Тънкости в решението на единствения основател на LLC. Правила за изготвяне на протокола от общото събрание на участниците в LLC Как се номерират решенията на учредителите в различни години

Тази статия е визуална Инструментариумпо изготвяне на протоколи. Това ще ви помогне да създадете протокол правилно и бързо. Ще ви бъде полезно и когато решите да научите на това колегите си, за да си спестите необходимостта да коригирате грешките, които правят.

Име на типа и принадлежност към документационни системи и подсистеми

Протоколът е документ, отразяващ хода на заседанието и процедурата за вземане на решения от колегиален орган.

На задължителен запис подлежат:

заседания на постоянни колегиални органи държавна власти управление, общински органи за управление, органи за управление на предприятия и организации (общи събрания на учредители, акционери, заседания на управителни съвети, съвети на комитети, комисии, дирекции и др.) и
еднократно или периодично свиквани конференции, събрания, срещи.

Отражение в целта на създаване на управленски документ принцип на колегиалност, колегиалното вземане на решения ни позволява да говорим за протокола като самостоятелна форма на документ.

Протоколът е документ, свързан предимно със системата от организационна и разпоредителна документация. Протоколите са управленски административни документи(принадлежат към подсистемата на административната документация), които изпълняват управленски и правни функции, и правна функцияпротоколът е приоритет и излиза на преден план.

Но документ с име от типа „ПРОТОКОЛ“ се използва в процеса на документиране на много други видове дейности.

В образователната и научни институциипротоколи записват научни постижения и открития, прием за обучение, откриване на специалности, образователни стандарти, разпределение Професионални квалификации, научни степени и звания, избор на длъжности и други въпроси. Такива протоколи се отнасят до системи за научни изследвания или учебна и методическа документация (до определени техни подсистеми, в зависимост от целта на създаване на протокола и неговото съдържание).

В стопанската практика се съставят протоколи бизнес срещи, протоколи за намерения, протоколи за предаване на поверителна информация, протоколи за разногласия и други, които не записват управленски решенияи споразуменията, постигнати от страните (т.е. колегиални, колективни, а не „комисионна“, както понякога неправилно се казва) съгласие при решаване на въпроси от взаимен интерес. Такива протоколи могат да бъдат приписани на подсистемата на информационните и справочни документи на системата за организационна и административна документация или на подсистемата на гражданската договорна документация на същата система, т.к. те документират хода на изпълнение на договори и споразумения, потвърждават интерес и възможни области на сътрудничество, а също така определят основните условия за сключване на конкретни сделки в бъдеще.

Протоколите, създадени за потвърждаване на сетълменти, са част от подсистемата за парични транзакции на системата за банкова документация.

За някои функции по управление на персонала се съставят протоколи от заседания на сертификационни и квалификационни комисии, които са включени в специална подсистема за документация на персонала.

Протоколи от общите събрания на акционерите (и документи към тях), чието задължително съдържание на информация е установено от Гражданския кодекс Руска федерация, Федерален закон „За акционерни дружестваах“, изискванията на регулатора - Федерална службаот финансовите пазари, формират подсистема от организационни документи, въз основа на които вече е създадена специална подсистема от учредителна документация и в момента можем да говорим за процеса на формиране на подсистема/система от документация, която осигурява процедурите за корпоративно управление.

Класификация на протокола

Всички видове и разновидности на протоколи, независимо от принадлежността към документационна система или подсистема, се класифицират по два признака - метод на документиране и степен на пълнота на записване на протокола от заседанието, които работят едновременно. Така, според степента на пълнота на записа, протоколите се делят на кратко и пълно.

Могат да бъдат пълни протоколи подробен текст (текстов методдокументация), стенография(текстови метод с помощта на специални символи, които трябва да бъдат дешифрирани при подготовката на протокола), фонографски(звукозапис), видео протоколи(използва се видео и аудио запис, особено при провеждане на видеоконференции). Те съдържат запис на цялата среща, включително забележки, въпроси, коментари, изказвания и информация по време на срещата, шум, аплодисменти и др. в зависимост от начина на документиране.

Кратък протоколпоследователно записва само имената на председателя, секретаря, състава на присъстващите, списъка на разгледаните въпроси и взетите решения. Вид кратък протокол е протокол, съставен в съкратена форма, който предоставя кратко последователно представяне на разглежданите въпроси по схемата „въпрос - решение“.

По време на заседанието се води протокол от специално избрано или назначено лице или секретар на постоянен колегиален орган по длъжност, а протоколите от оперативните заседания, които се ръководят от ръководители, се водят и съставят от секретари или помощник-ръководители.

При изготвянето на протокола секретарят на заседанието използва документи, подготвени предварително за заседанието: дневен ред, списъци на поканените, списъци на членовете на колегиалния орган, текстове на доклади, изказвания, информационни удостоверения, проекторешения и др.

Протоколът, съставен непосредствено на заседанието, е чернова.Тя трябва да бъде изяснена, сверена със стенограмата или фонограмата (ако стенограмата е направена на срещата или записана на диктофон), редактирана и издаден не по-късно от 3 или 5 дни от датата на събранието. Тези срокове или други стандарти за времето за подготовка на протокола за подписване - „в деня на срещата“, „не по-късно от следващия работен ден“ и др. - обикновено се регулира от правилника за съответните колегиални органи и длъжностната характеристика/правилника на секретаря на конкретен колегиален орган.

Форма на протокол

Протоколът е основен разпоредителен документ на колегиалното ръководство и почти винаги се съставя като многостраничен документ. Следователно, когато се съставя първият лист на протокола, е необходимо да се използва общият формуляр на организацията или предприятието, а ако няма общ формуляр, протоколът се съставя на листове хартия А4 с реквизитите, подредени съгласно моделът на общата форма.

Ако не се използва формуляр за изготвяне на първия лист от протокола, данните обикновено се попълват надлъжно (по горното поле на листа) центрирано.

Стандартният формуляр на протокол включва следните задължителни реквизити:

пълно име на организацията или предприятието;
наименование на вида документ (ПРОТОКОЛ);
дата на;
индекс (в протоколи, които се отнасят до административни документи);
място на съставяне;
заглавие;
текст;
подписи.

Допълнителни подробности за протокола са:

Име структурна единица;
печат за одобрение;
маркиране на наличието на приложения;
място (стая, офис) и час на срещата;
фамилия и инициали на председателстващия събранието;
дата на подписване на протокола;
начин на гласуване (явно, тайно, неприсъствено).

Характеристиките на регистрацията на задължителните данни на протокола, както и наличието, количеството и правилата за регистрация на допълнителни данни, характеристиките на формуляра се определят от изискванията на действащото законодателство, бизнес обичаите или конкретна управленска ситуация. Но всички характеристики на дизайна се основават на общ алгоритъм, който исторически се е развил в процеса на съставяне и издаване на протокол като един от основните видове административни документи.

Заглавка на протокола

За да се гарантира правната сила на протокола, е необходимо да се състави правилно пълно име на организацията или предприятието, като което е признато регистрирано в Единния държавен регистърюридически лица наименование на юридическото лице в съответствие с неговите учредителни документи и устав (т.е. със задължително посочване на организационната и правната форма):

Пример 1

Свиване на шоуто

Дружество с ограничена отговорност "Вашият партньор"

Пример 2

Свиване на шоуто

Затворено акционерно дружество "АБВГД"

Име на структурна единица(допълнителни данни на протокола) обикновено се съставя върху документ в следните случаи:

в протокола се записват всички видове колегиална дейност в отделно поделениепредприятия (виж Пример 3);
Протоколите се използват за формализиране на срещи (предимно от оперативен характер), които се провеждат в едно от вътрешните структурни подразделения на предприятието (виж Пример 4).

Пример 3

Свиване на шоуто

Дружество с ограничена отговорност "Фирма "Пети елемент"
Клон "Северозапад"

Пример 4

Свиване на шоуто

Отворено акционерно дружество "Реммеханизация"
Отдел Счетоводство и данъчна отчетност

Наименованията на структурните единици в протокола трябва да отговарят точно на наименованията, посочени в диаграмата организационна структура, щатно разписаниеили други вътрешни документи на организацията.

Име на вида документ (ПРОТОКОЛ)винаги се изписва с главни букви и се намира един или два реда под наименованието на предприятието или структурната единица (ако данните са подредени надлъжно, центрирано).

датаПротоколът е датата на срещата, а не окончателното оформяне и подписване на документа. Ако заседанието на колегиален орган е продължило няколко дни, тогава в протокола се посочва началната и крайната му дата. Методите за форматиране на датата може да варират. Например цифров начин:

Пример 5 Цифрово форматиране на дата

Свиване на шоуто

Пример 6 Цифров начин за регистриране на датата на среща, продължила 2 дни

Свиване на шоуто

04.05.2011 - 05.05.2011

Цифровият метод се използва предимно при регистриране на дати за оперативни срещи и срещи.

При регистриране на дати в протоколите на колегиални органи (висши ръководни и изпълнителни органи) се предпочита буквено-цифровият метод.

Пример 7 Буквено-цифрово форматиране на дата

Свиване на шоуто

Пример 8 Регистриране на датата на събрание, продължило 2 дни

Свиване на шоуто

Датата се намира на един ред под името на вида документ или над специална ограничителна линия в общия формуляр.

Индекс (номер)от протокола се съставя на същия ред като датата на срещата над граничната линия в общата форма или в рамките на цялата зона, запазени за дата и индекс в заглавната част на документа. Индексът на протокола е поредният номер на срещата в рамките Календарна годинаили в рамките на мандата на колегиалния орган. Трябва да се отбележи, че когато проектирате индекси № 1 до 9, трябва да използвате поне два знака. Например, най-простите индекси са правилно обозначени: „№ 01“, „№ 07“ и т.н. (Вижте примери 7 и 8).

Реквизит "място на съставяне или публикуване"се съставя на отделен ред под дата и индекс (ако реквизитите са подредени надлъжно - в центъра на следващия ред).

Този детайл съдържа името на географското място, където действително се е състояло заседанието на колегиалния орган. Конвенционалните съкращения, използвани при обозначаване на географски имена, трябва да отговарят на Правилата за предоставяне на пощенски услуги.

Пример 9

Свиване на шоуто

Коломна, Московска област.

Пример 11

Свиване на шоуто

с. Коломенски район Малеево
Московска област

Като заглавкасе съставя протоколът кратко описание на вида на срещата(вид колегиална дейност) в родителен падеж, който е съобразен с наименованието на вида документ (ПРОТОКОЛ - какво?), наименованието на колегиалния орган и започва с главна буква.

Пример 12 Ъглово разположение на реквизитите на формалната част на протокола

Свиване на шоуто

Пример 13 Надлъжно подреждане на реквизитите на официалната част на протокола

Свиване на шоуто

Заглавието на протокола като вид заседание се изготвя един или два реда под реквизита „място на съставяне или публикуване“, задължително от границата на лявото поле или в зоната, отбелязана в общия формуляр с ограничаващи ъгли в горния ляв ъгъл на листа хартия. Тази подредба е необходима както за надлъжно, така и за ъглово разположение на детайлите (виж примери 12 и 13).

Текстът на протокола е най-сложният реквизит и се състои от две части - уводна и основна. Уводната част на текста е строго формализирана. Той съдържа информация за състава на присъстващите на заседанието и дневния ред (списъкът с въпроси, внесени за обсъждане), които са напълно независими елементи от текста и са формулирани по стандартни правила.

Състав на присъстващитесе оформя два реда под вида на заседанието от границата на лявото поле и започва с посочване на председателя и секретаря на събранието. Фамилиите на председателя и секретаря се изписват след тире, инициалите следват фамилията.

Пример 14

Свиване на шоуто

Председател - Марков С.В.
Секретар - Петрова А.И.

Фамилиите и инициалите на постоянните членове на колегиалните органи (изборни или служебни членове на колегиума), присъствали на заседанието, се изброяват по азбучен ред по фамилия без наименованието на длъжността след думата „Присъстващи:“, т.е. написан два реда по-долу, винаги от границата на лявото поле, и завършва с двоеточие. Имената на присъстващите се изписват през цялата ширина на реда с едноредово разстояние.

Пример 15

Свиване на шоуто

Присъстват: Борисов А.М., Виноградов В.В., Громов П.С., Дмитриев П.Е., Иванов Л.М., Фомин П.П.

Ако членовете на колегиален орган включват повече от 15 души, тогава съставът на присъстващите се посочва количествено и към протокола се прилага списък с имена, за който се прави бележка.

Пример 16

Свиване на шоуто

Присъстващи: 20 души (приложен списък)

Фамилии и инициали на гостите длъжностни лицакоито не са членове на колегиалния орган, но са присъствали на заседанието, се посочват след думата „Поканени:“. Изготвя се от границата на лявото поле два реда под думата „Настояще:“ и завършва с двоеточие. Прието е да се посочват позициите на тези лица.

Пример 17

Свиване на шоуто

Поканени: клиентски мениджър Агеева Н.О., ръководител на отдела за обслужване на клиенти Котова Л.П.

След думите се съставя списък на въпросите, внесени за обсъждане и вземане на решения от колегиалния орган "Дневен ред:", които се намират от границата на лявото поле два реда под състава на присъстващите и завършват с двоеточие.

Всяка точка от дневния ред е формулирана с предлога „О” и отговаря на въпроса „За какво?” и съдържа указание за длъжността, фамилията и инициалите на говорещия. Освен това в протокола не се използва думата „говорещ“, а правилната речева формула е: „Докладвайте - (чия?) длъжност, фамилия, инициали“.

Въпросите са номерирани арабски цифри, се подреждат в дневния ред по степен на важност (или в съответствие с очакваното време за обсъждане) и се очертават с червена линия.

Пример 18

Свиване на шоуто

Дневен ред:

При утвърждаване на Счетоводната политика за 2011г
Доклад на заместник-главния счетоводител Краснов A.I.
Относно подготовката на заявление за заем до московския клон на Северозападната банка (OJSC).
Доклад на ръководителя на правния отдел Smolin A.G.

Точките от дневния ред трябва да бъдат формулирани ясно и конкретно, тъй като са актуални заглавия към следващия текст на протокола, които ще бъдат представени точка по точка от последователността на разглеждане на въпросите на заседанието.

Формулировката „Разни” в дневния ред на съставения протокол се счита за неуместна, т.к. документът се изготвя след срещата, когато вече е възможно точно да се формулират всички разгледани въпроси.

Дори в случаите, когато дневният ред на заседанието е съставен като самостоятелен информационен документ и е изпратен предварително на участниците в заседанието и членовете на колегиалния орган, текстът на протокола трябва да включва формулировката на всички обсъждани въпроси. Забележката в текста на протокола: „Дневният ред е приложен” е недопустима, дори когато дневният ред е представен заедно с протокола като отделен информационен документ.

Основната част от текста на протокола, т.е. целият ход на срещата и взетите решения, се съставя от секретаря на срещата, който работи почти като симултанен преводач, само речта се „превежда“ от устната форма (често спонтанна , емоционални и не винаги подготвени) в писмена форма, т.е. подреден, изграден върху речеви модели, предимно с директен словоред и използване на специална лексика и термини бизнес стил.

Основната част от текста на протокола е структурирана в съответствие с точките от дневния ред по раздели. Всеки раздел, отразяващ хода на заседанието, се състои от три части: СЛУШАХА - ИЗГОВОРИХА - РЕШИХА (РЕШИХА).

Думата “ИЗСЛУШАХА” се номерира според номера на точката от дневния ред, изтеглена от границата на лявото поле с главни букви и завършва с двоеточие. След това от червения ред се изписват фамилията и инициалите на оратора в родителен падеж (СЛУШАХ - кого?), поставя се тире, а след него се изписва накратко или подробно съдържанието на доклада. Представянето обикновено е в трето лице единствено число в минало време:

Пример 19

Свиване на шоуто

1. СЛУШАХА:

Краснова А.И. - докладва за основните разпоредби на счетоводната политика на предприятието за 2011 г. Той отбеляза, че тя е напълно преработена във връзка с промените, направени в данъчен кодексРуска федерация. Предложено за утвърждаване на счетоводната политика на предприятието за 2011г.

Ако текстът на основния доклад е подготвен предварително и след разглеждане на въпроса е прехвърлен на секретариата / секретаря на срещата, тогава при представянето на текста е удобно да се използва друга техника: формулирайте накратко темата на доклада в съответствие с дневния ред и след точката отбелязва: „Текстът на доклада е приложен“.

Пример 20

Свиване на шоуто

1. СЛУШАХА:

Краснова А.И. - относно основните положения на счетоводната политика на предприятието за 2011 г. Текстът на доклада е приложен.

В този случай предварително изготвеният протокол трябва да бъде оформен, подписан и датиран от автора, за да може реално да бъде издаден като самостоятелен документ приложение към протокола.

Думата „ИЗГОВОРИХ” се изписва от границата на лявото поле с главни букви и завършва с двоеточие. Фамилията и инициалите на всеки говорител са изписани на червена линия и са посочени в именителен падеж (ГОВОРИЛ - кой?). След тирето се изписва кратко или подробно съдържание на речта под формата на непряка реч.

Всички въпроси към оратора и ораторите, както и отговорите към тях се записват по реда на постъпването им и също се записват на червената линия. Може да не се посочва името на задаващия въпроса.

Пример 21

Свиване на шоуто

Въпрос: Всички счетоводни групи ДМА отразени ли са в Счетоводна политика?

Да, всички групи, които са необходими за правилното отразяване на дълготрайните активи в счетоводството на нашето предприятие.

Решения, приети колективно по всеки от обсъжданите въпроси, се изписват след думата „РЕШИ” или „РЕШИ”. Тези думи са термини в бизнес стил, които отразяват колегиалното вземане на решения (което предполага местоимението „ние“). IN бизнес практикаВсеки термин има своя собствена сфера на използване при изготвянето на протоколи. Така в протоколите от общите събрания на акционерите, учредителите, заседанията на съветите на директорите, събранията на трудовите колективи, събранията на служителите (в рамките на самоуправлението, установено и разрешено от кодекса за корпоративно поведение), инициативните групи, използването на термина „РЕШИ“ се счита за правилно (дейността на висшите колегиални органи е формализирана, „власт“). В протоколите от заседания на комисии, съвети, работни групи, оперативни съвещания и други колегиални изпълнителни органи (формулирани като „оперативно ръководство”) за правилен се приема терминът „РЕШЕНО”.

Тази дума се изписва от лявото поле с главни букви и завършва с двоеточие. От червената линия кратко и точно се формулират административни действия точка по точка, които се номерират в съответствие с номера на въпроса от дневния ред. Номер взето решениесе състои от две части, разделени с точка, като първата цифра съответства на номера на въпроса от дневния ред, а втората - на номера на решението по този проблем(все пак често се случва по един въпрос от дневния ред да се вземат няколко решения и указания). Вижте пример 22.

Клаузата, установяваща правна норма („нормативна“), е формулирана според стандартен речев модел: какво да правя - в колко време (от колко време или за какъв период)? Вижте решение 1.1 в Пример 22.

на кого - какво да направя - до кога? (вижте решение 1.2 в Пример 22) или

Ако решението е взето чрез гласуване, резултатите от него се представят под формата: „За - 10, против - 0, въздържали се - 2“ или „Единодушно“. Спазването на този формуляр е задължително при вземане на решения за назначаване, избор или утвърждаване на кандидати или за персонален състав на комисии, комитети и др.

Прочетете за кумулативното гласуване в статията на Сергей Россол "

Официална част от протокола

Подписипредседателя и секретаря на събранието се документират на редактиран и заверен протокол. Те се намират на три до четири реда под текста от лявата граница на полето и са разделени с един ред. При преписи от подписи инициалите се поставят пред фамилията. Върху оригинала на протокола се полагат лични подписи на председателя и секретаря.

Пример 24

Свиване на шоуто

Тъй като протоколът е вътрешен административен документ на предприятието, то обикновено не се изисква идентификация с печат.

Копия (фотокопия) от съставения и подписан протокол или извлечения от протокола, които са необходими в процеса на изпращане на документа за изпълнение, имат право да заверят с подписа си секретарят (секретарят на заседанието или секретарят на колегиалния орган). служебно), правилно съставяне на бележка за заверка на копието. Ако в рамките на организацията се използва копие или извлечение от протокола, върху него (както и върху самия протокол) не се поставя печат. Ако извлечение или копие от протокола е предназначено за използване извън стените на домашната организация, струва си да поставите печат върху него.

Пример 25 Отбелязване на заверка на копие от протокола

Свиване на шоуто

Някои видове протоколи подлежат на одобрение от първия ръководител на предприятието или организацията. Например протоколите от заседанията се одобряват експертна комисияорганизация, експертна комисия по поставяне/премахване на ограниченията за достъп до информация и документи на организацията, протоколи от заседания на проектни групи/проектни офиси по управление на проекти и др.

Одобрението се издава с печат, който се намира в горния десен ъгъл на документа и се състои от думата „ОДОБРАВАМ“, съкратеното наименование на длъжността на ръководителя (тъй като пълното име на организацията или предприятието е посочено в заглавна част на документа или в общата форма), личен подпис, препис и дати на одобрение.

Характеристики на дизайна на протокола обща срещаучастниците в LLC и протоколите на акционерите в JSC са разгледани в статията на Сергей Россол „Протокол от общото събрание на акционерите и участниците“ в списание „Офис управление и документооборот на предприятието“ № 4“ 2011 г. страница 33

За информация как да проведете общо събрание на акционерите/участниците в акционерно дружество и LLC, прочетете статията на Сергей Россол „Годишна среща в бизнес компании“ в списание „Офис и документооборот в предприятието“ №. 3” 2011 г. на стр. 62

Протоколът от общото събрание на участниците в LLC е документ, който записва съгласието на участниците в организацията по точките от дневния ред. След като проучи статията, читателят ще разбере какво е това този документ, как се съставя, каква е формата и съдържанието му, подлежи ли протоколът на нотариална заверка, по какъв ред се подписва. Можете да изтеглите образец на въпросния документ, като използвате връзката в края на статията.

Въпросите, свързани с дейността на LLC, се регулират от Федералния закон „За LLC“ от 08.02.1998 г. № 14 и Гражданския кодекс на Руската федерация. В данни регламентиима и изисквания за протоколите от заседанията, но първо.

Основният орган на дружество с ограничена отговорност, което се състои от няколко участници, е общото събрание (част 1, член 32 от Федералния закон № 14). Неговата юрисдикция включва разрешаването на различни въпроси, които могат да бъдат разделени на две големи групи:

Въпроси, които са от компетентността на срещата въз основа на изискванията на закона, по-специално Федерален закон № 14 и Гражданския кодекс на Руската федерация.
Въпроси, които общото събрание решава въз основа на Устава.

За разрешаване на проблеми организациите провеждат срещи. Те, по силата на изискванията на част 1 на чл. 32 Федерален закон № 14 може да се извършва както редовно, така и извънредно. Всички теми за дневния ред на бъдеща среща се задават предварително и само такива предварително зададени теми се обсъждат и решават.

Документът, който се съставя след заседанието, е протоколът. Протоколът от общото събрание на участниците в LLC се води от председателя или секретаря на събранието.

Какви изисквания налага законът към съдържанието на протокола?

Изискванията към протокола от общото събрание на участниците в LLC са заложени в чл. 181.2 от Гражданския кодекс на Руската федерация. За протокола и решението на един участник те са общи, но всъщност са различни документи и е необходимо да се разбере това.

Протоколът съдържа различна информация, а именно:

Дата и час на срещата.
Мястото, където се проведе.
Информация за фирмите участници, взели участие в събранието.
Информация за резултатите от гласуването по всички обсъждани въпроси.
Информация за лицата, преброили гласовете въз основа на резултатите от гласуването.
Информация за това кой е гласувал против която и да е точка от дневния ред, ако тези лица са поискали тази информация да бъде включена в протокола.

Това задължителни изисквания, без тяхното съобразяване, протоколът не може да бъде признат за валиден и събранието не може да се счита за валидно. В същото време е препоръчително да се отрази в документа Допълнителна информация, което, макар и да не е задължително, позволява индивидуализиране на документа и избягване на евентуални спорове относно хода на заседанието и процедурата по гласуване.

Незадължителната информация включва:

Пореден номер на протокола (за деловодни цели).
Информация за това кой е говорил по време на обсъждането на всеки въпрос, какви аргументи са дали (за да се запише отношението на участниците към същността на определени въпроси).
Данни за това как е протекло гласуването и какъв глас е подал всеки участник (за, против, въздържал се).

В каква форма се съставя протоколът и изисква ли се нотариална заверка?

Формата на протокола от общото събрание на участниците в LLC е писмена, което е изрично посочено в параграф 3 на чл. 181.2 от Гражданския кодекс на Руската федерация. Законът изисква и нотариална заверка на протоколите от общите събрания на LLC.

Въпреки това, заверката на протоколите от събранията на LLC от нотариус може да не се извърши, ако в Хартата е посочен различен метод на заверка или абсолютно всички участници в събранието гласуваха, че протоколът ще бъде заверен не от нотариус, а в друг начин.

Но как можете да удостоверите протокола от общото събрание на участниците в LLC по друг начин? Отговорът на този въпрос се съдържа в параграф 3 на чл. 67.1 Граждански кодекс на Руската федерация. Приемлива употреба технически средства, по-специално видеозаписи. Освен това е възможно протоколът да бъде подписан както от всички участници, така и от част от участниците, за да потвърди факта на изготвянето му.

Други методи не са изключени, но е препоръчително да бъдат посочени в устава на дружеството. Ако има единодушно решение, че протоколът няма да бъде нотариално заверен или няма съответни разпоредби в Хартата, ще трябва да поканите нотариус.

Разбира се, ако има само един участник в организацията, тогава не се изисква нотариална заверка на неговото решение.

Номериране на протокола от общото събрание на участниците в LLC и присвояване на индивидуален номер към него

За улесняване на документооборота в една организация се препоръчва на всеки протокол да се присвои индивидуален номер. Процедурата за присвояване на номера не е определена от закона, съответно можете да разработите и приемете своя собствена система за номериране.

На практика е достатъчна поредна номерация, например - протоколи от общо събрание No 1, 2, 3 и т.н. Не забравяйте за датата на изготвяне на документа. Неговото поставяне - страхотен начинперсонализирайте документа. Освен това датата се изисква по закон.

Съгласно изискванията на част 6 на чл. 37 Федерален закон № 44 протоколи се подават в обща книга. Участниците в компанията могат да поискат данни от такава книга по всяко време. Законът не съдържа други изисквания; съответно решаването на въпроса за номерирането на протоколите и тяхната идентификация лежи на плещите на участниците в организацията, председателя и секретаря на събранието.

Кой подписва протокола от общото събрание на участниците в LLC?

Съгласно изискванията на параграф 3 на чл. 181.2 от Гражданския кодекс на Руската федерация подписите трябва да бъдат отразени в протокола:

Председател на събранието.
секретар.

Председател на събранието може да бъде всеки член на ООД. Преди всяко събрание се провеждат избори, както е посочено в ал.5 на чл. 37 Федерален закон № 14. Решението за избора се взема с мнозинство.

Списъкът на лицата, които имат право да открият заседание и да започнат процедурата за избор на председател, е установен в клауза 4 на чл. 37 Федерален закон № 14.

Може да е едно към едно изпълнителна агенция; Председател на колегиален орган, съвет на директорите; ревизор или ревизор; инициаторът на срещата измежду участниците в LLC.

Как да изпратите протокол на участниците в срещата и необходимо ли е това?

Съгласно изискванията на параграф 6 на чл. 37 Федерален закон № 14, протоколът трябва да бъде изпратен на участниците в организацията. Ръководството се осъществява от лицето, което води протокола на заседанието. Действията трябва да бъдат предприети в рамките на 10 дни след провеждане на срещата.

Можете да изпратите протокола по пощата, но това трябва да се направи с препоръчана поща. Този метод ще ви позволи да потвърдите, че документът наистина е изпратен.

Трябва да се отбележи, че Хартата на организацията може да съдържа Допълнителни изискваниякъм процедурата за изпращане на документа. Например, може да означава, че копия от протокола трябва да бъдат получени лично, на адреса на местоположението на организацията или доставени с куриерска служба. Във връзка с възможността за уточняване на процедурата за изпращане на протокола в Хартата се препоръчва да се запознаете с нейните разпоредби и да разберете дали такива изисквания се съдържат или не.

По този начин можем да заключим, че протоколът от заседанието на LLC е задължителен документ, който потвърждава провеждането на събранието и отразява резултатите от гласуването по всеки въпрос, включен в дневния ред. Компилиран е в писмено, заверено от нотариус или по друг начин, посочен в Устава на организацията. Препоръчително е датата и номерът на документа да бъдат отразени в протокола. Той трябва да бъде подписан от председателя и секретаря на събранието и трябва да бъде изпратен на участниците в събранието в рамките на 10 дни от датата на изготвянето му.

Документи за изтегляне

Изтеглете примерен протокол

Организационната рамка за дейността на дружествата с ограничена отговорност (ООД) и процедурите за вземане на решения не са регламентирани толкова подробно, колкото дейностите на акционерните дружества (АД). чл.39 Федерален законот 08.02.1998 г. № 14-FZ „За дружествата с ограничена отговорност“ установява само, че „решенията по въпроси от компетентността на общото събрание на участниците в дружеството се вземат от единствения участник на дружеството индивидуално и се изготвят в писмена форма .” Законът също така предвижда, че общото събрание на участниците в LLC се провежда най-малко веднъж годишно, не по-рано от 2 месеца и не по-късно от 4 месеца след края на финансовата година, т.е. в периода от 1 март до 30 април на следващата календарна година.

По този начин, решение на единствения участник в LLCможе да се разглежда като вид документ, който записва решения по въпроси от компетентността на общи събрания на участниците в LLC (когато има няколко собственици на LLC, те се документират с протоколи). И поне 1 решение на единствения участник в LLC трябва да бъде издадено годишно, но обикновено има няколко от тях.

Отговорът на зададения въпрос може да се даде въз основа на Общи правилаофис работа. Номерирането на документи е част от документооборота Регистрация. Регистрацията на документ е присвояването на регистрационен номер към него и въвеждането на данни за него в регистрационната и счетоводна форма (съгласно GOST 7.0.8-2013 „Система от стандарти за информация, библиотека и издателство. Деловодство и архивиране. Термини и определения“). По време на процеса на регистрация той обикновено се прехвърля от книга/дневник или друг регистрационен формуляр към документа. следващия сериен номердокумент, като информацията за основното му съдържание, име на тип, автор и др. се прехвърля от документа към регистрационната форма. Датата на тази сделка е дата на регистрация на документа, което се записва както върху самия документ, така и в записа за него в регистрационната форма.

Препоръчваме дружеството да води дневник за регистрация на решенията на единствения участник в дружеството (Пример 3), чиито листове са номерирани по обичайния начин, дневникът е зашит и заверен със съответния идентификационен надпис или офис ръководство услуга или дори самият единствен участник и печат на фирмата (ако има такъв).

Тъй като законодателството установява минимален годишен цикъл на вземане на решения, регистрационните записи в дневника могат да се правят в годишни раздели и в рамките на всяка година, номерирайте в брутен ред от № 01(за едноцифрени числа е по-добре да поставите цифрата "0" отпред). Поредният номер от дневника ще бъде регистрационният номер (индекс), който трябва да бъде издаден на решението. Вижте пример 1.

За по-точно идентифициране на решение като документ на практика те могат да се използват комплексни индекси, което включва и годината на вземане на решението (виж Пример 2).

Пример 1

Свиване на шоуто

Пример 2

„Ръководител“ на решението на единствения участник в LLC със сложен индекс

Срещи на участниците и записване на техните резултати

Върховният орган на LLC, в съответствие с разпоредбите на част 1 на чл. 32 от Закона „За дружествата с ограничена отговорност“ от 08.02.1998 г. № 14-FZ (наричан по-долу Федерален закон № 14), е общото събрание на неговите участници.

Взема решения:

За всички правомощия в рамките на неговата компетентност по силата на закон.
По въпроси от неговата компетентност от устава на организацията.

По силата на част 1 на чл. 32 Федерален закон № 14, решенията могат да се вземат както на редовни, така и на извънредни заседания. В същото време е неприемливо по време на срещата да се разглеждат въпроси, които първоначално не са били включени в дневния ред.

Единственият официален документ, потвърждаващ факта на провеждане на срещи, записване на разгледаните на тях въпроси и взетите решения по тях, е в съответствие с част 6 на чл. 37 Федерален закон № 14, протокол. Воденето на протокол от общото събрание на участниците в LLC трябва да се организира от изпълнителния (колегиален или едноличен) орган на организацията.

Изисквания към съдържанието на протокола

Законодателството не установява изисквания за протокола от общото събрание на участниците в LLC, но чл. 181.2 от Гражданския кодекс (наричан по-долу Гражданския кодекс на Руската федерация) урежда въпросите за вземане на решения на заседанията на LLC.

По силата на тази норма в протокола от събранието или еднолично решение на участник в дружеството се включва следната информация:

дата и час на началото и края на заседанието на върховния орган на LLC;
посочване на мястото, където се провежда събранието;
информация за участниците в компанията, дошли на срещата;
дневен ред и взети решения по идентифицираните въпроси;
информация за членовете на преброителната комисия;
информация за гласувалите против конкретен въпрос, ако въвеждането на такива данни е необходимо поради изискванията на организацията.

Горните изисквания са задължителни, поради което трябва да бъдат включени във всеки протокол от общото събрание, без изключения.

В допълнение към законодателната установени изискваниявъпросният корпоративен документ, в съответствие с бизнес обичаите, трябва да съдържа:

характеристики, които го индивидуализират (например сериен номер);
информация за лицата, които са говорили на срещата (основният говорител, участниците, които са говорили и задавали въпроси);
разпределение на гласовете (за, против и въздържал се);
резултат от гласуването (взето решение, отхвърлено предложение и др.);
подписи на упълномощени лица.

Форма на протокол, нотариална заверка

Гражданският кодекс на Руската федерация в параграф 3 на чл. 181.2 определя, че формата на протокола от общото събрание на участниците в LLC трябва да бъде писмена . Същевременно на основание подс. 3 т. 3 чл. 67.1 от Гражданския кодекс, за потвърждаване на провеждането на такова заседание и факта, че е взето решение по конкретен въпрос (резултати от гласуване по него), може да се изисква нотариална заверка на протокола.

Изцяло, ако изхождаме от буквата на закона, нотариалната заверка на протоколите от общите събрания на LLC не се извършва. Само сертифицирани:

обстоятелството, че е взето решение от общото събрание;
списък на участниците, присъстващи на конкретна среща.

Но поради факта, че посочената информация е включена в протокола като негови съставни части, на практика се използва изразът „завери протокола”. В същото време участниците в дружеството могат да избегнат необходимостта да изпълнят задължението за нотариална заверка на протокола, като посочат различен метод на удостоверяване в устава на организацията или като вземат подходящо единодушно решение на всички участници.

Не знаете правата си?

Гражданският кодекс на Руската федерация в суб. 3 т. 3 чл. 67.1 позволява следните методи:

Подписване на протокола от всички участници.
Подписване на документ от част от участниците, взели участие в събранието.
Чрез използване на технически средства за запис (в практиката често се използва видеозапис).

Нормата не ограничава този списък, като посочва, че може да се използва друг метод, който не противоречи на закона, за ясно установяване на факта на вземане на решение.

Изискването на подточка не се прилага. 3 т. 3 чл. 67.1 от Гражданския кодекс на Руската федерация и по отношение на онези дружества, които имат един участник, което е пряко посочено от Федералната нотариална камара в нейното писмо от 01.09.2014 г. № 2405/03-16-3.

Повече подробности по разглеждания въпрос можете да намерите в статията „Нотариална заверка на протоколи от общи събрания на LLC“.

Индивидуализиращи характеристики и номерация

Практиката на гражданскоправните отношения се е развила по такъв начин, че официалните документи (особено корпоративните) трябва да имат индивидуализиращи характеристики. Това важи и за протоколите от общите събрания.

Тези знаци включват:

Номериране на протокола от общото събрание на участниците в LLC.
Посочване на датите на оформяне и подписване на всеки документ.

Посочените подробности ви позволяват да идентифицирате конкретен протокол, което опростява процедурата по документация. Освен това ал. 2 часа 6 с.л. 37 Федерален закон № 14 гласи, че всички протоколи трябва да се съхраняват в главна книга, извлечения от които могат да бъдат поискани от участниците в LLC по всяко време. Законодателството не съдържа други изисквания за реда за съхраняване на протоколи.

Кой подписва протокола от общото събрание на участниците в LLC?

Отговорът на разглеждания въпрос е даден в параграф 3 на чл. 181.2 от Гражданския кодекс на Руската федерация, съгласно който протоколът трябва да бъде положен със следните подписи:

председател на събранието;
секретар на събранието.

В същото време, на основание клауза 5 на чл. 37 Федерален закон № 14, председателят може да бъде един от участниците в LLC, който е избран за такъв след откриването на събранието и преди началото на разглеждането на основните въпроси от дневния ред.

Изборът на председател на събранието се извършва от лицето, което открива заседанието, което в съответствие с параграф 4 от тази норма може да бъде:

едноличен изпълнителен орган;
Председател на колегиалния управителен орган на дружеството;
Председател на Съвета на директорите;
одитор;
одитор;
член на дружеството измежду инициаторите на събранието.

Правила за изпращане на протокола до участниците

Лицето, което води протокола от общото събрание на участниците в LLC, в съответствие с ал. 3 ал.6 чл. 37 Федерален закон № 14, е длъжен да изпрати копие от него на всички участници в организацията. Тази разпоредба предоставя 10-дневен срок за изпълнение на искането за насочване.

Готовият протокол се изпраща в съответствие със следните изисквания:

Изпраща се с препоръчана поща.
Изпраща се на адреса за регистрация на всеки участник.

Ако уставът на LLC определя допълнителни или други изисквания относно процедурата за изпращане на копия от протокола, те се прилагат. Така че, като алтернатива, може да бъде посочено предаване на документа на ръка, като се използва куриерска службаи така нататък.

Така че протоколът е потвърждение на срещата и записва факта, че са взети определени решения. Документът има проста писмена форма и трябва да бъде заверен от нотариус или по друг начин, установен от устава или решение на всички участници. В същото време той трябва да има индивидуализиращи характеристики (номер и дата), да бъде подписан от лицето, което председателства заседанието и секретаря на събранието, и след това да бъде изпратен на участниците в LLC в рамките на 10 дни.

Освен това има законовконкретен случай, когато единственият учредител на LLC е длъжен ежегодно от март до юни да вземе решение въз основа на резултатите от предходната година относно разпределението чиста печалбаи изявления годишен доклади баланс.

Ако възнамерявате да станете единствен основател на LLC или вашето вече напълно функциониращо предприятие изисква промени в устава, тогава трябва да започнете всички стъпки за постигане на тези цели, като формализирате решението на единствения основател (участник). На законодателно ниво не е фиксирана конкретна форма и не е установено изчерпателно съдържание за регистрация. това решение. Въпреки това, за да се избегнат недоразумения с данъчни власти, когато изготвяте решение, трябва да се придържате към определени строги правила, едно от които е неговата структура.

Структурата на решението на единствения учредител на LLC трябва задължително да съдържа следните елементи: заглавка, пряк текст на решението, долен колонтитул (заверка на решението).

Изисквания за съдържанието на решението на единствения учредител на LLC

Нека разгледаме дизайна на всеки от елементите на решението по-подробно, като използваме примера на абстрактното Rick LLC, което ще бъде открито в Москва.

1. Шапка.

думата „Решение“, разположена в средата на документа и написана с главна буква;
текстът на „единствения учредител при създаването на дружество с ограничена отговорност“, докато видът на дружеството е изписан изцяло, без да се използва съкращението LLC;
името на фирмата, което трябва да бъде оградено в кавички;
датата на решението е от дясната страна на документа, мястото на сключването е от лявата страна.

Примерен дизайн на заглавката на решението

2. Разтвор.

Тъй като самото решение е следствие от различни явления, възникващи в живота на LLC, като регистрация, ликвидация, промени в неговия устав, обобщаване на резултатите от годината, тогава, съответно, текстът на решението ще има различни опции . Той обаче трябва да съдържа задължителните раздели:

Информация за кандидата, която започва с текста „I“.
След това въведете информация за единствения учредител (участник).

Но в зависимост от това дали лицето е физическо или юридическо лице, ще се показват различни данни:

За физическо лице, единствен учредител, трябва да въведете пълното си име, пълни паспортни данни, пълен адрес за регистрация с пощенски код.
За юридическо лице въведете пълното име, пълния юридически адрес, INN, OGRN, KPP, както и информация за ръководителя на организацията или друг представител чрез пълномощник, направен във формат, подобен на предишния параграф.

Изброяването на тези данни трябва да бъде завършено със следния текст: „взех решение“ или „Вземам решение“, последвано от двоеточие.

И така, уводната част на нашия единствен пример за основател е индивидуален, г-н Иванов ще изглежда така:

След такова въведение следва да се постави пълен списък на точките, приети в решението, всяка от които да бъде поставена под отделен номер на нов ред. Всяка от тези точки трябва да отговаря само на един въпрос „какво да правя?“, Пише се с главна буква и завършва с точка.

Пример за текст на решение:

Създайте дружество с ограничена отговорност "Рик".
Одобрете пълното фирмено наименование на руски език: Дружество с ограничена отговорност "Рик".
Одобрете съкратеното фирмено наименование на руски език: ООО "Рик".
Одобрете местоположението на компанията: 125187, Москва, ул. Фестивална, 71, офис 304.
Одобрява устава на дружество с ограничена отговорност "Рик".
Определете уставния капитал в размер на 10 000 (десет хиляди), платете 100% Уставният капитал в бройв срок до 4 месеца от датата на регистрация на фирмата.
Размерът и номиналната стойност на дела на основателя на дружеството Иван Иванович Иванов в Уставният капиталопределени в следния ред:
- дял в размер на 100% от уставния капитал на дружеството номинална стойност 10 000 рубли.
Присвояване Генералният директорИванов Иван Иванович, паспорт на гражданин на Руската федерация 2814 № 014682, издаден от отдела на Федералната миграционна служба на Русия в гр. Москва в район Крилатское на 20 август 2012 г., код на единица 690-008, регистриран на адрес: 125187, Москва, ул. Фестивална, 71, ап. 34, с мандат 5 години (срокът трябва да бъде посочен в строго съответствие с устава, нито повече, нито по-малко).

3. Заверка на решението (мазе).

Ако всички елементи от списъка вече са изброени, тогава можем да приемем, че текстовата част от решението на единствения учредител е завършена. След него се прави отстъп и на отделен ред от лявата страна на документа се изписват: възможни варианти: „Основател“ или „Единствен участник“ или „Подпис на учредителя“.

По-долу, също от лявата страна на документа, трябва да се впише пълното име на единствения учредител. Ако той е образувание, тогава решението ще бъде подписано от ръководителя на учредителната организация или представител, действащ въз основа на пълномощно.

Образец за заверка на решение:

Определено трябва да знаете, че решението на единствения учредител не изисква допълнителни начининеговите уверения, включително и нотариални. Основното е, че този документ съответства на горната структура и няма изкривени данни, корекции или грешки. Решението на единствения учредител за създаване на LLC е приложено към пълния пакет документи и се предава на данъчните власти.

Всичко тук е стандартно и доста ясно в дизайна. В този случай трябва да знаете няколко правни тънкости, които ще ви помогнат да избегнете грешки:

Тънкости в решението на единствения учредител на LLC

Дизайнът на този раздел е ограничен до наличието на четири реда:

Минималният капитал на LLC трябва да бъде не по-малко от 10 000-00 рубли. При което минимален размерУправляващото дружество може да бъде платено само в пари. Уставният капитал над 10 000 може да бъде платен с имущество, което има парична стойност въз основа на отчета независим оценител. Сега цялата сума на уставния капитал може да бъде платена в рамките на 4 месеца от датата на регистрация на LLC.
Някои видове дейности на LLC имат минимален праг на капитал над 10 000-00 рубли. Целият списък с регулирани сфери на дейност е достъпен в нашия сервиз след регистрация.
Текстовата част на решението не допуска никакви петна, изкривявания или корекции на данни. Разрешени са само общоприети съкращения на паспортните данни „област“, „град“, „улица“. и др. Възможна е и абревиатурата “LLC”. Разрешено е да се посочи името на LLC на всеки чужд езикили езика на народите на Руската федерация, ако е необходимо.
Ако решението има повече от един лист, то трябва да бъде номерирано, зашито, подшито с телбод и подписано на гърба от единствения учредител.