документите, предава ги в архива в установения срок.
11. Изпълнява индивидуални служебни възлагания на ръководителя.
III. права
Секретарят има право:
1. Вземете самостоятелни решения в рамките на своята компетентност.
2. Не пристъпвайте към упражняване на правомощията си, ако има опасност за живота или здравето.
3. Предявяват изисквания към ръководството за създаване на нормални условия за изпълнение на техните служебни задължения, безопасност материални активи, документи.
4. Получават служебна информация в пълен обем за изпълнение на правомощията си.
5. Изпратете до управлението предложения за рационализацияда подобрят дейността на организацията и собствената си работа.
6. Информирайте ръководителя за установените недостатъци в дейността на организацията, направете предложения за тяхното отстраняване.
7. Получавайте от служителите на структурните подразделения необходимите материали и обяснения за причините за нарушаване на сроковете и качеството на изпълнение на задачите и инструкциите на ръководството.
IV. Отговорност
Секретарят отговаря за:
1. Провеждане на неоторизирано представителство на интересите на организацията и срещи.
2. Резултати от взетите решения, собствени действия.
3. Неправилно изпълнение на служебните задължения.
4. Нарушаване на изискванията ръководни документиорганизации.
5. Незаконно боравене с лична информация, прехвърляне на поверителна информация, търговски тайни.
6. Причиняване на вреди на организацията, нейните служители, контрагенти или държавата.
7. Нарушаване на изискванията за трудова дисциплина, правилник за вътрешния трудов ред, стандарти за безопасност и противопожарна защита.
8. Нарушаване на етикета и стандартите за бизнес общуване.
Секретар на съдебното заседание
Съдебният секретар е държавен служител и работи само в съдилищата. Осигурява документалната работа на съдията, съдебните процеси, участва в заседанията. дадени изпълнителенизпълнява следните функционални отговорности:
1. Събира и подготвя материалите по делото за разглеждане в съдебно заседание.
2. Води протокол от съдебното заседание.
3. Подготвя и изпраща призовки, призовава участниците на събранието.
4. Подготвя съдебни дела в съответствие със законовите изисквания.
деловодител секретар
Секретар секретар е длъжностно лице, което управлява документооборота на организацията. Неговите задачи включват:
1. Провеждане телефонни разговории работа с клиенти.
2. Следи за навременното изпълнение на документално записаните задължения.
3. Регистрация и обработка на кореспонденция.
4. Превод на документи и кореспонденция от чужд език.
5. Поддържане на архив от документи.
Всяко предприятие извършва своята дейност въз основа на местни разпоредби, които са съставени в съответствие с нормите на действащото законодателство. И тъй като всяка компания е отделен организъм, тя трябва да работи хармонично.
Един от важни документи, на които се основават дейностите на специалистите от предприятието, е длъжностната характеристика. Това е документ, който определя функционалните отговорности на служител в определена посока или специалност. Необходимо е задълбочено запознаване на служителите не само с техните отговорности, но и с техните права, правомощия и функции.
Длъжностната характеристика е местен документ, който определя правата и отговорностите на всеки служител в зависимост от заеманата длъжност и изпълняваната трудова функция.
Този документ е разработен от специалисти по човешки ресурси съвместно с юристи. Инструкциите се одобряват от работодателя или наетия ръководител, ако той има такива правомощия.
Работодателят е длъжен да запознае кандидата с длъжностната характеристика преди подписване трудов договор. Ако това не бъде направено, тогава работодателят няма да може да привлече служителя към дисциплинарна отговорност за неизпълнение на служебните му задължения.
Документът трябва да описва подробно длъжностните задължения на секретаря в зависимост от спецификата на работата. Колкото по-подробно са разписани тези отговорности, толкова по-лесно ще се разрешават досъдебни и съдебни конфликти между служителя и работодателя.
Защо ви е необходима длъжностна характеристика?
При компилиране на този документ, отговорното лице трябва да разчита на нормите на текущото федерално, регионално и местно ниво. Ръководителят на предприятието, като лице, отговорно за правилното управление на документооборота, трябва да провери това съответствие. Освен това ръководителят на персонала трябва да е наясно и със съответствието на инструкциите с действащото законодателство.
Съставя се или за група от еднакви позиции, или за конкретна отделна позиция. Служителят трябва да се запознае с документа срещу подпис. Това трябва да се направи при кандидатстване за работа. Ако не е съставен правилно, тогава служителят и ръководителят със сигурност ще имат разногласия и конфликтни ситуации относно разделението на труда и функциите, изпълнявани от служителя.
При правилното изготвяне на длъжностните характеристики ръководството трябва да преследва конкретни цели и да решава следните задачи:
- правилно разпределете работните отговорности между служители на сходни позиции. Необходимо е ясно да координирате действията си, за да постигнете най-полезния резултат;
- подобряване на психологическия климат в екипа, подобряване на средата. Необходимо е да се намали възможно най-много вероятността от конфликти;
- ясно разграничават правата и отговорностите на специалистите от същото ниво, уточняват правомощията им и ясно определят отговорностите на всеки. Ако е необходимо, можете отделно да се съсредоточите върху дисциплинарни санкции, които могат да бъдат приложени към специалист под формата на отговорност за пренебрегване на задълженията им;
- за осигуряване на психологическо и трудово облекчение на служители, които са принудени да съвместяват няколко позиции. Не е достатъчно просто да ги разтоварите, този товар трябва да бъде разпределен правилно и равномерно;
- създаване на система от психологически и финансови стимули и мотивация;
- правилно разпределете отговорностите между мениджърите.
Като се използва описание на работатаУправлението на предприятието осъществява всички аспекти на взаимодействие между управленския апарат и персонала. Но не винаги е възможно да се постигне максимален възможен резултат. Следователно трябва правилно да изберете и назначите лицето, което ще отговаря за изготвянето на длъжностни характеристики.
В зависимост от големината на фирмата и броя на наетия персонал, значи стандартни инструкциисъставен за група от еднакви позиции. При необходимост могат да се направят корекции за конкретна позиция. Ако компанията е малка, има само 25-50 души, тогава документът се съставя за всяка позиция поотделно. Отговорното лице е служител на отдел „Човешки ресурси“.
Основни правила за съставяне на длъжностна характеристика на секретар
За позиция като секретар (тя може да бъде многостепенна, като се започне от секретар на ръководителя на структурно звено, до секретар на ръководителя на холдинг или концерн), няма разработена унифицирана формаописание на работата. Следователно всяко предприятие има право да избере как да състави документ.
Когато съставя документ, отговорният служител трябва да помни, че е необходимо да се вземат предвид спецификите на дейността конкретно предприятие. В компании от различен тип секретарите могат да изпълняват различни функции и отговорности. Това трябва да се вземе предвид при компилирането.
Можете да разчитате на общоприет шаблон. Всяка длъжностна характеристика трябва да съдържа следните разпоредби:
Ако е необходимо, към длъжностната характеристика на секретаря могат да се добавят допълнителни раздели:
- "условията на труд". Тук можете да направите справка с вътрешния правилник, за да определите работното време на секретаря. Ако има нужда от придружаване на мениджъра в командировки, този нюанс може да бъде отразен и тук;
- "право на подпис" Секретарят може да подписва документи в рамките на правомощията си.
Длъжностната характеристика, съставена от отговорния служител на отдела по човешки ресурси, трябва да премине през процедурата за одобрение от шефа кадрово обслужване. Освен това самият секретар трябва да бъде запознат с него срещу подпис.
Изготвяне на длъжностна характеристика на секретар
Документът се съставя в един екземпляр. Подписва се лично от секретаря след внимателно прочитане и изучаване. Ако едно предприятие има няколко секретари в персонала, тогава можете да отпечатате няколко копия, като направите съответните промени за всеки поотделно, в зависимост от позицията на мениджъра, към когото е „прикрепен“ секретарят.
Ако самият секретар се нуждае от допълнителен екземпляр за лично ползване, той може да направи копие на длъжностната характеристика, която вече е подписала. Не е забранено!
За да съставите правилно документ, трябва да следвате някои правила. По-специално, трябва да има „заглавие“ в горния десен ъгъл. Това е мястото за одобрение на инструкции от ръководителя на цялото предприятие. Тук трябва да попълните няколко реда:
- трябва да има думата „потвърждавам“;
- След това се посочва длъжността на мениджъра. Например, " изпълнителен директор" или "директор";
- Пълно име на ръководителя;
- подпис на управителя.
След това в средата на листа трябва да посочите името на документа. Това е „длъжностната характеристика на секретар“. Едва след това се записват всички основни точки.
По-горе бяха споменати разделите, от които трябва да се състоят инструкциите на секретаря. Те се предписват в съответствие с правилника за изпълняваните задължения. Например, функционалните отговорности на секретар на ръководителя на отдел могат да бъдат малко „по-тесни“ от отговорностите на помощник на ръководителя на цялото предприятие.
След изготвянето на инструкциите те трябва да бъдат съгласувани със служителя, който отговаря за секретариата. Това може да бъде ръководителят на съответното структурно звено. Ако няма такова лице в персонала, тогава с ръководителя на службата за персонал или друг служител, чиито отговорности включват такава координация.
В края на документа се поставя знак за одобрение. Трябва да попълните няколко реда:
- не забравяйте да посочите думата „съгласувано“;
- длъжността е отговорност на човек;
- съкратено наименование на фирмата;
- Пълно име на този служител;
- календарна дата за одобрение;
- подпис на лицето, одобрило инструкциите.
След това трябва да дадете документа на самия секретар за преглед. Трябва също да попълните няколко реда:
- Необходимо е да се посочи фразата „Прочетох инструкциите“;
- длъжността секретар, както е посочено в щатно разписание;
- съкратено наименование на фирмата;
- Пълно име на този служител;
- паспортни данни. Ако е необходимо, можете да направите копие на страницата на паспорта, където са посочени личните данни на секретаря. Приложете копие към инструкциите като потвърждение на посочените данни;
- календарна дата за одобрение;
- подпис на служителя, който потвърждава, че той действително е прочел длъжностната му характеристика.
Не трябва да „прекарвате“ документ, без да сте го прочели внимателно. Внимателното запознаване е гаранция, че той ще изпълнява задълженията си коректно и няма да работи за други служители. Ако секретарят се отклони от своя функционални отговорностиили не ги изпълни, той ще носи отговорност.
Напротив, ако бъде подведен под отговорност за предполагаемо неспазване, той винаги може да се позове на инструкциите и да оспори заповедта на ръководството за назначаване дисциплинарни мерки. Това ще помогне и при подаване на жалба в инспекцията по труда или при завеждане на иск в съда. Затова трябва да внимавате!
Длъжностни задължения на секретаря
Всяка организация се нуждае от секретар. Следователно длъжностната характеристика на такъв служител ще бъде полезна за всяка компания. Секретарят може да бъде както ръководител на предприятието, така и ръководител на структурно звено. От това зависят служебните задължения на секретаря.
Задълженията на секретаря включват:
- получаване и сортиране на кореспонденция, получена за шефа;
- извършване на деловодство в рамките на дейността на отдел или структурно звено;
- приемане на лични изявления от служителите за подпис от шефа;
- подготовка на документи и материали, необходими на шефа за работа;
- работа с компютърна, копирна и друга офис техника;
- поддържане на контролни и регистрационни досиета;
- отпечатване на документи, необходими на шефа за работа;
- извършване на работа по подготовката на различни срещи, сесии и други срещи;
- подготовка и отпечатване на документи, необходими за такива срещи;
- организиране на посрещане на посетители;
- поддържане на регистър на входящите и изходящите документи;
- учтиво общуване по телефона;
- други задължения, които зависят от спецификата на отдела или структурното звено.
Длъжностна характеристика на секретаря на ръководителя
Секретарката на управителя също има длъжностна характеристика. Задълженията на секретаря на управителя включват:
- извършва работа по организиране техническа поддръжкадейности на лидера;
- получава и сортира цялата кореспонденция, която пристига адресирана до мениджъра;
- ако има такава необходимост, след това сортирайте цялата кореспонденция в структурни звена и организирайте доставката на тази кореспонденция до съответните структурни звена;
- организиране на телефонни разговори с управителя;
- приемане и записване на входяща информация по време на отсъствието на ръководителя;
- работа с офис техника;
- организиране на срещи, конференции и срещи;
- подготовка и печат необходими материализа срещи;
- изпълнение на индивидуални указания от ръководителя.
Изтегли
Можете да изтеглите примерна длъжностна характеристика на секретар във формат .doc
