Na vytváranie elektronických dokumentov sa používajú počítačové programy. Postup vytvárania, prijímania a spracovania elektronických dokumentov

Odoslanie dobrej práce do databázy znalostí je jednoduché. Použite nižšie uvedený formulár

Študenti, postgraduálni študenti, mladí vedci, ktorí pri štúdiu a práci využívajú vedomostnú základňu, vám budú veľmi vďační.

Uverejnené dňa http://www.allbest.ru/

FEDERÁLNA AGENTÚRA PRE VZDELÁVANIE

ŠTÁTNA VZDELÁVACIA INŠTITÚCIA VYSOKÉHO ODBORNÉHO VZDELÁVANIA

ŠTÁTNA UNIVERZITA UDMURT

Ústav práva, sociálneho manažmentu a bezpečnosti

Stredná vysoká škola humanitárneho práva

Práca na kurze

Modernésoftvérzariadenia,použitéVprocestvorbaDokumenty

Semakina Irina Vladimirovna

žiaci skupiny SPO-O-0611-21(k).

špecializácia „Dokumentácia

správa a archivácia“

Vedúci: odborný asistent

Volkova A.V.

Iževsk 2008

Úvod

1. Systémy na prípravu textových dokumentov

2. Balík aplikácií Microsoft Office

2.1 Aplikačné programy zahrnuté v balíku Microsoft Office

2.2 Textový procesor Microsoft Word

2.3 Tabuľkový procesor Microsoft Excel

3. Automatizačné systémy pre správu dokumentácie

Záver

Zoznam použitej literatúry a prameňov

Úvod

Informačné technológie boli v procese vývoja už mnoho, mnoho storočí. V niektorých obdobiach sa tento vývoj spomalil a stal sa takmer nepostrehnuteľným a v niektorých obdobiach naopak nastal kvalitatívny skok a ľudstvo začalo využívať zásadne nové, dovtedy nevídané prostriedky na spracovanie, prenos a uchovávanie informácií. Pohodlie a efektívnosť používania počítačov na prípravu textov dokumentov viedla k vytvoreniu mnohých programov na spracovanie dokumentov. Možnosti týchto programov sú rôzne - od programov určených na prípravu malých dokumentov jednoduchej štruktúry, až po programy na písanie, dizajn a kompletnú prípravu tlače publikácií kníh a časopisov (vydavateľské systémy).

Téma mojej semestrálnej práce je aktuálna, keďže v súčasnosti sú takmer všetky dokumenty uložené a vytvorené v elektronickej forme. Vyžaduje si to príslušný softvér.

cieľ môj kurz práca je:

- Zvážte najobľúbenejšie programy, ktoré sa používajú na vytváranie dokumentov.

- Zistite, ktoré aplikačné programy sú súčasťou balíka Microsoft Office.

- Definujte a študujte automatizačné systémy pre správu dokumentov.

úlohy môj kurz práca je:

- Zvážte hlavné systémy na prípravu textových dokumentov, uveďte koncept textových editorov, textových procesorov a systémov publikovania na počítači.

- Popíšte balík aplikácií Microsoft Office, programy v ňom obsiahnuté, hlavné vlastnosti textového procesora Microsoft Word (ďalej len MS Word) a tabuľkového procesora Microsoft Excel (ďalej len MS Excel).

- Zvážte hlavné automatizačné systémy pre podporu správy dokumentov: "BOSS-Referent", "CompanyMedia", "DOCs Open", "Office work 2.5", "NauDoc".

Všetky programy na vytváranie dokumentov je možné podmienečne rozdeliť na systémy na prípravu textových a tabuľkových dokumentov a programy na automatizáciu kancelárie.

Na dosiahnutie cieľa a riešenie problémov využívam najmä periodiká, ako sú časopisy Deloproizvodstvo a Secretarial Business, ktoré vypovedajú o realizácii programu BOSS-Referent v r. veľké organizácie a ako to ovplyvnilo ich prácu, ako aj o spoločnosti NAUMEN a jej programoch.

Pri písaní semestrálnej práce som použil automatizovaný systém kancelárskej práce „Kancelárska práca 2.5“ a GOST R 6.30-2003 „Jednotné systémy dokumentácie. Jednotný systém organizačných a administratívnych dokumentov.

A tiež som použil informácie z globálnej siete internet, kde stránka „www.document.ru“ obsahuje informácie o automatizácii spracovania dokumentov atď.

Práca v kurze má štruktúru, ktorá vám umožňuje veľmi podrobne odhaliť a zdôvodniť tému, ktorú som si vybral. Chcem tiež poznamenať, že štruktúru mojej práce na kurze som zdôvodnil tak, aby som optimálne dosiahol svoje ciele a vyriešil stanovené úlohy.

Táto práca v kurze obsahuje: úvod, tri kapitoly, záver, zoznam použitých zdrojov. Prvá kapitola sa zaoberá systémami na prípravu textových dokumentov. Druhá kapitola hovorí o balíku aplikácií Microsoft Office a tretia kapitola popisuje automatizované riadiace systémy, ako sú: "BOSS-Referent", "CompanyMedia", "DOCs Open", "Documentary 2.5" a "NauDoc".

Chcem tiež poznamenať, že táto práca na kurze mi umožní upevniť si vedomosti získané v priebehu teoretickej prípravy v odbore "Dokumentárna", ako aj vypracovať a formovať praktické zručnosti na túto tému.

1. systémyškoleniatextDokumenty

V súčasnosti existujúce systémy prípravy textových dokumentov sa od seba výrazne líšia svojimi charakteristikami, spôsobmi zadávania a úpravy textu, jeho formátovaním a výstupom informácií (tlač), ako aj stupňom zložitosti učenia používateľa. Výber konkrétneho softvérového produktu na spracovanie textu je veľmi dôležitým momentom. Rôzne systémy prípravy textu umožňujú odborníkom, ktorí sú spojení s informačnými technológiami, efektívne využívať počítač. Proces výberu je spojený s mnohými faktormi, ale v prvom rade je potrebné dodržať zásadu primeranej dostatočnosti.

V súčasnosti existujúce počítačové systémy na prípravu textových dokumentov možno klasifikovať podľa rozsahu funkčnosti alebo zamýšľaného použitia. Napríklad, textový editor, ktorá zabezpečuje zadávanie, úpravu a ukladanie ľubovoľného symbolického textu, ale je určená najmä na prípravu programových textov vo vyšších programovacích jazykoch, keďže nevyžadujú formátovanie, t.j. automatickú konverziu umiestnenia textových prvkov, zmeny písma, atď.

Textový editor ( text editor) je textový editor, ktorý poskytuje pomerne zložité formátovanie. Z hľadiska funkčnosti je „Textový editor“ porovnateľný so vstavaným programom Windows „Word Pad“. Pomocou tohto programu môžete otvárať, upravovať, ukladať, tlačiť súbory nasledujúcich formátov: BAS, CPP, DAT, INI, PAS, RTF, SYS, SQL, TXT atď. Je možné zarovnať text vľavo, vpravo alebo na stred, vložiť odsek (odrážku), vrátiť späť 1 zmenu, získať tučný, kurzívu alebo podčiarknutý text, vybrať písmo, jeho znaky, upraviť, farbu, veľkosť. Text môžete formátovať s odsadením prvého riadka a odseku. Tento program nefunguje s obrázkami vloženými do textu – vložené obrázky dostupné v otvorený dokument, ako je napríklad formát RTF, sa neuložia. Písmo používané na napísanie dokumentu je predvolene `Times New Roman". Možno ho zmeniť na akékoľvek iné písmo dostupné pre operačný systém. Dokument sa vytlačí podľa princípu „čo vidím, to dostanem" prostredníctvom tlačiarne dialógové okno ovládača, ktoré vám umožní optimálne vybrať tlačiareň, nastaviť tlač.

Výsledok editora na obrazovke je vyjadrený ako súbor, v ktorom sú všetky znaky znakmi kódovej tabuľky ASCII (American Standards Committee for Information Interchange) s kódmi väčšími ako 31 a znakmi nového riadku. Takéto súbory sa nazývajú súbory ASCII.

Všetky textové editory v tej či onej forme, ktoré sa líšia v metódach správy a súbore možností služieb, umožňujú:

Zadajte text so zobrazením na obrazovke video terminálu s použitím až 200 znakov;

Opravte chybné znaky v režime nahradenia;

Vkladanie a odstraňovanie skupín znakov (slov) v rámci reťazca bez toho, aby sa preložila nezmenená časť reťazca, ale úplne sa posunula doľava/doprava v režime vkladania:

Odstráňte jeden alebo viac riadkov, skopírujte ich alebo ich presuňte na iné miesto v texte;

Rozbaľte riadky existujúceho textu a vložte tam nový fragment;

Vložiť skupiny riadkov z iných textov;

Zistiť všetky výskyty špecifickej skupiny znakov (kontext);

Nahradiť jeden kontext iným, prípadne rôznych dĺžok;

Uložte napísaný text pre následné úpravy;

Tlač textu na rôznych typoch tlačiarní štandardné programy tlač v rámci dokumentu jedným písmom.

Z mnohých dostupných editorov na obrazovke je možné vybrať „ Norton Editor “(Peter Norton Computing Inc.), “ pomocník» (firma „Borland“), « stručný» (Solution Systems Company), multifunkčný editor viacerých okien « Viacnásobné - Upraviť » (American Cybernetics Inc.). Do rovnakej kategórie patrí redaktorovTurbo systémy. Rôzne systémy Turbo sú pohodlné integrované nástroje na vytváranie, kompiláciu, ladenie a spúšťanie programov v takých populárnych programovacích jazykoch, ako sú ZÁKLADNÉ, pascal, Xi, prológ, assembler. Povinnou súčasťou Turbo-systems je editor s bohatými možnosťami tvorby a aktualizácie programových textov. Príkazy editorov Turbo-systems sú založené na príkazoch populárneho programu " Slovná hviezda a vysoko štandardizované.

Keď je hlavnou úlohou užívateľa príprava textov v prirodzených jazykoch na tlač a tlač týchto dokumentov, mal by sa výrazne rozšíriť súbor operácií editora a softvérový produkt prejsť na novú kvalitu - systém prípravy textu (produkt čo zodpovedá anglickému výrazu „textový procesor“). Takéto programy na spracovanie dokumentov sú zamerané na prácu s textami, ktoré majú štruktúru dokumentu, t. j. pozostávajú z odsekov, strán a sekcií. Medzi systémami na prípravu textov v prirodzených jazykoch existujú tri veľké triedy, ale s dosť nejasnými hranicami: formátovače, textové procesory a počítačové publikovanie.

Na základe vnútrostrojovej štruktúry pripravovaného dokumentu je možné navrhnúť nasledujúci prístup ku klasifikácii systémov prípravy textu. Napríklad systémy ako:

formátovač je systém prípravy textu, ktorý nepoužíva žiadne špeciálne kódy na internú reprezentáciu textu okrem štandardných: koniec riadku, návrat vozíka, koniec stránky (pracuje so súbormi ASCII).

textový procesor je systém prípravy textu, ktorý vo svojej internej reprezentácii dodáva samotnému textu špeciálne kódy - značkovanie. Obrazovkové editory a textové procesory sa v podstate líšia účelom: prvé vytvárajú ASCII súbory, ktoré sú následne spracované kompilátormi alebo formátovačmi, druhé sú určené na prípravu textov s následnou tlačou na papier, takže forma reprezentácie textu má veľký význam.

Textové procesory majú špeciálne funkcie, ktoré uľahčujú zadávanie textu a jeho prezentáciu v tlačenej forme. Medzi týmito funkciami možno rozlíšiť nasledujúce funkcie:

- zadávanie textu pod kontrolou funkcií formátovania, ktoré okamžite zmenia vzhľad stránky textu na obrazovke a usporiadanie slov na nej, čo poskytuje približnú predstavu o skutočnom umiestnení textu na papieri po vytlačení;

- predbežný popis štruktúry budúceho dokumentu, ktorý nastavuje parametre, ako je množstvo odsadenia odsekov, typ a veľkosť písma pre rôzne textové prvky, umiestnenie nadpisov, riadkovanie, počet stĺpcov textu, umiestnenie a spôsob číslovania poznámok pod čiarou atď.:

- automatická kontrola pravopisu a získavanie rád pri výbere synoným;

- zadávať úpravu tabuliek a vzorcov s ich zobrazením na obrazovke vo forme, v akej budú vytlačené;

- kombinovanie dokumentov v procese prípravy textu na tlač;

- automatický obsah a abecedné odkazy.

Väčšina textových procesorov má schopnosť prispôsobiť hardvérovú konfiguráciu vášho počítača, napríklad typ grafického adaptéra a monitora. Takmer všetky textové procesory majú jedinečnú dátovú štruktúru na reprezentáciu textu, čo sa vysvetľuje potrebou zahrnúť do textu dodatočné informácie popisujúce štruktúru dokumentu, fonty a podobne, pretože každé slovo alebo dokonca znak môže mať svoj vlastný špeciálny vlastnosti. Preto text pripravený v jednom textovom procesore nie je vo všeobecnosti čitateľný, a preto ho nemôžu upravovať a tlačiť iné textové procesory. Pre kompatibilitu textových dokumentov pri ich prenose z jedného prostredia textového procesora do druhého existuje špeciálny typ softvér- prevodníky, ktoré zaručujú príjem výstupného súboru vo formáte textového procesora - príjemcu dokumentu. Program prevodníka prijíma na vstupe informácie v jednom formáte a ako výsledok svojej práce vydáva informácie vo forme súboru v inom (požadovanom) formáte. Ďalšie zdokonaľovanie systémov na spracovanie textu viedlo k tomu, že samostatné programy na prevodníky prakticky prestali existovať a stali sa neoddeliteľnou súčasťou systému prípravy textu. Dnes najjasnejší predstavitelia programov na spracovanie textu podporujú populárne formáty súborov prostredníctvom vstavaných konverzných modulov.

V súčasnosti existujúce textové procesory sa od seba výrazne líšia charakteristikami, možnosťami zadávania a úpravy textu, jeho formátovaním a tlačou, ako aj stupňom zložitosti učenia zo strany používateľa.

Skôr podmienečne možno tieto nástroje rozdeliť na 2 Kategórie .

TO 1 Kategórie zahŕňajú textové procesory, ktoré vám umožňujú pripravovať a tlačiť zložité a veľké dokumenty vrátane kníh. Patria sem „WinWord“, „WordPerfect“, „ChiWriter“, „WordStar 2000“, „AmiPRo“, „T3“. Najpopulárnejším domácim produktom v tejto triede je textový procesor “ Lexikón“, podpora a ďalší rozvoj, ktorý vykonáva Arsenal.

Textové procesory 2 Kategórie A majú výrazne menej možností, ale sú pohodlnejšie na používanie, pracujú rýchlejšie a vyžadujú menej pamäte RAM a sú výrazne lacnejšie. Systémy na spracovanie textu špeciálne navrhnuté pre vedúcich pracovníkov sú jednoduchšie a ľahšie sa používajú. Táto kategória zahŕňa „Beyond Word Writer“, „Professional Write“, „Symantec Just Write“, „DacEasy Word“.

Počítačové vydavateľstvá pripravujú texty podľa pravidiel polygrafie a v typografickej kvalite. Rovnako ako textové procesory nie sú „vývojom“ formátovačov, ani počítačová publikovanie nie je pokročilejším pokračovaním textových procesorov, pretože slúžia na úplne iný účel. Systémy na publikovanie cez počítač (`desktop publishing') sú v skutočnosti nástrojom na rozloženie. Programy tejto triedy nie sú určené ani tak na vytváranie veľkých dokumentov, ale na implementáciu rôznych druhov tlačových efektov, t.j. manipulovať s textom, meniť formáty strán, veľkosť odsadenia, umožňuje kombinovať rôzne typy písma, pracovať s materiálom, až kým nebudete úplne spokojní so vzhľadom jednotlivých strán (pásov) aj celej publikácie.

Aby som uzavrel kapitolu 1, textové editory sa teraz málo používajú, pretože majú oveľa menej funkcií ako textové procesory a systémy na publikovanie na počítači, ktoré sa stali dostupnými pre väčšinu používateľov. Zo strany dokumentovej vedy je to spôsobené aj tým, že textové editory neposkytujú funkciu vytvárania šablón, čo značne uľahčuje a urýchľuje prácu pri vytváraní dokumentov.

2. Plastový sáčokaplikovanýprogramyMicrosoftkancelária

2.1 Aplikovanéprogramy,prichádzajúceVMicrosoftkancelária

Softvérové ​​produkty spoločnosti Microsoft (ďalej len MS) sú dnes „de facto“ štandardom pre kancelárska práca. Je ťažké nájsť inštitúciu, podnik, firmu, v ktorej by sa nenainštalovali počítače s operačným systémom Windows (98, 98SE, 2000, NT, XP, Vista) a balíkom aplikácií MS Office.

Populárny softvérový balík - Microsoft Office 2003 , ktorý v štandardnej sade obsahuje „MS Word 2003“, „MS Excel 2003“, „MS Outlook 2003“ a „MS PowerPoint 2003“. Súčasťou používania je aj nedávno vydaný softvérový balík Microsoftkancelária2007 , vrátane aktualizovaných: "MS Word 2007", "MS Excel 2007", "MS Outlook 2007" a "MS PowerPoint 2007" atď.

Vo verzii "Small Business" - "PowerPoint 2003" bol nahradený publikačným balíkom "MS Office Publisher 2007", verzia "Professional" obsahuje štandardnú sadu aj doplnky "Small Business" a má aj databázu nástroj (DBMS) Access 2003. Používa sa však aj aktualizovaný „Power Point 2007“. Plná verzia Premium obsahuje aj obchodný grafický balík Photo Draw 2003 a nástroj na tvorbu webových stránok Front Page 2003. Posledné dva programy sú dodávané v anglickej verzii. Zahrnuté ako bezplatná aplikácia obsahuje `Internet Explorer 5.0` - sadu programov pre prácu na internete.

Najatraktívnejšia vec na balíku MS Office je to, čo spája tieto aplikácie: všetky tieto programy zdieľajú spoločnú ponuku a sady tlačidiel, ktoré vyzerajú veľmi podobne. Tým, že sa naučíte pracovať s jednou z aplikácií, výrazne pokročíte v štúdiu ostatných. Hlavnou myšlienkou softvérového balíka je práca na internete. Ak sa skôr MS Word a MS Excel zameriavali predovšetkým na to, že pripravený dokument bude vytlačený na papieri, teraz vývojári predpokladajú, že pripravený dokument bude v prvom rade odoslaný e-mailom alebo zverejnený na internete. Na tento účel vývojári MS Office zahrnuli do produktu iný formát súboru - HTML, čo je štandard pre zverejňovanie obsahu na internete. Ukladanie dokumentov vo formáte HTML umožňuje prezeranie dokumentov aj používateľom, ktorí nemajú na svojom počítači MS Office. Na prezeranie takýchto dokumentov teraz stačí Internet Explorer, ktorý je súčasťou štandardného balíka Windows. Pre modernú kanceláriu je celkom bežná situácia, keď sa dokumenty pripravujú nielen v ruštine a angličtine, ale aj v iných jazykoch (nemčina, španielčina, francúzština, arabčina, japončina atď.).

Microsoft Access 2003 je relačná databáza. Základom tohto programu sú tabuľky. Microsoft Access (ďalej len MS Access) sa líši od MS Excel tým, že na rozdiel od MS Excel, MS Access DBMS umožňuje pracovať s celý systém súvisiace tabuľky. V MS Access DBMS sa pri práci s tabuľkami využívajú vzorce, triedenie, prepojenia medzi jednotlivými bunkami a ich formátovanie. Ak potrebujete vytiahnuť potrebné údaje z viacerých databázových tabuliek naraz, môžete vytvoriť dotaz, pričom bunky na obrazovke budú usporiadané v zadanom poradí. Výsledky dotazu je možné vytlačiť pomocou nástroja Report. Report je tabuľka s požadovanými údajmi, dizajn je možné vybrať z navrhnutých šablón.

Možnosti programov Microsoft Office je možné rozširovať pomocou špeciálnych modulov – doplnkov. Medzi takýmito programami možno nájsť seriózne komerčné balíky (napríklad kontrola pravopisu Orfo, elektronické slovníky Lingvo, prekladač PROMT) a malé bezplatné „makrá“ vytvorené bežnými používateľmi.

2.2 TextCPUMicrosoftSlovo

MicrosoftSlovo- základ každej kancelárie a možno najpotrebnejší a najobľúbenejší program vo všetkom Microsoft Office .

Microsoft Word umožňuje zadávať, upravovať, formátovať a navrhovať text a správne ho umiestniť na stránku. Pomocou tohto programu môžete do dokumentu vkladať grafiku, tabuľky a grafy, ako aj automaticky opravovať pravopisné a gramatické chyby. Textový editor MS Word má mnoho ďalších funkcií, ktoré výrazne uľahčujú vytváranie a úpravu dokumentov.

Program ponúka množstvo funkcií, ktoré šetria čas a námahu pri vytváraní dokumentov. Medzi nimi sú funkcie ako:

AutoText - na ukladanie a vkladanie často používaných slov, fráz alebo grafiky;

- štýly na ukladanie a nastavenie celých súborov formátov naraz;

- zlúčiť vytvárať sériové listy, tlačiť obálky a štítky;

- makrá - na vykonanie sekvencie často používaných príkazov;

- „čarodejníci“ - na vytváranie profesionálne navrhnutých dokumentov.

Pomocou MS Word pre Windows môžete vytvárať tabuľky, grafy. MS Word pre Windows má tiež editor vzorcov, ktorý vám umožňuje zadávať vzorce rôznej zložitosti. MS Word vám umožňuje kontrolovať pravopis. Pri kontrole sa každé slovo v dokumente porovnáva so vzorkami v špeciálnom slovníku. Ak sa slovo v slovníku nenachádza, otvorí sa dialógové okno, v ktorom môžete vykonať potrebné opravy. Pri práci s dokumentmi musíte často opakovať zadávanie rovnakých častí textu. V MS Word ich stačí zadať raz a potom vytvoriť prvok automatického textu s jedinečným názvom a potom vložiť potrebný počet krát na ľubovoľné miesto v dokumente. Mnoho zamestnancov musí často vytvárať dokumenty na základe štandardných jednotných formulárov alebo formulárov vyvinutých a schválených v rámci organizácie, ako aj rôzne druhy dokumenty rovnakého typu (sériové listy, certifikáty atď.). S automatizovanou metódou prípravy tohto typu dokumentu sú možné dve možnosti:

1) vytvorte potrebný formulár vo forme dokumentu (napríklad to bude súbor s príponou „.doc“) a následne v ňom zmeňte variabilnú časť textu;

2) vytvorte potrebný formulár vo forme šablóny (súbor s príponou „.dot“) a následne vytvorte nové dokumenty na základe vyvinutej šablóny a vyplňte polia obsahujúce variabilnú časť textu.

Šablóna je druh šablóny s určitými vlastnosťami, ktoré zahŕňajú kolekciu štýlov, textov šablón, makier, klávesových skratiek, doplnkových položiek ponuky a vlastných panelov nástrojov v samostatnom súbore s príponou „.dot“.

Šablóny sa používajú na:

~ štandardizácia a zjednotenie práce všetkých zamestnancov organizácie so štandardnými a podobnými typmi dokumentov. Všetci zamestnanci vytvárajú dokumenty podľa jednotných predlôh (súbory s príponou „.dot“), pričom šablóny musia byť pripravené tak, aby text šablóny nebolo možné užívateľsky upravovať, a len vstupné polia s variabilnými informáciami na hlavičkovom papieri.

~ zlepšenie efektívnosti prípravy sériových dokumentov, ktoré sú určené na distribúciu veľkému počtu príjemcov. Takéto dokumenty sa vytvárajú zo šablón pomocou funkcie zlúčenia.

Zlúčením vznikajú texty dokumentov, ktoré obsahujú pevnú, nemennú časť (šablónu) a variabilné textové fragmenty (výplň), t.j. zlúčenie ukážkový text(šablóna) s vyplniteľnými informáciami

2.3 TabuľkovýCPUMicrosoftexcel

riadenie automatizácie editora textových dokumentov

Oblasť použitia Microsoft excel veľmi široký. V prvom rade sú to účtovné a inžinierske výpočty, zostavovanie rôznych prehľadov, grafov, cenníkov a mnoho ďalšieho.

Pri práci s Microsoft Excel pre Windows sa rešpektuje zásada „to, čo vidíš, to dostaneš“ alebo v anglickej verzii „WYSIWYG“ (What You See Is What You Get). Práca s Excelom je tak nepopierateľne jednoduchá a vyhýba sa mnohým chybám.

Okrem toho má MS Excel veľkú sadu servisných funkcií. Ide o zadávanie textu a kontrolu pravopisu, kreslenie, export a import údajov. Tlačový prostriedok je tiež veľmi flexibilný. Môžete vytlačiť všetky strany naraz alebo môžete vytlačiť iba časť strán zošita.

Hlavné funkcie MS Excel:

v Kontextová pomoc. Volá sa z kontextovej ponuky alebo stlačením príslušného tlačidla v ponuke ikon.

v referenčný systém. Je usporiadaný vo forme hypertextu a umožňuje ľahko a rýchlo vyhľadať požadovanú tému.

v Viacrozmerné vykonávanie operácií. Takmer všetky operácie je možné vykonávať jedným z troch alebo štyroch spôsobov, z ktorých si používateľ vyberie ten najpohodlnejší.

v Kontextová ponuka. Rozbalí sa kliknutím na tlačidlo (zvyčajne pravé) "myš" na vybranom objekte. Hovoríme napríklad o mieste v tabuľke, kde sa používateľ práve chystá pracovať. Najčastejšie používané funkcie spracovania dostupné v danej situácii sú zhromaždené v kontextovej ponuke.

v Ponuka ikon. Najčastejšie používané príkazy zodpovedajú ikonám umiestneným pod lištou ponuky. Tvoria ponuku ikon. Po kliknutí na ikonu sa vykoná príslušný príkaz. Piktografické menu je možné prispôsobiť.

v Pracovné skupiny alebo pracovné priečinky. Dokumenty je vhodné spájať do pracovných priečinkov a posudzovať ich ako celok, ak rozprávame sa o kopírovaní, sťahovaní, úprave alebo iných postupoch. V spodnej časti tabuľky je abecedný register (veľké písmená), ktorý poskytuje prístup k pracovným hárkom. Používateľ má možnosť pomenovať hárky v priečinku (namiesto abecedného registra), čo robí obsah registra vizuálnym, a tým uľahčuje vyhľadávanie a prechod z dokumentu do dokumentu.

v Nástroje na navrhovanie a úpravu obrazovky a tabuliek. Vzhľad pracovného okna a ďalších prvkov rozhrania na obrazovke je možné definovať podľa požiadaviek používateľa, čím je obsluha čo najpohodlnejšia. Medzi takéto funkcie patrí rozdelenie obrazovky na niekoľko okien, oprava nadpisov riadkov a stĺpcov atď.

v Nástroje na navrhovanie a tlač tabuliek. Pre pohodlie používateľa sú poskytnuté všetky funkcie, ktoré zabezpečujú tlač tabuliek, ako je výber veľkosti strany, stránkovanie, nastavenie veľkosti okrajov strany, návrh hlavičiek a pätiek, ako aj náhľad výslednej strany.

v Nástroje na návrh pracovného hárka. Excel poskytuje dostatok príležitostí na formátovanie tabuliek, písiem a štýlov, zarovnávanie údajov vo vnútri bunky, výber farby pozadia bunky a písma, zmenu výšky riadkov a šírky stĺpcov, kreslenie rámčekov rôznych typov, nastavenie formátu údajov vo vnútri bunky (napríklad: číselné, textové, finančné, dátumové atď.). Rovnako ako automatické formátovanie – v systéme sú už zabudované rôzne spôsoby navrhovania tabuliek a používateľ má možnosť vybrať si z existujúcich metód najvhodnejší formát.

v Šablóny MS Excel, podobne ako MS Word, vám umožňuje vytvárať šablóny pracovných hárkov, ktoré sa používajú na generovanie formulárov pre listy a faxy, rôzne výpočty. Ak je šablóna určená pre iných používateľov, môžete povoliť vypĺňanie takýchto formulárov, ale zakázať zmenu ich formulára.

v Väzba údajov. Absolútne a relatívne adresovanie je charakteristickým znakom všetkých tabuľkových procesorov, v moderných systémoch umožňujú pracovať súčasne s viacerými tabuľkami, ktoré spolu môžu tak či onak súvisieť. Napríklad trojrozmerné prepojenia, ktoré poskytujú prácu s niekoľkými hárkami za sebou; konsolidácia hárkov, ktorá spracováva súčty a priemery a vykonáva štatistické spracovanie pri použití údajov z rôznych oblastí toho istého hárka, viacerých hárkov a dokonca aj viacerých zošitov.

v Výpočty. Pre pohodlie výpočtov má MS Excel zabudované funkcie, a to: matematické, štatistické, finančné, dátumové a časové funkcie, logické a iné. Sprievodca funkciami vám umožňuje vybrať požadovanú funkciu a nahradením hodnôt získať výsledok.

v Obchodná grafika. Je ťažké si predstaviť moderný tabuľkový procesor bez schopnosti vytvárať rôzne typy dvojrozmerných, trojrozmerných a zmiešaných grafov. Je ich viac ako 20 rôzne druhy a podtypy grafov, ktoré je možné zostaviť v MS Excel. Existujú tiež rôzne a dostupné spôsoby navrhovania grafov, napríklad vkladanie a navrhovanie legiend a údajových štítkov, navrhovanie osí (možnosť vkladať čiary mriežky) a iné. Okrem toho existujú výkonné nástroje na vytváranie a analýzu obchodnej grafiky, ako je vkladanie chybových pruhov, schopnosť vykresliť trend a výber funkcie trendovej čiary.

v Vykonávanie databázových funkcií MS Excel. Táto funkcia zabezpečuje vypĺňanie tabuliek rovnakým spôsobom ako napĺňanie databázy (teda cez obrazovkový formulár), ochranu údajov, triedenie podľa kľúča alebo podľa viacerých kľúčov, spracovanie databázových dotazov, vytváranie kontingenčných tabuliek. Okrem toho obsahuje nástroje na spracovanie externých databáz, ktoré umožňujú pracovať so súbormi vytvorenými napríklad vo formáte „dBase“ alebo „PARADOX“.

v Simulácia. Výber parametrov a modelovanie - jedna z najdôležitejších vlastností tabuľkového procesora. Používaním jednoduché triky dokáže nájsť optimálne riešenia mnohých problémov. Metódy optimalizácie siahajú od jednoduchého prispôsobenia až po lineárnu optimalizáciu s mnohými premennými a obmedzeniami. Pri modelovaní je niekedy žiaduce uložiť medzivýsledky a možnosti hľadania riešenia. Na tento účel sa vytvárajú skripty, ktoré predstavujú popis riešeného problému.

v Programovanie makier. Na automatizáciu vykonávania často sa opakujúcich akcií je vhodné použiť vstavaný programovací jazyk makier. Samostatné makrá a funkcie makier. Vďaka makropríkazom sa zjednodušuje práca s MS Excel a rozširuje sa zoznam vlastných príkazov. Pomocou makro funkcií si definujú vlastné vzorce a funkcie a rozširujú tak množinu funkcií poskytovaných systémom. Vo svojej najjednoduchšej forme je makro zaznamenaná sekvencia stlačenia klávesov, pohybov a kliknutí myšou. Takáto sekvencia je daná „reprodukcii“ ako magnetofónová nahrávka. Dá sa spracovať a nejako zmeniť, napríklad organizovať cyklus, prechod, podprogram.

Balík aplikácií Microsoft Office teda obsahuje programy, ktoré umožňujú vytvárať textové dokumenty, tabuľkové dokumenty, databázy, prezentácie, prácu s grafikou, elektronickou poštou atď. To znamená, že MS Office umožňuje vytvárať takmer všetky druhy dokumentov. V súčasnosti je balík Microsoft Office nainštalovaný takmer na všetkých počítačoch bez ohľadu na to, či je počítač doma alebo v organizácii. Microsoft Office dostal takúto distribúciu vďaka tomu, že ide o prvý balík aplikácií, ktorý obsahoval také množstvo funkcií, pričom bol úplne rusifikovaný a ľahko použiteľný.

Vďaka programu zabudovanému do Microsoft Word a MS Excel programy Používateľ „Visual Basic“ si môže chýbajúce funkcie naprogramovať sám. To znamená, že výhodou týchto programov je, že okrem všetkých vymožeností, ktoré už autori tohto balíka vytvorili, si používateľ sám môže prispôsobiť ľubovoľný program pre seba pre pohodlnú prácu v ňom: zmena farby, mierka, časté presúvanie používané tlačidlá na paneli nástrojov, vytváranie šablón, vytváranie nových funkcií atď.

3. systémyautomatizáciedokumentáciuzaistiť

zvládanie

Každý podnik, bez ohľadu na formu vlastníctva, rozsah a štruktúru, sa snaží zlepšiť efektívnosť svojich činností. Dôležitým krokom k dosiahnutiu tohto cieľa je optimalizácia hlavných riadiacich postupov, najmä vytvorenie moderných kancelárskych a dokumentačných systémov v podniku.

Racionálne riadenie dokumentov vedie k zvyšovaniu produktivity zamestnancov, uľahčuje prístup k informáciám pre rozhodovanie manažmentu, zlepšuje výkonovú disciplínu a tým aj celkové zlepšenie kvality riadenia.

Implementácia automatizačného systému pre dokumentačnú podporu manažmentu "ŠÉF - Referent" výrazne zlepšuje pracovné procesy podnikov a organizácií.

Výsledkom implementácie systému sú:

§ skrátenie času na spracovanie prichádzajúcej/odoslanej korešpondencie a internej dokumentácie;

§ úspora pracovného času na prácu s dokumentmi;

§ urýchlenie postupov schvaľovania a schvaľovania dokumentov;

§ zlepšenie výkonnostnej disciplíny, kontrola vykonávania pokynov;

§ rýchla a pohodlná evidencia dokumentov;

§ Zlepšenie procesov plánovania udalostí.

Skúsenosti s implementáciou systému automatizácie kancelárie a toku dokumentov BOSS-Referent, vyvinutého spoločnosťou IT Co., ukazujú, že v r. krátka doba podniky a organizácie rôznych veľkostí a foriem vlastníctva získavajú hmatateľné výhody a skutočný ekonomický efekt.

Nedávno sa spoločnosť NAUMEN objavila na relatívne malom trhu s kancelárskymi automatizačnými systémami so svojím softvérovým produktom NauDoc, ktorý má množstvo významných odlišností od toho, čo bolo predtým ponúkané používateľom. Program umožňuje tvorbu dokumentov na základe šablón uložených v systéme, obsahujúcich vopred určený dizajn a štandardné (šablónové) texty pre základné situácie riadenia, čo zjednodušuje a urýchľuje tvorbu dokumentov, zabezpečuje ich jednotný dizajn v súlade s GOST R. 6.30-2003 „Jednotné dokumentačné systémy. Jednotný systém organizačných a administratívnych dokumentov.

Grafické užívateľské rozhranie NauDoc umožňuje rýchly prechod z jedného typu práce na druhý a obsahuje nasledujúce komponenty:

1. Blok hlavného obsahu.

2. Navigačná lišta.

3. Panel nástrojov pre prácu s dokumentmi.

Program zabezpečuje, že každý dokument môže byť pod kontrolou: je mu pridelený zodpovedný za implementáciu, zodpovedný za kontrolu, je podporovaná konečná kontrola vykonávania.

Diferenciácia používateľských práv vám umožňuje poskytnúť dodatočnú ochranu dôverným dokumentom. Samozrejme, program NauDoc, ako každý iný program, nie je ideálnym riešením. Napríklad v niektorých prípadoch sa jeho terminológia líši od tradičných výrazov používaných v domácej kancelárskej práci.

Tam, kde je potrebné spracovávať veľké objemy dokumentov, vykonávať v nich zložité rešerše, udržiavať distribuované archívy, - mimo súťaže "Otvorené dokumenty".

"Otvorené dokumenty" umožňuje riešiť nasledujúce úlohy:

~ integrácia s programami na vytváranie dokumentov;

~ evidencia všetkej prichádzajúcej a vytvorenej dokumentácie;

~ kontrola pohybu dokladov a výkonu práce;

~ zrýchlenie pohybu dokumentov medzi účinkujúcimi;

~ zaistenie bezpečnosti dokumentácie;

~ zlepšenie informačnej a referenčnej práce, skrátenie času vyhľadávania a získania dokumentu z archívu na požiadanie;

~ automatizácia prípravy reportovacích dokumentov.

Funkciou tohto systému elektronickej kancelárskej práce je plná integrácia so všetkými rozšírenými kancelárskymi programami. Účtovníctvo, skladovanie a rýchle vyhľadávanie Dokumenty. „DOCs Open“ zároveň zabezpečuje ich vytváranie a prezeranie všetkými bežnými kancelárskymi aplikáciami.

InterTrust ponúka podnik informačný systém "Spoločnosť Media" postavený na základe « lotos poznámky » .

"CompanyMedia" umožňuje riešiť veľké množstvo aplikovaných úloh v oblasti správy dokumentácie. Je určený pre vládne agentúry a komerčné organizácie ktorých činnosti sú regulované; ideálne pre spoločnosti s výraznou územnou vzdialenosťou štrukturálnych divízií. "CompanyMedia" vám umožňuje vytvoriť "end-to-end" kancelársku prácu v sieti podnikov akejkoľvek zložitosti a systém bude sledovať pohyb dokumentu nielen v rámci jedného podniku, ale aj medzi nimi.

Možnosť poskytnutá:

Realizácia globálneho pozorovania;

Vytváranie objednávok siahajúcich do akejkoľvek hĺbky hierarchie riadenia;

Výber dokumentov podľa špecifického a nie zložitého systému;

Kontrola vybavovania dokumentov a udržiavanie horizontálnych informačných prepojení medzi zamestnancami rôznych oddelení jedného alebo viacerých podnikov.

Systém "Kancelárska práca 2,5" môže pracovať v lokálnom režime aj v sieťovom režime. Softvérový balík vám umožňuje automatizovať proces kancelárskej práce podniku alebo organizácie bez ohľadu na typ činnosti. Program pomáha organizovať účtovníctvo a kontrolu vyhotovenia dokladov na základe existujúcich noriem a predpisov.

Hlavné funkcie tohto programu sú:

Operácie registrácie, úpravy a archivácie dokumentov;

Kontrola vykonávania dokumentov; - vytváranie dokumentov na rôzne účely podľa existujúcich štandardných šablón;

Vytváranie vlastných šablón dokumentov pomocou Microsoft Office 2003 alebo MS Office 2007;

Vytváranie a tlač správ, ktoré umožňujú posúdiť stav kancelárskej práce v podniku;

Účtovanie dokumentov pomocou evidencie denníkov;

Evidencia prijatých alebo odoslaných dokumentov e-mailom.

Blok aplikácií na automatizáciu toku dokumentov organizácie „Dokumentácia“ je určený na automatizáciu práce služieb dokumentárnej podpory pre podniky a organizácie na základe požiadaviek. Štátny systém Podpora správy dokumentácie (GSDOU).

Blokové moduly poskytujú:

Vyjadrenie o kontrole dokladov a uznesení vedenia;

Štatistická analýza výkonnostnej disciplíny zamestnancov organizácie;

automatické doručenie elektronické dokumentyúčinkujúcich;

príprava návrhov dokumentov, ich schvaľovanie a distribúcia;

· Tvorba elektronickej knižnice(archívne) dokumenty organizácie.

modul "Registrácia dokumentu" je určený na organizáciu účtovníctva všetkých došlých, odoslaných a interných dokladov organizácie na základe evidenčných a kontrolných kariet. Modul implementuje mechanizmy sledovania plnenia dokumentov, uznesení vedenia, výkonnostnej disciplíny zamestnancov organizácie a pod. Modul zabezpečuje automatickú prípravu rôznych reportov a štandardných účtovných dokladov služieb dokumentačnej podpory.

modul "Výzvy občanov" je navrhnutý tak, aby vykonával kancelársku prácu na základe žiadostí jednotlivcov, kontroloval vykonávanie dokumentov a pripravoval dokumenty s odpoveďami.

modul "Knižnica pracovných dokumentov" slúži na prípravu dokumentov, ich triedenie (umiestňovanie do elektronických priečinkov), kontextové vyhľadávanie informácií a tlač dokumentov. Modul možno použiť na ukladanie dokumentov ľubovoľného obsahu, ako napríklad: predpisov organizácie, referenčné materiály, príprava návrhov dokumentov a pod.

modul "Organizačné administratívne dokumenty" je určený na automatizáciu prípravy administratívnych a reportovacích dokumentov organizácie, ako aj na kontrolu plnenia objednávok, príkazov a pokynov.

Moduly "Dohoda" A "Úvod" určené na automatizáciu prípravy organizačných a administratívnych dokumentov.

Moduly vykonávajú automatickú distribúciu návrhov dokumentov zamestnancom organizácie prostredníctvom internej pošty Notes na elektronické schválenie alebo oboznámenie. Vykonáva sa aj kontrola procesu oboznamovania a schvaľovania dokumentov.

modul “Stretnutia” je určený pre vedúcich pracovníkov podniku, ako aj tajomníkov-referentov manažmentu.

Na záver kapitoly 3 chcem poznamenať, že databáza umožňuje automaticky informovať všetkých účastníkov o navrhovanom programe stretnutia, dátume a čase stretnutia, vypracovať protokol na základe výsledkov jeho konania a na základe prijaté rozhodnutia automaticky posielať pokyny konkrétnym interpretom s uvedením načasovania ich práce. Na základe výsledkov práce sa generujú správy a certifikáty o absolvovaní.

Záver

Ciele a zámery, ktoré som si v tejto práci stanovil, boli dosiahnuté. Najpopulárnejšie programy, ktoré sa používajú na vytváranie dokumentov, sa zvažujú a študujú. Do úvahy sa berie aj balík aplikácií Microsoft Office (MS Word, Microsoft Excel atď.) a automatizačný systém pre podporu správy dokumentov: "BOSS-Referent" a "Kancelárska práca 2.5"

Na záver by som chcel povedať, že v poslednej dobe len málo ľudí používa na vytváranie dokumentov textové editory. Nahradil ich príchod Microsoft Wordu. V súčasnosti je už ťažké určiť, či Microsoft Word patrí medzi textové procesory alebo DTP, má toľko funkcií. Spomedzi systémov na prípravu textových a tabuľkových dokumentov boli v kurze podrobnejšie zvážené dva programy balíka aplikácií Microsoft Office - jedná sa o textový procesor Microsoft Word a tabuľkový procesor Microsoft Excel. Na vytváranie dokumentov sa používajú najmä tieto dva programy bez ohľadu na veľkosť a rozsah organizácie. Je to spôsobené tým, že sa teraz používa takmer všade operačný systém Windows (2000, NT, XP, Me, Vista), vytvorený, podobne ako Office, spoločnosťou MS. Tieto programy umožňujú pripravovať zložité a veľké dokumenty vrátane kníh.

Je veľmi ľahké naučiť sa pracovať v programoch zahrnutých v balíku Microsoft Office, pretože všetky, vrátane operačného systému Windows, majú podobné rozhranie.

Systémy automatizácie správy dokumentov vám umožňujú robiť s dokumentmi všetko, čo sa s nimi robí v akejkoľvek kancelárii a systéme pracovného toku, a obsahujú zásadne nové funkcie, ktoré sú dostupné len počítačom. Vrátane pomocou týchto programov môžete vytvárať dokumenty.

Samozrejme, že systém správy firemných dokumentov nie je lacným potešením. Koľko však môže stáť stratený alebo nesprávne spracovaný doklad v reálnom biznise, koľko môžu stáť včasné a presné informácie? Niekedy ide o pevné prežitie. Navyše znižovanie nákladov na počítačové spracovanie a ukladanie informácií do počítačovej pamäte je jedným z najdynamickejších pozitívnych procesov v histórii ľudstva. Z dôvodu zjednotenia a štandardizácie dokumentov väčšina programov používaných na vytváranie dokumentov používa šablóny. Teda v už naformátovanom dokumente s potrebnými atribútmi, kde stačí zadať údaje. Programy majú tiež také funkcie, v ktorých si používateľ môže vytvoriť vlastnú šablónu dokumentu. To výrazne urýchľuje a zjednodušuje prácu pri vytváraní dokumentu.

Na záver mojej práce na kurze by som chcel poznamenať, že teraz je ponúkaných veľa rôznych textových a tabuľkových procesorov, ako aj automatizačných systémov na podporu správy dokumentov. Vybrať si je veľmi ťažké. Je to spôsobené tým, že každý program má výhody aj nevýhody a neexistujú žiadne univerzálne programy. Pri výbere softvérového produktu by ste mali brať do úvahy oblasť činnosti, technické vlastnosti počítača, operačný systém nainštalovaný v počítači, veľkosť organizácie, odľahlosť oddelení.

Zoznam použitej literatúry a prameňov

1. GOST R 6.30-2003 Jednotné systémy dokumentácie.

2. Jednotný systém organizačných a administratívnych dokumentov. - M.: Gosstandart Ruska, 2003.

3. Gorodin V.V., Kornejev I.K. Informačná podpora manažérskych činností: Učebnica. - M.: Majstrovstvo; Vyššia škola, 2001, s. 146-153.

4. Kuznecov S.L. Nové programy pre modernú kanceláriu // Sekretárske podnikanie. - M.: Vydavateľstvo Evilen, 1999. Číslo 3. s. 33-36.

5. Kuperstein V.I. Moderné informačné technológie v kancelárskej práci a manažmente. - Petrohrad: BHV - Petrohrad, 2000. S. 256.

6. Saveliev A.M. CompanyMedia - podnikový elektronický systém správy dokumentov // Kancelárske práce. - 2002. Číslo 4. s. 39-41.

7. Paškov D.D. BOSS-Referentný elektronický systém správy dokumentov // Sekretárske podnikanie. - M.: Vydavateľstvo Evilen, 2002. Číslo 3. s. 42-44.

8. Serova G.A. Automatizovaný systém pre kancelársku prácu "Kancelárska práca 2.5" ( novú verziu) // Sekretárske podnikanie. - M.: Vydavateľstvo Evilen, 2003. Číslo 6. s. 35-37.

9. Kuznecov S.L. DOCs Open // Sekretárske podnikanie. - M.: Vydavateľstvo Evilen, 1997. Číslo 4. s. 57-62.

10. Kuznecov S.L. NAUDOC - nové riešenie pre automatizáciu kancelárie // Sekretárske podnikanie. - M.: Vydavateľstvo Evilen, 2003. Číslo 8. s. 25-26.

11. http://www.wikipedia.ru

12. http://www.document.ru - Automatizácia správy dokumentov.

Hostené na Allbest.ru

Podobné dokumenty

Charakteristika kancelárskych programov, verzie textového editora Microsoft Word. Používanie textového editora, tabuľkového procesora Microsoft Excel a iných softvérových nástrojov v kancelárskych činnostiach podniku LLC „Empire of Purity“.

test, pridané 02.03.2012


Klasifikácia programov na spracovanie textových dokumentov. Všeobecné zásady dizajn publikácie. Pravidlá písania. Systémy rozpoznávania textu (OCR). Komplexný softvér pre systémy publikovania na počítači. Príklady textových editorov.

prezentácia, pridané 13.08.2013


Základné nástroje a technológie na spracovanie a úpravu textových dokumentov, princípy ich používania. Charakteristika funkčnosti textového procesora Ms. slovo. Popis pridané vlastnosti textový editor Word 2003.

semestrálna práca, pridaná 19.03.2011


Použitie textového editora MS Word na vytváranie textových dokumentov. Výpočty a analýza údajov pomocou tabuľky Excel. Algoritmizácia a programovanie v Pascale. Navrhovanie relačných databáz pomocou Access DBMS.

test, pridané 22.02.2012


Typy, základné funkcie, prvky a princíp činnosti textového editora (počítačového programu). Metódy vkladania externých objektov do textu. Vlastnosti textového procesora Microsoft Word, jeho špeciálne funkcie. Typická štruktúra rozhrania.

abstrakt, pridaný 12.7.2010


Panely ako hlavný vizuálny prostriedok na úpravu dokumentov, ich umiestnenie a konfiguráciu v rôznych programoch balíka Microsoft Office. Panely textových editorov Microsoft Word a Excel, ich hlavná funkčnosť a účel.

laboratórne práce, doplnené 31.05.2009


Účel operačných systémov. Windows XP je operačný systém od spoločnosti Microsoft s prispôsobiteľným rozhraním. Funkcie štandardných aplikačných programov: poznámkový blok, grafický editor Paint, textový procesor WordPad. Príkazy menu a ich použitie.

ročníková práca, pridaná 23.05.2009


Popisy softvérových nástrojov určených na vytváranie, úpravu a formátovanie jednoduchých a zložitých textových dokumentov. Nastavenie odsekov, zadávanie znakov, nástroje na vytváranie zoznamov. Kopírovanie a presúvanie častí textu.

abstrakt, pridaný 26.03.2015


Obsah balíka Microsoft Office System. Prehľad hlavných funkcií balíka Microsoft Office. Analýza a vývoj koordinovanej finančnej politiky v podniku v MS Excel. Vývoj databázy pomocou Microsoft Access. Vytvorenie jednoduchej web stránky.

ročníková práca, pridaná 18.01.2012


Grafické možnosti textových procesorov Microsoft Office Word a Open office.org. Vkladanie obrázkov a iných predmetov do dokumentov. Vkladanie a prepájanie objektov. Konverzia textu pomocou Microsoft WordArt. Typy grafických objektov.

Prednáška 11 Elektronická správa dokumentov. Elektronické systémy správy dokumentov.

Elektronický dokument - informácia fixovaná na hmotnom nosiči vo forme súboru znakov, zvukového záznamu alebo obrazu a určená na prenos v čase a priestore pomocou výpočtovej techniky a telekomunikácií za účelom uloženia a verejného použitia (elektronický dokument - dokument v ktoré informácie sú prezentované elektronicky – digitálna forma).

Elektronický digitálny podpis - atribút elektronického dokumentu určený na ochranu tohto elektronického dokumentu pred falšovaním, získaný v dôsledku kryptografickej transformácie informácií pomocou súkromného kľúča elektronického digitálneho podpisu a umožňujúci identifikovať vlastníka certifikátu podpisového kľúča, ako napr. ako aj na preukázanie absencie skreslenia informácií v elektronickom dokumente.

Vlastníkom certifikátu podpisového kľúča je fyzická osoba, na meno ktorej certifikačné centrum vydalo certifikát podpisového kľúča a ktorá vlastní príslušný súkromný kľúč elektronický digitálny podpis, ktorý umožňuje pomocou prostriedkov elektronického digitálneho podpisu vytvárať vlastný elektronický digitálny podpis v elektronických dokumentoch (na podpisovanie elektronických dokumentov).

Takže v porovnaní s papierovým dokumentom je elektronický dokument oveľa zložitejším a zovšeobecneným objektom. Jeho charakteristické rysy- toto:

Univerzálnosť (môže opísať širšiu triedu objektov),

Dynamika (vďaka svojej elektronickej povahe je ľahko modifikovateľná),

Interaktivita (môže byť upravená v reakcii na akcie diváka),

Virtualita (môže byť generovaná z databázy na žiadosť používateľa).

Ako ukazuje prax, existujú tri hlavné oblasti použitia elektronických dokumentov:

Tvorba elektronických analógov papierové dokumenty(knihy, noviny, listy, finančné noviny),

Používa sa ako základ pre interaktívne webové aplikácie,

Formálny (strojovo orientovaný) popis komplexných informačných objektov (dátové schémy, rozhrania, slovníky).

V súlade s tým sa vytvárajú triedy elektronických dokumentov a súbory ich prvkov. Napríklad pri popise papierových dokumentov nie sú potrebné interaktívne prvky, čo značne zjednodušuje dokument a celý systém. Tento prístup však nevyužíva výhody elektronického podávania a používa sa čoraz menej.

Všetky postupy tvorby dokumentov je možné efektívne vykonávať na PC vybavenom skenerom a sadou softvérových aplikácií špecifických pre danú doménu, predovšetkým programov na úpravu textu alebo DTP. Skener možno použiť na vkladanie samostatne pripravených fragmentov do dokumentu: kresby, fotografie, schémy, pečate, podpisy a pod.

Ukladanie elektronických dokumentov. Systém na ukladanie elektronických dokumentov by mal zabezpečiť efektívne ukladanie a aktualizáciu dokumentov v externej pamäti počítača, ako aj ich efektívne vyhľadávanie a dôverný prístup k nim. Databázy sú uchovávanie špeciálne usporiadaných informácií, vrátane elektronických dokumentov, vo vonkajšej pamäti počítača.

Pre podniky cestovného ruchu telefonickú komunikáciu je najbežnejší a najpoužívanejší typ komunikácie. Používa sa nielen na operatívne administratívne riadenie podnikov, ale aj na vykonávanie finančných a ekonomických činností. Napríklad telefonicky si môžete rezervovať hotelovú izbu, získať informácie o trase alebo zájazde, ktorý turistu zaujíma.

1. Príprava publikácií v textové Word editor využívajúci grafiku

   Kurz >> Informatika

   ... školenia texty viedli k vytvoreniu mnohých programov pre spracovanie Dokumenty... často treba skladať text dokumentáciu: písať listy... pomôže to urobiť elektronické dokument(uložené na počítač a ...) s VDT a PC, dĺžka práce v...

2. Modernizácia elektronické vzdelávací a metodický komplex

   Diplomová práca >> Informatika

   A dokumentáciu potrebné na modernizáciu elektronické vzdelávacie- ... . V práci na PC sú možné prejavy nasledujúcich ... vplyvov; prostriedky na získanie školenia, spracovanie, skladovanie, registrácia, ... schôdzky zahŕňajú: text redaktori, grafik...

3. Základy programovania na jazyk turbo pascal

   Kniha >> Informatika, programovanie

   Ďalšia etapa profesionála školenia programátor. To isté... na počítač. S T R U K T U R N A I S X E M A E V M Elektronické Počítač je automatické zariadenie spracovanie... automatizácia atď. Zapnuté PC ako výstupné zariadenia...

4. Automatizovaný systém hromadnej tlače Dokumenty pre právnické osoby

   Diplomová práca >> Informatika

   ... Dokumenty vykonávané oddelením spracovanie prichádzajúce a odchádzajúce Dokumenty pomocou obálkovacieho stroja Vitesse C5/Midrange a elektronické... úpravou úloh, ktoré sa majú riešiť na PC. 1.2 Zamestnancovi je umožnené samostatná práca na PC a VDT...

5. programy spracovanie a zobraziť grafiku

   Diplomová práca >> Informatika

   Stránky Dokumenty, tlač a polygrafia. 9. Príprava obrázky do... pre spracovaniečíselné údaje a pracovať s textové... dizajn tlačených publikácií a elektronické Dokumenty, ako sú internetové webové stránky... ovplyvňujúce na personál pracujúci s PC. ...

SOFTVÉR NA VYTVÁRANIE DOKUMENTOV NA POČÍTAČI. TEXTOVÉ PROCESORY.

Názov parametra	Význam
Predmet článku:	SOFTVÉR NA VYTVÁRANIE DOKUMENTOV NA POČÍTAČI. TEXTOVÉ PROCESORY.
Rubrika (tematická kategória)	technológie

KLASIFIKÁCIA PODĽA OBLASTI POUŽITIA A PODĽA STUPŇA POUŽÍVANIA POČÍTAČOV V NICH

Informačné technológie by sa mali klasifikovať predovšetkým podľa rozsahu a miery využitia počítačov v nich. Existujú také oblasti aplikácie informačných technológií ako veda, vzdelávanie, kultúra, ekonomika, výroba, vojenské záležitosti atď.

Podľa miery používania informačné technológie počítače rozlišujú medzi počítačovými a nepočítačovými technológiami. V oblasti vzdelávania sa informačné technológie využívajú na riešenie dvoch základných úloh: výučby a riadenia. Podľa toho sa rozlišujú počítačové a nepočítačové technológie vzdelávania, počítačové a nepočítačové technológie riadenia vzdelávania.

Vo vyučovaní sa informačné technológie využívajú po prvé na prezentáciu vzdelávacích informácií žiakom a po druhé na kontrolu úspešnosti ich asimilácie. Z tohto hľadiska informácie; technológie používané vo výučbe sa delia do dvoch skupín: technológie na prezentáciu vzdelávacích informácií a technológie na kontrolu vedomostí.

Medzi nepočítačové informačné technológie na prezentáciu vzdelávacích informácií patria papierové, optotechnické a elektronické technológie. Οʜᴎ sa navzájom líšia spôsobom prezentácie vzdelávacích informácií a podľa toho sa delia na papierové, optické a elektronické. Papierové učebné pomôcky zahŕňajú učebnice, vzdelávacie a učebné pomôcky; na optické - epiprojektory, spätné projektory, spätné projektory, filmové projektory, laserové ukazovátka; na elektronické televízory a prehrávače laserových diskov.

Medzi počítačové informačné technológie na prezentáciu vzdelávacích informácií patria:

Technológie využívajúce počítačové školiace programy;

multimediálne technológie;

Technológie dištančného vzdelávania.

Téma 4. Textové procesory a tabuľkové procesory

Dnes sa práca s textovými dokumentmi vykonáva pomocou osobných počítačov, čo je pohodlná a spoľahlivá metóda. Softvér určený na spracovanie dokumentov pomocou počítača je podmienene rozdelený na textové editory a textové procesory.

Textové editory sú najjednoduchšie programy určené na najprimitívnejšiu úpravu textu. Spravidla nemajú pokročilé nástroje na formátovanie.

Pri príprave rôznych obchodných dokumentov, správ a pod. na počítači. je mimoriadne dôležité používať textové editory, ktoré zaujímajú medzičlánok medzi najjednoduchšími editormi a publikačnými systémami. Tieto editory sa na jednej strane dajú celkom ľahko naučiť a nevyžadujú zložité a drahé vybavenie, na druhej strane majú všetky nástroje potrebné na vytváranie zložitých dokumentov. Takýto softvér sa nazýva textové procesory.

Najpoužívanejším textovým procesorom u nás je Word, ktorý je súčasťou balíka MS Office. Tento editor sa dá pomerne jednoducho naučiť a umožňuje vám vykonávať mnohé operácie, ktoré sú súčasťou publikačných systémov.

Príprava textu na PC v ľubovoľnom textovom editore pozostáva z dvoch častí: zadávanie textu a úprava textu.

Zadávanie textu sa zvyčajne vykonáva pomocou klávesnice, aj keď sú možné aj iné možnosti, ako napríklad zadávanie textu pomocou skenera, jeho konverzia na textový súbor a jeho úprava pomocou editora.

Word vám umožňuje pracovať s veľkým počtom písiem, v tomto ohľade by ste si mali v prvom rade vybrať písmo, ktoré vyhovuje svojim vzhľadom, veľkosťou, štýlom. Písmom sa rozumie súbor písmen, číslic, špeciálnych znakov, navrhnutý v súlade s jednotnými požiadavkami. Písma sa rozlišujú aj štýlom – rovné, kurzíva, tučné, podčiarknuté atď.
Hostené na ref.rf
Správna voľba Typ písma a jeho počet je do značnej miery určený charakterom zadávaného textu.

Písma sú nainštalované pre Windows. Postup výberu písma je podporovaný väčšinou aplikácií Windows, vrátane. a slovo.

Po výbere písma je vhodné nastaviť rozmery listu papiera, na ktorý sa má text vytlačiť. Karta ʼʼPaper Sizeʼʼ (ponuka ʼʼPage Setupʼʼ) určuje veľkosť a orientáciu papiera. Upozorňujeme, že pri akejkoľvek orientácii textu sa hárok papiera pri tlači vloží do tlačiarne bežným spôsobom.

Ďalšou fázou práce v textovom editore je úprava napísaného textu. Úpravou sa zvyčajne rozumie návrh nadpisov, nastavenie červenej čiary v odsekoch, vkladanie obrázkov, grafov a iného grafického materiálu do textu, vytváranie hypertextových odkazov, zmena písma, kopírovanie a presúvanie informácií.

Všetky úpravy textu v textovom procesore sa vykonávajú na vybratých fragmentoch. Aby ste označili celú čiaru, stačí presunúť ukazovateľ myši k ľavému okraju čiary, kým sa nezmení na šípku smerujúcu do pravého horného rohu. Potom musíte stlačiť ľavé tlačidlo. Ak chcete vybrať slovo, jednoducho naň presuňte ukazovateľ myši a dvakrát kliknite na ľavé tlačidlo. Odsek môžete vybrať umiestnením kurzora do neho a trojitým kliknutím ľavým tlačidlom myši.

Úpravy textu je možné vykonávať aj pomocou kontextovej ponuky.

Textový editor Word má nástroje, ktoré umožňujú viacerým používateľom upravovať dokumenty a potom zlúčiť vykonané zmeny do pôvodného dokumentu. Tieto nástroje zahŕňajú poznámky, opravy a distribúciu dokumentov.

Aby používatelia mohli komentovať text bez vykonania zmien v dokumente, musí byť chránený právom vkladať komentáre. Možnosť vykonávať zmeny v dokumente umožní ochranu s právom vykonávať opravy. Pre maximálnu bezpečnosť sa používa heslo.

Ak je do úpravy dokumentu zapojených viacero používateľov, potom je možné zlúčiť všetky opravy a poznámky do pôvodného dokumentu, aby ste mohli všetky zmeny zobraziť naraz. Zdrojový súbor je nastavený na dokument, v ktorom sa majú opravy zlúčiť. Zmeny vykonané v dokumente sa nezlúčia, pokiaľ neboli označené.

Používateľ má možnosť prijať alebo odmietnuť vykonané opravy.

Často je pri úprave textu mimoriadne dôležité prejsť ním od začiatku do konca a naopak. Ak je text dostatočne veľký a navyše obsahuje veľa grafických obrázkov, tento postup zaberie veľa času. Na navigáciu môžete použiť možnosť ʼʼUpraviť/Prejsťʼ. Záložka je tiež pohodlným vyhľadávacím nástrojom.

Po napísaní a úprave textu je mimoriadne dôležité ho uložiť a/alebo vytlačiť.

Textový editor Word má dostatok príležitostí na tlač textov na tlačiarni.

Ponuka tlače vám umožňuje:

‣‣‣ nastavte počet kópií textu v príslušnom poli;

‣‣‣ špecifikujte počet strán na tlač (všetky strany, iba označené, jednotlivé strany alebo poradie strán);

‣‣‣ Ak je mimoriadne dôležité tlačiť texty nie okamžite alebo na inom stroji, potom je užitočné vytlačiť celý text do špeciálneho tlačového súboru (Print to file). Po tejto operácii môžete tento súbor vytlačiť na ľubovoľnej tlačiarni.

‣‣‣ konfigurovať pokročilé nastavenia, vybrať tlačiareň, zobraziť a zmeniť jej vlastnosti.

Samozrejme, možnosti Wordu nie sú obmedzené na tie, ktoré sú uvedené vyššie, ale sú oveľa širšie. Predovšetkým vám editor umožňuje usporiadať textové fragmenty vo forme zoznamov; robiť poznámky pod čiarou; vytvárať automaticky obsah; používať štýly a šablóny pre návrh dokumentov; automaticky kontrolovať pravopis; vkladať do textu grafické objekty, tabuľky; rozdeliť text do stĺpcov a oveľa viac.

SOFTVÉR NA VYTVÁRANIE DOKUMENTOV NA POČÍTAČI. TEXTOVÉ PROCESORY. - pojem a druhy. Zaradenie a vlastnosti kategórie "SOFTWARE NA TVORBU DOKUMENTOV NA POČÍTAČI. TEXTOVÉ PROCESORY." 2017, 2018.

Úvod

Z hľadiska techniky je riadenie organizácie, ako aj riadenie odvetvia hospodárstva alebo štátu procesom prijímania, spracovania a prenosu informácií. Dokumentácia riadiacich činností spočíva v fixovaní týchto informácií, t.j. vo vytváraní dokumentov. Takmer každá činnosť manažmentu sa odráža v príslušnom dokumente. Nedokumentované manažérske operácie (nevyžadujú vytváranie dokladov) sú pomocné, prevádzkové a organizačné a tvoria mizivé percento v porovnaní s dokladovanými.

Ako viete, v súčasnosti ľudstvo prechádza obdobím lavínovitého nárastu množstva informácií. V plnej miere to platí pre informácie, ktoré vznikajú v oblasti riadenia a sú evidované v dokumentoch. Implementácia dokumentačných procesov je spojená s tvorbou, spracovaním, uchovávaním, prenosom a používaním skutočne obrovských polí dokumentov zaznamenaných na papieri a iných médiách.

Činnosť každej organizácie závisí od schopnosti efektívne využívať informácie. Pred vykonaním akéhokoľvek manažérskeho opatrenia, prijatím manažérskeho rozhodnutia je potrebné zhromaždiť, spracovať a analyzovať informácie potrebné na to, spravidla zaznamenané v dokumentoch. V podmienkach používania tradičnej techniky je spracovanie narastajúcich objemov dokumentov čoraz pracnejšie. Zároveň sa v podmienkach formovania trhových vzťahov a zvyšujúcej sa konkurencie neustále zvyšuje hodnota včasných a spoľahlivých informácií pre prijímanie optimálnych manažérskych rozhodnutí.

Ako sa činnosť akejkoľvek organizácie rozširuje a stáva sa komplexnejšou, rastie počet obchodných dokumentov, hrozí, že procesy spojené so spracovaním, vyhľadávaním a uchovávaním dokumentárnych informácií, ako aj správou dokumentov vo všeobecnosti, sa úplne vymknú spod kontroly, nás núti prijímať opatrenia na zefektívnenie manažérskej práce s využitím moderných technických prostriedkov a informačných technológií.

Vo väčšej miere sa procesy kancelárskej práce prispôsobujú využívaniu nových technických prostriedkov a technológií, keďže pri tvorbe a spracovaní dokumentov sa využívajú štandardné operácie. Je celkom jasné predstaviť si štruktúru dokumentov väčšiny organizácií. Na dokumentovanie určitých činností manažmentu sa používajú štandardné typy a druhy dokumentov. Štruktúra formulára a textu riadiacich dokumentov je štandardná. Okrem toho značná časť riadiacich operácií (najmä všetky kancelárske operácie) má formálno-logický charakter, to znamená, že sa dá pomerne ľahko rozdeliť na jednoduchšie operácie.

V súčasnosti je teda na jednej strane naliehavá potreba využívať moderné technológie a technológie v riadiacich procesov; na druhej strane objektívne predpoklady ich realizácie.

V súvislosti s vyššie uvedeným je záver legitímny: relevancia tradičnej technológie orientovanej na „papierovú informatiku“ zostáva veľmi vysoká.

Téma je relevantná v tom, že s vývojom informačnej spoločnostičoraz viac nových technológií sa zavádza do všetkých sfér ľudskej činnosti, vrátane kancelárskej práce. Každoročne sa tok dokumentov v organizáciách zvyšuje a sú potrebné technické prostriedky na zjednodušenie spracovania, uchovávania a prípravy dokumentácie, naopak nedostatočné využívanie kancelárskej techniky vedie k poklesu produktivity práce a efektívnosti manažérskeho a technického personálu. .

Predmet výskumu: prostriedky spracovania informácií.

Predmet štúdia: moderné technické prostriedky používané na tvorbu a spracovanie dokumentov.

Účel práce: študovať vlastnosti používania moderných technických prostriedkov na spracovanie dokumentov v kancelárskej práci.

Na dosiahnutie cieľa boli stanovené tieto úlohy:

Naučte sa dokumentovať informácie;

Klasifikovať typy a druhy dokumentov;

Zvážte typy nosičov dokumentov;

Opíšte, ako upravovať, replikovať a fyzicky spracovávať dokumenty;

Odhaľ vlastnosti používania telekomunikácií.

1. Technické prostriedky v širšom a užšom zmysle

Technika - všeobecný názov rôznych zariadení, mechanizmov a zariadení, ktoré v prírode neexistujú a sú vyrábané človekom.

Hlavným účelom technológie je zachrániť človeka pred vykonávaním fyzicky náročnej alebo rutinnej (monotónnej) práce s cieľom poskytnúť mu viac času na tvorivé aktivity, ktoré mu uľahčia každodenný život.

Hlavnou úlohou technológie je :

· Vytváranie materiálnych a kultúrnych hodnôt;

· Výroba, premena a prenos rôznych druhov energie;

Zber, spracovanie a prenos informácií;

Vytváranie a používanie rôznych dopravných prostriedkov;

・Udržať obranu

Univerzálna klasifikácia technických prostriedkov ešte nebola vytvorená a v budúcnosti pravdepodobne ani nevznikne. V súčasnosti sa technológia klasifikuje podľa oblastí použitia, napríklad: priemyselná technika, doprava, Spotrebiče, počítače a pod. Dodatočne možno zariadenia rozdeliť na výrobné, napr. obrábacie stroje, nástroje, meracie prístroje atď., a nevýrobné – domáce spotrebiče, autá, zariadenia na voľný čas.

História vývoja technológií

Technika je osudom človeka, ktorý ho sprevádza od okamihu prebudenia vedomia. Spočiatku, v dobe kamennej, bola technika nástrojom na zabíjanie a spracovanie: oštep, bumerang, kamenná sekera, ihla, šidlo. V ére neolitickej revolúcie sa objavuje poľnohospodárska technika, dopravné a hydraulické konštrukcie, ako aj najjednoduchšie mechanické zariadenia: páka, klin, brána, blok, koleso. Ak vezmeme jeho súčasný stav, potom môžeme identifikovať tieto hlavné fázy jeho formovania:

Koniec 18. – začiatok 19. storočia. Priemyselná revolúcia - vytvorenie parného stroja a univerzálnych spriadacích strojov, čo znamenalo úpadok remeselnej výroby a prechod na priemyselnú ekonomiku (strojová výroba).

Koniec 19. storočia. Vytvorenie spaľovacieho motora, ktorý umožnil tvoriť nová trieda kompaktné stroje vrátane automobilov, lodí atď. Rozšírené zavedenie elektriny vrátane spôsobov jej výroby a využitia v elektrických strojoch.

Začiatok XX storočia. Rozvoj rádiotechniky a rádioelektroniky. Vytvorenie výroby dopravníkov.

Uprostred XX storočia. Zavedenie rozsiahlej automatizácie výroby, vytvorenie výpočtovej techniky. Výstup do vesmíru.

Koniec XX - začiatok XXI storočia. Výskum v oblasti bio- a nanotechnológií, ktorý môže viesť k ďalšej revolúcii v mnohých oblastiach ľudskej činnosti.

Tiež stojí za samostatnú triedu vojenskej techniky, ktorá zahŕňa všetky technické zariadenia a vozidlá určené na udržanie obranyschopnosti a vedenie bojových operácií na zemi, na mori, vo vzduchu a vo vesmíre.

Rôzne technické zariadenia môžu výrazne zvýšiť efektivitu a produktivitu práce, racionálnejšie využívať prírodné zdroje a tiež znížiť pravdepodobnosť ľudskej chyby pri vykonávaní akýchkoľvek zložitých operácií.

1.1 Spôsoby dokumentovania

Fixácia informácií na hmotných nosičoch, ako je zrejmé z definície dokumentu, sa uskutočňuje umelým spôsobom. Spôsob dokumentovania sa chápe ako akcia alebo súbor akcií, ktoré sa používajú v procese zaznamenávania informácií. Ako sa ľudská spoločnosť rozvíjala, počet týchto metód neustále narastal a boli čoraz rozmanitejšie.

Historicky prvým spôsobom dokumentovania bol spôsob opisný. Táto metóda spočíva v nanášaní jazykových a obrazových znakov na povrch hmotného nosiča, zvyčajne pomocou nejakého farbiva. Najprv pomocou najjednoduchších písacích nástrojov (stylus, kalam) VII-VIc. BC

Najjednoduchšie prostriedky nahrádzajú husacie, kačacie a havranie perie, prvé zmienky o nich sú v 7. storočí. Avšak už v starom Ríme sa objavili perá vyrobené z bronzu a medi. V roku 1809 bolo patentované prvé pero, ktorého vynálezcom bol Friederik Folsch z Rakúska.

V roku 1938 vynašiel maďarský novinár Josef Laszlo Biro guľôčkové pero, v ktorom bolo „Večné pero“ nahradené voľne rotujúcou guľôčkou. V roku 1949 sa objavilo prvé sovietske guľôčkové pero. V rokoch 1960-1970, v procese zdokonaľovania atramentu pre plniace perá, sa začali objavovať fixky, rapidografy, fixky. Proces zdokonaľovania a úpravy kľučiek pokračuje. Najjednoduchšie písacie nástroje sú stále najbežnejšími prostriedkami manuálnej, textovej a obrazovej dokumentácie. Vyznačujú sa jednoduchosťou dizajnu, spoľahlivosťou, rozmanitosťou. Takmer každý, kto musí pracovať s dokumentmi, používa nástroje na ručné písanie, no ich používanie neposkytuje vysokú produktivitu v procese dokumentácie.

Medzi rôznymi spôsobmi dokumentácie môžeme rozlíšiť:

1. Mechanický záznam:

1.1. Perforácia (takto vznikajú dokumenty, ktorých polia (celé alebo ich časti) sa nazývajú technotronické, strojovo čitateľné, audiovizuálne;

1.2. Analógový a mechanický záznam zvuku. Mechanický záznam zvuku je systém, pri ktorom sa na pohyblivom nosiči materiálu vyrezáva alebo vytláča drážka v súlade so zaznamenanými zvukovými vibráciami. Mechanický záznam zvuku je typický analógový záznam informácií;

2. Fotochemická metóda (fotodokumentácia);

3. Filmová dokumentácia;

4. Elektronický spôsob dokumentáciu. Elektronická dokumentácia.

5. Optický (laserový) a magnetooptický záznam a reprodukcia informácií;

6. Holografia;

Dokumentáciu je možné vykonávať nielen v prirodzenom jazyku (textová dokumentácia), ale aj v umelom jazyku. Informácie sú v tomto prípade spracované pomocou elektronických počítačov, zakódované, t.j. sa objaví tak či onak štandardná forma. Navyše tie isté informácie môžu byť zakódované v rôznych formách a naopak, rôzne informácie môžu byť prezentované v podobnej forme.

Človek sa začal dlho uchyľovať ku kódovaniu informácií. Ako je správne uvedené v literatúre, už písanie a aritmetika nie sú nič iné ako systémy na kódovanie reči a číselných informácií. K rozhodujúcemu kroku však došlo v dôsledku vynálezu takzvaného binárneho kódovania, t.j. kódovanie informácie len pomocou dvoch znakov – 0 a 1, nazývaných bity (z anglického bit – binary digit – binárna číslica). Týmto spôsobom sa začalo vykonávať kódovanie písmen, číslic, iných znakov a symbolov, ako aj obrázkov a zvukov. Bolo to binárne kódovanie, ktoré bolo zakomponované do dizajnu počítačov.

V prvej štvrtine 20. storočia boli vynájdené vákuové elektrónky a široko používané v rádiotechnike.

Výsledkom bolo, že na prelome 30-tych a 40-tych rokov vo viacerých krajinách sveta vrátane ZSSR vznikla myšlienka vytvorenia programom riadených počítačov. V našej krajine bola sériová výroba počítačov spustená v roku 1952.

S príchodom počítačov sa začal prudký rozvoj automatizácie procesov dokumentovania informácií, ich prenosu, uchovávania a využívania. Dokumenty na strojových médiách sú čoraz rozšírenejšie, t.j. dokumenty vytvorené pomocou hmotných médií a záznamových metód, ktoré zabezpečujú spracovanie dokumentovaných informácií elektronickými počítačmi.

Od začiatku 60. rokov 20. storočia začali v Sovietskom zväze fungovať prvé počítačové systémy určené na automatizované spracovanie manažérskych informácií. V polovici 80. rokov 20. storočia bolo v krajine už viac ako 6000 automatizovaných riadiacich systémov. To viedlo k masovej tvorbe manažérskych dokumentov na strojových médiách. V roku 1982 vzniklo prvé archívne úložisko strojovo čitateľných dokumentov v ZSSR.

Od konca 80. rokov 20. storočia V našej krajine sa začína rozšírené používanie osobných počítačov. K dnešnému dňu sa vo väčšine organizácií, inštitúcií a podnikov práca s dokumentmi vykonáva hlavne pomocou počítačová technológia. Elektronické dokumenty tak pevne vstúpili do oblasti správy dokumentov. V druhej polovici 90. rokov sa začal používať aj samotný pojem „elektronický dokument“.

1.2 Druhy a typy dokumentov

Akákoľvek sféra ľudskej činnosti, tak či onak, je spojená s dokumentovanými informáciami, t.j. informácie obsiahnuté v dokumente. Informácie obsiahnuté v dokumente majú určité špecifiká vyjadrené nasledovne:

a) dokument je nosičom sociálnych informácií vytvorených osobou na použitie v spoločnosti;

b) dokument predpokladá prítomnosť sémantickej (sémantickej) informácie, ktorá je výsledkom ľudskej intelektuálnej činnosti. Prítomnosť obsahu je jedným z hlavných charakteristických znakov dokumentu. Nezmyselné informácie nemôžu byť dokumentom;

c) informácie sa prenášajú diskrétne, t.j. vo forme správ. Správa upevnená na nejakom hmotnom nosiči sa stáva dokumentom. Dokument sa vyznačuje úplnosťou správy. Neúplná, fragmentárna správa nemôže byť úplným dokumentom. Výnimkou sú nedokončené literárne diela, náčrty, náčrty, návrhy, charakterizovanie tvorivý proces ich tvorca (spisovateľ, vedec, umelec);

d) ako každý predmet, ktorý má symbolickú povahu, správa je kódovaný text. Význam alebo význam zakódovaného textu možno pochopiť iba poznaním znakový systém informácie o kódovaní a dekódovaní. Fixné posolstvo má symbolickú podobu, pretože len v tejto podobe môžu byť v správe prenesené poznatky, emócie, vôľové vplyvy autora (komunikátora), čím sa dáva čitateľovi (príjemcovi) možnosť dekódovať a osvojiť si príslušné poznatky. Význam je povinnou vlastnosťou každej dokumentárnej správy;

Spolkový zákon „O informáciách, informatizácii a ochrane informácií“ definuje pojem dokument (dokumentovaná informácia) ako informáciu zaznamenanú na hmotnom nosiči s podrobnosťami, ktoré umožňujú ich identifikáciu. Tento koncept sa dnes používa najčastejšie.

Všetky dokumenty sú rozdelené do dvoch veľkých skupín podľa typov činností, ktoré sa v nich prejavujú. Prvou sú dokumenty o všeobecných a administratívnych otázkach, t.j. o otázkach všeobecného riadenia podniku (organizácie) a jeho výrobnej činnosti. Tieto dokumenty môžu vypracovať zamestnanci všetkých oddelení podnikov. Druhá skupina - dokumenty o riadiacich funkciách. Takéto dokumenty zostavujú pracovníci finančných úradov, účtovných oddelení, plánovacích, zásobovacích a marketingových oddelení a iných funkčných útvarov.

Dokumenty sa triedia podľa názvu: úradné listy, príkazy, protokoly, akty, memorandá, zmluvy atď. Dizajn všetkých týchto dokumentov je jednotný, ale obsahovo môžu byť úplne odlišné:

V mieste zostavenia: interné (dokumenty zostavené zamestnancami tohto podniku) a externé (dokumenty prijaté od iných podnikov, organizácií a jednotlivcov);

Vo forme: individuálny, keď obsah každého dokumentu má svoje vlastné charakteristiky (napríklad poznámky), šablóna, keď sa časť dokumentu vytlačí a časť sa vyplní pri zostavovaní, a typická, vytvorená pre skupinu homogénnych podnikov . Všetky štandardné a šablónové dokumenty sa spravidla tlačia typografickým spôsobom alebo na rozmnožovacích strojoch;

Podľa lehôt: naliehavé, vyžadujúce vykonanie v určitej lehote a neurgentné, pre ktoré nie je lehota stanovená;

Podľa pôvodu: oficiálny, ovplyvňujúci záujmy podniku, organizácie a osobné, ktorý sa týka konkrétnej osoby a je nominálny;

Podľa typu registrácie: autentické, kópie, výpisy, duplikáty;

Pomocou fixácie: písomné, grafické, fotografické a filmové dokumenty a pod.

Podrobnejšie zvážte typy dokumentov:

1. Organizačné a právne dokumenty (OD) sú právnym základom pre činnosť organizácie a obsahujú ustanovenia vychádzajúce z noriem správneho práva a záväzné. Takéto dokumenty obsahujú pravidlá, normy, predpisy, určujú postavenie organizácie, jej kompetenciu, štruktúru, personálne obsadenie, úradné zloženie, funkčnú náplň organizácie ako celku, jej divízií a zamestnancov, ich povinnosti a ďalšie aspekty. Organizačné a právne dokumenty musia byť schválené oprávneným orgánom - materskou organizáciou, vedúcim tejto organizácie, kolegiálnym orgánom (napr. valné zhromaždenie akcionári, predstavenstvo atď.)

Z hľadiska doby platnosti sú OD neobmedzené, platia až do ich zrušenia alebo schválenia nových (výnimkou je personálne obsadenie ktorý sa každoročne vypracúva a schvaľuje). Vzhľadom na to, že povaha činnosti inštitúcie a organizácia práce sa mení, je možné vykonať zmeny na OD, na ktoré vedúci vydá administratívny dokument (príkaz alebo pokyn). V prípade reorganizácie činnosti sa vypracúvajú a schvaľujú nové OD. Postup pri vykonávaní zmien a ich revízii závisí od typu OD.

Text väčšiny OA pozostáva z častí s vlastnými nadpismi a rozdelených na odseky a pododseky, očíslované arabské číslice. V procese prípravy OD musia prejsť schvaľovacou a koordinačnou procedúrou so všetkými zainteresovanými útvarmi a osobami, právna služba, zástupcom vedúceho organizácie alebo niektorým zo zástupcov poverených príslušným usmerňovaním činnosti organizácie.

OD obsahuje: zakladateľskú listinu, zakladateľskú zmluvu, nariadenie o organizácii, nariadenie o štruktúrnej jednotke, nariadenie o kolegiálnom (poradnom) orgáne organizácie, predpisy, personálny stôl, pokyn, pracovné miesto. popis.

Organizačné a právne dokumenty sa vyhotovujú na štandardnom hárku papiera (formát A4) alebo na bežnom formulári (v závislosti od typu dokumentu), pričom povinné údaje sú: názov organizácie (názov jednotky je uvádza sa aj to, či dokument schvaľuje vedúci oddelenia), názov druhu dokumentu, dátum, číslo dokumentu, názov textu, podpis, pečiatka schválenia.

2. Administratívne dokumenty - Ide o dokumenty, ktoré evidujú rozhodnutia administratívnych a organizačných záležitostí organizácie. Tieto dokumenty upravujú a koordinujú činnosť, umožňujú riadiacemu orgánu zabezpečiť plnenie ním uložených úloh. Bez ohľadu na organizačnú a právnu formu, povahu a obsah činnosti organizácie, jej kompetenciu, štruktúru a iné faktory má vedenie každej organizácie právo vykonávať výkonnú a administratívnu činnosť a podľa toho vydávať administratívne dokumenty. Administratívne dokumenty obsahujú rozhodnutia, ktoré idú v systéme riadenia zhora nadol: od riadiaceho orgánu po riadený, od vedúceho organizácie po štrukturálne divízie a zamestnancov. Práve tieto dokumenty implementujú ovládateľnosť objektov vertikálne.

Administratívne dokumenty z právneho hľadiska označujú právne akty: vyjadrujú konkrétne právne záväzné pokyny subjektov riadenia. Špecifickosť takýchto pokynov sa prejavuje v tom, že pomocou administratívnych dokumentov sa riešia problémy a problémy vznikajúce v oblasti riadenia; sú určené konkrétnym inštitúciám, štruktúrne jednotky, úradníkov alebo zamestnancov; oni sú právne skutočnosti, spôsobujúce vznik špecifických administratívno-právnych vzťahov.

V závislosti od rozsahu pôsobnosti sa administratívne dokumenty delia na:

· právne úkony federálna úroveň - akty vydané prezidentom Ruskej federácie, vládou Ruskej federácie, orgánmi federálnej výkonná moc(ministerstvá, výbory, agentúry, služby atď.);

· právne akty platné na úrovni subjektov Ruskej federácie - republiky, územia, regióny, mestá republikového významu Moskva a Petrohrad, autonómne oblasti a okresy, ako aj územné celky;

právne úkony organizácií, inštitúcií, podnikov.

Podkladom na vydanie administratívneho dokladu môže byť:

potreba implementácie prijatých legislatívnych, regulačných právnych aktov a iných rozhodnutí vyšších orgánov a skorších rozhodnutí tejto organizácie;

· potreba vykonávať vlastnú výkonnú a administratívnu činnosť, vzhľadom na funkcie a úlohy organizácie.

Regulačné dokumenty môžu vydávať spoločne viaceré riadiace orgány.

Z hľadiska postupu pri riešení otázok (rozhodovaní) sú všetky administratívne dokumenty rozdelené do dvoch skupín:

Dokumenty publikované v kolegiálnych podmienkach;

Dokumenty vydané na základe jediného rozhodovania.

3. Informačné a referenčné dokumenty poskytnúť informácie, ktoré podnecujú určité rozhodnutia, t.j. iniciovať manažérske rozhodnutia, vám umožňujú vybrať si jeden alebo druhý spôsob ovplyvňovania riadenia. Neobsahujú príkazy, nezaväzujú vykonávať príkazy. Dokumenty tohto systému zohrávajú pomocnú úlohu vo vzťahu k organizačným, právnym a administratívnym dokumentom. Zvláštnosťou týchto dokumentov je, že v systéme riadenia idú zdola nahor: od zamestnanca po vedúceho jednotky, od vedúceho jednotky po vedúceho organizácie, od podriadenej organizácie po vyššiu.

Na základe uznesenia prednostu sa informácie a referenčné dokumenty môžu stať podkladom pre prijímanie niektorých rozhodnutí alebo prípravu administratívnych dokumentov.

Medzi informačné a referenčné dokumenty patria: memorandum, memorandum, vysvetľujúca poznámka, návrh, prezentácia, vyhlásenie, všetky druhy korešpondencie, protokol, akt, osvedčenie, záver, recenzia, zhrnutie, zoznam, zoznam.

Všetky tieto typy dokumentov je možné vytvoriť vo formáte elektronického dokumentu.

1.3 Druhy nosičov dokumentov

V modernom svete sú informácie najcennejším zdrojom, porovnateľným iba s časom. Informácie plnia v živote spoločnosti mnoho úloh, zabezpečujú komunikačný vplyv všetkých jej zložiek, fixujú, uchovávajú a prenášajú prijaté a nahromadené poznatky. Napriek tomu zohrávajú informácie kľúčovú úlohu v riadení. Informácie o riadení sú zaznamenané v dokumentoch. Dokument ako nosič informácie je zdroj informácií ktorého riadením sú poverení odborníci na dokumenty. Tu je niekoľko definícií pojmu informácie:

INFORMÁCIE- informácie o osobách, predmetoch, skutočnostiach, udalostiach, javoch a procesoch bez ohľadu na formu ich prezentácie (tento pojem sa v súčasnosti používa najčastejšie).

INFORMÁCIE- fixované akýmkoľvek typom písma alebo akýmkoľvek systémom záznamu zvuku, ktoré obsahujú všetky alebo hlavnú časť rečových informácií dokumentu.

Ruská federácia dodnes nahromadila obrovské zásoby informácií sústredených v rôznych databázach a databankách, na disketách a CD-ROM a na iných nosičoch informácií. Tieto informácie sa využívajú všade – v knižniciach, informačných centrách, múzeách, archívoch, vzdelávacích inštitúciách a iných organizáciách.

Samotné informácie nie sú dostatočnou súčasťou dokumentu. Hmotná zložka je jednou z dvoch nevyhnutných a povinných zložiek dokumentu, bez ktorej nemôže existovať. Hmotnú zložku dokumentu určuje nosič informácie (hmotný nosič) - hmotný predmet špeciálne vytvorený osobou a určený na zaznamenávanie, uchovávanie a prenos informácií. Existencia dokumentu mimo hmotného nosiča je nemožná.

Nosič informácie (nosič informácie) je akýkoľvek hmotný predmet alebo médium, ktoré obsahuje (prenáša) informáciu a je schopné ju vo svojej štruktúre uchovať pomerne dlhý čas.

Pamäťové médiá sa používajú na zaznamenávanie, ukladanie, čítanie, prenos a distribúciu informácií.

Zvážte klasifikáciu nosičov informácií:

Na hlavný účel

1. Všeobecný účel (napríklad papier);

2. Špecializované (len pre digitálny záznam);

Podľa počtu cyklov zápisu

1. Pre jednorazový vstup

2. Pre viacnásobné nahrávanie

Podľa trvanlivosti

1. Na krátkodobé skladovanie (akumulácia)

2. Na dlhodobé skladovanie

Najbežnejším typom sú nosiče na papierovej báze. Väčšina moderných dokumentov, ktoré fungujú v spoločnosti, sa vyrába na papierovej báze alebo papierových náhradách. Nazývajú sa papier, to znamená, že majú papierový nosič.

V týchto médiách sa informácie zobrazujú vo forme symbolov a obrázkov. Takéto informácie sú klasifikované ako zdokumentované informácie a predstavujú rôzne typy dokumentov.

Papierové dokumenty zahŕňajú obchodné dokumenty, vedeckú a technickú dokumentáciu, knihy, časopisy, noviny, rukopisy, mapy, poznámky, umelecké publikácie, dierne pásky, dierne štítky atď.

Papier spĺňa mnohé požiadavky: je relatívne jednoduchý na výrobu, cenovo dostupný, stredne odolný, dlhodobo skladovaný a umožňuje jednoduché zaznamenávanie informácií. Najcennejšia kvalita papiera - umožňuje replikovať informácie. Hromadné šírenie informácií prostredníctvom tlače bolo možné len vďaka priemyselnej výrobe papiera.

Vznik umelých médií na báze polymérov (šelak, polyvinylchróm, polovodič, biomasa) pridal k druhovej rozmanitosti dokumentov, ktoré sú schopné prenášať zvukovú reč, hudbu, pohyblivé a trojrozmerné obrazy. Vznikali platne, magnetické filmy, fotografické a filmové filmy, magnetické a optické disky - hmotné nosiče takých informácií, ktoré nie je možné zaznamenať na papier.

Polymérové ​​filmové dokumenty zahŕňajú: filmové dokumenty (kino, dia-film, videofilm), fotografické dokumenty (priehľadné filmy, mikrofilmy, mikrokarty, mikrofiše), zvukové dokumenty (magnetické zvukové záznamy na zaznamenávanie obrazu a zvuku), dokumenty na použitie v počítačoch (dierované pásky).

Skupinu dokumentov z polymérových dosiek tvoria: pružný magnetický disk, magnetická karta, ohybná a tuhá gramofónová platňa, optický disk - tvrdý aj mäkký.

Prenos dokumentovanej informácie v čase a priestore priamo súvisí s fyzikálnymi vlastnosťami jej materiálneho nosiča. Dokumenty ako masový sociálny produkt majú relatívne nízku trvanlivosť. Pri prevádzke v prevádzkovom prostredí a najmä pri skladovaní sú vystavené početným negatívnym vplyvom v dôsledku zmien teploty, vlhkosti, vplyvom svetla, biologických procesov a pod.

Preto nie je náhoda, že problém trvanlivosti materiálnych nosičov informácií neustále priťahuje pozornosť účastníkov dokumentačného procesu. Už v staroveku existovala túžba zaznamenať najdôležitejšie informácie o takých relatívne odolných materiáloch, ako je kameň a kov.

V procese dokumentácie bola túžba použiť vysokokvalitné, odolné farby a atramenty.

Pri riešení problému trvanlivosti sa však človek okamžite musel potýkať s ďalším problémom, ktorým bolo, že odolné pamäťové médiá boli spravidla drahšie. Preto sme neustále museli hľadať optimálny pomer medzi životnosťou materiálového nosiča informácie a jeho cenou. Tento problém je stále veľmi dôležitý a aktuálny.

Zvážte pamäťové zariadenie ako typ pamäťového média.

Pamäťové zariadenie (pamäť) je nosič informácií určený na zaznamenávanie a uchovávanie údajov. Prevádzka pamäťového zariadenia môže byť založená na akomkoľvek fyzickom efekte, ktorý privedie systém do dvoch alebo viacerých stabilných stavov. pamäť možno klasifikovať rekordnú stabilitu na:

· Pamäť iba na čítanie (ROM), ktorej obsah nemôže zmeniť koncový používateľ (napr. CD-ROM). ROM v prevádzkovom režime umožňuje iba čítanie informácií;

· Zapisovateľná pamäť (PROM), do ktorej môže koncový používateľ zapisovať informácie iba raz (napríklad CD-R);

· Prepisovateľná pamäť (PEPROM) (napríklad CD-RW);

· Random access memory (RAM) poskytuje režim zaznamenávania, ukladania a čítania informácií v procese ich spracovania. Rýchla, ale drahá RAM (SRAM) je postavená na klopných obvodoch, pomalšie, ale lacnejšie druhy RAM - dynamická pamäť (DRAM) sú postavené na kondenzátoroch. V oboch typoch pamäte informácie po odpojení od aktuálneho zdroja zmiznú.

Podľa typu prístupu Pamäť je rozdelená na:

· Zariadenia so sériovým prístupom (napríklad magnetické pásky);

· Zariadenia s náhodným prístupom (RAM) (napríklad pamäť s náhodným prístupom);

· Zariadenia s priamym prístupom (napríklad pevné magnetické disky);

· Zariadenia s asociatívnym prístupom (špeciálne zariadenia na zlepšenie výkonu databázy).

Podľa geometrickej konštrukcie :

disk (magnetické disky, optické, magnetooptické);

pásky (magnetické pásky, dierne pásky);

Bubon (magnetické bubny);

karty (magnetické karty, dierne karty, flash karty atď.)

dosky plošných spojov (karty DRAM).

Podľa fyzikálneho princípu:

1. perforované (s otvormi alebo výrezmi):

Karta;

Perforovaná páska;

2. s magnetickým záznamom:

Feritové jadrá;

Magnetické disky (pevné a flexibilné);

Magnetické pásky;

Magnetické karty;

3. optický:

4. Magneto-optické

5. Využívanie akumulácie elektrostatického náboja v dielektrikách (nabíjačky kondenzátorov, akumulačné katódové trubice);

6. Využitie efektov v polovodičoch (EEPROM, flash pamäť);

7. Zvuk a ultrazvuk (oneskorenie);

8. pomocou supravodivosti (kryogénne prvky) atď.

Podľa formy zaznamenaných informácií sa rozlišujú analógové a digitálne pamäťové zariadenia.

Digitálne pamäťové zariadenia sú zariadenia určené na zaznamenávanie, ukladanie a čítanie informácií prezentovaných v digitálnom kóde.

Keď už hovoríme o elektronickom dokumente, je potrebné vziať do úvahy formáty týchto dokumentov. Formát elektronického dokumentu je formát súboru, ktorý obsahuje textové a audiovizuálne informácie v zakódovanej podobe. Textové formáty sa používajú na vytváranie textov pomocou textových procesorov.

DOC na zobrazenie a úpravu textu dokumentu

Formát PDF na zobrazenie dokumentu v identickej forme

RTF je určený na prezeranie dokumentov, ich úpravu v rôznych verziách softvérových produktov.

2. Moderné technické prostriedky používané na tvorbu a spracovanie dokumentov

Nástroje používané na tvorbu a spracovanie dokumentov sú zasa nástrojmi na spracovanie informácií, možno ich rozdeliť do dvoch veľkých skupín. Toto Hlavná A pomocný zariadení.

Pomocné prostriedky sú zariadenia zabezpečujúce prevádzkyschopnosť dlhodobého majetku, ako aj zariadenia, ktoré uľahčujú a spríjemňujú manažérsku prácu. TO pomôcok spracovanie informácií zahŕňa kancelárske vybavenie a opravárenské a preventívne prostriedky. Kancelárske vybavenie predstavuje veľmi široká škála nástrojov, od papiernictvo, na prostriedky doručovania, rozmnožovania, uchovávania, vyhľadávania a ničenia základných údajov, prostriedkov administratívnych priemyselné pripojenie a tak ďalej, vďaka čomu je práca manažéra pohodlná a pohodlná.

Fixné aktíva sú nástroje na automatizované spracovanie informácií. Je známe, že na riadenie určitých procesov sú potrebné určité manažérske informácie, ktoré charakterizujú stavy a parametre technologických procesov, kvantitatívne, nákladové a ukazovatele práce výroba, zásobovanie, marketing, finančné činnosti a pod. Medzi hlavné prostriedky technického spracovania patria: prostriedky na registráciu a zber informácií, prostriedky na príjem a prenos údajov, prostriedky na prípravu údajov, prostriedky na vstup, prostriedky na spracovanie informácií a prostriedky na zobrazovanie informácií. Všetky tieto nástroje sú podrobne opísané nižšie.

· Získavanie primárnych informácií a registrácia je jedným z pracovne náročných procesov. Preto je široko používaný prístroje na mechanizované a automatizované meranie, zber a zaznamenávanie údajov. Rozsah týchto fondov je veľmi široký. Tie obsahujú: elektronické váhy, rôzne počítadlá, hodnotiace tabuľky, prietokomery, registračné pokladne, automaty na počítanie bankoviek, bankomaty a mnohé ďalšie. Patria sem aj rôzne výrobné registrátory určené na zostavovanie a zaznamenávanie informácií o obchodných transakciách na strojové médiá.

· Prostriedky prijímania a prenosu informácií. Prenos informácií sa týka procesu odosielania údajov (správ) z jedného zariadenia do druhého. Interagujúca množina objektov tvorená zariadeniami na prenos a spracovanie údajov sa nazýva sieť. Kombinujú zariadenia určené na prenos a príjem informácií. Zabezpečujú výmenu informácií medzi miestom ich vzniku a miestom ich spracovania. Štruktúra prostriedkov a spôsobov prenosu údajov je určená umiestnením zdrojov informácií a zariadení na spracovanie údajov, objemom a časom prenosu údajov, typmi komunikačných liniek a ďalšími faktormi. Prostriedky na prenos dát predstavujú účastnícke stanice (AP), prenosové zariadenia, modemy, multiplexory.

· Nástroje na prípravu dát reprezentované zariadeniami na prípravu informácií na strojových médiách, zariadeniami na prenos informácií z dokumentov na médiá vrátane počítačových zariadení. Tieto zariadenia dokážu triediť a opravovať.

· Nástroje na zadávanie textu slúžia na vnímanie údajov zo strojových médií a zadávanie informácií do počítačových systémov

· Nástroje na spracovanie informácií zohrávajú významnú úlohu v komplexe technických prostriedkov spracovania informácií. Nástroje na spracovanie zahŕňajú počítače, ktoré sú zase rozdelené do štyroch tried: mikro, malé (mini); veľké a superpočítače. Mikropočítač Existujú dva typy: univerzálne a špecializované. Univerzálne aj špecializované môžu byť viacužívateľské – výkonné počítače vybavené niekoľkými terminálmi a pracujúce v režime zdieľania času (servery), ako aj jednoužívateľské (pracovné stanice), ktoré sa špecializujú na vykonávanie jedného druhu práce.

Malé počítače– pracovať v režime zdieľania času a v režime multitaskingu. Ich pozitívnou stránkou je spoľahlivosť a jednoduchosť obsluhy.

Sálové počítače– (hlavné farmy) sa vyznačujú veľkým množstvom pamäte, vysokou odolnosťou voči chybám a výkonom. Vyznačuje sa tiež vysokou spoľahlivosťou a ochranou údajov; schopnosť pripojiť veľké množstvo používateľov.

superpočítač- sú to výkonné viacprocesorové počítače s rýchlosťou 40 miliárd operácií za sekundu.

Server- počítač určený na spracovanie požiadaviek zo všetkých staníc siete a poskytovanie prístupu týmto staniciam k systémovým zdrojom a distribúciu týchto zdrojov. Univerzálny server sa nazýva - serverová aplikácia. Výkonné servery možno pripísať malým a veľkým počítačom. Teraz sú lídrom servery Marshall a existujú aj servery Cray (64 procesorov).

· Spôsoby zobrazovania informácií používa sa na výstup výsledkov výpočtov, referenčných údajov a programov na médiá stroja, tlač, obrazovku atď. Medzi výstupné zariadenia patria monitory, tlačiarne a plotre.

Monitor- Toto je zariadenie určené na zobrazenie informácií zadaných používateľom z klávesnice alebo výstupu z počítača.

Tlačiareň- Toto je zariadenie na výstup textových a grafických informácií na papier.

Plotter- Toto je zariadenie na výstup výkresov a schém veľkých formátov na papier.

2.1 Spôsoby a prostriedky zmeny, replikácie a fyzického spracovania dokumentov

V súvislosti s rozšíreným používaním nástrojov na zmenu, replikáciu a fyzické spracovanie dokumentov priamo v oblasti riadenia, v rôznych úradoch a organizáciách sa takéto nástroje začali nazývať „organizačné vybavenie kancelárie“ (kancelárske vybavenie) – technické nástroje používané na mechanizáciu. a automatizácia manažérskych a inžinierskych prác.

Vybavenie kancelárie renomovanej spoločnosti môže zahŕňať napríklad také prístroje a vybavenie ako osobný počítač, organizačný stroj, písacie stroje, telefónne a rádiotelefónne prístroje, minipobočková ústredňa, riaditeľská ústredňa, hlasný telefónny vrátnik, pagingový systém, ďalekopis, fax, kopírka, risograf, hlasové záznamníky, premietacie zariadenie, adresovací stroj, značkovací stroj, laminátor, razník, skartovačka, otvárač obálok, zošívačka dokumentov, zakladače, regály a kartotéky, trezor, vozík, pneumatická pošta atď .

Kancelárske vybavenie v širšom zmysle môže zahŕňať akékoľvek zariadenia, prístroje, technické nástroje a zariadenia, stroje, nábytok atď., od ceruziek a strúhadiel na ne až po počítače a systémy.

V užšom zmysle sa kancelárske vybavenie často chápe len ako technické prostriedky používané v kancelárskej práci na vytváranie informačných papierových dokumentov, kopírovanie, reprodukovanie, spracovanie, skladovanie, prepravu a administratívnu a riadiacu komunikáciu.

Opíšeme niektoré historické informácie spojené so vznikom kancelárskeho vybavenia a jeho „predchodcov“, ako aj opíšeme spôsoby kopírovania a replikácie dokumentov.

Na uľahčenie a urýchlenie procesu kopírovania sa začiatkom 19. storočia začal používať uhľový papier („uhlíkový papier“). „Zariadenie na prijímanie kópií listov a dokumentov“ bolo patentované v roku 1806 Angličanom R. Wedgwoodom. V zariadení, ktoré vynašiel, bol tenký papier namočený do modrého atramentu a potom vysušený medzi dvoma listami pijavého papiera. Takto získaný "uhlíkový papier" by sa mohol pri písaní vložiť pod list papiera a dostať jeho kópiu. Masová výroba písacích strojov, ktorá sa začala koncom 19. storočia, viedla k objaveniu sa čierneho uhlíkového papiera, ktorý sa kvalitou približoval modernému. Jeho použitie umožnilo vytvoriť niekoľko kópií dokumentu. Bol vynájdený polyetylénový uhlíkový papier, ktorý vám umožňuje získať 15-20 čistých výtlačkov súčasne. V súčasnosti sa na impregnáciu uhlíkových papierov používajú približne rovnaké farbivá ako pri výrobe pások do písacích strojov.

Vedecký a technologický pokrok viedol v 19. – 20. storočí k vynájdeniu množstva originálnych kopírovacích a replikačných technológií a zodpovedajúcich prostriedkov reprografie (z latinského re – predpona označujúca opakovanú akciu, vyrábať – vyrábam a gréckeho grafo - Kreslím, píšem, kreslím - zovšeobecnený názov procesy kopírovania dokumentov) a prevádzková tlač. Medzi najbežnejšie metódy kopírovania v tomto období patrili:

Fotografia je jednou z najstarších metód kopírovania. Poskytuje vysokú kvalitu, ale je drahý a časovo náročný kvôli zložitosti procesu spracovania fotografických materiálov. Fotokopírovanie sa vykonáva bežnými fotoaparátmi aj s použitím špeciálneho fotografického vybavenia. Najmä na konci 20. storočia bola v Rusku vynájdená reštaurátorská archívna kamera, ktorá umožňuje kopírovať texty dokumentov, ktoré boli predtým považované za nedobytné. S jeho pomocou bolo napríklad možné prečítať 18 listov pergamenu objavených počas vykopávok v Kremli v roku 1843.

Obmenou fotokopírovania je mikrofotokopírovanie (mikrofilmovanie) - výroba mikroforiem fotografickou metódou, t.j. zmenšené (zo 7 na 150 krát) kópie dokumentov. Rôzne mikrokopírovanie je mikroficheting - fotografický záznam informácií na plochý fotografický film štandardnej veľkosti A6 (105 * 148 mm) je pomocou optiky 24-krát zmenšený a fixovaný na mikrofiš vo forme malej bunky. Celkom 98 miniatúr bežných strán textu je umiestnených na štandardnom mikrofiši. Boli však vyvinuté technológie, ktoré umožňujú umiestniť na mikrofiš až 270-stranové obrázky.

V súčasnosti dostupné zariadenia na záznam a reprodukciu informácií pomocou mikrofiší umožňujú snímať tlačený text na mikrofiše s produktivitou 1500-2000 dokumentov za hodinu (15 mikrofišov). Treba poznamenať, že čítanie mikrofiší je možné len pomocou zväčšovacieho zariadenia.

Diazografická metóda (modrotlač) sa zvyčajne používa pri kopírovaní veľkoformátovej výkresovej a technickej dokumentácie na špeciálny fotocitlivý (na ultrafialové lúče) diazopapier, prvýkrát sa takéto kópie získali vo Veľkej Británii v roku 1842.

Termografické kopírovanie (termografia) sa vykonáva pomocou termokopíriek na špeciálny termosetový papier alebo cez termokopírovací papier na obyčajný papier. Je založená na princípe ožarovania papiera intenzívnym prúdom tepelných infračervených lúčov, ktoré vytvárajú lokálne zahrievanie, ktoré sa potom prenáša na termosetový papier;

Elektrografické kopírovanie (xerografia) prvýkrát navrhol ruský E.E. Gorin v roku 1916. V súčasnosti je najbežnejšia. Táto metóda umožňuje rýchlo, efektívne a relatívne ekonomicky kopírovať Požadované dokumenty. Okrem toho je v procese kopírovania, škálovania a úpravy dokumentov možné.

Digitálne elektrografické kopírovanie (digitálne kopírovanie). Digitálna kopírka vám umožňuje nielen rýchlo a efektívne kopírovať, ale aj získať kópie, ktoré sú lepšie ako originál. V procese správy je však veľmi často potrebné duplikovať dokumenty s nákladom 50-100 a viac kópií. Od 80. rokov sa elektrónová sieťotlač (risografia) stala najperspektívnejšou metódou prevádzkovej tlače. Vykonáva sa pomocou digitálnych rozmnožovačov – risografov, ako aj rozmnožovačov. Umožňujú duplikáciu priamo z počítača rýchlosťou až 130 výtlačkov za minútu.

Na hromadnú reprodukciu dokumentov sa využívajú rôzne spôsoby tlače, z ktorých najpokročilejšie sú kníhtlač a hĺbkotlač, používané na hromadnú reprodukciu kníh, brožúr a iných tlačených produktov. Potreba dnes mať informácie, byť si vedomý všetkých prípadov, nových produktov núti človeka vynájsť novšie technológie, ktoré umožňujú množiť, replikovať, spracovávať zdokumentované informácie. Celá táto organizačná technika tvorí materiálny základ progresívnych systémov riadenia. Slabé využívanie kancelárskej techniky v manažmente vedie k znižovaniu produktivity práce a efektivity práce riadiacich pracovníkov, k neakceptovateľným prieťahom pri riešení prevádzkových záležitostí, často aj k nesprávnym rozhodnutiam v dôsledku nedostatku potrebných informácií a ďalším negatívnym dôsledkom.

2.2 Telekomunikačné zariadenia

dokument dokumentácia telekomunikačné informácie

Lokálna sieť (LAN, local area network; anglicky Local Area Network, LAN) je počítačová sieť, ktorá zvyčajne pokrýva relatívne malú oblasť alebo malú skupinu budov (domov, kancelária, firma, ústav). Existujú tiež lokálnych sietí, ktorých uzly sú geograficky oddelené vo vzdialenostiach viac ako 12 500 km (vesmírne stanice a orbitálne centrá). Napriek takým vzdialenostiam sú takéto siete stále klasifikované ako lokálne.

Najčastejšie sa pojem „Local Area Networks“ LAN chápe doslovne, to znamená, že ide o sieť, ktorá má malé lokálne veľkosti a spája blízko umiestnené počítače, ale na druhej strane niektoré siete LAN, ako napríklad sieť, spájajú malý počet počítačov, ale obmedzujúce možnosti moderných lokálnych sietí umožňujú pripojiť desiatky tisíc počítačov. Niektorí autori definujú LAN ako systém na priame spojenie mnohých počítačov, z čoho vyplýva, že informácie sa prenášajú z počítača do počítača bez akýchkoľvek sprostredkovateľov a cez jediné prostredie.

LAN možno najpresnejšie definovať ako sieť, ktorá umožňuje užívateľovi ignorovať pripojenie; v skutočnosti počítače pripojené cez LAN tvoria jeden virtuálny počítač. Zdroje, ktoré sú dostupné pre všetkých užívateľov siete, z toho vyplýva, že prenosová rýchlosť cez lokálnu sieť by mala rásť s rastom výkonu PC, v súčasnosti je minimálna rýchlosť LAN 100 megabitov za sekundu. Vyžaduje tiež nízku mieru chýb pri prenose informácií a schopnosť siete pracovať stabilne pri maximálnom zaťažení. Nezriedka sa ešte rozlišuje jedna trieda sietí: mestské alebo regionálne siete MAN (Metropolitanareanetwork) sú svojou povahou bližšie ku globálnym sieťam, ale vnútorná štruktúra pripomína skôr lokálnu sieť.

Spolu so všetkými používanými sieťami existuje niekoľko nevýhod:

1. Sieť si vyžaduje dodatočné niekedy značné materiálne náklady na nákup vybavenia, softvéru, kladenie spojovacích káblov a školenie personálu.

2. Sieť vyžaduje najatie správcu siete, ktorý je zodpovedný za monitorovanie chodu siete, jej modernizáciu, riadenie prístupu k zdrojom. Veľké siete vyžadujú tím správcov.

3. Sieť obmedzuje možnosť presúvania počítačov, keďže v tomto prípade je potrebné premiestnenie káblov.

4. Sieť je výborným prostredím na šírenie vírusov, čo má za následok dodatočné finančné náklady na antivírusové programy.

5. Sieť dramaticky zvyšuje možnosť neoprávneného prístupu k informáciám, ochrana informácií si vyžaduje súbor organizačných a technických opatrení.

Tu sú základné pojmy teórie sietí

1. Účastník (uzol, hostiteľ, stanica) - zariadenie pripojené k sieti a aktívne sa podieľajúce na výmene informácií. Predplatiteľom je najčastejšie osobný počítač (PC). Môže to byť aj sieťová tlačiareň alebo akékoľvek iné periférne zariadenie.

2. Server - predplatiteľ, ktorý poskytuje svoje zdroje iným predplatiteľom, ale sám ich nevyužíva. Slúži teda sieti.

V sieti môže byť niekoľko serverov, nie je vôbec potrebné, aby bol server najvýkonnejší počítač. Servery sú buď vyhradené, alebo nevyhradené. Dedikovaný server – zaoberá sa iba sieťovými úlohami. Nevybraté – vykonáva aj iné úlohy.

3. Klient - účastník siete, ktorý sieťové prostriedky iba využíva, ale sám ich neposkytuje.

4. Klientsky počítač, nazývaný aj pracovná stanica.

Každý počítač môže byť súčasne serverom aj klientom. Pod pojmom server a klient sa často rozumie nie samotné počítače, ale softvérové ​​aplikácie, ktoré na nich bežia. V tomto prípade aplikácie, ktoré poskytujú zdroje serveru, a aplikácia, ktorá spotrebúva zdroje - klientom.

2.3 Mobilná komunikácia

Na prenos informácií sa používajú nielen lokálne siete, ale aj mobilná komunikácia.

V súčasnosti sa používa mobilnej komunikácie je neoddeliteľnou súčasťou každodenného života. Zvážte hlavné štandardy mobilnej komunikácie:

GSM (Global System for Mobile Communications - celosvetový systém mobilnej komunikácie) je najbežnejším štandardom mobilnej komunikácie na svete (82 % mobilných účastníkov v 212 krajinách). Väčšina GSM sietí pracuje na frekvenciách 900 a 1800 MHz, v niektorých amerických krajinách sa používa 850 a 1900 MHz. Vo svojej čistej forme sa kanál používa na poskytovanie hlasových služieb, pretože rýchlosť prenosu dát je iba 13 Kbps - to stačí na prenos hlasu (ktorý je vopred spracovaný kodekami), odosielanie textových správ a výmenu informácií o službách.

GPRS (General Packet Radio Service - paketový dátový rádiový kanál) je technologický doplnok cez sieť GSM, ktorý umožňuje prenášať dáta rýchlosťou až 120 Kbps (trieda 32, keď sa súčasne používa 6 kanálov). Výhodou je, že prenášané dáta, ako v prípade GSM, nezaberajú celý kanál, ale využívajú len jeho časť, ktorej je pridelená určitá frekvencia. Pre každý kanál je vyhradených 20 Kbps. Počet priradených kanálov však neurčuje len telefón, ale aj základňová stanica, ktorá pri nadviazaní spojenia pridelí v závislosti od zaťaženia určitý počet kanálov na prenos dát. Priemerná rýchlosť je asi 50-60 Kbps.

EDGE (Enhanced Data Rates for GSM Evolution - pokročilý kanál prenosu dát, vývoj GSM) je špeciálne vyvinutá technológia na zvýšenie rýchlosti prenosu dát a zvýšenie spoľahlivosti pripojenia. Druhý názov EDGE je E-GPRS (Enhanced GPRS – pokročilé GPRS). Ak vezmeme do úvahy, že technológia je ešte bližšie k sieťam druhej generácie k možnostiam sietí 3G, je zvykom označovať EDGE sieťami 2,75 generácie. Pri použití EDGE je teoreticky maximálna možná rýchlosť prenosu dát 473,6 Kbps (súčasne sa používa 8 najrýchlejších kanálov 59,2 Kbps), v praxi je rýchlosť zvyčajne 2-3 krát nižšia (v závislosti od počtu použitých kanálov). a ich rýchlosti). V priemere je efektívna rýchlosť 180 Kbps.

UMTS (Universal Mobile Telecommunications System - univerzálny mobilný telekomunikačný systém) je komunikačný formát tretej generácie, ktorý predstavuje evolúciu GSM využívajúcu princípy frekvenčného a kódového delenia kanálov. Teoreticky je maximálna možná rýchlosť prenosu dát v sieti UMTS 14 Mbps. Zatiaľ sa v praxi musia predplatitelia uspokojiť s rýchlosťami od 384 Kbps do 3,6/Mbps (pri použití HSDPA, High Speed ​​​​Download Packet Access, špeciálnej technológie pre vysokorýchlostné sťahovanie dát). Hlavnou črtou takýchto sietí je možnosť uskutočňovať videohovory. V Európe siete UMTS zvyčajne používajú 2100 MHz na sťahovanie a 1900 MHz na odosielanie dát. V Amerike sa v závislosti od operátora používajú iné frekvencie – napríklad 1700 MHz.

CDMA (Code Division Multiple Access - technológia viacnásobného prístupu s kódovým delením) je alternatívny komunikačný štandard GSM. Rýchlosť prenosu dát je tu takmer rovnaká - 14 Kbps. Výrazná vlastnosť je, že niekoľko zariadení môže pracovať na rovnakej frekvencii, pričom každé z nich má priradenú vlastnú jedinečné číslo. Štandard CDMA používa asi 15 % mobilných predplatiteľov na svete. Tento komunikačný štandard vyvinula spoločnosť Qualcomm a používa sa predovšetkým v Amerike a Ázii. Pre fungovanie štandardu CDMA sa používajú frekvencie 800 a 1900 MHz.

CDMA2000 1x - vývoj štandardu CDMA, je medzičlánkom medzi sieťami druhej a tretej generácie formátu CDMA. Maximálna rýchlosť je 144 Kbps. Používané frekvencie zahŕňajú 450, 700, 800, 900, 1700, 1800, 1900 a 2100 MHz.

CDMA Ev-DO (Evolution Data Optimized - optimalizovaný evolučný prenos dát) je štandard telekomunikačného rádiového prenosu dát, najčastejšie používaný pre širokopásmový vysokorýchlostný prístup k internetu. Existuje niekoľko modifikácií normy: Základná - Revízia 0 - ktorá poskytuje rýchlosť prenosu dát 2,4 Mbps, ale zároveň rýchlosť sťahovania výrazne prevyšuje rýchlosť odosielania dát do siete; Advanced - Revision A - poskytuje rýchlosť 3,1 Mbps a rovnakú dátovú rýchlosť pre príjem a prenos dát, čo umožňuje obojsmerné videohovory; Teoretická - revízia B - poskytuje rýchlosť prenosu dát 14,7 Mbps (3 kanály 4,9 Mbps).

2.4 Fax

Princíp fungovania moderných telefaxov

Telefax je elektromechanické zariadenie pozostávajúce zo skenera, modemu, tlačiarne, motora a prevodov. Motor a prevody sú zodpovedné za normálne podávanie papiera do skenera a tlačiarne. Skener načíta obrázok dokumentu, zdigitalizuje ho a odošle informácie do modemu. Modem prevádza digitálne signály na sekvenciu modulovaných signálov a prenáša ich do iného faxového prístroja prostredníctvom bežnej telefónnej linky. Modem prijímajúci fax prevedie túto sekvenciu späť na digitálnu a odošle ju do tlačiarne. Tlačiareň vytlačí obrázok na špeciálny termálny papier v súlade s prijatými informáciami.

Nevýhody faxu

Náchylnosť na výrazné mechanické opotrebovanie. Pri častom používaní sa faxový skener zanáša prachom a nečistotami z čítaných dokumentov. plastové prevody opotrebovanie. To všetko vedie k zošikmeniu a nerovnomernému podávaniu čitateľných dokumentov do skenera a termopapiera do tlačiarne. Kvalita prenášaných a prijímaných dokumentov sa tak výrazne zhoršuje.

Nemožnosť automatizovanej práce. Bežným telefaxom je ťažké odoslať dokumenty veľkému počtu príjemcov. Sekretárka je nútená ručne vytáčať čísla, volať späť, ak je adresát zaneprázdnený alebo ak zlyhá prenos.

Neefektívne používanie drahého termopapiera. Väčšina faxov tlačí všetky prijaté správy (vrátane tých, ktoré neobsahujú žiadne užitočné informácie) na špeciálny drahý termopapier. Okrem vysokej ceny má tento papier ešte jednu výraznú nevýhodu – obraz na ňom časom nevyhnutne bledne. Preto je potrebné zálohovať všetky dôležité správy.

Nové faxové zariadenie

Objem informácií prenášaných klasickými telefónnymi linkami neustále narastá. V prvom rade sa to týka faxových správ. Preto sa dnes mnohí používatelia zaujímajú o nákup nie jednoduchých samostatných telefaxov, ktoré vykonávajú presne definované funkcie, ale pokročilejších systémov, ktoré vám umožňujú automatizovať proces prijímania, spracovania a odosielania faxových správ a eliminovať zaznamenané nedostatky.

Myšlienka použitia osobného počítača na vytvorenie takýchto integrovaných systémov bola prvýkrát realizovaná v roku 1985, keď GammaLink vydal prvú počítačovú faksimilnú dosku. To umožnilo pripojiť telefónnu linku priamo k počítaču a premeniť ho na výkonný a všestranný telefax. Dnes sa počítačové faksimilné dosky vyrábajú o veľké množstvo výrobcov. Ich produkty, ktoré sa v niektorých funkciách líšia, slúžia rovnakému účelu – automatizovať proces prenosu, prijímania a distribúcie faxových správ vymieňaných cez klasické telefónne linky.

Počítačové telefónne faxové dosky sú neoddeliteľnou súčasťou priemysel počítačovej telefónie (CT). Ich cena sa môže pohybovať od 50 dolárov. (pre bežné nízkorýchlostné faxmodemové karty, ktorých schopnosti a vlastnosti spravidla zanechávajú veľa požiadaviek) až 5 000 - 7 000 dolárov. (pre špeciálne faksimilné dosky, ktoré boli vytvorené s využitím najnovších výdobytkov a ktoré sú schopné prenášať rôzne informácie rýchlosťou 14 400 bps súčasne cez 12 telefónnych liniek. Systémy založené na PC využívajúce takéto dosky majú oproti klasickým faxom množstvo významných výhod stroje .

Jednoduchosť použitia. Integrácia počítača s telefónnou sieťou a jeho vybavenie funkciami telefaxu umožňuje používateľom prijímať, spracovávať a odosielať faxové správy bez toho, aby museli opustiť svoj počítač.

Efektívne využívanie telefónnych liniek. Faxový systém na báze PC poskytuje efektívnu komunikáciu cez malý počet telefónnych liniek, čím nahrádza mnoho samostatných faxových zariadení, z ktorých každý vyžaduje samostatnú linku.

Vysoká kvalita prenášaného obrazu. Akýkoľvek dokument textového alebo grafického editora možno odoslať ako vysokokvalitnú faxovú správu. Na tento účel sa pomocou špeciálneho softvéru prevedie do formátu, ktorý používa faxová karta na odosielanie správ. Týmto spôsobom je zaručená vysoká kvalita obrazu, pretože dokument nemôže byť "pokazený" zlou kvalitou tlače tlačiarne, špinavými faxovými skenermi alebo poruchami mechanizmu podávania papiera.

Zachovanie dôvernosti prijatých správ. Na rozdiel od bežných telefaxov, ktoré tlačia všetky prichádzajúce správy na jeden kotúč papiera, systémy CT ich prijímajú a ukladajú do osobných zoznamov používateľov, ku ktorým je prístup obmedzený heslom. Prezeranie je teda úplne vylúčené. dôležité dokumenty cudzinci.

Okrem toho použitie PC na riadenie činnosti faksimilných kariet umožňuje implementáciu mnohých užitočných a pohodlných algoritmov - CT aplikácií. Mnohé z nich poskytujú možnosť úplne automatizovať proces výmeny faxových správ. Najpoužívanejšie aplikácie CT sú FAX SERVER, FAX ON DEMAND a FAX BROADCAST. Používanie faxového servera minimalizuje čas a materiálové náklady pri prijímaní a odosielaní faxových správ. Fax on Demand vám umožňuje automatizovať proces poskytovania často požadovaných dokumentov predplatiteľom. Fax mailing výrazne zjednodušuje prácu personálu pri mailingu Vysoké číslo rôzne dokumenty veľkému počtu príjemcov.

2.5 Pripojenie modemu

Bez modemu je elektronický komunikačný systém nemysliteľný. Toto zariadenie vám umožní zapojiť sa do vzrušujúceho a dnes, s využitím najnovších vynálezov sveta telekomunikácií, už a jednoducho životne dôležitého, sveta informačných tokov, elektronické základne dáta, e-mail, elektronické adresáre, elektronické nástenky a mnohé ďalšie. Možnosti prijímania a výmeny informácií pomocou modemov je už dnes ťažké preceňovať a ani si nevieme predstaviť, čo nás čaká zajtra. E-mail odoslaný e-mailom kamkoľvek na svete sa dostane k adresátovi za menej ako dve hodiny. Na telekonferenčný systém vašej e-mailovej siete môžeme umiestniť akýkoľvek oznam alebo inzerát a o týchto informáciách sa do dňa dozvie celý svet. Pomocou modemu sa môžete napríklad z Moskvy pripojiť priamo na server v New Yorku a pracovať s informačnými databázami, ktoré obsahuje. Nakoniec môžeme poslať fax. Už dnes sa ani jedna renomovaná maklérska kancelária nezaobíde bez rýchleho príjmu a prenosu informácií pomocou počítačových komunikačných kanálov a v dôsledku toho aj modemov.

Vysvetlite, čo je modem a ako funguje. Keď sa počítač používa na výmenu informácií cez telefónnu sieť, je potrebné zariadenie, ktoré dokáže prijímať signál z telefónnej siete a konvertovať ho na digitálne informácie. Na výstupe tohto zariadenia sú informácie podrobené MODULÁCII a na vstupe DEMODULÁCII, odtiaľ názov MODEM. Účelom modemu je nahradiť signál prichádzajúci z počítača (kombinácia núl a jednotiek) elektrickým signálom s frekvenciou zodpovedajúcou prevádzkovému rozsahu telefónnej linky. Modem rozdeľuje akustický kanál tejto linky na nízkofrekvenčné a vysokofrekvenčné pásmo. Nízkofrekvenčné pásmo sa používa na prenos dát a vysokofrekvenčné pásmo na príjem. Existuje mnoho spôsobov kódovania informácií, z ktorých najznámejšie sú metóda FSK (Frequency SNift Keying) pre prenosové rýchlosti do 300 baudov (baud je jednotka rýchlosti prenosu informácií rovnajúca sa 1 bit/s) a metóda PSK ( PHase SNift Keying) pre rýchlejšie modemy, prenosová rýchlosť až 2400 baudov.

FSK používa štyri vyhradené frekvencie. Pri prenose informácie je signál s frekvenciou 1070 Hz interpretovaný ako logická nula a signál s frekvenciou 1270 Hz je interpretovaný ako logická jednotka. Pri príjme nula zodpovedá signálu 2025 Hz a jedna zodpovedá 2225 Hz.

PSK používa dve frekvencie: 2400 Hz na prenos dát, 1200 Hz na príjem. Dáta sa prenášajú v dvoch bitoch, pričom kódovanie sa vykonáva posunutím fázy signálu. Na kódovanie sa používajú nasledujúce fázové posuny: 0 stupňov pre kombináciu bitov 00,90 stupňov pre 01,180 stupňov pre 10,270 stupňov pre 11.

Existujú aj iné typy modulácie (DPSK, QAM, TCM). Modem je vyrobený buď vo forme externého zariadenia, ktoré sa jedným výstupom pripája na telefónnu linku a druhým štandardný počítačový COM port (konektor RS232 podľa odporúčaní CCITT V. 24), alebo vo forme obyčajný vytlačená obvodová doska, ktorý je nainštalovaný na spoločnej zbernici počítača. Interné varianty modemov je možné prispôsobiť bežným ISA aj PCI zberniciam.

Uvažujme o niektorých štandardoch fungovania modemov.

Najrozšírenejšie sú takzvané HAYES-kompatibilné modemy, pomenované podľa výrobcu jedného z prvých modemov. Takéto modemy používajú AT príkazy (z anglického slova ATtention), kompatibilné s Hayes Smartmodem. Okrem štandardnej sady príkazov pre všetky modemy kompatibilné s Hayes, každý výrobca individuálne ponúka užívateľovi širokú škálu špecifických príkazov, ktoré sú platné len v modeloch tejto spoločnosti (napríklad USRobotics, Rockwell, ZyXEL atď.)

Okrem kompatibility súboru príkazov musí modem spĺňať niektoré štandardy na prenos informácií cez telefónne linky. Takéto normy sú odporúčaniami CCITT (Medzinárodný poradný výbor pre telegrafiu a telefóniu, francúzsky CCITT (Comite Consultatie International TelegraрНique et TeleрНonique).

Modemy, ktoré spĺňajú normy pre rýchlosť až 2400 baudov, si môžu voľne vymieňať informácie. Treba si uvedomiť, že odporúčanie CCITT V.32 nie je štandardom v plnom zmysle slova, keďže prakticky každý veľký výrobca modemov nad 2400 baudov má vo zvyku dodatočne aplikovať jeden alebo viacero špecifických protokolov prenosu dát. Ich použitie je možné len pri pripojení podobných modemov a v tomto prípade sa spravidla dosiahne vyššia prenosová rýchlosť, odolnosť voči šumu a rýchlosť pripojenia.

Najbežnejším a najlacnejším (preto je medzi používateľmi obľúbený) je protokol HST (HigH Speed ​​​​Transfer), vyvinutý spoločnosťou USRobotics koncom 80-tych rokov. Existujú odrody tohto protokolu: H96, H14, H16, H19, H21, H28, medzi ktorými je rozdiel iba v rýchlosti prenosu informácií, čo je 9600, 14400, 16800, 19200, 21600 a 28800 baudov. Kvôli nízkej cene, širokej možnosti rozšírenia a vysokej odolnosti voči šumu a vysokorýchlostným dátam protokolu HST používatelia uprednostňujú nákup vo veľkom slávne modelky USRobotics ako Sportster, Worldport, Courier.

Široko používané sú aj modemy ZyXEL, ktoré majú špecifický protokol ZYX, ktorý umožňuje prenášať dáta rýchlosťou 19200 baud v plnom duplexe. Modemy ZyXEL si získali veľkú obľubu začiatkom 90-tych rokov len kvôli nedostupnosti iných značiek modemov pre domáceho kupujúceho. Ich hlavnou nevýhodou je vysoká cena, ktorá odstrašuje široké spektrum spotrebiteľov. Napriek tomu však bankové štruktúry a vládne agentúry na základe zavedenej tradície uprednostňujú modemy tejto konkrétnej spoločnosti.

Menej bežné, veľmi drahé, ale so silným a stabilným signálom, ktorý dokáže dokonca ignorovať ochranné filtre, ktoré sú nainštalované na PBX, aby ste sa vyhli bezplatnému používaniu modemov. Ide o Telebit modemy značky TrailBlazer a známy protokol PEP (Racket Ensemble Protocol) Takmer všetky vysokorýchlostné modemy sú kompatibilné s menej rýchlymi štandardmi.

Záver

Postupný vývoj nástrojov informačných technológií umožňuje zaviesť prvky „bezpapierovej“ technológie do kancelárskej práce, výmena informácií sa uskutočňuje pomocou nástrojov elektronickej komunikácie, informácie sa ukladajú a spracúvajú pomocou osobných počítačov a periférnych zariadení, kopírovanie a replikácia kancelárskej dokumentácie pomocou moderných kopírovacie zariadenie.

Teraz, v podmienkach tokov informácií, ktoré sa každoročne zvyšujú, je takmer nemožné predstaviť si jasnú interakciu medzi bankovými štruktúrami, obchodnými a sprostredkovateľskými firmami, vládnymi agentúrami a inými organizáciami bez modernej výpočtovej techniky a počítačových sietí. V opačnom prípade by bolo potrebné udržiavať gigantický štáb spracovateľov papierových dokumentov a kuriérov, pričom spoľahlivosť a rýchlosť prevádzky takéhoto systému by bola stále výrazne nižšia, ako poskytujú modemové komunikácie a počítačové siete. Ale každá minúta oneskorenia pri odosielaní dôležitých informačných správ môže mať za následok veľmi citeľné finančné straty a kolapsy obrazu.

V tejto kurzovej práci sme skúmali moderné technické prostriedky používané pri vytváraní a spracovaní dokumentu, študovali sme spôsoby dokumentovania informácií, klasifikovali sme typy a typy dokumentov, skúmali sme typy nosičov dokumentov, opísali sme niektoré spôsoby kopírovania dokumentov, identifikoval aj znaky využívania telekomunikácií.

Cieľ skúmať vlastnosti používania moderných technických prostriedkov na spracovanie dokumentov v kancelárskej práci bol teda dosiahnutý.

Zoznam zdrojov a použitej literatúry

Zdroje

1. Antonova P. Sieť RELCOM a e-mail. - M.: Demos, 1991.

2. Vilkhovchenko S.D., Modemy (výber, inštalácia, konfigurácia), M.: ABF, 1997.

3. Gavrilov A. A. Práca s modemom. - M.: MP "Malip", 1992.

4. Gasov V.M. „Technické prostriedky vstupu-výstupu grafických informácií“ (séria v siedmich knihách „Organizácia ľudskej interakcie s technické prostriedky ACS“ upravil V. N. Chetverikov)

5. Gurin N.I. "Práca na osobnom počítači"

6. Jones R. Teória prenosu údajov. - M.: Veda a technika, 1993.

7. Solomenchuk VG, Hardvér osobných počítačov. BHV-Petrohrad, 2003.

8. Pod. vyd. W. Tompkins a J. Webster. Prepojenie snímačov a zariadení na vstup údajov s počítačmi IBM PC. - M.: Mir, 1992.

9. Adresár "Počítačové siete v Rusku. Služby medzinárodné komunikácie". - M.: LLP "ELIS. LTD", 1992.

10. Fishchenko L.P. "Interné PCI modemy"

11. GOST R 51141-98 „Kancelárske práce a archivácia. Termíny a definície“, schválené vyhláškou o štátnej norme Ruskej federácie z 27. februára 1998 č. 28.

12. GOST R 6.30-2003 Jednotné systémy dokumentácie. Jednotný systém organizačných a administratívnych dokumentov. Požiadavky na dokumentáciu. - Vstup. 3.3.2003. - M: Vydavateľstvo noriem, 2003.

13. Federálny zákon z 27. júla 2006 č. 149-FZ „o informáciách, informačných technológiách a ochrane informácií“.

14. GOST R ISO 15489-1-2007 „Systém noriem pre informácie, knižnice a publikovanie. Správa dokumentov. Všeobecné požiadavky“, schválený a uvedený do platnosti príkazom federálna agentúra o technickom predpise a metrológii zo dňa 12.03.07 č.28-st.

15. Tok dokumentov 2010. Khramtsova N.A. : http://www.delo-press.ru/magazines/documents/issue/2009/12/11315/.

16. Dokumentácia s využitím elektronických počítačov.- http://aleho.narod.ru/document/48.htm, 10.08.10

17. Termika Consulting Group, Office Encyklopédia: http://www.termika.ru/dou/enc/, 25.08.10

18. Repina S.O., "Elektronický hypertextový manuál": http://cde.osu.ru/demoversion/course123/0.html, 01.09.10

19. Voľná ​​encyklopédia: http://ru.wikipedia.org/wiki/

20. Štandardy mobilnej komunikácie: http://promobil.kiev.ua/faq/2404-mobile-communication.html, 01.09.10

21. Princíp fungovania moderných telefaxov: http://kunegin.narod.ru/ref3/fax4/01.htm, 5.10.10

Literatúra:

22. Gedrovich F.A. Digitálne dokumenty: Problémy ochrany // Bulletin archivára. č. 1. 2004.

23. Kancelárska práca a korešpondencia v otázkach a odpovediach: Učebnica pre študentov ekonomických univerzít a vysokých škôl M.I. Basakov - 2. vyd., prepracované. a dodatočné // Séria "Učebnica a tutoriál» - Rostov n/a

24. Kancelárske práce (Organizácia a technológia dokumentárnej podpory manažmentu): Učebnica pre vysoké školy / Kuznetsova T.V., Sankina L.V., Bykova T.A. atď.; Ed. T.V. Kuznecovová. - M.: UNITY-DANA, 2001 - 359 s.

25. Kancelárska práca: Učebnica / Pod všeobecnou. vyd. Prednášal prof. T.V. Kuznecovová. - 2. vyd., prepracované. a dodatočné – M.: MTsFER, 2006.

26. Dokumentácia: Učebnica. N.N. Kushnarenko - 7. vydanie, Sr. - K .: Vedomosti, 2006. - 459 s. - ( Vyššie vzdelanie XXI storočie).

27. Vedenie záznamov: Študijná príručka. N.S. Larkov

28. Dokumentácia riadiacej činnosti: kurz prednášok / I.N. Miguel. – M.: Flinta: MPSI, 2006. – 200s.

29. Personál podniku č. 10 / 2002 „O kultúre práce s dokumentmi, ktoré sme stratili“

30. Organizácia práce s dokumentmi: Učebnica / Ed. Prednášal prof. V.A. Kudrjajev. - 2. vyd., prepracované. a dodatočné – M.: INFRA-M, 2002. – 592 s.

31. Pracujeme s modemom. Gavrilov A.A., M.: MP "MALIP", 1992.

32. Sedova O.L., Reprodukujeme dokumenty. Časopis "Secretary Affairs", číslo 1, 1999.

33. Sekretárske podnikanie. Edukačná a praktická príručka / V.V. Galakhov, I.K. Korneev a ďalší; vyd. I.K. Kornejev. - M .: TK Velby, vydavateľstvo Prospekt, 2005. - 608 s.

34. Moderná kancelárska práca. Berezina N.M., Vorontsová E.P., Lysenko L.M. - 2. vyd. - Petrohrad: Peter, 2006. - 272 s.: chor. – (Séria „Moderné papierovanie“)

35. Moderné technológie obchod a správa dokumentov. Denník №0, 2010.

36. Rogozhin M.Yu. Obchodná príručka. - "Yusticinform", 2005.