Пълноценният електронен обмен на данни е следващото ниво на развитие след въвеждането на ERP.

Всяка новосвързана компания към EDI общността получава възможност да работи с всички EDI партньори, независимо от техния брой. В същото време единственият необходимо условиее да инсталирате EDI шлюз в организация.

Руският B2B пазар за управление на електронни документи се състои от три основни сегмента:

правно значим EDF и
електронно отчитане пред държавни органи (сегменти „EDI/EDI/Отчитане”).

Всеки сегмент има свои собствени двигатели на растежа и стимули за развитие на пазара и привличане на нови клиенти към него. И ако за EDI и правно значимия EDI пазарният двигател е желанието на всеки бизнес да намали оперативните разходи, тогава преходът към отчитане на държавни агенции в в електронен форматстимулирани от заповеди на данъчните власти, Пенсионния фонд на Руската федерация и други регулаторни организации.

Основата на правно значимото управление на електронни документи

Междуфирмен обмен и вътрешни документи
неструктурирани и формализирани
Удобна работа с електронни документи (включително на мобилни устройства)
Дългосрочни архиви: "вечни" формати, повторно щамповане и др.
Обикновено и квалифицирани подписи

Защо е необходим EDI?

IN началото на XXIвек, глобалният EDI пазар преживя нов скок. EDI във връзка с Интернет дава възможност за извършване на електронни транзакции в реално време и по този начин значително ускорява процесите на взаимодействие между търговските партньори.

За да се осигури такава добре организирана система за обмен на информация, се създават високоскоростни съоръжения за предаване на данни. Електронният обмен на данни е най-новата технология за такава комуникация.

Обменът на търговска информация (поръчки, доставки, фактури, парични преводи и др.) на хартиен носител включва основно ръчно въвеждане на информация в компютърната система на партньорските фирми. Използването на стандарти за електронно управление на документи ви позволява да избегнете това - всички действия се извършват автоматично, без забавяния и неточности (за разлика от ръчното въвеждане).

Използването на автоматизирани процедури повишава скоростта и точността на събиране на данни и позволява на компаниите да се съсредоточат върху ключовите точки на продажбите, а не върху рутинните проблеми с обработката и изпращането на хартиени документи.

Каквато и да е гледната точка на компаниите към електронна система за управление на документи, всяка организация може да се възползва от навременна и ясна информация за търсенето и предлагането на продукти, както и да спести значителна част от разходите, свързани с ръчната обработка на документи.

Удобството и ползата от използването на електронен документооборот се крие във факта, че EDI има комуникационна база, към която всеки клиент (независимо дали е търговец, доставчик или Логистична компания) се свързва веднъж - и придобива почти неограничена възможностобщуват с всички свързани участници, без да се замислят за особеностите на техните счетоводни системи, техния работен процес, квалификация на персонала и др.

Във всеки случай всеки от участниците запазва своята индивидуалност и в същото време получава възможност да общува с всеки от участниците на минимална цена. EDI също може да помогне при разрешаването на конфликти. Например в спорни ситуации между партньори, когато единият твърди, че е изпратил поръчката, а вторият - че не я е получил. Може да има много такива ситуации. EDI в тези ситуации действа като арбитър, външен одитор, регистратор на ситуацията, който може да предостави на двамата участници пълна информация какво се е случило с документите и кога. Това прави последващото изследване на причините по-лесно и бързо.

Правно значим електронен документооборот

Повечето разработчици на модерни EDMS гарантират, че целият документооборот в тяхната система е правно значим. Този термин обаче често се тълкува от всеки по свой начин.

Какво трябва да се разбира под правното значение на един документ? Както за хартиен, така и за електронен документ това е неговата доказателствена сила, например в арбитражни съдилища. В определенията на GOST R 51141-98 „Офис дело и архивиране. Термини и дефиниции” юридическата сила на документа е “собствеността на официален документ, съобщена му от действащото законодателство, компетентността на органа, който го е издал, и установената процедура за регистрация”.

Как по принцип се гарантира валидността на един документ? На първо място, с помощта на задължителното присъствие в него на определени подробности (в зависимост от вида на документа) и спазването на правилата за тяхното показване, установени от стандартите за офис работа и др. регламенти. Второ, с помощта на спазването на компетентността, тоест правото официаленподписват такива документи. И трето, правният статут на документа се гарантира чрез гарантиране на неговата цялост и автентичност.

Тъй като, каквото и да се каже, хартиеният документ е исторически първичен, всички условия, необходими за осигуряване на неговата „доказателствена сила“, важат и за електронния документ. Последният обаче не би бил такъв, ако освен всичко друго не разполагаше и със своите допълнителни условия за гарантиране на правна значимост, поради специфичния начин на създаване, предаване, обработка и използване на документ в електронен вид.

За подписване на електронни документи, като аналог на саморъчния подпис, както е известно, се използва електронен подпис, който освен че потвърждава авторството на документа, тоест идентифицира лицето, което го е подписало, гарантира неговите свойства като напр. цялост и сигурност срещу фалшифициране. Използването обаче електронен подписи сертифицирани средства за криптографска защита на информацията за работа с нея, въпреки че е значителен плюс за гарантиране на сигурността на работния процес, все още не прави документ в автоматизирана система правно значим. Да се даде документ легален статуттрябва да бъдат изпълнени още няколко условия.

Така например е необходимо да се регулира използването на електронни документи за взаимодействие на участниците в автоматизирана система чрез създаване на специален документ: регламент за използването на електронен подпис в отделен EDMS или Споразумение за използването на електронен подпис, чиито условия трябва да бъдат приети от всеки участник в системата. Този документ, наред с други неща, трябва да включва следните разпоредби:

Електронните документи, удостоверени с електронен подпис и използвани при взаимодействието на участниците, имат правна сила, равна на документите на хартиен носител с подпис упълномощено лицеи фирмен печат.
В рамките на системата обменът на електронни документи се извършва само между регистрирани Участници.
При обмен на електронни документи и проверка на тяхната автентичност, Участниците следват установената последователност от действия.

Освен това е необходимо да се осигури изпълнението на условията за признаване на еквивалентността на електронен и саморъчен подпис, установени със закон:

сертификатът за ключ за подпис, свързан с този електронен цифров подпис, не е загубил своята валидност (валиден) към момента на проверката или към момента на подписване на електронния документ, ако има доказателство, което определя момента на подписване;
потвърждава се автентичността на електронния цифров подпис в електронния документ;
електронен цифров подписизползвани в съответствие с информацията, посочена в сертификата за ключ за подписване.

Най-успешното прилагане на тези изисквания се постига чрез използване на доверена инфраструктура на трета страна, която чрез специални услуги осигурява проверка на автентичността на подписа чрез проверка на сертификата за ключ за подпис в момента на подписване на електронния документ и предоставяне на доказателства, които определят момента на подписване (т.е. поставяне на времеви печат).

Електронните документи, създадени и подписани във външна система за електронен документооборот, в която автентичността на електронния подпис се потвърждава с помощта на услугите на доверено трето лице, имат достатъчна доказателствена стойност за използването им в съдебни производства.

Гаранция за автентичност и надеждност на документите

В европейските страни EDI технологията, софтуер, процедурите и базите данни гарантират автентичността и надеждността на първичните документи, невъзможността за фалшифицирането им. Ако данъчен офисАко се интересувате от детайлите на отделните фактури, включително ставките на ДДС, последните се извличат от електронния архив. Местното законодателство позволява пълно електронен документоборот без хартиени първични документи.

Историята на EDI в европейската търговия започва в края на 90-те години. Европейските телекомуникационни доставчици предлагат своите канали на мрежови търговци, които са запознати с технологиите, за да могат те сами да предават данни. При това ниво на развитие на технологичната култура на бизнеса, внедряването на EDI изисква само доставчик на канали за предаване на данни: използва ги търговска компания, която самостоятелно извършва транзакции.

Конкурентно предимство за доставчика

Най-големите търговци на дребно са локомотивите на всички процеси в търговията и в бъдеще ще си сътрудничат само с технологично напреднали доставчици. Трябва да се има предвид, че EDI, внедрен от доставчика, ще създаде допълнителни трудности за голям търговец на дребно или производител да премине към партньор без електронен обмен, тоест тази технология ще се превърне в едно от конкурентните предимства на доставчика.

Намаляване с една четвърт на изчерпаните стоки (т.е. стоки, които не са налични поради липса на наличност, стоки, които се търсят, но са изчерпани) на голяма руска верига връща десетки милиони долари в обращение - това е повече от сериозна причина да започнете да използвате EDI. При което тази услугаима смисъл, ако поне 80% от доставчиците го използват. Следователно големите компании - както търговци на дребно, така и доставчици - или ще прехвърлят своите партньори към EDI, или ще изоставят небрежните партньори в полза на по-напредналите.

Предистория и цели на EDI

Подобряване ефективността на бизнес процесите
Намаляване на финансовите и времеви разходи
Подобряване на оборота на капитала
Подобряване качеството на обслужване на клиентите
Създаване на единно информационно поле на компанията
Надежден и сигурен достъп до информация
Наличие на информация
Повишете социална отговорносткомпании

EDI вчера

В началото на 2000-те години броят на EDI проектите можеше да се преброи на пръсти и въвеждането на EDI означаваше само промяна в начина, по който се предават някои документи, използвани в оперативните дейности: ако по-рано хартиен документ, например, „Заповед на Стоки“, се изпраща на доставчика по факс, след което след внедряването на EDI започва да се предава под формата на електронно съобщение (хартиеният документ „Поръчка на стоки“ съответства на стандартното EDI съобщение ПОРЪЧКИ). В същото време обаче беше предадена същата „Поръчка на стоки“ и нямаше значителни промени в бизнес процесите на нейното формиране. Можем да кажем, че на този етап терминът EDI (electronic data interchange) най-логично се преведе буквално, тоест като „електронен обмен на данни“.

Въпреки това прилагането на EDI, дори в този тесен смисъл, донесе осезаеми ползи: беше възможно да се намалят разходите и значително да се увеличи производителността. Какви фактори изиграха роля за това? Използването от всички играчи на единни EDI стандарти, разработени от международна организация GS1 и централизирането на електронните документни потоци, дължащи се на появата на EDI доставчици, направиха възможно премахването на стотици различни типове интерфейси. Елиминирането на „човешкия фактор“, неизбежен при ръчния обмен на документи, и преминаването към автоматизиран обмен на данни между двете информационни системи позволи да се отървем от забавянията и грешките, както и да намалим натоварването на персонала.

Лесно е да се види, че най-голяма полза от внедряването на EDI получиха компаниите, които използват real голям бройдокументи, като логистични оператори и оператори на дребно. На този етап те бяха основните клиенти на EDI проекти. Днес такива проекти се изпълняват в много компании в тази област, като им помагат да направят процесите по пренос на данни по-бързи и по-точни, а оттам и намаляване на разходите.

Това внедряване на EDI беше по-скоро чисто техническо предизвикателство, което обикновено беше поставено пред ИТ отделите и успешно решено от тях. Реализирането на такъв проект най-често изискваше леко подобрение на ИТ системите, но не се налагаше промяна на бизнес процесите.

EDI днес

През последните години разбирането за EDI се промени много и днес се инвестира в идеята за замяна на хартиените документи с електронни, което включва много повече от просто автоматизиране на обмена на данни.

Например в сектора на бързооборотните стоки, преди ерата на EDI, обменът на информация относно списъка и цените на стоките, налични за поръчка, се свеждаше до прехвърлянето от доставчика към търговска мрежахартиен "ценоразпис" с печат и подпис.

След това, на първия етап от внедряването на EDI, хартиеният „ценоразпис“ беше допълнен със стандартно PRICAT EDI съобщение, което позволи по-бърз трансфер на информация и намалени грешки, но нямаше правна сила. Освен това на практика при формирането на ценова листа се извършва нейното многоетапно утвърждаване, което е придружено от редица спомагателни вътрешни документи на хартиен носител, съдържащи различни Допълнителна информация. Въвеждането на EDI обмен не промени тези бизнес процеси и следователно не доведе до изоставянето на хартиения „ценоразпис“.

Сега, особено след навлизането на електронния подпис, при внедряването на EDI компаниите имат по-голяма цел - да изоставят изцяло хартиените документи. Можем да кажем, че на настоящия етап терминът EDI трябва да се възприема като „обмен на електронни документи“.

Но ако с приемането на Закона за електронния подпис беше решен въпросът с правното значение на предаваните електронни EDI документи, то въпросът с вътрешните бизнес процеси остана. Например, в случай на „ценоразписи“, за да се изостави напълно хартията, е необходимо да се автоматизират свързани бизнес процеси, свързани с координирането на списъка с позиции и цени между различни отдели и отговорни лица на компаниите, участващи в процес. Промените, необходими за такъв EDI проект, вече не са чисто технически и често трябва да променят сериозно процесите и на двете компании.

Въпреки това днес участниците на пазара вече са формирали разбиране за категорията документи, които изискват най-малко промени в бизнес процесите и следователно е най-лесно да се откажат напълно от хартията. Това са документи от договорен характер (договори, приложения, споразумения), актове за предоставени услуги (комуникации, реклама, консултации и др.), Актове за съгласуване на взаимни разплащания и др. Днес тези електронни документи без правни и данъчни рискове за фирмата може да се използва без хартиени копия. Броят на такива EDI проекти все още е малък, те са много по-сложни от предишните EDI проекти, но могат да донесат много повече ползи - не толкова чрез преобразуване на обмена на документи в електронна форма, а чрез автоматизиране на самите бизнес процеси, което със сигурност води до тяхното ускоряване и увеличаване на прозрачността.

В същото време не бива да забравяме, че такъв проект не може да бъде извършен от един ИТ отдел и за успешното му завършване е необходимо както ръководството, така и оперативните отдели на двете участващи в него компании да са заинтересовани от него.

EDI утре

Утрешният EDI е възможността за пълно отхвърляне на работния процес на хартия между компаниите. Засега обаче това се възпрепятства от голям брой нерешени проблеми, които не позволяват прехвърлянето на обмена на определени видове документи в електронен формат.

Първо, не всички законодателната рамкаготови за използване документи изключително в електронен вид. Например електронните фактури могат да се използват само за оперативна поддръжка управленско счетоводство, като остава необходимо изпращане на хартиен документ-копие за счетоводни и данъчни цели.

Второ, някои работници са свикнали да използват традиционни документи и поради ниското ниво на автоматизация на техните дейности, както и особеностите на техния манталитет, все още им е трудно напълно да се откажат от хартията. Например, днес е трудно да си представим инспектор на КАТ, който се задоволява само с един електронен документ, придружаващ доставката на стоки. По същия начин е невъзможно да си представим спедитор, който ще предаде стоките на магазина под електронен подпис в електронен документ, без да остави никакво потвърждение в ръцете си (особено ако по време на приемането са открити несъответствия в количеството на стоките) .

Трето, за индустрията за бързооборотни стоки трябва да вземете предвид фактора честа смянаперсонал, работещ с търговски документи, което води до необходимостта от издаване на отделен електронен подпис за всеки нов служител, което е бавен и скъп процес. Въпреки това вече е ясно, че пазарът разпознава всички предимства на пълния преход към безхартиени EDI технологии, така че решения на съществуващите проблеми ще бъдат намерени в близко бъдеще и броят на проектите за пълно изоставяне на хартиените документи ще се измерва в хиляди .

Пример за изчисляване на ефективността на EDI

Като оценка на ефективността на използването на EDI можете да използвате унифициран набор от индикатори (KPI). Използването на единни критерии позволява на компанията да сравнява представянето си с други компании в Русия, в други страни, в рамките на корпорация и т.н.

За 6 партньора

N = 6 x (6-1)/2 = 15

За 100 партньора

N = 100 x (100-1)/2 = 4450

С нарастването на броя на участниците в електронния обмен на данни тази цифра нараства експоненциално. В допълнение, имайте предвид, че комуникационното оборудване и протоколите, използвани от всеки партньор, може да се различават значително. Следователно организирането и поддържането на схемата за електронен обмен на данни „всеки с всеки“, нейното правилно и надеждно функциониране може да се превърне в трудна задача дори при малък брой партньори и да изисква значителни ресурси (финансови, човешки, организационни, административни).

Сега нека разгледаме как се решава проблемът с организирането на обмена на документи в EDI мрежата.

Броят на връзките вече е равен на броя на участниците в обмена, всеки партньор "играе" по едни и същи правила и решава само един проблем - собствената си връзка с EDI платформата. В същото време той изобщо не се интересува как другите партньори са свързани и работят: EDI доставчикът се грижи за всички останали задачи. И всичко това се дължи на факта, че на платформата EDI се извършва известна стандартизация на съобщенията. Преобразуването им "на входа" - към стандартната форма, "на изхода" - към вида на получателя.

Нека анализираме рентабилността на внедряването, да вземем търговска верига, която изпраща 4000 поръчки на месец.

Ръчна обработка на поръчка - 30 минути, чрез EDI - 5 минути.
Цената на времето на служител е 20 хиляди рубли. заплата, + 5 хиляди рубли. данъци, + 3 хиляди рубли бонус, + 20% от заплатата за офис режийни, общо: 32 хиляди рубли, 1 час = 32 000 / 21,75 / 8 = 184 рубли.

Директни спестявания на заплатислужители:

4000 x 25/60 x 184 = 301 хиляди рубли.

Ако търговско предприятиеима няколко стотици или хиляди доставчици, тогава дори просто спестяване от 30 минути. на всеки партньор вече дава осезаем резултат. Например, московската верига от хипермаркети "Mosmart (Партньор)", която внедри EDI, има 50 хиляди стоки, 800 доставчици и 75 хиляди клиенти дневно.

EDI в Русия

2018: Законопроектът за сключване на застрахователни договори онлайн е подкрепен от експерти

Законопроектът за възможността за сключване на договори между застрахователни брокери и застрахователни агенти в електронен вид беше подкрепен от експерти работна група"Нормативно регулиране" в АНО "Цифровая икономика". Решението беше взето на 9 април 2018 г. на среща, проведена в Министерството на икономическото развитие на Руската федерация с участието на това ведомство, Федералната антимонополна служба, Сбербанк, Газпромбанк, Фондация Сколково, Висшето училище по икономика, МТС , 1C и други.

Законопроектът е изготвен от Центъра за компетентност на направление „Нормативно регулиране“ на програма „ Цифрова икономикаРуска федерация" - фондация "Сколково". Както следва от обяснителната бележка към документа, проектът е предназначен да повиши достъпността на услугите за притежателите на полици, в т.ч. юридически лица. По-специално, той премахва законовото ограничение за сключване на договори онлайн за застраховане на стоки, имущество на юридически лица (с изключение на превозни средства) и бизнес рискове. В същото време тези видове застраховки, според авторите на документа, са много подходящи за притежателите на полици и печеливши за застрахователите: през 2016 г. застрахователните премии по договори за имуществено застраховане възлизат на 107,5 милиарда рубли със среден коефициент на изплащане 28,6 %.

Експертната подкрепа на законопроекта за сключването на застрахователни договори онлайн означава още една стъпка към създаване на безхартиена среда, тоест към развитие на дигиталната икономика. И имаме да предприемем много такива стъпки през следващите няколко месеца, - каза ръководителят на работната група „Нормативно регулиране“ към ANO „Цифровая икономика“, вицепрезидент по корпоративните и правни въпроси на МТС Руслан Ибрагимов.

2015: E-Com изчисли как да спести 4 милиона рубли от EDI. през годината

„Благодарение на тези елементи, с помощта на електронен обмен на данни (EDI), е възможно да се оптимизира работата на персонала и да се спестят 372 хиляди рубли. на месец, или повече от 4 милиона рубли на година “, коментира резултатите, получени за годината, ръководителят на отдела за интеграционни решения на E-Com Едуард Кишковски.

Както знаете, съществуват редица стандартни EDI съобщения: поръчка (ORDERS), отговор на поръчка (ORDRSP), известие за доставка (DESADV), известие за приемане (RECADV), електронна фактура и други. Най-търсена и важна сред тях обаче е именно ПОРЪЧКАТА - с нея започва връзката между купувач и доставчик, отбелязват от компанията. Благодарение на прилагането на този документ предприятието често спестява от факс комуникации и телефонни разговорикакто и съкращаване на персонала.

Според Георги Багров, старши мениджър ключови клиенти в групата компании Karavay, около 70 000-100 000 поръчки на месец минават през EDI в тяхната компания. Икономията за обработката им е 3500 човекочаса. Представители на търговската къща ROSSICH, дистрибутор на алкохолни напитки, отбелязаха, че благодарение на интегрираното решение предприятието е успяло значително да намали времето за обработка на поръчки - един оператор вече може да обработва повече от 300 документа на ден, елиминирайки грешките при въвеждане на неправилни позиции.

При броене икономическа ефективностСпециалистите на E-Com взеха за първоначални данни: среден брой изпратени поръчки - 5 хиляди на месец; средната заплата на един служител с 8-часов работен ден (според Росстат за 2015 г.) е 31 хиляди p31 на месец. Хронометрията на работното време показва, че времето за ръчна обработка на поръчки е около 30 минути, чрез EDI - 5 минути.

Така за една смяна един служител ще изпрати 16 поръчки с управление на документи на хартиен носител и 96 с електронни.За да обработите първоначалния брой документи, първият вариант ще изисква (5000 / 16x21.75 \u003d 14.36) около 14 служители, с втория (5 000 / 96x21,75 = 2,39) - 2. Намаляването на персонала в една операция води до спестявания по следната формула 12x31000. Това изчисление в крайна сметка води до сума от p4 милиона на година, обясни E-Com.

2006 г

За доставчиците на бързооборотни стоки ползите от EDI стават осезаеми само когато EDI е интегриран с ИТ инфраструктурата. Например, когато поръчката се зареди веднага в информационна система. Не всяка компания може да се справи сама. В този случай доставчикът се нуждае от консултация относно интегрирането на ИТ системи.

Поради тези и много други причини руските търговци на дребно изнасят EDI. Доставчикът отговаря не само за комуникационните канали, но и за предаването на данни, а също така извършва цялата работа по свързване, обучение на клиенти, поддръжка и необходимите консултации. Често при прилагането на EDI с цел интеграция е необходимо да се опишат и оптимизират бизнес процесите на клиента.

Що се отнася до инфраструктурата, компанията трябва да използва счетоводна система и може да бъде както 1C, така и SAP. Вярно е, че колкото по-високо е нивото на счетоводната система, толкова по-малко проблеми при преминаване към EDI.

Лесно решение за някои компании може да бъде уеб портал за електронно управление на бизнес документи. За малки компании, лошо приятелски настроен към ИТ или дори изобщо без счетоводна система, уеб порталът е единствената опция, която ви позволява да оптимизирате разходите за EDI.

Малък доставчик влиза в портала, запазва данните си там, те автоматично се превеждат в необходимия формат, след което се извършва електронен обмен между портала и големите контрагенти на доставчика. Има и офлайн решение, при което потребителят може да изтегли и попълни формуляра офлайн и след това да го изпрати. По този начин, от гледна точка на технологията, съвременните EDI решения позволяват на организации с всякаква ИТ инфраструктура и практически всякакви комуникационни канали да работят с тях.

2004: EDI доставчици

трябва да се гарантира целостта (идентичност, автентичност на документа). Приоритетът е абсолютен и трябва да бъде гарантиран на всички етапи жизнен цикълдокумент;
трябва да се гарантира наличността на документа на всички етапи от жизнения цикъл на документа. Правилата за предоставяне на достъп до документ може да се променят с времето в зависимост от неговия статус;
трябва да се гарантира поверителността на документа. Изискванията за класифициране на документ като поверителен може да се променят с времето;
трябва да се осигури безопасността на документа през целия му жизнен цикъл и защита от неконтролирано унищожаване.

Основният фактор, който позволява използването на електронен документ в системата на правните отношения, е способността да му се придаде юридическа сила, ако е необходимо, през целия жизнен цикъл или от гледна точка на закона, за да се осигури необходимото ниво на доверие .

Доверието в един документ възниква само когато е гарантирана неговата автентичност, което предполага гарантиране на идентичността (идентификацията) и целостта на електронния документ, естествено и през целия му жизнен цикъл.

Какви документи могат да се използват като доказателство за доверие

Официален, актуален доклад за резултатите от оценка на съответствието на организацията с изискванията за информационна сигурност, съдържащ заключение за съответствие на нивото на защита на организацията установени изисквания. За организации кредитно-финансовата сфера- не по-малко от 0,85.
Списък на средствата за защита на информацията с валидни сертификати за тях. Информацията за наличието на сертификати за средства за електронен подпис е включена в сертификата за ключ за проверка на подписа.
Лиценз за техническа защита на поверителна информация, посочващ видовете лицензирани дейности, установени за СИВ, издаден на организация, участваща в електронно взаимодействие на финансовия пазар.
Лиценз за предоставяне на телематични комуникационни услуги, издаден на организация като организатор на доверена система за съобщения (изисква юридическа регистрация).
Удостоверение за акредитация на организация за извършване на дейности, свързани с дългосрочно съхранение на електронни документи (изисква юридическа регистрация).

Проектни рискове

Дори и да има доставчик, който да се грижи за всичко, в компанията са възможни редица вътрешни промени. Например, сега много руски търговски партньори могат да комуникират помежду си, използвайки своите вътрешни кодове, докато GLN кодовете може изобщо да не се използват. Преди да стартирате EDI проект, тези кодове трябва да бъдат получени и въведени в системата.

За много участници на пазара рисковете от прилагането на EDI пряко зависят от нивото на ИТ. При наличието на пачуърк автоматизация в компанията, рисковете от интеграцията няма да се крият в самата интеграция, а в липсата на пълноценна счетоводна система.

Рисковете на големите търговци на дребно са свързани с неразвитостта на EDI пазара. По-специално, развитието му е възпрепятствано от законодателството - въпреки приетия закон за електронния подпис, руски търговски дружестватрябва да произвежда и съхранява тонове архиви с първични хартиени документи. Освен това регионалните партньори на големите търговци на дребно все още се притесняват от EDI услугите и не бързат да ги използват. Поради преобладаващите географски и други условия, те се чувстват като „монополисти“ и, по отношение на EDI, може да не се подчиняват на диктата на търговеца на дребно.

Що се отнася до цените, EDI услугата по принцип не може да бъде скъпа, тъй като е предназначена да оптимизира логистичните разходи. Малките компании обаче може да възприемат EDI технологията като скъпа за внедряване и използване. Ако не са свикнали да работят с ИТ, ако техните бизнес процеси не са рационализирани, тогава е малко вероятно да получат ползите и ползите от електронния обмен на данни. Когато субсидиите за инвестиции или плащанията за трафик от голям партньор спрат (или доставчикът изведнъж започне да повишава цените), тогава малките доставчици и магазини ще спрат да използват EDI. Пример за това е европейският пазар, където малките производители не могат да се възползват от EDI (има значителни разходи за инфраструктура, оборудване, софтуер, услуги на доставчици) и затова активно се противопоставят на ECR технологиите.

Технологии и стандарти

Първият слоест EDI модел е сравним с референтния модел ISO/OSI 1983, който описва дизайна и поддръжката на мрежови протоколи. Неговата отличителна черта е друго ниво на абстракция.

Моделът EDI от 1983 г. се състои от 4 нива:

Физическа инфраструктура
Излъчване
Представителство и стандарти
Приложения и семантика

Инфраструктура

Състои се от телефонни комутируеми и кабелни линии, мрежи. Интернет в началото на развитието на EDI се възприема като набор от отворени мрежи (BITNET и др.) И вътрешнокорпоративни специализирани мрежи (EDI-Express General Electric, IBM Information Exchange Network). Високоскоростните опорни мрежи бяха от голямо значение.

Широка гама от хардуер може да се използва като EDI платформа днес: мейнфрейми, сървъри от среден клас или клиент-сървър и дори обикновени компютри. При избора на платформа основното е правилно да се прецени обемът на очакваните транзакции, вида на обменяните данни и броя на бизнес партньорите.

Трансфер (транспорт)

Извършва се чрез E-Mail, Telnet и FTP връзки от точка до точка, HTTP. Поддържа се електронен трансфер на данни. Други често срещани протоколи за трансфер включват SMTP, POP3 (ISP), IMAP.

Представителство и стандарти

На това ниво синтаксисът и семантиката (съдържанието) определят структурата на данните. Важен въпрос беше стандартизирането на структурирането на данни с широко разпространените стандарти ANSI X.12 и UNECE EDIFACT в Европа и Азия. Има и много патентовани индустриални стандарти.

Приложения и семантика

Този слой включва приложения, които създават и автоматично обработват и четат данни. Приложението се инсталира при подателя и получателя на данни, посредниците могат да валидират данните и да конвертират стандарти.

EDI транзакциите могат да бъдат организирани чрез различни телекомуникационни протоколи. В Европа за системите EDI често срещаните видове директни връзки са VPN (виртуална частна мрежа), FTP (протокол за прехвърляне на файлове) и EDIINT (EDI през интернет), както и мрежи с добавени услуги VAN (мрежи с добавена стойност).

Има и два стандарта за прехвърляне на документи през Интернет: стандартът AS1 ви позволява да прехвърляте EDI документи чрез протокола SMTP (електронна поща), стандартът AS2 се използва за прехвърляне чрез http.

Принципи за прилагане на EDI в Интернет (стандарти AS1 и AS2)

Конфиденциалност - достъпността на документите само за подателя или получателя
Автентификация - автентификация чрез проверка на електронен подпис
Надеждност - невъзможността за промяна на документа без знанието на получателя
Надеждност на уведомяването - невъзможност за отказ при получаване на съобщение

EDI е предназначен да замени обмена на информация и документи, извършван на хартия, с електронно управление на документи между компютърни мрежи.

Електронният обмен на данни е определен набор от стандарти за извършване на търговски транзакции и обмен на бизнес документи. С помощта на технологията EDI тези документи се превеждат в разбираем стандарт бизнес езики се изпращат на партньорите чрез защитени комуникационни канали.

Преходът на търговските организации към електронен обмен на данни при взаимодействие с техните контрагенти за доставка на стоки и тяхната продажба има редица неоспорими предимства.

Използването на електронно управление на документи ви позволява да автоматизирате процеса на въвеждане на информация и обмен на документи без забавяния и неточности. Използването на автоматични процедури ви позволява да увеличите скоростта и точността на събиране на данни и да избегнете рутинните операции по издаване и изпращане на хартиена документация.

Как работи EDI?

Електронна система за обмен на данни - ви позволява да автоматизирате създаването, изпращането, получаването и обработката на всякакви електронни документи и да ги интегрирате със съществуващите счетоводни системи на компанията.

Работният процес на EDI е доста прост: благодарение на удобния за потребителя интерфейс и простата форма за попълване на документи, потребителят може лесно да извърши необходимите операции за изпращане на информация от софтуерно приложение.

Системата ги извлича и автоматично ги препраща от един контрагент към друг. В същото време информацията е стандартна формазапазване на цялото съдържание.

Ползи от внедряването на EDI система:

Поверителност на информацията– осъществява се чрез използване на защитени канали за предаване на данни;
Надеждност- изключена е възможността за извършване на промени в документа без знанието на получателя;
Гаранция за доставка, се извършва благодарение на системата за автоматично уведомяване за доставката на документа;
Ефективност– обработка и предаване на документа до 15 секунди;
точност– вградените интелектуални механизми на системата осигуряват обработката на съдържанието на предадените документи, като при допусната грешка при попълване на формуляра тя моментално я докладва;
Икономика– въвеждането на EDI позволява минимизиране на времето и материални разходисвързани с подготовката и изпращането на документи;
IT съвместимост– EDI се интегрира лесно с всяка ERP система, инсталирана във фирмата, което спестява на клиента двойно въвеждане на данни.

Внедряване на EDI на практика

Развитие на комуникационни системи

EDI стандарт (Electronic Data Interchange) – част от старите, утвърдени системи. Но постоянно виждаме как EDI се представя като модерен стандарт. Така е? Трябва ли да разглеждаме EDI като основна технология за нови проекти?
Нека разгледаме EDI от техническа гледна точка, като оставим всичко останало.

Формат на данните в EDI

EDI използва текстов формат с разделители. Работи добре за плоски структури от данни като таблици. Не е толкова добър за представяне на йерархични структури от данни. Вложените обекти се сериализират най-добре с помощта на маркирани формати като XML и JSON.
Много странно, но никога не е било създадено език за описание(дефиниция на документ)за EDI. Изминаха толкова много години от появата на EDI и толкова много усилия бяха изразходвани за него, но езикът за описание не беше създаден. Езикът за описание ви позволява да автоматизирате обработката на данни, а именно тяхното генериране, проверка, трансформация, сериализация, десериализация. За сравнение, за да проверим XML данните, ние вземаме схема на данни (XML Schema, xsd) и анализаторът автоматично проверява данните за съответствие с тази схема.
Можете да направите без схема, но тогава маркирането на документа е желателно. XML и JSON документите могат да бъдат десериализирани без схема, тъй като самите данни съдържат етикетите (имената) на елементите на данните. EDI има тагове само за сегменти и няма тагове за елементи. Елементите се определят чрез позиция в рамките на сегмент. Универсален EDI анализаторът ще може да анализира документа само в примитивни колекции, тъй като документът не съдържа нито имена, нито типове за елементите от данни.

Нека да преминем към подробностите.

Стандартът EDI се състои от две основни части:

Формат на плик (партида?) (смес от стандарти за съобщения)
Спецификации (формати) на документи (смес от индустриални (домейн) стандарти)

Партиден формат

EDI дефинира пакети за набори от документи, групи от документи и самите документи/транзакции ( Размяна, групаи сделка/документ). Пакетите са ограничени съответно до двойки сегменти ISA/IEA, GS/GE, ST/SE.
Забележка: За илюстрация използвам варианта EDI X12 на северноамериканския стандарт. Друга версия на стандарта, EDIFACT, е разпространена в Европа и не се различава фундаментално от X12.
Ето пример за първите сегменти и на трите пакета: ISA, GS и ST. Пример взет от тук:

ISA*00* *00* *ZZ*RECEIVERID *12*SENDERID *100325*1113*U*00403*000011436*0*T*>~
GS*FA*RECEIVERID*SENDERID*20100325*1113*24712*X*004030~
ST*997*1136~

Какво виждаме в първия сегмент?
Последните три знака на сегмента ISA са разделителни знаци: "*>~": ‘~’ - символ за разделяне на сегменти; ‘*’ - знак за разделяне на елементи в сегмент; ‘>’ е символ за разделяне на поделементи в елемент. Променяйки тези знаци, ние по същество променяме форматите на пакетите и документите. В XML и JSON разделителните знаци са написани в стандарта и не могат да бъдат променяни. Променливите разделителни знаци са остатъци от епоха преди създаването на Unicode. Но дори и в онези дни превръщането на разделителните знаци в променливи не беше добра идея. Разделителните знаци са много важни знаци. Ако можем да използваме всякаквисимволи като разделители, това не само променя логиката за анализиране на пакети в техните съставни части, но значително усложнява логиката за анализиране на текст в самите елементи.
Дори в сегмента ISA виждаме елементи, които определят формати за час и дата. Те ни помагат да използваме персонализирани формати за дата и час в документите. Това имаше смисъл през седемдесетте години, когато трябваше да спестим няколко байта при кодиране на дати и часове. Необходими ли са тези елементи сега, след като сме преодолели проблема Y2K, след като са създадени специализирани и много подробни стандарти за представяне на времето?
Виждаме в сегмента ISA елементи, които определят изпращачИ адресат. По същество това е адрес(маршрутизиране) информация. Тоест стандартът за опаковане се комбинира със стандарта за адресиране. Използвайки EDI, трябва да дефинираме подателя и дестинацията в нашите данни. Сегментът ISA също има елементи за оторизация. Цялата идея за поставяне на тази информация за оторизация в самите съобщения някога беше доста прогресивна, но сега изглежда поне наивна, ако не и опасна. Сега разбираме, че информацията за оторизация е много, много по-сложна от двойка стойности. Същото може да се каже и за адресната информация. Стандартът EDI ни насърчава да използваме тези елементи.
Виждаме и елемента заявка за потвърждение (искане за потвърждение). Тоест, създателят на документа задава стратегията за използване на потвърждения директно в документа. Това добра идея ли е? Можем да използваме документи в различни сценарии. Някои използват потвърждения на приложния слой, докато други използват други протоколи за подобряване на надеждността. Политиката за надеждност не е дефинирана в самите данни, тъй като надеждността е доста сложна тема в комуникацията на данни, дефинирана от много участници в комуникацията.
Все още вътре в пакетните сегменти, които виждаме контролни числа (Контролни числа). Те са необходими в сценарии, при които получаваме набор от документи, но част от комплекта е загубен или повреден по пътя и ние се опитваме да възстановим възможно най-много данни. Този сценарий не е използван от дълго време, тъй като такъв проблем с надеждността обикновено се решава на по-ниските нива на комуникационните протоколи. Ние не вграждаме надеждността на комуникацията в приложния слой, нали?
Другият елемент от сегмента ISA е EDI версия(Стандартен идентификатор). Това е подобно на поддръжката за версии, която познаваме от стандартите за сериализация.
Сегментът GS съдържа елемент, който определя тип на документа (Тип документ). Например, това е поръчка или фактура. Няма нищо лошо в това, въпреки че е по-лесно да зададете типа на документа вътре в самия документ.

Както можете да видите, почти всички елементи в пакетните сегменти са или безполезни, или освен това опасни, ако ги използваме в съответствие със стандарта.
Моля, не се опитвайте да използвате данни от пакетни сегменти за удостоверяване и адресиране.
EDI беше създаден във време, когато поставянето на тази информация в пакети беше единствената опция. Сега прехвърляме документи по интернет и използваме голям набор от стандарти и протоколи за опаковане, адресиране, удостоверяване, оторизация, надеждност, кодиране, сериализиране, шардинг и така нататък и така нататък. Информацията, специфична за протокола, се добавя и премахва по целия път на данните и тази информация е независима от самите данни.

EDI стандартен формат за данни ли е или протокол?

EDI се опитва да бъде протокол, поради което виждаме тези елементи на адресиране, оторизация и заявка за потвърждение. Не знам как тази информация може да се сравни с модела на OSI протоколния слой.
Но все пак по-голямата част от EDI стандарта е посветена на форматите на данни.

Формати на документи

Вътре в пакетите виждаме самите документи. Но няма да намерим стандарт за универсален, обобщен документ. Стандартът определя многобройни формати за всички видове документи: за поръчки, за разписки за доставка, за списъци с прикачени файлове... ще намерите малка част от огромния списък от стандартизирани документи.
EDI следва добре известен мит: „Някъде там има идеален формат, който описва всички сценарии в света. Определено ще намерим този формат. Просто трябва да добавим нови сценарии и да променим старите.“
В резултат на EDI стандартните документи (спецификации) са прекалено сложни.
Да вземем един пример: Имаме нужда от фактура за малка местна книжарница. Намерихме подходяща стандартна спецификация, EDI 850, поръчка за покупка. На пръв поглед изглежда твърде подробно. Няма да купуваме храни, въглища, зърно, течни продукти, опасни продукти, лекарства. Не се нуждаем от международни адреси. Няма да използваме услуги за експресна доставка. EDI спецификацията описва всичко това възможни варианти, но има твърде много полета, които никога няма да използваме. Това е твърде сложно за нашия прост документ.
Има много индустриални (домейн) стандарти, които се използват като вид хранилище на знания. Но тези стандарти не се използват като стандарти за предаване на данни. (Вижте за описание на проблема с индустриалните стандарти.)

Цикли в документи

Структурата на отделните документи е доста проста. Документите са съставени от поредица от сегменти, съдържащи данни за документи.
Но се оказва, че сегментите могат да се комбинират в групи или в повтарящи се групи, т.нар цикли(примки). Пикантността е, че тези цикли абсолютно не са подчертани в документа. Можем да прочетем за наличието на цикъл в спецификацията на този конкретен документ. Сегменти от един и същи тип (с еднакви тагове) могат да бъдат разположени както независимо, така и в рамките на цикли. Създаването на парсер, който разпознава цикли (които, повтарям, не са отбелязани по никакъв начин в документа) е доста нетривиална задача.
В XML и JSON това не е проблем, йерархичните обекти или колекции от обекти от всяко ниво на влагане се дефинират много просто с помощта на отварящи и затварящи тагове, наименувани или ненаименувани.
EDI се опита да седне на два стола. От една страна, неговият документен формат е подобен на csv формата и е удобен за представяне на таблични данни. От друга страна, той се опита да опише йерархични обекти и този опит завърши много неубедително. Разбира се, разбираме това сега, когато имаме JSON пред очите си. Но нека си припомним, че EDI не е създаден за прехвърляне на таблични данни, а специално за прехвърляне на документи, чиято структура е точно йерархична.

Нетехнически поглед към EDI

За пълнота все пак ще изброя някои от нетехническите характеристики на EDI:

EDI стандарт не е безплатно. Изглежда доста странно в сравнение с други стандарти.
Спецификациите на стандарта EDI са прекомерни подробно. EDI спецификациите са толкова сложни, че компаниите трябва да наемат хора, които са запознати с конкретната спецификация. Тези специалисти комуникират чрез специални EDI термини, това е почти EDI език, който няма нищо общо с бизнеса. Вижте EDI споразуменията между компаниите. Тези конвенции са пълни със специфични изисквания, определени от стандарта EDI, но далеч от бизнес изискванията.
EDI стандарт не е стабилен. Специална комисия пуска модификации на стандарта EDI на всеки шест месеца. Всяка от тези версии носи нови подобрения. Разработването на стандарта не следва потребителски заявки, а просто следва календарен план. Вероятно това не се дължи на много високи стандарти, а защото комисията трябва да покаже резултатите от работата си.
EDI е създаден, за да запишете битовеи съхранявайте документите възможно най-компактни. Това изискване все още съществува, но е малко вероятно да се използва за предаване на документи. Сега всяко дете притежава телефон, който изпомпва гигабайти видео. Ерата на мейнфреймите и телетиповете вече не е в двора. И е доста странно да се четат доклади, които сериозно обсъждат спестяването на ресурси поради прехода от хартиен работен процес към използването на EDI.
За да запази паметта, EDI използва кодоведа представя данни, когато е възможно. В резултат на това документите изглеждат криптирани, което създава допълнителен проблем при обмена на кодови таблици.
Стандартът EDI е създаден, за да предаде комплекти (партиди) документипоради факта, че комуникациите и компютрите бяха скъпи и бавни. Много неща се промениха оттогава, комуникациите и компютрите станаха бързи и евтини. Сега данните се предават в малки съобщения или потоци и тези малки съобщения са гръбнакът на разпределените системи. Наборите от документи все още се използват, но не поради бавния хардуер, а защото бизнес процесите го изискват.
Не съществува стандарт за езика за описание на EDI. Това означава, че не можем да създаваме универсаленанализатор за обработка на EDI документи. Парсерите трябва да съдържат описания на хиляди съществуващи EDI спецификации с голямо количествоподробности. (Например Microsoft предоставя около 7000 XML схеми за EDI документи като част от BizTalk Server.) Наличните EDI парсери са скъпи. За да работим с EDI документи, най-вероятно ще трябва да конвертираме EDI документи в XML формат и да използваме XML Schema заедно с XML анализатор за обработка на EDI документи: за валидиране, трансформация, сериализация, десериализация, създаване. Което се прави в BizTalk Server.
Поради липсата на стандартен език за описание на EDI, документите се описват с помощта на ... многостранични инструкции. Разработчиците на EDI анализатори интерпретират тези инструкции по различен начин и поради това по различен начин EDI парсерите са несъвместими.
Стандартът EDI е създаден във време, когато разработването на програми, протоколи и формати на данни беше изключително скъпо и отнемаше много време. Създаването на стандарт за универсален документен формат беше оправдано. Сега форматите на данни се генерират в движение и нашите програми по правило не използват универсални стандарти, а създават различни формати за конкретни случаи. EDI спецификациите включват максималния възможен брой частиза да задоволи всички потребители. Съвременни програмивключете в спецификациите за пренос на данни само данните, които са необходими. Броят на елементите в EDI спецификация, които не са необходими във вашия конкретен случай, винаги ще бъде много голям.
EDI смесва два вида стандарти:стандарти за комуникации и стандарти за форматиране на бизнес данни. Съвременните тенденции са точно противоположни: стандартите трябва да са независими един от друг (ортогонални), което ви позволява да ги смесвате във всяка комбинация.

Както можете да видите, стандартът EDI е остарял в почти всеки аспект, ако го разгледаме от техническа гледна точка. Едва ли има рационални технически причини да се използва сега. Но въпреки това EDI все още се използва широко.
В следващата част ще се опитаме да открием причините за това. Най-вероятно те няма да са от техническо естество.

Съдържание на страницата

Електронен документооборот

X5 Retail Group е лидер в местната търговия на дребно във внедряването на електронен обмен на данни. Използването на EDI в работата ускорява процеса на доставка на стоки на търговските вериги.

X5 е лидер в EDI

X5 Retail Group е лидер на пазара на дребно по отношение на въвеждането на нови видове EDI документи (Electronic Data Interchange) и дневния обем на електронното управление на документи. Въвеждането на автоматичен обмен на фактури беше още една стъпка към подобряване на качеството на взаимното сътрудничество, опростяване и увеличаване на скоростта на работа с доставчиците.

Електронен обменданните предоставят възможност за прехвърляне на бизнес и (или) търговска информациямежду информационни (счетоводни) системи на партньори по електронен пътпод формата на стандартни структурирани съобщения. Това значително улеснява работата и изпълнението на техните функции както от купувача (търговската мрежа), така и от доставчика.

Днес доставчиците на EDI участват в обмена на електронни фактури, които са подписали „Споразумение за ниво на обслужване за предоставяне на услуги за обмен на електронни данни“ с X5 Retail Group: Electronic Communications (платформа EVOLUTION-3.0), Korus Consulting CIS LLC (платформа SPHERE ), CJSC PF SKB Kontur (платформа EDI.KONTUR) и Edisoft LLC (платформа EDISOFT). Доставчици LLC Electronic Communications LLC (платформа EVOLUTION-3.0) и ForaProm LLC (платформа LERADATA) са сертифицирани от ECR-Русия и оторизирани от X5 Retail Group EDI доставчици, които имат партньорства с доверени оператори за управление на електронни документи Федералната данъчна служба на Русия - LLC "Kaluga- Astral" и LLC "System Group Rus", което ще ви позволи законно да прехвърляте електронни фактури (входящи и изходящи) от доставчици към X5 Retail Group и обратно.

Доставчикът на EDI действа като посредник на услугата, който предоставя съвети на доставчиците, настройва електронна система за управление на документи и я тества. Като се има предвид, че счетоводните системи на купувача и доставчика могат да се различават значително, EDI доставчикът гарантира контрол и надеждност на предаваните данни.

Какво EDI може да предостави на доставчиците

Електронната система за обмен на данни позволява на доставчиците значително да спестят не само финансови ресурси, но и собственото си време поради спестяване на услуги за пренос и съхранение на хартиени документи, копиране на хартиени носители.

Основните предимства от внедряването на електронна система за обмен на данни:

№	EDI тип документ	Ползи от прилагането на EDI документ
1	Известие за участници в борсата (PATRIN)	Ежедневно автоматично известяване за текущи обекти X5
2	Ценови спецификации (PRICAT)	Автоматизиран процес на обмен на правно значими ценови спецификации в електронен вид. Позволява намаляване на времето за договаряне на цената, премахване на забавяния и ръчни грешки, обмен на хартиени документи, тяхната обработка и съхранение
3	Поръчка на купувача към доставчик (ПОРЪЧКИ)	Бързо и автоматизирано прехвърляне на X5 поръчки към доставчици, техническа поддръжка, контрол и наблюдение на прехвърлянето на поръчки
4	Отговор на доставчик на поръчка за покупка (ORDRSP)	Потвърждение от доставчика на задълженията за доставка. Намаляване на складовите наличности и (или) недостиг на стоки във вериги магазини. Отчитане на стоките на доставчика "на път" - намаляване на риска от повторни доставки и (или) отказ за приемане на стоките
5	Известие на доставчика за изпращане на пратката до купувача (DESADV) - електронна фактура	Ускоряване на процеса на получаване (пренасяне) на доставки в магазини и дистрибуторски центрове. Намалени ръчни грешки на служители и доставчици на X5 по време на приемане и по-късно по време на плащане: автоматично идентифициране на доставка и SAP поръчка X5, автоматично идентифициране на доставчиците на X5 и ESF за приемане Информационно писмо и презентация на проекта
6	Buyer Notification of Acceptance (RECADV) - електронен акт за приемане	Ускоряване на процеса на генериране на коректни фактури от доставчици. Намаляване на броя на нефактурираните доставки
7	Известие за връщане на стоки (RETDES) и уведомление за приемане на връщане (RETREC)	Бързо и документално потвърждение на връщането на стоки от X5, ускоряване на процеса на сверяване на баланси, повишаване на прозрачността и контрола върху връщането на стоки
8	Актът за съгласуване на взаимни разплащания с контрагенти (COACSU)	Автоматизиране и ускоряване (навременност, уместност) на процеса на съгласуване на вземания и задължения с доставчици
9	Уведомяване за установени недостатъци, свързани с неадекватно качествоСтоки	Автоматизиране и ускоряване (навременност, уместност) на работния процес с доставчици на FRC глоби. Tсамо ако Доставчикът е доставчик на CRF.

Как да се включите в електронен обмен на документи с X5

X5 Retail Group разработи основните стъпки, за да позволи на доставчиците да се присъединят към системата за електронен обмен на документи.

1-ва стъпка

Доставчикът трябва да сключи с X5 Retail Group допълнително споразумениесъгласно EDI към договора за доставка със задължително попълване на приложението за добавяне. споразумение - приложения за организиране на обмен на електронни документи между доставчика и купувача. Образци на документи можете да получите от търговската дирекция на X5 Retail Group или от служителите на договорния отдел на X5.

2-ра стъпка

Сключете договор за предоставяне на услуги за електронен обмен на данни с доставчик на EDI. Компаниите, които вече имат споразумение с EDI, трябва да изпратят писмо до своя доставчик на EDI за необходимостта от организиране на електронен обмен с X5 Retail Group. Получете параметри за достъп от доставчика на EDI до неговата уеб-EDI страница или извършете съвместна интеграция на вашата счетоводна система и системата на доставчика на EDI.

3-та стъпка

Проверете чрез доставчика на EDI дали доставчикът има GLN код - уникален код за идентифициране на физическото местоположение и юридическите лица на доставчика, както и неговите структурни звена - офиси, магазини, складове за експедиция, разпределителни центровеи т.н. Ако доставчикът няма GLN код, трябва да се свържете с доставчика на EDI за разяснение как да го получите.

4-та стъпка

Проверете продуктовата гама, доставена на X5 Retail Group, т.е. свържете се с вашия доставчик на EDI, за да уредите доставчикът да получи списък с продукти на X5, съответстващи на ценовата листа на доставените стоки в X5 Retail Group. Доставчикът на EDI също така предоставя информация на доставчика как да съгласува продуктовата номенклатура. Този списък ще бъде таблица с данни, състояща се от името на продукта, кода на X5 Retail Group (PLU), набор от баркодове, съхранени в счетоводната система на X5 Retail Group. На доставчика се препоръчва да качи кода на X5 Retail Group (PLU) в своята счетоводна система, тъй като в поръчката от X5 Retail Group кодът на X5 Retail Group (PLU), баркодът на продукта и вътрешният код на доставчика ще бъдат използвани за идентифициране стоките.

5-та стъпка

Свържете се с доставчика на EDI с тестово писмо и направете тестов обмен на EDI документи.

Уебинар X5

На 30 август 2017 г. се проведе уебинар за доставчици на X5, посветен на прехода от правно значим документооборот на хартиен вариант на ценова спецификация към електронен (EDI PRICAT).

На 29 юни 2017 г. се проведе уебинар, посветен на използването на електронен UPD в правно значимо управление на електронни документи.

EDI (Електронен обмен на данни) преведен от на английскиозначава електронен обмен на данни. Преди да се появи тази схема, търговските отношения са изминали дълъг път. Всяка компания, която реши да се присъедини към тази форма на изпращане на документи, може да си сътрудничи с всички членове на системата. Такъв процес задължително изисква инсталирането на EDI шлюз в предприятието.

Каква е целта на тази форма на комуникация?

EDI системата е в състояние да обменя информация от търговско естество (поръчки, доставки, парични преводи и др.). Това допринася за бързо сътрудничество между компаниите в областта на търговските отношения. Електронният обмен на данни се отнася до иновативни технологии.

Предимства на EDI

Системата за поръчки EDI има редица предимства:

Всички действия се извършват на автоматично ниво, без забавяне и грешки, за разлика от ръчното въвеждане на документи.
Използването на автоматизирани процедури увеличава скоростта и точността на събиране на правилните данни и позволява на фирмите да се съсредоточат върху основните проблеми, а не върху бумащината.
Всеки търговец на дребно, доставчик или логистична компания прави само една връзка. По този начин има неограничена възможност за комуникация с минимални разходис всички участници. Това не отчита техните счетоводни системи, документооборота и квалификацията на персонала.
Системата EDI може да разрешава спорове, при които единият партньор твърди, че поръчката е изпратена от него, а другият, че не я е получил. Тази ситуация се случва често. В този случай системата записва всички транзакции и може да предостави подробна информация относно конкретно действие с документацията. Това допринася за бързото разрешаване на конфликта.

Какво гарантира автентичността на документацията?

EDI е електронна система за обмен на данни. В европейските страни неговият софтуер действа като гарант за автентичността на цялата документация, преминаваща през него. Фалшификатите не са възможни. Ако данъчната служба се интересува от подробностите на определени отчети, включително индикатора за ДДС, тогава всички данни могат да бъдат извлечени от електронния архив на системата. Правото за извършване на операции с документи в електронен, а не в хартиен вид е закрепено на законодателно ниво.

Пример за изчисляване на ефективността на EDI

Какво е нивото на ефективност на EDI системата? Примерите за изчисление служат като ясно потвърждение.

Лесно е да се изясни колко различни споразумения за обмен трябва да бъдат сключени от участниците в конкретен случай:

За шестима участници се прилага следното изчисление: N = 6 x (6-1)/2 = 15.
За 100 сътрудничещи души се прилага изчислението: N = 100 x (100-1)/2 = 4450.

С увеличаване на броя на участниците, нарастването на числата нараства експоненциално.

Броят на потребителите е равен на броя на обменните операции, всеки партньор действа в съответствие с единни правила и се свързва към обща платформа. В същото време той абсолютно не се интересува от метода за свързване на други доставчици. EDI доставчикът е отговорен за всичко благодарение на определена стандартизация на съобщенията.

Нека да преминем към анализа на икономическата ефективност. Ще вземем за основа търговска мрежа, която изпраща 4000 поръчки на месец. Ръчната обработка на поръчката отнема половин час. Електронната EDI система може да направи това за пет минути. Ако търговска организацияима няколко хиляди доставчици, тогава дори половинчасово спестяване на време на всеки партньор дава значителен резултат.

Какво мислят самите потребители за такова устройство като EDI система? Прегледите за електронно управление на документи са похвалени. Потребителите твърдят, че работата на веригата е ясна и непрекъсната. Без такава система би било трудно да се извършва бизнес модерен святбизнес, където всяка минута е ценна.

EDI доставчици в Русия

Например търговската форма на системата у нас е възможна благодарение на съществуващия локализиран стандарт за обмен на информация на EANCOM. Има и глобален местен информационна структураи фирми доставчици, които се ангажират да осигурят изпълнението на всички проекти за електронен обмен на документи.

През 2004 г. технологичният комитет ECR-Rus проведе търг, в резултат на който бяха избрани компании, които получиха правото да предоставят услуги за обмен на електронни документи. Комитетът възнамерява непрекъснато да увеличава броя на доставчиците. Основният критерий за избор е технологичната мобилност в услугата EDI, както и цената на услугите, предоставяни за потребителите.

Основната цел на ECR-Rus е да прилага технологиите на системата EDI не само в сферата на средния и малък бизнес.

Комитетът сключва споразумение с всички доставчици на услуги, което позволява да се контролират и поддържат основните стандарти за качество, установени от ECR-Rus.

Задължения на доставчиците

Доставчиците на EDI системи са длъжни да изнесат своята собствена ИТ структура и да предоставят на потребителя достъп до център за обработка, който има високо нивопроизводителност и надеждност. Системните услуги трябва да са налични през цялата годинаи по всяко време на деня.

За разлика от ИТ структурата на повечето компании, центърът за обработка е снабден с непрекъснато електрозахранване, многостепенна защита срещу хакване и гаранции за безопасност на информацията в случай на неизправност. Времето, за което документът се изпраща от една точка до друга, не трябва да надвишава 10 минути.

Доставчикът отговаря за бързината на услугата, гарантира препращането на съобщенията и проверката за грешки в тях. В същото време доставчиците комуникират чрез интернет, а директните контакти между потребителите се осигуряват чрез мрежа с добавена стойност (VAN).

Разликата между вътрешния модел на използване на системата и европейския

EDI е електронна система за обмен на данни. Как работи тази схема в Русия? Използването на EDI у нас е коренно различно от европейския и американския модел. В тези страни формата се появява през 70-те години на миналия век, а у нас се наложи 20 години по-късно. Поради това доставчиците предлагат различни системи за свързване, които зависят от нивото на ИТ в компанията, количеството изпратена документация и средствата за комуникация. Това позволява на всяка компания да реши проблемите си по оптимален начин. Трябва да интегрирате своята счетоводна система и да станете собственик на уеб интерфейс, който ще осигури обмен на документация с бизнес партньори.

Разнообразие от задачи и начини за решаването им включва различни нивавръзка и обслужване. Доставчиците у нас обслужват както големи компании, така и малки партньори – доставчици и клиенти.

Първоначално някои фирми с голям оборот са толкова заинтересовани от сътрудничество с доставчика на EDI, че му предлагат да плащат за транзакциите на техните контрагенти за своя сметка или да въведат ниска абонаментна такса за използване на мрежата.

Основни изисквания към доставчиците на услуги

Клиентът излага своите изисквания в писмен договор. Посочва продължителността на действие на услугата, поддръжка, отговор на клиентска заявка, отстраняване на неизправности. Записват се и други важни точки.

По правило доставчиците предлагат различни схеми за свързване към системата, както и различни тарифи, които зависят от нивото на мрежовата услуга.

Изискванията на клиентите могат да бъдат много по-широки от основните разпоредби, установени от ECR-Rus.

Например, големите компании се нуждаят от гаранции за продължителността на обработка и доставка на съобщения, които се изчисляват не в минути, а в секунди. Предполага се, че едно съобщение ще бъде изпратено за не повече от 10-20 секунди.

Основните изисквания към доставчиците на услуги включват:

поддръжка за всички видове предаване;
ниска обща цена на притежание;
сигурност на връзката;
оперативна съвместимост с партньори;
лекота на инсталиране и конфигуриране;
одит на препращане на документи по мрежата;
превод на документ от един формат в друг;
бързо свързване на клиентски бизнес партньори;
локализиране и развитие на EDI;
консултантски услуги, обучение и разработване на решения в системата;
техническа поддръжка на потребителите.

Степен на риск при използване на системата

Дори при надежден доставчик на EDI услуги са възможни някои вътрешни промени. Например мн руски компанииизползвайте вътрешни кодове, без да прибягвате до използването на GLN кода.

Преди да използвате EDI, трябва да получите тези кодове и да ги въведете в системата. Рискът от прилагането на EDI зависи от нивото на ИТ. При пачуърк автоматизацията заплахата ще идва от липсата на нормална счетоводна система.

Рисковете на търговците на дребно на големите компании са свързани със слабото развитие на EDI пазара. Законодателството е спирачка за развитието, въпреки че има приет закон за електронния подпис. Фирмите, извършващи бизнес в Русия, са задължени да архивират всички хартиени документи. Партньорите от регионите се страхуват от електронната форма на правене на бизнес и я отказват, не се подчиняват на търговеца.

EDI цена

Що се отнася до цената, EDI системата не може да бъде скъпа за потребителите, тъй като е предназначена да оптимизира логистичните разходи. За малките компании обаче дори тази технология може да изглежда непосилна, ако не са свикнали да работят с ИТ, бизнесът им не е добре установен. Малко вероятно е такива фирми да получат парични ползи от използването на електронна система за обмен на документи.

Какво е включено в инфраструктурата?

Инфраструктурата включва комутируема връзка, кабелни линии, мрежи. Интернет, с развитието на електронната сфера, предложи множество мрежи от отворен тип (BITNET и др.) и вътрешнокорпоративни специализирани мрежи (EDI-Express General Electric, IBM Information Exchange Network). Широко използвани бяха опорни мрежи, които се различаваха по скорост.

Схема на предаване

Транспортирането се извършва чрез електронна поща, Telnet и HTTP връзки. Други често срещани протоколи са SMTP, POP3 (ISP), IMAP, HTML.

EDI може да осигури транзакции без използването на конвенционални протоколи. В европейските страни FTP (протокол за прехвърляне на файлове) и EDIINT (EDI през интернет), както и мрежи с допълнителни услуги VANs (мрежи с добавена стойност).

Създадени са и два стандарта: AS1, който ви позволява да прехвърляте EDI документи чрез стандартния протокол AS2, който се използва за прехвърляне чрез HTTP.

Основни принципи за прилагане на системата EDI в Интернет чрез стандартите AS1 и AS2:

тайна на информация от неупълномощени лица - възможност за запознаване с документи само от подателя и получателя;
извършване на удостоверяване - удостоверяване чрез проверка на електронен подпис;
надеждност на документа - невъзможността за промяна на съдържанието му без участието на получателя;
надеждно известяване - невъзможността за отхвърляне на получено съобщение.

Основи на XML

Бързото развитие на интернет привлече все повече потребители в мрежата. Повишиха се изискванията за обмен на документация по интернет. HTML протоколът престана да задоволява нуждите на много участници.

Как беше реформирана системата? XML EDI беше одобрен в началото на 1998 г. от W3C като нова спецификация.

XML (Extensible Markup Language) се превърна в основа за създаване на нови езици. Има и много уеб сървъри, които използват XML технология за организиране на информацията, която съхраняват.

С помощта на XML можете да опишете цял клас обекти с данни, които се наричат специфични за домейна документи. Системата дава възможност да се определи дали е допустимо да се въвеждат етикети и техните атрибути.

XML направи възможно привличането електронен пазарклиенти на среден и малък бизнес. Съществуващите EDI системи в съвременния свят са скъпи (от 10 000 до 100 000 долара). Много малки компании просто не могат да си ги позволят.

Представителство и стандарти

Това ниво включва дефиниране на структурата на данните чрез синтаксис и семантика. Важен въпрос е създаването на стандарти за структуриране на данни с помощта на добре познатите стандарти ANSI X.12, използвани в САЩ, UNECE EDIFACT, използвани в Европа и Азия.